Ejemplo de proceso de formaci ón

PROCESO DE FORMACIÓN

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Índice:

1. OBJETO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. GENERALIDADES
5. DESARROLLO
5.1. Perfil de los Puestos de Trabajo
5.2. Detección de Necesidades Formativas
5.3. Control y Evaluación de la Acción Formativa
6. REGISTROS Y ANEXOS

Elaborado Revisado Aprobado

Responsable de calidad Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

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1. Objeto

Este proceso se desarrolla con el fin de garantizar la adecuada competencia del personal de HHH S.L.
para llevar a cabo sus funciones, consiguiendo la satisfacción de nuestros clientes.

2. Alcance

Determinar los requisitos asociados a cada puesto de trabajo, y las necesidades formativas de todo
nuestro personal, así como la planificación, realización y evaluación de dicha formación.

3. Documentación de referencia

Proceso General de Control de los Registros.

4. Generalidades

No Aplica

5. Desarrollo

5.1 Perfil de los puestos de trabajo

La Dirección de HHH S.L. tiene claramente identificados, en cada caso, los requisitos que ha de cumplir
el personal para ser admitido en los distintos puestos de la Organización. Dichos requisitos son definidos
por el Gerente, y se encuentran recogidos en el registro Perfil de Puesto PG-7.1.1.

La información detallada en este registro es la siguiente:

 Puesto de trabajo
 Posición en la estructura de la Organización (puestos superiores y subordinados)
 Descripción del puesto
 Responsabilidades
 Requisitos necesarios (formación, experiencia, pruebas necesarias para el puesto)
 Personal capacitado para el puesto

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5.2 Detección de necesidades formati vas

Las necesidades de formación en HHH S.L. pueden ser debidas a:

 Cambios Normativos
 Cambios en los procesos a consecuencia de planes de acción para tratar riesgos y
oportunidades.
 Cambios en los procesos a consecuencia de planes de acción de mejora.
 Cambios en la tecnología empleada
 La disminución del rendimiento del personal
 Generación de productos / servicios no conformes.
 Falta de conciencia hacia la política de calidad, el logro de los objetivos de calidad, la
importancia de cumplir con los requisitos, las implicancias de no cumplir con los requisitos del
SGC.
 La comparación de la Ficha de Personal PG-7.1.2 con el Perfil de Puesto PG-7.1.1
correspondiente (especialmente para personal de nueva incorporación).
 Propuestas realizadas por los propios trabajadores

En el momento de incorporación de un nuevo trabajador, se le realiza una Ficha de Personal PG-7.1.2

donde se recogen sus datos personales, su formación académica y experiencia profesional.

Cuando cualquier miembro de HHH S.L. detecta la necesidad de una acción formativa se lo comunica al
Gerente, quién estudiará cada petición, decidiendo si realmente es necesaria dicha acción formativa. En
caso afirmativo, decidirá cuándo, dónde y por quién debe ser impartida, teniendo en cuenta en todo
momento los recursos disponibles en la empresa. Así mismo, rellenará el registro Necesidades de
Formación PG-7.1.3, en el que se incluye la siguiente información:

 Departamento al que pertenecen las personas a las que va dirigida la acción formativa
 Responsable del departamento afectado
 Necesidades detectadas
 Personal propuesto
 Acción formativa
 Duración
 Coste
 Observaciones

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Los cursos de formación se diferencian fundamentalmente en dos tipos:

 Cursos internos de formación, si se dirigen a nuevos empleados o a personal interno para

ampliar continuamente sus conocimientos técnicos.
 Cursos externos de formación, tanto para formación continua de empleados en temas
específicos, como participación en congresos, seminarios, etc.

5.2.1 Fuentes internas de conocimiento

Las fuentes internas de conocimiento y/o formación pueden provenir de : la propiedad intelectual, los
conocimientos adquiridos por la experiencia; lecciones aprendidas de fracasos y proyectos exitosos;
capturar y compartir conocimientos y experiencias no documentados; los resultados de mejoras en los
procesos, productos y servicios.

