Guìa Pymes

Coaching de negocios especializado en PYMEs
La receta para poder profesionalizar y estandarizar

una PYME para que de resultados consistentes y
constantes sin que dependa del dueño todo el
tiempo y pueda crecer y escalarse con orden.
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Copyright © Derechos de autor 2017 por Crecimiento y Transformación Continua S.A. de

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total o parcialmente por ninguna forma o medio, electrónico o mecánico, incluyendo
fotocopiado, grabación o cualquier sistema de almacenamiento y recuperación de
información, sin permiso escrito de Transformación Continua S.A. de C.V.
Primero que nada queremos darle las gracias, gracias por ser uno
de los verdaderos héroes anónimos, las PYMEs y Emprendedores
son verdaderos héroes anónimos que general más del 70% del PIB
y más del 80% del empleo a nivel mundial.
¡Gracias por ser uno de ellos!

Desafortunadamente la estadísticas de fracaso de las PYMEs a nivel mundial son contundentes,
el 80% no llega a los primeros 2 años de vida y solo un pequeño % llega a celebrar el quinto
o décimo aniversario, y los que llegan generalmente están en un estado de sobrevivencia.
Sabemos que la mayoría de los Emprendedores y dueños de PYMEs en el mundo están

solos en la tarea titánica de desarrollar exitosamente una PYME, sabemos de las angustias
de causan los problemas de falta de orden, falta de flujo de efectivo, problemas con clientes,
proveedores, colaboradores, etc. etc. y que dueño de la PYME / Emprendedor al final del día
regresa sólo a su casa sin muchas veces poder compartir con alguien de sus problemas en la
empresa.
En helpi COACHING somos un grupo de emprendedores apasionados por ayudar a otras

Somos pioneros en poner al alcance
PYMEs y Emprendedores a ser exitosos.
de PYMEs y Emprendedores en México y Latinoamérica, las
mejores metodologías y programas especializados en PYMEs a
nivel mundial. En el 2008 introdujimos a México y Latinoamérica el programa de EMyth,
un programa con más de 40 años de experiencia ayudando a mas de 50,000 PYMEs en más
de 60 países alrededor del mundo, creado por el Gurú de las PYMEs Michael E. Gerber autor
del best seller The EMyth Revisited (El mito del Emprendedor). En el 2015 introdujimos la
metodología y el programa de The Pumpkin Plan de Mike Michalowicz uno de los autores
más prominentes en temas de emprendedurimos y PYMEs en la arena mundial. En el 2016
introdujimos otra metodología revolucionaria de Mike Michalowicz, Profit First (utilidades
primero) y lo hacemos aprendiendo estas metodologías de los mismos gurús que las han
creado.
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Lo primero que debe de hacer para transformar su empresa es entender ciertos principios
fundamentales para desarrollar una PYME de manera exitosa. Después de haber investigado
durante muchos años, hablado, platicado y aprendido de los expertos en el tema a nivel
mundial hemos encontrado las causas raíz del porque la mayoría de las PYMEs no se desarrolla.
A continuación vamos a compartirle estas causas y principios.
Los 3 principios fundamentales para

desarrollar una empresa exitosa
1.- El Mito del Emprendedor y los 3 roles del
Emprendedor / dueño de una PYME
El Mito del Emprendedor
Michael E. Gerber, autor del best seller mundial The Emyth Revisited (El Mito del Emprendedor),
considerado como uno de los mejores 100 libros de negocios por todos los tiempos por
publicaciones como considerado como uno de los gurús más importantes del mundo
en temas de PYMEs y Emprendedurismo por publicaciones como Inc 500, Newsweek,
Entrepreneur, Wall Street Journal, etc. etc., y del cual hemos tenido la oportunidad de
aprender directamente, definió este concepto tan importante del mito del emprendedor.
 El mito del Emprendedor nos dice que la mayoría de los dueños de las PYMEs que
comienzan su empresa, creen que por saber de la parte técnica del negocio, van a
poder desarrollar automáticamente un negocio exitoso. Es decir, creen que por saber
de sistemas, o de comida, o de contabilidad, o de finanzas, o de lo que sea, van a poder
desarrollar un negocio exitoso relacionado a su ramo y esto es TOTALMENTE FALSO.
La habilidades que se requieren para desarrollar un negocio exitoso son totalmente
diferentes a las habilidades técnicas para producir el bien o servicio.
 No es lo mismo saber cocinar (ser Chef) que tener un negocio de comida

(restaurant)…
 No es lo mismo saber litigar (abogado) que tener un negocio de servicios legales (
despacho legal)…
 No es lo mismo saber llevar la contabilidad que tener un negocio de servicios
contables (despacho contable)…
 No es lo mismo saber vender seguros y fianzas que tener un negocio de
comercialización de seguros y fianzas… -4-
 Etc. Etc…

 Cuando un Emprendedor / dueño de una PYME abre las puertas de su empresa

por primera vez invariablemente estará ejerciendo por lo menos 6 funciones:
 Dir. Gral.
 Dir. de Ventas.
 Dir. de Marketing.
 Dir. de Finanzas.
 Dir. de Capital Humano.
 Dir. de Operaciones.
Todas estas actividades tendrá que ir desarrollando en la empresa y la gran, gran mayoría de
las PYMEs y los Emprendedores no tienen estas habilidades.
Los 3 roles del Emprendedor / dueño de una PYME
Este es otro concepto que Michael E. Gerber discurrió y básicamente radica en que el dueño
de la PYME todo el tiempo está jugando 3 roles, está continuamente intercambiando 3
sombreros:
 El rol del Emprendedor: es el rol que lo impulsó a poner su negocio, fue la vocecita
que le dijo que se independizará para poder obtener más dinero (mejorar sus finanzas
y crear un patrimonio para usted y su familia), más tiempo (que usted controlara su
tiempo y no un jefe), una mejor calidad de vida para disfrutar con sus seres queridos.
Además es el rol al que continuamente se le están ocurriendo ideas de negocio, el
que tiene clara la visión de a hacia donde debe dirigirse el negocio, el que tiene la
residencia para no darse por vencido.
 El rol del Gerente: es el rol que debería de encargarse de ejecutar la visión del
Emprendedor, de que en la empresa se documentaran e implementaran de
manera efectiva los procesos y sistemas adecuados para que la empresa pueda dar
los mismos resultados una y otra vez, este profesionalizada y estandarizada y pueda
crecer con orden. Además de asegurarse de que los procesos y sistemas se mejoren
continuamente.
 El rol del Técnico: es el que ejecuta las cosas, el que hace las labores operativas, las
labores tácticas. Es el que opera los procesos y sistemas que en teoría debió haber
definido e implementado el Gerente.
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¿Qué es lo que sucede con la mayoría de las PYMEs / Emprendedores?
 El rol del técnico es el que prevalece en la empresa, es el que toma el control

de la empresa, es el que se la pasa operando, operando, resolviendo problemas
todos los días, apagando fuegos. El rol natural del Emprendedor / dueño de una
PYME es el técnico ¿recuerda?, el que “sabe cómo hacer las cosas”. Adicionalmente
nuestro sistema educativo actual está especializado en crear técnicos especializados:
técnicos en electrónica, en contabilidad, en alimentos, Lic. en Mercadotecnia, Lic. en
Admon. de Empresas, Lic. en leyes, Lic. en medicina, Ing. en Electrónica, Ing. Mecánicos,
etc. etc. etc. Y el técnico es “adicto” a la adrenalina, a estar haciendo y haciendo cosas,
resolviendo problemas.
 Por otro lado el rol del Gerente rara vez aparece en la PYME, los procesos y sistemas
nunca se desarrollan y por ende la empresa nunca deja de depender del dueño o
dueños o de personas clave que “saben cómo hacer las cosas”. La empresa no se puede
escalar ni crecer de manera sostenible y rentable.
 Y el rol del Emprendedor a veces se aparece y a veces no, a veces genera nuevas ideas
de negocio que rara vez se logran ejecutar porque dado que en la empresa no existen
los procesos, la estandarización y profesionalización adecuada. Las nuevas ideas de
negocio se quedan a la mitad y regularmente afecta a la operación regular del negocio.
Los 3 roles se tienen que balancear, esto no quiere decir que usted ya nunca vaya a ejercer
el rol del técnico nunca, al final del día en una etapa de desarrollo temprana de su empresa
usted tendrá que hacer trabajo técnico, usted no cuenta con un enorme staff de ejecutivos
que hagan todo el trabajo técnico y gerencial y usted tendrá seguir haciendo trabajo técnico,
arremangare las mangas como dicen por ahí. El % que usted pase en cada rol tendrá que
ir cambiando con el tiempo, para que poco a poco usted haga más trabajo gerencial y de
Emprendedor que de técnico. Recuerde que el trabajo del Emprendedor y sobre todo el
Gerencial es el que le permitirá ir estandarizando y profesionalizando la empresa.
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2.- El prototipo de franquicia.

Este es otro concepto muy importante que usted tendrá que tener presente todo el tiempo.
Usted tendrá que desarrollar la empresa para que de resultados consistentes y esto solo se
logra por medio del establecimiento efectivo de sistemas / procesos en todas las áreas y
con esto la empresa deja de depender del dueño o dueños o de personas clave para operar
exitosamente. Usted pensará en su empresa como si la quisiera franquiciar, aunque esto no
sea su intención, como una empresa llave en mano, un negocio que produce resultados
consistentes y constantes sin que usted esté presente todo el tiempo. Este es el objetivo
último que le dará mayor libertad financiera, de tiempo y de vida.
3.- Enfoque en un nicho de mercado.

Mike Michalowicz, uno de los nuevos gurús más prominentes y disruptivos en la arena mundial,
autor de varios libros best seller como The toilet paper entrepreneur, The Pumpkin Plan, Profit
First y Surge, del cual hemos tenido la oportunidad de aprender directamente, definió este
concepto tan importante del enfoque. La falta de enfoque afecta prácticamente todas las
áreas y aspectos de una PYME. Falta de enfoque en cómo manejar el tiempo por parte del
dueño, falta de enfoque en priorizar actividades diarias y una de las más importantes, falta
de enfoque en un nicho de mercado. Si usted le pregunta a una PYME ¿quién es su nicho
de mercado o a quien le vendes? la mayoría de las respuestas que obtendrá es: a quien me
compre, no importa quién sea mientras me compre.
De igual forma existe el mito de la “diversificación”. La peor estrategia que puede seguir una
PYME es “diversificarse”, prácticamente ninguna empresa exitosa PYME o grande ha llegado
a ser exitosa si no se enfoca. Entre más enfoque mejor. El mismo Steve Jobs (Co-fundador y
CEO de Apple) en una de sus últimas entrevistas que dió cuando le preguntaron: “si tuviera
que atribuir a una sola cosa su éxito cuál sería” y respondió: “a mi capacidad de decir no,
de dejar de pasar “”oportunidades”” que se me presentaban todo el tiempo”. Nótese que
pusimos “”oportunidades”” con dobles comillas.
Los dueños de las PYMES y Emprendedores continuamente se desenfocan por todas las
“oportunidades” que se les presentan. Si usted voltea alrededor y observa las empresas más
exitosas en el mundo, pequeñas, medianas o grandes es porque se enfocan en un nicho de
mercado, se especializan. Así mismo vemos casos todo el tiempo de empresas grandes que
en cuanto se desenfocan tienen problemas.
Enfóquese en un nicho, hágase muy bueno haciendo algo específico y sus probabilidades
de tener una empresa exitosa, con crecimientos importantes y rentable, aumentará
exponencialmente.
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Ahora que ya conoce estos principios fundamentales para

desarrollar una PYME exitosa, hora vamos a guiarlo paso a
paso en cómo hacerlo.
EN COMO PONER ORDEN EN TU EMPRESA Y CRECER...
AREA NO. 1: ORDENA LA VISION DE LA EMPRESA

