Versión 4.

Módulo de Contabilidad

Sistema Profesional de Gestión

Empresarial
Por: Manuel Aliaga Sánchez

Año 2014
GesNet 4.0

Índice
1. Introducción
1.1. Módulos de GesNet
1.2. Requisitos de Software
1.3. Requisitos de Hardware
2. Mantenimiento de Archivos
2.1. Barra de botones de Mantenimiento
2.2. Barra de Filtro o de Selección
2.3. Tabla o grilla de registros seleccionados
2.4. Auditoria
3. Iniciando el funcionamiento de GesNet
3.1. Cambio de contraseña
3.2. Cambio de sesión
4. Contabilidad
4.1. Estructura Contables
4.2. Plan de Cuentas
4.3. Mantenimiento de Auxiliares
4.4. Tipos de Vouchers
4.5. Voucher
4.6. Generación de Asientos Contables
4.6.1. Asiento de Compras locales
4.7. Asiento de Apertura
4.8. Asiento de Cierre
4.9. Asiento de Ajuste por diferencias de cambio
4.10. Consistencia

1. - Introducción
Gracias por adquirir GesNet. Con la implementación de GesNet en su empresa usted
contará con un moderno sistema informático que le permitirá administrar de manera
eficiente la información de su empresa, a la vez que le permitirá disponer de una
excelente herramienta para la toma de decisiones en el ámbito gerencial.
1.1. - Módulos de GesNet
GesNet está formado por los módulos que se muestran en el siguiente cuadro:

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Todos estos módulos pueden trabajar independientemente o funcionar de modo

integral con otros módulos dependiendo de cuales de ellos se hayan adquirido.
1.2. – Requisitos de Software
GesNet esta preparado para ejecutarse sobre cualquiera de los siguientes sistemas
operativos: Windows XP, Windows Vista o Windows 7. Adicionalmente, GesNet puede
funcionar en una computadora independiente, en un grupo de trabajo de Windows o en
dominio de Windows 2000 Server o superior.
1.3. – Requisitos de Hardware
El requisito mínimo de hardware para su funcionamiento es una Computadora
Pentium III de 600 Mhz y 256 Mega bites de memoria. Aunque que se recomienda una
Pentium IV de 1 GHZ con 512 Mega bites de memoria.

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2. - Mantenimiento de Archivos
En GesNet la expresión “Mantenimiento de Archivos” se utiliza para indicar el
proceso mediante el cual el usuario realiza operaciones tales como el ingreso,
modificación, anulación o eliminación de uno o más registros de un determinado archivo
del sistema. Para ello el usuario se vale de un formulario de mantenimiento. (Aunque
algunos suelen utilizar otros términos tales como “pantalla” o “Ventana” en lugar de
formulario, en este manual utilizaremos la expresión “formulario” por considerar que es un
término mucho mas apropiado)
Por ejemplo: Dentro del módulo de Almacén, encontramos una opción llamada
“Almacenes”, ubicada debajo del botón de tablas. Cuando el usuario activa esta opción,
GesNet muestra el siguiente formulario de mantenimiento

En el formulario anterior podemos notar un panel de registros (ubicado en el lado

izquierdo del formulario), donde se muestran los registros seleccionados del archivo en
mantenimiento, un panel de filtro (ubicado también en el lado izquierdo del formulario
pero detrás de la ficha de registros) donde indicamos los criterios para la selección de
registros, un panel principal y un panel secundario (Ubicados en el lado derecho del
formulario) donde se observa los controles con los valores de las columnas de la tabla de
Almacenes listos para ser modificados. También podemos notar una barra en la parte
inferior derecha con los botones de Mantenimiento que incluye un botón para crear un
Nuevo registro y otro para Eliminar un registro ya existente, además de los botones
Aplicar y Deshacer que se activan solo cuando existe un registro en edición.
GesNet, utiliza otros dos formatos distintos para el mantenimiento de Archivos
además del mencionado anteriormente. Uno de ellos es el mantenimiento del Tipo Tabla,
que esta destinado a tablas pequeñas que tienen pocos registros y solo 2 o tres columnas
de mantenimiento. Por ejemplo, note en la siguiente figura el Formulario de
Mantenimiento de la tabla de Tipos de Cambio ubicado bajo la opción de Tablas
Generales.

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En este formulario podemos distinguir en la parte superior el panel de Filtro y en la

parte inferior encontramos el Panel con la grilla de registros. En la grilla de registro
nosotros podemos insertar, modificar o eliminar registros directamente.
El tercer formato de mantenimiento esta diseñado para archivos complejos del tipo
Cabecera y cuyo mantenimiento debe ser realizado junto con uno o más registros de otro
archivo que viene a ser el detalle de la cabecera. En realidad este formato cuenta con dos
formularios. El primero muestra solo la lista de registros y el segundo formulario permite
el mantenimiento de la listas de registros (En realidad este tercer formato es como el
primero de los formularios de mantenimiento mostrados pero dividido en dos partes). Por
ejemplo, a continuación mostramos el formulario para la lista de Clientes ubicado en el
modulo de Ventas:

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En este formulario encontramos en la parte superior el panel de filtro e

inmediatamente debajo encontramos a la grilla de registros. En la parte inferior
tenemos los botones de mantenimiento. Generalmente las grillas de registro como
la que se muestra en este formulario, tienen un menú contextual que contienen
todas las opciones de la barra de mantenimiento además de otras opciones
importantes. Ahora veamos como se ve el formulario de mantenimiento
propiamente dicho luego de seleccionar uno de los registro mostrados y accionar el
botón Modificar de la barra de mantenimiento.

Note usted que aquí encontramos todos los controles que permiten ingresar la
información de un Cliente (Los campos pueden variar dependiendo de la versión de
GesNet). En la parte inferior encontramos la barra de grabación el cual se activa solo
cuando existe un registro en edición.
Como habrá podido notar los 3 diferentes tipos de formatos de mantenimiento
presentan rasgos que son comunes, esta característica del sistema permite que cualquier
operador novato se familiarice rápidamente con el manejo de GesNet. De modo que si
usted está empezando a utilizar GesNet con un formulario diferente al utilizado en este
ejemplo, no se preocupe pues las pautas que se consideran le son igualmente útiles.
2.1. - Barra de Botones de Mantenimiento
Como vimos esta barra la encontramos en los formularios de mantenimiento (con
algunas pequeñas variaciones dependiendo del archivo en mantenimiento)

Dentro de esta barra podemos distinguir los siguientes botones:

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Nuevo(a) Permite el ingreso de nuevos registros al archivo en

mantenimiento.
Modificar Permite la modificación de un registro existente.
Consulta Permite consultar (sin posibilidad de modificar) un registro
existente.
Eliminación Permite la eliminación del registro mostrado en el
formulario. La eliminación implica la desaparición completa
de toda referencia del registro en los archivos del sistema.
Anulación Permite anular un registro seleccionado. La Anulación
invalida cualquier efecto que tengan los datos del registro
sobre cualquier otra información o documento del sistema.
Sin embargo, mantiene los datos del registro, solo confines
de informativos.
Reactivación Permite Reactivar un registro previamente anulada.
Propiedades Permite la personalización del formulario de GesNet, tales
como los valores por defecto y otros.
Imprimir En ciertas circunstancias este botón se muestra activo,
para permitir imprimir la información mostrada.

2.2. - Tabla o grilla de registros seleccionados

La grilla de registros muestra los registros actualmente seleccionados y que están
disponibles para mostrarse en el formulario. El Usuario puede cambiar el orden de
presentación de los registros haciendo un clic en la cabecera de las columnas de la grilla.
En el ejemplo mostrado a continuación se observa que la grilla esta ordenada por Cliente
de forma ascendente. GesNet indica este orden por medio del triangulito ubicado en el
lado derecho de la cabecera de la columna de Cliente.

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2.3. – Panel de Filtro

Este panel lo encontramos dentro de cada formulario de Mantenimiento y es el que
determina cuales son los registros que se mostrarán en la grilla o tabla de registros. Para
ello se debe hacer uso de los controles para elegir nuestro criterio de selección. Cuando se
modifica alguno de los controles del filtro, se activa el botón Cancelar del extremo derecho
del panel de filtro. También existe un botón para limpiar los controles y poner lo valores
predeterminados del filtro, que generalmente corresponde al valor para <Todos>.

2.4.- Auditoria
Un importante rasgo de GesNet es la capacidad de seguir la pista de los usuarios
que han realizado modificaciones a los registros de las tablas del sistema. Para acceder a
esta información, todas las grillas mostradas en los formularios de mantenimiento del
sistema contienen un menú contextual con la opción denominada Auditoria, el cual
muestra información sobre el mantenimiento realizado sobre el registro seleccionado al
momento de activar esta opción del sistema. Note por ejemplo el formulario de auditoria
que se muestra al momento de seleccionar la auditoria sobre un registro seleccionado

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3.-Iniciando el funcionamiento de GesNet

Como en todo sistema, GesNet solo permite el ingreso de aquellos usuarios que
han sido previamente matriculados por el administrador del Sistema.
Cuando se da inicio a GesNet, el sistema mostrará la siguiente ventana, solicitando
la empresa, la sede, la clave y el la contraseña del usuario. Generalmente la empresa, la
sede y la cuenta del usuario aparecen con valores predeterminados que el usuario puede
cambiar sobre la marcha.

Luego de ingresar la cuenta de usuario y la contraseña correcta, GesNet mostrará

el formulario principal, desde el cual el usuario podrá navegar y seleccionar las distintas
opciones del sistema.

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En la parte superior del formulario encontramos la barra principal del sistema, el

cual ofrece al usuario un control del tipo Combo que le permitirá cambiar de módulo en
cualquier momento y de acuerdo a sus necesidades:

Note que al cambiar de módulo, cambian también los botones que forman parte de
la barra principal (Solo se mostrarán los módulos cuyas licencias hayan sido adquiridas).
En la parte inferior encontramos la barra de estado el cual dispone de otros
controles que permiten cambiar la empresa y el usuario en cualquier momento sin la
necesidad de salir del sistema. Sin embargo, para que eso sea posible será necesario que
se cierren previamente todas las ventanas abiertas. Dentro de esta misma barra
encontramos el botón de propiedades, muy útil para la configuración o
personalización de GesNet por parte del administrador del sistema y del que iremos
hablando a lo largo de este Manual. Veamos a continuación el formulario de propiedades
del sistema.

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Adicionalmente, en la barra del menú principal encontramos el menú Tablas

Generales, dentro del cual encontraremos el mantenimiento de todas las tablas generales
del Sistema como los usuarios del sistema y sus respectivos perfiles.

3.1.- Cambio de contraseña

Por razones de seguridad el usuario quizás desee cambiar periódicamente su
contraseña. Para ello solo tiene que seleccionar la opción Cambiar contraseña ubicada

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debajo del menú Archivo de la barra de menú principal e ingresar los valores solicitados.
A continuación se muestra el formulario para el cambio de contraseña.

3.2.- Cambio de sesión

Esta opción le permite a un nuevo usuario, cambiar completamente la sesión de
trabajo del sistema sin necesidad de salir del programa. Veamos el formulario de cambio
de sesión:

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4.- Módulo de Compras

4.1.- Descripción
El módulo de Compras permite la generación y control de Cotizaciones, Órdenes de
Compra y Comprobantes de Pago. Este módulo permite generar órdenes de compra tanto
para Insumos como para artículos o Productos Terminados.
Para un correcto control de las Órdenes de compra, el sistema permite descargar (o
atender) las órdenes de compra de dos formas distintas:
1. Las órdenes pueden ser descargadas mediante una nota de ingreso de almacén.
Esta manera de descargar es para aquellos ítems que pasan necesariamente por el
control de alguno de los almacenes de la empresa.
2. Las órdenes pueden también ser descargadas mediante los comprobantes de pago.
Esta opción es para aquellos insumos que no pasan por el control de alguno de los
almacenes de la empresa.
Como veremos posteriormente para cada uno de los casos mencionados, GesNet
utiliza un tipo diferente de Orden de Compra.
Para empezar a utilizar el módulo de compras se deben seguir los siguientes pasos:
✓ Ingresar las Formas de Pago (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas →
Formas de Pago).
✓ Ingresar las Monedas (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas → Monedas).
✓ Ingresar los Proveedores (Ubicada en la barra principal del Modulo de Compras).
✓ Ingresar los Insumos o Artículos a comprar (Ubicada en la barra principal del
Módulo de Compras y de Almacén de Artículos).
✓ Ingresar Otros Insumos (Ubicada en la barra principal del Módulo de Compras).
✓ Ingresar los Tipos de Emisión de Comprobantes (Ubicada en la barra principal del
Modulo de Compras: Tablas → Tipos de Emisión de Comprobantes).
✓ Ingresar los Tipos de Órdenes de Compra (Ubicada en la barra principal del Modulo
de Compras: Tablas → Tipos de Orden de Compra).
4.2.- Relación entre el Módulo de Compras y el almacén
En el módulo de compras se ingresan las órdenes de compra y los comprobantes
de pago. Las notas de ingreso de almacén pueden ser generados a partir de las órdenes
de compra. Por otro lado las notas de Ingreso de almacén son valorizadas a través de un
comprobante de pago. La opción para generar una nota de ingreso de almacén a partir
de la Orden de compra se encuentra en el menú contextual de la grilla de la lista de
Órdenes de Compra. De igual modo en este mismo menú contextual se encuentra una
opción para generar automáticamente los comprobantes de pago a partir de la Orden de
Compra. Por otro lado, en el menú contextual de la lista de Notas de ingreso existe una
opción para generar el comprobante de pago.
4.3.- Relación entre el Módulo de Compras y el Módulo de Cuentas por Pagar

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Tanto las Facturas como las Boletas de Ventas que se generan en el módulo de
compras, que no hayan sido anuladas y que sean factibles de cancelar (los comprobantes
con monto cero no cumplen este requisito) pasan a ser procesadas por el módulo de
cuentas por pagar ya sea para su cancelación o para su Canje por una o mas letras. Ahí se
verán los comprobantes que están pendientes de pago.
4.4.- Formas de pago
Las formas de pago se utilizan al momento de ingresar los comprobantes de pago
al sistema, sean estas mediante el módulo de compras o mediante el módulo de ventas.
La grilla al lado derecho de la tabla, permitirá determinar el número de días de
vencimiento del pago. Para activar este formulario seleccione: Menú Principal → Tablas →
Forma de pago

4.5.- Monedas
Las monedas constituyen una parte fundamental no solo para el módulo de
compras sino para toda la utilización del sistema, ya que son utilizadas por casi todos los
módulos de GesNet. Para activar este formulario seleccione: Menú Principal → Tablas →
Monedas

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Además, de los nombres y símbolos de las monedas, GesNet permite al usuario

asignar un color especifico para cada moneda de modo que en los documentos valorizados
le sea mas fácil al usuario identificar la moneda del documento.
4.6.- Mantenimiento de Proveedores
Esta opción de GesNet permite el registro de los Proveedores. Durante el ingreso
de un nuevo proveedor el sistema solicitará el tipo de proveedor, el tipo de documento de
identidad, el número del documento de identidad y el nombre o la razón social como datos
obligatorios para la grabación de un proveedor. En el caso de las personas naturales
GesNet solicitará los nombres y apellidos del proveedor en lugar de la razón social. A
continuación veamos el formulario que muestra la lista de Proveedores y a continuación el
formulario para el mantenimiento de un Proveedor. Para activar este formulario seleccione
dentro del Modulo de Compras, la opción de Proveedores.

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Los parámetros de Pago son utilizados de forma predeterminada al momento de

generar una Orden compra a este proveedor. (La presentación del formulario puede variar
dependiendo de la versión de GesNet que usted tenga instalado)
4.7.- Mantenimiento de Artículos
El formulario para el mantenimiento de artículos, le permite registrar las existencias
de Almacén y realizar consultas sobre las características de cada producto. A continuación
mostramos los formularios para la lista de artículos y el mantenimiento de los mismos:

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Dentro del mantenimiento de Artículos encontramos diferentes pestañas que

clasifican la información a ingresar. La pestaña de Unidades alternativas muestra una grilla
en la que se pueden ingresar Unidades alternativas para la compra y venta de los artículos
incluyendo el factor de conversión con respecto a la unidad base o unidad principal del
artículo. La pestaña de Inventario permite registrar los datos que determinan la política de
stock, tales como el stock mínimo y máximo. La pestaña de Cuentas permite ingresar las
cuentas contables que se utilizaran para la generación de los asientos contables.
Finalmente la Pestaña de Foto permite adjuntar al registro, la foto del artículo, opción
importante cuando se trata de identificar un artículo entre muchos otros similares.
4.8.- Mantenimiento de Otros Insumos y Servicios
El formulario para el mantenimiento de otros insumos, le permitirá registrar los
conceptos relacionados con todas aquellas compras que no tienen que ver con los
almacenes de la empresa. Por ejemplo podrá crear nuevos rubros como Gastos de
Transportes, Servicios de Agua, Luz, Teléfono, Mantenimiento de Equipos, Maquinaria,
Vehículos, etc. A continuación mostramos el formulario típico de mantenimiento de Otros
Insumos:

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También podremos asignarle una o más cuentas contables que serán utilizadas al
momento de generar los asientos contables.
4.9.- Tipos de Emisión de Comprobantes
Esta opción de GesNet generalmente viene configurado al momento de la
instalación y contiene los diferentes comprobantes de pago que se registraran en el
modulo de Compras y que pueden o no mostrarse en el registro de Compras.
Por ejemplo, en el formulario siguiente, la Factura de Materiales se ha configurado
de modo que al utilizarla GesNet solicitará un proveedor y un insumo del tipo materiales o
Mano de obra al momento de ingresarse al sistema.

4.10.- Tipos de Orden de Compra

Esta tabla es una herramienta importante para el control de las órdenes de
compra. GesNet viene con algunos tipos de Órdenes de compra predefinidos. Para activar
este formulario seleccione en el Modulo de Compras: Tablas→ Tipos de Orden de Compra

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El tipo de orden de Compra Almacén, es utilizado para la generación de órdenes

de compra para productos terminados. Para llevar el control de estas órdenes de compra
la descargada de las cantidades se realiza mediante notas de almacén. La descarga de los
montos de una Orden de compra se hará mediante el comprobante de Pago.
El tipo de Orden de compra Otras Compras, es utilizado para la compra de
Insumos y/o Servicios cuya descarga de las cantidades se realizará mediante las
conformidades de Servicio. La descarga de los montos de este tipo de Orden de Compra
se hará mediante los comprobantes de Pago.
4.11.- Mantenimiento de Órdenes de Compra
Al activar el botón de Órdenes de compra obtenemos primero la Lista de Ordenes
de compra. Veamos el formulario a continuación:

Note usted que el panel de filtro ofrece la opción al usuario de seleccionar solo
aquellas ordenes pendientes o parcialmente atendidas. Igualmente se pueden seleccionar
solo las órdenes de compra de cierto proveedor en particular. Veamos a continuación el
formulario de mantenimiento:

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Note que la grilla de artículos, posee dos columnas que irán llevando el control de
las cantidades que ya han sido atendidas y las que han sido devueltas al proveedor si
estas existen. Una vez que se ha ingresado por lo menos un ítem a la grilla, el usuario ya
no podrá modificar el tipo ni el proveedor de la Orden de Compra.
4.12.- Comprobantes de Pago
Esta opción del sistema permite el registro de los comprobantes de pago de la
empresa. El primer formulario que se muestra al seleccionar esta opción es una lista de los
comprobantes de pago que cumplen los distintos criterios de selección mostrados en el
panel del filtro. Para seleccionar otros comprobantes de pago solo es necesario modificar
los valores mostrados en lo controles del mencionado panel.

Para ingresar, modificar o anular un comprobante de pago se deben seleccionar los

botones apropiados ubicados en la barra de mantenimiento ubicada en la parte inferior.
En este formulario el tipo de emisión ya esta predefinido.

