Contratación Agregada

Proyecto Jara
Manual de Formación. Contratos Agregados
Manual de formación.
Contratación Agregada
Número de páginas: 41
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1.0 03/12/2010 Creación ZLN/ZPIE

2.0 15/12/2010 Creación / Aprobación Documentos presupuestarios
3.0 02/02/2011 Ponderación económica
4.3 30/05/2011 Validación Cantidades
Jara_EF_MN_Manual_Contratación Agregada v4.0.doc 06/06/2011 Página 1 de 41

Proyecto Jara
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................3
2. PROCESO DE COMPRAS. CONTRATOS AGREGADOS ..................................................................4
2.1 Generación de listas de necesidades .............................................................................................5
2.1.1 Mediante la transacción estándar ............................................................................................6
2.1.2 Transacción ZMMSOLCAR .....................................................................................................7
2.1.2.1 Fichero de carga ...............................................................................................................8
2.2 Generación de Solicitud de inicio de expediente ......................................................................... 11
2.2.1 Campos tras ejecución ......................................................................................................... 13
2.2.2 Posibles acciones a realizar ................................................................................................. 14
2.2.3 Validaciones.......................................................................................................................... 18
2.2.4 Creación de ZPIE ................................................................................................................. 18
2.3 Workflow de aprobaciones de expediente de contratación ......................................................... 22
2.3.1 Aprobación de la Propuesta de Inicio de expediente ........................................................... 23
2.3.2 Generación de documentos presupuestarios ....................................................................... 25
2.3.3 Creación del PCAP ............................................................................................................... 26
2.3.4 Publicaciones ........................................................................................................................ 29
2.3.5 Licitación ............................................................................................................................... 29
2.3.5.1 Designación de las Mesas de contratación. .................................................................. 30
2.3.5.2 Convocatoria de Mesas: Sobres B (proveedores), A (ofertas) y P (Adjudicación). ...... 30
2.3.5.3 Gestión de las actas: Sobre B ....................................................................................... 31
2.3.5.4 Gestión de las actas: Sobre A ....................................................................................... 31
2.3.5.5 Gestión de las actas: Sobre P ....................................................................................... 36
2.3.6 Generación de Documentos de compras ............................................................................. 36
2.3.7 Creación de documentos presupuestarios D ....................................................................... 38
2.4 Visualización del expediente ........................................................................................................ 39

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1. INTRODUCCIÓN
El documento es una guía para la realización de un nuevo procedimiento de contratación en Jara

denominado “Contratos Agregados”.
¿En qué consiste un contrato agregado? Es un contrato iniciado en una de las áreas del Servicio
Extremeño de Salud, a las cuales puede adherirse cualquier otra área. El expediente es iniciado por el
área gestor del expediente, pero todas las tareas relacionadas con la imputación de presupuesto
(generación y aprobación de documentos presupuestarios) se producen en cada una de las áreas de
salud que forman parte del expediente.
Para llevar a cabo dicho procedimiento se han realizado las siguientes acciones:
• Creación de nueva División, Centro logístico y Organización de compras:
o División 0000- Areas C. Agregadas
o Centro Logístico 0000- Servicios Agregados
o Organización de compras 0000-C. Agregados
• Creación de grupos de compras agregados:
01A Agregados Badajoz
02A Agregados Mérida
03A Agregados D.Benito-Vilanueva ….
• Se han definido nuevos tipos de Contratos, para que se identifique claramente la contratación
agregada del resto mediante la clave del expediente:
o GS: Agregado de suministros
o GSE: Agregado de servicio
• El único procedimiento de adjudicación que puede llevarse a cabo actualmente en el sistema

es PA-Procedimiento Abierto. Se irán adaptando con el tiempo los procedimientos de
adjudicación AM-Acuerdo Marco, PNSP/PNCP-Procedimiento negociado con y sin publicidad.

