SUBSECRETARÍA DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN DE LA SALUD

CENTRO NACIONAL DE EQUIDAD DE GÉNERO Y SALUD REPRODUCTIVA

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE SALUD REPRODUCTIVA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR
COORDINACIÓN DE LOGISTICA DE ANTICONCEPTIVOS

Instructivo de llenado para los Archivos Computarizados de los

formatos “Informe de Movimientos y Solicitud de Insumos de
Planificación Familiar” IMIs -1

(Unidad Médica u Hospital)

LOGISTICA
 Febrero, 2017
INTRODUCCIÓN

La Secretaría de Salud, a través de la Subsecretaría de Prevención y Promoción de La

Salud y el Centro Nacional de Equidad de Género y Salud Reproductiva (CNEGSR), en la
búsqueda de la eficiencia y eficacia de los servicios de salud, considera importante contar
con un Sistema Logístico de Insumos Anticonceptivos para el desarrollo del Programa de
Planificación Familiar y Anticoncepción (PPFyA), con la finalidad de optimizar la gestión
administrativa, apoyar la tomar decisiones, mejorar el control de los insumos
anticonceptivos y contar con un sistema de distribución eficiente, que permita brindar a la
población servicios de calidad donde hombres y mujeres puedan ejercer una vida sexual y
reproductiva satisfactoria y sin riesgos.

El funcionamiento adecuado de un sistema logístico de abasto, permite asegurar la

disponibilidad continua, oportuna y suficiente del material anticonceptivo, en todos los
establecimientos de salud, lo cual representa un factor fundamental en la calidad del
servicio, ya que, satisface la demanda de las usuarias (os) y contribuye a aumentar su
permanencia dentro del programa.

Considerando lo antes expuesto, el CNEGSR, a través de la Dirección de Planificación

Familiar, ha venido desarrollando acciones de fortalecimiento al sistema logístico de
insumos anticonceptivos, a través de diversas actividades de asesoría, capacitación y
reforzamiento de las capacidades técnicas del personal, con el objeto de apoyar a las/los
responsables estatales, jurisdiccionales, administrativos y operativos del PPFyA, en la
toma de decisiones logísticas, contribuyendo así, a garantizar el abasto adecuado de los
métodos anticonceptivos necesarios para la prestación del servicio.

El presente documento, constituye una valiosa herramienta que contribuirá a facilitar el

trabajo de los responsables estatales del sistema logístico de anticonceptivos en los
diferentes niveles de atención. Específicamente en los procesos que se deben seguir para
el correcto registro, de los formatos “Informe de Movimientos y Solicitud de Insumos de
Planificación Familiar” (IMIs), en los niveles estatal y jurisdiccional.
GENERALIDADES:

El presente instructivo de llenado para los archivos computarizados de los formatos “Informe de
Movimientos y Solicitud de Insumos de Planificación Familiar” IMI-1 (Unidad Médica / Hospital),
constituyen un instrumento de apoyo para guiar, orientar y capacitar al personal en el llenado y
manejo de los IMIs. Indicando lo que se debe registrar en cada uno de los formatos, cómo se debe
registrar y quien lo debe registrar. Mostrando ejemplos que facilitan su entendimiento.

Este instructivo de llenado contiene:

 La actividad que se debe completar. (Actividad)

 La persona responsable de hacer la actividad. (Responsable)
 El propósito de la actividad (Propósito)
 El tiempo en que se realiza la actividad (Cuando)
 El material que se necesita para completar la actividad. (Materiales)
 Los pasos a realizar en orden numérico. (Pasos a seguir)
 Las acciones que se tienen que realizar. (Acciones)
 Ejemplos de los pasos y notas de aclaración.

Actividad: Elaboración del "Informe de Movimientos y Solicitud de insumos de Planificación

Familiar-1” en Unidad Médica / Hospital.

Responsable: Personal encargado de la administración de los métodos anticonceptivos del

Programa de Planificación Familiar y Anticoncepción, en la Unidad Médica /
Hospital

Propósito: Para llevar un control de los movimientos de los insumos anticonceptivos en las
Unidades Médicas / Hospitales, así como también, analizar la información y
calcular correctamente la cantidad de insumos a solicitar.

Cuando realizarlo: Los 5 primeros días de la fecha de corte, al período que se va a

reportar.

Materiales a utilizar:
 Archivo computarizado del formulario "Informe de Movimientos y Solicitud de insumos de
Planificación Familiar" del nivel y mes por reportar”.
 Formatos del concentrado del Sistema de Información en Salud (SIS) del nivel y mes
correspondiente.
 Las Tarjetas Kárdex de Almacén, bodega o farmacia, de cada método anticonceptivo que
se va a reportar.
 Una computadora

Para el llenado de los archivos computarizados de los formatos; “Informe de Movimientos y

Solicitud de Insumos de Planificación Familiar” IMI-1 (Unidad Médica / Hospital), debe tomar en
cuenta la siguiente información:

 El archivo computarizado, correspondiente, deberá identificarlo por nombre y nivel de

operación, en su parte superior.

 Cada archivo computarizado contiene; el informe de Movimientos y Solicitud de Insumos por

mes (24 meses); Una hoja de excel de Consumo por año; Una hoja de excel de Consumo
 Promedio Mensual por año y cuatro hojas de excel con los cuatro formatos del inventario
físico de material anticonceptivo, por año.

 Del formato computarizado IMI-1, solo va a trabajar de manera rutinaria en las celdas de
color amarillo. Ejemplo: mes de febrero, columnas D; E y K, así como la sección de
observaciones y la información de la parte inferior del formato.

 Las celdas de las columnas de color azul no se pueden llenar directamente, pues están
protegidas. Los formatos IMIs en su mayoría, están protegidos, ya que su información se
obtiene a través de formulas y ligas que nutren de información al formato que esté
trabajando y simultáneamente va registrando y corriendo la información, en los informes del
resto del año.

PASOS A SEGUIR:

Paso 1: Debe contar con el archivo computarizado de los formatos “Informe de Movimientos y
Solicitud de Insumos de Planificación Familiar” IMI-1 (Unidad Médica / Hospital)

Paso 2: Una vez identificado el archivo computarizado que le corresponde, deberá abrirlo en la
hoja de cálculo correspondiente al mes que va a trabajar (ejemplo: enero) y llenar los datos de
identificación de la parte superior, escriba el nombre del estado, posteriormente, marque con una
(X) y escriba el nombre del Hospital o la Unidad de Salud a la que corresponde la información.

NOTA: (Solo si trabaja ud, el mes de enero) Esta información automáticamente aparecerá y
se actualizara, mes a mes en cada uno de los formatos, sin tener que repetirla.

Paso 3: Columna METODO.- Esta columna identifica cada uno de los método anticonceptivos por
nombre y clave del Cuadro Básico que actualmente ofrece la Secretaría de Salud.

Paso 4: Solo en el mes de enero 2017. La columna: SALDO FINAL DEL PERIODO DICIEMBRE
2016.- (Celdas de color amarillo) En esta columna registre la cantidad por tipo insumo que tiene en
existencia su almacén, las cantidades deben coincidir con la existencia reportada al cierre del año
2016, en el inventario físico de métodos anticonceptivos.

Paso 5: Columna A: SALDO INICIO DEL PERIODO.- (Celdas de color azul) Esta columna toma
las cantidades reportadas por tipo de método en la columna SALDO FINAL DEL PERIODO
DICIEMBRE 2016, siendo estas las mismas cantidades de existencia con la que se inicia el año El
formato computarizado lo arroja automáticamente.

Paso 6: Columna B: RECIBIDO EN EL PERÍODO.- (Celdas de color amarillo en el mes de enero y

en los siguientes meses las celdas son de color azul) Esta columna refleja las cantidades totales de
anticonceptivos por tipo de método que recibió de su nivel superior, durante el período que está
reportando. Este dato debe coincidir con la cantidad registrada en la columna L “Cantidad
Aprobada”, reportada en el informe del mes anterior. El formato computarizado lo arroja
automáticamente

Paso 7: Columna C: TOTAL DISPONIBLE.- (Celdas de color azul) Esta columna arroja la cantidad
total de existencia disponible, por tipo de método anticonceptivo, con que cuenta la Unidad Médica
u Hospital para el periodo reportado, Se obtiene de sumar el saldo al inicio del periodo más la
cantidad recibida en el periodo (columnas A + B). El formato computarizado procesa la información
y arroja el resultado automáticamente.