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Algunos valores de los controles son obligatorios para la grabación. Otros pueden
solo ingresarse pero no pueden modificarse una vez grabado el registro.
Durante el ingreso de un nuevo comprobante e inmediatamente después de
ingresar el proveedor, GesNet mostrará todos los documentos pendientes (notas de
ingreso u órdenes de compra) pendientes por valorizar o descargar del proveedor
ingresado. El usuario podrá seleccionar y realizar la carga de los ítems de los documentos
pendientes seleccionados.
Los comprobantes de pago pueden generarse también desde la lista de Notas de
Ingreso o de la lista de Órdenes de compra. En dichos formularios, el usuario encontrará
en el menú contextual de la grilla una opción que le ofrecerá dicha posibilidad. En el
primer caso GesNet cargará automáticamente los ítems del comprobante de pago y en el
caso de la generación del comprobante a partir de una nota de ingreso, el usuario podrá
verificar adicionalmente si los ítems facturados ya han sido ingresados al almacén.
Al generar el detalle de los comprobantes a partir del ingreso al almacén, GesNet
valoriza los inventarios con el valor de venta del comprobante generado. En caso de que el
comprobante se hubiera ingresado independientemente del ingreso al almacén, existe una
opción en el menú contextual de la grilla del comprobante denominado Valorizar
Ingreso por Compra, para relacionar y valorizar los ítems de la compra con su
correspondiente ingreso a almacén. El formulario que se muestra la opción indicada se
muestra a continuación:

En el formulario mostrado el usuario puede escoger cual de los ingresos a almacén

desea valorizar. Esta opción de valorización es acumulativa, es decir que se pueden aplicar
una o más facturas a un mismo ingreso de almacén. Esto permite agregar costos
adicionales tales como el flete o en el caso contario, disminuir los costos aplicando una o
más notas de créditos a un mismo ingreso de almacén. También existe en el menú
contextual la opción para Quitar la valorización en caso de que se haya cometido un
error al valorizar un ingreso incorrectamente.

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5.- Módulo de Almacén

5.1.- Descripción
GesNet, permite manejar el Kardex valorizado de almacén en forma
completamente automática. El usuario puede ingresar, modificar y/o eliminar cualquier
documento del sistema que esté vinculado con el Kardex de almacén en cualquier
momento del día y GesNet actualizará de forma inmediata el stock y el costo del ítem en
movimiento, permitiendo obtener al instante el stock y la valorización de los inventarios de
su compañía.
Con GesNet no es necesario ninguno de los obsoletos procesos de Inicio y/o Cierre
de mes, ni de re-cálculos de inventario culpables de tantos dolores de cabeza en los
usuarios de sistemas informáticos. Para ello GesNet utiliza un poderoso algoritmo de
cálculo conocido como “Stock y Costo instantáneo”, el cual permite obtener el stock y
Costo Total de un Ítem del inventario en un punto determinado del tiempo y el que es
utilizado internamente por GesNet para mantener la información completamente
actualizada.
GesNet permite también llevar el control de cada uno de los almacenes definidos
en el sistema, además de permitir las transferencias o movimientos de almacén a
almacén.
Para empezar a utilizar el módulo de almacén o Inventarios, se deben seguir los
siguientes pasos:
✓ Ingresar los Almacenes (Ubicado en la barra principal del Módulo de Almacén :
Tablas → Almacenes)
✓ Ingresar las Unidades de medida (Ubicado en la barra principal del Módulo de
Almacén: Tablas → Unidades de Medida)
✓ Ingresar las Clases y Subclases de Artículos (Ubicado en la barra principal del
Módulo de Almacén : Tablas → Clases y Subclases)
✓ Ingresar los Artículos del inventario (Ubicada en la barra principal del módulo de
Almacén)
✓ Ingresar los diferentes Tipos de Nota de almacén (Ubicado en la barra principal del
Módulo de Almacén : Tablas →Tipos de Nota de Almacén)
✓ Ingresar los proveedores (Ubicado en la barra principal del módulo de compras)
✓ Ingresar las monedas al sistema (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas
→Monedas)
✓ Ingresar las Transferencias (Ubicada en la barra principal del Modulo de Almacén
de Insumos o Artículos)
✓ Realizar el Inventario Inicial e ingresarlo al sistema

5.2.- Método de costeo

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GesNet utiliza el método del costo promedio para calcular la valorización del
inventario. Para que eso sea posible existen dos maneras como se valorizan los ingresos al
almacén a partir de los cuales GesNet obtendrá el costo promedio.
➢ Por medio de la valorización inicial del inventario. Al poner en
funcionamiento el sistema, el usuario debe ingresar el inventario inicial con
el que se empezará a trabajar incluyendo los costos del inventario inicial.
Este ingreso se realiza mediante una nota de ingreso del tipo Inventario
Inicial.
➢ Por medio de los comprobantes de pago de los nuevos productos
adquiridos. Todos los ingresos resultantes de una compra, se valorizan por
medio del ingreso del comprobante de pago. El ingreso se realiza a través
de la opción comprobantes de pago del modulo de compras.
5.3.- Relación entre el módulo de Almacén y Compras
En el módulo de compras se ingresan las Ordenes de compra, las cuales van a dar
lugar posteriormente a los respectivos Ingresos en el almacén en la medida que el
proveedor vaya despachando los artículos solicitados. GesNet permite que el usuario del
módulo de almacén genere las notas de ingreso a partir de la orden de compra
solicitadas. Esto le permite verificar si lo que se pretende ingresar al almacén ha sido
previamente solicitado y le permite también verificar la cantidad de lo solicitado.
Por otro lado las notas de ingreso son valorizadas mediante un comprobante de
pago. Esto permite que un comprobante de pago sea generado a partir de una o mas
notas de ingreso. A su vez, una nota de Ingreso no podrá ser modificada o anulada si por
lo menos uno de sus ítems ha sido valorizado mediante un comprobante de pago. Para
que la anulación sea posible primero tiene que anularse el correspondiente comprobante
de pago.
5.4.- Relación entre el módulo de Almacén y Ventas
En el módulo de ventas se ingresan las guías de remisión de los productos que se
han vendido para ser despachados al cliente. Estas Guías de remisión generan
automáticamente las notas de salida de almacén de los productos vendidos haciendo las
descargas y valorizaciones automáticas del almacén.
Dentro del módulo de ventas se generan también, las guías de remisión de
devolución a proveedores de productos previamente adquiridos. Estas Guías de
Devolución generan también automáticamente las notas de salida del almacén.
5.5.- Almacenes
El ingreso de los almacenes se realiza mediante la opción que esta en la barra
principal del Módulo de Almacén de Artículos: Tablas → Almacenes. Veamos a
continuación el formulario. En este formulario es importante indicar la dirección del
almacén, pues esta información se utilizará al momento de crear las Guías de remisión.
Por otro lado, existe una opción denominada “Stock Negativo”, el cual le indica al Sistema
que permita generar movimientos de Salida aún cuando no haya el suficiente stock.

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5.6.- Unidades de medida

Las unidades de medida se ingresan en la opción ubicada en la barra principal del
Módulo de Almacén de Artículos: Tablas → Unidades de Medida. El formulario que se
obtiene es el siguiente:

5.7.- Clases y Subclases

Las clases y subclases permiten clasificar los ítems del inventario. Para ello es
necesario primero definirlos previamente mediante esta opción del sistema ubicada en la
barra principal del Módulo de Almacén de Artículos: Tablas → Clases y Subclases. Veamos
el formulario que GesNet presenta al activar esta opción:

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5.8.- Mantenimiento de Artículos

Mediante el mantenimiento de Artículos usted puede ingresar los ítems de
inventario y todas sus características. Entre ellos el detalle o descripción del ítem del
Almacén así como la unidad, el stock mínimo y máximo, el lote, su fecha de vencimiento y
algunos otros datos.
Antes del ingreso de los artículos, el usuario quizá quiera clasificar los ítems de
inventario de acuerdo a Clases y Subclases (aunque esto no es obligatorio).
Adicionalmente se tiene que haber ingresado al sistema las Unidades que se utilizarán
para el manejo de los inventarios. A continuación se muestran el formulario que muestra
la Lista de Articulos.

El formulario de Lista de Artículos tiene un botón que le permite ingresar los lotes
o las series de un Artículo. Esta información es muy necesaria para cierto tipo de negocios
tales como la industria farmacéutica, Equipos electrónicos, etc. Veamos el formulario
descrito:

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Adicionalmente, existe un botón denominado Formula, la cual permite ingresar los

“ingredientes” que se requieren para producir una unidad de un determinado producto.
Esta opción es muy útil para empresas que venden “combos” de artículos, o para
empresas que producen o transforman materia prima en producto terminado. Veamos la
ventana de Formulas:

A continuación veamos el formulario para el mantenimiento de Artículos:

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Para la grabación de un nuevo artículo al sistema, es indispensable ingresar el

código, la Descripción, la Unidad y el Tipo de artículo.
Note que en el formulario de mantenimiento se muestra una pestaña donde se
puede registrar unidades alternativas para la venta, el cual es el caso de algunas
empresas que compran y venden Artículos, algunos de los cuales las ofrece al público en
unidades o en diferentes presentaciones. Es importante destacar que para que el sistema
realice la conversión de unidades, será indispensable que además de la unidad alternativa
se ingrese el factor de conversión entre la unidad base del articulo y dicha unidad
alternativa.
5.9.- Tipos de Nota de almacén
Aunque GesNet ya tiene ingresado algunos tipos de nota de almacén mas
frecuentes, el usuario puede crear nuevos tipos de Nota de acuerdo a sus propias
necesidades. Para ello existe esta opción en el sistema ubicado en la barra principal del
Módulo de Almacén: Tablas →Tipos de Nota de Almacén. Es importante indicar al
momento de crear un nuevo tipo, algunos datos tales como: El tipo de movimiento
(ingreso o una salida de almacén), El gestor del Movimiento, El método para el cálculo del
costo del movimiento, Determinar si se desea visualizar las Ordenes de Compra
pendientes, La ubicación del almacén en la Nota de almacén (En la cabecera o en el
detalle), La visibilidad de las columnas de Comprobantes y Lote, etc.
A continuación se muestra un formulario típico para el mantenimiento de Tipos de
Nota.

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El cálculo del costo de lo movimientos serán obtenidos de 3 maneras diferentes:

5.9.1.- Calculo Manual
En este caso es el usuario quien debe proporcionar al momento de ingresar el
movimiento tanto la cantidad como el costo total del movimiento. Este tipo de cálculo es
utilizado generalmente para ingresar al almacén el inventario inicial de la empresa.
5.9.2.- Costo Promedio
Este tipo de costo es obtenido automáticamente por GesNet para valorar los
movimientos. En Este caso el usuario debe solo ingresar la cantidad en movimiento y
GesNet se encargara de valorizar el movimiento. El costo que utiliza GesNet es la del
Costo Promedio, que es el resultado de dividir el costo total entre la cantidad total de
inventario hasta ese momento existente. Este tipo de costo es aplicado generalmente a las
salidas de Almacén que son el resultado de las ventas.
5.9.3.- Calculo mediante Comprobante de Pago
Este tipo de cálculo es utilizado generalmente para las compras, las cuales son
valorizadas mediante un comprobante de pago. Generalmente el usuario registra el
ingreso de las compras mediante un documento no valorizado (Guía de remisión) y
posteriormente el encargado de las compras valoriza dichos ingresos mediante el
comprobante que obra en su poder.
5.10.- Notas de Ingreso de almacén
El mantenimiento de Notas de Ingreso es uno de los dos formularios pilares del
sistema de almacén. Mediante ellas el usuario registra todos ingresos de mercadería al
almacén sin importar cual sea la razón. La razón de su ingreso estará dada por el tipo de
Nota seleccionado por el usuario al momento de crear la Nota.
Luego que el usuario selecciona la opción nota de ingreso, el sistema muestra un
formulario con la lista de las notas seleccionadas la última vez que se ingreso a este
formulario. Se recomienda siempre realizar un filtro o selección de registros que abarque

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como máximo de un mes de proceso, para evitar que grandes cantidades de información
viajen por la red y la sobrecarguen innecesariamente.

La grilla que contiene este formulario posee un menú contextual mediante la cuales
podemos acceder a las diferentes opciones de una manera mas rápida. Una de las
opciones de este menú contextual, permite que el usuario genere un comprobante de
pago a partir de la nota de ingreso seleccionada.
En la parte inferior de la lista de notas de ingreso se muestran los botones de
mantenimiento. Mediante ellas usted puede ingresar, modificar o anular notas de ingreso
al almacén. Por ejemplo, Si presionamos el botón para modificar una nota de ingreso
GesNet mostrará el siguiente formulario:

Durante el ingreso de una nota e inmediatamente después de ingresar el

proveedor, GesNet le mostrará la lista de Órdenes de Compra Pendientes del proveedor
ingresado. Si así lo desea, el usuario podrá seleccionar y cargar los ítems solicitados en las
órdenes de compra. GesNet siempre llevará un correcto control de la cantidad pendiente
por recibir y no le permitirá dar ingreso a una cantidad superior a la solicitada en la Orden
de compra.

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Adicionalmente, las notas de ingreso se pueden generar desde la lista de Órdenes

de compra, mediante una opción incluida en el menú contextual de la grilla de este
formulario, como se muestra a continuación:

Es importante señalar que las notas de ingreso no podrán ser modificadas o

anuladas si estas ya han sido valorizadas mediante un comprobante de pago. También,
GesNet no le permitirá modificar aquellos comprobantes cuya fecha de proceso sea igual o
inferior a la última fecha de cierre del almacén. La fecha de cierre de almacén debe ser
ingresada solo por un usuario con derechos de administrador. Para modificar la fecha de
cierre, seleccione el botón de propiedades del formulario Principal, y el Tab Empresa.
Inmediatamente se mostrara la ventana de propiedades de GesNet, tal y como se observa
a continuación:

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En esta ventana modifique la fecha del último día cerrado del almacén.
Todos los formularios de GesNet tienen adicionalmente una ventana de
propiedades propia que registra los valores que determinarán el comportamiento del
formulario. Por ejemplo, para el formulario de Consulta de Notas de Ingreso, existe un
conjunto de propiedades que pueden ser modificadas por el usuario. Los valores de dichas
propiedades conocidos como valores predeterminados se muestran al momento de crear
una nueva Nota de Ingreso. Observe el formulario siguiente y luego se lo comentamos:

La Propiedad TipoComprobanteId indica a GesNet cual debe ser el tipo de

comprobante que debe mostrarse al momento de crear una nueva nota de Ingreso. La
propiedad TipoNotaId indica cual será el tipo de nota que se creara de manera
predeterminada al pretender crear una nueva nota de Ingreso. La propiedad
PreguntarAntesdeCargar indica si GesNet debe preguntar al usuario antes de realizar
una carga. Si es False la carga de ítems se realizará inmediatamente al clic sobre el botón
cargar. Estas tres propiedades están ubicadas en el Tab de Sistema debido a que estas
propiedades se aplicaran a todas las notas sin importar la empresa, la sede o el usuario.
Veamos a continuación el Tab Empresa:

Aquí solo encontramos una propiedad. AlmacenaId indica cual es el

almacén que se mostrará por defecto al momento de crear una nueva Nota. A deferencia
de las propiedades del tab sistema, ésta propiedad solo se aplicará a las Nota de Salida de
La empresa seleccionada o activa.
5.11.- Notas de Salida de Almacén
Las notas de salida son utilizadas para registrar las salidas de mercadería del
almacén. Una nota de salida puede ser originada por diferentes razones. La principal es la
salida por ventas y generalmente una guía de remisión debe respaldar dicha salida. Las
Guías de Remisión son ingresadas en el módulo de ventas y automáticamente generan la
nota de salida correspondiente. Sin embargo, también se pueden crear notas de salida
directamente a través de esta opción del sistema. A continuación vemos un formulario
típico de notas de salida. Como en el caso de las notas de ingreso, se recomienda filtrar o

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seleccionar solo un rango de Notas de Salida para evitar las sobrecargas de memoria y de
la red cuando se procesan demasiados registros a la vez.

Cuando seleccionamos el botón ingresar, se muestra un formulario de nota de

salida listo para registrar la nueva salida.

Todos los formularios de GesNet tienen adicionalmente una ventana de

propiedades propia que registra los valores que determinarán el comportamiento del
formulario. Por ejemplo, para el formulario de Consulta de Notas de salida, existe un
conjunto de propiedades que pueden ser modificadas por el usuario. Los valores de dichas
propiedades conocidos como valores predeterminados se muestran al momento de crear
una nueva Nota de salida. Observe el formulario siguiente y luego se lo comentamos:

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La Propiedad TipoComprobanteId indica a GesNet cual debe ser el tipo de

comprobante que debe mostrarse al momento de crear una nueva nota de salida. La
propiedad TipoNotaId indica cual será el tipo de nota que se creara de manera
predeterminada al pretender crear una nueva nota de salida. La propiedad
PreguntarAntesdeCargar indica si GesNet debe preguntar al usuario antes de realizar
una carga. Si es False la carga de ítems se realizará inmediatamente al clic sobre el botón
cargar. Estas tres propiedades están ubicadas en el Tab de Sistema debido a que estas
propiedades se aplicaran a todas las notas sin importar la empresa, la sede o el usuario.
Veamos a continuación el Tab Empresa:

Aquí solo encontramos una propiedad. AlmacenaId indica cual es el almacén que
se mostrará por defecto al momento de crear una nueva Nota. A deferencia de las
propiedades del tab sistema, ésta propiedad solo se aplicará a las Nota de Salida de La
empresa seleccionada o activa.
Es Importante señalar que las notas de salida generadas a partir de una Guía de
remisión desde el módulo de ventas no podrán se modificadas desde este formulario. La
modificación de dichas notas solo puede hacerse a través de la misma guía de remisión.
También como en el caso de las notas de Ingreso, las notas de salida cuya fecha
de proceso sea igual o inferior a la última fecha de cierre tampoco podrán ser modificadas.
La fecha de cierre del almacén de productos terminados se modifica mediante el
formulario de propiedades del sistema. Dicho formulario se obtiene presionado el botón
propiedades del formulario principal.
5.12.- Control de Stock
La ventana de stock muestra la lista de artículos y el resumen de sus ingresos y
salidas dentro del periodo seleccionado. El formulario que se muestra es el siguiente:

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GesNet le permite acceder al detalle o al Kardex de cualquiera de los artículos mostrados

en esta lista mediante el botón Kardex o su equivalente en el menú contextual.

5.13.- Kardex
Este formulario muestra el Kardex mensual de cada uno de los artículos procesados
por el módulo de Almacén. Note que usted puede cambiar de mes en cualquier momento
para hacer sus consultas. Otro detalle interesante es que usted puede mostrar solo el
Kardex de un determinado almacén. También, el usuario puede consultar cada uno de los
documentos que dio origen al movimiento seleccionado. Esto se logra seleccionando el
movimiento deseado y luego haciendo clic en el botón Ver Nota. También se puede
conseguir el mismo efecto mediante el menú contextual de la grilla.