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2. PROCESO DE COMPRAS. CONTRATOS AGREGADOS
El proceso de contratación tiene el siguiente esquema:
• Inicio del proceso: Generación de Listas de Necesidades, ZLNs en cada una de las áreas.
Para identificar las listas de necesidades que participan en este proceso de contratación se han
de generar con los Grupos de compras agregadas de cada una de las áreas. La creación de las
listas de necesidades se puede realizar directamente a través de la transacción estándar
ME51N-Generar Solicitud de pedido, o mediante un programa de carga hecho a medida, con el
se generaría de forma automática la ZLN en función del fichero de carga indicado. (Ver punto
2.1.2).
• Para el inicio del expediente y creación de la Solicitud de Inicio de Expediente, ZPIE, se

realizaría el tratamiento de las Listas de Necesidades creadas por las áreas. Esta tarea
correspondería al área que gestiona el expediente. Durante este proceso se actualizarán los
precios / cantidades (para mat.valorados en EUR) de forma que no se podrá generar el
expediente si existen diferencias de precios en el mismo material.
Para la correcta visualización de la ZPIE por parte de todas las áreas se generará con datos
comunes de centro logístico y organización de compras.

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• Las Aprobaciones de Inicio de expediente, Pliegos (en el caso de que sean necesarios) y
Adjudicación las realizará el área que inicia la gestión del expediente de contratación. Estos
datos únicamente serán visualizados por el área gestora del expediente.
• Se crearán tantos documentos presupuestarios (Reservas de crédito y Autorizaciones de Gasto)

como centros gestores o áreas participen en el expediente. Las aprobaciones de cada uno de
estos documentos deben llegar al responsable correspondiente de cada área.
• Se crearán tantos documentos de compras como centros gestores o áreas hayan participado en
el expediente de contratación, con los datos correspondientes a cada una de las áreas.
• Se crearán tantos documentos presupuestarios de Autorización de Gastos, ADs, como pedidos

se hayan generado; las aprobaciones de los mismos se realizarán por las áreas
correspondientes.
• En caso de que el expediente iniciado tuviera aplicaciones presupuestarias relacionadas con el

proceso de confirming, no se ejecutarán las tareas de creación y aprobación de documentos
presupuestarios (tal y como sucede en el resto de procedimientos de adjudicación), y por tanto
las únicas tareas que se realizarán desde cada una de las áreas serán la creación de las
Listas de necesidades y al final del proceso, la creación de los pedidos (todas las tareas
intermedias de Aprobación de ZPIE, Creación del PCAP, proceso de Licitación y Aprobación de
Adjudicación son realizadas por el área gestor del expediente).
• Una vez generado el expediente de contratación, el área gestora es la única que tendrá acceso a
la visualización y modificación del mismo; debiendo aportar la información necesaria al resto de
las áreas (aunque no podrá realizar la visualización de documentos de compras y documentos
presupuestarios de otras áreas).
2.1 GENERACIÓN DE LISTAS DE NECESIDADES
Para poder llevar a cabo este proceso, es necesario que todas las áreas tengan autorización para el
tratamiento de ciertas solicitudes de pedido. La lista de necesidades, ZLNs, se genera con los grupos de
compras generados para este proceso:
01A Agregados Badajoz
02A Agregados Mérida
03A Agregados D.Benito-Vilanueva….
Generando las listas de necesidades con estos grupos de compras, el resto de las áreas tendrán
autorización para el tratamiento de las mismas mediante la transacción ZMMTS01- Tratar solicitudes
de pedido, aunque no podrán ser visualizadas por el resto de las áreas. Además estos grupos de

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compras son exclusivos del procedimiento de contratación de agregados, y no deben ser

utilizados para otros tipos de expedientes.
El inicio del proceso comienza con la creación de Listas de Necesidades: una por cada área que
intervenga en el expediente de contratación con los materiales a solicitar.
2.1.1 Mediante la transacción estándar
A través de la transacción ME51N, tal y como se viene haciendo hasta ahora, con la diferencia de tener
que indicar los grupos de compras que identifican que dicha ZLN será tratada para un expediente de
contratación agregada.

