Mayo de 2020

MANUAL DE GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO M-CAL-03
Versión 01

MANUAL DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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1. OBJETIVO.

Proporcionar la idoneidad y competencia del talento humano que se requiere para la

intervención en la prestación de nuestros servicios, describiendo la metodología a seguir
para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en PROMEDLAB SAS.

2. ALCANCE.

Contempla las actividades a seguir para el manejo del talento humano, desde la
determinación de la necesidad de incorporación, definición de perfiles, proceso de
selección, inducción-reinducción, formación, evaluación de desempeño y el plan de
formación continua.

3. DEFINICIONES.

a. Perfil: Se refiere a las características, habilidades y competencias que se

requieren para que un candidato se ajuste de manera exitosa a un cargo.

b. Competencia: Son las características y/o habilidades subyacentes en un individuo

que puede predecir el comportamiento del mismo, frente a situaciones de trabajo
concretas.

c. Desempeño: Conjunto de comportamientos y resultados obtenidos por un

colaborador en un determinado período.

d. Formación: Grado de conocimientos alcanzados por medio de estudios cursados,

grados académicos o aprendizajes obtenidos para su aplicación laboral y mejoramiento
del entorno.

e. Capacitación: Conjunto de procesos organizados aplicados de manera sistemática

y organizada con el fin de generar conocimientos, desarrollar habilidades y cambiar
actitudes para incrementar la capacidad individual y colectiva en pro del cumplimiento de
la misión institucional.

f. Entrevista: Es un método para reunir datos durante una consulta privada o

reunión.

g. Contrato: Aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio
personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o

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subordinación de la segunda y mediante remuneración (Art. 22 CST).

h. Convenio de confidencialidad, imparcialidad y conflicto de intereses:

Documento mediante el cual se reglamenta la seguridad de la no divulgación de
información de la empresa y la objetividad del profesional frente a la evaluación de un
usuario.

i. Inducción: Proceso de orientación y capacitación al personal nuevo contratado

para proporcionarle la información y los conocimientos necesarios para dar inicio al
proceso de integración y adaptación al nuevo ambiente de trabajo y a las actividades a
realizar.

j. Programa de formación: Documento que contiene las fechas, contenido y

responsables de las capacitaciones programadas en la organización.

k. Selección de personal: Conjunto de actividades y procesos para escoger entre los

candidatos reclutados los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la
empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

l. Vinculación: Actividades conjuntas que se llevan a cabo para el ingreso del nuevo
personal, entre estas se encuentran la legalización de contrato, la entrega de los
documentos necesarios para complementar las certificaciones de la Hoja de vida y para la
legalización contractual.

m. Evaluación de desempeño: Herramienta para medir, evaluar e influir sobre los

atributos, comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, así como el grado de
ausentismo, con el fin de descubrir en qué medida es productivo el empleado y si podrá
mejorar su rendimiento futuro.

n. Examen médico de ingreso: Es aquel que se realiza para determinar las

condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de las
condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la
tarea y perfil del cargo

o. Examen médico periódico: Es el que se realiza con el fin de monitorear la

exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones
temporales o permanentes de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la
exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de
origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.

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p. Examen por reubicación laboral o cambio de ocupación: Es la evaluación médica

que se realiza el trabajador cada vez que este cambie de ocupación y ello implique
cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores
factores de riesgo, en los que se detecte un incremento de su magnitud, intensidad o
frecuencia.

q. Examen médico de retiro: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la

relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el
trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SELECCIÒN DE PERSONAL

- Identificación y determinación de las necesidades del personal. La necesidad de

personal la detecta la Gerencia, quien determina la viabilidad de un nuevo cargo o
ampliación de la planta actual.

La Gerente evalúa la creación de un nuevo cargo según los criterios de oferta y demanda
y establece la necesidad o no de un nuevo cargo.

- Selección de personal – convocatoria de candidatos. Se recopilan las hojas de vida

mediante la publicación de la convocatoria por diferentes medios (referidos, bolsas de
empleo, universidades, entre otros).

- Clasificación de candidatos. Se realiza un filtro inicial de las hojas de vida

recepcionadas revisando los antecedentes, experiencia, estudios realizados,
referencias y demás.

- Entrevista de candidatos seleccionados. Se citan a una entrevista personal donde se

verifica si el candidato se ajusta al perfil del cargo, se indaga por su historia educativa,
historia laboral, características personales entre otros.

