INVESTIGACIÓN CONTABLE/INVENTARIOS

Generalidades.
Uno de los activos más importantes y de más valor dentro de una empresa, lo
constituyen los inventarios, cuya naturaleza es muy diversa de acuerdo a los
diferentes tipos de empresas que existen.
En el caso de una empresa comercial se da el nombre de inventario mercancías a
todos aquellos artículos que al finalizar el periodo contable no se han vendido.
Existen otros inventarios muy importantes en las empresas manufactureras cuyo
estudio corresponde a la contabilidad de costos.
Como la posesión real y la propiedad no siempre van unidas, el contador debe
tener mucho cuidado de que toda la mercancía propiedad de la empresa poséase
o no físicamente se incluya en el inventario, y a la vez tener cuidado que
mercancía que no es de su propiedad así se posea físicamente no se vaya a incluir
en su inventario. (Mercancías en consignación. Ventas realizadas)
Definición.
Representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los
negocios, así como aquellos que se encuentran en el proceso de producción, o se
utilizaran en la producción de otros que se van a vender.
Es toda la mercancía de la cual la empresa es propietaria sin tener en cuenta
donde se encuentre.
Clases de Inventarios.
Según el tipo de empresa pueden existir varias clases de inventarios:
-Inventario de mercancías.
-Inventario de materias primas.
-Inventario de productos en proceso.
-Inventario de productos terminados
-Inventario de piezas acabadas (Ensamble).
-Inventario de suministros.
-Inventario de repuestos.
Inventario de Mercancías.
En los negocios comerciales el inventario de mercancías constituye uno de los
activos que demanda mayor inversión, y de su venta se derivan los ingresos y las
utilidades operacionales.
El inventario comprende las mercancías disponibles para la venta, las mercancías
entregadas en consignación a otras empresas y las mercancías en tránsito. Se
1
deben excluir del inventario las mercancías recibidas en consignación.
Debido a que las empresas comerciales convierten sus mercancías en efectivo en
el curso ordinario del negocio, la cuenta inventario mercancías se presenta como
un activo corriente en el balance general. Además, el inventario de mercancías
también incide en la determinación del costo de ventas, elemento importante del
estado de resultados.
La base del registro del inventario es su costo de adquisición y en él se incluyen
las erogaciones directas e indirectas efectuadas para ponerlo en condiciones de
venta. El costo del inventario debe incrementarse por diferencias de cambio en
pasivos en moneda extranjera, y gastos financieros originados en su compra.
Dinámica de la cuenta de inventario mercancías.
Se debita por:
-Costo de las mercancías compradas.
-El valor de los ajustes por sobrantes de la toma física del inventario.
-El costo de las mercancías devueltas por los clientes.
-El valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando se utiliza el sistema
periódico.
Se acredita por:
-El costo de las mercancías vendidas.
-El valor de las mercancías devueltas a los proveedores.
-El valor de los ajustes originados en los faltantes que resultan por la toma física
del inventario.
-El valor de los ajustes originados por la mercancía dada de baja.
-La merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse, siempre que
se deba a causas naturales.
-El valor de las mercancías destinadas al consumo interno de la empresa.
-El valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando se utiliza el sistema
periódico.

Sistemas de Inventarios.
Existen dos sistemas de inventarios para la contabilización de la compra y venta
de mercancías, cada uno tiene sus características propias y la utilización del uno o
del otro depende de las circunstancias particulares de cada empresa.
El registro contable de las transacciones relacionadas con las mercancías
constituye uno de los aspectos más importantes, pues de esto depende en gran
parte la exactitud en la valoración del inventario, la determinación del costo de

