Manual de Usuario SECS

Programa Nacional de Innovación en
Pesca y Acuicultura
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MANUAL DE USUARIO
Contenido
Requisitos para el Sistema ........................................................................................... 4
Ruta del Sistema ......................................................................................................... 5
Iconografía ................................................................................................................. 7
Elementos especiales del formulario .............................................................................. 8
Estructura ................................................................................................................... 10
Módulo Implementación ............................................................................................. 11
Taller de inicio ....................................................................................................... 11
Línea de base ........................................................................................................ 14
Beneficiarios .......................................................................................................... 20
Salvaguardas BM y posibles riesgos .......................................................................... 23
Beneficios ambientales y sociales ............................................................................. 29
Plan de adquisiciones .............................................................................................. 36
Módulo Informe Técnico Financiero (ITF) ...................................................................... 38
Avance Técnico ......................................................................................................... 38
Actividades POA ..................................................................................................... 39
Indicadores de Cronograma de Hito .......................................................................... 41
Marco lógico .......................................................................................................... 42
Salvaguardas ambientales ....................................................................................... 45
Beneficios ambientales y sociales ............................................................................. 51
Avance Financiero ..................................................................................................... 56
Aportes de la Alianza Estratégica .............................................................................. 57
Libro banco ........................................................................................................... 58
Rendición de gastos ................................................................................................ 62
Informe Técnico Financiero ........................................................................................... 70
2019 SISTEMA DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN Y CIERRE DE SUBPROYECTOS

3
INTRODUCCIÓN
El SGSPI en PNIPA compromete tres grandes etapas: i) la puesta en marcha, a través de la cual
las propuestas ganadoras del concurso se organizan y preparan como subproyectos de
innovación, ii) la ejecución, donde los subproyectos despliegan sus planes y actividades, y iii) el
cierre de subproyectos, orientado a concretar resultados, sistematizar conocimientos y evaluar
logros alcanzados. Para el acompañamiento de los SPI a lo largo de su ciclo de vida, SGSPI
compromete dos instrumentos importantes: el Manual de Subproyectos (MSP) que presentamos
en esta ocasión y el Sistema de Monitoreo a la Ejecución y Cierre de Subproyectos (SECS).
Las OMR son responsables directos del M&E de los subproyectos que se encuentran en su zona
de influencia. El equipo que conforma la OMR realizará la división del trabajo adecuada según el
tamaño del portafolio de subproyectos bajo su responsabilidad. El equipo de la OMR en su función
de monitor y supervisor deberá realizar visitas de M&E, recibir y evaluar -en primera instancia -
los informes Técnicos Financieros (ITF), atender consultas y dar recomendaciones a los
subproyectos encomendados y elevar los informes correspondientes a la Unidad Técnica de la
Sede Central. Para estas labores se servirá del Sistema de Monitoreo a la Ejecución y Cierre de
Subproyectos (SECS). Las OMR están bajo la supervisión de la Dirección de Operaciones.
Son unidades de la sede central que reciben y consolidan los aspectos técnicos de los ITF – en
segunda instancia - de los subproyectos, sean de pesca y acuicultura. Por tanto, tienen la
responsabilidad de estar en permanente comunicación con las OMR, acompañando y
supervisando el trabajo que realizan los monitores. También realizan labor de gestión de
portafolio de subproyectos para lo cual, realizan análisis de los resultados alcanzados por estos,
evaluando su pertinencia y relevancia a los resultados finales esperados por PNIPA en cada
cadena de valor priorizada. Para todas estas actividades se sirve del SECS, aunque
periódicamente realizan visitas de campo para conocer in situ la ejecución de los subproyectos.
Se encuentran bajo la supervisión de la Dirección de Operaciones.
Es la Unidad de la sede central responsable del seguimiento y evaluación de los aspectos

administrativos y financieros de los subproyectos. En ese sentido, se encargan de revisar – en
4
segunda instancia – los aspectos administrativos y financieros de los ITF. Para este fin se sirven
del SECS, aunque también realizan visitas de campo para profundizar su labor de supervisión y
asistencia administrativa de los subproyectos.
Es la Unidad de la Sede Central, encargada de realizar la consolidación periódica de la ejecución

física y financiera de los subproyectos, para elaborar los informes que requiere periódicamente
la Dirección de Operaciones, la Dirección Ejecutiva y el GT/Comité Directivo. También consolida
la información relevante de los subproyectos para preparar los informes de ejecución tecnica y
financiera que se remiten regularmente al Ministerio de la Producción, el Ministerio de Economía
y el Banco Mundial. Asimismo, en su condición de responsable de la gestión de los sistemas
informáticos de PNIPA, vela por el desarrollo y buen funcionamiento del SECS.
Requisitos para el Sistema

