Instructivo Icbf

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras

Dirección de Información y Tecnología
INSTRUCTIVO PARA CONECTARSE A

Diligencias PARD-CONCILIACIONES V1.0
Sede de la Dirección General Línea gratuita nacional ICBF

Avenida carrera 68 No.64c – 75 01 8000 91 8080
PBX: 4377630
Contenido del Documento
I. Alcance ............................................................................................................................... 3
II. Requisitos tecnológicos para usar Microsoft Teams en Diligencias PARD-
CONCILIACIONES ....................................................................................................................... 4
III. Aspectos para tener en cuenta. ........................................................................................ 5
IV. Acceso a reunión de MS Teams a través de cliente de escritorio. .................................. 6
V. Acceso a reunión de MS Teams a través de un explorador web .................................. 11
VI. Acceso a reunión a través de dispositivo móvil ............................................................. 15
VII. Funcionalidades esenciales de MS Teams ...................................................................... 20
Chat ..................................................................................................................................... 20
Audio ................................................................................................................................... 21
Video ................................................................................................................................... 21
Compartir ............................................................................................................................ 21
Mostrar participantes ......................................................................................................... 22

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I. Alcance
Este documento tiene por objeto brindar la información necesaria para conectarse
a las diligencias virtuales de PARD-CONCILIACIONES a través de la plataforma
Microsoft Teams del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

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II. Requisitos tecnológicos para usar Microsoft Teams en

Diligencias PARD-CONCILIACIONES
A continuación, se explica algunos aspectos tecnológicos para tener en cuenta para
conectarse a las Diligencias PARD-CONCILIACIONES Virtuales, y se brinda recomendaciones
que debe tener presente para que pueda instalar los componentes necesarios para
conectarse desde su hogar.
Elemento / Requerimiento Descripción

Computador de escritorio o Se recomienda contar como mínimo con:
portátil
Sistema Operativo: Microsoft Windows 8 o 10 o
Apple MacOS
Para equipos con Windows XP y Windows 7

algunas funciones y servicios del presente
manual no será posible utilizarlas.
Memoria: 4Gb RAM

Procesador: 1.6Ghz en adelante con mínimo 2 cores
Disco Duro: 10Gb de espacio disponible en disco.
Smartphone y/o Tableta Dispositivo con Android 6.0 Mínimo, o iPhone 6 en adelante
Conexión a Internet Recomendamos una conexión de mínimo de 2Mb ya sea

por cable, Wi-Fi, o red móvil.

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III. Aspectos para tener en cuenta.

Al momento de conectarse:
• Todas las personas se conectarán mediante el enlace que recibieron en sus correos
electrónicos.
• Siga el instructivo de conexión y uso que se indica.
• Cuando esté conectado se recomienda desactivar el audio y el video. Esto con el fin
de que durante la reunión su equipo esté en silencio, a menos que se le otorgue el
turno para intervenir.
Durante la reunión:
• Un funcionario del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar será el moderador de

la reunión, esta persona podrá silenciar el micrófono de todos los asistentes con el fin de
mantener el orden y asignar los turnos de intervención.
• Si requiere hablar, deberá indicarlo por el chat con el que cuenta la herramienta.
• Cuando sea el turno de participar, active el audio y si desea que lo vean active el
video.
• Cuando finalice su intervención deberá desactivar nuevamente el audio y el video.
Así se garantiza que la reunión mantenga un orden y los demás asistentes tengan
oportunidad de participar y ser escuchados.
• Tenga en cuenta que al desactivar su propio audio y video cada asistente podrá
seguir escuchando y participando en la reunión.

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IV. Acceso a reunión de MS Teams a través de cliente de

escritorio.
Para una mejor experiencia de uso y un mejor rendimiento a la hora de participar de una
reunión en MS Teams, se sugiere como primera medida la instalación del cliente de
escritorio en el ordenador.
A continuación, se brinda el paso a paso para acceder a una reunión de MS Teams a

través de cliente de escritorio instalando el aplicativo en el equipo de cómputo:
1) Revisar la bandeja de correo ya que recibirá la invitación a la reunión a través de

este medio.

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2) Al dar clic en el enlace “Join Microsoft Teams Meeting” ó “Unirse a reunión de

Microsoft Teams” su navegador abrirá una ventana donde estará el aplicativo para
descargar e instalar en el equipo.
3) Dar clic en la opción “Descargar la aplicación de Windows” para generar la

descargar del cliente de escritorio de MS Teams, el ejecutable aparecerá en la parte

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inferior izquierda del navegador y una vez finalice la descarga se ejecutará

automáticamente el asistente de instalación, de lo contrario hacer clic en el ejecutable.
4) Una vez instalado el aplicativo en el equipo y al abrirlo nos aparecerá la siguiente

ventana para acceder a la reunión sin la necesidad de tener cuenta de correo

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@icbf.gov.co o cualquier otra dirección de correo electrónico ya sea personal o

corporativa, simplemente colocando el nombre con el cual desea identificarse en la
reunión. Para finalizar presione: “Unirse ahora”.

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5) Una vez realizado el paso anterior ya se encontrará dentro de la reunión y poda

visualizar los demás participantes de la reunión.

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V. Acceso a reunión de MS Teams a través de un

explorador web
A continuación, se brinda el paso a paso para acceder a una reunión de MS Teams a través
de cliente web sin necesidad de instalar el aplicativo:
1) Revisar la bandeja de correo ya que recibirá la invitación a la reunión a través de

este medio.
2) Al dar clic en el enlace “Join Microsoft Teams Meeting” ó “Unirse a reunión de

Microsoft Teams” su navegador abrirá una ventana donde estará el aplicativo para
conectarse. Para acceder no es necesario descargar o instalar ningún aplicativo,
puede ingresar desde la versión web si lo desea.

