UNIDAD 2

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN Y
DIRECCIÓN DE PROYECTOS – ONLINE
CURSO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL
PROYECTO
UNIDAD 2: Adquirir los Recursos y Desarrollar el
Equipo.

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1. ADQUIRIR LOS RECURSOS

Es el proceso que permite obtener los miembros del equipo, instalaciones, equipamiento,
materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que describe y guía la selección de recursos asignándolos a
sus respectivas actividades. Este proceso se lleva a cabo periódicamente, según sea necesario
a lo largo del proyecto.
El Gráfico 9-8 de la Guía muestra las entradas, herramientas, técnicas, y salidas del proceso.

Los recursos para el proyecto pueden ser internos o externos a la organización ejecutante del
proyecto. Los internos son asignados por las áreas funcionales de la empresa, y los externos a
través de un proceso de adquisición con proveedores.
El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección o
asignación de recursos. Al respecto, es importante tener en cuenta lo siguiente:
• El director o el equipo del proyecto deben negociar con las personas que se encuentran
en posición de suministrar recursos para el proyecto.
• Si no se logra obtener los recursos necesarios para el proyecto, podrían afectarse los
cronogramas, presupuestos, satisfacción del cliente, calidad, y riesgos del proyecto.

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• Si los recursos del equipo no estuvieran disponibles debido a restricciones

(económicas o de disponibilidad), podría ser necesario se asignen recursos
alternativos con competencias o costos diferentes siempre que no haya violación de
criterios legales, reglamentarios u otros criterios específicos.
1.1 Entradas
Plan para la dirección del proyecto
Los componentes del plan que se requieren son: el Plan de gestión de los recursos, Plan de
gestión de las adquisiciones, y la Línea base de los costos.
Documentos del proyecto
• Cronograma: Muestra las actividades, fechas de inicio y finalización, para así saber
cuándo deben estar disponibles los recursos.
• Calendario de recursos: Documentan los periodos en los que los recursos se
encuentran disponibles.
• Requisitos de recursos: Identifican que recursos es necesario adquirir.
• Registro de interesados: Revela necesidades o expectativas de los interesados en
cuanto a recursos específicos a utilizar.
Factores ambientales de la empresa
• Información existente sobre los recursos de la organización, como: disponibilidad,
competencia, y experiencia para los recursos del equipo; y los costos de los recursos.
• Condiciones del mercado.
• Estructura organizacional.
• Ubicaciones geográficas de instalaciones y recursos.
Activos de los procesos de la organización
• Políticas y procedimientos para la adquisición, distribución y asignación de recursos
para el proyecto.
• Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas.
1.2 Herramientas y Técnicas
Toma de decisiones
Se consideran los análisis de decisiones con múltiples criterios. A menudo se usan criterios de
selección para escoger los recursos físicos o del equipo del proyecto, al utilizar una
herramienta de análisis con múltiples criterios, se desarrollan y utilizan criterios para calificar
potenciales recursos. Estos criterios son ponderados según su importancia relativa y los
valores pueden modificarse para diferentes tipos de recursos. Algunos ejemplos de criterios de
selección a usarse son: disponibilidad, costo, capacidad, experiencia, conocimiento,
habilidades, actitud, factores internacionales.

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Habilidades interpersonales y de equipo

