ACTIVIDAD 10

PRESENTADO POR:

NRC: 330

PROFESOR:
HAROLD VALENCIA GALLEGO

ASIGNATURA:
COMPRAS Y SUMINISTROS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO
FACULTAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
BELLO, COLOMBIA
2019
INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo hablaremos de política, reglamentos, procedimientos de compras y

proveedores de la empresa creada.
Los datos que se evidencian en el desarrollo del trabajo hacen referencia a la empresa que
creamos Trabajo Seguro LTDA. Que se dedica a confeccionar overoles y botas dieléctricas
para dotación de las empresas dedicadas a trabajar con instalaciones eléctricas.

Para de esta manera contribuir de una manera importante en el trabajo seguro y la salud de
los colaboradores de estas empresas.

En este momento nos encontramos ubicados en el municipio de Antioquia, y pretendemos

tener hacia el 2022 un reconocimiento a nivel departamental. De esta manera cubrir las
necesidades del 70% de las empresas industriales del departamento.

RESUMEN
En este trabajo conoceremos las políticas y los procedimientos de compras que serán
incorporadas por el comité designado. Tiempos y montos de dinero.
Estas políticas se estudiaron detenidamente y se divulgaron primeramente entre los
colaboradores de la empresa y su ves todo esto quedo por escrito. Ya que toda empresa
debe trabajar bajo unos lineamientos y todo deberá funcionar en base a estos.
Teniendo en cuenta todo esto se establecieron políticas convenientes y se indican cuáles
son las personas encargadas de las respectivas autorizaciones de este proceso.
También se crearon unas políticas para el comité de compras y la regulación de procesos, se
identificaron algunos posibles proveedores para cada proceso de compras.
En el mismo sentido se realizó una clasificación de los niveles que se encuentran
autorizados en la empresa.

ABSTRACT
In this work we will know the policies and procurement procedures that will be
incorporated by the appointed committee. Times and amounts of money.
These policies were carefully studied and first disseminated to the employees of the
company and all this was in writing. Since every company must work under certain
guidelines and everything must work on them.
In view of this, appropriate policies were established and the persons responsible for the
respective authorizations for this process are identified.
Policies were also created for the procurement committee and process regulation, and some
potential suppliers were identified for each procurement process.
In the same vein, a classification of the levels that are authorized in the company was
carried out.
POLITICA DE COMPRAS

OBJETO

Como objetivo tenemos establecer unos lineamientos y controles, que nos garanticen el
correcto proceso de compras en la empresa Trabajo Seguro LTDA. Así como también
designar las personas que se harán responsables de este proceso.
ALCANCE

Esta política aplica para todos los empleados de la empresa incluyendo los directivos que
participan en todo este proceso y gestión de compras.

 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA

 Los responsables de la gestión de compra y la toma de decisiones relacionadas con
este proceso deben proceder enmarcados con, responsabilidad, aplicando las normas
y la gestión de riesgos y mejorando continuamente; buscando el bienestar de los
colaboradores, la seguridad y el bienestar de ellos, teniendo en cuenta la
(RESOLUCIÒN 1406/2012), el cual respalda la seguridad para protección contra
caídas en trabajo en alturas.
o Todo lo anterior con el fin de mantener un excelente relacionamiento con
nuestros proveedores y que de esta manera ambas partes se sientan contentos
y satisfechos con el trabajo que se realiza.
 Todas las compras deben estar respaldadas por una orden de compra emitida por la
oficina de Compras. Ninguna otra persona o dependencia está autorizada para
realizar compras.

 La selección y contratación del personal externo para realizar las actividades de

capacitación y asesoría deberá ser realizada por el área solicitante previa
autorización de la Dirección General.

