Documento Apoyo

TABLA DE CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO .................................................................. 5

2. SITUACIÓN ACTUAL Y SOLUCIÓN PROPUESTA ......................................... 8
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Y ACTIVOS DE LOS PROCESOS
DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................................................... 14
3.1. NORMATIVIDAD ....................................................................................... 14
3.2. MAPA DE PROCESOS ................................................................................ 15
3.3. POLÍTICA DE CALIDAD ............................................................................ 15
3.4. MISIÓN Y VISIÓN .................................................................................... 16
3.5. ORGANIGRAMA GESTION DOCUMENTAL ................................................ 16
4. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) ............. 17
5. DECLARACIÓN DEL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO ............. 22
............................................................................................................................ 22
5.1. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO (PROCESO PARA ACEPTAR
LOS CRITERIOS) ................................................................................................ 24
5.2. EXCLUSIONES........................................................................................... 25
5.3. RESTRICCIONES....................................................................................... 25
5.4. SUPUESTOS DEL PROYECTO .................................................................... 26
6. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT) ................................... 27
DICCIONARIO DE LA EDT: ................................................................................. 29
7. REP PDM DEL PROYECTO ......................................................................... 32
............................................................................................................................ 33
8. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO (EDO)
34
............................................................................................................................ 34
I
9. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES (RACI) ................... 37
............................................................................................................................ 37
10. ESTIMACIONES DE DURACIÓN Y COSTO DE ACTIVIDADES .................... 38
............................................................................................................................ 38
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Interesados del proyecto................................................................................ 7

Tabla 2. Cuadro lógico del proyecto ............................................................................ 19
Tabla 3. Diccionario de la EDT .................................................................................... 31
Tabla 4. Red del proyecto con las actividades predecesoras .......................................... 32
Tabla 5. Plan de comunicaciones ................................................................................ 36
Tabla 6. Matriz RACI.................................................................................................. 37
Tabla 7. Duración estimada........................................................................................ 39
Tabla 8. Costos estimados del proyecto....................................................................... 40
Tabla 9. Total costos indirectos mensuales .................................................................. 41
Tabla 10. Riesgos identificados ................................................................................... 41
Tabla 11. Valoración de la probabilidad ....................................................................... 42
Tabla 12. Valoración del impacto de los riesgos ........................................................... 43
Tabla 13. Reserva para manejar riesgos por cada oficina intervenida ............................. 45
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Red de interesados ....................................................................................... 8

Figura 2. Archivos iniciales de la Oficina de Asesoría Jurídica.......................................... 9
Figura 3. Situación inicial de la Unidad Jurídica ............................................................. 9
Figura 4. Estado inicial del archivo central del CLIENTE ................................................ 10
Figura 5. Cajas estándar para el archivo central ........................................................... 10
Figura 6. Carpetas estándar para manejo de archivo central ......................................... 10
Figura 7. Forma de identificar las cajas ....................................................................... 11
Figura 8. Etiqueta de identificación ............................................................................. 11
Figura 9. Pasos para la intervención del archivo ........................................................... 12
Figura 10. Mapa de procesos...................................................................................... 15
Figura 11. Organigrama GESTION DOCUMENTAL......................................................... 16
Figura 12. Caso de negocio ........................................................................................ 20
Figura 13. Comportamiento financiero esperado .......................................................... 20
Figura 14. Matriz de prioridades del proyecto .............................................................. 26
Figura 15. Fases de todo el proyecto .......................................................................... 27
Figura 16. EDT realizada con WBS Chart Pro ............................................................... 27
Figura 17. Descomposición jerárquica de la EDT .......................................................... 28
Figura 18. Red PDM del proyecto................................................................................ 33
Figura 19. Organigrama del proyecto .......................................................................... 34
Figura 20. EDR.......................................................................................................... 42
Figura 21. Identificación gráfica de los riesgos ............................................................. 44
PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El cliente está interesado en la implementación de un sistema de gestión documental, que

le permita la organización, digitalización y automatización del sistema de archivo, y que
además de dar valor a los procesos internos le permita cumplir con lo dispuesto en la Ley
General de Archivo General de la Nación es decir la Ley 594 de 2000, que reglamenta la
forma en la que deben ser manejados los archivos de entidades públicas. Esta ley establece
que el archivo debe garantizar la disponibilidad y organización de la documentación para
fácil consulta del ciudadano, por lo que EL CLIENTE debe garantizar la administración,
control, digitalización y archivo de los documentos desde su origen hasta el destino final.
Se espera que la implementación del sistema de gestión documental permita a la entidad

brindar un mayor grado de satisfacción al usuario en términos de velocidad de respuesta a
la solicitudes de información realizadas, incremente la seguridad de la información,
disminuya costos relacionados con pago de nómina, uso de espacio de bodega y almacenaje
de documentos.
Este proyecto es consecuencia del plan nacional de la entidad que mediante la figura de
outsourcing implementó la gestión documental en una oficina de la ciudad de Bogotá como
prueba piloto en el año 2010. Como consecuencia del éxito, de las mejoras que se pudieron
apreciar y de las buenas condiciones bajo las cuales el contratista prestó el servicio se
procedió a hacer la implementación en todas las oficinas restantes de la entidad en la ciudad
de Bogotá.
El proyecto debe ser ejecutado por la empresa contratista, que es la firma colombiana
“Asesoría en Gestión Documental.” (La cual será mencionada como – GESTION
DOCUMENTAL S.A. en este documento-, durante el año 2011 y teniendo como fecha límite
el último día hábil del mes de diciembre.
La gestión documental debe realizarse en total para 10 oficinas, y en términos medibles

representan en total 2.200 metros lineales de documentación y servicio a la entidad.
La forma de contratación desde EL CLIENTE hacia GESTION DOCUMENTAL S.A., es a través

de outsourcing (BPO = Bussiness Process Outsourcing), esto porque EL CLIENTE no tiene
en su planta de personal, recurso humano suficiente ni con la capacitación adecuada para
realizar el proyecto, por eso se requiere la asesoría de una empresa con experiencia en
proyectos de gestión documental.
La Figura 1. Presenta la red de los principales interesados en el proyecto, y se describen

sus roles en la Tabla 1.
TIPO INTERESADO INTERÉS ESTRATEGIA

Exige eficiencia en las instituciones oficiales.
Pide un adecuado manejo de los recursos
financieros que les son asignados.
Particularmente las entidades de Exige el cumplimiento de normatividad para el
control como la procuraduría y el manejo histórico de archivos, para asegurar la
Mantener
Externos Gobierno Ministerio de educación nacional trazabilidad de la información a nivel nacional en
informado
que dan los recursos. entidades públicas.
La Procuraduría se encarga de monitorear el
cumplimiento de la constitución política, las
leyes, decisiones judiciales, actos administrativos
y las acciones públicas oficiales.
Que el contrato se ajuste conforme al tiempo y
presupuesto estimados.
Son las personas que aprobaron la
Que haya mejoras considerables y medibles en
Junta directiva del partida presupuestal al interior del cuanto a la eficiencia de los procesos del Mayor interés
CLIENTE CLIENTE para realizar el proyecto.
CLIENTE.
Que se cumpla la normatividad legal para evitar
sanciones financieras.
Se encarga de aprobar o no el resultado final del
proyecto, debe verificar que las restricciones se
Director general del CLIENTE Mayor interés
han cumplido.
Equipo de trabajo del
CLIENTE:
Cliente Dirige y evalúa el desarrollo del proyecto,
aprueba los cambios en alcance y objetivos,
Son las personas involucradas
resuelve los conflictos que se puedan presentar,
directamente en la puesta en
es el líder del equipo de trabajo, toma las
marcha del proyecto, y serán Director del proyecto decisiones difíciles, monitorea la ejecución del
Mayor interés
las personas que tendrán que
presupuesto según el contrato. En última
operar con las mejoras y instancia responde por el éxito o fracaso de
modificaciones que se
proyecto
realizarán al interior del
Verifican el cumplimiento de los requisitos en
CLIENTE.
Coordinadores: funcional, técnico y cuanto a normas técnicas de instalación de Tratar de
archivístivo equipos, de manejo adecuado del archivo y satisfacer
certifica que el trabajo se ajusta a las
necesidades del CLIENTE. Exigen que se

cumplan las disposiciones legales vigentes.
Es el patrocinador del proyecto. Debe revisar
Gerente Comercial GESTION que todas las actividades sean hechas según lo
Mayor interés
DOCUMENTAL S.A. planeado.
Dirige y evalúa el desarrollo del proyecto,

