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P-07-04.Información documentada

Modificaciones Revisado y
Edición Realizado Fecha Fecha
realizadas aprobado

00 Edición inicial Responsable Calidad XX/XX/20XX Gerencia XX/XX/20XX

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ÍNDICE

1.- OBJETO................................................................................................................3
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2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN......................................................................................3

3.- DEFINICIONES.....................................................................................................3
4.- DESCRIPCIÓN......................................................................................................3
4.1.- Creación y actualización de la información documentada...........................................3
4.2.- Control de la información documentada...................................................................6
5.- DOCUMENTACIÓN ASOCIADA...............................................................................7
6.- REGISTROS..........................................................................................................7
1.- OBJETO

El presente procedimiento tiene como objetivo la definición de la sistemática utilizada por

Nombre_Empresa para crear, almacenar, actualizar y aprobar la información documentada
asociada a su actividad

2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN

El alcance de este procedimiento se encuentra enfocado a la planificación del propio sistema

de gestión integrado en calidad y medio ambiente y la consecución de los objetivos
propuestos en Nombre_Empresa en relación a su sistema de gestión.

3.- DEFINICIONES

Se entiende en el contexto de este documento los siguientes términos:

RC: Responsable de la Calidad

Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

4.- DESCRIPCIÓN

4.1.- Creación de la información documentada

La documentación de este sistema de gestión tiene una estructura jerárquica según se indica
a continuación:
 Política de la Calidad
 Procedimientos (Incluye este nivel los documentos de alcance y declaración de
aplicabilidad y el estudio del contexto de la organización)
 Instrucciones técnicas de trabajo
 Registros

En Nombre_Empresa distinguimos dos orígenes en la información:

Interno: se entenderá toda aquella documentación propia del sistema de gestión, revisada y
aprobada por personal de Nombre_Empresa
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Externo: documentación que no es elaborada por la organización y que vienen dados por
alguna parte interesada que rodea a la organización.

Estructura de la documentación interna

Todos los procedimientos generales y específicos que integran la documentación interna se
componen de:

 Página de portada:
- Incluye el logotipo de la organización
- Codificación del procedimiento
- Detalle de las personas que han desarrollado la primera versión del documento
- Detalle de las personas que reescriben y aprueban el documento
- Objetivo del procedimiento

 Cuerpo del documento

- Objetivo que se pretende conseguir con la aplicación del procedimiento
- Alcance del procedimiento
- Descripción del contenido
- Registros asociados al procedimiento al final del documento

Codificación de la documentación interna

La documentación del sistema de gestión está dividida en bloques, en base a la numeración
de las tres normas sobre las que se aplica. Dichos bloques son:
 4. Contexto, alcance y aplicabilidad
 5. Liderazgo
 6. Planificación
 7. Soporte
 8. Operación
 9. Evaluación del desempeño
 10. Mejora
Cada bloque contendrá aquellos procedimientos que aplican al grupo que la contiene bajo el
criterio que se describe a continuación:

Tipo de documento Código Elemento Interpretación

Procedimientos Generales del PG-XX PG Procedimiento General de la norma ISO

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Sistema de Gestión 9001

XX Número secuencial del procedimiento

Formatos Procedimientos Generales F-PG-XX-nn F Formato/Registro

del Sistema de Gestión
PG-XX Procedimiento del que deriva el
formato/registro

nn Número secuencial del formato/registro

Procedimientos Específicos de la PE-XX PE Procedimiento Específico de trabajo de

Calidad la organización

XX Número secuencial del procedimiento

Formatos Procedimientos Específicos F-PE-XX-nn F Formato/Registro

de la Calidad
PE-XX Procedimiento del que deriva el
formato/registro

nn Número secuencial del formato/registro

Instrucciones Técnicas IT-PE-XX IT Instrucción Técnica

PE-XX Procedimiento del que deriva la

instrucción técnica

XX Número secuencial de la instrucción

técnica

4.2.- Control de la información documentada

Toda información documentada requerida por este sistema estará gestionada por medio de
su:

 Uso: El trabajador usa la información confidencial recibida sólo en la medida en que

sea necesaria para el desempeño de su cargo y de sus funciones en la empresa.

 Almacenamiento: Será almacenada por el responsable de la misma en la estructura

de ficheros interna. Cuando la información sea confidencial y esté en algún soporte
físico (papel, documento, libros, dossiers, etc.) ésta deberá almacenarse en lugares
donde sólo tendrá acceso a ella su usuario/propietario.

 Preservación: Los procedimientos y registros se conservan un mínimo de tres años, y

pasado ese tiempo, se conservarán hasta que sea necesaria su destrucción. Las
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distintas versiones de un procedimiento o registro se conservarán en una carpeta de

versiones “Ediciones anteriores y Obsoletos” en la misma ubicación de
almacenamiento de dicho documento.

 Permisos: Los permisos de acceso aplicables a los usuarios del sistema garantizarán
la confidencialidad de la información en formato electrónico, siendo su usuario el
responsable de garantizar que el fichero se almacena de la forma correcta. En caso de
que Gerencia así lo estime oportuno se restringirá el acceso a determinadas carpetas
de ficheros para algunos integrantes del equipo. El acceso al sistema de gestión de la
calidad lo tiene el departamento de administración y Gerencia.

 Recuperación. El proceso para la realización de las copias de seguridad se realiza una

vez al día en horario nocturno de forma automática en un disco duro externo
almacenado en el área del servidor.

 Destrucción: En caso de información impresa, para su destrucción se debe emplear

la destructora de papel existente, quedando prohibido arrojar a papeleras o
contenedores exteriores a la Organización documentos en los que la información de
carácter personal o confidencial sea todavía legible. En caso de información en formato
electrónico, se utiliza un borrado seguro mediante la destrucción completa del archivo.

 Control de cambios (control de versiones): Los cambios de versiones de la

documentación se recoge en la página 1 de cada procedimiento detallando la fecha,
quién realiza la modificación, quién lo revisa/aprueba y una referencia al cambio. Los
nuevos documentos (derivados de modificaciones y cambios) mantendrán en el título
del mismo el número de Revisión que corresponda.

La información documentada de origen externo que la organización determina que es

necesaria para la planificación y operación de este sistema de gestión se encuentra
identificada y controlada bajo el registro R-07-08.Control documentos de origen externo.

5.- DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

- N/A
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6.- REGISTROS

Registros Responsable archivo Soporte Tiempo Conservación

Control documentos de
RC Papel/digital 3 años
origen externo