 El responsable de verificar el servicio solicitado deberá ser aquella persona que

reciba directamente el servicio, esta persona deberá verificar:
 Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado
 Cumplimiento de las características indicadas en la solicitud de compra
 Estado de la mercancía
 El proceso de adquisición de Trabajo Seguro LTDA se iniciará con él envió de una
solicitud de oferta a los proveedores que cumplan con el perfil que se requiere.
 Una vez recibidas todas las ofertas físicas y con todos los requisitos al día, se
procede a revisar la documentación exhaustivamente.

 El proveedor recibirá notificación escrita por correo certificado de la decisión

tomada.

 Se realizará evaluación a los proveedores de bienes y servicios que se consideren

críticos para la organización.

 Sólo se comprará a los proveedores incluidos en el listado de proveedores, excepto

en el caso de las compras urgentes.

 toda cotización u oferta debe tener incluida la medida, cantidad, precio, forma de
pago, fecha límite de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones
especiales, todo esto por escrito.
COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

Todo lo relacionado con adquisición de materiales y bienes de la empresa Trabajo Seguro

LTDA, va enfocada en coordinación de compras; si es del caso se pueden realizar compras
por caja menor hasta por el monto de 1 SMMLV; compras son autorizadas por el Jefe de
Logística, Coordinador Administrativo o quien éste autorizado para aprobarlas.

Autorización de compras

Hasta 10 SMLMV: Sera autorizado por el jefe de compras

Más de 20 SMLMV: Sera autorizado por la junta directiva

Según el tipo de compras, la solicitud de pedido debe estar firmada por el Director, Jefe de
compras o la junta directiva de acuerdo al valor que genere y por tanto tenga la autoridad
para apoyar características específicas de la compra que se realizan en la empresa Trabajo
Seguro LTDA tales como:

 Compras relacionadas con sistemas tecnológicos, el cual se necesitará para llevar a

cabo toda la información que se requiere en la organización.

 Compras relacionadas con mercadeo y/o publicidad que es indispensable para que la
empresa sea más conocida.

 Todas las compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente

para el normal desempeño de las actividades de mantenimiento y servicios generales.

 Las compras de bienes y servicios por el valor de 10 SMLMV en adelante, se

perfeccionarán mediante contrato escrito con el proveedor, y en caso que el monto sea
inferior se procederá mediante orden de compra o de servicio adjuntando certificado
de garantía adjunto a la factura o documento equivalente.
  Las compras que surjan por daños o imprevistos que alteren el normal funcionamiento
de la empresa, se consideran “urgentes” y por lo tanto podrán hacerse a proveedores
que no estén en el “Listado de proveedores”.

COMITÉ DE COMPRAS

El comité de compras es un equipo interdisciplinario conformado por funcionario de

Trabajo Seguro LTDA que tiene la responsabilidad de alinear los procesos de contratación
más favorables para el interés de la compañía.

Estará conformado por los siguientes funcionarios

 Presidente ejecutivo
 Directora administrativa y financiera
 Secretaria general
 Gerente de contabilidad
 Coordinador de control interno
 Coordinador de compras

Funciones generales del comité de compras y servicios

Con el objetivo de entregar a sus colaboradores y a la empresa las bases para una acción de
compra garantizada con objetividad y transparencia en el proceso el comité tendrá las
siguientes funciones:
 Todas las adquisiciones deben ser evaluadas y autorizadas anteriormente por todas las
personas que conforman el departamento de compras y suministros.
 Realizar una adecuada selección de proveedores analizando las ofertas presentadas con
transparencia y objetividad, para tomar la decisión de adquirirlos o rechazarlos según
las necesidades.
 El personal a cargo del área de compras tiene una buena capacidad para negociar.
 deben asegurar que la materia prima este en óptimas condiciones y de la mejor calidad.
 Definir y realizar seguimiento a las estrategias desarrolladas para el manejo de
inventarios.
 Deben velar por el compromiso y cumplimiento de los proveedores con la entrega de
los productos.
 Reunirse por lo menos una vez al mes ya sea de manera presencial o virtual.
 Registrar y documentar mediante las actas respectivas todas las decisiones adoptadas.
 Pago oportuno a los proveedores de acuerdo a las condiciones pactadas en el contrato.
 Estar actualizado y a la vanguardia sobre los nuevos mercados.
 Evitar duplicación de pedidos.
 Verificar que se emitan todas las órdenes de compras.
 Gestiona que todos los suministros cumplan con los principios de calidad establecidos.
 Eficiencia y agilidad en los procesos de compra.

