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Gestión de Alcance

Nombre del Proyecto: Implementación Software de educación virtual

Director del Proyecto: Pedro Pérez

Patrocinador: Juan Jiménez

1. Introducción

El propósito de la Declaración de Alcance del Proyecto es proporcionar una

comprensión de la base del alcance de un proyecto para incluir el alcance y los
resultados del proyecto, el trabajo necesario para completar los resultados y
asegurar una comprensión común del alcance del proyecto entre todas las partes
interesadas. La plantilla Instrucción de alcance de proyecto define lo siguiente:
• Propósito y Justificación del Proyecto
• Descripción del alcance
• Requisitos del proyecto de alto nivel
• Límites del proyecto
• Estrategia del proyecto
• Entregas del proyecto
• Criterios de aceptación
• Restricciones del proyecto
• Supuestos del proyecto
• Estimaciones de costes
• Análisis de beneficios de costo
Esta Declaración de Alcance del Proyecto sirve como un documento de referencia
para definir el alcance del Proyecto

Ejemplo
ISMAC Consulting Portfolio Management Database (IMD), entregas de proyectos,
trabajo que es necesario para lograr los resultados, y asegurar una comprensión

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común del alcance del proyecto entre todas las partes interesadas. Todo el trabajo
del proyecto debe producirse en el marco de la instrucción del alcance del proyecto
y admitir directamente los resultados del proyecto. Cualquier cambio en la
instrucción de alcance debe revisarse a través del proceso de administración de
cambios de proyecto aprobado antes de la implementación. Esta fecha de
finalización para este proyecto es el 19 de marzo de 2021.

2. Propósito y justificación del proyecto

Es importante que las partes interesadas del proyecto entiendan el propósito y la
justificación de un proyecto. Los proyectos están concebidos para apoyar diversos
objetivos y metas de negocio y estos deben ser comunicados para asegurar la
comprensión de cómo el proyecto mejorará el negocio. Esta plantilla también ayuda
a las partes interesadas a comprender las inversiones que se realizan y cómo esto
se traduce en un mejor rendimiento empresarial.

Ejemplo
El Proyecto IMD ha sido aprobado para planificar, diseñar, construir e implementar
una nueva herramienta de seguimiento para que los profesionales de ISMAC
Consulting administren todos los programas actuales y futuros de su cartera. El
propósito de este proyecto es centralizar los programas de ISMAC en una
plataforma de gestión común con el fin de mejorar la gestión, la asignación de
recursos y la priorización de sus diversos programas. Como una pequeña empresa,
Ismac Consulting ha sido históricamente desafiada con recursos limitados para la
gestión de sus diversos programas de clientes. Como resultado, algunos programas
han experimentado retrasos, han excedido sus presupuestos o no han cumplido
adecuadamente con sus entregas. Mediante la implementación del Proyecto IMD,
Ismac Consulting puede aprovechar mejor sus recursos limitados estableciendo
prioridades del programa, asignando recursos de una manera más eficiente y
proporcionando supervisión proactiva de la administración para ayudar a identificar
y mitigar los riesgos antes de que afecten negativamente a los programas. Se
espera que la implementación exitosa de este proyecto reduzca los sobrecostes y
los retrasos en la programación de Ismac Consulting en un 30%.

3. Descripción del Alcance

La descripción del alcance debe incluir todas las características conocidas del
producto o servicio del proyecto. Es importante tener en cuenta que a medida que
el proyecto avanza en su ciclo de vida, esta descripción del alcance se definirá más.
Es posible que no se conozcan todos los detalles al inicio del proyecto y esto puede
ser elaborado progresivamente a medida que el proyecto avanza. Esta sección de
la plantilla de instrucción de alcance de proyecto es clave, ya que sirve como

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referencia principal para la planificación y ejecución de proyectos más adelante en

el ciclo de vida. Esta sección debe contener descripciones de lo que se incluye en
el producto o servicio, así como el resultado deseado del proyecto.

