QUE ES UN DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo

largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de
las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de
cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las
tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se
muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar
en secuencias de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El
inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá
representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo
desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los
recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.
ORIGEN DEL GRÁFICO DE GANTT
El famoso cronograma pudo tener otro nombre. Aunque se atribuye el éxito de
este tipo de gráfica al ingeniero mecánico y consultor en administración de
empresas Henry Laurence Gantt, lo cierto es que el nuevo método de
visualización fue desarrollado unos años antes (1896) por el también ingeniero
Karol Adamiecki. Sin embargo, la publicación se escribió en polaco, por lo que
Gantt pudo popularizar el diagrama, ligeramente modificado, entre los años 1910 y
1915, a través de varios artículos publicados en la Revista de Ingeniería en Nueva
York.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT
El diagrama de Gantt, como herramienta de gestión de proyectos, presenta
numerosas ventajas y algunos inconvenientes.
De manera sintética, las ventajas clave de los diagramas de barras horizontales
son su facilidad de comprensión, de modificación y su bajo costo.
Sus desventajas principales son que, en el caso de proyectos complejos, la
cantidad de actividades pudieran requerir diagramas muy grandes o la
acumulación de actividades, y estos diagramas pudieran no indicar de manera
precisa el grado de interrelación entre las actividades del proyecto.
VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT
1. Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo.
Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la
organización de las fases de un proyecto, lo que facilita la compresión de todo el
proceso.
2. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en
segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la
vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de un diagrama de
Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas
sus piezas.
3. Demuestra el conocimiento de quien lo crea. Cuando se diseña un diagrama de
Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y adecuadamente
asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad del director del
proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce a fondo las necesidades y
objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus posibilidades de éxito.
4. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué
período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una
perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de los
objetivos fijados.
Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía ajenos al
proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.
5. Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el
proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica, cualquier
persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del proceso. Situarlo
en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo,
ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo van a tener lugar
las acciones planificadas.
Desventajas de los diagramas de Gantt
1. Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepción de los
proyectos más sencillos, en general puede que confluyan un gran número de
tareas a realizar y múltiples recursos a considerar para poder desarrollarlos de
forma eficiente.
Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las
acciones planificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se
recomienda que sean varias personas las que se encarguen de administrarlo.
2. La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la
temporalización. Las barras del diagrama de Gantt muestran el período de tiempo
durante el cual se completará un conjunto particular de tareas, pero sin informar
acerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra corta
puede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos, que una barra
más larga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos días, pero
que requiera más carga de trabajo por día.
3. Se precisa una actualización constante. Durante el desarrollo de un proyecto,
las condiciones y situaciones van variando en relación a la previsión inicial. Si se
emplea un diagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fácilmente y con
frecuencia. Si no se hace así, no resultará útil. En este punto, las herramientas de
software son de gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos
experiencia.
4. Difícil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas
realizados por ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla,
divididos en segmentos que se unen para ver el proyecto al completo.
Para imprimir el gráfico en papel, se deberá hacer por partes para, después,
unirlas entre sí. Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a todos y
mantenerlo actualizado, este hecho puede ser un auténtico inconveniente por la
carga de trabajo que conlleva.

PASOS BÁSICOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE GANTT

Si te interesa el Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo
más recomendables es que sigas los siguientes pasos:

1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de
todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado,
obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos
tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución.
Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al
máximo la gráfica.

2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe
transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas
implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está
sucediendo en un momento concreto del proceso.

3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada

para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible
una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos
críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De
este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar
las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se
emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.
El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con
dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio
hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados
en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o,
incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que
indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para
las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un
color distinto.