TIPOS DE PROVEEDORES

Inicialmente Trabajo Seguro LTDA solo trabajara con proveedores nacionales, estos deben
cumplir con los con los procesos de registro en la red, debe estar constituida legalmente.

PROVEDOR CARACTERISTICAS ORIGEN DEL MECANISMOS

DE LA PROVEEDOR DE
CONTRATACION CONTRATACION
Comercializadora monto hasta Nacional Orden de compra,
Industrial Leve 15.000.000$ póliza y cámara de
comercio
Alibaba Global Monto hasta Nacional Contrato orden de
trade starts here 35.000.000$ compra, póliza y
cámara de comercio
Fabricato Hasta 56.000.000$ Nacional Contrato, orden de
compra, póliza y
cámara de comercio
lasus Hasta 16.000.000$ Nacional Contrato, orden de
compra, póliza y
cámara de comercio

REGLAMENTO COMITÉ DE COMPRAS

Reglamentación general del comité de compras de la cámara de comercio de trabajo
seguro LTDA y se adopta su reglamento

CONSIDERANDO
1. Que la Cámara de Comercio está obligada a la organización y control de sus
compras y contrataciones, apoyados en los órganos internos de Coordinación y
Asesoría.

2. Que de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 22 de los Estatutos

de esta Cámara de Comercio, corresponde a la Junta Directiva “crear los comités
que exija el buen funcionamiento de la Cámara y reglamentar sus funciones”,
encontrándose entre ellos los relacionados con el Proceso de Compras y
Contratación.

3. Que teniendo en cuenta los considerandos anteriores, la Junta Directiva de la

Cámara de Comercio de trabajo seguro LTDA.

RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
DE COMPRAS. Créese el Comité de Compras de la Cámara de Comercio de
trabajo seguro LTDA, quien será el encargado de recomendar a los responsables de
la autorización y firma de los Contratos y Órdenes de Compras sobre la
conveniencia de realizar la contratación y/o compra
• Cuando el valor de la contratación supere los 100 SMLV (incluido IVA).
• Cuando algún miembro del Comité de Compras estime necesario someter un
proceso de selección al conocimiento del Comité.

ARTÍCULO SEGUNDO. FUNCIONES.- Son funciones del Comité de Compras

de la Cámara de Comercio de trabajo seguro LTDA las siguientes:
1. Recomendar la selección de determinados proveedores teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas y los procesos de la Cámara de Comercio de trabajo
seguro LTDA.
2. Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la
administración de compras y contratación de la Entidad.
3. Ejercer controles sobre las necesidades de compra.
4. Verificar que se hayan cumplido las condiciones generales establecidas en el
manual de contratación.
5. Todas las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva.

ARTÍCULO TERCERO. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE

COMPRAS. El Comité de Compras de la Cámara de Comercio de trabajo
seguro LTDA estará conformado por los siguientes funcionarios:
 Presidente Ejecutivo
 Directora Administrativa y Financiera
 Secretaria General
 Jefe de Departamento de Planeación Estratégica
 Coordinador de Control Interno
 Coordinador de Compras

PARÁGRAFO.- El Coordinador de Compras actuará como secretario de la

reunión y tendrá voz pero no voto. En casos de contratación de servicios
específicos, el Director que lo requiera podrá asistir como invitado al Comité
con voz pero sin voto.