Paso no. 1: Define tu misión personal
Tu empresa debe servir a tu vida y no al contrario, tu empresa debe de ayudarte a conseguir

tus metas personales, financieras y de libertad. Entre más este alineado nuestra misión
personal con nuestro negocio, tendremos mayores probabilidades de ser exitosos. Nuestra
misión personal es encontrar nuestra vocación, qué es lo que nos hace levantarnos por las
mañanas, cuál es nuestra pasión.
Como dijo Steve Jobs “si no te apasiona lo que haces, entonces lo más seguro es que tarde
o temprano tires la toalla, cualquier persona sana mentalmente lo haría. Desarrollar un
negocio no es fácil, siempre habrá retos y si encima no te apasiona lo que haces, entonces lo
más seguro es que renuncies”. Adicionalmente si tienes competencia en la que el dueño -
dueños les apasiona lo que hacen y a ti no, seguramente van a ser mejores que tu empresa.
Hay formas de encausar esto, si por ejemplo tu pasión es enseñar, pueden haber muchas
opciones de negocio donde encausar esto: una escuela, una empresa de capacitación, una
empresa de creación de contenido educativo, etc. etc. Cuando tienes claro tu misión personal,
tu vocación, tu misión de vida, todas tus decisiones deberán estar alineadas a el.
¿Pregúntate que es lo que realmente te mueve a levantarte todos los días de tu cama, que es
lo que realmente te apasiona, cómo te ves en 5 o 10 años?
Así que redacta tu misión personal y ponla en un lugar visible.
Paso no. 2: Define tu área de innovación, tu ventaja competitiva.
La falta de enfoque afecta prácticamente todas las áreas y aspectos de una PYME. Falta de
enfoque en cómo manejar el tiempo, falta de enfoque en priorizar actividades diarias y una
de las más importantes, falta de enfoque en un nicho de mercado. Si usted le pregunta a una
PYME ¿quién es su nicho de mercado o a quien le vendes? la mayoría de las respuestas que
obtendrá es: a quien me compre, no importa quién sea mientras me compre.
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De igual forma existe el mito de la “diversificación”. La peor estrategia que puede seguir una
PYME es “diversificarse”, prácticamente ninguna empresa exitosa PYME o grande ha llegado
a ser exitosa si no se enfoca. Entre más enfoque mejor. El mismo Steve Jobs (Co-fundador y
CEO de Apple) en una de sus últimas entrevistas que dió cuando le preguntaron: “si tuviera
que atribuir a una sola cosa su éxito cuál sería” y respondió: “a mi capacidad de decir no,
de dejar de pasar “”oportunidades”” que se me presentaban todo el tiempo”. Nótese que
pusimos “”oportunidades”” con dobles comillas.
Los dueños de las PYMES y Emprendedores continuamente se desenfocan por todas las
“oportunidades” que se les presentan. Si usted voltea alrededor y observa las empresas más
exitosas en el mundo, pequeñas, medianas o grandes es porque se enfocan en un nicho
de mercado, se especializan. Así mismo vemos casos todo el tiempo de empresas grandes
que en cuanto se desenfocan tienen problemas. ¿Acaso ha escuchado que Coca-Cola esta
diversificando su portafolio comenzando a producir y vender computadoras, o a caso Dell
se ha metido al negocio de renta de carros?. Coca - Cola después de décadas de volverse
un experto en producir, mercadear, distribuir y vender una sola bebida carbonatada, de un
solo sabor, solo entonces decidió “diversificarse” vendiendo otro tipo de bebidas como agua,
bebidas energetizantes, etc
Y la razón del porque la “diversificación” a nivel empresarial no funciona es muy sencilla: nadie
lograr la excelencia haciendo un poco de todo. Se requiere de mucho esfuerzo, dedicación y
enfoque para volverse bueno en “una sola” cosa.
Así que tienes que decidir en qué área de innovación vas a enfocarte, son 3: precio, calidad y
conveniencia. El hecho de que se enfoque en un área no significa que descuide por completo
las otras 3, pero tiene que enfocarse en una, lo más seguro es que su empresa ya tenga
una, todas las empresas tienden a un área de innovación de manera natural y tiene que ver
mucho con la personalidad (la esencia) del dueño.
Paso no. 3: Define tu visión estratégica.
“Si no sabes a dónde quieres ir, cualquier camino es bueno” (gato de Chesire de Alicia en el
País de las Maravillas). Así de simple, si no tienes claro un camino claro de a dónde quiere
llevar su empresa estará dando tumbos y la dirigirá a donde las circunstancias la lleven. Es
indispensable comenzar la profesionalización y estandarización de su empresa definiendo
MUY CLARAMENTE a donde quiere llevarla. Y no estamos hablando de las clásicas visión,
misión y valores que son buenas herramientas para empresa grandes, una PYME necesita
mucho mas definición al respecto.
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Su visión estratégica es una foto de muy precisa de la empresa en 5 años, no 3, no 7, no

9, 5 años es el número ideal. Es un documento de 2 cuartillas escrito en presente (muy
importante) donde se describe como queremos que sea la empresa en 5 años. Debe de
contener por lo menos los siguientes elementos: qué servicios y/o productos la empresa
vende, distribuye, etc., cuanto se va a facturar al año, cuanto será el margen bruto y la utilidad
neta, en qué mercados van a estar, cuantos colaboradores se van a tener, cómo van a ser esos
colaboradores (actitudes, perfil, conductas, etc.), cuantos productos o servicios se van a tener,
cuantas oficinas, sucursales, etc. y en dónde, cómo van a ser esas oficinas.
¿Ya completaste los pasos de Planeación Estratégica?

