Programa de Auditoria SG-SST

Marisol Sánchez

Noviembre 2020.

Tutor: Catherine Van Arcken Martínez

Universidad de Boyacá

Especialización en Seguridad y Salud en el Trabajo

Auditoría en Seguridad y Salud en el Trabajo

Tauramena, Casanare – Colombia

 PROGRAMA DE AUDITORIA Y REVISION POR LA ALTA DIRECCION DE LA

IMPLEMTACION DEL SG-SST

 Introducción

El presente documento describe los lineamientos para el programa de auditoría en el

marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la EMPRESA DE

SERVICIOS PUBLICOS EMSET S.A. con el objeto de anticipar, reconocer, evaluar y

controlar los riesgos que pueden afectar la salud y seguridad de los trabajadores de la

organización.

Está enfocada en el reconocimiento y aplicación de mecanismos para verificar el

cumplimiento de la implementación del sistema de acuerdo con actividad económica; el

seguimiento y medición de la implementación adecuada a través de los procesos de auditoria,

revisión por la Alta Dirección, permite evidenciar las falencias y fortalezas durante la

implementación del SG-SST en todas las fases con el fin de establecer las acciones

correspondientes al proceso de mejora continua.

 Justificación

La EMSET SA ESP, tiene como Misión la prestación de los servicios de Acueducto,

alcantarillado, aseo, operación y ejecución de cualquier tipo de negocio del sector servicios

públicos para satisfacer la necesidad de la población, cumpliendo los requisitos legales y

técnicos, con infraestructura, procesos y procedimientos adecuados, talento humano capacitado

y; comprometido con la prestación eficiente, eficaz y efectiva de los servicios y la protección y

conservación de los recursos naturales.

La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EMSET S.A., con el fin de mejorar su

proceso de gestión a través del fortalecimiento del Sistema de Salud y Seguridad del Trabajo, ha

diseñado un programa de auditoría orientado a evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de

Gestión de la empresa a través de la generación de acciones que promuevan la seguridad y salud

de sus colaboradores.

 Objetivos

Establecer un programa para auditar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de

la empresa LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE TAURAMENA S.A., durante el

año 2020 con base en la resolución 0312 de 2019.

 Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades del programa de

auditoria

DETERMINACION DE RIESGO Y OPORTUNIDADES PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EMSET

RIESGO OPORTUNIDADES
1. Selección del equipo auditor: se debe mitigar el
Capacitación para fortalecer competencias al
riesgo a través de la selección de talento humano
equipo auditor seleccionado.
idóneo.

2. Recursos: Disponibilidad de tiempo para realizar Programar la auditoria con tiempo suficiente,
auditoria en Campo, por tiempo insuficiente. Y la presupuestar los recursos de equipo y otros, para
distancia en sitio auditado. dar cumplimiento en su totalidad.

Reprogramar la auditoria interna de acuerdo a la

3. Implementación: Algunos líderes de proceso no
disponibilidad de los líderes de procesos en
estarán en la fecha programada.
consenso con la Alta Dirección.
  Roles, responsabilidades y competencias de los responsables del programa de

auditoria

Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la organización:

PROCESO CARGO ACTIVIDAD A DESARROLLAR

Disponer de los recursos humanos,
ALTA DIRECCIÓN Gerente técnicos, económicos necesarios para la
ejecución de las actividades propuestas.
Como responsable del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, prestar
TALENTO HUMANO Líder de SG-SST
apoyo requerido para el desarrollo del
programa de auditoria.
Profesionales de
diferentes áreas o Atender a las preguntas del auditor y
COPASST, COMITÉ DE
departamentos de presentar las evidencias que le sean
CONVIVENCIA Y BRIGADA
trabajo que integren solicitadas.
estos
Desarrollar las actividades plasmadas en
MEJORAMIENTO CONTINUO Auditores designados
el programa de auditoria.

Nota: Los auditores designados deben cumplir con el siguiente perfil profesional:

• Ser profesional SST, Ingeniero industrial o afines con Especialización en SST.

• Contar con experiencia en auditoria de mínimo dos años.

• No ser partícipe de las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

Una vez finalizada la auditoría, debe comunicar los resultados a las partes interesadas e iniciar

las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se origen de la auditoría.

  Alcance

El plan de auditoría comprende la evaluación de todas las actividades establecidas para dar

cumplimiento a los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 0312 de 2019,

para la vigencia 2020 de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EMSET S.A las cuales

son desarrolladas por los colaboradores de la empresa, y culmina con el informe de auditoría

correspondiente presentado a la Alta Dirección de la organización.

 Determinación de recursos del programa de auditoría

Tipo de Recursos Descripción

Se considera un costo aproximado de $9.550.000,00 para el
Financieros
financiamiento del programa de forma anual.

Se establece un tiempo de mínimo 16 horas mensuales para cada

Tiempo auditor designado, durante la vigencia 2020, para un total anual de
192 horas.

Se establece el requerimiento de un equipo conformado por tres

Talento Humano
auditores.
Se requiere:
Disponibilidad del equipo de cómputo con acceso de software para
manejo de office: Word y Excel.
Recursos tecnológicos
Impresora
Escanèr, equipo Móvil, Equipos de Control de Calidd del Agua y
medicion de perdidas de agua.
  Actividades del programa

Las actividades se describen a continuación

PROGRAMA DE ACTIVIDADES PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL

MUNICIPIO DE TAURAMENA EMSET

DOCUMENTOS /
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTROS

  INICIO      

Programa de
Cada año se elaborara el Programa de Auditorías Gerencia Auditorías
teniendo en cuenta la importancia y el desempeño de Internas firmado
cada uno de los procesos y los resultados de las
Elaborar y
anteriores auditorías, el cual se presenta al Comité
aprobar el Líderes de
Coordinador de Control Interno, o comité Directivo del  
1 Programa de procesos
SIG, para su aprobación, dejando registro de acta de
Auditorías Gestión de
reunión de aprobación, teniendo en cuenta que el y/o
Internas Calidad
programa de auditoria requiere de asignación de
recursos y disposición de tiempo este debe ser Gestión SSTA  
aprobado por gerencia mediante firma.
Gestión de control Acta de
interno aprobación.

El comité de Coordinador de Control Interno y los

coordinadores de Gestión de Calidad, Gestión SSTA,
Gestión de control interno seleccionaran al equipo de Líderes de
 
auditores teniendo en cuenta las competencias procesos
necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria o
bien puede determinarse contratar el equipo auditor.

Seleccionar el Gestión de
 
Equipo Calidad
2 N/A

Realizar reunión con los auditores internos, con el

propósito de comunicarles el programa de auditorías
Auditor. Gestión SSTA
con la finalidad de recopilar toda la información sobre
los procesos auditar.

Gestión de control
   
interno
  Seleccionar el Líder del equipo auditor.  

Preparar y El equipo auditor realizara el plan de auditoria para

3 comunicar Plan cada uno de los procesos o elementos a auditar en el Equipo auditor Plan de Auditoría
de Auditoría. formato Plan de Auditoría.
  
Mediante comunicación interna el auditor comunicara
y concertara como mínimo con quince días (15) de Líderes de
anterioridad el Plan de Auditoria con el responsable de procesos
Presentar el Plan los procesos a auditar para que verifique la Gestión de Comunicación
4 Calidad
de Auditoría información registrada: fecha, duración, requisitos a interna
auditar, logística y otros aspectos relacionados, Gestión SSTA
además solicitara la información y documentación
requerida para la revisión documental. Gestión de control
interno
y equipo auditor.

Realizar Revisión El equipo auditor debe hacer revisión documental, y si

5 Equipo auditor N/A
documental requiere pedir ampliación de información.

De la revisión documental se debe hacer un informe de

revisión documental el cual debe ser remitido a los
responsables de cada proceso a través del proceso de
control interno cuando las auditoria es integrada o del
líder del Sistema auditado cuando se hacen auditorias
separadas para cada sistema, destacando aspectos
Realizar y
positivos, negativos y dudas que se tengan las cuales Informe de
entregar informe Líder de auditoria
6 se deben despejar durante la auditoria in situ. revisión
de revisión y equipo auditor.
documental.
documental

Dentro del mismo informe el auditor comunicara a los

auditados los Numerales de las Normas y los
requisitos legales o institucionales que va a verificar
durante a la auditoria.

El auditor elaborara lista de chequeo con los aspectos

a evaluar durante el desarrollo de la auditoria, teniendo
en cuenta los criterios de la auditoria (Requisitos de la
Lista de chequeo
norma a auditar, normativa aplicable, documentos
asociados a la actividad por auditar, requisitos del
cliente, requisitos establecidos por la organización).

