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UNIDAD DIDÁCTICA
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas
Equipo Componente 1
Mauricio Vasco Moscovith Subdirector
Fortalecimiento del proceso
de Proyección Institucional de capacitación virtual
Proyecto ESAP – CMA
Ruby Maritza Gerena Useche
Jefe Departamento de Capacitación Fecha última versión
Junio 2019
ESAP - CMA ha verificado, hasta donde es posible, que el contenido de los enlaces
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CONTENIDO
GLOSARIO 44
REFERENCIAS 46
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Los documentos que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales (dependencias) de las organizaciones, como resultado de la ejecución de
actividades realizadas en virtud del cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones
legalmente asignadas, consti-tuyen el conjunto orgánico de documentos sobre los cuales
resulta necesario desarrollar la op-eración archivística de clasificación documental.
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El principio de procedencia afirma que los fondos generados por distintas instituciones o
personas no se deben mezclar entre sí; es decir, que la organización de un archivo se debe
efectuar sin añadir elementos extraños a cada fondo y sin recurrir a la eliminación, frag-
mentación y dispersión de los documentos. Pero su aplicación práctica ha ido más allá,
imponiendo que cada documento debe estar situado, dentro del fondo al que pertenece, en el
lugar de origen que le corresponde, reconstruyendo las relaciones presentes en su nacimiento
con el resto de los documentos y manifestando los motivos que animaron su creación. Por
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posee dos dimensiones complementarias que dan lugar a otros tantos principios
subsidiarios de este: la primera afirma la integridad de los fondos en relación con otros
fondos, es decir actúa hacia el exterior, por lo que se denomina principio de integridad o
principio de procedencia en sentido estricto; y la segunda profundiza la integridad de los
fondos en relación con la estructura de los documentos, marcando el respeto de la uni-
cidad y la organicidad de las agrupaciones documentales, es decir, actúa hacia el interior
del fondo, por lo que se le conoce como principio de respeto de la estructura archivística
o interna. En definitiva, el respeto del principio de procedencia no se limita a marcar la
separación física de los fondos de distintas instituciones y la agrupación de un fondo dis-
perso, sino que afecta a la organización de cada una de las dependencias y funciones
que integran y caracterizan a cada institución y a las series documentales generadas
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Dado lo anterior, como consecuencia del aná- las organizaciones, como con las actividades
lisis e interpretación del planteamiento reali- desarrolladas por las mismas, se pueden iden-
zado por Schellenberg (1987), resulta posible tificar los siguientes sistemas de clasificación
colegir que, de acuerdo con el criterio de clasi- documental, a saber: a) clasificación orgánica;
ficación elegido, es decir: a) la estructura orgá- b) clasificación funcional y; c) clasificación por
nica de las organizaciones y la estructuración asuntos o materias (Schellenberg, 1987; Here-
jerárquica de las mismas; b) las competencias o dia, 1991 y Cruz, 1996) (Figura 2), los cuales
atribuciones de las organizaciones y; c) los son presentados sucintamente a continuación.
asuntos o materias relacionadas, tanto con
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A
EJEMPLO
DESPACHO
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
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UNIDAD DIDÁCTICA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A
EJEMPLO
DESPACHO
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
Dirección de Dirección de
Dirección Dirección de planeación Dirección de calidad Dirección de
de justicia presupuesto desarrollo rural aseguramiento
socioeconómica y pertinencia
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Cualquier entidad necesita así mismo una organización para conseguir sus fines, es decir,
una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo (Cruz, 1996, p. 40).
dez e inestabilidad del sistema de clasifica- mandada por una sociedad que se transforma a
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una clasificación orgánica, que obliga a rehacer constantemente los cuadros de clasificación”
(p. 2), planteamiento que complementa en los siguientes términos:
Una dificultad de solución más compleja es la ocasionada por los continuos vaivenes en la
estructura, denominación y competencias de los organismos públicos, porque si he-mos
determinado que no podemos perder la vinculación de la serie con su productor, tampoco
podemos sustraernos al problema principal que nos obligaba a escoger como preferente, por
estable, una clasificación funcional. La clasificación orgánica, repetimos, es indispensable,
pues en definitiva no es más que la plasmación del principio de procedencia.
