MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO
Código: ES-DE-MNSIG-CRGALO-11 Versión: 07
Fecha: 30/11/2012 Página 1 de 4

Objetivo: Brindar oportunidad y eficiencia en el suministro de recursos físicos y servicios de apoyo administrativo para el cumplimiento de los objetivos misionales y el normal
funcionamiento de los procesos de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos

Alcance: Inicia con la elaboración del Plan de Acción y contempla la formulación de plan de contratación, Plan de mantenimiento de Infraestructura Física, la ejecución de planes y el
manejo del almacén y finaliza con el seguimiento de sus actividades y la formulación e implementación de los planes de mejoramiento, acciones correctivas y acciones preventivas y
acciiones de mejora para garantizar la sostenibilidad y el mejoramiento continuo del proceso.

Responsable o líder del Proceso: Subdirector (a) Administrativo(a) y Financiera

Políticas de Operación:
Realizar y garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de manera oportuna de la infraestructura y vehiculos
Garantizar el suministro y entrega de elementos, espacios e insumos mínimos requeridos que satisfagan necesidades de la Unidad.
Garantizar el inventario de bienes actualizado.

Trámites Relacionados (Procesos Misionales): N/A

Normograma: Ver Normograma

ELEMENTOS DE ENTRADA ELEMENTO DE SALIDA

Responsable y/o salida o
Proveedor Actividades claves Usuarios
Proveedor Interno Insumo o entrada Participantes información
Externo INTERNO EXTERNO
secundaria
PLANEAR
Plan de Acción Por
Dependencias Proceso de
Elaborar el Plan de Acción por (IS) Direccionamient
dependencia o Estratégico
Proceso de
Plan Estratégico Subdirector Mapa de Riesgos
Direccionamiento
Institucional (IS) Administrativo (IS)
Estratégico
Elaborar Mapa y Plan de Riesgos por Proceso de
proceso Plan de Manejo de Gestión de
Riesgos Apoyo Logístico
(IS)
Plan de Acción Por Plan de Contratación Proceso de
Dependencias (IS) Gestión de
(IS) Elaborar Plan de Contratación de Apoyo Logístico
Funcionamiento
Proceso de Mapa de Riesgos Plan mantenimiento
Subdirector
Gestión de Apoyo (IS) de Infraestructura
Elaborar Plan de mantenimiento de Administrativo Proceso de
Logístico Física(IS)
Infraestructura Física y Transporte Gestión de
Plan de Manejo de y Plan de
Apoyo Logístico
Riesgos Mantenimiento de
(IS) transporte(IS)
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ELEMENTOS DE ENTRADA ELEMENTO DE SALIDA

Responsable y/o salida o Usuarios
Proveedor Actividades claves
Proveedor Interno Insumo o entrada Participantes información
Externo INTERNO EXTERNO
secundaria

HACER

Plan mantenimiento de
Infraestructura
Proceso de Física(IS)
Gestión de Apoyo y Plan de Suministro de
Logístico Servicios administrativos Bienes y Servicios Todos los
Mantenimiento de
transporte(IS) (IS) procesos
Realizar administración y manejo de
Inventarios (IS) Subdirector
Proceso de Plan de Contratación bienes y Servicios
Administrativo
Direccionamiento (IS)
Estratégico Mantenimiento de Bienes

Bienes y Servicios Proceso de

Proveedores (IS) Inventarios (IS) Gestión de
Apoyo Logístico

Requerimientos de
Conceptos Jurídicos revisiones de
Proceso Gestión Proceso de
Revisiones de legalidad legalidad o
de Asuntos Gestión de
(IS) conceptos
Legales Asuntos Legales
(IS)
Atender, tramitar y solicitar información o Subdirector
requerimientos Administrativo
Requerimientos de
Proceso de divulgación de Proceso de
Requerimientos de información y
Gestión de Gestión de
Información (IS) mensajes
Comunicaciones Comunicaciones
(IS)