- Verificación de referencias. La Gerencia efectúa la verificación de las referencias

laborales y personales, constatando la veracidad de la información aportada por el
candidato.

- Exámenes ocupacionales. Citar a los candidatos preseleccionados a que se realicen

los exámenes ocupacionales de ingreso, los cuales no pueden referirse a pruebas de
embarazo (salvo que se trate de actividades catalogadas como de alto riesgo) o
pruebas serológicas para determinar la infección por VIH.

- Selección final. Luego de analizar las pruebas y entrevistas llevadas a cabo en el

proceso de selección, se elige a la persona que más se ajuste a lo descrito en el perfil
del cargo, notificándose vía telefónica. A los candidatos que no fueron seleccionados
se les informa vía e-mail y se archivan las evidencias del proceso, en caso de que la
persona no cuente con correo electrónico, se le informa vía telefónica.

- Solicitud de documentación. Solicitar a las personas seleccionadas los documentos

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requeridos para tramitar la vinculación, obteniendo los datos necesarios para ingresar
al personal al sistema y realizar las respectivas afiliaciones.

La tarjeta profesional no es requisito para la vinculación, si no cuenta con ella se invita a

realizar el trámite de expedición.

- Verificación de requisitos del personal asistencial para el Sistema Único de

Habilitación (SUH). Conforme a los documentos presentados, se establece que
documentos hacen falta según los estándares del SUH.

- La Gerencia solicita la validación de título, a las instituciones educativas, cuya

respuesta deberá ser enviada por escrito con las respectivas verificaciones; si
después 3 comunicaciones escritas a la Institución educativa o transcurridos 45 días
calendario no se recibe respuesta, se realiza un derecho de petición, si este no es
contestado, se involucra al personal en la consecución del documento y se da un
término perentorio de 30 días hábiles para esta gestión.

- Para los Auxiliares de enfermería, Médicos especialistas en salud ocupacional, Fono

audiologo/as y Optómetras se realiza la verificación en línea del Registro Único del
Talento Humano en Salud – ReTHUS en la página web.sispro.gov.co del Ministerio de
Salud y Protección Social.

- Auxiliares de enfermería, Médicos especialistas en salud ocupacional, Fono

audiologo/as y Optómetras se les requerirá de los esquemas actualizados de
vacunación contra la Hepatitis B y Toxoide Tetánico.

- Para todo el personal, se debe archivar en medio físico y/o magnético las hojas de vidas
actualizadas con los soportes de estudios, actas de grados, certificaciones laborales,
cursos complementarios, documentos de identidad y contratos vigentes.

- Contrato y afiliación. Se elabora el contrato de trabajo o de prestación de servicios –

según corresponda- y se solicita la firma de ambas partes en señal de aprobación
entregando una copia al empleado o contratista.

Posteriormente se realiza la afiliación al sistema de seguridad social (en los casos que
aplique).

- Actualización de base de datos – Talento Humano. Cuando se realice la

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contratación de personal nuevo se deberá realizar la inclusión de los datos en la base

general que es registrada por la Administradora.

- Conformación del archivo físico y virtual con la documentación requerida del

personal asistencial y Administrativo. Toda la documentación requerida se
almacena en forma física y virtual en el archivo central de la empresa.

PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

Se programa el cronograma de inducción una vez se conozca la fecha de ingreso del

nuevo empleado.

Para los temas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se poseen los
siguientes lineamientos:

o Aspectos generales y legales en Seguridad y salud en el trabajo.

o Política de SST.
o Política de no alcohol, drogas, ni tabaquismo.
o Reglamento de higiene y seguridad industrial.
o Funcionamiento del COPASST, integrantes.
o Funcionamiento del comité de convivencia laboral, integrantes.
o Plan de emergencia, brigada de emergencias.
o Identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
o Responsabilidades generales en SST.
o Derechos y deberes del sistema de riesgos laborales.
o Reporte de incidentes y accidentes
o Reporte de condiciones inseguras y actos inseguros.
o Matriz de comunicación y participación.
o Uso de EPP.
o Normas Básicas de seguridad al interior de la organización.

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Se tiene establecido el M-CAL-08 PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL

RECURSO HUMANO el cual establece las temáticas y el cronograma planeado para
desarrollar el plan de formación del personal.

- Inducción institucional. La Gerencia, o su delegado, brinda la inducción institucional

acerca de la organización, las competencias organizacionales y del mapa de procesos
de la empresa, siguiendo el cronograma previamente elaborado.