7.

3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este
proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño
del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto. El Gráfico 7-6 muestra
las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de este proceso. El Gráfico 7-7 representa el diagrama de flujo de datos
del proceso.
El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La línea base de
costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto en sus diferentes fases temporales, que incluye las reservas
para contingencias, pero no incluye las reservas de gestión.

Determinar el Presupuesto

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

.1 Plan para la dirección del .1 Juicio de expertos .1 Línea base de costos
proyecto .2 Costos agregados .2 Requisitos de financiamiento
• Plan de gestión de los costos .3 Análisis de datos del proyecto
• Plan de gestión de los • Análisis de reserva .3 Actualizaciones a los
recursos .4 Revisar la información histórica documentos del proyecto
• Línea base del alcance .5 Conciliación del límite de • Estimaciones de costos
.2 Documentos del proyecto financiamiento • Cronograma del proyecto
• Base de las estimaciones .6 Financiamiento • Registro de riesgos
• Estimaciones de costos
• Cronograma del proyecto
• Registro de riesgos
.3 Documentos de negocio
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios
.4 Acuerdos
.5 Factores ambientales de
la empresa
.6 Activos de los procesos de
la organización

Gráfico 7-6. Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

248
 Plan para
la Dirección
del Proyecto

Plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de los costos
• Plan de gestión de los recursos
• Línea base del alcance

Plan para
la Dirección
Documentos • Línea base de costos del Proyecto
del Proyecto

Documentos del proyecto

• Base de las estimaciones
• Estimaciones de costos 7.3 7.4
• Cronograma del proyecto Determinar Controlar
• Registro de riesgos el Presupuesto • Requisitos de los Costos
financiamiento
del proyecto

Documentos
de negocio
Documentos
del Proyecto
• Caso de negocio Actualizaciones a
• Plan de gestión de beneficios los documentos del proyecto
• Estimaciones de costos
• Cronograma del proyecto
• Registro de riesgos
12.2
Efectuar
las Adquisiciones

• Acuerdos

Empresa/
Organización

• Factores ambientales de la empresa

• Activos de los procesos de la organización

Gráfico 7-7. Diagrama de flujo de datos de Determinar el Presupuesto

249

249
7.3.1 DETERMINAR EL PRESUPUESTO: ENTRADAS

7.3.1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Descrito en la Sección 4.2.3.1. Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros:
Plan de gestión de los costos. Descrito en la Sección 7.1.3.1. El plan de gestión de los costos describe la
uu
manera en que los costos del proyecto se estructurarán en el presupuesto del proyecto.
Plan de gestión de los recursos. Descrito en la Sección 9.1.3.1. El plan de gestión de los recursos proporciona
uu
información sobre tarifas (personal y otros recursos), estimación de los gastos de viaje y otros costos previstos
que son necesarios para estimar el presupuesto total del proyecto.
Línea base del alcance. Descrita en la Sección 5.4.3.1. La línea base del alcance contiene el enunciado del
uu
alcance del proyecto, la EDT/WBS y los detalles del diccionario de la EDT/WBS, que se utilizan para la estimación
y la gestión de los costos.

7.3.1.2 DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Los ejemplos de documentos del proyecto que pueden considerarse como entradas de este proceso incluyen,
entre otros:
Base de las estimaciones. Descrita en la Sección 6.4.3.2. El detalle que sustenta las estimaciones de costos
uu
contenido en la base de las estimaciones debería especificar los supuestos básicos adoptados relacionados con
la inclusión o exclusión de los costos indirectos y otros costos del presupuesto del proyecto.
Estimaciones de costos. Descritas en la Sección 7.2.3.1. Las estimaciones del costo de cada actividad
uu
dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimación de costos de cada uno de los paquetes
de trabajo.
Cronograma del proyecto. Descrito en la Sección 6.5.3.2. El cronograma del proyecto incluye las fechas
uu
planificadas de inicio y finalización de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo y las
cuentas de control. Esta información puede utilizarse para sumar los costos correspondientes a los períodos del
calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.
Registro de riesgos. Descrito en la Sección 11.2.3.1. Se debería revisar el registro de riesgos para tener en
uu
cuenta los costos correspondientes a las respuestas frente a riesgos. Las actualizaciones del registro de riesgos
se incluyen entre las actualizaciones de los documentos del proyecto, que se describen en la Sección 11.5.3.3.