aprueba los cambios en alcance y objetivos,
resuelve los conflictos que se puedan presentar,
es el líder del equipo de trabajo, toma las
Director del proyecto Mayor interés
decisiones difíciles, monitorea la ejecución del
presupuesto según el contrato. En última
instancia responde por el éxito o fracaso de
Equipo de trabajo de proyecto
GESTION DOCUMENTAL Verifican el cumplimiento de los requisitos en
S.A. cuanto a normas técnicas de instalación de
Internos Coordinadores: funcional, técnico y equipos, de manejo adecuado del archivo y Tratar de
Son las personas asignadas archivístico certifica que el trabajo se ajusta a las satisfacer
por el contratista para necesidades del CLIENTE. Exigen que se
ejecutar las actividades cumplan las disposiciones legales vigentes.
contratadas.
Son las personas encargadas de clasificar,
organizar, tratar y disponer los documentos
según el orden sugerido por la norma. Requieren
Archivistas Mayor interés
facilidades en cuanto a disponibilidad de espacio
para trabajar y respeto de medidas de seguridad
laboral.
Se encargan de la parte operativa de digitalizar
Digitadores como imagen los documentos que se van a Mayor interés
archivar
Su función es capacitar a los trabajadores que Mínimo
Documentador del proyecto
emplearán la plataforma en las oficinas. esfuerzo
Tabla 1. Interesados del proyecto
Gerencia
G.D. Comercial
Patrocinad
EL
CLIENTE
Equipo técnico
G.P.
Equipo Equipo de
funcional especialistas G.P. : Gerente del Proyecto
Vicente González G.
INSUMOS
ARCHIVÍSTICOS
PROVEEDORES
Figura 1. Red de interesados
2. SITUACIÓN ACTUAL Y SOLUCIÓN PROPUESTA
La Ley 594 ordena que todas las empresas públicas del estado deben realizar un manejo
especial del archivo histórico, todo de acuerdo a la reglamentación del Archivo General de
la Nación.
El CLIENTE como entidad dependiente del estado, debe cumplir con esta normatividad, la
cual entre otras cosas tiene requisitos específicos en cuanto a la forma de tratar el archivo
histórico y características especiales que deben cumplirse en cuando a la capacitación de
personal, disposición de los lugares de almacenaje, metodologías, buenas prácticas entre
las que se encuentra el uso de plataformas informáticas para simplificar las operaciones
administrativas.
Actualmente el CLIENTE no cuenta con ninguna solución integral para la atención de su

gestión documental, de la correspondencia o del archivo. No hay soporte digital, manejando
únicamente documentos físicos. Esto implica que no se maneja ninguna metodología para
gestionar sus documentos, que no existen indicadores de medición que permitan establecer
la velocidad de respuesta efectiva a las solicitudes, ni tienen indicadores de gestión para
alimentar el sistema de gestión de calidad. Las Figuras 2,3 y 4, son fotografías tomadas
en las instalaciones del cliente al inicio del proyecto. Las fotos demuestran que además de
la falta de organización, no cumplen con la reglamentación relacionada en las normas del

Archivo General de la Nación.
Figura 2. Archivos iniciales de la Oficina de Asesoría Jurídica 1
Figura 3. Situación inicial de la Unidad Jurídica2
1
Fotografía tomada por personal de GESTION DOCUMENTAL S.A., en la visita de reconocimiento
en las instalaciones del CLIENTE.
2
Ibídem
Figura 4. Estado inicial del archivo central del CLIENTE
Para cumplir con las disposiciones legales, el archivo central deberá organizarse en carpetas
y en cajas estandarizadas de referencia X200 y ordenadas en orden cronológico ascendente,
respetando lo definido en las Tablas de retención y valoración documentales (TRD y TVD),
con su respectivo registro digital. La Figura 5., muestra una caja estándar para el manejo
de archivos centrales. La Figura 6., presenta las carpetas estándar para el archivo de
documentos. La Figura 7., presenta la forma de identificar de las cajas, mientras que la
Figura 8., muestra la etiqueta de identificación.
Figura 5. Cajas estándar para el

archivo central3 Figura 6. Carpetas estándar para manejo de
archivo central4
3
Fotografías reales del proyecto
4
Ibídem
Figura 8. Etiqueta de identificación6

Figura 7. Forma de identificar las
cajas5
Como el CLIENTE no cuenta con el personal capacitado para realizar el proyecto de gestión
documental y no cuenta con autorización para vincular personal por tratarse de cargos
oficiales con una modalidad especial de contratación (además de tener congelada la
nómina), es necesario hacer uso de la metodología de outsourcing a través de un tercero
con experiencia que sea capaz de proveer los servicios para alinear los procedimientos del
CLIENTE a la normatividad legal existente. El servicio de outsourcing se realizará en las
instalaciones del CLIENTE con personal y software del contratista GESTION DOCUMENTAL
S.A., quienes son los responsables directos por el proyecto.
Para pasar de la situación original a la situación ideal, entendida como la cual en la que se
cumplen los requisitos legales, con mejoras en buenas prácticas que incrementen la
velocidad de respuesta y mejoren los indicadores de eficiencia. Se presenta al CLIENTE una
serie de actividades como la que se ilustra en la Figura 9.
5
Ibídem
6
Ibídem
Figura 9. Pasos para la intervención del archivo
Luego de la implementación del sistema de gestión documental en el CLIENTE, se

evidenciarán mejoras en los aspectos que se señalan más adelante, los porcentajes de
mejora corresponden a los promedios presentados en proyectos similares, pero el grado de
éxito puede variar dependiendo del uso eficiente o no que el cliente le dé a la solución
entregada.
 El manejo documental se hará conforme a las disposiciones legales de la Ley 594

del año 2.000, evitando la exposición a sanciones por falta de cumplimiento.
 El outsourcing (Externalización de procesos de Negocio – Bussiness Process

Outsourcing) permite reducir los costos asociados a mano de obra, mantenimiento
y tiempos muertos por manipulación y búsqueda de documentos. Reducción
aproximada de 25%7 de costos actuales en la administración de esta información
porque se encuentra repartido en diferentes personas y en cada área.
 Implementación y actualización de las herramientas para las Tabla de Retención

Documental y de las Tablas de Valoración Documental.
 Organización, depuración, digitalización, indexación, control de calidad y armado de

1’500.000 folios aproximadamente.
 Reducción del espacio físico utilizado para almacenamiento de archivo histórico

(central) y de los archivos de cada una de las oficinas intervenidas. (Reducción hasta
del 35%8)
7 Porcentaje tomado de las estadísticas generales de GESTION DOCUMENTAL S.A., en proyectos similares.
8 Ibídem
 Disminución en un 70%9 del tiempo de búsqueda y consulta de documentos.
 Mayor velocidad de respuesta al usuario. (Mejora aproximada del 50%10)
 Seguridad en la administración de documentos y aseguramiento de la

confidencialidad en las solicitudes hechas por los ciudadanos.
 Mejora en la atención a los clientes internos y externos, permitiendo la trazabilidad

de las respuestas ofrecidas a los mismos.
9 Ibídem
10 Ibídem
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Y ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE

LA ORGANIZACIÓN
3.1. NORMATIVIDAD
Se establece el alcance subdivido en los procesos de Organización Archivística física, digital

y su integración con la unidad de Correspondencia.
Normatividad relacionada con los procesos
 Principios y procesos archivísticos que se tienen que regir en Colombia - Ley 594 de
2000.
 Reglamento de acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
las firmas digitales - Ley 527 de 1999.
 Ingreso e implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos - Norma
ISO 15489 aprobada por ICONTEC en mayo de 2010.
 Acceso a los documentos de Archivo por restricciones de conservación - Acuerdo 047
de 2000.
 Políticas y condiciones de los edificios y depósitos destinados para la custodia
documental - Acuerdo 049 de 2000.
 Normalizan los procedimientos de correspondencia - Acuerdo AGN 060 de 2001.
 Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía, y conservación de los documentos de
Archivo - Acuerdo 037 de 2002.
 Conservación de archivos y documentos - Ley 795 de 2003, Artículo 22. modificando
el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
 Criterios para la organización de los archivos de gestión – Acuerdo 042 de 2002,
AGN.
 Organización de las Historias Laborales – Circular 04 de 2003, AGN.
En cuanto a la Organización Archivística y digital.
 Organizar físicamente los documentos en los Archivos de gestión, aplicando la Tabla

de Retención Documental de las áreas; Subdirección Financiera y Contable, la
Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales y la Subdirección de Talento
Humano.
 Organización Digital; Digitalización, indexación y control de calidad a los documentos
previamente organizados de los Archivos de Gestión en las áreas Subdirección
Financiera y Contable, la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales y la
subdirección de Talento Humano en el software IRIS DOCUMENTAL GESTION
DOCUMENTAL versión CLIENTE.
 Sensibilización y capacitación al personal encargado de dichas áreas relacionado con
la gestión documental.
En cuanto al Archivo Central:
 Selección documental aplicando las Tablas de Valoración Documentales TVD, con el

fin de optimizar los espacios en el Archivo Central para realizar las transferencias
documentales permitidas.
 Identificar los documentos que corresponden al Archivo Central y retirar los
documentos que no corresponden a este archivo ó que al aplicar el criterio
establecido de la TVD y dada su antigüedad deben ser eliminados.
3.2. MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos definido para el área comercial, se presenta en la Figura 10.
Figura 10. Mapa de procesos
3.3. POLÍTICA DE CALIDAD
A través de la prestación de servicios de Administración de Sistemas Integrales de

Información -ASII-, bajo la modalidad de outsourcing, lograr la satisfacción de nuestros
clientes, acompañándolos en su proceso de evolución tecnológica y estratégica, lo cual
lograremos:
 Armonizando un equipo humano de alto rendimiento en lo personal y lo profesional,

 Con una disposición tecnológica acorde con las necesidades,
 Cumpliendo y mejorando continuamente su Sistema de Gestión de La Calidad.
Retribuyendo mutuos beneficios a clientes, empleados, proveedores y accionistas.