Ejemplo
El alcance del Proyecto IMD es planificar, diseñar, construir e implementar una
herramienta de base de datos de acceso en la que se gestionarán todos los
programas de Ismac Consulting. Se concederán varios accesos y permisos al
personal adecuado para actualizar, administrar y ver programas. Cada programa
incorporará un panel virtual con métricas clave con el fin de proporcionar una
metodología coherente sobre la que medir el estado y el estado del programa. Los
paneles del programa contendrán programaciones, datos presupuestarios, recursos
asignados, riesgos e hitos para cada programa. El alcance de este proyecto incluye
la recopilación de todos los requisitos, la planificación, el diseño, el desarrollo y la
implementación de la herramienta IMD.

4. Requisitos de alto nivel

Esta sección debe describir las capacidades que se deben cumplir mediante la
finalización satisfactoria del proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, puede
haber muchos o muy pocos requisitos. Sin embargo, durante la creación de la
instrucción scope, es importante capturar, al menos, los requisitos de alto nivel, ya
que es posible que aún no se conozcan muchos requisitos detallados.

Ejemplo
La herramienta IMD ha sido aprobada para satisfacer una necesidad empresarial
de Ismac Consulting. Para satisfacer esta necesidad empresarial hay varios
requisitos que deben cumplirse como parte de la ejecución exitosa de este proyecto.
Se han identificado los siguientes requisitos de alto nivel para el Proyecto IMD:
• Plataforma de base de datos con acceso concedido a todos los empleados
• Accesible desde la oficina o de forma remota
• Herramienta de plantilla de programa para garantizar que todos los paneles
del programa sean coherentes
• Capacidad para mantener la herramienta internamente sin soporte
contractual

5. Límites
Los límites del proyecto son una parte importante de la instrucción de alcance, ya
que identifican lo que se debe incluir en el proyecto, así como lo que no se debe
incluir. Sin límites específicos como parte de la instrucción de alcance del proyecto,
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es posible introducir la fluencia del alcance, ya que las partes interesadas pueden
asumir que se incluirán determinados elementos que no se indican claramente.

Ejemplo
El proyecto IMD incluye todo el trabajo asociado con la planificación, el diseño, la
construcción y la implementación de la herramienta IMD para la consultoría Ismac.
Esto incluye la recopilación de requisitos, la recopilación de información de todos
los departamentos, el diseño conceptual y técnico y el trabajo de codificación, la
configuración del servidor, las pruebas, la solución de problemas y la
implementación de la herramienta IMD en toda la organización. Esto también incluye
manuales de capacitación y materiales asociados con el funcionamiento de la
herramienta. No se incluyen en el alcance de este proyecto: mantenimiento continuo
del sistema, implementación de productos de bases de datos comerciales,
asistencia continua y/o soporte de servicio, o actualizaciones de hardware/software.

6. Estrategia
Esta sección de la instrucción de alcance del proyecto debe describir la estrategia
que el equipo del proyecto usará para ejecutar el proyecto. Dependiendo del tamaño
y la complejidad del proyecto, la estrategia puede diferir significativamente. A
medida que crece el número de partes interesadas, los resultados y la complejidad,
la estrategia puede ser más difícil de planificar. La estrategia a veces se conoce
como el enfoque que el equipo tomará para completar el proyecto.

Ejemplo
Para la estrategia del proyecto IMD, el equipo del proyecto aprovechará la
experiencia de varios desarrolladores de bases de datos del grupo Ismac Consulting
Information Technology (IT). Estos expertos estarán en apoyo de matriz como parte
del equipo del proyecto. Ayudarán al director del proyecto y a otros miembros del
equipo en el diseño conceptual y técnico, codificación, configuración del servidor,
pruebas y solución de problemas, e implementación. El director del proyecto se
asegurará de que los expertos en TI incorporen todas las aportaciones de las partes
interesadas y recopilen los requisitos.

7. Entregas
Los productos de proyecto son los productos o productos que el proyecto está
destinado a producir. Los productos entregados también pueden incluir varios
informes o documentación. Esta sección debe describir los resultados del proyecto
que pueden ser en términos generales y no un alto nivel de detalle. Durante el ciclo
de vida del proyecto se pueden agregar más detalles a medida que se determina.