Excelente! ahora continuemos con orden y estandarización...
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AREA NO. 2: ORDENA Y ESTANDARIZA TU EMPRESA
Paso no. 4: Administra tu tiempo.
El uso efectivo del tiempo en un dueño de una PYME - Emprendedor es una de los aspectos
clave para poder ser exitosos. Es el recurso no renovable más importante con que cuentan.
Siempre van a haber mucha cosas que hacer y poco tiempo. Es SUMAMENTE importante
que el dueño de una PYME aprenda a priorizar. Hay que continuamente estar consciente
de que las tareas operativas van a estar tratando de “robarnos” nuestro tiempo. Es una lucha
constante, nunca hay que bajar la guardia, no es un ejercicio de una sola vez y entre mas se
practique, mejor enfoque y administración del tiempo tendrá la persona y la empresa.
Uno de los errores que más comúnmente cometen las PYMES es que escuchan que es
importante delegar y en lugar de delegar, abdican y hay una diferencia enorme entre ambas.
Para delegar es necesario establecer los procesos y sistemas que permitan asegurarnos que
las actividades delegadas se realizarán de forma estandarizada, el delegar sin implementar
procesos conlleva a que regularmente las personas a las que se les delegó (abdicó) no tengan
buenos resultados y se convierte en un dolor de cabeza para los dueños de la empresa y para
el desempeño de la empresa en general.
A continuación la vamos a presentar uno de los sistemas de juntas más poderosos que se
hayan diseñado, siga este sistema y su productividad se elevará a las nubes:
1. Junta táctica operativa con todas las cabezas de área (reportes directos,
Gerentes, etc.) donde se revisan pendientes operativos en los cuales intervienen o
tienen que ver varias áreas.
2. Junta uno a uno individual con cada cabeza de área para dar seguimiento a
pendientes puntuales de cada área en específico:
3. Juntas abiertas para “emergencias” interrupciones. Esta junta es a puerta abierta

y es el único espacio en el que es permitido interrumpir al dueños por parte
de cualquier colaborador de la empresa para revisar asuntos. El establecer
esta junta es sumamente poderoso porque ayuda a que el dueño de la
empresa no tenga interrupciones, además de que el personal poco a poco se va
acostumbrando a resumir sus pendientes para desahogarlos en la junta.
4. Junta mensual general con toda la empresa. Esta junta es muy importante
y es esencial, todas las empresas PYMES deben de tener una junta general con
todos los miembros de la organización. Es una junta informativa, donde se debe
comenzar por leer en voz alta con ayuda de diferentes personas de la empresa, la
visión estratégica. - 11 -

Paso no. 5: Estandariza tu empresa con procesos.
¿Por qué es importante implementar procesos en una PYME? Para estandarizar, sistematizar
y eliminar lo más posible la dependencia de la empresa del dueño y/o de “personas clave”.
Si usted quiere tener una empresa que de resultados rentables consistentes y pueda crecer
de manera ordenada y poder exponenciar su crecimiento es indispensable implementar de
manera efectiva procesos en su empresa.
Paso no. 6: Mejora tus procesos de forma continua.
Una vez que usted comience a documentar e implementar de manera efectiva los procesos
en su empresa es importante darle mantenimiento a estos procesos. Todos hemos oído
escuchas acerca del concepto de la innovación y mejora de procesos en las empresas y
resulta muy atractivo para todos poder tener esto en nuestra empresa. Sin embargo este tipo
de conceptos de mejora e innovación lo oímos regularmente en un contexto de empresas
grandes. Para una PYME la forma más práctica para poder tener las bases de la mejora e
innovación de forma sistemática es poner una “cuota” fija para esto. Esta es la mejor forma de
comenzar a sistematizar la mejora e innovación de procesos.
¡Haz completado la etapa de Orden y Estandarización!

¡felicidades!, Excelente! ahora continuemos con la parte de
Capital Humano (RH).
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AREA NO. 3: ORDENA EL CAPITAL HUMANO (RH) DE TU

EMPRESA
Paso no. 7: Tu organigrama formal.
Esta es una de las herramientas más conocidas y usadas en todas las empresas del mundo,
chicas y grandes. Si usted ya tiene su organigrama actualizado, puede saltarse este proceso.
El organigrama es una forma sencilla de entender visualmente cómo está organizada la
empresa y quien ocupa actualmente cada puesto en la empresa. Esto le dará una visión
muy clara a usted y a sus colaboradores de cómo están organizados internamente, qué áreas
existen, quien le reporta a quien dentro de la empresa. Independientemente del formato que
utilice para crear un organigrama (Word, Excel, Power Point) es importante que se asegura
de 3 cosas:
1. Que todos sus colaboradores conozcan el organigrama. Que sea difundido y

comunicado.
2. Que el organigrama esté siempre actualizado con puestos y nombres de las

personas que ocupan los puestos.
3. Que cada puesto dentro del organigrama solo le reporte a un jefe.
Paso no. 8: Tu organigrama funcional.
Esta herramienta es muy poco conocida y por ende muy poco utilizada en las PYMES, sin
embargo puede ser muy útil y poderosa si se utiliza de manera adecuada. Consiste en hacer
un organigrama en base a funciones y no en base a las personas y que el organigrama
esté proyectado a la visión estratégica de la empresa a 5 años. Es decir, vamos a crear un
organigrama de la empresa a 5 años en el futuro con las funciones correspondientes. Una
vez que tenga el organigrama definido a 5 años, entonces comienza a colocar en cada casilla
(recuadro) del organigrama los nombres de la persona que hoy en día ocupan esas funciones.
Lo que regularmente sucede es que una persona ocupe más de una casilla, esto es normal
porque es muy común que por ejemplo en una PYME el dueño o Dir. Gral. haga también las
funciones de Dir. Comercial, Dir. de Marketing, etc. Lo poderoso de esta herramienta consiste
en que se convierte en su guía de contratación de personal, es decir, ya teniendo claras las
funciones que irá requiriendo la empresa en el futuro cercando, puede ir
contratando de acuerdo a este plan y no de manera improvisada como regularmente sucede