Estas incluyen entre otras, la negociación, pues los proyectos la requieren negociar los
recursos necesarios. El equipo de dirección del proyecto podría necesitar negociar con:
• Gerentes funcionales: Garantizan que el proyecto cuente con los mejores recursos
posibles en el tiempo requerido.
• Otros equipos de dirección de proyectos dentro de la organización: Ceden o comparten
recursos escasos o especializados.
• Organizaciones y proveedores externos: Proporcionan recursos adecuados, escasos,
especializados, certificados u otros específicos que por alguna razón no se proveerán
internamente. Deben tomarse en cuenta políticas y prácticas externas de negociación
según disposiciones legales.
Preasignación
Cuando los recursos físicos o del equipo del proyecto están asignados de antemano. Esta
situación se puede dar si el proyecto resulta de la identificación de recursos específicos que lo
hacen especialmente competitivo, o si el proyecto depende de la pericia de determinadas
personas.
Equipos virtuales
Crea nuevas posibilidades a la hora de adquirir a los miembros del equipo del proyecto. Se
definen como grupos de personas con un objetivo común, que cumplen con sus respectivos
roles, y que dedican poco o nada de su tempo en la interacción personal. Las tecnologías
como el correo electrónico, teleconferencias, redes sociales, reuniones en plataformas web, y
videoconferencias, posibilitan la existencia de los equipos virtuales. El modelo de equipo
virtual permite:
• Formar equipos con personas de la misma organización que viven en áreas geográficas
distintas.
• Aportar una experiencia especial al equipo del proyecto, incluso si el experto no se
encuentra en la misma zona geográfica.
• Incorporar trabajadores que laboran desde sus domicilios.
• Formar equipos que trabajan en diferentes turnos, horarios o días.
• Incluir personas con limitaciones de movilidad o discapacidades.
• Avanzar en proyectos que habrían sido suspendidos o cancelados por gastos de
desplazamiento.
• Ahorrar en el gasto de oficinas, traslados, y equipo físico necesario para los
trabajadores.

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La planificación de las comunicaciones adquiere gran relevancia en el entorno de equipos

virtuales, puedes deben tenerse claras las expectativas, facilitarse las comunicaciones,
desarrollar protocolos para resolución de conflictos, y comprender las diferencias culturales,
compartiendo apropiadamente los méritos de los éxitos.
2.3 Salidas
Asignaciones de recursos físicos
Registra los materiales, equipos, suministros, ubicaciones, y otros recursos físicos que se
utilizarán durante el proyecto.
Asignaciones del equipo del proyecto
Registra los miembros del equipo, así como sus roles y responsabilidades dentro del proyecto.
Puede incluir un directorio del equipo del proyecto y los nombres indicados en el plan para la
dirección del proyecto, tales organigramas y cronogramas.
Calendarios de recursos
Identifica los días hábiles, turnos, inicio y fin del horario de negocios, fines de semana y días
festivos cuando cada recurso está disponible. También especifican cuándo y por cuanto
tiempo estarán disponibles los recursos del equipo y los recursos físicos identificados. Esta
información puede proporcionarse a nivel actividad o a nivel proyecto. Esto incluye
considerar atributos como experiencia, nivel de habilidad, así como ubicaciones geográficas.
Solicitudes de cambio
Cuando se producen cambios como resultado del proceso Adquirir Recursos, como: impactos
en el cronograma, en los costos, impacto de acciones preventivas o correctivas, etc.
Actualizaciones del plan para la dirección del proyecto
Los componentes del plan que pueden actualizarse como resultado de este proceso son:
• Plan de gestión de los recursos: Reflejando la experiencia real en la adquisición de los
recursos, incluidas lecciones aprendidas.
• Línea base de costos: Puede cambiar como resultado de la adquisición de los recursos
para el proyecto.

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Actualizaciones a los documentos del proyecto

Los documentos que pueden actualizarse como resultado de este proceso son:
• Registro de lecciones aprendidas: Con la información sobre las dificultades
encontradas y cómo podrían haberse evitado, así como los enfoques positivos.
• Cronograma del proyecto: La disponibilidad de los recursos necesarios puede
modificarlo.
• Estructura de desglose de recursos: Los recursos adquiridos se registran.
• Requisitos de recursos: Es actualizada para reflejar los recursos adquiridos.
• Registro de riesgos: Los nuevos riesgos identificados durante este proceso.
• Registro de interesados: Con los nuevos interesados y nueva información de los
interesados existentes.
Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa
Pueden actualizarse, entre otros: La disponibilidad de recursos dentro de la organización, y la
cantidad de recursos consumibles que se han utilizado.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Pueden ser actualizados, entre otros: la documentación relacionada con la adquisición,
asignación, y distribución de recursos.
2. DESARROLLAR EL EQUIPO
Es el proceso que permite mejorar las competencias, interacción, y el ambiente de los
miembros del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. El beneficio clave de este
proceso es que resulta en: una mejora del trabajo en equipo, así como de las habilidades
interpersonales y competencias; empleados motivados, reducción de la deserción, y mejora
del desempeño del proyecto en general. Este proceso se lleva a cabo a lo largo del proyecto.