Pero este principio, que parecía intocable como piedra angular del quehacer archivístico,
se ha visto afectado en la archivística contemporánea precisamente por las frecuentes
mutaciones de los organismos administrativos. Michel Duchein señala cómo este princip-
io se estableció sobre la base de fondos cerrados, estables, provenientes de organismos
desaparecidos, pero en la actualidad, y sobre todo en archivos administrativos, nos
hemos visto obligados a trabajar con nuevas nociones de fondos (Duchein, 1997, p. 89-
92), de tal modo que la noción primigenia se nos comienza así a difuminar, está dejando
de ser tan neta y segura como lo había sido hasta ahora, de manera que actualmente “la
única y gran dificultad es la acotación del fondo: dónde empieza y dónde termina”
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EJEMPLO
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EJEMPLO
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EJEMPLO
3. Apoyar la coordinación entre entidades públicas y privadas para mejorar las condi-ciones
de productividad y competitividad.
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EJEMPLO
9. Adelantar las gestiones para obtener cooperación internacional de acuerdo con las
necesidades, acorde con los lineamientos establecidos por la Dirección de Gestión
General y en coordinación con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de
Colombia - APC.
EJEMPLO
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EJEMPLO
5. Coordinar los planes y programas de la entidad con los otros organismos del sector
administrativo.
7. Diseñar los indicadores para el seguimiento de los planes en general, los programas y
proyectos del Ministerio y del sector administrativo.
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En este sentido, Schellenberg (1987); Mikelerena y Cruz (1998 y 1996) expresan lo siguiente:
Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la fun-ción
de la que son reflejo. Así, en un expediente de obras de un edificio particular, su clasi-ficación
vendrá dada por la función urbanística de los ayuntamientos, y no por las personas implicadas
en el tramite; esta función urbanística se divide en acciones que la desarrollan y reflejan los
aspectos sobre los que actúan: la planificación y el control, entre otros.
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado el
fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los do-
cumentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar, agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de que son resultado. (…) Las funciones originan un conjunto
de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de algunos servicios para
el logro de las mismas, y a su vez estas actividades se plasman en un conjunto de
tramites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituye lo
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Es necesario mencionar que el sistema de clasi- por una parte, la lentitud de implantación, dado
ficación funcional tiene como ventajas, por una que supone cambios en la cultura orga-
parte, la estabilidad, dado que las funciones nizacional y; por otra parte, el conocimiento
permanecen independientemente de los cam-bios profundo de las funciones y procedimientos de
presentados en la estructura orgánica y, por otra, las unidades administrativas funcionales de las
la flexibilidad, teniendo en cuenta que, tal como organizaciones, siendo necesario comple-
señala Molina y Leyva (1996) “no se estanca en mentar dicha desventaja con el planteamiento
las denominaciones de las depen-dencias de un realizado por Cruz (1996) cuando señala que
momento determinado” (p. 74). “uno de los problemas que plantea este siste-
ma, quizá el que requiere más agudeza, radica
De igual manera, es importante tener presen- en la perfecta diferenciación entre los órganos y
te que dicho sistema tiene como desventajas, las funciones” (p. 243).
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EJEMPLO
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En este sentido, Schellenberg (1987) y Mikelerena y Cruz (1998 y 1996), expresan lo siguiente:
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La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que hemos
expuesto, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico: a) Debe de ser un
sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el
tiempo; b) Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percep-ción
que cada cual pueda tener del contenido de los documentos, cuanto de aspectos in-
equívocos y; c) Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado (Cruz, 1996, p. 242).
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ETAPAS METODOLÓGICAS
DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
IDENTIFICACIÓN DE
PRODUCTORES DOCUMENTALES
ANÁLISIS ESTRUCTURAL
ANÁLISIS FUNCIONAL
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DEFINICIÓN
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EJEMPLO
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EXISTENCIA FUNCIONES
LEGAL PROPIAS
PROPÓSITOS Y POSICIÓN
6ATRIBUCIONES JERÁRQUICA 3
ESTRUCTURA
INTERNA AUTONOMÍA
5 4
Figura 10. Características. Fuente: elaboración propia.
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(…) los fondos pueden ser abiertos o cerrados, es decir, corresponder a instituciones
vivas y por tanto susceptibles de incrementar su volumen, o a otras fenecidas o que han
cambiado desde el punto de vista orgánico, en cuanto a su nombre y estructura, o funcio-
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Figura 11. Tipologías. Fuente: elaboración propia.