Empezar a trabajar en el SECS es relativamente sencillo. Solo se requiere una computadora
con acceso a internet y que cumpla con los siguientes requisitos:
Requerimiento Configuración adicional
Google Chrome, última versión
Internet Explorer 11
Navegador de desktop
Mozilla Firefox
Microsoft Edge, última versión (véase información
adicional)
Microsoft Windows 7, 8, 10
Sistema operativo Apple Mac OS X Lion (10.7) o superior
Ubuntu, Open Suse, Fedora
Software adicional Adobe Acrobat Reader 9 o superior

Velocidad de conexión recomendada 500 – 800 kbit/s o
Ancho de banda de la red
superior
XGA 1024x768 (color de alta definición) o superior
Resolución de pantalla
Pantalla panorámica: 1366x766 o superior

5
300 MB. El SECS es una aplicación 2.0 Web. Se

recomienda permitir la grabación en caché del
navegador porque la aplicación confía en ella
Tamaño mínimo de caché del extensamente para el contenido estático, como pueden
navegador ser los archivos de imagen. Si borra la caché, el
navegador tampoco funcionará hasta que se vuelvan a
descargar los archivos borrados en el navegador y se
graben en la caché para la próxima vez.
A cada coordinador de los Sub proyectos adjudicados
se les entregó un usuario y una contraseña de acceso
(La que se usó en el Sistema en línea de fondos
Usuario y contraseña concursables). Si es que no recuerda los datos de
acceso, por favor contáctese con el personal de la
Unidad Descentralizada para que le brinde el apoyo
correspondiente.
Ruta del Sistema

Para empezar solo se debe escribir la siguiente dirección en el navegador web:
HTTP://pet.pnipa.gob.pe/secs/
Acto seguido, se procede a cargar la ventana de acceso al SECS. Esta muestra un formulario
donde se debe ingresar la información siguiente:

6
1. El email registrado como usuario.

2. La contraseña que se le brindó la Unidad Descentralizada.
3. Iniciar Sesión.
Luego damos click al botón Iniciar Sessión y si hemos seguido los pasos correctamente el
sistema indicará que el Login se realizó de forma correcta. En caso que la contraseña no
sea la correcta se mostrara el mensaje Intento de inicio de sesión no es valida.
Una vez realizado el inicio de sesión, el SECS nos redirige al Panel Principal cuya estructura se
muestra de la siguiente forma:

7
Para el caso de los módulos de la información, la estructura se muestra de la siguiente forma:
Iconografía
Durante el proceso de registro de información, se encontrará con una serie de botones que
realizan diversas funciones. Muchos de ellos tienen descrito su propósito. Otros por cuestiones
de usabilidad no lo tienen a simple vista. Para conocer su función, bastará pasar el cursor
sobre el botón.

8
Estos son los iconos de interacción más comunes:
Elementos especiales del formulario

La información registrada en el SECS se realiza a través de formularios. Estos contienen una
serie de elementos comunes con características propias. Sin embargo, existen elementos que
contienen características especiales. Estos se describen a continuación:
Input de tipo Fecha: Nos permite registrar información de fechas como su nombre lo indica.
El formato puede variar dependiendo de los navegadores. Generalmente en Firefox el formato
es “yyyy-mm-dd” mientras que en Google Chrome utiliza el formato “dd/mm/yyyy”.

9
Input de tipo Select Dinámico: Este tipo de elementos, nos permite seleccionar una serie
de opciones relacionadas entre sí. El ejemplo más claro es el de la ubicación geográfica, ya
que primero debemos seleccionar el departamento, luego se nos mostrará las provincias que
lo conforman y finalmente los distritos que conforman esa provincia.
Input de tipo Select Buscador: Este tipo de elemento, nos permite ubicar un registro
dentro de una lista donde existen muchos registros y se nos es complicado ubicar el elemento
deseado. En ese caso este elemento nos permite ubicar el registro deseado escribiéndolo. Un
ejemplo de esto es por ejemplo la lista de cadenas productivas.
Input de tipo Text Área o Editor de Texto Embebido: Nos permite registrar contenido
enriquecido como si de un editor de texto se tratara. Esta versatilidad nos permite utilizar
este elemento para la generación de informes de avance, resultados, etc.

