RESPONSABLES DEL PROCESO DE LEGALIZACIONES

Analista Líder: Laura Carolina Potes Marín

Correo corporativo: legalizaciones2@mudanzaschico.com
Celular Corporativo Legalizaciones: 321 212 55 12
Extensión: 3023

Analista: Elizabeth Divantoque Rodriguez

Correo corporativo: legalizaciones@mudanzaschico.com
Extensión: 3023

PROCESO LEGALIZACION DE VIAJES VEHICULOS PROPIOS

DESCRIPCION DEL PROCESO:

A continuación se explica en detalle la legalización de viajes de vehículos propios:

1. CONSULTAR LA INFORMACION EN SYSCOM

Se ingresa al aplicativo SYSCOM, se da click en el icono que tiene imagen de camión rojo llamado TRANS40,
se digita el número de cedula el cual es el usuario y la clave asignada.

Se debe verificar en Syscom, con el número de cedula del conductor lo siguiente (ver pantallazos):

-manifiestos pendientes por legalizar

-Los valores de anticipos cargados a cada manifiesto
2. SOPORTES

Se reciben los documentos que entrega el conductor verificando que estén todos los soportes:

-Manifiesto de Carga (que se encuentre firmado y huella del conductor)

-Tiempos (con firmas respectivas de acuerdo al chekc list)
-Remesa (con firmas respectivas de acuerdo al chekc list)
-Inventario (s)
-Anexar al viaje el soporte de anticipo que le fue cargado al conductor, si se entregó el dinero en efectivo el
documento de anticipo con la respectiva firma y huella, si fue transferencia copia del soporte que emite el
banco.
-Revisar para los clientes naturales, si presentan saldo en cartera, si presentan saldo enviar correo
evidenciando las novedades que tiene el cliente natural a la Gerente de la Sucursal, y anexar al viaje.

3. REVISIÓN GASTOS DE VIAJE

-Cada manifiesto debe contener los soportes de gastos que tuvo la ruta como también revisar la veracidad de
los soportes, coherencia con las fechas de viaje y las tarifas establecidas para gastos específicos.

Los peajes deben ser pegados en hojas (ojalá que sea papel reciclable)
-Los gastos de cargues y descargues, recargas celular, mantenimiento, entre otros gastos fuera de lo común del
viaje deberán ser autorizados por el Gerente de la Sucursal.

4. LIQUIDACION DE ALIMENTACION Y BONO DE CARRETERA

-Deben revisarse las fechas de salida y llegada del viaje para la liquidación de alimentación. Si salen después de
las 7 am no tienen derecho a desayuno, si salen después de las 1 pm no tienen derecho a almuerzo, si salen
después de las 7 pm no tienen derecho a cena. En cuanto a la liquidación de Bono de carretera va de acuerdo a
las rutas establecidas: Corta $40.000, Media $60.000 y Larga $100.000. (Ver Drive).

5. RADICACION DE LOS MFTOS EN EL SYSCOM

6. TIRILLAS O CUENTAS
-Toda la información recopilada en los puntos anteriores debe ingresarse en una tabla elaborada en Excel LA
cual proporciona la información de anticipo (s), número de manifiesto, fecha de viaje, los gastos de viaje.
Muestra tanto la diferencia entre los gastos con el anticipo y el cruce el cual indica si el conductor debe
devolver dinero o la empresa le debe dinero. Este documento no es imprimible, este es para consultar en el
momento de legalizar en el Aplicativo SYSCOM y realizar filtro en el proceso.

7. CONTABILIZACION DE LOS VIAJES EN SYSCOM

Ingresa de la siguiente manera:

-Se digita el número de manifiesto, luego Enter para que arroje la información
-Luego vamos a la pestaña Conceptos de Gastos para empezar a ingresar los datos, antes nos pide seleccionar
el Centro de Costo y el Sub centro, el cual se debe escoger para poder continuar con el ingreso de la
información. Esto varía de acuerdo a la información de cada manifiesto.

