Plan Annual 2014

Pautas para guiar el trabajo de los Gerentes

1.0 Aclarando los temas

El nuevo formato del plan anual 2014 va adjunto (archivo: “template annual plan rec 2014). Saskia quien
es la nueva persona en Solidaridad Network del equipo de PME es quien está facilitando este proceso.

El formato se organiza en dos grandes componentes: (a) los commodities y (b) el REC en su conjunto.

La idea es que los Gerentes preparen la información de cada commodity bajo su responsabilidad
(componente (a)), y el equipo central del REC (Adalis, Fiorella y Gonzalo) se encarga del componente
(b).

En el plan anual 2013 que hicimos el año pasado, el formato estaba organizado en lo que llaman
“strategic pillars”: (a) Producer and workers support; (b) Capacity building; (c) Sustainable market
development; (d) Policy influencing and dialogue; (e) Communication and campaigning. Lo que hicimos
fue ordenar la información de todos los commodities debajo de cada “strategic pillar”. El plan anual 2013
será subido en catalyst por Adalis para consulta.

En el plan anual 2014 que nos toca preparar vamos a organizar la información por cada commodity, y
Ustedes harán mención de la información relevante, si la hubiere, para cada uno de los “strategic pillars”
por commodity.

Si revisan el formato del plan 2014 no es que hay un componente (a) y otro (b) sino que el formato está
dividido en 5 secciones:

1 Situation analysis
2 Intervention strategy per commodity
3 Organizational development
4 Network deliverables & governance
5 Fundrasing

En cada una de las secciones de la 1 a la 5 hay sub secciones que corresponden a commodities (a) y
sub secciones que corresponden al REC (b).

Lo novedoso es que ahora el formato pide explícitamente cuál es la contribución de cada REC a temas
de Solidaridad Network como por ejemplo fondos para sostener a los IPC o para la oficina de Solidaridad
Network en Holanda.

Otro tema que se busca identificar mejor es la conexión entre cada commodity y los temas de corte
transversal tales como Género, Uso inteligente y sostenible de tierra y agua (Smart and Sustainable Land
and Water Use), Seguridad Alimentaria y Economía basada en biomasa (Bio based economy).

A continuación vamos a separar lo que por favor deben contestar los Gerentes de aquello que va a
contestar el equipo central REC Andes. La información que Ustedes preparen la envían a Adalis y a
Gonzalo quienes se van a encargar de compilar todo en un solo documento de plan 2014.

Catalyst: Adalis va a subir el plan anual 2013 del REC Andes (Word), así como el archivo Excel con la
información estratégica por commodity.

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2.0 Qué hace cada quién

De acuerdo al formato, estoy coloreando en azul aquellas secciones y sub secciones que corresponde
sean respondidas por los Gerentes. Lo que está escrito en negro le corresponde preparar al equipo
central REC Andes.

Los Gerentes deben organizar la información solicitada para cada commodity. Importante: esta
información la pueden agrupar a nivel de programa regional (recomendable) o a nivel de proyecto o de
país, como tenga mayor sentido para Ustedes de acuerdo a la naturaleza del proyecto, del tipo de
información, etc.

A continuación lo que le corresponde a cada quien:

____________________________________________________________________________________

1 Situation analysis
1.1 External analysis (contexto externo)
1.2 Internal analysis (situación al interior del programa)

En esta sección los Gerentes se deben referir a los cambios importantes que han influido en los planes
de trabajo, es decir que han obligado a cambiar o variar lo que tenían planeado hacer. Por ejemplo en el
caso del programa de oro, la nueva ley que determina la ilegalidad de ciertas prácticas mineras a
pequeña escala ha obligado a re enfocar varias cosas. Esto ya fue informado en el plan 2013 por lo que
se recomendaría un comentario sobre la base de lo ya informado.

Traten de poner la información en “bullet points” o viñetas con explicaciones cortas. Sobre esta base en
borrador vamos a editar el informe final. No se distraigan en la forma lo más importante es el contenido.

Catalyst: Adalis va a subir la información relevante de cada commodity a nivel global, tanto el MASP
2011 -2015 (multi annual strategy meeting) de cada commodity como el último informe preparado por el
IPC para cada commodity.

____________________________________________________________________________________
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2 Intervention Strategy

2.1 Overview

Esta sub sección 2.1 y la tabla 1 del Overview la vamos a preparar Adalis y Gonzalo. Ustedes
concéntrense por favor en la sección 2.2.

2.2 Intervention strategy per commodity (máximo 2 páginas por commodity)

Importante: Deben tener en cuenta que la estrategia de intervención por commodity ha sido establecida
para el periodo 2011 – 2015 en dos documentos: el MASP (multi anual strategic plan) del commodity y el
MASP del REC Andes.

En ambos MASPs se ha buscado ordenar los objetivos estratégicos y sus indicadores (Key performance
Indicators -KPIs) bajo 5 pilares estratégicos ya mencionados: (a) Producer and workers support; (b)
Capacity building; (c) Sustainable market development; (d) Policy influencing and dialogue; (e)
Communication and campaigning.

