TEMARIO

INFORMÁTICA
ESTADO

2019
TEMA
20: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Informática Básica: Conceptos Fundamentales sobre el

Hardware y el Software.
Sistemas de Almacenamiento de Datos. Sistemas
Operativos.
Nociones Básicas de Seguridad Informática.
INDICE:

I. INFORMÁTICA BÁSICA: CONCEPTOS FUNDAMENTALES SOBRE EL HARDWARE Y EL

SOFTWARE .............................................................................................................................. 3
A. Software ...................................................................................................................................... 10
B. Hardware..................................................................................................................................... 11
II. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE DATOS ............................................................................. 16
A. Tipos de Memorias (Almacenamiento Primario)......................................................................... 16
B. Tipologías (Almacenamiento Secundario) ................................................................................... 17
III. SISTEMAS OPERATIVOS .......................................................................................................... 21
IV. NOCIONES BÁSICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA ................................................................. 22
1. INFORMÁTICA BÁSICA: CONCEPTOS FUNDAMENTALES SOBRE EL
HARDWARE Y EL SOFTWARE

En la actualidad no se puede pensar en casi ninguna actividad en la cual no intervengan de alguna

manera los procesos de cómputo. Las computadoras han invadido la mayoría de las labores del ser
humano.

El mundo está cambiando y usted deberá aprender todas esas, antes complicadas, hoy comunes
tecnologías modernas que le permitirán conseguir un empleo mejor retribuido y quizás, en poco
tiempo, realizar trabajos desde la comodidad de su hogar (teletrabajo), reduciendo el tráfico en las
calles y por ende la contaminación de las grandes ciudades. La mayoría de los gobiernos de los países
en desarrollo han tomado muy en serio los programas de educación para crear en sus poblaciones una
"cultura informática".

Definitivamente, las computadoras están cambiando nuestras vidas. Ahora hemos de aprenderla para
no quedar inmersos en una nueva forma de analfabetismo. Lo anterior contribuye a la creación de
nuevos esquemas sociales que incluyen: novedosas maneras de comercialización aprovechando las
facilidades para comunicarse con todo el mundo a través de Internet; la necesidad de crear leyes
adecuadas a la realidad cibernética actual y, sobre todo; la concepción de una nueva manera de
relacionarse con nuestros semejantes, que contemple una serie de normas éticas que regulen la
convivencia pacífica y cordial entre los millones de personas que tienen que utilizar estas
avanzadas tecnologías para realizar su trabajo, estudio, descanso y esparcimiento diarios.

Hoy día todos los habitantes del mundo somos dependientes directos o indirectos del uso de las
computadoras, como en oficinas bancarias, grandes y medianos comercios, centros de enseñanza,
oficinas de ventas y reservaciones para viajes, clínicas médicas u hospitales, fábricas y almacenes
industriales, organismos de gobierno y oficinas administrativas, laboratorios, y centros de investigación.

Estas máquinas maravillosas inventadas por el hombre, tal como ahora las concebimos, son el
resultado de una secuencia de eventos que el transcurso de esta investigación conoceremos.

Para saber más acerca de estos eventos en esta investigación mostraremos las diferentes
generaciones por las que ha pasado el mundo de la computación, esta larga historia es necesario
mencionar las épocas y los personajes gracias a cuyos valiosos aportes a través del tiempo,
hicieron posible la gestación de la hoy llamada Era de la Computación, la cual sin lugar a dudas es el
resultado de un largo proceso evolutivo que jamás cesará.

Primera Generación (1951 - 1958)

Las computadoras de la primera Generación emplearon bulbos para procesar información. Los
operadores ingresaban los datos y programas en código especial por medio de tarjetas
perforadas.
 El almacenamiento interno se lograba con un tambor que giraba rápidamente, sobre el cual un
dispositivo de lectura/escritura colocaba marcas magnéticas. Esas computadoras de bulbos
eran mucho más grandes y generaban más calor que los modelos contemporáneos.

Eckert y Mauchly contribuyeron al desarrollo de computadoras de la 1era Generación

formando una compañía privada y construyendo UNIVAC I, que el Comité del censo utilizó para
evaluar el censo de 1950. La IBM tenía el monopolio de los equipos de procesamiento de datos a
base de tarjetas perforadas y estaba teniendo un gran auge en productos como rebanadores de
carne, básculas para comestibles, relojes y otros artículos; sin embargo, no había logrado el
contrato para el Censo de 1950.

Comenzó entonces a construir computadoras electrónicas y su primera entrada fue con la IBM
701 en 1953. Después de un lento pero excitante comienzo la IBM 701 se convirtió en un
producto comercialmente viable. Sin embargo, en 1954 fue introducido el modelo IBM 650, el
cual es la razón por la que IBM disfruta hoy de una gran parte del mercado de las
computadoras. La administración de la IBM asumió un gran riesgo y estimó una venta de 50
computadoras.

Este número era mayor que la cantidad de computadoras instaladas en esa época en
EE.UU. De hecho, la IBM instaló 1000 computadoras. El resto es historia. Aunque caras y de uso
limitado las computadoras fueron aceptadas rápidamente por las Compañías privadas y de
Gobierno. A la mitad de los años 50 IBM y Remington Rand se consolidaban como líderes en
la fabricación de computadoras.

Segunda Generación (1959 - 1964)

Transistor Compatibilidad Limitada

El invento del transistor hizo posible una nueva Generación de computadoras, más rápidas,
más pequeñas y con menores necesidades de ventilación. Sin embargo, el costo seguía
siendo una porción significativa del presupuesto de una Compañía.

Las computadoras de la segunda generación también utilizaban redes de núcleos

magnéticos en lugar de tambores giratorios para el almacenamiento primario. Estos núcleos
contenían pequeños anillos de material magnético, enlazados entre sí, en los cuales podían
almacenarse datos e instrucciones.

Los programas de computadoras también mejoraron. El COBOL (Common Busines

Oriented Languaje) desarrollado durante la 1era generación estaba ya disponible
comercialmente, este representa uno de os más grandes avances en cuanto a
portabilidad de programas entre diferentes computadoras; es decir, es uno de los
primeros programas que se pueden ejecutar en diversos equipos de cómputo después de
un sencillo procesamiento de compilación.

Los programas escritos para una computadora podían transferirse a otra con un mínimo
esfuerzo. Grace Murria Hooper (1906-1992), quien en 1952 había inventado el primer
compilador fue una de las principales figuras de CODASYL (Comité on Data Systems
Languages), que se encargó de desarrollar el proyecto COBOL.
 El escribir un programa ya no requería entender plenamente el hardware de la
computación. Las computadoras de la 2da Generación eran sustancialmente más pequeñas y
rápidas que las de bulbos, y se usaban para nuevas aplicaciones, como en los sistemas para
reservación en líneas aéreas, control de tráfico aéreo y simulaciones para uso general. Las
empresas comenzaron a aplicar las computadoras a tareas de almacenamiento de
registros, como manejo de inventarios, nómina y contabilidad.

La marina de EE.UU. utilizó las computadoras de la Segunda Generación para crear el primer
simulador de vuelo. (Whirlwind I). HoneyWell se colocó como el primer competidor durante
la segunda generación de computadoras. Burroughs, Univac, NCR, CDC, HoneyWell, los
más grandes competidores de IBM durante los 60s se conocieron como el grupo BUNCH.

Algunas de las computadoras que se construyeron ya con transistores fueron la IBM 1401,
las Honeywell 800 y su serie 5000, UNIVAC M460, las IBM 7090 y 7094, NCR 315, las RCA
501 y 601, Control Data Corporation con su conocido modelo CDC16O4, y muchas otras,
que constituían un mercado de gran competencia, en rápido crecimiento. En esta
generación se construyen las supercomputadoras Remington Rand UNIVAC LARC, e IBM
Stretch (1961).

Tercera Generación (1964 - 1971)

Circuitos Integrados, Compatibilidad con Equipo Mayor, Multiprogramación, Minicomputadora

Las computadoras de la tercera generación emergieron con el desarrollo de los circuitos

integrados (pastillas de silicio) en las cuales se colocan miles de componentes electrónicos,
en una integración en miniatura.

Las computadoras nuevamente se hicieron más pequeñas, más rápidas, desprendían menos
calor y eran energéticamente más eficientes.

El descubrimiento en 1958 del primer Circuito Integrado (Chip) por el ingeniero Jack S. Kilby
(nacido en 1928) de Texas Instruments, así como los trabajos que realizaba, por su parte,
el Dr. Robert Noyce de Fairchild Semicon ductors, acerca de los circuitos integrados,
dieron origen a la tercera generación de computadoras.

Antes del advenimiento de los circuitos integrados, las computadoras estaban diseñadas para
aplicaciones matemáticas o de negocios, pero no para las dos cosas.

Los circuitos integrados permitieron a los fabricantes de computadoras incrementar la

flexibilidad de los programas, y estandarizar sus modelos.

La IBM 360 una de las primeras computadoras comerciales que usó circuitos integrados,
podía realizar tanto análisis numéricos como administración o procesamiento de archivos.

IBM marca el inicio de esta generación, cuando el 7 de abril de 1964 presenta la

impresionante IBM 360, con su tecnología SLT (Solid Logic Technology). Esta máquina causó
tal impacto en el mundo de la computación que se fabricaron más de 30000, al grado que
IBM llegó a conocerse como sinónimo de computación.
 También en ese año, Control Data Corporation presenta la supercomputadora CDC 6600,
que se consideró como la más poderosa de las computadoras de la época, ya que tenía la
capacidad de ejecutar unos 3 000 000 de instrucciones por segundo (mips).

Se empiezan a utilizar los medios magnéticos de almacenamiento, como cintas

magnéticas de 9 canales, enormes discos rígidos, etc. Algunos sistemas todavía usan las
tarjetas perforadas para la entrada de datos, pero las lectoras de tarjetas ya alcanzan
velocidades respetables.

Los clientes podían escalar sus sistemas 360 a modelos IBM de mayor tamaño y podían
todavía correr sus programas actuales. Las computadoras trabajaban a tal velocidad que
proporcionaban la capacidad de correr más de un programa de manera simultánea
(multiprogramación).

Por ejemplo, la computadora podía estar calculando la nómina y aceptando pedidos al mismo
tiempo. Minicomputadoras,

Con la introducción del modelo 360 IBM acaparó el 70% del mercado, para evitar competir
directamente con IBM la empresa Digital Equipment Corporation DEC redirigió sus esfuerzos
hacia computadoras pequeñas.

Mucho menos costosas de comprar y de operar que las computadoras grandes, las
minicomputadoras se desarrollaron durante la segunda generación, pero alcanzaron
sumador auge entre 1960 y 70.

Cuarta Generación (1971 - 1981)

Microprocesador, Chips de memoria, Microminiaturización

Dos mejoras en la tecnología de las computadoras marcan el inicio de la cuarta

generación: el reemplazo de las memorias con núcleos magnéticos, por las de chips de
silicio y la colocación de muchos más componentes en un Chip: producto de la
microminiaturización de los circuitos electrónicos.

El tamaño reducido del microprocesador y de chips hizo posible la creación de las

computadoras personales (PC).

En 1971, intel Corporation, que era una pequeña compañía fabricante de

semiconductores ubicada en Silicon Valley, presenta el primer microprocesador o Chip de 4
bits, que en un espacio de aproximadamente 4 x 5 mm contenía 2250 transistores.

Este primer microprocesador que se muestra en la figura 1.14, fue bautizado como el 4004.

Silicon Valley (Valle del Silicio) era una región agrícola al sur de la bahía de San Francisco,
que, por su gran producción de silicio, a partir de 1960 se convierte en una zona
totalmente industrializada donde se asienta una gran cantidad de empresas fabricantes de
semiconductores y microprocesadores. Actualmente es conocida en todo el mundo como la
región más importante para las industrias relativas a la computación: creación de programas
y fabricación de componentes.
 Actualmente ha surgido una enorme cantidad de fabricantes de microcomputadoras o
computadoras personales, que utilizando diferentes estructuras o arquitecturas se pelean
literalmente por el mercado de la computación, el cual ha llegado a crecer tanto que es
uno de los más grandes a nivel mundial; sobre todo, a partir de 1990, cuando se logran
sorprendentes avances en Internet.

Esta generación de computadoras se caracterizó por grandes avances tecnológicos

realizados en un tiempo muy corto.

En 1977 aparecen las primeras microcomputadoras, entre las cuales, las más famosas
fueron las fabricadas por Apple Computer, Radio Shack y Commodore Busíness Machines.
IBM se integra al mercado de las microcomputadoras con su Personal Computer (figura
1.15), de donde les ha quedado como sinónimo el nombre de PC, y lo más importante; se
incluye un sistema operativo estandarizado, el MS- DOS (MicroSoft Disk Operating
System).

Las principales tecnologías que dominan este mercado son:

IBM y sus compatibles llamadas clones, fabricadas por infinidad de compañías con base en
los procesadores 8088, 8086, 80286, 80386, 80486, 80586 o Pentium, Pentium II, Pentium
III y Celeron de Intel y en segundo término Apple Computer, con sus Macintosh y las Power
Macintosh, que tienen gran capacidad de generación de gráficos y sonidos gracias a sus
poderosos procesadores Motorola serie 68000 y PowerPC, respectivamente.

Este último microprocesador ha sido fabricado utilizando la tecnología RISC (Reduced

Instruction Set Computing), por Apple Computer Inc., Motorola Inc. e IBM Corporation,
conjuntamente.

Los sistemas operativos han alcanzado un notable desarrollo, sobre todo por la posibilidad
de generar gráficos a grandes velocidades, lo cual permite utilizar las interfaces gráficas
de usuario (Graphic User Interface, GUI), que son pantallas con ventanas, iconos (figuras) y
menús desplegables que facilitan las tareas de comunicación entre el usuario y la
computadora, tales como la selección de comandos del sistema operativo para realizar
operaciones de copiado o formato con una simple pulsación de cualquier botón del ratón
(mouse) sobre uno de los iconos o menús.

Quinta Generación y la Inteligencia Artificial (1982 - 1989)

Cada vez se hace más difícil la identificación de las generaciones de computadoras, porque
los grandes avances y nuevos descubrimientos ya no nos sorprenden como sucedió a mediados
del siglo XX. Hay quienes consideran que la cuarta y quinta generación han terminado, y las
ubican entre los años 1971- 1984 la cuarta, y entre 1984-1990 la quinta. Ellos consideran que
la sexta generación está en desarrollo desde 1990 hasta la fecha.

Siguiendo la pista a los acontecimientos tecnológicos en materia de computación e

informática, podemos puntualizar algunas fechas y características de lo que podría ser la quinta
generación de computadoras.
Con base en los grandes acontecimientos tecnológicos en materia de microelectrónica y
computación (software) como CADI CAM, CAE, CASE, inteligencia artificial, sistemas expertos,
redes neuronales, teoría del caos, algoritmos genéticos, fibras ópticas, telecomunicaciones,
etc., a de la década de los años ochenta se establecieron las bases de lo que se puede
conocer como quinta generación de computadoras.

Hay que mencionar dos grandes avances tecnológicos, que sirvan como parámetro para el
inicio de dicha generación: la creación en 1982 de la primera supercomputadora con capacidad
de proceso paralelo, diseñada por Seymouy Cray, quien ya experimentaba desde 1968 con
supercomputadoras, y que funda en 1976 la Cray Research Inc.; y el anuncio por parte del
gobierno japonés del proyecto "quinta generación", que según se estableció en el acuerdo
con seis de las más grandes empresas japonesas de computación, debería terminar en 1992.

El proceso paralelo es aquél que se lleva a cabo en computadoras que tienen la capacidad de
trabajar simultáneamente con varios microprocesadores.

Aunque en teoría el trabajo con varios microprocesadores debería ser mucho más rápido, es
necesario llevar a cabo una programación especial que permita asignar diferentes tareas de un
mismo proceso a los diversos microprocesadores que intervienen.

También se debe adecuar la memoria para que pueda atender los requerimientos de los
procesadores al mismo tiempo. Para solucionar este problema se tuvieron que diseñar módulos
de memoria compartida capaces de asignar áreas de caché para cada procesador.

Según este proyecto, al que se sumaron los países tecnológicamente más avanzados para no
quedar atrás de Japón, la característica principal sería la aplicación de la inteligencia artificial
(Al, Artificial Intelligence). Las computadoras de esta generación contienen una gran cantidad
de microprocesadores trabajando en paralelo y pueden reconocer voz e imágenes. También
tienen la capacidad de comunicarse con un lenguaje natural e irán adquiriendo la habilidad
para tomar decisiones con base en procesos de aprendizaje fundamentados en sistemas
expertos e inteligencia artificial.

El almacenamiento de información se realiza en dispositivos magneto ópticos con

capacidades de decenas de Gigabytes; se establece el DVD (Digital Video Disk o Digital Versatile
Disk) como estándar para el almacenamiento de video y sonido; la capacidad de
almacenamiento de datos crece de manera exponencial posibilitando guardar más información
en una de estas unidades, que toda la que había en la Biblioteca de Alejandría. Los
componentes de los microprocesadores actuales utilizan tecnologías de alta y ultra integración,
denominadas VLSI (Very Large Sca/e Integration) y ULSI (Ultra Large Scale Integration).

Sin embargo, independientemente de estos "milagros" de la tecnología moderna, no se

distingue la brecha donde finaliza la quinta y comienza la sexta generación. Personalmente, no
hemos visto la realización cabal de lo expuesto en el proyecto japonés debido al fracaso,
quizás momentáneo, de la inteligencia artificial.
 El único pronóstico que se ha venido realizando sin interrupciones en el transcurso de esta
generación, es la conectividad entre computadoras, que, a partir de 1994, con el advenimiento
de la red Internet y del World Wide Web, ha adquirido una importancia vital en las grandes,
medianas y pequeñas empresas y, entre los usuarios particulares de computadoras.

El propósito de la Inteligencia Artificial es equipar a las Computadoras con "Inteligencia

Humana" y con la capacidad de razonar para encontrar soluciones.

Otro factor fundamental del diseño, la capacidad de la Computadora para reconocer

patrones y secuencias de procesamiento que haya encontrado previamente, (programación
Heurística) que permita a la Computadora recordar resultados previos e incluirlos en el
procesamiento, en esencia, la Computadora aprenderá a partir de sus propias experiencias
usará sus Datos originales para obtener la respuesta por medio del razonamiento y
conservará esos resultados para posteriores tareas de procesamiento y toma de decisiones.

Sexta Generación (1990 hasta la fecha)

Como supuestamente la sexta generación de computadoras está en marcha desde principios

de los años noventa, debemos por lo menos, esbozar las características que deben tener
las computadoras de esta generación. También se mencionan algunos de los avances
tecnológicos de la última década del siglo XX y lo que se espera lograr en el siglo XXI.

Las computadoras de esta generación cuentan con arquitecturas combinadas Paralelo /

Vectorial, con cientos de microprocesadores vectoriales trabajando al mismo tiempo; se
han creado computadoras capaces de realizar más de un millón de millones de operaciones
aritméticas de punto flotante por segundo (teraflops); las redes de área mundial (Wide
Area Network, WAN) seguirán creciendo desorbitadamente utilizando medios de
comunicación a través de fibras ópticas y satélites, con anchos de banda impresionantes.

Las tecnologías de esta generación ya han sido desarrolla das o están en ese proceso. Algunas
de ellas son: inteligencia / artificial distribuida; teoría del caos, sistemas difusos, holografía,
transistores ópticos, etcétera.

Concepto de Informática

El concepto de Informática se refiere a una técnica para el tratamiento automático de la

información, es decir, a una técnica que permite transformaciones de la información por medio
de máquinas.

Una Computadora, también denominada como ordenador o computador, es un aparato que

recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de
circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud,
sorprendente rapidez, y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro
programa, una múltiple variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas,
organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y
precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y
al que lo realiza se le llama programador.
 La computadora u ordenador, además de la rutina o programa informático, necesita de datos
específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés) que deben ser
suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el producto
final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output". La información puede ser
entonces utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s),
computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando diferentes sistemas
de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de dispositivo o
unidad de almacenamiento

La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como una calculadora no
programable, es que puede realizar tareas muy diversas cargando distintos programas en la
memoria para que el microprocesador los ejecute.

A. Software

Se denomina Software, programa, equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes
intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios
para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes
físicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de
textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo,
que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los
componentes físicos y el resto de aplicaciones.

Aplicaciones

En informática, una aplicación es un programa informático diseñado para facilitar al usuario la

realización de un determinado tipo de trabajo. Posee ciertas características que lo diferencian de
un sistema operativo (que hace funcionar al ordenador), de una utilidad (informática) (que
realiza tareas de mantenimiento o de uso general) y de un Lenguaje de (con el cual se crean los
programas informáticos).

Los programas de aplicación se dividen en muchos tipos, entre los cuales se pueden
nombrar:

 De Procesadores de Texto: OpenOffice, Lotus Word Pro, Microsoft Word, Corel Word-
Perfect, OpenOffice.org Writer.
 De Hojas Electrónicas o de Cálculo: Quattro Pro, Lotus 1-2-3,
OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel.
  De manejo de Base de datos: MySQL, Microsoft Access, Visual FoxPro, dBase.

 Comunicación de Datos: Internet Explorer, Netscape Navigator, Kazaa, MSN

Messenger.

 Multimedia: Windows Media Player, Winamp, RealPlayer.

 De Presentaciones: Microsoft Power Point, OpenOffice.org Impress, Corel

Presentations.

 De Diseño Gráfico: Corel Draw, Corel PHOTO-PAINT, AutoCAD.

 De Edición: Adobe Acrobat.

 De Cálculo: Maple.

 De Finanzas: Imprimir Cheques, Microsoft Money.

 De Correo Electrónico: Kmail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird.

 De Compresión de Archivos: WinZip, WinRar.

Algunas compañías como Microsoft, Lotus, Sun Microsystems o Corel, entre otras, agrupan
varios programas de distinta naturaleza para que formen un paquete (llamados suites o suite
ofimática) que sean satisfactorios para las necesidades más apremiantes del usuario.

B. Hardware

Podemos definir como Hardware, al conjunto físico de elementos integrantes del ordenador, a
sus componentes, la parte material. Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una
computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; sus cables,
gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado.

Las fases que se diferencian en el procesamiento son:

 Entrada: introducir en el ordenador los datos necesarios para realizar la tarea.

 Proceso: aquí se lleva a cabo el trabajo (cálculos y solución que realiza el ordenador).

 Salida: se muestran los resultados al que planteó el problema.

Los elementos de hardware básicos son los siguientes:

 Entrada: periféricos de entrada de datos al ordenador (ratón, escáner, etc.).

 Procesamiento: CPU (Unidad de Procesamiento Central).

 Salida: periféricos de salida de datos del ordenador (impresoras, altavoces, etc.).

Un PC es un ordenador personal, diferente a los macroordenadores de los centros de
procesamiento (Host). Estos PC han evolucionado de tal manera que su capacidad y posibilidades
son enormes, superando a muchos grandes procesadores.

Existen varios tipos de ordenadores:

1. Portátiles o notebooks: integran todos los elementos en una unidad.

2. PDA: aún más pequeños y transportables PDA, del inglés Personal Digital Assistant, es
una computadora de mano originalmente diseñada.

3. Una Tableta, tablet o tablet computer: es un tipo de computadora portátil, de mayor

tamaño que un smartphone o una PDA, integrado en una pantalla táctil (sencilla o
multitáctil) con la que se interactúa primariamente con los dedos, sin necesidad de teclado
físico ni ratón.

4. Smartphones: capaces de conectarse a Internet y de tener aplicaciones para diferentes

tareas, actualmente con su propio sistema operativo (Android, IOS,).

La CPU es el “corazón” del ordenador. En ella están el procesador, la memoria, los controladores
de disco, puertos, tarjetas de audio, etc. Su función es la de transformar una información de
entrada en una información de salida.

El procesador o microprocesador está colocado en la Unidad Central del Sistema. La velocidad de

éste se mide en Gigahercios.

Está compuesto básicamente por: una Unidad de control y una Unidad aritmético- lógica, que
realiza cálculos y comparaciones y toma de decisiones lógicas. Ejecuta instrucciones almacenadas
como números binarios organizados secuencialmente en la memoria principal.

La memoria es donde se almacena la información y principalmente podemos destacar dos

tipos de memoria: RAM y ROM.

 La primera (RAM) podemos decir que es la “Memoria Principal” y es la más importante.

Es una memoria de trabajo, de acceso aleatorio y que, al apagar el ordenador, pierde

toda la información. Esta memoria es la que permite que podamos tener varios
programas abiertos.

 La segunda (ROM) es la memoria de lectura que conserva la información, aunque cese la

electricidad.

La unidad mínima de memoria es el BIT (tiene dos valores: 0 y 1). La unidad básica de información
es el BYTE. Un bit es muy pequeño para un uso normal, por lo que se usa un conjunto de ellos, es
decir 8 bits, que forman un byte. Como un byte sigue siendo pequeño para manejar textos o
datos, usamos un múltiplo suyo, el Kilobyte (1 KB = 1024 bytes).
Como actualmente manejamos datos cada vez más extensos, del Kilobyte pasamos a un
múltiplo suyo, el Megabyte (1 MB = 1024 KB) o al Gigabyte (1 GB = 1024 MB).

Los Gigabytes se usan normalmente para los discos duros o memorias RAM. Últimamente
también se está manejando ya información que ocupa muchísimos GB, con lo cual pasamos a su
otro múltiplo que es el Terabyte (1 TB = 1024 GB).

1 byte 8 bits
1 kilobyte 1024 byte
1 megabyte 1024 kilobyte
1 gigabyte 1024 megabyte
1 terabyte 1024 gigabyte

Partes Internas de una Computadora

A continuación, te enumeramos todas las partes de la “caja” del ordenador, que se suele
llamarse CPU (En otros países puede significar procesador o Central Unit Processor). Digamos
que es la parte más importante de cualquier computadora, ahí es donde se guardan los
datos, donde se realizan los cálculos y es donde se conecta todo lo demás.

Microprocesador

El procesador junto a la motherboard y la memoria RAM es una de las piezas

imprescindibles para una computadora. Generalmente es un pequeño cuadrado de silicio
con muchos pines recubiertos de oro que recibe instrucciones, las procesa y manda
órdenes. Cada procesador dispone de unas instrucciones predefinidas como suma,
resta,
multiplicación, desplazamiento… etc. Dispone de una pequeña
memoria cache, que tiene muy poca capacidad, pero es ultra
rápida. Quizás se podría comparar un procesador con una
fábrica, recibe materia prima y devuelve producto terminado.

Motherboard, Placa Madre o Placa Base

Este componente, a veces menospreciado, es tan importante como el procesador. La

motherboard sincroniza el funcionamiento de TODOS las partes de una computadora,
el 99% de los
dispositivos están conectados ahí. Si comparamos el
procesador con una fábrica, la placa madre podríamos
comparar con la red de carreteras que la rodean. Es un
componente que se fabrica pensando en determinada
familia de procesadores y con unos estándares en mente.

De hecho, lo primero que debemos elegir al montar un ordenador es la motherboard y

después ir mirando si soporta determinados dispositivos o estándares. Por ejemplo, cuantas
tarjetas de vídeo podemos conectar, si tiene 2 o 1 tarjetas de red, si soporta memoria
RAM ECC (memoria especial para servidores) … etc.
Memoria RAM

La memoria RAM es una memoria Intermedia que guarda los datos e instrucciones
intermedias. Guarda por ejemplo un documento Word mientras lo editamos en el Office.

Es la segunda memoria más rápida de la computadora, después de la memoria cache.

Todos los datos que se guardan ahí
se borran cuando apagamos el equipo a diferencia por
ejemplo del disco duro.

En los últimos años esta memoria se ha incrementado a 16Gb.

En los servidores incluso puedes encontrar 64GB o 128GB de
memoria RAM DDR4 ECC.

Disco Duro

El disco duro es otro de los componentes esenciales de nuestro sistema informático.

Generalmente es una parte interna de cualquier computadora, aunque en los últimos

años se ha popularizado el formato externo, en el fondo la tecnología es la misma.

El “Hard Drive” por prestaciones es mucho más lento que la memoria RAM, sin embargo,
tiene mucha más capacidad. Actualmente puedes encontrar fácilmente unidades de 4Tb-
6Tb, lo más común y
económico es tener 1-2Tb.

Además, es el componente que cambia radicalmente de

tecnología. La tecnología magnética poco a poco da paso a
la “solida” o “química” de los discos SSD o Solid State Drive
muchísimo más rápidos, se están convirtiendo en el estándar.

Lectores Ópticos

Los lectores ópticos eran muy populares en el pasado. Básicamente son los que leen
todos estos discos DVD, CD o Blu-ray. Ahora mismo con Internet muy desarrollado en
muchos países está casi en desuso el
lector de discos. Cualquier información ahora la puedes descargar
de Internet o te la puedes llevar en una memoria USB.

Tarjeta de Vídeo o Tarjeta Gráfica

La tarjeta de vídeo o tarjeta gráfica es la parte de nuestro ordenador que manda la señal
de vídeo hacia nuestro monitor o televisor.
Por si sola prácticamente es un pequeño ordenador ya que en la
placa tiene un procesador, memoria RAM, BIOS, entradas de
alimentación… etc. Son imprescindibles para la gente que busca sobre
todo jugar o editar vídeo o 3D.
Periféricos, o Dispositivos Auxiliares de una Computadora

Seguramente se nos viene a la cabeza el teclado. Sin embargo, hay unos cuantos dispositivos de
entrada a describir. Por lo general aquí clasificaremos dispositivos que sirven para mandar
órdenes a nuestra CPU, que serán procesados y almacenados o mostrados mediante unidades
de salida de información. Por ejemplo, el ratón, tabletas gráficas, lectores de códigos de barras,
el track pad en un portátil o lector de huellas.

Mouse o Ratón

El mouse o el ratón es una parte esencial de cualquier computadora. Actualmente está en

proceso de una gran transformación tecnológica y quizás es uno de los componentes que
desaparecerá en el futuro. Las pantallas táctiles de calidad vistas por primera vez en
iPhone (Realmente han sido inventadas hace tiempo, pero
nunca con tanta calidad) han supuesto una revolución en el
manejo no solo de los ordenadores si no de móviles, tablet
PC, navegadores GPS, relojes, Mp3, eBook… etc.

Monitor

El monitor es donde visualizamos el diálogo con el ordenador y el teclado se utiliza para

escribir las instrucciones que se desea dar al ordenador y para introducir los datos a
procesar.

Los periféricos son los dispositivos físicos capaces de comunicar información entre el
usuario y el ordenador. Éstos pueden ser de Entrada, de Salida o de Entrada y Salida (E/S).

 Impresoras: láser, térmicas, margarita, matriciales, inyección.

 Lectores ópticos: scanner.
 Lápices luminosos.
 Puertos: conectores que se encuentran en la unidad del sistema (conectan el
teclado, monitor…)
 Mouse o ratón: permite desplazarnos por la pantalla y dialogar a clics.
 Las unidades de disco, canales, y controladoras: mover información.
 Plotter: impresora gran.
2. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Un dispositivo de almacenamiento de datos es un conjunto de componentes utilizados para leer o

grabar datos en el soporte de almacenamiento de datos, en forma temporal o permanente.

La unidad de disco junto con los discos que graba, conforma un dispositivo de almacenamiento (device
drive) o unidad de almacenamiento.

Una computadora tiene almacenamiento primario o principal (RAM y ROM) y secundario o auxiliar.

A. Tipos de Memorias (Almacenamiento Primario)

 La Memoria de Acceso Aleatorio (Random Access Memory, RAM) se utiliza como

memoria de trabajo de computadoras para el sistema operativo, los programas y la mayor
parte del software.

En la RAM se cargan todas las instrucciones que ejecuta la unidad central de procesamiento
(procesador) y otras unidades del computador.

Se denominan «de acceso aleatorio» porque se puede leer o escribir en una posición de
memoria con un tiempo de espera igual para cualquier posición, no siendo necesario seguir
un orden para acceder (acceso secuencial) a la información de la manera más rápida posible.

Durante el encendido de la computadora, la rutina POST verifica que los módulos de RAM
estén conectados de manera correcta. En el caso que no existan o no se detecten los
módulos, la mayoría de tarjetas madres emiten una serie de sonidos que indican la ausencia
de memoria principal. Terminado ese proceso, la memoria BIOS puede realizar un test básico
sobre la memoria RAM indicando fallos en la misma, los sistemas operativos más utilizados
como por ejemplo Windows, también tienen una aplicación para encontrar errores en
memoria.

 La Memoria de sólo Lectura, conocida también como ROM (acrónimo en inglés de read-only
memory), es un medio de almacenamiento utilizado en ordenadores y dispositivos
electrónicos, que permite sólo la lectura de la información y no su escritura,
independientemente de la presencia o no de una fuente de energía.

Los datos almacenados en la ROM no se pueden modificar, o al menos no de manera rápida

o fácil. Se utiliza principalmente en su sentido más estricto, se refiere solo a máscara ROM -
en inglés, MROM- (el más antiguo tipo de estado sólido ROM), que se fabrica con los datos
almacenados de forma permanente y, por lo tanto, su contenido no puede ser modificado de
ninguna forma.

Sin embargo, las ROM más modernas, como EPROM y Flash EEPROM, efectivamente se
pueden borrar y volver a programar varias veces, aun siendo descritos como "memoria de sólo
lectura" (ROM).
 La razón de que se las continúe llamando así es que el proceso de reprogramación en
general es poco frecuente, relativamente lento y, a menudo, no se permite la escritura en
lugares
aleatorios de la memoria. A pesar de la simplicidad
de la ROM, los dispositivos reprogramables son más
flexibles y económicos, por lo cual las antiguas máscaras
ROM no se suelen encontrar en hardware producido a
partir de 2007.

B. Tipologías (Almacenamiento Secundario)

Atendiendo a la tecnología utilizada podemos distinguir:

 Tecnologías Simples. Se refieren a soportes de papel en los que la información se

representa a través de perforaciones en determinados lugares; es el caso de tarjetas
perforadas o las cintas de papel perforado ambos en desuso y obsoletos.

 Tecnologías Magnéticas. Representan la información en bits. Consiste en la aplicación de

campos magnéticos a ciertos materiales cuyas partículas reaccionan a esa influencia,
generalmente orientándose en unas determinadas posiciones que conservan tras dejar
de aplicarse el campo magnético. Esas posiciones representan los datos. Dispositivos
magnéticos existen infinidad; desde las casetes o las antiguas cintas de música hasta los
modernos Zip y Jazz, pasando por disqueteras, discos duros y otros similares.

Todos ellos son dispositivos grabadores a la vez que lectores y son bastante delicados, ya
que les afectan las altas y bajas temperaturas, la humedad, los golpes y sobre todo los
campos magnéticos.

1. Cintas Magnéticas. La cinta se va desenrollando del carrete de alimentación y se

va enrollando en el de la bobina, pasando por una cabeza de grabación. Son
dispositivos de acceso secuencial. Si la cinta está situada al principio, para leer un
registro habrá que leer todos los anteriores.

2. Discos Magnéticos. Es el elemento más habitual de almacenamiento. Está

compuesto por numerosos discos de aluminio recubiertos por un material
sensible a alteraciones magnéticas, uno sobre el otro, atravesados y unidos por
un eje.
Cada disco posee dos pequeños cabezales, uno en
cada cara, que puede moverse acercándose o
retirándose del centro del mismo flotando sobre el
disco sin llegar a tocarlo. La información se graba en
cierto número de círculos concéntricos llamados
pistas, que a su vez se dividen en sectores.
3. Disquetera

La disquetera, unidad de disco flexible o unidad de disquete (floppy disk drive,

FDD) de 3½ pulgadas permite intercambiar información utilizando disquetes
magnéticos de 1,44 MB de capacidad. La transferencia de información es
bastante lenta si la comparamos con otros soportes, como el disco duro o un
CD-ROM. Actualmente ha caído completamente en desuso.

4. Tecnologías Ópticas

La unidad de discos magneto-ópticos permiten el proceso de lectura y

escritura de dichos discos con tecnología híbrida de los disquetes y los discos
ópticos, aunque en entornos domésticos fueron menos usadas que las
disqueteras y las unidades de CD- ROM, pero tienen algunas ventajas en cuanto
a los disquetes.

Por una parte, admiten discos de gran capacidad: 230 MB, 640 MB o 1,3 GB.
Además, son discos reescribibles, por lo que es interesante emplearlos, por
ejemplo, para realizar copias de seguridad.

Unidad de CD-ROM

La unidad de CD-ROM, lectora de CD o "compactera" permite utilizar discos

ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas: hasta
900 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se convirtieron
en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc

El uso de estas unidades está muy extendido, ya que también permiten

leer los discos compactos de audio.

Una característica básica de las unidades de CD-ROM es la velocidad de

lectura, que normalmente se expresa como un número seguido de una
«x» (40x, 52x,.). Este número indica la velocidad de lectura en múltiplos
de 128 kB/s. Así, una unidad de 52x lee información de 128 kB/s × 52 =
6,656 kB/s, es decir, a 6,5 MB/s. Actualmente ha caído en desuso y su
utilización comienza a ser casi anecdótica.
 Unidad de DVD-ROM

Las unidades de DVD-ROM son aparentemente iguales que las de CD-ROM,

pueden leer tanto discos DVD-ROM como CD- ROM.

Se diferencian de las unidades lectoras de CD-ROM en que el soporte

empleado tiene hasta 17 GB de capacidad, y en la velocidad de lectura
de los datos. La velocidad se expresa con otro número de la «x»: 12x, 16x...
Pero ahora la x hace referencia a 1,32 MB/s. Así: 16x = 21,12 MB/s.
Actualmente se utiliza muchísimo menos debido a las memorias USB.

Unidad de Blu-Ray

El disco Blu-ray, conocido como Blu-ray o simplemente BD (en inglés: Blu-

ray Disc), es un formato de disco óptico de nueva generación,
desarrollado por la Blu-ray Disc Association (BDA), empleado para vídeo de
alta definición (HD), 3D y UltraHD y con mayor capacidad de
almacenamiento de datos de alta densidad que la del DVD, llegando a
capacidades de hasta 54GB y transferencias de hasta 54MB/s.

Actualmente se utiliza en mayor parte para grabar contenidos multimedia

en alta calidad 1080p, es decir, películas…

5. Tecnologías Flash

Unidad de Disco Rígido o Disco Duro

Las unidades de discos sólidos, (SDD) tienen una gran capacidad de

almacenamiento de información y velocidad.

Además, una sola placa puede tener varios dispositivos conectados. Pueden
ser externos y permiten almacenar grandes cantidades de información. Son
muy útiles para intercambiar información entre equipos. Normalmente se
conectan al PC mediante un conector USB.

Lector de Tarjetas

El lector de tarjetas de memoria es un periférico que lee o escribe en

soportes de memoria flash. Memorias SD, Micro SD, Compact Flash…

Actualmente, se encuentran
instalados en algunos ordenadores
(incluidos en una placa), sin
embargo, en muchos casos este
dispositivo es conectado de forma
externa (mediante puerto USB).
Memoria USB

La memoria USB (Universal Serial Bus) denominado también lápiz de

memoria, lápiz USB, memoria externa, pen drive o pendrive es un tipo de
dispositivo de almacenamiento de datos que utiliza memoria flash para
guardar datos e información.

Los sistemas operativos actuales pueden leer y escribir en las memorias

sin más que enchufarlas a un conector USB del equipo encendido, recibiendo
la tensión de alimentación a través del propio conector.

Estas memorias se han convertido en el sistema de almacenamiento y

transporte personal de datos más utilizado, desplazando en este uso a los
tradicionales disquetes y a los CD. Se pueden encontrar en el mercado
fácilmente memorias de 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512 GB, y hasta 1 TB.

Existen diferentes generaciones donde los cambios principales son en las

mejoras en las tasas de transferencia.

USB 3.1, el más actual, preparado para 10Gbps. En pruebas reales, y debido
al sistema de codificación de la información, se ha llegado a 7Gbps reales.

USB3.0, preparado para 5Gbps. En pruebas reales, se ha llegado a 3.2Gbps,

eso son unos 400 Megabytes por segundo reales. Una cifra bastante
asombrosa.

USB2.0 estaba preparado para los 480Mbits, aunque en los mejores casos
solo se llegaba a los 280Mbits. Una cifra equivalente a los
35Mbytes/segundo.

USB1.1 estaba preparado para los 12Mbits, algo cercano a 1Mbyte por
segundo en condiciones reales.
3. SISTEMAS OPERATIVOS

Un sistema operativo es un programa o conjunto de programas de computadora destinado a

permitir una administración eficaz de sus recursos. Comienza a trabajar cuando se enciende el
computador, y gestiona el hardware de la máquina desde los niveles más básicos, permitiendo también
la interacción con el usuario.

Funciones Básicas

Los sistemas operativos, en su condición de capa software que posibilitan y simplifica el manejo
de la computadora, desempeñan una serie de funciones básicas esenciales para la gestión del
equipo. Entre las más destacables, cada una ejercida por un componente interno, podemos reseñar
las siguientes:

 Suministro de Interfaz al Usuario. Es la parte del sistema operativo que permite comunicarse
con él de tal manera que se puedan cargar programas, acceder archivos y realizar otras tareas.
Existen tres tipos básicos de interfaces: las que se basan en comandos, las que utilizan
menús y las interfaces gráficas de usuario.

 Administración de Recursos. Sirven para administrar los recursos de hardware y de redes de

un sistema informativo, como el CPU, memoria, dispositivos de almacenamiento
secundario y periféricos de entrada y de salida.

 Administración de Archivos. Un sistema de información contiene programas de administración

de archivos que controlan la creación, borrado y acceso de archivos de datos y de
programas. También implica mantener el registro de la ubicación física de los archivos en los
discos magnéticos y en otros dispositivos de almacenamiento secundarios.

 Administración de Tareas. Los programas de administración de tareas de un sistema

operativo administran la realización de las tareas informáticas de los usuarios finales. Los
programas controlan que áreas tiene acceso al CPU y por cuánto tiempo. Las funciones de
administración de tareas pueden distribuir una parte específica del tiempo del CPU para
una tarea en particular, e interrumpir al CPU en cualquier momento para sustituirla con
una tarea de mayor prioridad.

 Servicio de Soporte y Utilidades. Los servicios de soporte de cada sistema operativo

dependerán de la implementación particular de éste con la que estemos trabajando. Estos
servicios de soporte suelen consistir en:

- Actualización de versiones.

- Mejoras de seguridad.

- Inclusión de alguna nueva utilidad (un nuevo entorno gráfico, un asistente para
administrar alguna determinada función,...).

- Controladores para manejar nuevos periféricos (este servicio debe coordinarse a

veces con el fabricante del hardware).

- Corrección de errores de software, Otros.

4. NOCIONES BÁSICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

La seguridad informática consiste en asegurar que los recursos del sistema de información (material
informático o programas) de una organización sean utilizados de la manera que se decidió y que el
acceso a la información allí contenida así como su modificación sólo sea posible a las personas que se
encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización.

1. Introducción

Podemos entender como seguridad un estado de cualquier sistema (informático o no) que nos
indica que ese sistema está libre de peligro, daño o riesgo. Se entiende como peligro o
daño todo aquello que pueda afectar su funcionamiento directo o los resultados que se
obtienen del mismo. Para la mayoría de los expertos el concepto de seguridad en la informática
es utópico porque no existe un sistema 100% seguro. Para que un sistema se pueda definir
como seguro debe tener estas cuatro características:

 Integridad: La información sólo puede ser modificada por quien está autorizado.

 Confidencialidad: La información sólo debe ser legible para los

autorizados.

 Disponibilidad: Debe estar disponible cuando se necesita.

 Irrefutabilidad: (No-Rechazo o No Repudio) Que no se pueda negar la autoría.

Dependiendo de las fuentes de amenaza, la seguridad puede dividirse en seguridad lógica y

seguridad física.

2. Términos Relacionados con la Seguridad Informática

 Activo: recurso del sistema de información o relacionado con éste, necesario para que
la organización funcione correctamente y alcance los objetivos propuestos.

 Amenaza: es un evento que pueden desencadenar un incidente en la organización,

produciendo daños materiales o pérdidas inmateriales en sus activos.

 Impacto: medir la consecuencia al materializarse una amenaza.

 Riesgo: posibilidad de que se produzca un impacto determinado en un Activo, en un

Dominio o en toda la Organización.

 Vulnerabilidad: posibilidad de ocurrencia de la materialización de una amenaza sobre un

Activo.

 Ataque: evento, exitoso o no, que atenta sobre el buen funcionamiento del sistema.
  Desastre o Contingencia: interrupción de la capacidad de acceso a información y
procesamiento de la misma a través de computadoras necesarias para la operación
normal de un negocio.

Aunque a simple vista se puede entender que un Riesgo y una Vulnerabilidad se podrían
englobar un mismo concepto, una definición más informal denota la diferencia entre riesgo y
vulnerabilidad, de modo que se debe la Vulnerabilidad está ligada a una Amenaza y el Riesgo a
un Impacto.

3. Objetivos

Los activos son los elementos que la seguridad informática tiene como objetivo proteger. Son
tres elementos que conforman los activos:

 Información. Es el objeto de mayor valor para una organización, el objetivo es el

resguardo de la información, independientemente del lugar en donde se encuentre
registrada, en algún medio electrónico o físico.

 Equipos que la soportan. Software, hardware y organización.

 Usuarios. Individuos que utilizan la estructura tecnológica y de comunicaciones que

manejan la información.

4. Análisis de Riesgos

El activo más importante que se posee es la información y, por lo tanto, deben existir técnicas
que la aseguren, más allá de la seguridad física que se establezca sobre los equipos en los cuales
se almacena. Estas técnicas las brinda la seguridad lógica que consiste en la aplicación de
barreras y procedimientos que resguardan el acceso a los datos y sólo permiten acceder a ellos
a las personas autorizadas para hacerlo.

Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta: "lo que no está permitido debe
estar prohibido" y ésta debe ser la meta perseguida.

Los medios para conseguirlo son:

 Restringir el acceso (de personas de la organización y de las que no lo son) a los

programas y archivos.

 Asegurar que los operadores puedan trabajar pero que no puedan modificar los
programas ni los archivos que no correspondan (sin una supervisión minuciosa).

 Asegurar que se utilicen los datos, archivos y programas correctos en/y/por el

procedimiento elegido.

 Asegurar que la información transmitida sea la misma que reciba el destinatario al cual
se ha enviado y que no le llegue a otro.

 Asegurar que existan sistemas y pasos de emergencia alternativos de transmisión entre

diferentes puntos.
  Organizar a cada uno de los empleados por jerarquía informática, con claves distintas
y permisos bien establecidos, en todos y cada uno de los sistemas o aplicaciones
empleadas.

 Actualizar constantemente las contraseñas de accesos a los sistemas de cómputo.

5. Puesta en Marcha de una Política de Seguridad

Generalmente se ocupa exclusivamente a asegurar los derechos de acceso a los datos y recursos
con las herramientas de control y mecanismos de identificación. Estos mecanismos permiten
saber que los operadores tienen sólo los permisos que se les dio.

La seguridad informática debe ser estudiada para que no impida el trabajo de los operadores
en lo que les es necesario y que puedan utilizar el sistema informático con toda confianza. Por
eso en lo referente a elaborar una política de seguridad, conviene:

 Elaborar reglas y procedimientos para cada servicio de la organización.

 Definir las acciones a emprender y elegir las personas a contactar en caso de detectar una
posible intrusión.

 Sensibilizar a los operadores con los problemas ligados con la seguridad de los sistemas
informáticos.

Los derechos de acceso de los operadores deben ser definidos por los responsables
jerárquicos y no por los administradores informáticos, los cuales tienen que conseguir que los
recursos y derechos de acceso sean coherentes con la política de seguridad definida.
Además, como el administrador suele ser el único en conocer perfectamente el sistema, tiene
que derivar a la directiva cualquier problema e información relevante sobre la seguridad, y
eventualmente aconsejar estrategias a poner en marcha, así como ser el punto de entrada de la
comunicación a los trabajadores sobre problemas y recomendaciones en término de seguridad.

6. Las Amenazas

Una vez que la programación y el funcionamiento de un dispositivo de almacenamiento (o

transmisión) de la información se consideran seguras, todavía deben ser tenidos en cuenta
las circunstancias "no informáticas" que pueden afectar a los datos, las cuales son a menudo
imprevisibles o inevitables, de modo que la única protección posible es la redundancia (en el
caso de los datos) y la descentralización - por ejemplo mediante estructura de redes- (en el
caso de las comunicaciones).

Estos fenómenos pueden ser causados por:

 El Usuario: causa del mayor problema ligado a la seguridad de un sistema informático

(porque no le importa, no se da cuenta o a propósito).
  Programas Maliciosos: programas destinados a perjudicar o a hacer un uso ilícito de los
recursos del sistema. Es instalado (por inatención o maldad) en el ordenador abriendo
una puerta a intrusos o bien modificando los datos. Estos programas pueden ser un virus
informático, un gusano informático, un troyano, una bomba lógica o un programa espía o
Spyware.

 Un Intruso: persona que consigue acceder a los datos o programas de los cuales no
tiene acceso permitido (cracker, defacer, script kiddie o Script boy, viruxer, etc.).

 Un Siniestro (robo, incendio, por agua) : una mala manipulación o una malintención
derivan a la pérdida del material o de los archivos.

 El Personal Interno de Sistemas. Las pujas de poder que llevan a disociaciones entre los
sectores y soluciones incompatibles para la seguridad informática.

6.1. Técnicas de Aseguramiento del Sistema

Las técnicas utilizadas para asegurar un sistema informático son:

- Codificar la Iformación: Cristología, Criptografía y Criptociencia,

contraseñas difíciles de averiguar a partir de datos personales del individuo.

- Vigilancia de Red.

- Tecnologías Repelentes o Protectoras: cortafuegos, sistema de detección

de intrusos (anti-spyware), antivirus, llaves para protección de software,
etc. Mantener los sistemas de información con las actualizaciones que
más impacten en la seguridad.

6.2. Consideraciones de Software

Tener instalado en la máquina únicamente el software necesario reduce

riesgos. Así mismo tener controlado el software asegura la calidad de la
procedencia del mismo (el software pirata o sin garantías aumenta los riesgos).
En todo caso un inventario de software proporciona un método correcto de
asegurar la reinstalación en caso de desastre. El software con métodos de
instalación rápidos facilita también la reinstalación en caso de contingencia.

Existe software que es conocido por la cantidad de agujeros de seguridad

que introduce. Se pueden buscar alternativas que proporcionen iguales
funcionalidades pero permitiendo una seguridad extra.

7. Funciones de la Seguridad

Para que una comunicación se considere segura se deben cumplir los 4 requisitos o servicios de
seguridad siguientes:
  Autenticidad. Todos los participantes en la comunicación deben estar adecuadamente
identificados. La autenticidad garantiza que cada parte es quien dice ser, evitando
suplantaciones. Se puede dividir en:

- Autenticidad de Entidad. Asegura la identidad de las entidades participantes en

la comunicación mediante biométrica (huellas dactilares, identificación de iris,
de la palma de la mano, reconocimiento de voz, etc.), tarjetas de banda
magnética, contraseñas o procedimientos similares.

- Autenticidad de Origen de Información. Asegura que una unidad de información

proviene de cierta entidad. Se garantiza mediante firmas digitales y certificados.

 Confidencialidad. Los datos enviados durante la comunicación no deben ser leídos por
terceras personas, aunque viajen a través de un canal inseguro. La confidencialidad
asegura que si los datos caen en manos de una persona distinta al destinatario no
pueda entenderlos porque están codificados. Se garantiza mediante el uso de
criptografía. Su mayor desventaja es que el uso de la criptografía aumenta el volumen de
los datos enviados y hace más lentas las comunicaciones.

 Integridad. Los datos enviados deben llegar sin modificaciones al destino. Evita que
una comunicación sea interceptada y alterada antes de que llegue a su destino. Se
asegura mediante funciones hash y firmas digitales.

 No Repudio. Asegura que una vez enviado un mensaje desde el emisor al receptor,
ninguna de las partes pueda negar haber participado en la comunicación. Se consigue
mediante certificados y firmas digitales.

Según la parte protegida se divide en:

- No Repudio en origen. Protege al receptor de que el emisor niegue haber

enviado el mensaje.

- No Repudio en destino. Protege al emisor de que el receptor niegue haber

recibido el mensaje.

8. Métodos Criptográficos Introducción

a la Criptografía

La Criptografía es la ciencia que se ocupa del cifrado seguro de mensajes.

Existen dos tipos principales de Criptografía de uso común hoy día. La más antigua (usada
hasta los años 70) y simple se conoce como Criptografía de clave sencilla o de clave
secreta (Criptografía simétrica), que resulta útil en muchos casos, aunque tiene
limitaciones significativas.

Los algoritmos simétricos, o de clave secreta, se caracterizan por ser altamente

eficientes (en relación al tamaño de su clave) y robustos. Se les llama así porque se
emplea la misma clave para cifrar y para descifrar. Se basan en el uso de claves secretas
que previamente hay que intercambiar mediante canales seguros, con los riesgos que ello
supone.
Todas las partes deben conocerse y confiar totalmente la una en la otra. Cada una de
ellas debe poseer una copia de la clave que haya sido protegida y mantenida fuera del
alcance de las demás.

Además, dichas claves no se deben utilizar para varios mensajes, ya que si se

interceptaran algunos de ellos, se podrían encontrar métodos para descodificarlos. Por sí
solo, este tipo de encriptación no es suficiente para desarrollar el pleno potencial del
comercio electrónico, el cual debe vincular a un número ilimitado de compradores y
vendedores de todas partes del mundo. De un lado, resulta poco práctico que una
gran corporación intercambie claves con miles o incluso millones de clientes o, peor
todavía, con posibles clientes con los que nunca ha tratado.

La solución a la seguridad en toda red abierta es una forma de codificación más novedosa y
sofisticada, desarrollada por los matemáticos de MIT en los años setenta, y conocida como
clave pública o Criptografía asimétrica.

Al contrario que los anteriores, los algoritmos asimétricos tienen claves distintas para
cifrado y descifrado. Por ello, también se les llama algoritmos de clave pública. Permiten
eliminar el gran inconveniente de cómo hacer llegar al remitente la clave de cifrado. En
el caso de los algoritmos asimétricos se usa una clave pública (para cifrar) y una secreta
(para descifrar). La primera se publica en un tipo de directorio al que el público en general
tiene acceso (una especie de guía telefónica), mientras que la privada se mantiene en
secreto.

Las dos claves funcionan conjuntamente como un curioso dúo. De esa manera, una
intercepción de la clave pública es inútil para descifrar un mensaje, puesto que para
ello se requiere la clave secreta. Cualquier tipo de datos o información que una de las
claves cierre, sólo podrá abrirse con la otra.

De forma que, por ejemplo, si queremos enviar a un amigo un mensaje sin que ningún
intruso lo lea buscamos la clave pública del amigo y la utilizamos para realizar la
encriptación del texto.

Luego, cuando él lo recibe, utilizamos su clave privada para revertir la encriptación

del mensaje en la pantalla de su computadora y aparece el mensaje en forma de texto
normal y corriente. Si un extraño interceptara este mensaje, no podría descifrarlo
porque no tendría la clave privada de ese amigo nuestro.

En un algoritmo asimétrico, el emisor puede utilizar su clave privada o la clave pública

del destinatario para encriptar su mensaje. Cada caso garantiza funciones de seguridad
diferentes:

 Cifrado con clave privada y descifrado con clave pública. Asegura la

autenticidad, integridad y el no repudio del mensaje. Cualquiera puede leer el
mensaje, es el método utilizado en las firmas digitales.

 Cifrado con clave pública y descrifrado con clave privada. Asegura la

confidencialidad del mensaje. Sólo puede leerlo el destinatario, aunque no
tiene garantías de la persona que le envía el mensaje o de la exactitud de su
contenido.
 Como desventaja, las claves han de ser de mayor tamaño para ofrecer una seguridad
comparable a la de los algoritmos simétricos. También resultan más lentos y producen
mensajes cifrados de mayor tamaño.

Para que existan sistemas de clave pública es necesario encontrar funciones de dirección
única, es decir, funciones fáciles de calcular (que se utilizarán para cifrar), pero cuya
inversa (que se usa para descifrar) es prácticamente imposible de calcular a no ser que se
conozca la clave secreta.

Además, los algoritmos simétricos se pueden dividir en los de cifrado en flujo y los de
cifrado en bloque. Los primeros cifran el mensaje original bit a bit, mientras que los
segundos toman un número de bits (típicamente, 64 bits en los algoritmos modernos) y los
cifran como si se tratara de una sola unidad.

Generalmente, los algoritmos simétricos ejecutados en ordenadores son más rápidos que
los asimétricos. En la práctica se suelen usar juntos, de modo que el algoritmo de clave
pública se emplea para cifrar una clave generada, y ésta se emplea para cifrar el
mensaje usando un algoritmo simétrico. Esto es lo que se conoce como cifrado híbrido.

Las claves consisten en una serie de señales electrónicas guardadas en las unidades de
disco de los PCs o transmitidas como datos a través de las líneas telefónicas siguiendo
lo especificado en los estándares de la industria. El complejo proceso matemático de
encriptación del texto y su opuesto lo realiza el propio ordenador, de modo que
nosotros no debemos preocuparnos de nada más.

9. Firma Digital

Los mensajes enviados en una comunicación pueden firmarse digitalmente para que el receptor
tenga la garantía de que ha sido enviado por la persona correcta y que no ha sufrido
modificaciones en el camino. El proceso de firma digital consta de dos partes bien diferenciadas:

 Proceso de Firma. En el que el emisor encripta el documento con su llave privada,

enviando al destinatario tanto el documento en claro como el encriptado.

 Proceso de Verificación de la Firma. El receptor desencripta el documento cifrado con

la clave pública del emisor (A) y comprueba que coincide con el documento original, lo
que atestigua de forma total que el emisor del mismo ha sido efectivamente A.

El método de firma digital no sólo proporciona autenticidad al mensaje enviado por A, sino que
también asegura el no repudio, ya que sólo el dueño de una llave privada puede encriptar un
documento de tal forma que se pueda desencriptar con su llave pública, lo que garantiza que ha
sido A y no otro el que ha enviado dicho documento. Asimismo proporciona integridad de datos,
ya que si el documento fuera accedido y modificado en el camino, el resumen del
documento cambiaría también.
La firma digital suele usarse en comunicaciones en las que no existe una confianza inicial total
entre los comunicantes. Se usan para autentificar mensajes, para validar compras por Internet,
para realizar transferencias de fondos bancarios y para otras transacciones de negocios.

Tanta es la fuerza que posee éste sistema que a nivel legal la firma electrónica constituye en la
mayoría de los casos una prueba indudable de autoría del envío de un documento electrónico,
semejante a la firma tradicional de puño y letra.

Si imaginamos el envío de un documento extenso que queremos firmal digitalmente, nos

daremos cuenta de que cifrar el documento entero es une pérdida de tiempo, ya que los
medios de encriptación de llave pública son lentos, pues precisan de gran proceso de
cómputo.

Para solventar éste aspecto aparecen las funciones hash, que son unas funciones matemáticas
que realizan un resumen del documento a firmar. Su forma de operar es comprimir el
documento en un único bloque de longitud fija, bloque cuyo contenido es ilegible y no tiene
ningún sentido real.

Tanto es así que por definición las funciones hash son irreversibles, es decir, que a partir de un
bloque comprimido no se puede obtener el bloque sin comprimir, y si no es así no es una función
hash. Estas funciones son además de dominio público.

A un mensaje resumido mediante una función hash y encriptado con una llave privada es lo
que en la vida real se denomina firma digital.

Su mecanismo es el siguiente:

1. El emisor aplica una función hash conocida al documento, con lo que obtiene un
resumen hash del mismo.

2. Encripta dicho resumen con su clave privada.

3. Envía al receptor el documento original plano y el resumen hash encriptado.

4. El receptor B aplica la función hash al resumen sin encriptar y desencripta el resumen

encriptado con la llave pública de A.

5. Si ambos coinciden está seguro de que ha sido A es que le ha enviado el documento. Si

no coinciden, está seguro de que no ha sido A o de que el envío ha sido interceptado en
el medio de envió y modificado.

Las funciones hash y la firma digital son elementos indispensables para el establecimiento de
canales seguros de comunicación, basados en los Certificados Digitales.

Para que una función pueda considerarse como función hash debe cumplir:

 Debe transforma un texto de longitud variable en un bloque de longitud fija, que

generalmente es pequeño (algunos son de 16 bits).

 Debe ser cómoda de usar e implementar.

  Debe ser irreversible, es decir, no se puede obtener el texto original del resumen
hash.

 Debe ser imposible encontrar dos mensajes diferentes cuya firma digital mediante la
función hash sea la misma (no-colisión).

 Si se desea además mantener un intercambio de información con confidencialidad,

basta con cifrar el documento a enviar con la clave pública el receptor.

10. Certificados Digitales

Un certificado es un documento de identidad electrónica que identifica a su propietario, con

lo que resuelve el problema de la autenticidad de las comunicaciones. Están basados en la
criptografía de clave pública y en las firmas digitales, su misión es asociar una clave pública
con la identidad de su propietario. De esta forma tenemos la garantía de que la clave
pública que estamos utilizando para leer un mensaje pertenece realmente al emisor del
mensaje y no a un suplantador suyo. El certificado del emisor nos está garantizando su
autenticidad.

Los certificados son emitidos por una autoridad de certificación (CA, Certificate Authority) y su
credibilidad depende de la seguridad y credibilidad que nos merezca el organismo que los
ha emitido. La autoridad de certificación se hace responsable de la exactitud y veracidad de
los datos contenidos en el certificado, en especial, de la clave pública de su propietario.

Las autoridades de certificación son terceras partes de confianza (TPC o TTP, Trusted Third
Party). Este término se utiliza para indicar que dos usuarios pueden confiar entre sí siempre
que ambos tengan relación con una tercera parte que avale a los dos. Entre las principales
autoridades de certificación podemos citar:

VeriSign (www.verisign.com), ACE (Agencia de Certificación Electrónica, www.ace.es) y

CERES (Autoridad pública de certificación española, www.cert.fnmt.es). Esta última es el
resultado de un proyecto puesto en marcha por la Administración y liderado por la Fábrica
Nacional de Moneda y Timbre para aportar seguridad a las comunicaciones con la
Administración.

Para la emisión de un certificado, las autoridades de certificación solicitan una serie de datos
de la persona o entidad que estará vinculada al certificado. El solicitante debe preparar un
documento denominado requerimiento de certificación en el que conste toda la información.
Según la cantidad de comprobaciones que se realicen, los certificados se dividen en 4 clases:

 Certificados de Clase 1. Son los certificados más fáciles de obtener, únicamente se

requiere el nombre y la dirección de correo electrónico del titular.

 Certificados de Clase 2. En estos certificados la autoridad de certificación comprueba

además el permiso de conducir, el número de la Seguridad Social y la fecha de
nacimiento.
  Certificados de Clase 3. A las verificaciones anteriores se añade la verificación de
crédito de la persona o empresa mediante un servicio como Equifax.

 Certificados de Clase 4. Además realiza una comprobación del cargo o la posición de

una persona dentro de una organización.

Una vez generados, los certificados contienen habitualmente los siguientes datos:

 Versión del Estándar X.509, habitualmente la 3 que es la más reciente.

 Número de Serie. Es un identificador único para cada certificado emitido por una
autoridad de certificación.

 Algoritmo de Firma. Algoritmo criptográfico utilizado para la firma digital (ejemplos:

MD5 o SHA-1).

 Autoridad de Certificación. Información sobre la autoridad que emite el certificado.

 Fechas de Inicio y Fin de Validez del Certificado. Definen el período de validez del
mismo, que generalmente es de un año. Como veremos más adelante un certificado
puede ser revocado de forma prematura en situaciones concretas.

 Propietario. Persona o entidad vinculada al certificado.

 Clave Pública. Representación en hexadecimal de la clave pública del propietario del

certificado junto con el algoritmo criptográfico para el que es aplicable.

 Algoritmo de Firma usado por la Autoridad de Certificación.

 Firma de la Autoridad de Certificación. Asegura la autenticidad del certificado.

 Información Adicional del Certificado.

Los certificados, como hemos comentado anteriormente, tienen una validez habitualmente
de 1 año. Su renovación reduce el riesgo de que las claves puedan ser obtenidas por
posibles atacantes. Sin embargo, un certificado puede ser anulado antes de su fecha de
expiración si se sospecha que las claves han sido comprometidas o se ha usado de forma
fraudulenta. La revocación del certificado puede llevarla a cabo el propietario del mismo, la
autoridad de certificación o las autoridades judiciales.

Los usuarios conocen que un certificado ha revocado consultando previamente la última lista de
certificados revocados (CRL, Certificate Revocation List) de la autoridad de certificación
correspondiente. Un CRL es un archivo público, firmado para la autoridad de certificación,
que contiene la fecha de emisión del mismo y una lista de certificados revocados.
 Para cada uno de ellos figura su número de identificación y la fecha en que ha sido revocado.
Para agilizar la consulta sobre la validez de un certificado existen servicios de directorio o
servicios de consulta de certificados ofrecidos por entidades de confianza que indican al
momento si un certificado es válido o, en cambio, ha sido revocado.

11. Cortafuegos

Un Cortafuegos (o Firewall), es un elemento de hardware o software utilizado en una red de

computadoras para controlar las comunicaciones, permitiéndolas o prohibiéndolas según las
políticas de red que haya definido la organización responsable de la red. La ubicación
habitual de un cortafuegos es el punto de conexión de la red interna de la organización con
la red exterior, que normalmente es Internet; de este modo se protege la red interna de
intentos de acceso no autorizados desde Internet, que puedan aprovechar vulnerabilidades de
los sistemas de la red interna.

También es frecuente conectar al cortafuegos una tercera red, llamada zona desmilitarizada o
DMZ, en la que se ubican los servidores de la organización que deben permanecer accesibles
desde la red exterior.

Un cortafuegos correctamente configurado añade protección a una instalación informática,

pero en ningún caso debe considerarse como suficiente.

Las ventajas de un cortafuegos son:

 Protege de Intrusiones. El acceso a ciertos segmentos de la red de una organización,

sólo se permite desde máquinas autorizadas de otros segmentos de la organización o
de Internet.

 Protección de Información Privada. Permite definir distintos niveles de acceso a la

información de manera que en una organización cada grupo de usuarios definido
tendrá acceso sólo a los servicios y la información que le son estrictamente necesarios.

 Optimización de Acceso. Identifica los elementos de la red internos y optimiza que

la comunicación entre ellos sea más directa. Esto ayuda a reconfigurar los parámetros
de seguridad.

Limitaciones de un cortafuegos:

 No puede proteger contra aquellos ataques cuyo tráfico no pase a través suyo.

 No puede proteger de las amenazas a que está sometido por traidores o usuarios
inconscientes. El cortafuegos no puede prohibir que los traidores o espías corporativos
copien datos sensibles en medios físicos de almacenamiento (diskettes, memorias,
etc.) y sustraigan éstas del edificio.

No puede proteger contra los ataques posibles a la red interna por virus informáticos
a través de archivos y software. La solución real está en que la organización debe ser
consciente en instalar software antivirus en cada máquina para protegerse de los virus
que llegan por cualquier medio de almacenamiento u otra fuente.
  No protege de los fallos de seguridad de los servicios y protocolos de los cuales se
permita el tráfico. Hay que configurar correctamente y cuidar la seguridad de los
servicios que se publiquen a Internet.

12. Sistema de Detección de Intrusos

Un Sistema de Detección de Intrusos (o IDS de sus siglas Intrusion Detection System) es

un programa usado para detectar accesos desautorizados a un computador o a una red.
Estos accesos pueden ser ataques de habilidosos hackers, o de Script Kiddies que usan
herramientas automáticas.

El IDS suele tener sensores virtuales con los que el núcleo del IDS puede obtener datos
externos (generalmente sobre el tráfico de red). El IDS detecta, gracias a dichos sensores,
anomalías que pueden ser indicio de la presencia de ataques o falsas alarmas.

El funcionamiento de estas herramientas se basa en el análisis pormenorizado del tráfico de

red, el cual al entrar al analizador es comparado con firmas de ataques conocidos, o
comportamientos sospechosos, como puede ser el escaneo de puertos, paquetes
malformados, etc. El IDS no sólo analiza qué tipo de tráfico es, sino que también revisa el
contenido y su comportamiento.

Normalmente esta herramienta se integra con un firewall. El detector de intrusos es incapaz de

detener los ataques por sí solo, excepto los que trabajan conjuntamente en un dispositivo
de puerta de enlace con funcionalidad de firewall, convirtiéndose en una herramienta muy
poderosa ya que se une la inteligencia del IDS y el poder de bloqueo del firewall, al ser el
punto donde forzosamente deben pasar los paquetes y pueden ser bloqueados antes de
penetrar en la red.

Los IDS suelen disponer de una base de datos de “firmas” de ataques conocidos. Dichas
firmas permiten al IDS distinguir entre el uso normal del PC y el uso fraudulento, y/o entre el
tráfico normal de la red y el tráfico que puede ser resultado de un ataque o intento del mismo.

13. Antivirus

Los Antivirus son programas cuya función es detectar y eliminar Virus informáticos y otros
programas maliciosos (a veces denominados malware).

Básicamente, un antivirus compara el código de cada archivo con una base de datos de los
códigos (también conocidos como firmas o vacunas) de los virus conocidos, por lo que es
importante actualizarla periódicamente a fin de evitar que un virus nuevo no sea detectado.

También se les ha agregado funciones avanzadas, como la búsqueda de comportamientos

típicos de virus (técnica conocida como Heurística) o la verificación contra virus en redes de
computadoras.

Normalmente un antivirus tiene un componente que se carga en memoria y permanece en

ella para verificar todos los archivos abiertos, creados, modificados y ejecutados en tiempo real.
Es muy común que tengan componentes que revisen los adjuntos de los correos
electrónicos salientes y entrantes, así como los scripts y programas que pueden ejecutarse en
un navegador web.
Los virus, gusanos, spyware,... son programas informáticos que se ejecutan normalmente sin el
consentimiento del legítimo propietario y que tienen la características de ejecutar recursos,
consumir memoria e incluso eliminar o destrozar la información.

Una característica adicional es la capacidad que tienen de propagarse. Otras características son
el robo de información, la pérdida de esta, la capacidad de suplantación, que hacen que
reviertan en pérdidas económicas y de imagen.

Daños y Perjuicios

Dado que una característica de los virus es el consumo de recursos, los virus ocasionan
problemas tales como pérdida de productividad, baja en el rendimiento del equipo,
cortes en los sistemas de información o daños a nivel de datos.

Otra de las características es la posibilidad que tienen de ir replicándose en otras partes

del sistema de información. Las redes en la actualidad ayudan a dicha propagación.

Los daños que los virus dan a los sistemas informáticos son:

 Pérdida de información (evaluable según el caso).

 Horas de contención (Técnicos de SI, Horas de paradas productivas, tiempos de

contención o reinstalación, cuantificables según el caso
+ horas de asesoría externa).

 Pérdida de imagen (Valor no cuantificable).

Hay que tener en cuenta que cada virus es una situación nueva por lo que es difícil
cuantificar a prioridad, lo que puede costar una intervención. Tenemos que encontrar
métodos de realizar planificación en caso de que se produzcan estas contingencias.

Métodos de Contagio

Existen dos grandes grupos de contaminaciones, los virus donde el usuario en un

momento dado ejecuta o acepta de forma inadvertida la instalación del virus, o los
gusanos donde el programa malicioso actúa replicándose a través de las redes.

En cualquiera de los dos casos, el sistema operativo infectado comienza a sufrir una
serie de comportamientos anómalos o no previstos. Dichos comportamientos son los
que nos dan la traza del problema y tienen que permitir la recuperación del mismo.

Dentro de las contaminaciones más frecuentes por interacción del usuario están las
siguientes:

 Mensajes que ejecutan automáticamente programas (como el programa de

correo que abre directamente un archivo adjunto).
  Ingeniería social, mensajes como ejecute este programa y gane un premio.

 Entrada de información en discos de otros usuarios infectados.

 Instalación de software pirata o de baja calidad.

14. Las Mayores Amenazas para la Seguridad son: SPAM

Correo no solicitado con fines comerciales o publicitarios enviados por internet (correo
basura).

BOTNETS O ZOMBIES

Cuando un atacante logra entrar en una máquina ajena, prefiere mantenerse oculto y
controlar el PC infectado desde el anonimato. Los ordenadores zombies pueden ser
controlados de forma remota.

PHISHING

El "phishing" consiste en el envío de correos electrónicos que, aparentando provenir de

fuentes fiables (por ejemplo, entidades bancarias), intentan obtener datos confidenciales
del usuario, que posteriormente son utilizados para la realización de algún tipo de fraude,
en otras palabras intentar adquirir información confidencial de forma fraudulenta.

MALWARE

También llamado badware, código maligno, software malicioso o software

malintencionado, es un tipo de software que tiene como objetivo infiltrarse o dañar una
computadora sin el consentimiento de su propietario. El término malware incluye virus,
gusanos, troyanos, la mayor parte de los rootkits, spyware, crimeware y otros softwares
maliciosos e indeseables.

VIRUS

Un virus es un malware que tiene por objetivo alterar el funcionamiento normal del
ordenador, sin el permiso o el conocimiento del usuario. Los virus, habitualmente,
reemplazan archivos ejecutables por otros infectados con el código de este.

GUSANOS

Es un malware que tiene la propiedad de duplicarse a sí mismo.

TROYANO

Un software malicioso que se presenta al usuario como un programa aparentemente

legítimo e inofensivo, pero que, al ejecutarlo, le brinda a un atacante acceso remoto al
equipo infectado.
ROOTKITS

Permite un acceso de privilegio continuo a una computadora pero que mantiene su

presencia activamente oculta al control de los administradores al corromper el
funcionamiento normal del sistema operativo o de otras aplicaciones.

SPYWARE

Programa que recopila información sobre el usuario de un ordenador y después transmite

esta información a una entidad externa sin el conocimiento o el consentimiento del
propietario del ordenador.

CRIMEWARE

Software que ha sido específicamente diseñado para la ejecución de delitos financieros en

entornos en línea.
TEMA
21: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Introducción al Sistema Operativo: El Entorno

Windows.
Fundamentos.
Trabajo en el Entorno Gráfico de Windows: Ventanas,
Iconos, Menús Contextuales, Cuadros de Diálogo.
El Escritorio y sus Elementos. El
Menú Inicio, Cortana.
INDICE:

I. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA OPERATIVO: EL ENTORNO WINDOWS. FUNDAMENTOS .. 4

II. TRABAJO EN EL ENTORNO GRÁFICO DE WINDOWS: VENTANAS, ICONOS, MENUS
CONTEXTUALES, CUADROS DE DIALOGO ................................................................................... 8
1. Ventanas ....................................................................................................................................... 8
1.1. Barra de Título
1.2. Barra de Menús
1.3. Barra de Herramientas
1.4. Área de Trabajo
1.5. Barras de Desplazamiento
2. Iconos .......................................................................................................................................... 15
3. Menús Contextuales.................................................................................................................... 15
4. Cuadros de Diálogo ..................................................................................................................... 16
III. EL ESCRITORIO Y SUS ELEMENTOS........................................................................................... 18
1. La Interfaz de Windows .................................................................................................................... 18
1.1. Los Iconos del Escritorio
1.2. La Caja de Búsqueda de la Barra de Tareas
1.3. Botón Vista de Tareas
1.4. Iconos de Acceso Rápido. (También llamado Barra de Tareas de Inicio Rápido)
1.5. Iconos del Sistema y Notificaciones. (También Llamado Área de
Notificaciones)
1.6. La Barra de Tareas
1.7. Fondos de Pantalla y Temas
IV. EL MENU INICIO Y CORTANA ...................................................................................................... 33
1. El Menú de Inicio......................................................................................................................... 33
2. Cortana........................................................................................................................................ 37
2.1. Acceso a la Configuración de Cortana en Windows 10. (Últimas Versiones)
2.2. Cómo Habilitar el Acceso al Micrófono en Cortana
2.3. Cómo Habilitar la Función Manos Libres 'Hola Cortana
2.4. Cómo Habilitar el Atajo de Teclado del Modo de Escucha en Cortana
2.5. Cómo Habilitar Cortana en la Pantalla de Bloqueo
2.6. Modificar el Lenguaje por Defecto de Cortana
2.7. Modificar los Filtros de Búsqueda de Cortana
2.8. Cómo Mostrar o No Contenido de la Nube dentro de los Resultados de Cortana
2.9. Limpiar el Historial de Uso de Cortana en Windows 10
2.10. Cómo Eliminar Información Personal en Cortana
2.11. Cómo Administrar Permisos en Cortana
2.12. Cómo Administrar Servicios de la Nube en Cortana
2.13. Controlar las Notificaciones de Cortana
2.14. Modificar la Presencia de Cortana en la Barra de Tareas
2.15. Mejorar el Reconocimiento de Voz de Cortana
1. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA OPERATIVO: EL ENTORNO WINDOWS.
FUNDAMENTOS

1. Introducción

El sistema Operativo es la pieza fundamental para el correcto funcionamiento de un equipo

informático y sin él no podría funcionar.

