Versión 02. Trabajo Colaborativo Gestion de La Calidad

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

NEGOCIOS
CURSO GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL PROYECTO

CÓDIGO: 104004
ACTIVIDAD – FASE 2
LA PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
PRESENTA:
CASTILLA HASSAN DAVID

GOMEZ LEIDY KATHERINE
JAIMES NATALIA
TORRES KAREN MARGARITA
DIRECTORA DE CURSO:
CARMEN ALICIA CANTILLO -
ENERO 2021
Tabla de contenido
Introducción....................................................................................................................3
Justificación....................................................................................................................4
Capitulo 1. Acta de constitución del proyecto..................................................................5
Capitulo 2. Plan para la dirección del proyecto..............................................................14
Ciclo de vida del proyecto........................................................................................................14
Plan de gestión de los requisitos.............................................................................................16
Plan de gestión de los riesgos..................................................................................................19
Plan de involucramiento de los interesados............................................................................27
Línea base del alcance, cronograma de actividades y línea base de costos (Presupuesto).......34
Capitulo 3. Documentos del proyecto............................................................................37
Registro de supuestos..............................................................................................................37
Documentación de requisitos..................................................................................................38
Matriz de trazabilidad de requisitos........................................................................................42
Registro de riesgos..................................................................................................................44
Registro de interesados...........................................................................................................45
Factores ambientales inherentes a la organización.......................................................48
Activos de los procesos de la organización....................................................................49
Conclusiones.................................................................................................................51
Referencias...................................................................................................................52
Introducción
En nuestra fase del curso abordamos la temática correspondiente a la unidad 1 tarea

dos denominada la planificación de la gestión de la calidad, en donde es necesario
desarrollar la planificación de la gestión de la calidad como una guía y dirección sobre
cómo se gestionará y verificará la calidad a lo largo del proyecto.
Como parte de la actividad se desarrollaron dos momentos, uno individual en donde
los integrantes del grupo presentaron un planteamiento de una aproximación a una
iniciativa CTeI (Ciencia, Tecnología e Innovación), las cuales fueron analizadas,
seleccionando una de ellas, denominada “Implementación de laboratorios de ciencia y
tecnología, como estrategia para incentivar el aprendizaje y el mejoramiento de la calidad
educativa de tres Instituciones Públicas Educativas del Municipio de Magangué”
A partir de esta iniciativa el grupo desarrolló la construcción de las entradas de la
planificación de la gestión de la calidad, tales como; el acta de constitución, Plan para la
dirección del proyecto, Plan de gestión de los requisitos, Plan de gestión de los riesgos,
Plan de involucramiento de los interesados y los documentos del proyecto.
Justificación

Para la Alcaldía Municipal de Magangué, dentro de su plan de desarrollo
encontramos el mejoramiento de los resultados, tanto en pruebas internas, como en pruebas
externas (ICFES y SABER), las cuales en la actualidad ubican al Municipio en niveles por
debajo de la media nacional e inferior a ciudades con condiciones socioeconómicas
similares, generando además capital humano con bajos niveles competitivos frente a las
exigencias de la sociedad y las demandas del sector productivo del Municipio, por esta
razón a través de la implementación de este proyecto de "Laboratorios de ciencia y
tecnología", pretende que en tres (3) Instituciones Educativas del Municipio sea fácil el
acceso y utilización en condiciones más equitativas de los servicios de conectividad a
Internet y equipos de procesamiento de datos para los estudiantes, potenciando así la
incursión de modelos pedagógicos más activos y donde las TICs desempañan un rol
fundamental para los procesos de enseñanza-aprendizaje y en la formación integral de los
estudiantes.

El proyecto plantea la dotación de aulas tipo laboratorios digitales, formación y
cualificación de docentes y adecuación de la infraestructura educativa, esto con el fin de
que cada docente y cada estudiante tenga mejores condiciones y posibilidades de acceder a
las nuevas tecnologías y al conocimiento conectado al mundo digital, mejorando de esta
forma la inclusión de los estudiantes en los procesos de desarrollo tecnológicos liderados
por el Municipio. Esta estrategia busca mejorar la calidad educativa y las competencias
básicas del sector estudiantil, mediante una revolución pedagógica que permita hacer de la
educación un escenario más atractivo para los estudiantes y toda la comunidad educativa,
trabajando en el rediseño de modelos pedagógicos y en la formación de proyectos
incentivando el uso de las TIC's como herramienta pedagógica.

Capitulo 1. Acta de constitución del proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Implementación de laboratorios de ciencia y tecnología, como

PROYECTO estrategia para incentivar el aprendizaje y el mejoramiento de
la calidad educativa de tres Instituciones Públicas Educativas
del Municipio de Magangué
Secretaria de Educación del Municipio de Magangué –

Secretaria de Educación. (Katia Soto Paternina)
PATROCINADOR
DIA MES AÑO
24 12 2020
Equipo del proyecto

PREPARADO POR:
DIA MES AÑO
24 12 2020
Katherine Gómez
REVISADO POR:
DIA MES AÑO
Carmen Alicia
Cantillo
APROBADO POR:
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
Para la Alcaldía Municipal de Magangué, dentro de su plan de desarrollo

encontramos el mejoramiento de los resultados, tanto en pruebas internas, como en
pruebas externas (ICFES y SABER), las cuales en la actualidad ubican al Municipio en
niveles por debajo de la media nacional e inferior a ciudades con condiciones
socioeconómicas similares, generando además capital humano con bajos niveles
competitivos frente a las exigencias de la sociedad y las demandas del sector productivo
del Municipio, por esta razón a través de la implementación de este proyecto de
"Laboratorios de ciencia y tecnología", pretende que en tres (3) Instituciones Educativas
del Municipio sea fácil el acceso y utilización en condiciones más equitativas de los
servicios de conectividad a Internet y equipos de procesamiento de datos para los
estudiantes, potenciando así la incursión de modelos pedagógicos más activos y donde
las TICs desempañan un rol fundamental para los procesos de enseñanza-aprendizaje y
en la formación integral de los estudiantes.
El proyecto plantea la dotación de aulas tipo laboratorios digitales, formación y

cualificación de docentes y adecuación de la infraestructura educativa, esto con el fin de
que cada docente y cada estudiante tenga mejores condiciones y posibilidades de acceder
a las nuevas tecnologías y al conocimiento conectado al mundo digital, mejorando de
esta forma la inclusión de los estudiantes en los procesos de desarrollo tecnológicos
liderados por el Municipio. Esta estrategia busca mejorar la calidad educativa y las
competencias básicas del sector estudiantil, mediante una revolución pedagógica que
permita hacer de la educación un escenario más atractivo para los estudiantes y toda la
comunidad educativa, trabajando en el rediseño de modelos pedagógicos y en la
formación de proyectos incentivando el uso de las TIC's como herramienta pedagógica.
El proyecto beneficiará alrededor de 360 estudiantes de los grados de 9º a 11º y

75 docentes de las Instituciones Educativas Comunal de Versalles, Liceo Moderno y
Yati.
Bienes y servicios generados por el proyecto:
 Dotación de tres (3) Laboratorio de ciencias y tecnologías

suministrados con contenidos educativos digitales que a continuación se
describen:
Equipos:
o Tres (3) Tablero Digital Interactivo (Incluye proyector de video, y
sistema de sonido)
o Tres (3) Computadores Portátiles para Gestión Docente
o Noventa (90) Computadores Portátiles para Estudiantes
o Tres (3) UPS polo a tierra, regulada con reserva de energía de
mínimo 2 horas.
Sistema operativo:
o Noventa y tres (93) Sistema Operativo Windows 10
Software:
o Tres (3) software Clases en 3D Biología I, Biología 2 y Geografía
instalados en el portátil profesor.
o Tres (3) Paquete de clases digitales Matemáticas, Lenguaje y
Ciencias para grado 9,10 y 11.
o Tres (3) Software de interacción profesor-alumno
o Tres (3) Instalaciones de aires acondicionados
o Tres (3) adecuaciones locativas para aulas destinas al
Funcionamiento laboratorios
 Setenta y Cinco (75) Docentes formados en competencias en el uso

