Gestión de cobro:

Nuestro gestión cobro tiene que ser eficiente y tener como objetivo transformar las
cuentas por cobrar en activos líquidos lo más rápido posible, revirtiendo el efecto
negativo en el flujo de caja o Capital de Trabajo de nuestra empresa.

Este proceso de gestión de cobro eficiente, se basara en un proceso ordenado de pasos o

etapas que están ajustadas a nuestro modelo de negocio. Este proceso sea medido y
controlado. Como resultado, en base a nuestros indicadores de cobro, esto nos permitirá
ajustar nuestra estrategia y ejecutar correctamente un plan de cobro y haciendo
eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobro, el cual estará bajo las siguientes
políticas generales.

 Todos y cada uno de los funcionarios de la gestión de cobranzas, serán

responsables de emitir, registrar y/o archivar la documentación realizada, según
corresponda, para evidenciar la diligencia realizada con nuestro cliente.
 El Jefe de Crédito y Cobranzas debe permanentemente controlar y evaluar el
nivel de recuperación de la cartera de crédito, así como la efectividad de cada
uno de los canales de gestión.
 La Unidad de Riesgos y Auditoría Interna realizarán una evaluación y
seguimiento trimestral a los controles del proceso de cobranzas, así como del
cumplimiento de los parámetros de gestión.
 Los funcionarios responsables de la gestión de cobranzas deberán cumplir con
sus obligaciones asignadas dentro de horarios que no incomoden a la

Fuente: Estrategias de Cobranza, Molina Aznar Victor 2012

La cobranza debe realizarse de tal manera que el cliente se sienta satisfecho ante la
gestión y trato recibido por parte de nuestra área de cobranza, puesto que al ser una
actividad no grata para los clientes, el manejo de relaciones humanas debe ser
primordial entre las características del personal a fin de precautelar la relación con el
cliente.

Procedimiento de cobranzas

Nuestros procedimientos de cartera serán planificados y realizados con anticipación, a

fin de lograr una secuencia de etapas y pasos ordenados para obtener el pago de los
saldos pendientes del deudor sin ser monótonos ni causar mal estar al cliente. Todo
procedimiento de cobranza tiene 4 etapas tradicionales y nosotros no seremos ajenos a
ello, es por eso que como recordatorio nos queda, exigir respuesta, la insistencia, y
finalmente la acción drástica.

Recordatorio

En esta parte preventiva en la cual se les hace recordar al deudor sobre el pago que debe
realizar con días de anticipación, con la finalidad de evitar que presentemos mora en su
obligación.

Una manera efectiva en esta instancia será una llamada, un mensaje sutil o a su vez el
envió de un aviso de vencimiento o estado de cuenta. Estos mecanismos sirven como
recordatorio al deudor para que pueda identificar el valor y las fechas máximas de pago.
Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más
rápida y segura previa verificación de domicilio del deudor. El uso de mensajería
interna, Courier o contratar empresas de mensajería son las más ajustadas para este
servicio.

Solicitar respuesta

Los deudores que no den respuesta de pago ante el primer aviso de recordatorio, pasan
automáticamente a la siguiente etapa de gestión. De igual manera, se les contactara al
cabo de 3 a 5 días de la fecha de vencimiento informando que se encuentra en mora y
solicitando un motivo por el cual no ha cancelado su deuda.
La finalidad de la segunda etapa es generar mayor presión al deudor para que realice el
pago lo más pronto posible, averiguar el motivo de la demora de su pago y provocar una
reacción con el mismo.

Insistir en el pago

Si las gestiones anteriores no han dado resultado después de 30 días de vencimiento, la

siguiente etapa debe ser más drástica en las acciones de cobranzas donde se toma una
actitud de insistencia y persecución para obtener el pago respectivo. Se solicita al
deudor realizar el pago urgente para no generar conflictos en las relaciones comerciales
que mantienen, en este proceso se puede comprender intentos más severos, directos e
insistentes mediante teléfono, celulares, cartas notariales e inclusive visitas del jefe de
cobranza.

Adoptar medidas decisivas

Una vez vencido el tiempo determinado que establezca nuestra empresa desde la última
notificación se deben tomar decisiones drásticas, previo un filtro realizado a los
deudores bajo el análisis que arrojo las gestiones preliminarmente ejecutadas. Se puede
realizar una segmentación de clientes con mora en 2 grupos de acuerdo a su situación
actual.

En el primer grupo ubicaremos a los deudores que tienen intenciones de realizar el

pago, sin embargo presentan dificultades a corto plazo para cumplir con sus
obligaciones. En esta situación se puede establecer un convenio de pago permitiéndoles
realizar ingresos parciales hasta sanear su deuda.

En el segundo grupo ubicaremos a los deudores que tienen posibilidades de realizar el

pago y no lo efectúan o se resisten hacerlo. En esta instancia la empresa está facultada
para enviar el caso a un abogado especialista o a un asesor legal, donde las acciones
inmediatas serán la cobranza pre judicial o judicial.

