LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Presentado por:

Jonier Sánchez Olarte

Presentado a:

Martha Liliana Arango Gutiérrez

Servicio Nacional De Aprendizaje Sena

Centro De Servicios Financieros

Ficha: 2141573

12/80/2020
 Clasificación Del Archivo

La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo

histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales
compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de la
entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones,
subsecciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la
aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de
archivos de gestión o fondos acumulados.

Patrimonio Documental

El Patrimonio Documental (entiéndase por éste todo documento de archivo

producido - por una persona o un funcionario de una institución- en cualquier
formato o soporte), como parte del patrimonio cultural material de la nación es
valioso que sea preservado porque constituye, por un lado, la fuente histórica y
cultural del que se vale la sociedad para conocer su realidad.

Principios Archivísticos

La Ley General de Archivos reafirma la relevancia de la organización de los

documentos como principio para el acceso a la información y la fiscalización de
los asuntos públicos, por lo que establece la coordinación del Sistema Nacional
de Archivos con el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional.

Ciclo Vital Del Archivo

Archivo de Gestión: Archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua

utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión una

vez finalizado su  trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia de
consulta reducida.

Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados

permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la
ciencia o la cultura. 
 Ciclo Vital Del Documento

Organización

Disposición
Clasificación
Final

Ordenación
Conservación

Descripción
 Documento Electrónico Y De Archivo

Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona

física o jurídica, haciendo uso de la electrónica, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también
mediante las tecnologías de la información.

Tabla De Retención Documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento
que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su
necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación
y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Implementos Logísticos Utilizados Para Archivar

CARPETAS: Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y

se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un
individuo, empresa o institución, pueden ser de tamaño carta u oficio. 

CARPETA DE AROS: Ideal para todo tipo de documentos y más que permiten a los
documentos conservarse muy bien.

CARPETA TIPO FÓLDER COLGANTE: Las carpetas colgantes son carpetas de

plástico o de cartón,las cuales tienen unos pequeños caños de acero inoxidable o de
aluminio en su parte superior. Esto le permite agregarle ganchos en su parte superior
externa, a los lados, los cuales ayudan a que la carpeta cuelgue. Los armarios de
carpetas colgantes tienen unas guías donde se colocan estos   elementos, quedando
así de los ganchos arriba mencionados. Esto les permite estar abiertas hacia arriba
cuando se abre el armario y tener acceso a la información que se necesita.

CARPETA LEGAJADORA: Carpeta legajadora con aleta horizontal y vertical para

facilitar la identificación de los documentos, gancho legajador  plástico o aluminio para
mantener las hojas en su lugar, tamaño carta u oficio y con una capacidad de hasta
200 hojas.
FOLDER AZ: Tiene los beneficios de un archivador de alto volumen, de permanente
consulta.

FOLDER TIPO ACORDEÓN: con varias divisiones, lo cual por lo general están

clasificados en orden alfabético. El uso actual de este sistema, es para el archivo
personal. Los cobradores o funcionarios que deben llevar recibos, facturas o
documentos con fines de cobro o distribución.

PORTA-REVISTAS: Para organizar revistas, libros de cocina, folletos, catálogos,

cuadernos, etc. Elaborado en material resistente para mayor duración.

GUÍAS: Es una carpeta gruesa de forma rectangular con una pestaña que sirve para
separar. Tienen como objeto facilitar la localización de las carpetas en las gavetas o
archivadores donde se encuentra la información necesaria.  

INDICES: Listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada

equipo de archivo. 

MARBETES: Son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar el

contenido de lo que ha quedado archivado.

RÓTULO: Título que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica

cada guía,    describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

GANCHOS: Son piezas metálicas o plásticas que sirven para sujetar los documentos
dentro de las carpetas.

BANDEJA DE ESCRITORIO: Es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para

colocar en ella la correspondencia recibida o pendiente por archivar.

Limpieza Y Mantenimiento Del Archivo

Establecer una serie de procedimientos para llevar a cabo la limpieza del Archivo con
el fin de mantenerlo libre de contaminación ambiental y proporcionar un área de
trabajo limpia, saludable y segura para que con ello se pueda eliminar o disminuir a un
mínimo aceptable la carga microbiana presente en la documentación y en el ambiente
físico del Archivo. O Cumplir con el mantenimiento de la documentación contenida en
el Archivo, prolongar su vida útil, prever enfermedades entre los usuarios, detectar si
existiera documentación deteriorada para su posterior restauración. O Describir los
procedimientos de limpieza que debe de aplicarse en un Archivo.

En el caso de encontrar documentos con hongos: o Aislar la documentación o Usar

guantes y tapabocas.