CÓMO CREAR UN DIAGRAMA DE GANTT EN EXCEL

Como puedes observar en la imagen de la sección anterior, nuestra tabla de datos
tiene información sobre cada una delas actividades del proyecto como: el nombre
de la actividad, la fecha de inicio, su duración y la fecha final. No es necesario que
captures manualmente la fecha de la columna Fin, ya que es posible calcularla
haciendo una suma de la columna Inicio y la columna Duración.
Debes poner especial atención en la creación de esta tabla ya que será la fuente
de datos para nuestro gráfico. Ingresa con mucho cuidado esta información y al
terminar estaremos listos para insertar el gráfico.
Una vez que tenemos lista la tabla de datos, debemos hacer clic sobre una celda
vacía de nuestra hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar > Gráficos > Barra y
posteriormente seleccionar la opción Barra apilada que es el segundo icono dentro
del grupo Barra en 2-D tal como se observa en la siguiente imagen.
Notarás que esta acción insertará un gráfico en blanco, pero no habrá que
preocuparse por eso en este momento ya que poco a poco agregaremos cada uno
de los elementos de nuestro diagrama de Gantt.
Seleccionar datos para el Diagrama de Gantt
Ahora que tenemos nuestro gráfico de barra vacío incrustado en la hoja, debemos
hacer clic derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción Seleccionar datos.

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y

será aquí donde indicaremos el rango de celdas que contiene la información sobre
las actividades de nuestro proyecto.
Si no estás acostumbrado a crear gráficos de Excel de esta manera, te
recomiendo hacer cada uno de los pasos descritos a continuación con sumo
cuidado ya que de esto dependerá el buen funcionamiento de nuestro diagrama
de Gantt.
Utilizaremos este cuadro de diálogo para agregar dos series de datos, y como
probablemente lo estarás imaginando, lo haremos a través del botón Agregar. Así
que, comencemos haciendo clic sobre dicho botón Agregar y se abrirá otro
pequeño cuadro de diálogo con el título Modificar serie.
En este nuevo cuadro de diálogo centraremos nuestra atención en el
recuadro Valores de la serie donde indicaremos los valores de la columna Inicio de
nuestra tabla de datos, que para nuestro ejemplo será el rango B2:B6.

Una vez hecha la selección debemos hacer clic sobre el botón Aceptar y se habrá
creado la primera serie de datos. Ahora necesitamos modificar las etiquetas del
eje horizontal para dicha serie así que deberás centrar tu atención en el panel
derecho del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y hacer clic sobre el
botón Editar que se encuentra debajo de la sección Etiquetas del eje horizontal:
Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la
columna Actividades de nuestra tabla de datos y que es el rango A2:A6.
Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar.

De esta manera hemos agregado la primera serie de datos con información del
inicio de cada actividad y ahora nos resta agregar la segunda serie de datos que
contendrá información sobre la duración de cada actividad.
En este momento tendrás en pantalla el cuadro de diálogo Seleccionar origen de
datos, así que deberás hacer clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de
diálogo Modificar serie, dentro del recuadro Valores de la serie, deberás
seleccionar los datos de la columna Duración que en nuestra tabla de datos es el
rango C2:C6.

Haz clic en el botón Aceptar para terminar con la creación de la segunda serie
pero, al igual que con la serie de datos anterior, también será necesario editar las
etiquetas del eje horizontal así que deberás seleccionar la segunda serie del panel
izquierdo y posteriormente hacer clic en el botón Editar ubicado en el panel
derecho para poder abrir el cuadro de diálogo Rótulos de eje tal como lo hicimos
con la primera serie de datos.
Para los rótulos de eje de la segunda serie de datos también elegiremos los
valores de la columna Actividades es decir, deberás indicar el rango A2:A6.
Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
de Rótulos de eje y finalmente volver a hacer clic en el botón Aceptar para cerrar
el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
Después de haber agregado ambas series de datos tendremos un gráfico como el
que se muestra en la siguiente imagen.
En este momento nuestro gráfico se ve como cualquier otro gráfico de barras, pero
seguiremos trabajando para agregar el detalle necesario para crear nuestro
diagrama de Gantt en Excel.
Formato al eje vertical del gráfico
Nuestro siguiente paso será dar formato a los ejes del gráfico ya que en este
momento las actividades se muestran en orden inverso, es decir, en la parte
superior del gráfico se encuentra la actividad “E” y en la parte inferior está la
actividad “A” pero deseamos invertir dicho orden. Para lograr este cambio debes
hacer clic derecho sobre el eje vertical y seleccionar la opción Dar formato a eje.
Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y dentro de la sección Opciones
del eje deberás asegurarte de marcar la opción Categorías en orden inverso.