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Input del tipo Carga de Archivo: Nos permite almacenar archivos adjuntos en el servidor.
Para ello el SECS admite archivos de formato PDF con un máximo de 10 Mb de tamaño.
Estructura
El SECS trabaja en base a 3 grandes Módulos los cuales, a su ves se dividen en una serie de
módulos mas pequeños que realizan una función específica. Esta estructura se grafica de la
siguiente manera:

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Módulo Implementación
Este módulo nos permite realizar el registro de la información preliminar necesaria para poder
realizar la ejecución físico y financiera del Sub proyecto. Es obligatorio el cumplimiento del
registro de esta información para poder pasar al módulo de Informes técnico-financieros.
Taller de inicio
La Entidad proponente realiza un Taller de Inicio, convocado por los representantes de

la AE (Alianza estratégica) o, en ausencia de esta, por la EE (Entidad Ejecutora), contando
con el apoyo de la OMR del PNIPA. En el SECS se requiere a manera de evidencia, el
informe u acta del Taller donde se indican los resultados y acuerdos del evento.

12
Añadir Nuevo
Para realizar el registro del Taller de inicio, damos click al botón . A continuación, se
mostrará el formulario de registro de información:

13
1. Indicamos el nombre del evento.

2. Seleccionamos la fecha de inicio y término.
3. Indicamos el lugar donde se realiza el evento (Región, provincia, distrito y lugar).
4. Indicamos el número de asistentes varones y mujeres según hoja de asistencia.
5. Seleccionamos el acta y/o informe del evento escaneado en formato PDF.
6. Redactamos el texto que nos indique cual es el objetivo del Taller de inicio.
7. Redactamos la agenda programada para el Taller de inicio.
8. Por último, redactamos los resultados que se obtuvieron en el Taller.
A continuación, si estamos conformes con la información registrada, damos click al botón
Si todo está conforme se muestra la siguiente pantalla.
Si requiere hacer modificaciones a la información que acaba de ingresar, puede hacerlo desde
el botón de Edición .
Si no está conforme con la información registrada puede eliminar el registro desde el botón
de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro el SECS le solicitará una

confirmación de la acción. Si está seguro de la misma, indique que quiere Proceder con el
borrado del registro.

14
Línea de base
La línea de base es un estudio que se elabora en la fase inicial de ejecución de cada Sub
proyecto. Esta debe ejecutarse dentro del primer cronograma de hito para poder recoger la
información que alimentará el módulo.
Del estudio de línea de base extraemos la información que se reporta en el módulo del mismo
nombre.
Datos generales - Productos

Muestra la información almacenada del de la propuesta del sub-proyecto.
Donde seleccionamos el producto de la lista e indicamos si este producto corresponde a la

producción principal del Sub proyecto.

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Datos generales – Ámbito geográfico

Nos indica la ubicación y/o el ámbito de acción de Sub Proyecto.
Si queremos agragar un nuevo ámbito geográfico se podrá seleccionar .
1. Seleccionamos la ubicación del Sub Proyecto hasta nivel de Centro poblado.

2. Indicamos las coordenadas geográficas de la ubicación a registrar (latitud y longitud).
3. Indicamos la altitud en metros sobre el nivel del mar.

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Indicadores de Propósito – Actualizar Línea de base

Nos permite realizar el registro del valor de inicio de los indicadores de propósito del Marco
lógico.

17
Para actualizar la información de línea de base damos click al botón
Se nos muestra el formulario de edición de información, desde donde podremos actualizar la

información de:

18
1. Tipo de indicador.
2. Método de cálculo para el indicador.
3. Valor de inicio / línea de base.
Indicadores de Resultado – Actualizar Línea de base

Nos permite realizar el registro del valor de inicio de los indicadores de resultado del Marco
lógico. Para actualizar la información de línea de base damos click al botón

19
Indicadores del PIP

Esta pestaña nos permite realizar el registro de información de Indicadores de Programa
(PNIPA), los cuales nos permitirán reportar a nivel de la matriz de resultados del BM. El
registro de esta información es de carácter obligatorio.

20

• Indicamos el indicador a registrar.

• Seleccionamos la unidad de medida.
• Ingresamos el valor de Línea de base.
• Ingresamos el valor de Meta propuesta.
Beneficiarios
Son los usuarios del Sub Proyecto. Su correcto registro es vital ya que reportar el número de
estos corresponde uno de los requerimientos de la Matriz del Banco Mundial.