en las PYMES.
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Paso no. 8: Crea tus manuales de puesto.
Los manuales de puesto son una herramienta esencial para organizar y ordenar el trabajo de
las personas en la empresa. Después de trabajar con miles de dueños de PYMES una de las
quejas más comunes que escuchamos es de la falta de compromiso del personal, de que
no hacen lo que deberían, etc. etc. Sin embargo cuando les preguntamos si tienen algún
documento donde esté por escrito con detalle cuáles son las funciones y responsabilidades
de cada puesto - función en la empresa y si los colaboradores tienen conocimiento de
ello, el 99% nos responden que no. El manual de puesto describe cuáles son las funciones,
responsabilidades, estándares, indicadores de desempeño, perfil que debe de tener el
candidato para cubrir un puesto, etc. etc.
Es una herramienta poderosísima que comienza a dar orden y certidumbre a todos los
colaboradores de la empresa sobre qué es lo que se espera de ellos y que actividades deben
cumplir regularmente en su trabajo y bajo que estándares.
Paso no. 9: Establece un sistema de retroalimentación formal con los

colaboradores.
La mayoría de las PYMES se quejan de que sus colaboradores no están comprometidos,

no están enfocados y no hacen lo que deberían de hacer. Sin embargo cuándo les
preguntamos cada cuánto tienen juntas formales de retroalimentación con su personal para
comunicarles cómo se están desempeñando, es decir, que cosas están haciendo bien, que
cosas están haciendo mal, etc. 99% de las veces la respuesta que obtenemos es que no se
tienen implementadas este tipo de juntas. Estas juntas de retroalimentación formal con los
colaboradores es indispensables para crear un ambiente de certidumbre, donde las personas
no tengan que adivinar por los gestos y comentarios del dueño de la empresa o de su jefe, si
van bien o mal en su desempeño. Esta junta se debe de tener cada 1 - 2 meses entre cada
colaborador y su jefe directo. Los resultados que obtendrá son sorprendentes.
Paso no. 11: Define tu proceso de reclutamiento y selección de personal.

Este proceso es crítico y es desafortunadamente uno de los más olvidados y menos desarrollado
en las PYMES. Según las estadísticas alrededor de 50% de las contrataciones a nivel mundial
todos los años en las empresas de todo el mundo son fallidas, es decir, no se contrató a la
persona adecuada, para el puesto adecuado, para la empresa adecuada. En el caso de las
PYMES calculamos que el % de contrataciones fallidas es mucho mayor. Por otro lado el
costo de una contratación fallida se ha calculado en alrededor de 10 meses del sueldo de la
persona (adicional a la liquidación o cualquier monto que se tenga que cubrir a la hora de
despedir al colaborador de la empresa).
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Este costo trae implícito el costo del tiempo que otras personas tuvieron que dedicar a
subsidiar el trabajo de un compañero que no estaba cumpliendo eficientemente con su labor,
el tiempo que los dueños de las PYMES tuvieron que dedicar para resolver continuamente
conflictos entre el personal generados por estos colaboradores, que no debieron haberse
contratado, el tiempo que se le tuvo que dedicar a la persona para capacitarla en sus labores,
etc. etc. No hay personas buenas o personas malas, simplemente hay cierto tipo de personas
para cierto tipo de empresas y cierto tipo de empresas para cierto tipo de persona y esto
aplica para cualquier tipo de empresa y para cualquier tipo de puesto.
Defina y documente con toda claridad cómo va a ser su proceso de reclutamiento y selección
de personal para que pueda filtrar de manera adecuada al personal que contrata.
Paso no. 12: Crea tu plan de capacitación de personal.

La capacitación en las PYMEs regularmente es nula, o como nosotros decimos, es una
capacitación al estilo de “júntate con X o Y persona y que te explique qué es lo que tienes
que hacer” o capacitación por “te regaño cada vez que haces algo mal aunque nunca te
haya capacitado”. Por otro lado la capacitación de la que regularmente hablan en el “mundo
de los negocios” es para empresas grandes que cuentan con varias personas dentro del
departamento de Recursos Humanos o Capital Humano.
Sin embargo en la mayoría de las PYMEs no contamos con estos recursos, por lo que la
capacitación se debe de hacer de manera un poco más práctica. Por otro lado el hecho
de que una empresa sea chica (PYME) no quiere decir que no tenga que tener un plan
de capacitación al personal, esto es indispensable para poder lograr que por un lado los
colaboradores que se integran a la empresa reciban un mínimo de capacitación y por otro
lado que se lleve un control de la capacitación del personal en general.
Defina claramente su plan de capacitación para que una persona desde que ingrese a su
empresa sea capacitada internamente para poder hacer bien y lo más pronto posible su
trabajo. Así mismo defina que otro tipo de capacitación interna deberían de tener cada uno
de los colaboradores en su empresa.
Ahora que ya ordenaste los proceso básicos de Capital

Humano en tu empresa, es momento de pasar a ordenar las
finanzas.
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AREA NO. 4: ORDENA LAS FINANZAS EN TU EMPRESA.