2
ventas y por tanto la medición del resultado de las operaciones.
Existen dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la
contabilización delos inventarios:
SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO Y SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE.
Sistema de inventario periódico.
Este sistema conocido también como “juego de inventarios” se caracteriza porque
al momento de comprar o vender las mercancías, en ningún momento se utiliza la
cuenta de inventario mercancías, además para conocer el inventario final de
mercancías es necesario hacer un inventario físico al finalizar el periodo contable.
Por eso se denomina inventario periódico ya que el inventario final de mercancías
se conoce es por periodos.
Compras de mercancías
Cuando una empresa adquiere un activo, se debita la cuenta del activo, esto es lo
normal en los registros contables; sin embargo en el sistema de inventario
periódico esto no ocurre así porque no se utiliza la cuenta del activo inventarios.
En éste sistema cuando se adquieren mercancías se registran en la cuenta de
“Compras” por el costo de la mercancía adquirida. La cuenta de compras es una
cuenta temporal que habrá que cerrarla al final del periodo contable contra la
cuenta del costo de la mercancía vendida.
Ejemplo: El almacén refrigeramos, compra en Enero 1° de 2.___ neveras por un
valor de $18´000.000 a la compañía Haceb, para cancelar la compra le conceden
30 días.

Compra de Mercancías-6205 Proveedores-2205

________________________ _________________
(1)18´000.000 18´000.000 (C) 20´970.000

IVA-2408 Retefuente-2365
_______________ ______________
(1)3´420.000 450.000(1)

3
Venta de Mercancías
Cuando una empresa vende o cede un activo, la cuenta que se acredita es la
cuenta del respectivo activo. Lo mismo que en las compras de mercancías, en éste
sistema no se acredita la cuenta del activo, sino que el registro se hace en la
cuenta de ventas de mercancías por el precio de venta de las mercancías; es decir
no se registra el costo de la mercancía. La cuenta de ventas es una cuenta
temporal que habrá que cerrarla al finalizar el periodo contable contra la cuenta
de pérdidas y ganancias.
Ejemplo: El almacén refrigeramos vende neveras en Enero de 2.___por valor de
$25´000.000. Las ventas se hicieron a crédito.

Deudores clientes-1305 Ventas Mercancías-4135

_____________________ ____________________
(1)29´125.000 (C1)25´000.000 25´000.000 (1)

Iva-2408 Anticipo Impuestos-1355

______________ ___________________
4´750.000 (1) (1)625.000

Cuenta Inventario Mercancías

Como lo acabamos de ver no se hace ningún registro en ésta cuenta, ni cuando se
compra mercancía ni cuando se vende mercancía, esta cuenta siempre
permanecerá con el valor de las existencias que habían al iniciar el periodo
contable, por lo tanto la única forma de conocer el inventario de mercancías al
finalizar el periodo contable es haciendo un inventario físico y valorarlo al costo.
Ejemplo: Supongamos que el inventario de mercancías del almacén Refrigeramos
al iniciar el periodo contable era de $5´400.000

Inventario Mercancía-1435
_______________________
(I.I) 5´400.000

4
La única forma que nos permite conocer el costo de la mercancía vendida en éste
sistema de inventarios es por deducción una vez que hemos determinado el costo
del inventario final de mercancías (Inventario físico)
Esta forma de determinar el costo de la mercancía vendida se conoce con el
nombre de “juego de inventarios”
Costo Inventario Inicial $5´400.000
+Costo de las compras $18´000.000
-Costo del Inventario final $9´000.000
=Costo de la mercancía vendida. $14´400.000
Si el inventario final de mercancías (Físico) de El almacén Refrigeramos al
valorarlo al costo nos arroja un valor de $9´000.000, tenemos que hacer un ajuste
para actualizar la cuenta de inventarios mercancías que se encuentra valorada al
costo del inventario inicial.

Inventario Mercancías-1435 Costo Mercancía Vendida 6135

________________________
(I.I) 5´400.000 5´400.000 (A)
(A1) 9´000.000
_________________________
9´000.000
_________________________
(A) 5´400.000
(C) 18´000.000 9´000.000 (A1)
__________________________
14´400.000 14´400.000 (C2)

Pérdidas y Ganancias-5905 Utilidad del Ejercicio-3605

________________________ ______________________
(C2) 14´400.000 25´000.000 (C1) 10´600.000 (C3)
____________________________
(C3) 10´600.000 10´600.000
Almacén Refrigeramos
Estado de Resultados
Enero 1°-Enero31-2__
Venta Mercancías $25´000.000
Costo Mercancía Vendida (14´400.000)
Inventario Inicial de mercancía $5´400.000
Compras de Mercancía 18´000.000
Mercancía Disponible 23´400.000
Inventario Final de Mercancías 9´000.000