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2.1.2 Transacción ZMMSOLCAR
Se ha generado el programa “Creación de solicitudes de pedido a partir de fichero”, al que se

accede mediante la transacción ZMMSOLCAR.
La pantalla de selección tiene los siguientes campos:
Fichero: es la ruta del fichero de carga.
Ejecutar en Test. Esta opción es indispensable para la verificación de posibles errores del
fichero cargado. Es aconsejable realizar siempre en primer lugar una ejecución en test ya que a
continuación se muestra una pantalla con todos los errores detectados en el fichero para
realizar las correcciones necesarias:
Desde esta ejecución se proporciona al usuario datos de campos obligatorios no indicados en el

fichero, datos maestros (material, activo…) que no se hayan indicado de forma correcta, gestión
de autorizaciones y validaciones implicadas en la relación de datos del fichero que se explicarán
a continuación (por ejemplo relación material-Epígrafe utilizado en la aplicación presupuestaria):

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Creación de ZLN/Creación de ZPIE. Será necesario la selección de una de las dos opciones:
Listas de necesidades para su posterior tratamiento, o Propuesta de Inicio de Expediente. Por
defecto se marca la opción Creación de ZLN.
2.1.2.1 Fichero de carga
Los datos a completar para la carga de una Lista de Necesidades (ZLN) y de una Propuesta de Inicio de
Expediente (ZPIE) son los mismos, con la única diferencia que para la carga de la ZLN el campo
Precio no es obligatorio completarlo.
• Código de Material. Obligatorio para la generación de la solicitud.
• Cantidad. Obligatorio para la generación de la solicitud. No indicar separador de miles en el caso

de cantidades elevadas.
• Centro logístico: Obligatorio con el valor que corresponda a cada una de las áreas:
• Almacén. No es obligatorio completar este dato.
• Organización de compras. Obligatorio:

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• Grupo de compras. Obligatorio.
*Para la generación de Listas de necesidades agregadas, utilizar los grupos de compras de

agregados: 01A, 02A, 03A….Si no se utilizan estos grupos no podrán ser tratadas por el área que
realice la gestión del expediente.
• Precio unitario. Obligatorio solo si se generan ZPIEs. Para el caso de ZLN, si no se indica
nada en el campo Precio se permite la carga de la solicitud. No indicar separador de miles en el
caso de importes elevados.
• Cantidad Base. Obligatorio. No indicar separación de miles, en caso de valores como 10.000
indicar 10000, ni decimales.
• Fecha de entrega. Obligatorio indicar fecha de entrega por posición.
• Imputación. Obligatorio. Se ha de indicar entre los valores permitidos: vacío, Y, Z o U.
• Aplicación Presupuestaria, Centro Gestor (el de cada área) y Fondo. Obligatorio excepto si la
imputación es U.
• Centro de coste. Solo obligatorio solo si la imputación es Z-Centro de coste.
• Activo fijio + Subactivo. Obligatorios solo si la imputación es Y-Activo fijo.
• Proyecto de gasto. Completar solo si el grupo de artículos del material indicado lo requiere. El
sistema informará de tal situación.
Con el fichero generado de forma correcta en función de las indicaciones dadas anteriormente, tras la
ejecución se indicará la solicitud de pedido generada.

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ZLN generada pendiente de su liberación.
Como cualquier solicitud, previo a la liberación se podrán realizar las modificaciones necesarias.
(Ver manual Jara_EF_MN_Manual_Carga Solped v1.0.pdf)

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2.2 GENERACIÓN DE SOLICITUD DE INICIO DE EXPEDIENTE
Con las listas de necesidades creadas desde las áreas, el gestor del expediente tiene que realizar el
tratamiento de las mismas para la creación de la ZPIE- Propuesta de inicio de expediente.
Al haber utilizado grupo de compras agregado en la generación de las Listas de necesidades, el usuario
de un área tendrá autorización para realizar el tratamiento de listas de necesidades de otras áreas.
Mediante la transacción ZMMTS01 de tratamiento de listas de necesidades, se visualizan los datos
indicados por el resto de las áreas. Se añaden las siguientes acciones a la transacción:
Hay que seleccionar “Ordenes de Entrega Agregado” además de los Grupos de compras de
agregados en la pantalla de selección.
Existen una serie de chequeos en esta pantalla, que impiden seleccionar la acción de agregados sin
indicar los grupos de compras de agregados (mensaje “Seleccione ZLNs agregadas/Gr. Compras
agregados”), o seleccionar grupos de compras agregados sin marcar la opción correcta (mensaje “No
seleccione Gr.Compras agregados”); cuando se den estas situaciones se informará mediante mensaje
de la acción a realizar:

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2.2.1 Campos tras ejecución
La información que se visualiza tras ejecutar es la siguiente:
• Tratar - Nº Solicitud - Pos Solped
• Tipo de Imputación - Aplicación presupuestaria.
• Material - Descripción breve material - Unidad - Grupo art.
• Centro - Descripción centro.
• Fecha de entrega.
• Cantidad- Precio IVA incluido - Cantidad Base - Valor total con IVA - Valor total sin IVA –
Moneda.

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2.2.2 Posibles acciones a realizar
Tras la ejecución se permite la realización de las siguientes acciones:
CREAR PIE se accede a la creación de la cabecera de la Propuesta de Inicio de expediente.
RECHAZAR POSICIONES SEL. rechazo de posiciones de listas de necesidades.
CALCULAR IMPORTE cálculo de los importes total con iva y sin iva.

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ACTUALIZAR PRECIOS permite la actualización de precios para todos los materiales.
Mediante el icono el gestor del expediente podrá realizar la actualización de

precios/cantidades base previa a la generación de la ZPIE. Con esta acción no se modifican los datos de
las Listas de Necesidades agregadas, estos valores solo se utilizarán para la posterior generación de la
Propuesta de Inicio de Expediente.
Para la actualización de los datos, independientemente de la unidad de medida del material, se abre una
nueva ventana con campos no editables (Material, Texto Breve del material, Unidad de medida y
Cantidad) y otros editables (Precio y Cantidad Base).
• Materiales valorados en unidades.
En esta ventana aparecerá una línea por cada material, donde la cantidad será no editable y se
corresponde con el total solicitado para el material (suma de todas las posiciones con igual material). La
actualización consiste en indicar el precio y cantidad base por material.
Con la información introducida, al seleccionar la opción de Grabar, los datos indicados serán trasladados
al resto de posiciones con el mismo código de material.

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NOTA: si por alguna razón no es necesario la actualización del precio y cantidad base de un material
(porque en todas las posiciones donde coincide se ha indicado el mismo valor y por tanto es correcto), al
dejar estos campos vacíos, se mantienen los que tienen las listas de necesidades sin realizar
actualización alguna.
• Materiales valorados en euros.
Cuando la unidad de medida del material es EUR la valoración del mismo se indicará en el campo
cantidad, indicando tanto en el precio como en la cantidad base el valor 1. En estos casos se considera
que no es necesario que la cantidad sea la misma para todas las líneas de las Listas de

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necesidades, aunque esto implique un importe de licitación diferente para el mismo código del
material en las diferentes áreas, o un importe de licitación distinto en las diferentes anualidades.
Pero sí es necesario que el precio y la cantidad base sea la misma (en servicios dichos datos
deberían ser la unidad) en caso de que en alguna ZLN no se haya indicado el valor correcto se
podrán actualizar estos campos:

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2.2.3 Validaciones
• Precios de materiales
En la contratación agregada, para la generación de la ZPIE, todos los materiales tienen que tener el
mismo precio (precio y cantidad base tanto para los materiales valorados en unidades como en euros).
Si se intenta generar una ZPIE con listas de necesidades en las que un mismo material está valorado de
forma diferente, se impide continuar con la ejecución mediante un mensaje de error:
Se chequean los campos Precio y cantidad Base.
Para los materiales valorados en EUR, independientemente del área o Fecha de entrega, se permite la
generación de Listas de necesidades con Cantidades diferentes, lo que se traduce para cada material en
valoraciones diferentes en cuanto al precio de licitación; sin embargo se sigue chequeando que el precio
y la cantidad base sea el mismo en todos los materiales (tiene sentido puesto que en la valoración en
EUR dichos campos deberían ser la unidad).
2.2.4 Creación de ZPIE
Una vez realizadas las actualizaciones de precios necesarias, y comprobado que todos los materiales
han sido cargados con el mismo precio (validación que también realiza el programa) se accede a la
creación de la zpie, y por tanto a la creación de la cabecera:

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En la creación de la cabecera es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
• Área de contratación: se corresponde con el área al que pertenece el gestor del expediente.
• Tipo de contrato. Es necesario seleccionar los contratos de agregados:
o GS. Agregado de Suministros
o GSE. Agregado de Servicio
• Procedimiento de Adjudicación. Temporalmente el único procedimiento de adjudicación

permitido es PA-Procedimiento abierto; posteriormente se irá adaptando la contratación
agregada al resto de procedimientos de adjudicación necesarios.
Completando los datos necesarios para la creación de la cabecera se generará la Propuesta de inicio de
expediente.
Validaciones:
• Si no se selecciona el tipo de contratos de agregados se mostrará un mensaje de error:

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• Al seleccionar un proced. de adj. diferente a PA:
La Propuesta de Inicio de Expediente generada tiene todas las posiciones tratadas de las Listas de
necesidades: se genera con el Grupo de compras y datos de imputación de cada una de las ZLNs, pero

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con datos comunes de forma que todas las áreas tengan autorización para la visualización de esta
Propuesta de Inicio de Expediente (todas las áreas visualizarán todas las posiciones de la ZPIE).
Se genera con las siguientes características:
• Posiciones de las Listas de necesidades seleccionadas por el usuario en el tratamiento de

las mismas.
• Centro logístico Común: 0000-Servicios Agregados
• Organización de compras común: 0000-C.Agregados
• Imputación por posición correspondiente al área a la que pertenece (y que coincide con
los datos indicados en la ZLN)
Aunque el centro hospitalario sea el mismo en todas las posiciones, el centro gestor en datos de
imputación sí se corresponde con el del área, y se identifica además con el grupo de compras. De
esta forma en la creación de los pedidos el centro hospitalario será correcto y se corresponderá
con el de cada una de las áreas indicadas en las Listas de Necesidades.

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2.3 WORKFLOW DE APROBACIONES DE EXPEDIENTE DE

CONTRATACIÓN
La propuesta de inicio de expediente generada, seguirá el flujo de aprobaciones en función del

procedimiento de adjudicación seleccionado. Actualmente el sistema solo está preparado el sistema para
la selección del procedimiento de adjudicación PA-Procedimiento Abierto:

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Proceso de Compras. Contratos Agregados (2)
Adj.
Sobre P
2 Gestión de actas Definitiva
(8)
(9)
Sobre B
(3)
Proceso de Licitación
Área Gestora
Sobre A
Designación Convocatoria Gestión de Gestión de (4)
Mesa de Mesas de Mesas de 1 linea de trabajo Actas
contratación contratación Contratación (2) Prop. Adj.
(1) Sobre P
Provisional
(5)
(6)
¿Recurso?
(7)
2 línea de trabajo
Área Gestora
Aprobaciones Aprobaciones
Adjudicación Adjudicación
Provisional Definitiva
Responsable UCA Áreas
Creación de Doc
Creación de Doc de Comrpas 3
de Compras 1 Creación de Doc
de Compras 2
Gerentes Áreas
Creación/ Creación/ Creación/

Aprobación D1 Aprobación D2 Aprobación D3
2.3.1 Aprobación de la Propuesta de Inicio de expediente
Tras la generación de la propuesta de inicio de expediente se inician las tareas de aprobación del
expediente de contratación. Estas tareas son realizadas por los responsables del área que ha realizado
la creación de la cabecera (es por tanto la gestora del expediente).
Se realizarán las tres aprobaciones del inicio de expediente.
• Aprobación de Propuesta de Inicio de Expediente

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Importante. Chequeo de los importes de licitación de la contratación agregada.
En disposición de la “RESOLUCIÓN de 16 de junio de 2010, de la Dirección Gerencia, de delegación

de competencias en materia de contratación administrativa y gestión presupuestaria” por la que
se determinan los importes máximos de licitación por área y total por expediente, se ha generado una
nueva tarea en el Workflow de contratos agregados. Cuando el expediente de contratación iniciado
supere los siguientes importes:
Importe de licitación con iva de 1.800.000 Eur por área.
Importe total de licitación con iva de 4.000.000 Eur.
Se enviará un mail al área gestora del expediente, en concreto al usuario que está tramitando dicho
expediente para informar de que los documentos del expediente tienen que ser firmados por el
Secretario del SES y no por el gerente del área; para recordar el envío de esa documentación a SSCC
se envía correo con el siguiente asunto: “El expediente tramitado supera los importes de la contratación
agregada, por favor haga llegar la documentación al Órgano competente (Secretario General del Servicio
Extremeño de Salud) para proceder a su aprobación”
• Autorización Propuesta de Inicio de Expediente
• Autorización Resolución de Propuesta de Inicio de Expediente