Paso no. 13: Monitorea el flujo de la empresa.
El flujo de efectivo es la sangre que da vida a su empresa, como anteriormente lo comentamos

en otro proceso, los estados financieros nos dan cierta información sobre el desempeño
de la empresa y son una foto al final de un período (regularmente mensual) de cómo se
ve financieramente la empresa. Sin embargo usted podría tener un estado de resultados
muy “bonito” con muchas ganancias y utilidades y no tener suficiente dinero para pagar la
siguiente nómina. ¿Por qué sucede esto?, muy sencillo, porque los informes financieros (edo.
de resultados y balance general) se basan en facturación, NO EN EL FLUJO DE EFECTIVO. Por
lo que usted podría tener muchas ventas con costos bajos, sin embargo si la mayoría de esas
ventas son a crédito y el dinero entrará a la empresa en el futuro, y sus gastos posiblemente
se tienen que pagar muy pronto, todavía no hemos encontrado una empresa donde los
trabajadores le den “crédito” a la empresa para que les paguen la quincena o mensualidad
en otro mes por no tener suficientes fondos. Como dicen por ahí “la nómina no perdona”.
Usted tiene que desarrollar una forma de tener muy clara la perspectiva sobre todo futura del
flujo de efectivo de su empresa, es decir, en términos simples, cuanto tiene hoy en día en el
banco, cuanto tiene contemplado (esto es un pronóstico) cobrar y cuanto tiene contemplado
pagar y de ahí partir para saber cómo se ve el panorama.
Paso no. 14: Ordena y controla la información financiera de su empresa.
De nuestra experiencia acumulada de años de conocer, estudiar y trabajar con miles de PYMES
en muchos países del mundo si hay algo que podemos afirmar es que el mas del 90% de las
PYMES en el mundo no llevan de manera adecuada sus finanzas. Cuando vemos las terribles
estadísticas de fracaso de las PYMES y observamos la falta de seguimiento adecuada a las
finanzas de la empresa, podemos entender como este es uno de los factores que contribuyen
enormemente a estas estadísticas de fracaso. Si usted es de las pocas excepciones en las
PYMES que llevan de manera ordenada y adecuada las finanzas de su empresa, ¡felicidades!,
si no, no se preocupe, nosotros le vamos a enseñar y guiar en cómo debe de llevar el control
de sus finanzas.
Imagínese cómo sería la experiencia de manejar día a día su automóvil sin saber leer el tablero
de control, sin saber que significa el tacómetro, el velocímetro, el medidor de temperatura,
el medidor de la gasolina, cada uno de los símbolos que pueden aparecer en el tablero (falta
de aceite, revisión del motor, falta de agua en el parabrisas, etc. etc.). Seguramente estaría
manejando “a ciegas”, dependiendo de cómo “sintiera” el carro le pondría gasolina, no sabría
si el motor está sobrecalentado hasta que empezara a salir humo del cofre, le cambiaría
el aceite cada determinado tiempo sin saber si fue antes de tiempo o ya es muy tarde y el
motor se está desvielando, etc. etc. Pues esto es precisamente lo que sucede con la mayoría - 16 -
de las PYMES, así manejan sus “automóviles”, sus empresas, sin entender adecuadamente el
tablero básico de control.

Usted tiene que asegurarse de entender y revisar mensualmente sus estados financieros
básicos: estado de resultados y balance general. No deje que su contador le defina los edos.
financieros usted debe de poderle decir en qué formato y que rubros quiere ver en cada edo.
financiero, recuerde es SU empresa no la del contador.
Paso no. 15: Crea tu presupuesto anual.
Muy pocas PYMES hacen el ejercicio de realizar un presupuesto anual y de ir monitoreando la

variación entre lo que se pronosticó en el presupuesto y lo real. La creación de presupuestos
en las grandes empresas es una práctica obligada y muy común, todas los departamentos,
áreas, divisiones, etc. de una empresa grande tienen que preparar presupuestos anuales para
ser autorizados por la Dir. Gral., El Dir. de Finanzas o incluso el consejo de administración.
Es un ejercicio bastante complejo en el que por un lado participan las áreas comerciales
y de marketing que son las que pronostican los ingresos y por otro lado las demás áreas
operativas que son las que definan los costos y gastos. A las áreas comerciales y de marketing
se les exige siempre “un poco más” de los ingresos (ventas) que proponen en el presupuesto
anual y las áreas operativas se les pide siempre “un poco menos” de los costos y gastos que
inicialmente proponen en el presupuesto. Es un ejercicio de estire y afloje entre las áreas y los
que autorizan el presupuesto anual (Dir. Gral. y Dir. Finanzas). Este ejercicio regularmente se
hace en Noviembre y Diciembre de cada año para preparar el presupuesto del año entrante.
Una vez que se autoriza el presupuesto se va midiendo mes a mes que tan alejada es la
realidad de lo pronosticado.
En el caso de una PYME el ejercicio del presupuesto tiene un sentido muy diferente al de
las grandes empresas. En primer lugar en una PYME el Dir. Gral. o dueño es el que tiene
que realizar esta tarea en conjunto con la persona responsable de finanzas. Y aquí lo más
importante, lo que usted va obtener al hacer el ejercicio de crear un presupuesto NO consiste
en “atinarle” al número lo mejor posible, lo que usted va obtener de hacer un presupuesto es ir
conociendo cada vez mejor su empresa respecto a cómo pueden variar los ingresos (ventas)
y egresos (costos y gastos) durante el año. Esto es lo más valioso de hacer un presupuesto
en una PYME, lo “obliga” a pensar y analizar con detalle que variables pueden influir en los
ingresos y gastos en los 12 meses siguientes en su empresa.
¡Excelente! ahora que ya conoces y monitoreas el tablero

básico de control de tu empresa que son las finanzas, es
hora de ordenar la mercadotecnia.
- 17 -

AREA NO. 5: ORDENA EL MARKETING DE TU EMPRESA.

