Métodos y material

El objeto principal de los buenos métodos en la administración pública es

lograr que las funciones gubernamentales sirvan al país y al público. Estas
funciones han de ser llevadas a cabo con un personal y unos recursos
materiales limitados, con una economía apreciable y mínimum de
duplicaciones actuaciones. Pero los métodos modernos de administración
deben contener asimismo garantías de procedimientos, en virtud de las
cuales se logre que todas las funciones gubernamentales sirvan al interés
general y sean ejecutadas con la debida observancia del derecho y los
procedimientos de consulta.

Todo ministerio, por bien funcione, no puede menos de semejar una

maquinaria impersonal, compleja, poderosa y a menudo muy distante del
ciudadano común y corriente. Singularmente en los países en desarrollo, casi
todos los ciudadanos se acercaran a un funcionario con azoramiento porque
este se les aparecerá como superior en condición social y educación e
investido por, añadidura de autoridad legítima. Pero es de suma importancia
que el ciudadano tenga confianza en que los servicios administrativos
procuran ayudarlo, no es fácil lograr cualquier confianza. Esta dependerá en
gran medida de si el sistema por el que se rija el personal.

  La función de servir al público

La manera como tratan al público los funcionarios de carrera debería de

reflejar un espíritu de respeto y consideración para el ciudadano y un deseo
de servirle de acuerdo con la ley y la política del gobierno, pero tal actitud
dista mucho de ser la que encontró un experto y de la cual informo estos
dos términos:

La falta de contactos con el pueblo y de responsabilidad con respecto al

mismo no aviva la idea de servir entre los administradores. Por sentirse
libres de responsabilidad con respecto a los ciudadanos, piensan
invariablemente como si a ellos le correspondiera, mandarlos, disciplinarlos
dominarlos y hacerles sentir su altanería. Y si accidentalmente prestan un
servicio se sienten inclinados a mirarlos como un acto de caridad en vez de
considerarlo como parte de su deber.

Tal actitud es la verdadera antítesis del buen servicio público en el sentido

moderno, pero acaso sea la predominante incluso en una administración
establecida y estable; de la autoridad emana fácilmente la arrogancia y de
la rutina insensibilidad.

Especial habilidad y sentido de adaptación de los métodos se requieren en

aquellas naciones que se predominan analfabetismo. En las zonas donde la
mayoría gente es analfabeta, pocos son los contactos que pueden
establecerse entre el ciudadano y la administración por medio de la
correspondencia escrita; debe hacerse mucho más mediante el contacto
personal directo. Los procedimientos y normas del servicio deben ser
explicados oralmente, muchas veces en reuniones en pueblos y aldeas, y
acaso por medio del jefe de la aldea.

Legalidad e imparcialidad

Todas las decisiones adoptadas por un funcionario de carrera deben

ajustarse a las leyes y normas establecidas del gobierno. La medida en que
las leyes y reglamentos regulan las decisiones administrativas varía de un
país a otro, como también varía el grado en el que participan en hacer la ley
de los tribunales judiciales administrativo. En otros países la autoridad de
los funcionarios de carrera deriva de leyes orgánicas que les confieren
amplios poderes discrecionales y de facultades delgadas del ministro al cual
sirven y corresponden a cada funcionario aplicar esos amplios poderes a los
distintos casos en que han de entender.

Economía y rapidez

Los métodos administrativos deben estar concebidos en forma que permitan

lograr el despacho rápido y económico de los negocios públicos. Economía y
rapidez son virtudes sumamente deseables y que interesan por igual a
ciudadanos y funcionarios. La imagen del ciudadano fatigado, corriendo de
una oficina a otra, haciendo cola.
Lo mismo ocurre en ciertas regiones, incluso cuando se trata de pagar los
impuestos, pues el contribuyente ha de recorrer varias oficinas para que le
señalen el tributo que le corresponde y pagarlo. Tal estado de cosas no solo
es causa de descontentos entre los ciudadanos, sino que representa también
una pérdida de ingresos para el estado y un mayor trabajo para los
funcionarios.

Los administradores de categoría superior pueden hacer mucho por su parte

lograr que se despachen rápidamente los negocios públicos, procediendo
para ello:

 A dar instrucciones precisas a sus subordinados a fin de que las

decisiones corrientes a las cuales haya repetidos precedentes sean
adoptadas en los niveles inferiores de la escala administrativa.
 Disponer que aquellos asuntos no puedan ser resuelto en esos niveles
inferiores pasen directamente a los funcionarios que sean
competentes para ocuparse eficazmente de ellos.

La culpa hay que atribuirla a la organización y a los métodos del

ministerio, a la falta de delegación de funciones en los asuntos
corrientes y a no haber establecido un sistema para despachar con
los funcionarios superiores y someter a su decisión a los casos
difíciles.
 