Si bien el formato de Saskia pide una serie de cosas, para alinear y simplificar las cosas se les pide que
llenen y actualicen la hoja Excel por commodity que utilizamos para la revista anual 2012 y que se
adjunta. Esta hoja Excel tiene los pilares estratégicos, objetivos, KPIs, etc. Le hemos añadido una

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columna con los resultados planeados en el 2014 y los KPIs del 2014. Por favor llenen los datos de
ambas columnas.

La hoja Excel para cada commodity que se adjunta para que llenen las dos columnas antes mencionadas
(resultados y KPIs 2014). Estas columnas tienen color celeste a diferencia de las demás columnas que
se prepararon para la revista anual 2012.

Resultados: son los entregables que están 100% bajo control del equipo del proyecto. Ejemplo: 385
productores capacitados en BPAs mediante 35 sesiones en finca y aulas. Por favor mencionar los
resultados más importantes por cada pilar estratégico. No es necesario que pongan todos los resultados
sino los más importantes.

Los KPIs están en el ámbito de “outcomes” y “objectives” y no están 100% bajo el control del equipo del
proyecto sino que requieren de la voluntad y trabajo de los participantes. Ejemplo: 750 hectáreas
certificadas orgánicas y fairtrade. Otro ejemplo: Rendimientos de café verde incrementados en 20% en
promedio.

Si desean cambiar algo o añadir algo en la hoja Excel lo hacen por favor. Es de suponer que Ustedes
llevan sus propias hojas Excel con notas y observaciones de los datos de KPIs. Esto ayuda mucho, pues
como pueden ver, constantemente estamos refiriéndonos a los KPIs para diversos informes. Si desean
comentar por escrito algo por favor lo ponen en el documento Word del formato de Saskia.

En el formato de Saskia se les pide llenar la tabla 2 de con los KPIs y targets por país para el 2014. Esto
no lo hagan porque esta información la deben incluir solamente en la hoja Excel antes mencionada.

Catalyst: Adalis va a subir el MASP 2011 – 2015 del REC Andes que explica el contexto, estrategia y
KPIs por commodity en cada “strategic pillar”.

3 Organisational Development

3.1 Human resource capacity

Aquí solo indicar el número de personas a tiempo completo (en siglas Fte = full time employee) que van
a tener en su programa para cada uno de los años 2014, 2015, 2016 y 2017.

3.2 Growth curve 2014 – 2017

En esta sub sección hay 4 tablas:

Tabla de “Budget target” del 2014 al 2017.

Tabla sobre los “Main international and regional donors (2014 – 2017)”
Tabla de budget con el total por commodity para el 2014 (actual) y ambition (2017).
Tabla de Network deliverables.

De estas tablas la ultima de “Network deliverables” será llenada por Adalis y Gonzalo.

Para llenar las tablas marcadas en azul arriba, sugerimos utilizar un archivo Excel preparado por Fiorella
que tiene unas formulas y vínculos para los presupustos del 2013 al 2105. Esta hoja Excel llamada
“Plantilla Presupuestos Proyectados” se adjunta a esta guía. Fiorella les puede ayudar a llenar esta hoja
y asesorarlos. Es de importancia empezar llenando los datos del 2013 porque nos va a ayudar a
planificar mejor lo que queda del 2013 y permitirá estimar el presupuesto para el 2014. Aquí se deben
incluir los donantes y fondos ya contratados así como aquellos que se piensa conseguir pero que no
tienen contrato aun. Tenemos a la fecha contratos con donantes hasta el 2015.

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La hoja Excel “Plantilla Presupuestos Proyectados” ha programado los costos salariales del personal en
base a las normas del Perú, por lo que no se aplica al caso del personal de Colombia. Pero en el caso de
los programas de Colombia pueden utilizar la plantilla pero llenando directamente donde corresponda los
salarios sin utilizar la formula.

Además de estas tablas, Saskia y Erna han preparado un formato Excel para llenar la información
financiera del 2014. Se adjunta este formato titulado “budget 2014 Andes”. Esta informacion será
preparada por Fiorella con la informacion que ella tiene asi como con la hoja Excel “Plantilla
Presupuestos Proyectados” explicada arriba.

3.3 Systems and Standards

Para Adalis y Gonzalo.

3.4 Knowledge Management

Esta parte es nueva, se trata básicamente de indicar que eventos y actividades (investigación,
consultorías, intercambios, seminarios, etc.) tienen previstas para sistematizar, documentar, transmitir y
otros que ayuden a generar conocimiento dentro y fuera de Solidaridad.

3.5 Budget for organisational Development

Para Adalis y Gonzalo

4 Network deliverables & governance

Para Adalis y Gonzalo

5 Fundraising

5.1 Fundraising strategy and capacity

Para Adalis y Gonzalo

5.2 New leads (prospects)

Favor llenar la tabla que pide los nombres de donantes, montos y países de los prospectos o metas que
Ustedes piensan atacar. Esto se relaciona con la información insertada en la sección de presupuestos
3.2 arriba.