Herramientas para la gestión de cobro

Llamadas telefónicas: Constituye la herramienta más utilizada al momento de realizar

gestión de cobro, puesto que permite retroalimentación y dialogo con el deudor. Es
necesario desarrollar un protocolo de comunicación para cada segmento de cartera en
cuanto a días de mora al momento de realizar llamas telefónicas.
Correos electrónicos: Esta vía es sumamente útil cuando el deudor necesita
información detallada sobre su deuda o en su defecto como recordatorio. Es un método
directo y efectivo que permite adjuntar estados de cuenta o avisos de vencimiento con
toda la información de su deuda.

Mensajes a teléfonos celulares: El auge de los teléfonos celulares y el avance de las

telecomunicaciones brindan una alternativa eficiente para la gestión de cobro. Se ha
convertido en una herramienta que ha generado excelentes resultados al momento de
recordar al deudor sobre su saldo pendiente.

Cartas: este método tiene como objetivo principal tener un acercamiento formal con el
deudor previo a medidas más drásticas de cobranza. Es importante persuadir al cliente
para que realice el pago y al mismo tiempo que conserve su buena voluntad.

Visitas Personales: Es un procedimiento costoso, sin embargo se utiliza cuando no se

puede recurrir a instancias legales o cuando el cliente no da respuesta alguna a las
demás herramientas de cobranza. Se negocia un plan de pagos con el deudor buscando
una solución inmediata al problema.

Fuente: Pron Perú – Guía financiera para empresas exportadoras.

 Ventajas y desventajas de la cobranza internacional

Fuente: Pron Perú – Guía financiera para empresas exportadoras.

Cobertura de riesgo:

Como toda empresa no somos ajenos a los riesgos en nuestros procesos de venta y
cobranza, el concepto engloba dos componentes fundamentales de una operación de
compraventa, sea ésta nacional o internacional, son la entrega de la mercancía y su
cobro. Este último es, sin duda, el más decisivo para para nuestra empresa. Es obvio que
cualquier incidencia relacionada con el cobro de las mercancías exportada en este caso
Rambutan, será de más difícil resolución en las operaciones de comercio exterior que en
las interiores. Es por ello que nuestro interés está en conseguir la mayor seguridad en
la obtención del importe de lo exportado. Esa mayor seguridad en los cobros derivados
de operaciones comerciales internacionales puede alcanzarse por diversos caminos; los
cobros anticipados, los medios de cobro documentarios o las garantías bancarias, son
algunos de ellos. Otra vía que podemos utilizar es lo que se denomina el "seguro de
crédito", es decir, la obtención de una garantía, a través de una compañía de seguros, de
que si no cobra el importe de la venta, dicha compañía nos indemnizará por el
“siniestro” que supone el impago. El seguro de crédito para operaciones internas tiene
una filosofía similar.
Riesgo Cambiario:

Asi también utilizaremos el riesgo cambiario, el cual es una modalidad del riesgo de
mercado y es aquel al que se exponen las personas o empresas por las fluctuaciones en
el tipo de cambio dando la posibilidad de pérdida como consecuencia de la volatilidad
cambiaria y la posición que tenga el agente en cada divisa, así como:

a) Riesgo transaccional (de corto plazo), este riesgo puede aparecer por las nuestras
exportaciones en dólares que realizaremos frecuentemente al exportar, importar o al
repatriar dividendos de subsidiarias que operan en otros países, donde los riesgos
cambiarios se presentan al momento de la transacción.

b) Riesgo económico (de largo plazo), se refiere a las variaciones del tipo de cambio
que posiblemente afecten nuestros ingresos y costos de la empresa en el largo plazo.

c) Riesgo de traslación, ocurre al consolidar las operaciones de las subsidiarias en los

estados financieros de la matriz.

Cobertura de riesgo cambiario

Nosotros no somos indiferentes a este tipo de riesgo, se dice que la mejor forma de
gestionar el riesgo cambiario es evitándolo, es decir que los ingresos y egresos sean con
la misma moneda (cobertura natural), también tener ahorros o deudas en la misma
moneda con la que se reciben los ingresos. Este escenario será un poco difícil de
cumplir para nuestra empresa por la misma situación política que tenemos y cabe
indicar que nosotros como otras empresas locales exportamos, es decir gastamos o
tenemos ingresos en moneda extranjera y al mismo tiempo tenemos ingresos de moneda
local. Para ellos es fundamental lograr una “cobertura natural” es necesario cuidar
nuestro punto de equilibrio entre ingresos y egresos en moneda extranjera para estar lo
menos “descalzados” posible.

Cobertura natural
En este caso la exposición al tipo de cambio que podríamos tener, se podría reducir al
unir nuestros ingresos, los ingresos de divisas con gastos en moneda extranjera. Sin
embargo, mientras que podemos alterar la moneda en la que vendemos para aprovechar
un entorno natural. Es necesario que el momento en el que llevemos a cabo estos
ingresos y egresos sean los mismos para que exista una cobertura total del tipo de
cambio.

Fuente: Pron Perú – Guía financiera para empresas exportadoras.