5.14.- Transferencia de Almacén

Este módulo nos permitirá realizar transferencias entre los almacenes, la salida de
artículos de un almacén será el ingreso de los mismos para el otro. El sistema por lo tanto

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generará automáticamente las respectivas Notas de Ingreso y Notas de Salida de cada

almacén. Veamos a continuación su formulario:

A continuación veamos su formulario de mantenimiento:

En este se detalla el almacén origen, el almacén destino, el artículo a transferir, la

cantidad transferida. El sistema le otorga un número correlativo a cada transferencia.
5.14.- Ordenes de Producción

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Esta opción del sistema permite generar automáticamente los movimientos de

almacén, tanto de ingreso como de salida, involucrados en la producción de un
determinado producto terminado. Los cálculos se realizan en base a la formulación
ingresada en la opción Formulas en el mantenimiento de Artículos. A continuación se
muestra el formulario para las órdenes de Producción:

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6.- Modulo de Ventas

6.1.- Descripción
El módulo de Ventas es la parte más versátil y configurable de GesNet. Esto es
debido a que el formato y las opciones para la facturación propiamente dicha dependerán
fundamentalmente del giro de su negocio.
Mediante este módulo podemos llevar el control de las Notas de Pedido de Los
clientes (Órdenes de Compra), generar las guías de remisión, ingresar facturas, Boletas de
Venta, Notas de crédito y débito al sistema.
En el módulo de ventas el proceso empieza con el ingreso de Notas de pedido, el
cual puede ser usado para generar una o mas guías de remisión, posteriormente la guía
de remisión puede ser utilizada para generar la factura o boleta de venta correspondiente.
Posteriormente se pueden generar Notas de crédito a partir de las facturas ya sea para
favorecer al cliente con un descuento, pronto pago o para registrar la devolución de
artículos vendidos.
Para poder utilizar este módulo es necesario realizar todos los pasos previos
requeridos para la utilización del módulo de almacén, además de los enumerados a
continuación:
✓ Ingreso de los transportistas (Ubicado en la barra principal del Módulo de Ventas :
Tablas →Transportistas)
✓ Ingreso de los Clientes (Ubicada en la barra principal del Modulo de Ventas)
✓ Ingreso de los Tipos de Nota de Pedido (Ubicado en la barra principal del Módulo
de Ventas : Tablas →Tipos de Nota de pedido)
✓ Ingreso de los número de Serie de los comprobantes (Opción ubicada bajo el Menú
Principal Tablas → Tipos de Comprobante)
✓ Ingreso de los Tipos de Guía de remisión (Ubicado en la barra principal del Módulo
de Ventas : Tablas → Tipos de Guía de remisión)
✓ Ingreso de los Tipos de Emisión de Comprobante Ubicado en la barra principal del
Módulo de Ventas : Tablas → Tipos de Emisión de Comprobante de pago)
Por razones de seguridad, cualquiera de los registros o comprobantes generados
dentro de este modulo no podrán ser modificados si su fecha de proceso o fecha de
creación es inferior o igual a la fecha del cierre del módulo de ventas. Dicha fecha solo
puede ser modificada por el usuario autorizado y se encuentra en el formulario de
propiedades del sistema, como se observa a continuación:

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6.2.- Relación entre el módulo de ventas y el módulo de Compras

En el módulo de ventas existe la opción para ingresar las guías de remisión de
devolución (Quizás esto cambie de lugar con el tiempo). Al momento de emitir la guías e
inmediatamente después de ingresar el proveedor, se muestran las órdenes de compra
realizadas a dicho proveedor, para que el usuario realice la devolución de la mercadería.
6.3.- Relación entre el módulo de Ventas y el módulo de Almacén
En el módulo de ventas cuando se generan Guías de Remisión por venta de
Productos terminados se generan automáticamente las Notas de salida de Almacén. La
notas generadas se vuelven a actualizan si la guía de remisión es posteriormente
modificada. Por otro lado, los formularios de Notas de Pedido y de Guías de remisión
muestran al momento de generarse el stock actual de cada artículo. Adicionalmente, si se
activa el control que impide que se procesen stock negativos, GesNet impedirá la
generación de Guías cuando el stock es Menor que Cero. Para activar el control que
impide el proceso de stock negativos, se debe abrir el formulario de Propiedades del
sistema y modificar la propiedad: AlmacenInsumosPermitirStockNegativo o
AlmacenArticulosPermitirStockNegativo. Observe el formulario a continuación:

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6.4.- Relación entre el módulo de Ventas y el módulo de Cuentas por Cobrar

Tanto las Facturas como las Boletas de Ventas que se generan en el módulo de
ventas, que no hayan sido anuladas y que sean factibles de cancelar (los comprobantes
con monto cero no cumplen este requisito) pasan a ser procesadas por el módulo de
cuentas por cobrar ya sea para su cancelación o para su Canje por una o mas letras. Las
Notas de crédito generadas en el módulo de ventas se muestran en el estado de cuenta
del cliente del módulo de cuentas por cobrar si esta no esta anulada y si aun no ha sido
aplicada por el cliente a alguno de sus pendientes de pago.
6.5.- Transportistas
Los transportistas, los conductores y sus respectivos vehículos de transporte se
ingresan mediante la opción transportistas ubicada en la barra principal del Módulo de
Ventas: Tablas →Transportistas. Los transportistas son necesarios al momento de crear
las guías de remisión. A continuación veamos los formularios para la lista y Mantenimiento
de transportistas:

6.6.- Vendedores

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La opción para el ingreso de los vendedores de la empresa se encuentra ubicada

bajo en la siguiente ruta: Modulo de Ventas->Tablas->Vendedores. A continuación se
muestra la Lista y el formulario de Mantenimiento de Vendedores:

Note que el formulario le permite ingresar el porcentaje de comisión que recibe

cada vendedor por sus ventas. El porcentaje de comisión puede un valor a nivel general,
un valor por clase o familia o un valor por artículo. En el modulo de cuentas por Cobrar
veremos que las comisiones pueden otorgarse al momento de la venta o al momento de la
cobranza.

6.7.- Mantenimiento de Artículos

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El formulario para el mantenimiento de artículos, le permitirá registrar los

productos o artículos a ser vendidos por su empresa. A continuación mostramos el
formulario que muestra la lista de artículos:

Además de los botones tradicionales de mantenimiento, GesNet le muestra otros

botones adicionales, los cuales se mostrarán dependiendo de la configuración o
implementación realizada para su empresa. El botón de Lotes, le permite ingresar los lotes
o las series de los productos a vender. Esta opción es muy necesaria para la venta de
productos farmacéuticos, equipos electrónicos, etc. Para ciertas configuraciones, esta lista
también muestra un botón para la lista de precios por volumen y otro para las
bonificaciones por volumen. Estas opciones están destinadas para aquellos negocios
donde el volumen de la venta determina el precio y bonificaciones adicionales al cliente o
comprador. Esta opción es muy necesaria para la venta de productos al por mayor. A
continuación mostramos el formulario para el mantenimiento de los artículos.

6.8.- Mantenimiento de Clientes

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El registro de los clientes se realiza mediante esta opción, ubicada en el modulo de

ventas. A continuación se muestra el formulario para la Lista de Clientes:

Y el formulario para el mantenimiento de clientes es el siguiente:

Además de los datos de la dirección y comunicación o contacto, los parámetros de

cobro permite Predeterminar los valores que usualmente aplican a cada uno de los
clientes, tales como la moneda de Cobro, la condición o forma de Cobro, el vendedor , la

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zona, etc. Las direcciones de Despacho, son aquellas direcciones destinadas para el envió
de la mercadería.
Adicionalmente dentro de los parámetros de Cobro, encontramos dos valores
relacionados con la política de crédito que tiene la empresa con determinados clientes. El
monto de crédito y la moneda del Monto de crédito determinarán un tope máximo de
endeudamiento de un determinado cliente. Para calcular el endeudamiento del cliente se
tomarán en cuenta todos los documentos pendientes de pago del cliente. Si el valor del
monto del crédito esta en cero, GesNet considerará que el cliente no tiene tope en su
endeudamiento con la empresa.
6.9.- Tipos de Nota de pedido
Los tipos de nota de pedido permiten determinar cuál será el comportamiento de
una Nota de pedido. Por defecto GesNet viene con algunos tipos de Nota predefinidos.
Veamos a continuación el formulario de Tipos de Nota de pedido (Esta opción del sistema
lo encontramos en la barra principal del Módulo de Ventas: Tablas →Tipos de Nota de
pedido):

.
6.10.- Notas de pedido
Las notas de pedido se ingresan al sistema teniendo como base la orden de compra
del cliente. En ella se registran el pedido de artículos, el cual servirá posteriormente para
generar la guía de remisión respectiva o comprobante de pago y así llevar un control de lo
despachado al cliente. Veamos a continuación primero la lista de Notas de Pedido y luego
el mantenimiento de Notas de pedido:

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Note que el usuario puede indicar una serie de criterios para seleccionar las Notas de
Pedido. Entre ellas puede proporcionar un rango de fechas, el estado de la nota, el cliente,
etc. Se recomienda siempre proporcionar los criterios de selección de modo que los
registros mostrados no sean tantos que se sature o sobrecargue la computadora o la red
con información que de repente es innecesaria. Veamos ahora el formulario de
mantenimiento:

Al ingresar el cliente, GesNet obtendrá el nombre del contacto de la tabla de clientes.

Note que la grilla de artículos, posee dos columnas que irán llevando el control de las
cantidades despachadas y devueltas al cliente. Una nota de pedido no podrá ser
modificada ni anulada si ya ha sido despachada parcialmente o en su totalidad.
6.11. Números de Serie de Comprobantes
Muchos de los comprobantes que se procesan en GesNet hacen uso de un número
de Serie el cual esta regulado por ley. Este es el caso de las Guías de Remisión, Facturas,
Boletas de Venta, Notas de Crédito y Notas de Debito. Para indicarle a GesNet cuales son

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los números de serie que se utilizaran en cada caso, se utiliza la opción ubicada bajo el
Menú Principal Tablas → Tipos de Comprobante. Al activar esta opción veremos el
siguiente formulario:

Note que al lado de la columna empresa de la grilla inferior derecha encontramos

otra columna donde indicamos el número de serie. Si son mas de una serie la que se
utilizará en uno de los comprobantes se vuelve a repetir la empresa y a continuación el
otro número de serie.
6.12.- Tipos de Guía de remisión
Los tipos de guías de remisión determinan la naturaleza del comportamiento de las
guía de remisión. Los tipos de guía indican si una guía de remisión va a ser dirigida a un
proveedor (el cual es el caso de una devolución de mercadería), Cliente (Cuando se vende
mercadería) o a un trabajador (ventas al personal). Se indica también si el ítem de la guía
será un insumo o un producto terminado. También si la guía va a generar una nota de
salida de almacén y si es así de que tipo. Adicionalmente, el tipo de guía indica si la guía
va a generar una factura o boleta de venta y si es así de qué tipo de emisión se trata.
GesNet ya viene con tipos de Guía de remisión predefinidos, pero es posible añadir los que
sean necesarios. Para acceder a esta opción del sistema vayamos a la barra principal del
Módulo de Ventas: Tablas → Tipos de Guía de remisión. El formulario de Tipos de Guía se
muestra a continuación:

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6.13.- Guías de Remisión

Las guías de remisión se pueden generar a partir de una nota de pedido o de
manera independiente si así se desea. Veamos a continuación el formulario para la lista de
Guías de remisión:

Este formulario permite que el usuario indique una serie de criterios de selección,
que permiten ubicar eficazmente una guía determinada. Como siempre se recomienda
elegir criterios de selección que permita mostrar un grupo reducido de guías para evitar la
congestión o sobrecarga de información tanto en la red como en la misma computadora.
Veamos a continuación el formulario de mantenimiento:

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El formulario de Guías de remisión requiere el ingreso de una serie de información

indispensable para la impresión de la guía. Cuando se genera una Guía a partir de la Nota
de pedido (lo cual se consigue a través del menú contextual de la lista de notas de
pedido), GesNet obtiene toda la información necesaria de la Nota para crear
automáticamente la guía de remisión haciendo prácticamente innecesaria el ingreso de
información adicional al formulario de Guías. Si la nota de pedido ya ha sido previamente
atendida en forma parcial, GesNet solo tomara los saldos como cantidad a despachar en la
nueva guía generada. La grilla de artículos dispone de columnas que permiten llevar el
control de la cantidad facturada, la orden de compra que la genera y el comprobante de
pago generado a partir de la guía. Si el usuario decide por el ingreso manual de la guía no
obstante existir notas de pedido del cual generarla, GesNet mostrará las ordenes
pendientes si existieran inmediatamente después de ingresar el cliente. Una guía de
remisión no podrá ser modificada o anulada luego que se haya generado algún
comprobante de pago a partir de ella. Si se desea Anular o modificar una guía de remisión
se deben anular previamente los comprobantes generados a partir de ella.
Recuerde que existen algunos tipos de guías (por ejemplo la de ventas al cliente)
que generan automáticamente una nota de salida de almacén. Si se modifica la guía de
remisión también se modificará automáticamente la nota de salida. Como en el caso del
módulo de almacén existe una fecha en el sistema que determinará si aun es posible
modificar ciertos documentos tales como las Guías de remisión. Esa fecha, al cual solo
puede acceder el usuario autorizado, se encuentra en el formulario de propiedades del
sistema. Si activamos este formulario podemos observar la fecha de cierre del módulo de
ventas:

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Otro aspecto importante es la cantidad máxima de ítems que el formulario de

mantenimiento debe permitir de manera que este no exceda la capacidad de impresión del
formato de la guía de remisión de la empresa. Para indicarle a GesNet la cantidad máxima
se utiliza el formulario de propiedades del formulario de mantenimiento, el cual se
encuentra en la barra inferior de botones del formulario de mantenimiento. Al activar esta
opción se obtiene el siguiente formulario:

Dentro de la ficha de Empresa encontramos una propiedad llamada FilasxGrilla el

cual es justamente la que determina cuantas filas o ítems permitirá GesNet al momento de
generar una Guía de remisión. Adicionalmente, tenemos otras propiedades que resultan
ser los valores predeterminados que se mostrarán al momento de crear una nueva Guía
de remisión.
6.14.- Tipos de Emisión de comprobantes de Cobro
Los tipos de emisión de comprobantes de pago, permiten determinar el
comportamiento de los comprobantes de pago al momento de ser creados. GesNet viene
con un grupo de tipos de emisión predefinidos que permiten crear tipos de comprobante
de los más diversos. Por ejemplo, para facturas y boletas, el tipo de emisión puede definir
si este se va a girar a un cliente o a un trabajador, si lo que se va a facturar son Insumos
(algunas empresas ponen a la venta los insumos que forman parte de su proceso
productivo) o de productos terminados o de cualquier otro tipo de venta tal como un
servicio. Estos parámetros definirán la presentación del comprobante de pago al momento
de crear uno nuevo. Para acceder a esta opción seleccione en la barra principal del
Módulo de Ventas: Tablas → Tipos de Emisión de Comprobante de pago. El formulario
que se muestra es el siguiente:

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Note que existe también un tipo de emisión para notas de crédito originadas por la
devolución de mercadería, el cual presenta una grilla de artículos, así como un tipo de
emisión para las notas de crédito predeterminadas, las cuales permiten el tipeo de texto
para indicar la razón por la que se emite dicha nota.
Adicionalmente, existe un campo donde se indica la serie que se mostrará por
defecto al momento de seleccionar el tipo de emisión de comprobante. Esta opción es
muy utilizada cuando se van a emitir comprobantes de pago desde un mostrador, como es
el caso de una farmacia o ferretería. Justamente existe un botón adicional en este
formulario donde se indica si el tipo de emisión será del tipo mostrador.
Otros dato importante es la presentación del control que permitirá elegir el Almacén.
Si su empresa solo incluye artículos de un mismo almacén en una factura o boleta
entonces asigne el valor de SI al botón rotulado Almacén en cabecera. Si su empresa
puede incluir en una misma factura artículos de diferentes almacenes entonces asigne el
valor de NO al botón rotulado Almacén en cabecera.

6.15.- Comprobantes de Pago

Los Comprobantes de Pago pueden listarse en el sistema al activar el botón llamado
Comprobantes y que se encuentra ubicada en la barra principal del módulo de ventas.
Veámoslo a continuación

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La Lista de Comprobantes de Pago se puede filtrar ya sea por el cliente, por un

rango de fechas, por el vendedor o por el número de serie y el número de comprobante.
Se recomienda proporcionar criterios de búsqueda que mantengan reducido en lo posible
la cantidad de registros seleccionados para evitar la sobrecarga innecesaria ya sea de la
red o de la propia computadora. Veamos ahora el formulario de mantenimiento:

El formulario de Comprobantes de Pago requiere el ingreso de una serie de

información indispensable para la creación de dicho comprobante. Cuando se genera una
factura o boleta a partir de la Guía de remisión (lo cual se consigue a través del menú
contextual de la lista de Guías de remisión o de las Notas de pedido), GesNet obtiene toda
la información necesaria de la Guía de remisión o nota de pedido, del cliente, de la lista de
artículos y de los valores predeterminados del formulario para crear automáticamente el
comprobante haciendo prácticamente innecesaria o reduciendo al mínimo el ingreso de
información adicional al su formulario. Si la Guía de remisión ya ha sido previamente
atendida en forma parcial, GesNet solo tomará los saldos como cantidad a despachar en el
nuevo comprobante generado. La grilla de artículos dispone de una columna que muestra

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cual es el origen del ítem del comprobante (Esta puede ser originada a partir de una Guía
de remisión, una Nota de pedido o puede haber sido ingresada manualmente). Si el
usuario decide por el ingreso manual del comprobante no obstante existir Guías de
remisión del cual generarla, GesNet mostrará las Guías pendientes inmediatamente
después de ingresar el cliente. Un comprobante no podrá ser modificado o anulado luego
que se haya impreso o que se haya cancelado total o parcialmente. Si se desea Anular un
comprobante se deben anular previamente las cancelaciones generadas a partir de el
(Cuando hablamos aquí de cancelaciones nos referimos a una cancelación propiamente
dicha, una nota de crédito o el canje del comprobante por una o mas letras).
Un aspecto importante del mantenimiento de comprobantes es que el usuario puede
configurar el sistema para asegurarse que ninguna venta realizada sea inferior al costo de
la misma. Para ello se dispone de la propiedad del sistema llamado
PrecioVentaMenorPrecioCosto, el cual puede ser configurada de modo que le permita
libremente facturar a cualquier precio o que le muestre un mensaje de advertencia cuando
el precio es menor que el costo (en este caso la decisión de facturar queda en manos del
usuario) o que el sistema le prohíba completamente la facturación por debajo del costo. La
propiedad a configurar se muestras en el siguiente cuadro:

Como en otros casos, el formulario de Comprobantes dispone también de un

formulario de propiedades dentro del cual podemos establecer los valores
predeterminados a utilizar al momento de crear un nuevo comprobante. Por ejemplo,
podemos indicarle a GesNet que Tipo de emisión debe asumir por defecto, la serie, el
almacén, el vendedor, la forma de pago, la moneda, el número de serie del comprobante,
etc. También dentro del formulario de propiedades podemos indicar cual es el número
máximo de ítems (FilasxGrilla) que GesNet debe permitir para no sobrepasar el espacio
o capacidad de impresión del formato del comprobante de la empresa. Veamos el
formulario de propiedades:

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Propiedades por sistema Propiedades por empresa

Existen también propiedades que permiten bloquear ciertos controles de modo que el
usuario no pueda modificar algunos valores involuntariamente. Por ejemplo, haciendo uso
de las propiedades del formulario se pueden bloquear el control de la Serie del
Comprobante y el número correlativo del mismo, etc.
Anulación de Facturas y Boletas de Venta
La anulación de un comprobante de pago solo debe realizarse cuando se cumplan las
siguientes condiciones:
1. El formulario pre-impreso correspondiente al comprobante a anular ya ha sido
utilizado o ha sufrido algún deterioro que la invalida legalmente. Si no se ha
impreso el comprobante y este mantiene su validez, aun existe la posibilidad de
modificar la factura.
2. La empresa acepte como política, la posibilidad de anular comprobantes de pago
bajo ciertas condiciones.
3. El comprobante no haya sido declarado ante las entidades gubernamentales,
llámese SUNAT. La declaración implica también, el uso o pago del crédito o los
impuestos correspondientes.
4. La fecha de la anulación no sea mayor que la fecha límite para la anulación de
comprobantes establecida como política de anulación de documentos en la
empresa. De no existir una fecha límite, la fecha de anulación no debe ser mayor
que la fecha de la declaración señalada en el punto anterior.
Solo si se cumplen estas condiciones se puede proceder a la anulación de una Boleta
de Venta o una Factura. En caso de que no se cumplan dichas condiciones, no se debe
anular una factura bajo ningún otro motivo. En esos casos específicos siempre se debe
emitir una nota de crédito.
Basándonos en el contexto bajo el cual se realiza la anulación de un comprobante,
los efectos de dicha anulación pueden variar. Veamos los siguientes escenarios:

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1. Anulación de una factura o Boleta que no ha sido cancelada. En este caso procede
la anulación y se anulan las salidas de almacén que la factura pudo haber
generado (esto solo aplica a comprobantes sin guía de remisión).
2. Anulación de una factura o Boleta que ya ha sido cancelada y no hay devolución de
dinero. En este caso se anula el comprobante, se anulan las salidas de almacén
que la factura pudo haber generado (esto solo aplica a comprobantes sin guía de
remisión), pero el dinero de la cancelación pasa a registrarse como un anticipo del
cliente para ser utilizada en la cancelación de cualquier otro comprobante futuro.
3. Anulación de una factura o Boleta que ya ha sido cancelada y se devuelve la
totalidad del dinero. En este caso se anula el comprobante, se anulan las salidas de
almacén que la factura pudo haber generado (esto solo aplica a comprobantes sin
guía de remisión) y se elimina completamente el registro de la cancelación.