3.4. MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN
Prestar servicios de Administración de Sistemas Integrales de Información –ASII- bajo la

modalidad de outsourcing en compañías y entidades de los sectores financieros, comercial,
salud, estatal en el ámbito nacional e internacional.
VISIÓN
Contar con una compañía estructurada en su Sistema de Gestión que permita:
 Consolidarnos como casa desarrolladora de software

 Como organización líder en la prestación de servicios de Administración de Sistemas
Integrales de Información –ASII- en el ámbito nacional
 Incursionar en el mercado internacional a través de la prestación de servicios de
Administración de Sistemas Integrales de Información –ASII-
3.5. ORGANIGRAMA GESTION DOCUMENTAL
Figura 11. Organigrama GESTION DOCUMENTAL

4. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER)
Título del proyecto: PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL CLIENTE
Patrocinador del proyecto: ELIZABETH LOPEZ Fecha Elaboración:

13/Enero/2011
Gerente del Proyecto: VICENTE GONZALEZ Cliente del proyecto:

XXXXXXX
Descripción del Proyecto
El CLIENTE, XXXXXXXX, que le permita la organización, digitalización y automatización del

sistema de archivo, y que además de dar valor a los procesos internos le permita cumplir
con lo dispuesto en la Ley General de Archivo General de la Nación es decir la Ley 594 de
2000, que reglamenta la forma en la que deben ser manejados los archivos de entidades
públicas. Esta ley establece que el archivo debe garantizar la disponibilidad y organización
de la documentación para fácil consulta del ciudadano, por lo que el CLIENTE debe
garantizar la administración, control, digitalización y archivo de los documentos desde su
origen hasta el destino final.
Se espera que la implementación del sistema de gestión documental permita a la entidad

brindar un mayor grado de satisfacción al usuario en términos de velocidad de respuesta a
la solicitudes de información realizadas, incremente la seguridad de la información,
disminuya costos relacionados con pago de nómina, uso de espacio de bodega y almacenaje
de documentos.
La forma de contratación será a través de outsourcing (BPO = Bussiness Process

Outsourcing), considerando que el cliente no tiene en su planta de personal, ni el recurso
humano suficiente ni capacitado para realizar el proyecto, por eso se requiere la asesoría
de una empresa con experiencia en proyectos de gestión documental. El contratista deberá
implementar el sistema de gestión documental automatizado para 10 oficinas del CLIENTE
en la ciudad de Bogotá.
Entregables
 GESTION DOCUMENTAL S.A., se compromete a prestar los servicios de consultoría

especializada y de outsourcing operativo para la implementación del sistema de
gestión documental automatizado, la cual garantice la administración, control,
digitalización y archivo de los documentos desde su origen hasta su destino final.
 Clasificar, Depurar, Organizar, digitalizar, tipificar, inventario los documentos en los
Archivos de gestión con base a las T.R.D., el volumen de esta labor no será superior
a doscientos metros lineales, siguiendo los lineamientos del AGN, para diez
dependencias del CLIENTE.
 Clasificar e inventariar los documentos del Archivo Central base a las T.R.D. y TVD,
el volumen de esta labor no será superior a dos mil metros lineales, siguiendo los
lineamientos del AGN.
 Instalar, parametrizar, Implementar y capacitar con la herramienta para la gestión

Documental en el ALPES (IRIS DOCUMENTAL VERSIÓN GESTION DOCUMENTAL–
CLIENTE). Tomando como prueba piloto las áreas Oficina Jurídica y atención al
ciudadano. Para la administración se instalará en modalidad de arrendamiento la
herramienta IRIS DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL Versión–CLIENTE.
Justificación del Proyecto
En la actualidad el CLIENTE no cuenta con un sistema de gestión documental acorde con

las necesidades de la institución, por lo tanto no cumple con las especificaciones técnicas y
de calidad requeridas que sus procesos sean calificados como eficientes.
Esta implementación permitirá obtener una mejora en los indicadores internos de eficiencia,
uso de tiempo y seguimiento a los recursos. Las necesidades específicas que se relacionan
con la eficiencia y las demás expresadas por el CLIENTE son:
 Cumplir con las disposiciones legales para evitar multas por incumplimiento.
 Organizar el archivo histórico existente utilizando software de soporte.
 Disminuir los tiempos de búsqueda de los documentos.
 Aumentar la velocidad de respuesta a los usuarios.
 Ordenar el archivo central y establecer los criterios de uso en el futuro.
 Externalizar el proceso de manejo de archivo central: El CLIENTE no puede contratar
nuevo personal por tratarse de cargos del sector público, por lo que el personal debe
estar a cargo del contratista.
Indicadores de
Parámetros del Medio de Suposiciones
los
Proyecto Verificación críticas
Objetivos
Objetivos del
Proyecto
Implementar el sistema Cumplimiento o
La certificación del
de gestión documental no, de las
Visita de cumplimiento de la
apoyado por software disposiciones
interventores del norma, será
antes del 31 de legales para
estado. evaluada de forma
Diciembre de 2011. manejo de
imparcial.
Cumplir con las normas archivo central.
legales de gestión de
archivo
Disminuciones
en:
Las mediciones de
Metas del proyecto Costos < 25%
Mejoras en los los indicadores se
Aumentar la eficiencia Espacio físico <
indicadores realizan de forma
de los procesos, en 35%
considerados por el correcta por parte
cuanto a tiempo y Tiempo de
Sistema de Gestión de los encargados
velocidad de respuesta respuesta <50%
de calidad. del sistema de
del usuario. Tiempo de
calidad.
búsqueda <
70%
Salidas
Archivo histórico
La herramienta IRIS
clasificado, ordenado y Proceso Reportes de los
documental es
en medio digital automatizado comités: directivo y
compatible con el
soportado en el con el sistema de seguimiento de
sistema del
software IRIS GESTION IRIS proyecto.
CLIENTE.
DOCUMENTAL.
El proyecto se
encuentra
Entradas
Desembolso del contemplado en el
capital inicial a presupuesto del
Archivo central del
GESTION Acta de inicio CLIENTE. Existe
CLIENTE desordenado
DOCUMENTAL Consignaciones disponibilidad para
y sin digitalizar
S.A. por valor bancarias acceder al archivo
del 25% del histórico del
contrato CLIENTE.
Tabla 2. Cuadro lógico del proyecto
Caso de negocio
La rentabilidad promedio de GESTION DOCUMENTAL en proyectos similares está cercana al

25%. Se presenta a continuación la forma en la que la empresa cree se comportarán los
gastos y los ingresos durante el ciclo de vida del proyecto.
Figura 12. Caso de negocio
Figura 13. Comportamiento financiero esperado

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Hito/Entregable Fecha planificada Interesado Criterio de aceptación

de cumplimiento
Situación actual: En la actualidad el CLIENTE no cuenta con un sistema de gestión documental

acorde con las necesidades de la institución, por lo tanto no cumple con las especificaciones
técnicas y de calidad requeridas para que sus procesos sean calificados como eficientes.
Aprobación por la oficina de
Aprobación TRD 26/04/2011 Gerente Proyecto abastecimiento
Aprobación por la oficina de
Aprobación TVD 28/04/2011 Gerente Proyecto abastecimiento
Inventariar
documentación Coherencia inventario lógico
archivo de gestión 13/05/2011 Gerente Proyecto con físico
Inventariar
documentación Coherencia inventario lógico
archivo central 18/05/2011 Gerente Proyecto con físico
Cumplimiento Acta de entrenamiento firmada
capacitación 19/05/2011 Auxiliar por los usuarios
Informe de Consolidación de las
cumplimiento 20/05/2011 Líder funcional actividades desarrolladas
Acta de entrega de
unidad
abastecimiento 26/05/2001 Gerente Proyecto Consolidación de productos.
Situación futura esperada: Tener implementado el software IRIS Documental en las
instalaciones del ALPES antes del 31 de Diciembre de 2011, de forma que incremente la eficiencia
de los procesos en tiempo y velocidad de respuesta.
Riesgos, supuestos y restricciones