ARTÍCULO CUARTO. PERIODO: Los miembros del Comité de Compras

pertenecerán al Comité mientras se encuentren vinculados laboralmente a la
Entidad en algunos de los cargos que conforman el Comité. Una vez terminada
su contratación por cualquier causa, ocupará su lugar la persona que sea
nombrada en el cargo respectivo.
ARTÍCULO QUINTO. DIGNATARIOS: El Comité de Compras tendrá un
Presidente quien será el presidente ejecutivo y un secretario que será el
Coordinador de Compras. En ausencia del Presidente y/o del Secretario,
actuarán como tales aquellos que el Comité designe para la respectiva reunión.
ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE: Son funciones del
Presidente:
1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Suscribir las actas donde se hagan constar las decisiones tomadas por el
Comité.
3. Coordinar las actividades que deban realizar los miembros del Comité.
4. Hacer seguimiento a las actividades que desarrolle el Comité para dar
cumplimiento a sus objetivos y funciones.

ARTÍCULO SÉPTIMO. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son

funciones del Secretario:
1. Convocar a los miembros del Comité para las reuniones del mismo
en la forma prevista en el presente Reglamento.
2. Hacer con antelación el orden del día a tratar en las sesiones y el plan
de trabajo correspondiente.
3. Preparar los documentos que se requieran para la reunión y aquellos
que el Comité determine.
4. Elaborar y suscribir las actas de las reuniones efectuadas y
someterlas a aprobación del Comité en la siguiente reunión.
5. Mantener informado al Presidente del comité sobre los asuntos de la
Entidad, que sean de su reporte.
6. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del
Comité.
7. Presentar al Comité los informes relacionados con las actividades
encomendadas a sus miembros.
8. Las demás que le asigne el Presidente del Comité.
ARTÍCULO OCTAVO. DEBERES DE SUS MIEMBROS:
1. Asistir puntualmente a las reuniones del Comité de Compras.
2. Excusarse con la debida antelación en caso de no poder asistir a las
reuniones.
ARTÍCULO NOVENO. DERECHOS DE SUS MIEMBROS:
1. Intervenir en las discusiones del Comité y emitir su voto respecto a
los asuntos tratados en las sesiones, salvo el secretario que tendrá voz
pero no voto.
2. Proponer al Presidente los temas y/o asuntos que deban ser tratados
en el Comité.
3. Solicitar por escrito y en cualquier tiempo al Presidente del Comité, a
través de la Secretaría, que se convoque a sesiones extraordinarias
para tratar asuntos que por su importancia así lo requieran.
ARTÍCULO DECIMO. CONVOCATORIA: El comité de compras se
reunirá cada vez que se requiera de acuerdo a los casos señalados en el
artículo primero de esta resolución, previa convocatoria realizada por el
secretario mediante comunicación enviada a cada uno de sus miembros a
través de cualquier medio eficaz e idóneo, con tres días hábiles de
antelación, indicando día, hora, lugar y orden del día a tratar, la cual
deberá ir acompañada del acta de la reunión anterior y de los
documentos que soporten los diferentes temas a tratar.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. QUÓRUM Y DECISIONES: El
Comité se reunirá válidamente con la presencia de tres miembros y
adoptará recomendaciones que tendrán validez con este número.
Todos los miembros del Comité excepto el secretario tendrán voz y voto.
Los invitados tendrán derecho a voz pero sin voto.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. DE LAS ACTAS: De cada
reunión se levantará un acta donde quedaran consignadas las
recomendaciones para cada contratación en particular y las demás
decisiones adoptadas por los miembros, al igual que las
responsabilidades adquiridas. Harán parte de las actas, como anexos, los
soportes documentales presentados en la correspondiente reunión.
Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas,
realizadas por los miembros consultados, serán enviadas al Secretario
 dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de
elaborar el acta definitiva.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Solicitud de Pedido:
Ante la necesidad de la adquisición de un insumo o un servicio, se diligencia una solicitud
de pedido teniendo en cuenta los protocolos establecidos por el proveedor, en la que
especifica la descripción de los bienes o servicios, las cantidades solicitadas, la unidad de
medida, el nombre del centro de costos de destino (Trabajo Seguro LTDA) y el nombre del
responsable del bien o servicio. La solicitud de pedido, debe estar firmada por el solicitante,
el jefe de la dependencia y la persona que avala la compra.