6.16.- Notas de Crédito

Las notas de Crédito son documentos que se generan ya sea para formalizar la
anulación de una factura cancelada, para favorecer al cliente con un descuento o para
registrar la devolución valorizada de mercadería vendida. GesNet viene con 2 tipos de
notas de crédito predefinidas que permiten procesar información dentro de los escenarios
antes mencionados. El primer tipo es el de devolución de Mercadería el cual presenta
además de un encabezado una grilla de artículos en el cual se registrarán los artículos
devueltos. El segundo es aquel en la que el detalle de la nota de crédito es un texto que
explica la naturaleza o razón de la generación de la nota de crédito. Como en los casos
anteriores, el sistema muestra primero un formulario conteniendo la lista de notas de
crédito y luego si así lo desea el usuario, realizar el mantenimiento de las Notas. Veamos
primero la Lista de Notas de Crédito:

Note que la Lista de Notas puede ser filtrada por diferentes criterios que el usuario
puede ingresar y que facilitan la búsqueda de alguna nota ingresada con anterioridad.
Como siempre se recomienda mantener la lista los mas reducida posible tratando de que

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los criterios de selección sean lo mas específicos posibles. Ahora veamos el formulario de
mantenimiento:

En el formulario de mantenimiento observamos 3 partes importantes:

El encabezado de la Nota Crédito, el cual contiene el Número de Serie, el Número de
Nota, el Cliente, la Moneda, el documento de referencia, etc. La segunda sección es la
relacionada con el texto explicativo de la razón de la generación de la Nota de Crédito. Y
la tercera parte que muestra la grilla de los artículos o conceptos que son motivo de la
Nota de Crédito. A continuación viene el resumen monetario del comprobante.
La presentación de la nota de Crédito puede variar ligeramente dependiendo de la
configuración de su empresa. Veamos a continuación el formulario con otras
configuraciones, veamos:

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Note que el cuadro para el texto explicativo ha sido reemplazado por una grilla de
comprobantes. Luego que se haya ingresado los comprobantes de pago con mercadería
para ser devuelta, el usuario debe utilizar el botón cargar para obtener los ítems de los
comprobantes y llenar la grilla de artículos. Luego puede modificar algunos o eliminar
otros de modo que finalmente solo queden los ítems con las cantidades correctas en la
grilla de artículos.
La nota de crédito puede también ser generada automáticamente a partir de una
factura. Esta opción se encuentra en el menú contextual de la grilla de la lista de facturas.
Cuando se genera la Nota de crédito, Nuevamente GesNet, recuperara toda la información
necesaria de la factura, el cliente y los artículos para reducir al mínimo la cantidad de
información que el usuario tenga que digitar.
6.17.- Notas de Débito
Las notas de débito podríamos decir que es lo contrario de una Nota de Crédito y
son generados a partir de un gasto incurrido por la empresa como resultado de la
morosidad del cliente o de un aumento en los precios no considerado al momento de
facturar. El mantenimiento de las Notas de débito es similar al mantenimiento de Notas de
Crédito. Por ello a continuación mostramos el formulario para la lista de Notas de Débito y
el formulario para el mantenimiento de las Notas de Débito.

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GesNet 4.0

Y finalmente veamos el formulario de mantenimiento:

En este caso GesNet tiene definido solo un tipo de nota de débito, aunque la
posibilidad esta abierta para crear otras mas.
6.18.- Lista de Precios
El Modulo de ventas cuenta con una opción para el ingreso de los precios de venta
de los artículos. Dicho precios pueden ingresarse por Sede, Por Articulo, Por Fecha de
Vigencia, Por Moneda, por Unidad de Venta y por Forma de Pago. Esta opción se
encuentra ubicada bajo la opción de Tablas del Modulo de Ventas.

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GesNet 4.0

La lista de Precios posee dos opciones adicionales que le permite carga una lista de
precios inicial y reajustar los precios de una lista existente.

A continuación veamos el mantenimiento de la lista de Precios:

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GesNet 4.0

7.- Modulo de Cuentas por Cobrar

7.1.- Descripción
Las cuentas por cobrar Lo constituyen todos los comprobantes generados en el
módulo de ventas y en otros módulos. Y a cuyas cancelaciones el usuario necesita
seguirles el rastro. Mediante este módulo podemos determinar los montos periódicos que
esperamos recibir como producto de las cobranzas, información vital para el analista
contable al momento de elaborar el flujo de caja de la empresa.
Este módulo cuenta con formularios que permiten realizar los canjes de uno o más
documentos pendientes de cobro en una o más letras, así como la renovación o el
refinanciamiento de una o más letras por una o más nuevas letras. Esta operación es
llamada comúnmente canje de documentos.
Para utilizar este módulo, se requiere haber ingresado la información que es
necesaria para la utilización del módulo de ventas además de los abajo indicados:
✓ Ingresar Bancos y cuentas bancarias (Ubicado en la barra principal del Módulo de
Cuentas por Cobrar : Tablas → Bancos)
✓ Ingresar los Tipos de Cobranza (Ubicado en la barra principal del Módulo de Cuentas
por Cobrar : Tablas → Tipos de Cobranza)
Por razones de seguridad el módulo de cuentas por cobrar tiene una fecha de cierre
de proceso, antes del cual no puede ser alterado ningún registro perteneciente a este
módulo. Dicha fecha de cierre solo puede ser modificado por el usuario autorizado y se
encuentra en el formulario de propiedades del sistema tal y como se observa a
continuación:

7.2.- Relación entre el módulo de Cuentas por Cobrar y el módulo de Ventas

La cuentas por cobrar están conformadas por la Facturas, Boletas de venta (Aquellas
boletas del tipo que generan pendientes), Notas de Débito y las Letras. De modo que

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GesNet 4.0

como verá la relación entre ambos módulos es muy directa. Los comprobantes generados
en el módulo de ventas pasan a ser automáticamente cuentas pendientes por Cobrar.
7.3.- Caja, Bancos y Cuentas Bancarias
Los bancos y sus respectivas cuentas bancarias permitirán al usuario identificar
donde han sido recibidos el cobro de los documentos pendientes de cobro o simplemente
cobranzas. Veamos el formulario de bancos y cuentas bancarias, el cual puede ser
accedido desde la barra principal del Módulo de Cuentas por Cobrar: Tablas → Bancos.
Los bancos y sus respectivas cuentas bancarias permitirán al usuario identificar donde han
sido recibidos el pago de los documentos pendientes de pago o simplemente pagos.
Veamos el formulario para la lista de Bancos, el cual puede ser accedido desde la barra
principal del Módulo de Cuentas por Pagar: Tablas → Bancos.

Por defecto, GesNet viene con algunos registros ingresados en el sistema. La Caja es
utilizada para los ingresos y Egresos en efectivo. El otro registro es Aplicaciones,
generalmente utilizado para la aplicación de Notas de Crédito y Anticipos a los Comprobantes
de Pago. Al aplicar una Nota de Crédito o un Anticipo a un comprobante se cancela total o
parcialmente el comprobante con el monto aplicado. Veamos a continuación el formulario de
Mantenimiento de Bancos:

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GesNet 4.0

7.4.- Documento de Cobranza

El Documento de cobranza permitirá identificar cual fue el instrumento de
cancelación al momento de registrar una cobranza en el sistema. El formulario de tipos de
cobranza puede ser accedido desde la barra principal del Módulo de Cuentas por Cobrar:
Tablas → Documentos de Cobranza.

GesNet viene configurado con la mayoría de los documentos o medios de cobranza

utilizados para cancelar o canjear comprobantes de Cobro.

7.5.- Pendientes de Cobro

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GesNet 4.0

Como mencionamos en la introducción de este módulo los documentos pendientes

de cobro lo constituyen las facturas, Boletas de Venta, Notas de Crédito, Notas de Débito,
Letras, etc. Veamos el formulario para la lista de pendientes de cobro.

Este formulario presenta la opción de seleccionar por diferentes criterios tales como
el cliente, un rango de fechas de emisión, un rango de fechas de vencimiento, el estado
del documento, el tipo de pendiente, etc.
Además de consultar el documento pendiente, en el menú contextual hallamos otras
opciones que permiten al usuario generar un canje por letra(s), generar una cobranza o
cancelación y consultar las cobranzas o cancelaciones del documento si las tuviera. A
continuación veamos el formulario para el mantenimiento de Pendientes de Cobro.

La opción para la creación de nuevos pendientes de cobro, solo debe usarse para
aquellos comprobantes de cobro que están pendientes al inicio de la utilización de GesNet
o para ingresar algún otro tipo de pendiente de cobro que no se consigue generar en

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GesNet 4.0

ningún otro modulo del sistema. Al registra un nuevo pendiente de Cobro se debe
consignar solo el saldo del comprobante en el campo Monto total del formulario.
7.6.- Canje de comprobantes
El canje de documentos permite que el usuario pueda canjear uno o más
comprobantes de pago por una o más letras. Los Comprobantes de pago a ser canjeados
pueden a su vez ser letras, en cuyo caso recibe el nombre de renovación o
refinanciamiento de Letras. Veamos a continuación el formulario para la lista de canjes de
comprobantes:

Esta lista muestra los canjes realizados, el número, la fecha, el número de letras
involucradas y el monto. Veamos ahora el formulario de mantenimiento:

Nuestro formulario de canje la podemos dividir en 4 secciones:

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GesNet 4.0

La sección 1 (Parte superior Izquierda) esta relacionada con la información relativa al

número de canje (No confundir el número de canje con el número de letra, pues un canje
puede dar origen a una o mas letras), el cliente, la fecha de proceso, la moneda y el
número de letras que se crearán con este canje.
La sección 2 (Parte superior derecha) nos muestra una pequeña lista de los
comprobantes pendientes. Esta lista se llena inmediatamente después de que el usuario
ha ingresado el cliente en la sección uno. Adicionalmente esta sección cuenta con un
botón denominado Cargar, el cual permite llenar la grilla de comprobantes con los
comprobantes seleccionados en la lista de la sección 2.
La sección 3 (parte intermedia del formulario) contiene la relación de comprobantes
que serán canjeados por sendas letras. Note que los canjes pueden ser realizados en una
moneda diferente a la moneda del comprobante. Para la conversión se utilizará el tipo de
cambio de venta del día de proceso. Note también que el usuario puede decidir canjear el
monto total del comprobante o solo una parte de ella. En todo caso el monto del canje
nunca podrá exceder el saldo del comprobante. Cuando el usuario ingresa los montos a
canjear, GesNet suma el monto de estos montos y los divide por el numero de letras.
Inmediatamente GesNet asigna este resultado al monto individual de cada letra.
La sección 4 (Parte inferior del formulario) contiene la grilla de nuevas letras que se
crearan a partir de este canje. La cantidad estará determinada por la selección que el
usuario haga en el combo del número de letras de la sección 1. En esta sección el usuario
debe indicar cuales son las formas de pago de las letras, dejando que GesNet calcule
automáticamente las fechas de vencimiento. Sin embargo el usuario siempre tendrá la
posibilidad de alterar en última instancia las fechas de vencimiento si así lo desea.
La columna de renovación de la sección 4 solo se utiliza cuando se va a realizar la
renovación de una letra. En este caso GesNet mantiene el número de letra anterior como
el número de la nueva letra pero incrementa en uno el número de renovación. Esto
permite identificar la letra de origen y el número de veces que se ha renovado.
La columna de anulado es utilizado cuando ya se ha creado la letra y se desea anular
por alguna razón. En este caso lo que el usuario debe hacer es activar el check
correspondiente de la letra y listo.
En todos los casos anteriores se debe tener en cuenta que GesNet nunca permitirá la
grabación del canje si el monto total a canjear de los comprobantes no coincide con el
monto total de las letras generadas. En algunos casos esto pudiera ocurrir cuando el
monto total de los comprobantes no es divisible por el número de letras. En este caso el
usuario tendrá que modificar manualmente el monto de alguna de las letras para que la
suma coincida con este total. Tenga en cuenta que al anular una letra, el monto real de la
letra es cero aunque en la columna monto total de la grilla de letras se muestre un monto
calculado.
También es importante mencionar que un canje no podrá ser modificado si por lo
menos una de las letras generadas por el canje ya ha sido amortizada o cancelada o la
fecha del canje no sea igual o inferior a la fecha de cierre del módulo de cuentas por
cobrar.
Como en anteriores ocasiones, GesNet ofrece la ventaja de generar
automáticamente un canje a partir de un comprobante pendiente utilizando para ello el

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GesNet 4.0

menú contextual de la grilla del formulario que muestra la lista de pendientes. Cuando se
activa esta opción, GesNet recupera toda la información necesaria para generar el canje
haciendo mínima la intervención del usuario.
7.7 Letras
Las letras generadas a través del mantenimiento de canjes, necesitan mantener
información adicional que ayude al usuario a seguirles la pista y conocer su situación o
estado. Por ello existe una opción adicional para las letras. Veamos a continuación la lista
de Letras:

Note que los criterios de selección permiten seleccionar letras, por cliente, por
Estado, por situación, por fecha de vencimiento, por banco, etc. Veamos ahora el
formulario de mantenimiento:

En este formulario se pueden ingresar datos adicionales como el banco, el descargo,

la fecha de protesto, etc.
7.8.- Conceptos de Cobranzas

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7.9.- Cobranzas
La cobranza de un comprobante se puede realizar en una moneda diferente a la del
comprobante, puede ser realizada en efectivo, depósito bancario, tarjeta de crédito,
cheque, etc. La cobranza de un comprobante puede ser también parcial o total.
Veamos el formulario para la lista de cobranzas:

Note que se pueden filtrar las cobranzas por cliente, tipo de cobranza, cuenta, rango
de fechas, etc. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al mínimo
la cantidad de cobranzas mostrada para evitar una innecesaria congestión de la red o de
la PC. Veamos ahora el Formulario de mantenimiento de Cobranzas:

La numeración de las cobranzas son correlativas y no pueden ser modificadas por el

usuario. Los documentos pendientes de cobro se mostraran luego de ingresado el
concepto de la cobranza y el cliente. Existe otra opción para generar la cobranza de un
comprobante y es mediante la opción Generar Cobranza del menú contextual del
formulario para la lista de Pendientes de Cobro..

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GesNet 4.0

GesNet permite la cancelación parcial o total de pendientes. Cuando la cobranza o

pago se realiza en una moneda distinta a la del comprobante, GesNet solicita el ingreso
del monto de la cancelación tanto en la moneda del comprobante como en la moneda de
la cobranza. Para que GesNet permita la grabación de la cobranza se requiere que la suma
total de los comprobantes coincida con el monto total ingresado en la casilla de texto
ubicado en la cabecera del formulario, el cual sirve como un control de verificación o de
chequeo (después de todo con las cobranzas no se juega).
Las cobranzas se pueden eliminar (sí como lo leyó: ‘Eliminar’) en cualquier momento,
siempre y cuando la fecha de la cobranza no sea igual o anterior a la fecha de cierre del
módulo de cuentas por cobrar.
7.10.- Cambios de Situación de Letras
Las letras pueden encontrase en diferentes situaciones: Pendiente de Aceptación por
el Cliente, En Cartera, En Descuento, En Cobranza, etc. GesNet posee una opción que le
permite registrar los cambios de situación que posteriormente se reflejarán en asientos
contables si el usuario así lo desea. Para ello seleccione la opción Cambio de Situación de
la barra superior de botones dentro del módulo de Cuentas por Cobrar. Luego de
seleccionar la opción el sistema mostrará una lista de los cambios de situación realizados:

Mediante este formulario el usuario puede realizar búsquedas de Cambios de

Situación registrados, modificar cambios de situación existentes o ingresar un nuevo
cambio de situación. Para registra un nuevo cambio de situación el usuario debe
seleccionar el botón Nueva. Inmediatamente el sistema le muestra al usuario un
formulario como el que se observa a continuación:

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GesNet 4.0

Cuando uno selecciona el tipo de cambio de situación que desea realizar, el sistema
le mostrará en el recuadro de la derecha la lista de letras que están en la situación inicial
que es materia del cambio. Por ejemplo en el formulario anterior la situación inicial es
DESCUENTO. A continuación vemos que luego de seleccionar esta opción del control
desplegable, se muestran todas las letras que están en condición de descuento listas para
ser cambiadas a la situación de ABONADO.
Si luego de ingresar un Cambio de Situación se quisiera hacer alguna modificación a
la selección “de Descuento a Abonado”, el sistema solo le permitirá hacer el cambio a
cualquier otro Cambio de Situación siempre y cuando la situación inicial del nuevo cambio
seleccionado sea también Descuento. Por ejemplo, solo se podría modificar el cambio de
Situación “de Descuento a Abonado” a otro como por ejemplo “de Descuento a
Protestado” o “de Descuento a Cobranza”. Pero no podría cambiar “de Descuento A
Abonado” a “de Cobranza a Descuento”. Esto debido a que la situación original de las
letras debe coincidir con la situación inicial del cambio seleccionado.

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GesNet 4.0

8.- Modulo de Cuentas por Pagar

8.1.- Descripción
Las cuentas por pagar lo constituyen todos los comprobantes generados en el
módulo de compras y en otros módulos y a cuyas cancelaciones el usuario necesita
seguirles el rastro. Mediante este módulo podemos determinar los montos periódicos que
vamos a descargar como producto de los pagos, información vital para el analista contable
al momento de elaborar el flujo de caja de la empresa.
Este módulo cuenta con formularios que permiten realizar los canjes de uno o más
documentos pendientes de pago en una o más letras, así como la renovación o el
refinanciamiento de una o más letras por una o más nuevas letras. Esta operación es
llamada comúnmente canje de documentos.
Para utilizar este módulo, se requiere haber ingresado la información que es
necesaria para la utilización del módulo de compras además de los abajo indicados:
✓ Ingresar bancos y cuentas bancarias (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas
→ Bancos)
✓ Ingresar los Documentos de Pago (Ubicado en la barra principal del Módulo de
Cuentas por Pagar : Tablas → Documentos de Pago)
8.2.- Relación entre el módulo de Cuentas por Pagar y el módulo de Compras
La cuentas por pagar están conformadas por la Facturas, Boletas de venta (Aquellas
boletas del tipo que generan pendientes), las Letras. De modo que como verá la relación
entre ambos módulos es muy directa. Los comprobantes generados en el módulo de
compras pasan a ser automáticamente cuentas pendientes por Pagar.
8.3.- Caja y Bancos
Los bancos y sus respectivas cuentas bancarias permitirán al usuario identificar
donde han sido recibidos el pago de los documentos pendientes de pago o simplemente
pagos. Veamos el formulario para la lista de Bancos, el cual puede ser accedido desde la
barra principal del Módulo de Cuentas por Pagar: Tablas → Bancos.

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Por defecto, GesNet viene con algunos registros ingresados en el sistema. La Caja es
utilizada para los ingresos y Egresos en efectivo. El otro registro es Aplicaciones,
generalmente utilizado para la aplicación de Notas de Crédito y Anticipos a los Comprobantes
de Pago. Al aplicar una Nota de Crédito o un Anticipo a un comprobante se cancela total o
parcialmente el comprobante con el monto aplicado. Veamos a continuación el formulario de
Mantenimiento de Bancos:

8.4.- Documentos de Pago

El tipo de pago permitirá identificar cual fue el instrumento de cancelación al
momento de registrar un pago en el sistema. El formulario de tipos de pago puede ser
accedido desde la barra principal del Módulo de Cuentas por Pagar: Tablas → Tipos de
Pago.

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GesNet viene configurado con la mayoría de los documentos o medios de pago

utilizados para cancelar o canjear comprobantes de Pago.
8.5.- Pendientes de Pago
Como mencionamos en la introducción de este módulo los documento pendientes de
pago lo constituyen las facturas, Boletas de Venta, las Letras. Veamos la lista de
pendientes de pago.

Este formulario presenta la opción de seleccionar por diferentes criterios tales como
el proveedor, un rango de fechas de emisión, un rango de fechas de vencimiento, el
estado de la pendiente, el tipo de pendiente, etc.
Además de consultar el documento pendiente, en el menú contextual hallamos otras
opciones que permiten al usuario generar un canje por letra(s), generar un pago o
cancelación y consultar los pagos o cancelaciones del documento si las tuviera. A
continuación se muestra el formulario para el ingreso de los Pendientes de pago anteriores
al inicio de operaciones de GesNet o Pendientes de pago que no se originan en ninguno
de los módulos adquiridos.

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Si son comprobantes de pago parcialmente cancelados, solo se debe registrar el

saldo por cancelar del comprobante.
8.6.- Canje de comprobantes
El canje de documentos permite que el usuario pueda canjear uno o más
comprobantes de pago por una o más letras. Los Comprobantes de pago a ser canjeados
pueden a su vez ser letras, en cuyo caso recibe el nombre de renovación o
refinanciamiento de Letras. Veamos a continuación el formulario para la lista de canjes de
comprobantes:

Esta lista muestra los canjes realizados, el número, la fecha, el número de letras
involucradas y el monto. Veamos ahora el formulario de mantenimiento:

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GesNet 4.0

Nuestro formulario de canje la podemos dividir en 4 secciones:

La sección 1 (Parte superior Izquierda) esta relacionada con la información relativa al
número de canje (No confundir el número de canje con el número de letra, pues un canje
puede dar origen a una o mas letras), el proveedor, la fecha de proceso, la moneda y el
número de letras que se crearán con este canje.
La sección 2 (Parte superior derecha) nos muestra una pequeña lista de los
comprobantes pendientes. Esta lista se llena inmediatamente después de que el usuario
ha ingresado el proveedor en la sección uno. Adicionalmente esta sección cuenta con un
botón denominado Cargar, el cual permite llenar la grilla de comprobantes con los
comprobantes seleccionados en la lista de la sección 2.
La sección 3 (parte intermedia del formulario) contiene la relación de comprobantes
que serán canjeados por sendas letras. Note que los canjes pueden ser realizados en una
moneda diferente a la moneda del comprobante. Para la conversión se utilizará el tipo de
cambio de venta del día de proceso. Note también que el usuario puede decidir canjear el
monto total del comprobante o solo una parte de ella. En todo caso el monto del canje
nunca podrá exceder el saldo del comprobante. Cuando el usuario ingresa los montos a
canjear, GesNet suma el monto de estos montos y los divide por el numero de letras.
Inmediatamente GesNet asigna este resultado al monto individual de cada letra.
La sección 4 (Parte inferior del formulario) contiene la grilla de nuevas letras que se
crearan a partir de este canje. La cantidad estará determinada por la selección que el
usuario haga en el combo del número de letras de la sección 1. En esta sección el usuario
debe indicar cuales son las formas de pago de las letras, dejando que GesNet calcule
automáticamente las fechas de vencimiento. Sin embargo el usuario siempre tendrá la
posibilidad de alterar en última instancia las fechas de vencimiento si así lo desea.
La columna de renovación de la sección 4 solo se utiliza cuando se va a realizar la
renovación de una letra. En este caso GesNet mantiene el número de letra anterior como
el número de la nueva letra pero incrementa en uno el número de renovación. Esto
permite identificar la letra de origen y el número de veces que se ha renovado.

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GesNet 4.0

La columna de anulado es utilizado cuando ya se ha creado la letra y se desea anular

por alguna razón. En este caso lo que el usuario debe hacer es activar el check
correspondiente de la letra y listo.
En todos los casos anteriores se debe tener en cuenta que GesNet nunca permitirá la
grabación del canje si el monto total a canjear de los comprobantes no coincide con el
monto total de las letras generadas. En algunos casos esto pudiera ocurrir cuando el
monto total de los comprobantes no es divisible por el número de letras. En este caso el
usuario tendrá que modificar manualmente el monto de alguna de las letras para que la
suma coincida con este total. Tenga en cuenta que al anular una letra, el monto real de la
letra es cero aunque en la columna monto total de la grilla de letras se muestre un monto
calculado.
También es importante mencionar que un canje no podrá ser modificado si por lo
menos una de las letras generadas por el canje ya ha sido amortizada o cancelada o la
fecha del canje no sea igual o inferior a la fecha de cierre del módulo de cuentas por
pagar.
Como en anteriores ocasiones, GesNet ofrece la ventaja de generar
automáticamente un canje a partir de un comprobante pendiente utilizando para ello el
menú contextual de la grilla del formulario que muestra la lista de pendientes. Cuando se
activa esta opción, GesNet recupera toda la información necesaria para generar el canje
haciendo mínima la intervención del usuario.
8.7 Letras
Las letras generadas a través del mantenimiento de canjes, necesitan mantener
información adicional que ayude al usuario a seguirles la pista y conocer su situación o
estado. Por ello existe una opción adicional para las letras. Veamos a continuación la lista
de Letras:

Note que los criterios de selección permiten seleccionar letras, por proveedor, por estado,
por situación, por fecha de vencimiento, por banco, etc.
Veamos ahora el formulario de mantenimiento:

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GesNet 4.0

En este formulario se pueden ingresar datos adicionales como el banco, el descargo,

la fecha de protesto, etc.
8.8 Conceptos de Pago
GesNet permite definir los conceptos de pago que se utilizarán para realizar los
pagos de los documentos pendientes. Para ello se utiliza la opción Conceptos de Pago
ubicado bajo el Botón Tablas del Módulo de Cuentas por Pagar.

Los conceptos de Pago definen los conceptos que permitirán posteriormente asignar
una cuenta contable a los pagos y generar el asiento contable.
También, los conceptos de pago permiten definir que tipo de pendiente genera un
determinado pago (Para el caso de Préstamos o Adelantos, los cuales se utilizarán
generalmente para amortizar un pendiente de pago futuro). También se puede indicar si

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GesNet 4.0

un determinado pago es una cuenta sobre el cual se rendirá cuenta posteriormente (Como
es el caso de las cajas chicas por ejemplo).
8.9.- Pagos
El pago de un comprobante se puede realizar en una moneda diferente a la del
comprobante, puede ser realizada en efectivo, depósito bancario, tarjeta de crédito,
cheque, etc. El pago de un comprobante puede ser también parcial o total. Veamos el
formulario para la lista de pagos:

Note que se pueden filtrar los pagos por proveedor, documento de pago, cuenta,
rango de fechas, etc. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al
mínimo la cantidad de pagos mostrado para evitar una innecesaria congestión de la red o
de la PC. A continuación se muestra el formulario para la cancelación de los comprobantes
de Pago:

GesNet permite la cancelación parcial o total de pendientes. Cuando el pago se

realiza en una moneda distinta a la del comprobante, GesNet solicita el monto pagado en
la moneda del comprobante y en la moneda de Pago. Para que GesNet permita la
grabación del pago se requiere que la suma total de los comprobantes coincida con el

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GesNet 4.0

monto total ingresado en la casilla de texto ubicado en la cabecera del formulario, el cual
sirve como un control de verificación o de chequeo. Los pagos se pueden eliminar (sí
como lo leyó: ‘Eliminar’) en cualquier momento, siempre y cuando la fecha del pago no
sea igual o anterior a la fecha de cierre del módulo de cuentas por pagar.

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9.- Modulo de Tesorería

9.1- Descripción
El módulo de Tesorería comprende la realización de los pagos, ejecución de las
cobranzas, realización de las compensaciones de documentos, conciliaciones bancarias,
transferencias de fondos entre las cajas y los bancos, Rendiciones de cuenta, etc.

9.2- Relación entre el Módulo de Tesorería y el módulo de Cuentas por Cobrar

El módulo de cuentas por Cobrar alberga todos los compromisos de cobro. Dichos
compromisos de cobro pueden ser facturas, letras, anticipos, prestamos de terceros, etc.
La cobranza de estas cuentas se puede realizar dentro del módulo de Cuentas por Cobrar
o dentro del módulo de tesorería.
9.3- Relación entre el Módulo de Tesorería y el módulo de Cuentas por Pagar
El módulo de cuentas por Pagar alberga todos los compromisos de pago de la
empresa. Dichos compromisos de pago pueden ser facturas, letras, anticipos, prestamos
de terceros, etc. El pago de estas cuentas se puede realizar dentro del módulo de Cuentas
por Pagar o dentro del módulo de tesorería.
9.4- Caja, Bancos y Cuentas bancarias
Los bancos y sus respectivas cuentas bancarias permitirán al usuario identificar
donde han sido recibidos por el cobro de los documentos pendientes de cobro o
entregados por el pago de comprobantes. Veamos el formulario de Caja, Bancos y
Cuentas Bancarias, el cual puede ser accedido desde la barra principal del Módulo de
Tesorería: Tablas → Caja y Bancos.

Por defecto, GesNet viene con algunos registros ingresados en el sistema. La Caja es
utilizada para los ingresos y Egresos en efectivo. El otro registro es Aplicaciones,
generalmente utilizado para la aplicación de Notas de Crédito y Anticipos a los Comprobantes
de Pago. Al aplicar una Nota de Crédito o un Anticipo a un comprobante se cancela total o
parcialmente el comprobante con el monto aplicado. Veamos a continuación el formulario de
Mantenimiento de Bancos:

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9.5- Documentos o Medios de Pago

Los documentos o medios de pago permitirán identificar cual es el instrumento de
Pago o Cobranza al momento de realizarse la transacción. El formulario de Documentos de
Pago puede ser accedido desde la barra principal del Módulo de Tesorería: Tablas →
Documentos de Pago.

9.6- Conceptos de Cobro

GesNet permite definir los conceptos de Cobranza que se utilizarán para realizar los
Cobros de los documentos pendientes. Para ello se utiliza la opción Conceptos de
Cobranza del Módulo de Tesorería y ubicado bajo el botón Tablas.

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Los conceptos de Cobranza definen los conceptos que me permitirán posteriormente

asignar una cuenta contable a los Cobranzas y generar el asiento contable.
También, los conceptos de Cobranza me permiten definir qué tipo de pendiente
genera un determinado Cobro (Para el caso de Préstamos o Adelantos, los cuales se
utilizarán generalmente para amortizar un pendiente de Cobro futuro).
9.7- Conceptos de Pago
GesNet permite definir los conceptos de pago que se utilizarán para realizar los
pagos de los documentos pendientes. Para ello se utiliza la opción Conceptos de Pago del
Módulo de Tesorería.

Los conceptos de Pago definen los conceptos que me permitirán posteriormente

asignar una cuenta contable a los pagos y generar el asiento contable.

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GesNet 4.0

También, los conceptos de pago me permiten definir que tipo de pendiente genera
un determinado pago (Para el caso de Préstamos o Adelantos, los cuales se utilizarán
generalmente para amortizar un pendiente de pago futuro). También se puede indicar si
un determinado pago es una cuenta sobre el cual se rendirá cuenta en posteriormente
(Como es el caso de las cajas chicas por ejemplo).
9.8 Cobranzas
Esta opción del sistema permite registrar las cobranzas realizadas a los clientes.
Dichas cobranzas se pueden generar automáticamente cuando el sistema ha sido
configurado para realizar las Ventas por Mostrador. Bajo esta modalidad, se asume que
el cliente paga generalmente en efectivo al momento de la emisión del comprobante de
pago. Cuando el sistema ha sido configurado para trabajar bajo la modalidad de Ventas
por Pedido, El registro de las cobranzas se realiza manualmente, pues generalmente el
pago del comprobante de pago se realiza en fecha posterior a la emisión del comprobante,
por lo cual se requiere hacer un seguimiento a los comprobantes que se encuentran
pendientes por cobrar.
Esta opción permite cubrir la mayoría de las funcionalidades que el usuario necesita
cuando registra una cobranza. Por Ejemplo, GesNet permite registrar la cobranza de un
comprobante en una moneda diferente a la del comprobante, La cobranza puede ser
realizada en efectivo, depósito bancario, tarjeta de crédito, cheque, etc., La cobranza de
un comprobante puede ser también parcial o total.
Veamos a continuación el formulario para la lista de cobranzas:

Note que se pueden filtrar las cobranzas por cliente, Documento de cobranza,
cuenta, rango de fechas, etc. Recuerde siempre especificar criterios de selección que
reduzcan al mínimo la cantidad de cobranzas mostrada para evitar una innecesaria
congestión de la red o de la PC. Veamos ahora el Formulario de mantenimiento de
Cobranzas:

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Cuando se registra una cobranza, el sistema asigna un número correlativo

automático al registro creado denominado Numero de Proceso. Este será el mismo
número que se asignara al registro del voucher en el modulo de contabilidad. El número
siempre empezará en 1 al inicio de cada mes.
La fecha de proceso será generalmente el mismo que la fecha del medio o
documento de pago (no confundir medio o documento de pago con comprobante de
pago). Sin embargo si por alguna razón se desea que una cobranza se registre
contablemente en un mes diferente al que corresponde con la fecha de la cobranza,
entonces la fecha de proceso debe corresponder con una fecha perteneciente al mes
contable.
Cuando se trate de una cobranza con cheque el número de documento será el
número de cheque, cuando se trate de un pago de detracción, el número de documento
será el número consignado a la detracción. Cuando el pago se realice mediante un
procedimiento bancario (Depósito, Transferencia, etc.) el número de documento debe ser
el número de la operación bancaria.
La fecha de la comisión es utilizada para el cálculo de las comisiones cuando la
empresa paga comisiones por las cobranzas realizadas. Generalmente la fecha de la
comisión será la misma que la fecha del documento. Sin embargo, cuando se registra la
información de una cobranza con una fecha para la cual ya se han calculado las cobranzas
al vendedor, dicha fecha de cobranza debe postergarse a una fecha que permita calcularle
las comisiones en una fecha posterior.
El tipo de cambio es obtenido automáticamente al momento de registrar la fecha del
documento de pago. Dicho tipo de cambio solo es referencial y no tendrá mayor incidencia
en el cálculo de la diferencias de cambio. Cuando GesNet calcule las diferencias de cambio
para registrarlas en un voucher contable, tomara los tipos de cambio de la siguiente
manera:
- Si la cobranza es en la misma moneda que la del comprobante, el tipo de cambio se
obtendrá de la tabla de Tipos de cambio del sistema (La cual pudiera no ser
necesariamente igual a la registrada en la cobranza) pues el tipo de cambio de la
tabla pudiera sufrir alguna modificación posterior. GesNet entonces asume que el
tipo de cambio correcto es la que se encuentra en la Tabla de Tipos de Cambio.

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GesNet 4.0

- Si la cobranza es en una moneda diferente a la del comprobante, el tipo de cambio

se obtendrá de la negociación que ha habido entre la empresa y el cliente (A este
tipo de cambio se le llama comúnmente Tipo de Cambio negociado). Para obtener
este tipo de cambio, se requiere que el usuario registre al momento de ingresar la
cobranza los montos de la cobranza en la moneda de cobranza y en la moneda del
comprobante (esto se registra en la columna denominada Al Cambio). El Tipo de
cambio negociado resultara simplemente de la división de ambos montos.
Si la cobranza total del comprobante se realiza en la misma moneda y el monto
cobrado es ligeramente diferente al monto del comprobante (por una diferencia de
céntimos), el usuario debe registrar como monto de cancelación el total del comprobante
y luego agregar la diferencia en una línea de detalle adicional, obteniendo el concepto de
cobranza conveniente para registrar la ganancia o la perdida por redondeo.
El monto cobrado debe ser igual a la sumatoria de las cobranzas registradas en la
grilla (Total Cobrado). Si no coinciden el sistema no dejara grabar la cobranza.

9.9 Pagos a Proveedores

Esta opción de GesNet le permite registrar los pagos o cancelaciones de los
pendientes de Pago y los gastos u egresos por conceptos que no han sido previamente
provisionados. Veamos el formulario que muestra la lista de pagos:

Note que se pueden filtrar los pagos por proveedor, documento de pago, cuenta,
rango de fechas, etc. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al
mínimo la cantidad de pagos mostrado para evitar una innecesaria congestión de la red o
de la PC. Veamos a continuación el formulario para el registro de los Pagos:

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GesNet 4.0

Al registrar un nuevo pago, GesNet asignara automáticamente un número correlativo

que empezará en 1 al inicio de cada mes. Este numero de proceso será el mismo número
que se asignará al asiento contable que generará el pago en el modulo contable.
La fecha de proceso será generalmente el mismo que la fecha del pago. Sin
embargo, en ocasiones tal vez se desee que un pago genere un asiento contable en un
mes que no es el mismo que el de la fecha de pago. Para ello, la fecha de proceso debe
ser uno que pertenezca al mes contable.
Al seleccionar la cuenta bancaria se estará indicando también la moneda de la
cancelación. La cuenta contable puede referirse también a una de las cajas o al registro de
aplicaciones, las cuales describimos en tema Caja, Bancos y Cuentas Bancarias de
este manual.
El medio de pago puede ser uno de los que usualmente se utiliza para las
cancelaciones de los comprobantes de pago. Dentro de las opciones a elegir se
encuentran todos los medios de pago oficiales mas algunos medios de pago adicionales o
propios de los procedimientos de la empresa.
Para la cancelación de la detracción se debe escoger el medio de pago “Pago de
Detracción”. Al escoger esta opción GesNet el usuario debe utilizar el numero y fecha de la
detracción consignada en el documento bancario. Estos datos son importantes porque son
los que se mostraran en el registro de Compras Oficial.
Cuando se trate de un pago con cheque, el número de documento es el mismo que
el número del cheque. Cuando se trate de una operación bancaria (Depósito,
transferencia, etc.) el número de documento es el mismo que el mismo que el número de
la operación bancaria. Cuando el pago es en efectivo, el número de documento debes ser
el número del recibo o en todo caso se debe registrar la fecha del pago.
La fecha de documento de pago es el mismo que la fecha del cheque, del depósito o
de la transferencia bancaria, detracción, etc. según sea el caso.
La fecha de cobro se asume que será la fecha de la emisión del documento de pago,
aunque esto no siempre será cierto en el caso de los pagos con cheques. Este dato es

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GesNet 4.0

importante si el usuario suele hacer la conciliación de su estado de cuenta bancario con la

conciliación que emite el sistema.
En algunos clientes, se muestra una fecha adicional, denominada fecha de Diferido,
que aplica al pago con cheques u obligaciones diferidas. Esta fecha permitirá después
emitir un reporte de Pagos diferidos, el cual permitirá al usuario estar consciente de las
obligaciones futuras.
El tipo de cambio es obtenido automáticamente al momento de registrar la fecha del
documento de pago. Dicho tipo de cambio solo es referencial y no tendrá mayor incidencia
en el cálculo de la diferencias de cambio. Cuando GesNet calcule las diferencias de cambio
para registrarlas en un voucher contable, tomara los tipos de cambio de la siguiente
manera:
- Si el pago es en la misma moneda que la del comprobante, el tipo de cambio se
obtendrá de la tabla de Tipos de cambio del sistema (La cual pudiera no ser
necesariamente igual a la registrada en el pago) pues el tipo de cambio de la tabla
pudiera sufrir alguna modificación posterior. GesNet entonces asume que el tipo de
cambio correcto es la que se encuentra en la Tabla de Tipos de Cambio.
- Si el pago es en una moneda diferente a la del comprobante, el tipo de cambio se
obtendrá de la negociación que ha habido entre la empresa y el proveedor (A este
tipo de cambio se le llama comúnmente Tipo de Cambio negociado). Para obtener
este tipo de cambio, se requiere que el usuario registre al momento de ingresar el
pago los montos del pago en la moneda de pago y en la moneda del comprobante
(esto se registra en la columna denominada Al Cambio). El Tipo de cambio
negociado resultara simplemente de la división de ambos montos.
Si el pago total del comprobante se realiza en la misma moneda y el monto pagado
es ligeramente diferente al monto del comprobante (por una diferencia de céntimos), el
usuario debe registrar como monto de cancelación el total del comprobante y luego
agregar la diferencia en una línea de detalle adicional, obteniendo el concepto de pago
conveniente para registrar la ganancia o la perdida por redondeo.
El monto pagado debe ser igual a la sumatoria de los pagos registradas en la grilla
(Total Pagado). Si no coinciden el sistema no dejara grabar el pago.

9.10 Pago de Planilla

El modulo de planilla genera una serie de pendientes de pago, tales como las
boletas de pago, adelantos de quincena, adelanto de vacaciones, prestamos al personal,
pagos de CTS, pagos de Impuestos, Aportaciones a ESSALUD, Aportaciones a las AFPs o
ONP, etc.
Todas estas pendientes de pago son canceladas a través de esta opción del
sistema que consta de 2 partes: La lista de pendientes de Pago de Planilla y el pago
mismo de dichas pendientes. Veamos a continuación el formulario con la lista de
pendientes de pago de planilla:

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GesNet 4.0

Este formulario permite también crear cualquier pendiente de pago que haya
quedado como saldo de un periodo anterior al periodo inicial de implementación de
GesNet. También nos permite el formulario corregir y eliminar alguna pendiente generada
incorrectamente mediante el modulo de planillas.
Un segundo ítem del menú de pago de planilla es la opción del pago mismo. GesNet
muestra primero la lista de pagos realizados, el cual vemos a continuación:

Veamos a continuación el formulario que servirá para el ingreso de pagos de

planilla:

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GesNet 4.0

La forma de procesar el pago es similar al pago de proveedores, con la diferencia

de que los proveedores son ahora los trabajadores de la empresa. Se cuenta
adicionalmente con dos controles que nos permiten cargar masivamente los pendientes de
pago correspondiente a las boletas de pago o Adelantos de quincena.

9.11 Cuentas a Rendir

Uno de los conceptos de pago predeterminados del sistema es el de cuenta a
rendir. El pago que se realiza por este concepto se lista después de su grabación en la
opción Cuenta A rendir del modulo de Tesorería. Dentro de ella podemos realizar la
cancelación o rendición de estas cuentas pendientes.
GesNet muestra inicialmente una lista de las cuentas a rendir. Veamos el formulario
correspondiente:

Observe que los ítems que no tienen número y fecha de proceso son aquellas
cuentas a rendir pendientes.