Paso 8: Columna D: ENTREGADO A USUARIOS (consumo).- (Celdas de color azul) En esta

columna debe registrar la cantidad total concentrada por tipo de anticonceptivos que se entregó
directamente a las/los usuarias(os) durante el periodo reportado. Esta información se obtiene de la
suma de los consumos de todos los consultorios o servicios que pertenezcan a la Unidad de Salud
y Hospital. Para trabajar esta información deberá posesionar su cursor en el texto de la celda D y
dar un click al mouse (lado izquierdo), esta acción lo llevará automáticamente a la hoja de cálculo,
color verde de CONSUMO. Una vez dentro de esta hoja (qué no está protegida), deberá buscar el
mes que vaya a trabajar y en la columna de CONSULTORIOS, escriba en el mes de enero el
número o nombre de cada consultorio o servicio, que va a reportar (y automáticamente esta
información aparecerá protegida mes a mes en cada uno de los formatos del resto del año, sin
tener que repetirla), eh inmediatamente después, anote las cantidades correspondiente de
consumo por tipo de método. (El formato, automáticamente hará las sumas correspondientes y los
totales los enviara a las celdas del formato que esté trabajando). De igual forma al terminar el
llenado de la información del mes, deberá dar un click al mouse (lado izquierdo), celda con el texto
FORMATO (del mes correspondiente), esta celda es de color gris con texto azul rey y
automáticamente esta le llevara nuevamente al formato del mes que está trabajando.

Paso 9: Columna E: AJUSTES (P+ / N-).- (Celdas de color amarillo) En esta columna registre de
manera directa en el formato IMI, las cantidades por tipo de anticonceptivo que salen o ingresan al
almacén por alguna otra razón diferente a la distribución ordinaria y al consumo normal, así como
también los hallazgos o las pérdidas, por cualquier otra razón.

NOTA: Después de registrar los ajustes (P+/N-), Escriba sobre las líneas de la sección de
OBSERVACIONES las aclaraciones o comentarios que originaron los ajustes, ingresos u
otro aspecto del informe. Procure referir en orden; primeramente los ajustes positivos y
posteriormente los ajustes negativos.

Paso 10: Columna F: SALDO FINAL DEL PERIODO.- (Celdas de color azul) Esta columna refiere
las cantidades reales de insumos anticonceptivos, por cada tipo de método, de existencia en su
almacén al final del periodo reportado, las cifras deben coincidir con su inventario físico. El formato
computarizado realiza el siguiente cálculo (columna C – columna D +/- columna E), procesa la
información y arroja el resultado automáticamente.

NOTA: Si existe una diferencia entre el inventario físico y el cálculo, es necesario hacer un
ajuste (P+ / N-). Recuerde que debe trabajar con existencias reales.

ALERTA
Las columnas F y A siempre debe reportar números positivos.

Recuerde que no puede distribuir más insumos de los que (no tiene) reporta como
existencia disponible.

El formato computarizado procesa la información y de hallar esta inconsistencia,

automáticamente la celda con error cambia de color azul a color rojo, lo que indica
que tiene que validar la información.

Paso 11: Columna G: CONSUMO PROMEDIO MENSUAL (CPM).- (Celdas de color azul) Esta
columna debe contener la cantidad promedio mensual de anticonceptivos que fueron entregados a
las(os) usuarias(os) en las unidades de salud / hospitales, por tipo de método. Se obtiene de la
siguiente manera:

CPM = Suma de consumo de los 3 últimos meses

3
Para obtener el CPM, se requiere:
 Contar con el informe IMI que se esta reportando.
 Contar con los informes IMI de los 2 meses anteriores al reportado.
 Una calculadora

Para hacer el cálculo del CPM, se utiliza:

 El dato de consumo por tipo de anticonceptivo de la columna D, del mes que esta trabajando,
más la cantidad de consumo por tipo de anticonceptivo en la columna D, de los dos reportes
anteriores.
 Considerando el consumo de los meses “típicos”. Si se presenta un mes “atípico” se deberá
reemplazar por el mes más reciente que haya presentado un consumo ordinario.

NOTA: Si tiene dudas de cómo sustituir un mes “atípico”, póngase en contacto con el Centro
Nacional ((CNEGySR), Coordinación de logística de Anticonceptivos
montanoraul@hotmail.com)

El formato computarizado procesa la información, realiza el cálculo, y arroja el resultado

automáticamente.