Al cerrar el cuadro de diálogo habrás ordenados las actividades dentro del gráfico
de la misma manera en que aparecen en la tabla de datos.
Quitar relleno de la primera serie de datos
Si analizas con detenimiento el estado actual de nuestro gráfico, podrás observar
que las barras de color rojo representan adecuadamente el inicio, duración y fecha
final de cada una de las actividades.
La función de las barras azules es ayudarnos a ubicar correctamente el inicio de
las barras rojas, es decir, las empujan hacia la derecha hasta ubicarlas
correctamente en la fecha de inicio. Así que, en estricto sentido, no es necesario
que las barras azules estén visibles en nuestro gráfico por lo que procederemos a
“esconderlas”.
Para ocultar visualmente las barras azules removeremos su color de relleno y para
eso deberás seleccionar cualquiera de las barras azules y hacer clic derecho para
seleccionar la opción Dar formato a serie de datos:
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y deberás asegurarte de
ir a la sección Relleno para seleccionar la opción Sin relleno:

Al cerrar el cuadro de diálogo habrán desaparecido visualmente las barras azules

de nuestro gráfico. Para dar un poco más de espacio a las barras podemos
remover la leyenda del gráfico y eso lo logramos haciendo clic en dicha leyenda y
seleccionando la opción Eliminar.
Después de aplicar estos cambios tendrás un gráfico como el que se observa en
la siguiente imagen en el que solo se muestran las barras rojas y que ocupan un
mayor porcentaje del área del gráfico.
Formato al eje horizontal del gráfico
Nuestro último paso en la creación de un diagrama de Gantt en Excel será dar
formato al eje horizontal de manera que no exista tanto espacio libre a la izquierda
de las barras. Esto lo lograremos indicándole al gráfico el valor numérico donde
debe iniciar el eje horizontal.
El truco de este paso es obtener adecuadamente el valor numérico de la fecha de
inicio de la primera actividad en iniciar, que para nuestro ejemplo es la actividad A.
Este valor numérico lo podremos conocer fácilmente haciendo clic derecho sobre
la celda B2, que tiene la fecha de inicio para dicha actividad, y posteriormente
elegimos la opción Formato de celda y cambiamos temporalmente la opción de
Categoría a Número tal como se observa en la siguiente imagen.

Sin hacer clic en el botón Aceptar puedes observar en la sección Muestra que el

valor numérico para la fecha 01/01/2011 es el valor 40544. Deberás anotar este
número porque lo colocaremos como valor de inicio en nuestro gráfico, así que
cierra el cuadro de diálogo Formato de celdas haciendo clic en Cancelar y
posteriormente deberás hacer clic derecho sobre el eje horizontal para seleccionar
la opción Dar formato a eje:
Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y dentro de la sección Opciones
del eje deberás habilitar la opción Fija para el valor mínimo fijo y colocar el número
que acabamos de obtener,  que para nuestro ejemplo es el valor 40544 y que
corresponde a la fecha de inicio de la actividad A.

Al fijar el valor mínimo del eje horizontal habremos eliminado el espacio en blanco
que existía a la izquierda de las barras.
Pero antes de cerrar el cuadro de diálogo modificaremos un poco las etiquetas del
eje horizontal. Para eso deberás seleccionar la sección Número y dentro del
recuadro Categoría deberás elegir la opción Personalizado y en el cuadro de
texto Código de formato deberás introducir el valor dd/mm y finalmente pulsar el
botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las fechas mostradas en el eje
horizontal ya que removerá el año y solamente se mostrará el día y el mes.

Cierra el cuadro de diálogo pulsando el botón Cerrar y deberás tener un diagrama

idéntico al mostrado al inicio de este tutorial.
Es así como hemos terminado nuestro ejercicio para crear un diagrama de Gantt
en Excel. Como lo he mencionado anteriormente, es un diagrama que muestra
información básica pero que será suficiente para tener una visión clara de la
duración de las actividades de un proyecto.
Es totalmente posible agregar funcionalidad adicional a este diagrama de Gantt
pero eso será un tema para alguna publicación futura. Por ahora
puedes descargar el archivo de trabajo utilizado en este artículo y utilizarlos como
una plantilla para crear tus propios diagramas de Gantt en Excel.