Los sistemas de información

Ing. Carmen Chicasaca 2020

I
I
 Objetivos
◼ Identificar las etapas de un proceso de
reingeniería, según Manganelli
◼ Analizar las estrategias para aplicar una
efectiva gestión del cambio en las
organizaciones.
 Contenido
◼ Reingeniería de procesos
 Una
realidad…
¡¡¡Es cuestión de actitud!!!

Para mí la tecnología
es como la galaxia de
Andrómeda.
Está allí y es muy
bonita, pero no tiene
nada que
ver conmigo.
 ¿Qué es Tecnología de la Información?
◼ Tecnología de la Información y
Comunicaciones - TIC
Es el estudio, el diseño, el desarrollo, el fomento,
el mantenimiento y la administración de la información
por medio de sistemas informáticos, esto incluye todos
los sistemas informáticos no solamente la computadora,
éste es sólo un medio más, el más versátil, pero no el
único; también los teléfonos celulares, la televisión, la
radio,
los periódicos digitales, entre otros.

Information Technology Association of America, ITAA

 ¿Qué es Tecnología de la Información?

◼ Tecnología de la Información y Comunicaciones – TIC

❑ Se encargan del estudio, desarrollo, implementación, almacenamiento
y distribución de la información mediante la utilización de hardware y
software como medio de sistema informático.
❑ Las tecnologías de la información y la comunicación son una parte de
las tecnologías emergentes que habitualmente suelen identificarse con
las siglas TIC y que hacen referencia a la utilización de medios
ofimáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información
o procesos de formación educativa.
Manejo de la infraestructura y la arquitectura de TI

◼ Hasta la década de los 80 muy pocas

compañías habían desarrollado una visión
de sus propios sistemas de información
que abarcara a toda la empresa.
◼ Simplemente habían construido sistemas
en forma incremental, con soluciones
individuales para problemas específicos.
 Un modelo Ideal de la computación empresarial

◼ Idealmente debería existir una relación

entre:
❑ Los entornos de negocios
❑ La estrategia de negocios
❑ La cartera de inversiones en TI, en
infraestructura, arquitectura, y procesos de
negocio.
Vinculación de la Infraestructura con la
estrategia: Gobierno corporativo

◼ Las compañías necesitan un modelo

de gobierno en el que los altos
ejecutivos puedan influir en las
decisiones sobre infraestructura y
entender como ésta moldea las
capacidades del negocio
 ¿Qué es gobierno corporativo?

◼ Se define como un comportamiento corporativo por parte de

los directores y otros encargados del gobierno, para la
creación y entrega de los beneficios para todas las partes
interesadas.
◼ Abarca:
❑ Tecnología de la información
❑ Negocios
❑ Aspectos legales y otros
❑ Partes interesadas: directores, alta gerencia, clientes, proveedores,
empleados, sociedad
 ¿Qué es un sistema de Información?
◼ Un sistema de información se puede definir técnicamente como:
❑ Conjunto de componentes interrelacionados
❑ Reúne procesos
❑ Almacena y distribuye información
❑ Apoya la toma de decisiones y el control de una organización.
◼ Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control,
los sistemas de información también ayudan a los administradores y
trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear
productos nuevos.
 ¿Por qué son importantes los sistemas de
información?
◼ Hasta hace poco, la información no se consideraba un activo
importante de una compañia.
◼ El proceso administrativo se consideraba un arte personal, de cara a
cara y no un proceso de coordinación global a grandes distancias.
◼ Hoy día se reconoce ampliamente que para los administradores es
indispensable entender los sistemas de información, por que casi todas
las organizaciones necesitan este tipo de sistemas para sobrevivir y
prosperar.
 Servicios de tecnología de información

◼ Una segunda forma en que las organizaciones afectan a la tecnología de

información es a través de decisiones acerca de quien diseñará,
construirá, y operará la tecnología dentro de la organización.
◼ Estas decisiones determinan la forma en que se suministran los servicios
de tecnología
◼ La función de sistemas de información en la organización se compone de
tres entidades definidas.
❑ Alta dirección
❑ Usuarios
❑ Departamento de sistemas, área de informática, área de tecnología de la
información
 Pasos para una reingeniería eficaz

Según Raymond Manganelli

ETAPA 1 : Preparación
◼Propósito
❑ Movilizar, organizar y estimular a las personas que van a realizar la
reingeniería.
◼Resultados:
❑ Mandato de cambio
❑ Estructura organizacional y equipo de reingeniería
❑ Plan de acción
 ETAPA 1 ¿CÓMO SE REALIZA?