Paso 12: Celda H MESES MAXIMOS.- (Celda de color rosa) En coordinación con el personal
responsable del almacén o farmacia (donde resguarde material anticonceptivo), y las autoridades
que le abastecen (Jurisdicción Sanitaria). Determinen y anote el número de meses máximos, que
su almacén o farmacia, tiene de capacidad para resguardar en óptimas condiciones sus insumos
anticonceptivos. Esta información debe anotarse en la celda rosa del formato del mes de enero y
automáticamente aparecerá protegida mes a mes en cada uno de los formatos del resto del año,
sin tener que repetirla.

NOTA: Los MESES MAXIMOS representan las cantidades tope de almacenaje que deben
tener los almacenes, según su CPM, para evitar el sobre abastecimiento de material en el
nivel correspondiente.

Paso 13: Columna I: CANTIDAD MAXIMA.- (Celda de color rosa) Esta columna contiene la
cantidad máxima, por tipo de material anticonceptivo, que debe tener el almacén o farmacia de la
Unidad Médica u Hospital. Se obtiene considerando sus meses máximos. El formato
computarizado realiza el siguiente cálculo: CPM x Meses máximos (multiplica columna G x celda
H), procesa la información y arroja el resultado automáticamente.

NOTA: La cantidad máxima, es la cifra que se debe considerar para la aprobación de la

solicitud de insumos.

ALERTA

De no registrar ningún número en la celda H MESES MAXIMOS, las celdas de la

columna I; CANTIDAD MAXIMA, no registraran ningún dato y las celdas quedaran
pintadas de color rosa, por el contrario si ud registra sus MESES MAXIMOS en la
celda I; la columna cambiara a color azul, lo que indica que el proceso estuvo bien
realizado.

Paso 14: Columna J: CANTIDAD A SOLICITAR.- (Celdas de color azul) Esta columna deberá
contener la cantidad de material anticonceptivo a solicitar por tipo de método. Las cifras se
obtienen restando la Cantidad Máxima - Saldo al final del periodo (columnas I – columna F). El
formato computarizado procesa la información y arroja el resultado automáticamente.
 NOTA: Si la cantidad obtenida, arroja cifras negativas, eso indica que la existencia de ese
insumo, es mayor a la cantidad máxima, por lo tanto, NO DEBE SOLICITAR INSUMOS de
ese método en ese periodo. Por el contrario, si la cifra es positiva, esa cantidad debe
solicitar al nivel inmediato.

Paso 15: Columna L: CANTIDAD APROBADA.- (Celdas de color amarillo) Esta columna debe ser
llenada por el responsable del nivel superior, qué deberá registrar de manera directa en el formato
IMI, la cantidad, por tipo de insumo que se aprobó entregar en el periodo al nivel solicitante.

Para aprobar la distribución de insumos, debe considerar:

 Que se haya hecho el cálculo correcto

 La existencia física de insumos con que cuenta

El personal operativo responsable del Programa de Planificación Familiar y Anticoncepción,

únicamente llenara esta columna cuando su almacén o farmacia le reporte que recibió
material anticonceptivo del nivel jurisdiccional, de tal forma que se llenara de acuerdo a la
frecuencia en que es abastecido su almacén o farmacia.

En el formato computarizado, esta información se reporta en el mes previo al que recibió el material
anticonceptivo. Así al momento de ser registrada, en la columna K “CANTIDAD APROBADA”
aparecerá automáticamente en el siguiente reporte, en la columna B “RECIBIDO EN EL
PERIODO”.

Paso 16: Columna MESES DE EXISTENCIA DISPONIBLE (MED).- (Celdas multicolor) Esta
columna refleja automáticamente la situación de abasto que impera por tipo de método
anticonceptivo y clave, en su Unidad Médica u Hospital. El formato computarizado realiza el
siguiente cálculo: divide la columna F “SALDO AL FINAL DEL PERIODO” entre columna G
“CONSUMO PROMEDIO MENSUAL”, procesa la información y arroja el resultado
automáticamente.

Los parámetros de la situación de abasto que usted visualizara a través de los MED son:
Color ROJO de 0 a 2.9 meses DESABASTO

Color VERDE de 3 a 14.9 meses ABASTO ADECUADO

Color AZUL de 15 a 60 meses SOBREABASTO

Según sea el color por tipo de insumo y clave, ud deberá analizar la situación de abasto y tomar
decisiones logísticas (aviso al nivel correspondiente, redistribución, vida útil, no abasto, préstamo,
donación, etc.)