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GesNet 4.0

9.12 Conciliación Bancaria

Veamos el formulario para la lista de Conciliación bancaria:

Note que se pueden filtrar la conciliación bancaria por número de cuenta bancaria y
rango de fechas. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al
mínimo la cantidad de cobranzas mostrada para evitar una innecesaria congestión de la
red o de la PC.
9.13 Compensaciones
Veamos el formulario para la lista de Compensaciones:

Note que se pueden filtrar las compensaciones por cliente, proveedor y rango de
fechas. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al mínimo la

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GesNet 4.0

cantidad de cobranzas mostrada para evitar una innecesaria congestión de la red o de la

PC.
Veamos ahora el Formulario de mantenimiento de Compensaciones, el cual se muestra
luego de seleccionar los botones Nueva, Modificar o Consultar:

En la parte superior se debe indicar la moneda predominante del canje, la fecha de

proceso, etc.
Luego se debe indicar en la parte intermedia (Sección de Cuentas por Cobrar) cuales
son los documentos a favor de la empresa. Como se puede observar los documentos a
canjea pueden ser incluso de clientes diferentes.
En la parte inferior se debe seleccionar los documentos del proveedor que se
compensaran con los comprobantes del Cliente. Luego de seleccionar los documentos, se
debe ejecutar la opción para la distribución ubicada en la parte inferior del formulario.
Esta opción debe distribuir los montos de los comprobantes, determinando primero cual es
el monto que debe distribuir. Este monto se toma del menor de los dos valores obtenidos
de sumar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. En la mayoría de los casos
siempre quedara un documento compensado en forma parcial.
9.14 Pagaré
Veamos el formulario para la lista de Pagares:

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GesNet 4.0

Note que se pueden filtrar los pagos por banco, estado, número de pagaré, rango de
fechas, etc. Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al mínimo la
cantidad de pagos mostrado para evitar una innecesaria congestión de la red o de la PC.
Veamos ahora el Formulario de mantenimiento de Pagaré:

9.15 Cartas Fianza

Veamos el formulario para la lista de Carta Fianza:

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GesNet 4.0

Note que se pueden filtrar los pagos por banco, estado, rango de fechas, etc.
Recuerde siempre especificar criterios de selección que reduzcan al mínimo la cantidad de
pagos mostrado para evitar una innecesaria congestión de la red o de la PC.
Veamos ahora el Formulario de mantenimiento de las Carta Fianza:

9.16 Transferencias Bancarias

Las transferencias bancarias se registran en el formulario de Transferencias ubicado
bajo el menú Tablas de la barra de Tesorería.
Observe a continuación el formulario para este propósito:

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GesNet 4.0

Durante el ingreso de las transferencias bancarias, GesNet obtiene los montos

equivalentes entre el retiro y el depósito bancario, utilizando para ello si son necesarios los
tipos de cambio de las fechas correspondientes. Si se obtiene una diferencia,
inmediatamente el sistema anota la diferencia y solicita del usuario el concepto de dicha
diferencia. GesNet usara dicho concepto para poder obtener la cuenta contable para
generar el asiento.

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GesNet 4.0

10.- Modulo de Importaciones

10.1.- Descripción
El módulo de Importaciones permite la generación y control de Cotizaciones,
Órdenes de Compra y Comprobantes de Pago.
Para un correcto control de las Órdenes de compra, el sistema permite descargar (o
atender) las órdenes de compra de dos formas distintas:
1. Las órdenes pueden ser descargadas mediante una nota de ingreso de
almacén. Esta manera de descargar es para aquellos ítems que pasan
necesariamente por el control de alguno de los almacenes de la empresa.
2. Las órdenes pueden también ser descargadas mediante una factura de
importación.
Para empezar a utilizar el módulo de importaciones se deben seguir los siguientes pasos:
✓ Ingresar el Tipo de Cambio (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas → Tipo
de Cambio)
✓ Ingresar las Formas de pago (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas →
Formas de pago)
✓ Ingresar las Monedas (Opción ubicada bajo el Menú Principal Tablas → Monedas)
✓ Ingresar los Proveedores (Ubicada en la barra principal del Modulo de
Importaciones)
✓ Ingresar los Tipos de Órdenes de Compra (Ubicada en la barra principal del Modulo
de Importaciones :Tablas → Tipos de Orden de Compra)
✓ Ingresar las DUA (Ubicada en la barra principal del Modulo de Importaciones)
10.2.- Relación entre el Módulo de Importaciones y Almacén
En el módulo de importaciones se calculan los costos de los productos importados.
En el modulo de Almacén se ingresan los productos importados. El ingreso a almacén
debe hacerse usando como comprobante del ingreso a la factura de importación. Luego
mediante una opción del sistema se Importaciones se valorizan los ingresos con los
montos calculados.
10.3.- Relación entre el Módulo de Importaciones y Cuentas por Pagar
En el módulo de importaciones se ingresan todos los gastos de las importaciones
mediante Comprobantes de pago. Dichos comprobantes figuran en el modulo de cuentas
por pagar como pendientes de pago. También en el modulo de importaciones dichos
comprobantes de pago se pueden canjear por una liquidación, la cual pasa a formar parte
de los pendientes de pago si queda aun un saldo por cancelar. En el modulo de cuentas
por pagar se ingresan también letras que en ocasiones solicitan las agencias de aduanas
para atender una solicitud de Importación. Posteriormente, dichas letras son incluidas en
el proceso de canje de comprobantes por una liquidación.
10.4.- Formas de pago

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GesNet 4.0

Las formas de pago se utilizan al momento de ingresar los comprobantes de pago

al sistema, sean estas mediante el módulo de compras o mediante el módulo de ventas.
La grilla al lado derecho de la tabla, permitirá determinar el número de días de
vencimiento del pago. Para activar este formulario seleccione: Menú Principal → Tablas →
Forma de pago

10.5.- Monedas
Las monedas constituyen una parte fundamental no solo para el módulo de
importaciones sino para toda la utilización del sistema, ya que son utilizadas por casi todos
los módulos de GesNet. Para activar este formulario seleccione: Menú Principal → Tablas
→ Monedas

Además, de los nombres y símbolos de las monedas, GesNet permite al usuario

asignar un color especifico para cada moneda de modo que en los documentos valorizados
le sea mas fácil al usuario identificar la moneda del documento.
10.6.- Mantenimiento de Proveedores
Esta opción de GesNet además de permitir el mantenimiento del archivo de
Proveedores, permite consultar en un momento dado las importaciones realizadas a cada
uno de los proveedores así como cada uno de los precios por artículo a los que se realizó
la importación. Durante el ingreso de un nuevo proveedor el sistema solicitará el tipo de
proveedor. En el caso de las personas naturales GesNet solicitará los nombres y apellidos
del proveedor. A continuación vemos un formulario típico para el mantenimiento de
Proveedores. Para activar este formulario seleccione dentro del Modulo de Importaciones:
Proveedor

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GesNet 4.0

Los parámetros de compra son utilizados de forma predeterminada al momento de

generar una Orden compra a este proveedor. Adicionalmente se cuenta con una grilla de
empresas el cual permite determinar si el proveedor ingresado solo deberá mostrarse en
una o todas las empresas del sistema.
10.7.- Tipos de Orden de Compra
Esta tabla es una herramienta importante para el control de las órdenes de
compra. Para activar este formulario seleccione en el Modulo de Importaciones: Tablas→
Tipos de Orden de Compra

El tipo de orden de Compra predeterminada, sirve para comprar productos

terminados y que puede ser descargada ya sea por Comprobantes de pago o por notas de
Almacén.
10.8.- Mantenimiento de Órdenes de Compra
Al activar el botón de Órdenes de compra obtenemos primero la Lista de Ordenes
de compra. Veamos el formulario a continuación:

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GesNet 4.0

Note usted que el panel de filtro ofrece la opción al usuario de seleccionar solo
aquellas ordenes pendientes o parcialmente atendidas. Igualmente se pueden seleccionar
solo las órdenes de compra de cierto proveedor en particular.
Cabe resaltar que en el menú contextual de órdenes de compra existe una opción
para generar la factura de importación, siendo esta una de las alternativas para descargar
las órdenes de compra. Veamos a continuación el formulario de mantenimiento:

Note que la grilla de artículos, posee dos columnas que irán llevando el control de
las cantidades que ya han sido atendidas y las que han sido devueltas al proveedor si
estas existen. En las órdenes de compra que son ingresadas debe especificarse la forma
de pago a realizar así como el tipo de moneda.
Una vez que se ha ingresado por lo menos un ítem a la grilla, el usuario ya no podrá
modificar el tipo ni el proveedor de la Orden de Compra.

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GesNet 4.0

10.9.- Comprobantes de Pago

Esta opción del sistema permite la consulta y el ingreso de los comprobantes de
pago de la empresa. El primer formulario que se muestra al seleccionar esta opción es una
lista de los comprobantes de pago que cumplen los distintos criterios de selección
mostrados en el panel del filtro. Para seleccionar otros comprobantes de pago solo es
necesario modificar los valores mostrados en lo controles del mencionado panel.

Para ingresar, modificar o anular un comprobante de pago se deben seleccionar los

botones apropiados ubicados en la barra de mantenimiento ubicada en la parte inferior.

Durante el ingreso de un nuevo comprobante e inmediatamente después de

ingresar el proveedor, GesNet mostrará todos los documentos pendientes (notas de
ingreso u órdenes de compra) pendientes por valorizar o descargar del proveedor
ingresado. El usuario podrá seleccionar y realizar la carga de los ítems de los documentos
pendientes seleccionados.

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GesNet 4.0

Al crear un comprobante de pago tiene la posibilidad de elegir el tipo de emisión

que desea , es decir si va a generar una factura por importación, una factura de gastos de
importación ,una nota de débito por importación o una percepción de IGV. Según sea su
elección el sistema les dará los campos necesarios a llenar.
A la vez el sistema nos permitirá decidir que tipo de gasto corresponde a nuestro
comprobante de pago, pueden ser derechos aduaneros, agentes de aduana, CIF u otros
gastos.
Los comprobantes de pago pueden generarse también desde la lista de Notas de
Ingreso o de la lista de Órdenes de compra. En Dichos formularios, el usuario encontrará
un menú contextual que le ofrecerá dicha posibilidad. En ambos casos GesNet cargará
automáticamente los ítems del comprobante de pago y en el caso de la generación del
comprobante a partir de una nota de ingreso, el usuario podrá verificar si los ítems
facturados ya han sido ingresados al almacén.
10.10.- Declaración Única de Aduanas (DUA)
Esta opción del sistema permite el mantenimiento de las DUA’s (Declaración Única
de Aduana). Lo primero que el sistema muestra es la lista de DUAs con sus datos mas
importantes. Veamos a continuación el formulario de lista de DUAS:

Veamos a continuación el formulario para el mantenimiento de DUAs. Las duas se

pueden generar también a partir de las facturas de Importación.

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GesNet 4.0

10.11.- Prorrateo de Costos y valorización de Inventario

En el formulario de lista de DUAs encontramos un botón denominado Prorrateo .

Mediante este botón, el sistema automáticamente hará los cálculos de los costos de los
artículos importados. Es decir una vez ingresados las facturas por gastos de importación,
notas de débito y todos los gastos relacionados a la DUA, el sistema realizará
automáticamente la distribución de dichos gastos, prorrateando proporcionalmente según
su participación, a cada artículo la cantidad que le corresponde.
Recuerde que en la relación de comprobantes de pago asignados a la DUA, se
mostraran solo las que tengan asignado un tipo de gasto. Por ello si usted nota que en la
relación falta algún comprobante de pago, revise si dicho comprobante tiene asignado un
tipo de gasto en el Mantenimiento de comprobantes. Lo mismo aplica si usted observa en
la relación un comprobante que no debería mostrarse. En se caso verifique que al
comprobante no se le haya asignado ningún tipo de gasto.

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GesNet 4.0

Una vez verificado la distribución de los costos, se debe proceder a valorizar los
ingresos al almacén de los productos importados. Para ello solo basta con seleccionar el
botón Aplicar . Tras la selección de esta opción GesNet busca todos los ingresos al
almacén que hayan sido realizados con un comprobante que coincida con la factura de
Importación de la DUA. Es decir que tenga el mismo cliente, número de factura y la fecha
de la importación. Si no encuentra ninguna que coincida con la factura de importación el
sistema emite un mensaje de error, cancelando el proceso de valorización.

10.12.- LIQUIDACIONES
En la mayoría de casos la agencia de aduanas elabora una liquidación por todos los
gastos incurridos desde que los productos importados llegan al puerto hasta que estos
ingresen en los almacenes del importador. Esta liquidación incluye los gastos propios de la
agencia así como de terceros que se encargan generalmente de transportar la mercadería.
GesNet incluye una opción que permite ingresar dicha liquidación de modo que se
genere una especie de canje de todos los documentos pendientes por pagar de la
importación por un solo documento por pagar (que viene a ser la misma liquidación).
A continuación veamos primero el formulario que muestra la lista de liquidaciones
de importación del sistema:

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GesNet 4.0

En el formulario anterior se muestran los registros correspondientes a las

liquidaciones ingresadas. Utilizando las opciones Nueva, Modificar o Eliminar el usuario
puede generar nuevas liquidaciones, modificar dichas liquidaciones o eliminarlas. A
continuación veamos el formulario típico de liquidaciones:

La parte superior muestra los datos principales de la liquidación. GesNet carga la

grilla de comprobantes de pago a rembolsar inmediatamente después de seleccionar la
D.U.A por liquidar. Luego el usuario debe indicar lo montos cobrados por el Agente de
aduanas y colocarlos en la columna Monto Pagado. Generalmente dichos montos serán
iguales a los montos por pagar salvo en los casos en que la moneda del comprobante sea
diferente al de la liquidación. A medida que vamos colocando los montos, el sistema va
actualizando el monto total de la liquidación.

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GesNet 4.0

En Ocasiones, la Agencia exige la firma de letras que le garanticen el pago de

todos lo gastos que se incurrirán en el proceso de importación. Para este caso existe una
segunda grilla de letras aceptadas. Dentro de dicha grilla se colocan las letras firmadas por
el importador para la liquidación en proceso. Cabe recordar que dichas letras deben haber
sido previamente ingresadas utilizando la opción Letras en el modulo de Cuentas por
Pagar. En este caso se firmaron dos letras las cuales también se totalizan y permiten
obtener un saldo el cual viene a ser el monto de la liquidación pendiente por pagar.

10.13.- IMPORTACIONES NO NACIONALIZADAS

En ocasiones, todo o parte de la mercadería importada no puede ser nacionalizada
y pasa a un proceso de espera que puede durar varios meses hasta que finalmente sea
nacionalizada. Estas situaciones generan algunos gastos que serán liquidados por la
agencia de manera similar a las liquidaciones anteriores. El sistema permite ingresar
DUAs con solo gastos de despacho u otros gastos (A la que llamaremos DUA de gastos
previa). Luego, se pueden ingresar comprobantes de pago relacionados a la DUA de
gastos previa. Finalmente si deseamos que todos los gastos incurridos se carguen en la
DUA final de la importación solo basta con asignar la DUA final a la DUA de gastos previa.
La asignación mencionada se realiza en el Mantenimiento de DUAs mostrado en el elipse
rojo de la siguiente figura:

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11.- Planilla
11.1-Descripción
El sistema de Planilla le permite calcular las boletas de pago y llevar el control de
toda la información relacionada con el personal de su empresa.
Para empezar a utilizar el módulo de planillas se deben seguir los siguientes pasos:
✓ Ingreso de los Conceptos (Ubicado en la barra principal del Módulo de Planilla)
✓ Ingreso del Personal (Ubicado en la barra principal del Módulo de Planilla)
✓ Ingreso de los Datos de Planilla (Ubicado en la barra principal del Módulo de
Planilla)
✓ Ingreso de la Planilla (Ubicado en la barra principal del Módulo de Planilla)
✓ Ingresar los Parámetros Generales (Ubicada en la barra principal del Modulo de
Planillas :Tablas → Parámetros Generales)
✓ Ingresar los Roles (Ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas :Tablas →
Roles)
✓ Ingresar los Ocupaciones (Ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas
:Tablas → Ocupaciones)
✓ Ingresar los AFP’s (Ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas :Tablas →
AFP’s)
✓ Ingresar los Tipos de Concepto (Ubicada en la barra principal del Modulo de
Planillas :Tablas → Tipos de Concepto)
✓ Ingresar las Categorías (Ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas
:Tablas → Categorías)
✓ Ingresar los Tipos de Cargo (Ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas
:Tablas → Tipos de Cargo)
✓ Ingresar los Tipos de Situación (Ubicada en la barra principal del Modulo de
Planillas :Tablas → Tipos de Situación)
11.2- Conceptos
Mediante esta opción usted puede ingresar conceptos de planilla, que van a
repercutir en el personal de su empresa, los cuales están basados en los siguiente s
parámetros.
En el campo concepto: pondrá el nombre del concepto de planilla sin dejar espacios en
blanco ya que no los reconocerá.
En el campo Orden Cálculo: irá el numero de orden en que se va a calcular dicho
concepto, por ejemplo si usted requiere calcular las horas extras previamente ha tenido
que definir el campo sueldo básico ya que en base a este se calcula, de manera que el
número de orden de las horas extras será mayor que el de el sueldo básico.
En el campo Tipo Planilla: se especificará a que tipo de planilla pertenece el trabajador,
empleados, obrero, etc.

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GesNet 4.0

En el campo Tipo de Concepto: Irá el rubro o tipo de concepto al que pertenece dicho
concepto, es decir si estamos hablando de remuneraciones o gratificaciones irán al tipo
Ingresos, si hablamos de hablamos de horas trabajadas irá al tipo Asistencias, en cambio
si hablamos de prestamos o adelantos , irán al tipo Descuentos.
En el campo Tipo Cálculo: será calculado cuando implique una fórmula, y de consulta
cuando implique una sentencia en sql.
En el campo Visibilidad: si queremos que se visualice siempre, solo cuando se usa o
nunca.
En el campo Editable: si ponemos Si, aparecerá dicho campo en la Lista de daros de
planilla.
Esta opción es observable luego de elegir el modulo de Planillas del control de módulos,
del formulario principal del sistema. El mantenimiento de los conceptos es relativamente
sencillo y a continuación mostramos su formulario de mantenimiento:

Si la fórmula a usar fuese muy grande, presionando el botón Formulas tendremos una
pantalla mas completa

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11.3- Mantenimiento del Personal

Mediante esta opción usted puede ingresar a todo el personal de su empresa,
indicando además de sus datos personales los de planilla. Esta opción es observable luego
de elegir el modulo de Planillas del control de módulos, del formulario principal del
sistema. Observe a continuación el formulario del personal:

Además de visualizar la lista de los mismos usted podrá ingresar los datos personales de
cada trabajador , los datos de planilla como los roles o cargos que desempeñan los
trabajadores, su categoría, la AFP a la que pertenecen, su sueldo básico, su número de
seguro, su número de hijos, comisiones, datos sobre su CTS, de la quinta categoría etc. El
formulario de mantenimiento del personal es el siguiente:

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GesNet 4.0

El sistema también nos da la opción de visualizar el Estado de Cuenta de cada

trabajador, es decir podremos saber cuantos adelantos o prestamos ha solicitado, y la
manera en que este será descontado de sus planillas. Sabiendo así cual es el saldo que
adeuda a la fecha.
Es importante, hacer el CIERRE DE PLANILLA, para que el estado de cuenta se actualice,
de otra manera el sistema podría no descargar los descuentos realizados en la planilla.

Además del Estado de Cuenta, el sistema nos ofrece la oportunidad de personalizar

los Conceptos dándonos la opción de suspenderlos. Estas pueden suspenderse de dos
maneras:
Con la opción 0: es una suspensión definitiva y para el resto de las planillas.
Con la opción N: se suspende por N números de planillas.
Por ejemplo si el trabajador ya no desea aportar más por concepto de IPSSVida, le
ponemos 0 y se suspenderá dicho concepto de todas las planillas.
Pero si sólo se desea sacar el concepto por unos meses de planilla, por ejemplo, solo por
dos meses el trabajador no desea que se le descuente el préstamo entonces se pondrá 2.