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3) Al presionar “Unirse por internet en su lugar”, el aplicativo abrirá una ventana

donde le pedirá que digite su nombre, con el cual será visible por todos los
miembros de la reunión, al igual que el punto 4 del ítem anterior no es necesario
tener cuenta de correo @icbf.gov.co o cualquier otra cuenta de correo. Para
finalizar presione: “Unirse ahora”.

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4) Le aparecerá el siguiente mensaje, mientras el moderador autoriza la inclusión a la

reunión.

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5) Cuando sea autorizado, ingresará a la reunión y podrá visualizar a los demás

participantes.
Si la conexión se pierde por alguna razón debe volver a iniciar el proceso

de conexión con los pasos anteriormente indicados. Durante la reunión
se recomienda navegar en las páginas estrictamente necesarias, así evita
sobrecargar su navegación.

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VI. Acceso a reunión a través de dispositivo móvil

En caso de querer unirse a una reunión de MS Teams a través del dispositivo móvil ya sea
para dispositivos Android o ios, seguir el paso a paso que se detalla a continuación:
1) Realizar la descarga del aplicativo MS Teams desde el Play Store o App Store,
dependiendo de su smartphone

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2) Una vez descargada la aplicación de MS Teams en el dispositivo móvil, proceder a

dar clic sobre el enlace recibido a la invitación de la reunión y aparecerá la
siguiente ventana preguntando si ya se tiene la aplicación instalada en el
dispositivo móvil. Dado que se procedió con la instalación el punto anterior para,
proceder a dar clic en el enlace “Ábrela”.

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3) Al presionar en la opción “Ábrela” aparecerá la siguiente ventana preguntando

¿Cómo desea unirse?. En este punto retomamos la aclaración de las conexiones
por cliente y web donde no es necesario tener cuenta de correo @icbf.gov.co o
cualquier otra cuenta, para lo cual presionar “Unirse como invitado”.

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4) Inmediatamente aparecerá una ventana solicitando el nombre con el cual desea

que los demás participantes de la reunión lo visualicen; digitar el nombre y
presionar “Unirse como invitado”.

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5) Finalmente se encontrará dentro de la reunión y podrá observar los demás

participantes.

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VII. Funcionalidades esenciales de MS Teams

Una vez conectado a la reunión, se recomienda verificar las funcionalidades a
continuación descritas con el fin de llevar a cabo la reunión de la manera mas exitosa:
Chat
Este ícono activa y desactiva el chat, al posicionar el cursor sobre el ícono este indicará la
acción que puede realizar.

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Audio
Este ícono activa y desactiva el audio, al posicionar el cursor sobre el icono este indicará la
acción que puede realizar.
Video
Este ícono activa y desactiva el video, al posicionar el cursor sobre el ícono este indicará la
acción que puede realizar. Si no cuenta con cámara la opción aparecerá deshabilitada.
Compartir
Este ícono activa la funcionalidad de compartir el contenido de su pantalla en caso de
requerir que los participantes puedan observar alguna presentación o contenido dando
clic sobre lo que desea compartir; Pantalla, algún archivo de Power Point, etc.

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Mostrar participantes
Este ícono activa y desactiva la vista previa de los participantes que se encuentran
conectados a la reunión en la parte derecha de la ventana.

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Memoria: 4Gb RAM

Disco Duro: 10Gb de espacio disponible en disco.

Conexión a Internet Recomendamos una conexión de mínimo de 2Mb ya sea

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III. Aspectos para tener en cuenta.

• Un funcionario del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar será el moderador de

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IV. Acceso a reunión de MS Teams a través de cliente de

A continuación, se brinda el paso a paso para acceder a una reunión de MS Teams a

1) Revisar la bandeja de correo ya que recibirá la invitación a la reunión a través de

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2) Al dar clic en el enlace “Join Microsoft Teams Meeting” ó “Unirse a reunión de

3) Dar clic en la opción “Descargar la aplicación de Windows” para generar la

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inferior izquierda del navegador y una vez finalice la descarga se ejecutará

4) Una vez instalado el aplicativo en el equipo y al abrirlo nos aparecerá la siguiente

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@icbf.gov.co o cualquier otra dirección de correo electrónico ya sea personal o

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5) Una vez realizado el paso anterior ya se encontrará dentro de la reunión y poda

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V. Acceso a reunión de MS Teams a través de un

1) Revisar la bandeja de correo ya que recibirá la invitación a la reunión a través de

2) Al dar clic en el enlace “Join Microsoft Teams Meeting” ó “Unirse a reunión de

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3) Al presionar “Unirse por internet en su lugar”, el aplicativo abrirá una ventana

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4) Le aparecerá el siguiente mensaje, mientras el moderador autoriza la inclusión a la

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5) Cuando sea autorizado, ingresará a la reunión y podrá visualizar a los demás

Si la conexión se pierde por alguna razón debe volver a iniciar el proceso

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VI. Acceso a reunión a través de dispositivo móvil

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2) Una vez descargada la aplicación de MS Teams en el dispositivo móvil, proceder a

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3) Al presionar en la opción “Ábrela” aparecerá la siguiente ventana preguntando

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4) Inmediatamente aparecerá una ventana solicitando el nombre con el cual desea

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5) Finalmente se encontrará dentro de la reunión y podrá observar los demás

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