Paso 17: Apartado REPORTE DE CONSUMO IMI.- Compuesto por las columnas SIS, SAEH y
DIFERENCIA.- Este apartado nos va a permitir validar el reporte de CONSUMO Columna D, para
su llenado deberá utilizar los apartados de la parte inferior denominados CONCENTRADO SIS y
CONCENTRADO SAEH. Cada uno de estos cuadros tiene desglosado el reporte de los métodos
entregados de planificación familiar dentro y fuera de la unidad médica, transcribir lo reportado en
cada sistema de información. Al momento de registrar las cantidades entregadas por tipo de
método, el formato computarizado traslada automáticamente los datos a las columnas (SIS o
SAEH) y celdas correspondientes (por tipo de método) del IMI y realiza el siguiente cálculo: de la
columna D “CONSUMO” resta lo reportado en la columna SIS y lo reportado en la columna SAEH,
reflejando el resultado en la columna “DIFERENCIA”, si la cantidad es igual a lo consignado en las
celdas de la columna D “CONSUMO”, la columna “DIFERENCIA” reporta cero y la celda
correspondiente por tipo de método, queda en color azul, pero si reporta inconsistencias en los
datos, estos se reflejan en la columna “DIFERENCIA” y la celda cambia de color azul a color rojo,
eso indica que debe validar su información reportada.
Paso 18: Para finalizar el llenado del “Informe de Movimientos y Solicitud de Insumos” deberá
completar la información solicitada en la parte inferior del formato:

 OBSERVACIONES: Escriba sobre estas líneas (de manera ordenada) las aclaraciones o
comentarios por los que se suscitaron ajustes (+ o -), ingresos u otro aspecto del Informe.

 ELABORADO POR: Escriba el nombre completo y la FIRMA de la persona responsable de la

información en la Unidad Médica u Hospital.

 FECHA: Anote la fecha en que se completa y envía (al nivel correspondiente), el Informe de
Movimientos y Solicitud de Insumos.

 APROBADO POR: Escriba el nombre completo y FIRMA de la persona que valido y aprobó la
información. (Responsable de la Unidad Médica u Hospital).

 FECHA: Escriba la fecha en que fue aprobada la solicitud de insumos

FLUJOGRAMA DEL “INFORME DE MOVIMIENTOS Y SOLICITUD DE INSUMOS DE
PLANIFICACIÓN FAMILIAR” IMI-1

Al completar el llenado del IMI-1 computarizado se distribuyen los archivos de la siguiente manera:

Unidad Médica / Hospital:

* El archivo computarizado original de la Unidad Médica u Hospital, permanece en la Unidad
Médica u Hospital
* Enviar mensualmente copia del archivo Unidad Médica u Hospital computarizado a la jurisdicción
o nivel superior inmediato

Nivel jurisdiccional o nivel superior inmediato:

* Recibe y concentra mensualmente los IMIs-1 de cada una de las Unidades Médicas y Hospitales
que conforman la tipología de la jurisdicción.
* A través de la información vertida en los IMI-1, elaborara el IMI-2 Jurisdiccional.
* El archivo computarizado original de la jurisdicción, permanece en la jurisdicción
* Enviar copia del archivo jurisdiccional computarizado al estado

Nivel Estado:
* El archivo computarizado original del estado, permanece en el estado
* Enviar copia del archivo estatal computarizado al CNEGySR ( montanoraul@hotmail.com ).
* Enviar copia de los archivos IMI de cada una de las jurisdicciones (validados por el estado) al
CNEGySR ( montanoraul@hotmail.com ).

NOTA:

 El envío del (archivo computarizado o impreso) Informes de Movimiento y Solicitud de

Insumos de Planificación Familiar IMI-1 (Unidad Médica u Hospital), al nivel jurisdiccional o
nivel superior inmediato, debe realizarse en los 5 días posteriores al corte de cada mes.

 El nivel jurisdiccional o nivel superior inmediato deberá validar el llenado de la información

de cada uno de los IMIs-1 (Unidades Médicas y Hospitales).

Para cualquier duda o comentario, favor de ponerse en contacto con su responsable jurisdiccional o
nivel inmediato del Programa de Planificación Familiar y Anticoncepción.