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El Gráfico 9-10 de la Guía muestra las entradas, herramientas, técnicas, y salidas del proceso.

El trabajo en equipo es factor crítico para el éxito del proyecto, y el desarrollo de equipos
eficaces es una de las responsabilidades principales del director de proyecto, para lo cual
requiere las habilidades necesarias.
Un rendimiento elevado del equipo se puede lograr mediante los siguiente:
• Uso de una comunicación abierta y eficaz.
• Creación de oportunidades de trabajo en equipo.
• Desarrollo de la confianza entre los miembros del equipo.
• Gestión de los conflictos en forma constructiva.
• Fomento de la resolución colaborativa de problemas.
• Fomento de la toma de decisiones en forma colaborativa.

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Los proyectos se desarrollan hoy en día en un entorno global y caracterizados por la

diversidad cultural; con miembros del equipo poseedores de diversas experiencias,
manejando distintos idiomas, y en ocasiones trabajando con un lenguaje propio de equipo o
normas culturales diversas. El equipo de dirección del proyecto debe capitalizar todas estas
diferencias y centrarse en desarrollar al equipo a lo largo de todo el ciclo de vida del
proyecto.
Uno de los modelos más utilizados para describir el desarrollo de un equipo es el de la
Escalera de Tuckman, que establece 5 etapas de desarrollo por las que pueden pasar los
equipos. Aunque lo normal es que dichas etapas sean consecutivas, también puede darse que
un equipo se quede estancado en una etapa determinada o que retroceda a una etapa anterior;
en el caso de equipos que han trabajado con anterioridad es posible también que se saltee
algunas de las etapas.
• Formación: Los miembros del equipo se reúnen y se informan acerca del proyecto, así
como de sus roles y responsabilidades.
• Turbulencia: El equipo empieza a abordar el trabajo del proyecto, y cada miembro
evidencia su punto de vista. Si los miembros no colaboran o no se muestran flexibles,
el ambiente puede tornarse contraproducente.
• Normalización: Empiezan los consensos y los miembros empiezan a trabajar
conjuntamente, ajustando sus hábitos, comportamientos y puntos de vista en beneficio
del equipo. Se empieza a generar mayor confianza.
• Desempeño: Los equipos empiezan a funcionar como una unidad organizada, son
interdependientes y afrontan los problemas con mayor eficacia.
• Disolución: El equipo completa el trabajo, y se desliga del proyecto según va
completando sus entregables.

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La duración de cada etapa depende de la dinámica, tamaño, madurez de los miembros y el

liderazgo del equipo.

2.1 Entradas
Plan para la dirección del proyecto
Incluye principalmente entre otros el Plan de Gestión de los Recursos, el cual brinda
orientación sobre: otorgamiento de recompensas, retroalimentación, capacitación, acciones
disciplinarias como resultado de las evaluaciones del desempeño, criterios de evaluación, y
otras formas de gestión del equipo del proyecto.
Documentos del proyecto
Los documentos que pueden ser considerados como entradas son:
• Registro de lecciones aprendidas: Lecciones aprendidas tempranamente pueden
aplicarse para mejorar el desempeño posterior del equipo.
• Cronograma del proyecto: Define como y cuando se debe proporcionar la
capacitación, identifica la necesidad de estrategias de desarrollo del equipo en base a
las variaciones durante la ejecución del proyecto.
• Calendarios de recursos: Identifican cuando los miembros del equipo pueden
participar en las actividades de desarrollo, ayudan a ilustrar la disponibilidad del
equipo durante todo el proyecto.
• Acta de constitución del equipo: Los valores de equipo y las pautas operativas
proporcionan la estructura que describe cómo va a funcionar el equipo en conjunto.
Factores ambientales de la empresa
Los factores que pueden influir en este proceso, entre otros son: Políticas de gestión de
recursos humanos, Habilidades, competencias y conocimientos especializados de los
miembros del equipo; y Distribución geográfica de los miembros del equipo.
Activos de los procesos de la organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir, entre otros, son: la
información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.

