QUE ES LA AUDITORIA

Una auditoría se define como el proceso a seguir, en un examen de

revisión y supervisión a realizarse, el cual debe ser creado y planeado
con antelación, debe contener temas flexibles, sencillos y breves. Para
un auditor, el programa de auditoría, es la tarea primordial trazada por
él mismo, que se caracteriza por la previsión de las tareas que deben
ser realizadas para cada servicio profesional prestado. De esta
manera se puede visualizar algunos de los diferentes puntos de vista o
aspectos relacionados con un programa de auditorías.

En la preparación del programa de auditoría se debe tomar en

cuenta:

Las normas de auditoría.

Las técnicas de auditoría.

Las experiencias anteriores.

Los levantamientos iniciales.

Las experiencias de terceros.

Entre las características que debe tener el programa de auditoría,

podemos anotar:

1. Debe ser sencillo y comprensivo.

2. Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se
utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar.
3. El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal.
4. Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repetición.
5. El programa debe permitir al auditor examinar, analizar, investigar,
obtener evidencias para luego poder dictaminar y recomendar.
6. Las sociedades auditoras, acostumbran tener formatos pre-
establecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser
adecuados a un determinado tipo de empresa.
7. El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con
amplio sentido crítico de parte del auditor.

ELEMENTOS CLAVE PARA UNA AUDITORÍA INTERNA

Sin embargo, sea cual sea el objetivo de una auditoría de calidad,

existe un conjunto de elementos que no pueden faltar para el buen
desarrollo de este proceso. Son, antes que nada, medidas
estratégicas que la propia organización deben poner en marcha para
obtener los resultados esperados. Veamos cuáles son:

a) Sistema de Calidad:

Es el conjunto de acciones encaminadas a la mejora continua de la

calidad de los productos o servicios. Más allá de que deban responder
a unos requisitos fijados por cada estándar, lo más importante de un
Sistema de Calidad es que responda a las necesidades de la empresa
y se adapte a la actividad de la misma. No es igual, por ejemplo,
aplicar la calidad en una industria automotriz que en otra dedicada a la
comercialización de alimentos.
b) Programa de auditoría interna:

El proceso de auditoría debe tener un programa en el que se definan

fechas, plazos y responsables. Es la guía para la implementación del
Sistema de Gestión y, por tanto, requiere de rigurosidad y planeación.

c) Chequeo o análisis:

Dentro del programa, es necesario incluir unas listas de chequeo en

las que se refleje el control de cada una de las acciones del proceso.
Gracias a éstas, los auditores pueden realizar un adecuado
seguimiento e intervenir en la ejecución de las acciones cuando lo
consideren necesario. Es común que en estas listas se haga
referencia a la evolución de cada tarea, su porcentaje de ejecución y
otros criterios relacionados.

d) Verticalidad del sistema:

La eficacia de un proceso de auditoría depende en gran medida del

modelo de comunicación que se emplee. En todos los casos, debe ser
la dirección el ente encargado de ponerlo en marcha y, a su vez,
difundirlo entre los departamentos, secciones o delegaciones. Para
que no haya lugar a pérdida de información, lo habitual es que se
realice de forma vertical, es decir, siguiendo el tradicional modelo de
cascada en el que la información fluye desde los niveles más altos de
la pirámide corporativa hasta los más bajos. Los enlaces entre la
dirección y los miembros de cada departamento serán los jefes de
sección.
 FUNCIONES DE LAS AUDITORÍAS DE CALIDAD EN UNA
EMPRESA

Estas acciones suelen dar forma a lo que se denomina como

«auditorías de calidad», que en líneas generales son procesos
sistemáticos, independientes y documentados que buscan determinar
a qué distancia está una empresa de alcanzar sus metas en el terreno
de la gestión de calidad y cuál es el alcance de las mismas.

Las auditorías pueden ser internas o externas. En el primer caso,

se trata de procesos desarrollados por personal de la propia
organización antes de la adopción de alguna norma o estándar
genérico. Por ejemplo, muchas empresas preparan el terreno para una
certificación ISO 9001 con auditorías internas, de las cuales se extrae
un diagnóstico de su situación y sus necesidades más acuciantes en
este terreno.

En el segundo caso, se trata de inspecciones formales llevadas a cabo

por auditores de organizaciones acreditadas. Casi todas constituyen
los últimos pasos dentro un proceso de certificación y son una fuente
de valiosa información.

No todas las auditorías se llevan a cabo por el mismo motivo. De

hecho, es imposible hablar de un único modelo de auditoría. Las
principales razones por las que se realizan procesos de este tipo son:

 Determinar la compatibilidad del Sistema de Gestión de Calidad de

una empresa con los requisitos exigidos por una norma o estándar,
por ejemplo los que se incluyen en la ISO 9001.
 Evaluar la eficacia y el cumplimiento de un Sistema de Gestión una
vez se ha implementado en la organización.

 Identificar puntos críticos de los procesos de producción, sobre todo

si se trata de procesos en cadena.

 Preparar la organización para un proceso de certificación. Cada sello

de calidad exige una serie de requisitos concretos que deben ser
implementados por las organizaciones y debidamente presentados en
los procesos de auditoría.

HERRAMIENTAS PARA UNA EFICAZ GESTIÓN DE LA CALIDAD

Cumplir con todos los requisitos y los criterios de calidad exigidos por
la normativa ISO es esencial para que la calidad se convierta en una
realidad y para obtener el certificado ISO que acredite el compromiso
de tu empresa con este valor. Sin embargo, implementar un Sistema
de Gestión de Calidad en tu organización requiere tiempo y
dedicación.

Por fortuna, existen ciertas herramientas creadas para facilitar tanto la

implementación como el seguimiento y control de los Sistemas de
Gestión de Calidad, como es el caso de ISOTools, una herramienta
digital que permite automatizar los procesos y simplificar las tareas de
seguimiento y evaluación.