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Ejemplo
Hay varios resultados que se producirán como resultado de la finalización exitosa
del Proyecto IMD. Si no se cumplen todos los siguientes entregables, el proyecto no
se considerará correcto. El jefe de proyecto es responsable de garantizar la
finalización de estos resultados.
1. Entregable 1 – Una herramienta de base de datos de gestión de programas
probada y operativa libre de errores y que cumpla con las especificaciones
descritas en la Descripción del alcance del proyecto.
2. Entrega 2 – Una herramienta de plantilla de programa probada y operativa
(como parte del IMD) que permite a los usuarios introducir los datos y
métricas del programa de una manera coherente.
3. Entrega 3 – Un manual de usuario completo y completo que proporciona
instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar la herramienta IMD para los
usuarios de todos los niveles de permisos.
4. Entregable 4 – Una guía completa y completa de solución de problemas que
proporciona pasos correctivos a los usuarios de todos los niveles de
permisos para todos los problemas previstos.

8. Criterios de aceptación
Los criterios de aceptación son los criterios que deben cumplirse para que el
proyecto sea considerado completo y aceptado por la dirección. Esta sección de la
plantilla de instrucción de alcance de proyecto es importante, ya que establece las
expectativas de lo que constituirá y no constituirá la aceptación del proyecto. Sin
una definición clara de lo que se aceptará, puede haber incertidumbre en todo el
equipo del proyecto y las partes interesadas. Los criterios de aceptación pueden ser
tanto cualitativos como cuantitativos.

Ejemplo
Se han establecido criterios de aceptación para el Proyecto IMD a fin de garantizar
una investigación exhaustiva y la finalización exitosa del proyecto. Los criterios de
aceptación son de carácter cualitativo y cuantitativo. Todos los criterios de
aceptación deben cumplirse para lograr el éxito de este proyecto:
1. Cumpla con todos los entregables dentro de las tolerancias de tiempo y
presupuesto programadas.
2. Reduzca los retrasos en el horario en al menos un 30%.
3. Reduzca los excesos presupuestarios en al menos un 30%.
4. Mejorar la capacidad de asignación de recursos de Ismac Consulting.

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5. Logre una mejora general del rendimiento en las métricas del programa.

9. Restricciones
Las limitaciones del proyecto son limitaciones a las que se enfrenta el proyecto
debido a la financiación, la programación y el tiempo, la tecnología o los recursos.
Las restricciones también pueden ser físicas (es decir, espacio o instalaciones
inadecuados). Las restricciones deben planificarse y comunicarse cuidadosamente
a todas las partes interesadas, ya que pueden requerir un nivel elevado de urgencia
o flexibilidad para trabajar dentro y completar con éxito el proyecto. En esta sección
de la plantilla de instrucción de alcance del proyecto se describen las restricciones
del proyecto para garantizar que todas las partes interesadas comprendan las
limitaciones dentro de las cuales se debe completar el proyecto.

Ejemplo
Se han identificado varias limitaciones para el Proyecto IMD. Es imperativo que se
tengan en cuenta estas restricciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Todas
las partes interesadas deben ser conscientes de estas limitaciones, ya que deben
planificarse cuidadosamente para evitar cualquier impacto adverso en la
programación, el costo o el alcance del proyecto. Se han identificado las siguientes
restricciones para el proyecto IMD:
1. Los expertos en TI solo trabajarán el 50% de las horas facturables en este
proyecto.
2. El jefe de proyecto solo trabajará el 75% de las horas facturables en este
proyecto.
3. El proyecto debe ser completado por el cierre de la actividad el 19 de marzo
del 2021
4. El proyecto debe completarse dentro de la tolerancia presupuestaria.
5. IMD Tool debe cumplir con las suites de hardware/softwares existentes, ya
que no se autorizará la compra de nuevo hardware/software.

10. Suposiciones
Los supuestos del proyecto son factores que afectan al proyecto que creemos que
es cierto pero que no hemos verificado que sean verdaderos. Es importante
documentar nuestros supuestos porque hay un nivel de incertidumbre asociado a
ellos que introduce riesgo para un proyecto. Esta sección de la plantilla describe los
supuestos para el proyecto para que todas las partes interesadas sean conscientes
y para que puedan ser analizadas en el futuro con el fin de mitigar el riesgo.