5
Sistema de inventario permanente
La gran diferencia con el sistema anterior es que éste sistema se ajusta a las reglas
de la contabilidad para la adquisición y venta de activos, cuando se compra
mercancía se debita la cuenta de inventario mercancías (cuenta del activo) y se
acredita ésta cuenta cada vez que se venden mercancías por el costo de la
mercancía vendida. Como resultado de esto la cuenta de inventario mercancías
muestra permanentemente el valor de la mercancía que la empresa tiene en
existencia.
La utilización de éste sistema requiere de un doble asiento cuando se realiza una
venta, uno por el precio y otro por el costo de la mercancía que se vende (costo
de la mercancía vendida).
Compra de mercancías.
En éste sistema cuando se compran mercancías se debita la cuenta de inventario
mercancías y no la cuenta de compras como en el sistema periódico.
Ejemplo: El almacén refrigeramos compra en Enero 1° de 2.____, neveras por
valor de $18´000.000 a la empresa Haceb, para cancelar la compra le conceden 30
días.

Inventario Mercancías-1435 Proveedores-2205

(1)18´000.000 20´970.000 (1)

Iva-2408 R/Fuente-2365
(1)3´420.000 450.000 (1)

Venta de mercancías.
Para contabilizar la venta de mercancías es necesario conocer el precio de venta y
el costo de la mercancía que se vende para poder contabilizar la venta al costo en
la cuenta de inventario mercancías.
Ejemplo: El almacén refrigeramos vende neveras durante el mes de Enero de
2.____por valor de $25´000.000, las ventas se hicieron a crédito. El costo de la
mercancía vendida equivale al 57.6% del precio de venta.

Cuentas por cobrar-1305 Ventas-4135

(1) 29´125.000 25´000.000 (1)
6
 Iva-2408 Anticipo Imptos.-1355
4´750.000 (1) 625.000

Costo de la Mercancía vendida-6135 Inventario Mercancías-1435

(2) 14´400.000 14´400.000 (2)

Cuenta inventario mercancías.

Como al momento de comprar se hizo el registro en esta cuenta (débito) y cuando
se vendió también se registró en ésta cuenta el costo de la mercancía vendida
(crédito), no es necesario como en el sistema anterior realizar ajuste para conocer
el resultado final de la cuenta de inventario mercancías.
Supongamos que al iniciar el periodo contable el costo del inventario inicial de
mercancías era de $5´400.000

Inventario Mercancías-1435
(s) 5´400.000 14´400.000
18´000.000
9´000.000
Asientos de cierre:

Ventas-4135 Ganancias y Pérdidas-5905

(C1)-25´000.000 25´000.000 (s) (C2) 14´400.000 25´000.000 (C1)
(C3) 10´600.000 10´600.000

Costo de la Mercancía Vendida Utilidad del Ejercicio-3605

(s) 14´400.000 14´400.000 (C2) 10´600.000 (C3)

7
Almacén Refrigeramos
 Estado de Resultados
Enero 1°.Enero-31

Ventas $25´000.000
Costo de la mercancía vendida 14´400.000
Utilidad bruta en ventas 10´600.000

Comparación entre los dos Sistemas.

Sistema periódico Sistema Permanente
Se utiliza en empresas que venden menudeo Se utiliza en empresas que
Grandes cantidades de mercancías de bajo valor venden mercancías de valor
alto.
No observa las normas contables de compra de Actúa en concordancia con las
Activos normas contables de compra y
Venta de activos.
Las compras de activos no afectan la cuenta de Las compras afectan la cuenta
Inventario mercancías. De inventario mercancías.

Al vender solo maneja información sobre el Al vender maneja información

Precio de venta del precio y del costo de la
mercancía que se vende.
La venta de mercancías no afecta la cuenta La venta afecta la cuenta de
de inventario mercancías inventario mercancías al costo.