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Análisis estructural
La segunda etapa metodológica tiene como funciones, manuales de procesos y procedi-
propósito fundamental identificar las agrupa- mientos, reglamentos internos, etc.) que permi-
ciones documentales (secciones y subseccio- ten, por una parte, legalizar los cambios estruc-
nes) que se encuentran relacionadas con los turales (creación, fusión, escisión y supresión);
documentos producidos y/o recibidos por las y por otra parte, diferenciar, estratificar y jerar-
unidades administrativas funcionales (depen- quizar las agrupaciones documentales (Godoy
dencias) de las organizaciones, mediante la y López, 2001; Heredia, 1993; Consejo Inter-
recopilación, revisión, análisis, interpretación nacional de Archivos, 2000; Acevedo, 2004 y
y sistematización de los actos administrati- Villaseca, 2012) (Figuras 12 y 13).
vos (organigramas, manuales competencias y
DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-duce
el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad
de esa subdivisión orgánica o funcional. Antonia Heredia Herrera, 1993
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DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un conjunto de do-
cumentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupacio-nes
geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Fran-cisco
Obed Acevedo Gutiérrez, 2004
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-duce
el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de documentos gene-rados en
razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. Osvaldo Villaseca Reyes, 2012
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EJEMPLO
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7 SUBDIVISIÓN
DOCUMENTAL
1
POSICIÓN
DIFERENCIACIÓN SUBORDINADA
INTERIOR
CORRESPON-
6 DENCIA
CON SUBDI-
FUNCIONES
ESTABLECIDAS 2
VISIONES
PERTENENCIA
COMPETENCIAS SISTEMA
PROPIAS DE ARCHIVOS
5 INSERCIÓN 3
ORGANIZACIONAL
4
Figura 13. Características. Fuente: elaboración propia.
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EJEMPLO
El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-, de
acuerdo con las disposiciones normativas consagradas en el Decreto 071 de 2010 (Enero 10),
con el propósito fundamental de garantizar el cumplimiento de las funciones legal-mente
asignadas, tiene definida la siguiente estructura orgánica:
1. Junta Directiva
2. Dirección General
3. Oficina de Control Interno
4. Oficina de Docencia e Investigación
5. Subdirección Técnico Científica
6. Subdirección Administrativa y Financiera
7. Órganos de Asesoría y Coordinación
7.1 Comisión de Personal
7.2 Comité de Coordinación de Control Interno
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
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EJEMPLO
DIRECCIÓN GENERAL
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
EJEMPLO
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
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EJEMPLO
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EJEMPLO
Grupo de Emprendimiento
Oficina Asesora Jurídica
Cultural
Grupo Programa
Oficina de
Nacional de
Control Interno
Concertación
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EJEMPLO
200 - DESPACHO
300 - SECRETARÍA GENERAL
DEL VICEMINISTRO
210 - Oficina de
Control Interno
600 - Dirección de 700 - Dirección 800 - Dirección de 900 - Dirección de 1000 - Dirección de 1100 - Dirección de
Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional Poblaciones
Análisis funcional
El análisis funcional tiene como propósito, por una parte, establecer el ámbito de producción do-
cumental de las unidades administrativas funcionales (dependencias), determinando la iniciación y la
finalización de una acción administrativa y, por otra, determinar la relación existente entre las
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funciones y los procesos, los procedimientos y los trámites desarrollados por las
dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.
Es importante mencionar que dicho análisis permite realizar la identificación de las series y subse-ries
documentales (Godoy y López, 2001; Gallego y López, 1991; Heredia, 1993; Cruz, 1996; Mesa de
Trabajo de Organización de Archivos Municipales, 1996; Romero, 1997; Consejo Internacional de
Archivos, 2000; La Torre y Martín, 2003; Acevedo, 2004 y Villaseca, 2012) (Figuras 13 y 14).
