ECOPETROL S.A.

VICEPRESIDENCIA DE HSE – GERENCIA DE SALUD INTEGRAL

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN A ECOPETROL S.A. DE FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES

Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en Colombia (Decreto 417 del 17/03/2020)

Plan de Beneficios de Salud (PBS) de ECOPETROL S.A.

Red de Prestadores de Servicios de Salud

1. CONDICIONES GENERALES

1.1. Vigencia de la guía.

Esta guía solo aplicará mientras durante el tiempo de duración de la declaración de la condición de
Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional o hasta cuando la
Gerencia de Salud Integral (GSD) de la Vicepresidencia HSE de ECOPETROL S.A. así lo determine y
comunique.

1.2. Condiciones del proceso de auditoría concurrente.

Los prestadores de servicios de salud que esté sujetos a los procesos de auditoria concurrente,
deben asegurar al equipo de auditores autorizados por ECOPETROL S.A. a través de su empresa
aliada contratista, la forma de acceder remotamente a las historias clínicas de los beneficiarios del
PBS, en las áreas asistenciales en donde reciban los servicios de alto costo, hospitalización,
observación, urgencias o consulta prioritaria.

En la situación restrictiva o limitante por condiciones del estado de emergencia donde no se

pueda realizar la auditoría concurrente en sitio, es decir en las áreas asistenciales o administrativas
de la sede física de la IPS, entonces las IPS sujetas o identificadas para ese tipo de auditoría; las
mismas presentarán a ECOPETROL S.A. las facturas sin el ejercicio de verificación y validación de la
auditoría concurrente. La auditoría médica y de los profesionales de la salud concurrente sobre esas
facturas se ejecutará en forma retrospectiva, generando las respectivas glosas en forma de notas
crédito sobre las facturas verificadas y validadas.

1.3. Alcance de la guía.

La guía aplicará a todos los contratistas de la red de prestadores de servicios de salud del PBS de
ECOPETROL S.A. a nivel nacional.

2020.03.26_v2_PROCEDIMIENTO ENVIO FACTURAS CORREO ELECTRÓNICO.docx 1

1.4. Medios de presentación de las facturas o documentos equivalentes a ECOPETROL S.A.

Por tratarse de un buzón funcional de correo electrónico habilitado para cada dependencia de
servicios de salud, éste mecanismo de envío de facturas de venta o documentos equivalentes podrá
utilizarse todo el día solo para las fechas programadas de radicación para la regional.

2. PROCEDIMIENTO

2.1. Se enviarán a ECOPETROL S.A. las facturas digitalizadas y/o electrónicas a través del correo
electrónico informado por la dependencia de servicios de salud,
CXP_Salud_CUI@ecopetrol.com.co

2.2. Cada correo enviado al buzón debe corresponder a una única factura. Si el prestador de
salud envía más de una factura en un solo correo electrónico, la totalidad del correo será rechazado
y no se dará por recibido para los procesos auditoría.

2.3. El correo electrónico enviado por el prestador de salud a ECOPETROL S.A. debe
estructurarse y contener la siguiente información:

PARA: CXP_Salud_CUI@ecopetrol.com.co

ASUNTO: En el Asunto del correo electrónico deberá indicar expresamente lo siguiente (Para
cumplir una regla de Outlook):

*** PRESENTACIÓN FACTURA SERVICIOS SALUD – *** ### CONTRATO SAP – ###
FACTURA

En los campos ### se escribirán respectivamente, el número del contrato SAP y el número
de la factura enviada en el correo electrónico.

CUERPO O CONTENIDO DEL CORREO:

En el cuerpo o contenido se debe identificar si el Contratista o Empresa Contratista, está

obligado a facturar electrónicamente o no.

DOCUMENTOS ADJUNTOS:

a. Como anexo (Adjunto) al correo electrónico deben enviarse los siguientes

documentos normalizados o estandarizados así:

i. Los archivos adjuntados a cada correo deben ser únicamente en el estándar

PDF (Sigla del inglés Portable Document Format, «formato de documento
portátil»). Preferiblemente la calidad de la resolución de escaneo o
digitalización de cada documento debe ser igual o superior a 200 dpi (ppp)
e inferior a 300 dpi (ppp).

2020.03.26_v2_PROCEDIMIENTO ENVIO FACTURAS CORREO ELECTRÓNICO.docx 2

 ii. En ningún caso se recomienda que se envíen documentos por debajo de
200 dpi (ppp), porque pueden tener muy poca calidad, no ser legibles y
luego dificultar su lectura y proceso. Tampoco se recomienda digitalizar
nada por encima de 300 dpi (ppp) porque más allá de ese valor, existirá una
calidad excesiva o innecesaria y también se podría convertir en un archivo
muy grande de tamaño.

iii. Cada correo electrónico y sus adjuntos, no debe ser mayor a 10 Megabytes
(Por correo).

iv. La factura debe venir acompañada de sus soportes respectivos: Cuerpo de

la factura (PDF), actas y/o soportes (PDF, excepto Excel), documento o carta
de carga o recibido de RIPS en e-Salud, órdenes de servicio y su acuse de
recibo por el beneficiario (PDF). Los demás documentos requeridos por la
auditoria de salud para el proceso correspondiente, tal y como se vienen
facilitando (PDF).

v. La recepción de la factura será válida por ECOPETROL S.A., una vez la

empresa de auditoría verifique los documentos cargados en cada correo
electrónico por factura.

vi. La validez y completitud documental será respondida al prestador de salud

(IPS) por la empresa de auditoría médica y facturación contratada por
ECOPETROL S.A. o por el medio que ECOPETROL defina.