de las TIC.
 Trescientos Sesenta (360) estudiantes realizan talleres de

formación y acompañamiento sobre el uso de las TIC
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN
Incrementar la apropiación de las tecnologías Implementar laboratorios de ciencia y
digitales en las prácticas educativas en las sedes tecnología para el mejoramiento de la
públicas calidad educativa en tres (3)
establecimientos educativos del
Facilitar el acceso a servicios de apropiación municipio de Magangué
para el uso de las TIC en la comunidad
educativa.
Mejorar las condiciones de infraestructura para
el uso de tecnologías digitales en las sedes
educativas públicas.
Contribución en la formación a niños,
jóvenes y maestros mediante la
estrategia de laboratorios de ciencia y
¿Qué problema atiende? Bajo desempeño
tecnología, lo que permite incrementar
educativo del municipio a nivel departamental
las posibilidades y alternativas de
¿Porque es el proyecto correcto? Laboratorios
innovación y la investigación en las
de ciencia y tecnología como una estrategia para
áreas de conocimiento.
incentivar el aprendizaje y la adquisición de
conocimientos, con el fin de elevar el nivel
educativo
OBJETIVOS DEL PROYECTO
 Dotar a tres (3) instituciones educativas participantes de laboratorios tecnológicos

que les permita llevar a cabo la apropiación social de CT+I
 Elevar el nivel de formación de los maestros y maestras en lo referente a la

enseñanza de los temas de CT+ I Y Consolidación de una cultura investigativa en
niños, niñas y jóvenes de los Establecimientos del Municipio.
 Contribuir al mejoramiento de los resultados en materia de la calidad educativa de

los establecimientos educativos públicos del municipio de Magangué
 Fomentar la transferencia de conocimiento de los proyectos de CTeI
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

 Capacitación en buen uso de equipos a estudiantes y docentes, con el fin de evitar
daños parciales o totales en los equipos por mal uso de los mismos.
 Establecer pólizas de garantía y protocolos de verificación de las condiciones

técnicas de equipos y software
 Uso de medios de formación virtuales y estrategia de alternancia con protocolos

de bioseguridad ante dificultades cumplimiento de la formación debido a
intensificación de medidas por la situación covid19 -> contexto actual
 Poca confianza de las comunidades involucradas en cuanto a los proyectos que se
gestionan. Campañas de cultura tecnológica (socialización y divulgación del
proyecto en cada colegio)
 Todos los equipos deberán ser almacenados y custodiadas en sitios adecuados

para ello y se llevará control de entradas y salidas, instalación de software
antirrobo que permitirá su ubicación. Los rectores de cada institución firmarán
actas de compromiso de custodia y conservación.
 Establecer protocolos para revisión periódica de la conexión a internet,

implementar aplicaciones offline ante problemas técnicos con el acceso a internet
en la institución educativa.
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

 Cumplimiento de los lineamientos estándar para proyectos de dotación educativa
– Ministerio de Educación Nacional en la ejecución del proyecto.
 Cumplimiento de las normas de contratación pública para el suministro de
equipos tecnológicos de los laboratorios.
 Garantizar una adecuada gestión de proveedores (especificaciones técnicas,
calidad, costo y tiempo)
 Tiempo máximo de ejecución del proyecto no debe superar doce (12) meses.
 No exceder el presupuesto establecido del proyecto.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase I - Gestión del proyecto Planeación del proyecto, elaboración
del acta de constitución y todos los
planes de gestión aplicables al
proyecto.
Fase II - Gestión de planificación y diseño Recopilación de la información del
proyecto y diseño de la alternativa de
implementación de las herramientas
tecnológicas, campañas de
información a la comunidad
estudiantil.
Fase III - Gestión de adquisiciones -Servicios requeridos
-Selección de proveedores o
contratistas
-Tramitación de pedidos
-Adquisición de equipos
-Herramientas y materiales.
Fase IV - Gestión de ejecución Ejecuciones de las actividades

eléctricas, de control y adecuación
requeridas en las instituciones
educativas según el cronograma.
Fase V - Gestión de seguimiento y puesta en Actividades de seguimiento,
marcha convocatoria del comité de
seguimiento; pruebas funcionales de
los equipos, verificación de
funcionamiento, y ajustes previos a la
puesta en marcha, capacitación del
personal necesario para el
funcionamiento.
Fase VI – Gestión cierre del proyecto Elaboración de acta de aceptación de
los entregables del proyecto,
elaboración de archivos y
documentos, acta de cierre del
proyecto. Todo culminado al 100%.
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
1. Secretaria de Educación de Magangué 1.Equipo estudiantil y docente de las 3
instituciones educativas ubicadas en
Magangué
2. Equipo Ejecutor del proyecto 2. Proveedores

3. Comunidad en general municipio
3. Interventoría de Magangué
RIESGOS
1. Costos mayores a los asignados en el presupuesto.
2. Demora en el desembolso de los recursos.
3. Incumplimiento de los tiempos establecidos en el cronograma
4. Falta de personal requerido para la ejecución del proyecto.
5. Deserción de los beneficiarios del proyecto.
6. Infraestructura inadecuada para la ejecución del proyecto.
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
 Contratación del equipo a cargo del proyecto. (Equipo administrativo, equipo

pedagógico)
 Realizar la formación y acompañamiento en uso y apropiación de las TIC para
los docentes de sedes educativas públicas.
 Realizar talleres de formación y acompañamiento sobre el uso de las TIC para los
estudiantes de las instituciones públicas.
 Realizar la dotación de tecnologías y las adecuaciones locativas en las sedes
educativas públicas seleccionadas.
 Realizar el seguimiento y monitoreo al uso de las TIC en las sedes educativas
públicas.
 Realizar la interventoría técnica al proyecto.
PRESUPUESTO DEL PROYECTO: En diseño (Excel y sinnaps)
1. Talento humano, protección del conocimiento y divulgación (Equipo
administrativo, equipo pedagógico)
$720.500.000
2. Equipos, software e infraestructura (soporte técnico y pruebas)
$540.375.000
3. Capacitación y participación en eventos
$378.262.500
4. Materiales, insumos y documentación.
$18.012.500
5. Administrativos $18.012.500
6. Interventoría $108.075.000
7. Otros $18.012.500
TOTAL: $1.801.250.000
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO: Hassan Castilla Atencio

EQUIPO DEL PROYECTO:
Katherine Gómez
Natalia Jaimes
Karen Torres
AUTORIZACIÓN ACTA
PATROCINADOR: Secretaria de Educación del Municipio de Magangué.

AUTORIDAD ASIGNADA: Gerente del proyecto
Capitulo 2. Plan para la dirección del proyecto
Ciclo de vida del proyecto
Fase I – Gestión del proyecto
Fase II – Gestión de planeación y diseño
Fase III – Gestión de adquisiciones
Fase IV – Gestión de ejecución
Fase V – Gestión de seguimiento y puesta en marcha
Fase VI – Gestión cierre del proyecto
Procesos de cada Fase
Fase I – Gestión del proyecto

Comprende todas las actividades para el inicio y planeación del proyecto; se debe
elaborar el acta de constitución del proyecto y todos los planes de gestión aplicables al
mismo. (aspectos ambientales, plan de gestión de riesgos, plan de calidad, plan de costos,
plan de RRHH, etc)
Fase II - Gestión de planificación y diseño

Comprende la recopilación de la información del proyecto y diseño de la alternativa
de implementación de las herramientas tecnológicas, campañas de información a la
comunidad estudiantil.
Fase III - Gestión de adquisiciones-Servicios requeridos

Comprende la determinación de adquisiciones a realizar, la gestión de compra de
equipos y materiales, la solicitud de ofertas, el análisis de ofertas y la selección de
proveedores o contratistas, tramitación de pedidos, recepción, aceptación y conformidad de
facturas.
Fase IV - Gestión de ejecución
Ejecuciones de las actividades eléctricas, de control y adecuación requeridas en las
instituciones educativas según el cronograma.
Fase V - Gestión de seguimiento y puesta en marcha

Actividades de seguimiento, convocatoria del comité de seguimiento; pruebas
funcionales de los equipos, verificación de funcionamiento, y ajustes previos a la puesta en
marcha, capacitación del personal necesario para el funcionamiento.
Fase VI – Gestión cierre del proyecto

Elaboración de acta de aceptación de los entregables del proyecto, elaboración de
archivos y documentos, acta de cierre del proyecto. Todo culminado al 100%.
Plan de gestión de los requisitos
PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

Version N. 1
Implementación laboratorios de ciencia y tecnología para el

Nombre del mejoramiento de la calidad educativa en establecimientos
proyecto educativos del municipio de magangué
Preparado por: Equipo del proyecto Fecha: 9/01/21
Gerente del proyecto - Hassan Castilla
Revisado por: Atencio Fecha: 9/01/21
Aproba Secretaria de educacion municipio de
do por: Magangué - Katia Soto Paternina Fecha: 12/01/21
RECOPILACIÓN DE REQUISITOS
1. Entrevistas con secretaria de educación del municipio de Magangué
(Presentacion del proyecto).
2. Entrevistas personales con proveedores (gestion de proveedores).
3. Visita fisica a las instalaciones estudiantiles para conocer el estado actual de
la infraestructura.
4. visita instituciones educativa para conocer la estructura
fisica para adecuar los Laboratorios de ciencia y
tecnología.

PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS
Para la priorización de requerimientos utilizaremos un listado de todos los
requerimientos clasificándolos en una escala del 1 al 10 donde consideraremos
el impacto (Cuanto puede afectar el requerimiento al proyecto), Dicha
calificación será la que determine la priorización de requerimientos:
IMPA OBSERV
ITEM INTERESADO REQUISITO CTO ACIONES
Aprobación proyecto
en las instituciones
secretaria de educación
educaticas
1 del municipio de 10 Alto
seleccionadas del
Magangué
municipio de
Magangué
Plan de Desarrollo
2 Alcaldia de Magangué Municipal municipio 7 Intermedio
de Magangué
3 Instituciones educativas Estructura fisica 8 Alto
Laboratorios de
ciencia y tecnología
Proceso de
adquisicionde
equipamiento y
4 Proveedores software de los plazos 10 Alto
establecidos y con las
caracteristicas
requeridas
Montaje de de equipos
5 Proveedores tecnologicos en 10 Alto
laboratorios

Escalas de clasificación de impacto al Proyecto:
Impacto del
proyecto

Alto 8 al 10
Interme
dio 5 al 7

Bajo 0 al 4

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Necesidades
oportunidade Entreg
ID de s ables
Asocia Descripción metas, EDT/
ID do de requisitos objetivos WBS Estado Fecha
Aprobación
proyecto en
Aprobacion
las Acta
secretaria de
REQ- instituciones del Pendie
1 educacion 12/01/21
001 educaticas proyect nte
municipio de
seleccionadas o
magangué
del municipio
de Magangué
Adecuacione
Plano de s fisicas en
REQ- Pendie
1 laboratorio las Diseño 12/01/21
001 nte
aprobado instituciones
educativas
Orden de Compra de Req.
REQ- Pendie
2 compra equipos para Adquis 12/01/21
002 nte
proveedor las iciones
-
Equipo
equipos instituciones
s
tecnologicos educativas
adquiri
dos
Implementaci
Montaje y on (30)
Imple
REQ- ubicación de equipos por Pendie
3 mentac 12/01/21
003 equipos cada nte
ion
tecnologicos institucion
educativa
Software
educativo
Imple
REQ- instalado y Implementaci Pendie
4 mentac 13/01/21
004 configuracion on nte
ion
en laboratorio
tecnologico
Capacitacion,
modelo de Imple
REQ- Implementaci Pendie
5 formacion y mentac 14/01/21
005 on nte
visitas de ion
seguimiento

GESTION DE LA CONFIGURACION
1. El Gerente del proyecto podra solicitar algun cambio a los requerimientos.
2. El requerimiento pasara en primera instancia al Gerente del proyecto, quien
realizara un analisis del impacto, el cual sera presentado a la secretaria de
educacion municipal de magngué.
3. El Gerente del proyecto y la secretaria de educacion de Magangué, son quienes pueden
aprobar y/o rechazar la solicitud de cualquier cambio.

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS
1. La revision de cada requerimiento sera responsabilidad del propietario del
mismo.
2. Numero de
entregables entregados
durante el plazo.
3. Numero de
entregables entregados
fuera del plazo.

Plan de gestión de los riesgos
Determina y evalúa los riesgos que pueden estar asociados al proyecto, con el fin de
aumentar la probabilidad de los eventos positivos y disminuir el impacto de los eventos
negativos a los que está expuesto el proyecto. Este plan comprende, según el PMBOK
(2013), la identificación de los riesgos, el análisis cuantitativo y cualitativo de los riesgos,
planificación de la contingencia y seguimiento y control de cada riesgo.
Identificación de los riesgos
Se determinan los riesgos que pueden afectar al proyecto y sus características. Según el
PMBOK “el beneficio clave de este proceso es la documentación de los riesgos existentes y
el conocimiento y la capacidad que confiere al equipo del proyecto para anticipar eventos”
(2013, p. 319).
Para la identificación de los riesgos se usa la estructura de desglose de riesgos (EDR),
según Rodríguez y Pavel, se define como “un agrupamiento de los riesgos del proyecto
orientado a sus fuentes que organiza y define la exposición total del riesgo del proyecto”
(2007, p.2254). En la siguiente tabla se presentan las categorías de riesgos encontradas.
Clasificación de Riesgos
Recursos Humanos Alcance
Financieros Tiempos
Técnicos Calidad
Fuente: Autores.
A continuación, se presenta la identificación de los riesgos con su efecto previsto.

4.3.2. Identificación de Riesgos
Id. Tipo de Riesgo /
Descripción del problema Riesgo
Riesgo Categoría de Riesgo
Imprevistos que Costos mayores a los
Amenaza /
R01 aumenten el costo del asignados en el
Financiero
proyecto. presupuesto.
Tardanza en el
desembolso de dinero por Demora en el desembolso Amenaza /
R02
parte de la secretaria de de los recursos. Financiero
educación.
Incumplimiento de los
Demoras al iniciar la Amenaza /
R03 tiempos establecidos en el
ejecución del proyecto. Tiempos
cronograma.
Falta de personal
Contratación limitada de Amenaza /
R04 requerido para la ejecución
personal. Recursos Humanos
del proyecto.
Desinterés por parte de Deserción de los Amenaza /
R05
los beneficiarios. beneficiarios del proyecto. Alcance
Problemas técnicos
Infraestructura inadecuada
relacionados con el Amenaza /
R06 para la ejecución del
equipo necesario para la Técnicos
proyecto.
ejecución del proyecto.
Fuente: Autores
· Análisis de los riesgos
Una vez identificado los riesgos, se determina su importancia y se le asigna una
probabilidad de ocurrencia y un impacto en caso de que ocurra. Para ello, se estima la
posibilidad de que un incidente o evento en particular ocurra y se expresara en un
porcentaje entre 1 al 3, es decir, se estiman los cambios que podrían ocurrir en los
resultados de uno o más objetivos si el riesgo se materializa. Estos valores entre 1 y 3
estarán relacionados con una escala ordinal entre bajo, medio y alto, como se presenta en la
siguiente tabla de probabilidad.

Nivel Valor Significado
Existen factores (antecedentes o resultados de
Alto 3 evaluaciones) que sumados indican una alta
posibilidad de ocurrencia.
El riesgo podría presentarse, pero no existen
Medio 2
factores que indiquen alta posibilidad de ocurrencia.
Los antecedentes permiten concluir que la
posibilidad de ocurrencia del riesgo es baja o no
Bajo 1
proporcionan una base suficiente como para
considerarlo de un nivel medio o alto.
Fuente: PMA, guía de aprendizaje, 2018.
En la siguiente tabla se encuentran los criterios para la medición del impacto, la cual,
también se presenta en una escala de 1 a 3, con niveles alto, medio y bajo.
Nivel Valor Significado

Afecta de manera crítica los resultados y la
Alto 3
sostenibilidad del proyecto
Aunque se considera importante la consecuencia, es
Medio 2 menor su grado de materialización que en el nivel
alto.
No se considera importante el efecto o no hay
Bajo 1 suficientes razones para pensar que el riesgo es una
amenaza para los resultados.
Seguidamente, se establece la matriz de impacto y probabilidad de los riesgos que, según
la PMA, “permite capturar la información más relevante de los riesgos identificados y
evaluarlos según su probabilidad de ocurrencia y su nivel de impacto en el proyecto” (2018,
p.85).
Evaluación
ID. Categoría Riesgo I P C
Valor Nivel
Costos mayores a los
R0
Financiero asignados en el 1 2 2 1y2 Bajo
1
presupuesto.
R0 Demora en el desembolso
Financiero 2 3 6 3y4 Medio
2 de los recursos.
R0
Tiempos tiempos establecidos en el 2 3 6 6y9 Alto
3
cronograma.
. Falta de personal
R0 Recursos
requerido para la ejecución 1 3 3 3y4 Medio
4 Humanos
del proyecto.
R0 Deserción de los
Alcance 3 3 9 6y9 Alto
5 beneficiarios del proyecto
R0
Técnicos para la ejecución del 2 3 6 6y9 Alto
6
proyecto.
Fuente: Autores
La matriz presenta 7 columnas, que corresponden a los siguientes elementos definidos
en el Project Management Associate:
1. Número de identificación del riesgo
2. Categorización o taxonomía del riesgo
3. Descripción del riesgo
4. Impacto: valor que determina el impacto en el proyecto; se mide en una escala de tres
niveles, donde 1 es el nivel más bajo y 3 es el más alto.
5. Probabilidad: valor que determina la probabilidad de ocurrencia del riesgo; al igual

que el impacto, se mide en una escala de tres niveles.
6. Calificación: valor que permite calificar el riesgo según el impacto y la probabilidad

de ocurrencia; se calcula multiplicando el valor de impacto por el de probabilidad.
7. Evaluación: valor que permite ordenar los riesgos según el valor y el nivel. (2018, p.
85)
Cuando se completa la matriz de riesgos y estos han sido identificados y cuantificados

según su nivel de impacto y probabilidad, se desarrolla un mapa de riesgos que, según la
PMA, permite identificar aquellos riesgos que requieren una respuesta.
IMPACTO
P 1 2 3
R
O
1 1 2 3
B
A
B
I 2 2 4 6
L
I
D
A
3 3 6 9
D
Fuente: PMA, guía de aprendizaje, 2018
Estos valores permiten identificar que acciones se deben tomar por el nivel del riesgo,
entendiendo que si el valor esta entre 1 y 2, su nivel es bajo, su impacto no es significativo
y la probabilidad de que suceda el evento es baja; si esta entre 3 y 4, la acción a seguir es
monitorear, es decir, se requiere que el proyecto haga un seguimiento del riesgo para
analizar si la probabilidad o el impacto han cambiado; y por último, si sus valores están
entre 6 y 9 el riesgo es alto y se requiere generar un plan de contingencia (PMA, 2018).
· Plan de contingencia
De acuerdo con los riesgos que se puedan presentar y su nivel de impacto y
probabilidad, se genera el plan de contingencia que, según la PMA, permite “desarrollar
alternativas y definir acciones para disminuir el impacto y/o la probabilidad de ocurrencia
de las amenazas y para aumentar el impacto y/o la probabilidad de las oportunidades”
(2018, p. 89). Existen diferentes estrategias o respuestas según el tipo de impacto (positivo
o negativo) del riesgo, las cuales se evidencian en la siguiente tabla.
Riesgos con impacto negativo o Riesgos con impacto positivo u

amenazas oportunidades
Evitar: Realizar cambios en el plan para
eliminar el riesgo. Esto puede implicar
cambios en el cronograma o el alcance Explotar: Hacer realidad la oportunidad.
del proyecto para eliminar la
amenaza.
Transferir: Trasladar el impacto de una
Mejorar: Aumentar la probabilidad y/o el
amenaza a un tercero junto con la
impacto de una oportunidad.
responsabilidad de la respuesta.
Compartir: Pasarle la oportunidad a un
Mitigar: Disminuir la probabilidad y/o
tercero para que la concrete en beneficio
impacto de que se produzca el riesgo.
del proyecto.
Aceptar: No tomar ninguna medida a
menos de que el riesgo suceda. Esta
estrategia se da cuando no es viable o
Aceptar: Aprovechar la oportunidad
rentable abordar el riesgo de otra
cuando esta se presente sin haber hecho
manera. Hay dos tipos de aceptación de
algo para que sucediera.
una amenaza: pasiva, no hacer nada,
y activa, establecer una reserva de
contingencia en tiempo o dinero.
Seguidamente se establece una matriz de administración de los riesgos, que permita
darles una respuesta adecuada.
ID.
Plan de respuesta Responsable Riesgo Residual
Riesgo
Aceptar: Esto debido a que es un
riesgo bajo, sin embargo, se
Director del
R01 establecerá una reserva de
proyecto.
contingencia en caso de que el
presupuesto supere el establecido.
Evitar: Revisión de las actividades
Retraso en la
planteadas en el cronograma, así Director del
R02 adquisición de
como los tiempos establecidos para proyecto.
bienes y servicios.
la duración del proyecto.
Evitar: Se efectúan cambios en el
plan para eliminar el riesgo. Lo Adiciones de
cual a su vez puede presentar una actividades no
R03 Equipo de trabajo.
oportunidad de realizar actividades contempladas en el
que nutran el fin último del proyecto.
proyecto.
Mitigar: Se distribuyen
adecuadamente las actividades y
R04 Equipo de trabajo.
los responsables para disminuir el
impacto del riesgo.
Mitigar: Por medio de campañas
de socialización y divulgación del
R05 proyecto que genere interés en el Equipo de trabajo.
tema que se va a abordar en las
instituciones.
Transferir: Se pasa la
responsabilidad a los encargados Secretaria de
de las instituciones para buscar un educación e
R06
acuerdo que permita un escenario instituciones
optimo para el desarrollo del educativas.
proyecto.
Fuente: Autores
· Seguimiento y control
Es el proceso por el cual se hace seguimiento de los riesgos ya identificados para el
proyecto. Durante el proceso según Serrano, “es posible que deba ser reevaluado el análisis
ya realizado sobre un riesgo porque alguna de las condiciones analizadas haya cambiado.
Este último proceso de la gestión de riesgos se desarrollará a lo largo de la ejecución del
proyecto para: identificar nuevos riesgos; monitorear el estado de los riesgos que se han
identificado; y asegurar la implementación de las respuestas a los riesgos planificados y
para revisar la efectividad de la aplicación de estas respuestas” (2015, p. 80). La siguiente
tabla es la de registro de riesgos para llevar un control adecuado de los riesgos
identificados.
Estado
Riesgo Respuesta Factores Fecha de
Actual del
Identificado Potencial desencadenantes actualización
Riesgo
Costos
mayores a los
Aceptar Inactivo 10/01/2021
asignados en el
presupuesto.
Demora en el Evitar Inactivo 10/01/2021
desembolso de
los recursos.
Incumplimient
o de los
tiempos
Evitar Inactivo 10/01/2021
establecidos en
el
cronograma.
Falta de
personal
requerido
Mitigar Inactivo 10/01/2021
para la
ejecución del
proyecto.
Deserción de
los
Mitigar Inactivo 10/01/2021
beneficiarios
del proyecto.
Infraestructur
a inadecuada
para la Transferir Activo 10/01/2021
ejecución del
proyecto.
Fuente: Autores
Plan de involucramiento de los interesados
La gestión de los interesados del proyecto “Implementación de laboratorios de ciencia y
tecnología, como estrategia para incentivar el aprendizaje y el mejoramiento de la calidad
educativa de tres Instituciones Públicas Educativas del Municipio de Magangué” se ha
enfocado en los siguientes aspectos:
Identificación de los interesados, grupos y personas afectados por el proyecto.
 Análisis de las expectativas de los interesados.
 Planificación de la gestión de los interesados a través de estrategias para lograr
su participación en la toma de decisiones y ejecución del proyecto.
 Establecimiento de una comunicación continúa con los interesados para
comprender los cambios, expectativas y gestión de conflictos.
 Seguimiento a la gestión de interesados para ajustar las estrategias y planes a los
cambios.
A continuación, se realiza el análisis y registro de todos los interesados del proyecto.
Registro de los Interesados