El Sistema Operativo se encarga de la gestión y manipulación de archivos, todas estas funciones

son transparentes al usuario, es decir, el usuario solo creará el fichero, pero no es necesario que
conozca cómo se almacena dentro de la memoria o del disco duro, ni conoce como se controla la
ejecución de las tareas simultáneas.

En la actualidad, existen gran variedad de Sistemas Operativos. En este tema se estudiará y

explicarán principalmente las funcionalidades del Sistema Operativo Windows 10 por su alta
difusión y utilización.

Además, existen otros sistemas operativos, como, por ejemplo:

 UNIX (Solaris, SCO,). Utilizado principalmente en grandes servidores,

 LINUX. Versión gratuita de UNIX en la que colaboran programadores de todo el

mundo. Su importancia va en aumento.

 Mac OS. Utilizado en ordenadores Macintosh.

Algunas cuestiones de diseño en este tipo particular de sistemas operativos son:

Transparencia: la existencia de múltiples ordenadores y recursos distribuidos no debe ser visible para
los usuarios. Existen distintas transparencias: acceso, localización,

Fiabilidad: el sistema operativo debe ser capaz de evitar, tolerar, detectar y recuperarse de los
fallos de forma autónoma.

2. Funciones del Sistema Operativo

El sistema operativo es capaz de desempeñarse en varias funciones:

 Gestionar la CPU: Se encarga de administrar la CPU que va a estar repartida entre todos los
procesos que se estén ejecutando.

 Gestionar la RAM: Para asignar el espacio de memoria a cada aplicación y a cada usuario,
en caso de ser necesario. Cuando esta memoria se hace insuficiente, se crea una
memoria virtual, de mayor capacidad, pero como está en el almacenamiento secundario
(disco duro), es más lenta.

 Gestionar el I/O: El sistema operativo crea un control unificado de los programas a los
dispositivos, a través de drivers.
  Gestionar los Procesos: Se encarga de que las aplicaciones se ejecuten sin ningún
problema, asignándoles los recursos que sean necesarios para que estas funcionen. Si
una de ellas no responde, se procede a matar el proceso.

 Gestionar los Permisos: Garantiza que los recursos sean solamente utilizados por
programas y usuarios que tengan las autorizaciones que les correspondan.

 Gestionar los Directorios y los Archivos: Lectura y escritura en el sistema de archivos, y

los permisos de acceso a ellos.

 Gestionar Información: El sistema operativo proporciona información, que

posteriormente será utilizada a modo de diagnóstico del funcionamiento correcto del
computador.

3. El Entorno Windows

Windows tiene una interfaz gráfica (lo que ve el usuario en pantalla) que aparece después de
arrancar el ordenador y es el punto de partida para trabajar.

La pantalla inicial se llama Escritorio y en él se ubican iconos y otros elementos.

En 1982 se creó la primera versión de Windows, Windows1.0. con el paso de los años fue
mejorando hasta 1995 que lanzó Windows 95 con una interfaz gráfica muy mejorada con
respecto a las primeras y coincidiendo con los comienzos de internet en el ámbito doméstico
también lanza al mercado el navegador internet explorer. Después, hubo más versiones, Windows
98, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1… hasta la actualidad con
Windows 10.

Todas las versiones arrancan en el escritorio, y este ha sufrido cambios con cada actualización. Si
bien es cierto que en todas las versiones hay tres elementos que se repiten, la zona Escritorio
donde hay iconos con acceso a aplicaciones, el Botón Inicio (ubicado en la esquina inferior
izquierda) de donde también puede acceder a aplicaciones y la Barra de Tareas (situada en la parte
inferior) donde están ubicados los iconos, a modo de botón, que permiten acceder a aplicaciones y
los botones correspondientes a todas las aplicaciones abiertas (en uso) por el usuario.

4. Novedades de Windows 10

 Menú Inicio con interfaz Modern UI. Una de las principales críticas que recibió Windows 8
fue la ausencia del menú Inicio y la implementación de la interfaz Modern UI que se
distinguía por presentar los programas como baldosas, azulejos o "tiles" (como desees
llamarlas) en pantalla, para acceder a ellas fundamentalmente a través de pantallas
táctiles. Lamentablemente, el resultado fue una interfaz cuyo manejo resultó confuso para
muchos usuarios.

Por otra parte, hay que añadir que no se limitaron a recuperar el menú Inicio de la versión
7 de Windows, le dieron características nuevas que le añaden funcionalidad y que resultan
muy interesantes, independientemente si se manejan con el ratón o directamente con los
dedos en pantalla.
 Vista de Tareas y Escritorios Virtuales. Otra característica interesante a tener en cuenta en
esta nueva versión de Windows es la aparición, por primera vez en este sistema operativo,
de los Escritorios virtuales. Si por alguna razón necesitamos trabajar con muchos
programas o documentos al mismo tiempo, podemos organizar sus ventanas en escritorios
independientes entre sí, de modo que cada escritorio contenga sólo una o dos ventanas y
luego podremos movernos entre los escritorios fácilmente, añadiendo orden al trabajo.

 Microsoft Edge. Otra de las novedades más destacadas de la nueva versión de Windows es
la sustitución de Internet Explorer por su nuevo navegador de Internet llamado Microsoft
Edge. A su vez, no se trata sólo de una sustitución de un programa por otro, sino que además
incluye características que no están presentes en otros navegadores, como la posibilidad de
hacer anotaciones en las páginas y crear listas de lectura, entre otras opciones, lo que lo hace
único.

 Aplicaciones Multimedia: Fotos, música y películas. Windows 10 incluye tres aplicaciones

nuevas para el manejo de los archivos multimedia: Fotos, Música y Películas. Fotos recopila y
organiza todas las imágenes de nuestro ordenador dándonos un acceso simple a ellas. En el
caso de Música y Películas, tendremos acceso a contenidos en línea a través de la tienda
Windows.

 Cortana, Asistente Personal por Voz. Microsoft ha decidido incorporar su propio asistente
personal de voz para hacerle competencia a Siri de Apple y a Google Now. En este caso se
llama Cortana. A este asistente no sólo puedes hacerle cualquier consulta que desees,
también puedes ordenarle algunas acciones en el ordenador o usarlo como herramienta
para recordar citas y tareas. Además, es el lugar donde realizamos búsquedas de archivos
y contenidos de Internet, como veremos en su momento. También cuenta chistes, pero
sinceramente: no son muy buenos.

 OneDrive Integrado. OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que ya existía

antes de Windows 10, sin embargo, en esta versión han mejorado la integración con el
sistema operativo y con el Explorador de archivos, de modo que su uso es muy sencillo. Sin
embargo, requiere que nos identificamos en Windows con una cuenta de Microsoft, como
veremos más adelante.

 Continuum. Continuum es una nueva característica de Windows 10. Podemos definirla como
la capacidad del Sistema Operativo de adaptarse a las pantallas de los distintos dispositivos
que estemos utilizando. En otras palabras, el menú Inicio tendrá una apariencia en una
computadora de escritorio y otra, mejor adaptada, en un teléfono móvil o en una tableta. Lo
mismo ocurre con las aplicaciones. De modo que el uso de las funciones se facilitará aún más
en cada dispositivo.

 Centro de Actividades. El Centro de actividades es una nueva zona en la pantalla

principal de Windows que nos permite recibir y revisar las notificaciones del sistema, así
como elegir diversas acciones, como cambiar el ordenador a modo avión o modificar la
pantalla a modo tableta.
 Tienda de Aplicaciones. La implementación de la Tienda de aplicaciones viene de la versión 8
de Windows. Sin embargo, podemos decir que la integración con el nuevo Windows 10 la
convierte en una especie de relanzamiento. Es aconsejable explorar la tienda, hay un
buen número de aplicaciones gratuitas que pueden resultarte interesantes.

 Hello. Con esta característica y equipo compatible no necesitaremos usar contraseñas

para iniciar una sesión de Windows, pues el ordenador podrá utilizar el reconocimiento
facial o las huellas dactilares. En algunos ordenadores con los dispositivos necesarios, también
podrán implementar la identificación del iris. A su vez, los datos del usuario pueden
encriptarse, de modo que sólo el propietario de los mismos, identificado por los métodos
mencionados, podrá acceder a ellos.
2. TRABAJO EN EL ENTORNO GRÁFICO DE WINDOWS: VENTANAS,
ICONOS, MENUS CONTEXTUALES, CUADROS DE DIALOGO

1. Ventanas

El sistema operativo Windows (que significa ventanas en inglés) recibe su nombre precisamente
por la forma que tiene de mostrar los programas abiertos.

Cada aplicación que se abre en el Escritorio, se ejecuta dentro de una ventana. Las Ventanas están

compuestas por los siguientes elementos:

 Barra de Título (donde están los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar).

 Barra de Menús.
 Barra de Herramientas.
 Área de Trabajo.
 Barras de Desplazamiento.

1.1. Barra de Título

Está colocada en la parte superior de la ventana.

En su interior se muestra el nombre del programa y el del archivo sobre el que se está
trabajando.

Si el archivo es nuevo y está vacío, probablemente tendrá el nombre de Documento

sin título, Sin título, Documento nuevo o Archivo nuevo.

A la derecha de la Barra de Título hay tres botones:

 Minimizar,
 Maximizar
 Cerrar.
Se activan haciendo clic izquierdo sobre ellos.
Botón Minimizar

Se representa por una pequeña línea horizontal.

Quita la ventana del Escritorio de Windows (sin cerrar el programa) y la pone minimizada en
forma de icono en la Barra de Tareas.

Si se hace clic izquierdo sobre el icono, la ventana vuelve al Escritorio restaurada a

su tamaño anterior.

Botón Maximizar

Se muestra como un pequeño cuadrado.

Hace que una ventana ocupe todo el espacio del Fondo de Escritorio; de esta manera se
puede trabajar con más comodidad con un programa al hacer que emplee toda la
pantalla del ordenador para mostrarse.

Cuando la ventana está maximizada, el botón Maximizar cambia de aspecto (dos

cuadrados en vez de uno) y pasa a llamarse botón Restaurar; y al ser pulsado, hace que
la ventana vuelva a su tamaño anterior sin ocupar todo el Escritorio.

Botón Cerrar

Está representado por una X.

Cierra la ventana en uso, deteniendo el programa que se estaba ejecutando.

Si no se han guardado los cambios al archivo sobre el que se estaba trabajando, aparecerá
una ventana pequeña preguntando si se quiere o no guardar los cambios al archivo
antes de cerrar el programa. La acción de cerrar no puede revertirse ni deshacerse, y
toda modificación que se haya hecho a un archivo y no se haya guardado previo al cierre
del programa, no aparecerá tal cambio al abrir de nuevo el archivo en el programa.
1.2. Barra de Menús

Está situada justo debajo de la Barra de Título.

Contiene los menús que permiten ejecutar acciones en un programa.

Cada menú se muestra con una palabra que hace referencia al tipo de acciones que puede
realizar. Si se hace clic izquierdo sobre el nombre del menú, éste se despliega y puede
elegirse la opción preferida con sólo volver a hacer clic izquierdo sobre ella.

Algunos menús contienen submenús. Para acceder a un submenú sólo hay que hacer clic
izquierdo sobre el menú que lo contiene, y seguidamente hacer clic izquierdo sobre el
submenú para desplegarlo. Los submenús pueden reconocerse frente a las entradas de
menú simples porque a diferencia de éstas, los submenús muestran una flecha a la derecha
de su entrada.

1.3. Barra de Herramientas

Suele disponerse por debajo de la Barra de Menús.

Está formada por una serie de pequeños iconos que representan cada uno una acción o
herramienta. Se activan al hacer clic izquierdo sobre ellos.

Generalmente, las acciones que pueden realizarse mediante la Barra de Herramientas suelen
estar disponibles también como entradas en la Barra de Menús.

Puede haber más de una Barra de Herramientas, colocadas ya sea unas debajo de otras, en la
parte izquierda o derecha de la ventana, o en la parte inferior de la ventana.

Algunas Barras de Herramientas admiten ser recolocadas en cualquiera de los lados de la

ventana, o incluso separarse de ésta en forma de barra flotante.
1.4. Área de Trabajo

Es la zona interior de la ventana donde se dispone el archivo sobre el que se está

trabajando.

Si el archivo es nuevo, no contendrá nada y el Área de Trabajo será de color blanco hasta
que empiece a llenarse con datos.

1.5. Barras de Desplazamiento

Aparecen en la parte derecha y\o inferior de la ventana.

Sólo se muestran cuando el contenido (Área de Trabajo) de la ventana es mayor que el

tamaño de ésta, por lo que es necesario desplazarse por el contenido para poderlo ver
en su totalidad. Si el Área de Trabajo es igual al tamaño de la ventana, entonces no
aparecerán las Barras de Desplazamiento.

Las Barras de Desplazamiento se pueden hacer funcionar mediante clic izquierdo sobre las
flechas de sus extremos (para desplazar el Área de Trabajo hacia un lado u otro),
arrastrando (clic izquierdo sin soltar el botón) el Cuadro de Desplazamiento que hay en el
interior de la barra, o simplemente moviendo la rueda del ratón hacia delante o atrás.

El tamaño del Cuadro de Desplazamiento es un indicador del tamaño real del Área de
Trabajo. Contra más pequeño sea el Cuadro de Desplazamiento, más recorrido tendrá la
Barra de Desplazamiento, por lo que mayor será el Área de Trabajo real.
Al pulsar el Botón Inferior de Desplazamiento se va mostrando la parte inferior no visible del
archivo (en este ejemplo el resto del texto). Hay también disponibles los Botones Superior,
Izquierdo y Derecho

Los Cuadros de Desplazamiento permiten moverse muy rápido por un archivo.

Hay uno en la Barra de Desplazamiento Horizontal (como en el ejemplo) y otro en la Barra de

Desplazamiento Vertical

Mover Ventanas

Las ventanas pueden disponerse en cualquier lugar del Fondo de Escritorio.

Para desplazarlas sólo es necesario pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre su Barra
de Título, y sin soltar el botón, proceder a colocar la ventana en el lugar deseado. Para
que permanezca en el sitio nuevo, únicamente hay que soltar el botón izquierdo del ratón
que se tenía apretado.
Cambiar El Tamaño de una Ventana

Cómo se ha explicado en esta misma lección, una ventana puede cambiarse

rápidamente de tamaño si se utiliza el botón de Maximizar/Restaurar. Esta
opción sólo permite ampliar una ventana hasta el máximo de su tamaño.

Para redimensionar una ventana a un tamaño cualquiera hay que acercar el cursor del
ratón a cualquiera de los bordes de la ventana y dejarlo allí un momento hasta que el
cursor se convierta en una flecha de dos puntas, y entonces pulsar sobre el borde de la
ventana con el botón izquierdo del ratón (sin soltarlo) y arrastrar el borde hasta conseguir
el tamaño deseado.

Activar Ventanas

Si bien se pueden tener varias ventanas abiertas a la vez, sólo se puede tener una
activa.

La ventana activa es la que permite que funcionen sus diferentes barras si se pulsa sobre
ellas con el botón izquierdo del ratón.
Para activar una ventana simplemente basta con hacer clic izquierdo sobre cualquier parte
de ella, aunque es preferible realizarlo sobre la Barra de Título.

La ventana que esté activa quedará por delante de las demás, tapándolas si es necesario.
Para acceder a las ventanas que han quedado por detrás de la ventana activa, sólo hay
que minimizar ésta, con lo que la ventana activa quedará reducida a un simple icono en la
Barra de Tareas.

La forma más rápida de moverse entre ventanas, sobre todo si están todas maximizadas,
es hacer clic izquierdo sobre su icono en la Barra de Tareas para irlas activando según
sea necesario.

Cada ventana abierta está siempre representada por un icono en la Barra de Tareas,
siendo el icono el correspondiente al programa que se ejecuta en la ventana.

Los diferentes Tipos de Ventanas:

 Ventana de aplicación. Es la ventana del programa en ejecución.

 Ventana de documento. Donde se muestran los archivos abiertos dentro de la

ventana de aplicación.

 Cuadro de diálogo. Solicita información al usuario.

 Ventana de advertencia. Solicitan confirmación de orden.

 Ventana de aviso. Informan errores o imposibilidad de cumplir alguna

orden.

 Ventana emergente. Presentan información al señalar un objeto.

 Ventana de carpeta. Muestra el contenido de una carpeta.

2. Iconos

No está nunca de más repasar un concepto: un Icono es una pequeña imagen que representa a un
archivo o programa. Los iconos nos sirven para identificar de qué tipo de archivo se trata y con qué
programa funciona. Por ejemplo, los documentos de Microsoft Word aparecen todos con el icono de
Word. En el caso de los archivos ejecutables, los iconos suelen tener una imagen distinta para cada
programa.

Algún ejemplo:

Hay varias maneras de personalizar los íconos del escritorio: Los puedes cambiar de tamaño,
cambiarlos, o inclusive eliminarlos.

Los Accesos Directos son un tipo de archivo cuyo objetivo es abrir de forma inmediata el archivo
al que está vinculado, ya sea un ejecutable, una carpeta, una imagen, un documento, etc. Los
accesos directos los podemos crear en cualquier parte, aunque se suelen encontrar de forma
“predeterminada” en el escritorio y los distinguimos porque, aunque el icono se puede
personalizar, tienen un pequeño cuadradito con una flecha en su parte inferior izquierda. Por
ejemplo, cuando instalamos un programa en Windows 10, lo normal es que todos sus archivos
se instalen en una carpeta Archivos de programa de tu disco duro. Pero cuando queremos ejecutar
la aplicación, no vamos a esa carpeta cada vez a buscar el archivo ejecutable, ya que en el
proceso de instalación se crean también accesos directos en el Escritorio y en una carpeta en
Todas las Aplicaciones, en el Menú Inicio

Para abrir un Acceso directo, igual que con otro tipo de archivo, basta con hacer doble clic sobre
su icono.

Ahora bien, la instalación de programas no es la única vía para que se generen accesos directos.
Nosotros podemos crear nuestros propios iconos que apunten a programas o archivos y ubicarlos
donde los necesitemos.

3. Menús Contextuales

Son una de las características más útiles de la interfaz de Windows y de las aplicaciones funcionan
bajo él. Se trata de menús especiales que aparecen cuando se pulsa el botón secundario del
ratón. Su utilidad reside en que sólo muestra opciones relevantes del objeto seleccionado y de la
tarea que se esté realizando en ese momento.

Una de las opciones que aparece en la mayoría de los menús contextuales es la de Propiedades, que
nos mostrará la información importante y útil sobre el objeto seleccionado.
 Dentro de los menús, los comandos que no estén disponibles aparecen en gris para indicar que
están inactivos o no disponibles. Recuerde que debe seleccionar un objeto antes de poderlo
manipular o de ejecutar alguna acción sobre él. Además se tiene que activar la ventana con la
que quiere trabajar para poder utilizar sus menús.

Para salir de un menú sin ejecutar ningún comando, sea desde una ventana o desde el menú
de Inicio, pulse la tecla <Esc> (escape) o haga un clic en cualquier parte del escritorio.

Windows es un entorno visual en el que el usuario abre ventanas, elige opciones, despliega
menús y utiliza botones que simplifican su labor. En este entorno se pueden encontrar distintos
controles que facilitan las tareas, se podrían enumerar así:

 Casillas de Verificación: Sirven para elegir posibilidades, sólo hay que hacer clic dentro del
recuadro para activar o desactivar. Se pueden elegir varias en un grupo.

 Botones de Comando: Realizan una acción al hacer clic sobre ellos (en este caso
ejecutaríamos el bloc de notas).

 Cuadros de Lista: Muestra las posibilidades en una lista de la cual

hay que elegir.

 Cuadros Combinados: Son idénticos a las anteriores, la

diferencia reside en que no se muestra la lista al completo, sino que hay un botón con
flecha que la muestra.

4. Cuadros de Diálogo

Se conoce como cuadro de diálogo a todas aquellas ventanas emergentes que aparecen en
medio de nuestro uso común en el ordenador, ya sea brindada por parte de un programa
específico o una página en Internet o el navegador mismo.

Su presencia no es una mera coincidencia caprichosa, siendo siempre así que se nos pida la
realización de alguna tarea específica tal como el elegir entre algunas cuantas opciones o bien
introducir alguna contraseña o nombre de usuario, siendo siempre necesario contestar a sus
necesidades para poder proseguir en nuestras tareas.

Bien se puede decir que los cuadros de diálogo son el método mediante el cual uno puede
enterarse de las necesidades informáticas del sistema operativo, por lo tanto, entendámoslos
como una forma de “diálogo”.
Hay que reconocer la presencia de Dos Tipos de Cuadros de Diálogo, los Modales y No Modales,
siendo los primeros de estos mismos los más graves ya que se encargan de presentarnos avisos sobre
algún caso crítico que puede poner en riesgo el ordenador y que requiere de una solución de nuestra
parte.

A continuación, te presentamos algún ejemplo de cuadros de diálogo:

3. EL ESCRITORIO Y SUS ELEMENTOS

1. La Interfaz de Windows

En el momento en el que encendemos nuestro ordenador y Windows inicia, lo que vemos es lo

que se llama la Pantalla de Bloqueo. Se trata de una imagen que podemos personalizar y que
nos ofrece lo que podríamos considerar como información preliminar antes de trabajar cada día.
La fecha, la hora, si la conexión de Internet está establecida o no y notificaciones personalizadas.
Algo como lo siguiente, con una imagen personalizada en este caso por nosotros.

Esta pantalla debemos desplazarla hacia arriba, ya sea con el botón izquierdo del ratón o haciendo
un movimiento de desplazamiento con el dedo en las pantallas táctiles. Eso nos llevará a la
pantalla donde debemos indicar la contraseña de nuestro sistema.

La contraseña que debemos escribir aquí es la que indicamos al instalar el sistema o cuando lo
ejecutamos por primera vez cuando adquirimos un ordenador nuevo. Aunque, también como
veremos en la siguiente unidad, tiene ventajas usar como usuario y contraseña una Cuenta de
Microsoft para aprovechar diversos servicios en línea que vienen incluidos en el sistema operativo.
Alternativamente, podemos iniciar también una sesión de Windows usando una cuenta de Microsoft
y un PIN, de modo similar a una tarjeta bancaria en un cajero automático.

Después de indicar la contraseña o el PIN, finalmente llegamos al Escritorio de Windows 10.

El Escritorio es el lugar en el que vamos a trabajar cotidianamente. Aquí es donde ejecutamos
programas, abrimos archivos, buscamos objetos, etcétera. De manera análoga a un escritorio de
trabajo real, debemos sentirnos a gusto con lo que vemos en pantalla. Es decir, debemos saber
dónde están las cosas y para qué sirven.
Con el tiempo, este escritorio estará tan ordenado o desordenado como nuestro escritorio real.
Será un reflejo digital de nosotros mismos de alguna manera pues lo iremos personalizando.
Primero, tal vez, con una imagen propia, luego con alguna combinación de colores que nos guste.
Probablemente ahí dejemos un archivo con el que tengamos que trabajar varios días o una
carpeta con documentos importantes. Hay quien deja ahí toda clase de archivos sin ningún orden
junto con los iconos de muchos programas y el escritorio termina siendo un desastre. Por ello,
para evitarlo, es importante conocer el escritorio de nuestro sistema operativo y en ese sentido, lo
primero que debemos decir es que podemos despejarlo de ventanas rápidamente con la
combinación de teclas Windows+D.

Veamos entonces los elementos del Escritorio de Windows 10

1.1. Los Iconos del Escritorio

Ya hemos visto anteriormente una pequeña definición, lo explicamos un poco más o mejor
dicho, lo repasamos, los iconos se activan haciendo doble clic con el ratón o con el dedo
en pantallas táctiles. Pueden ser de tres tipos: Programas, carpetas que contienen archivos,
o bien, archivos que, al ser pulsados, abren el programa con el que fueron creados y con la
información que contienen. También tenemos otro tipo de iconos que se llaman Accesos
directos. Sin embargo, estos accesos directos finalmente apuntan también a programas,
carpetas o archivos.

Mención especial dentro de los iconos del escritorio para la papelera de reciclaje.

La Papelera de Reciclaje

La papelera no es más que una carpeta donde se almacena los documentos, carpetas
o accesos directos que eliminamos, de forma que podamos recuperar algún elemento
borrado por equivocación. Por tanto, es un paso intermedio antes del borrado definitivo.
Si tratamos de recuperar un elemento eliminado que se encuentre en la papelera de
reciclaje por defecto volverá a su ubicación original. Es decir, si eliminamos un archivo
situado en la carpeta Documentos cuando lo restauremos lo volverá a guardar en esa
carpeta.

La papelera mantendrá los documentos eliminados de forma permanente, a menos que

la vaciemos o borremos alguno de los elementos que contiene de forma manual. Si
borramos el contenido de la papelera ya no podremos recuperarlo (a no ser que
acudamos a programas especializados de recuperación como Recuva, los cuales no
funcionan nen muchos casos), así que debemos tener cuidado y observar bien qué
contiene antes de vaciarla.

El icono de la papelera es descriptivo. Si no contiene elementos eliminados, el dibujo es

una papelera vacía, si en cambio contiene algún elemento, se mostrará con papeles en su
interior.

Recuperar un Fichero Borrado

Para recuperar un fichero de la papelera, sólo tenemos que abrir la papelera, haciendo
doble clic en su icono, con lo que se abrirá la ventana con el contenido de la papelera.

Arrastrando el archivo que queramos Recuperar y Soltándolo sobre el Escritorio, el

archivo quedará restaurado.

También podemos restaurarlo situándonos sobre el fichero, haciendo clic sobre él y

pulsando la opción Restaurar los Elementos Seleccionados.
Vaciar el Contenido de la Papelera

 Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de la papelera.

 Pulsamos la opción Vaciar la Papelera.

 Nos preguntará si estamos seguros, tendremos que tener muy en cuenta

antes de contestar que cuando borremos los archivos de la papelera ya No los
Podremos Recuperar.

Al responder afirmativamente, quedará vacío el contenido de la papelera.

También podemos vaciar la papelera mediante el botón Vaciar Papelera de Reciclaje

que encontrarás en la ventana de la papelera.

Es posible que queramos borrar un archivo definitivamente desde el principio sin

pasar por la papelera de reciclaje. En ese caso sería una pérdida de tiempo enviarlo
a la papelera para luego ir a buscarlo allí y borrarlo definitivamente. Para borrar un
archivo permanentemente sin pasar por la papelera de reciclaje simplemente
debemos pulsar la tecla Mayúsculas (Shift) mientras estamos pulsando la opción
Eliminar o la tecla SUPR.

Esta solución sirve para borrar permanentemente esa única vez, pero también
podemos configurar la papelera de reciclaje para que los archivos y carpetas que
borramos nunca pasen por la papelera. A través de las propiedades de la papelera.

Existen otros programas, como el liberador de espacio en el disco, que pueden vaciar
la papelera.
Personalización de los Iconos de Escritorio

Desde el apartado Temas es posible personalizar otras características visuales, como son
los iconos del sistema que aparecen en el escritorio, y el cursor del ratón.

Accede a Configuración, entra en Personalización, y elige Temas. Pero ahora ve a

Configuración de Icono de Escritorio:

Aquí puedes elegir qué iconos quieres que aparezcan en el escritorio. La Papelera es
indispensable, pero también puedes incluir otros muy útiles como Este Equipo, que
muestra todas las unidades de disco, o el Panel de Control. Además, si seleccionas un
icono y luego pulsas en Cambiar Icono, puedes cambiar su aspecto.
1.2. La Caja de Búsqueda de la Barra de Tareas

En Windows 10 la característica de búsqueda ha sido rediseñada para hacerla más simple de

usar y, al mismo tiempo, más potente. Ahora la caja de búsqueda se encuentra de modo
permanente junto al botón de Inicio. Ahí podemos escribir una palabra o frase y ésta se
buscará por partida doble: como elemento en nuestro ordenador o como búsqueda en
Internet.

Si lo que estamos buscando es un archivo, entonces podemos hacer clic en él para abrirlo con
el programa correspondiente. Sin embargo, en muchas ocasiones deseamos localizar un
archivo no precisamente para abrirlo y editarlo, sino, para, por ejemplo, copiarlo a otra
ubicación, una unidad externa, etcétera, por lo que será preferible abrir la carpeta donde el
archivo se encuentra ubicado. Para ello pulsamos el botón derecho del ratón y utilizamos
el menú emergente Abrir ubicación de archivo. En pantallas táctiles esa opción se abre
manteniendo pulsada la pantalla sobre el archivo un par de segundos.
1.3. Botón Vista de Tareas

Al pulsarlo, muestra en pantalla una vista en miniatura de todas las ventanas abiertas en el
escritorio, por lo que se convierte, en primer lugar, en un método alternativo para ir de una
aplicación a otra.

Pero su función no se limita a ofrecernos un método que ya teníamos disponible con los
propios iconos de la barra de tareas. Si observamos con cuidado la imagen anterior,
veremos que, en la esquina inferior derecha del escritorio, sobre la fecha y la hora, tenemos
un signo Más y la etiqueta Nuevo escritorio. Ahora con Windows 10 podemos tener varios
escritorios virtuales, cada uno con sus propias ventanas abiertas, que se generarán con este
botón.

Una vez generado un nuevo escritorio, éstos se numerarán. Como puede verse en la imagen, el
Escritorio 2 está vacío, no contiene ningún programa activo, al igual que el escritorio 3. Su
apariencia en ese sentido es exactamente igual a la que hemos visto en esta unidad. Ahí
podremos abrir otros programas, o incluso los mismos, pero haciendo tareas diferentes. Se
trata entonces de un nuevo estilo de trabajo que le permite mantenerse organizados a
aquellos que abren muchas ventanas en su escritorio. Para cerrar un escritorio virtual abierto
usamos el botón de aspa que se encuentra en la miniatura de la propia vista de tareas.

1.4. Iconos de Acceso Rápido. (También llamado Barra de Tareas de Inicio Rápido)

Esta área, por supuesto, también es personalizable. De modo predeterminado contiene tres
iconos: El del nuevo navegador de Internet, llamado Edge, otro que sirve para abrir el
Explorador de archivos y otro más que nos lleva a la tienda de aplicaciones de Microsoft.
 En la imagen nosotros ya tenemos personalizados unos iconos más, para ilustrar que podemos
añadir los iconos de los programas que deseemos, así tendremos un acceso inmediato a
ellos.

Después tenemos un área libre en la barra. En sentido estricto es el área de tareas. Cada
aplicación (o programa, es lo mismo) que tengamos en ejecución se verá representado
con un icono en esa área, lo cual nos permitirá administrar de diversos modos las ventanas
abiertas en nuestro escritorio. En la primera imagen tenemos los iconos de acceso rápido
que ya mostramos y luego el área libre del área de tareas (en negro). En la imagen inferior
puede verse cómo en esa área aparecen los iconos de los programas abiertos, tres en este
caso que resaltamos con un recuadro rojo.

La Zona de Programas contiene, normalmente, los botones de las ventanas que tenemos
abiertas. Windows 10 agrupa por programas. Es decir, que, si tenemos cinco ventanas de
cómo es el caso del explorador (en la imagen superior) abiertas, sólo veremos un botón
(aunque esto como casi todo… también es configurable).

1.5. Iconos del Sistema y Notificaciones. (También Llamado Área de Notificaciones)

A la derecha de la barra de tareas tenemos una serie de pequeños iconos que,

generalmente, representan elementos del funcionamiento del sistema. Estos iconos
también pueden variar en función del ordenador y/o de los programas instalados

Destacamos los Iconos que Pertenecen al Sistema

Un icono que representa la conexión de red utilizada. En este caso, usamos una conexión
de cable Ethernet.

Una bocina y sirve para establecer el volumen.

Por último, a la derecha del todos, se trata de una nueva área o panel de notificaciones
llamado Centro de Actividades que es un mundo aparte donde Al pulsarlo, tenemos toda
una barra o panel en la interfaz.
 Si no hay notificaciones nuevas, nos lo dirá, además abajo tendremos opciones de
configuración varias como activar el modo tableta, conectarnos a dispositivos de audio o
proyección inalámbricas, configuración de red, acceso al panel de configuración general
(que vendría a ser el sustituto del antiguo panel de control, que sigue coexistiendo pero
que con cada actualización de Windows 10 cobra menos importancia), podremos activar la
ubicación, desactivar las notificaciones, activar la opción de Luz nocturna para no dañar la
vista (esto último se ha añadido en las últimas actualizaciones y quizás en algunos
Windows 10 no aparezca), acceso a la configuración de una red privada y por último
configurar el uso de un proyector.

La Fecha y la Hora del Reloj del Ordenador

En la parte derecha, dentro del área de notificación encontrábamos un reloj. A este

reloj lo denominamos Fecha de Sistema. Vamos a verlo con un poco más detalle, ya que
es un elemento importante de nuestro sistema.

Más allá de ser un simple reloj informativo, la fecha de sistema es la referencia temporal
que tiene nuestro equipo. Cuando creamos documentos, por ejemplo, el ordenador
guarda en qué fecha fueron creados o modificados por última vez, por ello es
importante tenerla correctamente configurada.

De esta forma podremos saber cuándo modificamos por última vez un archivo o cuál es el
más reciente, ordenarlos por fecha, etc.

Aparte de reflejarse la fecha y la hora en la barra de tareas, podemos situar el cursor sobre
la hora y esperar unos segundos para que aparezca la fecha completa, incluyendo el día de
la semana.
También puedes consultar y modificar las propiedades del reloj al hacer clic con el botón
derecho sobre la hora de la barra de tareas y luego en Ajustar fecha y hora....

Puedes cambiar el Meridiano por el cual nos guiamos desde el cuadro de diálogo Fecha y
hora, si deseamos cambiar la hora manualmente deberemos desactivar la opción de
“Ajustar hora automáticamente” y pulsar en “Cambiar”:

Si disponemos de una conexión a Internet, la hora se sincroniza con un servidor

especializado cada cierto tiempo.
1.6. La Barra de Tareas

De manera predeterminada (ya que podemos moverla a cualquier lado de la pantalla como
veremos), es en la parte inferior tenemos una barra que contiene diversos elementos que
acabamos de explicar. Hacemos un pequeño repaso, en la parte izquierda, el botón del
menú Inicio. Luego, a su derecha, tenemos la caja de búsqueda que es una de las
novedades de Windows 10. A la derecha de la caja de búsqueda, tenemos otro elemento
novedoso: el botón Vista de tareas, el cual, dependiendo de nuestra dinámica de trabajo,
puede llegar a ser muy útil. También tenemos los iconos de acceso rápido, los iconos del
sistema y el centro de actividades.

La barra de tareas de Windows puede ser personalizada a nuestras necesidades: la podemos

mover, cambiar de tamaño, esconderla e inclusive agregarla barras de herramientas.

Personalización de La Barra de Tareas

Mover la Barra de Tareas

Por defecto, la barra de tareas reside en la parte baja de su pantalla. Podremos

mover la barra de a cualquier lado de la pantalla o inclusive a otra pantalla (si usa más
de un monitor). Para mover la barra de tareas siga estos pasos:

Haz clic con el botón secundario del ratón y asegúrate que no esté seleccionado
Bloquear la Barra de Tareas.

Arrastra la barra de tareas hacia donde usted la quiera.

 Cambiar el Tamaño de la Barra de Tareas

Por omisión, la barra de tareas tiene el ancho de una “fila”. Puedes ajustar el tamaño de la
barra de tareas al tamaño que quieras (hasta el ancho de la mitad de la pantalla) Para
cambiar el tamaño de la barra de tareas:

Haga clic con el botón secundario del ratón y asegúrate que no esté marcado Bloquear
Barra de Tareas.

Coloca el cursor en el borde exterior de la barra de tareas hasta que se convierta en

una flecha de dos puntas.

Arrastre el borde para cambiar el tamaño de la barra.

Ocultar la Barra de Tareas

Podrás notar que algunas veces la barra de tareas interfiere con algunos programas o
al trabajar en el escritorio. Puede ocultar la barra de tareas cuando no la necesite
siguiendo estos pasos:

Haz clic en el botón derecho y pulse en configuración de la barra de tareas.

Seleccione Ocultar Automáticamente la Barra de Tareas en el modo escritorio y haz clic

en Aceptar.

Para Acceder a la Barra de Tareas, simplemente mueva el cursor al lugar de la pantalla

donde está localizada la barra y aparecerá.

1.7. Fondos de Pantalla y Temas

Windows 10 es, desde un punto de vista estético, el sistema operativo más elegante de
Microsoft. Es una cuestión de gustos, claro, pero crítica y usuarios coinciden en que su
diseño minimalista, limpio y claro, casi espartano, es muy agradable a la vista, y muy cómodo
de usar.
Desde la ventana Personalización podremos cambiar el aspecto del escritorio y las ventanas.
La forma más rápida de acceder a ella es haciendo clic con el botón derecho del ratón en
una zona libre del Escritorio, y elegir la opción Personalizar en el menú contextual. O
también, podemos acceder desde el botón de inicio y acceder a la configuración >
Personalización. La otra opción que tenemos es acceder desde la barra de tareas en la
parte derecha que encontramos justo al lado del reloj, pulsando en Todas las
Configuraciones > Personalización.

En la ventana vemos todo lo que podemos personalizar:

Fondos de Pantalla

Es posible alterar varias cosas. El menú emergente Fondo de la derecha cambia las
opciones.

En Imagen, puedes seleccionar el fondo o tapiz que se muestra en el escritorio. Es posible

seleccionar cualquier foto del disco duro y llenar la pantalla estirando la imagen o
formando un mosaico, gracias al apartado Elegir un ajuste.

Los Temas

Si prefieres cambiar de golpe toda la apariencia de Windows 10 y conjuntar los diferentes

elementos, lo más práctico es cambiar el tema.

Accede a Configuración, entra en Personalización, elige Temas y luego Configuración de

Temas. Aquí puedes optar entre diferentes temas preinstalados: Windows, Windows 10,
flores, etc. Hay algunos llamados de contraste alto que son muy útiles cuando trabajas
con poca luz o tienes problemas de visión:
 Si necesitas más temas, pulsa en el enlace Obtener más temas en línea. Te llevará a una
web en donde podrás descargas docenas de temas de todo tipo: animales, arte, edificios,
películas, etc.

Otros Elementos Personalizables del Escritorio a Tener en Cuenta

Puntero del Ratón

Desde el apartado Temas también puedes acceder a Configuración del puntero del
mouse. Aquí cambias los diseños del cursor del ratón:

Selecciona un Esquema para cambiar todos los diseños y luego puedes cambiar la
forma y tamaño de cada uno de los diferentes cursores en la sección Personalizar. Pulsa
en uno y toca en Examinar.

La Pantalla de Bloqueo

Cuando enciendes el ordenador aparece una pantalla de bienvenida que, en la

mayoría de los casos, te pedirá el PIN o la contraseña para acceder a Windows 10.
Es lo que se conoce como Pantalla de Bloqueo. También aparece cuando dejas el PC
en suspensión o estás mucho tiempo sin hacer nada.
 En Configuración entra en Personalización y luego en Pantalla de Bloqueo.

Elige una imagen para decorar la pantalla de bloqueo. Aunque lo más interesante
está en la zona inferior. Aquí puedes elegir las apps que se mostrarán en la
pantalla de bloqueo, con la información actualizada. Por ejemplo, si seleccionas
Calendario, mostrará tu agenda del día. Otras apps que puedes incluir en la
pantalla de bienvenida son los últimos correos, la alarma, y la previsión del tiempo,
entre otras.

El Protector de pantalla

Sin salir de Configuración/ Personalización/ Pantalla de Bloqueo, en la zona inferior

verás una opción llamada Configuración de protector de pantalla. Úsala para poner
en marcha o cambiar de aspecto del protector de pantalla de Windows 10. Se trata
de una animación que aparece cuando una imagen fija permanece mucho tiempo en
la pantalla, para evitar daños.
4. EL MENU INICIO Y CORTANA

1. El Menú de Inicio

Una de las novedades más destacadas de Windows 10 es el rediseño de su menú Inicio, el cual
intenta aprovechar lo mejor que había tanto en la versión 7 como en la versión 8.

Se conforma de dos secciones muy claras: La lista de programas y tareas a la izquierda y una
vista de "Tiles", baldosas o Azulejos a la derecha.

Dependiendo del programa, podemos obtener la leyenda Recientes, Frecuentes, Tareas o Más
visitados (en el caso de los navegadores). Esta característica se denomina Jump list y fue
incorporada a Windows por primera vez en la versión 7. El sistema detecta automáticamente
documentos o acciones que cree que pueden sernos de utilidad y nos las ofrece. De esta forma,
no hace falta abrir el programa y luego buscar el documento que hemos cerrado hace 5 minutos,
sino que desde la lista que nos muestra el icono > podemos seleccionar directamente este
archivo y abrirlo inmediatamente.

Los elementos de estas jump list también son susceptibles de anclarse, es decir, indicar que
este documento permanezca siempre en la lista propuesta para este programa. Podemos hacer
esto de dos formas: mediante la chincheta que aparece al situarse sobre el archivo Jump Lists
Frecuentes o con el botón derecho sobre el nombre del documento para que aparezca el menú y
con él la opción Anclar a esta lista.
Como puede verse, hay una barra lateral que podemos desplazar para recorrer la lista de
aplicaciones y seleccionar la deseada. Sin embargo, cuando el número de aplicaciones o
programas instalados es muy alto, llegar a uno en específico a través de la lista puede ser
una labor tediosa. Por ello, hay un pequeño atajo en esta lista. Si hacemos clic en cualquier letra
de las que dividen los programas, obtendremos un alfabeto. Ahí podemos pulsar a su vez
cualquier letra y nos llevará a los programas que comienzan con la misma. De este modo,
conociendo el nombre del programa deseado, podremos llegar rápidamente a él. Obviamente,
las letras que aparecen desvanecidas no tienen ninguna aplicación cuyo nombre inicie con ella

De este modo, si pulsamos una letra, en nuestro caso la “jota” el resultado serán los programas
instalados que comienzan por dicha letra.
También debemos notar que en muchos casos las aplicaciones se organizan por carpetas. Esos
elementos de menú presentan un símbolo que apunta hacia abajo, como en este caso:

Al pulsar sobre el título veremos la lista de aplicaciones a las que podremos acceder con
un nuevo clic. De este modo se reducen los ítems del menú Inicio y muchas aplicaciones quedan
agrupadas lógicamente, como en el caso del menú Accesibilidad de Windows que podemos ver
en la siguiente imagen.

Vayamos ahora a la parte derecha de nuestro menú Inicio. Decíamos que es la parte de la
interfaz UI (también conocida como Metro) de Windows 8. Consiste en un grupo de grandes
recuadros que pueden representar programas o archivos y que fue diseñada
fundamentalmente para ser usada en dispositivos táctiles. En las opciones de configuración de
Windows también se les denomina como iconos, por lo que en el curso les llamaremos
indistintamente iconos, "tiles" o recuadros, según nos convenga en el contexto del tema.
A algunos de esos iconos se les denomina también como dinámicos, ya que presentan
información que se va actualizando a través de Internet. Dos ejemplos clásicos y muy simples de
entender son los de Noticias (que abre una ventana con acceso a notas de medios locales según
nuestro país y región) y el del Clima, por supuesto.

A Windows 10 se le han añadido una buena cantidad de servicios en línea e información

dinámica muy útil: Clima, Noticias, Mapas, almacenamiento en la nube, búsquedas,
integración de correo, etcétera. Muchos de estos programas novedosos se encuentran en
esta sección del menú Inicio y abren ventanas como la del Clima. A su vez, cada uno de
estos iconos podemos reorganizarlos (cambiarlos de lugar), cambiar su tamaño, eliminarlos de
este menú o añadir a él otros programas. Veamos estas características.

Para mover un recuadro, basta con mantenerlo pulsado y desplazar su posición.

Al hacer clic en el botón derecho (o mantener la pulsación en pantallas táctiles), obtenemos un

menú que nos permite modificar su tamaño, eliminarlos del menú Inicio (Desanclar de Inicio),
desactivar su actualización dinámica y anclarlos a la barra de tareas.

Si lo deseas, puedes añadir a este menú todos los programas que desees. Para ello podemos
usar a su vez el menú contextual (del botón derecho) en cualquier ítem de menú del lado
izquierdo y usar la opción Anclar a Inicio, se creará una nueva baldosa del programa.

También, simplemente, podemos arrastrarlos de la lista de todos los programas a la

sección del menú Inicio, el resultado es exactamente igual. Si el área del menú
Inicio no es suficiente para mostrar todos los iconos, aun cuando éstos sean
pequeños, entonces podemos arrastrar el borde del menú y modificar su tamaño.

Por otra parte, en la sección inferior del menú podemos encontrar las opciones que
listamos, aunque pueden variar ya no a través de la personalización (que también)
también dependiendo de la versión de Windows 10 que tengamos.
 La opción Configuración (Tuerca) abre una ventana con todas las opciones para modificar y
administrar la configuración de nuestro equipo.

La lista de opciones que podemos modificar a partir de este elemento del menú Inicio es muy
extensa ya hemos hablado de ella a lo largo de este tema, pero recomendamos ir probando
opciones y así profundizar más.

Inicio/apagado sirve, precisamente, para apagar el equipo, pero también para reiniciarlo o
poner el equipo en suspensión (bajo consumo de energía sin perder la sesión).

2. Cortana

Cortana, asistente personal por voz. Microsoft ha decidido incorporar su propio asistente
personal de voz para hacerle competencia a Siri de Apple y a Google Now.

A este asistente no sólo puedes hacerle cualquier consulta que desees, también puedes
ordenarle algunas acciones en el ordenador o usarlo como herramienta para recordar citas y
tareas. Además, es el lugar donde realizamos búsquedas de archivos y contenidos de Internet,
como veremos en su momento. También cuenta chistes, pero sinceramente: no son muy buenos.

Cuanto más uses Cortana, más personalizada será tu experiencia.

Para empezar, escribe una pregunta en el cuadro de búsqueda o selecciona el micrófono y

habla con Cortana. (El escribir sirve para todos los tipos de PC, pero se necesita un micrófono
para hablar).

Si no estás seguro de qué decir, verás sugerencias en la pantalla de bloqueo y en Inicio de

Cortana, cuando selecciones el cuadro de búsqueda de la barra de tareas.

Estas son algunas de las cosas que Cortana puede hacer por ti:

 Facilitarte recordatorios relacionados con momentos, lugares o personas.

 Realizar el seguimiento de paquetes, equipos, intereses y vuelos.

 Enviar correos electrónicos y mensajes de texto.

 Administrar el calendario y mantenerte al día.

 Crear y administrar listas.

 Charlar y jugar a juegos.

 Encontrar hechos, archivos, lugares e información.

 Abrir cualquier aplicación del sistema.

2.1. Acceso a la Configuración de Cortana en Windows 10. (Últimas Versiones)

Para acceder a realizar los ajustes de Cortana vamos al menú "Inicio" y allí pulsamos
sobre la opción "Configuración". Será posible ver que Microsoft ha destinado un
espacio exclusivo a Cortana:

Al acceder allí veremos que Cortana esta divida en cuatro secciones:

Hablar con Cortana

En esta sección se incluye todas las opciones básicas, como "Hola Cortana", la
capacidad de habilitar al asistente sobre la pantalla de bloqueo y cambiar la
configuración del idioma.

Permisos e Historial

Mediante esta opción será posible establecer los niveles de filtro de búsqueda,
omitir el contenido de la nube en las búsquedas, controlar la configuración del
historial, e incluso contamos con la opción de decidir si Cortana puede acceder
a nuestra ubicación y otra información para mejorar la experiencia.
 Notificaciones

En esta sección se incluyen las opciones para controlar las

notificaciones de sincronización.

Mas Detalles

En la opción "Más detalles" será posible ver detalles de privacidad tanto de

Cortana como de Microsoft.

2.2. Cómo Habilitar el Acceso al Micrófono en Cortana

Mediante esta opción podremos realizar ajustes en caso de que Cortana presente
problemas para oírnos, o si simplemente estamos configurando el asistente por
primera vez en nuestro equipo.

Para realizar esta configuración debemos ir al menú:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Hablar con Cortana.

Allí pulsaremos en la línea "Comprobar el micrófono" ubicada en la sección

"Micrófono":

Será desplegado el siguiente asistente. Allí seleccionamos la opción más adecuada y

seguiremos los pasos del asistente.
2.3. Cómo Habilitar la Función Manos Libres 'Hola Cortana

Aunque es posible usar Cortana con nuestro teclado y mouse, o touch, también será
posible usar el asistente de manos libres con comandos de voz.

Si deseamos usar los comandos de voz con manos libres, debemos ir a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Hablar con Cortana".

Allí debemos activar la casilla "Permitir a Cortana" responder cuando digas “Hola
Cortana”:

Después de habilitar esta función, se activarán dos opciones adicionales que son
"Mantener mi dispositivo hibernando" cuando está cargándose, para que pueda decir
siempre "Hola Cortana" salvo que lo apague yo y otra opción que le permite
seleccionar si deseamos que Cortana responda a cualquiera que diga "Hola Cortana"
o que entrene al asistente para que responda solo a usted.

A partir de la actualización de Windows 10 Fall Creators también es posible apagar,

reiniciar, bloquear y cerrar sesión en su dispositivo con los siguientes comandos de voz:

 Hola, Cortana: Reinicia el equipo.

 Hola, Cortana: Apaga el equipo.
 Hola, Cortana: Cierra la sesión actual.
 Hola, Cortana: Bloquear el equipo.

Al usar alguno de estos comandos se requerirá una confirmación de comando de voz

"Si" para completar el proceso.

Además, debemos tener en cuenta que esta característica afectará la duración de la

batería del dispositivo, que es una de las razones por las que está desactivada de
manera predeterminada.
2.4. Cómo Habilitar el Atajo de Teclado del Modo de Escucha en Cortana

Otra de las opciones disponibles en Cortana es abrir el asistente digital en el modo de

escucha manualmente a través de un atajo de teclado. Sin embargo, debemos habilitar
esta característica en la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Hablar con Cortana.

En la ventana desplegada activaremos la casilla "Permitir que Cortana escuche más

comandos".

2.5. Cómo Habilitar Cortana en la Pantalla de Bloqueo

Es posible usar el asistente digital de Cortana incluso si nuestro equipo está

bloqueado para preguntar por el clima, reproducir música, crear recordatorios y más
sin tener que acceder al equipo de nuevo.

Cortana en la pantalla de bloqueo debe activarse de manera predeterminada, pero

podremos verificar o deshabilitar la característica en la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Hablar con Cortana.

Las tareas que Cortana puede ejecutar en la pantalla de bloqueo son limitadas por
razones de seguridad, pero siempre podremos verificar que Let Cortana acceda a
nuestro calendario, correo electrónico, mensajes y datos de Power BI cuando el
dispositivo está bloqueado.
2.6. Modificar el Lenguaje por Defecto de Cortana

Dentro de los parámetros de configuración de Cortana, tenemos la opción de

seleccionar un idioma de región específico.

Y en la sección Idioma de Cortana podemos desplegar la lista desplegable para

seleccionar el idioma deseado:

2.7. Modificar los Filtros de Búsqueda de Cortana

Esta es una de las mejores características de Cortana, la cual es la capacidad de ofrecer

resultados de búsqueda instantáneos sin tener que abrir el navegador web. Sin
embargo, a veces los resultados pueden mostrar contenido que no es adecuado o
deseado para algún tipo de usuario, razón por la cual Cortana también ofrece filtros de
búsqueda.

Si la opción de búsqueda predeterminada no es la deseada, será posible cambiar esta

opción ingresando a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Permisos e Historial.

Allí vamos a la sección Búsqueda segura y podremos definir alguno de los tipos de filtro
disponibles según sea el caso, (Estricto. Moderado o Desactivado):
2.8. Cómo Mostrar o No Contenido de la Nube dentro de los Resultados de Cortana

Desde Windows 10 Fall Creators, ahora será posible evitar que Cortana muestre el
contenido de la nube en los resultados de búsqueda.

Para ello vamos a la ruta "Inicio" / "Configuración" / "Cortana" / "Permisos e historial"

y en la sección "Búsqueda en la nube" podremos activar o no el interruptor
"Búsqueda en la nube de Windows" el cual permite desplegar los resultados de
plataformas de nube como OneDrive:

2.9. Limpiar el Historial de Uso de Cortana en Windows 10

Por defecto, Cortana recopila las búsquedas que realizamos en aplicaciones,

configuraciones y otro historial de dispositivos en los cuales se inicia sesión con la
cuenta de Microsoft. Si deseamos evitar que el asistente acceda a estos datos,
podremos desactivar fácilmente la función e incluso borrar el historial en el dispositivo.

Para esto vamos a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Permisos e Historial.

Pulsamos en el botón "Borra mi historial de dispositivos" ubicado en la sección "Mi

historial de dispositivos".
2.10. Cómo Eliminar Información Personal en Cortana

Cortana depende de nuestra información en la nube, como mensajes, aplicaciones y

otras fuentes para mejorar la experiencia, pero es posible eliminar todo lo que el
asistente haya aprendido sobre nuestras costumbres para comenzar de nuevo o
abandonar el servicio.

Si deseamos borrar esta información vamos a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Permisos e Historial.

Allí pulsaremos en la línea "Cambiar lo que Cortana conoce acerca de ti en la nube" y

será desplegado lo siguiente: Allí pulsamos en el botón "Borrar" para remover esta
información.
2.11. Cómo Administrar Permisos en Cortana

Cortana ha sido diseñado para acceder a cierta información, como la ubicación, los
contactos, los correos electrónicos, el calendario y el historial de navegación para
realizar una amplia variedad de tareas, como buscar indicaciones, realizar un
seguimiento de paquetes y sugerencias personalizadas. Sin embargo, es posible
personalizar la experiencia para administrar lo que Cortana puede ver y usar en
Windows 10.

Para ello vamos a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Permisos e Historial.

Y allí pulsamos en la línea "Administrar la información a la que Cortana puede tener

acceso desde este dispositivo":

Será desplegada la siguiente ventana: Allí podremos activar o desactivar el interruptor

de la función que deseamos que Cortana vea y use, incluyendo:

Ubicación

La ubicación actual y el historial de ubicaciones permiten a Cortana recordar

lugares, encontrar direcciones y emitir alertas sobre lugares cercanos.

Contactos, Correo Electrónico, Calendario e Historial de Comunicaciones

Cortana al acceder a estos datos, tiene la capacidad de sugerir recordatorios,

rastrear paquetes y vuelos, y muchas acciones más.

Historial de Exploración

Esta opción permite que el asistente brinde sugerencias personalizadas y retome

dónde lo dejó en los sitios web de Microsoft Edge.
2.12. Cómo Administrar Servicios de la Nube en Cortana

Cortana tiene la capacidad de ayudarnos con tareas de muchos servicios en la nube

diferentes como Skype, Uber, Xbox Live, LinkedIn, Office 365, pero debemos conectar
esos servicios de forma manual.

Para agregar o eliminar servicios en la nube en Cortana vamos a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Permisos e Historial.

Y allí pulsamos en la línea "Administrar la información a la que Cortana puede tener

acceso desde otros servicios".

Se desplegará el siguiente asistente donde pulsaremos la opción "Agregar un servicio":

 Al pulsar en dicha opción podemos ingresar el servicio de nube que deseamos
vincular: Una vez seleccionado ingresaremos nuestras credenciales y seguimos los
pasos del asistente.

2.13. Controlar las Notificaciones de Cortana

En caso de contar con la aplicación Cortana instalada en nuestro iPhone o Android, será
posible permitirle al asistente que nos avise cuando la batería está bajando, perdió
una llamada, envió un mensaje de texto o hay una nueva notificación de la aplicación.

Para esto vamos a la ruta:

 Inicio.
 Configuración.
 Cortana.
 Notificaciones.

Y en la ventana desplegada activaremos el interruptor "Enviar notificaciones entre

dispositivos":
2.14. Modificar la Presencia de Cortana en la Barra de Tareas

Siempre será posible modificar la presencia de Cortana en la barra de tareas. Para

ellos debes abrir Cortana haciendo clic en el cuadro de búsqueda al lado del menú
de Inicio. Sin embargo, si deseamos optimizar el espacio en la barra de tareas en
nuestro equipo, o simplemente no desea que el cuadro de búsqueda sea visible,
contamos con algunas opciones disponibles a través de la configuración de la barra de
tareas.

Para esto daremos clic derecho en la barra de tareas y en las opciones desplegadas
seleccionamos "Cortana" y veremos lo siguiente:

Allí tenemos las siguientes opciones: Oculto

Esta opción elimina Cortana de la barra de tareas, pero siempre será

posible abrir el menú Inicio y comenzar a escribir para abrir la aplicación.

Mostrar Icono de Cortana

Al seleccionar esta opción quitaremos el cuadro de búsqueda, pero igual

podremos hacer clic en el botón Cortana para comenzar una búsqueda.

Mostrar cuadro de búsqueda

Es el valor por defecto y coloca el cuadro de búsqueda en la barra de tareas para

acceder rápidamente a Cortana.

2.15. Mejorar el Reconocimiento de Voz de Cortana

También podrás mejorar el reconocimiento de voz de Cortana. La configuración de

reconocimiento de voz predeterminada de Cortana tiene la posibilidad de adaptarse
a la mayoría de las personas, pero si el idioma configurado en el dispositivo no es
nuestro idioma nativo, el asistente puede encontrarlo algo confuso.
Para realizar este ajuste vamos al menú "Inicio" / "Configuración". Allí seleccionamos la
opción "Hora e idioma. En la ventana desplegada vamos a la sección "Voz" donde
activaremos la casilla "Reconozca acentos no nativos en este idioma":

Hemos visto las diversas alternativas que nos ofrece Cortana para aumentar su
productividad y permitirnos sacar al máximo su potencial.
TEMA
22: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

El explorador de Windows. Gestión de

carpetas y archivos Operaciones de
búsqueda.
Mi Pc.
Accesorios.
Herramientas del sistema.
INDICE:

I. EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS ..................................................................................................... 3

II. GESTIÓN DE CARPETAS Y ARCHIVOS ....................................................................................... 13
2.1. Organizar y Ordenar Archivos y Carpetas ............................................................ 13
2.2. Seleccionar Archivos y Carpetas .......................................................................... 14
2.3. Crear Carpetas ..................................................................................................... 15
2.4. Eliminar Archivos y Carpetas................................................................................ 16
2.5. Copiar y Mover Archivos y Carpetas .................................................................... 17
2.6. Cambiar el Nombre a un Archivo o Carpeta ........................................................ 19
2.7. La Papelera de Reciclaje....................................................................................... 20
III. OPERACIONES DE BÚSQUEDA ................................................................................................. 23
3.1. Buscar en el Explorador de Windows ...................................................................... 23
3.2. Modificar Opciones de Búsqueda ........................................................................ 24
IV. ESTE EQUIPO Y ACCESO RÁPIDO ............................................................................................. 27
V. ACCESORIOS .......................................................................................................................... 29
1. Asistencia Rápida ................................................................................................. 29
2. El Bloc de Notas ................................................................................................... 30
3. Conexión a Escritorio Remoto.............................................................................. 31
4. Fax y Escáner de Windows ....................................................................................... 32
5. Grabación de Acciones de Usuario ...................................................................... 35
6. Herramienta Recortes .......................................................................................... 36
7. Internet Explorer .................................................................................................. 36
8. Mapa de Caracteres ............................................................................................. 36
9. Paint ..................................................................................................................... 37
10. Panel de Entrada Matemática.............................................................................. 37
11. Print 3d ................................................................................................................ 38
12. Reproductor de Windows Media ......................................................................... 38
13. Visor de XPS ......................................................................................................... 38
14. Wordpad .............................................................................................................. 39
VI. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA ................................................................................................ 41
1. EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

El Explorador de Archivos es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella
podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos dispositivos de almacenamiento
que dispongamos, como el disco duro, la unidad de CD, la unidad de DVD, la memoria USB, el
almacenamiento en la nube, etc.

A través del Explorador de archivos podemos ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas, entre
otras funciones.

Puedes abrir el Explorador de varias formas:

 Desde el botón Iniciar, en la sección de elementos fijos del menú, encontrarás la opción
Explorador de archivos.

 También se encuentra anclado en la barra de tareas, con este icono.

 Del mismo modo, podemos acceder al Explorador de archivos si tenemos un icono de

carpeta en el escritorio, o bien, un acceso directo que apunte a alguna carpeta en lo
particular. Ambos casos podemos verlos fácilmente en la siguiente imagen.

 Pulsando las teclas rápidas Windows + E abrirás también una ventana del Explorador de
archivos.

Partes del Explorador de Archivos

 1. Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
2. Cinta de Opciones.
3. Botones de Navegación.
4. Barra de Direcciones.
5. Caja de Búsqueda.
6. Panel de Navegación.
7. Ventana de Archivos.
8. Barra de Estado.

Debemos mencionar que, respecto a la versión 7 de Windows, el Explorador de archivos ha sido

rediseñado de manera importante. Ahora cuenta con un elemento que antes era exclusivo de algunas
aplicaciones como Word o Excel. Ese elemento es la Cinta de Opciones, donde se concentran los
comandos que nos permitirán manejar fácilmente los archivos y programas de nuestro ordenador. Pero
revisemos en orden los elementos del Explorador.

1. La Barra de Herramientas de Acceso Rápido son los botones que se encuentran en la

esquina superior izquierda de las ventanas del Explorador. La idea es que en esa barra se
encuentren los botones de los comandos que más utilicemos. Por ello, podemos modificarla
para dejar ahí los
botones que elijamos. De modo predeterminado presenta dos botones:
Propiedades y Carpeta Nueva.

El pequeño botón con forma de triángulo que apunta hacia abajo es el que nos permite
configurar la barra. Al pulsarlo, se despliega el menú con el que podemos añadir y/o
eliminar botones.

Como podemos ver, con un clic en cada ítem del menú podemos añadir o eliminar cada
elemento, Así, podríamos tener, por ejemplo, una barra que contenga los botones para
Deshacer o Rehacer acciones
sobre archivos y otro botón para eliminarlos. Tendría la
siguiente apariencia.
2. La Cinta de Opciones. La Cinta de opciones contiene todos los comandos que podemos llegar
a utilizar sobre las carpetas, archivos, unidades y otros elementos de nuestro ordenador
organizados en fichas y, dentro de cada una de éstas, en secciones.

Como podemos ver en la imagen anterior, de modo predeterminado tiene tres fichas: Inicio,
Compartir y Vista. A su vez, Inicio tiene 5 secciones: Portapapeles, Organizar, Nuevo, Abrir y
Seleccionar. Si hacemos clic en la ficha Compartir, veremos sus respectivas secciones.

Finalmente, la ficha Vista tiene las siguientes secciones.

Vistas en una Ventana

El contenido de una ventana se puede visualizar de varias maneras. En el menú Ver

están todas las posibilidades:

 En Miniaturas: muestra representaciones en miniatura de los archivos

contenidos en esa carpeta.

 Mosaicos: presenta un icono de carpeta o un icono grande del tipo del

archivo, el nombre del archivo o/y carpeta y hasta dos elementos
adicionales para cada archivo.

 Iconos: Los elementos aparecen como un icono junto con su descripción.

 Lista: Son iconos pequeños, con la descripción al lado y organizados en una

lista.

 Detalles: Muestra una lista de elementos junto con sus características

(nombre, tamaño, tipo y fecha de modificación).
Adicionalmente, la Cinta se transforma en ocasiones en función del archivo o elemento
que tengamos seleccionado. Es decir, si hacemos clic en un archivo de imagen,
aparecerá una ficha nueva (llamada contextual), con opciones adecuadas para trabajar
con el elemento, en nuestro ejemplo, con la imagen. Observa que la ficha nueva
aparece bajo una etiqueta amarilla que, en este caso, se llama Herramientas de imagen.

Si seleccionamos un archivo de aplicación tendremos, consecuentemente, una ficha

contextual nueva con los elementos apropiados para el manejo del archivo bajo una
nueva etiqueta llamada Herramienta de aplicación.

En el caso de seleccionar una unidad de disco, tendremos otra vez una ficha
contextual adecuada.
Es importante mencionar que, si hacemos clic en Este equipo, en el Panel de navegación
(como destacamos en la siguiente imagen), la Cinta de opciones se transforma con
diversas opciones de configuración de nuestro ordenador.

Por otra parte, podemos aumentar el área de la ventana del Explorador para mostrar
archivos, ocultando automáticamente la Cinta de opciones. Para eso sirve el pequeño
botón que está, junto al botón del sistema de ayuda.

De este modo, sólo veremos las fichas de la Cinta. Al pulsarlas, se desplegarán sus
opciones.

Otro elemento de la Cinta que, sin embargo, no es una ficha, es el menú Archivo. Sus
opciones, básicamente, nos sirven para abrir nuevas ventanas del Explorador y darnos
acceso a varias opciones como podemos ver en la siguiente imagen.
3. Los Botones de Navegación permiten ir hacia atrás (a la carpeta de la que venimos), hacia
adelante (que sólo se activa si hemos utilizado el botón atrás) y a la carpeta de nivel superior
(arriba). Es decir, ese botón nos
lleva siempre a la carpeta o unidad contenedora de la
carpeta en la que nos encontremos en ese momento.

El ordenador guarda un historial de las carpetas que vamos

visitando dentro de esa misma ventana para permitirnos
navegar entre ellas. Podemos disponer de este listado en la
pequeña flecha de la derecha. Al pulsarla se despliega y nos
permite elegir una ubicación directamente, sin tener que ir
avanzando o retrocediendo paso a paso.

4. Barra de Direcciones

Esta barra nos indica dónde estamos situados y qué otras carpetas están en el mismo nivel
jerárquico.

Vamos a comprenderlo mejor con la imagen del ejemplo. En la barra de direcciones de

la imagen podemos interpretar lo siguiente:

 Vemos tres niveles de carpetas, tantos como flechitas negras aparecen flecha
pequeña. De izquierda a derecha son Este Equipo, el de Imágenes y el de Imágenes
Guardadas.

 Estamos situados en la carpeta Imágenes Guardadas, porque es la que aparece

más a la derecha. Por lo tanto, la lista de archivos que vemos corresponde al
contenido de esa carpeta. Las carpetas siempre están contenidas dentro de la que
aparece a su izquierda.

Si queremos ir a la carpeta Imágenes bastará hacer clic directamente sobre ella. También
podemos utilizar las flechas.

para ver qué carpetas contiene Imágenes sin movernos de Imágenes Guardadas. Hay
que tener en cuenta dos detalles: que el contenido de la carpeta siempre se ve desde la
flecha situada a la derecha de su nombre y que en el desplegable que aparece al hacer
clic sobre ella no aparecen archivos como documentos de texto o imágenes, simplemente se
muestran sus subcarpetas.
 Si hacemos clic en el pequeño triángulo del final de la barra de direcciones flecha pequeña
se abrirá un desplegable con las últimas carpetas que hemos visitado y haciendo clic sobre
cualquiera de ellas nos desplazaremos a esa ubicación.

El botón Actualizar botón Recargar que se encuentra a la derecha de la dirección sirve

para volver a cargar el contenido de la carpeta actual, aunque la mayoría de las veces se
actualiza de forma automática.

Se puede escribir directamente sobre la barra de direcciones, basta hacer clic sobre ella y
teclear la ruta o dirección de una carpeta, a continuación, hay que pulsar la tecla ENTRAR
o el botón: botón Ir que aparecerá en la
posición donde habitualmente está el botón Recargar . Observa que al hacer clic en la
barra de direcciones el formato de la dirección cambia a la dirección absoluta:
Imágenes\Imágenes guardadas.

Si escribimos directamente una dirección web al pulsar el botón Ir automáticamente se

abrirá el navegador web Microsoft Edge para acceder a esa página.

Al comenzar a escribir en la barra de direcciones se abrirá un desplegable con las direcciones

parecidas a la que estamos escribiendo, si hacemos clic en una de ellas iremos
directamente a esa dirección. Recuerda que también dispones de los botones Atrás a,
Adelante y Superior que acabamos de ver y que suelen ser un método más rápido para
desplazarte por carpetas visitadas recientemente.

5. Cuadro de Búsqueda botones avanzar retroceder. Este cuadro inicia la búsqueda de forma
automática al escribir la primera letra, sin necesidad de pulsar en ningún botón. Busca en
la carpeta en que estamos situados y en todas sus subcarpetas, si es que las tiene. Por
ejemplo, en este caso podríamos buscar cualquier contenido de la carpeta
Imágenes, pero no encontraría información de
la carpeta Música o Documentos.

6. Panel de Navegación

En este panel sólo aparecen unidades y carpetas, no archivos. Las vemos ordenadas
jerárquicamente y distinguimos qué carpeta pertenece a qué otra gracias a una leve
tabulación a la derecha. Es decir, tiene estructura de árbol, con sus ramificaciones. Por
ejemplo, en esta imagen podemos ver las carpetas que se derivan de Este equipo, las cuales, a
su vez, contienen otras carpetas:

Descargas. Documentos
Escritorio.
Imágenes.
Música Videos
Disco Local (C:)
También observamos unas pequeñas flechas junto al nombre de cada carpeta. Estas
flechas permiten, mediante un clic sobre ellas, desplegar o contraer una carpeta, es decir,
mostrar u ocultar sus subcarpetas sin tener que ir abriéndolas.

 Si la flecha es negra y apunta hacia abajo, significa que se están mostrando sus
subcarpetas.

 Si es gris y apunta a la derecha, significa que no se están mostrando sus

subcarpetas.

 Y si no tiene flecha normalmente es porque no tiene subcarpetas. Ojo, puede

contener archivos, pero no otras carpetas. Haciendo clic en los pequeños triángulos
que hay a la izquierda de cada elemento podemos expandir y contraer el árbol.

Este panel es muy útil para ver la estructura de nuestras carpetas, discos duros y unidades de
red. Facilita la organización de documentos. Además, cuando tenemos que recorrer varios
niveles de subcarpetas para llegar a un archivo, es más rápido ir expandiéndolas pulsando en
el triángulo que abrirla y mostrar todo su contenido.

Otra característica interesante de este panel es que en la parte superior del mismo va
haciendo una colección de las carpetas más visitadas, de modo que sea más rápido volver
a ellas. Esta sección se llama, precisamente, Acceso Rápido. Cuando recién comenzamos a
utilizar nuestro sistema, en esa lista vemos carpetas preestablecidas de Windows para los
distintos tipos de archivo.

Si, en cambio, ya tenemos tiempo trabajando en diversos archivos con Windows,

organizándolos en diferentes carpetas, la apariencia de Acceso rápido cambiará para reflejar
nuestro estilo de trabajo.

En el caso de quien escribe esto, la sección de Acceso rápido de su Explorador de archivos se ve

así:
Adicionalmente, debemos mencionar que la ficha Vista de la Cinta de opciones tiene una
sección llamada Paneles, con un botón Panel de navegación desde el cual podemos
desactivar el Panel de Navegación, dejando sólo la lista de archivos en la ventana.

En esta misma sección de la Cinta podemos activar otros dos paneles que no hemos
mencionado: El de Vista previa y el Panel de detalles, que muestra las características del
archivo seleccionado. Cuando activamos un panel, se desactiva el otro, no podemos tener
ambos en pantalla. El Panel de detalles aparece a la derecha en la ventana del Explorador de
archivos.

Al igual que el panel de vista previa:

7. Lista de Archivos

En esta zona aparece la lista de los archivos contenidos en la carpeta en que estamos
situados, es decir, la carpeta que se indica en la Barra de direcciones.

Si hemos efectuado una búsqueda sólo aparecerán los archivos que cumplan las condiciones
de la búsqueda.

La forma y cantidad de información que vemos de cada archivo depende del

Tipo de Vista.

Asimismo, también veremos cómo manejar los archivos que aparecen en esta sección del
Explorador a través de la Cinta de Opciones.

8. La Barra de Estado

Nos muestra información breve acerca de la carpeta seleccionada (como el número de

elementos que contiene) y si tenemos o no elementos seleccionados con un clic y cuál es
su tamaño. A la derecha de la barra de estado, podemos ver un par de botones que sirven
para cambiar rápidamente la visualización de los archivos. Sin embargo, esas operaciones es
más práctico realizarlas con la Cinta de Opciones, que es mucho más completa.
2. GESTIÓN DE CARPETAS Y ARCHIVOS

2.1. Organizar y Ordenar Archivos y Carpetas

Partiremos de que tenemos una carpeta abierta con el Explorador de Windows, desde la
pestaña de Vista accedemos a las opciones pertinentes que hemos visto con detalle en este
mismo tema en el punto anterior.

Al ordenar los archivos o carpetas lo que hacemos es indicar según qué propiedad se ordena
el listado y en qué sentido. Por ejemplo, podríamos ordenar por Nombre, en orden
Ascendente, de esta forma se mostrarían los archivos alfabéticamente de la A a la Z. Las dos
formas de ordenar son:

 Mediante los encabezados de la Lista de Archivos

que podemos ver si estamos visualizando los
archivos en la vista Detalle. Sólo tenemos que
pulsar sobre la propiedad y alternativamente cambia
de ascendente a descendente, por lo que si
acostumbramos a utilizar esta vista nos puede
resultar muy cómodo y rápido ordenar según
diferentes criterios según nos interese.

 Y mediante un menú contextual: Haciendo clic con

el botón derecho del ratón sobre la superficie de la
Lista de Archivos. Seleccionamos Ordenar Por y ya
tendremos disponibles las distintas opciones de
ordenación.

El menú muestra tres zonas o grupos: La primera para elegir la propiedad por la que ordenar,
la segunda para decidir si queremos que sea Ascendente o Descendente y la tercera opción,
Más..., es para modificar las propiedades disponibles para la ordenación.
 También desde el menú contextual nos permite elegir la opción Agrupar Por. Su estructura es
casi idéntica al menú Ordenar Por. Nos puede resultar útil en listados extensos. Esta opción
incluye en la Lista de Archivos un pequeño encabezado que va separando los elementos en
agrupaciones. Por ejemplo, Si agrupáramos por Nombre, tendríamos los archivos en bloques por
letras.

Debemos tener presente que la agrupación prima sobre la ordenación. Esto quiere decir que,
si agrupamos por Nombre y ordenamos por Fecha, tendremos los archivos por grupos
alfabéticos (letra A, letra B, etc.) y dentro de cada grupo sería donde se aplicaría la ordenación
por fecha.

Para quitar la ordenación abriremos de nuevo el menú y elegiremos (Ninguno). Estas opciones
son exclusivas, es decir, que no podremos elegir dos criterios diferentes a la vez. No podremos
pues, ordenar por Nombre y dentro de las que se llamen igual, por tamaño o fecha.

2.2. Seleccionar Archivos y Carpetas

Si quieres seleccionar un único archivo o carpeta sólo has de hacer clic sobre él, de esta forma
las acciones que realices se ejecutarán únicamente sobre ese elemento.

Un archivo se sabe que está seleccionado porque cambia el color de fondo del elemento,
normalmente a azul claro. En este caso nos referimos a archivos o carpetas, pero si nos
fijamos hay muchos elementos que hemos visto seleccionados: botones, menús, menús
contextuales, etc.

Cuando colocamos el cursor encima de un archivo (lo apuntamos)

también cambia de color, pero no está seleccionado. En la imagen
siguiente, por ejemplo, sabemos por su aspecto que el archivo
Crisantemo está seleccionado, el archivo Hortensias está siendo
apuntado con el cursor en este momento y el archivo Desierto está en
estado normal.

Si quieres realizar una operación sobre varios archivos o carpetas, el Explorador de Windows te
permite tener seleccionados varios elementos al mismo tiempo:

Seleccionar todos los Elementos de la Carpeta:

 Con el teclado mediante el atajo Ctrl + E.

 Con el ratón en el menú Inicio, pulsamos en Seleccionar Todo.

 Seleccionar Elementos Consecutivos

Con las Teclas Rápidas: Haz clic sobre el primer elemento y después pulsa la tecla
Mayúsculas (Shift) y pulsa en el último elemento. Así seleccionaremos un rango, desde el
que hemos señalado al principio hasta el que señalemos al final.

Con el Ratón, sitúate en la zona vacía de la ventana y arrastra diagonalmente el ratón. Verás
que se dibuja un cuadro azul, los archivos que cubras con este cuadro serán los que se
seleccionen. Sigue arrastrando hasta abarcar todos los elementos a seleccionar y después
suelta el botón del ratón. Los elementos se van seleccionando a medida que el cuadro les
cubre. Debemos tener en cuenta que, si el archivo no se muestra
coloreado de azul claro, es que no está
seleccionado. Vemos dos imágenes, en una los
hemos, efectivamente, seleccionado, pero en la otra
Koala y Faro no se han seleccionado, porque sus
nombres son más cortos, para seleccionarlos
deberíamos haber hecho el cuadro más ancho.

Seleccionar Varios Elementos Alternativos

Lo habitual es que, si hacemos clic sobre un elemento y luego hacemos

clic sobre otro, la selección cambie del primero al segundo archivo, pero
podemos indicar que lo que queremos hacer es seguir seleccionando.

Con el teclado, mantén pulsada la tecla Ctrl y ve haciendo clic sobre los elementos que
quieres seleccionar. Mediante esta tecla especial le indicamos al ordenador que lo que
queremos hacer es seguir seleccionando. Para deseleccionar un elemento seleccionando,
pulsamos de nuevo sobre él, sin soltar la tecla Ctrl.

