MANUAL DE RESPONSABILIDADES EN CÓDIGO MAN-SST-02

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO A

VERSIÓN 1
LOS LIDERES DE SST / ECONOMAS
FECHA 10/01/2020

LIDERES DE SST – COLEGIOS

Perfil: Tecnólogo en Seguridad y salud en el trabajo, Aprendiz Sena en áreas afines a seguridad
y salud en el trabajo, enfermera (o) y/o Responsable del Sistema de Calidad. Con curso vigente
de 50 horas en SST
En caso de no contar con este perfil, la persona debe tener como mínimo el curso virtual de 50
horas en SST. Puede solicitar la inscripción al curso mediante el correo
sst.fondoprovincial@gmail.com, y se le inscribirá por medio de la ARL/SENA y tendrá un mes
para su culminación.

Habilidades:

1. Capacidad de Liderazgo
2. Ser Proactivo
3. Actitud de Escucha
4. Empatía
5. Trabajo en Equipo
6. Innovación
7. Creatividad
8. Conocimientos tecnológicos (manejo de Office, equipo de cómputo, escáner, Drive,
Wasap)

Función General:

1. Se asigna una carpeta en DRIVE, la cual debe mantener actualizada con los registros y
evidencias que van generando en el transcurso de la implementación del SG-SST
2. Realizar el plan de trabajo anual
3. Hacer seguimiento mensual del cumplimiento del plan de trabajo anual de SST.
4. Realizar las actividades de acuerdo a los lineamientos que exige el SG-SST y otros
solicitados por el encargado de SST desde la sede general

Funciones específicas:

ÍTE
ACTIVIDAD ALCANCE REGISTRO EN DRIVE
M
Rendición de cuentas en SST a la Trimestral
1 Carpeta. Mejora Continua
Rectora, en el formato establecido. mente
Apoyo a la Ecónoma y auxiliar
Carpeta Presupuesto
2 contable en la elaboración de Anual
presupuesto en SST
Subir el presupuesto firmado por la Carpeta Presupuesto:
3 Anual
rectora Subir registro firmado
Carpeta Presupuesto:
Actualizar el formato del
Subir registros (Facturas) que
4 presupuesto de acuerdo a lo Mensual
soporten el cumplimiento del
ejecutado y archivar soportes.
presupuesto
5 Evaluación de desempeño en SST de Semestral Carpeta. Responsabilidades en
los trabajadores ( Formato mente SST
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establecido)
Seguimiento a indicadores de Carpeta. Ausentismo y
6 Mensual
accidentalidad Accidentalidad
Elaboración del plan de
7
capacitaciones anual en SST
Anual Carpeta. Capacitaciones
Subir el plan de capacitaciones
8
firmado por la rectora
Actualización del plan de
9
capacitaciones
Subir los registros de: Contenido de Mensual
10 la capacitación, Lista de asistencia o
certificados, Evaluación de la eficacia Carpeta Capacitaciones /
Actualización de la plantilla de subcarpeta por cada
11 Anual
inducción capacitación
Al ingreso
Realizar la inducción del SG-SST a
Semestre
12 todos los trabajadores y contratistas
Personas
permanentes.
nuevas
Carpeta Comités, incluir:
Actualización o Conformación del
13 Anual registro de votación y acta de
COPASST y Convivencia Laboral
conformación
Aseguramiento de reuniones de los Carpeta Comités, incluir: Actas
14 Mensual
comité de COPASST de reunión
Aseguramiento de reuniones de los Trimestral Carpeta Comités, incluir: Actas
15
comité Convivencia Laboral / Anual de reunión / informes
Participar en la auditoria anual Carpeta mejora continua:
16 programado desde la sede Central. Anual Incluir informe de auditoría
Mantener información actualizada firmado por la rectora
Carpeta medicina Preventiva.
Verificar que todos los trabajadores
Incluir los conceptos médicos
17 cuenten con el examen médico Semestral
de ingreso y retiro de los
ocupacional (Ingreso/retiro).
trabajadores
Carpeta medicina Preventiva.
Incluir: informe de condiciones
de salud, Licencia en SST,
Solicitud de información a la IPS que
Licencia de SST de los médico
18 realice los exámenes médicos Anual
que firmen el concepto de
ocupacionales
aptitud Medico, Carta donde
especifique la custodia de las
historias clínicas
Elaborar comunicado al trabajador
19 de los resultados del examen médico Carpeta de medicina
ocupacional. (Formato establecido) preventiva: Registro del
Anual
Entrega de comunicado al trabajador comunicado con el recibido del
20 de los resultados del examen médico trabajador
ocupacional
21 Actualización de la matriz de Trimestral Carpeta de medicina
seguimiento de resultados de los preventiva
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exámenes ocupacionales.
Actualización de matriz de
22
seguimiento al ausentismo
Campaña de prevención al consumo
23 de tabaco, alcohol y otras sustancias
psicoactivas
Verificar la Actualización de
24 información socio demográfica de la
población
Socialización del programa y del
25
manual de Pausas activas
Apoyar la realización como mínimo
26 una vez a la semana de una pausa
activa dirigida
Colaborar con la ecónoma en la
27 búsqueda de proveedor de las
mediciones ambientales e higiénicas
Programar las mediciones
28
ambientales e higiénicas
Archivo de informe de Mediciones
29
higiénicas ( Iluminación y Ruido)
Socializar el informe resultante de la
30
medición higiénica
Seguimiento a las acciones
31
resultantes de los informes
Archivo de informe de puestos de
32
trabajo
Seguimiento a las acciones
33
resultantes de los informes
Socializar el informe resultante de la
34
medición de puestos de trabajo
Programar la aplicación de las
35
encuestas de Riesgo Psicosocial
Carpeta de medicina
preventiva: incluir los soportes
Mensual
del ausentismo ( Incapacidades
médicas)
Carpeta de medicina
Anual preventiva: incluir Registros de
la campaña (fotos y/o registros
de asistencia)
Carpeta medicina Preventiva:
Tabla de datos
Anual
sociodemográficos de la
población
Anual
Carpeta Gestión del riesgo /
pausas activas
Mensual Incluir registro de asistencia
Anual N/A
Anual N/A
Carpeta estudios higiénicos:
Incluir los informes entregados
Anual
por el proveedor externo de las
mediciones higiénicas
Carpeta estudios higiénicos:
Anual
Registro de divulgación
Carpeta estudios higiénicos:
Incluir archivo con evidencia
Mensual fotográfica del antes y el
después de las acciones
tomadas
Carpeta de gestión del riesgo /
Mensual
Riesgo Ergonómico
Carpeta de gestión del riesgo /
Riesgo Ergonómico. Incluir
archivo con evidencia
Mensual
fotográfica del antes y el
después de las acciones
tomadas
Carpeta estudios higiénicos:
Anual
Registro de divulgación
Carpeta Gestión del riesgo.
Riesgo psicosocial. Incluir
Anual
registro de aplicación de
encuesta
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO A
LOS LIDERES DE SST / ECONOMAS
Divulgación del informe de riesgo
36
psicosocial
Realizar análisis de impacto en SST a
37 los cambios que puedan afectar al
SG-SST ( formato establecido)
38 Actualizar el Plan de emergencias
Actualización de conformación de la
39 brigada de emergencia
Elaboración del plan de
40
capacitaciones de la brigada
Realizar simulacros de acuerdo a las
necesidades evidenciadas en el
41
análisis de vulnerabilidad del plan de
emergencia
Realizar y actualizar el cronograma
42 de inspecciones ( formato
establecido)
Realizar seguimiento a las acciones
43
resultantes de las inspecciones.
Actualizar la matriz de acciones
44
preventivas y correctivas
Actualizar la Matriz de identificación
45 de peligros y valoración de riesgos y
sus respectivos controles.
Realizar Taller de identificación
46 peligros por cargo ( Formato
establecido)
Realizar campaña del programa de
47
Ahorro de consumo de agua
Realizar campaña del Programa de
48
uso eficiente de energía
Realizar campaña del programa
49 manejo integral de residuos
( desechables)
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Carpeta Gestión del riesgo.
Anual Riesgo psicosocial. Incluir
registro de divulgación.
Carpeta Gestión del cambio.
Incluir los formato de análisis de
Mensual la gestión del cambio y las
medidas de aseguramiento en
caso tal
Anual Carpeta Plan de emergencia.
Carpeta plan de emergencia:
Registro de Acta de
Permane conformación de la brigada.
nte Hojas de vida de brigadistas
actualizada con los cursos que
se realicen,
Carpeta capacitaciones:
Incluir en el plan de
Anual capacitaciones las asociadas a
los brigadistas. Y subir los
registros de las capacitaciones
Carpeta Plan de Emergencia:
Incluir registro de: Informe de
Cuatrimes
simulacro, registro fotográfico
tral
del simulacro, guion del
simulacro
Carpeta Plan de Emergencia:
Registro de las inspecciones
Trimestral
realizadas de acuerdo a lo
programado
Carpeta plan de emergencia/
Trimestral inspecciones: Incluir en un
informe el antes y el después
Mensual Carpeta Mejora Continua
Anual Carpeta Gestión del Riesgo
Carpeta Gestión del Riesgo:
incluir registro de asistencia y
Anual
los registros de la identificación
de peligros
Anual Carpeta de Gestión Ambiental
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LOS LIDERES DE SST / ECONOMAS
FECHA 10/01/2020