Al final del período contable se requiere No requiere conteo físico para

efectuar conteo físico de las unidades en determinar las existencias.
Existencia.

El inventario de mercancías requiere de No se requiere de ajuste para

ajuste para determinarlo. Determinar el inventario final.

Caso práctico Inventarios.

El almacén “Caminemos” se dedica a la comercialización de zapatos para hombre;
en el mes de Enero de 2.__ realizó las siguientes transacciones:
8
Enero-5-compra a crédito 12 pares de zapatos por valor de $1´080.000
Enero-7-Vende de contado 6 pares de zapatos por valor de $920.000
Enero-8-Vende a crédito 5 pares de zapatos por valor de $800.000
Enero-12-Compra a crédito 15 pares de zapatos por valor de $1´650.000
Enero-14-Vende al contado 7 pares de zapatos por valor de $1´229.000
Enero-15-Vende a crédito 9 pares de zapatos por valor de $1´523.000
Enero-15- Paga por concepto de salarios $750.000
Enero-18-Vende de contado 3 pares de zapatos por valor de $641.000 y 8 pares
a crédito por valor de $1´376.000
Enero-25-Compra a crédito 8 pares de zapatos por valor de $896.000
Enero-28-vende a crédito 6 pares de zapatos por valor de $1´094.000
Enero-30- Paga arrendamiento por valor de $900.000
Enero-30-Paga salarios por valor de $750.000
En Enero 31 se efectuó conteo físico de la mercancía existente en el almacén y se
encontraron 6 pares de zapatos por un costo de $672.000
El almacén al iniciar el mes tenía en existencia 15 pares de zapatos por un costo
de $1´200.000
*Costo de la mercancía vendida 55% del precio de venta (Inventario permanente)
Se nos pide registrar las transacciones y preparar el estado de resultados.
Nota: Solucionar utilizando los dos sistemas de inventarios.

9
Métodos de valoración de Inventarios
Las empresas deben emplear algún método de fijación de costos, para poder
valorar sus existencias y conocer el costo de la mercancía que se vende.
El costo que se asigne a los inventarios dependerá del método de fijación de
costos que se utilice y afectarán también los estados financieros de la empresa.
(Los activos y la utilidad).
Existen varios métodos para valorar los inventarios:
-Primeras en entrar Primeras en salir (Peps) (fifo)
-Promedio Ponderado
-Identificación específica
-Retail
-Último costo
-Costo estándar
Próximas en entrar primeras en salir (Preps)

Primeras en entrar primeras en salir (Peps)