5.2.2 Fuentes externas de conocimiento

Las fuentes externas de conocimiento y/o formación pueden provenir de: normas, instituciones
académicas, conferencias; recopilación de conocimientos de los clientes o externa
proveedores.

5.3 Control y evaluaci ón de la acci ón formativa

El control de las acciones formativas recibidas por el personal de HHH S.L. a lo largo de su estancia en
la Organización se realiza de dos formas diferentes dependiendo del tipo de cursos recibidos:

 En el caso de cursos internos, HHH S.L. expide un Acta de Formación Interna PG-7.1.4. En este
registro se incluye la información relativa a la acción formativa realizada, los asistentes y los
profesores.
 En el caso de cursos externos se le pedirá a la Organización que los imparta, los documentos
acreditativos correspondientes.

Con posterioridad a la impartición de la formación, y pasado un período de tiempo oportuno, se lleva a

cabo una evaluación de la misma. Esta evaluación es realizada por el propio trabajador mediante la
cumplimentación del registro Evaluación de Acción Formativa PG-7.1.5.

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El responsable de cada departamento evalúa la eficacia de la formación recibida observando si existe

mejoría por parte del personal en el desempeño de su trabajo, quedando constancia de esta evaluación
mediante su firma en el registro Evaluación de Acción Formativa PG-7.1.5.

En caso de observar deficiencias de algún tipo, se lo comunicará al Gerente, quién estudiará la

necesidad de llevar a cabo una nueva acción formativa.

6. Registros y anexos

Perfil de puesto Anexo

Ficha de personal Anexo

Necesidades de formación Anexo

Acta de formación interna Anexo

Evaluación de acción formativa Anexo

Certificados externos

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 PERFIL DE PUESTO

Nombre del puesto de trab ajo:

Posición en la estructura de la organización

Puestos superiores Puestos subordinados

Descripción del puesto

Responsabilidades

Requisitos necesarios

Formación:

Experiencia:

Pruebas necesarias

Personal capacitado para el puesto

Aprobado por

Firma: Gerente

Entrada en vigor de este registro: __/__/____

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 FICHA DE PERSONAL

Datos personales

Nombre y apellidos

Domicilio (Calle, Nº, piso)

Código postal Localidad DNI

Teléfono fijo Teléfono móvil

Fecha de nacimiento Carnet de conducir

Estudios realizados

Centro académico Título Año de finalización

Experiencia laboral

Tipo de trabajo Años Empresa

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 NECESIDADES DE FORMACIÓN

Departamento

Responsable

Necesidades detectadas

Personal propuesto

Acción formativa

Duración

Coste

Observaciones

Elaborado Revisado Aprobado

Responsable de calidad Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

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 ACTA DE FORMACIÓN INTERNA

Título de acción formativa

Nº alumnos Nª horas Fecha inicio Fecha finalización Lugar Horario

Alumnos

Apellidos y nombre DNI Firma Apellidos y nombre DNI Firma

Profesores

Apellidos y nombre DNI Firma Apellidos y nombre DNI Firma

Firma gerente
Fecha

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 EVALUACIÓN DE ACCIÓN FORMATIVA

Título de acción formativa/curso

Fecha de realización

Evaluación

Por favor, conteste a las siguientes preguntas: 1 (Muy mal) a 5 (Excelente)

¿Ha servido la formación para resolver las necesidades dentro del trabajo? SÍ NO

¿Ve alguna carencia dentro de la temática de la formación? SÍ NO

¿Cuál?

¿Es necesaria la ampliación de conocimientos mediante nuevos cursos relacionados

SÍ NO
con el tema?

¿Cuál?

¿Consideras cubiertas tus necesidades en relación con este tema? SÍ NO

Valoración de la eficacia del curso 1 2 3 4 5

Evaluación por parte del responsable de departamento

Observaciones

Firma

Fecha

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