Ten en cuenta que, si tienes seleccionados varios elementos, y haces clic sobre otro, sin pulsar
ni Ctrl ni Mayúsculas, perderás la selección previa y sólo quedará seleccionado el elemento
sobre el que has pulsado.

2.3. Crear Carpetas

En ocasiones nos puede resultar útil crear una carpeta para organizar los archivos. Hay
distintas formas de hacerlo.

Para crear una carpeta, primero hay que situarse en el lugar donde deseamos crearla, luego
hacer clic en el botón Nueva Carpeta dentro de Inicio en la Cinta de Opciones.
 Podremos observar una nueva carpeta que tiene como nombre Nueva Carpeta, este es el nombre
que Windows les aplica por defecto a las carpetas que creamos, en el caso de encontrar otra
carpeta con ese nombre la llamará Nueva Carpeta (2), Nueva Carpeta (3), así sucesivamente.

El nombre de la carpeta se puede cambiar. Cuando la creamos vemos el nombre en azul y en

estado de edición, eso significa que podemos escribir directamente su nombre. Para aceptar el
nuevo nombre o
el propuesto por Windows, podemos hacer clic sobre la ventana, en
cualquier parte excepto en la nueva carpeta o pulsar las teclas ESC o
ENTRAR. No vamos a entrar en detalles ahora sobre renombrar
carpetas, porque lo vamos a ver más adelante.

Otra forma de crear una carpeta es situarse en el lugar que se quiere crear la carpeta y
pulsar el Botón Derecho del ratón, se abrirá un menú contextual, elegir la opción Nuevo y luego
la opción Carpeta, tal y como se ve en esta imagen.

Esta opción es muy útil, porque nos permite crear carpetas cuando la cinta de opciones no
está disponible.

Si utilizamos el menú contextual para crear una nueva carpeta, veremos que las opciones de
Nuevo son varias: Acceso Directo, Documento de Texto, etc. Esta también puede ser una
forma rápida de crear un documento sin tener que abrir la aplicación, crearlo y guardarlo.

2.4. Eliminar Archivos y Carpetas

A la hora de eliminar, trataremos de la misma forma los archivos (documentos, accesos

directos, imágenes, etc.) y las carpetas. Aunque sí debemos de tener en cuenta que, si borramos
una carpeta, también se borrarán todos los archivos y subcarpetas que contenga.
 Para eliminar un elemento podemos:

 Seleccionar el archivo o carpeta y dentro de Inicio en la cinta de opciones. Escoger la

opción Eliminar.

 Pulsar el botón derecho del ratón sobre él y, en el Menú Contextual, elegir la opción
Eliminar. Si queremos eliminar más de un elemento, primero deberemos
seleccionarlos y hacer el clic derecho sobre cualquiera de los elementos seleccionados.

 Otra forma de eliminar es seleccionar los documentos a eliminar y pulsar la Tecla Supr
(Del).

Cuando eliminamos una carpeta o un archivo, por defecto Windows lo moverá a la Papelera de
Reciclaje. La papelera de reciclaje no es más que un espacio reservado en el disco duro para
que en caso de haber eliminado algún elemento que nos era necesario podamos recuperarlo.
Una vez vaciemos la papelera ya no podremos recuperar los archivos.

Si no queremos que lo mande a la papelera y preferimos borrar el elemento

permanentemente, podemos pulsar la tecla especial Mayúsculas (Shift) cuando eliminamos el
archivo, es decir, a la vez que pulsamos Eliminar en el menú o la tecla Supr. Nos aparecerá un
cuadro de diálogo similar al de la imagen anterior, pero sin el dibujo de la papelera y con la frase:

¿Está seguro de que desea eliminar el archivo de forma permanente? (con las últimas
actualizaciones de Windows 10 este cuadro de confirmación ya no aparece de forma
predeterminada).

2.5. Copiar y Mover Archivos y Carpetas

2.5.1. Copiar: Al Copiar un elemento, lo que estamos haciendo es duplicarlo, crear una
copia de él, en otra ubicación o en la misma.

Para hacerlo debemos:

Copiar el Original: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el elemento
que queremos Copiar, se desplegará el menú contextual y elegimos la opción
Copiar.

También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + C. No apreciaremos nada
a simple vista, pero la copia ya se ha realizado.
 Y Pegarlo Donde Queramos: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar la
copia que hemos realizado (o creamos una carpeta nueva). La abrimos y
hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la superficie de la ventana, en
el menú contextual pulsamos la opción Pegar. Las teclas rápidas serían Ctrl + V.

Si la carpeta de destino es la misma que la de origen, el elemento se renombrará

como Nombre Original - Copia.

2.5.2. Mover: Para Mover una carpeta o archivo lo que hacemos es cortar y pegar. Como
si se tratara de un periódico del que nos quedamos un artículo, al situarlo en la
nueva ubicación desaparece de la original. Los pasos a seguir son idénticos a los que
hemos empleado para copiar, pero con la opción Cortar.

Cortar el Original: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el elemento que
queremos mover, se desplegará el menú contextual y elegimos la opción Cortar.
También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + X. Apreciaremos que el icono
del archivo o carpeta que estamos cortando se atenúa, pierde brillo y color.

Y Pegarlo donde Queramos: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar la copia que
hemos realizado (o creamos una carpeta nueva). La abrimos y hacemos clic con el
botón derecho del ratón sobre la superficie de la ventana, en el menú contextual
pulsamos la opción Pegar. Las teclas rápidas serían Ctrl + V.

2.5.3. Consideraciones: Debemos tener algunas consideraciones en cuenta a la hora de

utilizar estas funciones:

1. Podemos copiar o mover varios elementos a la vez, si los seleccionamos

anteriormente.

2. Es posible que hayamos empezado a cortar un archivo y cambiemos de

opinión y no queramos moverlo. No pasa nada, pulsamos ESC para indicar
que no vamos a continuar.

3. Si nos equivocamos al copiar, pegar o eliminar archivos o carpetas,

podemos deshacerlo pulsando las teclas Crtl + Z , o también haciendo clic
con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Deshacer en el
menú.

4. Cuando copiamos o movemos una carpeta se copia o mueve todo su

contenido.

5. Si tratamos de copiar una carpeta o archivo en un lugar donde ya existe uno

con el mismo nombre, Windows nos da información sobre los elementos que
coinciden, indicándonos su tamaño, cuál es más reciente y una vista previa, en
caso de las imágenes.
 Con estos datos podremos elegir entre tres opciones:

 Mover y Reemplazar, elimina el elemento en la carpeta destino y

lo sustituye por el de origen.

 No Mover, no realiza ninguna acción. Cancela la operación sólo para

ese archivo.

 Mover, pero Conservar Ambos Archivos. Deja intacto el archivo

en la ubicación de destino y renombra el que se mueve o copia.

 Cuando haya más de uno de estos casos, nos aparecerá la opción

Realizar esta acción para los siguientes (nº de incidencias)
conflictos.

2.6. Cambiar el Nombre a un Archivo o Carpeta

Con frecuencia vamos a necesitar renombrar archivos o carpetas, por ejemplo, cuando creamos
una nueva carpeta. Como siempre, hay varias formas de hacerlo:

 Seleccionar el archivo o carpeta. Dentro de Inicio en la lista de opciones, en la parte

organizar y pulsar sobre la opción Cambiar Nombre.

 Desplegar el menú contextual del elemento (el archivo o carpeta que queremos
renombrar) haciendo clic con el botón derecho sobre él y elegir Cambiar Nombre.

 Seleccionar el archivo o carpeta y pulsar F2.

 Hacer dos clics: uno para seleccionar y otro para renombrar, sobre el archivo o
carpeta.

No importa cuál de las tres formas utilicemos, debemos de apreciar que el nombre se ha
subrayado en azul y está enmarcado por un pequeño cuadro con un cursor diferente en él. Está
en Modo Edición, eso quiere decir que podemos escribir en ese cuadro.

Escribiremos el nuevo nombre y pulsaremos la tecla ENTRAR o haremos clic en cualquier

zona de la ventana que no sea el archivo renombrado, para que los cambios se hagan
afectivos.
 A la hora de renombrar archivos es muy importante tener presente unas pequeñas
consideraciones:

 Si tenemos accesos directos que apuntan a un archivo y lo renombramos o movemos

en Windows 10 el sistema realiza el cambio de forma automática, incluso si lo
cambiamos de unidad.

 Si tu Equipo Muestra la extensión en los Nombres de Archivo, por ejemplo, en vez de

Logo verás el archivo con el nombre Logo.gif. La extensión, es decir, esas tres letras
que siguen al punto en el nombre de un archivo son las que el sistema interpreta para
saber qué tipo de archivo es y con qué programa se abre. Si renombramos un
archivo debemos mantener la extensión tal cual estaba. En caso contrario es
posible que al intentar ejecutarlo no funcione. Esto se solucionaría escribiendo de
nuevo su extensión: si no la sabemos porque no nos hemos fijado, podemos ver el
tipo desde la opción Propiedades de su menú contextual. Aparece entre paréntesis.

 Los Nombres Archivo No pueden Tener estos Caracteres: | \ / : * ¿ “ < >.

2.7. La Papelera de Reciclaje

La papelera no es más que una carpeta donde se almacena los documentos, carpetas o
accesos directos que eliminamos, de forma que podamos recuperar algún elemento borrado
por equivocación. Por tanto, es un paso intermedio antes del borrado definitivo.

Si tratamos de recuperar un elemento eliminado que se encuentre en la papelera de reciclaje

por defecto volverá a su ubicación original. Es decir, si eliminamos un archivo situado en la
carpeta Documentos cuando lo restauremos lo volverá a guardar en esa carpeta.

La papelera mantendrá los documentos eliminados de forma permanente, a menos que la

vaciemos o borremos alguno de los elementos que contiene de forma manual. Si borramos el
contenido de la papelera ya no podremos recuperarlo (a no ser que acudamos a programas
especializados de recuperación como Recuva, los cuales no funcionan nen muchos casos), así que
debemos tener cuidado y observar bien qué contiene antes de vaciarla.

El icono de la papelera es descriptivo. Si no contiene elementos eliminados, el dibujo es una

papelera vacía, si en cambio contiene algún elemento, se mostrará con papeles en su interior.
Recuperar un Fichero Borrado

Para recuperar un fichero de la papelera, sólo tenemos que abrir la papelera, haciendo doble
clic en su icono, con lo que se abrirá la ventana con el contenido de la papelera.

Arrastrando el archivo que queramos Recuperar y Soltándolo sobre el Escritorio, el archivo

quedará restaurado.

También podemos restaurarlo situándonos sobre el fichero, haciendo clic sobre él y pulsando
la opción Restaurar los Elementos Seleccionados.

Vaciar el Contenido de la Papelera

 Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de la papelera.

 Pulsamos la opción Vaciar la Papelera.

 Nos preguntará si estamos seguros, tendremos que tener muy en cuenta antes de
contestar que cuando borremos los archivos de la papelera ya no los Podremos
Recuperar.
Al responder afirmativamente, quedará vacío el contenido de la papelera.

También podemos vaciar la papelera mediante el botón Vaciar Papelera de Reciclaje que
encontrarás en la ventana de la papelera.

Es posible que queramos Borrar un Archivo definitivamente desde el Principio Sin pasar
por la Papelera de Reciclaje. En ese caso sería una pérdida de tiempo enviarlo a la
papelera para luego ir a buscarlo allí y borrarlo definitivamente. Para borrar un archivo
permanentemente sin pasar por la papelera de reciclaje simplemente debemos pulsar la
tecla Mayúsculas (Shift) mientras estamos pulsando la opción Eliminar o la tecla SUPR.

Esta solución sirve para borrar permanentemente esa única vez, pero también podemos
configurar la papelera de reciclaje para que los archivos y carpetas que borramos nunca pasen
por la papelera. A través de las propiedades de la papelera.

Existen otros programas, como el liberador de espacio en el disco, que pueden vaciar la
papelera.
3. OPERACIONES DE BÚSQUEDA

Los ordenadores de hoy en día permiten almacenar gran cantidad de información por lo que se aconseja
tenerla bien clasificada si después queremos encontrarla con cierta facilidad. Sin embargo, rara vez
un usuario se plantea desde el inicio criterios de clasificación y organización de sus archivos para
que éstos se acumulen de manera ordenada. Por ello, las herramientas de búsqueda son esenciales
después de un tiempo de crear u obtener archivos en nuestros dispositivos de almacenamiento.
Mientras más información tengamos, con más frecuencia requeriremos realizar búsquedas.

Pero las búsquedas en la actualidad ya no se limitan a lo que tengamos en nuestro propio equipo,
lo cual en sí mismo puede ser una ardua labor. Ahora incluyen una gran cantidad de posibilidades:
desde buscar cómo está el tráfico a la salida de nuestro trabajo, el clima, la definición de una
palabra, o su traducción, a cómo está un tipo de cambio de una moneda respecto a otra o cuál fue el
resultado de nuestro equipo favorito. Las búsquedas como tal son un concepto que se ha ampliado
considerablemente y los programadores de Windows 10 se han preocupado por incluir ese concepto
ampliado a diversos aspectos del funcionamiento del sistema operativo, pero manteniendo siempre la
simplicidad de su uso, como veremos en este capítulo.

Pero vayamos de lo simple a lo complejo, partamos de las necesidades básicas de los usuarios y
veamos hasta dónde nos llevan las nuevas características de búsqueda de Windows 10.

3.1. Buscar en el Explorador de Windows

Para buscar archivos o carpetas podemos utilizar el cuadro de búsqueda del Explorador de
archivos. Recuerda que se encuentra a la derecha de la barra de direcciones. De manera
predeterminada, cuando indicamos aquí el archivo o carpeta a buscar, Windows busca en
primer lugar en la unidad y carpeta que se encuentre mostrando el Explorador. Es decir, si
estamos en la carpeta Imágenes, buscará ahí lo que indiquemos en la caja. Sin embargo, desde
el momento en que hacemos clic en la caja de búsqueda, la Cinta de opciones muestra una
ficha contextual, que ya habíamos mencionado en el tema anterior, con comandos para
especificar la ubicación y añadir criterios para refinar la búsqueda, así como otras opciones.
3.2. Modificar Opciones de Búsqueda

Antes de escribir nada en la caja de búsqueda, podemos definir la ubicación donde se

realizará ésta. Ya habíamos mencionado que de modo predeterminado la búsqueda se realiza en
la ubicación actual del Explorador, sin embargo, podemos modificar esto con los comandos de la
primera sección de la ficha contextual Buscar, de la Cinta de opciones. Podríamos, por ejemplo,
hacer clic en el botón Este equipo y la búsqueda se
realizaría en todo nuestro ordenador. Como podemos ver,
también podemos realizar la búsqueda en la carpeta actual e
incluir o eliminar sus respectivas subcarpetas.

La segunda sección nos permite refinar la búsqueda aún antes de escribir algo en la caja de
búsqueda. Podemos indicar la Fecha de modificación (si se trata de un archivo con el que
trabajamos ayer y no recordamos su ubicación, aquí hay una solución simple), por Tipo de
archivo (imagen, música, contacto, etcétera), por Tamaño en disco y Otras propiedades.

Cada una de estas opciones tiene un menú desplegable con las posibilidades que podemos
seleccionar. En el caso de la Fecha de modificación, no se espera por supuesto que recordemos
fechas específicas, podemos establecer rangos de tiempo en los que suponemos que el archivo
ha sido modificado por última vez, de ese modo obtendremos todos los archivos con los que
hemos trabajado en el periodo indicado y podemos encontrar el deseado aún si no
recordamos su nombre.
A su vez, en Tipo, encontramos una larga lista de tipos de archivos entre los que podemos
buscar. Obviamente, si sabemos parte o todo el nombre de nuestro archivo, pero no
sabemos de qué tipo es, podemos dejar esta opción sin selección. Aun así, tenemos criterios
suficientes para encontrarlo. Si, en cambio, sabemos qué tipo es y lo especificamos en la lista,
Windows acelerará la búsqueda, pues la limitará al tipo de archivo indicado, así como a la
ubicación especificada. Con esa simple combinación de criterios, obtendremos más rápido el
resultado. Observa la lista que se desprende de Tipo, es realmente larga.

También podemos poner criterios por Tamaño y Otras propiedades para refinar nuestras
búsquedas

Finalmente, tenemos la sección Opciones de la ficha contextual Buscar de la Cinta de

opciones del Explorador. Debemos tenerla en cuenta por los comandos adicionales que nos
brinda. En primer lugar, hay un botón que mantiene una lista de las búsquedas recientes:
También podemos guardar la búsqueda, de este modo, podemos guardar también todos los
criterios que hayamos añadido. De este modo, podremos indicar el nombre de la búsqueda en
cualquier caja de búsqueda y éste se aplicará con todos los criterios con los que se haya
guardado.
También tenemos un botón de opciones avanzadas con las siguientes opciones:

Cambiar ubicaciones indizadas. De modo predeterminado, Windows hace un índice del

contenido de las diversas carpetas para acelerar las búsquedas. Con este botón podemos
realizar cambios en estos criterios, pero a menos que seas un usuario avanzado de Windows,
no tiene mucho sentido realizar cambios aquí.

Enseguida vemos tres opciones bajo el rubro En ubicaciones no indizadas.

 Contenido del Archivo. En versiones anteriores de Windows, al hacer una

búsqueda, el sistema buscaba no sólo en el nombre del archivo, sino también en
su contenido. De ese modo, si nosotros escribíamos, por ejemplo, Crisantemo, en
el resultado no sólo veíamos los archivos con ese nombre (imágenes, por ejemplo),
sino también podíamos encontrar archivos de texto que en su interior lo incluyeran
como palabra.

En Windows 10 no se realizan búsquedas en el contenido del archivo a menos de

que lo especifiquemos en esta opción: La ventaja de activar o no esta opción
depende, por supuesto, de la búsqueda. Sólo debemos tener presente que buscar
en el contenido de muchos archivos pueden aumentar el tiempo de búsqueda de
modo considerable.

 Archivos del Sistema. Esta opción implica que la búsqueda no se va a limitar a las
carpetas que contienen archivos del usuario, sino también a aquellas que contienen
los archivos del sistema. De nueva cuenta, tendríamos que valorar la ventaja de
tener activa esta opción, sobre todo si buscamos archivos de trabajo que, en rigor,
no tienen que ver con los miles de archivos de los que se compone Windows.

 Carpetas Comprimidas. Con esta opción activa, la búsqueda también incluye a los
archivos y carpetas comprimidas con formato .zip que podamos tener en nuestro
ordenador.
4. ESTE EQUIPO Y ACCESO RÁPIDO

Este Equipo

Algo que mucha gente que viene utilizando Windows desde Windows 95 o Windows 98 y que no
puede dejar de usar es el ícono de “Mi PC” ahora llamado Este Equipo. En Windows 10 es posible
poner el acceso a Equipo en el escritorio (Lo hemos visto en el tema anterior):

Selecciona Inicio > Configuración > Personalización > Temas > Configuración de iconos de
escritorio.

En Iconos de escritorio, activa las casillas de verificación junto a los iconos que te gustaría que
aparecieran en el escritorio, en este caso el icono de “Este Equipo”.
Selecciona Aplicar y Aceptar.

Con el botón derecho desde “Este Equipo” podemos acceder a opciones de administración
interesantes como las que podemos ver en la imagen:
 Por otra parte, para finalizar, si hacemos doble clic en “este equipo”, veremos algunas
carpetas de uso “común”, unidades que tiene el sistema, ubicaciones de red… etc.…

Acceso Rápido

El Acceso rápido se encuentra en el panel de navegación que hemos visto en este tema unas
páginas atrás y es el encargado de ir haciendo una colección de las carpetas más visitadas, de
modo que sea más rápido volver a ellas. Por eso recibe el nombre de, Acceso Rápido. Cuando
recién comenzamos a utilizar nuestro sistema, en esa lista vemos carpetas preestablecidas de
Windows.

Si, en cambio, ya llevamos tiempo trabajando en diversos archivos con Windows, organizándolos
en diferentes carpetas, la apariencia de Acceso rápido cambiará para reflejar nuestro estilo de
trabajo. En el caso de quien escribe esto, la sección de Acceso rápido de su Explorador de archivos
se ve así:
5. ACCESORIOS

Los accesorios del sistema operativo Windows son una serie de aplicaciones que estas incluidas en
Windows con la finalidad de aprovechar ampliamente los recursos de nuestro ordenador
(Comentar que dependiendo de la versión de Windows 10 estos accesorios pueden cambiar).

Accesorios

Asistencia Rápida. Bloc de

Notas.
Conexión a Escritorio Remoto. Fax y
Escáner de Windows.
Grabación de Acciones de Usuario. Herramienta
Recortes.
Internet Explorer. Mapa
de Caracteres. Paint.
Panel de Entrada Matemática. Print 3D.
Reproductor de Windows Media. Visor
de XPS.
WordPad.

 Accesorios de Herramientas del Sistema. Se ven

detalladamente en el siguiente Punto).
 Accesorios de Comunicaciones.
 Accesorios de Herramientas de Internet.
 Accesorios de Entretenimiento.
 Accesorios de Accesibilidad.

Estos accesorios son los que se utilizan para actividades comunes en todos los usuarios como
realizar anotaciones, hacer cálculos matemáticos, administrar la información de la computadora, etc.

Accesorios de uso General

1. Asistencia Rápida

En otras versiones de Windows se tenía un programa de

asistencia parecido, que con el tiempo desapareció.

Pero ahora, con Windows 10 Anniversary

Update ha sido rescatado y adaptado.
 Como se puede apreciar, la aplicación es bastante básica. Al principio nos indica si vamos a
proporcionar asistencia, o a obtener asistencia. La aplicación la tiene que abrir cada uno de
los usuarios. El primer paso es que la persona que vaya a proporcionar asistencia pulse
sobre su opción, de esta forma se obtendrá un código numérico que es válido durante un
determinado tiempo. Ese código numérico, tiene que ser proporcionado a la persona que
vaya a recibir la asistencia, que, al pulsar sobre su opción, le será preguntado.

El programa preguntará a quien vaya a recibir la asistencia si da permisos a la otra persona a

que pueda conectarse, ver los ficheros y manejar tu ordenador. Si se acepta, los ordenadores
serán conectados automáticamente entre sí. Y la persona que proporciona la asistencia
tendrá en una pantalla la de la otra persona.

Entre las novedades tenemos que:

 Se indica el modo de usuario remoto. Así el que está proporcionando asistencia

puede conocer si el usuario tiene permisos de administrador, o si es un usuario
normal sin permisos de ese tipo.
 También podrá arrancar el administrador de tareas pulsando un sólo botón.

 Ver la pantalla remota reescalada a la ventana o en tamaño real, para tener una
mejor calidad.
 Soporte de lápiz.

2. El Bloc de Notas

Es un editor que puede utilizarse para documentos sencillos o para crear páginas Web.
Permite escribir texto sin formato. Esto quiere decir que al texto no se le puede cambiar el
tipo de letra, poner letras en negritas, etc. Es utilizado para escribir textos pequeños o
editar archivos que contengas instrucciones del sistema (Archivos por lotes, también
conocidos como archivos Batch o Scripts).
 En el menú Archivo, están las opciones habituales para grabar o modificar el documento.

3. Conexión a Escritorio Remoto

Habilita el acceso del Escritorio Remoto de Windows

Para hacerlo, nos vamos a “Este Equipo”, pulsamos el botón derecho y en el menú que
aparece, elige Propiedades. En el lateral izquierdo de la ventana de Propiedades del sistema,
pulsa sobre la opción Configuración de Acceso remoto.

También podemos acceder si vamos a “Todas las configuraciones” ”Sistema” ”Escritorio

Remoto”
 Acceso Remoto con Seguridad

En la ventana de configuración, activa la casilla Permitir conexiones de Asistencia

remota a este equipo. Y pulsa en Aceptar. Con esto queda activado el servicio, que
puedes configurar más detalladamente. Si tienes activado algún plan de energía para tu
ordenador, te aparecerá un mensaje advirtiéndote de que, si el equipo se encuentra en
suspensión, no se podrás efectuar la conexión de Escritorio Remoto de Windows.

Conéctate a Otro Equipo

Ahora se puede iniciar la conexión a otro equipo usando el Escritorio Remoto de

Windows.

Para hacerlo, pulsa sobre el botón Inicio. Selecciona la entrada Todos los programas.
Abre la carpeta Accesorios del menú de programas e inicia Conexión a Escritorio
Remoto. A continuación, se te abrirá una pequeña ventana donde debes escribir el
nombre del equipo al que quieras acceder y pulsa en Conectar.

Identifícate como Usuario del Equipo

Al igual que ocurre cuando inicias sesión en tu equipo cuando estás delante de él, debes
hacerlo al iniciar una conexión remota. En el cuadro que aparece, introduce el
nombre de usuario y contraseña que tengas registrado en el equipo al que quieres
acceder. Pulsa en Aceptar y tu equipo actual iniciará la conexión con el equipo remoto.
Este método sólo sirve para conectar dos equipos Windows.

4. Fax y Escáner de Windows

Fax y escáner es una aplicación de escritorio que permite escanear documentos y enviar
faxes con sólo conectar una línea telefónica a un ordenador con modem*.

Es una aplicación muy sencilla de configurar que tiene por gran virtud simplificar el trabajo
con el escáner físico tradicional, ya que permite escanear y enviar imágenes de documentos
a otro fax o a una dirección de correo electrónico.
Los documentos quedan archivados en la carpeta de imágenes digitalizadas de Windows sin
necesidad de imprimir ni utilizar papel, lo que supone un gran ahorro.

Notas: Cómo opción al PC con módem podemos configurar un PC conectado a una Fax de red o
suscribirse a un servicio de fax online.

Menús

Para hacernos una ligera idea de lo que el programa es capaz de realizar repasemos las
opciones de menú:

 Archivo / Nuevo… Fax, Digitalizar. Enviar fax desde escáner.

 Edición / Eliminar. Seleccionar todo. No seleccionar na. Invertir selección.

Marcar como leído. Marcar como no leído. Actualizar carpeta.

 Ver / Organizar por estado, cuenta de fax, nº de páginas, CSID, TSID, tamaño,
intentos de marcado, id. del trabajo, id. de la difusión, id. de llamada, hora,
duración, asunto, destinatarios, número de destino, otros…

 Herramientas / Información del remitente, portadas, contactos, monitor de

estado del fax, recibir un fax ahora, configuración del fax, cuentas del fax,
opciones, …

 Documento / responder, reenviar, reenviar por correo electrónico, pausa,

reanudar, reiniciar.

 Ayuda del programa.

Pasos para la Configuración

Primero necesitamos un PC con Windows 10 que disponga de módem. En el

Administrador de dispositivos podemos consultar si nuestro ordenador dispone de
módem.

Por otro lado, es fácil comprobar visualmente si nuestro PC dispone de conexión a la

línea telefónica (el típico conector telefónico hembra RJ11* para línea analógica con
cable de par de cobre).

Nota: El conector RJ11 es similar pero más pequeño que el conector de red ethernet
RJ45.

Si no dispones de tarjeta módem interna, puedes hacerte con una externa

USB por poco dinero, al final del artículo te indicamos algunas de las más utilizadas.

Una vez instalado el módem y conectado el cable de red telefónica, pulsamos en

Archivo / Nuevo / Fax… Los puntos suspensivos indican que se abrirá un cuadro de
diálogo donde tendremos que introducir los datos de envío.

Una vez conectado se nos abrirá la ventana para Enviar un Nuevo Fax, similar a la
típica ventana para enviar un correo electrónico:
5. Grabación de Acciones de Usuario

El programa se inicia en una pequeña barra en el escritorio. Para comenzar a registrar el

problema, haz clic en Iniciar Grabación.

A continuación, sigue todos los pasos que suelan provocar el error que quieres registrar.
Cuando termines, haz clic en Detener Grabación.

Se te pedirá que guardes la grabación en formato ZIP. Escribe un nombre descriptivo y,

si es necesario, cambia la ubicación si no deseas guardar el archivo en el escritorio.
Luego, haz clic en Guardar. El archivo de grabación se almacena en forma comprimida.
Puedes enviar el archivo ZIP al departamento de soporte o a alguno de tus amigos que te
pueda ayudar a resolver el problema. También puedes abrir los archivos en tu propio
explorador. Para ello, haz doble clic en el archivo ZIP.

A continuación, haz doble clic en el archivo descomprimido y podrás visualizarlo en el

explorador.
6. Herramienta Recortes

Otra de las herramientas que encontramos en Accesorios es la llamada Recortes. Es una

herramienta sencilla pero muy útil para hacer capturas de pantalla.

Al abrirla, la pantalla se vuelve translúcida. Si realizamos una selección con el cursor, la zona
seleccionada se abrirá en un editor básico de recortes. En él podremos subrayar o escribir a
mano alzada sobre la imagen y guardarla en el formato que queramos: GIF, PNG, JPG y MHT.
También podremos enviarla por correo electrónico.

7. Internet Explorer

Este explorador altamente conocido por todos ha pasado a estar en Accesorios y no ha

sido eliminado definitivamente, aunque se habla que en futuras versiones de Windows 10
acabe desapareciendo. Se mantiene por ciertas compatibilidades con algunas webs antiguas
y poco más, el nuevo navegador de Windows 10 es Microsoft
Edge que ha venido para quedarse y para
sustituir a Explorer.

8. Mapa de Caracteres

Es una pequeña aplicación de escritorio que muestra para cada fuente tipográfica instalada
en el sistema todos sus elementos. De esta manera podemos seleccionarlos y copiarlos
para pegarlos desde la memoria a cualquier aplicación o documento.

Podemos utilizarlo por ejemplo para copiar y pegar caracteres especiales difíciles de obtener
por teclado o elementos de fuentes Symbol como Webdings.
 9. Paint

Paint es útil en proceso de retocado de imágenes. Permite dibujar rectas, curvas o

polígonos; hacer trazos a mano alzada; pintar y rellenar objetos, insertar texto y tratarlo
como si fuera dibujo, etc. Nos permite: Rotar la imagen, rellenar su fondo, utilizar diferentes
pinceles personalizables en grosor y color, etc.

El área de trabajo es el lugar donde se cargará el gráfico. En la parte superior está la caja de
herramientas, al costado de ella, el cuadro de ancho de línea. Al pie de la ventana, aparece la
paleta de colores. El mouse es la herramienta principal: el lápiz con el que se dibuja, el
pincel con el que se pinta o el apuntador que selecciona las herramientas.

10. Panel de Entrada Matemática

El Panel de entrada matemática nos sirve para escribir fórmulas matemáticas con el ratón.

Al abrir el programa sale una pantalla, aquí y con ayuda del ratón (habrá que tener algo de
pulso) podremos escribir fórmulas y el programa se encargará de escribirlas bien.
11. Print 3d

Programa para la impresión de modelos 3d especializado, se presenta como una novedad en

Windows 10.

12. Reproductor de Windows Media

Con el Reproductor de Windows Media podemos ver imágenes, reproducir vídeos y música,
también copiar nuestros discos al PC en formato mp3 o grabar CD's de música que podremos
reproducir en cualquier parte.

Como todas las aplicaciones de Windows, podemos ejecutarla desde alguno de sus accesos
directos con el icono , la lista de aplicaciones del menú Inicio e incluso desde la caja
de búsqueda.

La ventana del Reproductor Windows Media tiene dos vistas:

 La vista de Reproducción en Curso será la que veamos durante la ejecución de

un archivo multimedia.

 La vista de Biblioteca es la que veremos si iniciamos el reproductor desde

cualquiera de los iconos o accesos directos.

13. Visor de XPS

El Visor de XPS obedece a las especificaciones (XML Paper Specification).

Los ficheros. xps se pueden generan desde cualquier aplicación Windows que pueda
imprimir. Para ello, utilizaríamos la impresora virtual. xps. Es decir, al seleccionar la
impresora xps no saldrá un documento impreso en papel, pero si generaremos un fichero de
salida. xps.
 Otra opción para generar archivos de este tipo es con la opción Guardar como…

Microsoft lo presenta como una alternativa a la generación de documentos impresos tipo

PDF, y al igual que éstos son documentos listos para imprimir y/o distribuir. Con la
particularidad de que lo que vemos en pantalla es lo que obtenemos en la impresora,
pues son archivos que incorporan todas las fuentes y recursos necesarios para que así suceda.

14. Wordpad

WordPad es un sencillo pero poderoso procesador de texto que permite redactar escritos
cortos, estos pueden ser una carta, informe, guion, manual, etc. La ventaja de WordPad es
que los archivos generados en esta aplicación son compatibles con el procesador de texto
Word de Microsoft Office.

Esta aplicación incluida en Windows puede resultar la solución perfecta para la redacción de
la mayoría de documentos. Si has manejado otros procesadores de texto como Microsoft
Word o Google Docs, no tendrás ningún problema para manejar este programa, ya que es muy
similar.

En la parte superior, encontramos las barras de herramientas, ordenadas en pestañas.

Usando los distintos menús y botones, podremos incluir imágenes, dibujos realizados a
mano alzada, dar formato al texto y muchas otras opciones.
Los Accesorios los Podríamos Dividir en:

 Accesorios de Herramientas del Sistema

Es un conjunto de accesorios que permiten darle un mantenimiento al sistema operativo

Windows con la finalidad de que funcione adecuadamente.

 Accesorios de Comunicaciones

Conjunto de accesorios que permiten establecer diferente tipo de conexiones entre dos
computadoras con la finalidad de establecer la comunicación y compartir información
entre ambas.

 Accesorios de Herramientas de Internet

Conjunto de accesorios que permiten configurar su equipo para tener acceso a Internet.

 Accesorios de Accesibilidad

Conjunto de accesorios que permiten establecer configuración para que la computadora

pueda ser utilizada por personas discapacitadas.
6. HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

Windows incorpora algunas herramientas para optimizar el funcionamiento del ordenador. En este
tema conoceremos exclusivamente las herramientas del sistema, no obstante, convendría echar un
vistazo a todas las herramientas que se encuentran en “Herramientas Administrativas”, pues varias
de estas herramientas antes pertenecían a herramientas del sistema en versiones anteriores de
Windows (como, por ejemplo, liberador de espacio en disco, desfragmentador de unidad…).

Las encontramos dentro de Administración de equipos, que se encuentra dentro de Herramientas

Administrativas, en el menú de inicio.

Incluye la siguiente información del sistema físico y lógico de la Administración del equipo local.

 Programador de Tareas. Permite programar para determinadas horas la ejecución de

tareas.
  Visor de Eventos. Muestra un resumen de los eventos administrativos producidos en el
sistema. El tipo de evento puede ser de Error, Advertencia, Información, …

 Carpetas Compartidas. Incluye Recursos compartidos, Sesiones y Archivos abiertos.

 Rendimiento. Da acceso al Monitor de Recursos para revisar datos del rendimiento históricos
o en tiempo real de dispositivos del sistema como CPU, discos duros, tráfico de red o uso de
la memoria.
 Administrador de Dispositivos

Permite ver los controladores instalados, comprobar que no dan fallo y configurar el
hardware instalado en el equipo.
TEMA
23: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Procesadores de texto: Word.

Principales funciones y utilidades.
Creación y estructuración del documento. Gestión,
grabación, recuperación e impresión de ficheros.
Personalización del entorno de trabajo.
INDICE:

I. PROCESADORES DE TEXTO: WORD............................................................................................ 3

II. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES .................................................................................... 4
Tablas WordArt
Ortografía y Gramática Herramientas
de Movimiento Barra de Formato
El Salto Condicional (la función ir a) Inserción
de Imágenes y Autoformas Numeración y
Viñetas
Creación de Estilos Macros
III. CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL DOCUMENTO................................................................... 62
Creación de un Documento
Estructuración del Documento
Ajustar el Tamaño de Papel y Distintos Tipos de Papel Ajustar el
Diseño de la Página
Orientación de Página
Márgenes Tabuladores
Encabezado y Pie de Página. Creación, Eliminación y Modificación Numeración de Páginas
Inserción de Saltos de Página y de Sección Bordes de
Página
Párrafo
Espaciado entre Caracteres
Sangrías desde Menú y desde la Regla Columnas
Periodísticas
Copiar formato
IV. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPERACIÓN E IMPRESIÓN DE FICHEROS ......................................... 90
V. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO..................................................................... 116
1. PROCESADORES DE TEXTO: WORD

La definición de un procesador de textos, la podemos resumir como una supermáquina de escribir,

introducida en nuestro ordenador. Ya que no sólo se limita a imprimir textos, sino que además puede
editar, corregir, formatear, insertar dibujos, gráficos....etc. Todas estas opciones nos permitirán un
manejo y versatilidad de nuestros documentos de una forma muy profesional, aparte de un ahorro de
tiempo y esfuerzo incalculable.

Se trata de un tipo de aplicaciones que ponen a disposición del usuario el entorno y las comodidades
necesarias para escribir cartas, redactar documentos, y, en general, teclear cualquier tipo de
contenidos; además, a diferencia de los convencionales editores, permiten dar formato a los
párrafos, para resaltar determinadas partes o facilitar su lectura, valiéndose de color, negritas,
subrayados y cursivas.

Word 2010

Word es un procesador de textos de uso general. Las tareas que puede realizar con Word abarcan
desde la escritura de documentos sencillos, tales como memorandos y cartas, hasta la producción
de material para publicaciones, como periódicos o libros. También se puede utilizar Word para
crear páginas llamativas y dinámicas para el World Wide Web o la intranet de la empresa.

Ya contiene la mayoría de sus funciones en botones o combinaciones de teclas es muy fácil para el
usuario. Se comienza a utilizar el formato .docx que nos permite tener archivos de menor tamaño
2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

Si queremos saber cuáles son las herramientas de word hay que decir que son todas
Las Funciones que se encuentran en la barra superior del editor de texto.

Estas son las principales herramientas de Word:

 Inicio
 Insertar
 Diseño de página
 Referencias
 Correspondencia
 Revisar
 Vista

Si pulsa la tecla Alt verá cómo aparecen las pistas de acceso por teclado (pueden ser letras o números)
en cada una de las opciones existentes en la cinta de opciones. De esta forma es muy sencilo acceder a
estas sin el uso del ratón.

Puede suceder que necesite hacer más pequeña una ventana de Word. Es este caso la cinta de
opciones va a mostrarse de distinta forma, apareciendo sólo los grupos de opciones como se muestra
a continucaición. Para ir viendo los distintos botones de comando sólo tendrá que hacer un clic en
las flechas que aparecen hasta llegar a la acción que quiera.
También puede ocurrir que no quiera que aparezca bien por espacio o por comodidad la cinta de
opciones con los grupos y los botones de comando. En este caso sólo con hacer doble clic sobre
cualquier ficha o pulsar CTR+F1 o hacer clic en el botón situado en la parte derecha de la cinta de
opciones desaparecerá el resto de la cinta. Así contará con mayor visibilidad del documento en el
que estés trabajando. De igual manera, si quiere que se vuelva a mostrar tendra que hacer doble
clic en cualquier ficha o pulsar CTR+F1 o hacer clic en el botón situado en la parte derecha de la
cinta de opciones.

A continuación se muestran las fichas y los grupos que la componen:

FICHA GRUPO
 Portapapeles
 Fuente
Inicio  Párrafo
 Estilos
 Edición
 Páginas
 Tablas
 Ilustraciones
Insertar  Vínculos
 Encabezado y pie de página
 Texto
 Símbolos
 Temas
 Configurar página
Diseño de
 Fondo de página
página
 Párrafo
 Organizar
 Tabla de contenido
 Notas al pie
 Citas y bibliografía
Referencias
 Títulos
 Índice
 Tabla de autoridades
 Crear
 Iniciar combinación de correspondencia
Correspondencia  Escribir e insertar campos
 Vista previa de resultados
 Finalizar
 Revisión
 Idioma
 Comentarios
Revisar  Seguimiento
 Cambios
 Comparar
 Proteger
 FICHA GRUPO
 Vistas de documento
 Mostrar
Vista  Zoom
 Ventana
 Macros

Principales Herramientas:

 Tablas.
 Word art.
 Ortografía y Gramática.
 Herramientas de Movimiento:
- Cortar.
- Copiar.
- Pegar.
 Barra de formato:
- Fuente.
- Tamaño de letra.
- Tipo de Resalte.
- Colocación de Texto.
- Numeración y Viñetas.
- Sangrías.
 El Salto Condicional (la función ir a).
 Inserción de Imágenes y Autoformas.
 Numeración y Viñeta.
 Estilos.
 Macros.

1. Tablas

Las tablas se componen de filas y columnas de celdas

habitualmente utilizadas para mostrar números y otros
elementos para una referencia y análisis rápido. Las tablas se
utilizan a menudo para organizar y presentar información. Una
tabla está compuesta por filas y columnas de celdas:

Algunas partes de una tabla sólo pueden verse si muestra todas las
marcas de formato haciendo clic en
el botón Mostrar u ocultar del grupo Párrafo situado en la ficha Inicio.
Las líneas que definen estas celdas se llaman líneas de división, mientras que un borde es una
línea visible tanto en la pantalla como en la copia impresa del documento. Si quita un borde
la línea de división se marcará con una línea gris claro que aparece en la pantalla, pero no
aparece en la copia impresa; sin embargo, esta línea sólo aparecerá si está activada la opción
Mostrar líneas de división del menú Tabla.

1.1. Inserción o Creación de Tablas en un Documento

Las tablas sencillas, llamadas regulares, son aquéllas que están formadas por el mismo
número de filas y columnas que se especifiquen.

Microsoft Word ofrece varias maneras de crear una tabla. La manera más idónea
depende de cómo prefiera trabajar y del grado de complejidad que tenga la tabla.

Para construir una tabla en la posición del punto de inserción basta con pulsar el
botón tabla, del grupo Tablas que se encuentra en la ficha Insertar y arrastrar para
seleccionar el número de filas y columnas que desee tenga la tabla.

Dicha tabla tendrá, por defecto, una anchura que estará determinada por los márgenes del
documento en el momento de ser insertada, de este modo, la tabla ocupará
exactamente todo el espacio que haya desde el margen derecho del documento, hasta el
margen izquierdo del mismo.

Si desea especificar las dimensiones y el formato de la tabla antes de insertarla en un

documento, utilice la opción Insertar tabla del menú anterior. En esta ocasión le
aparecerá una ventana en la que debe elegir tanto el número de filas como el de
columnas que quiere que tenga su tabla. Finalmente haga clic sobre el botón Aceptar y
de esta forma obtiene la tabla desea.
1.2. Selección de Celdas, Filas, Columnas, Tabla

Cuando selecciona cualquier elemento de la tabla se muestra una ficha contextual de

Herramientas de tabla que engloba dos fichas nuevas: Diseño y Presentación. Estas fichas
van a contener todos los botones necesarios para trabajar con tablas:

 Seleccionar una celda. Haga clic en el borde izquierdo de la celda

o sobre el botón Seleccionar celda del
comando seleccionar que se encuentra en el grupo Tabla perteneciente a
la ficha Presentación de la ficha contextual Herramientas de tabla.

 Seleccionar una fila. Haga clic en la barra de selección,

a la izquierda de la fila; o sitúe el punto
de inserción en cualquier celda de la fila deseada y haga clic el botón
Seleccionar fila del comando seleccionar que se encuentra en el grupo
Tabla perteneciente a la ficha Presentación de la ficha contextual Herramientas
de tabla.

 Seleccionar una columna. Haga clic en el borde superior de la columna

deseada; o sitúe el punto de inserción en cualquier celda de la fila
deseada y haga clic el botón
Seleccionar columna del comando seleccionar que se encuentra en el grupo
Tabla perteneciente a la ficha Presentación de la ficha contextual Herramientas
de tabla.

 Seleccionar varias celdas, filas o columnas. Arrastre a lo largo de la celda, fila o

columna, o seleccione una sola celda, fila o columna y manteniendo presionada
la tecla MAYÚSCULAS, haga clic en otra celda, fila o columna. O bien, seleccione
varios elementos que no necesariamente están seguidos, para ello haga clic en
la primera celda, fila o columna que desea, presione CTRL y, a continuación,
haga clic en las siguientes celdas, filas o columnas que desees.

 Seleccionar el texto de la celda siguiente. Presione la tecla

TABULADOR.
  Seleccionar el texto de la celda anterior. Presione la combinación de teclas
MAYÚSCULAS+TAB.

 Seleccionar una tabla entera. Sitúe el punto de inserción en cualquier lugar

de la tabla y haga clic en el selector de posición de la tabla o sitúe el punto
de inserción en cualquier celda de la fila deseada y haga clic el botón
Seleccionar tabla del comando seleccionar que se encuentra en el grupo Tabla
perteneciente a la ficha Presentación de la ficha contextual Herramientas de
tabla.

Después de haber seleccionado una sola celda, fila o columna puede mantener pulsado el
botón del ratón y arrastrarlo para seleccionar otras celdas, filas o columnas adicionales.

1.3. Modificando el Tamaño de Filas y Columnas

1.3.1. Ajustar el Ancho de Columnas

Cambiar el ancho de una columna a una medida específica se realiza seleccionando

una celda de la columna, y especificando la cantidad en el cuadro Ancho de
columna en el grupo Tamaño de celda que se encuentra en la ficha
Presentación de la ficha
contextual Herramientas de tabla. Si pulsa sobre el botón
Propiedades del grupo Tabla se muestra el cuadro de diálogo
Propiedades de tabla, en cuya pestaña Columna puede cambiar las siguientes
opciones:

Propiedades de Tabla

Es posible también ajustar el ancho de una columna de tabla apuntando al límite

de la columna que desea cambiar hasta que el puntero del ratón se transforme en
una flecha horizontal de dos cabezas , arrastrar el límite de la columna hasta
la posición deseada y soltar el botón del ratón. Si quiere mostrar las medidas del
ancho de una columna, haga clic en una celda y mantenga presionada la tecla
ALT mientras arrastre los marcadores sobre la regla.
 Ajustar el ancho de una o más celdas en particular dentro de una columna se
realiza seleccionan las celdas antes de arrastrar.

También se puede ajustar rápidamente el ancho de una o más celdas para

acomodar en ellas su contenido a esto se le denomina Autoajuste. Autoajustar es
tan sencillo como seleccionar la celda o celdas y hacer doble clic en la línea de
división vertical situada más a la derecha de la selección. Para modificar toda
una columna de celdas basta con hacer doble clic en la línea de división derecha
sin seleccionar celdas.

De forma alternativa, se puede asignar la característica Autoajustar a una tabla

para que Word modifique el ancho de todas las columnas de una tabla, de forma
que el contenido de la celda o el ancho de la columna quepa dentro de una tabla,
o bien que se mantenga de forma dinámica el ajuste a medida que se cambia el
contenido o el ancho de la ventana. Para realizar esto, utilice los comandos
del botón Autoajustar que se encuentra en la ficha Presentación de la ficha
contextual Herramientas de tabla:

Por último, puede hacer que dos o más columnas tengan la misma anchura
seleccionándolas y eligiendo Distribuir columnas uniformemente del
grupo Tamaño de Celda.

1.3.2. Ajustar el Alto de Filas

Word ajusta automáticamente la altura de la fila de una tabla para acomodar el

texto que contiene. También se puede ajustar manualmente la altura de una fila
colocando el puntero encima del límite de la fila que desee mover hasta que se
convierta en y, a continuación, arrastre el límite.

Cambiar el alto de una fila a una medida específica se realiza haciendo clic en
una celda de la fila deseada y especificando la cantidad deseada en el cuadro
Alto en el grupo Tamaño de celda que se encuentra en la ficha
Presentación de la ficha contextual Herramientas de tabla.
 Si pulsa sobre el botón Propiedades del grupo Tabla se muestra el cuadro de
diálogo Propiedades de tabla en cuya pestaña Fila encontrará las siguientes
opciones:

Por último, puede hacer que dos o más filas tengan la misma altura
seleccionándolas y eligiendo el comando Distribuir filas
uniformemente del grupo Tamaño de Celda.

1.3.3. Bordes y Sombreados

Para aplicar formato a una tabla Word proporciona cuatro procedimientos:

 Desde las opciones de Bordes y Sombreado de la ficha de

Inicio.

 Desde las opciones de y , de la ficha de

Diseño.

 Mediante la opción Estilos de Tabla, dentro la ficha Diseño de

Herramientas de Tabla.

Estilos de Tabla de la ficha Contextual Diseño

  A partir del grupo de opciones Bordes, de la ficha de Diseño de Copiar
borde, podremos modificar los bordes de una tabla.

Las opciones Bordes y sombreado de la ficha de Inicio se pueden aplicar a

párrafos, textos, páginas y también a celdas. En líneas generales para aplicar
formato seleccione la celda o el grupo de celdas a las cuales les quiere dar
formato, posteriormente haga clic en la opción Bordes o la opción
Sombreado de la ficha de
Inicio, aplica el formato deseado a las celdas seleccionadas. Si
desea acceder a más opciones de formato, que las que ofrecen los paneles que se
despliegan al pulsar sobre dichos iconos, puede acceder al cuadro de diálogo de
Bordes y sombreado, a través de la opción bordes y sombrado que es la
última opción que le ofrece el panel del comando bordes

Cuadro de Diálogo Bordes y Sombreado

Otra manera de aplicar el formato correspondiente a los bordes y

sombreados de la tabla, es a través de las opciones y sombreado, que aparecen
dentro de la ficha de Diseño de Herramientas de Tabla. Estas opciones le van a
llevar a los mismos paneles y cuadros de diálogo, que las estudiadas anteriormente.

Una tercera opción es Dibujar bordes de la ficha de Diseño de Herramientas de

Tabla. Dicha opción la encontrará dentro de la ficha de Diseño de Herramientas de
Tabla, y es una manera muy rápida de realizar modificaciones en los bordes de una
tabla.

Grupo Bordes de la Ficha Contextual Diseño

 Mediante estas opciones puede aplicar un borde seleccionando el estilo de línea
que quiera aplicar (Figura 1), a continuación seleccione el grosor de dicha línea
(Figura 2), seguidamente elija el color (Figura 3).

Figura 1 Figura 2 Figura 3

Una vez establecidas las características de la línea active la opción Copiar

borde, en ese momento el puntero del ratón tomará forma de lapicero. Para
conseguir modificar los bordes, con las opciones de formato seleccionadas,
deberá arrastrar el lapicero sobre los bordes a los que quiera dar formato.

Cuando termine las modificaciones de formato en la tabla, pulse de nuevo sobre

el botón Copiar borde, para desactivar dicha opción. El puntero volverá entonces
a su forma habitual.

Word presenta líneas de división para ayudarle a saber en qué celda está
trabajando. Puede elegir entre ver y ocultar las líneas de división de las tablas,
tenga en cuenta que las líneas de división no se pueden imprimir. Para imprimir
líneas entre celdas, agregue bordes a la tabla. Muestre u oculte las líneas de
división de una tabla utilizando la opción Ver cuadrículas situada en el botón
Bordes.

1.3.4. Autoformato de Tabla

Cuando crea una tabla, Word dibuja una cuadrícula de línea sencilla. Pero existe
una forma muy fácil de aplicar a la tabla creada un aspecto más profesional a su
contenido con la opción Estilos de tabla. A esta opción se accede desde la
ficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de Tabla. Allí podrá seleccionar
uno entre un amplio listado en el grupo Estilos de tabla.
 En la parte izquierda de la ficha se localiza el grupo Opciones de estilo de
tabla donde puede indicar si se aplican formatos especiales de resalte para la
primera columna, para la fila de totales y de encabezado o para la última fila o
columna e incluso opciones de fila y columnas con bandas.

Opciones de Estilo de Tabla

1.4. Cambiando la Estructura de una Tabla

Una vez creada una tabla el contenido de ella puede sufrir cambios que afecten a la
cantidad de celdas que son necesarias en la tabla, es decir, puede ser necesario agregar
o quitar celdas, filas o columnas e incluso combinar o dividir celdas para que el
contenido ajuste mejor en la celda.

1.4.1. Inserción y Eliminación de Filas, Columnas y Celdas

Cuando el contenido de una tabla existente necesite la inserción de filas o

columnas realice este proceso:

1. Realice la selección necesaria dependiendo de la inserción necesaria:

 Insertar filas en una posición determinada de una tabla. Seleccione las

filas existentes justo debajo de esa posición, el número de filas
seleccionadas debe ser igual al número de filas que se quiere añadir.

 Insertar columnas. Seleccione un número igual de columnas a la derecha

de la posición en la que se quiera colocar las nuevas.

 Insertar un bloque con una o más celdas que no incluya filas o columnas
enteras. Selecciona un bloque de celdas existentes que contenga el
número y disposición de celdas que se desee insertar.

2. Dependiendo de la inserción requerida ejecute:

 Insertar filas o columnas completas. Vaya al grupo Filas y columnas de la

ficha Presentación que se encuentra en la ficha contextual
Herramientas de Tabla y escoja la opción deseada.

Grupo Filas y Columnas de la Ficha Contextual Presentación

  Insertar celdas. Haga clic sobre el iniciador de esta grupo y se mostrará
el cuadro de diálogo Insertar celdas, donde podrá escoger cómo se
organiza la información que ya hay en la tabla al insertar el nuevo
conjunto de celdas.

La operación de eliminación de filas, columnas o celdas de una tabla, es tan sencilla

como seleccionar el elemento a eliminar y elegir la opción deseada en el botón
Eliminar del grupo Filas y columnas situada en la ficha contextual Presentación o
pulsando la tecla RETROCESO.

Opciones Botón Eliminar

Si se ha seleccionado un bloque que no incluya filas o columnas completas y

se escogido la opción Eliminar celdas, Word mostrará el cuadro de diálogo
Eliminar celdas de manera que pueda elegir el modo de reorganizar las celdas que
quedan tras la eliminación.

Hasta el momento se ha explicado cómo eliminar celdas, columnas, filas y tablas

completas, es decir, tanto el contenido como el continente; pero Word también
ofrece la posibilidad de eliminar solamente el contenido de las filas, columnas,
celdas o tablas simplemente seleccionando el elemento a eliminar y pulsando la
tecla SUPR.
 1.4.2. Combinar o Dividir Celdas

Se denomina combinar celdas a la unión de dos o más celdas consecutivas para

formar una celda mayor.

La combinación de celdas se realiza seleccionando aquellas celdas que quiera

combinar o unir y pulsar el botón Combinar celdas que se encuentra en el
grupo Combinar perteneciente a la ficha Presentación de la ficha contextual
Herramientas de tabla. En el caso de que las celdas combinadas contengan
previamente contenido Word convertirá el contenido de cada una de las celdas
combinadas en párrafos de la celda resultante.

Del mismo modo va a poder dividir una celda en el número de celdas y columnas
que desee a través del botón Dividir celdas que se encuentra en el grupo
Combinar, a la derecha del botón Combinar celdas visto anteriormente. Para
llevar a cabo el proceso de dividir celdas tiene que seleccionar la celda que
quiere dividir y pulsar entonces sobre el botón Dividir celdas. Aparecerá
una ventana en la que tendrá que indicar el número de filas y/o columnas en
las que desea dividir la celda seleccionada.

Otra forma de dividir celdas consiste en hacer uso del comando

Dibujar tabla.

1.5. Otras Opciones Interesantes de Tablas

1.5.1. Alineación del Texto de una Celda

Word permite alinear el contenido de una celda tanto en vertical como en

horizontal. Por tanto puede hacer que el texto aparezca en el centro de una celda,
pegado al margen izquierdo, pegado a la esquina inferior derecha, etc. Para
cambiar la alineación del texto tiene que hacer un clic en la ficha
Presentación de la ficha contextual de Herramientas de tabla y
escoger la opción desea del grupo Alineación. En
este grupo van a aparecer los botones que
permiten modificar la alineación del texto.

Grupo Alineación de la Pestaña Presentación

 En el grupo alineación se puede variar simultáneamente las alineaciones verticales
y horizontales, cuando se desea modificar solamente la alineación horizontal
bastará con seleccionar las celdas que se quiera cambiar y aplicar la alineación
desde los botones apropiados del grupo Párrafo que podrá encontrar en la ficha
Inicio. También puede variar solamente la alineación vertical haciendo clic en el
botón Propiedades del grupo Tabla que se encuentra en la
ficha contextual Presentación, en ese momento Word mostrará el
cuadro de diálogo Propiedades de tabla en cuya pestaña Celda
encontrará el apartado Alineación vertical.

1.5.2. Cambiar la Dirección del Texto

Por otro lado, tiene también la posibilidad de modificar la orientación del texto en
una celda de una tabla para que en vez de leer el texto de izquierda a derecha se
lea de abajo a arriba o de arriba abajo, para lo cual simplemente debe pulsar
sobre el botón Dirección del texto del grupo Alineación. Al pulsar en dicho
botón tanto la dirección del texto como el botón cambian.

1.5.3. Alineación y Ajuste de una Tabla

Una vez insertada la tabla en el documento, en algunos casos, se necesita

modificar la posición de la tabla con respecto al texto para
ello se cliquea en el botón Propiedades del grupo Tabla, Word muestra el
cuadro de diálogo Propiedades de tabla y en su pestaña
Tabla en el apartado Alineación podrá indicar la posición que quiere que adopte la
tabla respecto a los márgenes izquierdo y derecho.
 También es posible modificar la alineación de la tabla (no de su contenido)
simplemente seleccionando toda la tabla y aplicando la alineación necesaria con
los botones de alineación del grupo Párrafo de la ficha Inicio. Es posible ejecutar
un procedimiento manual para modificar la posición de la tabla con ajuste
alrededor, para ello sitúe el puntero en la esquina superior izquierda de la
tabla hasta que aparezca el controlador de movimiento de la tabla ,
a continuación, mantenga el puntero sobre el controlador de movimiento de la
tabla hasta que aparezca una flecha de cuatro puntas y arrastre la tabla hasta la
nueva ubicación.

1.5.4. Dividir una Tabla

En el grupo Combinar de la ficha Presentación situada en la ficha contextual

de Herramientas de Tabla aparece el botón Dividir tabla, el cual consiste
en dividir la tabla en la que se encuentre en dos tablas diferentes. La fila que
esté seleccionada será la primera fila de la nueva tabla que se forma. Word
insertará una marca de párrafo (¶) con estilo Normal entre las dos partes de la
tabla. Para deshacer la división basta con eliminar la marca de párrafo.

Cuando la tabla se encuentre al principio de un documento, Word insertará la

marca de párrafo por encima de la tabla. También es posible insertar una
marca de párrafo encima de una tabla de este tipo colocando el punto de
inserción al principio de la primera celda y presionando ENTER.
1.5.5. Convertir Texto en Tabla y Tabla en Texto

En ocasiones necesitará introducir un texto ya escrito en una tabla, para ello

agregue caracteres separadores, como comas o tabulaciones, que indiquen
dónde desea dividir el texto en columnas. Así mismo agregue marcas de párrafo
que especifiquen dónde acaba el contenido de cada fila. Posteriormente
seleccione el texto que desea convertir y en el grupo Tablas de la ficha Insertar,
haga clic en Tabla y, a continuación, en Convertir texto en tabla. En el
cuadro de diálogo Convertir texto en tabla especifique las opciones deseadas:

Convertir Texto en Tabla

Por el contrario puede ocurrir que desee que permanezca el texto que contiene
una tabla y que esta desaparezca, para ello se debe utilizar la herramienta
Convertir en texto que proporciona Word.

Primeramente seleccione las filas o la tabla que se desea convertir en párrafos, a

continuación en la ficha Presentación, en el grupo Datos, haga clic en
Convertir texto a.

Convertir Tabla en Texto

 Como se puede apreciar en la imagen anterior solamente se debe especificar el
carácter separador que se va a utilizar en vez de los límites de las columnas ya
que las filas se separan automáticamente con marcas de párrafo.

1.5.6. Ordenar el Contenido de una Tabla

Ordenar el contenido de una tabla resulta muy fácil en Word, basta con que haga
clic en la tabla que desee ordenar y a continuación en la cinta Presentación, en el
grupo Datos., haga clic en Ordenar. En ese momento Word muestra el cuadro de
diálogo Ordenar.

Si desea ordenar por más de un criterio realice los mismos pasos para el segundo y
tercer criterio en los apartados Luego por.

2. WordArt

2.1. Inserción de Wordart

WordArt es un complemento de Word que permite dotar al texto de efectos decorativos. El

texto puede tomar formato en tres dimensiones, formas asimétricas, se puede efectuar
giros, tener texturas, sombras, etc.

AGENCIA FELIZ CUMPLEAÑOS

Ejemplos de texto WordArt

Crear uno de estos rótulos es muy sencillo en Word. Inicialmente, para insertar un texto
artístico se debe acceder al botón WordArt, del grupo Texto en la ficha Insertar. Tras
pulsar el botón aparece en la Galería de WordArt en la que se debe escoger el tipo
de texto de WordArt que se desea crear.
 Galería de WordArt

Al selecciona cualquiera de ellas haciendo clic en una de las muestras del cuadro de
diálogo Galería de WordArt, se crea un objeto de dibujo en el documento donde escribir
el texto que se desea.

Una vez creado el texto artístico se selecciona haciendo clic sobre él. De esta forma se
puede modificar distintas propiedades como puede ser el tamaño y la posición. Además
en la parte superior de la ventana de Word se presenta la ficha contextual Herramientas
de Dibujo en la que se encuentra el grupo esta nueva ficha contextual aparece el grupo
Estilos de WordArt que permite efectuar todos los cambios posibles sobre un objeto de
este tipo.

Grupo Estilos de WordArt

2.2. Modificar el estilo desde la galería

Una vez insertado y escrito el texto, se puede variar el estilo de WordArt sin tener que
borrar el objeto y volverlo a crear. Simplemente con el WordArt seleccionado se accede
a la galería de estilos a través del grupo de Estilos de WordArt situado en la ficha
contextual Herramientas de Dibujo se hace clic en la opción deseada para ver todos los
estilos se hace clic en el botón más.

2.3. Modificar el texto del WordArt

Si se ha cometido algún error al introducir el texto o sencillamente se quiere añadir alguna

palabra más, se pulsa sobre el objeto y se realiza el cambio que se desee.
2.4. Relleno de Forma de WordArt

El botón Relleno de texto, del grupo de Estilos de WordArt, rellena el texto con
un color o degradado.

Opciones de Relleno de texto

Las opciones de este botón están descritas en el apartado Relleno de Forma.

2.5. Contorno de la forma del texto

Otra de las opciones disponibles con respecto al texto artístico es la posibilidad de

modificar las líneas que forman el contorno del texto. Para hacerlo se deberá cliquear
en la flecha situada a la derecha del botón Contorno de texto, que se
encuentra grupo Estilos de WordArt de la ficha contextual Herramientas de Dibujo y
aplicar las siguientes opciones:
2.6. Aplicar efectos de texto

El botón Aplicar efectos de texto que se encuentra en el grupo Estilos

de WordArt de la ficha contextual Herramientas de dibujo permite aplicar los siguientes
efectos a los WordArt:

Opciones para aplicar efectos de texto a un WordArt

Sombra: se trata de aplicar un efecto de sombreado al WordArt. El

desplegable muestra una lista de las posibles opciones de entre las cuales se
puede seleccionar aquella que más interese. Mediante opciones de sombra se
podrá optar a cambiar el estilo de la sombra de una manera más personalizada.

Reflexión: se trata de un efecto similar al sombreado, que crea un reflejo

del objeto seleccionado en la parte inferior del mismo. Mediante el comando
opciones de reflejos se puede personalizar el reflejo si ninguno de los
preestablecidos se ajusta a las necesidades.

Iluminado: Presenta un color difuso en torno al WordArt, que simula un

efecto de brillo como si de un cartel luminoso se tratase. Si se quiere que el objeto
presente algún color diferente a aquellos que están predefinidos se puede
cliquear sobre la opción Más colores de iluminación.

Bisel: Aplica un aspecto tridimensional a la forma seleccionada.

Este efecto no es compatible con el anterior.

Giro 3D: Simula un giro tridimensional creando un efecto de

perspectiva en función del estilo aplicado.
 Transformar: Transforma la apariencia del WordArt a cualquier que se
muestra en el listado. Este cambio afectará únicamente a la forma, manteniendo las
propiedades de colores, líneas, etc. aplicadas anterior.

Opciones de Transformación

Se puede editar las características de los elemento 3D haciendo un clic en Opciones

3D, que se encontrará al final de la lista Bisel, u Opciones de giro 3D que se
encontra tras el listado Giro 3D. Si se pulsa sobre estas opciones, se presentará el
cuadro de diálogo Formato de imagen donde se muestran las opciones Formato 3D,
mediante las cuales se puede definir las propiedades 3D del objeto.

2.7. Ajuste del texto en WordArt

Tal y como se ha visto al insertar un WordArt éste se coloca en línea con el texto,
pudiendo cambiar esta propiedad a través del botón Ajuste del texto que se
encuentra en el grupo Organizar de la ficha contextual
Herramientas de Dibujo. Las opciones disponibles son las mismas que para las imágenes
y se han descrito con anterioridad.

Cuando se ha realizado un efecto de transformación en el WordArt al seleccionar éste,

aparecen unas marcas alrededor de él:

Marcas de WordArt con transformación

  Círculos blancos: están distribuidos alrededor del dibujo y sirven para modificar de
manera manual y proporcional el tamaño del objeto.

 Cuadros blancos: aparece uno en el centro de cada lateral y permite modificar el

tamaño del lateral en el que se encuentra.

 Círculo verde: permite girar libremente el WordArt en ambos sentidos. Tan sólo se
debe hacer clic sobre él y arrastrar para conseguir girarlo.

 Rombos rosas: este control puede aparecer o no, dependiendo de la forma

transformación escogida. Es un control propio de la autoforma escogida y sirve
para variar algún aspecto del objeto como por ejemplo el grado de inclinación, el de
ondulación, etc.

2.8. Formato de texto

En la versión 2010 el objeto de WordArt está mucho más integrado que en versiones
anteriores pudiendo aplicar al texto de WordArt los mismos formatos como son tipo
de fuente, tamaño, escala, espaciado, etc. Los formatos de texto a un WordArt se
aplican de la misma forma que a un texto normal utilizado tanto los comandos de la
ficha Inicio como los de los cuadros de diálogo que pueden desplegarse en ella.

2.9. Texto Vertical

Mediante esta opción se puede cambiar la orientación del texto para que pueda leerse en
sentido vertical. Para ello se debe hacer uso del botón Dirección de texto que
permite establecer la dirección del texto en el interior del WordArt mostrando las
opciones disponibles:

3. Ortografía y Gramática

Una de las grandes aportaciones de Word 2010 es que cuenta con una excelente revisión
ortográfica y gramatical, dotada de unas importantes herramientas para desempeñar tal función.
Word lleva incorporado un diccionario junto con unas reglas gramaticales para llevar a cabo la
revisión y descubrir las palabras y frases erróneas.
3.1. Selección del idioma

Word permite escoger el idioma que se utiliza para redactar los documentos. Además,
una vez redactado, se puede llevar a cabo una revisión ortográfica usando el idioma
escogido.

El cambio de idioma de un documento se realizar pulsando el botón Idioma que se

encuentra en el grupo Idioma de la ficha Revisar y escogiendo la opción
Establecer idioma de corrección. Word 2010 muestra el cuadro de diálogo Idioma.

Seleccione uno o varios de los idiomas disponibles en la lista

A continuación se podrá seleccionar uno o varios de los idiomas disponibles en la lista. A

partir de este instante, se podrá escribir usando las palabras propias del idioma
escogido. También se puede acceder al idioma haciendo clic en el botón idioma de la
Barra de Estado.

3.2. Corregir mientras se escribe

Word incorpora la función Autocorrección para corregir errores tipográficos u ortográficos

mientras escribe. La función Autocorrección viene configurada de manera predeterminada
con una lista de errores ortográficos y símbolos comunes, a la cual puede añadir nuevas
entradas. Cuando Word detecta la escritura de uno de estos errores ortográficos
automáticamente lo sustituye por la palabra correcta.

3.3. Corrección una vez se ha escrito, con menú contextual

Cuando Word detecta un error ortográfico lo marca con un subrayado ondulado de

color rojo. Al pulsar con el botón secundario del ratón sobre ella, aparecerá un menú
contextual donde se sugieren palabras similares a la escrita. Pulsando sobre cualquier de
ellas, se sustituirá la palabra escrita erróneamente.
 Se puede llevar a cabo la corrección automática del documento utilizando el Corrector
Ortográfico que incluye Word. Este complemento de Word permite revisar parte, si se
selecciona, o todo el documento. Word marcará todas las palabras errónea en color rojo
y sugerirá cambiar cada una de ellas por otras palabras correctas. La revisión ortográfica
se activa clicando en el botón Ortografía y gramática del grupo Revisión que se
encuentra en la ficha Revisar o pulsando F7.

3.4. Corregir errores gramaticales

La corrección gramatical de los documentos se refiere a los posibles problemas de

concordancia que puedan existir en los textos. Concordancia entre géneros, entre singular y
plural, entre verbos y sustantivos, etc.

La corrección gramatical se lleva a cabo junto con la ortográfica, siempre que esté
definido en las opciones de Word. Cuando Word encuentra un error gramatical lo
marca con un subrayado ondulado verde.
 Después de realizar la corrección ortográfica, Word pasa a comprobar la corrección
gramatical, si detecta un error de este tipo se puede pulsar el botón Cambiar si se
desea que se produzca el cambio de la sugerencia por el error o por el contrario pulsa
Omitir si se desea que permanezca así. Con el botón Omitir regla, se omitirá durante el
resto de sesión con Word, todos los errores basado en la regla que se ha saltado en ese
momento.

3.5. Opciones de ortografía y gramática

Word cuenta con la posibilidad de activar una opción con la cual cada vez que se comete un
error avisará de ello, dejado a su elección el corregir o no esa palabra mal escrita.
Inicialmente dicha opción está siempre activada, no obstante, se puede comprobar
accediendo a las opciones de Revisión situadas en el cuadro de diálogo Opciones de
Word que se muestra al hacer clic en Opciones de la pestaña Archivo. Las
opciones de Para corregir ortografía y gramática de Word pueden activarse o no,
dependiendo del criterio que se quiera que se siga para la corrección del documento.

Lista de opciones de la revisión ortográfica y gramatical

A continuación se incluye una lista de las casillas de verificación y su función:

 Omitir palabras en MAYÚSCULAS: omite las palabras en las que todas las letras
son mayúsculas. Por ejemplo, si se activa esta opción, el corrector ortográfico no
marca ABC como un error.

 Omitir palabras que contienen números: omite palabras que contienen números.
Por ejemplo, si se activa esta opción, el corrector ortográfico no marca a1b2c3
como un error.
  Omitir archivos y direcciones de Internet: omite palabras que son direcciones
de Internet y de archivos.

 Marcar palabras repetidas: omite palabras repetidas. Por ejemplo, si se activa

esta opción, el corrector ortográfico no marca García García como un error.

 Permitir mayúsculas acentuadas en francés: si está activo se recibe una alerta

sobre las palabras en francés que contienen letras en mayúsculas a las que les
faltan acentos.

 Sólo del diccionario principal: sugiere palabras únicamente del diccionario

principal integrado en el corrector ortográfico. Si activa esta opción, las
palabras de los diccionarios personalizados no se incluyen en la lista de
sugerencias de palabras al revisar la ortografía de un documento.

 Uso del diccionario personalizado: cuando se utiliza el corrector ortográfico, éste

compara las palabras de un documento con las del diccionario principal de la
herramienta. El diccionario principal contiene las palabras más comunes, pero
puede ser que no incluya nombres propios, términos técnicos o siglas.
Además, algunas palabras pueden tener las mayúsculas o minúsculas de manera
distinta en el diccionario principal y en el documento. Para evitar que el
corrector ortográfico marque tales palabras o usos de mayúsculas o minúsculas
como errores, se puede usar un diccionario personalizado.

3.6. Uso del diccionario personalizado

En ocasiones es posible que interese tener un diccionario particular que contenga

determinadas palabras especiales que no suelen venir contempladas en los diccionarios
ordinarios. A este tipo de diccionarios se les denomina diccionarios personalizados y son
aquellos en los que se guardan las palabras que se agregan al diccionario.

Para abrir el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados haga clic en el comando

Opciones de la pestaña Archivo y, a continuación, se muestra el cuadro de diálogo
Opciones de Word. Posteriormente haga clic en Revisión y por último haga clic en
Diccionarios personalizados.
3.7. Autocorrección

Word corrige automáticamente algunas palabras que están mal escritas, esto es debido
a Word 2010 incorpora la herramienta de Autocorrección. Puedes usar esta función
Autocorrección para hacer lo siguiente:

 Detectar y corregir automáticamente errores tipográficos y ortográficos. Por

ejemplo, si se escribe lsa más un espacio, Autocorrección sustituye lo que se ha
escrito por las. O bien, si se escribe Esta es suc asa más un espacio, la función
Autocorrección sustituye lo que ha escrito por Esta es su casa.

 Insertar símbolos rápidamente. Por ejemplo, se puede escribir (c) para

insertar el símbolo ©. Si la lista de entradas incluidas en Autocorrección no
contiene los símbolos que se desea usar, se puede agregar más entradas.

 Insertar rápidamente un fragmento de texto largo. Por ejemplo, si se debe

escribir una frase como retorno de la inversión varias veces, puede configurar
el programa para que incluya esta frase automáticamente cada vez que escribe
rdi.

Todos estos usos de la función Autocorrección se basan en dos listas de palabras

paralelas. La primera palabra es la que se escribe erróneamente y la segunda palabra o
frase es la que el programa introduce para sustituir dicha palabra.

Se puede acceder a las Opciones de autocorrección a través del menú Revisión del
cuadro de diálogo Opciones de Word que se abre pulsando el botón Opciones de la
pestaña Archivo.
 Dentro de este cuadro se puede distinguir dos partes bien diferenciadas. En la parte
superior se encuentra una serie de opciones que se pueden activar o no, mientras que
en la zona inferior se encuentran unos campos que permiten añadir más palabras a la
Autocorrección. Además, debajo de los cuadros anteriores, aparece la lista de las
palabras que corrige automáticamente Word.

El botón Excepciones que aparece en esta ventana alude a los casos en que Word no
debe aplicar sus reglas de autocorrección.

3.8. Sinónimos

Word dispone de una herramienta que ofrece diversos sinónimos de las palaba que
se elijan. De esta forma se evitará que una misma palaba se repita a lo largo del texto.

Esta herramienta de Word está disponible pulsando la ficha Revisar, en el grupo

Revisión y accediendo al botón Sinónimos. Aparecerá un panel a la derecha de la
ventana con todas las
opciones de los sinónimos.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar la

palabra de la que se quiere buscar su sinónimo antes
de abrir esta ventana. Entonces, ésta aparecerá en el
campo Buscar. En el campo Sinónimos aparecen los
posibles significado de la palabra a la que se van a
buscar sinónimos. Se escoge aquel sinónimo cuyo
sentido esté más relacionado con el texto que se
haya escrito o se vaya a escribir. Cada posible
significado puede tener una lista de sinónimos
diferente.

Ahora se debe hacer un clic en la flecha que aparece al

seleccionar el sinónimo aquél que se quiera que
sustituya a la palabra que se vaya a cambiar y si se
pulsa la opción Insertar
este sinónimo pasará a sustituir a la palabra seleccionada, en cambio si se elige la opción
Buscar, lo que hará será mostrar otros sinónimos del sinónimo que tienes seleccionado.

También puedes utilizar el menú contextual que parece cuando se hace un clic en el botón
secundario del ratón sobre la palabra que se quiera cambiar.

3.9. Traductor

Word cuenta con una herramienta muy útil a la hora de traducir los documentos
completos o parte de ellos a otros idiomas. A las diferentes opciones de la
herramienta de traducción se accede desde el botón Traducir situado en el grupo
Idioma de la ficha Revisar.
 Opciones del comando Traducir

La opción Traducir documento traduce automáticamente un archivo completo y lo

muestra en un explorador de Internet. Cuando se elige este tipo de traducción, el
contenido del archivo se envía a un proveedor del servicio a través de Internet. Una vez
que se pulsa en el botón Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de idioma de
traducción.

En dicha ventana se escoge en el apartado Traducir de se especifica el idioma en el

que está escrito el texto y en el apartado Traducir a se especifica el idioma al que se
desea traducir el texto y por último se pulsa Aceptar.

Ventana del Explorador que muestra el resultado de la traducción

La opción Traducir texto seleccionado, abre el panel referencia a la derecha de la
ventana de Word donde traduce de forma automática el texto del documento que se
encuentre seleccionado cuando se ejecuta.

Si el panel ya está abierto siga uno de estos procedimientos para indicar que se debe
traducir:

 Traducir una palabra específica. Se presiona la tecla ALT y a continuación

se hace clic en la palabra.

 Traducir una frase corta. Se selecciona las palabras, se pulsa la

techa ALT y a continuación cliquee en la selección.

 Traducir una palabra o una frase. Se escriba la palabra o frase en el cuadro Buscar
y después se hace clic en Iniciar búsqueda.

Word 2010 añade la herramienta del Minitraductor. Cuando se coloca el puntero del
cursor sobre una palabra, el Minitraductor muestra la traducción. También se puede
copiar el texto traducido en el portapapeles, pegarse en otro documento o reproducir la
pronunciación de la palabra traducida. Para activar esta herramienta en la ficha
Revisar, en el grupo Idioma, seleccione Traducir y a continuación, haga clic en
Minitraductor.
 Coloque el puntero del ratón sobre la palabra o frase que desee que se traduzca.