Paso no. 16: Descubre a tu cliente ideal.
Las empresas extraordinarias persiguen negocios con un enfoque extraordinario, un enfoque

láser. Se centran en el desarrollo de las áreas en que tienen el mejor talento y capacidad. No
venden “al que se deje” o a “todo lo que se mueva”. Se dirigen sólo a los clientes que obtienen
el mayor beneficio del producto o servicio que la empresa ofrece. En los clientes que genera
más valor. Los negocios extraordinarios dominan sus operaciones para ser perfectamente
repetibles por cualquier persona. Dominan la escalabilidad.
Si bien en una primera etapa de la empresa 0-3 años es importante ir buscando un nicho e ir
probando atender a diferentes tipos de clientes con diferentes tipos de productos y/o servicios,
después de esta primera etapa en el desarrollo de una empresa y si es posible desde el inicio
de la misma, es INDISPENSABLE enfocarse en un nicho, en un tipo de Cliente Ideal. Las
PYMEs se distraen y desenfocan todo el tiempo por atender a todo tipo de clientes y la gran
mayoría de las veces dejan de atender a sus clientes ideales por satisfacer las necesidades
demandantes, incrementales y nunca satisfechas de los clientes no ideales, de aquellos que
“dan más lata”, reclaman más, exigen más y nunca están del todo contentos. Estos clientes
no ideales distraen a las PYMEs de atender, desarrollar y enfocarse en los clientes ideales,
que son curiosamente los clientes que están muy contentos con sus servicios, les gusta hacer
negocios con usted, valoran lo que hace, y rara vez molestan o “dan lata”.
Una vez que encuentre a su cliente ideal su objetivo de ahora en adelante será solo uno:
CLONARLOS, buscar más de esos clientes ideales hasta alcanzar una mezcla en su cartera
(ventas) del 80% o más de ventas solo a clientes ideales.
Paso no. 17: Documenta el perfil de tu cliente ideal.
Una vez identificado al cliente ideal es hora de hacer una descripción detallada de ese o esos
clientes ideales. ¿Por qué es importante tener esta descripción y tenerla por escrito? Porque
esta es la base del marketing, recuerde que marketing para PYME se define como: todas las
acciones que con lleven a generar cada vez más prospectos, cada vez más calificados... Y para
lograr esto es indispensable que usted conozca muy bien a su cliente ideal, que lo conozca
mejor que nadie, porque entre más lo conozca mejor podrá desarrollar sus actividades de
marketing y de promoción que le permita atraer a los prospectos adecuados para su empresa
cada vez en mayor volumen.
Este documento será el filtro y guía máxima por la que deberán de pasar todas las acciones
de mercadotecnia que va a implementar con el objetivo último de generar cada vez más
prospectos, cada vez más calificados. Todas sus acciones de marketing, desde el mensaje que
va a enviar hasta los canales que vaya probando le funcionen mejor: emails, redes sociales, - 18 -
volantes, anuncios en publicaciones impresas, Google Addwords, etc. etc., deben de pasar

por su documento de perfil demográfico y psicográfico para que le recuerde constantemente

quien es su cliente ideal y asegurarse de que el mensaje y el canal que eligió esta dirigido a
su cliente ideal.
Defina todo lo que pueda de su cliente ideal de forma demográfica (edad, ubicación,
educación, etc. etc.) y psicográficamente (gustos, preferencias, motivaciones, etc.).
Paso no. 18: Diseña y ejecuta tu plan de marketing.
Ya que tiene muy claro quién es su cliente ideal, es hora de crear un plan de actividades de
marketing, simplemente cree una lista de las acciones (envío de mails, anuncios en Facebook,
anuncios en prensa impresa, activaciones en centros comerciales, asistir a exposiciones, etc.
etc.) y los canales (marketing digital, volantes, anuncios en redes sociales, etc. etc.)en los que
va ejecutar sus actividades de marketing, recuerde en todo momento que las actividades
que defina en su plan y ejecute tienen que ir enfocadas en su cliente ideal.
Ahora que ya identificaste claramente a tu cliente ideal y

comenzaste a ejercer acciones para atraer cada vez más
prospectos cada vez más calificados, es hora de ordenar el
área de ventas.
- 19 -

AREA NO. 6: ORDENA LAS VENTAS EN TU EMPRESA

Paso no. 19: Mide todo el tiempo tus indicadores de generación y
conversión de prospectos.
Una vez que usted ya definió sus actividades de marketing (publicidad y promoción) habiendo
ya identificado a su cliente ideal y creando una radiografía de él, el siguiente paso es medir
(registrar) los resultados de sus actividades de marketing.
Recuerde que lo que no se puede medir no se puede mejorar, aquí lo que comenzaremos
a hacer es medir la efectividad de sus actividades de marketing en la conversión en la
generación y conversión de prospectos (ventas). Este paso es CLAVE para poder ir ajustando
sus estrategias de marketing recuerde que para que su marketing genere cada vez más
prospectos cada vez más calificados, tiene que estar constantemente midiendo y ajustando
tanto los canales por los que está haciendo publicidad y promoción, como el mensaje que
está comunicando en cada canal.
El registro MAESTRO de generación y conversión de prospectos deberá de revisarlo una vez a

la semana. Esto le podrá dar mucha información sobre que está funcionando y que no. Este
registro le dará información valiosísima de:
 Cuanto está gastando en cada canal de promoción y publicidad.

 Cuanto le está costando generar prospectos por cada canal.
 Cuanto le está costando convertir (vender) por cada canal.
 Qué canales están generando más prospectos y cuáles están siendo más efectivos.
 Qué canales son los más eficientes para convertir prospectos en clientes.
Paso no. 20: Estandariza tu proceso de venta.
Su proceso de ventas es una de las áreas MAS ESTRATEGICAS Y CRITICAS de su negocio,

sin ventas no hay nada, la empresa simplemente no podrá sobrevivir. Sin embargo esta es
una de las áreas más descuidadas de las PYMEs, la gran mayoría de las PYMEs no tiene un
proceso sistematizado y estandarizado de ventas y aquí le vamos enseñar cómo hacerlo.
Sin un proceso sistematizado y estandarizado usted dependerá constantemente de las
habilidades personales de cada vendedor y entonces su empresa dependerá de personas
y no de sistemas y procesos. O peor aún, su empresa puede caer en la dependencia de un
vendedor “estrella” el cual en un momento dado puede poner en alto riesgo su empresa.
- 20 -