Ver el manual oficial de riesgos presentado al CLIENTE.
Riesgo/supuesto/restricción Encargado Plan de contingencia
Fallas en equipos, PC, Escaner, puntos GESTION

eléctricos y red mal configurada DOCUMENTAL S.A. NA
Escaner que no cumpla producción
GESTION
recomendada por GESTION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL S.A.
S.A. NA
Inicio del proyecto sin tener firmado por
parte del Comité de Archivo las T.R.D. CLIENTE
NA
Inicio del proyecto sin tener firmado por
parte del Comité de Archivo las T.V.D. CLIENTE
NA
No recibir a tiempo los documentos a
intervenir para el Archivo de Gestión y CLIENTE
Central
NA
Retraso por parte del proveedor del ALPES
de las cantidades solicitadas para procesar CLIENTE
NA
Que se presenten documentos con

afectación que impida su intervención y
sea necesario aislar en un área especial CLIENTE
para no contaminar los demás. NA
PLAN DE COMUNICACIONES.
Ver el documento oficial “Plan de comunicaciones”
En el alcance del proyecto (Siguiente punto en este documento se desarrolla este ítem acorde con
las sugerencias del PMBOK.
ACUERDAN:
Nombre y firma del Patrocinador del proyecto Nombre y firma de

/ Fecha miembro principal
del equipo del cliente /
Fecha
VICENTE GONZALEZ
Nombre y firma del Gerente del proyecto / Nombre y firma de
Fecha miembro principal
del equipo del
contratista / Fecha
5. DECLARACIÓN DEL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Toda mejora deberá hacerse con el objetivo de cumplir la normatividad vigente y mejorar
los indicadores internos de eficiencia en uso de tiempo y recursos. Las necesidades
específicas que se relacionan con la eficiencia se relacionan a continuación, sin embargo el
CLIENTE no cuenta con información ni con mediciones que permitan establecer los tiempos
necesarios para realizar las actividades, por lo tanto buscan que por primera vez se generen
indicadores de tiempo para las actividades que así lo ameriten. Los intereses del cliente se
pueden resumir así:
 Cumplir con las disposiciones legales para evitar multas por incumplimiento.
 Disminuir los tiempos de búsqueda de los documentos. (Pasar de horas a menos de
15 minutos).
 Aumentar la velocidad de respuesta a los usuarios. (Se relaciona con la facilidad de
encontrar la información solicitada por los ciudadanos para poder dar trámite a sus
solicitudes, reducir de 10 a 5 días hábiles).
 Ordenar el archivo histórico y establecer los criterios de uso en el futuro,
soportándose en el uso de software. (Ordenar en armarios que permitan ubicar el
archivo conforme a los requisitos del AGN).
 Mantener la confidencialidad en todas las etapas del proyecto, para evitar fugas de
información confidencial.
El proyecto se ha dividido en 4 fases, y se presentan a continuación junto con los

principales entregables en cada una de ellas.
Fase Iniciación
 Acta de Inicio
 Acta de los equipos del proyecto
 Documento de Prerrequisitos logísticos del proyecto
 Documento Cierre Fase Iniciación
Fase de Planeación
 Plan de trabajo
 Recopilación de Requisitos
 Documento de Alcance
 Documento EDT
 Plan de comunicaciones
 Plan de riesgos
 Cronograma detallado para la Fase de Ejecución
 Documento de Cierre de Fase de Planeación
 Factura Planeación (20% del trabajo y del presupuesto)
Fase de Ejecución
 Etapa de Diagnóstico Documental
o Tabla de Retención Documental
o Tabla de Valoración Documental
o Archivo Central (20 Metros Lineales)
o Archivo Gestión (200 Metros Lineales)
o Correspondencia (1)
o Capacitación de Usuarios
o Informe de Cumplimiento
o Factura Planeación 8%
 Informe del diagnóstico de Gestión Documental Archivo de Gestión
 Informe del diagnóstico de Gestión Documental Archivo Central
 Herramienta de Gestión Documental
 Documento de Análisis y Verificación para instalación de Iris Documental
 Acta de Instalación de equipos
Los entregables descritos anteriormente deberán realizarse tantas 10 veces, que es el

mismo número de oficinas que tiene el CLIENTE en la ciudad de Bogotá. Las 10
oficinas a saber son: Oficina de Abastecimiento, Oficina de Talento Humano , Oficina
de Planeación, Oficina Control Interno, Oficina Proyecto Investigación, Oficina
Comunicaciones & Mercadeo, Oficina Diseño de Instrumentos, Oficina Estadística,
Oficina Análisis y Divulgación, Oficina Desarrollo de Aplicaciones, Oficina Tecnología de
la Información, Oficina Asesoría Jurídica.
Fase de Cierre
 Informe Final de Cierre
 Acta de cierre
Para el caso de este proyecto y facilitar el ejercicio académico, únicamente se eligieron las
fases de iniciación, planeación y ejecución para una de las oficinas del cliente, en este
caso la Oficina de Abastecimiento.
El CLIENTE espera que GESTION DOCUMENTAL haga entrega de:
 Informe de diagnóstico del estado actual de los archivos del CLIENTE, en el que se
incluye número de folios, fechas de inicio y de fin. (Criterio: Cumple/No Cumple, de
acuerdo al cronograma. Evaluado por el comité de proyecto del CLIENTE).
 T.R.D. y T.V.D. actualizadas y aplicables a la realidad del CLIENTE. (Criterio:
Cumple/No Cumple, de acuerdo al cronograma. Evaluado por el comité de proyecto
del CLIENTE).
 Informes de avance. (Criterio: Cumple/No Cumple, de acuerdo al cronograma.
Evaluado por el comité de proyecto del CLIENTE).
 Documentos organizados físicamente en los Archivos de gestión con base a las
T.R.D., el volumen de esta labor no será inferior a doscientos metros lineales por
oficina en el archivo de gestión. Al final del proyecto deben entregarse los 2200
metros lineales correctamente organizados.
 Archivo central ordenado por antigüedad de acuerdo a los requisitos legales del
A.G.N., con soporte digital escaneado de cada uno de los documentos. Con soporte
para consulta a través de la plataforma IRIS Documental. (Criterio: Cumple/No
Cumple. Evaluado por el comité de proyecto del CLIENTE con ayuda de un auditor
experto en archivística).
 Hardware instalado para operar el sistema de gestión documental que consiste en 1
servidor y 19 equipos computadores clientes, con la respectiva licencia de uso del
software IRIS Documental. (Criterio: Cumple/No Cumple. Evaluado por el comité de
proyecto del CLIENTE, La evidencia son los computadores en las oficinas del
CLIENTE y las licencias impresas para el uso del Software).
 Capacitación a los empleados del CLIENTE que se encargarán de soportar y usar el
sistema de gestión documental una vez se finalice el proyecto. (Criterio: Cumple/No
Cumple. Evaluado por el comité de proyecto del CLIENTE. De acuerdo a las actas y
pruebas de capacitación).
5.1. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO (PROCESO PARA ACEPTAR

LOS CRITERIOS)
Todos los entregables descritos serán objeto de entrega mediante un acta, que será firmada
por el gerente de proyecto de GESTION DOCUMENTAL y por el delegado del CLIENTE. Los
criterios de calidad para cada entregable estarán relacionados con: entrega oportuna
(acorde con el cronograma), cumplimiento de los estándares del Archivo General de la
Nación.
El criterio básico es realizar todas las actividades que están escritas en cada una de las
fases.
5.2. EXCLUSIONES
 GESTION DOCUMENTAL S.A., no está obligada a realizar procesos de tratamiento a

documentos que se encuentren afectados biológicamente. En esos casos, se
reportará la aparición de documentos de ese tipo ante el comité de revisión del
proyecto para que ellos evalúen la forma de proceder, los costos asociados a las
decisiones que se tomen, serán asumidos por el CLIENTE.
5.3. RESTRICCIONES
 El cliente tiene disponibles COP $333.000.00011 para el desarrollo del proyecto.