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2.3.2 Generación de documentos presupuestarios
Tras la aprobación de la propuesta de inicio de expediente, en caso de que sea necesaria la generación
de documentos presupuestarios, se inician las tareas de creación y aprobación de dichos documentos.
Se inician tantas tareas de creación/aprobación de documentos RC como áreas incluidas en el
proceso de contratación; estas tareas se generan de forma simultánea, y hasta que todas no estén
finalizadas el workflow no continúa con las tareas posteriores.
La creación y aprobación de cada uno de los documentos generados, llegarán a los responsables de
cada una de las áreas.
El importe con el que se crean cada uno de los documentos, se corresponde con la suma de las
posiciones activas de la propuesta de inicio de expediente de cada área (suma de importe de posiciones
por centro gestor):
En el ejemplo indicado se crean tres tareas de aprobación de los documentos presupuestarios,

asignadas al responsable de cada una de las áreas implicadas:
En este punto no existe la posibilidad de rechazar los documentos presupuestarios generados,

de forma que solo con la aprobación de los mismos podrá continuar el WF de Aprobaciones del
expediente de agregados.

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Todas las tareas posteriores que impliquen la generación de documentos presupuestarios, creación y
aprobación de Autorización del Gasto (A) y documentos de Compromiso de Gasto (AD), llegarán a
los responsables de cada una de las áreas tal y como sucede con las Reservas de Crédito.
2.3.3 Creación del PCAP
Tras las aprobaciones de los documentos presupuestarios RCs, en caso de que los haya, se inician las
tareas de creación y aprobación del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. Esta tarea recae
sobre el área gestora del expediente.
En este punto el área gestora sí tiene la posibilidad de realizar el rechazo del expediente de contratación
por completo. Esto implica cerrar el expediente con status 041-Rechazado, e implica el barrado de los
documentos presupuestarios generados previamente (RCs de cada una de las áreas):

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En la creación del PCAP se ha añadido una nueva funcionalidad para facilitar la forma de introducir los
lotes. En la pestaña “Criterios de adjudicación” se ha creado el botón Agrupación de Lotes
Esta opción permite introducir los lotes en una sola posición de material, y al grabarlo dicho valor se
trasladará al resto de posiciones que tengan el mismo código de material. Al seleccionar el icono se
muestra la siguiente pantalla:

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En ella solo se muestran materiales únicos para indicar el número de Lote. Con estos datos, al grabar, se
traslada el lote al resto de materiales:

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Esta funcionalidad solo tiene sentido si se selecciona como “Modo de realización de la oferta” la opción
C- Por lotes según detalle, ya que en la opción A-Por la totalidad de los bienes, no hay lotes, y en la
opción B-Por la totalidad de algunos bienes, se marcan de forma automática un lote por partida:
2.3.4 Publicaciones
No se realiza ninguna modificación con respecto al actual procedimiento y determinación de plazos o

fechas previstas de publicación. El área gestora será la responsable de ejecutar todas las tareas
correspondientes a la publicación de la licitación.
2.3.5 Licitación
El proceso de licitación será realizado por el área gestora del expediente. Como en cualquier
Procedimiento Abierto, las tareas que tienen que ser realizadas son las siguientes:
o Designación de las mesas de contratación.
o Convocatoria de las mesas de contratación.
o Gestión de las actas: sobres B, A y P.

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2.3.5.1 Designación de las Mesas de contratación.
2.3.5.2 Convocatoria de Mesas: Sobres B (proveedores), A (ofertas) y P (Adjudicación).

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2.3.5.3 Gestión de las actas: Sobre B
2.3.5.4 Gestión de las actas: Sobre A
En este acta se han realizado modificaciones que permiten introducir de una forma más sencilla los
precios ofertados por los proveedores. Las modificaciones se han realizado en la actualización
económica de forma manual y en la descarga/carga de las hojas de cálculo.