250
7.3.1.3 DOCUMENTOS DE NEGOCIO

Descritos en la Sección 1.2.6. Los documentos de negocio que pueden considerarse como entradas de este proceso
incluyen, entre otros:
Caso de negocio. El caso de negocio identifica los factores críticos del éxito del proyecto, incluidos los factores
uu
de éxito financiero.
Plan de gestión de beneficios. El plan de gestión de beneficios incluye los beneficios esperados, tales como
uu
cálculos del valor actual neto, el plazo para obtener los beneficios y las métricas asociadas a los beneficios.

7.3.1.4 ACUERDOS

Descritos en la Sección 12.2.3.2. La información aplicable relativa al contrato y los costos asociados a los productos,
servicios o resultados que han sido o serán adquiridos, se incluyen durante la elaboración del presupuesto.

7.3.1.5 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Estimar los Costos incluyen, entre otros, las
tasas de cambio. Para proyectos a gran escala que se extienden por varios años con múltiples divisas, las fluctuaciones
de las divisas deben comprenderse e incorporarse al proceso Determinar el Presupuesto.

7.3.1.6 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Determinar el Presupuesto incluyen,
entre otros:
Políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como informales, relacionadas con la elaboración de
uu
presupuestos de costos;
Información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.
uu

Herramientas para la elaboración de presupuestos de costos, y

uu

Métodos para la preparación de informes.

uu

251

251
7.3.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

7.3.2.1 JUICIO DE EXPERTOS

Descrito en la Sección 4.1.2.1. Se debería tomar en cuenta la pericia de los individuos o grupos que tengan
conocimientos especializados o capacitación en los siguientes temas:
Proyectos anteriores similares;
uu

Información de la industria, disciplina y área de aplicación;

uu

Principios financieros; y
uu

Requisitos y fuentes de financiamiento.

uu

7.3.2.2 AGREGACIÓN DE COSTOS

Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS. Las estimaciones de
costos de los paquetes de trabajo se agregan posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/
WBS (tales como las cuentas de control) y finalmente para todo el proyecto.

7.3.2.3 ANÁLISIS DE DATOS

Entre las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse en el proceso Determinar el Presupuesto se incluye,
entre otras, el análisis de reserva, el cual puede establecer las reservas de gestión para el proyecto. Las reservas de
gestión son cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen por razones de control de gestión y
que se reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto. El objetivo de las reservas de gestión
es contemplar los desconocidos-desconocidos que pueden afectar a un proyecto. La reserva de gestión no se incluye
en la línea base de costos, pero forma parte del presupuesto total y de los requisitos de financiamiento del proyecto.
Cuando se utiliza una cantidad determinada de reservas de gestión para financiar un trabajo no previsto, la cantidad de
la reserva de gestión utilizada se suma a la línea base de costos, dando lugar a la necesidad de aprobar un cambio de
la línea base de costos.

252
7.3.2.4 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN HISTÓRICA

Revisar la información histórica puede ayudar a desarrollar estimaciones paramétricas o estimaciones análogas.
La información histórica puede incluir características del proyecto (parámetros) para desarrollar modelos matemáticos
a fin de predecir los costos totales del proyecto. Estos modelos pueden ser sencillos (p.ej., la construcción de una
vivienda residencial se basará en un costo determinado por metro cuadrado) o complejos (p.ej., un modelo de costo
de desarrollo de software utiliza varios factores de ajuste diferenciados, en que cada uno de estos factores conlleva
numerosos criterios).
Tanto el costo como la exactitud de los modelos análogos y paramétricos pueden variar ampliamente. Es más probable
que estos modelos sean fiables cuando:
La información histórica utilizada para desarrollar el modelo es exacta,
uu

Los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables, y

uu

Los modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande como para uno pequeño,
uu
así como para las fases de un proyecto.