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22
1. Indicamos el Nº de DNI.
2. Indicamos si la persona que se esta registrando es jefe de hogar (“El jefe o la jefa del
hogar es la persona reconocida como tal por todos los miembros del hogar” – INEI) o
su pareja.
3. Indicamos la fecha de nacimiento de la persona.
4. Indicamos el sexo de la persona.
5. Indicamos si la persona es o no beneficiario directo del Proyecto (“Los beneficiarios
directos son aquéllos que participarán directamente en el proyecto, y por consiguiente,
se beneficiarán de su implementación. Así, las personas que estarán empleadas en el
proyecto, que los suplen con materia prima u otros bienes y servicios, o que usarán de
alguna manera el producto del proyecto se pueden categorizar como beneficiarios
directos.” - FAO).
6. Indicamos el nivel educativo de la persona.
7. Indicamos si la persona pertenece a una comunidad campesina o a una comunidad
nativa.
8. Especificamos el o los idiomas que entiende, lee y habla la persona a registrar.
9. Especificamos la o las actividades a la que se dedica la persona a registrar.


23
Salvaguardas BM y posibles riesgos
Se deberá identificar los salvaguardas y posibles riesgos que puedan originarse a consecuencia
de la ejecución del subproyecto.
Salvaguardas BM
Para añadir un registro nuevo damos click al botón

24
1. Seleccionamos el aspecto social y ambiental que podría afectar el Proyecto. En la sección

de Medida de control se visualizan ejemplos a considerar, en función al aspecto social y
ambiental seleccionado.
2. Seleccionamos los impactos vinculados asociados al aspecto social y ambiental

seleccionado. En caso seleccionemos la opción Otros se visualizará una casilla de texto
para ingresar la descripción del mismo.

25
3. Describimos la medida de control identificada.
4. Opcionalmente, es posible añadir algún tipo de comentario al respecto.
. Se visualizará un mensaje para indicar que la operación terminó

satisfactoriamente.
Si no está conforme con la información registrada puede eliminar el registro desde el botón de
Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro del SECS le solicitará una confirmación de
la acción. Si está seguro de la misma, indique que quiere Proceder con el borrado del registro.

26
Para exportar el listado de Salvaguardas BM en formato Excel damos click al botón .
Para exportar el listado de Salvaguardas BM en formato PDF, incluyendo información del
subproyecto, damos click al botón .
Posibles riegos identificados
Para añadir un registro nuevo damos click al botón

27
1. Seleccionamos el Aspecto social y ambiental identificado. En caso seleccionemos la

opción Otros se visualizará una casilla de texto para ingresar la descripción del mismo.
Asimismo, en la sección de Medida de control se visualizan ejemplos a considerar, en

función al aspecto social y ambiental seleccionado.

28
2. Seleccionamos los impactos vinculados asociados al aspecto social y ambiental

seleccionado. En caso seleccionemos la opción Otros se visualizará una casilla de texto
para ingresar la descripción del mismo.
3. Describimos la medida de control identificada.

satisfactoriamente.
de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro del SECS le solicitará una


29
Para exportar el listado de Posibles riesgos identificados en formato Excel damos click al botón
Para exportar el listado de Posibles riesgos identificados en formato PDF, incluyendo información
del subproyecto, damos click al botón .
Beneficios ambientales y sociales

Es necesario especificar los beneficios ambientales y sociales que generará la implementación
del subproyecto.

30
Beneficios ambientales
Para añadir un registro nuevo damos click al botón .

31
1. Seleccionamos el beneficio por generar. Cada vez que seleccionemos una opción, en la
sección Acciones a realizar, se visualizan ejemplos a considerar, en función al beneficio
por generar seleccionado.
2. Ingresamos las acciones a realizar, en función al beneficio por generar.

3. Opcionalmente, es posible registrar comentarios adicionales.

satisfactoriamente.

32

Para exportar el listado de Beneficios ambientales en formato Excel damos click al botón
Para exportar el listado de Beneficios ambientales en formato PDF, incluyendo información del
Beneficios sociales

33
Beneficios sociales
Para añadir un registro nuevo damos click al botón .
1. Seleccionamos el beneficio por generar. En caso seleccionemos la opción Otros, se

visualizará una castilla de texto para registrar la descripción del mismo.

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2. Elegimos una o varias acciones a realizar, entre las opciones disponibles. En caso
elijamos la casilla de verificación Otros, se visualizará una casilla de texto para
registrar la descripción del mismo.
3. Registramos el número de beneficios directos.
4. Opcionalmente, es posible ingresar comentarios adicionales.

satisfactoriamente.