Sencillez y claridad de los formularios

En lo que acaso se advierta más la necesidad de sencillez y claridad

en lo tocante a los formularios y procedimientos así como a las
explicaciones referentes a los mimos. Un formulario bien concebido y
redactado es uno de los instrumentos más manejables de la
administración, tanto desde el punto de vista de esta como el
público pues en mucho dinero y se adoptan a menudo decisiones
políticas erróneas por el simple hecho de que no se encuentre una
minuta o un expediente o legajo.
Los formularios, informes, memorándum, minutas, notas y apuntes
diversos son necesarios, porque todo lo relativo a los negocios
 públicos ha de quedar anotado y registrado. En la tramitación de los
documentos cabe distinguir las siguientes fases:
 Movimiento, o sea la circulación de documentos de una oficina o de
una persona a otra, inscripción en el registro y distribución.
 Preparación, o sea la labor de registrar, clasificar, mecanografiar,
los documentos con el fin de prepararlos para que se adopten con
respecto a los mismos a las medidas pertinentes.
 Decisión, o sea la fase en que se tratan y resuelven las cuestiones
planteadas en los documentos.
 Archivo, que es necesario mientras el asunto está pendiente de
decisión o una vez adoptada esta y terminados todos los trámites.

Tramitación de documentos, registro y archivos

Si bien a primera vista pueden parecer tediosos y sin importancia los

detalles de esta clase lo cierto que se pierde mucho tiempo y de los
documentos valiosos y de interés histórico nacional y la promulgación de
normas para todos los departamentos gubernamentales relativas a la
conservación en los archivos o eliminación de sus papeles expedientes y
registros.

Instalación y equipo de las oficinas

Los locales decorosos y bien ordenados para las oficinas públicas elevan la
moral de los funcionarios y el respeto que se deben así mismo y acrecienta
el prestigio del servicio público a los ojos de los ciudadanos. Los
funcionarios públicos que no necesitan lujosas instalaciones, ni muebles,
ostentosos para realizar su trabajo. Suficiente espacio, luz y ventilación,
nada de suciedad, ni ruido, ni muebles prácticos, máquinas de escribir,
multicopistas, tabuladores y calculadora, medios de comunicación esas son
las cosas realmente indispensables.

Ha de conocerse, sin embargo que los mejores locales y el mejor equipo se

deterioran sin los debidos cuidados de conservación. Se ha dado el caso de
encontrar buenas oficinas pero que están sucias y desaliñadas, archivos que
denotan descuido y abandono y tal abandono se propaga rápidamente al
trabajo. La buena utilización de los locales y equipo son esenciales. Una
oficina, lo mismo que un hogar puede juzgarse por lo aseada y bien cuidada
que este.

 Adquisición de material y control de los bienes

Los gobiernos suelen ser cuidadosos del dinero, pero se inclinan a no serlo
del material y los bienes que representan un crecido gasto. Unos pocos
ejemplos prácticos despilfarro en las compras servirán para ilustrar este
extremo. Un departamento adquiere una máquina de escribir nueva cuando
otro la tiene de sobra. Se efectúan las compras en pequeños lotes, por
cuales hay que pagar los precios vigentes para las ventas al por menor, en
vez de agrupar los pedidos y obtener beneficios de los precios al por mayor.

Los procedimientos de compras deben estar garantizados tanto desde el

punto de vista de la probidad y equidad como el de la eficacia y economía.
No hay función del gobierno que sea más vulnerable al favoritismo y
corrupción de la de comprar y contratar. La garantía más común es la del
anuncio público invitando a presentar ofertas y licitaciones y la concesión
del licitador responsable que ofrezca los artículos solicitados al mejor
precio, o sea, el procedimiento de competencia llamado concurso o subasta
pública.

 El sistema de sugerencias

Un procedimiento útil que ha sido empleado con resultados satisfactorio por

varios gobiernos para mejorar los métodos administrativos es el llamado
sistema de sugerencias. La industria en los países desarrollados vienen
reconociendo desde hace tiempo que las sugerencias de los empleados
constituyen un elemento útil para aumentar la eficacia y el rendimiento
satisfactorio del trabajo y algunas de ellas han resultado muy beneficiosas

El sistema de sugerencia es útil no solo para recibir ideas de los empleados,

sino para alentarlos a pensar en la forma de mejorar el trabajo e involucrar
en ellos un sentido de participación en la empresa. Otra ventaja positiva es
que ayuda a descubrir a empleados con iniciativas y buen sentido que pueden
ser adiestrados y quedar en condiciones de ascender a cargos de dirección.
Debidamente adiestrados, los sistemas de sugerencias constituyen un
instrumento eficaz y económico de gestión administrativa.