1

1 Manejo de los archivos

La norma técnica que regula el manejo de archivos establece que los documentos de un

archivo pueden reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas en

general cualquier documento generado por las actividades de la empresa y

responsabilidad que recae sobre la entidad en su conservación y buen manejo, además

estos documentos pueden ser evidenciados en cualquier soporte como físico y

tecnológico mediante el cual deberá estar debidamente ordenado y codificado para su

mejor almacenamiento.

“Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y

ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo

cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de

papeles.” (fomento, 2020)

El buen manejo de los archivos en una organización debe ser llevada por una persona

con conocimientos en sistemas de información con capacidad en el manejo de

tecnologías y mecanismos adecuados que permita la coordinación y recepción de los

documentos de que se genera en la organización, además su correcta clasificación y

codificación adecuada.
 2

El archivo de una organización tanto físico como digital debe ubicarse en un entorno

que permita su buen almacenamiento y control evitando daños en los documentos que

generen inconvenientes. Además debe ser almacenado de manera ordenada y adecuada

con lo cual se ahorra tiempo al momento de gestionar la documentación para la empresa

y sus diferentes áreas o departamentos.

2 Documentos físicos y tácitos

Los documentos físicos se caracterizan por ser documentos tangibles que tomando en

cuenta su valor administrativo o histórico deben ser digitalizados y que hasta el

momento de ser almacenados de manera digital deben estar sujetos a normas de

almacenamiento adecuadas considerando su deterioro. Además se considera la

interrelación que de tener entre cada uno de los demás documentos almacenados.

Los documentos digitalizados son aquellos que posee una característica tangible pero su

deterioro es nulo además su duración es mayor, además tiene una método de almacenaje

diferente al físico considerando que establece mecanismos informáticos para su orden y

almacenamiento como ficheros electrónicos los cuales permiten gestionar los

documentos derivados o utilizados por la actividad de la empresa. Tiene igual

importancias que los documentos físicos además su control de acceso es mayor debido a

que se establecen permisos de acceso a la información y datos.

3 Conclusiones

● El buen manejo de la información y la documentación en las organizaciones

tiene una gran importación considerando que pueden llegar a ser un recurso
 3

importante para el alcance de objetivos y su integración de manera sistemática

permite tener respaldos de las actividades realizadas.

● El almacenaje adecuado de los documentos físicos y tácitos deben estar sujetos a

normas establecidas por la organización y por otras entidades que permite

cumplir con requisitos y reglamentos facilitando así el funcionamiento correcto

de una empresa.

4 Bibliografía
Cortés, J. E. (21 de diciembre de 2017). Observatorio Tecnológiias de la Información y
Documento Electrónico. Obtenido de LA NORMA ISO 30301 PARA LA CERTIFICACION
DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
https://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/norma_iso_30301/

fomento, M. d. (2020). Gestion documental. Ministerio de fomento, España. Obtenido de

http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf