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ISO 9001:2015
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1
Contenido
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN................................................................. 5
4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO ............. 5
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES DE LAS PARTES
INTERESADAS ................................................................................................... 7
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DE LA NORMA Y APLICABILIDAD ...... 7
4.4 SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS ...................... 8
5 LIDERAZGO....................................................................................................... 10
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO .................................................................. 10
5.1.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD .................................................................................................. 10
5.1.2 ENFOQUE HACIA EL CLIENTE ........................................................... 11
5.2 POLITICA DE CALIDAD .............................................................................. 11
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA
ORGANIZACIÓN ............................................................................................... 12
6 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .......................... 14
6.1 ACCIONES PARA TRATAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ................... 14
6.2 OBJETIVOS DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS......... 14
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS.......................................................... 16
7 SOPORTE.......................................................................................................... 17
7.1 RECURSOS ................................................................................................ 17
7.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 17
7.1.2 PERSONAS .......................................................................................... 17
7.1.3 INFRAESTRUCTURA ........................................................................... 18
7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS .................. 18
7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.................................... 19
7.2 COMPETENCIAS ........................................................................................ 19
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA .............................................................. 21
7.5.1 GENERALIDADES ................................................................................ 21
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN .......................................................... 21
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA .......................... 22
8 OPERACIÓN ...................................................................................................... 23
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL......................................... 23
8.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS BIENES Y
SERVICIOS ....................................................................................................... 23
8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE ................................................... 23
8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELATIVOS A LOS BIENES
Y SERVICIOS ................................................................................................ 24
8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS CON LOS BIENES Y SERVICIOS . 24
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS BIENES Y SERVICIOS ...................... 25
8.4 CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE ............................................................................................. 25
8.4.1 GENERALIDADES ................................................................................ 25
8.4.2 TIPO DE ALCANCE DE CONTROL DE PRODUCCIÓN EXTERNA .... 26
8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS................. 26
8.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIO......................................... 27
8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
....................................................................................................................... 27
8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ................................................... 28
8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES Y PROVEEDORES
EXTERNOS ................................................................................................... 28
8.5.4 PRESERVACIÓN.................................................................................. 28
8.6 LIBERACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ........................................... 29
8.7 CONTROL DE LOS ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESOS, LOS
BIENES Y LOS SERVICIOS NO CONFORMES ............................................... 29
9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .................................................................... 31
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN .......................... 31
9.1.1 GENERALIDADES ................................................................................ 31
9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE............................................................ 31
9.1.3 ANALISIS Y EVALUACION................................................................... 32
9.2 AUDITORIA INTERNA................................................................................. 32
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................ 33
10 MEJORA .......................................................................................................... 35
10.1 GENERALIDADES .................................................................................... 35
10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA....................................... 35
10.3 MEJORA CONTINUA ................................................................................ 36
ANEXOS ............................................................................................................... 37
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
SISTEMAS DE GESTION DE
CALIDAD FECHA: OCTUBRE 2014
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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Misión
Visión
Principios y valores
Valores corporativos
Exclusiones
(Ver Anexo A)
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
(Ver anexo C)
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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5 LIDERAZGO
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LIDERAZGO
PAGINA: 8 de 33
LIDERAZGO
PAGINA: 9 de 33
LIDERAZGO
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
PLANIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 10 de 33
La alta dirección debe asegurarse que el sistema de gestión este llevando a cabo
un desarrollo adecuado, además de verificar la integridad del sistema de gestión
identificando y planificando los cambios necesarios para su buen funcionamiento.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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7 SOPORTE
7.1 RECURSOS
7.1.1 GENERALIDADES
7.1.2 PERSONAS
Teniendo en cuenta que la conformidad de los requisitos del servicio puede verse
afectada por el personal que desempeña las tareas dentro del sistema de gestión
de calidad, LUMICENTRO ha diseñado formatos que evidencian la descripción de
cada cargo.
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SOPORTE
7.1.3 INFRAESTRUCTURA
El ambiente laboral se administra para que continuamente sea el propicio para sus
colaboradores. Constantemente se lleva a cabo una evaluación que determine y
establezca si el ambiente laboral es suficiente para lograr la conformidad del
producto o si es necesario implementar acciones correctivas o preventivas
relacionadas con el ambiente laboral.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
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SOPORTE
LUMICENTRO posee los instrumentos y equipos necesarios para cumplir con los
requerimientos de los clientes y así satisfacer adecuadamente las necesidades
de los mismos.
Así mismo LUMICENTRO maneja los registros que evidencian revisiones las
periódicas de los instrumentos y equipos de medición involucrados en la
prestación del servicio. Ver Cronograma mantenimiento de equipos e
instrumentos FO-MC-001
7.2 COMPETENCIAS
PAGINA: 16 de 33
SOPORTE
PAGINA: 17 de 33
SOPORTE
7.5.1 GENERALIDADES
PAGINA: 18 de 33
SOPORTE
En búsqueda del correcto ejercicio y buen funcionamiento del (SGC) todos los
documentos son controlados, además de esto se establece un procedimiento para
el mismo
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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8 OPERACIÓN
PAGINA: 20 de 33
OPERACION
PAGINA: 21 de 33
OPERACION
8.4.1 GENERALIDADES
PAGINA: 22 de 33
OPERACION
PAGINA: 23 de 33
OPERACION
formato “Orden de Compra”, esta debe estar autorizada y firmada por el mismo
gerente general. FO-PRO-CSEP-4
Con el fin de controlar todos los factores que puedan afectar directamente la
calidad, LUMICENTRO desarrolla e implementa estrategias que permitan
evidenciar el buen servicio ofrecido como también la calidad de los productos
comercializados por la empresa.
Los aspectos relacionados con el control de la prestación del servicio y/o producto
se evidencian en la caracterización de cada proceso, como también en sus
respectivos procedimientos basados en la normatividad.
Es por ello que cada proceso que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad
evidencian:
PAGINA: 24 de 33
OPERACION
Es por ello que la empresa maneja una serie de registros que evidencian y
garantizan la calidad de los proveedores que abastecen los productos de la
empresa.
8.5.4 PRESERVACIÓN
PAGINA: 25 de 33
OPERACION
Se debe realizar el seguimiento del desempeño del servicio del asesor adquirido
por la empresa, su verificación se llevara a cabo durante tres meses
aproximadamente. Si este cumple con todos los requisitos para lo cual fue
contratado se considera conforme y apto para la empresa, de presentarse de
forma contraria el gerente general tendrá la facultad de tomar las decisiones al
respecto y lo dará a conocer a través del formato “Evaluación de proveedores”
FO-PRO-CSEP-3
PAGINA: 26 de 33
OPERACION
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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9.1.1 GENERALIDADES
Estas son algunas de las actividades que se realizan para dar cumplimiento y
hacer su respectivo análisis, medición y control en toda la empresa, además de
herramientas estadísticas que permiten su mejor interpretación, algunas de ellas
son:
Auditorías internas.
Revisión por la dirección.
Tratamiento de quejas y reclamos del cliente.
Tratamiento del producto no conforme.
Análisis de indicadores.
Evaluación de la satisfacción del cliente.
Acciones correctivas y preventivas
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO
relacionados con el cliente para conocer qué tan satisfecho esta con los
servicios y productos ofrecidos por la empresa.
PAGINA: 29 de 33
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
El responsable del proceso que está siendo auditado debe asegurarse de que se
realizan las correcciones y se toman las acciones necesarias para eliminar las no
conformidades detectadas y así implementar acciones sin demoras injustificadas.
Informes de Revisión
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EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Resultados de la Revisión
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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10 MEJORA
10.1 GENERALIDADES
PAGINA: 32 de 33
MEJORA
Acción preventiva
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MC-001
VERSION: 001
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ANEXOS
ANEXO A
Mapa de Procesos
ANEXO B
Matriz de Juran
ANEXO C
Caracterización de Procesos
38
ANEXO B: MATRIZ DE JURAN
Criterio de Evaluación:
Empresa
capacitado Personal
productos Calidad en
Satisfacción del
Precios
Excelencia en
Mejoramiento
4 7 6 5 3 1 2
TOTAL
servicio
continuo
razonables
cliente
Posicionamiento
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ANEXO C: CARACTERIZACION DE PROCESOS
OBJETIVO: Diseñarlssestrategiss neoessñss para alcsnzarls rrisión y visión de ls organiz.aciÓn, además de disponer los recursos neoessrios
para su bgro: ademisde Plsnific:sr. Organizar, Controlar, Garanhsrelcurrpkniento y el buen dessrrolo de los procesos sdministr9tivo-sdentro
de le organiz.ación.
RE SPOHSABLE: Gerente.
AUTORIDAD: Gerente
--,>
..._ 1...._
---,>
ENTRADAS PROCESO GESTION GERENCIAL Y SALIDAS
AOUINISTRATIVA
..
.
_....__..
Aooionn d• mejof•
.. OirtOQOtl.&ffl�toptU,l,lpUUIOI
utrat'9,ioo
r.t:ltm.OIOn tllltr"'a
. .y
.. ..
l'deaCIOm ICO'Ol'I�
U'O"t'I� Cfl $GC E va.h.w los indlcadotn de Represe.w la o�n a Nwl be.al, regioruil
.. Obje:tiYOS.
gestión
Revisionycontrold-e .
l\aCicru.l.
Ejecutv bs proyeetOS y acówi.3.<fes
. documentos
E va.lLW el cumplimiento ee
k>s
. . Coordirut procesos iruemos
organiz3eion
Gestiona! reeursos
40
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTION DE VENTAS
OBJETIVO: Estsblecer ls.s eS!J9!egGs necessnss psrs logrsr un etcrerrentc en el nNef de ventas, en pro del logro de los obietr.1>s
o rg s n izscio na le s.
RESPONSABLE: Gerente y vendedores AUTORIDAD: Gerente General.
=>
ENTRADAS PROCESO GESTIOtl DE VEIITAS SALIDAS
1 L 1 --,>
• Plan de m:rcados
Cotizacionu • Acciones dt rrwjora • Dtfini' estrategia oo,rercill Plan dt Ol"1)ft.s Plan
Podidos contiiua • Oefini' estrat�bs d• mercedeo y de metcadeo Perfiles
Encuestas de • Acciones correctivas publicidsd de clientes
1atiif1c:ción a dientts • Acciones p,e,ventiva.s • EJtableCII pion d• fideliac:ión d• Port1foliod1
Oporiunidade, del diente, p,odud:os
negocio • Elsbocación de baie de dates de oliente$
Ettudioi s1ctorialti y prov1edor.s
Lin1ami@nt01 del SGC • Diseño pottafoio de I! organización
Comportami!!nto del
mercado
lnvutigación
métCSdOS
de . SEguin'iinto I Eliborir c:otil.iciorü
Eliborv plin di rr.ortOdio
cotiza dones
Anál66 de la • • At� a citntu en !I pe.mio M Yfl'l.ta
.
Ac:tusliz.ación plan de
• Pror,ostioos dt �w.
CO"l)itincii tnRrc:adeo P•blicidod
lnventar01 • verlación de no • l(tentific¡rcl:erite>pot�yá;I"� .¡ bi
presupuestos conformidades intigt»Oi
......
ci,e:¡5
, interno1) Butn Climl ilbor>l Aominto di! nivtlcli
gtrtntt
todos los pl'OCHOs
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Proveer. gestlonsr y diñgir el tslento humano de Is or¡¡snrzs-ción. en pro del logn> de bs ob,ebVOs o:gsna.saonsles.
RESPONSABLE: Gerente, As.i1t1nte di gtitión humana AUTORIDAD: Gerente
->
ENTRADAS PROCESO GESTIOtl DEL TALEITTO SALIDAS
1 1 1
>
HUIIAflO
1 1
. Accion1-s di • P1ir.;:¡oon de r�rsos hotninoi
Plirtidt� SU. el! �tos el!
E..struc:turs mejots continua
Plar,esde..i.cción y ted:iwniento d� colabo<-.S.
org1niz.1cion1I • Accionu
Requetimie-ntos y �¡,or_¡¡J ColiboridorUNtÍiÍichoiy
ooaedivS$
motivados
n@oesidadudel • Acciones Taento humano oon t;.;
peescnal pceventivss compettneiu rtqwridn
lnfornws de dH&rfl)@ño
Pro¡,om,.¡¡ de bioJ"oOStar laboral
y evaluación del
personal
• Linesmientos del SGC
--
Hoju dtvid1 dt AL!ditoria MI capital • ,.,,.. ' Of".l:Cl1)dDtl O! tqO&
los humano Evaluación • R�le'at. � e h1lX::tO O! pencr.all
colsbofadores dtl • Ge""'1 "" ....,,;,,!»
• for:nlCbi J nAT.tn:li C11 Pi,"W'..I
desempeF-o
• s,g,-..rm:i 'UI.XI on:p::rr-.
Ev¡lt.airclimi
laboral . ' ........,,. """"
OBJETIVO: Dsponer y 9d.min.istra.r los recursos financieros. en el momento oportuno pgra el logro de los objetivos orgsniz.acionales.
RESPONSASlE: Gertntt y oontador
>
AUTORIDAD: Gertn1e
-
ENTRADAS PROCESO GESTIOff FIHAHCIERA Y -, SALIDAS
I
1
> - 1
COHTABlE
...-....:......�...:::==:::;-;========::::::....�---.
• Acciones de mejora • Pbne..;:ión Ó= pt=SOJ)O=StOS
Pruupunto •nt•bn contlnu, • Dilponl, y ldmi'lllutr lol l'eCUtlOI Plan fir\lnOitro lnbrtnD---5
w._� de t; oq¡aJ"'.dlaCUJ peiiodioos
Phn de cot, p-as • Acciones ootrec:tivas • l'bncsdep.,go (pres11puestilñ, p.3�.
H6toril IH de Ht.8dol • Ac:cionu p<1v1ntiv11 • fJo;rlfMf y plantar in\lffloionu fir\lncitio1. ooaa.blu)
manc:eros de la • EstaN:ce, meas: indicaootes. s.J.noes{linonciero., cootil>lis)
organización (balances. Rtgiitf'O movimie,1\t05 b.i.nciri05
Pagonomir\a
est.edo de tfluUdos.
fltjos de caja) Pago proveedores
Ingresos
..
HStorial de i"ldicadores
• Re,gi1tro y\9rif1Cioióndt • Ejecuciotl de pm;up;¡estos
movimientos bancarios • Pago 6* notniN
fnanO l= t
Cartera • Auártorias • Pa;¡od:�
Cridlos •
dt
.
tg iltro yve:rificloion • Elxlf " 1 di H&»doi inancietol
• Pa,go � aedí:o y mowr..entos bancario,s
OS • Ebboracioo de �
• Po;odocnditos
• R�:1do O: cart:ra:
PROVEEDORES
1 OOCUMEtHACION
1 RECURSOS
1 IUOICAOORES
1 1 CLIENTES
1
Todos bs procesos le-yes y
l'M>l'Mltividld
Persor..a.lcáf.w.doy lodicadores fnancieros
(lquidu.
e.,
T o d os bsprooesos
Oiln oompttll'lll
Entdades fr:l.anceras vlg.o, nte Equipos de oliooa eodeudarruento. ROi. Dian
CEtñ con tieeeSidaóes Docume,ntación lniracstrootura EVA. EBITDA} Cfientes con net:e.iwdEs
(txltmOl I lrlltmOI) flttl'M softwvt Elladoslinancótrol {tXttiT'IOI I SlltmOI)
Pro�coo Prooedinuentos Prove:dofes con
necesidades (txttn'IOSe Re,gi1tro1 � (u:lemo51
lllltmOS) f'ltHnOS)
44
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-1
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 5
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABLES:
Auxiliar administrativa.
4. DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO PAGINA: 2 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
5. GENERALIDADES:
6. PROCEDIMIENTO:
Control de documentos:
PROCEDIMIENTO PAGINA: 3 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
Esto con base en los parámetros establecidos en la norma ISO: 9001: 2015
PROCEDIMIENTO PAGINA: 4 DE 5
CONTROL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO PAGINA: 4 DE 5
CONNTROL DE DOCUMENTOS
Documentos obsoletos:
Correspondencia personal:
Se recibe el documento
Se coloca la fecha de entrega
Son firmados por la asistente administrativa, la cual es la persona
encargada de recibir todos los documentos de origen externo y los reporta
en el formato “Control de documentos de origen externos FO-PRO-CD-3”
Por último, los documentos considerados de importancia serán archivados
en orden y en la respectiva carpeta.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-2
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONNTROL DE REGISTROS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. Objetivo
2. Alcance
Este procedimiento aplica para el control de todos los registros establecidos en los
procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de LUMICENTRO.
3. Responsable:
Asistente administrativa
4. Definiciones
5. Generalidades:
PROCEDIMIENTO PAGINA: 2 DE 2
CONNTROL DE REGISTROS
6. Procedimiento
Para llevar a cabo el préstamo de los registros deberán tener una correspondiente
autorización y notificación a través del formato “Préstamo de Registros FO-PRO-
CR-2”.
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-3
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 3
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
Gerente
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO PAGINA: 2 DE 3
6. PROCEDIMIENTO
1. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
2. INDUCCION :
PROCEDIMIENTO
CONTROL RECURSO HUMANO PAGINA: 3 DE 3
3. CAPACITACION
4. EVALUACION:
Presentación personal
Responsabilidad con el horario y las labores diarias
Atención al cliente
Manejo de las pautas del sistema de gestión comercial
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-4
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO
2. ALCANCE:
3. Responsables:
4. Definiciones:
5. Generalidades:
Con el fin de llevar a cabo la identificación del producto no conforme y así mismo
la ejecución de las acciones preventivas y correctivas para la prevención y
eliminación de las mismas, LUMICENTRO realiza el seguimiento y verificación en
actividades o procesos que puedan afectar el buen desarrollo y cumplimiento de
los requisitos que afecten de manera directa la satisfacción del cliente, es por ello
que se ha establecido un procedimiento que evidencie la manera adecuada de
proceder cuando se detecta el hallazgo de la no conformidad.
6. Procedimiento:
PROCEDIMIENTO
CONTROL PRODUCTO NO
CONFORME PAGINA: 2 DE 2
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-5
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad.
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA PAGINA: 2 DE 2
5. Generalidades
Las auditorías internas se realizaran cada 6 meses y las que tienen relación
con los proveedores y los clientes se realizaran una vez al año, están son
programadas al inicio del año en el plan anual de auditorías.
6. PROCEDIMIENTO:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-6
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES
Parte integral del sistema de gestión de la calidad, son todos los colaboradores
que hacen parte de LUMICENTRO, por esto es muy importante que ellos
ayuden a identificar las posibles situaciones o causas que puedan generar no
conformidades o situaciones indeseables, para que así la dirección realice las
acciones preventivas correspondientes.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-6
PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS PAGINA: 2 DE 2
Recomendaciones de clientes
Recomendaciones de proveedores
Encuestas de satisfacción de clientes
Auditorías internas o externas
Cumplimiento de los objetivos de calidad
Registros de calidad
6. Procedimiento:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-7
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO:
Aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de gestión.
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
Acción correctiva: es una acción tomada para eliminar las causas de una
no conformidad real detectada u otra situación indeseable dentro de la
empresa
5. GENERALIDADES:
PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS PAGINA: 2 DE 2
6. PROCEDIMIENTO:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-8
PAGINA: 1 DE 4
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE:
4. DEFINICIONES:
5. GENERALIDADES:
PROCEDIMIENTO COMPRAS,
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES PAGINA: 2 DE 4
6. PROCEDIMIENTO:
Con ayuda del software se realiza un reporte del movimiento de los productos de
los meses anteriores a la fecha de análisis para la compra. Este movimiento
permite observar por medio de la rotación de inventarios las entradas, salidas y
stock de productos y poder tomar la decisión de cantidades a comprar.
PROCEDIMIENTO COMPRAS,
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES PAGINA: 3 DE 4
Con ayuda del software se ingresan los datos principales del proveedor:
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-9
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 8
1. OBJETIVO
2. ALCANCE:
3. RESPONSABLE
4. DEFINICIONES
5. GENERALIDADES
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 2 DE 8
6. PROCEDIMIENTO:
3. Los productos solicitados por los clientes con frecuencia son registrados en el
formato Productos no manejados “FO-PRO-ACL-1”, con esta herramienta
el gerente evalúa su compra y los vendedores obtienen los datos para
contactar al cliente cuando el producto tenga disponibilidad.
a. SERVICIO A DOMICILIO:
Horario de servicio:
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 3 DE 8
Zonas de servicio:
Nombre Cedula
o Nit Dirección
Teléfono
Productos
Forma de pago
Valor de cambio
Confirmación de hora de entrega
Al final de la toma del pedido se confirmara con el cliente todos los datos y
los productos solicitados con el fin de evitar errores.
Los pedidos serán alistados por el vendedor que tomo el pedido, teniendo en
cuenta el empaque de los productos delicados que pueden sufrir averías
durante el transporte.
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 4 DE 8
Despachos:
e. En caso de ser una venta con remisión debe entregar copia al cliente y traer
a su regreso original con firma y sello legible de quien recibe.
b. ASESORIA EN ILUMINACION
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 5 DE 8
Ensamble de lámparas
Ensamble de extensiones
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 6 DE 8
Pago en efectivo
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 7 DE 8
Cuando el pago se realice con cheque, este debe ser verificado con el banco
que lo emite para constatar la legalidad del documento.
7. FACTURACIÓN Y COBRO:
a) Factura tipo POS (Tirilla generada por una maquina TMU): Manejada
para ventas de contado, el original es entregado al cliente y la copia
es archivada como soporte contable.
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-9
PROCEDIMIENTO
ATENCION AL CLIENTE PAGINA: 8 DE 8
FIRMA:
LUMICENTRO CODIGO: SGC-PRO-002-10
VERSION: 001
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 2
1. OBJETIVO
Medir la satisfacción del cliente con el fin de buscar incrementar dicha variable.
2. ALCANCE:
4. DEFINICIONES
5. GENERALIDADES
6. PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
SATISFACCION AL CLIENTE PAGINA: 2 DE 2
.
2. La encuesta será revisada por el gerente y modificada de ser necesario para
enfocarla al objetivo propuesto. (objetivo según el aspecto del servicio a
evaluar)
3. La encuesta se realizara:
Por medio de la información de la base de datos de los clientes
Por medio de los clientes presenciales que ingresan al establecimiento
comercial.
Se programara la realización de la encuesta cada seis meses.
FIRMA:
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VERSION: 001
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES FECHA: OCTUBRE 2014
PAGINA: 1 DE 23
FUNCIONES PERMANENTES:
Coordinar el sistema de gestión de calidad
Administrar y dirigir el normal funcionamiento del almacén
Buscar permanentemente clientes nuevos y crear relaciones cada vez más
estrechas con los clientes actuales
Generar listas de precios
Generar informes producto el sistema de gestión comercial
Realizar seguimiento a las quejas y reclamos que se presenten
Realizar la gestión de compras
Procurar que las relaciones interpersonales de su grupo de trabajo, denoten la mejor
imagen ante los clientes
Velar por el cumplimiento de normas y políticas del negocio
Coordinar y distribuir diariamente el trabajo realizado por su grupo de trabajo.
Realizar gestión de cartera
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
Cumplir con el reglamento interno de trabajo
Manejo y conceptualización de documentos y pautas del sistema de gestión de
calidad
Velar por la preservación del producto
Utilizar, cuidar y mantener en buen estado los bienes suministrados para realizar el
trabajo
Mantener disciplina en cuanto al aseo, orden, seguridad y comportamiento
Desarrollar todas las demás funciones inherentes al cargo
IV. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
DINERO x
POR BIENES DE LA EQUIPOS Y x
EMPRESA HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
x
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES x
(Relación interna y
PROVEEDORES x
Externa)
CON OTRAS
x
EMPRESAS
x
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN x
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
x
TRABAJO
x
POR INFORMACIÓN
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 3 DE 23
CONTADOR
FUNCIONES PERMANENTES:
Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera
Llevar mensualmente los libros generales de compras y ventas
Presentar los informes que requiera el Gerente en el momento oportuno
Prestar asesoría en los temas financieros contables de la compañía
Realizar informe anual de toda la contabilidad para la DIAN
Realizar estados financieros
Tener informes financieros al día.
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RESPONSABILIDADES - PAGINA: 4 DE 23
CONTADOR
FUNCIONES OBLIGATORIAS
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
X
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS
EN APROBACIÓN DE X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
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RESPONSABILIDADES – PAGINA: 5 DE 23
ASISTENTE GESTION HUMANA
FUNCIONES PERMANENTES:
Realizar los procesos de selección del personal según procedimiento establecido
Velar porque los empleados estén debidamente afiliados al sistema de seguridad
social
Coordinar actividades de capacitación y formación que permitan al personal mejorar
en su trabajo y en su vida personal
Evaluar el desempeño del personal junto con el gerente
Velar por la oportuna entrega de dotación a los empleados
Apoyar al personal en situaciones difíciles y proporcionar ayuda psicológica cuando
se requiera
Realizar terapias que ayuden a mejorar situaciones familiares y personales
Coordinar actividades para la celebración fechas especiales y cumpleaños durante
el año ( día la madre, día del padre, amor y amistad, navidad)
Velar porque los puestos de trabajo se encuentren cómodos y bien distribuidos para
la ejecución de la labor diaria
Trabajar en conjunto con la ARP en el cuidado de la salud ocupacional de los
empleados
Velar porque la documentación de cada empleado se guarde adecuadamente
incluyendo ( perfil, hoja de vida ,contrato, certificados de estudio, evaluación de
desempeño, seguimientos psicológicos, llamados de atención, felicitaciones, pagos
de aportes, entre otros)
Procurar que las relaciones interpersonales de los empleados denoten en
amabilidad, apoyo y comprensión
Velar por el cumplimiento de normas y políticas del negocio.
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS
EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
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RESPONSABILIDADES – PAGINA: 7 DE 23
AUXILIAR DE BODEGA
FUNCIONES PERMANENTES:
Recepcionar todos los productos, verificar contra la factura cantidades y referencias
solicitadas
Revisar que los productos que ingresen no se encuentren en mal estado
Entregar a la gerencia las facturas de los productos recibidos
Informar a la gerencia de las anomalías encontradas en los productos recibidos y
dejar evidencia en el formato FO-PRO-CSEP-2 (Verificación del producto comprado)
Distribuir adecuadamente los productos dentro de la bodegas a su cargo
Informar a la gerencia de los productos a ubicar en la bodega externa al local
principal y dejar evidencia en el formato FO-MF-AB-1 ( Rotación de productos entre
bodegas)
Entregar los productos solicitados por el almacén y el área de ventas
Velar porque los productos para devolución por garantía permanezcan ordenados y
almacenados correctamente
Realizar la relación de productos a devolver al proveedor en el formato FO-MF-AB-2
(relación de productos devueltos por garantía), adjuntar a este los documentos
entregados por el proveedor al momento de la entrega
Revisar diariamente los productos bajos en stock, relacionarlos en el formato FO-
PRO-CSEP-1 (Seguimiento a existencia de productos) y entregar el formato a
Gerencia para su revisión
Llevar un registro diario de las solicitudes para armar lámparas industriales y
reflectores dejando evidencia en el formato FO-MF-AB-3 (solicitud ensamble de
productos)
Armar lámparas industriales y reflectores, seleccionando los materiales adecuados
para su buen funcionamiento y las especificaciones dadas por el área de ventas
Revisar y diligenciar los documentos asociados al proceso
Velar por el orden y limpieza de la bodega
Apoyar las labores de venta cuando se requiera
Velar por la preservación de los productos
Ofrecer a todos los clientes y proveedores una atención eficiente
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
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RESPONSABILIDADES - PAGINA: 9 DE 23
AUXILIAR DE BODEGA
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 10 DE 23
AUXILIAR DE ALMACEN
FUNCIONES PERMANENTES:
Distribuir los productos dentro del almacenes en forma ordenada y según su
clasificación
Revisar diariamente los productos bajos en stock, relacionarlos en el formato FO-
PRO-CSEP-1 (Seguimiento existencias de productos) y entregar el formato a
Gerencia para su revisión
Apoyar diariamente el alistamiento de pedidos al área de ventas
Revisar los pedidos listos para despacho contra la factura de venta verificando
cantidades y referencias
Apoyar las labores de venta cuando se requiera
Ubicar los productos de baja rotación en la sección indicada
Informar al área de ventas y a la gerencia los productos ubicados en esta sección
Revisar y diligenciar los documentos asociados al proceso
Velar por el orden y limpieza del almacén
Velar por la preservación de los productos
Ofrecer a todos los clientes y proveedores una atención eficiente
Colaborar en la apertura y cierre del almacén cuando se requiera
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes.
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS
EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
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FUNCIONES PERMANENTES:
Responder por la custodia de los dineros producto de las ventas
Recibir diariamente las facturas pagas o pendientes de pago y dejar evidencia en el
formato FO-MF-CJ-1 (relación de facturas)
Conservar los dineros recaudados en los lugares de seguridad establecidos
Procesar las ventas con tarjeta de crédito según protocolo establecido para
garantizar seguridad en la manipulación de los documentos del cliente y
autenticidad para realizar la venta
Realizar cuadre de caja todos los días y entregar reporte al gerente
Dejar evidencia de los dineros sobrantes o faltantes luego del cuadre en el formato
FO-MF-CJ-2 (reporte de sobrantes y faltantes de caja diarios)
Recepcionar todas las llamadas entrantes y darles el tramite adecuado
Registrar las llamadas por concepto de sugerencias, quejas y reclamos, en el FO-
PRO-CSL-2 (Reporte de sugerencias, quejas y reclamos) y realizar informe para
entrega a auxiliar administrativo y gerencia, aplicando procedimiento definido
Recepcionar las facturas al domicilio con los dineros y las facturas pendientes de
pago a las cuales debe colocarle PENDIENTES POR PAGO y registrar su estado en
el formato FO-MF-CJ-1 (Relación de facturas).
Llevar el control de las remisiones por anular en el formato FO-MF-CJ-3
Llevar el control de los descuentos aplicados en el formato FO-MF-CJ-4
Realizar la entrega de dineros una vez a día como mínimo a la gerencia con el
objetivo de no acumular sumas grandes de dinero y dejar evidencia en el FO-MF-
CJ-5 (entregas diarias de dinero)
Realizar entrega de dineros autorizados por la Gerencia y dejar evidencia en el
formato FO-MF-CJ-5 (entregas de dinero diario)
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del
almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Realizar apoyo en gestión de ventas en mostrador y lo relacionado con esta
(cotizaciones, toma de pedidos para envíos, entre otros)
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
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I. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 15 DE 23
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIONES PERMANENTES:
Recibir diariamente las facturas de compra e ingresarlas al software
Verificar que las facturas de venta a crédito ingresadas al sistema estén
diligenciadas adecuadamente con todos los datos del cliente y que tengan el sello
de descuento por pago anticipado
Realizar diariamente el recaudo de cartera según el reporte generado del software
(facturas vencidas o por vencer) dejando evidencia de la gestión realizada
Realizar informe semanal a la gerencia sobre la gestión de cartera realizada
Velar porque los programas de mantenimiento se ejecuten en las fechas
establecidas
Realizar apoyo en la documentación de acciones de correctivas, preventivas y de
mejora
Realizar apoyo a la Gerencia en la creación de proveedores además de velar
porque la información consignada de cada uno este completa y actualizada en el
software
Tener actualizada y completo orden la información de los clientes a crédito en
carpetas que contengan el RUT, la cámara de comercio y formato solicitud de
crédito debidamente diligenciado
Tener actualizada la información de cada proveedor en carpetas que contengan
los estados de cuenta, facturas de compras y evidencias de pagos.
Coordinar con la gerencia la realización de la evaluación anual a los proveedores
según procedimiento establecido
Coordinar con la gerencia la realización del proceso de medición de satisfacción
del cliente cada seis meses según procedimiento establecido
Coordinar todo el proceso de recepción de sugerencias, quejas y reclamos, de los
clientes según procedimiento establecido
Realizar el seguimiento a los mantenimientos dejando evidencia en el formato FO-
MF-AA-1 y actualizar el cronograma de mantenimiento anualmente
Realizar el análisis de la efectividad de las cotizaciones según procedimiento
establecido
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del
almacén
Mantener el archivo general actualizado y en orden de todos los documentos
manejados
Velar por el adecuado diligenciamiento de los formatos manejados dentro del
proceso administrativo
Suministrar los formatos requeridos por los diferentes puestos de trabajo
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 17 DE 23
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
V. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
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MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 18 DE 23
VENDEDOR DE MOSTRADOR
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atención eficiente
Conocer las políticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
Tomar el pedido a los clientes utilizando el formato FO-PRO-ACL-2 (Recepción de
pedidos)
Realizar las facturas de venta en el software o a mano en el caso de ser requerido
con el diligenciamiento de todos los datos del cliente
Realizar cotizaciones solicitadas por los clientes según procedimiento establecido
Colocar la garantía a los productos vendidos según procedimiento establecidos
Realizar alistamiento de pedidos
Recepcionar solicitudes para ensamble de productos, gestionar su terminación y
entrega
Verificar los productos antes de ser entregados al cliente según protocolo
establecido
Recepcionar los productos devueltos por garantía aplicando el procedimiento
establecido
Realizar cualquier tarea de apoyo a la labor de equipo o de un compañero
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación del
almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
Cumplir con el horario preestablecido teniendo en cuanta que el cargo es de
confianza y se debe adaptar a las necesidades del almacén
Mantener buenas relaciones con compañeros y jefes
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 20 DE 23
VENDEDOR DE MOSTRADOR
IV. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES – PAGINA: 21 DE 23
DOMICILIO
FUNCIONES PERMANENTES:
Ofrecer a todos los clientes una atención eficiente
Recibir diariamente los dineros por concepto de ventas de contado y las
facturas por concepto de ventas a crédito
Dejar evidencia de los recaudos por ventas a crédito en el formato FO-MF-
DO-1
Establecer las rutas de entrega teniendo en cuenta horas de entrega,
distancia a recorrer y vehículo a utilizar ( moto o camioneta)
Velar porque durante el transporte los productos no alteren su calidad
Revisar los pedidos contra la factura antes de iniciar el recorrido de entrega
Entregar los pedidos al cliente verificando contra la factura de venta
Verificar la autenticidad del dinero de forma discreta para no incomodar al
cliente
Velar por el mantenimiento y buen estado de los vehículos a su cargo
Apoyar en el alistamiento de pedidos y en las ventas de mostrador cuando se
requiera
Conocer las políticas sobre formas de pago establecidas
Colaborar en la apertura y cierre del almacén
Realizar las facturas de venta en el software o a mano en el caso de ser
requerido
Realizar cualquier tarea de apoyo a la labor de equipo o de un compañero
Realizar apoyo a diligencias administrativas programadas durante el día
Velar por el mantenimiento del orden, organización y excelente presentación
del almacén
Cuidar su apariencia personal llevando adecuadamente el uniforme
LUMICENTRO CODIGO: SGC-MF-003
MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES - PAGINA: 23 DE 23
DOMICILIO
I. RESPONSABILIDAD
CON MIEMBROS DE LA
X
EMPRESA
POR CONTACTOS CON CLIENTES X
(Relación interna y PROVEEDORES X
Externa)
CON OTRAS X
EMPRESAS
EN MANEJO X
POR DIRECCIÓN DE EN REVISIÓN X
PERSONAS EN APROBACIÓN DE
X
TRABAJO
POR INFORMACIÓN X
FIRMA:
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
LUMICENTRO
pág.
1. OBJETIVOS .......................................................................................................... 11
1.1 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................... 11
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................. 11
2. MARCO LEGAL .................................................................................................... 12
3. POLITICA DE SALUD OCUPACIONAL ................................................................ 13
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ........................................................................ 14
4.1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ...................................... 14
4.1.1 Generalidades de la empresa ............................................................................ 14
4.1.2 Organización de la empresa .............................................................................. 14
4.1.3 Responsables de la empresa para la ejecución del Programa de Salud
Ocupacional..................................................................................................................... 15
4.1.4 Características de la empresa en el ámbito de Riesgos Profesionales .............. 15
4.1.5 Procesos desarrollados por LUMICENTRO / FLUJO DE LA GESTION
COMERCIAL ................................................................................................................... 15
4.1.6 Descripción de herramientas y maquinaria ........................................................ 16
4.1.7 Organización del trabajo .................................................................................... 16
4.1.8 Recursos para la ejecución del Programa de Salud Ocupacional ...................... 17
4.1.9 Comité Paritario de Salud Ocupacional ............................................................. 17
5. DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE TRABAJO .............................................. 18
6. SUBPROGRAMAS................................................................................................ 19
6.1 SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO ...................... 19
6.1.1 Objetivos del Subprograma de medicina preventiva y del trabajo. ..................... 19
6.1.2 Actividades de Medicina del Trabajo ................................................................. 19
6.1.3 Actividades de Medicina Preventiva. ................................................................. 20
6.1.4 Atención de Primeros Auxilios ........................................................................... 20
6.1.5 Sistemas de información y registro .................................................................... 20
6.1.6 Sistema de vigilancia epidemiológica................................................................. 21
6.1.7 Empresas Promotoras de Salud-EPS ................................................................ 21
6.1.8 Administradora de Riesgos Profesionales ARP ................................................. 21
6.2 SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL....................................................... 22
6.2.1 Objetivos ........................................................................................................... 22
6.2.2 Actividades de higiene industrial........................................................................ 22
6.2.3 Monitoreo de los factores de riesgo en los puestos de trabajo........................... 23
6.2.4 Actividades de Recreación y Deporte ................................................................ 23
6.3 SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL ................................................ 23
6.3.1 Objetivos ........................................................................................................... 23
6.3.2 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial .................................................. 23
6.3.3 Programa de Orden y Aseo. .............................................................................. 23
6.3.4 Plan de emergencia........................................................................................... 24
6.3.5 Plan de Mantenimiento ...................................................................................... 24
6.3.6 Plan de saneamiento básico ambiental.............................................................. 24
6.3.7 Sistemas de control y prevención de incendio ................................................... 25
6.3.8 Demarcación y Señalización.............................................................................. 25
6.3.9 Investigación de incidentes y accidentes ........................................................... 26
6.3.10 Visitas Programadas de Inspección ................................................................... 26
6.3.11 Suministro de Elementos de Protección Personal.............................................. 26
7. PLAN DE CAPACITACION ................................................................................... 27
7.1 OBJETIVOS .......................................................................................................... 27
7.2 ACTIVIDADES REALIZADAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA........................... 27
7.2.1 Inducción ........................................................................................................... 27
7.2.2 Capacitación Continuada................................................................................... 27
7.2.3 Capacitación Específica..................................................................................... 28
7.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 28
8. EVALUACION DEL PROGRAMA.......................................................................... 29
8.1 OBJETIVOS GENERALES ................................................................................... 29
8.2. INDICADORES DE GESTION EN SALUD OCUPACIONAL ..................................... 29
8.2.1 Indicadores de estructura........................................................................................ 29
8.2.2 Indicadores de Proceso - Ejecución ........................................................................ 29
8.2.3 indicadores de impacto - Resultado ........................................................................ 29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 32
ANEXOS.......................................................................................................................... 33
LISTA DE TABLAS
pág.
pág.
pág.
Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo y que a su vez produzca en el trabajador una lesión orgánica,
una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
Índice: Relación numérica comparativa ente una cantidad tipo y otra variable. Es
la relación constante entre dos cantidades.
Letalidad: Proporción de muertos por un evento o una enfermedad determinada,
relacionados con los casos de ese evento o enfermedad.
Trabajo: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser
humano caracterizada por ser una actividad social y racional, orientada a un fin y
un medio de plena realización.
JUSTIFICACIÓN
Ley Novena de 1.979: Título III. Normas para preservar, conservar y mejorar la
salud de los individuos en sus ocupaciones.
Decreto 586 de febrero 25/83: Por el cual se crea el Comité Nacional de Salud
Ocupacional.
Decreto 614 de marzo 14/84: Por el cual se determinan las bases para la
organización y administración de salud ocupacional en el país.
ALEXANDER BUITRAGO
Representante Legal
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
NIT: 75002741
Teléfono: 3351909
Ciudad: Pereira
Clase de Riesgo: 1
Centros de trabajo: 1
CONTACTO
INICIAL
APLICAR
PAUTAS DE
CORTESIA
IDENTIFICAR
NECESIDADES
Y
EXPECTATIVAS
DEL CLIENTE
ATENDER Y
SOLUCIONAR
QUEJAS,
RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
SUMINISTRAR
INFORMACION
TECNICA DEL
PRODUCTO
OFRECER
SERVICIOS
ADICIONALES
CONCRETAR LA
VENTA
15
Procesos llevados a cabo dentro de la empresa:
Computadores Caja
registradora
Herramientas de mano
Serie eléctrica
Implementos de oficina
PRESTACION
ADMINISTRATIVA 2 2 4 POR HORAS DE SERVICIOS
4.1.8 Recursos para la ejecución del Programa de Salud Ocupacional
El vigía de la salud fue creado el 17 de Agosto del año 2010 ya que la empresa
cuenta con 5 empleados directos.
Alexander Buitrago
Gerente
Campañas de vacunación
Capacitaciones grupales sobre prevención de la salud a la exposición de
riesgos
Divulgación de procedimientos para evitar accidentes
Realización de exámenes para prevención epidemiológica
SALUCOOP
SOS
Comfamiliar Risaralda
6.2.1 Objetivos
6.3.1 Objetivos
Los desastres naturales, los actos terroristas y los accidentes (causados por
imponderables faltas de medidas de seguridad) desatan emergencias que no
pocas veces resultan en pérdida de vidas humanas, lesiones graves y cuantiosos
perjuicios materiales.
La empresa cuenta con dos extintores portátiles. Los cuales están ubicados: uno
en la bodega cerca a los baños y el otro en la bodega del segundo piso, libres de
obstáculos, de fácil acceso a una altura aproximada de 1.50 m de la base del piso,
debidamente señalizados. El seguimiento en cuanto a la conservación y
funcionamiento está a cargo de la asistente administrativa.
Atraer la atención
Dar a conocer el mensaje con suficiente antelación
Ser clara y de interpretación única.
Posibilidad en la práctica de cumplir con lo indicado
Todo accidente o enfermedad profesional debe ser investigado por la entidad, a fin
de determinar su causa y aplicar las medidas que sean necesarias para el control
de los factores de riesgo. Para tal efecto se utilizará la ficha correspondiente
ubicada en el ANEXO 3. La investigación, debe arrojar los siguientes resultados:
7.1 OBJETIVOS
7.2.1 Inducción
Manejo de extintores
Brigadas de emergencia
Simulacros de evacuación
Plan de evacuación
Primeros auxilios
Manejo de cargas
Pausas Saludables
Utilización de elementos de protección
Se define como la relación entre el número de días perdidos y cargados por los
accidentes durante un año y el total de horas - hombre trabajadas durante el año
multiplicado por K.
Puesto de trabajo
Condición de trabajo identificada
Origen del riesgo
Efecto posible
Número de expuestos al factor de riesgo
Tiempo de exposición al factor de riesgo
Controles existentes a nivel de la fuente, medio y trabajador.
RUIDO
ALTO: No escuchar una conversación a un tono normal a una distancia
entre 40 y 50 cm.
MEDIO: Escuchar la conversación a una distancia de 2 m en tono normal.
BAJO: No hay dificultad de escuchar conversación a tono normal a más de 2
m.
RADIACIONES IONIZANTES
ALTO: Exposición frecuente (una vez por jornada o turno o más).
MEDIO: Ocasionalmente y/o vecindad.
BAJO: Rara vez, casi nunca hay exposición.
RADIACIONES NO IONIZANTES
ALTO: Seis horas o más de exposición por jornada o turno.
MEDIO: Entre dos y seis horas por jornada o turno.
BAJO: Menos de dos horas por jornada o turno.
TEMPERATURAS EXTREMAS
ALTO: Percepción subjetiva de calor o frío luego de permanecer 5 min en
el sitio.
MEDIO: Percepción de algún disconfort con la temperatura luego de
permanecer 15 min.
BAJO: Sensación de confort térmico.
VIBRACIONES
ALTO Percibir sensiblemente vibraciones en el puesto de trabajo.
MEDIO: Percibir moderadamente vibraciones en el puesto de trabajo.
BAJO: Existencia de vibraciones que no son percibidas.
POLVOS Y HUMOS
ALTO: Evidencia de material particulado depositado en sobre una
superficie previamente limpia al cabo de 15 min.
MEDIO: Percepción subjetiva de emisión de polvo sin depósito sobre
superficies pero sí evidenciable en luces, ventanas, rayos, solares,
etc.
BAJO: Presencia de fuentes de emisión de polvos sin la percepción
anterior.
LIQUIDOS
ALTO: Manipulación permanente de productos químicos líquidos (varias
veces en la jornada o turno).
MEDIO: Una vez por jornada o turno.
BAJO: Rara vez u ocasionalmente se manipulan líquidos.
VIRUS
ALTO: Zona endémica de fiebre amarilla, dengue o hepatitis con casos
positivos entre los trabajadores en el último año. Manipulación de
material contaminado y/o paciente o exposición a virus altamente
patógenos casos de trabajadores en el último año.
MEDIO: Igual al anterior sin casos en el último año.
BAJO: Exposición a virus no patógenos sin casos de trabajadores.
BACTERIAS
ALTO: Consumo o abastecimiento de agua sin tratamiento físico –
químico. Manipulación de material contaminado y/o
pacientes con casos de trabajadores en el último año.
MEDIO: Tratamiento físico – químico del agua sin pruebas en el último
semestre. Manipulación de material contaminado y/o pacientes sin
casos de trabajadores en el último año.
BAJO: Tratamiento físico – químico del agua con análisis bacteriológico
frecuente. Manipulación de material contaminado y/o pacientes sin
casos de trabajadores anteriormente.
HONGOS
ALTO: Ambiente húmedo y/o manipulación de muestras o material
contaminado y/o pacientes con antecedentes de micosis en los
trabajadores.
MEDIO: Igual al anterior, sin antecedentes de micosis en el último año en
los trabajadores.
BAJO: Ambiente seco y manipulación de muestras o material
contaminado sin casos previos de micosis en los trabajadores.
SOBRECARGA Y ESFUERZOS
ALTO: Manejo de cargas mayores de 25 kg y/o un consumo necesario
de más de 901 Kcal/jornada.
MEDIO: Manejo de cargas entre 15 y 25 kg y/o un consumo necesario de
más de 600 y 900 Kcal/jornada.
BAJO: Manejo de cargas menores de 15 kg y/o un consumo necesario
de menos de 600 Kcal/jornada.
POSTURA HABITUAL
ALTO: De pie con una inclinación superior a los 15°.
MEDIO Siempre sentado (toda la jornada o turno) o de pie con una
inclinación menor de 15°.
BAJO: De pie o sentado indistintamente.
MONOTONÍA
ALTO: Ocho horas de trabajo repetitivo y solo o en cadena.
MEDIO: Ocho horas de trabajo repetitivo y en grupo.
BAJO: Con poco trabajo repetitivo.
SOBRETIEMPO
ALTO: Más de doce horas por semana y durante cuatro semanas o
más.
MEDIO: De cuatro a doce horas por semana y durante cuatro semanas
o más.
BAJO: Menos de cuatro horas semanales.
CARGA DE TRABAJO
ALTO: Más del 120% del trabajo habitual. Trabajo contra el reloj.
Toma de decisión bajo responsabilidad individual. Turno de
relevo 3 x 8.
MEDIO: Del 120% al 100% del trabajo habitual. Turno de relevo 2 x 8.
BAJO: Menos del 100% del trabajo habitual. Jornada partida con
horario flexible. Toma de decisión bajo responsabilidad grupal.
ATENCIÓN AL PÚBLICO
ALTO: Más de un conflicto en media hora de observación del
especialista.
MEDIO: Máximo un conflicto en media hora de observación del
especialista.
BAJO: Ausencia de conflictos en ½ hora de observación del
especialista.
Determinación de Factores que generan Accidente de trabajo
Valor Probabilidad
10 Es el resultado más probable y esperado si la situación de riesgo
tiene lugar
7 Es completamente posible, nada extraño. Tiene una probabilidad
de actualización del 50%
4 Sería una coincidencia rara. Tiene una probabilidad de
actualización del 20%
1 Nunca ha sucedido en muchos años de exposición al riesgo,
pero es concebible. Probabilidad de 5%
1-20% 1
21-40% 2
41-60% 3
61-80% 4
81-100% 5
La escala para priorizar los riesgos es la siguiente:
Con base en los resultados obtenidos se pueden priorizar los diferentes factores
de riesgo bien se por peligrosidad, repercusión o por los dos.
ANEXO 2. Dotación de Botiquines
Elementos de botiquín
5) ANALISIS Y RECOMENDACIONES
42
ANEXO 4. Reporte mensual de ausentismo
REPORTE MENSUAL DE AUSENTISMO
MES:
AÑO:
DÍAS PERDIDOS
NOMBRE EPISODIO SALARIO DIARIO
OTRAS CAUSAS COSTO DIAS
FECHA EMPLEADO NUEVO EC EP AT (CON
(I) (J) DIAGNÓSTICO CAUSAS PRESTACIONES) INCAPACIDAD
(K) (L) (M)
(N)
TOTALES
Totales mes:
No. Trabajadores al principio del período + trabajadores que ingresaron (O):
No. Trabajadores promedio diario (F): Días contratados (P): Horas trabajadas (H):
43
ANEXO 5. Registro de morbilidad – mortalidad
44
ANEXO 6 Cronograma
Septiembre
para el máxima a
Noviembre
Diciembre
Octubre
Febrero
Agosto
Marzo
Enero
Mayo
Junio
control de ejecutar
Julio
Abril
los factores
de riesgo
45
PANORAMA DE RIESGOS
LUMICENTRO
2
1. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS
Para llevar a cabo un buen análisis y determinar cuáles son los aspectos y
factores de riesgo más latentes en la empresa, es necesario que:
Para lograr una información veraz que permita la identificación de los lugares de la
empresa donde haya ocurrido un accidente, se debe tener un amplio conocimiento
referente a la enfermedad y accidentalidad presentadas en referencia al puesto de
trabajo analizado.
2. FACTOR DE RIESGO
Los factores de riesgo pueden ocasionar lesiones traumáticas asociadas con los
accidentes de trabajo o lesiones no traumáticas relacionadas con
enfermedades de origen profesional.
3. CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
RIESGOS FISICOS
Ejemplo:
Ruido.
Presiones.
Temperatura.
Iluminación.
Vibraciones
RIESGOS QUÍMICOS
Herramientas
Máquinas
Equipos o
Instalaciones
RIESGOS ELÉCTRICOS
Se denomina riesgo eléctrico al riesgo originado por la energía eléctrica producida por
maquinas, equipos o instalaciones que al entrar en contacto con el hombre producen lesiones
de acuerdo a su intensidad y exposición, algunas causas son:
RIESGOS BIOLÓGICOS
Bacterias,
Plasmidios,
Virus
Hongos
Micoplasmas
Parásitos
RIESGOS ERGONÓMICOS
RIESGOS PSICOLABORALES
RIESGOS LOCATIVOS
Explosión deslizamientos
Inundaciones
Tormentas eléctricas
Huracanes
Terremotos
Temblores
Incendio
RIESGOS DE TRANSITO
Colisiones
Volcamientos
Varadas
Obstáculos
Atropellamientos
Madera,
Muebles,
Equipos de oficina,
Los materiales líquidos, como:
Combustibles
Solventes
Reactivos
Ácidos
Gas propano
Metano
Acetileno
4. LISTA DE CHEQUEO
FACTOR ASPECTO A ANALIZAR SI NO NA Observaciones
REQUISITOS BASICOS
Se encuentra
disponibles los soportes
de pagos al Sistema
General de Seguridad
Social (Salud, ARP,
1 Pensiones)?
Se cuenta con un
Programa de Salud
Ocupacional en la
2 Empresa?
Se cuenta con
Panorama de Factores
de
3 Riesgo en la Empresa?
Ha capacitado al
personal en prevención
4 de riesgos
El personal cuenta con
los Elemento de
Protección Personal
necesarios para
5 desarrollar su labor?
RIESGOS LOCATIVOS
La construcción se
encuentra en buenas
condiciones y garantiza
la seguridad de las
6 personas?
Existen condiciones de
7 orden y limpieza?
Se cuenta con las
condiciones de
saneamiento básico
(control de alimentos,
8 plagas, basuras, etc.)?
10
Las dimensiones
internas en cuanto a
extensión superficial y
capacidad, son
adecuadas para la
9 colocación de equipos?
Los trabajadores tienen
el espacio adecuado
para realizar
eficientemente el trabajo
(mínimo 2 m y 3 m de
10 altura)?
Las salidas se
encuentran sin
obstáculos y son lo
suficientemente amplias
11 ?
Se cuenta con botiquín,
12 camillas y frazadas?
No se encuentra grietas
13 visibles en las paredes?
11
Existe agua potable en
la empresa apta para el
consumo y en cantidad
19 necesaria?
RUIDOS Y VIBRACIONES
Se tienen medidas de
control de la exposición
20 al ruido?
Se toman las medidas
de seguridad necesarias
para evitar o disminuir el
riesgo por vibraciones
derivado del manejo de
perforaciones
neumáticas, martillos,
21 etc.?
ELECTRICIDAD, ALTERNA, CONTINUA Y ESTATICA
Se encuentran las
instalaciones eléctricas
22 en buen estado?
Se encuentran
señalizados todos los
23 circuitos?
Todas las instalaciones,
transformadores, etc. Se
encuentran protegidos
contra impactos?
24
Se está haciendo uso de
corriente alterna o
25 continua (x)?
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL
12
PREVENCIÓN Y EXTINCION DE INCENDIOS
Se cuenta con
suficientes tomas de
agua, aparatos
extinguidores y con
personal
28 entrenado?
Se realiza
mantenimiento a los
29 extintores?
Los extintores tienen
fechas de recarga
30 vigentes?
Se reportan las
36 condiciones peligrosas
Se reportan los
37 accidentes de trabajo
Se reportan los
38 incidentes de trabajo?
13
Se investigan los
accidentes ocurridos
que
afectan al personal que
labora o a la
39 comunidad?
Se realizan controles a
40 los subcontratistas?
Se realizan inspecciones
de seguridad
41 periódicas?
CONDICIONES DE SALUD DE LOS TRABAJADORES
Se realizan exámenes
médicos ocupacionales
a los trabajadores
(ingreso,
42 periódicos, egreso)?
DISPOSICIÓN DE RESIDUOS Y DESECHOS
Se realiza un adecuado
almacenamiento
temporal de residuos y
43 desechos?
Se realiza una adecuada
disposición final
44 de residuos y desechos?
14
5. MATRIZ PARA EL PANORMA DE FACTORES DE RIESGO
Repercusión del
Factor de
Grado de
PANORAMA DE RIESGOS PRIORIDAD DE INTERVENCIÓN
% de expuestos
consecuencia
Exposición
Probabilidad
Tiempo
peligrosidad
de de de generadora Conocido existente recomendables intervención
ponderación
riesgo
trabajo o Riesgo Riesgo s
proceso
15
6. CRONOGRAMA
Actividades Seguimiento y Control Fecha Responsable
Diciembre
para el máxima a
Febrero
Marzo
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Noviembre
Abril
Enero
Octubre
control de
los factores
de riesgo
16
7. BIBLIOGRAFIA
http://www.laguajira.gov.co/web/images/contrataciones/Anexo%206%20Lista
%20d e%20Chequeo%20Inspecciones%20planeadas.pdf
|
LUMICENTRO FECHA:
OCTUBRE
2014
LISTA DE FORMATOS REVISIÓN:
0
FECHA FECHA
SOLICITUD DEVOLUCIÓN
AÑO
MES
DIA
O
Ñ
A
E
M
I
D
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CD-2
TITULO: VERSIO
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS N
01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CD-3
TITULO:
VERSION
CONTROL DE DOCUMENTOS
01
DE ORIGEN EXTERNO
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CR-2
TITULO: VERSIO
PRESTAMO DE REGISTROS N
01
FECHA DEVOLUCIÓN
DIA
MES
DIA
AÑO
MES
AÑO
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-RH-1
TITULO: VERSIO
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO N
01
FECHA
CARGO
OBSERVACIONES Y COMPROMISOS:
RESPONSABLE EVALUACION
FIRMA DEL EVALUADO
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CPNC-1
TITULO: VERSIO
REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD N
01
Responsable: Fecha:
Hallazgo
2.
3.
4.
5.
FECHA DE
APARICIÓN DE LA
NO CONFORMIDAD
PROCESO
INVOLUCRADO
PERSONAL
INVOLUCRADO
ÁNALISIS DE LA NO CONFORMIDAD
Responsable
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-1
TITULO: VERSIO
CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS N
01
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
123412341234123412341234123412341234123412341234
SISTEMA DE GESTION
4.DE CALIDAD.
