PLAN DE CAPACITACIÓN

CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL

MARIA JOSE PINEDA, BRAYAN VALENCIA, DIANA RAMOS.

CONTENIDO

Puntos a abordar
Actividad de la Empresa.
Justificación.
Alcance.
Fines del plan de capacitación
Objetivos del plan de capacitación
Metas
Estrategias
Modalidad de capacitación
Tema: Conservación Documental
Recursos
Presupuesto
Cronograma y Orden del día.

PLAN DE CAPACITACIÓN • 2020

 ACTIVIDAD DE LA
EMPRESA
SWEET CARE S.A.S. es una empresa Comercializadora de
Cosméticos y Productos para el Cuidado de la Piel ubicada en la
ciudad de Cali.

JUSTIFICACIÓN
Este Plan de Capacitación se realiza con todo el personal de la empresa
SWEET CARE S.A.S. con el fin de que tengan el conocimiento idóneo y
necesario de la conservación documental. Cabe resaltar que el Archivo
General de la Nación expidió el 15/10/2014, el Acuerdo 006 “Por medio del
cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de
Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los criterios
generales para la formulación del plan de conservación documental, así
como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de
aplicación para su implementación, seguimiento y control” el cual se dará
a conocer en su totalidad. PLAN DE CAPACITACIÓN• 2020
ALCANCE
35 participantes

El presente plan de capacitación, está destinado a todo el personal (17

participantes), de SWEET CARE S.A.S. y los aprendices del curso RH-38
(17 participantes), en la adopción de estrategias y normas mínimas que
permitan una adecuada conservación preventiva de los documentos que
se custodian tanto en físico como digital, los que posteriormente pueden
ser transferidos a unidades dependientes en un Archivo Centralizado,
conforme a los plazos legales vigentes.

PLAN DE CAPACITACIÓN • 2020

FINES DEL PLAN DE
CAPACITACION
Los fines estan dirgidos a

Que todo el personal que labora en la empresa SWEET CARE

S.A.S. y los aprendices del curso RH-38, conozcan
detalladamente el proceso adecuado para la conservación
documental y haga aplicabilidad del mismo.
 OBJETIVOS
GENERALES Y ESPECIFICOS

Capacitar y sensibilizar al Capacitar al personal de la Aplicar de manera asertiva

personal de la empresa empresa SWEET CARE S.A.S. los conocimientos adquiridos
SWEET CARE S.A.S de la sobre la conservación dentro de la capacitación,
Conservación de Documentos documental que se debe organizando la
para dar Cumplimiento a la llevar a cabo dentro de la documentación que se tiene
ley 594 de 2000. misma. en la empresa.
PLAN DE CAPACITACION • 2020
 METAS ESTRATEGIAS
La meta que tenemos en Realizar un diálogo con las personas involucradas
SWEET CARE S.A.S es acerca del tema que estamos presentando.
poder capacitar al máximo Establecer objetivos y metas dentro de la
al personal requerido y capacitación.
relacionado con la Resolver ciertas inquietudes que puedan tener
empresa, para poder que acerca del tema
entiendan acerca de la Por último estar concientes que el personal
conservación de comprendido la capacitación, mediante una
documentos. evaluación para corroborar que los objetivos fueron
alcanzados.
 MODALIDAD
Formación: El propósito de la
formación es dar los conocimientos
requeridos acerca de cómo
conservar los documentos, esta
información debe ser clara y breve
ya que los participantes no tienen
ningún conocimiento sobre el tema.
ACCIONES A
DESARROLLAR
Las acciones para desarrollar esta capacitación
son acerca de la conservación documental
estara respaldada por algunos temarios que
permitirán a los asistentes a capitalizar los
temas, y el esfuerzo realizado que permitirán
mejorar la calidad, para ello se está
considerando los siguientes temas:
 TEMA DE CAPACITACION
Conservación documental

Capacitar sobre los diferentes tipos de formas de Conservación de Documentos

Interpretar los conceptos básicos y ciclo vital de los documentos.
Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura de la
clasificación de documentos como: el Fondo documental, Sección documental,
Subsección, Serie, Subserie, Unidad documental.
Identificar la importancia de la organización y conservación de los documentos como
único camino para conformar estructuras de información consultables y legales
oportunamente en la empresa y en el tiempo.

PLAN DE CAPACITACIÓN• 2020

RECURSOS
Humanos
Fac s
ilita te
ores dore pan
osit s tici
Exp Par

Maria Jose Adriana Aprendices

Pineda Murillo del curso
Brayan Gerente RH-38
Valencia General de Todo el
Diana Sweet Care personal de
Ramos S.AS. Sweet Care
S.A.S.
RECURSOS
Materiales

t ur Equ tos
e str uc ipo men
Infra ocu
D
a

Equipo de
Las escritorio,
actividades equipo Certificados
de multimedia: encuestas
capacitación computador de
se harán en , internet y evaluación,
la sede herramient material de
principal de as de Office. estudio, etc.
la empresa
SWEET CARE
S.A.S.
RECURSOS
Financiamiento
El monto de inversión de este plan de
capacitación, será financiado con ingresos
propios presupuestados de la empresa.
CRONOGRAMA
ORDEN DEL DIA
ORDEN DEL DIA