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i. Ponderación económica manual.
En la actualización de las ofertas de forma manual se ha añadido un nuevo botón que permite
introducir el precio ofertado por el proveedor una sola vez, y dicho precio se traslada al resto de
posiciones de la oferta con el mismo código de material.
Para materiales valorados en “unidades”:
En Agrupación de Materiales se muestra una nueva ventana con materiales únicos, donde se
tiene que indicar el Precio, Cantidad Base y Referencia de material del proveedor para los
materiales indicados. Una vez completados los datos, al grabar estos precios se trasladan al
resto de las posiciones de la oferta que se está actualizando:

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Grabar para la actualización de la oferta:

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Para materiales valorados en “euros” la actualización de datos consiste en indicar la cantidad y

la referencia de material del proveedor:
Con Agrupación de Materiales:
ii. Descarga/Carga de ofertas agrupado.
En la actualización de datos mediante fichero Excel se mantienen las actuales descargas y cargas de
datos de ofertas, pero se añaden dos nuevos iconos para la descarga de documentos de forma
agrupada.
La agrupación se realiza en el fichero por Lote y Código de material, independientemente del ejercicio
o área a la que pertenezca la posición; por tanto no se identifica ni la posición de la ZPIE, ni la posición
de la oferta del proveedor, de otra forma no sería posible esta agrupación de datos.
Con se accede al siguiente fichero:

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Se eliminan las columnas Pos ZPIE y Pos Oferta, y se añade el código del material. Las posiciones se
muestran agrupadas por lote, y con materiales únicos. Los únicos campos editable siguen siendo el
Precio unitario con IVA y la referencia de material del proveedor:
Si los materiales están valorados en unidades, el campo Cantidad es la suma de cantidades para ese
material; en cambio si el material está valorado en unidades, el campo Cantidad se corresponde con el
“precio de licitación” (no es el sumatorio porque no sería la valoración correcta del material).
La carga del fichero agrupado tiene el mismo funcionamiento que el actual, se actualizan los precios de
los proveedores en la oferta que se corresponda con el NIF indicado en el fichero.

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2.3.5.5 Gestión de las actas: Sobre P
Tras la creación de la propuesta de adjudicación provisional se iniciarán las tareas de aprobación

de la misma por los responsables del área gestora del expediente; una vez grabada de forma
definitiva se realizan de nuevo las aprobaciones.
2.3.6 Generación de Documentos de compras
Los documentos de compras que se generan en un expediente de contratación agregada van a ser del
mismo tipo para todas las áreas.
La decisión del tipo de pedido que se va a generar recae sobre el área gestora. Las decisiones a
tomar son:
1. Tipo de documento de compras: pedido abierto o pedido normal.

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2. Si es pedido abierto, determinará si es en cantidad (ZMK) o en valor (ZWK).
En el caso de que sea Pedido abierto, el área tomará la decisión de generar el pedido con centro o sin
centro. Por tanto se generan tantas tareas de creación de pedido como áreas implicadas en el proceso
de contratación:
Con la siguiente decisión a tomar:

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Por tanto el tipo de documento será el mismo para todas las áreas con la única diferenciación del centro
en pedidos abiertos.
2.3.7 Creación de documentos presupuestarios D
Con los pedidos generados se inician las tareas de creación y aprobación de los documentos
presupuestarios AD.
Estas tareas serán realizadas por cada una de las áreas tanto la creación como la aprobación de los
documentos presupuestarios.

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2.4 VISUALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE
Durante el proceso de contratación agregada se genera un expediente de contratación con la siguiente

identificación:
Tipo de contrato / Área Agregados / Número de ZPIE / Ejercicio / Procedimiento de Adjudicación
• Tipo de contrato: de agregados, con la denominación GS o GSE según sea de

suministros o servicios.
• Área de contratación: la correspondiente a la gestora del expediente.
Estas dos características permiten la identificación inmediata de estos tipos de contratos

mediante los informes disponibles en el sistema.
El área que tiene acceso al expediente, tanto a su visualización como modificación o bloqueo es la
gestora del expediente. Tendrá acceso a los siguientes datos:
- ZLN correspondiente a su área.

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- Propuesta de inicio de expediente, ZPIE.
- Pliegos.
- Mesas de contratación.
- Propuesta de adjudicación.
- Documentación de proveedores.
- Documentos presupuestarios y Documentos de compras de su área.
El gestor del expediente no puede visualizar las ZLNs, los documentos presupuestarios y pedidos de
compras generados para las otras áreas.
Una vez finalizado el expediente, el área gestora tiene que proporcionar la información de documentos
generados al resto de las áreas. Por ejemplo desde el informe ZMMLPROPA se pueden visualizar los
números de documentos de compras generados para todas las áreas:
O desde el expediente se identifica de forma correcta cada documento presupuestario y pedido de cada
una de las áreas.
Desde las áreas, y una vez tratada la Lista de Necesidades, se puede conocer el código de la ZPIE
generada, navegar para la visualización de la misma y comprobar desde la cabecera el status en el que
se encuentra el expediente de contratación agregada:
• ZPIE generada desde la ZLN en la pestaña Datos Paciente/Datos IVA.