4.1Requisitos generales
4.2Requisitos de la documentación
4.2.1Generalidades
4.2.2Manual de Calidad
4.2.3Control de la documentación
4.2.4Control de los registros
RESPONSABILIDAD DE LA
5. DIRECCION
5.1Compromiso de la dirección
5.2Enfoque al cliente
5.3Política de calidad
5.4Planificación
5.4.1Objetivos de calidad
5.4.2Planificación del SGC
Responsabilidad, autoridad y
5.5
Comunicación.
5.5.1Responsabilidad y autoridad
5.5.2Representante de la dirección
5.5.3Comunicación Interna
5.6Revisión por la dirección
5.6.1Generalidades
5.6.2Información para la revisión
5.6.3Resultados de la revisión
|
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
123412341234123412341234123412341234123412341234
6 GESTIONde
6.1Provisión DErecursos
LOS RECURSOS
6.2Recursos humanos
6.2.1Generalidades
Competencia, toma de conciencia
6.2.2
y formación
6.3Infraestructura
6.4Ambiente de trabajo
7 REALIZACION DEL PRODUCTO
Planificación de la realización del
7.1
producto.
Procesos relacionados con el
7.2
cliente
Determinación de los requisitos
7.2.1
relacionados con el producto.
Revisión de los requisitos
7.2.2relacionados
Con el producto.
7.2.3Comunicación con el cliente
7.3Diseño y desarrollo
7.3.1Planificación del diseño y desarrollo
Elementos de entrada para el diseño
7.3.2
y desarrollo
7.3.3Resultados del diseño y desarrollo
7.3.4Revisión del diseño y desarrollo
|
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA
123412341234123412341234123412341234123412341234
7.3.5Verificación del diseño y desarrollo
7.3.6Validación del diseño y desarrollo
Control de los cambios de diseño y
7.3.7desarrollo.
7.4Compras
7.4.1Proceso de compras
7.4.2Información de las compras
Verificación de los productos
7.4.3comprados
7.5Producción y prestación del servicio
Control de la producción y prestación
7.5.1del
servicio
Validación de los procesos de la
7.5.2producción y prestación del servicio.
7.5.3Identificación y trazabilidad
7.5.4Propiedad del cliente
7.5.5Preservación del producto
Control de los dispositivos de
7.6 seguimiento y medición.
8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1Generalidades
8.2Seguimiento y medición
8.2.1Satisfacción del cliente
8.2.2Auditoria Interna
Seguimiento y medición de los
8.2.3procesos
8.2.4Seguimiento y medición del producto.
8.3Control del producto no conforme
8.4Análisis de datos
|
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
No. ELEMENTOS NORMA 1 23412341234123412341234123412341234123412341234
8.5Mejora continua
8.5.1Mejora
8.5.2Acción correctiva
8.5.3Acción preventiva
8.6Listado maestro de formatos
8.7Listado maestro de cargos SGC
Listado maestro de técnicas
8.8estadísticas
8.9Listado maestro de documentos.
AAUDITORES INTERNOS:
GRUPO 1:
GRUPO 2:
| CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-2
TITULO: VERSIO
PLAN DE AUDITORIAS N
01
FECHA:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
ENTREVISTAS
NOMBRE
FECHA HORA AREA/ELEMENTO/PROCESO A AUDITAR CARGO
AUDITADO
AUDITOR PRINCIPAL
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-AI-3
TITULO: VERSIO
LISTA DE CHEQUEO N
01
FECHA: HOJA: /
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
FECHA: HOJA: /
AUDITORIA No.:
INFORME DE AUDITORIA
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-PRO-AI-4
TITULO: VERSIO
INFORME DE AUDITORIA INTERNA N
01
FECHA: HOJA: /
AUDITORIA No.:
AUDITOR PRINCIPAL:
EQUIPO AUDITOR:
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-PRO-AP-1
TITULO: VERSIO
REPORTE ACCIONES PREVENTIVAS N
01
Responsable
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-PRO-AC-1
TITULO: VERSIO
REPORTE ACCIONES CORRECTIVAS N
01
Responsable
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-CSEP-1
TITULO: VERSIO
SEGUIMIENTO A EXISTENCIAS DE PRODUCTOS N
01
ÁREA:
BODEGA:
ALMACEN:
RESPONSABLE:
INVENTARIO FECHA
ACTUAL CANTIDAD A DE FECHA DE ENTREGA CANTIDAD
FECHA DESCRIPCION DEL PRODUCTO APROX PEDIR PEDIDO PROVEEDOR DE PEDIDO RECIBIDA
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-PRO-CSEP-2
TITULO: VERSIO
VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO N
01
CALIDAD
CANTIDAD
TOTAL PUNTAJE
MAYOR DE 300 PUNTOS: EXCELENTE
ENTRE 251-300 PUNTOS: BUENO
ENTRE 150-250 PUNTOS: REGULAR
ENTRE 40-100 PUNTOS: DEFICIENTE
OBSERVACIONES:
DESCRIPCION PRODUCTO
FECHA DE SOLICITUD CLIENTE TELEFONO SOLICITADO VENDEDOR
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-ACL-2
TITULO: VERSIO
RECEPCIÓN DE PEDIDOS N
01
PRODUCTOS PEDIDOS
No. CANTIDAD PRODUCTO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
TOTALES
DIRECCION TELEFONO
VENDEDOR
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-1
TITULO: VERSIO
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN N
01
|
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-2
TITULO: VERSIO
REPORTE SUGERENCIAS, QUEJAS Y N
RECLAMOS 01
FECHA:
SUGERENCIAS QUEJAS RECLAMOS
NOMBRE CC. TEL EMAIL
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-PRO-SCL-3
TITULO:
VERSION
SEGUIMIENTO A GESTIÓN DE
01
SUGERENCIAS,QUEJAS Y
RECLAMOS
TRATAMIENTO FECHA
/ ACCION RESPUESTA DESCRIPCION
FECHA CLIENTE CC TELEFONO EMAIL Q R S DESCRIPCION TOMADA AL CLIENTE RESPUESTA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AB-1
TITULO:
VERSION
ROTACIÓN DE PRODUCTOS 01
ENTRE BODEGAS
DESCRIPCION
BODEGA BODEGA
FECHA DEL CANTIDAD OBSERVACION RESPONSABLE
SALIDA INGRESO
PRODUCTO
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-MF-AB-2
TITULO:
VERSION
RELACIÓN DE PRODUCTOS
01
POR GARANTIA
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-AB-3
TITULO: VERSIO
SOLICITUD EMSAMBLE DE N
PRODUCTOS 01
ESTADO
DESCRIPCION
DEL FECHA
FECHA DE HORA PRODUCTO A SOLICITADO POR DE HORA DE
SOLICITUD SOLICITUD ENSAMBLAR CANTIDAD POR ENTREGADO ENTREGAR ENTREGA ENTREGA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO.MF-CJ-1
TITULO: VERSIO
RELACIÓN DE FACTURAS N
01
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-MF-CJ-2
TITULO:
VERSION
REPORTE DE 01
SOBRANTES Y
FALTANTES
TOTAL TOTAL $
FECHA INGRESO EGRESO SOBRANTE $FALTANTE RESPONSABLE Vobo.GERENCIA
|
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-3
TITULO: VERSIO
REMISIONES POR ANULAR N
01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-CJ-4
TITULO: VERSIO
RELACIÓN DE DESCUENTOS N
01
Nº VALOR
FECHA FACTURA DESCUENTO OBSERVACIONES
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-MF-CJ-5
TITULO: VERSIO
RELACIÓN DE ENTREGA Y PAGOS N
DIARIOS 01
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-MF-AA-1
TITULO: VERSIO
SEGUMIENTO DE MANTENIMIENTO N
01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-DO-1
TITULO:
RECAUDOS DEL DOMICILIO POR VERSIO
VENTAS A CREDITO N
01
CÓDIGO:
LUMICENTRO
FO-MF-OO3
TITULO: VERSIO
FORMATO MANUAL DE FUNCIONES N
01
TITULO REQUERIDO
PROCESO TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
III.DESCRIPCION DE FUNCIONES
HABILIDADES
|
FUNCIONES PERMANENTES:
FUNCIONES OBLIGATORIAS:
IV. RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA
DINERO
POR BIENES DE EQUIPOS Y
LA EMPRESA HERRAMIENTAS
CON MIEMBROS DE LA
POR EMPRESA
CONTACTOS CON CLIENTES
(Relación interna y PROVEEDORES
Externa) CON OTRAS EMPRESAS
EN MANEJO
POR DIRECCIÓN EN REVISIÓN
DE PERSONAS EN APROBACIÓN
DE TRABAJO
POR INFORMACIÓN
|
LUMICENTRO CÓDIGO:
FO-MC-OO1
TITULO:
VERSION
CRONOGRAMA MANTENIMIENTO
01
DE EQUIPOS E
INSTRUMENTOS
CRONOGRAMA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS E INSTRU M ENTOS
MES MES MES
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 10 11 12
ACTIVIDADE
INSTRUMENT S FRECUENCI RECURSOS ENCARGADO 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30
O GENERALE A
*Falta de empleados
*Desconocimiento de las
Generación de carga laboral a los funciones del cargo *Exceso *Enfermedades laborales
empleados de trabajo *Trabajadores inconformes 5 3
*Fatiga
*Falta de personal *Estrés laboral y enfermedades
*Temporada alta en la laborales *Trabajadores con
Horarios extendidos empresa falta de compromiso 5 3
*Falta de elementos
adecuados para ejecutar las
labores (sillas descansa pies,
*Molestias musculares,
descansa manos para teclado
*Aumento ausentismo por
Riesgos ergonomicos y mouse. *No
motivos de salud, fatiga y estrés
ejecución de pausas activas
laboral
*Falta de recursos *Falta
de compromiso *
Falta de comunicación
5 3
Trabajadores consientes y
comprometidos con
Cumplimiento y logro de la
En proceso de concientización de los Planeación estrategica y el
Cumpliento de Planeación estrategica y Sistema empleados para el cumplimiento de Sistema de Gestión de Cada vez que se
1 25 de Gestión de Calidad objetivos y metas trazadas Calidad Gerente requiera
Trabajadores conocen de la
existencia del programa , sin Cumplimiento total del
Programa de Salud y seguridad en el trabajo embargo no se lleva a cabo el programa, disminución de los
5 125 establecido cumplimiento total del mismo riesgos Gerente Anual
*Ejecución de estrategías de
mercadeo y publicidad
frecuentes que promuevan el
avance de la empresa en
aspectos como
reconocimiento de marca
Número de estrategias de mercadeo y No se implementan estrategías de calidad en el servicio y
5 75 publicidad desarrolladas anualmente mercadeo y publicidad, producto y competitividad,. Gerente Anual
Alianzas estratégicas
necesarias para el buen
desarrollo y mejora de
3 45 Número de alianzas establecidas durante el año rentabilidad de la empresa Gerente Anual
Preparación de los
No se ha establecido un Plan de empleados ante el Plan de
5 125 Plan de Emergencias establecido Emergencias en la empresa emrgencias Gerente Anual
Indeterminado (Factores
5 125 Indeterminado (Factores Externos) Indeterminado (Factores Externos) Externos) Gerente Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO CÓMO LO VOY A HACER (ESTRATEGÍA)
30/12/2014
31/12/2014 Indeterminada
MACROPROCESO MISIONAL
PROCESO: GESTIÓN DE VENTAS
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer las estrategias necesarias para lograr un incremento en el nivel de ventas, en pro del logro de los objetivos organizacionales
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS
TIPO DE RIESGO RIESGO CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDAD
*Cierre de caja
30/12/2014 *Control por resultados contables
*Puntos ecológicos visibles *Capacitación
30/10/2014 *Supervisión cada que se requiera
MACROPROCESO OPERATIVO
PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Proveer, gestionar y dirigir el talento humano de la organización, en pro del logro de los
OBJETIVO DEL PROCESO:
objetivos organizacionales.