 El proyecto debe finalizar a más tardar el 30 de diciembre del año 2011.
 Aplicar para cada parte del proceso la legislación existente en la materia (Ley 594 y
acuerdos del Archivo General de la Nación) y demás normas que complementen o
modifiquen vigentes a la fecha.
 Todo el proceso de instalación del Sistema de Gestión Documental debe ser realizado
mediante la figura de outsourcing, causando gastos para el CLIENTE relacionados
únicamente con el pago al contratista.
 La organización del archivo máximo debe tener 5.000 folios por metro lineal.
 La matriz de prioridades para el proyecto que se presenta en la Figura 14. En el
cual se define que el parámetro fijo y de más importante cumplimiento es el costo,
el cual no podrá exceder de lo acordado en el contrato. Para lograr el cumplimiento
de costo, es posible aceptar que no se cumpla con las fechas originales de entrega,
pero siempre que sea posible optimizando el alcance para darle la mayor cobertura.
11
El valor no incluye IVA y todos los impuestos que se generan producto de la prestación del servicio.
Figura 14. Matriz de prioridades del proyecto
5.4. SUPUESTOS DEL PROYECTO
DESDE GESTION DOCUMENTAL PARA CON EL CLIENTE:
 El CLIENTE suministrará el área física de trabajo entendiendo por esta las

instalaciones físicas para la labor y la estantería para manejo de los archivos central
y de gestión, además de una línea telefónica.
 La tecnología de GESTION DOCUMENTAL referente a la solución IRIS documental
será suficiente para atender la demanda del CLIENTE, sin necesidad de realizar
modificaciones en la programación del software.
 El CLIENTE mantendrá abiertos los canales de comunicación y designará un equipo
de trabajo, para encargarse de realizar el seguimiento y autorizar cambios y facilitar
la labor del equipo de proyecto.
 El flujo de recursos financieros está asegurado, acorde con el contrato y los
porcentajes de avance pactados.
 GESTION DOCUMENTAL con su metodología propuesta es capaz de cumplir con
todos los requerimientos ordenados por el AGN.
 El software IRIS DOCUMENTAL es compatible con el sistema operativo manejado
por el CLIENTE.
 Suministrar la información necesaria y facilitar la realización de reuniones y talleres
para el desarrollo del plan de trabajo acordado.
DESDE EL CLIENTE PARA CON GESTION DOCUMENTAL:
 La empresa posee experiencia y la tecnología suficiente para hacer frente al contrato.

 Hay manejo absoluto respecto a la confidencialidad de la información obtenida.
 Todos los costos asociados al desarrollo del proyecto serán asumidos por GESTION
DOCUMENTAL, entre ellos el alquiler del hardware, software, licencias, salarios,
parafiscales, e imprevistos.
6. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)
Figura 15. Fases de todo el proyecto
Figura 16. EDT realizada con WBS Chart Pro

1. Proyecto
Insourcing
CLIENTE
1.2. Fase de 1.3. Fase de

1.1. Fase de inicio 1.4. Fase de cierre
Planeación Ejecución
1.3.2. Software
1.3.1. Diagnóstico 1.3.3. Oficina de
Gestión 1.3.12.
documental abastecimiento
documental
1.3.3.3. 20 Metros 1.3.3.4. 200 1.3.3.5. Gente 1.3.3.6. 10

1.3.3.1. TRD 1.3.3.2. TVD 1.3.3.7. Informe
lineales archivo metros lineales capacitada en usuarios 1.3.3.8. Factura
de cumplimiento
gestión archivo central correspondencia capacitados
1.3.3.1.1. Revisar el Organigrama
1.3.3.2.1. Revisar el Organigrama

1.3.3.1.2. Construir Normograma
1.3.3.2.2. Construir Normograma
1.3.3.6.1. Capacitar 10 personas
1.3.3.7.1. Elaborar informe

1.3.3.1.3. Elaborar TRD
1.3.3.2.3. Elaborar TVD

1.3.3.1.4. Aprobar TRD
1.3.3.2.4. Aprobar TVD
1.3.3.8.1. Pedir factura

1.3.3.3.5. Inventariar
1.3.3.4.2. Inventariar
1.3.3.3.3. Digitalizar
1.3.3.5.1. Capacitar
1.3.3.3.1. Clasificar
1.3.3.4.1. Clasificar
1.3.3.3.2. Depurar
1.3.3.3.4. Tipificar
Figura 17. Descomposición jerárquica de la EDT

DICCIONARIO DE LA EDT:
EDT Nombre de tarea DEFINICIÓN

1 Proyecto Insourcing
En esta fase se establece el protocolo de inicio del
proyecto, se identifican las personas asociadas con
1.1 Fase Iniciación
la ejecución del proyecto, las áreas de trabajo y los
prerrequisitos mínimos de operación.
En esta fase se desarrollan los documentos bases
del proyecto como son la recopilación de los
requisitos, la revisión del alcance, la creación del
1.2 Fase de Planeación EDT (Esquema Detallado de Tareas), el desarrollo
del plan de comunicaciones, el plan de riesgos el
cronograma final de la planeación con las
actividades, recursos y tiempos asociados.
En esta fase se ejecuta el modelo operativo
incluyendo los diagnósticos, la organización física, la
1.3 Fase de Ejecución
producción de la documentación para cada una de
las oficinas.
Entiéndase como diagnóstico documental, la
actividad que se realiza para verificar el estado
actual de todo lo que se relaciona con los
documentos de archivo, sus depósitos, estados de
conservación, organización y control, con el fin de
1.3.1 Diagnóstico documental dar pautas reales de los documentos y las
recomendaciones del mismo.
El producto que se desarrolla se consolida en el
documento de Diagnóstico Documental.
El criterio de aceptación es la entrega del
documento con todos los puntos descritos.
Instalación de servidor
Software de gestión Instalación del software en las dependencias
1.3.2
documental Mantenimiento y puesta a punto para inicial las
labores de producción (digitalización e indexación)
Oficina de
1.3.3
Abastecimiento
El producto que se desarrolla es el documento
identificado como actualización de las Tablas de
Tabla de Retención Retención Documental (TRD).
1.3.3.1
Documental El criterio de aceptación es la entrega del
documento con todas las características nombradas
anteriormente.
Representación gráfica de la estructura orgánica de
algún tipo de organización o entidad, que indica las
1.3.3.1.1 Revisar el Organigrama
distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.
1.3.3.1.2 Construir de Normograma

1.3.3.1.3 Elaborar la TRD
1.3.3.1.4 Aprobar la TRD
La TVD es un formato de control y de consulta que
permite asignar tanto el tiempo de permanencia de
un documento en el archivo central como la
disposición final del mismo.
Tabla de Valoración El producto que se desarrolla es el documento
1.3.3.2
Documental identificado como Tablas de Valoración Documental
(TVD).
El criterio de aceptación es la entrega del
documento con todas las características nombradas
anteriormente.
1.3.3.2.1 Revisar el Organigrama
1.3.3.2.2 Construir de Normograma
1.3.3.2.3 Elaborar la TVD
1.3.3.2.4 Aprobar la TVD
Organizar físicamente los documentos en los
Archivos de gestión con base a las T.R.D., el
volumen de esta labor no será superior a veinte
metros lineales, siguiendo los lineamientos
archivísticos correspondientes.
Entiéndase por metro lineal un volumen máximo de
5.000 folios, tomados al inicio de la toma de
Archivo Gestión (20
1.3.3.3 inventario.
Metros Lineales)
El producto es la entrega de los metros lineales
intervenidos y soportados a través de las actas ó
comunicados oficiales.
El criterio de aceptación es la verificación de la
entrega de los folios procesados en el Sistema de
Gestión Documental y los presentados en los
cuadros de producción.
Seleccionar la documentación que existe y filtrarla
Clasificación de la
1.3.3.3.1 de acuerdo al objetivo y función de cada
Documentación
documento.
Busca eliminar documentos repetidos, y seleccionar
1.3.3.3.2 Depurar la Documentación solamente aquellos que contengan la mayor
cantidad de información útil.
Captura de los documentos por medio de un
dispositivo o escáner.
Es un sistema de almacenamiento electrónico con
Digitalizar la un medio de almacenamiento y procesamiento de la
1.3.3.3.3
Documentación información, mediante la indexación del documento
y la conexión a bases de datos, los usuarios pueden
recuperar los documentos en cualquier momento y
lugar.
Ingresar datos establecidos por la entidad en cada