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Es importante hacer el CIERRE DE PLANILLAS, para que las suspensiones se actualicen, de

lo contrario el sistema no las cargará correctamente.
11.4- Datos de la Planilla
En los datos de planilla, podemos encontrar las planillas que se están calculando, y
las que ya han sido calculadas y cerradas .Consta de datos como el tipo de planilla a
calcular, la fecha de proceso, y el estado en que esta se encuentra. A continuación
mostramos el formulario de los Datos de Planilla es observable luego de elegir el modulo
de Planillas del control de módulos, del formulario principal del sistema:

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GesNet 4.0

Es recomendable que el usuario antes de calcular la planilla en cuestión Ingrese los Datos
del trabajador (mediante el botón Ingresar Datos). A continuación le mostramos el
formulario de mantenimiento de los Datos de Planilla:

Luego de haberlos ingresado, mediante el botón Calcular que se encuentra en la Lista de

Datos de planilla, se calcula cada concepto de planilla y sus rubros para cada trabajador
de la empresa. Es importante recalcar que solo cuando ya no existan más modificaciones
a realizar en las planillas se podrá proceder a Cerrarlas. Al cerrar las planillas SE
ACTUALIZARÁ cualquier acción que se haya.
11.5- Cierre de Planillas
Básicamente lo que esta opción realiza es la siguiente:
- Crea los documentos pendientes por pagar (Boletas de Pago) en el modulo de
tesorería.
- Actualiza los conceptos de planilla suspendidos. Los conceptos suspendidos
indefinidamente permanecen inalterados. Los que tienen el valor 1 pasan a -1 (es
decir se desactivan) y lo que tienen el valor mas de 1 disminuyen en 1.
- Actualiza los saldos de los adelantos y prestamos procesados en la planilla a
cerrar.
11.6- Reapertura de Planillas (Reabrir)
Básicamente lo que esta opción realiza es la siguiente:
- Elimina los documentos pendientes por pagar (Boletas de Pago) creados con el
cierre de planilla.
- Vuelve los conceptos suspendidos al estado anterior al cierre de la planilla
- Vuelve los adelantos y prestamos procesados en el cierre de planilla al estado
anterior al cierre de la planilla.

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GesNet 4.0

- Es importante recordar que se no podrá realizar este proceso si por lo menos

alguno de los pendientes de pago generados en el cierre ha sido cancelado
parcial o totalmente. Si ese es el caso primero tendrá que eliminar las
cancelaciones.

11.6- Mantenimiento de Planillas

Mediante esta opción usted puede visualizar las planillas calculadas por cada
trabajador y el estado en que estas se encuentran.
En este formulario podrá visualizar todos los cálculos realizados en la planilla del
trabajador en los conceptos de Asistencia, Ingresos, Descuentos, Aportaciones.
Esta opción es observable luego de elegir el modulo de Planillas del control de módulos,
del formulario principal del sistema. El formulario de planillas lo mostramos a
continuación:

Haciendo una consulta de dicho formulario, tendrá una visión mas completa y ordenada
del mismo, como la que vemos a continuación:

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11.7- Parámetros Generales

Los parámetros generales nos van a permitir asignar un valor a cada parámetro
definido, con la finalidad que este pueda cambiarse en un futuro. Para acceder a este
módulo se ingresan a la opción ubicada en la barra principal del Módulo de Planillas:
Tablas → Parámetros Generales.
El mantenimiento de los parámetros es sencillo. A continuación veamos el formulario de
mantenimiento:

11.8- Roles
Los roles son los cargos que desempeñan los empleados de su empresa. El sistema
contempla la opción de que un empleado de su empresa pueda desempeñar más de un
cargo en su empresa.
A continuación mostramos el formulario de mantenimiento de roles, al cual se
accede a través de la opción ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas: Tablas
→ Roles

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11.9- Ocupaciones
Las ocupaciones son los cargos que tienen los empleados de su empresa. A
continuación mostramos el formulario de mantenimiento de ocupaciones, al cual se accede
a través de la opción ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas: Tablas →
Ocupaciones

11.10- AFP’s
Esta opción del sistema nos permite asignar los valores respectivos a los porcentajes
de seguro y comisiones de las AFP’s a la que están inscritas los empleados. Nos permite
también modificarlas en un futuro. A continuación mostramos el formulario de
mantenimiento de las AFP’s, al cual se accede a través de la opción ubicada en la barra
principal del Modulo de Planillas: Tablas → AFP’s

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GesNet 4.0

11.11- Tipos de Concepto

Los tipos de concepto nos permiten clasificar de acuerdo a ciertas características los
conceptos a utilizar para cada trabajador. Veamos a continuación el formulario para el
mantenimiento de tipos de conceptos, al cual se accede a través de la opción ubicada en
la barra principal del Modulo de Planillas: Tablas → Tipos de Concepto

11.12- Categorías
Las categorías nos permiten asignar el tipo de cargo que desempeña cada
trabajador. A continuación mostramos su formulario de mantenimiento de categorías, al
cual se accede a través de la opción ubicada en la barra principal del Modulo de Planillas:
Tablas → Categorías

11.13- Tipos de Cargo

Los tipos de cargo nos permiten clasificar de acuerdo a ciertas características los
cargos que van a desempeñar cada trabajador. Veamos a continuación el formulario para
el mantenimiento de tipos de cargos, al cual se accede a través de la opción ubicada en la
barra principal del Modulo de Planillas: Tablas → Tipos de Cargo

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GesNet 4.0

11.14- Tipos de Situación

Los tipos de situación nos data el estado en que se encuentra cada trabajador con
respecto a la planilla. Veamos a continuación el formulario para el mantenimiento de tipos
de situación, al cual se accede a través de la opción ubicada en la barra principal del
Modulo de Planillas: Tablas → Tipos de Situación

11.14- Puntos importantes a tener en el cálculo de planilla cuando…

…una formula no realiza el cálculo de la manera correcta
A veces el cálculo de una formula puede arrojar resultados diferentes dependiendo
de la forma como se ha ingresado la misma. Por ejemplo, se esperaría a simple vista que
las dos formulas siguientes arrojaran los mismos resultados, sin embargo los resultados
pueden ser ligeramente diferentes:
Vacaciones = Round(SueldoBasico/30,2)*DiasVacaciones
Vacaciones=Round((SueldoBasico/30)*DiasVacaciones,2)
…una formula calcula Cero o no calcula nada
Verifique que el tipo de cálculo del Concepto este indicado como Calculado
Verifique también que el concepto este indicado como No Editable. Recuerde que si
es un campo calculado y a la vez es editable, GesNet calculara la formula solo la primera
vez que se cree la planilla para asignarle al concepto un valor por defecto. Luego de este
primer cálculo, dicho valor no volverá a ser calculado.
Verifique que no exista un concepto con el mismo nombre en algún otro lugar de la
planilla, por ejemplo en la lista de parámetros generales.

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GesNet 4.0

Verifique que no se haya especificado que el Concepto solo se calcule a

determinados trabajadores de la planilla. Esto se observa en la ficha Calcular a… del
mantenimiento de Conceptos
…El registro de un trabajador no aparece en el ingreso de datos y tampoco en
la planilla calculada
Verifique en el maestro de personal que el trabajador tenga asignado un tipo de
Planilla (Empleado u Obrero).
Verifique que el trabajador este como No Inactivo en el maestro de personal
Verifique también que el tipo de situación de trabajador este indicado como Activo
en la ficha datos de Planilla del Maestro de Personal.

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GesNet 4.0

12.- Contabilidad
12.1.- Definición de la Estructura Contable
Lo primero que hay que definir es la estructura contable de la empresa. Es decir la
cantidad de dígitos que utilizaremos en el plan contable así como el nivel de análisis al que
llegaremos y que está determinado por el número de quiebres que permitiremos en la
estructura del plan contable. La estructura contable se debe definir al principio de la
implementación y por única vez. Para definir la estructura contable debemos seleccionar la
opción Estructura Contable. Esta opción está ubicada en el módulo de Contabilidad, bajo
el botón de Tablas. A continuación se muestra un ejemplo de estructura contable que
consiste en 6 dígitos y tres niveles de análisis o quiebres.

12.2.- Plan de Cuentas

Una vez definido la estructura contable se debe crear el plan de Cuentas mediante el
Mantenimiento de Cuentas. Esta opción es el primer botón de la barra del modulo de
contabilidad. Al seleccionar esta opción observaremos una ventana similar a la siguiente
figura:

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GesNet 4.0

Dentro del mantenimiento de cuentas podemos destacar los siguientes campos:

Código de la cuenta: El código de la cuenta debe cumplir con las especificaciones
determinadas por la estructura contable. Por ejemplo: Si la cuenta que se desea ingresar
tiene el código 11.3.0.23, entonces la cuenta con código 11.3.0 debe haber sido ingresada
previamente. GesNet no le permitirá ingresar una cuenta si la cuenta grupal que la
contiene aún no ha sido ingresada. También la longitud del código de una cuenta debe
estar de acuerdo con la estructura contable. Para el ejemplo de este manual, las cuentas
solo pueden tener 2, 3, 4 y 6 dígitos. Una cuenta con 5 dígitos no podrá ser ingresada al
sistema por no cumplir con la estructura contable. Por otro lado, aunque por una cuestión
de orden se sugiere que las cuentas analíticas tengan la máxima de longitud de la
estructura contable (par el ejemplo seria 6), sin embargo no es necesario cumplir con este
requisito. Para el ejemplo anterior, una cuenta pudiera tener 3 dígitos y no tener más
subdivisiones. Si esto es así, GesNet reconocerá que dicha cuenta es la cuenta analítica.
Glosa de la cuenta: La glosa puede tener hasta un máximo de 100 caracteres, pero sin
embargo se sugiere que sean los más breves posible. Esto permitirá que los reportes
contables tales como los libros Diario y Mayor puedan tener espacio suficiente (ancho de
página) para mostrar todos los datos necesarios y evitar así el recorte de la información
por limitaciones de espacio.
Moneda de la cuenta: La moneda determinará si la cuenta estará sujeta a los asientos
de ajuste por diferencia de cambio. Aunque se puede seleccionar cualquier moneda,
GesNet procesará toda la información (llámese los asientos contables) solo en dos tipos
de monedas: Nuevos Soles y Dólares (Moneda Nacional y Moneda Extranjera).
Tipo de cuenta: El tipo de cuenta definirá la ubicación del cargo y abono de la cuenta en
el reporte del Balance General y otros reportes similares.
Tipo Situación: Aplica solo a las cuentas de Balance y permite agrupar los resultados de
tales cuentas de acuerdo a criterios comúnmente establecidos.

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Tipo Caja Banco: Aplica solo a las cuentas de Caja y Bancos. Permite determinar si se
trata de una cuenta en efectivo o de cuenta corriente. Esta información es utilizada al
momento de obtener el reporte del Libro de Caja y Bancos.
Tipo de Ajuste: Aplica solo a las cuentas en moneda extranjera. Permite determinar si
los ajustes por diferencia de cambio se deben calcular por cada comprobante o por
Auxiliar (es decir Proveedor, Cliente, Trabajador, etc) o simplemente calcular los ajustes
por cuenta y centro de costo (centro de costo solo si la empresa utiliza esta opción del
programa).
Balance SUNAT: Aplica solo para aquellas cuentas que son requeridas por la SUNAT para
la presentación del balance de comprobación. El sistema emitirá un balance solo con las
cuentas que sean marcadas con este identificador.
Asientos Automáticos: Dentro de ella se puede ingresar cuentas contables para los
cuales GesNet creará asientos contables inmediatamente después de crear un siento para
la cuenta que las contiene.

12.3.- Mantenimiento de Auxiliares

Los auxiliares o anexos generalmente se crean en sus módulos respectivos. Sin
embargo, el modulo de contabilidad cuenta con este mantenimiento para consulta o
ingreso de nuevos auxiliares que necesiten ser ingresados al sistema. A continuación se
muestra el formulario de mantenimiento de Auxiliares. Note que un auxiliar puede tener
diferentes roles. Por ejemplo un trabajador puede ser también Accionista y a la vez un
Tercero.

12.4.- Tipos de Vouchers

Los tipos de Vouchers permiten clasificar los asientos contables de acuerdo a ciertas
categorías. A continuación se muestra el formulario para el mantenimiento de tipos de
Vouchers:

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GesNet 4.0

Los campos que podemos destacar además del código y la descripción son los siguientes:
Tipo de Periodo: Los tipos de voucher son del tipo Apertura, Cierre, Ajuste o Normal. En
principio los únicos tipos de voucher que quizá se les haga necesario crear a los
administradores del sistema son los de tipo normal. Los otros tipos deben haber sido
creados durante la implementación y configuración inicial del sistema.
Validar Datos: GesNet utiliza este valor para saber si debe validar los datos que se
ingresan en las columnas Auxiliar y Comprobante cuando se ingresa un voucher de forma
manual al sistema.
Libro: Este valor es utilizado para que algunos reportes cumplan con el requisito exigido
por la SUNAT. Este requisito implica saber a qué tipo de libro pertenecen ciertos asientos.
Generado de Módulo: Un tipo de voucher generado desde un módulo, implica que el
usuario no podrá modificar los voucher generados. Tampoco debería crear nuevos
vouchers de este tipo en forma manual. Ejemplo de esto son el tipo de voucher Compras,
Ventas, Egresos e Ingresos, los cuales son generados a partir de los módulos de
Compras, Ventas y Tesorería.
Generar Automáticos: Los asientos contables de este tipo, generan automáticamente
los cargos y abonos de las cuentas previamente indicadas en el plan de cuentas. Para
cierto tipo de asientos quizá se haga necesario poner el valor en No.
Los otros campos ya han quedado obsoletos y para cumplir con la formalidad se deberían
ingresar con cualquier valor, hasta que en una futura versión sean excluidos.

12.5.- Vouchers
Los vouchers son el corazón de un sistema de contabilidad. Es dentro del ellos donde
se registran los asientos contables. Al seleccionar el botón de Vouchers de la barra del
modulo de contabilidad se muestra un formulario como una lista de voucher filtrados o
seleccionados de acuerdo a los valores indicados en la zona de los controles del filtro.

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GesNet 4.0

Para el ingreso de un nuevo voucher solo tiene que seleccionar el botón Nuevo en la barra
de mantenimiento. A continuación se muestra el formulario de Mantenimiento de
Vouchers.

En la cabecera del voucher se debe indicar el tipo de voucher, la fecha del voucher, el
número de voucher se genera automáticamente, la moneda, y el tipo de conversión si
fuera necesario. En el detalle del voucher se ingresa la cuenta, el auxiliar, el tipo de
comprobante, el numero del comprobante, la fecha del comprobante, el tipo de cambio se
obtiene automáticamente según la fecha del comprobante, el debe y el haber del
comprobante. GesNet verificará la consistencia de los datos momentos antes de grabar el
voucher en las tablas del sistema.

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Cuando se trata de la cancelación de un comprobante de pago, el sistema mostrará los

documentos pendientes de pago, permitiéndole al usuario seleccionar el documento que
desea cancelar. El sistema generará automáticamente el asiento por la diferencia de
cambio que se produzca al momento de grabar el voucher. Ocurre lo mismo con los
asientos automáticos, los cuales se generan también al momento de grabar el voucher.
Por ello el usuario no tiene que preocuparse por ello. Los asientos pueden ser generados
automáticamente a partir de los módulos auxiliares de GesNet. Estos voucher solo pueden
ser consultados, mas no modificados, a través de este formulario de mantenimiento.

12.6.- Generación de Asientos Contables

GesNet permite la integración total de los módulos auxiliares con el modulo de
contabilidad para ello hace uso de una formulario que permite generar automáticamente
lo asientos de cada uno de los módulos del sistema. Para ello debe seleccionar la opción
de Generación de asientos contables ubicado bajo la opción de procesos, ubicado en la
barra del modulo de contabilidad. A continuación se muestra el formulario para la
generación de asientos automáticos.

Como el usuario podrá notar existen varios procesos individuales que permiten generar los
asientos contables. La generación de asiento contables pueden hacerse uno por uno para
un determinado mes (para ello debe seleccionar el tipo de asiento que desea generar y
luego seleccionar el botón Generar asiento) o se pueden generar todos los asientos
contables a la vez (para ello debe utilizar el botón Generar Mes). También se pueden
borrar todos los asientos generados durante el mes (Para ello debe seleccionar el botón
Borrar Mes). Las opciones se pueden realizar todas las veces que desee dentro de un
mismo mes. GesNet solo realizará la generación de asientos contables de aquellas

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GesNet 4.0

transacciones para la cuales aun no se han generado los asientos respectivos. Veamos a
continuación la generación de los asientos de compras locales.

12.6.1.- Asiento de Compras Locales

Luego de seleccionar la opción para la generación del asiento de compras locales
veremos el siguiente formulario:

Antes de la generación de los asientos, primero debemos indicar en la pestaña de

parámetros (Ver siguiente figura) y por única vez, el tipo de voucher que se utilizará para
la generación de los asientos de compras locales. También debemos indicar cuáles son las
cuentas que se utilizaran para el Impuesto general a las ventas, el impuesto a la renta y
otros. GesNet indicara al usuario cuando sea necesaria cualquier situación que impida la
correcta generación de los asientos contables, así como también, los pasos posibles a
seguir para solucionar el inconveniente. Note que además de contar con una opción para
generar los asientos del mes, también se cuenta con una opción para deshacer todos los
asientos generados.

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Es importante mencionar que el número que GesNet asigna a cada voucher contable es el
mismo número de proceso de cada comprobante asignado en el registro de compras. Esto
garantiza que el número que recibirá un determinado voucher será siempre el mismo
no importa cuántas veces se haya eliminado y vuelto a generar cualquier asiento
contable.
Adicionalmente, el usuario cuenta con un menú contextual para consultar, eliminar o
anular un voucher individual generado durante este proceso. Para ello solo se tiene que
hacer un clic con el botón derecho del mouse sobre el registro mostrado en pantalla sobre
el cual se desea tomar una determinada acción.

12.7.- Asiento de Apertura

Esta opción le permite generar el asiento de apertura en base a los datos registrados
en los módulos auxiliares o en base a los resultados contables del ejercicio anterior.
Cuando se esté iniciando la implementación del sistema el usuario puede decidir ingresar
manualmente el asiento de apertura o generar el asiento a partir de la información
ingresada en los módulos auxiliares. A continuación vemos el formulario que permitirá al
usuario generar dicho asiento.

Los valores que se piden y la razón para ello, resultan más que evidentes. Este proceso,
dependiendo de la cantidad de información a procesar puede tardar algunos minutos.

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12.8.- Asiento de Cierre

El asiento de cierre es generado automáticamente por el sistema, al final de cada
año. Para ello solo debe seleccionar la opción para el asiento de cierre ubicado bajo el
menú de Procesos de la barra de contabilidad. A continuación vemos el formulario para la
generación del asiento de cierre.

12.9.- Asiento de Ajuste por diferencia de Cambio

Los ajustes periódicos de las cuentas debido a las variaciones en el tipo de cambio
son calculados por el sistema automáticamente. Para ello debe seleccionar la opción para
este propósito ubicado bajo la opción Procesos del menú del modulo de contabilidad. El
procedimiento es similar al de la generación de cualquier otro tipo de asiento, con la
posibilidad de revertir los asientos generados. A continuación vemos el formulario
elaborado para este propósito.

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GesNet 4.0

Con relación a la generación de este asiento es bueno destacar que solo se generarán los
asientos de aquellos comprobantes que estén relacionados con cuentas en moneda
extranjera. Si usted nota que existe algún comprobante o registro en moneda extranjera
que no está incluido en el asiento de ajuste, debiendo estarlo, verifique que la cuenta
contable este marcada con una moneda extranjera.
Recuerde también que el asiento de ajuste, se debe realizar siempre como el último
asiento a generar dentro de un determinado periodo de tiempo.

12.10.- Consistencia
La generación de los asientos contables, los procesos y los reprocesas no están
exentos de posibles errores humanos generados al momento de configurar el plan
contable o al momento de ingresar la información en alguna parte del sistema. GesNet
ayuda al usuario, hasta donde es posible hacerlo, a reconocer cierto tipo de errores que
pudieran estar alterando la clasificación de la información contable. Esta opción del
sistema ubicada también bajo la opción de procesos del modulo de contabilidad, le
permite al sistema reconocer tales errores y mostrárselos al usuario para que proceda a
corregirlos si es necesario. Los errores están relacionados generalmente con el tipo de
cambio, la generación de asientos automáticos, plan contable mal estructurado, etc. A
continuación vemos el formulario que se utiliza para este propósito.