-Para el ingreso de los datos se escoge el concepto, se registra el campo de descripción del concepto, el valor,
el Nit/Cédula y Agregar para que permita continuar con el siguiente ingreso de la información.
-Cuando se digita en el campo del Nit/Cédula y no este creado el tercero se da click en los punticos (color azul)
para poder crear el tercero (ver pantallazo de creación y datos a tener en cuenta).

Creación terceros:

Se da Clic y nos
muestra la
ventana para
crear el tercero.
-Al terminar con el ingreso de los datos de todos los gastos, se da Guardar la legalización.

Saldo a
Devolver
del
Conductor

-Confirmamos la impresión y lo anexamos al viaje.

 Numero de
Legalización

8. ENTREGA CUADRO LIQUIDACION AUXILIOS CONDUCTORES A CONTABILIDAD

-Se entrega el informe cuadro a contabilidad, donde se suministra información sobre el conductor, numero de
manifiestos, numero de Legalización, fecha del viaje, saldo de viaje y se determina si el conductor debe
reintegrar dinero o si sale a favor del conductor. (Ver imagen)

Después de entregar este cuadro, termina el proceso de legalizaciones Propios.

PROCEDIMIENTO PARA GENERAR ODP

1. Estando en Syscom, ingresamos a la opción Manifiesto de carga

2. Digitamos el número de Manifiesto y seguidamente damos click en “Editar”. Seguido aparecen los
datos sobre los cuales fue creado el manifiesto.

3. Siguiendo en la opcion manifiesto de Carga, se procede a revisar la aplicación del RET. ICA, y RET
FUENTE, damos click en la pestaña “Totales”, para este item se debe tener en cuenta lo siguiente:
  La RET.FTE (1% del Vr. Total del Viaje), siempre se debe aplicar independiente la ciudad Origen
del viaje del Manifiesto.
 El RTE.ICA, se debe revisar según la ciudad Origen del Viaje del Manifiesto. Estas son las
ciudades en la cuales se debe aplicar Retencion: Cali, Cartagena, Barranquilla, Bogotá, Giron,
Medellin. Para cada una de ellas hay un item correspondiente, el cual se debe verificar en el
momento de generar la ODP.

4. Procedemos a revisar la(s) remesa(s) que tenga el manifiesto, para ello realizamos lo siguiente (ver
imagen)
 5. Digitamos el número de Remesa y seguidamente damos click en “Editar”. Se revisa la información y se
relaciona en el manifiesto. Por ejemplo, Para Cliente Natural: “Numero de Pedido xxxxx”, “Numero de
factura xxxxxx”, “Recibo de Caja xxxxx”, “Total.

El Recibo de Caja se debe consultar de la siguiente manera (ver imagen):

Se hace click en el ítem “Cliente” y digitamos el “Número De Identificación”, seguidamente click en el ítem
“Solo Vencimientos con Saldo” y finaliza con click en el ítem “Listar”. Se genera lo siguiente (ver imagen).

En esta opción en el recuadro de la mitad, hay una columna que dice “Tipo”, en el dato que aparece como “FC”
se debe dar click. Seguidamente aparece un cuadro donde se relaciona los recibos de Caja que se generaron
para esta factura.
*Si el cliente es Persona Jurídica se debe relacionar en el manifiesto físico los siguientes datos; Numero de
Pedido xxxxx”, “Un mero de factura xxxxx”, si es una “Cuenta por Cobrar” o un “Contrato (si es un proyecto)”.

Para los clientes Naturales se debe tener en cuenta que no tenga saldo pendiente por cancelar, en caso
contrario se debe investigar las causas por las cuales el cliente no ha cancelado, y para los clientes Jurídicos
importante que estén facturados de lo contrario deben estar por cuentas por cobrar. Para los casos
anteriormente mencionados se debe generar un correo informativo dirigido a la coordinadora de operaciones y
a los directores de las Agencia, dejando evidencia de las gestiones pertinentes para cada caso.