1.3.3.3.4 Tipificar la Documentación
una de las imágenes
Inventariar la Resumen de las actividades que se realizaron en el
1.3.3.3.5
Documentación tiempo de intervención al archivo.
Archivo Central (200
1.3.3.4
Metros Lineales)
Seleccionar la documentación que existe y filtrarla
1.3.3.4.1 de acuerdo al objetivo y función de cada
Documentación
documento.
Inventariar la Resumen de las actividades que se realizaron en el
1.3.3.4.2
Documentación tiempo de intervención al archivo.
Personas capacitadas
1.3.3.5 en manejo de
correspondencia
Capacitar en manejo de
1.3.3.5.1 Capacitación grupal
Correspondencia
1.3.3.6 10 Usuarios capacitados
Capacitar a 10 trabajadores
1.3.3.6.1 Capacitación grupal
del CLIENTE (Usuarios)
El producto que se desarrolla son los informes
mensuales de avance que reflejan el cumplimiento
Informe de
1.3.3.7 de las actividades asociadas a la fase.
Cumplimiento
El criterio de aceptación es la entrega de cada una
de las Fases y firmadas por las partes.
Elaborar Informe de
1.3.3.7.1
Cumplimiento
Factura Oficina
1.3.3.8
Abastecimiento 8%
Solicitar a Financiera la
1.3.3.8.1
Factura para presentar
En esta fase finaliza el proyecto y se actualiza la
1.4 Firma y acta de entrega información para la entrega final de la
documentación relacionada.
Tabla 3. Diccionario de la EDT
7. REP PDM DEL PROYECTO
TIPO LAG O
ID ID Proyecto Insourcing CLIENTE PRED. RELACIÓN LEAD
1.1 A Fase Iniciación -
1.2 B Fase de Planeación A FC
1.3.1 C Diagnóstico documental B FC
1.3.2 D Software de gestión documental C FC
1.3.3.1.1 E Revisar el Organigrama D FC
1.3.3.1.2 F Construir de Normograma E FC
1.3.3.1.3 G Elaborar la TRD F FC
1.3.3.1.4 H Aprobar la TRD G FC
1.3.3.2.1 I Revisar el Organigrama D FC
1.3.3.2.2 J Construir de Normograma I FC
1.3.3.2.3 K Elaborar la TVD J FC
1.3.3.2.4 L Aprobar la TVD K FC
1.3.3.3.1 M Clasificación de la Documentación H FC
1.3.3.3.2 N Depurar la Documentación M FC -4
1.3.3.3.3 O Digitalizar la Documentación N FC -4
1.3.3.3.4 P Tipificar la Documentación O FC -4
1.3.3.3.5 Q Inventariar la Documentación P FC
1.3.3.4.1 R Clasificación de la Documentación H;L FC
1.3.3.4.2 S Inventariar la Documentación R FC
1.3.3.5.1 T Correspondencia S;Q FC
Capacitar a 10 trabajadores del
1.3.3.6.1 U CLIENTE (Usuarios) T FC
1.3.3.7.1 V Elaborar Informe de Cumplimiento T;U FC;FF
Solicitar a Financiera la Factura
1.3.3.8.1 W para presentar V FC
X Cierre W FC
Tabla 4. Red del proyecto con las actividades predecesoras
Figura 18. Red PDM del proyecto

8. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO (EDO)
Gerente de
Proyecto
Líder Líder
Funcional Técnico
Auxiliar Auxiliar Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de

Funcional 1 Funcional 2 archivo 1 archivo 2 archivo 3 archivo 4 archivo 5
Figura 19. Organigrama del proyecto
El acuerdo entre las partes para controlar y monitorear el proyecto, se realizó con base en
dos comités principales que intervienen en la fase inicial del proyecto. Que son: El comité
directivo y el comité de seguimiento del proyecto.
Comité Directivo
El Comité Directivo se encuentra conformado por:

 Directora General del CLIENTE
 Director General GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Director del Proyecto en el CLIENTE
 Director del Proyecto GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Invitados ocasionales según instancia del proyecto.
Este comité se reúne mensualmente en las instalaciones del CLIENTE y sus principales
funciones son:
 Realizar seguimiento y evaluación al desarrollo del proyecto.
 Aprobar cambios en el alcance y objetivos del proyecto.
 Crear mecanismos para que el Gerente de Proyecto por parte del CLIENTE y el
Gerente del Proyecto de GESTION DOCUMENTAL S.A., gestionen la resolución de
desviaciones significativas dentro del plan general del proyecto.
 Resolver cualquier controversia o desacuerdo entre las partes relacionadas.
 Comunicar una visión de las metas y objetivos a largo plazo al equipo de proyecto y
asegurar que éstas hayan sido entendidas.
 Definir las políticas y normas necesarias para que se ejecute satisfactoriamente el
proyecto.
 Solucionar problemas que no puedan ser resueltos por el equipo de proyecto.
 Tomar decisiones ejecutivas de alto nivel.
 Realizar seguimiento a los riesgos de alto grado
 Supervisar la ejecución presupuestal del contrato
Comité de Seguimiento del Proyecto
Se encuentra conformado por:

 Responsable funcional CLIENTE

 Responsable técnico CLIENTE
 Responsable usuario final CLIENTE
 Gerente de proyecto (Si es requerido)
 Coordinador de Archivo GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Coordinador Técnico GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Auxiliar de Archivo GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Auxiliar de Digitalización GESTION DOCUMENTAL S.A.
 Invitados ocasionales según instancia del proyecto.
Este comité se reúne el segundo día hábil de cada semana en las instalaciones del CLIENTE
y sus principales funciones son:
 Revisar el estado de avance de actividades de acuerdo con el cronograma general

del proyecto.
 Revisar las actividades proyectadas.
 Atender situaciones especiales que ocasionen algún retraso o que sean críticas para
los proyectos.
 Tomar las decisiones necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto de
acuerdo con sus responsabilidades.
 Analizar los riesgos del proyecto y las estrategias para minimizarlos.
 Presentar el avance del cronograma de los proyectos.
 Aprobar las solicitudes que ya se encuentran estimadas y planeadas y supervisar la
ejecución presupuestal del contrato.
 Realiza los informes de avance mensual y los publica.
Reuniones de trabajo
Durante la ejecución del proyecto se realizarán reuniones de trabajo de acuerdo con la

disponibilidad del recurso. De cada reunión que se adelante GESTION DOCUMENTAL
levantará un acta donde se presentarán los temas tratados, las decisiones tomadas, los
compromisos generados y la revisión de compromisos que a la fecha de reunión continúan
pendientes.
Reunión de lanzamiento de proyecto
A la reunión de lanzamiento de proyecto asistirán las siguientes personas:
 Gerente de proyecto del CLIENTE

 Gerente de proyecto de GESTION DOCUMENTAL
 Coordinador de Archivo GESTION DOCUMENTAL
 Líder técnico GESTION DOCUMENTAL
El objetivo de esta reunión es realizar el lanzamiento del proyecto, será dirigida por el
coordinador y el líder técnico de GESTION DOCUMENTAL, quienes presentarán a los
asistentes con sus respectivos roles y explicará el alcance general del proyecto.
Informes Mensuales
Este medio de comunicación se implementa con el fin de presentar el estado actual del
proyecto con respecto a los indicadores seleccionado para proveer la mayor información de
la manera más compacta posible.
Se realizará un informe de seguimiento para cada mes de ejecución del contrato, en el que
consolidará los aspectos más relevantes del proyecto. El informe será elaborado por
GESTION DOCUMENTAL durante los primeros cinco (5) días hábiles del siguiente mes al
periodo del informe y luego éste será revisado por el CLIENTE. Una vez sea aprobado el
contenido del informe se procederá a realizar su impresión.
PLAN DE COMUNICACIONES
¿Qué Métodos de
información? Interesados ¿Cuándo? comunicación Proveedor
Correo
Grupo de Inicio del Cliente, Gerente
Inicio Proyecto Electrónico
lanzamiento proyecto proyecto
Acta de inicio
Informes Correo
Comité Líder funcional, equipo
mensuales de Mensual Electrónico
directivo del proyecto
gestión Copia del acta
Informe de Reunión,
Reuniones de Gerente de proyecto,
control de los Mensual Informe de
trabajo equipo del proyecto
compromisos resultados
Indicadores de
Comité de Reunión del Gerente de proyecto,
avance en Semanalmente
seguimiento grupo de trabajo equipo del proyecto
cronograma
Cambios o Correo
Comité Cuando se
modificaciones electrónico, 3 Gerente de proyecto
directivo requiera
de alcance días antes
Tabla 5. Plan de comunicaciones
9. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES (RACI)
LÍDER TÉCNICO
AUX. ARCH. 1
AUX. ARCH. 2
AUX. ARCH. 3
AUX. ARCH. 4
AUX. ARCH. 5
AUX. FUN. 1
AUX. FUN. 2
FUNCIONAL
GERENTE
LÍDER
ID. NOMBRE COD.
A Fase Iniciación 1.1 A C C
B Fase de Planeación 1.2 A C C
C Diagnóstico documental 1.3.1 R A C
Software de gestión
D 1.3.2 R C A
documental
E Revisar el Organigrama 1.3.3.1.1 I A C
F Construir de Normograma 1.3.3.1.2 C A I
G Elaborar la TRD 1.3.3.1.3 C A I
H Aprobar la TRD 1.3.3.1.4 C A I
I Revisar el Organigrama 1.3.3.2.1 C A C
J Construir de Normograma 1.3.3.2.2 C A I
K Elaborar la TVD 1.3.3.2.3 C A I
L Aprobar la TVD 1.3.3.2.4 C A I
M 1.3.3.3.1 C A
Documentación
N Depurar la Documentación 1.3.3.3.2 C A
O Digitalizar la Documentación 1.3.3.3.3 C A I
P Tipificar la Documentación 1.3.3.3.4 I C A
Q Inventariar la Documentación 1.3.3.3.5 I C A
R 1.3.3.4.1 I C A
Documentación
S Inventariar la Documentación 1.3.3.4.2 I C A
T 1.3.3.5.1 I C A
Correspondencia
U 1.3.3.6.1 I A
del CLIENTE (Usuarios)
Elaborar Informe de
V 1.3.3.7.1 R A
Cumplimiento
W 1.3.3.8.1 A C I
Factura para presentar
Tabla 6. Matriz RACI
10. ESTIMACIONES DE DURACIÓN Y COSTO DE ACTIVIDADES
ESTIMACIONES DE DURACIÓN
Las duraciones estimadas, se dan en múltiplos de 0,5 para referirse a jornadas laborales de
medio día o día completo. Independientemente que sea utilizada solo una fracción de la
jornada para su realización. La razón de esto es que los salarios de los operarios directos
les son reconocidos por jornadas laborales (medio día o día completo).
TIEMPOS ESTIMADOS DEL PROYECTO PARA LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO
EDT Nombre de tarea Pesimista Probable Optimista TE