Elaborar Listas de Líder de auditoria

5 El equipo auditor debe preparar la documentación que Temarios
Chequeo y equipo auditor
sea necesaria llevar en el momento de la auditoria. Entrevistas

Dependiendo de los objetivos de la Auditoria además

de las listas de chequeo se elaborará cualquier otra
Test
herramienta de apoyo a la auditoria en pro de evaluar
y alcanzar el objetivo.
 Acta de apertura
Realizar la
  y cierre de
Reunión de
auditoria
El líder del equipo Auditor realizara reunión de
apertura para confirmar el plan de la auditoria. En ella
participan todos los involucrados, auditados y Líderes de Planilla de
6 Apertura
auditores, se informa sobre el objetivo, alcance de la procesos asistencia
auditoría y demás consideraciones, levantar acta de Gestión de
   
apertura. Calidad
  Gestión SSTA  
Gestión de control
  interno  
y líder equipo
  auditor.  

De acuerdo con lo establecido en el plan de auditorías,

se ejecuta la auditoria recolectando las evidencias
según los requisitos indagados. El equipo auditor
deberá registrar en la lista de chequeo o en las
Realizar auditoría Lista de
7 herramientas que haya usado para auditar, los equipo auditor
in situ. verificación
requisitos evaluados con base en la evidencia
proporcionada por los auditados. Los hallazgos deben
ser clasificados como: conformes, no conformes,
fortalezas y riesgos.

Elaborar el Informe consolidado del ciclo de auditorías

que incluya la relación de hallazgos y las conclusiones Informe final de
 
con respecto al objetivo de la auditoria. Este informe auditoria
debe ser preciso, conciso y claro.
Elaborar el
Líder de auditoria
Informe de
y equipo auditor
Auditoría
Si requiere ampliar información sobre el resultado de la
auditoria o presentar evidencias que no se ajusten al
9 Anexos
formato de informe puede registrar los anexos que los
contengan y citar que hacen parte integral del mismo.

Al finalizar la auditoría, el equipo auditor se reúne con

Realizar los Auditados para presentar los resultados de la  
auditoria. Se deben destacar las fortalezas y aspectos
positivos encontrados en el ejercicio, mencionar los Equipo auditor y
8
hallazgos encontrados y las conclusiones de la auditados
auditoria. Si el auditado no está de acuerdo con los
hallazgos, es el momento para discutirlo con el auditor Acta de apertura
Reunión de Cierre y llegar a una conciliación, dejar en el acta. y cierre de
auditoria.
Planilla de
  asistencia
Entregar informe Presentar formalmente en dos copias los resultados Informe final de
9 Equipo auditor
de auditoria del ciclo de auditorías y las recomendaciones. auditoria
10 Evaluar al auditor Finalmente se debe hacer la evaluación del auditor, la Líderes de  
cual debe archivarse en el registro de la auditoria y procesos
 Evaluación del
Gestión de
desempeño del
Calidad
Auditor interno.
comunicarse al auditor (es). Gestión SSTA  
Gestión de control  
interno
Según el caso  
Líderes de
procesos
Gestión de
Calidad
Elaborar plan de Con las Nc se suscriben acciones de acuerdo al Planes de
11 Gestión SSTA
mejoramiento procedimiento establecido para ello. mejoramiento
Gestión de control
interno
líderes de proceso
auditados.

Archivo de Todos los registros de cada auditoria deben ser Gestión de control  
12
información archivados en su orden de ocurrencia. interno

N.A

 Cronograma de Actividades.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AUDITORIA SG-SST. PARA LA EMPRESA DE

SERVICIOS PUBLICOS DE TAURAMENA EMSET S.A.

ACTIVIDAD FECHA
1.Reunión de apertura. 10 de enero de 2020

2.Fechas mensuales de recolección de

evidencias Últimos dos días de cada mes en el año auditado

3.Fecha de presentar de informe final de A finales del Mes de diciembre de 2020

auditoria y reunión de cierre
4.Formulación de acciones correctivas,
Desde el Mes de Enero a Finales del Mes de Marzo
preventivas y de mejora
  Indicadores (Establecer un Indicador).

El indicador del programa será: INDICADOR DE RESULTADO.

FICHA TECNICA DEL INDICADOR PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS

PUBLIOCOS EMSET S.A.

Indicador de cumplimiento en el cumplimiento de los

Nombre
requisitos legales y/o normativos.

Dominio Resultado

Este Indicador establece el cumplimiento de los

Definición requisitos legales y/o normativos, el cual se espera
sea de un mayor a 98%.

La organización cumple los requisitos legales y/o

Interpretación
normativos vigentes en un ___%

Resultado óptimo: 100%

Limites Resultado aceptable: entre 90% y 99%
Resultado deficiente: menor a 95%.
Unidad de medida Porcentaje

Número de requisitos
Método de cálculo legales y/o normativos
cumplidos *100

Numero de requisitos
(formula)
legales totales actuales
Periodicidad del reporte: Mensual
Personas que deben
Alta Gerencia, Copasst
conocer el resultado