35

Para exportar el listado de Beneficios sociales en formato Excel damos click al botón .
Para exportar el listado de Beneficios sociales en formato PDF, incluyendo información del

36
Plan de adquisiciones
Será elaborado en el Taller de inicio del Proyecto. El Plan de adquisiciones debe tener en
cuenta el Plan operativo, a fin de relacionar las compras y contrataciones con las actividades
programadas. Las actividades pueden ser fusionadas para realizar un solo proceso de
adquisición o contratación, o desagregadas, dependiendo del bien o servicio.
Añadir nuevo
Para poder añadir un insumo o servicio al Plan de adquisiciones, damos click al botón
Seleccionamos el rubro en el cual se encuentran ubicados los servicios o insumos a agregar.

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A continuación, se nos mostrará un listado con los servicios o insumos disponibles en el rubro
elegido:
1. Seleccionamos el método de adquisición a utilizar para el insumo o servicio.

2. Indicamos la fecha propuesta para iniciar el proceso.
3. Indicamos la fecha propuesta para realizar la adjudicación.
4. Añadimos información sobre las características del insumo o del servicio a adquirir.


38
Módulo Informe Técnico Financiero (ITF)

Corresponde al módulo de ejecución de actividades del Sub Proyecto. El producto final es el
Informe Técnico Financiero – ITF, el cual recoge información del avance físico y financiero de
acuerdo con la programación mensual del POA.
Avance Técnico

39
Actividades POA

40
Se registra el avance de las metas físicas del POA con respecto a lo programado en los meses
en los que se ejecuta el cronograma de hito. Para actualizar el avance físico de la actividad en
el Paso crítico nos ubicamos en la actividad a actualizar y damos click al botón .
1. Indicamos el avance físico con respecto a la

meta. Este debe guardar coherencia con la
unidad de medida señalada al inicio.
2. Indicamos a manera de comentario un resumen
del proceso de ejecución para llegar a la meta
alcanzada.

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Indicadores de Cronograma de Hito
Al inicio del Paso crítico se debe registrar una serie de Indicadores que puedan medir el
resultado esperado del mismo. Estos indicadores se miden al finalizar cada cronograma de
hito. Para proceder a realizar el registro de avance del indicador procedemos a dar click al
botón .
1. Registramos el valor de avance del indicador

sobre la meta programada.
2. Describimos el avance en el
cumplimiento del indicador. Esta descripción
debe indicarnos el proceso que se tomó
para poder cumplir con la meta propuesta.
3. Cargamos la evidencia del
cumplimiento del indicador. La
misma debe estar en formato PDF.

42
Marco lógico
En este módulo se indica el avance con respecto a los indicadores del Marco lógico. Estos son
indicadores de propósito, indicadores de resultado e indicadores de programa.
Indicadores de propósito
Para registrar el avance sobre los indicadores de propósito damos click al botón
1. Indicamos el valor de avance sobre la meta programada.

43
2. Describimos el proceso llevado a cabo para el cumplimiento de la meta.
Indicadores de resultado
Para registrar la información de avance de indicadores de resultado para el cronograma de
hito damos click al botón .

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Indicadores de programa
Para registrar la información de avance de indicadores de programa para el cronograma de hito
damos click al botón


45
Salvaguardas ambientales
Reportaremos el avance en la implementación de las Salvaguardas BM y posibles riesgos que

pudiera generar el subproyecto. Es importante señalar que, si bien puede que no se haya
cumplido aún con la meta propuesta, el objetivo del módulo es reportar el avance y procesos
llevado a cabo para llegar a la misma. La información de avance se reporta a dos niveles:
Salvaguardas BM
Nos permite reportar avances respecto a la implementación de Salvaguardas BM.
Para realizar el registro de avances damos click al botón .

46

47
1. Realizamos el registro acciones implementadas.

2. Realizamos el registro de las dificultades presentadas.
3. Opcionalmente, es posible registrar comentarios adicioanles.

satisfactoriamente.
Para exportar el listado de Salvaguardas BM en formato Excel damos click al botón .
Para exportar el listado de Salvaguardas BM en formato PDF, incluyendo información del

48
Posibles riesgos identificados
Permite reportar el estado de los posibles riesgos identificados a la fecha. Para realizar el
registro del estado actual, damos click en el botón .

49

50
1. Registramos las acciones implementadas.

2. Registramos las dificultades presentadas.

satisfactoriamente.
Para exportar el listado de Posibles riesgos identificados en formato Excel damos click al botón
Para exportar el listado de Posibles riesgos identificados en formato PDF, incluyendo información
del subproyecto, damos click al botón .

51
Beneficios ambientales y sociales
Al igual que en el módulo de Salvaguardas BM y posibles riesgos identificados, en este módulo

se deberán reportar los avances con respecto a los beneficios ambientales y sociales del Sub
proyecto. Esta información de avance se registrará a dos niveles:
Beneficios ambientales
Deberemos indicar la situación, a la fecha, de los beneficios ambientales que se vienen
implementando. Para realizar el registro de avances damos click al botón .

52
1. Ingresamos la descripción del avance.

53

4. Opcionalmente, es posible adjuntar un documento que sustenta la generación del
beneficio ambiental.

satisfactoriamente.
Para exportar el listado de Beneficios ambientales en formato Excel damos click al botón
.
Para exportar el listado de Beneficios ambientales en formato PDF, incluyendo información del
Beneficios sociales

54
Deberemos indicar la situación, a la fecha, de los beneficios sociales que se vienen
generando. Para realizar el registro de avances damos click al botón

55
1. Ingresamos la descripción del avance.

2. Ingresamos el número de beneficiarios directos.
5. Opcionalmente, es posible adjuntar un documento que sustenta la generación del
beneficio social.

satisfactoriamente.

56
Para exportar el listado de Beneficios sociales en formato Excel damos click al botón .
Para exportar el listado de Beneficios sociales en formato PDF, incluyendo información del
Avance Financiero
El ITF reporta el avance financiero por componentes y actividades. Asimismo, informa sobre el
movimiento de los fondos, el estado del libro bancos, los aportes de financiamiento y la
relación de gastos del cronograma de hito materia del informe.

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Aportes de la Alianza Estratégica

Los aportes Monetarios y no monetarios incluidos en el presupuesto de un Proyecto deben ser
evidenciados por documentos y/o declaraciones juradas que acrediten que efectivamente
fueron depositados y/o puestos a disposición del Proyecto.
Añadir nuevo
Para poder añadir un aporte nuevo, damos click al botón .
De acuerdo con el Boucher de depósito:

58
• Seleccionamos a la entidad que ha realizado el aporte desde la lista de Entidades

Participantes.
• Indicamos la fecha de depósito que aparece en el Boucher.
• Indicamos el monto del depósito.
• En caso se refiera a una valorización de un servicio o activo, se indica el monto
valorizado.

Libro banco
El ITF reporta el avance financiero a través de diversos instrumentos. Uno de ellos es el

estado del Libro bancos, el cual debe ser reportado de manera mensual.

59
Añadir nuevo
Para añadir el registro de un nuevo mes, damos click al botón .
1. Seleccionamos el Periodo / Nº de mes, este corresponde al mes sobre el que estamos

reportando.
60
2. Indicamos la fecha de inicio del periodo del mes a reportar. A excepción del primer
mes, todas las fechas de inicio serán los 01 de cada mes.
3. Indicamos la fecha de término del mes a reportar. Se tomará como fecha de termino,
el último día del mes.
4. Nota: El saldo del mes anterior se calcula de forma automática. Consiste en la
diferencia entre los ingresos y egresos del mes anterior.
5. Por último, si se requiere, se procede a registrar algún comentario u observación al
libro.
Movimientos en efectivo – Añadir nuevo

Desde aquí realizaremos el registro de los depósitos en efectivo de la contrapartida,
devoluciones, los gastos generados por mantenimiento de cuenta e intereses.
1. Registramos la descripción de la operación.

2. Seleccionamos el tipo de operación (Ingreso o Egreso).
3. Indicamos la fecha de la operación.
4. Ingresamos el monto de la operación.
Movimientos de la cuenta corriente – Añadir nuevo

Desde aquí realizaremos el registro de los depósitos realizados por el PNIPA, además de toda
la salida de dinero a través de cheques, transferencias de dinero y cartas orden.

61
1. Elegimos el tipo de documento con el que registraremos al proveedor (DNI o RUC).

2. Registramos el Nº de documento y validamos la información dando click al botón .
3. Elegimos el medio de pago de la lista (Depósito a cuenta, Carta orden, Transferencia
bancaria o Cheque).
4. Ingresamos el Nº de medio de pago.
5. Registramos el concepto de gasto.
6. Seleccionamos el tipo de operación (Ingreso o Egreso).
7. Indicamos la fecha de la operación.
8. Ingresamos el monto de la operación.