7.3.2.5 CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE FINANCIAMIENTO

El gasto de fondos debería conciliarse con los límites de financiamiento comprometidos en relación con la financiación
del proyecto. Una variación entre los límites de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos
volver a programar el trabajo para equilibrar la tasa de gastos. Esto se consigue mediante la aplicación de restricciones
de fechas impuestas para el trabajo incluido en el cronograma del proyecto.

7.3.2.6 FINANCIAMIENTO

El financiamiento implica la adquisición de fondos para los proyectos. Es común que los proyectos de infraestructura,
industriales y de servicios públicos a largo plazo procuren fondos de fuentes externas. Si un proyecto es financiado
externamente, la entidad financiera puede tener ciertos requisitos que deben cumplirse.

253

253
7.3.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO: SALIDAS

7.3.3.1 LÍNEA BASE DE COSTOS

La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo, excluida cualquier
reserva de gestión, la cual sólo puede cambiarse a través de procedimientos formales de control de cambios. Se utiliza
como base de comparación con los resultados reales. La línea base de costos se desarrolla como la suma de los
presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.
El Gráfico 7-8 muestra los diferentes componentes del presupuesto del proyecto y la línea base de costos. Las
estimaciones de costos para las diversas actividades del proyecto, junto con cualquier reserva para contingencias
(véase la Sección 7.2.2.6) para dichas actividades, se agregan en los costos de sus paquetes de trabajo asociados.
Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo, junto con cualquier reserva para contingencias de los mismos,
se agregan en cuentas de control. La suma de las cuentas de control proporciona la línea base de costos. Dado que
las estimaciones de costos que dan lugar a la línea base de costos están directamente ligadas a las actividades del
cronograma, esto permite disponer de una visión por fases temporales de la línea base de costos, que se representa
típicamente como una curva en S, tal y como ilustra la Gráfico 7-9. Para proyectos que utilizan la gestión del valor
ganado, la línea base de costos se denomina línea base para la medición del desempeño.
Las reservas de gestión se suman (Sección 7.2.2.3) a la línea base de costos para obtener el presupuesto del
proyecto. A medida que van surgiendo cambios para garantizar el uso de las reservas de gestión, se utiliza el proceso
de control de cambios para obtener la aprobación para pasar los fondos de la reserva de gestión aplicables a la línea
base de costos.

254
 Presupuesto Reserva
del Proyecto de Gestión

Línea Base Cuenta Reserva para

de Costos de Control Contingencias
Reserva para
Estimaciones Contingencias de
de Costos las Actividades
de los Paquetes
de Trabajo Estimaciones
de los Costos
Cantidad Total

de las Actividades

Componentes del Presupuesto del Proyecto

Gráfico 7-8. Componentes del Presupuesto del Proyecto

Presupuesto del Proyecto

Reserva de Gestión
BAC
Costo Acumulativo

Requisitos de
Financiamiento

Línea Base Gastos

de Costos

Tiempo

Gráfico 7-9. Línea Base de Costo, Gastos y Requisitos de Financiamiento

255

255
7.3.3.2 REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

Los requisitos de financiamiento totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base
de costos. La línea base de costos incluirá los gastos proyectados más las obligaciones anticipadas. A menudo, el
financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que pueden no estar distribuidas de manera homogénea, por
lo que se representan como peldaños en el Gráfico 7-9. Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la línea
base de costos más las reservas de gestión, en caso de existir. Los requisitos de financiamiento pueden incluir la fuente
o fuentes de dicha financiamiento.

7.3.3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Los documentos del proyecto que pueden actualizarse como resultado de llevar a cabo este proceso incluyen,
entre otros:
Estimaciones de costos. Descritos en la Sección 7.2.3.1. Las estimaciones de costos se actualizan para registrar
uu
cualquier información adicional.
Cronograma del proyecto. Descrito en la Sección 6.5.3.2. Los costos estimados para cada actividad pueden
uu
registrarse como parte del cronograma del proyecto.
Registro de riesgos. Descrito en la Sección 11.2.3.1. Los nuevos riesgos identificados durante este proceso se
uu
registran en el registro de riesgos y se gestionan mediante los procesos de gestión de riesgos.

256