Su proceso de ventas comienza cuando ya logró que se acercará a su empresa un prospecto, de

preferencia un prospecto calificado (un cliente ideal), aquí es donde su proceso de conversión
del prospecto (del cliente potencial) comienza. Su objetivo será siempre AUMENTAR SU TASA
DE CONVERSION DE PROSPECTOS, ese será el objetivo de sus sistema de ventas, recuerde que
es tan importante generar cada vez prospectos cada vez más calificados como convertirlos,
usted estará jugando con estos 2 indicadores por el resto de su vida: % de generación de
prospectos y % de conversión de prospectos
Ahora que ya creaste una máquina afinada y sistemática

de generación y conversión de prospectos es hora de
pasar a la última área, el área que abarca todas las áreas:
Responsabilidad Social Empresarial
- 21 -

AREA NO. 7: RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

(RSE).
Paso no. 21: Dando tus primeros pasos en RSE.
Miles de libros, artículos, cursos, diplomados, certificaciones, etc. se han generado en los
últimos años respecto a la RSE. Es un tema amplio, basto y que tiene incluso diferentes
ángulos y perspectivas. Usted se preguntará ¿qué tiene que ver la RSE (Responsabilidad Social
Empresarial) conmigo, si soy una PYME o un Emprendedor? y nuestra respuesta es: TODO,
tiene que ver ABSOLUTAMENTE TODO con su empresa. Recuerde que las PYMEs generan
más del 80% de los empleos y más del 70% de PIB a nivel mundial, así que el impacto que
usted puede tener en el mundo, es enorme. ¿Imagínese como sería nuestro mundo si la
mayoría de las empresas se comportaran con RSE, con ética, que no cometieran actos de
corrupción o colusión alguno?. Pues parte de esto es de lo que se ocupa la VERDADERA
Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y a continuación le vamos a explicar esto. La RSE
bien comprendida e implementada podría ser quizá una de las mejores herramientas para
transformar el mundo en que vivimos.
La VERDADERA Responsabilidad Social Empresarial nos invita a cambiar el modelo y que

pongamos a la persona, al ser humano en el centro del modelo y todo lo demás (dinero,
recursos, entidades políticas, etc.) deben ser medios para lograr el bien común de las personas,
de todas las personas que están relacionadas con la empresa: 1.- Personas que integran la
empresa y sus familias (incluyendo sindicatos cuando existen). 2.- Accionistas e inversionistas.
3.- Distribuidores Clientes y Consumidores. 4.- Proveedores. 5.- Gobiernos. 6.- Comunidad -
sociedad incluyendo organizaciones educativas. 7.- Competencia. 8.- Generaciones futuras
(desarrollo sustentable - ecología). Esto no significa que el dinero, la generación de riqueza
no sea importante, al contrario, sin esta generación (al menos en el modelo actual) no hay
forma de que una entidad económica “independiente” (empresa) exista, pero el cambio aquí
importante en la visión, en nuestro entendimiento de la empresa es que:
 EL ULTIMO FIN DE LA EMPRESA ES GENERAR BIEN ESTAR PARA LAS

PERSONAS... para TODAS las personas que tengan que ver con la empresa.
Es importante que comience con algo, aunque sea una actividad mínima, por algo se empieza.
Usted quizá estos momentos que ya tiene demasiadas cosas que hacer y de qué preocuparse
en todas las demás áreas de la empresa, pero es importante que recuerde que la RSE abarca
a todas las actividades de la empresa se todas las áreas. Comience con alguna actividad y
actividades que pueda implementar y poco a poco irá agregando más acciones puntuales de
responsabilidad social en su empresa.
- 22 -

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 El rol del técnico es el que prevalece en la empresa, es el que toma el control

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2.- El prototipo de franquicia.

3.- Enfoque en un nicho de mercado.

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Ahora que ya conoce estos principios fundamentales para

AREA NO. 1: ORDENA LA VISION DE LA EMPRESA

Tu empresa debe servir a tu vida y no al contrario, tu empresa debe de ayudarte a conseguir

Así que redacta tu misión personal y ponla en un lugar visible.

Paso no. 2: Define tu área de innovación, tu ventaja competitiva.

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Paso no. 3: Define tu visión estratégica.

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Su visión estratégica es una foto de muy precisa de la empresa en 5 años, no 3, no 7, no

¿Ya completaste los pasos de Planeación Estratégica?

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AREA NO. 2: ORDENA Y ESTANDARIZA TU EMPRESA

Paso no. 4: Administra tu tiempo.

3. Juntas abiertas para “emergencias” interrupciones. Esta junta es a puerta abierta

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Paso no. 5: Estandariza tu empresa con procesos.

Paso no. 6: Mejora tus procesos de forma continua.

¡Haz completado la etapa de Orden y Estandarización!

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AREA NO. 3: ORDENA EL CAPITAL HUMANO (RH) DE TU

1. Que todos sus colaboradores conozcan el organigrama. Que sea difundido y

2. Que el organigrama esté siempre actualizado con puestos y nombres de las

3. Que cada puesto dentro del organigrama solo le reporte a un jefe.

Paso no. 8: Tu organigrama funcional.

contratando de acuerdo a este plan y no de manera improvisada como regularmente sucede

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Paso no. 8: Crea tus manuales de puesto.

Paso no. 9: Establece un sistema de retroalimentación formal con los

La mayoría de las PYMES se quejan de que sus colaboradores no están comprometidos,

Paso no. 11: Define tu proceso de reclutamiento y selección de personal.

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Paso no. 12: Crea tu plan de capacitación de personal.

Ahora que ya ordenaste los proceso básicos de Capital

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AREA NO. 4: ORDENA LAS FINANZAS EN TU EMPRESA.

El flujo de efectivo es la sangre que da vida a su empresa, como anteriormente lo comentamos

Paso no. 14: Ordena y controla la información financiera de su empresa.

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Paso no. 15: Crea tu presupuesto anual.

Muy pocas PYMES hacen el ejercicio de realizar un presupuesto anual y de ir monitoreando la

¡Excelente! ahora que ya conoces y monitoreas el tablero

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