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2.2 Herramientas y Técnicas

Coubicación
Consiste en colocar a algunos o todos los miembros activos del equipo del proyecto en la
misma ubicación física con el fin de mejorar su desempeño. Puede ser temporal en momentos
de importancia estratégica para el proyecto, o permanente. Puede incluir una sala de
reuniones, espacios comunes para publicar información, y otras facilidades que contribuyan a
mejorar la comunicación y al trabajo en equipo.
Equipos virtuales
Utilizan la tecnología para crear un entorno de equipo en línea, donde se pueda almacenar
información, sostener discusiones virtuales sobre temas específicos, y mantener un calendario
de equipo. Puede aportar beneficios como la utilización de recursos expertos a distancia,
reducción de costos, disminución de los gastos de viaje y reubicación, así como proximidad a
proveedores, clientes y otros interesados clave.
Tecnología de la información
Ayuda a abordar la problemática del desarrollo de equipo, y crear un ambiente armonioso
tanto para equipos ubicados en un mismo lugar, como para equipos virtuales. Ejemplos de
tecnología de la comunicación que se utilizan en el entorno de los proyectos:
• Portal compartido: Repositorio común para intercambio de información (sitio web,
intranet, o software de colaboración).
• Videoconferencia: Técnica de comunicación eficaz vía contacto visual en equipos
virtuales.
• Conferencias de audio: Comunicación simultánea entre varios miembros del equipo
mediante audio.
• Correo electrónico/chat: Comunicación escrita entre más de un miembro del equipo, es
lo más usado hoy en día.

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Habilidades interpersonales y de equipo

• Gestión de conflictos: El director del proyecto debe resolver los conflictos de manera
oportuna y constructiva.
• Influencia: La habilidad de influencia más usada en este proceso, es la recopilación de
información relevante para llegar a acuerdos y mantener la confianza mutua.
• Motivación: La motivación de los equipos se logra empoderándolos para participar en
la toma de decisiones, e inducirlos a trabajar en forma independiente.
• Negociación: Se utiliza para llegar a un consenso sobre las necesidades del proyecto,
puede crear confianza y armonía entre los miembros del equipo.
• Desarrollo del espíritu de equipo: Consiste en la realización de actividades que
mejoren las relaciones sociales del equipo, desarrollando un ambiente de trabajo
colaborativo. Las actividades de desarrollo del espíritu de equipo pueden darse dentro
o fuera de la organización. Resultan especialmente valiosas cuando los miembros
trabajan desde ubicaciones distantes. La comunicación y actividades informales
pueden ayudar a generar un clima de confianza, y a establecer buenas relaciones
laborales.
Reconocimiento y recompensas
Parte del proceso de desarrollo del equipo consiste en reconocer y recompensar el
comportamiento deseable. El plan original de recompensas es desarrollado durante el proceso
Planificar la gestión de los recursos. Las recompensas serán eficaces sólo si satisfacen una
necesidad valorada por el individuo. Se deben tener en cuenta las diferencias culturales a la
hora de determinar los reconocimientos y recompensas. Las personas son motivadas cuando
se sienten valoradas, y esta valoración se demuestra por medio de las recompensas que
reciben. En general puede usarse el dinero como una recompensa tangible, pero las
recompensas intangibles como: reconocimiento, oportunidad de desarrollo, y ascensos,
pueden ser tanto o más eficaces. Es recomendable otorgar los reconocimientos y recompensas
durante el ciclo de vida del proyecto, y no esperar a la finalización del mismo para hacerlo.
Capacitación
Incluye las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo
del proyecto. Puede ser formal o informal. Algunos métodos de capacitación son: en aula, por
internet, basada en computadoras, en el puesto de trabajo, a través de mentores y coaches. Si
los miembros del equipo no cuentan con las habilidades técnicas o de gestión necesarias, estas
pueden desarrollarse como parte del trabajo del proyecto. La capacitación programada se
realiza según lo establecido en el plan de gestión de los recursos, la capacitación no
programada se realiza como resultado de la observación y las evaluaciones de desempeño del
proyecto, durante el proceso Dirigir el equipo del proyecto. Los costos asociados a la
capacitación, se pueden incluir en el presupuesto del proyecto, o bien pueden ser asumidos
por la organización ejecutora en caso que las habilidades adquiridas puedan ser útiles para
futuros proyectos.