62

Rendición de gastos
Reporta el avance financiero del Proyecto por componentes y actividades. Asimismo, informa
sobre el movimiento de los fondos y la relación de gastos del cronograma de hito materia del
informe.

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Programación – Detalle de la ejecución

Al momento de realizarse la rendición el SECS es de gran ayuda, ya que al seleccionar un
Paso crítico este nos muestra la programación financiera y por fuente de financiamiento para
los meses correspondientes al mismo.
Desde allí podemos llevar un control de los montos ejecutados en el cronograma de hito,
además de poder visualizar el detalle de gasto de cada actividad dando click al botón . Así

64
podemos saber exactamente que estamos afectando al presupuesto de la actividad

seleccionada.
Gastos definitivos – Añadir nuevo

Los cheques, cartas orden y transferencias de cuenta a cuenta deberán ser rendidos de
acuerdo con los comprobantes de gasto presentados y sustentados ante la SUNAT.

65
1. Seleccionamos la actividad sobre la cual realizamos la rendición de gastos. Se

procederá a cargar la información correspondiente a la actividad y el saldo disponible
por rendir.
2. Indicamos la fecha que aparece en el comprobante.
3. Registramos el detalle del concepto del gasto (bien o servicio adquirido).
4. Seleccionamos el tipo de comprobante con el que rendiremos el gasto.
5. Ingresamos el número de comprobante.
6. Ingresamos el número de RUC del proveedor y validamos haciendo click al botón .
7. Se realiza la validación con SUNAT y se muestra la información del Proveedor.
8. Seleccionamos la referencia de gasto con la cual se cancelará el servicio o compra. Acto
seguido se procede a mostrar los montos disponibles.
9. Se registra el monto del importe que se muestra en el comprobante de gasto.

66

Aportes no monetarios – Añadir nuevo

Los aportes no monetarios incluidos en el presupuesto de un proyecto deberán ser
evidenciados por documentos y/o declaración jurada que acrediten entre otros los servicios
personales de profesionales, técnicos y personal de apoyo; servicios provenientes del uso de
infraestructura de producción, equipamiento, laboratorios y bienes fungibles debidamente
inventariados. Esta documentación deberá ser incluida en los ITF y ser suscrita por el
Coordinador General del Proyecto.

67
1. Seleccionamos la actividad a rendir.

2. El sistema procederá a cargar la información de esa actividad y nos mostrará el saldo
disponible para rendir.
3. Indicamos la fecha de la valorización.
4. Detallamos el bien o servicio valorizado.
5. Seleccionamos el tipo de comprobante con el cual rendiremos el gasto. Para este caso
el único comprobante válido es la declaración jurada.
6. Indicamos el número de declaración jurada.
7. Indicamos el importe a rendir.

Financiamiento de gasto – Distribuir gastos

Una vez realizada la rendición de gastos monetarios y gastos valorizados, debemos realizar la
distribución del presupuesto de acuerdo a lo programado para el cronograma de hito. La
asignación por fuente de financiamiento se realiza a nivel de porcentaje y detalle de gasto.

68
Para realizar la distribución por fuente ubicamos la actividad a modificar y damos click al
botón . Seguidamente se nos muestra un formulario con todos los comprobantes de gasto
y declaraciones juradas asociadas a la actividad.

69
1. A continuación, procedemos a realizar la distribución (%) por fuente de financiamiento

de acuerdo a nuestra programación.
2. Al final de cada línea el porcentaje total debe darme 100 % con lo cual validamos que
se llegó a distribuir todo el monto de comprobante y/o declaración jurada.
En caso la distribución no corresponda a lo programado, el sistema nos mostrará una alerta

indicando el sobregiro en la partida.
Formato 5
El formato 5 nos muestra un resumen financiero del Paso crítico. Esto nos sirve de control
para poder verificar si la información ingresada está de acuerdo a lo programado.
Primero se muestra los importes programados para el cronograma de hito a nivel del PNIPA y
la Alianza Estratégica.