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GesNet 4.0

13.- Producción
13.1.- Procesos Productivos
El planeamiento y control de la producción empieza con una correcta definición de
los procesos productivos. Dependiendo de la naturaleza de la línea de Producción, los
procesos productivos pueden ser muy escasos o muy numerosos. En algunos casos dicha
cantidad dependerá a veces del ojo analítico con el que se mire. En estos casos, mientras
más minucioso sea nuestro análisis, probablemente encontraremos más procesos
productivos en los cual desglosar nuestra línea de producción. Para nuestro caso, se
recomienda dividir nuestra línea de producción en procesos simples, claramente definidos,
factibles de planear y controlar. Los procesos productivos se ingresan en el módulo de
Producción. Bajo la opción Tablas encontramos el item Procesos Productivos. El formulario
de ingreso de información es el siguiente:

En el formulario mostrado se han definidos dos Procesos Productivos: 1)

Transformación y Embotellado. Es importante asignarle un orden de proceso a los
procesos mismos, de modo que indiquen la secuencia de ejecución dentro de toda la línea
de producción. La grilla de porcentajes, se explicará posteriormente cuando tratemos el
tema de Análisis de Costos.
13.2.- Almacenes Virtuales
Cuando existe más de un encargado o responsable de entregar los materiales o
productos en proceso al área de producción, será también necesario definir los almacenes
virtuales. Estos permitirán dirigir y/o asignar los requerimientos de pedidos, y por lo tanto
su atención o despacho a diferentes encargados de la entrega de materia prima o
productos. A continuación se han definido 3 almacenes virtuales:

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GesNet 4.0

Para acceder a esta opción se debe ingresar al módulo de Almacén, luego Tablas y
seguidamente Almacenes virtuales. Observe que el peso de los ingredientes de una
fórmula puede o no ser considerados al momento de evaluar el rendimiento de la Orden
de producción.
13.3.- Materia Prima, Productos en Proceso y Producto Terminado
El siguiente paso es definir todos los materiales, productos en proceso y Producto
Terminado que son parte de los procesos productivos. Estos se ingresan en el Módulo de
Almacén, bajo la opción Artículos.

Como se observa, hemos creado 3 materias primas, un producto en Proceso y un

Producto Terminado. Cada uno con su respectivo Tipo de Artículo y Almacén Virtual. En el
caso del producto Terminado no hemos ingresado un almacén virtual, porque suponemos
que este no se utiliza para un proceso productivo posterior. En todo caso podríamos
asignarle también un almacén virtual si existiera la opción de usarlo en un reproceso.
13.4.- Fórmulas
Las fórmulas definirán los requerimientos de materiales para una determinada Orden
de producción. Las fórmulas se ingresan dentro del módulo de producción, bajo la opción
de fórmulas. Veamos a continuación el formulario de ingreso de datos.

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GesNet 4.0

Note que la unidad de la formula puede ser la unidad base del producto a producir o
una de sus unidades alternativas. En este caso el Balde. Adicionalmente, se puede indicar
si la fórmula del Producto a producir puede participar de los costos indirectos que se
registran en el formulario de los procesos productivos.

13.5.- Tipos de Orden Producción

Cuando existen varias líneas de producción, quizá sea necesario diferenciar las
diferentes órdenes de producción ejecutadas. Mediante la opción de Tipos de Orden de
Producción ubicado bajo la opción Tablas del módulo de Producción podemos realizar esta
configuración. A continuación se muestra el formulario con dos tipos de Órdenes de
producción ingresadas.

13.6.- Planeamiento de la Producción

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GesNet 4.0

El planeamiento de producción implica tomar todas las medidas necesarias para que
una orden de producción llegue a su feliz culminación. Una parte importante de estas
medidas es asegurar que todos los requerimientos de Materiales y Productos en proceso
requeridos sean entregados en el momento y la cantidad necesarios. El registro del
planeamiento empieza con el ingreso del Tipo de Orden de Producción, la fecha y el
responsable de la Producción, tal y como se muestra en la siguiente figura:

Luego de grabar estos datos, se procede a registrar el plan de lo que se desea

producir. Ve la siguiente figura:

Note que el proceso productivo determinará la lista de productos a producir. Solo se

mostrarán aquellos productos que tienen formula y cuya fórmula corresponde al proceso
productivo seleccionado. La unidad será la unidad base o unidad alternativa del producto y
la fórmula del proceso productivo será aquella que esté basada en el tipo de proceso
productivo anterior, según el orden del proceso productivo definido en Procesos
productivos. Si el proceso productivo es el primero de todos, la formula estará basada en
la materia prima.
13.7.- Generación y atención de los Requerimientos de Materiales
Una vez registrado la planificación de la producción se procederá a generar los
requerimientos de materiales según las formulas definidas con anterioridad. Para generar
los requerimientos de materiales seleccione el registro de un planeamiento, luego active el
menú contextual y seleccione generar requerimientos. GesNet generara automáticamente

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GesNet 4.0

los requerimientos. Ocasionalmente pueden aparecerle algunos de los siguientes mensajes

de error:

El error anterior significa que aún no se ha definido el tipo de requerimiento que se

genera mediante las órdenes de Producción. De modo que se necesita especificar este
dato en la ventana de propiedades, bajo la pestaña Empresa y en el grupo de Producción.

Otro de los errores que pudiera presentarse al generar los requerimientos es que
alguno de los materiales usados en la formula no genga asignado un Almacen virtual
como se muestra a continuación:

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Si todo está correctamente definido, se crearan los requerimientos de materiales.

Para verlos utilice la opción Requerimientos ubicado dentro del menú de producción. El
formulario que muestra el requerimiento generado en este caso es el siguiente:

Observe que junto a la columna de las cantidades solicitadas (las cuales no se

pueden modificar) se encuentra la columna de cantidades aprobadas. Al generar un
requerimiento, GesNet asume que la cantidad requerida es la misma que cantidad
aprobada. Sin embargo, las cantidades aprobadas pueden modificarse, en caso haya una
alteración especial que hacerle a los ingredientes de la Orden de producción que genera el
requerimiento. Además, se puede añadir algún otro ingrediente adicional o que reemplace
a uno de la fórmula que en el momento no se encuentra disponible.
A continuación, hacemos uso de la lista de requerimientos para generar las salidas
de almacén originadas por estos requerimientos. Seleccione el requerimiento deseado,
luego active el menú contextual y seleccione Generar Nota de Salida. En algunos casos
será necesario que se realice algunas configuraciones previas a la generación, tales como,
el tipo de nota de salida que genera un requerimiento, que dicho tipo de nota permita
visualizar la lista de requerimientos pendientes, El tipo de comprobante para una orden de

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GesNet 4.0

producción, etc. Si todo está correctamente definido, se mostrara el formulario de Nota de

Salida de almacén, tal y como se muestra a continuación:
13.8.- Registro de la Producción
Una vez ejecutado el proceso productivo, se procede a registra la producción real.
Para ello seleccionamos el formulario para el ingreso de la producción, tal y como se
muestra a continuación:

Una vez completado los datos que requieren, procedemos a grabar y dar por
atendido al requerimiento para esta primera parte de nuestra orden de producción.

Al momento de grabar, GesNet se asegurará de que se hayan generado los

requerimientos de Materiales y que todos los materiales solicitados para esta producción
hayan sido registrados en el sistema con las respectivas notas de salida de almacén, caso
contrario mostrará cualquiera de los siguientes mensajes:

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13.9.- Análisis de Costos

Una vez grabada la producción, GesNet hará el cálculo de los costos de materiales
involucrados en la ejecución de esta primera parte de la Orden de Producción. Para ver el
detalle de los costos involucrados, seleccione el registro de la producción ingresada y
luego active el menú contextual. Seguidamente, seleccione la opción Análisis de Costos. El
formulario a mostrar será el siguiente:

13.10.- Distribución de Otros Costos

Además de los Costos de Materiales, GesNet le permite distribuir los costos
adicionales en función del peso del producto. Dicho Costo se puede distribuir
mensualmente, por proceso productivo y teniendo en cuenta 3 tipos de Costos
Adicionales: Costos Indirectos, Costos de Otros Servicios y Otros Costos. Para ello es
importante recordar que GesNet distribuye el costo en base al peso de los materiales que
componen la fórmula de Producción. Sin embargo, GesNet puede modificar las fórmulas
de cálculo de acuerdo a la realidad del giro de su negocio. A continuación veamos un
formulario con datos de los gastos:

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El recalculo de los costos se realiza inmediatamente después de la grabación de los

porcentajes para un mes dado.

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14.- Clínica
14.1.- Tipos de Tarifas de Medicinas
Iniciamos el módulo de Clínica registrando los diferentes tipos de tarifas de
medicinas. Los tipos de tarifa permitirán determinar los precios de las medicinas asignados
a un paciente durante su el periodo de su atención. Al registrar un paciente en GesNet, el
usuario debe asignarle un tipo de paciente. El tipo de paciente determinará el tipo de
tarifa que se le tiene que aplicar. Para acceder a esta opción seleccionamos lo siguiente:
Ventas -> Tablas -> Tipos de Tarifa de Medicina.
A continuación se muestra el formulario con dos tarifas registradas.

14.2.- Tipos de Tarifas de Análisis y Procedimientos

Como en el caso de los tipos de tarifas para medicinas, los tipos de tarifas para
procedimientos médicos, determinarán los precios de los procedimientos médicos que se
le aplicarán durante el tiempo de su atención. . Para acceder a esta opción seleccionamos
lo siguiente: Ventas -> Tablas -> Tipos de Tarifa de Procedimientos y Análisis.
Veamos a continuación un formulario con los distintos tipos de tarifas.

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Observe que además del código y la descripción del tipo de Tarifa existe una grilla
donde se puede ingresar tipos de subtarifa o tarifas para emergencias médicas. La
clasificación de los tipos de subtarifas y su utilización la veremos a continuación.
14.3.- Tipos de Subtarifas o Tarifas para emergencias médicas
Los tipos de subtarifas son aquellas tarifas que son determinadas por las compañías
aseguradoras para situaciones de emergencia, tales como los accidentes automovilísticos
(SOAT). Para acceder al formulario que permite registrar la clasificación de este
subtarifario seleccionemos: Ventas -> Tablas -> Tipos de SubTarifas.
A continuación se muestra un formulario con la clasificación general de este tarifario
incluido el factor o monto que se deberá aplicar.

Veamos a continuación, el formulario del tipo de tarifa que muestra la Subtarifa para
una emergencia médica:

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14.4.- Tipos de Paciente

Los tipos de paciente permitirán a GesNet determinar los precios a aplicar a un
paciente por los distintos servicios que le hubiera brindado la clínica durante la etapa de
su tratamiento médico. Para acceder a esta opción seleccione: Clínica -> Tablas ->
Tipos de Paciente.
A continuación se muestra un formulario con algunos tipos de paciente ingresados al
sistema.

14.5.- Tipos de Servicio

Para la adecuada gestión de una clínica es muy importante definir los diferentes
tipos de servicios que ella brinda. Para acceder al formulario donde se registran los tipos
de servicios seleccione Clínica -> Tablas -> Tipos de Servicio.
A continuación se muestra el formulario con algunos tipos de servicio definidos
previamente.

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La columna tarifario indica si los precios se toman del tarifario SEGUS que contiene
el Sistema. La columna almacén solo aplica al servicio de Farmacia o como de Medicinas
y/o Materiales. La columna Atención médica aplica solo a los servicios de Consulta,
Hospitalización y Cirugía. Los demás servicios son generalmente análisis y procedimientos
médicos.
14.6.- Registro de Personas
Ocasionalmente, será necesario ingresar a personas naturales al sistema para
mantener un registro de sus datos, muy necesarios cuando se trata de aquellos que sirven
como los acompañantes de los pacientes, representantes legales, etc. Para acceder a esta
opción seleccione en el menú principal de GesNet el icono de Persona:

A continuación se muestra un formulario con el registro de una persona que

posteriormente la utilizaremos como pariente durante el registro de un paciente.

En el caso de personas naturales, solo será necesario ingresar datos como nombres
y apellidos, documento de identidad, dirección y teléfonos de contacto.
14.7.- Registro de Pacientes
Al registrar el paciente existen algunos datos importantes que se deben ingresar,
tales como la fecha de nacimiento, tipo de paciente, etc. El número de la Historia clínica se
puede ingresar manualmente o puede ser configurado para generarse automáticamente.
Para acceder a esta opción seleccione en el menú principal de GesNet: Clínica->
Pacientes.

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Note que al ingresar al paciente se ha indicado como pariente a una persona que
debe haberse ingresado previamente al sistema como persona natural como es el caso del
ejemplo. También es importante destacar que la asignación de un tipo de paciente tiene
una fecha de vigencia. Esto es debido a que para un momento determinado un paciente
puede reunir los requisitos para ser calificado como un tipo de paciente y en otras
ocasiones con otro tipo diferente.
14.8.- Especialidades Médicas
Para poder ingresar a los médicos necesitamos primero contar con una lista de
especialidades médicas. Para acceder a esta opción seleccione en el menú principal de
GesNet: Clínica-> Tablas->Especialidades.
A continuación se muestra el formulario con una lista ya ingresada de
especialidades:

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14.9.- Registro y Horario de Médicos

El registro de los médicos se realiza al acceder a la opción ubicada en: Clínica->
Tablas->Médicos

El formulario para el registro de médicos incluye además de las especialidades, los

horarios de atención. Tanto la hora inicial como la hora final deben ingresarse en el

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formato HH:MM donde HH varía de 00 a 23 y MM varía de 00 a 59. Estos horarios nos

permiten armar el horario final de atención del Médico. Para programar el horario del
médico, seleccione la opción: Clínica->Tablas->Médicos->Horario.
Para seleccionar las horas haga clic sobre la celda de la hora y para deseleccionar
vuelva a hacer clic sobre la misma celda. Para seleccionar todo un día o columna haga clic
sobre la cabecera de la columna y para deseleccionar haga clic sobre la misma. A
continuación mostramos el formulario con el horario final para el medico del ejemplo.

14.10.- Horario de Citas

Las citas se ingresan en el formulario de Citas, a cual se accede seleccionando:
Clínica->Horario Citas.
Al ingresar a este formulario, GesNet establece, por defecto, un rango de 15 días
para construir el calendario, pero dicho rango puede modificarse de acuerdo a las
características de la clínica. Para cambiar dicho valor seleccione Horario Citas-
>Propiedades->DiasAMostrar e ingrese la cantidad de días deseada. El calendario se
mostrará luego que el usuario haya especificado la especialidad, el médico y haya
seleccionado el botón Filtrar.
GesNet permite establecer también, un criterio para determinar que el registro de
una cita sea inicialmente considerada como una Precita. Una precita es aquella que para
ser considerada como una Cita, requiere de una confirmación, realizada generalmente por
vía telefónica, por email o de manera personal. Para modificar el criterio seleccione
Horario Citas->Propiedades->DiasConfirmacionAutomatica. El valor de esta
propiedad determinará la cantidad máxima de días de anticipación con la que se puede
registrar una cita. Pasado esa cantidad de días, cualquier registro se considerará como
una precita. Si no desea considerar las precitas, simplemente asigne a esta propiedad un
valor bastante elevado.
A continuación se muestra un formulario de Ejemplo.

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Para ingresar una nueva cita seleccione primero una celda y presione el botón
derecho del mouse. A continuación se mostrara el formulario de ingreso de citas.
Seguidamente ingrese el nombre del paciente. Si no existe el paciente debe ingresarlo
utilizando la opción de pacientes. Luego, ya podrá registrar la cita. GesNet le permitirá
registrar solo una paciente para cada horario. Veamos cómo se un formulario de Citas:

14.11.- Atención de las citas o Consultas

Durante el proceso de atención de las citas, el médico debe contar con una opción
para saber cuáles son las citas que tiene por atender, así como, para dar por atendida la
misma. Para acceder a esta opción seleccione Clínica->Citas. En este formulario se
puede seleccionar las citas de acuerdo a la especialidad y el médico. También puede ser

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utilizado para registrar las citas si se desea prescindir de la opción de horario de Citas, o
cuando se desea registrar una cita adicional (Entre Cita), cuya hora no está incluida dentro
del horario de citas establecido. Veamos a continuación el formulario de Citas.

Como se puede observar el médico seleccionado tiene 3 citas pendientes para el día
12 de enero. Para dar por atendido una cita, seleccione el botón Atender Cita. A
continuación se muestra el formulario que da atención a la cita.

Luego de registrar la atención de una cita, la cita cambia de estado pendiente a

estado atendido. Si usted no observa el cambio de estado inmediatamente, presione el
botón filtrar para actualizar la información en pantalla.

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14.12.- Lista de Consultas

GesNet mantiene una lista actualizada de todas las consultas realizadas. Para
acceder a esta opción seleccione Clínica -> Consultas. Veamos a continuación un
ejemplo de este formulario:

Dentro de este formulario se puede seleccionar las consultas realizadas por

paciente, por medico, por especialidad, dentro un determinado rango de fechas, si la
consulta está en proceso o ya ha sido culminada, si la consulta ya ha sido facturada o se
encuentra pendiente facturar, etc. También se puede usar esta opción del sistema para
registrar consultas sin previa cita, para ello solo basta con presionar el botón nuevo y
registrar los datos de la consulta.
14.13.- Hospitalización
Las hospitalizaciones se generan a partir de una Orden de Hospitalización o
simplemente accediendo a la opción de Hospitalización seleccionando lo siguiente: Clínica
-> Hospitalización. Veamos a continuación el formulario con la lista de
hospitalizaciones:

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Como en el caso de las consultas, las hospitalizaciones tienen dos columnas que
especifican su estado en cuanto a la realización y su situación en cuanto a su facturación.
Para el registro de una hospitalización es importante haber ingresado previamente al
sistema las habitaciones. Para acceder al formulario de Habitaciones selecciones: Clínica -
> Tablas -> Habitaciones.
A continuación se muestra el formulario de habitaciones con algunos registros ya
ingresados.

En el caso de las hospitalizaciones, es importante recordar que existe un tiempo

entre el ingreso o inicio de la hospitalización y el alta o fin de la hospitalización. Mientras
no se hayan registrado el alta o fin de la hospitalización, dicha hospitalización estará
sujeta a la aplicación de los diferentes servicios que brinde la clínica. Luego de que un
paciente ha sido dado de alta (lo que equivale en el sistema a ingresarle una fecha de fin
a la hospitalización) ya no se le podrá asignar servicios adicionales. A continuación veamos
el formulario para el registro de una hospitalización:

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15.- Seguridad
15.1.- Descripción
Un sistema de gestión no estaría completo si no contiene un modulo de seguridad
que garantice la confidencialidad de la información, consistente en permisos de acceso y
autorizaciones a las diferentes partes del sistema.
GesNet incorpora un modulo de seguridad basado en perfiles, el cual consiste en la
creación de perfiles de accesos al sistema y luego utiliza ese perfil para conceder permisos
a cada uno de los usuarios del sistema. Por ejemplo se puede crear un perfil Almacén
con todos los derechos de acceso que el encargado del almacén debe de tener y luego
utilizar dicho perfil para otorgar los permisos correspondientes a todos los usuarios
encargados de procesar la información del almacén. Si se desea añadir un nuevo permiso
o quitar uno ya existente a todos los usuarios de almacén se modifica el perfil almacén y
listo. Igualmente si ingresa un nuevo almacenero o el actual es reemplazado, solo basta
con crear el nuevo usuario y luego asignarle el perfil Almacén. De este modo se evita
procedimientos engorrosos de asignación de permisos individuales a cada usuario.
15.2.- Perfiles
Los perfiles se manejan mediante un formulario de mantenimiento con un árbol de
accesos. Para acceder al formulario de perfiles seleccione la opción ubicada bajo el menú
Tablas → Perfiles. Luego veremos a continuación:

Para otorgar o quitar permisos solo tiene que seleccionar o deseleccionar los
cuadritos del árbol de accesos mostrados en la parte inferior derecha del formulario. El
color que toman los accesos le ayudaran adicionalmente a reconocer si se otorgo o negó
permisos ha determinado perfil.
15.3.- Usuarios
El mantenimiento de usuarios se realiza de forma tradicional. Recuerde la
importancia de indicar el perfil que le corresponde. Veamos el formulario para el
mantenimiento de usuarios. Para acceder a este formulario seleccione la opción ubicada
bajo el menú Tablas → Usuarios

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16.- Solucionando problemas

Demás esta decir que no existe el sistema prefecto. Por ello a continuación detallamos
algunos de los mensajes de error que pudieran presentarse durante la utilización del
sistema así como la forma de solucionarlos:

16.1 El servidor SQL Server no existe o se ha denegado acceso

Este error generalmente ocurre cuando GesNet no tiene acceso al servidor de base de
datos. Ocasionado porque el servidor tiene un nombre diferente al indicado en el archivo
de configuración o se le ha cambiado recientemente de nombre o el servicio de SQL se ha
detenido.
Solución: Verifique el nombre del servidor en el archivo de configuración del sistema
(GesNet.Exe.Config) o revise si el servicio de SQL esta funcionando.

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