VERIFICAR ACTUAR

Indicadores
Evaluación independiente del sistema de
Auditorias Internas
control interno
Auditorias Internas de Calidad Planes de Mejoramiento
Encuestas
Auditorias Externas Acciones Correctivas
Revisión por la Dirección
Autoevaluación del control Acciones Preventivas
Derechos de petición, quejas y reclamos
Autoevaluación de la gestión Acciones de Mejora
Mapa de riesgos
Producto No conforme
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REQUISITOS RECURSOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Humanos: Tecnológicos:
Funcionarios de planta Hardware
Numerales NTCGP 1000:
Contratistas Software
6.1. 6.3, 6.4., 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.
Inventario de Activos
de Información
Físicos: Técnicos N/A
Numerales ISO 9001 : Infraestructura-puestos de trabajo cuando Ver Tablero de Indicadores
6.1. 6.3, 6.4., 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. haya lugar a ello
Financieros:
Numerales ISO 14001: 4.3.3, 4.4.1, 4.4.6, 4.4.7,4.5.3
Presupuesto de funcionamiento, Proyectos de Inversión
Virtuales y de Información:
Elementos MECI: 1.2.1, 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 Intranet, Página web, Correo electrónico

DOCUMENTOS REGISTROS RIESGOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES INHERENTES

Ver Listado Maestro de Documentos y Ver Mapa de Riesgos
Ver Listado Maestro de Documentos y Registros Registros y Plan de Manejo de Ver Manual de procesos y procedimientos
Tablas de Retención Documental (TRD Riesgos.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
01 Agosto de 2003 Versión Inicial
Modifica diseño, estructura, código: cambia el nombre del proceso pasa de Gestión de Mantenimiento de Infraestructura a Gestión de Recursos
02 29/04/2005 Físicos, cambia el objetivo por objeto y su contenido, establece el alcance. Adiciona Objetivos de calidad, seguimiento al proceso, Ajusta
Documentos y Registros

Modifica: código del proceso, las entradas, salidas y contenido: cambia el objetivo y elimina el alcance, Adiciona recuadro de Etapas (Que
Hace) y elimina el recuadro de actividades (Actuar, Planear, Verificar, Hacer), Modifica contenido del recuadro de recursos. Agrega al titulo
03 21/12/2007 Objetivos de calidad la frase asociados al procesos. Cambia: el titulo de "Seguimiento al Proceso" por "Puntos de Control del proceso". Adiciona
los Riesgos del proceso; Modifica el titulo del recuadro de Documentos y Registros por Procedimientos y modifica su contenido. Adiciona
soporte normativo

Modifica: El contenido del recuadro de entradas dejándolas como ver anexos, se adicionan elementos de entrada. Elimina: recuadro “Objetivos
de calidad asociados al proceso"; El titulo “Puntos de control del procesos”. eliminando las columnas de activad de control, Quien lo hace,
04 20/11/2008
frecuencia y registro. la columna de indicador se deja como recuadro independiente y elimina su contenido dejando la frase ver tablero de
indicadores. Cambia el titulo del recuadro procedimientos por Documentos y modifica su contenido.

Modifica estructura, código y contenido, evidenciando las actividades del proceso dentro del ciclo PHVA, se registran los cambios de la
05 30/08/2010 caracterización en cada una de sus versiones, se ajustan los cargos de los responsables a la actual estructura organizacional: Cambia el Objetivo
del proceso y se adiciona su alcance. se ajustan las entradas y salidas y se establecen los responsables del Proceso.

06 29/06/2011 Se incluye elementos del MECI

Se modifica nombre del proceso y cambia codigo, se Modifica formato de caracterización, se incluyen políticas, se modifican responsables y se
07 30/11/2012
ajustan interacciones
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Elaboró Revisión y Aprobación Técnica Revisión y Aprobación metodológica

Firma:

Nombre: Luis Porfirio Dominguez Taquez Firma: Firma:

Cargo: Profesional Especializado

Firma:

Nombre: Wilson Reyes Nombre: Carolina Abusaid Graña Nombre: Carolina Abusaid Graña

Cargo: Almacenista General

Firma:
Nombre: Luis Alberto Conde Alonso
Cargo: Contratista - Oficina Asesora de Planeaciòn
Cargo: Jefe Oficina Asersora de Planeación Código
Cargo: Subdirectora Administrativa Código 068 Grado 07
115 Grado 06 (E.)