70
Posteriormente se nos muestra un resumen de movimiento de fondos donde podemos

visualizar la información de Saldos pendientes por rendir, depósitos a cuenta, gastos
efectuados y saldo actual.
Informe Técnico Financiero

Una vez concluido el registro de los aportes, gastos y metas ejecutadas en el cronograma de
hito, podemos proceder a realizar los Informes Técnico Financieros.
Los Informes Técnico Financieros (ITF) dan cuenta detallada del cumplimiento de los
cronogramas de hitos, las actividades y metas alcanzadas en relación a las programadas; los
indicadores del plan de negocios, servicios (experimentales o de capacitación); así como de
los indicadores vinculados al plan de acción de comunidades y género, los correspondientes al

71
plan de gestión ambiental y la ejecución del gasto, todos los cuales fueron ejecutados con
arreglo al PO.
Para proceder a generar el ITF damos click al botón Generar Informe en el menú ITF >> Paso
crítico #.
Seguidamente se mostrará un formulario de registro de información desde donde

registraremos:
La fecha en la que se emitió el informe Técnico Financiero. Esta fecha debe estar acorde con
los plazos mínimos y máximos para la presentación de los informes.
Los resultados obtenidos durante la ejecución del cronograma de hitos, estos deberán detallar
todo el proceso llevado a cabo para el cumplimiento de las metas programadas y el
cumplimiento de los indicadores del Paso crítico.

72
Para el caso en el que no se haya cumplido con la ejecución del Paso crítico al 100 %, se
deberá justificar el incumplimiento, evaluando e indicando si este retraso afecta de alguna
forma al siguiente cronograma de hito y al proyecto en si.
Por ultimo indicamos si es que se llegaron a generar algunos resultados adicionales que no
estuvieron contemplados en el POA original.

73
Antes de realizar el envío del informe, es recomendable realizar una revisión de los Reportes
ITF para validar que todo se encuentre acorde a lo registrado en los otros módulos. Para
visualizar los reportes damos click al botón .

74
. Generado el informe, el siguiente paso es enviarlo a la Unidad

descentralizada para su evaluación y proceso. Para realizar este paso damos click a la opción
Envío e impresión.

75
Desde aquí y si estamos seguros podemos enviar el informe dando click al botón
. El informe será enviado a la OMR según el abigeo del

subproyecto.

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Programa Nacional de Innovación en

2019 SISTEMA DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN Y CIERRE DE SUBPROYECTOS

Es la Unidad de la sede central responsable del seguimiento y evaluación de los aspectos

Es la Unidad de la Sede Central, encargada de realizar la consolidación periódica de la ejecución

Requisitos para el Sistema

Requerimiento Configuración adicional

Google Chrome, última versión

Software adicional Adobe Acrobat Reader 9 o superior

2019 SISTEMA DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN Y CIERRE DE SUBPROYECTOS

300 MB. El SECS es una aplicación 2.0 Web. Se

Ruta del Sistema

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1. El email registrado como usuario.

2019 SISTEMA DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN Y CIERRE DE SUBPROYECTOS

Para el caso de los módulos de la información, la estructura se muestra de la siguiente forma:

2019 SISTEMA DE MONITOREO A LA EJECUCIÓN Y CIERRE DE SUBPROYECTOS

Estos son los iconos de interacción más comunes:

Elementos especiales del formulario

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La Entidad proponente realiza un Taller de Inicio, convocado por los representantes de

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1. Indicamos el nombre del evento.

A continuación, si estamos conformes con la información registrada, damos click al botón

Si todo está conforme se muestra la siguiente pantalla.

de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro el SECS le solicitará una

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Datos generales - Productos

Donde seleccionamos el producto de la lista e indicamos si este producto corresponde a la

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Datos generales – Ámbito geográfico

Si queremos agragar un nuevo ámbito geográfico se podrá seleccionar .

1. Seleccionamos la ubicación del Sub Proyecto hasta nivel de Centro poblado.

A continuación, si estamos conformes con la información registrada, damos click al botón

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de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro el SECS le solicitará una

Indicadores de Propósito – Actualizar Línea de base

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Para actualizar la información de línea de base damos click al botón

Se nos muestra el formulario de edición de información, desde donde podremos actualizar la

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Indicadores de Resultado – Actualizar Línea de base

lógico. Para actualizar la información de línea de base damos click al botón

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Indicadores del PIP

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de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro el SECS le solicitará una

• Indicamos el indicador a registrar.

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A continuación, si estamos conformes con la información registrada, damos click al botón

de Borrado . Siempre al intentar eliminar un registro el SECS le solicitará una

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Salvaguardas BM y posibles riesgos

Para añadir un registro nuevo damos click al botón

1. Seleccionamos el aspecto social y ambiental que podría afectar el Proyecto. En la sección

2. Seleccionamos los impactos vinculados asociados al aspecto social y ambiental

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3. Describimos la medida de control identificada.

4. Opcionalmente, es posible añadir algún tipo de comentario al respecto.

A continuación, si estamos conformes con la información registrada, damos click al botón

. Se visualizará un mensaje para indicar que la operación terminó