RESPONSABLES: Gerente, Asistente de gestión humana
NÚMERO DE RIESGOS IDENTIFICADOS: 13
*Desconocimiento en temas
No programar las *No evidenciar las necesidades de la de interes *Desarrollo
capacitaciones necesarias empresa y de los colaboradores en inadecuado de sus tareas
con los empleados para el cuanto a temas que puedan afectar * Falta de actualización y
buen desarrollo de la el correcto funcionamiento de la conocimientos para mejorar
empresa misma. sus funciones 3 3
*Desconocimiento de
No elaborar adecuadamente funciones y
el manual de funciones y *No poseer conocimientos en la responsabilidades por parte
responsabilidades de los creación del manual de funciones y de los trabajadores *Mala
cargos responsabilidades ejecución de las tareas 5 5
*No existe interes por parte de la
empresa por desarrollar dichas
No realizar actividades que actividades *Falta de motivación
promuevan el deporte y la *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
recreación de los empleados *Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*No existe interes por parte de la
No celebrar fechas como empresa por desarrollar dichas
cumpleaños, dia del amor y actividades *Falta de motivación
amistad, navideñas entre *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
otras *Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*Desconocimiento del
No realizar la evaluación de desempeño del trabajador
desempeño de los *Falta de conocimientos
empleados para implementar acciones
*Mala organización que intervengan las falencias
*No cumplimiento del cronograma *No identificación de
*Falta de conocimientos para necesidades y problematicas
realizar la evaluación en la empresa 5 5
No desarrollar actividades *No existe interes por parte de la
que velen por un ambiente y empresa por desarrollar dichas
clima organizacional actividades *Falta de motivación
saludable *Falta de recursos *Estrés laboral *Ambiente
*Falta de tiempo laboral tenso 5 1
*Falta de conocimiento de la
*No existe interes por parte de la percepción del cliente
empresa por desarrollar dichas *No implementación de
actividades estrategias que mejoren y
No desarrollar encuestas de *Falta de recursos satisfagan las necesidades
satisfacción a los clientes *Falta de tiempo del cliente 5 3
*Sanciones económicas
No realizar bien la adecuada *Falta de recursos *Exposición de la salud y
disposición de los residuos *Falta de tiempo seguridad de los
peligrosos en la empresa * Falta de consciencia y de interes trabajadores 5 5
Desconocimieto de los
colaboradores del Plan de *Falta de capacitación *Actuación incorrecta de los
Preparación y Respuesta *No elaboración del plan de trabajadores ante
ante Emergencias emergencias *Falta emergencias *Afectaciones
ambientales de consciencia de interes economicas y personales 5 3
IÓN
META
DETECCIÓN IMPACTO TOTAL INDICADOR CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO LLEGAR
Esporadicamente se realiza en
Encuestas de satisfacción realizadas durante la empresa encuestas de
3 45 el año satisfacción Realizar semestralmente una encuesta de satisfacción
Número de pagos oportunos y correctos Se realiza el pago oportuno y No se presentan inconvenientes para el pago de los
realizados durante el año/ Total de pagos correcto mensual a los trabajadores en pagos mensuales, liquidaciones y demás
1 25 realizados anualmente *101 trabajadores durante el año factores prestacionales
porcentaje de cumplimiento en la
disposición adecuada de los residuos Se realiza la disposición
peligrosos (numero de empleados correcta de algunos residuos,
realizando correctamente la disposicion de sin embargo no existe una Disposición total y correcta de los residuos peligrosos en
los residuos/ total de empleados de la politica ambiental clara y la empresa, politica ambiental definida, y colaboradores
3 75 empresa + 100) definida concientes y empoderados de la misma.
*Adoptar e implementar el
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 programa existente
*Programar capacitaciones en un
cronograma y evidenciar
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 cumplimiento
*Manual de funciones bien
elaborado, evaluación de
desempeño realiza para su
Asistente de gestión humana Anual 30/12/2014 respectiva comparación
*Bases de datos
desactualizadas
3 5 3
*Mal manejo de la cartera *Aumento del tiempo en
Facturacion a clientes sin cupo *Capacidad de endeudamiento cuentas por cobrar *Liquidez
de credito excedida por los clientes afectada
3 5 3
*Mala gestion por parte de los *Iliquidez
Disminución de los ingresos por vendedores * *Poca rotacion de cartera
clientes en mora Mala selección de clientes *Perdidas económicas
*Error en el despacho del
3 3 3
pedido * *Reprocesos en la facturacion,
Devolucion de producto Reclamos por calidad * Afectación de la cartera por
facturado pero no pagado (producto no conforme) cobrar
ECONÓMICO
3 3 1
Otorgamientos de descuentos
no autorizados *Informacion desactualizada *Disminución de las utilidades
Se presentan algunas
Número de clientes
facturaciones realizadas a No se presentan facturaciones a clientes sin
45 facturados sin capacidad Gerente Mensual
clientes que no tienen capacidad de endeudamiento
de endeudamiento
capacidad de
endeudamiento
Se presentan algunos
Número de descuentos cumplimiento 100 % de la politica de descuentos sin
9 errores en la ejecución de Gerente Mensual
otorgados en el mes errores en su otorgamiento
descuentos para clientes
que no aplican al mismo.
Número de cuentas por La empresa mantiene al día Cumplimiento total de las obligaciones financieras en
25 Gerente Mensual
pagar con sus obligaciones el tiempo estipulado.
financieras,no se presentan
retrasos
No se ha establecido un Plan
Plan de Emergencias de Emergencias en la Preparación de los empleados ante el Plan de
125 establecido empresa emrgencias Gerente Anual
FECHA DE CUMPLIMIENTO
CÓMO LO VOY A HACER (ESTRATEGÍA)
Objetivos Específicos
• Realizar un diagnóstico de la situación inicial (Planeación estratégica) de
la empresa LUMICENTRO.
• Documentar los requisitos generales del sistema de gestión de calidad.
• Documentar el manual de funciones y responsabilidades de los cargos de
la empresa LUMICENTRO.
• Establecer los procedimientos documentados, para la empresa
LUMICENTRO.
• Diseñar un manual de calidad para la empresa LUMICENTRO.
• Elaborar un Mapa de Riesgos para la empresa LUMICENTRO.
• Establecer y documentar las actividades de medición, análisis y mejora
basados en el ciclo PHVA.
Qué se logró?
• Manual de Calidad
• Manual de Procedimientos
• Manual de Funciones
• Programa de Salud Ocupacional
• Panorama de Riesgos
• Formatos
• Mapa de Riesgos
Manual de Calidad
El manual de la calidad expone la estructura
del Sistema de Gestión de LUMICENTRO, a
través de este documento se evidencia el
compromiso existente de la empresa en la
búsqueda de la Calidad.
SGC-MC-001 (MANUAL DE CALIDAD).docx
Manual de Procedimientos
Este documento contiene la descripción de cada uno de los
procedimientos obligatorios y necesarios que intervienen para
llevar a cabo el cumplimiento de los requisitos estipulados en la
Norma ISO 9001:2015 en lo referente a la documentación del
Sistemas de gestión de Calidad.
• Control De Documentos
• Control De Registros
• Recursos Humanos
• Control De Producto No Conforme
• Control De Auditoria Interna
• Acciones Preventivas
• Acciones Correctivas
• Compras, Selección Y Evaluación De
Proveedores
• Atención al Cliente
• Satisfacción Al Cliente
SGC-PRO-002 (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS).docx
Manual de Funciones
Es la descripción detallada de las funciones, responsabilidades,
habilidades y perfiles ocupacionales de cada uno de los cargos
que hacen parte del equipo de colaboradores de LUMICENTRO.