Contenido del Plan de Capacitación: Conservación documental

Contenido

Contenido del Plan de Capacitación: Conservación documental 1

Contenido 1
1. Los diferentes tipos de formas de Conservación de Documentos 1

Tips para conservar documentos antiguos e importantes 5

2. Conceptos básicos y el ciclo vital de los documentos. 6
3. Las agrupaciones documentales: la estructura de la clasificación de documentos. 8
3.1 ¿Qué son las agrupaciones documentales? 8
3.2. La clasificación: 10
4. La importancia de la organización y conservación de los documentos. 11
“El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar un
futuro” 11
Jorge Palacio Preciado 11
La conservación y organización de documentos son una herramienta primordial de las
organizaciones y empresas, un recurso esencial que correctamente organizado, se
constituye en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora. 11
Un archivo organizado y bien conservado garantiza el flujo y disposición de la información
en forma ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de
información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional y es el único
camino para conformar estructuras de información consultables y legales oportunamente
en la empresa u organización y en el tiempo. 11
Los documentos y archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la
evolución jurídico administrativa de las organizaciones. 11

1. Los diferentes tipos de formas de Conservación de Documentos

Unidades de conservación

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel es recomendable utilizar

cajas de polipropileno o medios de embalaje que garanticen su protección con el
propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos. Se
recomiendan las cajas de polipropileno, pues estas están libres de ácido, permite
mantener el papel con su hidratación natural, protegen a los archivos de insectos
dependientes de la celulosa del papel y tienen una mayor resistencia a la humedad
relativa imperante en el depósito.

En caso de que se cuente con documentos en formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de vídeo, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, CD,
DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

● Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en

cajas con bajos o cero niveles de acidez.

● Las cintas magnéticas de audio, vídeo, entre otros, deberán almacenarse

completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos
magnéticos y fuentes de calor.

● Los disquetes y los CD, entre otros, deberán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable,
que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación deberá contener solo un disquete o
CD.

Iluminación

La luz no deteriora de manera directa los documentos, sin embargo constituye un

factor que puede dañar los archivos, si no es controlada; por lo tanto, se debe evitar la
exposición prolongada de los materiales a su efecto. Bajo condiciones de control,
puede ser beneficiosa para el control de insectos y microorganismos.
Debe evitarse que los balastros estén al interior del depósito. Es necesario solo
encender la luz cuando el personal ingresa al depósito. En el caso de existir ventanas,
éstas se deben proteger con láminas de filtro UV, cortinas, persianas u otro material
que bloquee el paso de la luz.

Humedad y temperatura

Una de las medidas más importantes para conservar los archivos en buen estado y
preservar la información que contienen, es el control de la temperatura y la humedad
relativa, pues tener niveles inaceptables de dichos factores traerá como consecuencia
la aparición de hongos y bacterias que ocasionan la desintegración de los materiales en
el mediano y largo plazo.

Es necesario, realizar un seguimiento de la temperatura y humedad relativa cuando

menos una vez por semana, durante un año, para corregir las deficiencias detectadas.

Ahora bien, en caso de que los archivos se encuentren en otros soportes los niveles de
temperatura y humedad relativa varían siendo los siguientes:

● Fotografía blanco y negro: Temperatura de 15º a 20º C. Para su conservación

permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C. Humedad relativa de
40% a 50%. Para conservación permanente de copias en papel 40% de
humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa.

● Fotografía a color Temperatura menor a 10ºC. Para su conservación

permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa
de 25% a 35%

● Cintas de audio Temperatura de 10 a 18ºC. Humedad relativa de 40% a 50%.

● Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC Humedad relativa de 40% a 50%.

● Discos ópticos Temperatura de 16 a 20ºC. Humedad relativa de 35% a 45%.

● Microfilm Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a 40%.

Ventilación

Es fundamental evitar la condensación del aire al interior del depósito. Se debe

garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de
intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las
características espaciales del inmueble. Las unidades de conservación en los anaqueles
deberán permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

Seguridad

● Para evitar catástrofes, se debe disponer de equipos para la atención de

incendios como extintores de halógeno y sus derivados, CO2, solkaflan o
multipropósito.

● Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua. El

número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

● Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

● Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes

equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de
los documentos.
 Manipulación

● Se debe instruir a los usuarios que los documentos se consultan con

manos limpias, pasando las hojas por la esquina superior derecha sin
mojarse los dedos. En el caso de tratarse de documentos frágiles,
especiales o contaminados, se emplearán guantes quirúrgicos o de
algodón.

● No se deben hacer anotaciones ni rayar los documentos ni señalizarlos

con elementos metálicos o voluminosos (como lápices, reglas o gomas),
papeles autoadhesivos o doblar las esquinas de las hojas.

● El fotocopiado de documentos, es una técnica rápida y de bajo costo. Sin

embargo, el uso de máquinas fotocopiadoras comunes genera serios
problemas de conservación por la presión que se ejerce sobre los
expedientes de amplios tomos, pudiendo provocar que el lomo se
quiebre. Para prevenir este daño, los expedientes se deben manipular
con mucho cuidado, evitando forzar la estructura, por ello lo
recomendable es que se descosan cuidadosamente para proceder al
fotocopiado. De igual manera, se debe considerar que la radiación UV y
niveles de luz visible también causan daños acumulativos en el material
documental.

Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben
seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de
limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una
dotación concreta de elementos de seguridad laboral
Entre estos existen:
● Riesgos Físicos
● Riesgos Biológicos
● Riesgos Psicosociales
● Riesgos Químicos
● Riesgos Ergonómicos
● Riesgos Eléctricos
Para prevenir las distintas enfermedades debemos tener un auto cuidado y utilizar los
elementos de protección.
Tapabocas o respiradores desechables
Jabon Antibacterial Liquido y Gel Antibacterial
Gorros desechables
Guantes desechables de látex o de nitrilo
Batas
Gafas protectoras plásticas trasparentes
● Cuando se trata de guantes látex deberán renovarse después de cada jornada ya que
estos no son reutilizables
● En el caso de guantes de nitrilo se pueden reutilizar siempre y cuando se laven, se
sequen y estén en buen estado
● Tener en cuenta que mientras trabaja deberá no debe tener contacto directo de los
dedos y de las manos con el resto del cuerpo
● Al interior de los depósitos no se recomienda maquillarse, consumir alimentos, ni
fumar.
● Después de cada jornada de trabajo desinfectarse las manos y cara
 Limpieza preventiva de documentos

● Es una medida de conservación que se aplica a los acervos

documentales, consistente en remover y eliminar polvo e impurezas
superficiales que puedan ocasionar algún deterioro en los documentos.
La limpieza debe realizarse por unidad de conservación (caja por caja),
expediente por expediente y, si se requiere, hoja por hoja.

● El lugar para la limpieza debe localizarse en un área apartada del resto

de la documentación, idealmente ventilada e iluminada. Los expedientes
deben cepillarse en dirección contraria al lomo de la encuadernación
para evitar mover el polvo hacia el centro del mismo. Se deben retirar
del expediente todos y cada uno de los objetos que puedan dañar el
expediente (grapas, clips, hojas que no correspondan al expediente o
cualquier pegamento que contengan)

● El tiempo de limpieza no deberá exceder de dos unidades de

conservación por día, utilizando como máximo para la limpieza de los
documentos, periodos de una hora con treinta minutos, en todo caso se
deberá dejar un espacio de 15 a 20 minutos para volver a retomar la
actividad.

Tips para conservar documentos antiguos e importantes

● Dale un rango de importancia: Clasifica tus documentos y tenlos

ordenados, para que así sea más fácil ubicarlos a la hora que los
necesites.

● Elimina cualquier rastro de acero: A veces, para mantener nuestros

documentos juntos, solemos unirlos con un clip, y en algunos casos con
 una liga. Sin embargo, a la hora de conservarlos, es mejor eliminar
ambos elementos, ya que puede estropear nuestros valiosos archivos. En
el caso del primero, se pueden oxidar y dejar el rastro en nuestros
papeles, mientras que, con las ligas, el paso de tiempo hará que se
adhieran a nuestros documentos, siendo casi imposible quitarlas
posteriormente.
● Evita la humedad: Lo más preferible en este caso, es disponer de
espacios ventilados, donde no exista un factor que genere humedad y
dañe nuestros documentos. Ten en cuenta que la temperatura ideal esta
entre los 18 y 20ºC.

● El papel es enemigo del calor y la luz: Aunque suene exagerado, no lo

es. Los documentos pueden ser sensibles a la luz solar o una luz artificial
muy fuerte. Es aconsejable que uses folders o sobres para protegerlos, y
no olvides procurar que el lugar donde los vayas a guardar, sea un sitio
donde no entre el polvo con facilidad.

● Que las porta-laminas sean tus mejores amigos: Evita a toda costa los
álbumes con hojas magnéticas, ya que tienen alta emisión de ácidos y
son muy peligrosas. También las puedes guardar en láminas de poliéster.

● Avanza hacia la digitalización: Es muy cierto que ahora estamos en la

era de la digitalización; por eso, almacenar tus documentos importantes
en dispositivos digitales, te ayudará a tener un poco más de tranquilidad.
Puedes escanear tus archivos o tomar una imagen digital, de modo que
puedas acceder a ellos cuantas veces sean necesarias, incluso
modificarlos o retocarlos.

2. Conceptos básicos y el ciclo vital de los documentos.

Conceptos básicos

Documentos: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones

por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos
magnéticos, fotografías, etc.)

Conservación: es la acción y efecto de conservar (mantener, cuidar o guardar algo,

continuar una práctica de costumbres).

Archivo: es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término

general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.
Capacitación: es el acto y el resultado de capacitar: formar, instruir, entrenar o
educar a alguien. La capacitación busca que una persona adquiera capacidades o
habilidades para el desarrollo de determinadas acciones.

Ciclo vital: lo consideramos dividido en varias etapas, algunas de ellas se

encuentran bien definidas por sucesos biológicos concretos, mientras que otras son
de aparición y duración variable.

Clasificación: es la acción de organizar o situar algo según una determinada

directiva. El término también se utiliza para nombrar al vínculo que se establece
entre aquellos clasificados tras una prueba.

Objetivos: es una meta o fin último hacia el cual se dirigen las acciones o las
operaciones de algún proyecto específico. Todo lo que hacemos tiene un fin, un
sentido final adonde queremos llegar, que es la sumatoria de los pasos dados para
alcanzarlo.

Metas: es el resultado esperado o imaginado de un sistema, una acción o una

trayectoria, es decir, aquello que esperamos obtener o alcanzar mediante un
procedimiento específico.

Estrategias: es un plan para dirigir un asunto. Una estrategia se compone de una

serie de acciones planificadas que ayudan a tomar decisiones y a conseguir los
mejores resultados posibles.

Recursos: es una fuente o suministro del cual se produce un beneficio.

Cronograma: es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos.

Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier
caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas
de su comienzo y final.

Ciclo vital de los documentos

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en la oficinas hasta su disposición final (microfilmación,
digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).

Estas fases hacen referencia al concepto de archivo total que describe el proceso
integral de los documentos en su ciclo vital. en cada fase los documentos tienen una
condición y una serie de valores archivísticos (primarios, secundarios), respecto de
su trámite, vigencia y frecuencia de uso (activo, semiactivo, inactivo)
 El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando archivos con
características y condiciones especiales:

Archivo de gestión: archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua

utilización y consulta administrativa.

Archivos intermedios o inactivos: archivo intermedio transferido de los archivos de

gestión una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una
frecuencia de consulta reducida.

Archivos históricos o permanentes: conjunto de documentos conservados

permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la ciencia o
la cultura.

Las etapas de ciclo vital de los documentos son:

planeación, producción, correspondencia, distribución, trámite, organización de

archivo, valoración, transferencias documentales, recepción de transferencias,
automatización, selección documental, implementación de nuevas tecnologías,
eliminación, depuración, almacenamiento, conservación, consultas, disposición final.

3. Las agrupaciones documentales: la estructura de la clasificación de documentos.

 3.1 ¿Qué son las agrupaciones documentales?
Son el Conjunto de documentos generados por una unidad Administrativa en el
ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama
originan:

● Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida

por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones y actividades.

● Sección documental: Es una subdivisión del fondo documental identificada con

la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional
de la institución que produce el fondo.
 ● Subsección: Es una subdivisión de la sección documental (División
administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina,
división o sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas
dentro de la sección.

● Serie Documental: es el testimonio documental continuado de actividades

repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función
determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos
agrupados en series.

● Subserie documental: es una subdivisión de la serie documental. Está

conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones
administrativas semejantes.

● Unidad documental: es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las

unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad
documental puede ser simple o compleja. Es simple cuando está constituida por
el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por tipos
documentales de diversa índole.
3.2. La clasificación:
Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional.
Estos pueden ser:
 .
4. La importancia de la organización y conservación de los documentos.

“El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo

para edificar un futuro”
Jorge Palacio Preciado

La conservación y organización de documentos son una herramienta primordial de

las organizaciones y empresas, un recurso esencial que correctamente organizado,
se constituye en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.

Un archivo organizado y bien conservado garantiza el flujo y disposición de la

información en forma ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación
innecesaria de información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria
institucional y es el único camino para conformar estructuras de información
consultables y legales oportunamente en la empresa u organización y en el tiempo.

Los documentos y archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y

documentan la evolución jurídico administrativa de las organizaciones.

Invitamos a realizar la siguiente evaluación del plan de capacitación:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSc16EZeDmqvwSwWeTMyuDOIXDu9AP
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