Como su nombre lo indica, éste método se basa en el supuesto de que las
mercancías se venden en el orden en que se reciben, por consiguiente las
unidades en existencias al final del período se valoran con los últimos precios de
adquisición y como la tendencia es alcista su valor será el más elevado.
Con éste método vale la pena resaltar que el flujo físico de las mercancías no
coincide necesariamente con la forma como se valoran.
Con la utilización de éste método los inventarios quedan actualizados, pero desde
el punto de vista de las utilidades, hace figurar una ganancia mayor, lo cual se
traduce en mayores impuestos para la empresa.
Promedio Ponderado.
Para determinar el valor de las mercancías en existencia bajo éste método debe
calcularse un costo unitario promedio ponderado el cual se determina al tomar el
costo total de las mercancías disponibles para la venta y dividirlo por el número
de unidades disponibles. El resultado se aplica tanto a las unidades vendidas para
determinar el costo de las ventas como a las unidades en existencia al final del
período para establecer el valor del inventario final.
Al utilizar éste método el inventario y las utilidades quedan valorados a precios
razonables.
Identificación Específica.
Este método conocido también como “método de costo identificado”, se utiliza
10
Cuando las unidades que hacen parte del inventario final pueden asociarse como
pertenecientes a compras específicas. La identificación del valor por asignar a
cada unidad corresponde al costo real que aparece en las respectivas facturas de
compra.
Este método se utiliza en empresas cuyas mercancías presentan costos unitarios
muy elevados, como las que comercializan electrodomésticos, vehículos, equipos
para fábricas etc. Siempre y cuando al final del periodo las unidades en existencia
puedan identificarse con el costo real de la compra.
Retail
Este método también se conoce como método al detal o al por menor y es
utilizado por los almacenes de cadena, tiendas de ropa, etc., que venden al
menudeo gran cantidad de artículos. Organizaciones como las anteriores emplean
éste método por su flexibilidad para determinar costos de venta y saldos en
existencias sin tener que realizar inventarios físicos y por la necesidad de
controlar permanentemente los inventarios cuyos registros se llevan al precio de
venta.
El método se basa en el supuesto de que la relación entre el costo de la mercancía
disponible para la venta y el precio de las mercancías se determinan en el
momento de la compra; constituye básicamente un método de estimación del
costo de las mercancías y aunque no requiere inventarios físicos, en caso de que
se realicen debe calcularse el precio de venta a partir de las etiquetas del precio
de las mercancías inventariadas, y luego reducir el costo obtenido con la
aplicación del precio de venta. Para garantizar una correcta aplicación de éste
método, las mercancías deben clasificarse por grupos homogéneos a los cuales se
les asigna un precio de venta a partir del costo de compra y del margen de
utilidad bruta.
En éste método, el costo del inventario final se obtiene de multiplicar:
Mercancía disponible para la venta xl costo X Valor Inv. /Mcias final al precio
Mercancía disponible para la venta al precio
Costo Precio de Venta
Inventario Inicial de Mcias. $30.000 $50.000
Compras Enero $300.000 $500.000
Mer/cia. Disponible para la Venta $330.000 $550.000
Costo de ventas en Enero Y $465.000
Inventario Final M/cia al costo X 85.000

11
Inventario final de m/cia X= $330.000
=60% x $85.000=$51.000
$550.000

El costo de ventas estimado Y= $465.000 x &0%= $279.000

Como se observa, éste método requiere registros de las compras netas al costo y
al precio de venta; de las ventas netas al precio de venta, del porcentaje entre las
mercancías disponibles para la venta al costo y al precio de venta, y de la
aplicación de éste porcentaje al inventario de mercancías final para obtener el
costo aproximado.
Kardex
Es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de las
existencias de mercancías en un almacén o empresa.
El Kardex debe contener la cantidad, unidad de medida y el precio unitario de las
mercancías o productos.
Es importante porque proporciona información y ayuda al control de las
existencias.
Caso Práctico
La Ferretería “produzcamos” se dedica a la compra y venta de láminas de acero,
Utiliza el sistema de inventarios Permanente. Nos presenta la información
correspondiente al mes de Marzo de 2019 y nos pide que valoremos sus
inventarios por los métodos PEPS y Promedio ponderado, Con el fin de conocer
el efecto en su inventario y en la utilidad y le expliquemos el porqué de estas
diferencias.
Información
Inventario Inicial 50 láminas por un costo de $840.000
Marzo-5-Compra 250 láminas a crédito por $4´350.000
Marzo-6-Vende al contado 120 láminas por $2´760.000
Marzo-7-Compra 400 láminas a crédito por $7´000.000
Marzo-8-Vende al contado 150 láminas por $3´525.000
Marzo-9-Vende 250 láminas a crédito por $5´750.000
Marzo 12-Compra al contado 200 láminas por $3´600.000
Marzo-15-Vende al contado 220 láminas por $5´500.000
Marzo-18-Compra a crédito 400 láminas por $7´240.000
Marzo 19-Vende 450 láminas a crédito por $11´250.000
Marzo-23-Vende al contado 50 láminas por $1´250.000
Marzo-25-Compra a crédito 300 láminas por $5´550.000
Marzo-26-Compra al contado 300 láminas Por $5´565.000
Marzo-28-Vende al contado 600 láminas por $15´000.000
Marzo-30-Compra a crédito 250 láminas por $4´750.000
Marzo-31-Cancela servicios públicos por valor de $600.000
Marzo 31- Paga salarios por valor de $1´500.000
*Contabilizar todas las transacciones generadas por la compra y venta de láminas.