DOCUMENTACIÓN

La organización debe establecer y mantener información en un medio

adecuado, el cual puede ser magnético o impreso, que describa los
elementos clave del sistema de gestión y la interacción entre ellos y
proporcione orientación a la documentación relacionada.

Es importante que la documentación se mantenga en el mínimo requerido

para que sea efectiva y eficiente.

La Guía RUC®, establece:

Toda empresa contratista debe documentar por medio de un manual de

gestión, la información relacionada con el SG-SSTA. El objetivo es
proporcionar información como procedimientos, documentos, indicadores
acerca del SG-SSTA de la organización.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

La organización debe establecer y mantener procedimientos que le

permitan controlar todos los documentos y datos requeridos para segurar
que:

Se puedan localizar,
 Sean actualizados y revisados periódicamente ,
Sean autorizados por el personal responsable,
Estén disponibles en todos los lugares donde sean requeridos,

Los documentos obsoletos deben ser retirados, pero conservados por un

espacio de tiempo en caso de que la normatividad exija su presentación.

La organización debe revisar las necesidades de documentación e

información de su sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente y
mantener procedimientos que le permitan controlar dichos documentos.

En una organización eficiente se debe tener en cuenta:

Obtendrá el nivel E la organización que demuestre que el manual está

integrado con los demás procesos operativos, administrativos y de
mejoramiento continuo de la organización y que cuenta con un sistema de
protección de la información.
RESPONSABILIDADES

La participación y la contribución efectiva de la gerencia, los empleados,

los contratistas y los subcontratistas, es vital para el éxito del SG-SSTA.

Por lo tanto deben ser responsables con el desarrollo del sistema y la

ejecución de sus funciones considerando los aspectos de SSTA implícitos
en su labor.

Esto exige que la gerencia comunique claramente sus políticas, objetivos y

responsabilidades en SSTA.
La guía RUC®, establece:

Toda empresa contratista, en armonía con las disposiciones legales, debe demostrar la
existencia y asignación de las responsabilidades de la alta gerencia, mandos medios,
personal de supervisión, trabajadores, personal de seguridad, salud en el trabajo y
ambiente para el desarrollo del sistema. Debe realizar la evaluación a los diferentes
niveles para verificar el cumplimiento de las responsabilidades. Este requisito aplica
también a subcontratistas.

Debe contar con un procedimiento escrito donde se especifique cómo se

va a llevar a cabo la evaluación periódica del cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a cada uno.

Debe presentar el organigrama de la empresa, destacando la ubicación de

los responsables de seguridad, salud y ambiente, aportando información
que permita determinar su idoneidad, funciones y responsabilidades.

Se debe asignar un responsable de la coordinación del SSTA, idóneo, con

funciones y responsabilidades específicas.

Las responsabilidades y autoridad en SSTA deben estar

documentadas.