1.1 Fase Iniciación 13,5 10,0 8,0 10,3
1.2 Fase de Planeación 13,5 11,0 10,0 11,3
1.3.1 Diagnóstico documental 13,0 10,0 10,0 10,5
1.3.2 Software de gestión documental 6,0 5,0 4,0 5,0
1.3.3 Oficina de Abastecimiento
Tabla de Retención
1.3.3.1 Documental
1.3.3.1.1 Revisar el Organigrama 2,5 2,0 1,5 2,0
1.3.3.1.2 Construir de Normograma 1,0 0,5 0,5 0,6
1.3.3.1.3 Elaborar la TRD 1,0 0,5 0,5 0,6
1.3.3.1.4 Aprobar la TRD 1,5 1,0 0,5 1,0
Tabla de Valoración
1.3.3.2 Documental
1.3.3.2.1 Revisar el Organigrama 3,0 2,0 1,5 2,1
1.3.3.2.2 Construir de Normograma 1,0 0,5 0,5 0,6
1.3.3.2.3 Elaborar la TVD 1,0 0,5 0,5 0,6
1.3.3.2.4 Aprobar la TVD 1,5 1,0 0,5 1,0
Archivo Gestión (20 Metros
1.3.3.3 Lineales)
1.3.3.3.1 Clasificación de la Documentación 7,0 6,0 5,0 6,0
1.3.3.3.2 Depurar la Documentación 7,0 5,0 4,0 5,2
1.3.3.3.3 Digitalizar la Documentación 9,0 8,0 7,0 8,0
1.3.3.3.4 Tipificar la Documentación 7,0 5,0 4,0 5,2
1.3.3.3.5 Inventariar la Documentación 1,5 1,0 1,0 1,1
Archivo Central (200 Metros

1.3.3.4 Lineales)
1.3.3.4.1 Clasificación de la Documentación 19,0 14,0 13,0 14,7
1.3.3.4.2 Inventariar la Documentación 2,0 1,0 1,0 1,2
Personas capacitadas en
1.3.3.5 manejo de correspondencia
1.3.3.5.1 Correspondencia 1,0 1,0 1,0 1,0
Capacitar a 10 trabajadores del
1.3.3.6.1 CLIENTE (Usuarios) 2,0 2,0 2,0 2,0
1.3.3.7 Informe de Cumplimiento
1.3.3.7.1 Elaborar Informe de Cumplimiento 3,0 2,0 2,0 2,2
Factura Oficina
1.3.3.8 Abastecimiento 8%
Solicitar a Financiera la Factura
1.3.3.8.1 para presentar 1,5 1,0 1,0 1,1
1.4 Firma y Acta de Entrega
Tabla 7. Duración estimada
Con base en esta información, es decir asumiendo recursos ilimitados, el proyecto

comenzará el jueves 3 de febrero y tendrá una duración de 61,5 días laborales. Hasta el día
sábado 16 de abril.
La jornada laboral es de 8 horas diarias, trabajando de lunes a sábado y respetando los

festivos correspondientes.
Ver archivo en Project; “IteraciónRecIlimitados”
ESTIMACIONES DE COSTOS
COSTOS ESTIMADOS DEL PROYECTO (ENERO A MARZO)

EDT Nombre de tarea Optimista Probable Pesimista CE
1.1 Fase Iniciación $ 4.496.941 $ 4.496.941 $ 4.496.941 $ 4.496.941
1.2 Fase de Planeación $ 7.014.859 $ 7.014.859 $ 7.014.859 $ 7.014.859
1.3.1 Diagnóstico documental $ 2.300.000 $ 2.500.000 $ 2.700.000 $ 2.500.000
Software de gestión
1.3.2 documental $ 1.248.000 $ 1.248.000 $ 2.800.000 $ 1.506.667
Oficina de
1.3.3 Abastecimiento
Tabla de Retención
1.3.3.1 Documental
1.3.3.1.1 Revisar el Organigrama $ 200.000 $ 240.000 $ 300.000 $ 243.333
1.3.3.1.2 Construir de Normograma $ 60.000 $ 60.000 $ 120.000 $ 70.000
1.3.3.1.3 Elaborar la TRD $ 60.000 $ 60.000 $ 120.000 $ 70.000
1.3.3.1.4 Aprobar la TRD $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000

Tabla de Valoración
1.3.3.2 Documental
1.3.3.2.1 Revisar el Organigrama $ 200.000 $ 240.000 $ 300.000 $ 243.333
1.3.3.2.2 Construir de Normograma $ 60.000 $ 60.000 $ 120.000 $ 70.000
1.3.3.2.3 Elaborar la TVD $ 60.000 $ 60.000 $ 120.000 $ 70.000
1.3.3.2.4 Aprobar la TVD $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000

Archivo Gestión (20
1.3.3.3 Metros Lineales)
1.3.3.3.1 Documentación $ 480.000 $ 600.000 $ 720.000 $ 600.000
1.3.3.3.2 Depurar la Documentación $ 460.000 $ 576.000 $ 691.200 $ 575.867
1.3.3.3.3 Digitalizar la Documentación $ 480.000 $ 600.000 $ 720.000 $ 600.000
1.3.3.3.4 Tipificar la Documentación $ 465.000 $ 588.000 $ 705.600 $ 587.100

Inventariar la
1.3.3.3.5 Documentación $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000
Archivo Central (200
1.3.3.4 Metros Lineales)
1.3.3.4.1 Documentación $ 1.280.000 $ 1.600.000 $ 1.920.000 $ 1.600.000
Inventariar la
1.3.3.4.2 Documentación $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000
Personas capacitadas en
manejo de
1.3.3.5 correspondencia
1.3.3.5.1 Correspondencia $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000
1.3.3.6.1 del CLIENTE (Usuarios) $ 550.000 $ 550.000 $ 550.000 $ 550.000
Informe de
1.3.3.7 Cumplimiento
Elaborar Informe de
1.3.3.7.1 Cumplimiento $ 500.000 $ 500.000 $ 500.000 $ 500.000
Factura Oficina
1.3.3.8 Abastecimiento 8%
1.3.3.8.1 Factura para presentar $0 $0 $0 $0
1.4 Firma y Acta de Entrega
Tabla 8. Costos estimados del proyecto
NOTA:
Los costos indirectos del proyecto, se asignan mensualmente y empiezan a imputarse al

proyecto a partir del mes de Marzo y hasta que se finalice el proyecto. Y se resumen tan la
siguiente tabla.
Valor/mes Cantidad Total

Salario del gerente de
proyecto $ 1.800.000 1 $ 1.800.000
Alquiler de Escáner $ 3.000.000 1 $ 3.000.000
Alquiler de Escáner $ 600.000 1 $ 600.000
Alquiler de computador $ 165.000 7 $ 1.155.000
fungibles $ 720.000 1 $ 720.000
Total Costos Indirectos mensuales $ 7.275.000
Tabla 9. Total costos indirectos mensuales
PRESUPUESTO ASIGNADO PARA AFRONTAR RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DE LOS POSIBLES RIESGOS
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGOS

Riesgos de
administración
A Mala ejecución del proceso archivístico
Riesgos técnicos
B Equipos defectuosos
C Reproceso por pérdida de información
Riesgos Operativos
D Digitalización a una velocidad menor de la estimada
E Demora para ordenar, clasificar y organizar los documentos
Demoras administrativas en el CLIENTE para la firma de actas de
F entrega.
Aparición de documentos con afectación biológica que requieran
G tratamiento especial
Riesgos
Organizacionales
Demora en el pago de los recursos a GESTION DOCUMENTAL por
H parte del CLIENTE
Externo
I Entrega a destiempo de los insumos (fungibles)
J Cambio de la normatividad del AGN
Tabla 10. Riesgos identificados
EDR
Riesgos de Riesgos Riesgos Riesgos Externos

Riesgos Técnicos
Administración Operativos Organizacionales
C. Reproceso por pérdida
afectados biológicamente
G. Aparición documentos
E. Demora en el proceso
F. Demoras administrativas
B. Equipos defectuosos
D. Digitalización lenta
I. Retraso en la entrega
A. Mala ejecución del
proceso archivístico
normatividad del AGN

H. Demora en los
de información
desembolsos
de los insumos
en el cliente
J. Cambio de
de archivo
Figura 20. EDR
ESCALA DE CALIFICACIÓN DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS
CALIFICACIÓN DE LA PROBABILIDAD
Escala Valoración Interpretación Significado Causas
Es muy posible que el hecho
Es muy factible que el riesgo se presente debido a la
80% a
10 MUY ALTA se produzca más de una vez inexistencia, insuficiencia,
100%
en los próximos 2 meses. ineficiencia o ineficacia de
controles.
Es muy posible que el hecho
Es muy factible que el riesgo se presente debido a la
50% a
8 ALTA se produzca más de una vez inexistencia, insuficiencia,
80%
en los próximos 2 meses. ineficiencia o ineficacia de
controles.
Es posible que el hecho se
Es muy factible que el riesgo presente debido a que los
20 a
5 MEDIA ocurra una vez en los controles existentes no son
50%
próximos 2 meses. suficientes ni totalmente
eficaces.
El hecho puede ocurrir en
algún momento pero se
1% a considera que es difícil que
2 BAJA
20% suceda, ya que existen
controles suficientes y
apropiados.
Tabla 11. Valoración de la probabilidad
VALORACIÓN DEL IMPACTO
VALORACIÓN NIVEL DESCRIPCIÓN
Si el hecho llega a presentarse, afecta

sustancialmente el resultado de las
3 ALTO
actividades e impide el cumplimiento de
los objetivos previstos para el área.
Si el hecho llega a presentarse afecta
sustancialmente el desarrollo operativo de
2 MEDIO
las actividades, y retrasa moderadamente
su resultado.
Si el hecho llega a presentarse afecta muy
poco el resultado de las actividades
1 BAJO pasando a ser solo molestias, pequeñas
dificultades operativas o en los puestos de
trabajo.
Tabla 12. Valoración del impacto de los riesgos
CALIFICACIÓN DE LA SEVERIDAD DE LOS RIESGOS
SEVERIDAD
ID. RIESGOS POR OFICINA PROBABILIDAD IMPACTO PROBxIMP
Mala ejecución del proceso
A 5 2 10
archivístico
B Equipos defectuosos 2 1 2
Reproceso por pérdida de
C 8 1 8
información
Digitalización a una velocidad
D 5 1 5
menor de la estimada
Demora para ordenar, clasificar y
E 5 2 10
organizar los documentos
Demoras administrativas en el
F ALPES para la firma de actas de 8 2 16
entrega.
Aparición de documentos con
G afectación biológica que requieran 10 1 10
tratamiento especial
Demora en el pago de los recursos
H a GESTION DOCUMENTAL por 2 1 2
parte del ALPES
Entrega a destiempo de los
I 8 3 24
insumos (fungibles)
J Cambio de la normatividad del AGN 2 3 6
GRÁFICA DE IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
Figura 21. Identificación gráfica de los riesgos
RESUMEN DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS A PARTIR DE MARZO
IMPACTO
RIESGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN
EN COSTO
Entrega a destiempo de los insumos Tener inventario para 1
Mitigar $ 180.000,00
(fungibles) semana de insumos.
Demoras administrativas en el Cancelar salarios de las
CLIENTE para la firma de actas de Aceptar personas mientras se $ 200.000,00
entrega. esperan las actas.
Aparición de documentos con
Transferir a
afectación biológica que requieran
cliente
tratamiento especial
Mala ejecución del proceso
Aceptar
archivístico
Demora para ordenar, clasificar y
Mitigar
organizar los documentos
Reproceso por pérdida de
Mitigar
información
Transferir a
Cambio de la normatividad del AGN
cliente
Digitalización a una velocidad
Aceptar
menor de la estimada
Transferir a
Equipos defectuosos
proveedor
Demora en el pago de los recursos
a GESTION DOCUMENTAL por parte Aceptar
del CLIENTE
Tabla 13. Reserva para manejar riesgos por cada oficina intervenida
Según los cálculos anteriores, se debería tener una presupuesto para riesgos de $380.000
para cubrir con riesgos para cada una de las oficinas en las cuales se implementa el sistema
de gestión documental.

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TABLA DE CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO .................................................................. 5

Tabla 1. Interesados del proyecto................................................................................ 7

Figura 1. Red de interesados ....................................................................................... 8

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El cliente está interesado en la implementación de un sistema de gestión documental, que

Se espera que la implementación del sistema de gestión documental permita a la entidad

La gestión documental debe realizarse en total para 10 oficinas, y en términos medibles

La forma de contratación desde EL CLIENTE hacia GESTION DOCUMENTAL S.A., es a través

La Figura 1. Presenta la red de los principales interesados en el proyecto, y se describen

TIPO INTERESADO INTERÉS ESTRATEGIA

necesidades del CLIENTE. Exigen que se

Dirige y evalúa el desarrollo del proyecto,

Figura 1. Red de interesados

2. SITUACIÓN ACTUAL Y SOLUCIÓN PROPUESTA

Actualmente el CLIENTE no cuenta con ninguna solución integral para la atención de su

la falta de organización, no cumplen con la reglamentación relacionada en las normas del

Figura 2. Archivos iniciales de la Oficina de Asesoría Jurídica 1

Figura 3. Situación inicial de la Unidad Jurídica2

Figura 4. Estado inicial del archivo central del CLIENTE

Figura 5. Cajas estándar para el

Figura 8. Etiqueta de identificación6

Figura 9. Pasos para la intervención del archivo

Luego de la implementación del sistema de gestión documental en el CLIENTE, se

 El manejo documental se hará conforme a las disposiciones legales de la Ley 594

 El outsourcing (Externalización de procesos de Negocio – Bussiness Process

 Implementación y actualización de las herramientas para las Tabla de Retención

 Organización, depuración, digitalización, indexación, control de calidad y armado de

 Reducción del espacio físico utilizado para almacenamiento de archivo histórico

 Disminución en un 70%9 del tiempo de búsqueda y consulta de documentos.

 Mayor velocidad de respuesta al usuario. (Mejora aproximada del 50%10)

 Seguridad en la administración de documentos y aseguramiento de la

 Mejora en la atención a los clientes internos y externos, permitiendo la trazabilidad

3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Y ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE

Se establece el alcance subdivido en los procesos de Organización Archivística física, digital

Normatividad relacionada con los procesos

En cuanto a la Organización Archivística y digital.

 Organizar físicamente los documentos en los Archivos de gestión, aplicando la Tabla

En cuanto al Archivo Central:

 Selección documental aplicando las Tablas de Valoración Documentales TVD, con el

3.2. MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos definido para el área comercial, se presenta en la Figura 10.

Figura 10. Mapa de procesos

3.3. POLÍTICA DE CALIDAD

A través de la prestación de servicios de Administración de Sistemas Integrales de

 Armonizando un equipo humano de alto rendimiento en lo personal y lo profesional,

Retribuyendo mutuos beneficios a clientes, empleados, proveedores y accionistas.

3.4. MISIÓN Y VISIÓN

Prestar servicios de Administración de Sistemas Integrales de Información –ASII- bajo la

Contar con una compañía estructurada en su Sistema de Gestión que permita:

 Consolidarnos como casa desarrolladora de software

3.5. ORGANIGRAMA GESTION DOCUMENTAL

Figura 11. Organigrama GESTION DOCUMENTAL

4. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER)

Título del proyecto: PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL CLIENTE

Patrocinador del proyecto: ELIZABETH LOPEZ Fecha Elaboración:

Gerente del Proyecto: VICENTE GONZALEZ Cliente del proyecto:

Descripción del Proyecto

El CLIENTE, XXXXXXXX, que le permita la organización, digitalización y automatización del

Se espera que la implementación del sistema de gestión documental permita a la entidad

La forma de contratación será a través de outsourcing (BPO = Bussiness Process

 GESTION DOCUMENTAL S.A., se compromete a prestar los servicios de consultoría

 Instalar, parametrizar, Implementar y capacitar con la herramienta para la gestión