DEFINICIÓN
Una serie documental es un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgá-nico,
responden a la misma funcion administrativa, eston sujetos al mismo tromite o use
administrativo y tienen caracteristicas similares en cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto
al aspecto extemo. Olga Gallego Dominguez y Pedro Lopez Gómez, 1991
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Figura 14. Serie documental - Unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
RESOLUCIÓN 001 RESOLUCIÓN 002 RESOLUCIÓN 003 RESOLUCIÓN 004 RESOLUCIÓN 005
RESOLUCIONES
ACUERDOS ACUERDOS 001 ACUERDOS 002 ACUERDOS 003 ACUERDOS 004 ACUERDOS 005
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Figura 15. Serie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
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Figura 16. Subserie documental - unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE
ACTAS DE COMITÉ CONTRATACIÓN 001 CONTRATACIÓN 002 CONTRATACIÓN 003 CONTRATACIÓN 004 CONTRATACIÓN 005
DE CONTRATACIÓN
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Figura 17. Subserie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
PLANES ESTRATÉGICOS PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL 001 INSTITUCIONAL 002 INSTITUCIONAL 003 INSTITUCIONAL 004 INSTITUCIONAL 005
INSTITUCIONALES
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EJEMPLO
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EJEMPLO
OFICINA PRODUCTORA
Oficina Asesora de Planeación
(PROCEDENCIA) SERIE
DOCUMENTAL (FUNCIÓN) Planes y Programas Planes de
SUBSERIE DOCUMENTAL
Acción
(ASUNTO ESPECÍFICO SUBSERIE
DOCUMENTAL (ASUNTO
Planes Estratégicos Sectoriales
ESPECÍFICO) SUBSERIE
DOCUMENTAL (ASUNTO
Planes Estratégicos Institucionales
ESPECÍFICO)
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GLOSARIO
Análisis estructural. etapa metodológica que y/o recibidos por las unidades administrativas
tiene como propósito fundamental identificar las funcionales (dependencias) de una entidad y;
agrupaciones documentales (secciones y en segundo lugar, el establecimiento de un
subsecciones) que se encuentran relacionadas sistema de ordenación lógico para garantizar
con los documentos producidos y/o recibidos la organización, conservación, control y recu-
por las unidades administrativas funcionales peración de los mismos.
(dependencias) de las organizaciones
Identificación de productores documentales.
Análisis funcional: etapa metodológica que etapa metodológica de la clasificación docu-
tiene como propósito, por una parte, esta- mental que tiene como propósito fundamen-
blecer el ámbito de producción documental tal identificar, analizar y comprender la
de las unidades administrativas funcionales natura-leza estructural del fondo documental.
(dependencias), determinando la iniciación y
finalización de una acción administrativa y, Sistema de clasificación funcional. sistema
por otra parte, establecer la relación existente de clasificación que permite agrupar los do-
entre las funciones y los procesos, procedi- cumentos producidos y/o recibidos reflejando
mientos y trámites desarrollados por las de- las acciones desarrolladas por las
pendencias en cumplimiento de los objetivos organizacio-nes, es decir, las funciones
institucionales. sustantivas y facili-tativas de las unidades
administrativas funcio-nales (dependencias).
Clasificación documental. operación archi-
vística que tiene como propósito, en primer Sistema de clasificación orgánico. sistema
lugar, la identificación y el agrupamiento siste- de clasificación que permite agrupar los do-
mático de los documentos que son producidos cumentos producidos y/o recibidos reflejando
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REFERENCIAS
Alday, G., Araceli (2004). Introducción a la Operación de archivos en dependencias y entidades del
poder Ejecutivo Federal. Ciudad de México, México: Archivo General de la Nación -AGN-.
Arévalo, J., V. (2002). Teoría, fundamentos y práctica de la archivología. Buenos Aires, Argentina:
e-libro.net.
Couture, C. y Rosseau, J. I. (1982). Los archivos en el siglo XX. Ciudad de México, México:
Archivo General de la Nación -AGN-.
Duchein, M. (1985). El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácti-cos. En
Francia: Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura - Unesco -
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UNIDAD DIDÁCTICA
Esteban, N., M. (1997). Principios, reglas y técnicas para la gestión de cuadros de clasificación
de fondos de archivo. En Organización del conocimiento en sistemas de información y
documenta-ción: Actas del II Encuentro de ISKO. Getafe: Universidad de Zaragoza.
Heredia, H., A. (1991). Clasificación de un fondo de archivo. En: Archivística general: teoría y práctica
(Cap. 9). Sevilla, España: Diputación Provincial de Sevilla.
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UNIDAD DIDÁCTICA
Núñez, F., E. (1999). Organización y gestión de archivos. Madrid, España: Ediciones Trea.
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UNIDAD DIDÁCTICA
Villanueva, B., G. (2007). La archivística: objeto e identidad. Puebla, México: Red Nacional
de Archi-vos de Instituciones de Educación Superior -Renaies- / Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla -BUAP-.
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