Aplicar la encuesta de Actores en la Carpeta de Seguridad Vial:

50
Vía – Virtual incluir registro de asistencia
Carpeta de Capacitaciones:
Anual Incluir en el plan de
Hacer seguimiento a la culminación
51 capacitaciones y subir registro
del curso de actores viales -
de los certificados de
culminación del curso
Carpeta Proveedores:
Entrega de manual del contratista en Registro de entrega del manual
52 Anual
SST de contratistas a los
proveedores
Carpeta Proveedores:
Solicitud de documentos al
Mensual Carpeta por Proveedor con los
53 proveedor de acuerdo al manual de
mente documentos exigidos en el
contratistas en SST
manual
54 Entrega de elementos de protección Carpeta Gestión del riesgo:
personal a los trabajadores (Registro Trimestral Incluir registro de entrega de
de entrega de EPP) Dotación y EPP

LIDERES SST (Vigía SST) y ECONOMA – CASAS PEQUEÑAS

Perfil: Curso virtual de 50 horas en SST. Puede solicitar la inscripción al curso mediante el
correo sst.fondoprovincial@gmail.com, y se le inscribirá por medio de la ARL/SENA y tendrá un
mes para su culminación.

Habilidades:

1. Ser Proactivo
2. Actitud de Escucha
3. Trabajo en Equipo
4. Conocimientos tecnológicos (manejo de Office, equipo de cómputo, escáner, Drive,
Wasap)

Función General:

1. Se asigna una carpeta en DRIVE, la cual debe mantener actualizada con los registros y
evidencias que van generando en el transcurso de la implementación del SG-SST
2. Hacer seguimiento mensual del cumplimiento del plan de trabajo anual de SST.
3. Realizar las actividades de acuerdo a los lineamientos que exige el SG-SST y otros
solicitados por el encargado de SST desde la sede general

Funciones específicas:

