5 cambios clave que

transforman reuniones
 5 cambios clave que
transforman reuniones.
“ ¡Me encantan las reuniones de mi equipo!”; Esta frase, nunca ha sido dicha por algún CEO o gerente.
Sin embargo, para hacer algo grandioso y maravilloso, es necesario interactuar con las personas y cuando se trata con
grupos de personas, no hay forma de evitar las reuniones.
Siempre hay preguntas por responder, actualizaciones de progreso para compartir, excusas para poner... ¡Sí sucede!
Aunque la tecnología, nos ha proporcionado la omnipresencia del correo electrónico y de los mensajes instantáneos, que
nos siguen a todas partes (incluso al baño), nada ofrece un reemplazo satisfactorio para las reuniones cara a cara.
Pero no todas las reuniones son conducidas de la misma manera: ¡Las compañías en los Estados Unidos gastan 37 mil
millones de dólares en reuniones innecesarias e improductivas! ¿Cómo te comparas? Si cree que sus reuniones no
agotan recursos sustanciales, considere lo siguiente:

1. Las reuniones requieren tiempo.

El activo más valioso que usted y su empresa poseen. Y tienen un efecto compuesto.

Imagine esta situación: si una reunión entre siete empleados lleva 20 minutos sin resultados productivos, entonces
esa pequeña sesión de chat no sólo desperdicia 20 minutos, sino 20 * 7 = 140 minutos. 140 minutos que podrían usarse
para dar pasos concretos en proyectos clave.

2. Las reuniones se vuelven caóticas.

¿Has estado en reuniones donde varias personas hablan juntas para expresar sus opiniones, pero no se escucha a
nadie? La sala de juntas no solo se convierte en el escenario de un debate melodramático, como un programa de televi-
sión, sino que también fomenta la hostilidad en los miembros del equipo.

¿Quién gana? Siempre es el más ruidoso o el favorito del jefe el que recibe toda la atención, y el resto se siente desani-
mado, desconectado y resentido.

3. Las reuniones contribuyen a la confusión.

Las reuniones a menudo terminan en la conclusión de que las cosas deben hacerse, pero nadie sabe quién es respon-
sable de ellas. Existe la expectativa de que alguien se encargará de eso. ¿Pero quién? La gente se aleja de tales discu-
siones más confundida que antes.

Las reuniones deben ser repensadas:

A nivel mundial la participación en el trabajo tiene un mínimo histórico del 13%. Las reuniones confusas, caóticas,
improductivas y francamente frustrantes son un factor contribuyente significativo. Hay mucho en juego para los ejecuti-
vos y gerentes que pueden tener hasta 60 reuniones por mes.

Las discusiones pueden ser rápidas, eficientes y orientadas a la acción. Los miembros del equipo no solo dejan la
reunión con los problemas analizados, sino también con más claridad sobre quién tiene que hacer qué.

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Aquí hay cinco cambios simples que debe
iniciar para tener reuniones innovadoras:
1. Tener una ronda de chequeo.
Los chequeos a la entrada y salida son la base de las reuniones productivas.

a) Los chequeos a la entrada ayudan a las personas a estar presentes en la sala de juntas. Se ven obligados a conocer
el histórico de reuniones anteriores, tareas molestas y a prepararse individualmente antes de la reunión.

b) Los chequeos a la salida son un tiempo de reflexión y síntesis. Los miembros del equipo se ilustran con lo que otros
han solucionado. Amplía su perspectiva y les da más material para pensar.

2. ¡Discuta un tema a la vez, estrictamente!

No podemos enfatizar cuán importante es esto. ¿Alguna vez has estado en reuniones donde plantea un problema y un
colega que tiene preocupaciones relacionadas secuestra la reunión? El grupo termina saltando de un problema a
otro, sin abordar el problema original.
Entonces, al discutir estrictamente un tema a la vez, se crea un espacio seguro para que las personas compartan sus
problemas y luego se involucren con otros para encontrar una solución y esto sucede sin temor a desviarse debido a las
tensiones de otras personas relacionadas o no al tema.

3. Pregunte “¿Qué necesita?”

Si la persona que dirige la reunión pregunta a cada persona con un problema, la simple pero poderosa pregunta ¿Qué
necesitas?, Obliga a la persona a aclarar el tipo de asistencia que busca para una resolución. Las personas buscan una
de estas cinco cosas:
a. Una próxima acción física y visible para avanzar en una tarea pendiente que afecta el lugar del individuo en la
organización.
b. Un proyecto o un resultado mayor.
c. Compartir información, como actualizaciones de progreso.
d. Claridad en torno a un tema, proyecto o acción siguiente existente a través del debate y la lluvia de ideas.
e. Establecer una nueva expectativa para un proyecto o siguiente acción si las responsabilidades actuales de la posición
del individuo no respaldan la expectativa original.
4. Revise los compromisos de reuniones anteriores.

Al comenzar una reunión, dedique algún tiempo a revisar los compromisos de reuniones anteriores. Pídale a cada
persona responsable de un proyecto que comparta si ha habido actualizaciones. Solo comparta actualizaciones. Sin
discusión.
Cuando los miembros del equipo saben que se espera que compartan su progreso, hacen todo lo posible para que la
aguja avance en sus tareas y tienen menos probabilidades de posponer las cosas.
Una revisión de compromisos también revela la brecha entre dónde están ahora y el resultado deseado, dándoles una
oportunidad para plantear problemas y solicitar los cinco elementos enumerados en la sección anterior para avanzar
en sus objetivos.

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5. Designe a una persona para que cumpla el rol de secretario en cada reunión. El papel del secretario es:
a) Programar las reuniones y enviar invitaciones.
b) Tomar nota de los ítems de la agenda.
c) Después de discutir cada tema de la agenda, tomar nota de quién va a asumir la Próxima Acción / Proyecto.
d) Compartir las minutas de la reunión con los miembros del equipo.
e) Al comprometerse por escrito a quién se le asignaron las siguientes acciones y proyectos específicos, todos en el
equipo obtienen claridad instantánea.

Un secretario también puede mantener el sistema donde los Proyectos del equipo pueden ser referenciados y
revisados.
Es una manera fácil de consolidar las responsabilidades, y también mantiene un registro de cómo evoluciona la
empresa (o el equipo).

Al implementar éstos 5 cambios clave usted y su organización experimentarán:

Transformación completa de la mentalidad de su equipo y la forma en que perciben las reuniones.

Las sesiones serán más cortas y podrán resolver problemas en menos tiempo.
Los puntos del orden del día no solo se abordaran, sino que serán evaluados efectivamente y con las acciones
siguientes concretas asignadas a individuos y grupos responsables.
Los individuos tendrán impresiones positivas con las reuniones. Se alejarán de las discusiones con la sensación de
haber progresado en sus tareas.

Por último, la confluencia de ideas conduce a posibles soluciones excepcionalmente creativas, más allá del
campo limitado de posibilidades visto por un solo “Solucionador de problemas”