Herramienta Minitraductor

Por ejemplo si se elige inglés, a continuación sólo se deberá de detener el cursor sobre
la palabra que se quiera traducir (sin hacer clic) y aparecerá una etiqueta de color azul
con la información acerca de la traducción sobre esa palabra en cuestión.

4. Herramientas de Movimiento

Opciones de Cortar, Copiar y Pegar textos

Editar con arrastra y colocar es la forma más fácil de copiar o mover una selección a un
lugar próximo. También puede arrastrar y colocar selecciones entre documentos; sin
embargo, para mover o copiar una selección a un lugar distante, suele ser más fácil
utilizar los comando Cortar, Copiar y Pegar.

El procedimiento para mover o copiar utilizando el sistema de arrastrar y colocar es

seleccionar el texto y los gráficos que desea mover. Posteriormente señale el texto y los
gráficos seleccionados y, a continuación mantenga presionado el botón principal del
ratón. Cuando aparezca el puntero Arrastrar y colocar, para mover texto,
simplemente arrastre el
punto de inserción punteado a la nueva posición y suelte el botón principal
del ratón. Para copiar texto, pulse la tecla CTRL mientras arrastras en este
caso el puntero es . La posición de destino puede estar dentro de otra aplicación de
Office. Si la ubicación destino de un documento distinto no
está actualmente visible, arrastre el texto al botón del documento destino que aparece
en la barra de tareas de Windows, y mantenga el puntero en esa posición durante unos
segundos. Se activará la ventana del documento deseado, y podrá finalizar la operación de
arrastre.

Para utilizar este método, debe estar activada la opción Permitir Arrastrar y colocar el
texto. Puede encontrar esta opción eligiendo Opciones de Word en el Menú de Office,
apartado Opciones de edición del grupo Avanzadas.

Uso y particularidades del portapapeles

El Portapapeles de Microsoft Office te permite reunir elementos gráficos y de texto de

distintos documentos de Office y de otros programas y pegarlos en un documento de
Office. Por ejemplo, puedes copiar texto de un documento de Microsoft Word, datos
de Microsoft Excel, una lista con viñetas de Microsoft PowerPoint, texto de Microsoft
FrontPage o Microsoft Internet Explorer y una hoja de datos de Microsoft Access y, a
continuación, volver a Word y organizar parte o todos los elementos reunidos en el
documento de Word.
El Portapapeles de Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar. Copia
un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y, a continuación,
pégalo desde ahí cuando lo desees en un documento de Office. Los elementos reunidos
permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office.

El procedimiento para mover o copiar texto con el portapapeles es el siguiente:

1. Seleccione el texto que deseas copiar o mover.

2. A continuación, sigue uno de estos pasos:

 Para mover la sección, elija Cortar del grupo Portapapeles que se

encuentra en la ficha Inicio o pulsa CTRL+X. De esta manera se corta el
texto, es decir, se quita del documento y se coloca en el portapapeles.

 Para copiar la sección, elija Copiar del grupo Portapapeles que se

encuentra en la ficha Inicio o pulsa CTRL+C. De esta manera se copia el
texto, es decir, se deja el texto en el documento y se coloca una copia en el
portapapeles.

3. Coloque el punto de inserción en la posición donde quiere insertar el texto que

se ha cortado o copiado en el portapapeles. La ubicación destino puede estar
dentro del documento original o en otro documento destino.

4. Elija Pegar del grupo Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio o

pulse CTRL+V. De esta manera se pega el texto, es decir se inserta en el
documento.

5. Para determinar el formato de los elementos que se pegan, haga clic en una
opción del botón Opciones de pegado que aparece justo delante de
la selección pegada.

Otro método de cortar o copiar un bloque de texto seleccionado consiste en hacer clic
con el botón secundario del ratón y luego elegir Cortar o Copiar del menú
emergente que aparece. De igual forma, para pegar haga clic con el botón
secundario del ratón en la posición deseada, y luego elija la opción deseada del grupo
Opciones de pegado del menú emergente. Para hacer desaparecer el menú
emergente sin elegir un comando, pulsa la tecla ESC o haga clic en cualquier parte del
documento.
 Una de las ventajas de utilizar el portapapeles consiste en que puede mover o copiar el
texto o los gráficos entre distintos programas de Windows. Otra ventaja consiste en que
el texto se guarda en el Portapapeles después de pegar, lo que le permite insertar varias
copias del texto pegando repetidas veces.

Almacenar varios bloques de texto en el portapapeles

Para copiar elementos en el Portapapeles de Office, éstos se deben mostrar en el panel de

tareas Portapapeles de Office. Puede abrir el Portapapeles de Office haciendo clic en el
iniciador del grupo Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio. El Portapapeles de
Office se abre automáticamente al seguir uno de estos procedimientos:

 Copiar o cortar sucesivamente dos elementos distintos en el mismo programa.

 Copiar un elemento, pegarlo y, a continuación, copiar otro elemento en

el mismo programa.

 Copiar un elemento dos veces seguidas.

Si el icono Portapapeles de Office aparece en el área de estado, el Portapapeles

de Office se muestra, al menos, en un programa de Office activo.

Si abre el Portapapeles de Office en el panel de tareas de un programa de Office, el

Portapapeles de Office no aparece automáticamente al pasar a otro programa de Office.
No obstante, puede seguir copiando elementos de otros programas. En el área de
estado aparece un
mensaje que indica que se ha agregado un elemento al
Portapapeles de Office.

El Portapapeles de Office puede incluir hasta 24 elementos. Si copia 25, se elimina el

primero del Portapapeles de Office. Los
elementos reunidos permanecen en el Portapapeles de Office hasta
que salgas de todos los programas de Office en ejecución en el
equipo o haga clic en el botón del Portapapeles de
Office. Si desea borrar un elemento haga clic en el cuadro
desplegable del elemento a borrar y escoja Eliminar.

Al agregar elementos al Portapapeles de Office, se muestra una

entrada en la galería del Portapapeles de Office. La entrada más
nueva se agrega siempre en la parte superior de la galería. Cada
entrada incluye un icono que representa el programa de origen
de Office y una parte del texto copiado o una miniatura del
gráfico copiado.

Puede pegar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez. El
comando Pegar pega sólo el último elemento copiado. El botón pega
todos los elementos almacenados en el Portapapeles de
Office.
5. Barra de Formato

 Fuente

Selecciona la fuente (ver glosario) que deseas aplicar, por ejemplo, yo en este
manual estoy usando la fuente tahoma, pero si lo modifico puedo cambiar a
Courier New, Arial, Comic Sans Ms, etc.

 Tamaño de letra

Selecciona el tamaño de la letra que tu desees, puedes hacerla Más grande, o

más pequeña.

 Tipo de Resalte
Está dividido en Negrita, que hace que llame la atención, Subrayada, para
hacer énfasis y Cursiva que es principalmente para las cosas que son en
otro lenguaje.

 Colocación del texto

Puedes colocar el texto de diferentes formas, ahora estoy usando el de
alineación a la izquierda, puedo usar alineación a la izquierda, a la derecha o
al centro.

 Numeración y Viñetas
Sirve para poner una viñeta como la que estoy usando o una numeración que
es para enumerar varias cosas.

 Sangrías
Es para poner una sangría después de un párrafo que pueden ser de diferentes
formas. En el siguiente punto del Tema (Creación y estructuración del
documento) se explica en profundidad.

6. El Salto Condicional (la función ir a)

El salto condicional le permite

moverse a la página que
especifique. Seleccione la
opción Ir A… del comando
Buscar que se encuentra en el
grupo Edición de la ficha
Inicio o pulsa F5 o haga doble
clic en el botón de
la barra de estado en que se muestra la página, escriba el número de página y seguidamente
haga clic en el botón Aceptar; repita el paso anterior si lo desea y cuando termine, haz clic en
Cerrar.
 Del mismo modo, para ir a una línea determinada de un documento, seleccione Línea y escriba
el número de línea en el cuadro Número de la línea. (Observe que para el comando Ir a…, la
numeración de las líneas comienza por 1 en la primera línea del documento y se incrementa a
lo largo del resto del documento. En cambio, el número de línea que se muestra en la barra de
estado se refiere al número de línea dentro de la página actual).

Utilice los botones Siguiente y Anterior para examinar los distintos casos en que aparece el
elemento de destino. Puede introducir un signo más (+) o menos (-) seguido de un número en
el cuadro de texto para ir hacia delante o hacia atrás un determinado número de elementos.
Por ejemplo, si ha seleccionado Página en la lista Ir a, puede introducir +4 en el cuadro
Número de la página para avanzar cuatro páginas.

6.1. Diferentes Modos de Seleccionar Texto

La selección de texto permite controlar con precisión aquella parte del documento
afectada por un comando de Word, es decir, la parte del texto con la que va a trabajar. En
Word primero se selecciona el texto y luego se actúa sobre él.

Cuando se selecciona el texto

desaparece el
punto de inserción normal y el texto seleccionado pasa a video inverso. Se puede
seleccionar el texto con el teclado y con el ratón.

Seleccionar Texto con el Teclado

El método básico para seleccionar texto con el teclado consiste simplemente en

mantener pulsada la tecla MAYÚS y luego pulsar cualquiera de las teclas o
combinaciones de teclas destinadas a mover el punto de inserción.

Otra manera de seleccionar texto utilizando el teclado consiste en pulsar la tecla F8

para activar el modo Extender. Mientras trabaja en el modo Extender, puede hacer
selecciones simplemente moviendo el punto de inserción sin la tecla MAYUS.

Si lo que desea es seleccionar todo el documento basta con que pulse la combinación de
teclas Ctrl+E.

Para cancelar una selección, y mostrar el punto de inserción, simplemente haga clic
en cualquier parte del documento o pulse una tecla de flecha. Si está en el modo
Extender primero debes pulsar la tecla ESC.

Seleccionar Texto con el Ratón

La técnica básica para seleccionar texto o gráficos con el ratón, consiste en mover el
puntero al principio de la selección deseada, pulsar el botón principal, y luego arrastrar
sobre el texto o los gráficos que quieres seleccionar. Si llega al extremo de una
ventana mientras arrastra, Word desplaza el documento de modo que se puede
seguir extendiendo la selección.
Algunos atajos de ratón que puedes utilizar para seleccionar varias porciones de texto
son:

 Seleccionar una Palabra. Apunte a cualquier parte de la palabra y haga doble

clic con el botón principal del ratón.

 Seleccionar una Frase. Apunte a cualquier parte de la frase y haga clic

con el botón principal del ratón manteniendo pulsada la tecla CTRL.

 Seleccionar una Línea. Apunte a la barra de selección (margen izquierdo)

junto a la línea en cuestión y haga clic con el botón principal del ratón.

 Seleccionar varias Líneas. Apunte a la barra de selección (margen

izquierdo) junto a la primera o a la última línea del texto que quieres
seleccionar, pulse y mantenga pulsado el botón principal del ratón, arrastra
hacia arriba o hacia abajo y suelte el botón del ratón.

 Seleccionar un Párrafo. Apunte a la barra de selección (margen izquierdo)

junto al párrafo y haga doble clic con el ratón.

 Seleccionar un Documento Entero. Elija Seleccionar todo en el comando

Seleccionar del grupo de opciones Edición de la ficha Inicio. Otra forma de
realizar esta selección es hacer triple clic en la barra de selección (zona en
blanco del margen izquierdo) o pulsar la combinación de teclas CTRL+E.

 Seleccionar texto salteado. Realiza la primera selección y posteriormente

mantén pulsada la tecla CTRL mientras realizas el resto de selecciones.

 Seleccionar un Bloque Grande de Texto. Haga clic en el principio de la

selección, desplácese al final y, mantenga presionada la tecla MAYUS
mientras hace clic con el botón principal del ratón.

 Seleccionar un Bloque Vertical de Texto (excepto en una celda de una

tabla). Presione ALT y arrastre sobre el texto.
 Seleccionar un Gráfico. Haga clic con el botón principal en el gráfico.

 Seleccionar un Cuadro de Texto o un Marco. Mueva el puntero sobre el

borde del marco o del cuadro de texto hasta que se convierta en una
flecha de cuatro puntas y haga clic para ver los controladores de tamaño (uno
de los pequeños círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los
lados de un objeto seleccionado).

La barra de selección es el área dentro de la ventana de documento

inmediatamente a la izquierda del texto. Es fácil saber cuándo el puntero de ratón está
dentro de la barra de selección porque el puntero se cambia en una flecha
apuntando hacia arriba y a la derecha.

Para cancelar la selección, haga clic en cualquier parte del documento o pulse una tecla
de flecha.
7. Inserción de Imágenes y Autoformas

Las imágenes que se incorporan en los documentos de Word pueden ser tanto las que vienen
incorporadas con la instalación del propio programa como cualquiera de otro programa que
Word puede compartir. De hecho se puede distinguir dos tipos de imágenes diferentes:
imágenes prediseñadas e imágenes desde archivo.

7.1. Desde un Archivo

La inserción de una imagen externa a Word se hace a través de la opción Imágenes del
grupo Ilustraciones que se encuentra en la ficha Insertar. Tras pulsar este botón,
se presentará el cuadro de diálogo
Insertar imagen desde el que se selecciona la imagen deseada.

Una vez seleccionada tan sólo se tiene que pulsar sobre el botón Insertar que aparece
en la zona inferior derecha. De forma predeterminada, Microsoft Word incrusta imágenes
en un documento.

7.2. Empleando Imágenes en Línea

Para incluir una imagen que viene incorporada en la instalación

de Word se deberá acceder al botón Imágenes en línea, que se encuentra en
el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar. Una vez
pulsado el botón aparecerá el panel Insertar imágenes que permite buscar los dibujos e
imágenes desde el buscador BING. En este panel se puede realizar una búsqueda
imágenes a través del cuadro Búsqueda de imágenes en Bing, insertando la palabra o
palabras clave que hagan referencia a la imagen. Se elige la que se quiere utilizar, basta
cliquear en ella para seleccionarla y se pulsa Insertar.

7.3. Ajuste de Imágenes con el Texto

El estilo de ajuste afecta a la forma en que se coloca el objeto en la página y su relación

con el texto en el cuerpo del documento. Cuando se inserta una imagen se coloca en
línea con el texto, esta propiedad se puede cambiar desde el menú contextual o a
través del comando Ajustar
texto del grupo Organizar que se encuentra en la ficha contextual
Herramientas de Imagen. Este botón proporciona los siguientes ajustes:

La opción Más opciones de diseño muestra el cuadro de diálogo Diseño avanzado, que
consta de dos pestañas para las características que competen en este caso:
  Posición de la Imagen

Otra forma de indicar la posición del texto es a través del botón Posición, que se
encuentra en el grupo Organizar de la ficha de Herramientas de Imagen: que muestra
una serie de posibilidades que puedes utilizar.
 Ajuste del
Texto

7.4. Mejoras de Imágenes

Cambiar el Tamaño de Gráficos

El cambio de tamaño amplía o reduce las dimensiones de un objeto.

Se puede cambiar el tamaño de una imagen de forma
manual simplemente haciendo clic sobre ella y
arrastrando uno de los controladores de tamaño (uno
de los pequeños círculos o cuadrados que
aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado) acercándolo
o alejándolo del centro en la dirección que marque la flecha en la que se
transforma el cursor.

Si además se desea mantener el centro de un objeto en el mismo lugar hay

que mantener pulsada la tecla CTRL mientras se arrastra el ratón.

Cuando la imagen deba tener un alto y ancho concreto se cliquea en la imagen

para seleccionar dicha imagen y a
continuación en la ficha contextual Herramientas de
imagen se especifica el tamaño deseado en los cuadros
Alto y Ancho del grupo Tamaño.
Grupo Tamaño de la Ficha Contextual Herramientas de Imagen
 O bien se hace clic en el iniciador del grupo Tamaño para mostrar el cuadro de
diálogo Tamaño.

Recortar Imagen

Word ofrece la posibilidad de recortar una imagen de tal modo que sólo sea
visible la parte que se desee de ella. Para recortar una imagen se cliquea en el
botón Recortar del grupo Tamaño que se
encuentra en la ficha contextual Herramientas de imagen. Sitúa la
herramienta para recortar sobre un controlador de recorte y, a continuación,
sigue uno de estos procedimientos:

 Para recortar un lado, arrastra el controlador central de ese lado hacia

el interior.

 Para recortar los dos lados a la vez, mantén presionada la tecla CTRL
mientras arrastras el controlador central de los dos lados hacia el interior.

 Para recortar los cuatro lados a la vez, mantén presionada la tecla CTRL
mientras arrastras un controlador de esquina hacia el interior.
 Si despliega el menú recortar podrá hacer los siguientes recortes:

Cuando se recorta una imagen las porciones recortadas no se visualizan pero

siguen formando parte de ella, para eliminar definitivamente dichas partes se
accede a la pestaña contextual Herramientas de imagen en la ficha Formato y
a continuación en el grupo Ajustar, se cliquea en Comprimir imágenes.
Word muestra
el cuadro de diálogo Comprimir imágenes, en el apartado Opciones
de compresión active la casilla de verificación Eliminar las áreas recortadas de las
imágenes. Hay que tener en cuenta que para quitar recortes de la imagen o
imágenes seleccionadas únicamente y no de todas las imágenes del archivo, se
debe activar la casilla de verificación Aplicar sólo a esta imagen.

7.5. Autoformas (Incorporación y Operaciones que se realizan con la Autoforma en el

Documento)

Word permite realizar dibujos sencillos con la ayuda del botón Formas
que se encuentra en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

Cuando haga clic en el botón Formas se desplegará un listado con varios

grupos que presentan las diferentes categorías incorporada en el programa como se
muestra en la imagen de la izquierda.

Para dibujar una forma se pulsa sobre el botón de la forma correspondiente en ese
momento el puntero del ratón se transforma en una cruz, a continuación, se pincha en
el punto del documento donde se quiere que comience la forma y después se arrastra el
puntero hasta el lugar donde se quiere que termine.

Si la forma no es una línea basta con pulsar en la posición de la página donde se

quiere insertar la figura y Word insertará el objeto de forma de tamaño estándar.

Algunas de las formas permiten escribir texto dentro de ellas simplemente haciendo un
clic en su interior, en otras formas se debe hacer clic con el botón secundario del ratón
en su interior y escoger la opción Agregar texto y en otras por el contrario no se
permite añadir texto.

Por último para borrar el objeto u objetos simplemente se seleccionan y se pulse la tecla
SUPR.
7.6. Cuadros de Texto, Inserción y Modificación Insertar

Cuadros de Texto

Para colocar un bloque de texto en una posición concreta de la página hay

que insértalo en un elemento de Word denominado cuadro de texto el cual
tiene la virtud de poder ser movido a la posición deseada.

Opciones del Botón Cuadro de Texto

Para colocar un cuadro de texto alrededor de un texto existente en el documento,

se selecciona el texto que se quiere incluir en el cuadro de texto, posteriormente
se cliquea en el botón Cuadro de texto, del grupo Texto que se encuentra en
la ficha Insertar, y se escoge la opción Dibujar cuadro de texto. Entonces
Word creará un nuevo cuadro de texto y moverá el texto seleccionado al cuadro de
texto.

Word también permite crear un cuadro de texto vacío e insertar posteriormente el

texto, para ello se hace clic en el botón Cuadro de texto, del grupo Texto que
se encuentra en la ficha Insertar, y se escoge la opción Dibujar cuadro de
texto (este botón también está disponible dentro del conjunto de formas). Acto
seguido, se cliquea sobre la posición del documento donde empezará el cuadro, y
se arrastra el ratón en diagonal para hacer clic nuevamente en la esquina opuesta
del mismo.

Como se puede ver en la imagen anterior, cuando se pulsa el botón Cuadro de

texto del grupo Texto muestra una galería de cuadros de texto prediseñados
que se puede usar simplemente haciendo clic sobre el que se quiera.

Si se mueve un cuadro de texto a un área de la página que ya contenga

texto, dicho texto se ajusta con respecto al cuadro en función de cómo se haya
creado el cuadro de texto:

 Si se seleccionó texto en el documento antes de insertar el cuadro de

texto, el texto del documento se ajustará alrededor del cuadro de texto.
  Si no se seleccionó texto antes de insertar el cuadro de texto, el texto del
documento no se ajustará alrededor del cuadro de texto.

Modificar Cuadros de Texto

Al introducir el texto en un cuadro de texto, Word lo ajustará cuando alcance el

extremo derecho del cuadro de texto. Sin embargo, Word no aumentará
automáticamente la altura del cuadro cuando alcance el extremo inferior del
mismo; se tendrá que hacer manualmente para poder ver el texto situado al final.

Para cambiar el alto o el ancho de un cuadro de texto se cliquea en cualquier

parte dentro del cuadro de texto para seleccionarlo, en ese momento Word lo
rodea con una banda gruesa con ocho controladores de ajuste de tamaño. A
continuación se arrastra cualquiera de los controladores para dar al cuadro de
texto el tamaño deseado. Para cambiar el tamaño del cuadro de texto
simétricamente respecto de su centro, se mantiene pulsada la tecla CTRL mientras
se arrastra cualquier controlador.

En esta versión los cuadros de texto es una forma por lo tanto los formatos
que pueden aplicar de relleno, bordes, etc. son los mismos que se han explicado
en el apartado Estilos de forma.

Modificar la Orientación del Texto

En la ficha contextual Herramientas de dibujo se puede encontrar el grupo Texto

que permite cambiar opciones texto en las formas. El comando Dirección
de texto permite establecer la dirección del texto en el interior de una forma.
Cuando se hace clic sobre él se muestra una lista de opciones posibles:

Botones de Cambio de Dirección de Texto

 El comando Opciones de dirección de texto muestra el siguiente cuadro de
diálogo para especificar la dirección.

Cuadro Dirección de Texto

Se debe tener en cuenta que el cambio de dirección del texto de un cuadro que
esté vinculado con otros afectará a toda la secuencia de vínculos, es decir a todos
los cuadros que forma la secuencia.

Alineación de Texto

Esta opción, disponible en el grupo Texto de la pestaña contextual

Herramientas de dibujo, permite indicar la alineación vertical del texto dentro de
la forma, al hacer clic en el comando Alinear texto se muestra las siguientes
opciones:

Vincular Cuadros de Texto

Se puede crear una serie de dos o más cuadros de texto de tal forma que cualquier
texto que no encaje en un cuadro de texto se desplace al siguiente, de la misma
forma que un texto fluye de una página a la siguiente. A este método se le
denomina vinculación de cuadros de texto y se realiza con el siguiente proceso:

1. Se selecciona el cuadro de texto a partir del cual se va a iniciar dicha

vinculación.
 2. Se pulsa sobre el botón Crear vínculo que se encuentra en el grupo
Texto de la ficha contextual Herramientas de cuadro de texto. En ese
instante el cursor del ratón se convierte en una jarra llena de letras.

3. A continuación, se coloca el cursor del ratón sobre el siguiente cuadro de

texto hasta que la jarra que forma el cursor cambie de forma simulando
que derrama el texto sobre el cuadro.

4. Seguidamente se cliquea sobre el segundo cuadro y quedará establecido el

vínculo.

5. Por último se rellena con texto el primero de ellos y cuando esté se

complete se continúa la escritura sobre el segundo cuadro.

Cuando estén vinculados varios cuadros se podrá eliminar el vínculo existente

entre dos de ellos seleccionando el cuadro a partir del cual
se quiere romper la vinculación y pulsar en el botón Romper vínculo
que se encuentra en el grupo Texto de la ficha contextual
Herramientas de cuadro de texto. Una vez roto el vínculo, el texto pasará por
completo al primero de los cuadros de texto, quedando oculto en caso de no
caber.

8. Numeración y Viñetas

Microsoft Word puede crear automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras
escribe, o puede agregar rápidamente viñetas (punto u otro símbolo situado delante de un
texto, como elementos de una lista, para dar énfasis) o números a líneas de texto existentes.
Estas viñetas y numeración automáticas forman parte del formato de párrafo. Además, si se
vuelven a ordenar los párrafos de una lista numerada, Word cambia la numeración
automáticamente.

Puede cambiar el formato de viñetas o números de una lista sin realizar cambios en el texto de
la lista, por ejemplo, aplicar a los números o las viñetas un
formato de color de fuente distinto al del texto en la lista. Para ello haga clic en una
viñeta o un número de la lista, todos los números o viñetas de la lista quedan
resaltados, y aplique los formatos que desee.

En el grupo Párrafo de la ficha Inicio verá los botones correspondientes a viñetas, numeración y
lista multinivel.

Viñetas Lista Multinivel

Numeración

En el momento de establecer una lista numerada o de viñetas, las sangrías del párrafo
cambian ligeramente su función dado que la sangría a primera línea determina la posición
del número o de la viñeta. El resto de sangrías, sangría derecha y sangría francesa
mantienen su función. De esta forma, para establecer ahora una sangría de primera línea
hay que hacer uso de la tabulación.
8.1. Viñetas

Word le permite crear listados con viñetas, es decir, lo que se antepondrá a cada una de
las primeras líneas del párrafo que componen el listado será un dibujo igual en todas
esas líneas. Para acceder a esta opción, debe pulsar en el botón Viñetas del grupo
Párrafo que se encuentra en la ficha Inicio.

Puede elegir entre distintos tipos de viñetas, para escoger una, haga clic sobre ella.
Una vez hecho esto desaparecerá el cuadro y se mostrará el documento en el que se
habrá insertado una viñeta igual que la que eligió.

Además de los formatos de viñetas que aparecen visualizados en este cuadro, puede elegir
otros de entre un listado mucho mayor a través de la opción Definir nueva viñeta.

Cuadro de Diálogo Nueva Viñeta

Puede modificar la posición de la viñeta y del texto modificando la alineación, también

dispone de los siguientes botones:

 Símbolo: permite modificar el símbolo o carácter que va a utilizar para la

viñeta. Tenga en cuenta que los símbolos dependen de la fuente seleccionada.
 Cuadro de Diálogo Símbolo de Viñeta

 Imagen: mediante este botón podrá seleccionar una imagen para que se use a
modo de viñeta, en lugar de hacerlo con un símbolo como el caso anterior.

 Fuente: permite ver y seleccionar las características de la fuente que se empleará

en el símbolo de viñetas, como puede ser su tamaño, color, etc.

8.2. Listas Numeradas

Word presenta una herramienta que agrega números a líneas de textos ya existentes o
crear una lista numerada automáticamente a medida que escriba. Bastará con que
coloque el cursor delante de la línea a la que quiera aplicar numeración y a
continuación pulse en el botón correspondiente para que se inserte el número o letra
elegidos. Desplegando el botón Numeración podrá ver la lista de opciones que puede
emplear.
Elija la estructura de numeración que quiera haciendo clic sobres ella.

Además, encontrará una serie de opciones al final de la lista desplegable mediante el

botón Numeración:

 Cambiar Nivel de Lista. Permite aplicar una lista con varios niveles.

 Definir Nuevo Formato de Número. Muestra un cuadro de diálogo desde el

cual podrá dotar al número de formato, estilo y alineación. En este cuadro de
diálogo encontrará el botón Fuente desde el que podrá definir la fuente, el
color, el tamaño y otros aspectos del número.

Cuadro de Diálogo Definir Nuevo Formato de Número

 Establecer Valor de Numeración. esta opción nos muestra un cuadro de

diálogo con las opción Iniciar nueva lista, con la que la numeración se iniciará
de nuevo desde un (o con un número de inicio distinto que se especifica en
Establecer valor en:). En cambio, si escoges la opción Continuar a partir de la
lista anterior, la numeración de una nueva lista continúa a partir del último
número o letra de la lista anterior.

Cuadro de Diálogo Establecer el Valor de Numeración

8.3. Esquema Numerado (Lista Multinivel)

Una lista multinivel es una lista creada para aplicar una estructura
jerárquica a una lista o documento, puede tener hasta nueve niveles y
Microsoft Word no aplica estilos de título integrados a los
elementos de la lista. La lista de
esquema numerado muestra los elementos de la lista con varios niveles en lugar de
mostrarlos con sangría y un solo nivel.

Para acceder a esta opción tienes que hacer clic en el botón Lista multinivel en
el grupo Párrafo situado en la ficha Inicio.

Para crear un estilo de lista con varios niveles debe de hacer un clic en Definir
nueva lista multinivel.

Cuadro de Diálogo Definir Nueva Lista multinivel

 Una vez que haya aplicado esta característica a una serie de párrafos utilizando el
procedimiento anterior, puede modificar el nivel de cada párrafo de las formas siguientes:

 Para degradar un párrafo, es decir, convertirlo en un elemento de la lista de nivel

inferior, se coloca el punto de inserción en el párrafo y se pulsa
ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA o se pulsa la tecla TABULADOR o se hace clic en el
botón Aumentar sangría de la barra de
herramientas Formato.

 Para promocionar un párrafo, es decir, convertirlo en un elemento de la lista

de nivel superior, se coloca el punto de inserción en el párrafo y se pulsa
ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA o se pulsa MAYÚS+TABULADOR o se hace clic en el
botón Disminuir sangría
de la barra de herramientas Formato.

9. Creación de Estilos

9.1. Estilos estándar

Un estilo es un conjunto de características de formato que se puede aplicar a texto, tablas

y lista de un documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo, se
aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez.

Por ejemplo, si desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en
lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar un tamaño de fuente de 16 pto,
Arial y centrado, obtendrá el mismo resultado en un único paso si aplica el estilo Título.

La ventaja de usar estilos se basa en que solamente se definen los estilos una vez. A
partir de ahí, solamente será necesario indicar cada párrafo a qué estilo pertenece para
que adopte el tamaño y la forma que se desea. Otra de las ventajas es que cuando se
modifica el estilo se modificará automáticamente la apariencia del texto donde ha sido
aplicado.

Word proporciona el listado de estilos a través de la ficha Inicio, en el grupo de opciones

Estilos.

Grupo Estilos de la ficha Inicio

Si se hace un clic en el botón Más del grupo Estilos, Word muestra la totalidad de
estilos predefinidos o estilos rápidos.
Además de los estilos estándar Word incorpora la posibilidad de crear y/o utilizar varios
tipos de estilos en las opciones propias de cada uno de las que se detallan a continuación:

 Estilo de párrafo: controla totalmente la apariencia de un párrafo, como la

alineación del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede
incluir formato de caracteres.

 Estilo de carácter: afecta sólo al texto seleccionado en un párrafo, como la

fuente, el tamaño del texto, los formatos de negrita y cursiva, etc.

 Vinculado: se comporta como cualquier estilo de carácter o de párrafo, en

función de qué porción de texto se seleccione. Si se hace clic en un párrafo
o se selecciona un párrafo y después se aplica un estilo vinculado, el estilo se
aplica como estilo de párrafo.
No obstante, si se selecciona una palabra o frase en
el párrafo y luego aplica un estilo vinculado, el
estilo se aplica como un estilo de carácter, sin
efecto sobre el párrafo completo.

 Estilo de tabla: proporciona un estilo coherente a

bordes, sombreado, alineación y fuentes en las tablas.

 Estilo de lista: aplica una alineación, numeración o

viñetas y fuentes similares a las listas.

Si se hace clic en el iniciador del grupo Estilos situado

en la ficha Inicio aparece el panel de tareas Estilos, el cual
además de mostrar todos los estilos permite crear, ver y
volver a aplicar estilos.

Opciones de Estilos
9.2. Asignación, Creación, Modificación y Borrado de estilos Asignación

de estilos

Cuando se desea asignar un estilo a un texto basta con seleccionar dicho texto y
hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el grupo Estilos de la ficha
Inicio o en el panel de tareas Estilos si está visible.

En ocasiones se aplica un estilo a un texto incorrecto, en esos casos Word

proporciona el comando Borrar todo (primer elemento de la lista de estilos del
panel de tareas Estilo) o Borrar formato (grupo Estilo) que eliminará el
formato al del texto seleccionado.

Si antes de aplicar un estilo no se ha seleccionado un texto, se aplicará el estilo al

texto que se inserte a partir de ese punto hasta que se vuelva a cambiar el estilo.

En el panel de tareas Estilo los propios elementos de la lista muestran el estilo

que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que se
va a aplicar sobre el texto, para ello se debe hacer clic en el cuadro de
verificación Mostrar vista previa.

La lista de estilos únicamente muestra los estilos que ya se han utilizado en el

documento, pero Word proporciona el cuadro de diálogo Aplicar estilos, que se
muestra al pulsar la combinación de teclas CTRL+MAYÚSCULAS+W, donde se
escribe el nombre de estilo que se desea.

Cuadro de diálogo Aplicar estilos

Creación de estilos

Cuando se desea modificar un estilo para que se ajuste mejorar a las necesidades
se debe acceder al panel de tareas Estilos haciendo clic en el Iniciador del
grupo de Estilos que se encuentra en la ficha Inicio, y hacer clic en el botón
Nuevo estilo.

Word mostrará el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato.
Cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato

Las opciones Agregar a la lista de estilos rápidos y Actualizar automáticamente

se pueden activar Sólo para el documento actual o para todos los Documentos
nuevos basados en esta plantilla activando el respectivo círculo de verificación.

Otra forma de crear un nuevo estilo es aplicar el formato directamente al texto,

posteriormente se selecciona dicho texto y se cliquea en el botón
Nuevo Estilo del panel de tareas Estilo.
Escribe el nombre nuevo que deseas asignar al estilo y presiona ENTER
para finalizar.
 Modificación de estilos

Para modificar un estilo ya creado se parte del Panel de Tareas Estilo, en él se

cliquea en la punta de flecha que acompaña al estilo que se desea cambiar y, a
continuación, se hace clic en Modificar….

Opciones que se muestran al hacer clic en la flecha de cada estilo en el panel de tareas Estilo

Word mostrará el cuadro de diálogo Modificar estilo donde se podrán modificar

las opciones que se desee, excepto el tipo de estilo como se ve en la imagen
siguiente.

Cuadro de diálogo Modificar estilo

Otra manera rápida de aplicar las modificaciones realizadas a un estilo sin

necesidad de volverlas a definir en el cuadro de diálogo Modificar estilo, es
pulsando en el Panel de Tareas Estilo sobre la punta de flecha del estilo que
se quiere modificar y hacer clic sobre la opción Actualizar “Nombre del estilo”
para que coincida con la selección. Por ejemplo si se desea modificar el Título
se hace clic en Actualizar Título 1 para que coincida con la selección.
 Borrado de estilos

Para borrar un estilo lo primero es acceder al panel de tareas Estilos, para

seguidamente cliquear en la punta de flecha que acompaña al estilo que se desea
eliminar y, a continuación, escoger la opción Eliminar “nombre del estilo”. En
ese momento Word pide la confirmación del borrado del estilo.

Confirmación de eliminación del estilo llamado EstiloPropio

Solamente pueden ser eliminados los estilos definidos por el usuario y nunca los
predefinidos por Word. Cuando se elimina un estilo de párrafo que se ha creado,
Microsoft Word aplica el estilo Normal a todos los párrafos a los que se ha
dado formato con dicho estilo y quita la definición del estilo del panel de tareas.

10. Macros

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que se podrían realizar
automáticamente utilizando las propiedades de las macros. Una macro no es más que una
serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como
una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

 Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

 Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y
bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.

 Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

 Automatizar series de tareas complejas.

Grabadora de macros

Para crear una macro con la grabadora previamente se debe tener muy claro
cuáles son los pasos que va realizar la macro ya que al poner en marcha la
grabadora ésta almacenará todos los comandos que se vayan realizando.
Aunque cuando se graba la macro puede utilizarse el ratón para seleccionar
comandos y opciones, la grabadora de macros no guarda los movimientos del
ratón en la ventana del documento, por tanto si se necesita grabar esos
movimientos se deberán hacer mediante el teclado.

Cuando se está grabando una macro, se puede detener temporalmente la

grabación y reanudarla más adelante.

Para utilizar la grabadora de macros siga estos pasos:

1. Se accede a la ficha Vista y se clica en la flecha que se encuentra en

la parte inferior del botón Macros para desplegar sus opciones. A
continuación, se hace clic en
Grabar macro. Word muestra el cuadro de dialogo Grabar macro.

Cuadro de diálogo Grabar macro

2. En el cuadro Nombre de macro se escribe el nombre que se quiere

asignar a la macro. Hay que tener en cuenta que si se asigna a una
nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente
en Office Word 2010, las acciones de la primera remplazarán a las de la
macro integrada.

3. En el cuadro Descripción, se escribe un texto descriptivo de la macro.

4. A continuación se sigue uno de estos procedimientos:

 Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botón de la

Barra de herramientas de acceso rápido o a una tecla de método
abreviado, se hace clic en Aceptar.

 Para asignar la macro a la barra de herramientas de acceso rápido,

se sigue estos pasos:

a) Se clica en Botón. Word muestra el cuadro de diálogo

Opciones de Word.
Cuadro de diálogo Opciones de Word cuando se crea una macro de botón

b) Bajo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido,

se selecciona el documento (o todos los documentos) para el
que se desea agregar la macro a la Barra de herramientas de
acceso rápido.

c) En el cuadro de desplegable Comandos disponibles en, se

hace clic en la macro que se vaya a grabar y, a continuación
se clica en Agregar.

d) Se hace clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

 Para asignar la macro a un método abreviado de teclado,

sigue este procedimiento:

a) Se hace clic en Teclado para mostrar el cuadro de diálogo

Personalizar teclado.

Cuadro de diálogo para asignar combinación de teclas a una macro

b) En el cuadro Comandos, se hace clic en la macro que se va a

grabar.
 c) En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, se escribe la
secuencia de teclas que se desea utilizar y se hace clic en
Asignar.
d) Por último se clica en Cerrar para empezar a grabar la macro.

5. Realice las acciones que se desea incluir en la macro. Cuando se graba una
macro, se utiliza el ratón para hacer clic en comandos y opciones, pero
para seleccionar texto se hace usando el teclado.

6. Si se desea parar la grabación durante un instante se hace clic en el botón

Pausar grabación y para reanudarla se pulsa en el botón Reanudar
grabación. Sin embargo si se quiere dejar de grabar las acciones, se
hace clic en Detener grabación en el grupo Macros de la ficha
Vista.
Utilización de macros

Para poder acceder a las macros grabadas por el usuario se hace clic en el
botón Macros, situado en la ficha Vista. Word muestra el cuadro de diálogo
Macros donde se podrá realizar los siguientes
procesos:
 Eliminar una macro. En la lista Nombre de la macro se selecciona el
nombre de la macro que se desea eliminar. Si no aparece en la lista, se
selecciona otro documento o plantilla en la lista Macros en y por último se
clica en Eliminar.

Cuadro de diálogo Macros

 Ejecutar una macro. En la lista Nombre de la macro se selecciona el

nombre de la macro que se desea ejecutar y se clica en Ejecutar.

 Puede ejecutarse la macro directamente desde Word sin abrir el cuadro de

diálogo Macros simplemente pulsando las teclas correspondientes si a la macro se
le agregó un método abreviado de teclado o si fue asignado a un botón a la macro
hacer clic sobre él.
3. CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL DOCUMENTO

3.1. Creación de un Documento

Al abrir Word, éste siempre le presentará un documento nuevo en la ventana y podrá empezar
a preparar su trabajo. Sin embargo es posible que ya teniendo un documento abierto en pantalla
quiera abrir otros en blanco, para ello realiza los siguientes pasos:

 Personalice la barra de herramientas de acceso rápido para mostrar el botón

Nuevo documento en blanco o pulse la combinación de teclas CTRL+U.

 Acceda a la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Entonces aparecerá la ventana

Documento en blanco.

Plantillas, Creación y Guardado

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la
estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo,
elementos de autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseño de página,
formato especial y estilos.

Word incorpora una galería de plantillas a través de las cuales se podrá elegir de una manera
muy sencilla la que se quiere y que sirva de base para confeccionar el documento que se
desee crear. La plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo
cuando se abre. En Microsoft Office Word 2010 una plantilla puede tener la extensión .dotx
o .dotm (el tipo de archivo .dotm permite habilitar las macros en el archivo).
Así para ver la totalidad de las posibilidades que ofrece Word, se escoge
Nuevo de la ficha Archivo. Como se puede observar existen dos grupos:

 Plantillas disponibles: este grupo incluye tanto las plantillas que se encuentran
instaladas en el equipo como las que estén creadas por el usuario.

 Plantillas de Office.com: con esta opción se accede al sitio Web de Microsoft donde
se encuentran las plantillas para ser descargadas y utilizadas.

Cuando se crea una plantilla se puede comenzar desde un documento vacío, documento o
plantilla ya existente. Para crear una plantilla se ejecutan los siguientes pasos:

1. Se realiza uno de estos procedimientos:

 Comenzar con una plantilla en blanco. Se hace clic en la ficha Archivo y, a

continuación, en Nuevo, para posteriormente cliquear en Documento en blanco
y en el botón Crear.

 Crear una plantilla basada en un documento existente. Se cliquea en la ficha

Archivo, a continuación en el comando Abrir y por último se abre el
documento que se desea.

 Crear una nueva plantilla basada en una ya existente. Se hace clic en la ficha
Archivo, a continuación en Nuevo, seguidamente en el
apartado Plantillas disponibles se cliquea en Nuevo a partir de existente.
Se escoge la plantilla que sea similar a la que se desea crear y por último se
cliquea en Crear nuevo.
 2. Se realizan los cambios que se desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la
orientación del papel, los estilos y otros formatos. Se agregue el texto informativo, los
controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que se dese
que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

3. Se hace clic en la ficha Archivo y, a continuación, se cliquea en Guardar como.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, se hace clic en Plantillas de confianza o en

Plantilla, dependiendo el sistema operativo.

5. Se escribe un nombre de archivo para la nueva plantilla, se selecciona Plantilla de

Word en la lista Guardar como tipo y por último se cliquea en Guardar.

3.2. Estructuración del Documento

Configuración de Página

El cuadro de diálogo Configurar página permite ajustar un gran número de opciones que
afectan al aspecto general de las páginas de todo el documento, o a una o más secciones
del mismo. Estas opciones incluyen a los márgenes, tamaño de papel, alineación vertical
del texto en la página y la numeración de líneas.

La configuración de página requiere los siguientes pasos:

1. Para indicar la parte o el total del documento al que le va a afectar la

configuración haga lo siguiente:

 Para modificar todo el documento basta colocar el punto de inserción en

cualquier lugar del documento.
 Para modificar el documento desde una posición dada hasta el final del
documento coloque el punto de inserción en dicha posición.

 Para modificar desde el principio del documento hasta una posición

dada, selecciona el texto que quiera.

 Para modificar una o varias secciones coloque el punto de inserción en

la sección o seleccione las secciones que quiera modificar.

2. Haga clic en el iniciador del cuadro de opciones Configurar página de la ficha

Diseño de página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página, que tiene
tres pestañas: Márgenes, Papel y Diseño.

3. En la lista Aplicar a (que aparece en todas las

pestañas) elija la parte del documento que quiere
modificar.
 4. Si quiere utilizar las opciones seleccionadas como los valores
predeterminados, haga clic en el botón Predeterminar, que aparece en todas las
pestañas, y responde Sí.

5. Seleccione las opciones de configuración de página que desee.

3.2.1. Ajustar el Tamaño de Papel y Distintos Tipos de Papel

Normalmente, Word asume que está imprimiendo en un papel de 21 por 29,7

centímetros o lo que es lo mismo un tamaño A4. Si se utiliza un tamaño de papel
diferente, deberá cambiar la configuración de tamaño de papel, en la ficha Papel
de la ventana Configurar página.

Pestaña Papel del Cuadro de Diálogo Configurar Página

Los campos que componen la ficha Página:

 Tamaño de Papel: en éste se especifica el

tamaño del papel que se va a utilizar. Elija
uno de los tamaños de papel estándar del
cuadro de lista (el contenido de este cuadro
de lista depende de la impresora
predeterminada).

También puede cambiar el tamaño de papel

si hace un clic en el botón Tamaño, que se
encuentra en el grupo Configurar página de
la ficha
Diseño de página, aparecerá un
listado con unos tamaños
predeterminados en el que se
muestra el nombre de cada uno con
una pequeña vista previa y sus respectivas medidas.
  Ancho y Alto: en estos campos aparecerá el ancho y el alto en centímetros
de la página cuyo tamaño haya especificado en el campo Tamaño de
papel. Si en dicho campo ha elegido la opción Tamaño personal,
entonces el ancho y el alto tendrá que especificarlo en estos campos.

 Primera página y Otras Páginas: si desea distintos tipos de papel para una
parte del documento (algunas impresoras no admiten esta opción), en el
cuadro Primera página, haga clic en la fuente de papel que desea utilizar
para la primera página del documento. Para especificar otra fuente de
papel para las siguientes páginas, haga clic en la fuente de papel en el
cuadro Otras páginas. Para especificar una bandeja de papel para una
sección de un documento, primero haga clic en la sección cuya fuente de
papel desee cambiar.

3.2.2. Ajustar el Diseño de la Página

Word permite ajustar un conjunto de características de configuración de página

haciendo clic en la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página.

Pestaña Márgenes del Cuadro de Diálogo Configurar Página

Los campos que esta ficha son los siguientes:

 Empezar Sección: en este

cuadro desplegable
puede controlar la ubicación
del texto al comienzo de la
sección o
secciones seleccionadas del documento.
 Suprimir Notas al Final: impide que las notas al final se impriman en la
sección actual y las imprime antes de las notas al final de la próxima
sección.

 Alineación Vertical: indica las distintas alineaciones verticales que puede

aplicar a sus documentos o secciones.

 Encabezados y Pies de Página: en este apartado puede configurar la

forma de trabajo de encabezados y pies de página.

- Pares e impares diferentes: si activa esta opción todo tu

documento permitirá diseñar encabezados y pies de página
diferentes, uno para las páginas impares y otro para las páginas
pares.

- Primera página diferente: si activa esta opción le permite diseñar un

encabezado y pie de página especial para la primera página del
documento o sección.

- Desde el borde: permiten especificar la cantidad de espacio entre

la parte superior de la página y el principio del texto de encabezado
en el cuadro Encabezado y de igual forma, en el cuadro Pie de
página puede ajustar el espacio entre la parte inferior de la página
y el principio del texto del pie de página.

 Números de Línea…: Microsoft Word puede contar automáticamente las

líneas de un documento y
mostrar el número correspondiente junto a cada línea de
texto. De manera predeterminada, Word enumera todas las
líneas de un documento, salvo las de las tablas, las notas al
pie, las notas al final, los cuadros de texto, los marcos y
los encabezados y pies de página.
 No obstante, puede elegir los números de
página que vayan a mostrarse. Por ejemplo,
incluir números de línea en todo el
documento o en parte del mismo, incluir
números de línea a intervalos, como cada
diez líneas (10, 20, 30, etc.).

Se puede bloquear la numeración de líneas

en algún párrafo específico simplemente
aplicando la opción de
formato de párrafo Suprimir números de líneas, que se encuentra en la
pestaña Líneas y saltos de página en el cuadro de diálogo Párrafo.

 Bordes: abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado, lo que permite

aplicar bordes y sombreados al párrafo seleccionado o añadir un borde a
todas las páginas o a una sección del documento.

3.2.3. Orientación de Página

La orientación de página indica la dirección del texto respecto a la hoja de papel.

En esta área, elija Vertical (que es la configuración habitual) para que se
impriman las líneas del texto en ángulo recto respecto a la dirección de
alimentación del papel, o elija Horizontal para imprimir las líneas de texto en la
dirección de alimentación del papel.

Cuando se cambia la orientación del papel, Word cambia automáticamente la

configuración actual de los márgenes superior e inferior por la configuración de los
márgenes izquierdo y derecho; de esta forma, el texto ocupa la misma porción de
página.

Esta opción también puede ser cambiada a través del botón

Orientación, que se encuentra en el grupo Configurar página
de la ficha Diseño de página.

Opciones del Botón Orientación

3.2.4. Márgenes

Un margen es la distancia normal que hay entre el texto y el borde del papel y
afecta a todo el documento o sección. Los márgenes predeterminados de Word
están en 2,5 cm para los márgenes superior e inferior, y 3 cm para los márgenes
izquierdo y derecho.

Para ajustar los márgenes de una página haga un clic en el botón Márgenes, del
grupo Configurar Página que se encuentra en la ficha Diseño de página. Este
botón desplegará unos márgenes predeterminados para agilizar el trabajo como en
la imagen siguiente:

Márgenes Predeterminados

Si no le sirve ninguno de esos márgenes, entonces tendrá que acceder a la

opción Márgenes personalizados que se encuentra al final de la opción Márgenes
y se mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.

Pestaña Márgenes del Cuadro de Diálogo Configurar Página

Como puede comprobar hay un cuadro numérico para especificar cada uno de
los márgenes. También dispone del campo Encuadernación, donde puede
añadir espacio extra al margen interior o superior de cada página de forma que
haya más espacio para la encuadernación. Para hacer esto se introduce la
cantidad de espacio deseado en el cuadro Encuadernación, luego se
seleccione la opción Izquierda o Superior del área Posición del margen interno
para especificar el margen de página en que se desea añadir la
encuadernación. Tenga en cuenta que esta opción se puede aplicar a parte del
documento seleccionando la opción pertinente en el campo Aplicar a:.

En esta pestaña también encontrará el apartado Páginas que establece opciones

para varias páginas:

 Normal: es la opción marcada por defecto en la que no se establece

ninguna opción de encuadernación en varias páginas.

 Márgenes Simétricos: esta opción es útil cuando desea imprimir su trabajo

usando los dos lados de la hoja. Al activar esta opción, los márgenes
izquierdo y derecho pasaran a denominarse Interior y Exterior. Además
el margen de encuadernación que haya establecido se añadirá a los
márgenes interiores de las páginas.

Si se añade margen interno a la izquierda y se selecciona Margen

simétricos, la posición del margen interno se añadirá al margen derecho en
las páginas pares y al margen izquierdo en las páginas impares. Si se añade
un margen interno a la izquierda y no se activa Márgenes simétricos, la
posición del margen interno se añadirá al margen izquierdo en todas
las páginas.

 Dos Páginas por Hoja: mediante esta opción podrá imprimir dos
páginas del documento a la mitad del tamaño dentro de la misma cara
de una hoja. Las páginas se imprimirán una encima de otra si
selecciona la orientación Vertical o una al lado de la otra si elige
orientación Horizontal. Esta opción es bastante útil se piensa cortar las
hojas por la mitad para hacer un folleto.
  Formato de Libro: esta opción permite crear un menú, una invitación,
un programa de evento o cualquier otro tipo de documento con un
solo plegado central. Observe que cuando utiliza esta opción se va a
mostrar un cuadro desplegable que le va a permitir aplicar este método a
determinadas hojas.

3.2.5. Tabuladores

Los tabuladores son paradas fijas que se establecen en un documento con el fin
de poder alinear el texto verticalmente a modo de columnas. Para avanzar de una
marca de tabulación a otra utilice la tecla TABULADOR.

Existen dos formas diferentes para establecer los tabuladores: con la Regla, y a
través de la ficha Inicio, en el iniciador del cuadro de diálogo del grupo
Párrafo o a través de la ficha Diseño de página, en el iniciador del cuadro de
diálogo del grupo Párrafo.

Estas dos últimas opciones le muestran el cuadro de diálogo párrafo, en él sí

hace clic en el botón tabulaciones... que aparece en la esquina inferior
izquierda de la ventana, Word mostrará el cuadro de diálogo Tabulaciones.

Tipos de Tabuladores

Word ofrece cinco tipos de alineaciones con topes de tabulador izquierda,

centrada, derecha, decimal y barra:

 Tabulación Izquierda: el texto de la izquierda se extiende a la derecha

de la tabulación.

 Tabulación Centrada: el texto se centre respecto del tope de

tabulación.

 Tabulación Derecha: el lado derecho del texto se alinee con el tope de

tabulación. El texto de la derecha se extiende a la izquierda de la
tabulación hasta rellenar el espacio de la tabulación y después se
extiende a la derecha.

 Tabulación Decimal: permite alinear números según su coma

decimal. El texto decimal situado antes de la coma se extiende a la
izquierda y el que está situado después de la coma, a la derecha.

 Tabulación de Barra: muestra una barra vertical a la altura del tope

de tabulación, dando un efecto similar a las líneas de borde en una
tabla, no es un salto de tabulación.
 Cuadro de Diálogo Tabulaciones

Manejo de los Tabuladores desde el Cuadro de Diálogo de Tabulaciones

El cuadro de diálogo Tabulaciones ofrece las características adicionales:

 Permite introducir medidas precisas para las posiciones de los saltos

de tabulación.

 Permite poner un carácter de relleno en el espacio que precede al

tabulador.

Si ya ha dispuesto saltos de tabulación personalizados en la regla, puede

acceder al cuadro de tabulaciones haciendo doble clic sobre cualquiera de los
tabuladores que se encuentran en la regla.

También puede cambiar los tabuladores predeterminados que Word coloca

automáticamente cada 1,25 cm de forma que no necesite utilizar la barra
espaciadora para moverse por una línea.

Para quitar un salto de tabulación personalizado selecciónelo de la lista del

cuadro de diálogo Tabulaciones y pulse Eliminar (o haga clic en Eliminar todas
para eliminar todos los saltos de tabulación personalizados y restaurar los
saltos de tabulación predeterminados).

Uso de la Regla para Establecer y Modificar Tabulaciones

La forma más fácil de definir saltos de

tabulación personalizados es utilizar la regla
horizontal. Para cada una de las
tabulaciones que crea aparece una marca
representativa en la regla de Word.
Para establecer nuevos tabuladores en un documento utilizando la regla, tendrá
que realizar el siguiente proceso:
 1. Seleccione el párrafo o párrafos en los que quiere definir los saltos de
tabulación personalizadas, para modificar un solo párrafo, basta con
colocar el punto de inserción en cualquier parte de ese párrafo.

2. Para establecer o cambiar la alineación de las tabulaciones, haga clic

en el botón Alineación de las Tabulaciones (por defecto es una
tabulación izquierda ) situado en el extremo izquierdo de la regla
horizontal, hasta obtener la alineación que desee.
3. En la regla, haga clic donde desee establecer el salto de tabulación.
Word marcará la posición del salto utilizando el símbolo
correspondiente.

Observe que siempre que se coloca un salto de tabulación personalizado, Word

quita todos los saltos de tabulación predeterminados situados a la izquierda del
salto personalizado dejando los saltos de tabulación predeterminados situados a
la derecha.

Puede cambiar la posición de un salto de tabulación personalizado

arrastrándolo a una nueva posición en la regla, y quitarlo arrastrándolo, hacia
abajo, fuera de la regla.

3.2.6. Encabezado y Pie de Página. Creación, Eliminación y Modificación

Un Encabezado y pie de página son

áreas de los márgenes superior,
inferior y laterales de cada página de
un documento que tienen carácter
repetitivo a no ser que defina lo
contrario.
 Además de texto, puede contener imágenes, gráficos, números de página,
fecha, etc. De esta manera, en estas zonas es donde se incluirán aquellos
elementos que quiera que se repitan en todas las páginas, como el título del
documento, el número de página, un logotipo, etc.

Para crear o modificar los encabezados o pies de página del documento de la

ventana activa seleccione el botón Encabezado o pie de página que se
encuentre en el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar.
Aparecerá entonces un listado con tipos de encabezados y pies de página en los
que sólo tendrá que hacer un clic sobre el que quiera aplicar.

Encabezados Predeterminados Pies de Página Predeterminados

Para crear su propio encabezado o pie de página escoja la opción Editar

encabezado o Editar pie de página o puede hacer doble clic en la zona que
corresponde al encabezado o pie de página. Una vez elegido cualquiera de las
opciones anteriores la pantalla de Word adquirirá otro aspecto, apareciendo una
ficha contextual nueva llamada Herramientas para encabezado y pie de página y
el apartado destinado a insertar el encabezado o el pie de página aparece
marcado por una línea de puntos.

Cinta de Opciones Encabezado y Pie de Página

Al elegir esta opción, el texto del documento que tenga abierto pasa a tener un
color gris que indica que no puede trabajar con él mientras el encabezado y pie de
página lo tenga en modo edición.
Para pasar del encabezado o pie de página al texto y viceversa, bastará con
hacer doble clic sobre la zona del texto o sobre el espacio del encabezado.

Mientras el cuadro de encabezado se encuentre en modo dedición (en el que

puede trabajar con él), puede introducir el texto que desee. Además, este
texto puede estar dotado de todas las opciones de formato.

Si es necesario, mueva el punto de inserción al área de encabezado o pie de

página pulsando la tecla flecha Arriba o Abajo, o haciendo clic sobre el botón Ir
al pie de página o Ir al encabezado de la ficha contextual herramientas para
encabezados y pies de página.

Pulse la tecla TAB para alinear texto en los dos saltos

de tabulación predefinidos; el primer salto de tabulación
alinea el texto en el centro del encabezamiento o pie y
el segundo salto de tabulación lo alinea en el borde
derecho. Otra forma de hacerlo es utilizando el botón
Insertar tabulación de alineación que se
encuentra en el grupo de Posición de la ficha contextual herramientas para
encabezados y pies de página. Cuando hace un clic en este botón se muestra el
cuadro de diálogo Ficha alineación con las opciones propias para alinear un
texto y si quieres aplicar algún tipo de relleno en el encabezado.

Para quitar el encabezado o el pie de página, basta con eliminar el texto del área
de encabezado o pie. O escoger la opción Quitar encabezado o Quitar pie de
página que se encuentra en el botón Encabezado o pie de página del grupo
Encabezado y pie de página de la ficha Insertar o en este mismo grupo en la
ficha contextual herramientas para encabezados y pies de página.

Si accedes al grupo de Opciones vas a poder especificar:

 Si la primera página de la sección debe tener el mismo encabezado

y pie que el resto de páginas de la sección o por el contrario debe
tener un encabezado y pie propio.

 Si quiere que el encabezado y pie se diferencie en las páginas pares y

en las páginas impares del documento. Si activa esta opción, la
primera página del documento pasará a ser página impar y será la que
contenga el primer encabezado que haya escrito.
 Si define diferentes encabezados o su documento tiene varias secciones debe
pulsar en el botón Siguiente o Anterior que se encuentran en el grupo
Navegación para cambiar de encabezado o de pie de página.

En caso de tener diferentes secciones dentro del documento puede hacer que los
encabezados o pies de página sean iguales o distintos para cada una de las
secciones activando (opción por defecto) o desactivando el botón Vincular
al anterior que aparece en el grupo Navegaación. Tenga en cuenta que este
botón no estará activo en la primera sección.

También es importante mencionar que desde la cinta de opciones va a poder

establecer los márgenes para el encabezado y pie de página. Sólo tiene que
acceder al grupo Posición y especificar el tamaño del área del encabezado y del
pie de página.

Posición del Encabezado y Pie de página

Puede insertar rápidamente el número de página, el número total de páginas del

documento, la fecha o la hora e imágenes en el texto del encabezado o pie de
página. Para hacer esto, sitúe el punto de inserción en la posición donde
quiere introducir la información y pulse los botones Número de página, Fecha y
hora, Imagen o Imágenes en
línea que aparecen en el grupo Insertar.

Cuando haya finalizado de crear o modificar los encabezados o pies, haga clic en el
botón Cerrar encabezado y pie de página del grupo Cerrar, o haga doble clic
sobre el texto del documento.

3.2.7. Numeración de Páginas

Numeración Automática de las Páginas de un Determinado Documento

Para documentos de múltiples páginas, Word proporciona una aplicación de

numeración de páginas, de forma que no es necesario teclear los números
de página.
Habitualmente el número de página suele
aparecer en el encabezado o en el pie de
página. Por esta razón, la cinta de opciones de
encabezado y pie de página dispone de un
botón para insertar la numeración automática
de las páginas. Puede acceder a través del
botón Número de página del grupo
Encabezado y pie de página de la ficha Insertar.
Opciones para insertar Número de Página
 Si hace clic en Principio de página, Final de página,
Márgenes de página o Posición actual, aparecerá un listado con una gran
cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación. Estos están
organizados por secciones para ayudarle a localizar el formato que busca:

 Simple: encontrará números simples con diferentes alineaciones.

 Con formas: los números van a estar dentro de una forma, por ejemplo de
un círculo.

 Números sin formato: dispondrá de números de página a los cuales se

les aplica algún tipo de formato.

 Página X: el número de página viene acompañado de la palabra Página o

Pág.

 Página X de Y: se utiliza para insertar números de página en relación

con el total de páginas del documento, como por ejemplo: Página 4 de
33.

Eliminación de la Numeración

Para eliminar la numeración insertada basta con cliquear en el botón Número de

página del grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar. A continuación
haga clic en el botón quitar números
de página.

3.2.8. Inserción de Saltos de Página y de Sección

Saltos de Página

Cuando crea un documento y rellena una página con texto o gráficos, al

llegar al final de la misma, Word inserta un salto de página automático e
inicia una nueva página.

Estos saltos de página también pueden ser

forzados, pudiendo crear un salto de página en
una posición concreta del documento,
denominando a ese tipo de salto de página
manual.

Para insertar un salto de página manual, sitúe el punto de inserción

inmediatamente a la izquierda del primer carácter que quiera que esté en la
nueva página, seleccione la ficha lnsertar, vaya al grupo Páginas y haga clic
sobre el botón Salto de Página o sitúe el punto de inserción y pulse
CTRL+INTRO. También puede escoger esta opción en el botón Saltos que se
encuentra en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.
 Opciones del Botón Saltos

Si desea eliminar un salto de página, mueva el puntero del ratón a la barra de

selección, seleccione el salto de página y pulse la tecla SUPRIMIR (para poder
visualizar claramente el salto de página puede activar el botón Mostrar
todo).

Saltos de Sección

Una sección es una parte de un documento en el que puede establecer

determinadas opciones de formato de página. Puede dividir un documento en
cualquier número de secciones y dar formato a cada sección de forma
independiente. Una sección puede incluir desde un solo párrafo (por ejemplo,
un titular de un boletín) hasta un documento entero.

Word separa cada sección con un salto de sección, que se indica como una
línea doble punteada de lado a lado de la pantalla. Word guarda las
características del formato de la sección en el salto de sección que marca el
final de la misma.

Recuerde que un salto de sección controla el formato de la sección de texto

que precede al salto. Por ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto que
le precede pasa a formar parte de la siguiente sección y adopta el formato de
ésta. Observe que la última marca de párrafo (¶) del documento controla el
formato de la última sección del documento, o de todo el documento si a éste
no le ha insertado secciones.
Al empezar un documento nuevo, no hay saltos de sección porque todo el
documento está formado por una sola sección. Cree una sección nueva
cuando desee cambiar los elementos siguientes en una parte determinada de
un documento:

 Márgenes, tamaño del papel u orientación de página.

 El número de columnas estilo periódico en una página.
 La alineación vertical del texto.

 Si desea imprimir las notas al final de una sección seleccionada o al

final de una sección posterior.

 El texto, posición y formato de encabezados y pies de página.

 El formato, posición y secuencia de los números de página.

 Fuente del papel para una impresora.
 Bordes de página.
 Numeración de línea.

Se pueden insertar 4 tipos de secciones diferentes:

 Página Siguiente, esta opción inserta un salto de sección que le

trasladará a la parte superior de una nueva página donde comenzará
la siguiente sección.

 Continuo, esta opción inserta un nuevo salto de sección e

inmediatamente comienza la nueva sección, sin insertar ningún salto de
página.

 Página Par, esta opción inserta un salto de sección y comienza la

nueva sección en la siguiente página par. Si inserta este tipo de
salto de sección en una página par, Word deja la siguiente página
impar en blanco.

 Página Impar, funciona igual que el anterior pero para páginas

impares.

La opción Salto de ajuste de texto termina la línea actual y fuerza la

continuación del texto debajo de una imagen, una tabla u otro elemento, es
decir, el texto continuará en la siguiente línea en blanco que no contenga
una imagen o una tabla alineada al margen izquierdo o derecho.
 Insertar un Salto de Sección

Para crear una sección en un

documento, inserta un salto de
sección. Todo el formato de la
sección, como márgenes, números de
página y encabezados y pies de
página, se guarda en el salto de
sección. Para insertar un salto de
sección, coloque el punto de
inserción donde desee iniciar una
nueva sección, presione el botón
Saltos que se encuentra en el grupo
Configurar página de la ficha Diseño
de página. En el menú desplegable
debajo de Saltos de Sección,
seleccione la opción que indique el
lugar en el que desee iniciar la
siguiente sección.

Opciones de Salto de Sección

Cuando un documento tenga más de una sección, podrá copiar el formato de

una sección copiando el salto de dicha sección. Cuando lo pegue en la nueva
posición, el texto que se encuentre encima de él adoptará el formato
guardado en el salto de sección.

3.2.9. Bordes de Página

Para conferir al documento un aspecto decorativo y elegante se

puede hacer que Word dibuje un borde alrededor de todas las
páginas. Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada
página de un documento, a las páginas de una sección (parte de un
documento en
el que establece determinadas opciones de formato de página), sólo a la primera
página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar bordes de página
en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos.

3.2.10. Párrafo

Se puede entender por párrafo aquel texto que tiene como límite un punto y
aparte. El formato de párrafo hace referencia a todas aquellas características
aplicables a todo
un párrafo de texto y que contribuyen a dotar al
documento del aspecto deseado. Dichas opciones
se aplican a la totalidad de un párrafo.
Grupo Párrafo
Las principales características del formato de texto están disponibles en la ficha
Inicio en el grupo Párrafo.

Para mostrar el resto de opciones tiene que hacer un clic en el iniciador de

cuadro de diálogo Párrafo.

Alineación de Párrafos

La alineación horizontal determina la apariencia y la orientación de los

bordes del párrafo. Word dispone de cuatro tipos de alineaciones diferentes:
izquierda, derecha, centrado y justificado, que se alinea uniformemente a lo
largo de los márgenes izquierdo y derecho.

De forma predeterminada, Word alinea el texto en el margen izquierdo, pero

no en el margen derecho. Sin embargo, tiene la opción de centrar el texto,
alinearlo con el margen derecho o expandir los espacios de cada línea para
justificarlo con ambos márgenes. La alineación que elija afectará a todo el
texto de los párrafos seleccionados.

El grupo Párrafo presenta unos iconos referentes a las alineaciones de texto:

Debe saber que si tiene un texto justificado y a la última línea del párrafo le
falta un poco para llegar hasta el final de la línea, sólo con situar el curso al
final y pulsar las teclas MAYÚSCULAS + ENTER, conseguirá que la línea se
reparta igualmente para que llegue hasta el final. De esta manera el párrafo
quedará perfectamente justificado.

Espaciado de Párrafos y Líneas

Espaciado entre Párrafos

El espaciado es la cantidad de espacio antes o después de cada párrafo.

Word utiliza de forma predeterminada espaciado 0, es decir, el
espacio entre párrafos está limitado por el interlineado. El ajuste
del espaciado entre párrafos puede realizarse de las siguientes formas:

 Grupo Párrafo. Permite cambiar el espaciado a través de cuatro

opciones disponibles en el botón Interlineado situado
en el grupo Párrafo de la
ficha Inicio. Agregar espacio antes del párrafo o Quitar espacio
antes del párrafo y Agregar espacio después del párrafo o
Quitar espacio después del párrafo.
 Cuando agrega espacio de esta forma la distancia añadida es
automática, es decir igual que el interlineado del párrafo.

 Ficha Sangría y Espaciado. Puede establecer medidas exactas

mediante el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo de la ficha
de Inicio y haciendo clic en la ficha Sangría y espacios.

 Grupo Párrafo de la ficha Diseño de Página. Dispone de las

opciones de espaciado de párrafo en la ficha Diseño de página,
en el grupo Párrafo.

Grupo párrafo de la pestaña Diseño de página

Interlineado

El interlineado es el espacio desde la parte inferior de una línea de

texto hasta la parte inferior de la línea siguiente. Este formato
determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las líneas
de texto de un párrafo. De manera predeterminada, se utiliza el
interlineado sencillo para las líneas, lo que significa que en el espacio
cabe la fuente de mayor tamaño de la línea, más una pequeña
cantidad de espacio adicional. Puede realizar cambios en dicha opción
a través de:
  Grupo Párrafo. Puede cambiar el interlineado a través del botón
Interlineado situado en el grupo Párrafo de la ficha Inicio.

 Ficha sangría y espaciado. Puede establecer medidas exactas

mediante el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo de la ficha
de Inicio.

Los tipos de interlineado disponibles son los siguientes:

 Sencillo. Se adapta según la fuente de mayor tamaño de esa

línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional. La
cantidad de espacio adicional varía en función de la fuente
utilizada.

 1,5 líneas. Equivale a 1,5 veces el del interlineado sencillo.

 Doble. Multiplica el espacio sencillo por 2.

 Mínimo. Define el alto mínimo de una línea en el cuadro En. Si

un carácter de una línea es más alto que este valor, aumentará el
alto de esa línea.

 Exacto. Define el alto exacto de una línea en el cuadro En. Esta

opción hace que todas las líneas aparezcan espaciadas
uniformemente. Sin embargo, si un carácter de una línea es
más alto que el alto de la línea, aparecerá cortado.

 Múltiple. Multiplica el espacio sencillo por el número que se

introduce en el cuadro En.

Teclas Rápidas Asociadas a estas Operaciones

Definir el Interlineado

PARA PRESIONE
Líneas de espaciado simple. CTRL+ 1
Líneas de espaciado doble. CTRL+ 2
Definir un espaciado de 1,5 líneas. CTRL+ 5
Agregar o suprimir un espacio de una línea antes de un párrafo.
CTRL+0 (cero)
 Alinear párrafos

PARA PRESIONE
Cambiar la alineación de un párrafo de centrada a alineada a
CTRL+T
la izquierda.
Cambiar la alineación de un párrafo de justificada a alineada a
CTRL+J
la izquierda.
Cambiar la alineación de un párrafo de alineada a la derecha a
CTRL+D
alineada a la izquierda.
Alinear un párrafo a la izquierda. CTRL+Q
Aplicar sangría a un párrafo a la izquierda. CTRL+H
Quitar la sangría a la izquierda de un párrafo. CTRL+MAYÚS+R
Crear una sangría francesa. CTRL+F
Reducir una sangría francesa. CTRL+MAYÚS+H
Quitar el formato de párrafo. CTRL+W

3.2.11. Espaciado entre Caracteres

Esta opción le permite cambiar el formato preestablecido de espacio y posición

entre caracteres. Para poder modificar el espacio entre caracteres debe acceder
al iniciador del cuadro de diálogo del grupo Fuente opción Avanzado y escoger la
ficha Espacio entre caracteres.

Ficha avanzado para fuentes Open Type

En esta ficha podrá modificar los siguientes formatos:

 Escala: expande y comprime el texto vertical y horizontalmente según un

porcentaje de su tamaño actual. Escriba o seleccione un porcentaje
comprendido entre 1 y 600.

 Espacio: aumenta o disminuye el espacio entre los caracteres, según la

cantidad que se indique en el cuadro En:, o utilizando los valores
predefinidos Expandido o Comprimido.
  Posición: eleva o baja el texto seleccionado con relación a la línea de base
según la cantidad que se indique en el cuadro En:.

 Interletraje para fuentes. Ajusta de forma automática la cantidad de

espacio entre ciertas combinaciones de caracteres proporcionando una
separación más regular en toda la palabra. Este comando sólo funciona
con fuentes TrueType y Adobe PostScript. Para utilizar esta
característica, escriba o seleccione el tamaño de fuente más pequeño al que
desea aplicar interletraje en el cuadro puntos o más. Microsoft Word
realiza en interletraje de forma automática de todas las fuentes de ese
tamaño o superiores.

3.2.12. Sangrías desde Menú y desde la Regla

La sangría establece la distancia del párrafo respecto a los márgenes

izquierdo o derecho. Puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o
un grupo de párrafos para aumentar o disminuir la distancia a los márgenes.
Asimismo tiene la posibilidad de crear una sangría negativa (también
denominado anulación de sangría), que permite escribir el texto en los
márgenes.

Las sangrías pueden ser de tres tipos: Izquierda, Derecha y

Especial.

A la hora de aplicar sangrías puede utilizar dos métodos:

 Uso de la regla. Arrastre los marcadores de sangría en la regla horizontal

hasta la posición que desee.

 Ficha sangría y espaciado. Puede establecer medidas exactas para las

sangrías aplicadas a los párrafos mediante el iniciador del cuadro de diálogo
Párrafo de la ficha de Inicio.

- Sangría Izquierda: es la distancia ente el margen izquierdo y el

texto del párrafo; puede ser positivo si se encuentra más a la
derecha que el margen izquierdo, o negativo, si se encuentra más a
la izquierda que el margen izquierdo.

- Sangría Derecha: es la distancia entre el texto del párrafo y el

margen derecho. En ese caso, es positivo si se encuentra más a la
izquierda que el margen derecho y negativo si se encuentra más a la
derecha que el margen derecho.

- Sangría Especial: permite escoger entre dos tipos diferentes de

efectos:
  Sangría de Primera línea, la primera línea del párrafo se
desplazará a la derecha de las otras líneas del párrafo tanto
como indique en el cuadro En. Tenga en cuenta que la
distancia indicada se mide desde la sangría izquierda.

 Sangría Francesa, se desplazarán todas las líneas hacia la

derecha excepto la primera del párrafo tanto como indique
en el cuadro En. Al igual que el caso anterior la distancia
indicada se mide desde la sangría izquierda.

- Sangrías Simétricas: las sangrías izquierda y derecha son

sustituidas por la sangría Interior y Exterior, aplicando la distancia
de la sangría interior como izquierda en las páginas impares y como
derecha en las páginas pares. Word aplicará la sangría Exterior
como derecha en las hojas impares y como izquierda en las pares.

Puede aumentar la sangría pulsando la tecla TAB o hacer clic sobre el botón
Aumentar sangría, de la misma forma puede disminuir la sangría pulsando la
tecla RETROCESO, o hacer clic sobre el botón Disminuir sangría del
grupo Párrafos en la pestaña de Inicio.

Si desea indicar la medida de la sangría, en la ficha Diseño de página, en el

grupo Párrafo, en el apartado Aplicar sangría podrá escribir tanto la sangría
izquierda como la derecha.

Grupo párrafo de la pestaña Diseño de página

3.2.13. Columnas Periodísticas

En Word, cuando quiere teclear texto en columnas, puede usar tabulaciones, la

aplicación de Tabla de Word, o la aplicación de columnas de Word.

Puede modificar el aspecto de un documento aplicando el formato de columnas

estilo periodístico o boletín a todo el documento o sólo a una parte. Para
determinar las partes del documento a las que desea aplicar este formato,
utilice secciones. Word aplicará el formato de columna a la sección que
contenga el punto de inserción, si no ha dividido el documento en secciones, el
documento entero se considerará como una sola sección, de modo que el
formato de columna afectará a todo el documento.
También puede seleccionar texto para que Word cree una nueva sección, a la
que aplicará el formato de columnas. Cuando selecciona texto, Word insertará
un salto de sección al principio y al final del mismo, y sólo aplicará el formato
de columnas sobre ese texto.

La aplicación de Columnas de Word le permite crear hasta 45 columnas, definir

diferentes diseños de columna en la misma página, y dibujar líneas rápidamente o
trazas entre columnas.

Creación de Columnas con Distintos Estilos

Si desea dividir un documento en columnas pulse en el botón Columnas

del grupo Configurar página que se encuentra en la pestaña Diseño de
página. Word despliega un listado donde podrá escoger entre un conjunto
de columnas preestablecidas: una, dos, tres, izquierda y derecha. Los tres
primeros diseños son para columnas igualmente espaciadas; los dos últimos
crearán columnas desiguales. Pero si necesita aplicar más columnas o
establecer otro tipo de márgenes entonces tendrá que pulsar la opción Más
columnas que parece en la parte inferior del listado. Este comando mostrará
el cuadro de diálogo Columnas.

Cuadro de Diálogo Columnas

En este caso va a poder crear una distribución de columnas personalizadas

eligiendo el número de columnas que desea en el cuadro Número de
columnas y, a continuación, en el cuadro Ancho especificar el ancho de cada
columna e introducir el espacio que quiere poner entre esa columna y la
siguiente en el cuadro Espacio. Si desea que Word mantenga los anchos de
columnas uniformes active la opción Columnas de igual ancho, de esta forma al
ajustar el ancho de la primera columna afectará a todas las columnas
simultáneamente. Si por el contrario esta opción está desactivada, podrá
ajustar el ancho de cada columna por separado. Al mismo tiempo puede
añadir una línea o traza entre columnas, marcando la opción Línea entre
columnas.
 Recuerde que en principio, solamente el texto que ha seleccionado se
convertirá en columnas, si no es esto lo que desea en el apartado Aplicar A
podrás indicar a Word que sección del documento se quiere modificar.

Para hacer que Word mueva el texto seleccionado al principio de una nueva
columna, activa la opción Empezar columna (para que esta opción esté activada
deberá seleccionar De aquí en adelante en el cuadro de lista Aplicar A).

Si deseas eliminar el formato de columnas periodísticas, solamente tiene que

seleccionar las columnas que desea eliminar, pulsar el botón Columnas
del grupo Configurar página que se encuentra en la pestaña Diseño de página y
escoger la opción Una del listado.

Aplicar Columnas en Distintos Espacios dentro del Documento

La aplicación de columnas en distintos espacios dentro del documento está

íntimamente ligada a la forma en que seleccione el texto que se va a dividir en
columnas:

 Si el documento sólo tiene una sección y desea dar el formato de

columnas a todo el texto, sitúa el cursor en cualquier parte del mismo.