6. Teniendo el Numero de Pedido se debe consultar, Si presenta otras remesas aparte de la que aparece
impresa en el manifiesto físico, para ello se realiza lo siguiente (ver imagen)
7. Según la agencia que generó el pedido así mismo se debe realizar la consulta:

-En el ítem “Opciones de pedido” damos click en la opción “Compañía” y desplegamos para seleccionar la
agencia a consultar.

-En el ítem fecha; seleccionamos “Fecha de Emisión”, siempre con la fecha inicial 01 de enero del año en
curso y fecha final la fecha actual.

-Seguidamente vamos al ítem “Pedido” damos click y digitamos el número Del pedido en los dos campos,
para luego dar click en la opción “Listar”.

-En el recuadro aparecerá la información solicitada; la remesa que aparece impreso en el manifiesto y las
demás remesas que se crearon en función de los clientes que aparecen en el manifiesto, (ver imagen), la
información de esas remesas se debe transcribir en el manifiesto según lo enunciado en el numeral 5.
8. Después de haber validado y registrado la información mencionada en los numerales anteriores,
procedemos a generar la ODP de la siguiente manera:

9. Digitamos el Numero de manifiesto y damos Enter. Inmediatamente aparecerán todos los datos
referentes al manifiesto (fecha, cumplido, vehículo, propietario, conductor, ruta, tarifa, cliente, y
demás datos), En la parte inferior de esta opción aparece un pequeño recuadro de color verde con
algunos datos, sobre la franja verde damos doble click para que desaparezca este recuadro.
 10.

En el mismo modulo el cursor quedara en el ítem “Observaciones”, en este campo digitamos toda la
información que enuncia el numeral 5. (Ver imagen)

11. Nos dirigimos hacia la pestaña “Anticipos” y damos click, aparecerá información con el(los) anticipo(s)
que se le cargaron al manifiesto, este(os) anticipo(s) se deben legalizar para ello se debe dar doble click
en la viñeta que se encuentra al lado izquierdo del recuadro, automáticamente esta información
aparecerá en el recuadro que se encuentra debajo, damos click al botón “Agregar” ´para que el valor
del anticipo y el comprobante queden legalizados. (ver imagen)
12. Nos dirigimos hacia la pestaña “Conceptos” damos click, esta opción se utiliza para cuando se generan
novedades en el manifiesto estas novedades son de tipo “Reajuste al flete”, “stand by” u otras que se
determinen en el servicio prestado por el tercero. (ver imagen)
13. Nos dirigimos hacia la pestaña “Remesas” damos click, aparecerá información con la(s) Remesa(s) que
se le cargaron al manifiesto, esta(as) Remesa(s) se debe(n) legalizar para ello se debe dar click en el
ítem “Liquidación de Remesas”, seguidamente se debe dar doble click en la viñeta que se encuentra al
lado izquierdo del recuadro, (si aparece más de una remesa se debe hacer este paso con cada remesa)
automáticamente esta información aparecerá en el recuadro que se encuentra debajo, damos click al
botón “Agregar” ´para que la Remesa(s) quede(n) legalizada(s). (ver imagen)
14. Retornamos a la pestaña “Liquidación” damos click, en el ítem “Concepto” damos click en el
desplegable y aparecerán dos opciones, la primera opción se utilizara para aquellos terceros que sean
personas naturales, y la opción dos se utilizara para aquellos terceros que sean Empresas y/o para
cuando el Vr. de la remesa o la sumatoria del valor de las remesas sea inferior al Valor que se pactó con
el tercero por el servicio prestado. (ver imagen)

15. Después vamos al ítem “Días de Plazo” damos click en el desplegable y seleccionamos la opción “0001
contado”. (ver imagen)
Después de haber realizado todos los pasos anteriores, se debe tener clara atención en el ítem “FLETES
NETO”, debe aparecer el Valor que se pactó con el tercero por el servicio prestado, si al momento de hacer
la revisión este valor ha cambiado algún error se presentó en los datos de las remesas.

16. Por ultimo con toda la información ya registrada y legalizada damos click en la opción “Guardar”, y de
esta manera queda generada la ODP.