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El resto de la información se conocerá en el momento de realizar alguna de las tareas implicadas:

generación de documentos presupuestarios, o creación de pedidos. Será el área gestora el que deba
proporcionar toda la información a cada una de las áreas implicadas.

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Manual de Formación. Contratos Agregados

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Nº Fecha Descripción de la versión / cambio

1.0 03/12/2010 Creación ZLN/ZPIE

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2. PROCESO DE COMPRAS. CONTRATOS AGREGADOS ..................................................................4

2.1 Generación de listas de necesidades .............................................................................................5

2.1.1 Mediante la transacción estándar ............................................................................................6

2.1.2 Transacción ZMMSOLCAR .....................................................................................................7

2.1.2.1 Fichero de carga ...............................................................................................................8

2.2 Generación de Solicitud de inicio de expediente ......................................................................... 11

2.2.1 Campos tras ejecución ......................................................................................................... 13

2.2.2 Posibles acciones a realizar ................................................................................................. 14

2.2.4 Creación de ZPIE ................................................................................................................. 18

2.3 Workflow de aprobaciones de expediente de contratación ......................................................... 22

2.3.1 Aprobación de la Propuesta de Inicio de expediente ........................................................... 23

2.3.2 Generación de documentos presupuestarios ....................................................................... 25

2.3.3 Creación del PCAP ............................................................................................................... 26

2.3.4 Publicaciones ........................................................................................................................ 29

2.3.5 Licitación ............................................................................................................................... 29

2.3.5.1 Designación de las Mesas de contratación. .................................................................. 30

2.3.5.2 Convocatoria de Mesas: Sobres B (proveedores), A (ofertas) y P (Adjudicación). ...... 30

2.3.5.3 Gestión de las actas: Sobre B ....................................................................................... 31

2.3.5.4 Gestión de las actas: Sobre A ....................................................................................... 31

2.3.5.5 Gestión de las actas: Sobre P ....................................................................................... 36

2.3.6 Generación de Documentos de compras ............................................................................. 36

2.3.7 Creación de documentos presupuestarios D ....................................................................... 38

2.4 Visualización del expediente ........................................................................................................ 39

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El documento es una guía para la realización de un nuevo procedimiento de contratación en Jara

• Creación de nueva División, Centro logístico y Organización de compras:

o División 0000- Areas C. Agregadas

o Centro Logístico 0000- Servicios Agregados

o Organización de compras 0000-C. Agregados

• Creación de grupos de compras agregados:

01A Agregados Badajoz

02A Agregados Mérida

03A Agregados D.Benito-Vilanueva ….

o GS: Agregado de suministros

o GSE: Agregado de servicio

• El único procedimiento de adjudicación que puede llevarse a cabo actualmente en el sistema

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2. PROCESO DE COMPRAS. CONTRATOS AGREGADOS

El proceso de contratación tiene el siguiente esquema:

• Para el inicio del expediente y creación de la Solicitud de Inicio de Expediente, ZPIE, se

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• Se crearán tantos documentos presupuestarios (Reservas de crédito y Autorizaciones de Gasto)

• Se crearán tantos documentos presupuestarios de Autorización de Gastos, ADs, como pedidos

• En caso de que el expediente iniciado tuviera aplicaciones presupuestarias relacionadas con el

2.1 GENERACIÓN DE LISTAS DE NECESIDADES

01A Agregados Badajoz

02A Agregados Mérida

03A Agregados D.Benito-Vilanueva….

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compras son exclusivos del procedimiento de contratación de agregados, y no deben ser

2.1.1 Mediante la transacción estándar

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2.1.2 Transacción ZMMSOLCAR

Se ha generado el programa “Creación de solicitudes de pedido a partir de fichero”, al que se

La pantalla de selección tiene los siguientes campos:

Fichero: es la ruta del fichero de carga.