Información de identificación Evaluación y clasificación
Nombr Pue Ubi Rol en Inf. de Requisitos / Fase Parti Gr Gr
e sto / caci el contacto Expectativ de dario ado ado
Org ón proye as may / de de
./ cto or Neutr infl int
Em inte al / uen eré
pres rés Retic cia s
a ente
Secreta Enti Mu Spons educacion@se Desarrollar Tod Partid baj Alt
ria de dad nici or o mmagangue.go el proyecto o el ario o o
Educac Terr pio Patroc v.co de acuerdo proy
ión del itori de inador Magangué - a los ecto
Munici al Ma del Bolívar objetivos, el
pio de gng proyec Teléfonos: (5) los tiempos
Magan ué to 6875392 - (5) y bajo
gué 6883858 estanderes
de calidad.
Estudi Co Mu Benefi Secretaria Estudiantes Tod desco Baj Alt
antes mun nici ciarios educación, mejorados o el noced o o
I.E idad pio de los cultura y en sus proy ir
estu de proces deporte capacidades ecto
dian Ma os de Magangué y
til gng habilidades
ué científicas
Docent Co Mu Incorp Secretaria Docentes Tod desco Alt Alt
es I.E mun nici orar la educación, capacitados o el noced o o
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vos Ma los Magangué que mejoran
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as al bienes servicios ros
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adas servici desarrollo
os del proyecto
Proyecto Implementación de laboratorios de ciencia y
tecnología, como estrategia para incentivar el
aprendizaje y el mejoramiento de la calidad educativa
de tres Instituciones Públicas Educativas del Municipio
de Magangué
Fecha de preparación 22 de diciembre de 2020
Cliente Municipio de Magangué
Patrocinador (Sponsor) Secretaria de Educación Municipio de Magangué
Gerente / Líder de proyecto Hassan Castilla Atencio
Interesad Participación Estrategia Plan de acción Impacto

o/ Inicial en el Genérica esperado en el
Nombre proyecto nivel de
participación
Secretaria Sponsor o Informar Conformar un comité Se espera
de patrocinador de seguimiento al mantener la
Educación del proyecto, proyecto para mantener participación
Municipio es partidario al sponsor al tanto de del interesado
de del proyecto las decisiones del en partidario.
Magangué proyecto.
Estudiante Neutral Informar Realizar actividades de Luego de
s I.E socialización del aplicación de la
proyecto y campañas estrategia se
sobre la importancia espera cambio
del uso de las Tics a Partidario del
proyecto del
interesado
Docentes Neutral Gestionar de Realizar actividades de Luego de
I.E cerca socialización del aplicación de la
proyecto y campañas estrategia se
sobre la importancia espera cambio
del uso de las Tics a Partidario del
proyecto del
interesado
Estableci Partidarios Gestionar de Realizar actividades de Mantener al
mientos cerca socialización del interesado
educativos proyecto y campañas como partidario
públicos sobre la importancia del proyecto
Magangué del uso de las Tics
Intervento Partidario Gestionar de Establecer uhn comité Mantener al
ría cerca de seguimiento y interesado
verificación de la como partidario
ejecucion del proyecto. del proyecto
Gerente y Líder Gestionar de Establecer un comité Mantener al
equipo de cerca de la alta dirección para interesado
trabajo del mantener el control y como líder del
proyecto revisión de la ejecución proyecto
del proyectos y sus
interesados.
Proveedor Monitorear Establecer comité de Lograrla
es Desconocedor compras para la participación
es verificación de los del interesado
requisitos de los como neutral.
proveedores.
Matriz de influencia e impacto

Impacto
Bajo Alto
Influencia Alto Equipo de trabajo del Gerente del proyecto
proyecto. Establecimientos educativos
públicos Magangué
Docentes I.E
Interventoria
Bajo Proveedores Secretaria de Educación del
Municipio de Magangué
Matriz de evaluación de la participación de los interesados
Desconoc Partidari
Interesado Reticente Neutral Líder
edor o
Secretaria de
Educación Municipio C
de Magangué
Estudiantes I.E C D
Docentes I.E C D
Establecimientos
educativos públicos C
Magangué
Interventoría C
Gerente y equipo de
C
trabajo del proyecto
Proveedores C D
C: Indica participación actual

D: indica participación deseada
Estrategias para la gestión de los interesados del proyecto
Con el fin de definir las estrategias de gestión de los interesados, se definen a

continuación los intereses e impactos potenciales para cada uno de los interesados en el
marco de la gestión del proyecto.
La matriz de poder e intereses se desarrolla de acuerdo al grado de influencia e interés
que tenga en interesado en el proyecto, las estrategias de gestión de los interesados se
pueden clasificar en:
- Gestionar de cerca (A-A)
- Mantener satisfecho (A-B)
- Informar (B-A)
- Monitorear (B-B)
A continuación, se detalla las estrategias para la gestión de los interesados del proyecto
de acuerdo a sus intereses y grado de influencia en el mismo.
Grado de Grado de
Interesado Estrategia
influencia interés
Secretaria de Educación Bajo Alto
Informar
Municipio de Magangué
Estudiantes I.E Bajo Alto Informar
Docentes I.E Alto Alto Gestionar de cerca
Establecimientos Alto Alto
educativos públicos Gestionar de cerca
Magangué
Interventoría Alto Alto Gestionar de cerca
Gerente y equipo de Alto Alto
Gestionar de cerca
trabajo del proyecto
Proveedores Bajo Bajo Monitorear
Línea base del alcance, cronograma de actividades y línea base de costos (Presupuesto)
Estructura Desglose de Trabajo. EDT

Cronograma
PILOTO 1 AÑO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
11 12 13 14 15 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 ## 30 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 21 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 20 1 2 3 6 7 8 9 10 13 17 20 24 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 1 2 3
1. ACTIVIDADES PRE
1.1 Selección y contratación de equipo
administrativo
1.2 Selección y contratación de equipo
pedagógico
1.3 Movilización de actores nacionales,
departamentales y municipales para iniciar
la construcción de comités y estructura de
operación
para la implementación del proyecto
1.4 Gestion de compras de 3 laboratorios
(convocatoria, evaluacion y seleccion del
proveedor)
1.5 Puesta en marcha instalación y entrega
de laboratorios en cada colegio
1.6 Socialización y divulgación del proyecto
en cada colegio
1.7 Capacitación en manejo de hardware y
software al equipo pegagógico
1.7 Apertura de convocatoria, evaluacion y
seleccion de grupos de investigación
(impacto del proyecto)
2. ACTIVIDAD 1 - PERIODOS 1 Y2
Desarrollo de la estrategia: Fortalecimiento Receso Escolar Junio
de habilidades tecnologicas y digitales
2.1 SUBACTIVIDADES POR CADA COLEGIO
2.1.1. Conformación del comité de estrategia
(con un alto directivo de cada colegio) y del
2.1.2 Puesta en marcha de capacitación en
manejo de herramientas tecnologicas y
2.1.3 Puesta en marcha de enseñanza
docente - alumno (grados 9, 10 y 11), Receso Escolar Junio
enseñanza de las nuevas herramientas
tecnologicas y digitales
2.1.4 Soportes finales: registros Receso Escolar Junio

documentales, fotografico y de contenido.
3. ACTIVIDAD 2- PERIODOS 3 Y4
Desarrollo de la estrategia: Fortalecimiento
de habilidades cientificas, ciencias naturales
3.1 SUBACTIVIDADES POR CADA COLEGIO
3.1.1. Conformación del comité de estrategia