 Si sólo desea dar el formato de columnas a una parte del

documento, selecciona el texto al que desea dar dicho formato.

 Si el documento tiene más de una sección, sitúe el punto de inserción

en la sección a la que deseas aplicar este formato.

Cambiar el Ancho de Columna y el Espacio entre Ellas

Puede usar la regla para modificar el ancho de las columnas y el espacio que
quede entre ellas. Si las columnas tienen el mismo ancho, al cambiar el
ancho de una, Word cambiará automáticamente el de todas las demás y
ajustará el espacio entre ellas, mientras que si tienen distinto ancho, Word
sólo cambiará la columna o el espacio que esté ajustado.

Para cambiar el ancho de columna y el espacio entre columnas realice una de

estas operaciones:

 En vista diseño de impresión, arrastre un marcador de columna sobre

la regla horizontal para ajustar el ancho o el espacio entre columnas.
  Puede especificar las medidas exactas para el ancho de las columnas y
la separación entre ellas eligiendo el comando Más columnas del
listado Columnas que se encuentra en la pestaña Diseño de página.

Equilibrar el Largo de las Columnas en una Página

Al final de una sección o documento, es posible que el texto no

haya quedado distribuido de manera homogénea entre las
columnas. Puede ajustarlo insertando un salto de sección
continuo al final, que distribuirá el texto de manera homogénea.

Si quiere que las columnas salten en una posición especial coloque el

cursor al delante del texto que quiera que pase a la siguiente columna, e
inserta un salto de columna clicando en el comando Columna que se
encuentra en el botón Salto del grupo Configurar página que se
localizado en la pestaña Diseño de página.

3.2.14. Copiar formato

Si se ha formateado un bloque de texto en un documento y quiere aplicar el

mismo formato a uno o más bloques de texto, puede ahorrar tiempo copiando el
formato. Para copiar formato sigua estos pasos:

1. Seleccione el texto que tiene el formato que quiere copiar.

 Para copiar el formato de carácter seleccione un carácter o más del
formato deseado.
 Para copiar el formato de párrafo, seleccione un párrafo entero o
coloque el punto de inserción en cualquier parte del párrafo sin
seleccionar el texto.

2. Haga clic en el botón Copiar formato, que se encuentra en la ficha

Inicio en el grupo Portapapeles o en la Mini barra de herramientas o
pulse la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+C. Aparecerá una pequeña
brocha junto a un puntero estándar en forma de I.

3. Para aplicar el formato de carácter copiado desplace el puntero en forma

de I al texto que quiere formatear y arrastra el puntero del ratón sobre él.
Para aplicar el formato de párrafo copiado, arrastra el puntero sobre uno
o más párrafos consecutivos o haga clic en cualquier parte del párrafo
sin arrastrar nada. También puede seleccionar el texto donde va a pegar
el formato y utilizar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+V.
Si desea copiar el formato a varios bloques de texto, puede ahorrar tiempo
haciendo doble clic sobre el botón Copiar formato del paso 2. Luego,
realiza el paso 3 en cada bloque de texto que quiera formatear. Cuando haya
terminado, haga clic una vez en el botón Copiar formato o pulse la tecla ESC.
4. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPERACIÓN E IMPRESIÓN DE
FICHEROS

Gestión de Ficheros

1. Utilización de las herramientas de revisión de documentos y trabajo con documentos

compartidos

Inserción de Comentarios

En ocasiones, cuando se está trabajando en un documento de varias páginas es posible que

aparezca la necesidad de introducir anotaciones relativas a algún apartado en concreto de
ese documento. Estas anotaciones pueden incluir un texto que indique algo que se tiene que
hacer, un texto que remita a otra parte del documento, que complemente otro texto, etc.
A estas anotaciones se les denomina Comentarios. Estos comentarios no se imprimirán, por
lo que sólo se utilizarán durante la confección del documento donde se muestran en un
globo en el margen del documento.

Para introducir un comentario se sitúa el cursor en el lugar donde se quiera introducirlo

o se selecciona el texto que se quiere resaltar, y a continuación se pulsa en el botón Nuevo
comentario del grupo Comentarios que se encuentra en de la ficha Revisar. Por último se
escribe el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones.
Aparecerá un panel de revisiones a la derecha de la ventana en el que se puede escribir el
comentario que se quiera.

Para eliminar un comentario se sigue uno de estos procesos:

 Para eliminar rápidamente un solo comentario se hace clic con el botón

secundario del ratón en el comentario y a continuación se clica en Eliminar
comentario.

 Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento se hace clic en

un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios se clica
en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, en el comando
Eliminar todos los comentarios del documento.
 Para modificar un comentario se clica en el interior del globo del comentario que se desea
modificar y a continuación se modifica el texto como corresponda.

Control de Cambios de un Documento

Esta opción permite ver en la pantalla los cambios realizados en el documento como pueden
ser cambios de formato o eliminaciones de texto.

El control de cambios se activa haciendo clic en el botón Control de cambios del

grupo Seguimiento que se encuentra en la ficha Revisar. Al clicar en este botón el fondo del
botón Control de cambios cambia de color, lo que
indica que está activado; a partir de este momento cualquier cambio que se realice se
marca como una revisión hasta que se desactive el Control de cambios haciendo clic de
nuevo en el botón.

Cuando se inserte o elimine texto, o se mueva texto o gráficos, cada cambio aparecerá con
un marcado: marcas como colores y líneas que indican dónde está cada revisión y de qué
revisión se trata.

Ejemplo de documento con la herramienta de control de cambios activa

Cuando el control de cambios está activado aparecen los textos con características de
formato (subrayado, color, etc.), las cuales se podrán cambiar si se hace un clic en el
botón Control de cambios y se elige la opción Cambiar opciones de seguimiento.

Aparecerá una ventana en la que podrás realizar múltiples cambios como modificar el
color del subrayado, el formato, o el ancho de los globos, entre otros.
 Cuadro de diálogo Opciones de Control de cambios

Del mismo modo se va a poder Cambiar el nombre de usuario desde las opciones que
aparecen al acceder al botón Control de cambios.

Opciones del botón Control de cambios

Cuando se hace un clic en el botón Globos, que se muestra entre las opciones del
comando Mostrar marcas del grupo Seguimiento en la ficha Revisar, se puede cambiar
como se muestran los cambios realizados.

Opciones de globos
De forma predeterminada Word 2010 muestra las revisiones de formato en forma de
globos. Con las revisiones en línea aparece una línea en el margen izquierdo indicando que
en ese párrafo se han producido cambios. Si se trata de un cambio de formato sólo se
muestra la línea, pero en el caso de que haya realizado alguna modificación en el texto,
aparece con formato de texto tachado aquel que se ha eliminado y subrayado el texto
añadido.
Word permite ver un documento en diferentes etapas del proceso de edición, es decir, se
pueden mostrar todos los cambios de un documento de distintas maneras. Cuando se clica
en el botón Marcas mostradas finales aparen
cuatro opciones que van a mostrar una vista distinta del documento. Word
elige de forma predeterminada la primera de las opciones:

Opciones del botón Marcas mostradas finales

Las primeras opciones del botón Mostrar marcas situado en el grupo

Seguimiento de la ficha Revisar permiten elegir qué tipo de marcas se quieren mostrar u
ocultar en el documento. Se pueden activar o desactivar cada una de las opciones, aunque lo
más rápido es hacer un clic en la opción Revisores, Todos los revisores, y de esta manera
se podrá visualizar todos las modificaciones de todos los revisores.

Las opciones que muestra el botón Panel de revisiones permiten elegir el lugar donde
se desea mostrar el panel de revisiones.
 El grupo Cambios de la ficha Revisar permite moverse entre los diferentes cambios
realizados en el documento, así como aceptar o rechazar dichos cambios.

Grupo Cambios
En el caso de que se elija mostrar las marcas Final u Original, las marcas de revisión o los
comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o eliminado permanecen en el documento.

Comparación de Documentos

Word 2010 ha incluido entre sus aplicaciones la posibilidad de comparar en pantalla dos
versiones de un documento para saber cuáles son las diferencias con un solo vistazo. Incluso
se tiene la posibilidad de crear un documento que combine las revisiones o modificaciones
de los dos, es decir, combinar dos versiones en una.

Para ello tendrás que hacer un clic en el grupo Comparar de la ficha Revisar y
escoger el comando Comparar. En ese momento Word muestra una
ventana en la que se deberá elegir el documento de origen y el documento con el que se
quiere comparar, así como la configuración de la comparación desplegando las opciones en el
botón Más.

Cuadro de diálogo Comparar documentos

 Al pulsar en el botón Aceptar se abrirá una nueva ventana de Word con el texto original y
con dos nuevos apartados donde se podrá ver las diferencias entre un documento y otro,
además del nombre de usuario que ha hecho las modificaciones.

Ventana de Word donde se comprueba la comparación

Todos los cambios que se quiera realizar se realizan en este instante se realizan en el
documento comparado, ya que las versiones originales no se pueden modificar.
En grupo Comparar existe un botón llamado Mostrar documento de origen
que permite seleccionar que documento de origen se desea mostrar:

Protección de Todo o Parte de un Documento

La protección de los documentos se puede utilizar para restringir los tipos de cambios que
pueden realizar los revisores en los documentos.

Para proteger el documento abierto de Word 2010 se hace clic en la pestaña Archivo,
seguidamente se clica en el grupo Información del panel de la izquierda, a continuación en el
botón Proteger documento. Aparecen las
siguientes opciones:
 Opciones del botón proteger documento

Marcar como final. Cuando un documento está marcado como final, los
comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o
desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final
ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un documento
e impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta.

Cifrar con contraseña. Este comando muestra el cuadro diálogo Cifrar

documento en cuyo cuadro Contraseña se escribe la contraseña que se solicitará
para abrir el documento.

Restringir edición. Muestra el panel de tareas Restringir formato y edición

donde se indican las zonas del documento donde se puede editar, que formatos
pueden aplicarse y que usuarios pueden realizar estos cambios.

Restringir permisos por personas. Este comando utiliza una cuenta de

Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos.
Los permisos se aplican a través de una plantilla que use su organización, o se
puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso.

Agregar una firma digital. Agrega una

firma digital invisible o visible que identifica de forma
inequívoca al usuario.

Mediante el botón Restringir Edición del grupo

Proteger situado en la ficha Revisar, también se puede mostrar el
panel de tareas Restringir formato y edición.

Panel de tareas Restringir formato y edición

En la sección Restricciones de formato se activa la casilla de verificación Limitar el formato
a una selección de estilos y a continuación se clica en la opción Configuración… para
concretar los estilos que pueden aplicar o modificar otros usuarios.

Cuadro de diálogo para realizar Restricciones de formato

En el cuadro Restricciones de formato se activa la casilla Limitar el formato a una selección

de estilos y a continuación se hace un clic en aquellas casillas situadas junto a los estilos que
se quiere permitir en el documento. Seguidamente clica en el botón Aceptar y en la sección
Comenzar a aplicar del panel de tareas Restringir formato y edición se pulsa el botón Sí,
aplicar la protección. Al hacer esto, Word da la posibilidad de fijar una contraseña para que
sólo puedan modificar el formato del documento aquellos usuarios que la conozcan.

Cuadro de diálogo para introducir contraseña

Si más tarde se decide quitar la contraseña sólo se tendrá que pulsar sobre el botón
Suspender la protección que aparece en la parte inferior del panel de tareas. En ese
momento se mostrará una ventana en la que se solicita de nuevo la contraseña para
desproteger el documento.
 Panel de restringir formato y edición cuando ha se ha protegido con contraseña

También se puede decidir qué tipo de edición va a permitir sobre el documento a través
de la opción Restricciones de edición que aparece en el panel de tareas Restringir formato y
edición.

Word permite limitar cuatro tipos de edición haciendo clic en la casilla de verificación
Admitir sólo este tipo de edición en el documento:

Opciones de restricción de edición

 Marcas de revisión. Permite que el usuario realice cambios sobre el documento,

y éstos serán resaltados como marcas de revisión.

 Comentarios: Los usuarios únicamente pueden introducir

comentarios sobre el documento.

 Rellenando formularios. Los usuarios sólo pueden escribir en las áreas de los
formularios.

 Sin cambios. No permite realizar ningún cambio.

Si se elige la opción Comentarios o Sin cambios se tiene que indicar que usuarios
pueden realizar modificaciones a través de la opción Excepciones.
2. Documentos Maestros y Subdocumentos

Un documento maestro permite organizar y modificar documentos extensos en

subdocumentos más pequeños y fáciles para trabajar. Además se puede crear una tabla de
contenido, un índice, referencias cruzadas y encabezados y pies de página para todos los
subdocumentos.

Para crear un documento maestro, se comienza con un esquema y después se designan títulos
en el esquema como subdocumentos. O bien se puede agregar un documento existente a un
documento maestro para convertirlo en un subdocumento.

Se Puede utilizar la vista Esquema para trabajar en un documento maestro, como por ejemplo:

 Expandir o contraer los subdocumentos o cambiar las vistas para mostrar u ocultar los
detalles.

 Cambiar rápidamente la estructura del documento agregando, quitando,

combinando, dividiendo, cambiando de nombre y reorganizando los subdocumentos.

Para trabajar con el contenido de un subdocumento, se abre desde el documento maestro.

Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro cada subdocumento
aparece como un hipervínculo, al hacer clic en el hipervínculo Microsoft Word muestra el
subdocumento en una ventana de documento diferente.

Vista esquema de un documento maestro

En el Explorador de Microsoft Windows, se designa una carpeta para almacenar el documento
maestro y los subdocumentos, en el caso de utilizar documentos existentes de Microsoft
Word como subdocumentos se deben mover hacia la carpeta.

Para trabajar con documentos maestros se utiliza la vista esquema por tanto se hace clic en
Esquema del grupo Vistas de documento situado en la ficha Vistas o se pulsa sobre el
4º icono de la lista de vistas que está en la parte
inferior izquierda de la pantalla. A continuación se deberá clicar en el botón Mostrar documento
del grupo Documento maestro situado en la pestaña Esquema. Al activar este botón se van
a mostrar otros nuevos referentes al trabajo con subdocumentos en la vista esquema:

Mostrar documento. Muestra u oculta los botones destinados a documentos

maestros.

Contraer subdocumentos o Expandir subdocumentos: contrae o expande

los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Crear: este botón permite crear un subdocumento y para ello lo primero que se
tiene que hacer es activar la función Expandir antes de utilizar esta función. Este
paso es obligatorio hacerlo porque el subdocumento que está creando se tiene que
situar después de un encabezado. Cuando se crea un subdocumento, éste aparece
enmarcado en un cuadro y en la esquina superior izquierda aparece un icono indicativo
de que se trata de un subdocumento .

Insertar: permite agregar como subdocumento cualquier archivo que se tenga

creado anteriormente.

Desvincular: elimina el subdocumento y su contenido pasa a formar parte del

documento maestro.

Combinar: Combina varios subdocumentos seleccionados uno solo que será el

primer subdocumento que forma parte de la selección.

Dividir: Divide el contenido del subdocumentos en varios

subdocumentos separados. La división se lleva a cabo a partir de la posición del
cursor.

Bloquear documento: Si está activo impide modificar el contenido del

subdocumento que se haya bloqueado. Del mismo modo los cambios que se
realicen en el resto del documento o subdocumentos no va a afectar al
subdocumento bloqueado. Cuando esta función está activa aparece un candado
debajo del icono del subdocumento.
Crear el Documento Maestro

Para crear un documento maestro tienes dos opciones:

 Crear un esquema de un documento maestro.

 Convertir documentos existentes en un documento maestro. Crear un

Esquema de un Documento Maestro

Esta opción se utiliza cuando tienes muy claro la organización, estructura y desarrollo del
documento. Se puede crear un esquema (o índice) con todos los puntos que se va a tratar
en el documento e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por
documentos individuales.

Apariencia de un documento maestro

Cuando se tiene la planificación de un libro bien estructurada y se sabe el número de

capítulos con sus títulos, entonces se puede hacer el documento maestro con un esquema
y destinar cada título de un capítulo a un subdocumento. Para ello se escribe el esquema
con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente, a continuación se selecciona el
primer título del capítulo del libro y a continuación se clica en Crear para crear
un
subdocumento y a continuación se puede redactar el contenido del
subdocumento. Se sigue el proceso descrito anteriormente para el resto de capítulos.

Al guardar el documento maestro no solamente guarda el documento maestro, sino

además crea un documento por cada subdocumento que se haya creado y lo guarda en el
mismo lugar donde se tiene almacenado el documento maestro.

Por ejemplo en la imagen anterior tienes el documento maestro y 3 subdocumentos

(Capítulo 1, Capítulo 2 y Capítulo 3). Estos 4 documentos estarán almacenados en la misma
carpeta. Los nombres que han sido proporcionados por defecto a los subdocumentos en
Word son el primer título, en este ejemplo Capitulo 1.docx, Capítulo 2.docx y Capítulo 3.docx.

Convertir Documentos Existentes en un Documento Maestro

La otra opción a utilizar para crear documentos maestros es cuando se dispone de los
subdocumentos ya creados y se quieren unir en un único documento maestro sin tener que
estar cortando y pegando.
 Para unir todos los documentos en un documento maestro debes realizar estos pasos:

1. Se crear un nuevo documento que será el documento maestro.

2. Se visualiza el documento creado en vista esquema.

3. Basándose en el mismo ejemplo que se vio anteriormente, con la diferencia de que

ya se tienen los capítulos creados en archivos independientes. Escribe el título del
libro y le aplicas el estilo Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

4. A continuación para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) se presiona

sobre Insertar. Word muestra el cuadro de diálogo Insertar subdocumento
donde se selecciona el documento que se quiere
insertar.

Con el resto de subdocumentos se realiza el mismo proceso.

3. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático utilizando la

inserción de objetos del menú insertar

Esta sección proporciona una visión general de las tres formas básicas de intercambiar
información entre diferentes aplicaciones de Office:

 Copia o movimiento estático de datos.

 Vinculación de datos.
 Incrustación de datos.

Cuando se utiliza copia estática o movimiento estático, los datos que se introducen pasan a
formar parte integral del documento receptor y no conservan ningún vínculo o conexión con
el documento o programa desde el que se ha obtenido. Cuando se copia o mueve
estáticamente datos de una aplicación a otra, puede que sea posible editar los datos dentro del
documento receptor o puede que no lo sea. Si los datos se pueden convertir a un formato
que el programa receptor entienda, habrá posibilidades de editarlo. Sin embargo, si los
datos no se pueden convertir a un formato nativo del programa receptor, los datos se podrán
ver e imprimir, pero no editarse.

En la vinculación, los datos introducidos conservan su conexión con el documento y con el

programa del que se han obtenido. En realidad, la copia completa de los datos sólo se
almacena dentro del documento de origen; el documento receptor almacena sólo la
información de vinculación y la información necesaria para presentar los datos. Cuando se
modifican los datos del documento de origen, los datos vinculados en el documento receptor
podrán actualizarse automáticamente o manualmente para reflejar las modificaciones.

En la incrustación, los datos insertados conservan su conexión con el programa de origen,

pero no con el documento de origen. En realidad puede que ni siquiera exista un
documento de origen porque se puede crear datos incrustados nuevos.
En el documento receptor se guarda una copia completa de la información igual que en el
caso de la copia estática de los datos. Sin embargo, gracias a la conexión entre esos datos y el
programa de origen, se pueden utilizar las herramientas del programa de origen para editar los
datos.

Se debería utilizar la vinculación en lugar de la incrustación cuando se desee guardar y

mantener datos dentro de un documento y presentar simplemente una copia actualizada de los
datos en uno o más documentos.

Es recomendable utilizar la incrustación en lugar de la vinculación cuando se quiera

almacenar un bloque independiente de datos como parte integral del documento en el que se
presenta.

Con Hojas de Cálculo

En ocasiones se tiene que insertar información de hojas de cálculo, en documentos de

Word. Este proceso se denomina insertar objeto y se realiza de la forma siguiente:

1. Se hace clic en el lugar del documento donde se desea crear un objeto de

Excel.

2. Se clica en el comando Hoja de cálculo de Excel que se encuentra en el grupo Tabla

de la ficha Insertar.

3. Se crea un cuadro de Excel dentro de Word y la cinta de Opciones cambia a

Excel.

4. Cuando se haya terminado de trabajar en Excel se clica fuera del objeto en

cualquier parte del documento de Word y la cinta de Opciones regresa a Word.

Con Bases de Datos

La fusión de un documento de Word con una base de datos de Access se realiza a través
de la herramienta de combinar correspondencia donde se podrán utilizar las tablas o
consultas de Access como orígenes de datos de la combinación.
Con Gráficos

En Microsoft Word 2010 se puede insertar diferentes tipos de gráficos y diagramas de

datos, como gráficos de columnas, gráficos de líneas, gráficos circulares, etc.

Cuando se desea insertar un gráfico en un documento de Word se clica en el botón

Gráfico del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar. Word muestra el cuadro de diálogo
Insertar gráfico.

Cuadro de diálogo Insertar gráfico

A continuación, En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, se selecciona el tipo de gráfico que

se desea y se clica en Aceptar

En ese momento se abre una ventana de Excel 2010 con datos prediseñados donde se
realizan los cambios necesarios para que en el gráfico se representen los datos que se
quiera.

Hoja de Excel donde se editan los datos del gráfico

Una vez realizada la edición de la hoja de cálculo se cierra y en el documento de Word aparece
el gráfico.
Con Presentaciones

Se puede insertar una diapositiva o una presentación de powerpoint en Word 2010, para ello
se sigue este procedimiento:

1. Se cliquea en el comando Objeto del grupo Texto de la ficha

Insertar. Word muestra el cuadro de diálogo Objeto.

2. Se sigue uno de estos procedimientos:

 Si se desea insertar una diapositiva en blanco se hace clic en la ficha Crear

nuevo, se escoge Diapositiva de Microsoft PowerPoint en el grupo Tipo de
objeto.

Cuadro de diálogo Objeto

Word crea un objeto en la posición del cursor donde se podrá crear una
diapositiva y para ello muestra la barra de opciones de PowerPoint. Cuando
se termine se pulsa fuera del objeto para volver a trabajar con Word.

 Si se desea insertar una presentación completa haga clic en la ficha Crear

desde un archivo y se utiliza el botón Examinar para localizar la
presentación.

Cuadro de diálogo Objeto ficha Crear desde un archivo

Inserta un objeto en el cual al hacer doble clic se presenta la presentación de PowerPoint

introducida.
Grabación de los Cambios Realizados en un Documento

De forma predeterminada, los documentos creados en Office 2010 se van a guardar en formato
XML (eXtensible Markup Language o lenguaje de marcas extensible) con nuevas extensiones de
nombre de archivo que agregan una “x” o una “m”. La “x” significa un archivo XML que no
contiene macros, y la “m” significa un archivo XML que si contiene macros. Esto quiere decir que
cuando guarda un documento de Word, el archivo utiliza ahora la extensión de nombre de
archivo
.docx de forma predeterminada en lugar de la extensión .doc que utilizaba hasta la versión 2003.

En el caso de que se trate de un archivo como plantilla el cambio es el mismo obteniéndose

las nuevas extensiones .dotx y .dotm.

Para guardar rápidamente un documento haga clic en el botón Guardar que se encuentra en la
barra de herramientas de acceso rápido, pulse CTRL+G o F12. El comando Guardar no muestra
un cuadro de diálogo a no ser que el archivo necesite un nombre, es decir, cuando el documento es
nuevo. En ese caso, Word muestra el cuadro de diálogo Guardar Como. Si desea guardar un
documento en otra ubicación, con otro nombre o con otro formato haga clic en el comando
Guardar Como de la ficha Archivo y se muestra la ventana Guardar Como.
Para guardar el documento, lo primero que tiene que hacer es decidir la ubicación que va a tener,
o lo que es lo mismo, en qué unidad y en qué carpeta desea guardarlo. Para ello debe buscar
la unidad de destino en el cuadro desplegable Guardar En. El paso siguiente consiste en
determinar el nombre que le asignaremos al documento y por último pulsa sobre el botón Guardar
que parece en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Guardar Como.

Cabe mencionar que en la ventana Guardar Como se encuentra el campo desplegable Tipo,
haciendo clic en la flecha que le acompaña podrá indicar en qué tipo de archivo se va a convertir
el documento.

La ventana Guardar como dispone de un botón en la parte inferior izquierda del cuadro de
diálogo llamado Herramientas. Si hace un clic en este botón va a poder acceder a las siguientes
opciones:

 Conectar a unidad de red: si su ordenador forma parte de una red puede conectarse a
un archivo remoto a través de una unidad de red.

 Opciones al guardar: va a poder personalizar el guardado de documentos.

 Opciones generales: es posible que le interese proteger algunos de sus documentos para
que otras personas no puedan realizar modificaciones sobre ellos e incluso para que
no puedan leerlos. Para ello Word distingue varios niveles diferentes de protección:

- Contraseña de apertura: las personas deben escribir una contraseña para poder
ver el documento. De forma predeterminada, esta característica usa cifrado
avanzado y sólo le permite escribir hasta 15 caracteres.

- Contraseña de escritura: las personas deben escribir una contraseña para poder
guardar los cambios en el documento. Esta característica no usa ningún
método de cifrado. Está diseñada para que pueda colaborar con los revisores
de contenido de su confianza, no para que el archivo sea más seguro.
 Puede asignar ambas contraseñas simultáneamente.

- Si no desea que los revisores de contenido modifiquen el archivo por error, active
la casilla Recomendado sólo lectura. Cuando los revisores abran el archivo, se
les preguntará si desean abrir el archivo como de sólo lectura.

 Opciones Web: muestra las distintas opciones de configuración de internet.

 Comprimir imágenes: reduce el tamaño del archivo de una carpeta.

Word dispone de una opción que realiza copias de seguridad automáticas de su trabajo de
forma periódica. De este modo, si se produce algún tipo de error mientras trabaja en un
documento, podrá recuperarlo más tarde aunque no lo hubiera guardado. Por defecto las copias
se realizan cada 10 minutos, pero si desea cambiarlo puede acceder a través del menú Archivo,
botón Opciones, grupo de opciones Guardar y manipular la opción Guardar info. De
Autorrecuperación cada:

Opciones de Guardado

Archivos PDF y XPS.

En ocasiones es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea fácil de
compartir e imprimir pero difícil de modificar.

Tanto el PDF (formato de documento portátil), como XPS (especificación del papel XML)
son archivos electrónicos de diseño fijo que conservan el formato del documento y que
permiten compartir archivos. De esta manera se ve o se imprime conservando el formato
deseado.

Office Word 2010 permite convertir tus documentos de Word a formato PDF o XPS sin
utilizar herramientas de otros fabricantes, sólo con hacer un clic en el comando Guardar
como de la pestaña Archivo y escoger PDF o documento XPS de la lista Guardar como tipo.
Duplicar un documento con Guardar como

A través de la herramienta guardar como puede duplicar el documento simplemente

indicando en la ventana Guardar como una ubicación o nombre diferente al que tiene el
documento original.

Cierre de un documento

Al terminar de trabajar con un documento, puede cerrarlo pulsando el comando Cerrar de

la pestaña Archivo, o haciendo clic en el botón Cerrar del documento, o pulsando la
combinación de teclas CTRL+R. Si ha hecho cambios en el documento y no los ha
guardado, verá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

Si hace clic en Guardar, los cambios se guardarán en el disco con el nombre del archivo
actual y Word se cerrará. Si el documento todavía no tiene nombre de archivo, aparece el
cuadro de diálogo Guardar como que le indica que guarde el documento.

Si por el contrario cliquea en el botón No Guardar se omiten los cambios y el documento se

cerrara. Por otra partes si hace clic en Cancelar, se cancelará el comando Cerrar, se cerrará el
cuadro de diálogo y volverá al documento.

Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones

Para minimizar problemas de compatibilidad se ha optado por la estandarización del

formato de archivo Microsoft Open XML. Para ayudar a que los usuarios mantengan la
productividad en Word 2010 permitir que los usuarios continúen trabajando en el formato
de archivo binario 97-2003 (*.doc,
*.xls y *.ppt) y usen las características de compatibilidad que se incluyen en Microsoft
Microsoft Word 2010.

Cuando abre un documento en Word 2010 de una versión anterior en la barra de título se
muestra que está abierto en compatibilidad.

Documento robótica abierto en compatibilidad

La desventaja de usar el modo de compatibilidad es que los usuarios de Office 2010 no pueden
usar todas las características de Office 2010. Los usuarios que necesiten total funcionalidad
de Office 2010 deben crear nuevos documentos de Office en formato Office Open XML o
convertir los archivos binarios existentes al formato Office Open XML mientras los editan.
Para editar archivos Office Open XML, después de crear los archivos o convertirlos a dicho
formato, los usuarios de Office 2003 o versiones anteriores de Office deben tener instalado
el módulo de compatibilidad.
 Para convertir un archivo a un formato diferente basta con que al guardarlo en la ventana
Guardar como a través de la lista desplegable Tipo escoja el tipo apropiado. Si desea
convertirlo a la nueva versión escoja Documento de Word, si por el contrario quiere
guardarlo como una versión anterior escoja Documento de Word 97 – 2003. También
dispone de opciones para guardar el documento como pdf, documento de Works, etc.

Del mismo modo la ventana abrir dispone en la lista desplegable Tipo la posibilidad de abrir
documentos de otras aplicaciones como Works, WordPerfect, etc.

Tipo de archivos disponibles en la ventana Guardar como

Recuperación de un documento

 Automáticamente

Microsoft Word suele tener activado por defecto la función de recuperación. Se explica más
adelante.

En caso de que se haya cerrado abruptamente Word y no hayas guardado tu documento, lo

único que hay que hacer es volver a iniciar el programa.

Verás una barra del lado izquierdo de la ventana en la que se notifica que hay trabajos
recuperados disponibles, de los cuales basta con abrir uno por uno para encontrar el que
necesitas y guardarlo posteriormente de la manera habitual.
 Manualmente

Si por alguna razón cerraste la ventana de Word y pulsaste en “No Guardar”, abrir el
programa de nuevo y en la pestaña “Archivo” (en la barra superior) y pulsar en
“Información”, después en “Recuperar documentos sin guardar”.

Hecho esto se abrirá la carpeta donde se almacenan los documentos recuperados de

manera temporal; puede que haya más de uno, así que elige los que estén disponibles dando
doble clic para que se abran con Word. Nota que el formato de estos archivos es “.ASD” en
lugar de “.DOC”.

 Usando una ruta de archivo

Pulsando la tecla de “Windows” y la tecla “R” al mismo tiempo para abrir el la ventana
“Ejecutar”. Ahí puedes copiar y pegar alguna de las rutas donde se almacenan por defecto:

- %APPDATA%\Microsoft\Word (para documentos recuperados

automáticamente).

- %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\UnsavedFiles (para documentos no

guardados).

Aquí podrás encontrar cualquier archivo que pueda haberse salvado de manera automática;
los archivos se guardan en formato “.ASD” y se abren con Word, por lo que puedes iniciar
dicha aplicación y simplemente arrastrar el archivo hacia esa ventana.
 ¿Cómo activar auto recuperación?

Activar la herramienta de auto recuperación y ajustar el tiempo que pasa cada vez que
el programa guarda de manera automática el progreso en un documento.

Para hacer esto hay que ir a la pestaña “Archivo” en la parte superior de la ventana y luego
pulsar en “Opciones”.

En la ventana que sigue, ve al apartado “Guardar” y marca (si no está activo) la opción
“Guardar información de autorecuperación cada…”. Aquí mismo se puede establecer cada
cuántos minutos se almacenará el archivo.

Impresión de Ficheros

Para imprimir se hace clic en el comando Imprimir del menú Archivo o se pulsa la combinación de
método abreviado CTRL+P, en ambos casos, Office 2010 mostrará las opciones de impresión y una
vista preliminar el documento.
Mientras se visualiza la vista preliminar, se puede cambiar opciones de configuración como
Orientación de página, Tamaños de papel o Márgenes. La configuración básica de la página se
resume en el apartado Configuración en la pantalla de vista preliminar.

El proceso para imprimir un documento es el siguiente:

1. Se hace clic en la ficha Archivo.

2. A continuación, se cliquea la opción Imprimir. Se mostrará la vista preliminar del

documento.

3. En el cuadro Copias se indica el número de copias deseadas.

Cuadro copias

4. En el apartado Impresora si es necesario se selecciona la impresora deseada para

realizar la impresión.
 Lista de impresoras

5. En el apartado Imprimir todas las páginas

se selecciona el contenido y las páginas del
documento para imprimir. En el cuadro
Páginas se especifican las páginas para
imprimir escribiendo a los números de las
páginas, si estas no son continuas se
separan por comas, mientras que si es un
intervalo de páginas se indica la primera y
la última separadas por un guion (por
ejemplo 6-15). En caso de intervalos que
comiencen en la página uno no hace falta
indicarlo (por ejemplo -15), del mismo
modo si el intervalo es hasta el final
tampoco se tiene que referenciar (por
ejemplo 6).

Opciones de contenido a Imprimir

6. En el apartado Configuración, se establece el tamaño de papel y cuántas páginas se

desea imprimir en cada hoja de papel. Para especificar las páginas a imprimir, se
escribe los números de las páginas en el cuadro en Páginas.

Opciones de configuración

7. Por último, se hace clic en Imprimir

Configuración de la impresora

Cuando se va a imprimir el documento en la misma ventana de impresión se puede configurar la

impresora con la que se va a realizar dicha impresión, haciendo clic en Propiedades de impresora.

Word mostrará el cuadro de diálogo Propiedades de (impresora). Tenga en cuenta que las opciones
que presente este cuadro de diálogo va a depender de la impresora seleccionada.

En este cuadro de diálogo puede indicar por ejemplo que la impresión se haga en blanco y negro o
en color, impresión a doble cara, etc.
5. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Al abrir Microsoft Word 2010 se muestra en pantalla un documento en blanco, con el cursor situado
en la esquina superior izquierda donde interseccionan el margen superior e izquierdo.

Pantalla de Tratamiento de Textos (Interface)

 La Ficha Archivo: Equivale a lo que antes era el menú de

Archivo o el botón de Office de la versión 2007. En esta nueva
versión le muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la
ventana y que le permite realizar rápidamente acciones como
seleccionar una plantilla para un nuevo documento, modificar
metadatos, o imprimir un archivo, todo sin tener que abrir nuevas
ventanas y desde un entorno tremendamente fácil de usar.
También encontrará los botones de Opciones y Salir, que
se encuentran en la esquina inferior izquierda de la siguiente
imagen.

A diferencia del resto de pestañas, no contiene

herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del
documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y
al archivo resultante. A
 Barra de Acceso Rápido. Es una barra de herramientas personalizable que contiene un
conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando.
Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y
moverla a dos posibles ubicaciones:

Esquina superior izquierda junto al icono de Word

Debajo de la cinta de opciones

La barra de herramientas de acceso rápido normalmente incorpora por defecto los

botones Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero esto lo podemos personalizar agregándole o
quitándole los botones que deseemos.

Al hacer clic sobre el botón derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos
más comunes que puedes añadir a la barra. Haz clic en Más comandos para añadir otros.

Se abrirá un cuadro de diálogo que veremos a continuación.

 - Otras formas de acceder al cuadro de personalización

 Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.

 O desde el menú contextual de la propia barra (al que accederás

haciendo clic con el botón secundario sobre ella), seleccionando
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

 Barra de Título: muestra el nombre del fichero de Word. Si el usuario no ha asignado

un nombre al documento Word asigna como nombre de documento genérico la
palabra Documento seguida de un número. Además presenta el nombre del programa
en el que está trabajando. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

 Cintas de Opciones: La cinta de opciones sustituye a la barra de menús de las versiones

anteriores de Office en la que están las distintas opciones que nos ofrece Word. Hay
operaciones que no están disponibles en un determinado momento, se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como la
opción Copiar como la opción Cortar aparecen con el color más claro.

La estructura de la Cinta de Opciones se divide en:

- Fichas: en este nuevo elemento se presentan las diferentes opciones que se

encontraban en las barras de herramientas de las versiones anteriores de office.
Debe de tener en cuenta que todas las opciones disponibles en Word se
encuentran incluidas en estas fichas. Por lo tanto, para realizar una tarea
deberá acceder a la ficha correspondiente.

- Las Fichas Contextuales son otro tipo de

fichas que le van a permitir trabajar con una
determinado objeto que haya
seleccionado en el
documento. Por ejemplo, si ha insertado una imagen en el documento y la ha
seleccionado, aparece en la cinta de opciones una ficha contextual llamada
Herramientas de Imagen.
 - Grupos: al hacer un clic en cada ficha se muestra en la parte inferior los Grupos
de opciones que pertenecen a la pestaña seleccionada. Los grupos organizan cada
tarea en varias subtareas que incluyen los botones de comando.

Grupo de Opciones Fuente

- Iniciadores de Cuadros de Diálogo: en algunos grupos aparece un icono en

forma de flecha en la esquina inferior derecha. Si hace un clic en este icono se
muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas relacionado con el grupo, que le va
a permitir ver el resto de opciones. Por ejemplo, si hace un clic en el iniciador de
cuadro de diálogo del grupo Fuente aparece el cuadro de diálogo Fuente.

- Botones de Comando: representan a cada una de las

operaciones que puede llevar a cabo
dentro de Word. Aparecen asociadas dentro de cada uno de los grupos en
función de la tarea que llevan a cabo.

Si pulsa la tecla Alt verá cómo aparecen las pistas de acceso por teclado
(pueden ser letras o números) en cada una de las opciones existentes en la cinta
de opciones. De esta forma es muy sencilo acce der a estas sin el uso del ratón.

Disponemos de unas opciones de personalización que nos permiten gestionar las

opciones:

- Añadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de
herramientas.

- Crear una nueva pestaña personalizada, que abra una ficha con los botones que
más utilizamos.

- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).

Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.

También haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y eligiendo la opción
Personalizar la cinta... en el menú contextual.
Se abre una ventana como la siguiente:

- Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que
podemos incluir en las fichas, y qué fichas queremos modificar (Personalizar la
cinta de opciones).

 Comandos disponibles: Podremos elegir entre los más utilizados, los que no
están disponibles en ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.

 Personalizar la cinta: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas

principales o las de herramientas.

- Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarán, en función de
lo que hayamos seleccionado en los desplegables explicados.

- Los distintos botones nos permiten realizar las acciones:

 Nueva pestaña permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que
Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos, etc.

 Nuevo grupo permite crear una sección dentro de la ficha ya existente

(ya sea estándar o personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podríamos
crear un grupo llamado Documento que incluyera los botones Guardar y
Cerrar, así no necesitaríamos cambiar a la ficha Archivo cada vez que
guardamos.
  Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para
hacerlo, tendremos que seleccionar el elemento y luego pulsar el botón.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos indicar el nuevo nombre.

 Restablecer permite recuperar el aspecto estándar de Word, sin mostrar las

personalizaciones realizadas.

 Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las
pestañas. Simplemente seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o
bajando hasta la posición que queremos que ocupe.

 Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botón (o

comando) de las fichas.

Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo,
ya que Word no nos permite modificar la organización de los grupos predeterminados. Los
pasos a seguir serían:

1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botón que

necesitamos y visualizar la ficha que queremos modificar.

2. Seleccionar la ficha y pulsar el botón Nuevo grupo.

3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre más descriptivo.

4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botón Agregar. Repetir la

operación con todos los comandos (botones) que se quieran incluir.

5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el

comando o el grupo y moverlo hasta donde queramos.

6. Pulsar Aceptar.

 Barra de Estado. Situada en la parte inferior de la ventana de Word, proporciona

información acerca del documento activo, como por ejemplo, el número de páginas, la
página que estás viendo, actualmente con respecto al total, el número de palabras, etc.
Esta información aparece en la parte izquierda de la barra de estado. En cambio a la
derecha podemos ver las opciones de Vistas del documento, y el Nivel de zoom.

Es posible personalizar la barra de estado añadiendo y quitando elementos de la misma.

Para ello, tendrá que hacer clic con el botón secundario del ratón sobre ella.
 En ese momento se presenta un menú contextual en el cual podrá indicar qué elementos
serán visible en esta barra hiciendo clic sobre ellos.

 Barras de Desplazamiento. Si el documento es demasiado grande como para que

aparezca completamente en una ventana de documento, Office añade barras de
desplazamiento vertical y horizontal para que pueda acceder al archivo completo.

- Desplazarse una línea hacia arriba o abajo. Haga clic en la flecha hacia arriba
o en la flecha hacia abajo, respectivamente, de la barra de desplazamiento
vertical.

- Desplazarse hasta el inicio, el final o la mitad de un documento. Arrastra el cuadro

de desplazamiento vertical hasta la parte superior, inferior o el centro de la barra
de desplazamiento.

- Desplazarse una pantalla hacia arriba o hacia abajo. Haga clic en la barra de
desplazamiento vertical por encima o por debajo del cuadro de desplazamiento.
- Desplazarse hacia la izquierda o hacia la derecha una columna de texto. Haga
clic en la flecha de desplazamiento hacia la izquierda o en la flecha de
desplazamiento hacia la derecha.

- Desplazarse al borde izquierdo, al borde derecho o a la mitad de un documento.

Arrastre el cuadro de desplazamiento horizontal hasta la izquierda, la derecha o
la mitad de la barra de desplazamiento horizontal.

- Desplazarse una pantalla hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en la

barra de desplazamiento horizontal a la izquierda o a la derecha del cuadro de
desplazamiento horizontal.

- Moverse a un lugar específico del documento. Arrastre el indicador de posición

vertical u horizontal de la barra de desplazamiento. El indicador de posición le
ofrece una pista visual del lugar del documento en donde se encuentra.
TEMA
24: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Hojas de cálculo: Excel. Principales

funciones y utilidades. Libros, hojas y
celdas.
Configuración.
Introducción y edición de datos.
Formulas y funciones.
Gráficos.
Gestión de datos.
Personalización del entorno de trabajo.
INDICE:

I. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL ....................................................................................................... 4

II. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES .................................................................................. 15
Modificación de la apariencia Estilos
Temas Imágenes
Formas
Cuadros de texto Texto
artístico
Diagramas y esquemas jerárquicos Comentarios
Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático Plantillas
Macros
Impresión
III. LIBROS, HOJAS Y CELDAS ........................................................................................................ 80
Libros
Abrir un libro ya existente
Guardado de los cambios realizados en un libro Cerrado de un
libro
Usar múltiples Libros Protección
de un libro
Hojas de Cálculo
Eliminar Hojas
Copiar y Mover Hojas
Selección de la hoja de cálculo: rangos, columnas, filas, hojas Ocultar y
mostrar una hoja
Celdas
Borrado del contenido de una celda o rango de celdas Uso del
corrector ortográfico
Buscar y reemplazar
Inserción celdas, filas y columnas
Eliminar celdas, filas o columnas
Copiado o reubicación de celdas o rangos de celdas y hojas de cálculo Formato de celda
Ocultar todos los valores de una celda
Anchura y altura de las columnas y filas Ocultar
una columna o una fila
IV. CONFIGURACIÓN ................................................................................................................. 112
V. INTRODUCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS ..................................................................................... 114
VI. FORMULAS Y FUNCIONES ..................................................................................................... 118
Fórmulas
Referencias Relativas, Absolutas y mixtas
Referencias externas o vínculos
Mover o copiar fórmulas
Resolución de Errores en las Fórmulas Funciones
Funciones Matemáticas Predefinidas en la Aplicación de Hoja de Cálculo Reglas para Utilizar
las Funciones Predefinidas
Utilización de las Funciones Más Usuales Funciones
anidadas
Uso del Asistente para Funciones
VII. GRÁFICOS ............................................................................................................................ 144
Elementos de un Gráfico Creación de
un Gráfico Modificar un Gráfico
Modificar Características del Gráfico Eliminar
un Gráfico
Crear un minigráfico
VIII. GESTIÓN DE DATOS .............................................................................................................. 156
Validaciones de datos
Esquemas
Creación de tabla o listas de datos
Ordenación de listas de datos, por uno o varios campos Uso de Filtros
Tablas de datos Operaciones
con rangos
Selección de varios rangos. (Rango múltiple, rango tridimensional) Introducción de
series
Crear una serie de relleno personalizado
Introducir o modificar los mismos datos en varias hojas de cálculo
IX. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO..................................................................... 185
Opciones de Visualización Dividir e
Inmovilizar Paneles Usar múltiples
Libros
1. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL

Conceptos Generales y Características Fundamentales de la Aplicación de Hoja de Cálculo

Este tipo de programas se creó orientado a la contabilidad para informatizar los llamados libros
de cuentas. Por ello los ficheros o archivos de una hoja de cálculo reciben el nombre de Libros y
tienen la extensión xlsx. Las hojas de cálculo son programas que permiten realizar una gran
variedad de cálculos de tipo estadístico, técnico, financiero y matemático, bastando para ello
introducir una serie de datos numéricos, los cuales deben cumplir una serie de requisitos sobre su
formato y relaciones a fin de que sean comprensibles por el programa.

El Libro de trabajo de una hoja de cálculo se divide a su vez en un conjunto de hojas (entre 1 y
255) consistentes en una rejilla llamada hoja de datos formada por un conjunto de filas (1.048.576)
y columnas (16.384) cuyas intersecciones forman las celdas, que es la unidad mínima de
información. Las filas se representan por un número (de 1 a 1.048.576) y las columnas por una
letra (de la A a la XFD). Las celdas se nombran por la columna y fila que ocupan, como por
ejemplo A1 y pueden contener hasta 32.767 caracteres, teniendo en cuenta que en la propia celda
sólo se visualizan los 1024 primeros.

Las hojas del libro que contengan solamente un gráfico, se denominan hojas de gráfico. Éstas
siempre estarán vinculadas a los datos de la hoja de cálculo y se actualizarán cuando cambien
dichos datos.

En cada celda puede representar información numérica, alfabética, fórmulas (relaciones

matemáticas entre celdas, como por ejemplo A2+A1) y funciones (fórmulas prediseñadas).

La funcionalidad principal de una hoja de cálculo reside en la posibilidad de introducir fórmulas y

funciones en las celdas para calcular nuevos valores en función de datos ya introducidos. Su
potencia reside en que si cambia algún valor en función del cual se ha hecho un cálculo, éste se
recalcula de manera automática. Esto se debe a la forma en que se introducen los operandos,
tanto en las fórmulas como en las funciones, en vez de introducir los valores concretos
(aunque esto también es posible), se introduce como operando la celda donde está dicho valor, a
esto se le denomina referencias a celdas.
Descripción de la Pantalla de la Aplicación

 La Ficha Archivo. Muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que
permite realizar rápidamente acciones como abrir, guardar o imprimir un Libro,
entre otras, todo sin tener que abrir nuevas ventanas.

 Barra de Acceso Rapido. Es una barra de herramientas personalizable que

contiene un conjunto de comandos independientes de
la ficha que se esté mostrando.

Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos
posibles ubicaciones:

Esquina superior izquierda junto al icono de Excel

Debajo de la Cinta de Opciones

 Barra de Título. Situada en la parte más alta de la ventana, contiene el nombre del
fichero de Excel. Si el usuario no ha asignado nombre al fichero, Excel aplica
como nombre genérico la palabra Libro seguida de un número. A continuación del
nombre presenta el programa en el que se está trabajando.

 Cintas de Opciones: la cinta de opciones sustituye a la barra de menús de las

versiones anteriores de Office en la que están las distintas opciones que ofrece
Excel. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento y se
identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada
seleccionado, tanto como la opción Copiar como la opción Cortar aparecen con
el color más claro.

La estructura de la cinta de opciones se divide en:

- Fichas: en este elemento se presentan las diferentes opciones que se

encontraban en las barras de herramientas de las versiones anteriores de
office. Todas las opciones disponibles en Excel se encuentran incluidas en
estas fichas, por lo tanto para realizar una tarea deberá acceder a la ficha
correspondiente.

Las Fichas Contextuales son otro tipo de fichas que van a permitir trabajar
con opciones especiales del elemento que esté seleccionado. Por ejemplo si
la hoja contiene un gráfico y éste está seleccionado aparece en la cinta
de opciones una ficha contextual llamada
Herramientas de gráficos que incluye tres fichas
nuevas, Diseño, Presentación y Formato.

- Grupos: al hacer un clic en cada ficha se muestra

en la parte inferior los grupos de opciones que
pertenecen a la pestaña seleccionada, estos
organizan cada tarea en varias subtareas que
incluyen los botones de comando.
Grupo de Opciones Número

Como se puede observar en algunos grupos aparece, en la esquina inferior

derecha, un icono en forma de flecha llamada Iniciadores de cuadros de
diálogo. Si se hace un clic en este icono se muestra un cuadro de diálogo
o panel de tareas relacionado con el grupo, que le va a permitir ver el
resto de opciones.
 Por ejemplo, si se hace un clic en el iniciador de cuadro de diálogo del
grupo Fuente aparece el cuadro de diálogo Formato de celda.

- Botones de Comando: representan a cada una de las

operaciones que se pueden llevar a cabo dentro de Excel.
Aparecen asociadas dentro de cada uno de los grupos
en función de la tarea que llevan a cabo.
Botones de Comando Grupo Número

Si se pulsa la tecla ALT Excel mostrará las pistas de acceso por teclado (pueden ser
letras o números) en cada una de las opciones existentes en la cinta de opciones. De
esta forma es muy sencilo acceder a estas sin el uso del ratón.

Puede suceder que se necesite hacer más pequeña una ventana de Excel. En este
caso la cinta de opciones va a mostrarse de distinta forma, apareciendo sólo los
grupos de opciones como se muestra a continuación. Para ir viendo los distintos
botones de comando sólo se tendrá que hacer un clic en las flechas que aparecen
hasta llegar a la acción que se quiera.

Por espacio o comodidad se puede ocultar la cinta de opciones con todos sus
grupos y botones haciendo doble clic en cualquier ficha o pulsando la combinación
de teclas CTR+F1 o haciendo clic en el botón Minimizar la cinta de opciones
situado en la parte derecha de la cinta de opciones. Así se contará con mayor
visibilidad del documento en el quese esté trabajando. De igual manera para volver
a mostrar la cinta de opciones se hace doble clic en cualquier ficha o se pulsa CTR+F1
o se clica en el botón Expande la cinta situado en
la parte derecha de la cinta de opciones.

A continuación se muestran las fichas y los grupos que la componen:

FICHA GRUPO
 Información
 Nuevo
 Abrir
 Guardar
 Guardar Como
Archivo  Imprimir
 Compartir
 Exportar
 Cerrar
 Cuenta
 Opciones
 FICHA GRUPO
 Portapapeles
 Fuente
 Alineación
Inicio  Número
 Estilos
 Celdas
 Modificar
 Tablas
 Ilustraciones
 Complemementos
 Gráficos
Insertar  Minigráficos
 Filtros
 Vínculos
 Texto
 Simbolos
 Temas
 Configurar página
Diseño de página  Ajustar área de impresión
 Opciones de la hoja
 Organizar
 Biblioteca de funciones
 Nombres definidos
Fórmulas
 Auditoría de fórmulas
 Cálculo
 Ordenar datos externos
 Conexiones
Datos  Ordenar y filtrar
 Herramientas de datos
 Esquema
 Revisión
 Idioma
Revisar
 Comentarios
 Cambios
 Vista de libro
 Mostrar
 Zoom
Vista
 Ventana
 Macros

 Barra de Estado: situada en la parte inferior de la ventana de Excel, muestra

información acerca de la hoja activa, como por ejemplo, la acción que estás
realizando o que requiere que realices, operaciones sobre un rango de celdas
seleccionadas como la suma de los valores, etc.. Esta información aparece en la
parte izquierda de la barra de estado. En cambio a la derecha podemos ver las
opciones Vista de la hoja, y el Nivel de zoom.

Es posible personalizar la barra de estado añadiendo y quitando elementos de la

misma haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre ella, en ese
momento se presenta un menú contextual en el cual se podrá indicar qué
elementos serán visible en esta barra hiciendo clic sobre ellos.
 Barras de Desplazamiento: aparecen en la parte derecha e inferior del área de
texto. Estas barras se van a utilizar para desplazarte por él documento en el que
estés trabajando.

 Barra de Etiquetas: esta barra de herramientas nos permitirá desplazarnos entre

las diferentes hojas del libro haciendo clic sobre ellas. Además, a la izquierda de
esta barra encontramos unos controles de desplazamiento que nos perminirán
desplazarnos tanto de hoja en hoja, como acudir a la primera o

a la última hoja del libro.

Puesto que la barra de desplazamiento horizontal comparte el espacio con la barra

de etiquetas, se puede indicar el tamaño de cada una de ellas utilizando el
pequeño cuadrado de la parta izquierda de la barra de desplazamiento. Al situar
el puntero del ratón sobre él éste adquiere la forma de dos flechas horizontales
separadas por dos barras verticales. Con tan sólo pinchar y arrastrar se agrandará o
encogerá la barra de desplazamiento con el fin de disponer de más espacio para
las etiquetas de las hojas.

 Barra de Fórmulas. Esta barra está compuesta de varios elementos:

- Cuadro de Nombres: situado en la parte izquierda de la barra de fórmulas

presenta el nombre de la celda activa que está integrado por la letra de la
columna y el número de la fila en que se encentre el cursor (A1). Excel
permite crear nombres personalizados para las celdas más importantes de
una hoja de cálculo que apareceran en la lista desplegable de este cuadro.

- Cuadro de Fórmulas. Ocupa la parte derecha de la barra y en ella se

puede escribir el contenido de la celda cuyo nombre aparece en el
cuadro de nombres. Así mismo, cuando se selecciona una celda que
contenga una fórmula ésta aparecerá
en este cuadro mientras que en la celda aparece el
resultado.

 Botones Cancelar e Introducir: estos dos signos aparecerán en el

momento en que se introduce cualquier valor en las celdas o se haga clic
sobre el botón de función.

Insertar función: permite insertar una función o modificar una

previamente introducida en la celda.

Expandir barra de fórmulas: este botón permitirá ampliar el tamaño

de la barra de fórmulas para hacer más cómoda la introducción de fórmulas
complejas o grandes cantidades de texto. Para contrarla haga clic en .
Desplazamiento Mediante

teclado

Existen algunas combinaciones de teclas que le permiten moverse de forma más

rápida por la hoja de cálculo. Al contrario que los movimientos de la barra de
desplazamiento, estas combinaciones de teclas también resaltan una celda activa nueva. Utilice la
tecla o combinación de teclas para producir los siguientes movimientos con el teclado:

 ↑, ↓, ←, →. A la celda siguiente en la dirección pulsada.

 INICIO. A la columna A de la fila actual.

 REPÁG. Una pantalla hacia arriba.

 AVPÁG. Una pantalla hacia abajo.

 CTRL+↑, CTRL+ ↓, CTRL+←, CTRL+→. A la celda siguiente que contenga datos (la celda
siguiente que no esté en blanco) en la dirección pulsada. Si no encuentra ninguna celda
con datos en la dirección indicada Excel irá al principio o final de fila o columna según la
dirección escogida.

 INTRO. Una celda hacia abajo.

 TAB. Una celda hacia la derecha.

 MAYÚS+INTRO. Una celda hacia arriba.

 MAYÚS+TAB. Una celda hacia la izquierda.

 CTRL+INICIO. A la celda A1.

 CTRL+FIN. A la celda de la última fila y la última columna que contiene datos.

 CTRL+AVPÁG. A la hoja siguiente.

 CTRL+REPÁG. A la hoja anterior.

 CTRL+RETROCESO. Para volver a colocar la porción visible de la hoja de cálculo a

visualizar celda activa o los rangos seleccionados que se han desplazado fuera de la
visión.

La secuencia de teclas Fin seguida de los cursores nos desplazarán entre regiones dentro de la
hoja de cálculo actual. Entendiendo por regiones los grupos de datos situados en celdas
contiguas (tanto vertical como horizontal). La separación entre grupos de datos se considera
como tal aunque solamente sea por una celda vacía.

Mediante ratón

Para mover la celda activa de una ubicación a otra basta con hacer clic con el ratón sobre la
celda que deseas activar. Esta acción recibe el nombre de seleccionar o resaltar una celda.
Cuando se mueve por primera vez el ratón sobre la hoja de cálculo, éste cambia su forma a
la de un puntero de celda (en forma de cruz).
 Algunos ratones y otros dispositivos señaladores, como el dispositivo señalador Microsoft
IntelliMouse, tienen funciones de desplazamiento integradas que se pueden utilizar para
desplazarse, como por ejemplo:

 Si giras la rueda hacia delante o hacia atrás, se la hoja se desplazará hacia arriba o
hacia abajo varias filas a la vez.

 Puedes recorrer una hoja de cálculo si mantienes presionado el botón de rueda y alejas
el puntero de la marca de origen en la dirección en la que deseas desplazarte.
Para acelerar el desplazamiento, aleja el puntero de la marca de origen, mientras
que para desacelerar el desplazamiento, acerca el puntero a la marca de origen.

 Puedes recorrer una hoja de cálculo de forma automática haciendo clic en el botón de
rueda y, a continuación, moviendo el ratón en la dirección en la que deseas
desplazarte. Para acelerar el desplazamiento, aleja el puntero de la marca de origen,
para desacelerar el desplazamiento, acerca el puntero a la marca de origen, mientras
que para detener automáticamente el desplazamiento, haz clic con cualquier botón
del ratón.

Grandes desplazamientos

Otra posibilidad es el comando Ir a, que se puede seleccionar en la ficha Inicio en el grupo

Modificar dentro del botón Buscar y Seleccionar o haciendo clic en F5 o utilizando la
combinación de teclas CTRL+I, el cual sirve para activar una celda específica o un rango de
celdas utilizando su nombre. Cuando se selecciona el comando Ir a, Excel abre su cuadro de
diálogo.

Puedes ir a una celda específica escribiendo, el nombre de la celda o el nombre del rango al que
deseas ir, en el cuadro de texto Referencia y haciendo clic en Aceptar. Si repetimos varias veces
este tipo de movimientos, en el cuadro de lista Ir a aparecen los últimos movimientos, si es así
puede hacer doble clic sobre el nombre de la celda que aparece en el cuadro.

Cuadro de diálogo Ir a Cuadro de diálogo Especial del comando Ir a

Mediante el botón Especial… seleccionaras los objetos, los comentarios o las celdas que
contengan características o entradas especiales. Al hacer clic en ese botón aparecerá el cuadro de
diálogo Ir a Especial.
Con las opciones que dispone este cuadro puedes dirigirte a aquellas celdas con características
especiales, el significado de cada opción es el siguiente:

 Comentarios: selecciona todas las celdas con comentarios en la hoja de cálculo activa.

 Constantes: selecciona todas las celdas cuyos valores no comiencen por un signo igual
o que contengan una fórmula. Las opciones que definen el tipo de constante que se
desea utilizar se muestran en el siguiente punto.

 Celdas con Fórmulas: selecciona todas las celdas que contengan fórmulas. Las
opciones que se muestran a continuación definen el tipo de fórmulas que se desea
utilizar.

Estas casillas solamente están disponibles s¡ se activa la opción

Constantes o Celdas con fórmulas:

- Números: selecciona las celdas con valores numéricos.

- Texto: selecciona las celdas con texto.

- Valores lógicos: selecciona las celdas que contengan valores lógicos

Verdadero o Falso.

- Errores: selecciona todas las celdas con valores de error.

 Celdas en blanco: selecciona todas las celdas en blanco hasta la última celda de la hoja
de cálculo activa.

 Región actual: selecciona un rango de celdas rectangular alrededor de la celda activa.

Excel selecciona un rango comprendido dentro de los límites de cualquier
combinación de filas y columnas en blanco.

 Matriz actual: selecciona una matriz completa en el caso de que la celda activa se
encuentre dentro de una matriz.

 Objetos: selecciona todos los objetos gráficos.

 Diferencia entre filas: selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente de la celda de
comparación en cada columna. En cada fila, la celda de comparación estará en la misma
columna que la celda activa.

 Diferencia entre columnas (I): selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente de la
celda de comparación en cada columna. En cada columna, la celda de comparación
estará en la misma fila que la celda activa.

 Celdas precedentes: selecciona las celdas a las que hace referencia la fórmula de la
celda activa.

 Celdas dependientes: selecciona las celdas con fórmulas que hagan referencia en la
fórmula de la celda activa:
 - Directamente relacionadas: selecciona solamente las celdas a la que se hace
referencia mediante fórmulas en la selección (precedentes), o bien,
selecciona únicamente las celdas con fórmulas que hacen referencia
directamente a la celda activa (dependientes). Esta operación solamente
estará disponible si se hace clic en Precedentes o Dependientes.

- Todos los niveles: al hacer clic en Precedentes, se seleccionarán todas las

celdas a la que se hace referencia directa o indirectamente en la selección
(precedentes).

Si haces clic en Dependientes, se seleccionarán todas las celdas que hagan

referencia directa o indirectamente a la celda activa (dependientes). Esto es
útil para seleccionar toda la red de celdas que afecten a una celda
determinada en una hoja de cálculo completa, o bien, para hacer
seguimiento de la lógica de un modelo, paso a paso.

 Última celda: selecciona la última celda de la hoja de cálculo que contenga datos o
formato.

 Sólo celdas visibles (2): selecciona solamente las celdas visibles en una hoja de
cálculo para que los cambios que se hagan únicamente afecten a éstos y no afecten a las
celdas de las filas o columnas ocultas.

 Celdas con formas condicionales: selecciona únicamente las celdas a las que se hayan
aplicado formatos condiciones.

 Celdas con validación de datos: selecciona únicamente las celdas a las que se hayan
aplicado reglas de validación.

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo a las que se hayan aplicado
formatos condicionales o validación de datos, haz clic en Todas. Para seleccionar
las celdas a las que se hayan aplicado los mismos formatos condicionales o
validación de datos que a la celda actualmente seleccionada, haz clic en Iguales.

También puede ir a una celda específica haciendo clic en el Cuadro de Nombres, que está
situado a la izquierda de la barra de fórmula, escriba el nombre y pulse INTRO.

Barras de desplazamiento

Para poder visualizar parte de la hoja de cálculo que normalmente no es visible en la ventana
del libro de trabajo, puedes hacer clic en las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

Cada vez que hagas clic en una flecha de desplazamiento ( o ) en la barra de

desplazamiento vertical, la hoja de cálculo activa se desplaza verticalmente una fila. Cada vez
que haga clic en una flecha de desplazamiento horizontal ( o ), la hoja de cálculo activa se
desplaza horizontalmente una columna.
Si arrastras el cuadro de desplazamiento que se encuentra entre las flechas de desplazamiento
con el botón principal del ratón hacia arriba o hacia abajo (en la barra de desplazamiento
vertical) o hacia la derecha o izquierda (en la barra de desplazamiento horizontal), cuando
sueltes el ratón la hoja de cálculo se posicionará en la posición relativa donde hayas
posicionado el cuadro de desplazamiento. Cuando se utilizan los cuadros de desplazamiento para
desplazarse por una hoja de cálculo, Excel muestra un mensaje de información sobre
herramientas para mostrar números de fila o letras de para indicar el punto de la hoja de cálculo
en el que se encuentra.

Si pulsas en el espacio existente entre el cuadro de desplazamiento y la flecha de desplazamiento

Excel se mueve una ventana en la dirección indicada.

Para pasar de una hoja a otra de un libro, puedes hacer clic en las pestañas de hoja de cálculo
o utilizar los botones de desplazamiento ( Primera, Anterior, Siguiente o Última)
para moverse entre muchas pestañas de hojas de cálculo:

Esta misma función la podrás realizar haciendo clic con el botón

secundario del ratón sobre cualquiera de estos de los botones de
desplazamiento y automáticamente aparecerá un menú
contextual con el nombre de cada hoja, en el cual la hoja que
tengas abierta aparecerá marcada a la izquierda con el Visto.

No obstante es posible controlar el número de pestañas visibles aumentando o disminuyendo

el tamaño de la barra horizontal. Para ello posiciona el cursor en la parte izquierda de la barra de
desplazamiento horizontal, hasta que se transforme en una línea con flechas opuestas.
Seguidamente pulsa el botón principal del ratón y sin soltarlo lo mueves horizontalmente hasta
ajustar al tamaño deseado.
2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

El apartado de funciones lo detallamos en el apartado seis: Fórmulas y Funciones.

Modificación de la apariencia Fuente

Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres
seleccionados. Las principales características del formato de texto están disponibles en la ficha
Inicio en el grupo Fuente.

Grupo Fuente Minibarra de herramientas

Igualmente, puedes acceder a las distintas opciones que ofrece el programa para dar
formato al texto desde la mini barra de herramientas que aparece cuando seleccionas la o
las celdas a las que quieres aplicar el formato y a continuación haces un clic con el botón
secundario del ratón. Esta Minibarra también se presentará cuando selecciones parte del
contenido de una celda concreta, sin embargo, cuando esto ocurra, presentará solamente
opciones destinadas a la modificación de las propiedades del texto.

Algunas de las opciones del texto no se pueden aplicar desde la cinta de opciones, por lo tanto es
preciso hacer uso del Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente para acceder al cuadro
de diálogo Formato de celdas, en el cual se encuentra activa la ficha Fuente, donde
encontrarás todas las opciones referentes al aspecto del tipo de letra. Puedes mostrar el
cuadro de diálogo Formato de celdas pulsando la combinación de teclas CTRL+1.

Pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas

Veamos algunas de las opciones de formato que puedes aplicar a los textos escritos en
Excel:

 Tipo de fuente: hace referencia a los diferentes tipos de letra que puedes aplicar a los
datos.

- Grupo Fuente. Selecciona una fuente del grupo Fuente haciendo clic sobre la
flecha de lista desplegable al lado del cuadro con la lista Fuente. Si has
seleccionado texto al colocarse sobre cada tipo de fuente se observa el
resultado automáticamente en el texto seleccionado.

- Utilizando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente para acceder a la

pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas o pulsando CTRL+1 O haz
clic con el botón secundario del ratón y elige Formato de celdas. En el cuadro
de diálogo que aparece, selecciona la fuente que deseas en la lista de Fuente. El
cuadro de Vista Previa reflejará la selección.

 Tamaño de letra. El tamaño de una fuente se mide en puntos. Inicialmente el programa

utiliza un tamaño de 11 puntos para representar todos los datos, pero es posible
modificar dicho tamaño.

- Utilizando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente para acceder a la

pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celda o pulsando CTRL+1 O haz clic
con el botón secundario del ratón y elige Formato de celdas. En la pestaña
Fuente que aparece, selecciona un tamaño de fuente de la lista Tamaño. El
cuadro de Vista Previa reflejará la selección.

- Seleccionando un tamaño de fuente del grupo Fuente haciendo clic sobre la

flecha de lista desplegable al lado del cuadro con la lista tamaños de
Fuente y seleccionando a continuación un tamaño de fuente de los de la lista
desplegable. Si desea otro tamaño distinto a los listados, escríbalo y pulse ENTER para
asignarlo.

- Utiliza los botones Agrandar fuente y Encoger fuente que se

encuentran en el grupo Fuente de la pestaña Inicio para incrementar o disminuir el
tamaño de la fuente pasando al siguiente o anterior tamaño, respectivamente,
de la lista de tamaños.

 Aspectos de fuente. Los tres formatos de carácter más comunes para la mayoría de
los documentos son negrita, cursiva y subrayado. Existen diferentes métodos para
seleccionar dichos estilos de fuente:

- Haz clic sobre los botones negrita, cursiva o subrayado en el

grupo Fuente de la pestaña Inicio. Si haces un clic en la flecha que hay al lado del
icono de subrayado se presentan dos opciones. La primera, llamada
Subrayado presentará una única línea de subrayado por debajo del texto,
mientras que la otra opción, llamada Subrayado doble, presentará dos líneas por
debajo del contenido
de la celda o celdas seleccionadas.
 - Utiliza las combinaciones de tecla CTRL+N para activar o desactivar la negrita,
CTRL+K para activar o desactivar la cursiva y CTRL+S para activar o desactivar el
subrayado sencillo.

- Visualiza la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celda (Utilizando el

Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente o pulsa CTRL+1 O haz clic con el
botón secundario del ratón y elige Formato de celdas) y selecciona negrita,
cursiva o negrita cursiva, en el área de Estilo de Fuente. Para el subrayado, haz
clic sobre la flecha de lista desplegable al lado del cuadro de lista Estilo de
Subrayado para ver una lista con los distintos estilos de subrayado.

Lista desplegable Subrayado

Además, en el cuadro de Fuentes puedes también establecer otras opciones para

el texto como son Tachado, Superíndice y Subíndice. A estas tres opciones se les
denomina Efectos.

Si modificas las celdas seleccionadas y luego decides volver a la fuente normal,

puede activar la casilla de verificación Fuente normal para restablecer la fuente, el
estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

 Color de fuente. Una forma de resaltar cierto texto es colorearlo, para cambiar el
color de las letras siga uno de estos pasos:

- Grupo Fuente en la pestaña Inicio. Selecciona un color haciendo clic sobre la flecha
de la lista desplegable Color de fuente.

- Mini barra de herramientas. De forma análoga al apartado anterior.

- Pestaña Fuente del Cuadro de diálogo Formato de celdas. Selecciona el color en el

apartado Color.

Alineación

El termino Alineación viene a significar la posición que ocupan los caracteres dentro de las
celdas. Las principales características de alineación están disponibles en la ficha Inicio en el
grupo Alineación.

Grupo Alineación
Algunas de las opciones del texto no se pueden aplicar desde la cinta de opciones, por lo tanto es
preciso hacer uso del Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Alineación para acceder al
cuadro de diálogo Formato de celdas, en el cual se encuentra activa la ficha Alineación,
donde encontrarás todas las opciones referentes a la alineación del contenido de las celdas.
Puedes mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas pulsando la combinación de teclas
CTRL+1.

Pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas

Veamos las opciones de alineación que puedes aplicar al contenido de las celdas de Excel:

 Alineación horizontal. La alineación horizontal de texto por defecto se denomina General,

en dicha alineación las entradas numéricas se alinean a la derecha, las entradas de texto
se alinean a la izquierda y los valores de error y lógicos en el centro. Seleccione la celda
o rango que desee realinear.

- Grupo Alineación. En el grupo de opciones aparecen tres opciones con respecto

a la alineación horizontal:

Izquierda, Centrada y Derecha.

- Utilizando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo

Alineación para acceder a la pestaña Alineación del
cuadro de diálogo Formato de celdas o pulsando CTRL+1 O
haz clic con el botón secundario del ratón y elige
Formato de celdas. En el cuadro de diálogo que
aparece, selecciona la alineación horizontal que deseas en
la lista de Horizontal:
  General. Aplica la alineación por defecto.

 Izquierda (sangría). Alinea el contenido al extremo izquierdo de la

celda. Esta opción puede aplicar una sangría al contenido de las celdas
en el lado izquierdo.

 Centrar. Alinea el contenido al centro de la celda.

 Derecha (sangría). Alinea el contenido al extremo derecho de la celda. En

esta opción puede aplicar una sangría al texto de una celda desde el lado
derecho.

 Rellenar. Repite los datos de una celda en todas las celdas

seleccionadas en la fila.

 Justificar. Alinea el texto uniformemente entre los extremos de las celdas

cuando se ajustan entradas de celda más largas que la longitud de la
celda.

 Centrar en la selección. Centra los datos de la primera celda con

respecto a un rango de columnas seleccionadas.

 Distribuido (sangría). Alinea el contenido al centro de la celda. En esta

opción puede aplicar una sangría al texto de una celda a ambos lados de
la celda.

Para añadir sangría a aquellas opciones que disponen de esta opción despliega el
cuadro de lista Horizontal, haz clic en Izquierda (sangría), Derecha (sangría) o
Distribuido (sangría) y después, en el cuadro Sangría, indica la cantidad de sangría
que desee. Cada incremento en el cuadro Sangría es equivalente al ancho de un
carácter.

 Alineación vertical. La alineación vertical consiste en la colocación del contenido de la

celda respecto de la altura de la misma. La alineación predeterminada de las celdas es
Inferior. Sin embargo, si cambias la altura de la fila para añadir más espacio en blanco a
las celdas, puedes mejorar el aspecto de la hoja de cálculo seleccionando una de las
opciones de alineación vertical.

- Grupo Alineación. En el grupo de opciones aparecen las siguientes alineaciones

verticales:

Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y Alinear en la parte inferior.

- Utilizando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Alineación

para acceder a la pestaña Alineación del cuadro de diálogo
Formato de celdas o pulsando CTRL+1 O haz clic con el botón
secundario del ratón y elige Formato de celdas. En el
cuadro de diálogo que aparece, selecciona la alineación
vertical que deseas en la lista de Vertical:
  Superior: alinea el texto verticalmente al borde superior de las celdas
seleccionadas.

 Central: alinea el texto verticalmente al centro de las celdas

seleccionadas.

 Inferior: alinea el texto verticalmente al borde inferior de las celdas.

 Justificar: coloca líneas completas de texto de forma uniforme entre los

bordes superior e inferior de la celda, comenzando por la posición
superior.

 Distribuido: coloca líneas completas de texto de forma uniforme entre los

bordes superior e inferior de la celda, comenzando por el centro de la
celda.

 Orientación del texto: cambia la orientación del texto en las celdas seleccionadas desde
la orientación horizontal predeterminada a un ángulo exacto, medido en grados, dentro de
un semicírculo de 180 grados.

- Grupo Alineación. Selecciona una orientación del grupo Alineación

haciendo clic sobre el botón Orientación.

Opciones del botón Orientación

- Utilizando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Alineación para acceder

a la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas o pulsando CTRL+1
O haz clic con el botón secundario del ratón y elige Formato de celdas. En el
apartado Orientación de este cuadro de diálogo puedes establecer de qué forma
debe estar orientado el texto dentro de la celda, y la proporción de giro que ha de
aplicarse. Para ello presiona y arrastra el cuadro horizontal hacia arriba o hacia
abajo para fijar el grado de la inclinación, o haz clic en el cuadro de Grados debajo
de este gráfico o introduce manualmente un número, entre 90 y -90, o usa los
botones de Spin.

Cuadro Vertical Cuadro Horizontal

(Efecto de letras apiladas)
 Una de las opciones que ofrece el cuadro Orientación es el botón que se utiliza para
apilar letras verticalmente en las celdas de la hoja de cálculo. Para crear este
efecto, haz clic en la barra vertical en la pestaña Alineación que contiene la
palabra Texto. Cuando se resalta esta barra, Excel creará el efecto de letras apiladas.

La sección Orientación permanecerá inhabilitada mientras estén seleccionadas las

opciones Rellenar o Centrar en la sección de la lista desplegable Horizontal.

 Control de texto. El control de texto permite ajustar el aspecto del texto en una celda,
Excel ofrece tres opciones de control de texto en la pestaña Alineación del cuadro de
diálogo Formato de celdas:

- Ajustar texto. Ajusta el texto en la celda en varias líneas, siempre y cuando el

ancho de la columna sea menor que el texto que contiene. El número de líneas
ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la
celda. Para comenzar una línea de texto en un punto específico, haz clic en la
barra de fórmulas (o en la celda, si se está modificando) en que desee interrumpir
la línea y, a
continuación, presione ALT+ENTER. También puedes utilizar el botón
Ajustar texto del grupo Alineación que se encuentra en la ficha Inicio.

- Reducir hasta ajustar. Reduce el tamaño de la fuente de los caracteres de forma que
todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. El tamaño del
carácter se ajusta de forma automática si cambia el ancho de la columna,
mientras que el tamaño de fuente aplicado permanece inalterado.

- Combinar celdas. Combina dos o más celdas seleccionadas (tanto en vertical como
en horizontal) en una sola. La referencia de celda, de una celda combinada, es la
celda de la parte superior izquierda del rango originalmente seleccionado. Se
pueden combinar y centrar varias celdas utilizando el botón de combinar y centrar
del grupo Alineación que se encuentra en la ficha Inicio, y posteriormente si es
necesario cambiar la orientación del texto con los botones de alineación
horizontal. Puedes utilizar el botón de combinar y
centrar de la barra de herramientas formato para dividir celdas combinadas con
anterioridad.

Si pulsas la punta de flecha hacia debajo situada a la derecha del botón

combinar y centrar se desplegará una serie de opciones adicionales relativas a la
combinación de celdas.

 Combinar y centrar: une las distintas celdas seleccionadas y alinea su

contenido al centro de la celda combinada.

 Combinar horizontalmente: en este caso, si

las celdas seleccionadas para combinar
agrupan varias filas y columnas, Excel
únicamente combinará las columnas,
conservando así la distribución en filas de las
celdas seleccionadas.
 En este caso, Excel también respetará la alineación que tuvieran en un
principio las celdas situadas más a la izquierda de cada una de las filas y
ésta no será modificada.

 Combinar celdas: agrupa las celdas seleccionadas, pero no centra

automáticamente el contenido de la celda resultante, sino que mantiene
la alineación de la celda situada en el extremo superior izquierdo la
selección de celdas que queremos combinar.

 Separar celdas: esta opción no permite dividir una celda que ha sido el
resultado de una combinación de varias en las celdas que lo componían
originalmente.