ÍTE
ACTIVIDAD ALCANCE REGISTRO EN DRIVE
M
Rendición de cuentas en SST a la Trimestral
1 Carpeta. Mejora Continua
Directora, en el formato establecido. mente
2 Elaboración de presupuesto en SST Anual Carpeta Presupuesto
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( Ecónoma)
Subir el presupuesto firmado por la Carpeta Presupuesto:
3 Anual
Directora/Ecónoma Subir registro firmado
Carpeta Presupuesto:
Actualizar el formato del
Subir registros (Facturas) que
4 presupuesto de acuerdo a lo Mensual
soporten el cumplimiento del
ejecutado y archivar soportes.
presupuesto
Evaluación de desempeño en SST de
Semestral Carpeta. Responsabilidades en
5 los trabajadores ( Formato
mente SST
establecido) -Ecónoma
Seguimiento a indicadores de
Carpeta. Ausentismo y
6 accidentalidad - Encargado el Mensual
Accidentalidad
responsable en sede principal
Elaboración del plan de
7 capacitaciones anual en SST -
Ecónoma Anual Carpeta. Capacitaciones
Subir el plan de capacitaciones
8
firmado por la Directora - Ecónoma
Actualización del plan de
9
capacitaciones - ecónoma
Subir los registros de: Contenido de
Mensual
la capacitación, Lista de asistencia o
10
certificados, Evaluación de la eficacia
- Ecónoma Carpeta Capacitaciones /
Actualización de la plantilla de subcarpeta por cada
11 inducción – Responsable de SST Anual capacitación
Bogotá
Realizar la inducción del SG-SST a Al ingreso
todos los trabajadores y contratistas Semestre
12
permanentes. –Responsable SST Personas
Bogotá nuevas
Actualización o Conformación del Carpeta Comités, incluir:
13 Anual
Vigía SST - Ecónoma Acta de designación
Aseguramiento de informe del Vigía Carpeta Comités, incluir:
14 Mensual
SST Informe del Vigía SST
Verificar que todos los trabajadores Carpeta medicina Preventiva.
cuenten con el examen médico Incluir los conceptos médicos
15 Semestral
ocupacional (Ingreso/retiro). de ingreso y retiro de los
Ecónoma/ responsable SST Bogotá trabajadores
Carpeta medicina Preventiva.
Incluir: informe de condiciones
Solicitud de información a la IPS que de salud, Licencia en SST,
realice los exámenes médicos Licencia de SST de los médico
16 Anual
ocupacionales. Ecónoma/ que firmen el concepto de
responsable SST Bogotá aptitud Medico, Carta donde
especifique la custodia de las
historias clínicas
17 Elaborar comunicado al trabajador Anual Carpeta de medicina
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FECHA 10/01/2020

de los resultados del examen médico

ocupacional. (Formato establecido).
Responsable en SST Bogotá/
ecónoma
Entrega de comunicado al trabajador
18 de los resultados del examen médico
ocupacional. Ecónoma
Actualización de la matriz de
19 seguimiento de resultados de los Trimestral
exámenes ocupacionales. Ecónoma
Actualización de matriz de
20 Mensual
seguimiento al ausentismo. Ecónoma
Campaña de prevención al consumo
de tabaco, alcohol y otras sustancias
21
psicoactivas. Responsable de SST -
Bogotá
Verificar la Actualización de
información socio demográfico de la
22
población. Ecónoma/ responsable
SST Bogotá
Socialización del programa y del
23 manual de Pausas activas. Ecónoma/
responsable SST Bogotá
Apoyar la realización como mínimo
24 una vez a la semana de una pausa Mensual
activa dirigida. Ecónoma
Realizar inspección de puestos de
25 trabajo. Ecónoma/ responsable SST Mensual
Bogotá
Seguimiento a las acciones
26 resultantes de los informes. Mensual
Ecónoma
Socializar el informe resultante de la
27 medición de puestos de trabajo.
Ecónoma
Programar la aplicación de las
28 encuestas de Riesgo Psicosocial.
Responsable SST Bogotá
Divulgación del informe de riesgo
29
psicosocial. Responsable SST Bogotá
30 Elaboración de protocolos de
preventiva: Registro del
comunicado con el recibido del
trabajador
Carpeta de medicina
preventiva
Carpeta de medicina
preventiva: incluir los soportes
del ausentismo ( Incapacidades
médicas)
Carpeta de medicina
Anual preventiva: incluir Registros de
la campana (fotos y/o registros
de asistencia)
Carpeta medicina Preventiva:
Tabla de datos
Anual
sociodemográficos de la
población
Anual
Carpeta Gestión del riesgo /
pausas activas
Incluir registro de asistencia
Carpeta de gestión del riesgo /
Riesgo Ergonómico
Carpeta de gestión del riesgo /
Riesgo Ergonómico. Incluir
archivo con evidencia
fotográfica del antes y el
después de las acciones
tomadas
Carpeta estudios higiénicos:
Anual
Registro de divulgación
Carpeta Gestión del riesgo.
Riesgo psicosocial. Incluir
Anual
registro de aplicación de
encuesta
Carpeta Gestión del riesgo.
Anual Riesgo psicosocial. Incluir
registro de divulgación.
Anual Carpeta Gestión del riesgo.
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emergencia. Responsable SST Bogotá Incluir Protocolos