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Ejemplo
Se han identificado varias suposiciones para el Proyecto IMD. Todas las partes
interesadas deben ser conscientes de estas suposiciones, ya que introducen algún
nivel de riesgo en el proyecto hasta que se confirme que son verdaderas. Durante
el ciclo de planificación del proyecto se debe hacer todo lo posible para identificar y
mitigar cualquier riesgo asociado con los siguientes supuestos:
1. El grupo de TI es capaz de producir manuales y guías profesionales y de
calidad en su imprenta.
2. Los expertos en TI que trabajan sólo el 50% de sus horas facturables en este
proyecto son adecuados para completar el proyecto antes del 19 de marzo
del 2021.
3. El Jefe de Proyecto que trabaja sólo el 75% de las horas facturables en este
proyecto es adecuado para completar el proyecto antes del 19 de marzo de
2021.
4. El proyecto IMD cuenta con el apoyo total de la alta dirección en todos los
departamentos de Ismac Consulting.

11. Cálculo del coste

El cálculo del coste del proyecto es la base para la presupuestación del proyecto.
Representa una estimación de la financiación que será necesaria para completar
con éxito el proyecto. Aunque es posible que todos los costos no se conozcan
exactamente hasta más adelante en el ciclo de vida del proyecto, es
extremadamente importante desarrollar una estimación lo más precisa posible. Esta
sección debe proporcionar un cálculo del costo del proyecto con todos los detalles
conocidos para que haya un entendimiento común entre todas las partes
interesadas.
Los costos estimados para este proyecto se incluyen en la siguiente tabla. A medida
que el proyecto avance y se conozcan los costos adicionales, esta estimación de
costos se refinará y comunicará a todas las partes interesadas del proyecto.

12. Análisis de beneficios de costo

El análisis de costo-beneficio del proyecto es una medida de los costos de un
proyecto frente a sus beneficios para determinar un curso de acción más beneficioso
para una organización en términos de costo. Se llevan a cabo proyectos para
proporcionar algún beneficio a una organización suponiendo que el proyecto se
haya completado correctamente. Si no hay ningún beneficio proporcionado por un
proyecto, entonces no será aprobado. Sin embargo, debe haber una forma
cuantitativa de medir el beneficio proporcionado por el proyecto. Esta parte de la
plantilla de declaración de alcance del proyecto proporciona este análisis

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cuantitativo y garantiza que todas las partes interesadas entiendan por qué se ha
aprobado el proyecto, así como los beneficios.

Ejemplo
Se ha realizado un análisis de costo-beneficio para el Proyecto IMD. La finalización
exitosa de este proyecto proporcionará beneficios significativos a Ismac Consulting.
Es imperativo que todas las partes interesadas entiendan estos beneficios, así como
la importancia de la finalización exitosa de este proyecto. La siguiente tabla muestra
un beneficio neto de $35,000 durante un año después de completar con éxito el
Proyecto IMD. Esto es un beneficio total de $242,000 si no se realiza ningún
proyecto y los retrasos de programación, los sobrecostes y la asignación deficiente
de recursos continúan.

Presupuesto Gastado hasta la Estimación para

Gasto Varianza
estimado fecha completar

Trabajo

+/-
Interna $165,000 $14,000 $151,000
$4,000

Externos $0 $0 $0 N/A

Software $0 $0 $0 N/A

Hardware $0 $0 $0 N/A

Otro $7,000 $0 $7,000 +/- $500

Total $172,000 $14,000 $158,000

Con IMD Project Sin proyecto IMD

Costos del proyecto

Costo recurrente $0 $0

Costo no recurrente $172,000 $0

Costos de capital $0 $0

Costo total del proyecto IMD $172,000 $0

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Beneficios (1 año)

Reducir los retrasos en un 30% $15,000 -$15,000

Reducir los excesos en un 30% $170,000 -$170,000

Mejorar la asignación de recursos $22,000 -$22,000

Beneficios totales del proyecto IMD $207,000 -$207,000

Beneficios netos del proyecto IMD $35,000 -$207,000