 Dirección del texto: su función es situar el texto para que se pueda leer de izquierda a
derecha o de derecha a izquierda, consta de tres opciones Contexto, De izquierda a
derecha y De derecha a izquierda. La mayoría de los idiomas se leen de izquierda a
derecha, pero existen otros como el árabe, el hebreo, etc. que son leídos de derecha a
izquierda. Puedes elegir la dirección del texto manualmente en la lista desplegare, o dejar
a Excel esa tarea seleccionando la opción Contexto. Con esta opción Excel determina la
dirección necesaria en función de los caracteres que se introduzcan en la celda.

Copiar formato

Excel permite copiar formato con el botón Copiar formato del grupo
Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio.

Para copiar formato selecciona la celda de la que quieres copiar su formato, a continuación
haz clic en el botón Copiar formato. Aparecerá una
marquesina alrededor de la celda seleccionada y se añadirá una brocha al puntero del
ratón. A continuación selecciona el rango de celdas en el que quiere copiar el formato.

Ten en cuenta que si quieres copiar formatos en celdas o rangos no contiguos, debes de hacer
doble clic sobre el botón Copiar formato y seleccionar las celdas que quieras formatear una a
una. Cuando hayas terminado, haz clic de nuevo en el botón Copiar formato para
desactivarlo.

Si deseas copiar el ancho de una columna o el alto de fila, selecciona el título de la columna o
fila cuyo ancho o alto desees copiar, haz clic en el botón Copiar formato y, a continuación, haz
clic en el título de la columna o fila a la que deseas copiar el formato.

Bordes

Con el uso de los bordes puedes definir una zona de la tabla a la que dar una mayor
importancia. Hacer uso de la variedad de bordes que Excel contiene te ayudará a establecer
una diferencia visual clarea entre diferentes partes de la tabla a la que se los apliques.
Su función puede ser también hacer simplemente más atractivo el aspecto de una tabla.

Los bordes puedes establecerlos de dos formas diferentes:

 Desde el grupo Fuente de la ficha Inicio, en la que encontrarás el botón Bordes. Pulsando
en la flecha que acompaña a este botón se mostrarán todos los tipos de bordes que
puedes aplicar a la tabla. No olvides que para aplicar estos bordes tendrás que seleccionar
previamente las celdas a las que debe afectar. A continuación se muestran las opciones
que componen este botón:

- Borde Inferior: aplica una línea fina continua al borde inferior del rango
seleccionado.

- Borde Superior: aplica una línea fina continua al borde inferior del rango
seleccionado.

- Borde Izquierdo: esta opción es análoga a la anterior con el borde izquierdo del
rango.

- Borde Derecho: en este coso se aplica la línea al borde derecho del rango.

- Sin Borde: elimina los bordes existentes.

- Todos los bordes: aplica una línea fina continua a cada uno de los bordes del
rango seleccionado.

- Bordes Externos: aplica una línea fina continua a los bordes externos del rango
seleccionado.

- Borde de cuadro Grueso: aplica una línea continua gruesa o los bordes de las celdas.

- Borde Doble inferior: aplica dos líneas finas continuas al borde inferior del rango
seleccionado.

- Borde Inferior Grueso: aplica una línea grueso continuo al borde inferior del rango
seleccionado.

- Borde Superior e Inferior: aplica una línea fina continua al borde superior e inferior
del rango seleccionado.

- Borde Superior e Inferior Grueso: aplica una línea fina continua al borde superior y
una línea continua gruesa al borde inferior del rango seleccionado.

- Borde Superior e Inferior Doble: aplica una línea fina continua al borde superior y
dos líneas finas continuas, al borde inferior del rango seleccionado.
 - Grupo Dibujar bordes: Estas opciones nos permite dibujar directamente sobre las
celdas los bordes que queremos que aparezcan. Veamos las opciones presentes en
este grupo:

1. En primer lugar, seleccionaremos el estilo de línea y el color seleccionándolos

desde las listas desplegables que se muestran cuando hacemos clic con el
ratón sobre las opciones Color de línea y Estilo de línea.

2. A continuación haremos clic en la opción Dibujar borde (dibuja líneas

externas de la selección) o en Dibujar cuadrícula de bordes (dibuja líneas
externas e internas de la selección), presentes en este mismo conjunto de
opciones.

3. Podrás comprobar cómo el puntero del ratón pasa a adquirir la forma de un

lápiz (Dibujar bordes o Dibujar cuadrícula ), y tras hacer clic y arrastrarlo sobre
las líneas que desees que adquieran el borde, podrás comprobar cómo sobre
estas celdas se aplica el formato de borde definido con las dos opciones
anteriores.

Manteniendo presionada la tecla CTRL, puedes alternar entre los modos

Dibujar borde y Dibujar cuadrícula de bordes.
4. Para borrar un borde ya dibujado selecciona la opción Borrar borde. De esta
forma eliminarás los bordes dibujados anteriormente por aquellas celdas por
las que la pases.

Ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas

Opciones botón Bordes

 Desde la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, que como
recordarás, aparece tras hacer clic sobre el iniciador del cuadro de diálogo
correspondiente.
 Las opciones que te ofrece este cuadro son:

- Sección Preestablecidos: son tres los tipos de bordes preestablecidos:

 Ninguno: elimina todo tipo de bordes.

 Contorno: aplica los cuatro bordes alrededor del rango

seleccionado.

 Interior: aplica los bordes al interior de las celdas del rango

seleccionado, en el caso de haber seleccionado más de una.

- Sección Borde: permite personalizar el tipo de borde que se aplicará al rango de

celdas seleccionadas. Para ello utilizaremos los botones situados a la izquierda y
debajo de la ventana de vista previa, los cuales haciendo clic en cada uno
añadirán la línea correspondiente al borde de las celdas. Los botones serán
habilitados dependiendo del tipo de borde configurado en la sección
Preestablecidos, así por ejemplo, en el caso se haber seleccionado la opción
Ninguno, se deshabilitarán todos los botones de contorno de celdas.

También puedes utilizar el ratón para añadir o quitar bordes, para ello haz clic
sobre un borde en la ventana de vista previa para añadirlo o eliminarlo en el caso
de que ya estuviera. Hay que tener en cuenta que mediante esta sección se
pueden añadir bordes en la diagonal del rango seleccionado, lo cual no es posible
mediante el botón
Bordes.

- Sección Línea. Mediante esta sección podrás personalizar el tipo de línea y color
de los bordes. Para ello esta sección contiene dos listas, Estilo y Color. La primera
nos permitirá controlar la línea que compondrán los bordes del rango seleccionado.
Para elegir un estilo de línea sólo hay que hacer clic en cualquier opción de la listo
Estilo. Y asimismo, para personalizar el color de los bordes, despliega la lista
Color y selecciona el color que se ajuste a tus necesidades.

Márgenes

La ficha Márgenes del cuadro de diálogo

Configurar página permite ajustar los
márgenes del libro de trabajo. A medida que
cambias los márgenes, Excel muestra en la
ventana de vista previa el margen del
documento sobre el que se está actuando.
La configuración
personalizada de los márgenes es
especialmente útil cuando imprimes sobre
papel con membrete u otro tipo de hojas que
contengan gráficos o texto sobre los que no
deseas imprimir.

Configurar márgenes
 Para especificar la distancia entre los datos y el borde de la página impresa, ajusta las
medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierda y Derecha.

Otra forma de ajustar márgenes es a través de la ficha Diseño de página, en el grupo

Configurar página, en el comando Márgenes. Al hacer clic en él muestra los márgenes
predefinidos Normal, Ancho o Estrecho, y la opción Márgenes personalizados que abrirá el
cuadro de diálogo Configurar Página en la ficha Márgenes.

Introduzca un número en los cuadros Encabezado o Pie de página para ajustar la distancia entre
el encabezado y la parte superior de la página o entre el pie y la parte inferior de la página. La
distancia deberá ser menor que los valores de los márgenes para evitar que el encabezado o el
pie de página oculten los datos.

Para centrar la hoja de cálculo entre los márgenes que se han configurado, selecciona las
casillas de verificación Horizontalmente o Verticalmente para centrar el documento
verticalmente (entre la parte superior e inferior) u horizontalmente (entre la parte izquierda y
derecha), respectivamente.

Encabezados y pies de página

La pestaña Encabezados y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página permite
añadir un encabezado o pie de página a la hoja de cálculo cuando ésta se imprime. Los
encabezados se imprimen en la parte superior de las páginas y los pies de página en la parte
inferior. Los encabezados y pies de página suelen contener texto que se repite en todas las
páginas del documento, y que normalmente es alusivo al asunto que trate, aunque puede
insertarse información acerca del documento, como el nombre de la hoja de cálculo, la hora o
la fecha o el número de página actual. Los encabezados y los pies de página actúan de
forma independiente respecto a los datos de la hoja de cálculo: sólo se muestran cuando se
aplica una vista previa y cuando se imprimen.

Encabezado y pie de página

El campo Encabezado y el campo Pie de página te ofrecen opciones de encabezados y pie
de página
predefinidos. Pulsando en la flecha
aparecerá un listado del que podrás escoger
el que más te guste.

Listado de posibles encabezados o pies de página

En los cuadros en blanco que les acompañan, aparecerá una muestra de cómo queda en la
página las opciones que hayas elegido del listado.

Personalizar encabezado

El botón Personalizar encabezado y Personalizar pie de página te permiten definir un nuevo

encabezado o pie de página, independientemente de los que tengas predefinidos en los listados
anteriores. Pulsando en este botón te aparecerá un cuadro de diálogo en el que establecerás
los datos que deben aparecer y en qué posición.

Cada una de las secciones que aparecen corresponde a una posición dentro de la hoja. Pulsando
en cualquiera de los cuadros lo activarás y podrás introducir los datos que te interesen.

Con los botones de que dispone este cuadro de diálogo se insertarán directamente los
datos correspondientes a cada botón:

Sirve para cambiar el tipo de fuente de los datos introducidos. Inserta

el número de página.

Inserta el número total de páginas.

Inserta la fecha que se actualizará diariamente con la fecha del sistema. Inserta la
hora del sistema. También se actualizará automáticamente.

Inserta la ruta y el nombre del archivo del libro.

 Inserta el nombre del archivo del libro.
Inserta el nombre de la hoja activa.

Inserta una imagen.

Permite ajustar el tamaño, girar, establecer la escala, recortar y ajustar la imagen que
hayas insertado.

Existe un modo de editar el encabezado de la página directamente sobre la hoja de cálculo. Para
ello, tienes que acudir a la ficha Inserta. En el grupo Texto de esta ficha, encontrarás el botón
Encabezado y pie de página.

Si haces clic sobre el aspecto en pantalla de la hoja de cálculo cambia, presentando una división
en función del tamaño de página definido. Además, en la parte superior de cada una de las
páginas encontrarás un espacio reservado para el encabezado.

Vista previa del documento con el encabezado

Este espacio, a su vez, presentará las divisiones para cada una de las secciones del encabezado.
En ellas podrás incluir los elementos que desees añadir al mismo. Además, en la cinta de
opciones encontrarás una nueva ficha contextual llamada Herramientas de encabezado y pie de
página.

Esta ficha presentará el grupo Elementos del encabezado y el pie de página con botones para
insertar contenido en el encabezado.

Relleno

En determinados documentos será conveniente que apliques colores al fondo de las celdas. Esto
te servirá para resaltar datos o rangos de celdas, para diferenciarlos del resto de datos que
haya en la hoja, o simplemente para decorar el documento.
 Podrás dar color al fondo en el botón Color de relleno situado en el grupo de opciones
Fuente de la ficha Inicio.

Opciones del botón Color de rellenoCuadro de diálogo para la definición de colores personalizados

Pero si lo que quieres es utilizar un color específico que no es un color del tema, entonces
deberás hacer un clic en ese color en Colores estándar, o haz clic en Más colores para
encontrar exactamente el color que buscas. Además usando la opción de Personalizado podrás
definir tus propios colores. Tienes que tener en cuenta que los colores estándar no cambian
cuando se cambian los colores del tema de un documento.

Además de esta opción, desde el cuadro de diálogo Formato de celdas en su pestaña Relleno
podrás modificar el color de la celda. En este caso, los colores disponibles para las celdas se
presentarán directamente en el cuerpo de la pestaña.

Ficha Relleno del cuadro de diálogo Formato de celdas.

 Selecciona el color de relleno para las celdas en el área de Color de fondo. Para seleccionar un
color estándar haz clic en uno de los colores de la paleta, para elegir un color estándar
diferente o para crear uno personalizado haz clic en el botón Más colores y a continuación
elige el
que quieras en el cuadro de diálogo Colores. Si no
deseas un color de sombreado haz clic en el botón Sin
color.

Además de utilizar colores, también puedes utilizar

tramas para realizar sombreados. Una trama es un
pequeño dibujo que se repite tantas veces como
será necesario para completar el párrafo. Para
aplicar una trama, elige una de las tramas en el
cuadro de lista Estilo de trama y un color en el
opción Color de trama que aparece justo encima. Si
por el contrario quieres quitar una trama, elige la
primera opción Sólido en el cuadro de lista
desplegable Estilo de trama.

Cuadro de diálogo Efectos de relleno

Si haces clic sobre el botón Efectos de relleno se presenta un nuevo cuadro de diálogo, en el
cual podrá definir degradados de dos colores para aplicar al sombreado de las celdas. Este
cuadro de diálogo está dividido en dos secciones:

 Colores: permite cambiar la configuración del color que desee para el relleno
degradado. Rellena el objeto seleccionado con un único color que se convierte
gradualmente en otro color. Selecciona los colores que deseas en los cuadros Color 1 y
Color 2.

 Estilo de Sombreado. Haz clic en el estilo de relleno degradado que desees y, a

continuación, escoge la variación del estilo en Variantes.

Una vez hayas definido el aspecto final que deseas aplicar a las celdas seleccionadas, puedes
comprobar el aspecto final que presentarán las celdas en la parte inferior de la ficha Relleno,
donde aparece un pequeño marco en el que se mostrará una vista previa del aspecto que
presentarán las celdas en el momento en que hayas aplicado el color de fondo, los efectos y la
trama deseados.

Formato de la hoja de cálculo

En Excel es posible que para identificar más fácilmente una hoja la puedas aplicar un color a su
etiqueta. Este formato se lleva a cabo haciendo clic en la opción Formato del grupo Celdas que
se encuentra en la ficha Inicio. En el listado que se muestra, escoge en el apartado Organizar
hojas el comando Color de etiqueta.

Esta opción también la puedes llevar a cabo a través del menú contextual que aparece tras
hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la o las etiquetas con el nombre de las hojas.
 En ambos casos se desplegará un listado con diversos colores, entre los que podrás
escoger un color para dar a la ficha que representa a la hoja o bien aplicar sin color para
quitarlo.

Cambio de nombre de una hoja de cálculo

Como ya sabes, las hojas se nombran de forma genérica como Hoja 1, Hoja 2,
… Excel permite los nombres de las hojas por otros más descriptivos.

Haz clic con el botón secundario del ratón sobre la pestaña correspondiente, escoge del
menú contextual la opción Cambiar nombre. Una vez hecho esto la pestaña de la hoja
adquirirá un fondo negro y el texto de color blanco. En este momento escribe el nombre
que quieres asignar a la hoja y pulsa ENTER para confirmar.

También puedes hacer clic en la pestaña de la hoja que quieras cambiar de nombre para
seleccionarla y posteriormente haz un doble clic. Una vez hecho esto la pestaña de la hoja
adquirirá un fondo negro y el texto de color blanco. En este momento escribe el nombre que
quieres asignar a la hoja y pulsa ENTER para confirmar.

Por último esta opción la puedes encontrar haciendo clic en la opción Formato del grupo
Celdas que se encuentra en la ficha Inicio. En el listado que se muestra, escoge en el
apartado Cambiar el nombre de la hoja.

Formatos condicionales

Mediante los Formatos condicionales se podrá formatear los números, el texto, el fondo de las
celdas y los bordes, basándonos en su contenido.

Los formatos condicionales tienen por objeto facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de
celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos,
escalas de colores y conjunto de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango
de celdas en función de una condición. Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el
formato en dicha condición y si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato
basado en dicha condición.

Posibles opciones de formato condicional

 El comando Formato condicional lo encontrarás en el grupo Estilos, ficha Inicio. Al hacer clic
sobre este botón se desplegará un listado de tipos de formatos aplicables a las celdas. Si te
sitúas sobre cualquiera de los tipos de formatos verás que se despliegan más opción para
aplicar a los mismos.

Resaltar Reglas de Celdas

En este grupo encontraras reglas que se aplicarán en función del cumplimiento de una
condición fija, independientemente del contenido de otras celdas del rango a las que se les
aplica el formato. En este grupo encontrarás formatos preestablecido en el caso de que un
valore sea mayor o menos que un número determinado, que se sitúe entre dos valores
concretos, etc.

Opciones de formato condicional: Resaltar reglas de celdasIndica condición y formato para la regla

Cuando escojas cualquiera de las opciones de este grupo, Excel mostrará un cuadro de
diálogo donde podrás escoger o escribir el valor con el que quiere comprobar la condición en
su parte izquierda y en su parte derecha podrás indicar el formato que deseas aplicar a la
celda en el caso de que la condición se cumpla.

Reglas superiores e inferiores

En este caso, la condición a cumplir dependerá del contenido de toda la selección. Así,
encontraremos, entre otras, opciones de formato para los X valores más altos o más
bajos de las celdas seleccionadas, donde X es un número que definiremos en las
condiciones para aplicar el formato.

Opciones de formato condicional: Reglas superiores e inferioresIndica condición y formato para la regla
 Cuando escojas cualquiera de las opciones de este grupo, Excel mostrará un cuadro de
diálogo donde podrás escoger o escribir el valor con el que quiere comprobar la condición en
su parte izquierda y en su parte derecha podrás indicar el formato que deseas aplicar a la
celda en el caso de que la condición se cumpla.

Barra de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos

Justo debajo de los tipos de formato indicados anteriormente puedes encontrarte con
estas tres opciones. En este caso, el formato que se aplicará a las celdas será un método
visual para identificar rápidamente el valor de la cantidad contenida en ella con respecto al
resto de contenidos de la tabla. Estas tres opciones presentan métodos visuales diferentes
para llevar a cabo este proceso.

Formatos de Barra de datos Tabla con formato de barra de datos aplicado

Formatos de Escala de color Tabla con formato de tabla de color aplicado

Formatos de Conjunto de iconos Tabla con formato de conjunto de iconos aplicado

Para aplicarlos, tan solo tendrás que seleccionar el estilo que más se adapte a tus gustos y
necesidades de entre las diversas opciones disponibles y hacer clic sobre él.

Formato condicional personalizado

Hasta ahora hemos comprobado cómo podemos agregar un formato determinado ante
una condición, sin embargo, a pesar de que las posibilidades para aplicar un formato que
ofrece Excel son numerosas, podemos encontrarnos en una situación en la que los estilos y
tipos de formato condicional que nos presenta el programa no son suficientes.
Es por ello que Excel nos permite crear nuestros propios estilos condicionales para que se
adapten de un modo más correcto a nuestras necesidades. Para ello deberemos seguir los
pasos siguientes:

1. En primer lugar, tal y como hacíamos a la hora de aplicar los formatos condicionales
que nos proporciona Excel, seleccionaremos la celda o celdas a las que deseamos
aplicar el formato.

2. Hacemos clic sobre el botón Formato condicional del grupo Estilos, situado en la
ficha Inicio.

3. En lugar de seleccionar cualquiera de las posibilidades de formato condicional

que ofrece Excel, haremos clic en la opción Nueva Regla.

4. Al hacer clic sobre esto opción se muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de
formato. Como puedes ver, en la parte superior de la ventana podrás seleccionar el
tipo de regla que quieres utilizar. En la parte inferior de la ventana puedes ver
las opciones que puedes actualizar de cada una de las reglas y dependiendo del
tipo será posible modificar determinadas opciones para personalizar la misma.

5. Una vez rellenos todos los campos bastará con pulsar el botón
Aceptar.

Cuadro de diálogo Nueva regla de formato

A continuación vamos a presentar una pequeña descripción de cada uno de los tipos de reglas
disponibles:
 Aplicar formato a todas las celdas según sus valores: nos servirá para crear un
estilo visual que se adapte en función de los valores presentes en las celdas, en
función del valor de su contenido. Este caso nos permitirá escoger el tipo de
formato que deseamos aplicar seleccionándolo del cuadro de lista Estilo de
formato, y podremos determinar si la escala rango se limita a dos colores, a tres, o
bien es posible presentar barras que rellenarán la celda en función del valor del
contenido. Entre las opciones disponibles podrás indicar los colores del rango de las
celdas en los cuadros desplegables destinados a tal efecto. Además si lo deseas
puedes indicar en qué rango quieres que aplique el formato seleccionándolas en los
cuadros desplegables Tipo y Valor.

 Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: es este caso se aplicará en
función del contenido de la celdas. En el grupo Editar una descripción de regla
podrás indicar sobre qué elemento del contenido de la celda deseas aplicar el
formato, tras desplegar el primer cuadro desplegable de dicho grupo. Entre estas
opciones podrás indicar que la reglas se aplique en función del valor de la
celda, del texto de la misma, de si presenta o no contenido, etc.

Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan

Cada una de las posibilidades disponibles para este tipo de condición, presentará
unas opciones diferentes. A continuación del cuadro desplegable en el que
hemos seleccionado el tipo de datos sobre el que se va a definir la condición, se
encuentra otro en el que pondremos que tipo de condición se va a cumplir.

Escogemos el tipo de condición que debe cumplir el valor de la celda

 El siguiente paso consiste en indicar el valor sobre el que se va a realizar la
comparación. Por último podrás aplicar el formato a utilizar cuando se cumpla la
condición haciendo clic en el botón Formato. Excel presentará el cuadro de
diálogo Formato de celdas, en el cual puedes seleccionar el estilo de fuente, el
color, el subrayado, los bordes o la trama que desees aplicar. Ten en cuenta que
Excel solamente aplicará los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple
la condición que tú hayas establecido previamente.

 Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior o inferior: se aplicará
el formato a un número determinado de celdas, que se sitúen entre los valores
superiores e inferiores del rango de celdas seleccionado. En este caso, en el
apartado Editar descripción de la regla te será posible indicar la cantidad de
celdas a las que quieres que se aplique el formato, y si éstas deben estar entre
las que contenga los valores mayores o menores. Al igual que en el caso anterior,
para definir el formato deberás hacer clic sobre el botón Formato y definir el mismo
en el cuadro de diálogo Formato de celdas que se presentará.

Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior o inferiorAplicar formato únicamente a los valores que
están por encima o por debajo del promedio

 Aplicar formato únicamente a los valores que están por encima o por debajo del
promedio: en este caso Excel realiza un cálculo del promedio de los valores que se
encuentran en el rango y da el formato que especifiques a las celdas que se
encuentren por encima o por debajo de este valor, siendo posible incluir el
valor de media o un rango de valores por encima o debajo de la media.

 Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados: el formato se

aplicará únicamente sobre aquellos valores que se encuentren repetidos dentro
del rango de celdas al cual se aplica el formato. También es posible excluir a los
valores repetidos y que el formato se aplique a las celdas que no contengan
valores duplicados. A la hora de aplicar el formato lo haremos como hemos hecho
hasta ahora, accediendo al cuadro Formato de celdas desde el botón Formato de la
ventana que nos encontramos.
Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicadosUtilice una fórmula que determina las celdas para aplicar
formato

 Utilice una fórmula que determina las celdas para aplicar formato: en este caso,
deberemos indicar una fórmula en función de la cual podremos establecer a que
celdas del rango se aplica el formato. Más adelante veremos cómo crear nuestras
propias fórmulas.

Una vez definida la condición y el formato que quieras aplicar deberás hacer clic en el botón
Aceptar de este cuadro de diálogo.

Has de tener en cuenta que, si así lo deseas, es posible aplicar varios formatos condicionales a
un rango de celdas determinado siguiendo el mismo proceso.

Si quieres modificar el formato a aplicar a una condición basta con que sigas estos pasos:

1. Selecciona las celdas que contengan los formatos que deseas cambiar o quitar.

2. Haz clic en el botón Formato condicional del grupo Estilos en la ficha Inicio.

3. Haz clic en la opción Administrar reglas que se presenta entre las opciones
disponibles de este conjunto de opciones.
4. Una vez hagamos esto, se presentará el cuadro de diálogo Administrador de reglas
de formato condicionales, en la cual se mostrará un listado con todas las reglas y
estilos condicionales que se están aplicando sobre el conjunto seleccionadas.

Cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales

 5. Selecciona la regla que desees modificar.

6. Haz clic sobre el botón Editar reglas.

7. Tras hacer clic sobre este botón, se abrirá nuevamente el cuadro de diálogo Editar
regla de formato, con el que, como vimos anteriormente podrás definir las
características de la regla.

Si haces doble clic sobre una regla de formato de las que tengas creadas, también se
abrirá directamente el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Desde el que podrás
modificar dicha regla.

A la hora de definir las reglas, debes tener en cuenta que éstas se irán aplicando en función
del orden de creación de las mismas, de manera que las últimas reglas de formato condicional
serán las que tengan prioridad en caso de que algunas de ellas deban ser aplicadas sobre la
misma celda.

Desde la ventana Administrador de reglas de formato condicional también podrás

modificar el orden en que se ejecutan estas reglas. Para ello tendrás que hacer los
siguiente:

1. Selecciona las celdas que contengan los formatos condicionales a los que quieres
modificar la prioridad.

2. A continuación, haz clic sobre el botón Formato condicional del grupo Estilos en
la pestaña Inicio. De las opciones que presenta, escoge la opción Administrar
reglas.
3. Selecciona la regla de formato condicional a la que deseas modificar la prioridad.

4. Utilizando los botones Subir regla y Bajar regla, sitúala por encima
o por debajo del resto de reglas en función de la prioridad que desees dar a dicha
reglas.
5. Una vez que hayas dispuesto las reglas en el orden deseado, haz clic en el botón
Aceptar.

Si lo que deseas hacer es quitar un formato condicional o alguna de la condiciones que

contiene, selecciona de nuevo las celdas que contengan el formato condicional que deseas
eliminar y accede a la ventana del Administrador de reglas de formato condicionales, tal y
como hemos visto en los casos anteriores. Marca entonces la regla que deseas eliminar y
a continuación haz clic en el botón Eliminar regla que aparece en la parte superior de la
ventana y posteriormente sobre Aceptar para que se lleve a cabo la acción que has
definido.

Para quitar todos los formatos condicionales, así como todos los demás formatos de
celda de las celdas seleccionadas, haz clic en el botón Formato Formato condicional del grupo
Estilos y a continuación en la opción Borrar
formato. Esta opción presenta dos nuevas opciones, Borrar reglas de las celdas seleccionadas
y Borrar reglas de toda la hoja. La primera de ellas eliminará directamente las reglas
que hagan referencia a las celdas que tengas seleccionadas en ese momento, mientras
que si haces clic sobre la segundo de las opciones eliminarás completamente las reglas
que se apliquen en la hoja de cálculo actual.
Autoformatos o estilos predefinidos

Excel trae consigo una serie de formatos ya definidos que tú puede aplicar en tus hojas de cálculo
de Excel 2010. Así, no será necesario que establezcas cada uno de los elementos que
compondrán el aspecto visual de la celda o tabla a la que quieras dar formato, sino que podrás
aplicar cualquier de estos, que por su carácter de formatos estándar pueden servir en diversas
ocasiones.

Estilos de celdas

En primer lugar vamos a ver cómo modificar de manera automática el formato de las celdas de
nuestra hoja de cálculo.

1. Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda a la que deseas aplicar el

formato.

2. Seguidamente deberás hacer clic sobe el botón Estilos de celda, que se encuentra
dentro del grupo Estilos en la ficha Inicio.

3. Tras hacer clic sobre este botón se desplegará un listado con diversos estilos
predefinidos que podremos aplicar a las celdas de Excel. Entre estos estilos se
presentan tanto estilos con bordes y sombreados como estilos numéricos.

Diferentes estilos de celda

Si el listado de estilos disponibles no se muestra directamente, es posible desplegar

el listado completo haciendo clic en el botón Más situado en la parte inferior
derecha del área en que se muestra la lista de estilos.

4. Deberás hacer clic sobre el formato que quieres aplicar a la celda de entre todos los
disponibles en esta lista.

5. Ciertos estilos pueden ser aplicados simultáneamente. Así, puedes aplicar un

formato de número junto con un formato de encabezado.
Autoformato de tablas

Veamos cómo puedes aplicar el Autoformato para modificar de un modo rápido el

aspecto general de una tabla o conjunto de celdas:

1. Al igual que ocurría con el formato de las celdas, lo primero que debes hacer es
seleccionar el rango de celdas al que deseas dar formato.

2. A continuación deberás hacer clic sobre el botón Dar formato como tabla del
grupo Estilos que puedes encontrar en la ficha Inicio.

Botón Dar formato como tabla

3. Una vez hagas clic sobre este botón, se presentará en pantalla la muestra de
los diversos formatos que puedes elegir, y bastará con que hagas clic sobre el estilo
que más te interese en cada momento. Puedes observar que los distintos formatos
de tabla aparecen agrupados en tres grupos, en función de la cantidad de colores
que presentan.

4. Tras haber seleccionado el estilo que deseas aplicar a la selección, se presentará

una nueva ventana mostrando el rango de celdas sobre el que quieres que se
aplique la
selección. Si lo deseas, puedes modificar
manualmente el conjunto de celdas sobre
el que quieres que ese aplique el formato
de la tabla, indicando el rango en el
cuadro de texto dedicado a tal efecto.

Dar formato como tabla

 5. En esta ventana deberás indicar si la tabla a la quieres aplicar el formato presenta
encabezado, o lo que es lo mismo, títulos descriptivos para cada una de las
columnas. Si esta opción se encuentra activa, Excel dispondrá la primera fila de la
tabla como una fila en la que se presentan los títulos de las diferentes columnas de
la tabla y, si el tema elegido presenta alguna diferenciación para la primera línea le
dará un formato diferente. En caso de que esta casilla de verificación no se
encuentre activa, Excel agregará una fila a la tabla en la que se indicará el
número de columna como nombre para la misma.

Estilos

Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar seguro de que las celdas tienen un formato
coherente, puedes aplicar un estilo a las celdas. Puedes crear estilos propios para aplicar una
fuente y un tamaño de fuente, formatos de número, bordes de celdas y sombreado, etc.

Para crear un estilo haz clic en la opción Estilos de celda que encontrarás en el grupo
Estilos situado en la ficha Inicio. A continuación haz clic sobre la opción Nuevo estilo de celda y en
ese momento te aparecerá el cuadro de diálogo estilos.

Las casillas de verificación indican las

opciones de formato establecidas en el estilo
actual

La forma más sencilla de crear un estilo nuevo es el modo por similitud, que consiste en seleccionar
una celda que contenga el formato que se quiere guardar, acceder al cuadro de diálogo Estilo,
modificar las características de formato desactivando alguna de las opciones que te aparecen en
la parte izquierda del cuadro y por último asignarle un nombre al estilo.

También puedes crear estilos a partir de cero a través del cuadro de diálogo Estilos utilizando el
botón Aplicar formato. Al pulsar este botón te aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas,
en el que podrás elegir otras opciones de formato que te interesen más.

Cuando ya tienes creado el nuevo estilo podrás pasar a aplicarlo, así como a aplicar el resto
de estilos que ya venían definidos con Excel 2007. El proceso de aplicar un estilo es sencillo,
primeramente selecciona las celdas a las que quieres dar formato, a continuación haz clic en el
botón Estilos de celda del grupo Estilos.
 En el listado de estilos que se presentan, haz clic en el estilo que desees aplicar, y, tras pulsar el
botón Aceptar, las celdas seleccionadas adquirirán automáticamente el estilo elegido.

No es necesario que crees estilos nuevos para cada uno de los libros que abras, sobre todo si
son etilos que ya habías creado previamente para otro libro. Existe una forma de copiar estilos de
un libro a otro que te evitará volverá a definir todas las características de formato para un estilo
nuevo en ese libro. Vemos cómo hacerlo, en primer lugar abre el libro que contenga los estilos
que quieres copiar, a continuación abre el libro al que deseas aplicar esos estilos. En este
último libro
despliega la lista de estilos haciendo clic en el botón Estilos de celda del grupo
Estilos, seguidamente haz clic en la opción Combinar estilos al final de la lista de opciones. En ese
momento se abrirá el cuadro de diálogo Combinar estilos. En este cuadro te aparecerá la lista de
libros que tienes abiertos sin contar el libro actual, por último, selecciona el nombre del libro
desde el que quieres copiar los estilos y pulsa Aceptar.

Una vez que ya no necesites utilizar más un estilo, podrás eliminarlo de entre los que contiene tu
listado de estilos accediendo al listado de estilos, seguidamente sitúa el puntero del ratón sobre el
estilo que quieras eliminar de entra los que aparecen en el listado, a continuación haz clic con el
botón secundario del ratón y por último haz clic en el comando Eliminar del menú contextual.

Temas

Excel incorpora una serie de estilos ya definidos que tú puedes aplicar a todos los elementos a los
que hayas aplicado formato previamente en tus hojas de cálculo de Excel 2010. Así, te resultará
más cómodo conseguir un aspecto homogéneo para todos los contenidos de tu hoja de cálculo. Un
tema de Excel presentará una serie de formatos de fuente que se aplicarán al texto, y una serie
de colores estándar que se aplicarán tanto al texto como a las celdas que presenten un
sombreado determinado. Po último, una serie de efectos que incluyen formato de bordes para
aplicar a las celdas que presenten estilo. A este conjunto de formatos preestablecidos se les
conoce como Temas.

A la hora de seleccionar el etilo, tanto para el tipo de fuente como en el color de las celdas, se
presenta un apartado en el que aparecen las fuentes del tema, en el caso de tipo de fuentes y los
colores del tema para los colores de fuentes y celda. Como hemos indicado antes, este hecho se
trata sencillamente de un recurso estético para dar homogeneidad a nuestro libro de Excel.

Has de tener en cuenta que por defecto Excel incorpora el tema Office, cuyos colores, efectos,
y estilos de fuente estarán disponibles de manera estándar cuando intentemos modificar tanto el
tipo de fuente, como el color de las celdas. A continuación veremos cómo modificar el aspecto
general de un tema.

A la hora de aplicar un tema debes tener en cuenta que éste se aplicará solamente a aquellas celdas
a las que se haya aplicado formato previamente, y únicamente se hará sobre los elementos de las
celdas que presenten formato.

Veamos cómo puedes aplicar los Temas de tu libor de Excel:

 1. El primer paso que debes llevar a cabo es aplicar un estilo a las celas o tablas a las
que desees que se aplique el tema. Debes tener en cuenta que los colores que emplees
deben pertenecer al grupo de colores llamado colores del tema, que puedes ver en
las paletas de colores de texto y celda.

2. A continuación acudiéremos a la ficha Diseño de página y haremos clic en el botón

Temas. Es ese momento se desplegará un listado con todas las posibles plantillas que
se pueden aplicar al libro de Excel.

3. Una vez tenga en pantalla la muestra de los diversos temas que puedes elegir, bastará
con que hagas clic sobro el que más te interese.

Si no deseas aplicar todas las opciones presentes en el tema, podrás aplicar los elementos del
tema de manera individual. De este modo podrás aplicar, por ejemplo, solamente los colores de un
tema, las fuentes del mismo o los efectos de bordes y sombreados que deseas que se apliquen a
las celdas. Estos botones se encuentran situados en el lateral derecho del grupo.

Lista de temas Colores del tema Crear nuevos colores del tema

Si haces clic sobre el botón Colores del tema, se desplegará una serie de conjunto de colores
predefinidos para los diferentes temas de office.

Si seleccionada un estilo diferente a aquel que tengas aplicado en este momento, comprobarás
como de manera automática, los colores que hayas empleado del tema anterior son sustituidos
por su equivalente del nuevo tema.

Excel 2007 te ofrece además la posibilidad de agregar nuevos colores de tema, siendo de este
modo mayor la capacidad de personalización de tus libros de Excel. Para ello, deberás hacer clic
sobre la opción Crear nuevos colores del tema, y comprobarás como se abre una nueva ventana
en la que se mostrará la gama de colores que se emplea en el tema que tengas activo
actualmente, así como la opción para la cual se utiliza por defecto cada uno de estos colores.
 Para modificar el aspecto del tema, tan solo tendrás que hacer clic sobre el color que desees
modificar y seleccionar el que mejor se adecue a tus gustos o necesidades. Una vez definidos los
nuevos colores que deseas aplicar a tu nuevo tema, deberás darle un nombre, escribiéndolo en el
campo Nombre situado en la parte inferior de la ventana.

A continuación deberás hacer clic en el botón Guardar para almacenar el nuevo tema. Tras hacer
esto, podrás comprobar cómo el nuevo conjunto de colores para el tema ha sido incluido en la
lista de colores de tema disponibles, dentro de un grupo llamada Personalizados.

El botón Fuentes del tema que se encuentra en el grupo Temas de la ficha Diseño de
página, funciona de un modo similar. Si haces clic sobre él se presentará un listado que mostrará los
conjuntos de fuentes disponibles para aplicar al tema. Al igual que ocurría con el caso de los colores
de tema, podrás escoger uno de estos conjuntos para aplicarlo al libro de Excel o bien definir el
tuyo propio haciendo clic sobre la opción Crear nuevas fuentes del tema, situada al final de la lista
de posibles fuentes.

Tras hacer clic sobre la opción anterior se abrirá una nueva ventana en la que podrás indicar
los tipos de fuentes que se aplicarán en el documento. Sin embargo, en este caso las opciones son
menores, ya que sólo permite la aplicación de un tipo de fuente para los encabezados y otra para el
texto del documento.

Tras definir las nuevas fuentes a utilizar daremos un nombre al conjunto y haremos clic en el
botón Guardar para poder utilizar este tema con posterioridad. Si lo deseas podrás comprobar que el
nuevo conjunto de fuentes se ha agregado a la lista que se presenta tras desplegar el botón Fuentes
del tema.

Fuentes del tema Crear nuevas Fuentes del tema

Debes saber que estos nuevos conjuntos de colores y fuentes se encontrarán disponibles para ser
aplicados tanto en el archivo que estás utilizando en el momento de crearlos, como en los libros de
Excel que crees a partir de ese momento.
Imágenes

Las imágenes que se incorporan en los libros de Excel, pueden ser tanto las que vienen
incorporadas con la instalación del propio programa, como cualquier de otro programa que
Excel puede compartir. De hecho se puede distinguir dos tipos de imágenes diferentes: imágenes
prediseñadas e imágenes desde archivo.

Imágenes desde archivo

Las imágenes de mapas de bits están compuestas de una serie de puntos pequeños,
como un trazo de papel milimetrado con cuadros específicos que formas una imagen. Los
mapas de bits se crean y editan con programas de retoque fotográfico. Al cambiar de
tamaño, pierden definición y los puntos individuales que constituyen la imagen se hacen
visibles. Todas las fotografías y los gráficos digitalizados son mapas de bits.

Para insertar una imagen desde un archivo debes utilizar el botón Imagen del grupo
Ilustraciones que se encuentra en la ficha Insertar. Tras pulsar este botón, se presentará el
cuadro de diálogo Insertar imagen desde el que seleccionarás la imagen deseada. Una vez
seleccionada tan sólo tienes que pulsar sobre el botón Insertar que aparece en la zona
inferior derecha. De forma predeterminada, Microsoft Excel incrusta imágenes
en un documento, para reducir el tamaño de los archivos puedes
vincular las imágenes. En el cuadro de diálogo Insertar imagen,
haz clic en la imagen que quiera insertar, posteriormente haz clic en
la flecha situada a la derecha del botón Insertar y en Vincular al
archivo.

Imágenes Prediseñadas

Es un dibujo vectorial ya creado a partir de líneas, curvas, rectángulos y otros objetos, en el

que cada línea se puede editar, mover o reorganizar. Cuando un dibujo cambia de tamaño,
el equipo vuelve a dibujar las líneas y formas de modo que conserven la definición y
perspectiva originales.

Para incluir una imagen en un documento deberás acceder al

botón Imágenes prediseñadas, que se encuentra en el
grupo Ilustraciones de la ficha Insertar. Una vez pulsado el
botón aparecerá el panel Insertar imágenes prediseñadas a la
derecha de la venta de Excel, que permite buscar los dibujos e
imágenes que tengas en tu equipo para añadirlas a la galería
de Excel. En este panel puedes realizar una búsqueda de los
clips o dibujos a través del cuadro Buscar, insertando la
palabra o palabras clave que hagan referencia al dibujo. Los
primeros dibujos que aparecen son los que estás incluidos en
la galería de Excel mientas que los que aparecen a
continuación son clips encontrados en Internet, en caso de
que tengas la conexión activa. Podrás identificarlos por la
pequeña bola del mundo que aparece en la esquina inferior
izquierda de cada uno.
 Cuando elijas el dibujo que quieres utilizar, tan sólo deberás arrastrarlo hacia tu documento,
pulsar sobre él o seleccionar la opción Insertar que aparece en su menú desplegable, o bien
usar las opción de Copiar y luego Pegar en el documento.

Insertar una captura de pantalla

Las capturas de pantalla son útiles para capturar instantáneas de información que podrían
cambiar o caducar, como un artículo de noticias de última hora o una lista sensible al tiempo
de vuelos disponibles y tarifas en un sitio web de viaje.

Al hacer clic en el botón Captura de pantalla, puede insertar toda la ventana del
programa o usar la herramienta Recorte de pantalla para
seleccionar una parte de la ventana. Sólo las ventanas que no se han minimizado a la barra
de tareas pueden capturarse.
Las ventanas de los programa abiertos se muestran como miniaturas en la Galería
Ventanas disponibles y cuando se pausa el puntero sobre una miniatura, la información
sobre herramientas emerge con el título de documento y el nombre de programa.
Se puede agregar sólo una captura de pantalla a la vez. Para agregar varias capturas de
pantalla, repita los pasos 2 y 3 a continuación:

1. Haga clic en el documento al que desea agregar la captura de pantalla.

2. El grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Captura de pantalla.

3. Siga uno de estos procedimientos:

 Para agregar toda la ventana, haga clic en la miniatura de la galería

Ventanas disponibles.
 Para agregar parte de la ventana, haga clic en Recorte de pantalla y cuando
el puntero se convierta en una cruz, mantenga presionado el botón primario
del mouse para seleccionar el área de la pantalla que desea capturar.
Si tiene varias ventanas abiertas, haga clic en la ventana que desee
recortar antes de hacer clic en Recorte de pantalla. Al hacer clic en
Recorte de pantalla se minimiza el programa en el que está trabajando y
sólo la ventana detrás de él estará disponible para el recorte.

Mejoras de imágenes

Cambiar el tamaño de gráficos

El cambio de tamaño amplía o reduce las dimensiones de un objeto.

Puedes cambiar el tamaño de una imagen de forma manual simplemente haciendo clic
sobre ella y arrastrando uno de los controladores de tamaño (uno de los pequeños
círculos o cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado)
acercándolo o alejándolo, en la dirección que marque la flecha en la que se transforma el
cursor, del centro.
Si además deseas mantener el centro de un objeto en el mismo lugar, mantén
pulsada la tecla CTRL mientras arrastra el ratón. Si lo que deseas es mantener las
proporciones del objeto, mantén pulsada la tecla MAYÚS mientras arrastras el ratón o si
deseas mantener las proporciones y mantener el centro en el mismo lugar, mantén
pulsadas las teclas CTRL y MAYÚS cuando arrastres el ratón.

Arrastre uno de los ocho

controles de cambio de
tamaño para cambiar el
tamaño de la imagen

Si deseas ajustar el tamaño a un alto y ancho exactos, haz clic en la imagen que desees
cambiar el ancho y en los cuadros Alto y Ancho del grupo Tamaño que se encuentran
en la ficha contextual Herramientas de imagen. O bien haz clic en el iniciador del grupo
Tamaño para mostrar el cuadro de diálogo Tamaño. En la ficha Tamaño escribe el alto
que desees para el objeto seleccionado. Los valores Alto y Ancho son siempre las
dimensiones de un objeto sin girar. O bien, puedes ajustar el alto como un porcentaje del
tamaño original, escribiendo un porcentaje en el cuadro Alto, en Escala.

Cuadro de diálogo Formato de imagen opciones Tamaño

Si la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto está activada, limita el alto y

el ancho del objeto seleccionado, de forma que permanezcan en su proporción original
uno respecto al otro. Si modifica el alto del objeto, el ancho cambia respecto a la relación
de aspecto original y viceversa.

Si la casilla de verificación Proporcional al tamaño original de la imagen está

activada, calcula los porcentajes de alto y ancho especificados en Escala, basados en el
tamaño original de la imagen. Esta opción sólo está disponible cuando el objeto
seleccionado es una imagen.
 El botón Restablecer, devuelve la imagen seleccionada a su tamaño original. Este botón
sólo está disponible cuando la selección actual es una imagen.

Se puede indicar el ángulo de giro en el cuadro Giro.

Recortar Imagen

Hay ocasiones en que sólo deseamos visualizar parte del gráfico que hemos insertado.
Word nos ofrece la posibilidad de recortar dicha imagen, de tal modo, que sólo sea
visible la parte que desee. Para recortar una imagen haga clic en el botón Recortar
del grupo Tamaño que se encuentran en la ficha contextual Herramientas de imagen.
Sitúa la herramienta para recortar sobre un controlador de recorte y, a continuación,
sigue uno de estos procedimientos:

 Para recortar un lado, arrastra el controlador central de ese lado hacia el

interior.

 Para recortar los dos lados a la vez, mantén presionada la tecla CTRL mientras
arrastras el controlador central de los dos lados hacia el interior.

 Para recortar los cuatro lados a la vez, mantén presionada la tecla

CTRL mientras arrastras un controlador de esquina hacia el interior.

Uno de los ocho controladores de recorte

Si despliega el menú recortar podrá hacer los siguientes recortes:

 Recortar a la forma: Recorta la imagen según la autoforma indicada.

 Relación de aspecto: puede recortar la imagen según una fotografía o relación de

aspectorelación entre el ancho y el alto de una imagen. Esta relación se
puede
mantener incluso cuando se modifica el tamaño
de una imagen. común para poder colocarla en
un marco.

 Rellenar: quitar parte de la imagen pero rellenar

la forma con la mayor cantidad de imagen
posible.

 Ajustar: la imagen encaje dentro de la

autoforma.
Modificaciones avanzadas

Este tipo de imágenes, ya sean imágenes prediseñadas o insertadas desde archivo, tienen
una serie de modificadores que no están disponibles para los dibujos, y podrás encontrar
en
el grupo Ajustar de la ficha
contextual Herramientas de Imagen
que aparece cuando seleccionas
alguna de ellas.

 Brillo y Contraste

El Brillo nos permitirá modificar la luminosidad de la imagen, mientras que el

Contraste es el nivel de resalte de la imagen. Para cambiar el brillo o el contraste,
haga clic en Correcciones y a continuación haga clic en la miniatura que desee. Para
ajustar la cantidad de contraste, haz clic en Opciones de correcciones de imágenes
y, a continuación, en Brillo y contraste, desplace el control deslizante Contraste o
escriba un número en el cuadro situado junto a dicho control.

 Color

Nos permite modificar las características de tono de la imagen, presentado una

serie de opciones, entre las que podemos seleccionar la que mejor se adapta
nuestras necesidades.

Entre otras opciones podemos encontrar:

- Saturación de color: permite

cambiar el color de la imagen.

- Tono de color: permite

cambiar el tono del color.

- Volver a colorear: permite

aplicar rápidamente un efecto
estilizado integrado a la
imagen, como escala de
grises o tono sepia.

- Definir color transparente: puedes indicar que uno de los colores de tu

imagen se presente en modo transparente. Esta misma acción se puede
realizar con el botón Quitar fondo.

- Opciones de color de imagen: permite realizar ajuste más

detallados.

Puedes quitar los cambios de color y todos los demás efectos aplicados a la
imagen haciendo clic en Restablecer imagen del grupo Ajustar.
 Comprimir imágenes

Muestra un cuadro de diálogo que contiene opciones para reducir el tamaño del archivo
de imagen. Puede reducirse el tamaño de archivo cambiando la resolución, aplicando
compresión a las imágenes en color y eliminando permanentemente las partes recortadas
de una imagen.

Tras hacer clic sobre el botón Comprimir imágenes se presentara una ventana en la
cual se nos preguntará si deseamos comprimir todas las imágenes, o solamente las
seleccionadas. Si pulsas en el botón Opciones puedes escoger las características de
compresión.

Cambiar imagen

El botón Cambiar imagen te permitirá reemplazar la imagen seleccionada por otra

presente en tu equipo presentado el cuadro de diálogo Insertar imagen. La ventaja de
usar este botón en lugar de insertar directamente la nueva imagen consiste en que, la
nueva imagen mantendrá las características de tamaño de la imagen anterior.

Restablecer imagen

El último botón presente en este grupo de opciones es el botón Restablecer

imagen, que nos permitirá devolver la imagen a su situación inicial. De modo que no
debes preocuparte por las pruebas realizadas sobra la imagen.

Girar una imagen

Puedes girar o reflejar los dibujos que hayas seleccionado. A la acción de reflejar se la
conoce como voltear, siendo su efecto igual que si mirásemos el dibujo a través de un
espejo. Estas opciones las tienes disponibles en el comando Girar que se encuentra en
el grupo Organizar de la ficha Herramientas de imagen.

Si requieres de un giro exacto puedes utilizar el comando

Más opciones de rotación y, a continuación, en la ficha
Tamaño, en Tamaño y giro, escribir la cifra que deseas que
gire la imagen en el cuadro Giro. Si por el contrario el giro
quieres que sea libre arrastra el controlador de giro en la
dirección en que desea girar la imagen o forma.

Controlador de giro

Seleccionar objetos

Cuando deseas trabajar con varios objetos simultáneamente el primer paso es seleccionarlos,
para ello puedes utilizar dos procedimientos:
  Para seleccionar formas que están ocultas, apiladas o detrás de texto, haz clic en
Seleccionar objetos que se encuentre en el comando Seleccionar del grupo
Edición que se encuentra en la ficha Inicio. y, a continuación, dibuja un cuadro que
contenga las formas. Para volver a seleccionar el texto pulsa la tecla ESC.

 Para seleccionar otros, como imágenes, gráficos SmartArt o diagramas, presiona

y mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas los objetos haciendo clic
sobre ellos.

Mover Objetos

Cuando se agregan imágenes, formas u otros objetos a los documentos, éstos se apilan en
capas individuales conforme se agregan. Cuando los objetos se superponen puede verse el
orden de apilamiento; el objeto de la parte superior cubre una parte de los objetos situados
debajo. Puedes mover estos objetos arrastrando el objetoa su nueva ubicación, para
restringir el movimiento de un objeto de forma que sólo se mueva horizontal o verticalmente,
presiona y mantén presionada la tecla MAYÚS mientras arrastras el objeto. Para mover el
objeto en pequeños incrementos, presiona y mantén presionada la tecla Ctrl mientras
presionas una tecla de dirección.

Si tienes imágenes, formas u otros objetosagrupados o apilados unos encima de otros,

puedes mover objetos o grupos de objetos hacia arriba o hacia abajo en una pila capa a
capa, o puedes moverlos al principio o al final de la pila con un solo movimiento. En el grupo
Organizar de la ficha Herramientas de imagen, realiza uno de los procedimientos siguientes:

 Para traer un nivel hacia delante un objeto, haz clic en la flecha situada junto a Traer al
frente y luego en Traer adelante.

 Para poner delante un objeto, haz clic en la flecha situada junto a

Traer al frente y luego en Traer al frente.

 Para llevar un nivel hacia atrás un objeto, haz clic en la flecha situada junto a
Enviar al fondo y luego en Enviar atrás.

 Para poner detrás un objeto, haz clic en la flecha situada junto a

Enviar al fondo y luego en Enviar al fondo.

Aplicar efectos a las imágenes

Es posible modificar las características de las imágenes tales como el relleno, grosor, etc.
Para eso debes seleccionar la imagen, pinchando con el ratón sobre ella, pulsar el botón
secundario del ratón y escoger la opción Formato de imagen.

Formato de Imagen

Puedes acceder a las características propias de la imagen a través del cuadro de

diálogo Formato de imagen y después pulsando sobre el grupo de opciones que necesites
utilizar.
 Relleno Color de línea

Estilo de línea Sombra

Reflejo Iluminado y bordes suaves

 Formato 3D Giro 3D

Correcciones de imagen Color de imagen

Excel nos permite seleccionar automáticamente

un estilo para la imagen creada. Para mostrar
el listado completo de Estilos que incorpora
Excel, deberás hacer clic en el botón Más.

Efectos artísticos
Efectos de la imagen

Vamos a poder aplicar efectos a las imágenes gracias al botón Efectos de la imagen
situado en el grupo Estilos de imagen de la ficha contextual Herramientas de imagen. Si
haces clic en el botón con forma de flecha se presentan una serie de opciones:

 Preestablecer: presenta un conjunto de efectos predefinidos, que resultan de

la combinación de varios de los efectos que podremos utilizar para aplicar a la
imagen.

 Sombra: se trata de aplicar un efecto de sombreado a tus imágenes. El

desplegable muestra una lista de las posibles opciones de entre las cuales, podrás
seleccionar aquella que más te interese. Mediante opciones de sombra
podrás optar a cambiar el estilo de la sombra de una manera más personalizada.

El botón Preestablecidos, te permite escoger entra las opciones preestablecidas.

En el botón Color podrás definir un color diferente para la sombra. Las
siguientes opciones te permitirán modificar otras características como la
transparencia, el tamaño relativo con respecto a la imagen creada, el área
desenfocada que quedará alrededor de la sombra, su posición y la distancia de la
sombra con respecto a la imagen original.

 Reflexión: se trata de un efecto similar al sombreado, que cra un reflejo del

objeto seleccioando en la parte inferior del mismo.

 Resplandor: Presenta un color difuso en torno a la imagen, que simula un efecto

de brillo como si de un cartel luminoso se tratase. Si quieres que el objeto
presente algún color diferente a aquellos que están predefinidos puedes hacerlo
haciendo clic sobre la opción Más colores de resplandor.

 Bordes suaves: nos permitirá difuminar el contorno de la imagen dando un

aspecto desenfocado a la misma.

 Bisel: permitirá dar un aspecto tridimensional a la forma seleccionada. Este

efecto no es compatible con el anterior.

 Giro 3D: Simula un giro tridimensional en el objeto seleccionado, creando un

efecto de perspectiva en función del estilo aplicado.

Puedes editar las características de los elemento 3D haciendo un clic en Opciones 3D,
que encontrarás al final de los listados Preestablecer y Bisel, u Opciones de giro 3D que
puedes encontrar tras el listado Giro 3D.

Si pulsas sobre estas opciones, se presentará el cuadro de diálogo Formato de imagen

donde se muestran las opciones Formato 3D, mediante las cuales podremos definir las
propiedades 3D del objeto.
Formas

En Excel 2010 tenemos una variedad de herramientas útiles para el adorno de los documentos.
Estas opciones las vas a poder encontrar en el grupo Ilustraciones de la ficha Inserta.

Excel nos permite realizar dibujos sencillos con la ayuda del

botón Formas del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.
Cuando hagas clic en este botón se desplegará un listado
con varios grupos que presentan las diferentes categorías
incorporada en el programa.

Para dibujar una forma pulsa sobre el botón de la forma

correspondiente, observa cómo el puntero del ratón se
transforma en una cruz. A continuación pincha en el interior
de la hoja en el punto donde quieres que comience la forma
y después arrastra el puntero hasta el lugar donde quieres
que termine. Cuando termines suelta el puntero y ya estará
creada tu forma. Si la forma no es una línea basta con
pulsar en la posición de la página donde se quiere insertar
la figura y Excel insertará un objeto de forma de tamaño
estándar.

Si deseas agregar texto a una autoforma haz clic con el

botón secundario del ratón sobre la forma y seleccione
Agregar texto, o bien haz clic en el botón Modificar texto
perteneciente al grupo Insertar formas de la ficha
contextual Herramientas de dibujo, esto le permite agregar
texto al objeto autoforma convirtiéndolo en un cuadro de
texto.

Si has pasado algún tiempo dando formato a una forma y después te das cuenta de que prefería
trabajar con otra, no tendrá que eliminar el objeto y empezar de nuevo. En lugar de eso, podrás
convertirlo en el objeto forma que deseas. Para hacer esto, selecciona el objeto, haz clic
en el botón Editar formas
posteriormente en el listado de comandos que muestra haz clic en Cambiar forma del grupo
Insertar formas de la ficha contextual Herramientas de dibujo y por último elige el nuevo tipo de
objeto forma en el submenú. Para borrar el objeto u objetos, selecciónalos y pulse la tecla SUPR.

Cuadros de texto

Para colocar un bloque de texto en una posición concreta de la hoja hay que insértalo en un
elemento de Excel denominado cuadro de texto el cual tiene la virtud de poder ser movido a la
posición deseada.

Para insertar un cuadro de texto vacío e insertar posteriormente texto, haz clic en el botón
Cuadro de texto, del grupo Texto que se encuentra en la ficha Insertar (este botón también está
disponible dentro del conjunto de formas). Acto seguido, haz clic sobre la posición del documento
donde empezará el cuadro, y arrastra el ratón en diagonal para hacer clic nuevamente en la esquina
opuesta del mismo.
 Al introducir el texto en un cuadro de texto, Excel lo ajustará cuando alcance el extremo
derecho del cuadro de texto. Sin embargo, Excel no aumentará automáticamente la altura del
cuadro cuando alcance el extremo inferior del mismo; tendrás que hacerlo manualmente para poder
ver el texto situado al final.

Para cambiar el alto o el ancho de un cuadro de texto, haz clic en cualquier parte dentro del
cuadro de texto para seleccionarlo. Una vez seleccionado, Excel lo rodea con una banda gruesa
con ocho controladores de ajuste de tamaño. Arrastra cualquiera de los controladores para darle
al cuadro de texto el tamaño deseado. Para mantener las proporciones originales del cuadro de
texto a medida que cambia su tamaño, pulsa la tecla MAYÚS mientras arrastra alguno de los
controladores de las esquinas. Para cambiar el tamaño del cuadro de texto simétricamente
respecto de su centro, mantén pulsada la tecla CTRL mientras arrastra cualquier controlador

Controlador de cambios de tamaño

Si deseas eliminar un cuadro de texto sólo debes seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR, pero debes
tener en cuenta que al eliminar el cuadro de texto se elimina también su contenido.

Texto artístico

WordArt es un complemento de Excel que nos permite dotar al texto de efectos especiales. El
texto puede tomar formato en tres dimensiones, formas asimétricas, se puede efectuar giros, etc.

Crear uno de estos rótulos es muy sencillo en Excel. Inicialmente, para insertar un texto artístico
debes acceder al botón WordArt, del grupo Texto en la ficha Insertar. Tras pulsar el
botón, aparecerá en tu pantalla un listado con los posibles estilos de fuente artística que podemos
aplicar en Excel.

En el momento que hagas clic en cualquiera de ellas, se presenta en la hoja activa un nuevo cuadro
de texto que presentará el estilo indicado.

Nuevo texto de WordArt

Del mismo modo que si se tratara de un texto normal, podremos seleccionarlo y escribir el
texto que deseemos. Además, podremos modificar su tamaño, tipo de fuente, estilo e incluso el
color primario del texto desde la ficha Inicio.
Una vez creado el texto artístico puedes seleccionarlo haciendo clic sobre él. De esta forma
podrás modificar distintas propiedades como pueda ser el tamaño y la posición. Observa que, al
seleccionarlo aparecerá unas marcas circulares a su alrededor que nos servirán para ampliar o reducir
sus proporciones.

Además, como podrás observar, en la parte superior de la ventana de Excel se ha presentado una
nueva ficha contextual llamada Herramientas de dibujo. En esta nueva ficha contextual
encontraremos el grupo Estilo de WordArt con herramientas que nos permitirán modificar el
aspecto general de nuestro texto artístico.

El grupo Estilos de WordArt permite efectuar todos los cambios posibles sobre un objeto de
tipo WordArt.

Modificar el estilo de WordArt

Si deseas probar otro estilo de texto de WordArt, pulsa sobre el botón Estilos rápidos y
volverá a parecer la galería de WordArt. De esta forma podrás modificar el aspecto del texto sin
modificar su contenido anterior.

Nuevo estilo de Word Art

Relleno de Forma de WordArt

Uno de los botones que más juego dará será el llamado Relleno de forma de WordArt, desde el
que podrás cambiar aspectos tales como el color, el degradado y la trama. Recuerda que
este botón se encuentra en el grupo de Estilos de WordArt.

Una vez pulsada la flecha que aparece a la derecha del botón Relleno de forma de WordArt
aparecerá la ventana de formato de WordArt. En ella puedes escoger un relleno transparente
(Sin Relleno), escoger un color sólido de los que incluye la lista de colores o utilizar la opción
Más colores de relleno para mostrar una cantidad mayor de colores.

La opción Imagen te permitirá asignar una imagen como relleno del texto. En ese momento
se presentará el cuadro de diálogo Insertar imagen, mediante el cual podremos seleccionar la
imagen de nuestro equipo para utilizarla como relleno del texto.
La siguiente opción disponible para el relleno del texto artístico es la opción Degradado. Si
sitúas el ratón sobre ella, en lugar de colores planos, te presentará una serie de posibles
transiciones entre dos colores, llamadas degradados. Si deseas seleccionar un tipo de
degradado de color diferente, podrás hacerlo pulsando en la opción Más degradados, que se
encuentra al final del listado de degradados. En este momento se presentará un nuevo cuadro
de diálogo, mediante el cual podrás escoger las siguientes opciones:

 Degradado está dividida en tres secciones:

- Colores: permite cambiar la configuración del color que desee para el relleno
degradado.

 Un color: rellena el objeto seleccionado con un único color que se

convierte gradualmente en negro o blanco. Haga clic en el color que
desee, en el cuadro Color 1 y, a continuación, arrastre el control
deslizante Oscuro o Claro para ajustar la intensidad del color.

 Dos colores: rellena el objeto seleccionado con un único color que se

convierte gradualmente en otro color. Selecciona los colores que deseas
en los cuadros Color 1 y Color 2.

 Preestablecer: rellena el objeto seleccionado a partir de un conjunto

de rellenos degradados especialmente creados. Escoge el nombre del
conjunto de colores que deseas, en el cuadro Colores preestablecidos.

- Transparencia: permite indicar la cantidad de transparencia que se aplica a los

fondos.

- Estilo de Sombreado. Haga clic en el estilo de relleno degradado (sombreado) que

desee y, a continuación, haga clic en la variación del estilo en Variantes.

 Textura: permite escoger una textura especial para utilizarla como relleno del objeto
seleccionado. Para agregar una textura a la lista, haz clic en Otra textura.

 Trama: son motivos bicolores que se repiten a lo largo del dibujo. Puedes escoger
tanto los colores del motivo (Primer plano) como el color del fondo (Segundo plano).

 Imagen: haz clic en Seleccionar imagen para utilizar una imagen como relleno del
objeto seleccionado. La imagen se ajusta para llenar completamente el objeto.

La siguiente opción de relleno es la opción Textura, mediante la cual podrás añadir como
relleno una imagen que se repetirá en un patrón, dando un aspecto al texto que recuerda a
algún tipo de material.
Contorno de la forma del texto

Otra de las opciones disponibles con respecto al texto artístico es la posibilidad de modificar
las líneas que forman el contorno del texto. Para hacerlo deberás hacer clic en la flecha situada
a la derecha del botón Contorno de forma, que se encuentra grupo Estilos de WordArt de la
ficha contextual Herramientas de WordArt. Al igual que ocurre con las opciones del texto, en
principio se presentan los colores asociados al tema con el que estés trabajando. A
continuación se muestra un listado de colores estándar y seguidamente la opción Sin
contorno, que te permitirá ocultar el borde que rodea al texto artístico. Las opción Más
colores del contorno te permitirá seleccionar una mayor cantidad de colores.

Si sitúas el ratón sobre la opción Grosor comprobarás como se despliega un listado con
una serie de grosores predeterminados. Para establecer un nuevo grosor para el contorno del
texto artístico, bastará con que haga clic en la línea con el grosor deseado.

Al igual que podemos modificar el grosor, podemos modificar el tipo de línea a utilizar. Para
ello, situaremos el ratón sobre la opción Guiones y haremos clic sobre la línea escogida para
aplicarla a nuestro WordArt.

Efectos de texto

La opción Efectos de texto nos permitirá aplicar una serie de efectos a nuestro textos artístico
de manera que éste presente un aspecto más llamativo. Accederemos al grupo Efectos de
WordArt, tal y como vimos con anterioridad y haremos clic en la flecha situada a la derecha del
botón Efectos del texto para poder comprobar las opciones de que disponemos.

Al igual que ocurría en los casos anteriores, bastará con que situemos el ratón sobre la
categoría del efecto que quieres aplicar y a continuación, hagas clic sobre cualquiera de las
opciones que se presentan:

 Sombra: permite agregar una sombra posterior al objeto seleccionado.

Opciones de Sombra Opciones de Reflexión Opciones de Resplandor

 Reflexión: simula la presencia del texto sobre una superficie reflectante, presentado el
texto invertido con un degradado.

 Resplandor: presenta un color difuso en torno al texto que simula un efecto de brillo.
  Bisel: presenta un efecto que simula un efecto tridimensional que resalta el texto
artístico.

Opciones de Bisel Opciones de Giro 3D Opciones de Transformar

 Giro 3D: simula un giro tridimensional en el objeto seleccionado, creando un efecto de

perspectiva en función del estilo aplicado.

 Transformar: permite modificar la forma que presentará el texto en pantalla, de manera

que podrás mostrarlo en diversas posiciones, desde un círculo a una línea serpenteante.

Una vez hayas aplicado una transformación al texto, en el momento en que lo selecciones,
podrás comprobar que existen unas marcas con forma circular que lo rodean. Haciendo uso
de estas marcas podrás cambiar el tamaño, rotar, desplazar e incluso varias la forma del dibujo.

 Controles blancos: están distribuidos alrededor del dibujo y sirven para modificar de
manera manual el tamaño del objeto. Para ello tenemos que hacer clic sobre alguno de
ellos y arrastrarlo, sin soltar el botón del ratón, en la dirección que marque la flecha en la
que se transforma el cursor. Observarás que aparece un área sombreada indicando el
tamaño con el que quedará el dibujo cuando soltemos el botón del ratón.

 Círculo verde: nos permite girar el dibujo en ambos sentidos. Tan solo debes hacer clic
sobre él y arrastrar para conseguir girarlo.

 Rombos púrpuras: este control puede aparecer o no, dependiendo de la forma escogida
de la galería de forma de WordArt. Es un control propio de la forma escogida y sirve para
variar algún aspecto del objeto.

Otras opciones de WordArt

Si haces clic sobre el Indiciador de cuadro

de diálogo presente en el grupo Estilos
de WordArt, se despliega un nuevo
cuadro de diálogo llamado Formato de
efectos del texto donde tendrás acceso
a nuevas opciones para la configuración
del texto artístico:

Cuadro de diálogo Efectos de texto

 Relleno de texto: se presentarán opciones relacionadas con el relleno que va a presentar
el texto artístico. En todas ellas encontrarás la opción Transparencia, que te permitirá dar
una transparencia al texto de modo que se puedan ver los elementos situados debajo del
texto artístico.

 Contorno de texto: en este grupo encontraremos diversas opciones para modificar el

contorno del texto. Al igual que para el caso del relleno, encontraremos una opción que
nos permitirá definir la transparencia del borde. Del mismo modo, desde este conjunto
de opciones podremos indicar que el borde del texto presente un degradado entre dos
colores.

 Estilo de esquema: nos permitirá definir el aspecto y grosor de la línea. Sin embargo,
has de tener en cuentea que ciertos estilos de líneas solamente se podrán aplicar cuando
tienes definido un color de línea sólido.

 Sombra: podremos seleccionar el estilo de las sombras que se aplican al texto, además
de las opciones predefinidas que encontrábamos en el botón Efectos del texto. Sin
embargo, desde aquí podremos indicar numéricamente los valores para la opciones de la
sombra, su distancia la texto, opacidad, color, etc.

 Reflejo: permite definir el formato de la reflexión.

 Iluminado y bordes suaves.

 Formato 3D: desde este conjunto de opciones podrás definir las opciones del bisel
para el texto, así podrás definir la profundidad que se presenta para este efecto, así
como la iluminación y el sombrado de la fuente. Del mismo modo, podrás escoger entre
efectos que simulan el reflejo de diferentes materiales para el texto.

 Giro 3D: si haces clic sobre este botón se presentarán las posibilidades de giro
disponibles para el texto artístico, de modo que puedes escoger unas opciones de giro
diferentes a las que encontramos por defecto.

 Cuadro de texto: contiene opciones referentes a la presentación del texto. Aquí

encontraremos opciones referentes a la disposición del WordArt, en el marco en el cual
queda inscrito el texto. Desde este conjunto de opciones podrás indicar que se presenten
unos determinados márgenes y la distancia de los mismos.

Dentro de este conjunto de opciones encontraremos el cuadro Alineación vertical, que

nos permitirá alinear el contenido del texto al cuadro en el que se encuentra el texto
artístico.

Otra de las opciones disponibles es el definir la Dirección del texto. Si haces clic en este
cuadro desplegable, podrás indica la dirección en la que desees que se muestre de entre las
cuatro opciones disponibles.
Diagramas y esquemas jerárquicos

Excel también te permitirá agregar al libro Organigramas, que no son otra cosa que representaciones
gráficas de procesos u estructuras jerarquizadas.

Agregar un Organigrama

Para agregar un organigrama a un libro de Excel, tendremos que hacer un clic en el botón
SmartArt del grupo Ilustraciones situado en la ficha Insertar. En ese momento se abrirá una
nueva ventana en la que podrás seleccionar el tipo de diagrama que quieres utilizar en el
libro de Excel.

Lista de estilos de SmartArt

Una vez que hayas seleccionado el tipo de organigrama que quieres utilizar deberás hacer
clic en el botón Aceptar que se presenta en la ventana Elegir un gráfico de SmartArt. En ese
momento podremos comprobar cómo se agrega un diagrama al documento.

Agregamos el organigrama a la hoja de Excel

Como puedes ver, en un principio se presentan dos paneles. En el situado a la izquierda

encontramos una estructura simplificada del diagrama que hemos agregado, mientras que
en la derecha se muestra el diagrama propiamente dicho con los elementos gráficos que lo
componen.
 Además, en la cinta de opciones se presentará la ficha contextual Herramientas de SmartArt,
que a su vez mostrará las fichas Diseño y Formato, en las cuales encontraremos
herramientas para modificar la estructura y contenido de los organigramas.

Modificar la estructurar de un Diagrama

Para modificar el texto de cada uno de los elementos del diagrama, bastará con que hagas
clic sobre ellos, tanto desde el panel de la izquierda, como sobre los elementos del
propio diagrama y escribas el texto que necesites agregar al diagrama.

Si deseas agregar elementos del diagrama, bastará con que

selecciones el elemento del que partirá el nuevo elemento del
diagrama y a continuación te sitúes en la ficha Herramientas de
SmartArt, en la ficha Diseño y seguidamente tendrás que hacer clic
en el botón Agregar forma dentro del grupo Crear gráfico.
Comprobarás como presentará un listado con las diferentes
posiciones en que se puede agregar un elemento determinado.

Del mismo modo es posible modificar el nivel en el que se encuentra cada elemento del
diagrama, haciendo uso de los botones Aumentar nivel de la selección y Disminuir el
nivel de la selección, dentro del grupo Crear gráfico de la ficha contextual Diseño. Estos
botones te permitirán agrupar el elemento seleccionado dentro de un nivel inferior del
esquema o bien situarlo en un nivel superior del mismo. Has de tener en cuenta que los
niveles de organización dependerán siempre del elemento más próximo dentro del
diagrama, con lo cual no podrás cambiar la posición del objeto con respecto a elementos del
mismo nivel.

Otro de los botones que encontramos en el grupo Crear gráfico de la ficha Diseño, es el
botón Diseño. Si haces clic se presentará un listado con los posibles tipos de
ramificaciones que se presentarán a partir del elemento seleccionado. Esto te puede ayudar
a distribuir de un mejor modo los diferentes elementos del diagrama.

Modificar el aspecto de SmartArt

Si deseas cambiar la forma en que se presenta el diagrama. Podrás hacerlo seleccionado

uno de los diagramas predefinidos que se encuentran en el grupo Diseños, de la ficha
Diseño. De este modo podemos seleccionar un tipo diferente del gráfico para nuestro
esquema. Para ello, tendremos que seleccionar el que deseemos del listado que se
presenta en este grupo, o bien hacer clic en el botón
Más diseños, que se presenta al final de este listado y
seleccionar un tipo de diseño diferente.
 Sin embargo, has de ser particularmente cuidadoso con ésta opción, ya que dependiendo
del tipo de esquema que escojas. Algunos de los niveles del esquema creado puede que
no se presenten debido a la naturaleza del esquema.

Si deseas cambiar el color de los elementos del diagrama, podrás hacerlo desde el
grupo Estilos de SamrtArt, haciendo clic en el botón Cambiar colores. En este caso,
podrás seleccionar un esquema de colores de entre los que se presentan.

En el grupo Estilos de SmartArt también encontramos una colección de estilos predefinidos

que podemos aplicar a nuestro diagrama. Para ello, tan sólo tendrás que hacer clic sobre
el estilo que más se ajuste a tus gustos o necesidades y comprobarás cómo el aspecto del
diagrama se actualiza.

Otra de las posibilidades que tienes ahora es cambiar el aspecto de los elementos del
diagrama individualmente. Para ello, tendrás que seleccionar al que quieres cambiar el
aspecto y a continuación acudir a la ficha Formato que se encuentra dentro de la ficha
contextual Herramientas de SmartArt. Desde esta ficha contextual podrás modificar tanto el
estilo del texto, el aspecto de las formas que componen el diagrama, así como la disposición
de los elemento.

En el grupo Formas de esta ficha podrás cambiar la forma del elemento del gráfico
seleccionado, utilizando el botón Cambiar Forma. También podremos cambiar el
tamaño del objeto, haciendo uso de los botones Mayor y Menor que se presentan
en este grupo.

En el grupo de Estilos de forma encontraremos las opciones necesarias para cambiar el

color tanto del relleno de los elementos del diagrama, como del contorno. Es posible
también aplicar efectos de contorno y relleno.

Por otro lado en el grupo Estilos de WordArt nos permitirá aplicar efectos al texto,
siendo posible agregar estilos artísticos al texto contenido en los elementos de nuestro
diagrama.

Dentro del grupo Organizar, podremos encontrar opciones de edición que nos permitirán
modificar la distribución en capas de los diferentes elementos del diagrama.

Por último, en la ficha Formato encontraremos el grupo Tamaño, en el que podrás definir
numéricamente los valores para el mismo.

Comentarios

A veces nos es de mucha utilidad poder introducir una nota que se adjunta a una celda
independientemente del contenido de la celda, a esto se le llama comentario. os
comentarios son útiles como
avisos propios, por ejemplo, para anotar cómo funciona
una fórmula compleja, o para informar a otros usuarios.
Microsoft Excel permite ver comentarios de varios modos. Las celdas con comentarios tienen
triángulos indicadores rojos en la esquina superior derecha. Si sitúa el puntero sobre una celda
que tiene un indicador, aparecerá su comentario. También puede mostrar los comentarios de forma
continua, bien individualmente o todos los de la hoja de cálculo.

Para añadir un comentario emergente a una celda, selecciona la celda sobre la que deseas
escribir el comentario y haz clic sobre el botón Nuevo comentario que se encuentra en el
grupo Comentario de la ficha Revisar o pulsa el botón secundario del ratón y escoge la opción
Insertar comentario.

Una vez insertado un comentario aparece un recuadro de color amarillo con una flecha
apuntando a la celda seleccionada, en el que podrás escribir el texto del comentario. Si no desea
que aparezca tu nombre en el comentario, seleccione el nombre y elimínelo. Cuando hayas
terminado de escribir pulsa fuera del cuadro y se cerrará el comentario. Observa como la celda
donde insertaste el comentario presenta una marca de color rojo en su esquina superior derecha.

Cada vez que sitúes el cursor en una celda que tenga la marca anterior, te aparecerá su comentario
automáticamente.

Para modificar un comentario existente, haz clic en el botón secundario del ratón sobre la celda
que contiene el comentario que quieres modificar y elige Modificar comentario en el menú
emergente que aparece.

Recuerda que como los comentarios son anotaciones de celda, existen además de las otras entradas
de las celdas, no las reemplaza. Para eliminar un comentario, haz clic en el botón secundario del
ratón sobre la celda que contiene el comentario que quieres eliminar y elige Eliminar
comentario en el menú emergente que aparece.

Para mostrar un comentario individual en pantalla de forma fija, haga clic con el botón
secundario en su celda y después haga clic en Mostrar u ocultar comentarios del menú contextual.
Si quieres que vuelvan a ocultarse automáticamente debes indicarlo de nuevo con la opción
Mostrar u ocultar comentarios.

En el grupo Comentarios de la ficha Revisar encontremos una serie de botones que nos ayudarán a
gestionar los comentarios de nuestra hoja de cálculo. Como ya hemos vista anteriormente, en
este grupo se presenta el botón Nuevo comentario. Sin embargo, en el caso de que nos
encontremos ante una celda que disponga de un comentario ya existente, esta botón cambiará de
aspecto y de función y pasar
a ser Modificar comentario. Haciendo clic sobre este botón podremos modifica el comentario
relativo a la celda en que nos encontremos.

Del mismo modo, dentro del grupo comentarios encontramos el botón Eliminar comentario, el
cual nos permitirá borrar el comentario asociado a una celda.
 También encontramos dos botones, representados por el icono referente a los comentarios con
una flecha. Estos botones nos permitirán desplazarnos entre los diferentes comentarios de
nuestro libro de Excel y son Anterior y Siguiente.

A la derecha de estos botones, encontramos el botón Mostrar u ocultar comentario,

que permitirá que el comentario permanezca visible aun cuando nos encontremos en una celda
diferente. Si pulsamos nuevamente sobre este botón, el comentario volverá a permanecer oculto, a
menos que nos situemos sobre la celda.

A continuación encontramos el botón Mostrar todos los comentarios, que como su propio
nombre indica, mostrará todos los comentarios presentes en el libro de Excel con el que estamos
trabajando. Si deseas ocultar los comentarios, bastará con que pulses nuevamente sobre este botón.

El último de los botones del grupo Comentarios, llamado Mostrar entradas manuscritas,
permite mostrar u ocultar entradas de texto o gráficos manuscritos presentes en el
documento. Sin embargo, se trata de un tipo de anotación que simula la escritura manual y que
debe realizarse a través de dispositivos tales como los Tablet PC.

Importación desde otras aplicaciones del paquete ofimático

Hasta ahora, la información que hemos ido tratando, la hemos introducido nosotros mismos, sin
embargo esa información se podía haber encontrado en una fuente externa y nos habríamos
ahorrado el tener que introducirla manualmente.

Para poder recuperar una determinada información, lo primero que tenemos que tener claro es
su origen y la naturaleza de los datos. No es lo mismo solicitar ciertos datos de una base de
datos, teniendo que efectuar una consulta más o menos compleja, que importar una tabla desde
una página Web.

Los procesos, lógicamente, son totalmente distintos. Una vez definido el origen de los datos a usar,
los parámetros pueden almacenarse para su posterior reutilización en caso de que fuese necesario.

El origen de los datos puede ser local, por ejemplo un archivo en disco en un formato
conocido, o bien remoto, por ejemplo en un servidor de datos o un servidor Web. A continuación,
verás algunos de los formatos más usuales que puede importar Excel.

 TXT: archivos de texto con datos de anchura fija o con separadores.

 CSV: archivos de texto con datos separados por comas.
 DB: archivos de bases de datos Paradox.
 DBF: archivos de bases de datos dBase.
 HTM/HTML: archivos con páginas Web.
 XML: archivos con datos en formato XML.
 WK?: archivos de Lotus 1-2-3.
 WDB: archivos de bases de dalos Excel.

Estos formatos de archivo almacenan la información propiamente dicha, es decir, ellos son el
origen de los datos a tratar.
Importar archivos de texto

Existen muchas aplicaciones que guardan su información en archivos de texto. Estos pueden
abrirse con distintos editores de texto, pero el más usual es el bloc de notas. Pues bien, Excel
puede importar estos archivos y almacenar cada dato en una celda.

Ejemplo fichero de texto

En el archivo de la imagen, podemos ver como los datos están separados por un delimitador
(la coma), pero también podemos encontramos un archivo en el que los dato tiene una
longitud fija.

Para importar estos tipos de archivos debemos situamos en la ficha Datos, desplegar el
botón Obtener datos externos y seleccionar la opción Desde texto. Excel muestra el
cuadro de diálogo Importar archivos de texto donde tendremos que localizar el archivo a
importar y dar la orden de abrirlo.

En ese momento se iniciará un asistente que nos guiará en el proceso de dividir los datos
presentes en las celdas seleccionadas. En el primer paso de este asistente, deberemos
indicar el criterio que se va a emplear para llevar a cabo la separación del texto presente en
las celdas seleccionadas. Se presentarán dos opciones. La primera de ellas, nos permite
indicar si la separación de los elementos se da en función de un ancho fijo o se debe separar
en el momento en que se encuentre un carácter concreto.

Asistente para importar texto

 En el caso de haber escogido la opción Delimitados el segundo paso del asistente nos
pedirá que indiquemos el carácter que servirá a Excel para delimitar la separación entre
elementos. Excel muestra en este cuadro de diálogo una serie de caracteres
preestablecidos para llevar a cabo la división en columnas. Si estos caracteres no fueran los
que estás utilizando, puedes definir tu propio separador, haciendo clic sobre la opción Otro
e indicándolo en el cuadro de texto reservado a tal efecto.

Indicamos el carácter que servirá de separador Arrastramos para indicar el lugar de separación

Si hacemos clic en la casilla de verificación Considerar separadores consecutivos como uno

solo, tomará varios caracteres de los indicados como una única división. Además, puedes ir
comprobando el aspecto que presentarán los datos divididos de las celdas en la parte inferior
de esta ventana, en la cual se mostrará una vista previa de los elementos divididos en varias
celdas.

En el caso de haber escogido De ancho fijo te pedirá que arrastres una línea para indicar el
lugar donde deseas dividir el contenido.

Tras pulsar en Siguiente se presentará el tercer y último paso del asistente. En este caso
podremos personalizar cada una de las columnas en las que se dividirán las celdas
originales. Para ello tendremos que seleccionar la columna que deseamos editar haciendo clic
sobre ella en el cuadro de vista previa.

Aplicamos formato a las columnas

 En la parte superior a la izquierda de la ventana del asistente, nos encontramos con un grupo
de opciones que nos permitirán indicar el tipo de datos que contendrá la columna. Así
podremos indicar que sea el propio Excel el que determine el tipo de dato que presenta
en esta columna, seleccionando la opción General, o bien indicar a Excel que trate el
contenido de las nuevas celdas como Texto o Fecha, en cuyo caso deberemos especificar el
formato de fecha que se aplicará
seleccionándolo de la lista desplegable situada
a la izquierda de esta opción. Además, dentro de
este conjunto de opciones podemos indicar que
la columna no se cree, haciendo clic en la
opción No importar columna. A continuación
hacemos clic en el botón Finalizar.
Indicamos el destino de la tabla importada

Por último indicamos la ubicación de la tabla importada indicando si queremos situarla

en una nueva hoja de cálculo o si deseamos colocarla en una hoja existente deberemos
indicar la celda a partir de la cual se sitúa la nueva tabla.

Tablas de datos

Al igual que los archivos de texto, puede resultar habitual la importación de datos desde
tablas de bases de datos como dBase, Paradox, Access, etc.

En estos casos el archivo de datos no puede ser editado directamente con el bloc de notas,
siendo preciso usar aplicaciones específicas a tal efecto. Por regla general, la importación de
este tipo de archivos no requiere ningún paso previo salvo la indicación de destino de los
datos que, como es habitual, puede ser en la hoja actual o en una nueva. También es
posible crear una tabla dinámica a partir de los datos.

Para importar archivos desde Access debemos situamos en la ficha Datos, desplegar el
botón Obtener datos externos y seleccionar la opción Desde Access, aparecerá el diálogo
Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos. Una vez elegida
la base de datos, se muestra un nuevo cuadro de diálogo, donde podremos escoger entre
el conjunto de tablas y consultas disponible en la base de datos.

Escogemos la tabla o consulta a importar

 En la siguiente ventana podremos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que
ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una
nueva hoja del libro.

Indicamos formato y ubicación de la nueva tabla

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión, como la

Descripción o cuando se debe actualizar.

Plantillas

Creación y uso de plantillas

 Abrir una plantilla desde la ficha Archivo

Puedes encontrar las plantillas haciendo clic en Nuevo en la ficha Archivo. Las
plantillas de tu disco duro local y las disponibles en Office.com se muestran en una
lista divididas por categorías. Haz clic en una categoría para ver las plantillas que esta
contiene y, a continuación, selecciona la plantilla que deseas y haz clic en Crear o
Descargar para abrir un nuevo documento de Office con esa plantilla.
 Descargar y usar una plantilla desde Office.com

También puedes descargar las plantillas directamente desde Office.com. Examina las
categorías en Office.com o encuentra la plantilla que deseas realizando una búsqueda y
descargándola en tu disco duro.

Para buscar la plantilla que deseas, use uno de los siguientes métodos:

- Examinar categorías. Todas las plantillas que se pueden descargar se

encuentran en una lista en Office.com, divididas por categorías.

1. Abre el sitio web de plantillas en Office.com.

2. En la sección Categorías de plantillas, seleccione la categoría a la que cree

que puede pertenecer la plantilla que desea. En algunos casos, aparecen
subcategorías. Haz clic en ellas de la misma forma.

3. Cada plantilla de cada categoría se muestra en una vista preliminar.

Cuando vea una plantilla que le guste, haga clic en la vista preliminar para
abrir la página de detalles de la plantilla.

- Buscar por palabra clave.

1. Abre el sitio web de plantillas en Office.com.

2. En el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la página,

escriba una palabra clave que describa el tipo de plantilla que desee y,
a continuación, presione ENTRAR.

3. Cada plantilla que coincida se mostrará con una vista preliminar.

Cuando veas una plantilla que le guste, haz clic en la vista preliminar para
abrir la página de detalles de la plantilla.

Para limitar su búsqueda a un programa o unos programas concretos, haz

clic en Mis programas o en Modificar mis programas en el panel de la izquierda.

- Ver todas las plantillas de un programa concreto. Puedes buscar y obtener una
lista de categorías. Usa cualquiera que sea adecuada. Este método se recomienda
para usuarios que deseen plantillas específicas de programas.
 Cada plantilla se mostrará con una vista preliminar. Cuando veas una plantilla
que le guste, haga clic en la vista preliminar para abrir la página de detalles de la
plantilla.

- Buscar plantillas nuevas y recomendadas. En Office.com, hay varios lugares

donde se muestran anuncios, como las plantillas nuevas y recomendadas. Cada
plantilla se muestra con una vista preliminar. Cuando vea una plantilla que le
guste, te recomendamos que la descargues en ese mismo momento, ya que la
próxima vez que la busque en ese lugar, puede que haya otra plantilla destacada.

Una vez encontrada la plantilla que desees, siga los pasos que se indican a
continuación para descargarla:

1. Haz clic en la vista preliminar de la plantilla para abrir la página de detalles

de la plantilla o selecciona la imagen en miniatura de la plantilla.

2. Haz clic en Descargar.

3. Lee el Contrato de servicio de Microsoft y, a continuación, haga clic en

Aceptar si está de acuerdo con los términos.

4. Si se le solicita que confirme que tiene una versión original de Office,

sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para llevar a cabo el
proceso de validación.

5. Una vez finalizada la descarga de la plantilla, el programa de destino se

abrirá en un nuevo documento con la plantilla. En función de la
plantilla, también puede mostrarse ayuda que explique cómo usarla.

En algunos casos, puede que se te pregunte si deseas guardar la plantilla. Haz

clic en el botón Guardar como y elija una ubicación.

Macros

Como hemos podido comprobar, existen multitud de tareas que se pueden llevar a cabo mediante
Excel, requiriendo muchas de ellas el seguimiento de diversos pasos para que puedan ser llevadas
a cabo, y en multitud de ocasiones, se trata de tareas que se deben repetir en varias ocasiones.

En Excel es posible agrupar varias operaciones de manera que se realicen seguidas y de un modo
automático. A este tipo de operaciones en las que se ejecutan automáticamente varias tareas se
les conoce como Macros.

Para definirlo de un modo más sencillo, podríamos decir que una macro no es más que una lista de
operaciones que se van ejecutando una detrás de otra de manera automática. Esta lista de
operaciones puede ser activada en cualquier momento de modo que realice todas las tareas que
contienen.
Grabadora de macros

Existen varias formas para crear una macro, una de ellas es haciendo clic sobre el botón
que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, a la derecha de la palabra Listo.

Otra forma sería desplazándonos a la ficha Vista, desplegando el botón

Macros y seleccionando la opción Grabar macro.

Cuadro de diálogo Guardar macro

Creemos la macro por el método que la creemos, nos aparecerá un cuadro de diálogo en
el que debemos introducir un nombre para la macro, generalmente nombre será
identificativo a la función que realizará la macro. Sin embargo, has de tener en cuenta
que los nombres de macros deben cumplir las siguientes características:

 Deben comenzar por una letra o por un guion bajo(“_”).

 No pueden contener espacios o caracteres especiales, como pueden ser tildes,

asteriscos, signos de puntuación, etc.

 El nombre de una macro debe de ser único, si se crean varias macros, éstas no
pueden tener el mismo nombre.

Podemos indicar también si deseamos que la macro a crear sea accesible mediante un
atajo de teclado, lo que implicará que la macro se active de manera automática cuando
pulsemos la tecla CTRL+ una tecla indicada por nosotros. Esto lo podremos hacer en el
aparatado Método abreviado del cuadro de diálogo Grabar macro. A la hora de definir un
método abreviado te será posible también usar letras en mayúsculas.

Una vez definido el nombre y el atajo de teclado que utilizaremos tendremos que indicar a
qué documentos se encontrará asociada la macro. Esto lo haremos desde el cuadro
desplegable Guardar macro en, donde encontraremos las siguientes opciones:

 Libro de macros personal: almacena la macro de Excel en un fichero externo al

que tendrán acceso todos los documentos de Excel, de modo que la macro
creada estará disponible para cualquier nuevo libro de Excel que crees.
  Libro nuevo: abrirá un nuevo libro de Excel en el que inicia automáticamente la
grabación de la macro, aplicándose solamente en este nuevo libro de Excel.

 Este libro: la macro se guardará en el mismo libro en el que estés trabajando

en ese momento y, al igual que en el caso anterior, la macro se aplicará
únicamente al libro en el que se guarda.

El último campo que podemos rellenar en el cuadro de diálogo Grabar macro es el campo de
texto Descripción. Aquí podremos incluir una descripción de las operaciones que lleva a
cabo la macro. Esta descripción se presentará en al momento de ejecutarla, como veremos
más adelante.

Una vez definidas las propiedades de la macro, tendremos que hacer clic en el botón
Aceptar del cuadro de diálogo Grabar macro, en ese momento se cerrará el cuadro de
diálogo y volveremos a la ventana de Excel.

A partir de este momento, todas las operaciones que realices en la hoja de cálculo
quedarán almacenadas en la macro. Tanto operaciones de introducción de datos,
modificaciones de formato, guardado, impresión, etc.

Puedes comprobar cómo a la derecha de la barra de estado se presenta un nuevo botón

que te permitirá detener la grabación de la macro.

En el momento de crear una macro, ésta queda almacenada de manera que las acciones
ejecutadas se almacenan referenciando de manera absoluta al contenido de las celdas. Esto
implicaría por ejemplo que siempre realizaríamos las operaciones en las mismas celdas.

Para evitar este tipo de errores, debemos definir la macro de modo que tome las referencias
que emplea como referencias relativas. De este modo todas las acciones que lleves a cabo las
ejecutarán a partir de la posición de la celda que se encuentre activa en ese instante. Para
ello, antes de crear la macro, debemos indicarle que se utilicen referencias relativas. Esto
lo haremos en la ficha Vista. Una vez tengamos desplegados los grupos de opciones de
esta ficha, haremos clic en el botón Macros para desplegar las opciones de que
dispone y seleccionaremos la opción Usar referencias relativas.

De este modo, en el momento en que se creen las macros, las celdas empleadas por la
misma se almacenarán como referencias relativas, de modo que la operación que realicemos
dependerá enteramente de la celda que tengamos seleccionada en el momento en que
apliquemos la macro.

Ejecutar una macro.

Par ejecutar una macro creada tendrás que acudir nuevamente al botón Macros de la
ficha Vista en a Cinta de opciones. En ese momento podrás hacer clic en la opción
Ver macros.

Se abrirá entonces el cuadro de diálogo Macro, en el cual podrás ver un listado con las
diferentes macros que tienes definidas para tu equipo.
 Cuadro de diálogo Macro Grupos de macros disponibles

Desde este cuadro de diálogo te será posible filtrar las macros que se presenta, de modo
que sólo se muestren las que afectan al libro actual, las macros correspondientes a uno de
los libros que tienes abiertos en este momento o mostrar todas las macros disponibles para
todos los libros abiertos en el momento de seleccionar la macro. Esto lo haremos
seleccionando la opción deseada de las que se presentan en el cuadro desplegable Macros en.

En el caso de que hayas indicado una descripción para la macro en el momento de crearla,
ésta se presentará en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Si deseas ejecutar una macro deberás seleccionar la macro que quieras utilizar y hacer clic
sobre el botón Ejecutar de este cuadro de diálogo. En ese momento se ejecutará de manera
automática la macro seleccionada.

Del mismo modo, es posible ejecutar aquellas macros en las que hayas incluido un método
abreviado de teclado, empleando la combinación de teclas especificada en el momento de
su creación.

Impresión

Una vez hayamos terminado nuestro libro de Excel, nos puede resultar muy útil la posibilidad de
imprimirlo en papel En primer lugar vamos a comprobar cuáles son las distintas opciones que ofrece
el programa para configurar la impresión correcta del trabajo.

Todas estas opciones las podremos encontrar dentro del cuadro de diálogo Configurar página, al
cual podremos acceder desde el iniciador de cuadro de diálogo presente en los grupos
Configurar página, Ajustar el área de impresión y Opciones de la hoja, todos ellos en la ficha
Diseño de página.
Configuración de página: Orientación, Escala y Tamaño de papel

El programa presenta siempre una configuración de página automática que cosiste en los
valores siguientes:

 Orientación: Vertical.
 Escala:100%
 Tamaño de papel: A4

Si no deseas modificar los valores anteriores, podrás imprimir tu trabajo directamente sin
necesidad de entrar al cuadro de diálogo Configurar página, el cual presenta las opciones
siguientes:

Configurar página

 La orientación rige la dirección de la hoja de cálculo en la página impresa.

Vertical es una orientación diseñada para hojas de cálculo más largas que
anchas. Si la hoja de cálculo es demasiado ancha como para que encaje en una
página con este tipo de orientación elija la opción Horizontal para orientar el
documento horizontalmente.

Esta opción también está disponible en el grupo Configurar página de la ficha

Diseño de página, a través del botón Orientación en el que al hacer clic sobre
él se mostrará las opciones Vertical y Horizontal

 Las opciones de Escala, permiten reducir o aumentar la hoja de cálculo de manera

que ésta encaje dentro de un número determinado de páginas, por lo que esta
opción afecta a la página impresa. Se tiene dos opciones:

- Ajustar al. Reduce o aumenta el tamaño de la hoja de cálculo impresa.

Activa la casilla de verificación Ajustar al y, a continuación, escribe un
porcentaje en el cuadro % del tamaño normal. La hoja de cálculo puede
reducirse hasta un 10 % de su tamaño normal o ampliarse hasta un 400%.
 - Ajustar a X páginas de ancho por Y de alto. Reduce la hoja de cálculo o la
selección cuando se imprime para que se adapte al número de páginas
especificado. Activa la casilla de verificación Ajustar a, introduce un
número en el cuadro Páginas de ancho por y, a continuación, especifica
un número en el cuadro que indica el alto. Para llenar el ancho del papel y
utilizar todas las páginas necesarias, escribe 1 en el cuadro Páginas de
ancho por y deja en blanco el cuadro que indica el alto.

Estas funciones están disponibles en el grupo Ajustar área de impresión

de la ficha Diseño de página.

Grupo Ajustar área de impresión

 El tamaño de página y la calidad de la impresión son opciones que permiten

especificar de forma personalizada, el tamaño de papel y la resolución de la
impresión. Estas opciones se toman de las opciones de configuración de la impresora
seleccionada basada en Windows. Para personalizar las características de su
impresora haz clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo Configurar
página, y realiza los cambios que quieras en las pestañas que aparecen en el
cuadro de diálogo.

También puedes cambiar el tamaño de papel si haces un clic en el botón

Tamaño, que se encuentra en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de
página, aparecerá un listado con unos tamaños predeterminados en el que se
muestra el nombre de cada uno con una pequeña vista previa y sus respectivas
medidas

 También puedes indicar en esta ficha el primer número de página con el que serán
numeradas las páginas impresas. Introduce Automático para comenzar la
numeración de las páginas por el número "1" (si es la primera página de la tarea de
impresión) o por el número siguiente en la secuencia (si no es la primera página de
la tarea de impresión), en caso contrario escribe un número para especificar un
número de comienzo de numeración de página que no sea el "1".

Vista preliminar

Si deseamos saber cómo aparecerá impresa una hoja de cálculo (o parte de ella) antes de
imprimirla podemos utilizar la Vista preliminar.

Con esta opción verás el aspecto que tendrá la hoja una vez impresa en papel, por lo
tanto, lo verás completo y dividido en las páginas en las que se va a imprimir. Además,
desde la presentación preliminar podrás realizar cambios en el diseño de la hoja, como
puede ser cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas, los márgenes de la página,
etc.
La vista preliminar es la vista que muestra el aspecto que tendrá el documento al ser impreso.
En esta vista, se pueden mostrar varias páginas de un documento en tamaño reducido e
incluso permite ajustar la configuración de la página.

Vista Preliminar e Impresión

A la visa preliminar de un documento puedes acceder a través del comando Imprimir de la

ficha Archivo. Word 2010 muestra una pantalla en la que en su parte izquierda muestra las
opciones de impresión y en su parte derecha la vista preliminar del documento. Esta vista
dispone de varios comandos que puedes emplear:

 Cuando un documento tiene varias páginas, puede hacer clic en la flecha derecha,
situada en la parte inferior de la vista preliminar, para mostrar la siguiente página
de la vista preliminar.
También puede hacer clic en la flecha izquierda para mostrar la
página anterior.

 Puedes indicar el número de páginas que se muestran en pantalla, así como

configurar el Zoom haciendo clic en el botón que muestra el porcentaje de
Zoom.

 Puede ampliar o reducir el tamaño de visualización de la vista preliminar

mediante el control deslizante del zoom situado en la parte inferior derecha de la
vista preliminar. Haga clic en el botón del control deslizante del zoom para
agrandar el tamaño. O bien, haga clic en el botón para reducir el tamaño.
Realizar impresión

Una vez tengas la hoja con todos los datos y configuraciones que sea necesarios, estará
dispuesta para ser impresa. Para imprimir haz clic en el comando Imprimir del menú Archivo
o pulsa la combinación de método abreviado CTRL+P, en ambos casos, Office 2010 mostrará
las opciones de impresión y una vista preliminar el documento.

Para imprimir en Excel 2010 siga estos pasos:

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en el comando Imprimir. Se mostrará la vista preliminar de la hoja activa.

3. Escriba el número de copias en el cuadro Copias.

4. Haga clic en la flecha en Impresora y, a continuación, selecciona la impresora

deseada.

Lista de impresoras Opciones de contenido a Imprimir Opciones de configuración

5. En Imprimir hojas activas en la pantalla de vista preliminar, seleccione el contenido y

las páginas del documento para imprimir. Para especificar las páginas a imprimir,
escribe los números de las páginas en el cuadro en Páginas.
. Las páginas no
contiguas deben ser separadas por comas, mientras que un intervalo de páginas se
designa con un guión (por ejemplo 6-15). Si en el intervalo de páginas no especifica
página inicial Word imprimirá desde la primera página hasta la página indicada (por
ejemplo -15), mientras que si no especifica página final se imprimirá hasta el final
del documento (por ejemplo 6-).

6. En Configuración, establece el tamaño de papel y cuántas páginas deseas imprimir en

cada hoja de papel. Para especificar las páginas a imprimir, escribe los números de las
páginas en el cuadro en Páginas.

7. Haga clic en Imprimir

3. LIBROS, HOJAS Y CELDAS

Libros

Al abrir Excel, éste siempre te presentará un libro nuevo en la ventana y podrás empezar a
preparar tu trabajo. Sin embargo es posible que ya teniendo un libro abierto en pantalla
quieras abrir otros en blanco, para ello realiza los siguientes pasos:

 Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido para mostrar el botón Nuevo

Libro en blanco o pulse la combinación de teclas CTRL+U.

 Accede a la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Entonces aparecerá la ventana Nuevo

documento. Esta ventana nos permitirá abrir un documento en blanco o utilizar las
plantillas que nos ofrece Excel 2010.

Cuadro de diálogo Nuevo Libro

Abrir un libro ya existente

Puede abrir tantos libros

diferentes como su memoria le
permita. Cuando creas o abres un
libro en Excel, el documento
aparece en una ventana diferente.
Para abrir un libro pulsa sobre el
comando Abrir de la pestaña Barra de ubicaciones
Archivo, o bien, pulsa la
combinación de teclas CTRL+A y
seguidamente aparecerá el cuadro
de diálogo Abrir.
El cuadro de diálogo Abrir muestra los archivos y las carpetas de la última carpeta utilizada en la
aplicación. El nombre de la carpeta actual se muestra en el cuadro Buscar en de la parte superior
del cuadro de diálogo, y los archivos y las carpetas situadas en la carpeta actual se muestran
debajo, en un cuadro de lista. Los documentos de Office se identifican por un diminuto icono de
aplicación al lado del nombre del archivo, y las carpetas se identifican por un icono de carpeta. Para
abrir un libro que aparezca en el cuadro de lista, simplemente haz doble clic en el nombre de
archivo, y éste aparecerá en la pantalla.

Como los dispositivos de almacenamientos de una computadora suelen tener docenas de carpetas
y miles de archivos, el cuadro de diálogo Abrir incluye varias características que se pueden utilizar
para localizar y abrir un documento particular:

 Puedes controlar el tipo de archivo que muestra el cuadro de diálogo eligiendo una
entrada en el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo.

 Si escribes un texto en el cuadro de lista desplegable Nombre de archivo, Excel sólo

mostrará los libros que incluyen ese texto en el nombre.

Para poder acceder a los archivos con más rapidez y facilidad utiliza la Barra de Ubicaciones que
contiene los siguientes botones:

 Plantillas de confianza muestra las plantillas guardadas en la carpeta

Plantillas.

 Documentos recientes muestra una lista de los archivos y carpetas que se han abierto
antes.

 Escritorio muestra todos los archivos y carpetas que tengamos en el escritorio de

nuestro ordenador.

 Mis documentos muestra todos los archivos almacenados en esta carpeta.

 Mi PC muestra todos los dispositivos de almacenamiento instalados en el ordenador.

 Mis sitios de red muestra los accesos directo a una carpeta en un servidor de archivos de
red o un servidor Web.

La presentación de los archivos o carpetas de la lista la puedes variar utilizando el botón

Vistas, que te mostrará las siguientes opciones:

 Vistas en miniatura: muestra una miniatura del archivo (si es de un tipo gráfico) o un
icono que indica el tipo de archivo en otro caso.

 Mosaicos: muestra el nombre del archivo, el programa en que ha sido realizado y su

tamaño.

Iconos: muestra sus archivos y carpetas como iconos. El nombre del archivo
aparece debajo del icono; no obstante, no aparece información de tipo.
  Lista: muestra un listado de los archivos por columnas.

 Detalles: muestra información adicional de los archivos, como el tamaño, el tipo de

archivo y hora de la última modificación.

 Propiedades: divide la ventana en dos partes, en la izquierda nos muestra una lista con
los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la información con las
propiedades del archivo seleccionado, título, autor, plantilla, número de palabras, número
de líneas, etc.

 Vista previa: presenta las primeras líneas del contenido del documento sin abrirlo.

 Vista Web: muestra una vista en miniatura de la página web.

Dentro del comando Herramientas, puedes cambiar el nombre, eliminar el archivo que se
encuentre seleccionado, enviar a Imprimir el archivo seleccionado, o conectar a una unidad de red
para buscar el archivo.

Si deseas abrir un documento de otra forma, puedes utilizar las diferentes opciones del botón Abrir,
que son las siguientes:

 Abrir.

 Abrir como de sólo lectura.

 Abrir como copia. Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del archivo en la
carpeta que contiene el archivo original.

 Abrir en el explorador. Abre documentos HTML con el explorador.

 Abrir en vista protegida. Los archivos procedentes de Internet y de otras ubicaciones

potencialmente no seguras pueden contener virus, gusanos u otros tipos de malware
que pueden dañar su equipo. Para ayudar a proteger su equipo, los archivos de estas
ubicaciones potencialmente no seguras se abren en la Vista protegida. Mediante el uso
de la Vista protegida, puede leer un archivo e inspeccionar su contenido mientras reduce
los riesgos potenciales.

 Abrir y reparar: con esta opción se intentará abrir un libro de trabajo que esté corrupto
o defectuoso e intentará repararlo.

Si quieres abrir un archivo que has tenido abierto recientemente hay un proceso más rápido
que los anteriores. Si pulsas sobre la opción Reciente de la pestaña Archivo, verás un apartado
con la lista de los archivos que has abierto últimamente y otro con los lugares más recientes.
Para abrir uno de ellos, bastará con pulsar sobre él.

Observa que a la derecha de los elementos recientes aparece un icono de color gris con forma de
chincheta que se utiliza para agregar el documento a la lista de documentos o sitios recientes, es
decir, sólo nos indica que se encuentra en ese listado con posibilidad de desaparecer en el
momento que se vayan añadiendo nuevos documentos.
 En cambio, si haces un clic cobre ese icono cambia de forma y de color . Es este caso lo que
hacemos es fijar este documento en la lista y por tanto no se irá de dicha lista aunque se
incorporen más documentos.

Si deseas cambiar el número de elementos recientes que se muestran haz clic el comando
Opciones de la pestaña Archivo. Escoge Avanzadas y en el apartado Mostrar, en la lista Mostrar
este número de documentos recientes, selecciona el número de archivos que deseas mostrar. Si
no deseas mostrar ningún archivo, selecciona 0.

Guardado de los cambios realizados en un libro

De forma predeterminada, los documentos creados en Office 2010 se van a guardar en formato
XML (eXtensible Markup Language o lenguaje de marcas extensible) con nuevas extensiones de
nombre de archivo que agregan una “x” o una “m”. La “x” significa un archivo XML que no
contiene macros, y la “m” significa un archivo XML que si contiene macros. Esto quiere decir que
cuando guardas un libro de Excel, el archivo utiliza ahora la extensión de nombre de archivo
.xlsx de forma predeterminada en lugar de la extensión .xls.

En el caso de que se trate de un archivo como plantilla el cambio es el mismo obteniéndose

las nuevas extensiones .xltx y .xltm.

Para guardar rápidamente un documento haz clic en el botón Guardar que se encuentra en la
barra de herramientas de acceso rápido, pulse CTRL+G o F12. El comando Guardar no muestra
un cuadro de diálogo a no ser que el archivo necesite un nombre,
es decir, cuando el
documento es nuevo. En
ese caso, Excel muestra
el cuadro de diálogo
Guardar
Como. Si deseas guardar
un libro en otra ubicación,
con otro nombre o con
otro formato haz clic en el
comando Guardar
Como de la ficha Archivo
y se muestra la ventana
Guardar Como.

Para guardar el libro, lo primero que tienes que hacer es decidir la ubicación que va a tener, o lo que
es lo mismo, en qué unidad y en qué carpeta deseas guardarlo. Para ello debes buscar la unidad
de destino en el cuadro desplegable Guardar En. El paso siguiente consiste en determinar el
nombre que le asignaremos al libro y por último pulsa sobre el botón Guardar que parece en la
esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Guardar Como.

Cabe mencionar que en la ventana Guardar Como se encuentra el campo Guardar como Tipo,
desplegando la flecha que le acompaña podrás indicar en qué tipo de archivo se va a convertir el
libro.
La ventana Guardar como dispone de un botón en la parte inferior izquierda del cuadro de
diálogo llamado Herramientas. Si haces un clic en este botón vas a poder acceder a las
siguientes opciones:

 Conectar a unidad de red: si tu ordenador forma parte de una red puedes conectarte a
un archivo remoto a una unidad de red.

 Eliminar: borrar el archivo o carpeta se-seleccionado.

 Cambiar nombre: asigna un nombre nuevo a una carpeta o libro de trabajo.

 Imprimir: imprime el libro de trabajo seleccionado.

 Propiedades: ofrece información sobre el archivo o carpeta.

 Opciones Web: muestra las distintas opciones de configuración de internet.

 Opciones generales: es posible que te

interese proteger algunos de tus
documentos para que otras personas no
puedan realizar modificaciones sobre
ellos e incluso para que no puedan
leerlos. Para ello Excel distingue varios
niveles diferentes de protección:

- Crear siempre una copia de seguridad: si se activa esta casilla, cuando se almacene
un libro de trabajo, la versión anterior de éste se conserva en el disco con el mismo
nombre y la extensión BAK.

- Contraseña de apertura: las personas deben escribir una contraseña para poder
ver el documento. De forma predeterminada, esta característica usa cifrado
avanzado y sólo le permite escribir hasta 15 caracteres.

- Contraseña de escritura: las personas deben escribir una contraseña para poder
guardar los cambios en el documento. Esta característica no usa ningún método
de cifrado. Está diseñada para que pueda colaborar con los revisores de
contenido de su confianza, no para que el archivo sea más seguro.

- Se recomienda sólo lectura. Si no deseas que los revisores de contenido

modifiquen el archivo por error, activa esta casilla. Cuando los revisores abran el
archivo, se les preguntará si desean abrir el archivo como de sólo lectura.

Puedes asignar ambas contraseñas simultáneamente.

 Comprimir imágenes: reduce el tamaño del archivo de una carpeta.

Cerrado de un libro

Al terminar de trabajar con un libro, puedes cerrarlo pulsando el comando Cerrar de la pestaña
Archivo, o haciendo clic en el botón Cerrar del libro, o pulsando la combinación de teclas CTRL+R.
Si ha hecho cambios en el libro y no los ha guardado, verá un cuadro de diálogo que le pregunta
si desea guardar los cambios. Si hace clic en Guardar, los cambios se guardarán en el disco
con el nombre del archivo actual y Excel se cerrará.

Si el documento todavía no tiene nombre de archivo, aparece el cuadro de diálogo Guardar como
que le indica que guarde el documento. Si hace clic en No Guardar se omiten los cambios y el
documento se cerrara, pero Word 2010 creará una copia reciente que estará disponible
temporalmente. Si hace clic en Cancelar, se cancelará el comando Cerrar, se cerrará el cuadro
de diálogo y volverá al documento.

Usar múltiples Libros

A la hora de trabajar en Excel, no será necesario que cada vez que tengas que trabajar con un
libro determinado debas cerrar el que tangas abierto, ya que este programa permite trabajar con
varios libros a la vez.

Cada uno de los libros lo abrirás de la forma convencional: si son libros previamente guardados
utilizarás la opción Abrir de la ficha Archivo, y si son libros nuevos podrás hacerlo a través de
la opción Nuevo que encontrarás entre las herramientas presentes en la misma ficha.

Para cambiar a otro libro distinto desde Excel bastará con que haga clic sobre el
botón Cambiar ventanas, que puedes encontrar en el grupo Ventana situado en
la ficha Vista. Una vez pulses sobre este botón verás un listado con todos los
libros que tengas abiertos en ese momento.

Observa que en este menú aparecen tres libros abiertos, y que el que está activo es el Libro 1. La
marca de verificación que aparece a la izquierda de este libro así lo indica. Por tanto, éste será el
libro que puedas ver en pantalla. Para cambiar de un libro a otro, bastará con pulsar sobre su
nombre.

A través de las opciones del grupo Ventana puedes además visualizar más de un libro a la vez en
la ventana de Excel. Para ello tendrás que pulsar sobre el botón Organizar todo que puedes ver en
este mismo grupo.
 Cuadro de diálogo Organizar ventanas

Una vez hecho esto, aparecerá el cuadro de diálogo Organizar ventana, donde cada una de las
opciones que te aparecen representan una forma de organización de los libros abiertos dentro de la
ventana de Excel.

Para devolver un libro de trabajo a su tamaño completo, presione el botón

Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro de trabajo.

Debes diferenciar entre ventana y libro de trabajo ya que no es lo mismo, pues un libro puede
verse en más de una ventana. El beneficio de esta función es la posibilidad de ver dos o más hojas
del mismo libro en ventanas diferentes.

Para crear una ventana nueva del libro de trabajo seleccionaremos la opción Nueva ventana del
grupo Ventana. Si el libro activo se denomina Libro 1, entonces habrá dos ventanas abiertas: Libro
1:1 y Libro 1:2. Recuerda que se trata de dos ventanas de un mismo libro y por tanto los cambios
se almacenan en el mismo libro.

La ventana de un documento puede ser ocultada, de esta forma se evita llenar demasiado el
espacio de trabajo por lo que utilizaremos esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando
tengamos muchas ventanas abiertas. Si deseas ocultar la ventana activa haz clic en el botón
Ocultar ventana del grupo Ventana que se encuentra en la ficha Vista.

Recuerda que esto no significa que la ventana se haya cerrado, sencillamente ha dejado de
mostrarse en pantalla, por lo tanto, si no has guardado los cambios realizado sobre el
documento antes de ocultar el libro de Excel, podrás hacerlo tranquilamente antes de cerrar el
programa. Si deseas volver a visualizar la ventana oculta tan sólo tendrás que hacer clic sobre el
botón Mostar ventana.

A continuación se muestra el cuadro de diálogo Mostrar que contiene un listado de todas las
ventanas que se encuentran ocultas. Bastará con que selecciones aquella que deseas mostrar y
pinches sobre el botón Aceptar para volver a visualizarla.

Protección de un libro

Al igual que puedes proteger las hojas de un libro, podrás proteger también el libro la completo. La
protección de libro impide el cambio en la estructura del libro, es decir trabajar con las pestañas
de hojas, y el cambio de tamaño de la ventana que contiene el libro. Para proteger el libro haz clic
en el botón Proteger libro, te
aparecerá el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas. En él decides entre
guardar la estructura, las ventanas, o ambas. Puedes también introducir una contraseña que te
garantice que nadie más podrá realizar modificaciones.
 Cuadro de diálogo Proteger en el libro

Para desproteger un libro haz clic en el botón Proteger libro del grupo Cambios que se
encuentra en la ficha Revisar. Si está protegido con contraseña, el sistema la pedirá.

Hojas de Cálculo

Es posible que en un determinado libro de trabajo necesites más hojas. Cuando insertes una
nueva hoja de trabajo, esta se coloca delante (a la izquierda) de la hoja activa y Excel la numera
de forma consecutiva al resto de hojas. Para insertar nuevas hojas sigua los pasos:

1. Haz clic en la pestaña de la hoja de cálculo que quieras desplazar a la derecha para
hacer sitio a la nueva hoja de cálculo. Si deseas añadir varias hojas de cálculo
simultáneamente, manten presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione tantas
etiquetas de hoja de cálculo existentes como las que desea agregar al libro abierto.

2. Selecciona la opción Insertar hoja del botón Insertar, situado en el grupo Celdas de la
ficha Inicio, o seleccione Insertar del menú contextual. Si usó el menú contextual, aparecerá
el cuadro de diálogo de Insertar. Si no se muestra la pestaña General, haz clic en ella
para traerla a primer plano. Entonces selecciona el icono de Hoja de Cálculo y presione
Aceptar.

Cuadro de diálogo Insertar

Si observas el listado de hojas que se presentan en la parte inferior de la ventana de Excel,

comprobarás como al final de esta lista se muestra una pestaña, llamada Insertar hoja de cálculo,
en la que parece representada una hoja en blanco. Tras pulsar sobre este botón se agregará una
nueva hoja de cálculo al final del listado. Excel asigna un nombre automáticamente a la hoja en
función de la numeración de hojas existentes hasta el momento. Otra posibilidad es pulsar la
combinación de teclas MAYUSCULAS+F11.
Eliminar Hojas

Podrás eliminar todas las hojas vacías al igual que aquellas que no necesites, aunque contengan
datos, de una manera muy sencilla. Debes tener en cuenta que una vez eliminada una hoja de
cálculo, desaparecerá permanentemente y no podrá deshacer el comando. Para borrar una hoja de
trabajo, siga estos pasos:

En primer lugar selecciona la hoja u hojas que quieres eliminar pulsando sobre sus pestañas y a
continuación pulsa sobre la punta de flecha del botón Eliminar, situado en el grupo Celdas de
la ficha Inicio, por último escoge el comando
Eliminar hoja.

Otra forma de borrar hojas es seleccionarlas y pulsar con el botón secundario del ratón sobre
una de las pestañas seleccionadas y aparecerá el menú contextual donde podrás elegir el
comando Eliminar.
Utilices un procedimiento u otro una vez pulsado el comando Eliminar, las hojas seleccionadas
se borrarán directamente si dichas hojas no han contenido datos. En caso contrario, aparecerá una
venta de confirmación advirtiéndote de las consecuencias de la eliminación de la hoja u hojas
seleccionadas.

También tienes que tener en cuenta que es imposible dejar un libro de trabajo sin ninguna de las
hojas y si lo intentas Excel mostrará un cuadro de diálogo indicándotelo.

Copiar y Mover Hojas

Como hemos visto, las hojas que contiene un libro de trabajo de Excel tienen su acceso desde
las pestañas que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Estas pestañas incluyen el
nombre que hayamos puesto, o que traiga por defecto, de cada una de las hojas que compongan
ese libro.

Normalmente, el orden de estas hojas es el que viene predefinido por Excel, es decir, en
primer lugar está la Hoja1, en segundo lugar la Hoja2, y así sucesivamente. Cada nueva hoja que
añadas a ese libro se incluirá en una posición que dependerá de la hoja seleccionada en el
momento de realizar la inserción.

Pero este orden pude variarse de manera muy sencilla. Para ello, lo primero que tienes que
hacer es seleccionar la hoja u hojas que quieres cambiar de sitio, o directamente pulsar sobre
ella con el botón secundario del ratón y seleccionar Mover o Copiar del menú contextual.
Como resultado aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar. Selecciona un destino, para ello
la lista desplegable de Al Libro enumera los posibles libros de trabajo de
destino (tienen que estar abiertos), también puede crear una
copia en un libro de trabajo nuevo seleccionando Nuevo
Libro en la lista. Una vez hayas seleccionado el libro de
trabajo de destino, se muestran las hojas de ese libro en la
lista Antes de la hoja. Selecciona la hoja delante de la cual
quieras insertar o mueve la hoja al final del libro de trabajo
eligiendo la opción (mover al final). Si estás copiando la hoja
de trabajo, selecciona la casilla Crear una copia, y presione
Aceptar. Si está moviendo la hoja, sólo presiona Aceptar.
 Otro método alternativo es hacer clic sobre la etiqueta de la hoja que quieras mover o copiar
y mantener presionado el botón principal del ratón. Un icono de documento debería aparecer
cerca del cursor, junto a una pequeña flecha ( ) que indica la posición actual. A la vez que
mantienes apretado el botón principal del ratón, arrastra la hoja a su nueva posición indicada
por la flecha negra. (Para copiar, al mismo tiempo que mantiene pulsado el botón del ratón tiene
que pulsar la tecla CTRL). Por último, suelta el ratón para completar el movimiento.

Selección de la hoja de cálculo: rangos, columnas, filas, hojas

Un rango es un conjunto de celdas contiguas en forma de fila, de columna o de rectángulo. Así

por ejemplo, el conjunto de celdas formado por A2, A3, A4, B2, B3, B4 forman un rango.
Normalmente los rangos de celdas se expresan indicando cuál es la celda superior izquierda y cuál
es la inferior derecha, separada por el signo de puntuación de dos puntos “:” si el rango es
consecutivo, mientras que se separa con el signo de puntuación punto y coma “;” si el rango es
salteado. Veamos algunos ejemplos:

 Para hacer referencia a la celda de la columna A y la fila 10 debes utilizar A10.

 Para hacer referencia al rango de celdas de la fila 10 y de las columnas B a E debes utilizar
B10:E10.

 Para hacer referencia a todas las celda de la columna A debes utilizar A:A.

 Para hacer referencia a todas las celda de las columnas A a la C debes utilizar A:C.

 Para hacer referencia al rango de celdas de las filas 1 a 10 y de las columnas B a E

debes utilizar B1:E10.

 Para hacer referencia a todas las celdas de la fila 1 debes utilizar 1:1.

 Para hacer referencia a las celdas A1 y B5 debes utilizar A1;B5.

 Para hacer referencia a las celdas A1, C5 y a todas las celdas de la columna B debes
utilizar A1;C5;B:B.

Para seleccionar puede utilizar las siguientes técnicas:

 Texto de una celda: selecciona la celda, haz doble clic en ella y, a continuación,
selecciona el texto de la celda o bien selecciona la celda y, a continuación, selecciona el
texto en la barra de fórmulas.

 Una sola celda: haz clic en la celda o presiona las teclas de dirección.

 Un rango de celdas adyacentes: haz clic en la primera celda del rango y, a continuación,
arrastra hasta la última celda.
  Todas las celdas de una hoja de cálculo: haz clic en el botón Seleccionar todo.

 Celdas no adyacentes o rangos de celdas: selecciona la primera celda o rango de celdas

y, a continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas las demás celdas
o rangos.

 Un rango de celdas amplio: haga clic en la primera celda del rango, desplázate para hacer
visible la última celda y mantén presionada la tecla MAYÚS mientras haces clic en ella.

 Toda la fila: haz clic en el número de la fila correspondiente.

 Toda una columna: haga clic en la letra de la columna a seleccionar.

 Filas o columnas adyacentes: arrastra por encima de los encabezados de fila o

columna(números o letras), o selecciona la primera fila o columna y, a continuación,
mantén presionada la tecla MAYÚS mientras seleccionas la última fila o columna.

 Filas o columnas no adyacentes: selecciona la primera fila o columna y, a continuación,

mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas las otras filas o columnas.

 Más o menos celdas que la selección activa: mantén presionada la tecla MAYÚS y haz
clic en la última celda que deseas incluir en la nueva selección. El rango rectangular
comprendido entre la celda activa y la celda en la que hagas clic se convertirá en la
nueva selección.

 Cancelar una selección de celdas: haz clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

La selección de un rango de celdas con el teclado se realiza manteniendo pulsada la tecla MAYÚS
mientras te desplazas por las celdas que quieres seleccionar. Excel posee combinaciones de teclas
predeterminadas que le permiten realizar selecciones, como son:

 CTRL+E: selecciona toda la hoja de cálculo.

 CTRL+ESPACIO: selecciona una columna entera.

 MAYÚS+ESPACIO: selecciona filas enteras.

  MAYÚS+RETROCESO: si están seleccionadas varias celdas, selecciona sólo la celda activa.

 CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA: con un objeto seleccionado, selecciona todas las celdas

de una hoja.

Ocultar y mostrar una hoja

Para ocultar una o varias hojas de cálculo, selecciona las hojas que desea ocultar, a continuación
haz clic en la opción Formato del grupo Celdas que se
encuentra en la ficha Inicio. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar y, a continuación, haz clic en
Ocultar hoja. Ten en cuenta que al menos una de las hojas del libro ha de ser visible.

Para mostrar una hoja haz clic en la opción Formato del grupo Celdas que se encuentra en la ficha
Inicio. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar y, a continuación, haz clic en Ocultar hoja. Excel
muestra el cuadro de diálogo Mostar en el que se listan las hojas ocultas, selecciona la que quieras
mostrar y pulsa Aceptar.

Celdas

Puedes editar tus entradas tanto en la barra de fórmulas como directamente en la celda. Primero
debes activar la celda que deseas editar y después usar uno de los siguientes métodos para entrar
en el modo edición.

 Haz un doble clic en la celda a editar.

 Haz clic en la barra de fórmulas.

 Presiona la tecla F2.

Los botones de Cancelar, Introducir, e insertar función, junto con el contenido

de la celda, aparecerán en barra de fórmulas. Puedes colocar el cursor en cualquier lugar dentro de
los contenidos de la celda o de la barra de fórmulas y empezar a editarlos. Los métodos más simples
para editar una celda son:

 Presiona la tecla RETROCESO para borrar el carácter que se encuentra a la izquierda del
cursor o la tecla SUPRIMIR para barrar el carácter que se encuentra a la derecha del cursor.

 Haz clic con el botón principal del ratón y arrastra dentro de una celda para seleccionar sólo
los caracteres que quieras cambiar. A continuación lo que escribas sustituirá a todo el
conjunto seleccionado.

Borrado del contenido de una celda o rango de celdas

Para borrar el contenido de una celda haz clic en la celda que quiera borrar, presione
RETROCESO (e INTRO para confirmar la acción) o SUPRIMIR. Si lo que deseas es borrar los contenidos
de un rango de celdas seleccione las celdas deseadas y pulse SUPRIMIR.

El grupo Modificar de la ficha Inicio contiene el botón Borrar que contiene la siguiente
serie de botones:
 Borrar todo: borra todo el contenido de las celdas seleccionadas, incluyendo el
formato y las notas.

Borrar formatos: borra solamente el formato, dejándolo en el tipo

General.

 Borrar Contenido: borra las fórmulas o valores de la celda, pero deja los formatos y
las notas. Equivale a la tecla SUPRIMIR.

 Borrar Comentarios: borra sólo los comentarios adjuntos a la celda.

Uso del corrector ortográfico

Excel te permite corregir las faltas de ortografía de una manera fácil y sencilla. Sólo debes de pulsar
el botón Ortografía y gramática del grupo Revisión que se encuentra en la ficha Revisar o pulsa F7.

En el cuadro superior No está en el diccionario de esta ventana aparece el texto erróneo. En el

cuadro inferior Sugerencias aparecen las sugerencias que se te ofrecen para sustituir las palabras mal
escritas.

Cuando Excel señala una palabra como incorrecta, puedes actuar de varias formas diferentes:

 Si pulsas en el botón Omitir una vez Excel pasará a mostrarte el siguiente error que
encuentre. Por tato esta palabra permanecerá sin corregir. Esta acción es interesante
cuando Excel señala como incorrecta una palabra que no lo es.

 Con el botón Omitir todas deja sin cambiar todos los errores que haya en la hoja de
datos que coincidan con el que se encuentre resaltado en la ventana No se encontró,
siguiendo con la revisión de la hoja de datos. Si la palabra que ha originado el error
aparece nuevamente en la hoja de datos Excel la pasará por alto automáticamente.

 Si utilizar el botón Agregar la diccionario, Excel agrega la palabra señalada en el cuadro

No está en el diccionario al diccionario personalizado de Excel. A partir de ese
instante, Excel no volverá a marcar esa palabra como error.
  Con el botón Cambiar lo que haces es aceptar la palabra que se encuentre seleccionada en
el cuadro de Sugerencias de la ventana para sustituir a la que se encuentre mal escrita.

En este caso, asegúrate de haber seleccionado previamente la palabra correcta que

deseas emplear en lugar de la errónea de entre las que están disponibles en el cuadro de
Sugerencias. También puedes hacer doble clic sobre la sugerencia para que sustituya a la
que está mal escrita.

 Si haces clic en el botón Cambiar todas se cambiarán todas las veces que aparezca la
palabra del cuadro No está en el diccionario, por la seleccionada en Sugerencias.

Buscar y reemplazar

Excel le permite buscar entre sus datos para encontrar un carácter o caracteres introducidos en
las celdas seleccionadas o en toda su hoja de trabajo y selecciona la primera celda que contiene
esos caracteres. A menos que seleccione un rango de celdas, el comando Buscar examinará en toda
la hoja de cálculo.

Si selecciona un grupo de hojas, el comando Buscar indagará en todas las hojas del grupo, excepto
en los módulos de Visual Basic. Selecciona Buscar haciendo clic en el botón Buscar y
seleccionar del grupo Modificar que se encuentra en la ficha Inicio, o pulsa CTRL+B, y aparecerá
el cuadro de diálogo de Buscar y Reemplazar con la ficha Buscar activa.

Introduce la información a buscar Activa esta opción si desea diferenciar mayúsculas de minúsculas

Selecciona Hoja para

restringir la búsqueda a
la hoja de cálculo activa. Se utiliza para basar las
Selecciona Libro para buscar búsquedas en las propiedades
en todas las hojas del libro de formato de las celdas.
activo.

Especifica si deseas buscar Busca una coincidencia exacta

por filas o columnas y completa de los caracteres
especificados en el cuadro
Buscar.

Busca la siguiente repetición de los caracteres especificados

Decide si deseas buscar entre las fórmulas, los valores o
en el cuadro Buscar.
los comentarios
Busca en el documento todas las repeticiones del texto especificado por
los criterios de búsqueda

Puedes sustituir texto o números siguiendo este procedimiento:

1. Selecciona el rango de celdas donde desees realizar la búsqueda. Si deseas buscar en toda la
hoja de cálculo, haz clic en cualquier celda de la misma.

2. Selecciona Reemplazar haciendo clic en el botón Buscar y seleccionar

del grupo Modificar que se encuentra en la ficha Inicio o pulsa CTRL+L, y aparecerá el
cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar con la ficha Reemplazar activa.
 3. En el cuadro Buscar, escribe el texto o los números que deseas buscar o elige una
búsqueda reciente en el cuadro de lista desplegable Buscar. Si lo requiere puedes utilizar
caracteres comodines en los criterios de búsqueda.

4. Si deseas especificar un formato para la búsqueda, haga clic en Formato y selecciona las
opciones apropiadas en el cuadro de diálogo Buscar formato. Si Formato no está
disponible en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en Opciones y, a
continuación, en Formato.

5. Haz clic en Opciones para definir más valores para la búsqueda. Por ejemplo, puede
buscar todas las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como fórmulas. En el
cuadro Dentro de, puedes seleccionar Hoja o Libro para buscar en una hoja de cálculo o
en un libro entero.

6. En el cuadro Reemplazar con, escribe los caracteres por los que deseas sustituir y, si
es necesario, especifica los formatos. Si deseas eliminar los caracteres del cuadro Buscar,
deja el cuadro Reemplazar con en blanco.

7. Haz clic en Buscar siguiente.

8. Para reemplazar la instancia resaltada o todas las instancias de los caracteres

encontrados, haz clic en Reemplazar o Reemplazar todos.

Inserción celdas, filas y columnas Insertar

Celdas

Para insertar una celda coloca el cursor en la posición donde deseas que se inserte la celda
y a continuación pulsa sobre el botón Insertar, situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

Excel determina automáticamente las celdas que se desplazarán para dejar un hueco a la nueva
celda. En este caso el contenido de las celdas presentes en la misma columna se desplazará
hacia abajo, siempre y cuando, en la columna quede alguna celda que presente contenido
situado por debajo de la que hemos agregado. En caso de que no fuera así Excel desplazará hacia
la derecha el contenido de las celdas situadas a la derecha de la nueva celda añadida.
 Puedes indicar en qué dirección se han de desplazar las celdas cuando agregues una de ellas.
Para ello, en lugar de hacer clic directamente sobre el botón Insertar, deberás hacerlo sobre
el botón representado con una flecha situado a su derecha . En ese momento, se desplegarán
una serie de opciones. Si deseas añadir nuevas celdas a tu hoja de cálculo, deberás hacer clic
en la opción Insertar celdas. Tras ello, se presentará el cuadro de diálogo Insertar celdas en el
cual podrás indicar en qué dirección deseas desplazar el contenido de las celdas adyacentes de la
hoja de cálculo.

Opciones del botón insertar Cuadro de diálogo Insertar celdas

Si eliges Desplazar las celdas hacia la derecha, tanto el contenido de la celda que tengas
seleccionada como las celdas que haya en esa fila a su derecha se desplazarán una posición hacia
la derecha. Si eliges la otra opción, Desplazar las celdas hacia abajo, ocurrirá que tanto la celda
que tengas seleccionada como las que se encuentren por debajo en esa misma columna se
desplazarán una posición hacia abajo.

Insertar filas y columnas

A veces te verás en la necesidad de insertar una fila o una columna dentro de una hoja, ya sea
porque quieres introducir datos que olvidaste, o porque quieres dejar una fila o columna en
blanco dentro de esa hoja de datos.
Para insertar filas o columnas realiza estos pasos:

1. Sigue uno de estos procedimientos:

 Insertar una única fila. Haz clic en una celda de la fila en la que deseas
insertar la nueva fila o selecciona la fila donde quiere que se inserte la fila nueva.
Por ejemplo, para insertar una nueva fila a la altura de la fila 5, haga clic en la
fila 5.

 Insertar varias filas. Selecciona el mismo número de filas que desea insertar,
desde la posición en que quieres que aparezcan las nuevas filas.

 Insertar una única columna. Haz clic en una celda (o seleccione toda la
columna) de la columna situada a la altura de la posición en que desea insertar
la nueva columna.

 Insertar varias columnas. Selecciona el mismo número de columnas que deseas

insertar, desde la posición en que quieras insertar las nuevas columnas.
 2. A continuación haz clic sobre el botón Insertar, situado en el grupo Celdas de la ficha
Inicio. También puedes hacer clic con el botón secundario del ratón sobre lo
seleccionado y en el menú contextual elige la opción Insertar.

Si existe un formato, puedes utilizar Opciones de inserción para elegir el formato de las
celdas, filas o columnas insertadas.

Opciones de inserción para una fila

Eliminar celdas, filas o columnas

Para eliminar un celda, rango de celdas, fila o columna selecciona el o los elementos a borrar y a
continuación pulsa sobre el botón Eliminar, situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio, el cual
elimina las celdas por completo, haciendo que otras ocupen su lugar, aun cuando estuvieran en
blanco, con lo cual desplaza
el resto de la hoja para cubrir el vacío que deja.

Como hemos visto, si hacemos clic en el botón Eliminar, Excel determina automáticamente en
qué dirección se desplaza el resto de celdas de nuestra hoja de cálculo. Sin embargo, existe un
método para indicar en qué dirección se deben desplazar las celdas de la hoja de cálculo. Para
ello, en lugar de hacer clic
directamente sobre el botón Eliminar, deberás hacerlo sobre el botón representado con una
flecha situado a la derecha del mismo . En ese momento, se desplegará una serie de opciones
referentes a la eliminación de celdas.

Para eliminar celdas haz clic sobre la opción Eliminar celdas, a continuación aparecerá el cuadro
de diálogo Eliminar celdas. El tipo de desplazamiento que se efectúa depende de la opción que
escojas en el cuadro de diálogo Eliminar celdas. Si eliges Desplazar las celdas hacia la izquierda,
tanto el contenido de la celda que tengas seleccionada como las celdas que haya en esa fila a su
derecha se desplazarán una posición hacia la izquierda. Si eliges la otra opción, Desplazar las celdas
hacia arriba, ocurrirá que tanto la celda que tengas seleccionada como las que se encuentren por
debajo en esa misma columna se desplazarán una posición hacia arriba.

Opciones del botón Eliminar Cuadro de diálogo Eliminar celdas

 Si eliges la opción Toda la fila o Toda la columna, desaparecerá la fila o la columna completa en la
que se encuentra la celda o celdas seleccionadas.

Otra forma de eliminar filas y columnas completas es hacer clic, con el botón secundario del
ratón, en el encabezado correspondiente y escoger Eliminar del menú contextual.

Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las referencias a las celdas que se han
desplazado para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga
referencia a una celda eliminada, mostrará el valor de error
#¡REF!.

Copiado o reubicación de celdas o rangos de celdas y hojas de cálculo

Veamos las formas en que puedes trasladar las celdas de un sitio a otro de la hoja de trabajo
activa, e incluso de otras hojas de trabajo del mismo libro.

Si se copia una celda arrastrándola o haciendo clic en Cortar o en Copiar y Pegar, Excel
copiará la celda completa, incluidas las fórmulas y los valores del resultado, los comentarios y el
formato de las mismas.

Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Si el área de
pegado contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarla para ver todas las celdas
que se han copiado.

En lugar de copiar celdas enteras, puedes copiar el contenido que especifiques de las celdas, por
ejemplo, puedes copiar el valor resultante de una fórmula sin copiar la fórmula, o copiar sólo la
fórmula. También puedes cambiar la parte de la celda que ha pegado haciendo clic en
Opciones de pegado en la esquina inferior derecha de la selección pegada. Ten en cuenta que
esta opción sólo está disponible después de copiar una selección, no después de cortarla o moverla.

Mover o copiar el contenido de las celdas

Primero debes hacer doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar
para acceder a la edición de dicha celda, a continuación selecciona los caracteres que deseas
mover o copiar, después haz clic en Cortar o en Copiar en el grupo Portapapeles de la ficha
de Inicio o bien pulsa el botón secundario del ratón y escoge una de estas opciones del menú
contextual.

Si deseas pegar los datos en una celda original haz clic donde desees pegar los caracteres. Si por
el contrario deseas pegar los datos en otra celda pulse ESC, haz doble clic en la celda donde
desees mover o copiar los datos y posiciona el cursor si es necesario. Por último haz clic en el
botón Pegar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha de Inicio.

Ten en cuenta que cuando se copia el contenido de una celda, y este contenido es una
fórmula, las referencias de celda no se modifican.
Mover o copiar celdas enteras

Para mover o copiar celdas enteras selecciona las celdas que desea mover o
copiar, después haga clic en el borde de la selección y a continuación sigua uno
de estos procedimientos:

 Para mover las celdas, arrastra la selección a la celda superior izquierda del área de
pegado Excel sustituirá los datos que haya en el área de pegado.

 Para copiar las celdas, mantén presionada la tecla CTRL mientras arrastras.

 Para insertar las celdas entre las celdas existentes, mantén presionada la tecla MAYÚS o
MAYÚS + CTRL (si se copia) mientras arrastras.

Inserta filas Inserta columnas

 Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente, mantén presionada la tecla
ALT y arrastras a la etiqueta de la hoja.

Para mover o copiar celdas a una hoja de cálculo diferente o a larga distancia, selecciona las
celdas y haz clic en Cortar, para mover las celdas, o en Copiar, para copiarlas, que se encuentran
en el grupo Portapapeles de la ficha de Inicio. También puedes pulsar la combinación de teclas
CTRL+X para cortar o CTRL+C para copiar o haz clic en el botón secundario del ratón y escoge
el comando Cortar o Copiar en el menú contextual. Podrás identificar una celda o rango de
celdas ya que se enmarcará en una línea punteada y parpadeante.

Por último Desplázate a la otra hoja de cálculo o libro; selecciona la celda superior izquierda
del área de pegado y, a continuación, sigue uno de estos procedimientos:

 Para pegar el contenido haz clic en el botón Pegar que se encuentra en el grupo
Portapapeles de la ficha de Inicio.

 Para insertar el contenido entre las celdas existentes haz clic con el botón secundario
del ratón y escoge la opción insertar celdas cortadas o en insertar celdas copiadas
o en insertar filas cortadas o en insertar filas copiadas o en insertar columnas
cortadas o en insertar columnas copiadas.

Otra opción disponible es arrastrar la selección manteniendo pulsado el botón secundario del
ratón, una vez se ha posicionado éste en la nueva dirección, aparecerá un menú contextual
con las siguientes opciones:

 Mover aquí: mueve las celdas cortadas a su destino.

 Copiar aquí: copia las celdas copiadas a su destino.

 Copiar aquí sólo como valores: copia sólo valores.

 Copiar aquí sólo como formatos: copia solo los formatos.

  Crear vínculo aquí: enlaza el destino con las celdas copiadas.

 Crear hipervínculo aquí: enlaza con un hipervínculo el destino con las celdas
copiadas.

 Desplazar celdas hacia abajo y copiar: inserta las celdas copiadas, bajando las
existentes.

 Desplazar celdas hacia derecha y copiar: inserta

las celdas copiadas, moviendo las existentes hacia
la derecha.

 Desplazar celdas hacia abajo y mover: inserta las

celdas cortadas, bajando las existentes.

 Desplazar celdas hacia derecha y mover: inserta

las celdas cortadas, moviendo las existentes hacia
la derecha.

 Cancelar: cancela la operación. Almacenar varios

bloques de texto en el portapapeles

Para copiar elementos en el Portapapeles de Office, éstos se deben mostrar en el

panel de tareas Portapapeles de Office. Puedes abrir el Portapapeles de Office haciendo clic en
el iniciador del grupo Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio. El Portapapeles de Office
se abre automáticamente al seguir uno de estos procedimientos:

 Copiar o cortar sucesivamente dos elementos distintos en el mismo programa.

 Copiar un elemento, pegarlo y, a continuación, copiar otro elemento en el mismo

programa.

 Copiar un elemento dos veces seguidas.

Si el icono Portapapeles de Office aparece en el área de estado, el Portapapeles

de Office se muestra, al menos, en un programa de Office activo.

Si abres el Portapapeles de Office en el panel de tareas de un programa de Office, el

Portapapeles de Office no aparece automáticamente al pasar a otro programa de Office. No
obstante, puedes seguir copiando elementos de otros programas. En el área de estado
aparece un mensaje
que indica que se ha agregado un elemento al
Portapapeles de Office.

El Portapapeles de Office puede incluir hasta 24 elementos. Si copia 25, se elimina el primero del
Portapapeles de Office. Los elementos reunidos
permanecen en el Portapapeles de Office hasta que salgas de todos los
programas de Office en ejecución en el equipo o hagas clic en el botón
del Portapapeles de Office. Si desea borrar un elemento haz clic
en el cuadro desplegable del elemento a borrar y escoja Eliminar.
 Al agregar elementos al Portapapeles de Office, se muestra una entrada en la galería del
Portapapeles de Office. La entrada más nueva se agrega siempre en la parte superior de la
galería. Cada entrada incluye un icono que representa el programa de origen de Office y
una parte del texto
copiado o una miniatura del gráfico copiado.

Puedes pegar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o

todos a la vez. El comando Pegar pega sólo el último elemento
copiado. El botón pega todos los elementos
almacenados en el Portapapeles de Office.

El botón Opciones está situado al final del panel y si lo pulsas puedes observar las siguientes
opciones:

 Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office.

 Mostrar Portapapeles al presionar CTRL + C dos veces.

 Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office.

 Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas.

 Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar Pegado

especial

Como ya sabes, cuando se ha introducido una información en el portapapeles, estará

disponible para ser pegada con la opción Pegar del menú contextual mediante el botón
secundario del ratón. Pero además, también podemos pegarla mediante la opción Pegado
especial del mismo menú o en el comando
Pegado especial que se encuentra en la lista de opciones del botón
Pegar en el grupo Portapapeles de la ficha de Inicio.

Para entenderlo mejor nos ayudaremos con un ejemplo. Supongamos que deseas incorporar
una imagen del Paint (el paint es un programa incorporado por Windows para trabajar con
imágenes) a una hoja de cálculo. Para ello abrirás el dibujo con el Paint, seleccionaras el dibujo
o la parte del dibujo que se deseas copiar al Excel y lo copiaras con la opción Copiar. Ahora el
dibujo está almacenado en el portapapeles. Acto seguido, pasaremos al Excel y
seleccionaremos la opción Pegado Especial donde obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:
 De las opciones que se presentan en la lista Como, podrás utilizar cualquiera para pegar la
imagen, aunque, dependiendo de la que selecciones, la calidad de impresión de la imagen o
el tamaño del archivo será distinto. Las características de cada opción se muestran en la
sección Resultado. Si el elemento que deseamos pegar es de Excel, al utilizar el pegado
especial nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Haga clic en el atributo de los datos

copiados que desea pegar.

Especifica qué operación

Evita el reemplaza de valores en el área matemática, si la hay desea
de pegado cuando hay celdas en blanco aplicar a los datos pegados.
en el área de copiado.
Cambia las columnas de los datos
copiados a filas y viceversa.

Vincula los datos pegados a la hoja de cálculo activa.

Formato de celda

Número

Excel le permite utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números,
incluyendo las fechas y las horas, sin cambiar el número que aparece bajo la apariencia
presentada. El formato de número que aplique, no afectará al valor real de la celda (mostrado
en la barra de fórmulas) que utiliza Excel para realizar los cálculos.

El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los

números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo,
si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General
redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números
grandes (de 12 o más dígitos).

Excel le permite cambiar el aspecto de las entradas numéricas mediante varias opciones de
formatos integrados que se encuentran en el grupo Número, presente en la ficha Inicio o a
través de la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, al cual, se accedes haciendo
clic sobre el iniciador grupo de opciones Numero.

 En el grupo número: las opciones que aparecen en este grupo son las que se
utilizan con más frecuencia:
 - Estilo moneda: por defecto, si haces clic sobre este botón, junto al
valor de la celdas, se presentará el símbolo del Euro (€). Sin embargo, si haces
clic sobre el botón representado con una flecha, situado a la derecha de éste,
se presenta un listado de posibles divisas para aplicar al conjunto de celdas
seleccionadas.

- Estilo porcentual: aplica el modelo porcentual definido a las celdas

seleccionadas, por lo que multiplica la cantidad por 100 y añade el carácter %
al final.

- Estilo millares: formato de número de contabilidad, aplica el modelo

millares definido a las celdas seleccionadas. Consiste en utilizar el punto
decimal o cualquier otro símbolo configurado en las Propiedades de
configuración regional (ficha Número) de Windows como separador de millares.

- Aumentar decimales: añade una posición decimal a un número

cada vez que se hace clic en él.

- Disminuir decimales: elimina una posición decimal a un número cada vez

que se hace clic sobre él.

- Formato de número: en la lista desplegable podremos

seleccionar directamente la manera en que se mostrarán los valores en una celda.
Si quieres abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas pulsa en la opción Más
formatos de número....

 En el cuadro de diálogo Formato de celdas: en este cuadro aparecen más opciones

de formato de número que en el grupo de opciones. Elige una categoría en el cuadro
de lista Categoría y, si es necesario, el formato que quieres utilizar. También puedes
especificar el número de lugares decimales en la mayor parte de los formatos,
y en ciertos casos, la presencia del símbolo de moneda (€)
para cantidades expresadas en euros y el punto de separación
(.) para números superiores o iguales a 1.000. Por último haz
clic en el botón Aceptar para aplicar el formato.
Grupo número

Formato de número Ficha Número del cuadro de diálogo Formato de Celdas

A continuación se describe el propósito de cada categoría de formato integrado en la
pestaña Número:

- General: formato numérico predeterminado, alineado a la derecha y sin códigos

de formato especial. Por ejemplo: 15,75 ó 5425.

- Número: formato numérico que se puede mejorar con puntos, lugares

decimales variables y (para números negativos) colores y paréntesis. Por
ejemplo 3,14159 ó (1.575,32).

- Moneda: formato monetario general que se puede mejorar con signos €, lugares
decimales variables y (para los números negativos) colores y paréntesis. Por
ejemplo 75,35 € ó (1.234,10 €).

- Contabilidad: formato monetario especial diseñado para alinear columnas de

valores monetarios junto con el punto decimal. Por ejemplo 75,00 € ó 550,75
€.

- Fecha: muestra los números de serie de fecha y hora como valores de fecha, en
función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en
el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo, los
formatos de fecha que aplique no cambian el orden de las fechas con el
sistema operativo. Por ejemplo 1/15/2011 ó Ene-15-11.
- Hora: igual que el anterior pero para valores de hora. Por ejemplo 13:30 ó 1:30
PM.

- Porcentaje: multiplica el valor en la celda seleccionada por 100 y visualiza el

resultado utilizando un símbolo de porcentaje (%). Por ejemplo 175% ó 12,23%

- Fracción: expresa números como valores fraccionarios (especifica el número de

dígitos y el denominador). Por ejemplo 1/8 ó 2/16.

- Científica: formato en notación exponencial para números que contienen

muchos dígitos. Por ejemplo 1,25E-08 ó 4,58E+12.

- Texto: trata los números como si fueran texto (los alinea en el borde izquierdo
de la celda y los muestra exactamente como se introdujeron). Microsoft Excel
almacena los números como datos numéricos incluso aunque posteriormente se
aplique formato de texto a las celdas que contienen los números. Si deseas
que Excel interprete los números como parte de un texto, primero aplica
formato de texto a las celdas vacías y, a continuación, escribe los números. Si
éstos ya se han introducido, pueden cambiarse por datos de texto.

- Especial: colección de formatos útiles que siguen un modelo alfanumérico,

incluyendo Código postal, Teléfono y número de la Seguridad Social. Por
ejemplo 98323-3343 ó 332-32-3232.
 - Personalizada: permite modificar una copia de un código de formato de
número existente. Crea un formato de número personalizado que se agrega a
la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y
250 números de formato personalizados, dependiendo de la versión de idioma
de Excel que se haya instalado. Por ejemplo INV-0075 ó 23,32 Km.

Formatos numéricos personalizados

Si se van a introducir valores numéricos en

un formato que Excel no reconoce, podrá
utilizar la categoría Personalizada en la
ficha Número, del cuadro que aparece tras
pulsar en el Iniciador de cuadro de
diálogo del grupo Número, para crear un
formato de número personalizado. Los
formatos de número personalizados utilizan
códigos que describen cómo desea mostrar
un número, una fecha, una hora o un
texto. Estos códigos debes introducirlos en
el cuadro Tipo.

Categoría Personalizada en la ficha Número

Puedes especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas por
caracteres de punto y coma (;), definen los formatos de los números positivos, números
negativos, valores cero y texto, en ese orden. No tienes que incluir todas las secciones de
código en el formato de número personalizado. Si sólo especificas dos secciones de código
para el formato de número personalizado, la primera sección se utiliza para los números
positivos y los ceros, y la segunda sección se utiliza para los números negativos. Si sólo
especifica una sección de código, ésta se utiliza para todos los números. Si deseas omitir una
sección de código e incluir la siguiente, debes insertar el carácter de punto y coma de la sección
que va a omitir.

Utiliza códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha u hora,
una moneda, porcentaje o notación científica y un texto o espacio.

Ten en cuenta que los formatos de número personalizados se almacenan en el libro en el que
se crearon y no estarán disponibles para ningún otro libro.

Las siguientes directrices pueden ayudarte a personalizar cualquiera de estas secciones de

código de formato de número:
 Directrices para incluir texto y agregar espacio:

- Mostrar texto y números: Para mostrar texto y números en una celda, incluye los
caracteres de texto entre dobles comillas (" ") o inserta una barra diagonal
inversa (\) delante de un carácter. Incluye los caracteres en la sección
correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escribe el formato
0,00 €" Superávit";-0,00€" Déficit" para mostrar un importe positivo como
"125,74€ Superávit" y un importe negativo como "-125,74€ Déficit". Observa
que hay un espacio delante de "Superávit" y "Déficit" en cada sección de
código. El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: € - + / (
) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < >

- Incluir una sección de entrada de texto. Si se incluye, la sección de texto

siempre es la última sección del formato de número. Incluye un carácter de
arroba (@) en la sección en la que deseas mostrar el texto que escribes en la
celda. Si el carácter @ se omite en la sección de texto, no se mostrará el
texto que escribas. Si desea mostrar siempre caracteres de texto específicos
con el texto escrito, incluye el texto adicional entre un carácter de dobles
comillas (" "). Por ejemplo, "recibos brutos de "@

Si el formato no incluye una sección de texto, todos los valores no numéricos

que escribas en una celda con ese formato aplicado no resultarán afectados por
el formato. Además, toda la celda se convertirá en texto.
- Agregar espacios. Para crear un espacio que tenga el ancho de un carácter en un
formato de número, incluye un carácter de subrayado (_), seguido del carácter
que deseas utilizar. Por ejemplo, si coloca un paréntesis de cierre detrás de
un carácter de subrayado, como _), los números positivos se alinearán
correctamente con los números negativos que se incluyan entre paréntesis.

- Repetir caracteres. Para repetir el siguiente carácter del formato hasta

rellenar el ancho de la columna, incluye un asterisco (*) en el formato de
número. Por ejemplo, escribe 0*- para incluir los guiones que hagan falta
detrás de un número para rellenar la celda, o escribe *0 delante del formato
para incluir ceros iniciales.

 Directrices para usar posiciones decimales, espacios, colores y

condiciones

- Incluir posiciones decimales y dígitos significativos. Para aplicar formato a

fracciones o números que contienen comas decimales, incluye los siguientes
marcadores de posición de dígitos, comas decimales y separadores de millar en
una sección.

 0 (cero): este marcador de posición de dígitos muestra los ceros no

significativos si un número tiene menos dígitos que los ceros
especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 8,9 y desea que se
muestre como 8,90, use el formato #,00.
  #: este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que
el 0 (cero). Sin embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el
número que escribe tiene menos dígitos a ambos lados de la coma
decimal que el número de símbolos # especificados en el formato. Por
ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda,
se muestra el número 8,9.

 ?: este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que

el 0 (cero). Sin embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no
significativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas
decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato
personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los números
8,9 y 88,99 en una columna.

 , (coma): este marcador de posición de dígitos muestra la coma

decimal en un número.

- Si un número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que

marcadores de posición en el formato, el número se redondea a tantas
posiciones decimales como marcadores de posición haya. Si hay más dígitos a
la izquierda de la coma decimal que marcadores de posición, se muestran los
dígitos adicionales.

Si el formato sólo contiene signos de almohadilla (#) a la izquierda de la coma

decimal, los números menores que 1 comienzan con una coma decimal; por
ejemplo, ",47".