Carpeta Plan de Emergencia:
Realizar simulacros de acuerdo a las
Incluir registro de: Informe de
necesidades evidenciadas en el
31 Mínimo 1 simulacro, registro fotográfico
análisis de vulnerabilidad del plan de
del simulacro, guion del
emergencia. Ecónoma
simulacro
Realizar y actualizar el cronograma Carpeta Plan de Emergencia:
de inspecciones (formato Registro de las inspecciones
32 Trimestral
establecido). Ecónoma/ responsable realizadas de acuerdo a lo
SST Bogotá programado
Realizar seguimiento a las acciones Carpeta plan de emergencia/
33 resultantes de las inspecciones. Trimestral inspecciones: Incluir en un
ecónoma informe el antes y el después
Actualizar la matriz de acciones
34 Mensual Carpeta Mejora Continua
preventivas y correctivas. Ecónoma
Actualizar la Matriz de identificación
de peligros y valoración de riesgos y
35 Anual Carpeta Gestión del Riesgo
sus respectivos controles. .
Responsable SST Bogotá
Realizar Taller de identificación Carpeta Gestión del Riesgo:
peligros por cargo (Formato incluir registro de asistencia y
36 Anual
establecido). Ecónoma/ responsable los registros de la identificación
SST Bogotá de peligros
Realizar campaña del programa de
37 Ahorro de consumo de agua. .
Ecónoma/ responsable SST Bogotá
Realizar campaña del Programa de
38 uso eficiente de energía. . Ecónoma/
Anual Carpeta de Gestión Ambiental
responsable SST Bogotá
Realizar campaña del programa
manejo integral de residuos
39
(desechables). Ecónoma/
responsable SST Bogotá
Aplicar la encuesta de Actores en la Carpeta de Seguridad Vial:
40
Vía – Virtual. Ecónoma incluir registro de asistencia
Carpeta de Capacitaciones:
Hacer seguimiento a la culminación Anual Incluir en el plan de
41 del curso de actores viales. capacitaciones y subir registro
Ecónoma/ responsable SST Bogotá de los certificados de
culminación del curso
Carpeta Proveedores:
Entrega de manual del contratista en Registro de entrega del manual
42 Anual
SST. Ecónoma de contratistas a los
proveedores
Carpeta Proveedores:
Solicitud de documentos al
Mensual Carpeta por Proveedor con los
43 proveedor de acuerdo al manual de
mente documentos exigidos en el
contratistas en SST. Ecónoma
manual
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO A
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FECHA 10/01/2020

Entrega de elementos de protección Carpeta Gestión del riesgo:

44 personal a los trabajadores (Registro Trimestral Incluir registro de entrega de
de entrega de EPP). Ecónoma Dotación y EPP

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Hna. Betty Cecilia González Contreras
Ecónoma Gral. / Representante Legal Suplente
10/01/2020