◼ Constituir el equipo de reingeniería

◼ Llevar a cabo una serie de reuniones en las que se puede
aplicar las técnicas de solución a problemas vistas
anteriormente
◼ Desarrollar un consenso sobre lo que se quiere hacer y
un plan de trabajo inicial.
 ETAPA 2 : LA IDENTIFICACION
◼ Propósito
❑ Desarrollar y comprender un modelo del negocio con procesos orientados al cliente
y partes interesadas
❑ Definir clientes, procesos, rendimiento y éxito
❑ Identificar actividades que agregan valor
◼ Resultados:
❑ Inventario de procesos
❑ Clasificación de procesos estratégicos de valor agregado
❑ Selección de procesos que se deben rediseñar.

ESTA ETAPA, AL IGUAL QUE LA PREPARACIÓN, SE REALIZA UNA SOLA

VEZ AL INICIO DEL PROYECTO
 ETAPA 3: LA VISION
◼ Propósito
❑ Desarrollar una visión del proceso, capaz de producir un avance decisivo en
rendimiento.
❑ Identificar los elementos existentes en un proceso, como organizaciones,
sistemas, flujo de información, problemas, entre otros.
❑ Producir medidas comparativas del rendimiento actual de procesos,
oportunidades de mejora, definición de cambios.
◼ Resultados:
❑ Declaración de la “visión” del nuevo proceso

ESTA ETAPA SE REALIZA POR CADA PROCESO PRIORIZADO

 ETAPA 3: LA VISION – Ejemplo

Macroproceso de Abastecimiento

Necesidades
de usuario Usuario atendido
PR O CES OS

DISTRIBUCION Y CONTROLAR
PROGRAMACION ADQUISICIONES CONTROL DE PAGOS
INVENTARIOS

•Programación anual •Procesos de •Distribución de bienes • Pagar a proveedores

•Programación eventual adqisición •Control de inventarios • Controlar pagos
•Gestión de proveedores •Emisión de órdenes •Administración de
•Registro de de compra almacén
proveedores •Emisión de órdenes
•Catalogación de bienes de servicio
y servicios Usaremos
este
ACTIVIDADES DE CADA PROCESO proceso
 Etapa 3: Visión - Ejemplo
◼ Definición
❑ Subproceso de Distribución de bienes:
◼ Involucra la formulación y autorización de PECOSAS (PEdido COmprobante de
SAlida), así como su despacho y entrega a la unidad orgánica solicitante.
◼ Ámbito:
❑ Gerencia de Administración y Finanzas
❑ Sistema de Abastecimiento
❑ Área de Almacén
 Etapa 3: Visión - Ejemplo

Gerencia de
Unidad Orgánica Administración y
Finanzas

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

Abastecimiento Contabilidad Recursos Tesorería
Humanos

Adquisiciones Almacén Mantenimiento

 Etapa 3: Visión - Ejemplo
◼ Visión
❑ Ser óptimo en la formulación, autorización y despacho de las PECOSAS.
◼ Objetivo general del rediseño:
❑ Desarrollar un sistema de información que soporte el proceso de formulación,
autorización y despacho de PECOSAS.
◼ Objetivo específico:
❑ Optimizar el proceso de distribución de bienes
◼ Reducción de errores en formulación de PECOSAS
◼ Menor tiempo del área de Abastecimiento dedicado a los controles manuales.
◼ Mayor satisfacción del cliente interno (unidades orgánicas solicitantes)
 Etapa 4 - Solución
◼ Se divide en dos sub etapas paralelas:
❑ Diseño técnico, para implementar la visión
y objetivos
❑ Diseño social, para estructurar los

recursos humanos que tendrán a su cargo

el proceso rediseñado.
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Procedimiento actual

Asistente de Adquisiciones Rev

Secretaria Elabora e Jef e de Unidad Organica Secretaria Llev a Pecosa isa cantidades de acuerdo al
Inicio Espera Espera
Imprime PECOSA Rev isa, Firma y Dev e a Adquisiciones para VB Consolidado y Cuadros de
uelv Necesidades Ev entuales

Asistente de
Adquisiciones Dev uelv e No ¿Pedido
para corregir o solicita presupuestado
un Cuadro de ?
Necesidades Sí

Asistente de Adquisiciones
Coloca Visto Bueno

Jef e de Abastecimientos Verif ica

si cumple requisitos

No
¿Cumple
requisitos?