Verificación de Disponibilidad Presupuestal:

 Con la solicitud de pedido, el interesado se dirige a la oficina de presupuestos, para
verificar la existencia de apropiación presupuestal disponible, para la compra. La
persona encargada del presupuesto diligencia y firma la solicitud en señal revisión.
 Cuando no haya disponibilidad presupuestal, el jefe de presupuestos y costos
solicita a la gerencia, autorización para realizar un traslado presupuestal. Una vez
verificada la disponibilidad presupuestal, el interesado entrega la solicitud de
pedido al jefe de compras, para que inicie el trámite de compra.

Solicitud de cotizaciones:
 Con la solicitud de pedido, el jefe de compras procede a solicitar, las cotizaciones
correspondientes, entre los proveedores del listado de proveedores.
 Para compras de hasta 16.562.320$, se pedirá una cotización entre los proveedores
de listado
 Para compras entre 16.562.320$ y 414.058.000$, y cuando se trate de compras de
productos o servicios novedosos, que no son parte del diario funcionamiento de la
institución, se solicitarán por lo menos tres cotizaciones.
 Si la compra de un insumo o servicio supera los 500 SMMLV, se abrirá proceso
licitatorio a través de una convocatoria pública, para recibir propuestas.

Nota: Siempre que sea posible se solicitará al proveedor, muestra del insumo a adquirir,
fotografías y demás elementos que faciliten la tomar la decisión de selección del proveedor
Análisis de cotizaciones y selección de proveedor:
 Para compras de bienes y servicios de hasta 16.562.320$, el Jefe de compras junto
con el Administrador y Financiero, seleccionan el proveedor.
 Cuando la compra supere los 16.562.320$ y 414.058.000$, el Jefe de compras
elabora una “Matriz comparativa de cotizaciones” para la selección del proveedor.
 Cuando la compra supere los 414.058.000$, la Junta directiva estudia, analiza y
selecciona las tres mejores propuestas para presentarlas a la Junta directiva, quien
selecciona el proveedor.
Nota: Si el proveedor seleccionado no hace parte del listado de proveedores, será
sometido a registro y evaluación inicial, para luego ser incluidos en el “Listado de
proveedores”.

Trámite de la orden de compra:

 Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora la orden de
compra, asegurándose de contar con la aprobación de la junta directiva cuando
la compra supere los 16.562.320$.
La orden de compra es enviada al proveedor para que realice el respectivo despacho, y
al jefe de almacén, para que la utilice como soporte para la recepción del insumo.
Nota: Cuando se trate de la adquisición de servicios, el Jefe de Compras solicita al
asesor jurídico de la empresa (Trabajo Seguro LTDA), la elaboración del contrato de
prestación de servicios, y la orden de compra, firmada por el ordenador del gasto.

Seguimiento a la compra:
El jefe de compras mantiene contacto con el proveedor para realizar seguimiento a la
compra y cualquier necesidad de cambio que se requiera, ajustando la orden de compra
si es necesario. De igual manera mantiene contacto con el proveedor del insumo o
servicio para verificar los avances de la prestación del mismo.
Reevaluación de proveedores:
Semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones.

CLASIFICACION DE LOS NIVELES DE AUTORIZACION DE COMPRAS

 Conclusiones:
Plan de mejora:

BIBLIOGRAFÍA
Resolución (de julio del 2012) http://23.23.245.75/cccartagena/its-gestion/archivos/BS-O-
01/Reglamento%20Comite%20de%20Compras.pdf