(con un alto directivo de cada colegio) y del
grupo docente grados 9, 10 y 11
3.1.2. Puesta en marcha de capacitación en

manejo de software educativo a docentes
elegidos
3.1.3 Puesta en marcha de enseñanza
docente - alumno (grados 9, 10 y 11),
enseñanza de contenidos pedagogicos
3.1.4 Soportes finales: registros
documentales, fotografico y de contenido.
4. ACTIVIDADES POST
4.1 Informe final de resultados, impacto,
cierre y entrega fisica formal de laboratorio
por cada colegio (entregables)
Presupuesto
%
general % Actividad
Rubro Rango Presupuesto
estableci Presupuesto Desagregado Desagreg Principal
presupuestal % desagregado
do al ado Asociada
proyecto
Talento
Equipo Administrativo 45% 324.225.000
humano,
protección del
conocimiento y Equipo Pedagogico 35% 252.175.000
divulgación
30% –
(Equipo 40% 720.500.000
45%
administrativo,
equipo
pedagogico, Grupo de investigación 20% 144.100.000
grupo de 1. Actividades
investigacion) PRE
Convocatoria, evaluación y
1% 5.403.750
selección del proveedor
Equipos,
Diagnostico y adecuación de
software e 15% 79.125.000
0% – espacios
infraestructura 30% 540.375.000
30% Instalación, entrega de
(soporte tecnico 82% 442.336.875
equipos, hardware y software
y pruebas)
Capacitacion a equipo
3% 13.509.375
pedagogico
Capacitación y 20% - 21% 378.262.500 2. Actividad 1
participación en 30% Capacitación a docentes 20% 75.652.500 y 3. actividad
eventos 2
academicos Capacitación a estudiantes 60% 226.957.500 2. Actividad 1
y 3. actividad
2
2. Actividad 1
Eventos estudiantiles 20% 75.652.500 y 3. actividad
2
1. Actividades
PRE,
Materiales,
0% - Materiales, insumos y 2.actividad 1,
insumos y 1% 18.012.500 100% 18.012.500
1% documentación. 3.actividad 2 y
documentación.
4.actividad
post
1. Actividades
PRE,
0% - 2.actividad 1,
Administrativos 1% 18.012.500 Administrativos 100% 18.012.500
1% 3.actividad 2 y
4.actividad
post
Tecnica 50% 54.037.500
3% - 4. Actividad
Interventoría 6% 108.075.000 Administrativa, financiera y
6% 50% 54.037.500 POST
jurídica
1. Actividades
PRE, 2.
0% - actividad 1, 3.
Otros 1% 18.012.500 Otros 100% 18.012.500
1% actividad 2 y
4. actividad
post
TOTAL 1.801.250.000 1.801.250.000
Presupuesto:Equipos, software e infraestructura (soporte tecnico y pruebas)

ITEM UNIDAD CANTIDAD TOTAL
Tableros digitales (con proyeccion de video y sonido) 15.000.000 3 45.000.000
Portatil docente 3.200.000 3 9.600.000
Portatiles para estudiantes 3.200.000 90 288.000.000

Sistema operativo windows 10 educativo 550.000 93 51.150.000
Adaptaciones del espacio (tomas electricas, polo a tierra 26.375.000 3 79.125.000
ups regulada reserva de energia a 2 horas y sistema de
aire acondicionado)
Software y paquetes digitales 18.000.000 3 54.000.000
APROPIACION/CAPACITACION DE LAS 4.500.000 3 13.500.000
HERRAMIENTAS (HARDWARE/SOFTWARE)
TOTAL 540.375.000
Capitulo 3. Documentos del proyecto
Registro de supuestos
REGISTRO DE SUPUESTOS
SUPUESTOS RESTRICCIONES
Los docentes se comprometen a recibir las formación La administración de los
impartida y apropiar adecuadamente las TIC en la establecimientos deben
metodología de enseñanza, la institución educativa garantizar la contratación o
establece protocolos para revisión periódica de la suministro del servicio de
conexión a internet, garantizando su funcionamiento. internet.
El contratista se compromete a garantizar el
cumplimiento de la ejecución, se deben incluir pólizas de
garantía y protocolos de verificación de las condiciones
técnicas de equipos y software
Cambios en la normatividad
debido a la emergencia
Los docentes cuentan con la disposición de tiempo y sanitaria Covid 19
actitud para recibir las formación impartida y la (protocolos de bioseguridad,
comparten con sus estudiantes. medidas fuertes de control)
Los rectores, docentes y estudiantes se comprometen a
dar un adecuado uso y manejo a las tecnologías
incorporadas en sus instituciones educativas, y actualizan
los contenidos de acuerdo a las indicaciones .
Documentación de requisitos
CONTROL DE VERSIONES
Aprobada
Versión Hecha por Revisada por Fecha Motivo
por
Gerente
Equipo del
Karen Torres del 11/01/2020 Versión Original
V1.0 proyecto
Proyecto
DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de laboratorios de ciencia y
tecnología, como estrategia para incentivar el
aprendizaje y el mejoramiento de la calidad
LABMA
educativa de tres Instituciones Públicas
Educativas del Municipio de Magangué
NECESIDAD DEL NEGOCIO U OPORTUNIDAD A APROVECHAR: DESCRIBIR LAS
LIMITACIONES DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y LAS RAZONES POR LAS CUÁLES SE
EMPRENDE EL PROYECTO
El proyecto: “Implementación de laboratorios de ciencia y tecnología, como estrategia para
incentivar el aprendizaje y el mejoramiento de la calidad educativa de tres Instituciones Públicas
Educativas del Municipio de Magangué” es la alternativa escogida para dar solución a la
problemática identificada en el sector educativo del municipio, el cual refleja bajos niveles en los
resultados de las pruebas saber 11 – 2019, en donde los establecimientos educativos del sector
público obtuvieron una puntuación inferior a la de 2018, para el caso de las Instituciones
Educativas, Comunal de Versalles, Liceo Moderno y Yatí, la categoría del plantel educativo
como resultado de las pruebas saber 11 fue “D”, siendo esta la calificación muy inferior. Con
respecto a la deserción educativa en municipio en el nivel básica secundaria la cifra viene en
aumento pasando de 3,94% en 2016 a al 5,22% en 2019. Por último, de acuerdo a información
suministrada por el área de calidad de la Secretaria de Educación Municipal, en lo que se refiere a
los medios y tecnologías innovación, la disponibilidad de equipos tecnológicos para los
estudiantes de las I.E de Magangué, es la relación de 10 alumnos por cada computador.
OBJETIVOS DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO: DEFINIR CON CLARIDAD LOS
OBJETIVOS DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO PARA PERMITIR LAS TRAZABILIDAD
DE ÉSTOS.
Incrementar la apropiación de las tecnologías digitales en las prácticas educativas en las
sedes públicas
Facilitar el acceso a servicios de apropiación para el uso de las TIC en la comunidad
educativa.
Mejorar las condiciones de infraestructura para el uso de tecnologías digitales en las sedes
educativas públicas.
REQUISITOS FUNCIONALES: DESCRIBIR PROCESOS DEL NEGOCIO,
INFORMACIÓN, INTERACCIÓN CON EL PRODUCTO,

PRIORIDAD REQUERIMIENTOS
STAKEHOLDER OTORGADA POR
CODIGO DESCRIPCION
EL STAKEHOLDER
En el sistema implementado
se debe ingresar y registrar el
Alto RF01
usuario y contraseña de
acceso.
Docentes y
estudiantes
se debe realizar el
Instituciones Alto RF02
mantenimiento de los
Públicas Educativas
equipos.
del Municipio de
Magangué
se debe realizar el
(Comunal de Alto RF03
Versalles, Liceo
usuarios.
Moderno y Yatí)
se debe realizar el
Alto RF04
proveedores.
REQUISITOS NO FUNCIONALES: DESCRIBIR REQUISITOS TALES CÓMO NIVEL DE
SERVICIO, PERFORMANCE, SEGURIDAD, ADECUACIÓN, ETC.