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Evaluaciones individuales y de equipo

Proporcionan al director y al equipo del proyecto, un conocimiento sobre las fortalezas y
debilidades de los miembros del equipo. Existen herramientas de evaluación como: encuestas
de actitud, evaluaciones específicas, entrevistas estructuradas, pruebas de habilidad, y los
grupos focales.
Reuniones
Se usan para discutir y abordar temas pertinentes para el desarrollo del equipo. Entre los
asistentes figuran el director del proyecto y el equipo del proyecto. Pueden ser reuniones de
orientación del proyecto, reuniones de desarrollo del espíritu de equipo, y las reuniones de
desarrollo del equipo.

3.3 Salidas
Evaluaciones de desempeño del equipo
Es de esperar que las estrategias y actividades de desarrollo del equipo (capacitación,
desarrollo de espíritu de equipo, coubicación, etc.), mejoren su desempeño. La evaluación de
la eficacia del equipo puede incluir indicadores tales como:
• Mejoras en las habilidades que permitan a las personas realizar tareas de manera más
eficaz.
• Mejoras en las competencias que ayudan a los miembros a funcionar mejor como
equipo.
• Reducción del índice de rotación del personal.
• Mayor cohesión del equipo.
Como resultado de la evaluación de desempeño general del equipo, el equipo de dirección del
proyecto puede identificar la necesidad de capacitación, entrenamiento, utilización de coaches
o mentores, o las acciones necesarias para mejorar el desempeño del equipo y aumentar la
probabilidad de cumplir con los objetivos del proyecto.

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Solicitudes de cambio
Si se producen cambios como resultado de llevar a cabo el proceso Desarrollar el Equipo, o
cuando las acciones correctivas o preventivas impacten sobre cualquiera de los componentes
del plan para la dirección del proyecto o los documentos del proyecto, el director debe
presentar una solicitud de cambio y seguir el proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios.
Actualizaciones al Plan para la dirección del proyecto
El componente que puede requerir una solicitud de cambio es entre otros, el plan de gestión de
los recursos.
Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas: Se actualiza con información sobre las dificultades
encontradas y cómo podrían haberse evitado, así como los enfoques que funcionaron
bien para el desarrollo del equipo.
• Cronograma del proyecto: Las actividades orientadas a desarrollar el equipo pueden
originar cambios en el cronograma del proyecto.
• Asignaciones del equipo del proyecto: Cuando el desarrollo del equipo tiene como
resultado cambios en las asignaciones acordadas.
• Calendarios de recursos: Son actualizados para reflejar la disponibilidad de recursos
para el proyecto.
• Acta de constitución del equipo: Puede ser actualizada para reflejar los cambios a las
pautas operativas del equipo acordadas que resulten del desarrollo del equipo.
Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa
Los factores que son actualizados como resultado de este proceso son, entre otros: Los
registros del plan de desarrollo de los empleados, y las Evaluaciones de las habilidades.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Los activos que son actualizados como resultado de este proceso son, entre otros: Los
requisitos de capacitación, y la Evaluación del personal.

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