Sí
Asistente de Almacen Despacha
(anotando a máquina las
Solicitante recibe bienes
cantidades en la PECOSA), Jef e de Abastecimiento Autoriza
Fin y copia de PECOSA Espera
PECOSA
consigna f irma, f echa de recepción,
recepcionada y la archiva f irma del solicitante y numera la
PECOSA
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Explicación del Procedimiento actual
◼ El proceso involucra el uso de documentos firmados y visados que van
tramitándose entre los interesados.
◼ Los controles necesarios se efectúan manualmente, con demoras excesivas
ya que el personal tiene otras tareas.
◼ Se debe esperar un lapso de tiempo para que las PECOSAS lleguen a
Almacén.
◼ Existe un software que no soporta el proceso y que viene siendo usado
como máquina de escribir para elaborar la PECOSA.
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo ( Análisis del Procedimiento actual)
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO EFECTIVO TIEMPO PESIMISTA
DIARIO x
N° VA CONTRO OTROS EXPEDIENTES EXPEDIENTES
ACTIVIDADES L
1 ELABORA PECOSA E IMPRIMIRLA X
20 minutos 40 minutos
2 TRANSPORTE 1 X 1 minuto 10 minutos
ESPERA 1 20 minutos 30 minutos
3 REVISION Y FIRMA DE LA PECOSA X
30 segundos 30 segundos
4 TRANSPORTE 2 X
1 minuto 2 horas

ESPERA 2
2 horas 4 horas
6 INSPECCION DE LA PECOSA X 3 minutos 5 minutos
7 VISTO BUENO JEFE DE ADQUISICIONES X
30 segundos 30 segundos
8 TRANSPORTE 3 X 30 segundos 30 minutos

ESPERA 3 1 minuto 10 minutos

9 VERIFICAR SI CUMPLE REQUISITOS X
1 minuto 1 minuto
10 AUTORIZAR PECOSA POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTO X
30 segundos 30 segundos
11 TRANSPORTE 4 X 30 minutos 1 hora

ESPERA 4 3 minutos 30 minutos

12 DESPACHAR PECOSA POR ALMACEN X
30 minutos 30 minutos
13 RECIBIR BIENES X
15 minutos 15 minutos
TOTAL 4 3 4 4 0 3 horas 52 min. 10 horas 22 min.
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Problemas del Procedimiento actual

Demora en la elaboración de la PECOSA.

Se comenten errores en el 40% de las PECOSAS elaboradas, siendo
detectados por el Jefe de Abastecimiento quien las rechaza para que se
vuelvan a hacer.
Los rechazos de PECOSAS provocan desperdicio de tiempo y recursos.
Proceso de verificación de que los items estén programados, se efectúa
manualmente, con demora.
Pérdida de tiempo para el cliente interno, por Transporte y Movilización de
la PECOSA
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Fortalezas del Procedimiento actual

◼Los documentos son recepcionados directamente por los

encargados de cada fase del proyecto.
◼La revisión y verificación de la PECOSA es realizada por los
encargados y en cada fase del proceso, garantizando la adecuada
distribución de los bienes.
◼El personal de abastecimiento posee experiencia en la labor que
desempeña.
 Etapa 4 – Solución – Ejemplo
Debilidades del Procedimiento actual
◼Software no documentado y no soporta el proceso.
◼Procesos manuales y mecanizados parcialmente.
◼No existe estandarizacion en los formatos y herramientas de elaboración
de PECOSAS.
◼Consumo elevado de papel e insumos para elaboración de PECOSAS.
◼Software basado en DOS y base de datos planas (DBF).
◼Falta de seguridad e integridad en las bases de datos.
◼Los procesos de revisión / verificación no están soportados por software
 Etapa 4a: Solución: Diseño técnico