CODIGO DESCRIPCION
EL STAKEHOLDER
Se elaborara el presupuesto
inicial para observar el total a
facturar de todos los recursos
Alto RNF05 de hardware, software, costos
operativos, y las reservas,
Proveedores-
utilizando herramienta de
Asesoría y
Excel.
consultoría de
Se debe usar la funcionalidad
hardware/software. Alto RNF06
de los recursos de hardware
Se debe utilizar los
siguientes estándares
Alto RNF07
tecnológicos: Windows 8.1
pro, Microsoft office 2019.
REQUISITOS DE CALIDAD: DESCRIBIR REQUISITOS RELATIVOS A NORMAS O
ESTÁNDARES DE CALIDAD, O LA SATISFACCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE FACTORES
RELEVANTES DE CALIDAD.
CODIGO DESCRIPCION
EL STAKEHOLDER
Se debe mantener
informados a las
Alto RC08 instituciones educativas
Proveedores acerca del producto y
servicio que ofrece.
Controlar el proceso de
Alto RC09
compra de nuevos equipos.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN: ESPECIFICACIONES O REQUISITOS DE
RENDIMIENTO, FUNCIONALIDAD, ETC., QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES DE
ACEPTAR EL PROYECTO
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACION
La implementación de los laboratorios de ciencia
y tecnología deben cumplir con los lineamientos
1. TECNICOS
dentro de la guía de mejores prácticas de
desarrollo de software.
Se debe lograr la satisfacción de los estudiantes-
2. DE CALIDAD docentes a un nivel del 95% mínimo para este
proyecto.
La aprobación de todos los entregables de
proyecto deben ser aprobados por: jefe del
3. ADMINISTRATIVOS
proyecto y posteriormente la secretaria de
educación de Magangué.
4. SOCIALES El proyecto debe ser fácil de utilizar.
REGLAS DEL NEGOCIO: REGLAS PRINCIPALES QUE FIJAN LOS PRINCIPIOS
GUÍAS DE LA ORGANIZACIÓN
1. Cumplir las reuniones de todos los responsables interesados para la revisión de
avances del proyecto.
2. Emitir informes periódicos de avances del proyecto para la toma de decisiones.
IMPACTOS EN OTRAS ÁREAS

1. La infraestructura de las instituciones educativas.
2. El personal docente-alumno.
3. Los recursos de personal, software y hardware.
IMPACTOS EN OTRAS ENTIDADES: DENTRO O FUERA DE LA ORGANIZACIÓN
EJECUTANTE.
1. El talento de las personas.
2. La gestión del conocimiento.
3. La gestión de la información dentro o fuera de la institución educativa.
4. Los datos de los recursos de software.
REQUISITOS DE SOPORTE Y ENTRENAMIENTO
1. Para las consultas del desarrollo del proyecto se permita realizar consulta por medio del
correo electrónico y/o teléfono.
SUPUESTOS RELATIVOS A REQUISITOS

1. El proveedor de equipos tecnológicos (software y hardware) garantizara las fechas
programas para los entregables.
2. Se cuenta con la infraestructura de las (3) instituciones educativas y los recursos del
personal docente-estudiante, software y hardware para poder desarrollar el proyecto.
RESTRICCIONES RELATIVAS A REQUISITOS

1. La aprobación de todos los entregables de proyecto deben ser aprobados por: Gerente del
proyecto y secretaria de educación de Magangué.
2. Se debe concluir el proyecto dentro de los tiempos establecidos en el cronograma.
Matriz de trazabilidad de requisitos
G_ISO21500_Alc_
P05_V1
MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS
PAG. 1 DE 1
Fecha edición 11/01/2021
Implementación de laboratorios de ciencia y tecnología, como

estrategia para incentivar el aprendizaje y el mejoramiento de la
TITULO DEL calidad educativa de tres Instituciones Públicas Educativas del
PROYECTO Municipio de Magangué Código Proyecto
ESTADO DE LOS REQUISITOS DEL PROYECTO

ESTAD
O VALIDACIÓN
ESTAD (Entreg.
ID REQUISITO TIPO PRIO O OBJETIVO ENTREGABLE(s) ) (persona/fecha)
Aprobación proyecto en las Aprobación secretaria

instituciones educativas de educación
REG0 seleccionadas del municipio municipio de
1 de Magangué Documental Alto Activo Magangué Acta del proyecto Pendiente 12/01/2021
Adecuaciones físicas
REG0 Plano de laboratorio en las instituciones
2 aprobado Físico Alto Activo educativas Diseño Pendiente 12/01/2021
Compra de equipos Req. Adquisiciones
REG0 Orden de compra proveedor para las instituciones - Equipos
3 equipos tecnológicos Doc. Alto Activo educativas adquiridos Pendiente 12/01/2021
Implementación (30)
REG0 Montaje y ubicación de equipos por cada
4 equipos tecnológicos Físico Alto Activo institución educativa Implementación Pendiente 12/01/2021
Software educativo instalado
REG0 y configuración en
5 laboratorio tecnológico Físico Alto Activo Implementación Implementación Pendiente 12/01/2021
Capacitación, modelo de
REG0 formación y visitas de
6 seguimiento Físico Alto Activo Implementación Implementación Pendiente 12/01/2021
Registro de riesgos
4.3.2. Identificación de Riesgos

Id. Tipo de Riesgo /
Descripción del problema Riesgo
Riesgo Categoría de Riesgo
Imprevistos que Costos mayores a los
Amenaza /
R01 aumenten el costo del asignados en el
Financiero
proyecto. presupuesto.
Tardanza en el
desembolso de dinero por Demora en el desembolso Amenaza /
R02
parte de la secretaria de de los recursos. Financiero
educación.
Demoras al iniciar la Amenaza /
R03 tiempos establecidos en el
ejecución del proyecto. Tiempos
cronograma.
Falta de personal
Contratación limitada de Amenaza /
R04 requerido para la ejecución
personal. Recursos Humanos
del proyecto.
Desinterés por parte de Deserción de los Amenaza /
R05
los beneficiarios. beneficiarios del proyecto. Alcance
Problemas técnicos
relacionados con el Amenaza /
R06 para la ejecución del
equipo necesario para la Técnicos
proyecto.
ejecución del proyecto.
Registro de interesados
Información de identificación Evaluación y clasificación

Nombre Puesto / Ubicac Rol en el Inf. de contacto Requisitos Fase de Partidari Grado Gra
Org. / ión proyecto / mayor o/ de do
Empres Expectativ interés Neutral / influen de
a as Reticente cia inter
és
Secretaria Entidad Munici Sponsor o educacion@semmagangue. Desarrollar Todo el Partidario bajo Alto
de Territori pio de Patrocinad gov.co el proyecto proyecto
Educación al Magng or del Magangué - Bolívar de acuerdo
del ué proyecto Teléfonos: (5) 6875392 - a los
Municipio (5) 6883858 objetivos, el
de los tiempos
Magangué y bajo
estanderes
de calidad.
Estudiantes Comuni Munici Beneficiari Secretaria educación, Estudiantes Todo el desconoc Bajo Alto
I.E dad pio de os de los cultura y deporte mejorados proyecto edir
estudian Magng procesos Magangué en sus
til ué de capacidades
y
habilidades
científicas
Docentes Comuni Munici Incorporar Secretaria educación, Docentes Todo el desconoc Alto Alto
I.E dad pio de la CT&I cultura y deporte capacitados proyecto edor
Docente Magng como Magangué y
s ué estrategia fortalecidos
pedagógic en
ay capacidades
desarrollo ,
de habilidades
investigaci científicas
ones
pertinente
Establecimi Entidad Munici Apropian e Secretaria educación, Número de Todo el Partidario Alto Alto
entos Pública pio de incluyen cultura y deporte establecimi proyecto
educativos Magng en los Magangué entos
públicos ué currículos I.E Comunal de Versalles educativos
Magangué las http://iecov.edu.co e que
estrategias mejoran su
de I.E yati. nivel de
fortalecimi http://www.inseya.edu.co/ calidad y
ento en edu/ transferenci
habilidade a de
s en I.E. Liceo Moderno tecnología e
investiga http://liceomodernomagan innovación
gue.edu.co
Interventori Entidad - controlar, Que el Todo el Partidario Alto Alto
a Privada exigir y ejecutor del proyecto
verificar la proyecto
ejecución cumpla con
y el los
cumplimie requisitos
nto del del mismo
objeto del
proyecto
Gerente y Lideres - Gerenciar Gestionar el Todo el Lider Alto Alto

equipo de del el proyecto proyecto de proyecto
trabajo del proyect acuerdo a
proyecto o – Esp. los
Gestión requisitos
de establecidos
proyect y las metas
os establecidas
UNAD .
Direccionar
de manera
oportuna
las
comunicaci
ones del
proyecto
con el
equipo de
tranajo y la
comunidad.
Proveedores Empres Nacion Proveedor - - Suministrar Suminis Neutral Bajo Bajo
as al de bienes y bienes y tros
privadas servicios servicios
para el
desarrollo
del
proyecto
Factores ambientales inherentes a la organización
Secretaria de Educación, Cultura y Deporte del Municipio de Magangué
Misión
La Secretaría de Educación, Cultura y Deporte del municipio de Magangué es una
organización de carácter oficial que administra en forma integral el servicio educativo,
cultural y deportivo con calidad, cobertura y eficiencia a través del uso adecuado de nuevas
tecnologías y actividades lúdicas, liderado por personal idóneo, regidos por principios de
equidad, eficacia y transparencia, con sentido de responsabilidad, compromiso, pertinencia
y respeto de la individualidad lo que permitirá ser una secretaría ejemplo en el país.
Visión
La Secretaria de Educación, Cultura y Deporte de Magangué será una organización con
excelentes niveles de desarrollo institucional, con el 100% de cobertura educativa, altos
estándares de calidad en todos los niveles, orientados a satisfacer las necesidades de la
comunidad educativa con recurso humano idóneo.
Objetivos de calidad
Propender por una cultura de trabajo en equipo en desarrollo de los procesos misionales
y de apoyo en conjunto con el Sistema de Gestión de Calidad.
Desarrollar una cultura de atención hacia la comunidad educativa para garantizarla
prestación de un servicio oportuno y eficaz.

Brindar un servicio de calidad con acceso equitativo, que asegure la pertinencia en
condiciones de inclusión, así como la permanencia en el mismo, en todos los niveles:
preescolar, básica, medio y superior.
Establecer estándares que definan el nivel fundamental de calidad de la educación, que
garanticen la formación de los estudiantes en convivencia pacífica, participación y
responsabilidad democrática.
Políticas de calidad
La Secretaria de Educación Cultura y Deporte de Magangué, en cumplimiento de su
Misión, orientara sus políticas de calidad al:
Fortalecimiento integral del servicio educativo, cultural y deportivo con eficiencia y
calidad.
Fortalecimiento en la gestión de la cobertura, garantizando el acceso y la permanencia al
sistema educativo para satisfacer las necesidades de la comunidad.
Mejoramiento y acompañamiento a las instituciones educativas con acciones integrales
de formación y dotación, para lograr los aprendizajes y el desarrollo de competencias
básicas de los estudiantes, para vivir, convivir y ser productivos.
Estas políticas de calidad se rigen por los principios de equidad, eficacia, pertinencia,
transparencia, compromiso y sentido de responsabilidad.
Activos de los procesos de la organización
La Secretaria de Educación del Municipio de Magangué, cuenta con Sistema de

Gestión de Calidad certificado bajo la norma ISO 9001 Icontec.
Se identifican como activos de la organización los siguientes:
 Manual de procesos
 Manual de contratación
 Registro de Proveedores
 Manual de registros no conformes
 Formatos de actas de socialización y capacitación
Conclusiones
El desarrollo del colaborativo nos permitió conocer el desarrollo de la planificación de la
gestión de la calidad como una guía y dirección sobre la gestión y verificación de la calidad
a lo largo del proyecto escogido.
Pudimos a partir de este trabajo grupal desarrollar la construcción de las entradas de la
planificación de la gestión de la calidad; el acta de constitución, Plan para la dirección del
proyecto, Plan de gestión de los requisitos, Plan de gestión de los riesgos, Plan de
involucramiento de los interesados y los documentos del proyecto.
Se identificaron los requisitos de la calidad de los entregables y se definieron métricas
de calidad para evaluar cómo será́ el cumplimiento de la conformidad con el cliente.

Referencias
Ariza, F. (2020). Planificación de la gestión de la calidad. Recuperado de:
https://repository.unad.edu.co/handle/10596/35028.
PMA. (2018). Guía de aprendizaje. Obtenido de Herramientas y técnicas para la gestión
de proyectos: https://indesvirtual.iadb.org/file.php/1/PM4R/Guia%20de%20Aprendizaje
%20PMA%20SPA.pdf?fbclid=IwAR0_17MRzWGU-
xgLTa1HregQQYcDu4V8vVnAga7GbhPdR2dJ0QbezaNZ-ig
PMBOK. (2013). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square,
Pensilvania: Project Management Institute, Inc. Obtenido de
https://drive.google.com/file/d/1EMBW1GWoWpTlUGvKtcKhGX07TYS1bHur/view
Rodriguez, F., & Hruškoviþ, P. (2007). ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL RIESGO
(EDR). XI CONGRESO INTERNACIONAL DE INGENIERÍA DE PROYECTOS, 2254-
2265. Obtenido de
https://www.aeipro.com/files/congresos/2007lugo/ciip07_2254_2265.482.pdf
Serrano, M. (2015). PROYECTO DE ADECUACIÓN DE PARQUES CON EL USO DE
LLANTAS RECICLADAS. Bogotá: UNAD, Trabajo de grado. Obtenido de
https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/3733/52157620.pdf?
sequence=1&isAllowed=y
Secretaria de Educación, Cultura y Deporte Magangué (2020). Magangué: Política de
Calidad, recuperado de https://www.semmagangue.gov.co/la-secretaria/politicas-de-
calidad.html

Versión 02. Trabajo Colaborativo Gestion de La Calidad

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

CURSO GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL PROYECTO

CASTILLA HASSAN DAVID

En nuestra fase del curso abordamos la temática correspondiente a la unidad 1 tarea

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Implementación de laboratorios de ciencia y tecnología, como

Secretaria de Educación del Municipio de Magangué –

Equipo del proyecto

Para la Alcaldía Municipal de Magangué, dentro de su plan de desarrollo

El proyecto plantea la dotación de aulas tipo laboratorios digitales, formación y

El proyecto beneficiará alrededor de 360 estudiantes de los grados de 9º a 11º y

 Dotación de tres (3) Laboratorio de ciencias y tecnologías

 Setenta y Cinco (75) Docentes formados en competencias en el uso

 Trescientos Sesenta (360) estudiantes realizan talleres de

 Dotar a tres (3) instituciones educativas participantes de laboratorios tecnológicos

 Elevar el nivel de formación de los maestros y maestras en lo referente a la

 Contribuir al mejoramiento de los resultados en materia de la calidad educativa de

 Fomentar la transferencia de conocimiento de los proyectos de CTeI

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

 Establecer pólizas de garantía y protocolos de verificación de las condiciones

 Uso de medios de formación virtuales y estrategia de alternancia con protocolos

 Todos los equipos deberán ser almacenados y custodiadas en sitios adecuados

 Establecer protocolos para revisión periódica de la conexión a internet,

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase IV - Gestión de ejecución Ejecuciones de las actividades

2. Equipo Ejecutor del proyecto 2. Proveedores

4. Falta de personal requerido para la ejecución del proyecto.

5. Deserción de los beneficiarios del proyecto.

6. Infraestructura inadecuada para la ejecución del proyecto.

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

 Contratación del equipo a cargo del proyecto. (Equipo administrativo, equipo

administrativo, equipo pedagógico)

GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO: Hassan Castilla Atencio

PATROCINADOR: Secretaria de Educación del Municipio de Magangué.

Ciclo de vida del proyecto

Fase I – Gestión del proyecto

Fase II – Gestión de planeación y diseño

Fase III – Gestión de adquisiciones

Fase IV – Gestión de ejecución

Fase V – Gestión de seguimiento y puesta en marcha

Fase VI – Gestión cierre del proyecto

Procesos de cada Fase

Fase I – Gestión del proyecto

Fase II - Gestión de planificación y diseño

Fase III - Gestión de adquisiciones-Servicios requeridos

Fase V - Gestión de seguimiento y puesta en marcha

Fase VI – Gestión cierre del proyecto

PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

Implementación laboratorios de ciencia y tecnología para el

aumentar la probabilidad de los eventos positivos y disminuir el impacto de los eventos

(2013), la identificación de los riesgos, el análisis cuantitativo y cualitativo de los riesgos,

planificación de la contingencia y seguimiento y control de cada riesgo.

Identificación de los riesgos

Para la identificación de los riesgos se usa la estructura de desglose de riesgos (EDR),

(2007, p.2254). En la siguiente tabla se presentan las categorías de riesgos encontradas.

A continuación, se presenta la identificación de los riesgos con su efecto previsto.

· Análisis de los riesgos

Una vez identificado los riesgos, se determina su importancia y se le asigna una

probabilidad de ocurrencia y un impacto en caso de que ocurra. Para ello, se estima la

posibilidad de que un incidente o evento en particular ocurra y se expresara en un

resultados de uno o más objetivos si el riesgo se materializa. Estos valores entre 1 y 3