2.4. El prestador de salud antes de enviar el correo electrónico a ECOPETROL S.A. debe usar en
las OPCIONES de su cuenta de correo electrónico y allí seleccionar la opción SOLICITAR LA
CONFIRMACION DE ENTREGA, esta será la manera para que los contratistas tengan la certeza que
llegó el correo al buzón indicado. Lo anterior, siempre y cuando esté considerada esa alternativa en
su cliente de correo electrónico.

2.5. Todos los documentos adjuntos deben ser remitidos escaneados en PDF, y según sea
indicado comprimidos en formato ZIP sin claves o contraseñas.

2.6. Por cada correo electrónico solo se podrán enviar una factura y sus soportes hasta la
capacidad de 10 MB. El prestador enviará tanto correos, como sean necesarios para asegurar la
presentación completa de los anexos de una factura con tamaño superior al indicado.

2.7. En caso que los documentos enviados por factura no cumplan con los requisitos aquí
expuestos, les será notificado por parte del equipo de auditoria que no se acepta la facturación, les
será devuelta y se eliminara del repositorio, la factura con sus soportes. De estas notificaciones, se
llevará un registro o base por parte de la gestión integral de cuentas por pagar de la empresa de
auditoría de salud denominado “Relación de Devoluciones de correo electrónico”.

2.8. Para enviar nuevamente la factura, el prestador de salud deberá identificar en el contenido
del nuevo correo, aparte de lo ya establecido; que la factura había sido devuelta y colocar la fecha
en la que les fue devuelta.

2020.03.26_v2_PROCEDIMIENTO ENVIO FACTURAS CORREO ELECTRÓNICO.docx 3

2.9. En caso de presentarse glosas sobre la prestación del servicio, se les enviara un correo
realizando la respectiva devolución para el ajuste pertinente. Al respecto, se surtirá el mismo
trámite del numeral inmediatamente anterior, para que puedan presentar nuevamente la factura.

2.10. Una vez ECOPETROL identifique la finalización del Estado de Emergencia Económica, Social
y Ecológica en Colombia, los prestadores de salud deberán radicar formalmente y legalizar ante
ECOPETROL o quién éste designe, como la empresa alidada de auditoría y cuentas por pagar, los
documentos originales en físico (Facturas y soportes) presentados para pago a la Empresa, para
asegurar las validaciones y revisiones específicas en forma de sellos y demás firmas requeridas por
Auditoría o Control Interno de ECOPETROL S.A.

El original o físico las facturas y en general los documentos de soporte, considerará como fecha
válida de radicación aquella fecha del envió del correo electrónico, como el recibido a satisfacción
por ECOPETROL S.A.

2.11. Internamente ECOPETROL o quien éste defina, se encargará de la administración de la

dirección de correo electrónico funcional de tal forma que se asegure la depuración de elementos
o correos electrónicos durante los días designados de radicación, para asegurar que la capacidad
asignada al buzón es suficiente para la presentación de facturas por éste medio.

2.12. La empresa de auditoría médica y cuentas por pagar aliada y contratada por ECOPETROL
S.A. asegurará una gestión documental electrónica con integridad de los datos y los documentos
procesados, asegurando con ello la seguridad de la información y la inteligencia de negocios
acordada con ECOPETROL S.A.; en su repositorio y solución documental eletrónica para las facturas
procesadas en el marco de la presente guía.

D E FI NI C I ONE S E S P E C IA L E S P A RA P RE S TA D O RE S C O N F A C TU R A C I Ó N E LE C T R ÓN IC A :

a) Deberá adjuntar la representación gráfica de la factura en PDF. El archivo anexo se

nombrará así: NIT+DV – Nro. contrato – Nro. Factura – fecha facturación, como ejemplo:
8002157581- 3023965-9999-26032020.pdf

b) Confirmación de recibido de la factura electrónica por parte de la DIAN. El archivo anexo

se nombrará así: RECIBIDO-DIAN.zip

c) Certificación de validación de los respectivos RIPS en E-Salud. El archivo anexo se

nombrará así: VALIDACION-RIPS-ESALUD.zip

d) Órden(es) o autorización(es) de servicio(s) o suministro emitida por el prescriptor del

mismo. El archivo anexo se nombrará así: ORDENES.zip o AUTORIZACIONES.zip

e) Los demás documentos requeridos para la función o proceso de auditoria médica, tal y
como se vienen entregando. El archivo anexo se nombrará así: DOCUMENTOS-
AUDITORIA.zip)

D E FI NI C I ONE S E S P E C IA L E S P A RA P RE S TA D O RE S SI N F A C TU R A C I Ó N E LE C T R ÓN IC A :

2020.03.26_v2_PROCEDIMIENTO ENVIO FACTURAS CORREO ELECTRÓNICO.docx 4

a) Deberá adjuntar la caratula de la factura completa en PDF. El archivo anexo se nombrará
así: NIT+DV – Nro. contrato – Nro. Factura – fecha facturación, como ejemplo:
8002157581- 3023965-9999-26032020.pdf

b) Certificación de validación de los respectivos RIPS en E-Salud. El archivo anexo se

nombrará así: VALIDACION-RIPS-ESALUD.zip

c) Órden(es) o autorización(es) de servicio(s) o suministro emitida por el prescriptor del

mismo. El archivo anexo se nombrará así: ORDENES.zip o AUTORIZACIONES.zip

d) Los demás documentos requeridos para la función o proceso de auditoria médica, tal y
como se vienen entregando. El archivo anexo se nombrará así: DOCUMENTOS-
AUDITORIA.zip)

Fin del documento.

2020.03.26_v2_PROCEDIMIENTO ENVIO FACTURAS CORREO ELECTRÓNICO.docx 5