◼ Propósito
❑ Producir un diseño del proceso capaz de realizar la visión.
❑ El desarrollo de la solución tiene dos componentes:
Diseño técnico y Diseño Social.
❑ El propósito del Diseño Técnico es especificar las
dimensiones técnicas del nuevo proceso.
◼ Resultados:
❑ Descripción de la tecnología, normas, procedimientos,
sistemas y controles empleados por el proceso de
reingeniería.
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Procedimiento propuesto
Jef e de Unidad Organica Jefe de Abastecim iento
Secretaria Elabora Espera
Inic io Espera Rev isa, Firma verifica si cumple
PECOSA en
digitalmente requisitos
Sistema

Jef e de Abastecimiento ¿Cumple

No
rechaza PECOSA indicando el requisitos?
motiv o de rechazo

Sí

Jef e de Abastecimiento
Autoriza
PECOSA con f irma digital

Espera

Unidad orgánica recibe Asistente de almacén

bienes, f irma cargo y recibe despacha PEC OSA en
Fin copia de PECOSA sistema, entrega bienes e
despachada imprime 2 copias
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Sustento del Procedimiento propuesto
◼Menor tiempo en el proceso (01:01:10 min
incluyendo esperas eventuales)
◼Ahorro de materiales (S/. 700)
◼Procedimiento más seguro
❑ Las verificaciones y controles se realizan
a través de un sistema informático.
❑ Las demoras se detectan fácilmente

◼Uso de medios electrónicos para hacer el trámite y

seguimiento.
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Procedimiento propuesto TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO
EFECTIVO

N° ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS DIARIO x

EXPEDIENT
E
1 ELABORAR PECOSA X 5 minutos

2 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

X

ESPERA X 5 segundos

3 VERIFICAR POR EL JEFE DE UNIDAD X 1 minuto

4 FIRMA DIGITAL JEFE DE UNIDAD X 1 segundo

5 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo

ESPERA X 15 minutos

6 VERIFICAR POR EL JEFE DE ABASTECIMIENTO 5 minutos

X

7 FIRMA DIGITAL POR EL JEDE DE ABASTECIMIENTO X 1 segundo

AUTORIZAR PECOSA
8 TRANSPORTE POR MEDIO ELECTRONICO 1 segundo
X

ESPERA 30 minutos
X

9 DESPACHO PECOSA POR LA ENCARGADA DE 5 minutos

X
ALAMCEN
10 RECEPCION DE BIENES
5 minutos
X

TOTAL 4 2 3 3 0 1 hora, 1 min.,

10 seg
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo Fortalezas
Procedimiento propuesto
◼ Uso de un sistema que soporte el proceso,
basado en plataforma visual y uso de
tecnología cliente/servidor.
◼ Trámite de PECOSAS más seguro y en
menor tiempo.
◼ Uso de medios electrónicos
para el transporte de la PECOSA.
◼ Uso de firmas digitales para validar cada
etapa del trámite.
◼ Posibilidad de disponer de información en
línea que facilite la formulación de
PECOSAS.
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Debilidades Procedimiento propuesto
Tiempo de desarrollo e implantación del
sistema (3 meses)
Necesidad de efectuar una migración de datos del
sistema
antiguo al nuevo, y de registrar la información de
seguimiento del trámite en forma despachadas de
manual (cantidades
PECOSAS).
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Análisis del cambio
OPORTUNIDAD CAMBIO DIFICULTA D BENEFICIOS COSTO SOPORTE RIESGO
S S
Incrementar el Eliminar los Facilitar la S/.2500 Capacitación a| BAJO
número de PECOSAS formularios impresos elaboración de personas que
atendidas y las firmas PECOSAS formulan y autorizan
Media
Eliminar la consulta Facilitar el PECOSAS
manual a saldos control Desarrollo del
software
Reducir el número de Posibilitar la consulta Minimizar S/.2000 Capacitación a las BAJO
PECOSAS a saldos en el errores en personas que
rechazadas momento de formular formulación formulan PECOSAS
la PECOSA Baja. Desarrollo del
Posibilitar el rechazo software
indicando el motivo.

Agilizar el trámite de Uso de un nuevo Disminución de S/.1000 Desarrollo del BAJO

PECOSAS sistema a través de tiempo del software
cambios de estado proceso.
Media
del documento,
firmas digitales y
mensajería
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Comparación de procesos
Asistente de Adquisiciones Rev isa
Secretaria Elabora e Imprime Jef e de Unidad Organica Secretaria Llev a Pecosa a cantidades de acuerdo al

• EL PROCESO ES DE 8 PASOS PROM.

Inic io PECOSA Espera Adquisiciones para VB Espera Consolidado y Cuadros de
Rev isa, Firma y Dev uelv e
Necesidades Ev entuales

Y 3 ESPERAS – 5 PERSONAS
Asistente de
Adquisiciones Dev uelv e para
No ¿Pedido
corregir o solicita
un Cuadro de
presupuestado

• TIEMPO PROMEDIO 3:45

Necesidades

HORAS POR
?
Sí

Asistente de Adquisiciones Coloca

Visto Bueno

PECOSA EN EL MEJOR DE LOS CASOS y 10

Actual Jef e de Abastecimientos Verif ica si cumple
requisitos
HORAS 32 MINUTOS EN EL PEOR.
No
¿Cumple
requisitos?
• EXCESIVO USO DE MATERIALES
Sí

Asistente de Almacen Despacha (anotando a máquina

las cantidades en la PECOSA), consigna f irma, f echa Jef e de Abastecimiento Autoriza
Fin de recepción, f irma Espera PECOSA
del solicitante y numera la PECOSA

• EL PROCESO ES DE 5 PASOS Y 2 ESPERAS –

Secretaria Elabora PECOSA Jef e de Unidad Organica Jefe de Abastecimiento
Espera
Inicio Espera Rev isa, Firma verifica si cumple
en
Sistema digitalmente requisitos 4 PERSONAS
Jef e de Abastecimiento rechaza
PECOSA indicando el motiv o de
No
¿Cumple
requisitos?
• AHORRO DE 50% EN TIEMPO
rechazo

• TRAMITE AGIL, FLUIDO, SEGURO

Rediseñado
Sí

Y
Jef e de Abastecimiento
Autoriza
PECOSA con f irma digital
OPORTUNO PRODUCE UNA MEJOR IMAGEN

Espera
FRENTE A LOS CLIENTES INTERNOS.
Asistente de almacén
•POSIBILIDA DE OTRAS
despacha PEC OSA en
Fin sistema, entrega bienes e
imprime 2 copias
REALIZAR FUNCIONES
 Etapa 4a – Diseño técnico – Ejemplo
Análisis del cambio
◼Tecnología:
❑ Sistema de información desarrollado en la
empresa, que soporte el proceso rediseñado.
❑ Uso de firmas digitales
◼Procedimientos
❑ Actualización de procedimientos y directivas que
regulen la aplicación de firmas digitales
❑ Elaboración de procedimiento de distribución de
bienes.
 Etapa 4b: Solución: Diseño social

◼ Propósito
❑ Preparar a las personas para afrontar los cambios
técnicos
◼ Resultados:
❑ Descripción de los perfiles de puesto, líneas de carrera
❑ Gestión del cambio
Etapa 4b: Solución: Diseño social Ejemplo

 En este proyecto de rediseño se

necesitan 4 personas, por lo que no se
reducirán puestos de trabajo.
 Tampoco se adicionan funciones,
puesto que los controles se están
automatizando.
 El tiempo del Jefe de Adquisiciones se
invierte en actividades de mayor valor
para la institución.
 Etapa 5: Transformación
◼ Propósito:
❑ Realizar la visión del proceso implementando el
diseño producido en la Etapa 4.
◼ Resultados
❑ Versión piloto y versión de plena producción para
el proceso rediseñado y mecanismos de cambio
continuo durante la vida de la versión de
producción.
 Caso de estudio : Taller _individual

◼ Rediseño de procesos
❑ Haga un análisis critico y presente un informe del
caso presentado (Distribución y control de
inventarios) para la próxima clase. (3/11/2014)
❑ En su opinión en que radica la importancia de
llevar a cabo la reingeniería de procesos, y que
ventajas y desventajas genera en la organización
implementar la reingeniería.
 Preguntas de repaso
◼ ¿Qué es TIC?
◼ ¿Por qué es importante la TI?
◼ ¿Por qué los sistemas deben planificarse?
◼ ¿Qué cambios posibilitan los sistemas de
información?
◼ ¿Cómo se relaciona la reingeniería con el TQM?
◼ ¿En qué contribuyen los sistemas de información al
TQM?
¡Gracias!