UTILICE ESTE
PARA MOSTRAR COMO
CÓDIGO
1234,59 1234,6 ####,#
8,9 8,900 #,000
,631 0,6 0,#
12 12,0
#,0#
1234,568 1234,57
44,398
44,398
102,65
102,65 ???,???
2,8
2,8
(con los decimales alineados)
5 1/4
5,25
5 3/10 # ???/???
5,3
(con las fracciones alineadas)

- Mostrar un separador de millar. Para mostrar un punto como separador de

millar o para ajustar un número a un múltiplo de 1.000, incluya como separador
en el formato de número el punto (.). Excel separa los millares con puntos si el
formato contiene un punto incluido entre signos de almohadilla (#) o ceros. Un
punto detrás de un marcador de posición de dígitos ajusta el número a 1.000.
Por ejemplo, si el formato
personalizado es #,0. y escribe
12.200.000 en la celda, se PARA MOSTRAR COMO UTILICE ESTE CÓDIGO
muestra el número 12,200,0. 12000 12.000 #.###
12000 12 #.
12200000 12,2 0,0..
 - Especificar colores. Para especificar el color de una sección del formato,
escribe el nombre de uno de estos ocho colores entre corchetes en la sección.
El código de color debe ser el primer elemento de la sección. Los colores son
[Negro]; [Verde]; [Blanco]; [Azul]; [Magenta]; [Amarillo]; [Aguamarina] y [Rojo].

- Especificar condiciones. Para especificar formatos de número que sólo se

apliquen si un número cumple una condición especificada, incluye la condición
entre corchetes. La condición consta de un operador de comparacióny un
valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números menores o iguales
a 100 en una fuente roja y los números mayores que 100 en una fuente azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100].

 Directrices para el formato de monedas, porcentajes y notación científica

- Incluir símbolos de moneda. Para introducir el símbolo de euro € como

símbolo de moneda en un formato de número, simplemente escríbalo. Por
ejemplo, con un formato #€ un número como 8 aparecerá como 8€.

- Mostrar porcentajes. Para mostrar números como porcentajes de

100 (por ejemplo, para mostrar 0,08 como 8% o 2,8 como 280%), incluya el
signo de porcentaje (%) en el formato de número.

- Mostrar notaciones científicas. Para mostrar números en formato científico

(exponencial), utiliza los códigos exponenciales "E-", "E+", "e-" o "e+" en una
sección. Muestra un número en formato científico (exponencial). Excel muestra
un número a la derecha de la "E" o "e" correspondiente al número de posiciones
que se ha movido la coma decimal. Por ejemplo, si el formato es 0,00E+00 y
escribe
12.200.000 en la celda, se muestra el número 1,22E+07. Si cambia el formato de
número a #0,0E+0, se muestra el número 12,2E+6.

 Directrices para formatos de fecha y hora

- Mostrar los días, meses y años. Para mostrar los números como formatos de
fecha (como días, meses y años), utilice los siguientes códigos en una sección.

SÍMBOLO CORRESPONDENCIA
m Muestra el mes como un número sin un cero inicial.
mm Muestra el mes como un número con un cero inicial si procede.
mmm Muestra el mes como una abreviatura (de ene a dic).
mmmm Muestra el mes como un nombre completo (de enero a diciembre).
mmmmm Muestra el mes como una sola letra (de E a D).
d Muestra el día como un número sin un cero inicial.
dd Muestra el día como un número con un cero inicial si procede.
ddd Muestra el día como una abreviatura (de dom a sáb).
dddd Muestra el día como un nombre completo (de domingo a sábado).
aa Muestra el año como un número de dos dígitos.
aaaa Muestra el año como un número de cuatro dígitos.
 PARA MOSTRAR COMO UTILICE ESTE CÓDIGO
Meses 1–12 m
Meses 01–12 mm
Meses Ene-Dic mmm
Meses Enero–Diciembre mmmm
Meses E–D mmmmm
Días 1–31 d
Días 01–31 dd
Días Dom–Sáb ddd
Días Domingo-Sábado dddd
Años 00–99 aa
Años 1900–9999 aaaa

- Mostrar horas, minutos y segundos. Para mostrar los formatos de hora

(como horas, minutos y segundos), utiliza los siguientes códigos en una sección.

SÍMBOLO CORRESPONDENCIA
h Muestra la hora como un número sin un cero inicial.
Muestra el tiempo transcurrido en horas. Si trabaja con un fórmula que devuelve un período de
[h] tiempo en el que el número de horas es mayor que 24, utilice un formato de número similar a
[h]:mm:ss.
Muestra la hora como un número con un cero inicial si procede. Si el formato contiene a.m.
hh o p.m., la hora se basa en un reloj de 12 horas. En caso contrario, la hora se basa en un reloj de
24 horas.
Muestra el minuto como un número sin un cero inicial.
Ten en cuenta que el código m o mm debe aparecer inmediatamente detrás del código h o
m
hh o inmediatamente delante del código ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar
de los minutos.
Muestra el tiempo transcurrido en minutos. Si trabaja con una fórmula que devuelve un
[m] período de tiempo en el que el número de minutos es mayor que 60, utilice un formato de
número similar a [mm]:ss.
Muestra el minuto como un número con un cero inicial si procede.
Ten en cuenta que el código m o mm debe aparecer inmediatamente detrás del código h o
mm
hh o inmediatamente delante del código ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar
de los minutos.
s Muestra el segundo como un número sin un cero inicial.
Muestra el tiempo transcurrido en segundos. Si trabaja con una fórmula que devuelve un
[s] período de tiempo en el que el número de segundos es mayor que 60, utilice un formato de
número similar a [ss].
Muestra el segundo como un número con un cero inicial si procede. Si desea mostrar
ss fracciones de un segundo, utilice un formato de número similar a h:mm:ss.00.

AM/PM, Muestra la hora con un reloj de 12 horas. Excel muestra AM, a.m., A o a para los horas desde
a.m./p.m., las 12 de la noche a las 12 del mediodía, y PM, p.m., P o p para las horas desde las 12 del
A/P, a/p mediodía hasta las 12 de la noche.
 PARA MOSTRAR COMO UTILICE ESTE CÓDIGO
Horas 0–23 h
Horas 00–23 hh
Minutos 0–59 m
Minutos 00–59 mm
Segundos 0–59 s
Segundos 00–59 ss
Hora 4 a.m. h a.m./p.m.
Hora 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
Hora 4:36:03 P h:mm:ss A/P
Hora 4:36:03.75 h:mm:ss.00
Tiempo transcurrido (horas y minutos) 1:02 [h]:mm
Tiempo transcurrido (minutos y segundos) 62:16 [mm]:ss
Tiempo transcurrido (segundos y centésimas) 3735.80 [ss].00

Ocultar todos los valores de una celda

En ocasiones necesario que el contenido de la celda no se muestre en ella. La ocultación de

todos los valores de la celda se lleva a cabo a través del formato personalizado ;;; (punto y coma
tres veces). Cuando apliques este formato los valores ocultos únicamente aparecen en la barra
de fórmulas o en la celda si realiza las modificaciones dentro de la misma y no se imprimen.

Para que aparezcan otra vez los valores ocultos aplica un formato de celda diferente al formato
personalizado descrito anteriormente.

Anchura y altura de las columnas y filas

Podrás modificar el tamaño de las celdas de una determinada fila o columna desde las
opciones que se presentan en el botón Formato, que puedes localizar dentro del grupo de
opciones Celdas en la ficha Inicio. Cuando hagas clic sobre este botón aparecen diferentes
opciones con la que podrás modificar el ancho de columnas y el alto de filas.

Cuadro de diálogo Ancho de columna

Cuadro de diálogo Alto de celdas

Comando Formato del grupo de opciones Celdas
 Ancho de columna: antes de utilizar esta opción selecciona una celda de la columna
que quieres cambiar de tamaño o si deseas cambiar el tamaño de muchas columnas,
selecciona una celda en cada una de las columnas que quieres ajustar.

Cuando escojas esta opción se presenta en pantalla el cuadro de diálogo Ancho de

columna donde podrás indicar el ancho que quieres. El número especificado es la media
de caracteres que podrá albergar la celda si se utilizas la fuente predeterminada.

Puedes ensanchar o estrechar una o varias columnas arrastrando el borde derecho de la

columna con el ratón, para ello coloca el puntero del ratón sobre el borde derecho del
título de la columna hasta que cambie a un puntero de ajuste de tamaño, con flechas en
los extremos izquierdo y derecho. A continuación arrastra el puntero de ajuste hacia
la derecha o izquierda para cambiar la anchura de la columna, observa
que la visualización del ancho de la columna muestra el número medio
de caracteres de fuente estándar que puede albergar la columna.

También podrás copiar el ancho de una columna a otra, seleccionando una celda de la
columna original, a continuación haz clic en Copiar en el grupo Portapapeles de la
ficha Inicio y, posteriormente, selecciona la columna de destino. En el menú Pegar
situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haz clic en Pegado especial y, por
último, haga clic en Ancho de las columnas en el cuadro de diálogo Pegado especial.

 Autoajustar ancho de columna: cuando seleccionas una columna y eliges esta opción,
Excel cambia el tamaño de la columna para que ésta se ajuste a la entrada más ancha de la
columna.

Otra forma de realizar este proceso consiste en situar el puntero del ratón sobre el
borde derecho del título de la columna hasta que cambie a un puntero de ajuste de
tamaño, con flechas en los extremos izquierdo y derecho y a continuación hacer doble clic.

 Alto de fila: Excel ajusta automáticamente la altura de las filas para ajustar la
orientación de la fuente y el texto que utilizas, pero puedes aumentar la altura de la fila
para añadir espacio en blanco a la hoja de cálculo o disminuir la altura de la fila para
ahorrar espacio. La altura de la fila se mide en puntos y la altura estándar se basa en el
tamaño de la fuente predeterminada. Selecciona una celda de la fila o filas de las que
quieras cambiar su altura, a continuación, escoge esta opción. Excel muestra el cuadro
de diálogo Alto de fila, donde podrás escribir el nuevo tamaño que deseas aplicar a la fila o
filas seleccionadas.

Puedes aumentar o disminuir la altura de una o varias filas colocando

el puntero del ratón en el borde inferior del título de la fila hasta que
cambie su forma a la de un puntero de ajuste, con flechas en los
extremos superior e inferior, y a continuación arrastre hacia arriba o
hacia abajo el puntero de ajuste para cambiar la altura de fila.
  Autoajustar alto de fila: con esta opción la fila adquirirá el tamaño justo tomando
como referencia la celda con el contenido más grande.

Si haces doble clic sobre la línea de separación de la cabecera de una fila su tamaño se
ajustará al contenido más alto de la fila.

Ocultar una columna o una fila

Veamos la posibilidad de ocultar filas u columnas para que no se visualicen sin perder su
contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de cálculo o simplemente
porque contengan fórmulas intermedias y a continuación volver a visualizarlas.

El primer paso para ocultar filas y columnas es seleccionar los elementos a ocultar, a continuación
haz clic en la opción Formato del grupo Celdas que se encuentra en la ficha Inicio. Por último
sigue uno de estos procedimientos:

 En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar y, a continuación, haz clic en Ocultar filas o en

Ocultar columnas.

 En Tamaño de celda, haz clic en Alto de fila o en Ancho de columna

y, a continuación, escribe 0 en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

También puede hacer clic con el botón secundario del ratón en una fila o columna (o en una
selección de varias filas o columnas) y, a continuación, hacer clic en Ocultar o incluso utilizar la
combinación de teclas CTRL+0(cero) para oculta columna o CTRL+9 para ocultar las filas.

A la hora de mostrar filas o columnas ocultas lo primero es indicar los elementos a mostrar, para
ello sigue uno de estos procedimientos:

 Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que
desea mostrar.

 Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de
las columnas que desea mostrar.

 Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo, selecciónela
escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de fórmulas.

A continuación en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haz clic en la opción Formato

y aplica uno de estos procedimientos:

 En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar y, a continuación, haz clic en Mostrar filas o en

Mostrar columnas.

 En Tamaño de celda, haz clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a

continuación, escribe el valor que desees en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

También puede hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la selección y, a continuación,
hacer clic en Mostrar o incluso utilizar la combinación de teclas CTRL+MAYÚSCULAS+) (cierre de
paréntesis) para mostrar columnas o CTRL+MAYÚSCULAS+( (apertura de paréntesis) para mostrar las
filas.
4. CONFIGURACIÓN

Configuración de la Aplicación

El centro de configuración de Microsoft Excel 2010 se encuentra en la ventana de opciones de

Excel que se muestra al acceder a través de la ficha Inicio al botón Opciones.

Como se puede ver en la imagen siguiente la ventana se divide dos paneles, en el panel de la
izquierda se muestra los diferentes grupos que pueden ser personalizados, mientras que en el
panel de la derecha se muestran las opciones del grupo seleccionado que pueden ser cambiadas.

Cuadro de diálogo Opciones de Excel

Puede configurar los siguientes grupos:

 General. Opciones generales para trabajar con Excel como pueden ser la activación de la
minibarra al seleccionar, el tamaño de letra que se emplea en un nuevo libro, etc.

 Fórmulas. Cambia las opciones relativas al cálculo de fórmulas, rendimiento y tratamiento

de errores. Entre otras opciones podrá encontrar si el cálculo de las formulas se ejecutan
automáticamente o de forma manual, habilitar o no la comprobación de errores, o indicar
que fórmulas de verificación se aplican en Excel.

 Revisión. Controla el modo en que Excel corrige y aplica el formato a su texto.

 Guardar. Personaliza la forma en que se guardan los libros.

 Idioma. Establece las preferencias de idioma de Excel.

  Avanzadas. Configura las opciones avanzadas de Excel, como pueden ser opciones de
edición, de copiar, cortar y pegar, etc.

 Personalizar cinta de opciones. Permite agregar o quitar botones a la cinta de opciones.

 Barra de herramientas de acceso rápido. Al igual que el anterior permite agregar o

quitar botones pero esta vez a la barra de herramientas de acceso rápido.

 Complementos. Muestra y administra los complementos de Excel.

 Centro de confianza. Ayuda a mantener los documentos seguros y el equipo protegido.

Entrada y Salida del Programa

La forma en que puede entrar en el programa dependerá del sistema operativo del que disponga:

 Windows 7. Se hace clic en el botón Inicio de la barra de tareas, en el menú de

inicio se coloca el puntero en Todos los programas, a continuación se busca y se
clica en la carpeta Microsoft Office y por último
se hace clic en el programa Microsoft Excel 2010.

 Windows 8. La forma más sencilla de entrar a la aplicación es haciendo clic en el mosaico

que representa el programa que localizará en la pantalla de inicio.

Mosaico de Microsoft Excel 2010

Para salir de Excel 2010 clica en el botón Cerrar situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel. Si se ha realizado algún cambio en el documento y no ha sido guardado con
anterioridad, Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo Guardar al salir

En dicho cuadro de diálogo se puede hacer clic en Guardar para guardar los cambios o en No
Guardar si lo que se desea es salir sin guardar los cambios. En el caso de que pulsara el botón
Cerrar por error, se clica en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo y volver al
documento.
5. INTRODUCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS

Introducir datos en las celdas de las hojas de trabajo de Excel es el primer paso necesario para
comenzar una sesión de trabajo. Serán estos datos los que sean objeto de las operaciones posteriores
que vayas a realizar.

Para introducir datos en una celda, selecciona la celda que desea con el ratón o el teclado, escribe los
datos y valida dichos datos o bien pulsando en el botón Introducir que aparecerá en la barra de
fórmulas después de escribir algún dato o bien pulsando la tecla INTRO.

Al introducir el dato, éste aparecerá simultáneamente en la celda activa y en la barra de fórmula por
encima de la hoja de cálculo. Si cometes algún error al introducir algún dato muy largo en la celda,
puedes hacer clic sobre la barra de fórmula y mover el puntero de inserción para localizar el error
cometido y corregirlo, sin necesidad de volver a escribir todos los datos introducidos. También puedes
hacer doble clic sobre la celda activa y mover el punto de inserción dentro de la celda para
modificar los datos.

Además de validar los datos con el botón Introducir, puedes eliminarlos con el botón
Cancelar, el cual cancela la entrada de datos.

Los tipos de datos que puedes introducir son:

 Numéricos.
 Alfanuméricos.
 Fecha/hora.
 Fórmulas.
 Funciones.

Datos Numéricos

Para introducir un número en una celda, selecciona la celda que deseas con el ratón o el
teclado, escribe el número y pulse INTRO o el botón Introducir para confirmar la entrada.

Los datos numéricos pueden ser números enteros, decimales y en notación científica. Excel
automáticamente ajustará la anchura de la columna para acomodar números de hasta 11 dígitos,
por encima de 11 dígitos, Excel convierte su número a notación científica (1,23457E+11) y
ensancha la columna correspondientemente. Cuando la entrada de número es demasiado larga
puede ver signos de sostenido (#) en la celda, simplemente ensanchando la columna que contiene
la celda con los signos de sostenidos le permitirá leer el número. Los valores numéricos por defecto
están alineados en el borde derecho de la celda.

Sugerencias acerca de la introducción de números:

 Caracteres que se pueden utilizar para formar números: en Microsoft Excel, un número
puede contener sólo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 +
-(),/$%.Ee
 Excel ignora el signo más (+) colocado al principio del número y trata a los puntos como
separadores de miles y las comas como separadores decimales. Todas las demás
combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.

 Introducir fracciones: para evitar introducir una fracción como fecha, coloca un cero
(0) seguido de un espacio en blanco delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0
1/2.

 Introducir números negativos: delante de los números negativos, sitúe un signo

menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).

 Límite de 15 dígitos: independientemente del número de dígitos presentados, Excel

guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15
dígitos significativos, Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

Datos Alfanuméricos

Excel considera como texto cualquier combinación de caracteres alfanuméricos que no pueda
identificar como número puro o como fecha u hora. Los valores de texto se alinean en el margen
izquierdo de cada celda. Si no aparece ninguna información en las celdas adyacentes, Excel
permite entradas de texto más largas para superponer las celdas de la derecha, si por el contrario
las celdas de la derecha contienen información, el texto se corta o trunca; sin embargo Excel
almacena correctamente el texto de manera interna, y puede verlo en la barra de fórmulas cuando
la celda esté activa.

Si desea que un valor numérico sea interpretado como texto, sencillamente comienza el número
con un apóstrofe (‘).

Fecha y Hora

Microsoft Excel considera las fechas y las horas como números, por tanto, el modo de
presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número
aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la celda
cambiará de General a un formato de fecha o de hora integrado. Está predeterminado que las
fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Excel no puede reconocer el
formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por
consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda. Para que una fecha sea
tratada como número debe estar comprendida entre el 1/1/1900 y el 31/12/9999.

Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Microsoft Excel
almacenará todas las fechas como números secuenciales denominados valores de serie, y todas las
horas como fracciones decimales.

Cuando se introducen fechas en la que no se especifica el año, como por ejemplo 2/8, Excel
entenderá definirá la el día y mes indicado del año en curso. Mientras que si deseas escribir una
fecha y hora en la misma celda, tienes que separarlas con un espacio.
 Si tienes que introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserta un
espacio seguido de am o pm (o bien a o p). De lo contrario, Microsoft Excel interpretará la hora
basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si escribes 3:00 en lugar de 3:00 pm, la hora se
almacenará como 3:00 am.

Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utilizar una
fecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por
ejemplo, la siguiente fórmula mostrará una diferencia de 68:
="5/12/2004"-"3/5/2004"

Para introducir la fecha del día, presione CTRL + ;(punto y coma), mientras que para
introducir la hora actual, presione CTRL + :(dos puntos) Los

formatos de fecha más usuales son:

Formato Modelo Ejemplo

Fecha m/d/yy 10/1/00
Fecha d-mmm-yy 1-Oct-00
Fecha d-mmm 1-Oct
Fecha mmm-yy Oct-00
Fecha (año de cuatro dígitos) m/d/yyyy 10/1/2000
Fecha (año de cuatro dígitos) d-mmm-yyyy 1-Oct-2000
Hora h:mm AM/PM 10:15 PM
Hora h:mm:ss AM/PM 10:15:30 PM
Hora h:mm 22:15
Hora h:mm:ss 22:15:30
Hora Mm:ss,0 (cero) 15:30.3
Combinado m/d/yy h:mm 10/1/99 22:15

Fórmulas

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una fórmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores son:

 Aritméticos, se emplean para producir resultados numéricos.

Ejemplo: + - * / % ^

 Texto, se emplea para concatenar celdas que contengan texto.

Funciones

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza
unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un
mensaje de error.

1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes
o después de cada paréntesis.

3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4. Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Edición de datos

Es posible que después de haber ingresado todos tus datos a una hoja de Excel te des cuenta de
que existen algunos errores en las celdas por lo que será necesario realizar alguna modificación y
edición de su contenido.

Para editar las celdas podemos utilizar varios métodos.

Reemplazo total del contenido

Este método sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo. Para realizar es
suficiente con posicionarse sobre la celda que será editara e introducir el nuevo texto lo cual
reemplazará por completo el contenido anterior.

Modo de edición de una celda

Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas
hacer un reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic
sobre la celda a modificar. De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá
editar el contenido de la celda sin necesidad de eliminarlo todo.

Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla
F2.

Editar una celda desde la barra de fórmulas

Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas.
Solo necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la
barra de fórmulas.

En los siguientes apartados se desarrolla ampliamente este punto.

6. FORMULAS Y FUNCIONES

6.1. Fórmulas

La potencia real de utilizar una hoja de cálculo reside en la especificación de las relaciones
matemáticas entre números en distintas celdas. Esto se logra mediante una fórmula que no es
más que una ecuación que efectúa cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Las
fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o pueden
comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. Toda introducción de fórmulas comienza por
el signo de igual (=) o más (+) seguida de las operaciones matemáticas y celdas implicadas en
ella. Excel presenta tres tipos de fórmulas:

 Fórmulas Simples, realizan operaciones numéricas básicas. Ejemplo:

=23+10*2.

 Formulas con Referencia, contienen referencias a los datos de otras celdas para
realizar operaciones con ellos. Ejemplo: =A1+$A$4.

 Fórmulas Predefinidas (FUNCIONES), son ecuaciones o cálculos

implementados internamente por Excel. Ejemplo: =Suma(A1:A4).

En el siguiente ejemplo, se suma el valor de la celda

B4 y 25 y, a continuación, el resultado se divide entre la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

6.1.1. Operadores y Prioridad

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de
una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo:
aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores Aritméticos

Esto operadores ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o
multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos:

OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO EJEMPLO

+ (signo más) Suma 3+3
Resta 3-1
- (signo menos)
Negación -1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 32)
Operadores de Comparación
Comparan dos valores obteniendo como resultado un valor lógico, bien VERDADERO o
bien FALSO:

OPERADOR DE
SIGNIFICADO EJEMPLO
COMPARACIÓN

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

Operador de Concatenación de Texto

El operador de concatenación es el signo "&" que une o concatena una o varias cadenas
de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

OPERADOR DE
SIGNIFICADO EJEMPLO
TEXTO
Conecta o concatena dos valores para
"Viento" & "norte" genera
& ("y" comercial) generar un valor de texto continuo.
"Viento del norte"

Operadores de Referencia
Combinan rangos de celdas para los cálculos:

OPERADOR DE
SIGNIFICADO EJEMPLO
REFERENCIA
Operador de rango que genera una
:(dos puntos) referencia a todas las celdas entre dos B5:B15
referencias, éstas incluidas.
Operador de unión que combina
; (punto y coma) SUMA(B5:B15;D5:D15)
varias referencias en una sola.

Orden en que Microsoft Excel Ejecuta las Operaciones en las Fórmulas

Cuando se introducen más de un operador aritmético, Excel sigue las reglas algebraicas
estándar para determinar qué cálculos se realizan en primer lugar. Estas reglas,
llamadas orden de evaluación se indican a continuación:

OPERADOR DESCRIPCIÓN

: (dos puntos) Operadores de referencia

; (punto y coma)

- Negación (como en -1)

 % Porcentaje

^ (acento circunflejo) Exponente

*y/ Multiplicación y división

+y- Suma y resta

Conecta dos cadenas de texto

&
(concatenación)
= < > <= >= <> Comparaciónºº

Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una
fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de las operaciones se
utiliza los paréntesis. Si se utilizan varios paréntesis Excel calcula primero el más
interno, y luego va saliendo a través de cada par subsiguiente.

6.1.2. Referencias Relativas, Absolutas y mixtas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Excel en qué celdas se debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una
fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo
en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas, también se puede
hacer referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las
referencias a celdas pueden ser de tres tipos: relativas, absoluta o mixta.

Este tipo de referencias se diferencian entre sí y adquieren importancia cuando se copia el

contenido de una celda con fórmula a otra:

 Referencias Relativas. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa
en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a
la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas la
referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las fórmulas utilizan referencias
relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de
la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de
=A1 a =A2.
Ejemplo Referencia Relativa

 Referencias Absolutas. Una referencia de celda absoluta en una fórmula,

como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula la referencia absoluta
permanece invariable, del mismo modo si se copia la fórmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo,
si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda
B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Ejemplo Referencia Absoluta
  Referencias Mixtas. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna
absoluta adopta la forma $A1,
$B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula
en filas o columnas la referencia relativa se ajusta automáticamente y la
referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se
copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se
ajusta de =A$1 a =B$1.
Ejemplo referencia relativa

Para poder variar de tipo de referencia, se pulsa F4 cuando se introduce la celda a la

que se quiere hacer referencia. Excel coloca un símbolo de dólar ($) para indicar que
se ha fijado la fila o/y la columna.

6.1.3. Referencias externas o vínculos

Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a
un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un
nombre definido en otro libro. Puede crear referencias externas entre los libros para traer
información de un libro de origen a un libro de destino.

Desde un libro de destino, puede abrir fácilmente el libro de origen de una referencia
externa. Por ejemplo, puede que desees comprobar que se trata del libro al que apunta la
referencia externa o realizar cambios en el libro de origen. También puedes cambiar
fácilmente el libro de origen de una referencia externa. Por ejemplo, pudiera ser que se
hubiera movido el libro de origen y necesitaras actualizar la referencia externa para reflejar el
cambio.

Si utilizas una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar
fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda,
puedes controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la
referencia externa. Por ejemplo, si utilizas una referencia relativa, al mover la referencia
externa, la celda o celdas con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva
posición en la hoja de cálculo.

Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, según el
libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentre abierto o cerrado.

Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro entre
corchetes, seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas
de las que depende la fórmula.

Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)
 Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso, como
por ejemplo:

=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)

Para crear una referencia externa abre el libro que contendrá la referencia externa (el libro
de destino) y el libro que contiene los datos con los que deseas establecer el vínculo (el libro
de origen). En el libro de origen, haz clic en Guardar en la barra de herramientas de
acceso rápido. A continuación selecciona la celda o las celdas en las que desea crear la
referencia externa y escribe signo de igual (=). Si deseas ejecutar cálculos o funciones en el
valor de la referencia externa, escriba el operadoro la función que debe preceder a la
referencia externa.

Seguidamente cambia al libro de origen y, a continuación, haz clic en la hoja de cálculo que
contiene las celdas con las que desea establecer el vínculo. Selecciona la celda o las
celdas con las que desee establecer el vínculo. Vuelve al libro de destino y observa que
Excel agrega la referencia al libro de origen y a las celdas que seleccionaste en el paso
anterior. También puede modificar o cambiar la fórmula en la hoja de cálculo de destino.
Por último presiona CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

6.1.4. Mover o copiar fórmulas

Es importante que seas consciente de lo que puede ocurrir a las referencias de celda,
independientemente de si son absolutas o relativas, cuando se mueve una fórmula mediante
el método de cortar y pegar, o cuando se copia una fórmula mediante el método de copiar y
pegar.

 Cuando se mueve una fórmula, las referencias de celda existentes en ella no

cambian, independientemente del tipo de referencia que se utilice.

 Cuando se copia una fórmula, las referencias de celda pueden cambiar en función
del tipo de referencia de celda que se utilice.

Mover una fórmula

Si te das cuenta que la fórmula la has introducido en una celda equivocada no es necesario
que la vuelvas a escribir solamente debes moverla a la nueva ubicación. Seleccionan la
celda que contiene la fórmula que desea mover, a continuación haz clic en Cortar del
grupo Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio. También puedes mover fórmulas
arrastrando el borde de la celda seleccionada a la celda superior izquierda del área de
pegado. A continuación haga clic en Pegar del grupo Portapapeles que se encuentra en la
ficha Inicio.

Copia de fórmulas

En ocasione para abreviar el trabajo tendrás que copiar la fórmula escrita en una celda a
otras. Para realizar este proceso sigue estos pasos:
 1. Selecciona la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

2. Haz clic en Copiar del grupo Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio.

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes:

 Para pegar la fórmula y el formato, haga clic en Pegar en el grupo

Portapapeles que se encuentra en la ficha Inicio.

 Para pegar la fórmula solamente, en la ficha Inicio, en el grupo

Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Fórmulas.

4. Comprueba que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado

deseado. Si es necesario, cambia el tipo de referencia haciendo lo siguiente:

a) Selecciona la celda que contenga la fórmula.

b) En la barra de fórmulas , selecciona la referencia que desea

cambiar.

c) Presione F4 para alternar las combinaciones.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la

contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Para una fórmula que se Camb

Si la referencia es
va a copiar: ia a:

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta) $A$1

A$1 (columna relativa y fila absoluta) C$1

$A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3

A1 (columna relativa y fila relativa) C3

También puede copiar fórmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador de relleno

. Tras comprobar que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado
deseado en el paso 4, selecciona la celda que contiene la fórmula copiada y, a
continuación, arrastra el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

6.1.5. Resolución de Errores en las Fórmulas Tipos

de Errores

La creación de una fórmula o función puede ser muy compleja y tener muchas
referencias. Además se puede cometer errores de dos tipos: sintácticos y semánticos:
  Errores Sintácticos: son fácilmente detectados puesto que Excel muestra un
mensaje de error en la celda. Dicho mensaje puede ser uno de los siguientes:

- #########: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente

para contener el número o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
- #DIV/0!: se produce cuando existe una división entre cero en la fórmula.
- #N/A: se produce cuando un valor no está disponible para una fórmula.
- #NOMBRE?: se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
- #NULO!: se produce cuando una referencia en la fórmula especifica una
intersección de celdas no válida.
- #NUM!: se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en
una fórmula.
- #REF!: se produce cuando una referencia a una celda, en la fórmula, no
es válida.
- #VALOR!: se produce cuando se usa en la fórmula un argumento y/u
operador incorrecto.

 Errores Semánticos: son muchos más difíciles de detectar. Son aquellos en los
que la fórmula está escrita perfectamente pero el resultado que obtenemos no
es correcto.

6.2. Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función
PROMEDIO calcula la media aritmética de un rango de celdas.

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis

de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y comas y un paréntesis de
cierre. Si
la función inicia una fórmula se escribe
un signo igual (=) delante del nombre de
la función. A medida que se cree una
fórmula que contenga una función, la
paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Ejemplo de Función

Los argumentos utilizados por una función pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error cómo #N/A, referencias de celda, constantes,
fórmulas u otras funciones. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para la
función.
 Excel incluye una biblioteca de funciones, que realizan una gran variedad de cálculos.
Se puede clasificar a las funciones en las categorías:

 Financieras: pagos de préstamos, apreciaciones y depreciaciones.

 Fecha y hora: cálculos con fechas y horas.
 Matemáticas y trigonométricas: cálculos matemáticos y trigonométricos como los que
aparecen en las calculadoras científicas.
 Estadísticas: calcular la media, suma, varianza y desviación estándar.
 Búsqueda y referencia: cálculos sobre tablas de datos.
 Texto: comparaciones, conversiones y cambio el formato de texto en las celdas.
 Lógicas: cálculos que producen el resultado VERDADERO o FALSO.
 Información: determinan si ha ocurrido un error al realizar un cálculo.
 Ingeniería. realizan cálculos relacionados con el campo de la ingería.
 Cubo. Obtienen información de un cubo OLAP.

6.2.1. Funciones Matemáticas Predefinidas en la Aplicación de Hoja de Cálculo

Para acceder a las funciones matemáticas más usuales se utiliza el botón Autosuma que
se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio o en el grupo Biblioteca de funciones
de la ficha Formulas. Con este botón se puede proceder de dos formas distintas:

 Si se pulsa directamente en el botón, Excel inserta en la celda resultado la

función SUMA y marcará automáticamente el rango que se va a sumar según
la disposición de la tabla de datos y el lugar donde se realice la autosuma. Si el
rango de datos que selección Excel no es correcto se puede seleccionar
manualmente arrastrando sobre las celdas que conforman los datos a sumar.

 Si se despliega la lista de opciones que acompaña al botón, haciendo clic en la

flecha que apunta hacia abajo, se podrá escoger la función apropiada para los
cálculos, siguiendo posteriormente el mismo proceso que la autosuma. Las
funciones que se pueden utilizar haciendo uso de este botón son las siguientes:
- Suma: suma todos los números de un rango de celdas.

- Promedio: devuelve el promedio (media aritmética) de los

argumentos.

- Contar números (función Contar): cuenta el número de celdas que

contienen números y los números que hay en la lista de argumentos.

- Máx: devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.

- Mín: devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.

- Más funciones: abre la ventana de Insertar función.
6.2.2. Reglas para Utilizar las Funciones Predefinidas

Para insertar una función se debe escribir dicha función junto con todos sus argumentos
en la barra de fórmulas o en la celda. Por supuesto, sólo se podrá hacer esto si se conoce
exactamente la sintaxis de la función que se va a emplear.
Cuando se escribe la función directamente en la celda, aparece un cuadro de ayuda que
muestra un listado de funciones que empiezan con los caracteres que se está escribiendo y
una pequeña descripción de la función en concreto. Si se hace
doble clic sobre la función
deseada aparece una información
sobre dicha función con su
sintaxis y sus argumentos.

Cuadro de Ayuda para Indicar Función

Si se escribe directamente el nombre de la función y su paréntesis de apertura aparece una

información sobre dicha función con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo si se escribe
“=SUMA(“ aparecerá la información. Esta información sobre herramientas sólo aparece
para las
funciones integradas y en ella los argumentos opcionales se
representan entre corchetes.

Muestra la Sintaxis y Argumentos de la Función

Puesto que no siempre se conoce la función, dada la gran cantidad existente en Excel, se
puede proceder de varias formas:

 Utilizando las funciones incorporadas de forma inmediata en la barra de

fórmulas. Para poder hacerlo de esta manera tan solo se debe introducir el
signo
igual (=) en la celda donde se
vaya a insertar la función.
Hecho esto el cuadro de
nombre se transforma en una
lista de funciones con las 10
funciones que se han utiliza más
recientemente que se muestran
al hacer clic en la flecha de su
izquierda.
Últimas 10 Funciones más Utilizadas

 Haciendo clic en la ficha Fórmulas donde se podrá encontrar el grupo

Biblioteca de funciones. En este grupo se encuentra un conjunto de botones
con diferentes tipos de funciones.

Grupo de Biblioteca de Funciones

 Si se clica sobre ellos se despliega un listado con las diferentes funciones
correspondientes a cada grupo. Si se hace clic sobre una de las funciones del
listado se presentará la ventana Argumentos de la función, en la cual se
introducen los valores sobre los que se ejecuta la función.

 Pulsando sobre el botón Insertar función de la barra de fórmulas o del grupo

Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.

Utilizar el botón Insertar función produce la misma acción que pulsar sobre la
opción Más funciones de la lista de las últimas 10 funciones utilizadas o hacerlo sobre
esta misma opción del botón autosuma, es decir, abre el cuadro de diálogo Insertar
función.

6.2.3. Utilización de las Funciones Más Usuales

 Funciones Matemáticas

Realizan operaciones matemáticas con los argumentos indicados.

SUMA

Excel proporciona el botón Autosuma en el grupo Modificar de la ficha

Inicio o en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Formulas para que se
pueda realizar sumas rápidamente.

Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)

- Número1;número2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o

suma se desea obtener.

SUMAR.SI

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Las
celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes
del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las
celdas contenidas en el argumento rango.

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

- Rango es el rango de celdas que se desea evaluar.

- Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que

determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

- Rango_suma son las celdas que se van a sumar.

ENTERO

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Sintaxis: ENTERO(número)
 - Número es el número real que desea redondear al entero inferior más
próximo.

REDONDEAR

Redondea un número al número de decimales especificado.

Sintaxis: REDONDEAR(número;núm_de_decimales)

- Número es el número que se desea redondear.

- Núm_de_decimales especifica el número de dígitos al que se quiere

redondear el argumento número.

Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0 (cero), número se

redondeará al número de lugares decimales especificado. Si el argumento
núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.

 Funciones Estadísticas

CONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números

incluidos dentro de la lista de argumentos.

Sintaxis: CONTAR(ref1;ref2;...)
- Ref1, ref2,... son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o
hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los
números.

Se cuentan los argumentos que son números, fechas o la representación textual

de números, mientras que se omiten los argumentos que sean valores de error
o texto que no se puedan traducir a números.

CONTARA

Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista
de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen
datos en un rango o matriz.

Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2;...)

- Valor1, valor2,... son de 1 a 255 argumentos que representan los valores

que se desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de
información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas
vacías.

CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. También se cuentan

las celdas con fórmulas que devuelven "" (texto vacío), mientras que las celdas
que contienen valores cero no se cuentan.
 Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)

- Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en

blanco.

CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen
con el criterio especificado.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)

- Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

- Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que

determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".

MAX Y MIN

Devuelve el valor máximo o mínimo, respectivamente, de un conjunto de

valores.

Sintaxis: MAX(número1;número2; ...) MIN(número1;número2; ...)

- Número1, número2,... son entre 1 y 255 números de los cuales desea

encontrar el valor máximo o mínimo.

Se pueden especificar los argumentos que sean números, celdas vacías,

valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que
sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán
errores.

MEDIANA

Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se

encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los
números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Si la cantidad de
números en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los
números centrales. Vea la segunda fórmula del ejemplo.

Sintaxis: MEDIANA(número1;número2; ...)

- Número1, número2,... son entre 1 y 255 números cuya mediana desea

obtener.

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Si el argumento

de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se
pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
 Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2;...)

- Número1, número2,... son entre 1 y 255 argumentos numéricos cuyo

promedio desea obtener.

Promedio.si

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que

cumplen unos criterios determinados.

Sintaxis: PROMEDIO.SI(rango; criterios; [rango_promedio])

- Rango. Consta de una o más celdas cuyo promedio se desea obtener.

Dichas celdas pueden incluir números, o nombres, matrices o
referencias que contengan números.

- Criterio. Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda

o texto que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32",
"manzanas" o B4.

- Rango_promedio. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a

calcular. Si se omite, se utiliza un rango.

 Funciones Lógicas

Se utilizan para hacer comprobaciones y sólo pueden devolver dos valores:

Verdadero(1) o Falso(0).

SI

Devuelve un valor si la condición especificada se cumple y otro valor si dicha

condición no se cumple. Se pueden anidar hasta 7 funciones SI para construir
pruebas lógicas.

Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

- Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si
el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

- Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el
texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este
argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO,
utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento.
Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
 - Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena
de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto
excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es
FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre),
se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

 Funciones de Fecha y Hora

La introducción literal de una fecha en una fórmula o función se realiza escribiendo la

fecha correspondiente entre comillas. Por ejemplo: =HOY() - “24/9/2006” o
DIA(“24/9/2006”).

FECHA

Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada.

Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado
tendrá formato de fecha.
Los argumentos son el año, el mes y el día, en este orden. Si el argumento
día es mayor del número de días del mes, Excel continúa contando días del
mes siguiente, igualmente pasa si introducimos un número de mes mayor de 12.

Sintaxis: FECHA(año;mes;día)

- Año. El argumento año puede tener de uno a cuatro dígitos.

 Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese

valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(108;1;2)
devuelve la fecha 2 de enero de 2008 (1900+108).

 Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor
como año. Por ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve la fecha 2 de
enero de 2008.

 Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor

de error #¡NUM!
- Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es
superior a 12, el mes agrega ese número de meses al primer mes
del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el
número de serie que representa la fecha 2 de febrero de 2009.

- Día es un número que representa el día del mes. Si el día es superior al

número de días del mes especificado, día agrega ese número de días
al primer día del mes. Por ejemplo, FECHA(2008;1;35) devuelve el
número de serie que representa la fecha 4 de febrero de 2008.
 HOY

Esta función no necesita ningún parámetro ya que por sí sola devuelve la fecha
actual. Dicha fecha se actualizará automáticamente, si por el contrario se
desea insertar la fecha actual de forma estática (para que no se actualice)
pulsa la combinación de teclas CTRL + , (coma).

Sintaxis: HOY()

AHORA

Devuelve la hora actual y al igual que la función anterior esta función

tampoco utiliza parámetros. Hay que tener en cuenta que esta hora se
actualizará, si por el contrario se quiere insertar la hora actual sin que se
actualice se pulse la combinación de teclas CTRL
+ : (dos puntos).

Sintaxis: AHORA() FUNCIÓN

AÑO, MES Y DÍA

Devuelven el año, mes y día respectivamente de una fecha introducida como

argumento.

Sintaxis: AÑO(núm_de_serie) MES(núm_de_serie)

DIA(núm_de_serie)

- Núm_de_serie es la fecha del año, mes o día que desee buscar. Las
fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como
resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se introducen como texto.

 Funciones de Texto

LARGO

Calcula el número de caracteres de una cadena de caracteres.

Sintaxis: LARGO(texto)

- Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan

como caracteres.
IGUAL

Compara dos cadenas de caracteres que se introducirán como argumentos y

devuelve VERDADERO sí son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL
reconoce mayúsculas y minúsculas, pero pasa por alto las diferencias de
formato.
Sintaxis: IGUAL(texto1;texto2)

- Texto1 es la primera cadena de texto.

- Texto2 es la segunda cadena de texto.
CONCATENAR
Une varias cadenas de caracteres formando una más grande. Se puede utilizar
el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto.
Sintaxis: CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

- Texto1, texto2,... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en

un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser
cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.
DERECHA

DERECHA devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto,

según el número de caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis: DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

- Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea

extraer.

- Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea

extraer con DERECHA. Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que
cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto,
DERECHA devolverá todo el texto. Si núm_de_caracteres se omite, se
calculará como 1.
IZQUIERDA

IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto,

según el número de caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis: IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
- Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea
extraer.

- Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea

extraer con IZQUIERDA. Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual
que cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto,
IZQUIERDA devolverá todo el texto. Si núm_de_caracteres se omite, se
calculará como 1.
EXTRAE

EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto,

comenzando en la posición que especifique y en función del número de
caracteres que especifique.

Sintaxis: EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

- Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se

desea extraer.
 - Posición_inicial es la posición del primer carácter que se quiere
extraer de texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y
así sucesivamente.

- Núm_de_caracteres específica el número de caracteres que se desea

que EXTRAE devuelva del argumento texto.

MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
No afecta a los caracteres de texto que no sean letras.

Sintaxis: MINUSC(texto)

- Texto es el texto que desea convertir en minúsculas.

MAYUSC

Convierte el texto en mayúsculas.

Sintaxis: MAYUSC(texto)

- Texto es el texto que se desea convertir a mayúsculas. El argumento

texto puede ser una referencia o una cadena de texto.

NOMPROPIO

Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las

otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea
una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.

Sintaxis: NOMPROPIO(texto)

- Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una
referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar
mayúsculas.

 Funciones de Búsqueda y Referencia

Permiten encontrar valores dentro de las celdas de una hoja.

BUSCARV

Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y

devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de
tabla. . La V de BUSCARV significa "Vertical".

Sintaxis:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;or denado)

- Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la

matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
 - Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los
datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango,
como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.

- Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en

desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento
indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de
error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de
columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error
#¡REF!

- Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar

una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO,
devolverá una coincidencia aproximada.
En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

BUSCARH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a

continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada
en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de
filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".

Sintaxis: BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

- Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de
texto.

- Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los

datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden
ser texto, números o valores lógicos. Si ordenado es VERDADERO, los
valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en
orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de
lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto.
 Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El
texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

- Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a

derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del
menú Datos.

A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de

izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila
deseada y después en Ascendente.

- Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual

debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve
el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2,
devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así
sucesivamente.

Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error

#¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en
matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!

- Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar

una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite,
devolverá una coincidencia aproximada.

Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el

siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH
encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá
el valor de error #N/A.

Hay que tener en cuenta las siguientes observaciones:

- Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor

que sea menor que valor_buscado.

- Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de

matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error
#N/A.

 Funciones de bases de datos

BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen números en una columna de una lista o base de
datos y que concuerdan con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
 - Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de
datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Este
argumento es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos
los registros de la base de datos que coinciden con los criterios

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.

BDCONTARA

Cuenta las celdas que no están en blanco dentro de una columna de una lista o
base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente. Este
argumento es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTARA cuenta todos
los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.

- Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de

datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.
BDMAX Y BDMIN

Devuelve el valor máximo o mínimo, respectivamente, de una columna de una

lista o base de datos que coincida con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Sintaxis:

BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.

BDSUMA

Suma los números de una columna de una lista o base de datos que
concuerden con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.
BDPRODUCTO

Multiplica los valores de una columna de una lista o base de datos que
coincidan con las condiciones especificadas.

Sintaxis: DPRODUCTO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna.

BDPROMEDIO

Devuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o base de datos
que coinciden con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la
que las filas de información son registros y las columnas de datos,
campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios
mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo
menos una celda debajo del rótulo de columna que especifique una
condición de columna. Dicha zona se creará a parte de la tabla principal.
 BDEXTRAER

Extrae un único valor de una columna de una lista o base de datos que coincida
con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

- Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de

datos.

Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas
de información son registros y las co-lumnas de datos, campos. La
primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

- Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre
dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un
número que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.

- Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones

especificadas.

Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste

incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda
debajo del rótulo de columna que especifique una condición de
columna.

Ten en cuenta que si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER
devuelve el valor de error #¡VALOR!, del mismo modo si más de un registro
coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!.

6.2.4. Funciones anidadas

Funciones anidadas dentro de funciones

En algunos casos, puede que tengas que utilizar una función como uno de los argumentos
de otra función. Por ejemplo, la función siguiente utiliza una función PROMEDIO anidada y
compara el resultado con el valor 50.

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberás devolver el mismo tipo de
valor que el que utilice el argumento.
 Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función
anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el
valor de error “#¡VALOR!”

Se puede utilizar el cuadro de diálogo Argumentos de función para anidar funciones

como argumentos. Por ejemplo, en la figura siguiente, se puede anidar la función SUMA
en la función SI haciendo clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, haciendo
clic en la flecha abajo del cuadro Funciones de la barra de fórmulas y, finalmente,
haciendo clic en SUMA.

Para cambiar de una función a otra en cuadro de diálogo Argumentos de función, haz
clic en el nombre de la función en la barra de fórmulas. Por ejemplo, para cambiar el
rango de la función PROMEDIO de la Figura anterior, haz clic en PROMEDIO en la barra de
fórmulas.

6.2.5. Uso del Asistente para Funciones

El asistente de funciones ayuda a encontrar una determinada función para llegar al

resultado deseado.

Para abrir el asistente para funciones se hace clic en el botón Insertar función del
grupo biblioteca de funciones de la pestaña Fórmulas. En ese momento Excel muestra el
cuadro de diálogo Insertar función.
 Cuadro de Diálogo Insertar Función

En la parte superior del cuadro de diálogo encontrarás un recuadro que permite buscar una
función según una descripción de lo que se desea hacer. Para hallar la función adecuada se
escribe alguna palabra o descripción y se pulsa el botón Ir. De esta forma aparece en el
cuadro central la lista de funciones que responda a la descripción dada.

Otra forma de buscar una función es seleccionar una de las categorías disponible en Excel
desde el cuadro de lista O seleccionar una categoría (donde aparecen las once categorías
funcionales junto con las opciones, Usadas recientemente, Todo y Compatibilidad) y las
funciones de cada categoría aparecen listadas alfabéticamente en el cuadro de lista Nombre
de función.

Conforme se vayan seleccionando las funciones de la lista se podrá ver en la parte inferior
del cuadro de diálogo su sintaxis y una descripción de su utilidad.
Cuando se selecciona la función que se busca y se pulsa sobre el botón Aceptar o lo
que es lo mismo se hace doble clic sobre una función en el cuadro de lista Seleccionar
una función, Excel muestra un segundo cuadro de diálogo, llamado Argumentos de función

Ejemplo del Cuadro de Diálogo Argumentos de la Función Promedio

Este cuadro de diálogo puede variar dependiendo de la función escogida ya que cada una
puede tener un número y tipo diferente de argumentos, e incluso habrá funciones que no
tengan ninguno.

Los argumentos se deben rellenar con el valor esperado por el tipo de argumento, también
se podrá introducir referencias a celdas, en cuyo caso se hace clic en Contraer
diálogo para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente. A continuación se selecciona las
celdas en la hoja de cálculo y se presiona Expandir diálogo.

En este cuadro de diálogo se obtiene una descripción de cada uno de los argumentos
conforme los vayas seleccionando, así como los resultados parciales y el resultado final que
se obtendrá con la función.
7. GRÁFICOS

Inserción de Gráficos, para Representar la Información Contenida en las Hojas de Cálculo

Los gráficos nos proporcionan una vista general, lo que facilita la interpretación de los datos
respecto a su formato de hoja de trabajo. Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a
los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo,
en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede verse en seguida
si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están
comportando las ventas con respecto a las previsiones. El gráfico se puede crear en su propia hoja o
como objeto incrustado en una hoja de cálculo.

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se
actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

Una misma información puede estar representada de distintas formas, por lo que Excel ofrece
varios tipos de gráficos:

 Gráfico de Columnas. Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de

una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para
mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones
entre elementos. Las categorías, en este tipo de gráfico, se organizan en el eje horizontal
y los valores en el eje horizontal. Estos gráficos están formados por los siguientes
subtipos de gráfico:

- Columna agrupada y Columna agrupada en 3D: compara valores entre

categorías.
- Columna apilada y Columna apilada en 3D: Compara, entre categorías,
el aporte de cada valor al total.
- Columna 100% apilada y Columna 3D apilada 100%.
- Columnas 3D: compara valores entre categorías o series

 Gráfico de Líneas. Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos
continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son
ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos ¡guales. En un gráfico de líneas, los
datos de categorías se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos
de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Se debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representan
valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto es
especialmente cierto si hay varias series: para una serie, deberías pensar en utilizar un
gráfico de categorías.
 Deberías utilizar un gráfico de líneas si tienen algunas etiquetas numéricas con espacio
uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utiliza en su
lugar un gráfico de dispersión. Formados por los siguientes subtipos de gráfico:

- Línea y Línea con marcadores: presenta tendencias a lo largo del

tiempo o entre categorías.
- Línea apilada y Línea apilada con marcadores: presenta la tendencia
del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías.
- Línea 100% apilada y Línea 100% apilada con marcadores: presenta la
tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o
entre categorías.
- Líneas 3D.

 Gráfico Circulares. En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una

columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de
los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los
puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del
gráfico circular. Estos gráficos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

- Circular y circular en 3D: presenta el aporte de cada valor al total.

- Circular con subgráfico circular y Circular con subgráfico de barras:
círculo con valores definidos por el usuario combinados en un gráfico
circular o en gráfico de barras.
- Gráfico circular seccionado y Circular seccionado 3D: muestra la
aportación de cada valor al total enfatizando los valores individuales.

 Gráfico de Barras. Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones
entre elementos individuales. Tienen los siguientes subtipos de gráfico:

- Barra agrupada y Barra agrupada en 3D: compara valores entre

categorías.
- Barra apilada y Barra apilada en 3D: compara, entre categorías, el
aporte de cada valor al total.
- Barra 100% apilada y Barra 100% apilada en 3D: compara, entre
categorías, el porcentaje que cada valor aporta al total.
 Gráfico de Área. Se puede trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el
tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una
tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el
tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los
valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un
todo. Formado por los siguientes subtipos de gráfico:

- Área y Área en 3D: presenta la tendencia de los valores a lo largo del

tiempo o entre categorías.
- Área apilada y Área apilada en 3D: presenta la tendencia del aporte
de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías.
- Área 100% apilada y Área 100% apilada en 3D: presenta el porcentaje
de la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre
categorías.
- Áreas 3D.

 Gráfico de Tipo XY (Dispersión). Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y

filas de una hoja de cálculo en un gráfico de tipo XY (dispersión). Los gráficos de
dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o
trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores, mostrando un conjunto de datos

numéricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores
en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Los
gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numéricos.
Tiene los siguientes subtipos de gráfico:

- Dispersión con sólo marcadores.

- Dispersión con líneas suavizadas y Dispersión con líneas suavizadas y
marcadores.
- Dispersión con líneas rectas y Dispersión con líneas rectas y marcadores.

 Gráfico de Cotizaciones. Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en

un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su
nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la
fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede
utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podrá utilizar un gráfico de cotizaciones para
indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en
el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.
 La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de cálculo es
muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico de cotizaciones de máximos,
mínimos, cierre, debería organizar los datos con Máximos, Mínimos, Cierre escritos
como los encabezados de columnas, en dicho orden. Formado por los siguientes subtipos
de gráfico:

- Máximos mínimos y cierre: requiere tres series de valores en ese orden.

- Apertura, máximos, mínimos y cierre: requiere cuatro series de valores
en ese orden.
- Volumen, máximos, mínimos y cierre: requiere cuatro series de valores
en ese orden.
- Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre: requiere cinco series de
valores en ese orden.

 Gráfico de Superficie. Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una
hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca
combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos.

Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el
mismo rango de valores. Puedes utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías
y series de datos sean valores numéricos. Formado por los siguientes subtipos de gráfico:

- Superficie 3D: muestra tendencias de los valores en dos dimensiones a lo

largo de una curva continua.
- Trama de superficie 3D: gráfico de superficie 3D sin color.
- Contorno: gráfico de superficie visto desde arriba. Los colores
representan valores.
- Trama de contorno: gráfico de contorno sin color.

 Gráfico Radial. En un gráfico radial se pueden representar datos organizados en

columnas o en filas de una hoja de cálculo. Los gráficos radiales comparan los valores
agregados de un número de series de datos. Tienen los siguientes subgrupos:

- Radial y Radial con marcadores.

- Radial relleno.
7.1. Elementos de un Gráfico

Los gráficos creados en Excel son vectoriales, es decir, cada elemento que los conforma es
independiente y una vez creado se pueden modificar cada una de sus partes por
separado. Los elementos más importantes de un gráfico son los siguientes:

Elementos de un Gráfico

Cuando se coloca el ratón sobre un elemento cualquiera del gráfico y se mantiene el

puntero sobre él durante un momento Excel muestra un mensaje con el nombre del
elemento. Para seleccionarlo simplemente se clica en él, si por el contrario se hace
doble clic sobre él Excel muestra el cuadro de dialogo formato de ese elemento, desde
donde se modifica su aspecto.

7.2. Creación de un Gráfico

Cuando se crea un gráfico este se puede insertar en la misma hoja de cálculo

denominándose Gráfico incrustado, o en una independiente y exclusiva para él llamada
hoja de gráfico.

A la hora de crear un gráfico, en primer lugar se debe seleccionar los datos de la tabla que
se quiere representar en
el gráfico, a continuación se tendrá que
seleccionar el tipo de gráfico en el grupo de
comandos Gráficos de la ficha Insertar.

Grupo Gráficos de la Ficha Insertar

Al hacer clic sobre el tipo gráfico deseado Excel muestra una serie de subtipos, entre los
que se podrá escoger el que se desea. Inmediatamente, tras seleccionar el subtipo, se
mostrará un gráfico en la hoja de cálculo, en el que se reflejarán los datos de la tabla
seleccionada con el formato especificado.
 Además en la cinta de opciones se presenta una nueva ficha contextual llamada
Herramientas de gráficos, que presentará diferentes opciones para el trabajo con gráficos.

Si en lugar de buscar entre las categorías que se presentan en el grupo de opciones

Gráficos, se quiere ver agrupadas todas las posibilidades que ofrece Excel basta con
clicar en la opción Todos los
tipos de gráfico que se
encuentra al final de la lista de
posibilidades de cada subtipo o
se pulsa en el Iniciador del
cuadro de diálogo Insertar
gráfico, situado a la derecha del
grupo Gráficos. Al realizar
cualquiera de estos procesos
Excel muestra el cuadro de
diálogo Insertar gráfico donde
se puede escoger el tipo de
gráfico de entre todas las
posibles que se ofrecen.

Cuadro de Diálogo Insertar Gráfico

7.3. Modificar un Gráfico

El gráfico que se ha obtenido se puede modificar para adecuarlo más a las preferencias y
necesidades de representación.

El Tamaño del Gráfico

Para modificar el tamaño del gráfico se selecciona con lo que aparece un pequeño
marco a su alrededor. En este marco se presentan resaltadas varias posiciones que
se distinguen por la presencia de pequeños puntos discontinuos. Se pulsa en una de
estas áreas y sin soltar el botón del ratón se arrastra el borde hasta que el gráfico
obtenga el tamaño deseado. Tras modificar el tamaño del gráfico, el programa
modificará automáticamente los componentes del gráfico con el fin de adaptarlos al
nuevo tamaño.

La Posición del Gráfico

Del mismo modo que cambiamos el tamaño del gráfico es posible adapta la posición
que ocupa el gráfico dentro de la hoja. En primer lugar se selecciona el gráfico y a
continuación se pulsa en su interior y se arrastra hasta la nueva posición que se desea
que ocupe dentro de la hoja de cálculo.

Es posible que en alguna ocasión, tras crear un gráfico en una hoja de cálculo se
compruebe que es mejor situarlo en una hoja distinta, en este caso basta con utilizar
las opciones de Cortar y Pegar.
 También es posible modificar la posición de un gráfico desde las opciones que se
presenta en la ficha Diseño presente entre las opciones de Herramientas de gráficos.
En esta ficha se encuentra el botón Mover gráfico dentro del grupo Ubicación.

Cuadro de Diálogo Mover gráfico

El Tipo de Gráfico

Una vez creado el gráfico si se necesita modificar el tipo escogido originalmente basta
con seleccionar dicho gráfico y a continuación se clica en el botón Cambiar tipo
de gráfico que se encuentra en la ficha Diseño de las Herramientas de gráfico.

En ese momento se presenta el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico que es

igual al cuadro de diálogo Insertar gráfico y por tanto muestra un listado de posibles
gráficos a utilizar.

Bastará con que se seleccione el tipo de gráfico que se quiera utilizar y se acepte el
cambio.

Otro método para modificar el tipo de gráfico consiste en pulsar con el botón
secundario del ratón sobre el área del gráfico y en el menú contextual que se muestra
se pulsa en la opción Cambiar tipo de gráfico. En ese momento se abre la venta
Modificar el tipo de gráfico, en la cual se selecciona el nuevo aspecto que se desea
aplicar al gráfico.

Las Series de los Datos

Las series de datos son el conjunto de celdas que contienen la información que se va a
representar en nuestro gráfico. Normalmente en el momento de la creación del gráfico
se indica el rango de celdas a partir del cual se crea el gráfico. Sin embargo, puede
darse el caso que se haya seleccionado un conjunto de celda equivocado o que en
un momento dado, el contenido de la hoja de cálculo se amplíe y se deban agregar
más celdas a la selección.

Para realizar las modificaciones oportunas en la serie de datos se debe seleccionar el

gráfico y a continuación hacer clic en el botón
Seleccionar datos del grupo Datos de las Herramientas de gráfico.
Como resultado aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en el cual se
especifica el conjunto de datos a partir del cual se quiere obtener el gráfico.
 Cuadro de Diálogo Seleccionar Origen de Datos

En el apartado de Rango de datos del gráfico se puede modificar las celdas de la

hoja de cálculo que contienen los datos y los rótulos que se quiere que aparezcan en el
gráfico.

Desde este cuadro de diálogo también se puede indicar si se quiere que las series sean
en filas o columnas haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna, esta opción
también se puede realizar en el botón
Cambiar entre filas y columnas que se encuentra en la ficha Diseño
de las Herramientas de gráfico. Las modificaciones que se van haciendo se aplican
temporalmente en la tabla presente en el libro de Excel, para convertirlas en definitivas
se pulsa el botón Aceptar.

En la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos se encuentra los
apartados de Entradas de leyenda (Series) y el de Etiquetas del eje horizontal
(categoría) desde donde se puede modificar el nombre y los valores de las series y
también agregar o quitar series.

Series de Datos y Etiquetas

 Entradas de Leyenda (series). Sobre las series de datos se presenta una serie
de botones. Si se desea añadir un nuevo conjunto de datos se clica en el
botón Agregar. En ese momento se mostrará una nueva ventana en la que se
indica el título para la nueva serie de datos, así como el rango de celdas que
contiene los datos. Si lo que se desea es eliminar una de las series de datos que
parecen en el gráfico se clica en el botón Quitar e incluso es posible modificar
la celda a la que referencia un rango presionando el botón Editar.

Agregar una Serie Nueva

  Etiquetas del Eje Horizontal (Categorías). En este grupo se encuentra las
posibilidades de edición para los nombres de las variables mostradas en el eje
horizontal. En un principio, Excel tomará por defecto los títulos presentes en
las columnas seleccionadas. Sin embargo, es posible que no se haya dado nombre
a las columnas o que sencillamente, los nombres dados a éstas no se presenten
suficientemente claros en el gráfico. Para modificar los nombre que ese
presentarán en este eje se clica en el botón Editar. En ese momento se
abre una nueva ventana donde se selecciona el rango de celdas en el que se
encuentran los nombres de las categorías.

Si en lugar de seleccionar una serie de celdas que contenga los nombres de

las categoría se quiere introducir los nombres manualmente de manera que
permanezcan fijos, se escriben en este cuadro, con un signo igual delante,
con todo el texto ente comillas y separado entre punto y comas los nombre de
cada una de las etiquetas. Como por ejemplo =”Ana”;”Luis”;”Juan”.

7.4. Modificar Características del Gráfico

Una vez mostrado el gráfico, pulsando encima de él para seleccionarlo, nos aparecerán 3
iconos:

Gráfico Seleccionado, Aparecen 3 iconos a la Derecha

Elementos del Gráfico: Pulsando aquí, podremos modificar los ejes, títulos de
ejes, título de gráfico, etiquetas de datos, tabla de datos,
barras de error, líneas de la cuadrícula, leyenda y línea de tendencia.

Estilo de Gráfico: Pulsando aquí, podremos modificar los estilos y colores.

Filtros de Gráficos: Pulsando aquí podemos indicar los nombres y datos que
queremos que sean visibles en el gráfico.

7.5. Eliminar un Gráfico

A la hora de borrar un gráfico los procedimientos cambian en función de cómo está

insertado el gráfico. Simplemente se selecciona el gráfico y se pulsa la tecla Suprimir o
Retroceso.
7.6. Crear un minigráfico

Para crear un minigráfico, sigue estos pasos:

1. Selecciona una celda vacía o un grupo de celdas vacías en las que deseas insertar
uno o más minigráficos.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haz clic en el tipo de minigráfico

que desea crear: Línea, Columna o Pérdida y ganancia.

Grupo Minigráficos

3. En el cuadro Rango de datos, escribe el rango de celdas que contienen los

datos en los cuales desea basar los minigráficos.

Puedes hacer clic en para contraer el cuadro de diálogo de forma temporal,

seleccionar el rango de celdas que deseas en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer
clic en para restaurar el cuadro de diálogo a su tamaño normal.

Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las

Herramientas de minigráficos, que muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño,
puedes elegir uno o más comandos entre los siguientes grupos: Minigráfico, Tipo,
Mostrar, Estilo y Grupo. Usa estos comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar
el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigráfico de línea o dar
formato al eje vertical en un grupo de minigráficos.

Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones
de Eje (Herramientas para minigráfico, pestaña Diseño, grupo Grupo, botón Eje)
para organizar los puntos de datos en el minigráfico para que reflejen períodos irregulares.
Por ejemplo, si los primeros tres puntos de fechas están separados cada uno
exactamente por una semana y el cuarto punto de fecha es un mes más tarde, el espacio
entre el tercer y el cuarto punto de fecha aumenta proporcionalmente para reflejar el
período más grande.

También puedes usar las opciones de Eje para establecer valores mínimos y máximos para
el eje vertical de un minigráfico o grupo de minigráficos. Establecer estos valores te
ayuda explícitamente a controlar la escala de manera que la relación entre los valores
se muestre de una forma más lógica. También puedes usar la opción Representar
datos de derecha a izquierda para cambiar la dirección en que se representan los datos
en un minigráfico o grupo de minigráficos.
Agregar texto a un minigráfico

Puedes escribir el texto directamente en una celda que contenga un minigráfico y

aplicar un formato a dicho texto (por ejemplo, cambiar el color, el tamaño o la
alineación de la
fuente), y también puedes aplicar un color de relleno
(fondo) a la celda.

Personalizar minigráficos

Después de crear minigráficos, puedes controlar qué puntos de valor se muestran

(como alto, bajo, primero, último o cualquier valor negativo), cambiar el tipo de
minigráfico (Línea, Columna o Pérdida y ganancia), aplicar estilos de una galería o
establecer opciones de formato individuales, establecer opciones en el eje vertical y
controlar cómo se muestran los valores vacíos o cero en el minigráfico.

Controlar qué puntos de valor se muestran

Puedes resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigráfico de

línea haciendo que algunos o todos los marcadores queden visibles. Para ello,
selecciona el minigráfico o los minigráficos a los que deseas aplicar formato, a
continuación en Herramientas para minigráfico, haz clic en la pestaña Diseño y en el
grupo Mostrar sigue uno o varios de estos procedimientos:

 Activa la casilla de verificación Marcadores para mostrar todos los

marcadores de datos.

 Activa la casilla de verificación Puntos negativos para mostrar los valores

negativos.

 Activa las casillas de verificación Punto alto o Punto bajo para mostrar los
valores más altos o más bajos.

 Activa las casillas de verificación Primer punto o Último punto

para mostrar los primeros o los últimos valores.

Cambiar el estilo o el formato de los minigráficos

Usa la Galería de estilos en la pestaña Diseño, que está disponible cuando seleccionas
una celda que contiene un minigráfico. Para aplicar un estilo predefinido, en la pestaña
Diseño, en el grupo Estilo, haz clic en un estilo o en el botón Más en la esquina
inferior derecha del cuadro para ver estilos adicionales. Para cambiar el color de un
minigráfico o sus marcadores,
haga clic en
Color de
minigráfico o en
Color de
marcador y, a
continuación, elija la
opción
que desee. Grupo estilos
Mostrar u ocultar marcadores de datos

En un minigráfico con estilo de Línea, puede mostrar marcadores de datos de

manera que pueda resaltar valores individuales. Para ello, en la hoja de cálculo,
selecciona un minigráfico. A continuación, en la pestaña Diseño, en el grupo
Mostrar, activa cualquiera de las casillas de verificación para mostrar marcadores
individuales (como alto, bajo, negativo, primero o último) o activa la casilla de
verificación Marcadores para mostrar todos los marcadores.

Ten en cuenta que al desactivar una casilla se oculta el marcador especificado.

Controlar celdas vacías o valores cero

Puedes controlar la manera en que un minigráfico trata celdas vacías en un rango (y

por lo tanto cómo se muestra el minigráfico) mediante el cuadro de diálogo
Configuración de celdas ocultas y vacías (Herramientas para minigráfico, pestaña
Diseño, grupo Minigráfico, botón Editar datos).

Cuadro de diálogo Configuración de celdas ocultas y vacías

8. GESTIÓN DE DATOS

Edición de Datos

Validaciones de datos

Excel cuenta con una función, llamada validación de datos, que permite limitar los datos
que se pueden insertar en una celda. Cuando se utiliza la validación de datos, se protege
parte o toda la hoja de cálculo de la introducción de datos erróneos que pueden hacer que
las formulas o las herramientas de tratamiento de listas produzcan resultados incorrectos. La
validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo
cuando los usuarios escriben datos directamente en una celda. Hay que tener en cuenta
que cuando los datos se copian, se llenan o se calculan mediante una fórmula, los
mensajes no aparecen.

Para que se cumpla la validación de datos en un rango particular de celdas de la hoja de

cálculo se realizan estos pasos:

1. Se seleccionan las celdas que se quiera proteger con la validación de datos. Esta
selección deberá incluir las celdas que ya contienen datos además de las celdas en
blanco que aparecen a continuación, donde se añadirán los registros nuevos.

Se hace clic en el botón Validación de datos que se encuentra en el grupo

Herramientas de
datos de la ficha Datos. En ese
momento Excel muestra el
cuadro de diálogo Validación
de datos y se clica en la
pestaña Configuración.

2. En el apartado Permitir, se especifica el formato de entrada que se quiere exigir para las
celdas seleccionadas. Las opciones posibles son Cualquier valor (se utiliza para
eliminar la validación de datos existente), Número entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud del texto y Personalizada (un formato en el que se especifica una
fórmula propia). Por ejemplo puedes realizar estas validaciones:

 Permitir valores de una lista

a) En el cuadro Permitir se escoge la opción Lista.

b) Se clica en el cuadro Origen y a continuación se realiza uno de estos pasos:

- Para definir la lista directamente se escriben los valores

separados por puntos y comas.
 - Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido se escribe
el signo igual (=) seguido del nombre del rango.

- Para utilizar referencias de celda se seleccionan las celdas en la

hoja de cálculo y se presiona ENTRAR.

c) Si se quiere que aparezca una casilla de verificación donde se pueda

escoger los valores de la lista hay que asegurarse de que esté activada la
casilla de verificación Celda con lista desplegable.

 Permitir números dentro de los límites

a) En el cuadro Permitir se escoge la opción Número entero o

Decimal.

b) En el cuadro Datos se clica en el tipo de restricción que se desee. Por ejemplo,

para definir los límites superior e inferior se hace clic en entre.

c) Por último se escribe el valor mínimo, máximo o específico que se desee

permitir.

 Permitir fechas y horas dentro de un período concreto

a) En el cuadro Permitir se escoge la opción Fecha u Hora.

b) En el cuadro Datos se clica en el tipo de restricción que se desee. Por ejemplo,

para permitir las fechas posteriores a un día determinado se hace clic en
mayor que.

c) Por último se escribe la fecha o la hora inicial, final o específica que se

desee permitir.

 Permitir texto de una longitud específica

a) En el cuadro Permitir se escoge la opción Longitud del texto.

b) En el cuadro Datos se hace clic en el tipo de restricción que se desee. Por

ejemplo para permitir un número máximo de caracteres se clica en menor o
igual que.

c) Por último se escribe la longitud máxima, mínima o específica que se desee

permitir.

 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

a) En el cuadro Permitir se escoge el tipo de datos deseado.

b) En el cuadro Datos se clica en el tipo de restricción que se desee.

 En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos se hace clic en
la celda que se quiere utilizar para especificar lo que se permite. Por ejemplo,
si se desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no
superará el presupuesto se escoge la opción Decimal en el apartado
Permitir, a continuación se clica en menor o igual que en el apartado Datos
y por último en el apartado Máximo se clica en la celda que contenga la
cantidad presupuestada.

 Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite

a) En el cuadro Permitir se escoge la opción Personalizada.

b) En el cuadro Fórmula se introduce una fórmula que calcule un valor lógico

(VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por
ejemplo, si se quiere permitir el valor de la celda de la cuenta de la
comida campestre sólo si no se ha presupuestado nada para la cuenta
discrecional (celda D6) y si el presupuesto total (D20) también es menor que
los 40.000€ asignados, s puede escribir la fórmula personalizada
=Y(D6=D20<40000).

3. Si se quiere permitir valores en blanco (nulos) se activa la casilla de verificación Omitir

blancos, por el contrario si se desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos) se
desactiva dicha casilla de verificación.

4. Para mostrar un mensaje que aparecerá en

pantalla cuando se selecciona una de las
celdas del rango validado se hace clic en la
pestaña Mensaje entrante, hay que
asegurarse de que esté activada la casilla
de verificación Mostrar mensaje al
seleccionar la celda y se escribe el título (el
título es opcional y aparecerá en negrita en
el mensaje) y el texto del mensaje.
Mensaje entrante
5. Se puede especificar cómo se desea que Excel responda cuando se introducen
datos no válidos:

a) Se hace clic en la ficha Mensaje de error y hay que asegurarse que esté activada
la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no
válidos.

b) Se selecciona una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Información: tan sólo muestra un mensaje de aviso permitiendo la entrada

del valor o su cancelación.

Advertencia: indica el error pero permite continuar aunque el valor sea

incorrecto.

Detener: mediante este estilo se puede volver a introducir el valor

(reintentar) o cancelar la operación, sin permitir en ningún momento
introducir un valor no permitido.
 Mensaje de error

c) Se escribe el título y el texto del mensaje. Si no escribe un título o un texto, de

forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor
no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda."

6. Por último se clica en Aceptar para completar el cuadro de diálogo

Validación de datos.

Una vez establecida la validación de datos, para cambiarla se hace clic en una celda que
tenga la configuración de validación que se desea cambiar, a continuación se accede al
cuadro de diálogo Validación de datos, y por último se realiza los cambios que se quiera.
Si se desea que los cambios afecten a otras celdas de la hoja de cálculo, se activa la casilla
de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha
Configuración.

Se puede copiar sólo la validación de datos de unas celdas a otras utilizando el pegado
especial. Si por el contrario lo que se quiere es eliminar la validación realizada en ciertas
celdas basta con acceder al cuadro de diálogo Validación de datos y se sigue uno de estos
procedimientos:

 Si Excel le indica que borre la configuración actual y que continúe, se hace clic en
Aceptar y después se elige Cancelar.

 Si aparece el cuadro de diálogo Validación de datos se clica en la pestaña

Configuración y, a continuación, se elige Borrar todos.

Tenga en cuenta que incluso, si se ha aplicado la validación de datos una vez que ya se
encuentran datos introducidos en la tabla, es posible que existan datos no válidos en la
misma. Excel permite localizar aquellas celdas que contenga datos erróneos antes de aplicar
la validación haciendo clic en la flecha situada a la derecha del botón Validación de
datos y entre las
opciones que se muestran se escoge el comando Rodear con un círculo los
datos no válidos.

Dato presente en tabla que no cumple el criterio de validación

En ese momento en la hoja de cálculo se presentan unos círculos rojos rodeando el

contenido de las celas que no cumplan los criterios e validación, siendo de este modo muy
sencillo localizar aquellos datos que pudieran resultar erróneos.
 Si se quiere ocultar los círculos que rodean a los datos no válidos se hace clic
en la opción Borrar círculos de validación que aparece cuando despliegas las opciones
disponibles del botón Validación de datos.

Esquemas

Los esquemas sirven para ver de forma más fácil y rápida la información contenida en la
hoja de cálculo, ya que permiten tener hasta 8 niveles de detalle para las filas o columnas.
Dicho de otro modo los esquemas son una forma de organizar la información con una
estructura jerárquica. Cada nivel contiene filas o columnas y puede contener a su vez otros
niveles de esquema. Todos ellos pueden expandirse o contraerse para ver u ocultar
respectivamente las filas o columnas que contienen. Cuando se tenga esquemas se puede
usar las vistas personalizadas para guardar distintos estados de presentación de la hoja, por
ejemplo para ver ciertos esquemas desplegados o no.

Muestra una fila de datos de unidades agrupados por meses con varias filas de resumen y detalles

Si se desea crear un Esquema Automático se pulsa sobre la punta de flecha del comando
Agrupar, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos, y en la lista que aparece se
clica en Autoesquema.

Listado opciones comando Agrupar

Esta es la forma más rápida de crear un esquema en la hoja de cálculo aunque tiene
sus limitaciones, es decir, Excel automatiza la creación de esquemas hasta cierto punto.
Este procedimiento se puede utilizar cuando se tenga ya una hoja elaborada donde deben
existir fórmulas dispuestas todas ellas de la misma forma con respecto a los datos que
utilizan, esto es, las fórmulas que suman por ejemplo una columna de números deben estar
todas ellas por encima o por debajo de las columnas numéricas.

Cuando se aplica el esquema aparecen los símbolos de esquema en el margen izquierdo de

la hoja. Los símbolos y se utilizan para expandir u ocultar secciones o niveles del
esquema de manera selectiva. Por tanto, si el nivel de esquema está expandido, bastará con
hacer clic sobre el símbolo para contraerlo. De la misma forma, para expandir un nivel de
esquema colapsado se debe hacer clic sobre el símbolo .

Estos comandos también se encuentran en el grupo Esquema de la ficha Datos

y son Mostrar detalle y Ocultar detalle.

Para la Creación de Esquemas Manuales se agrupan filas o columnas sin necesidad de que
exista fórmula alguna en la hoja de cálculo. Para crear un esquema manualmente se utilizan
los comandos Agrupar y Desagrupar
del grupo Esquema en la ficha Datos.

Al clicar en el comando Agrupar, sin tener datos seleccionados, se abrirá el cuadro de

diálogo Agrupar donde se especifica si la agrupación se realiza por filas o columnas.

Cuadro de diálogo Agrupar

Si por el contrario se selecciona con anterioridad a utilizar este comando filas o columnas,
estas se agrupan directamente al clicar en el comando Agrupar.

Si posteriormente se quiere eliminar un nivel de esquema concreto se clica en el botón

Desagrupar, en cuya caso aparece el cuadro de diálogo
Desagrupar donde se desagrupan las filas y columnas deseadas.

Cuadro de diálogo Desagrupar

 Del mismo modo que en el agrupamiento si se seleccionan con anterioridad
las filas o columnas a desagrupar al pulsar en el botón Desagrupar se desagrupan
directamente.

Otra posibilidad que ofrece Excel es personalizar un esquema con estilos, para ello se pulsa
en el Iniciador del grupo Esquema situado en la ficha Datos para que Excel muestre el cuadro
de diálogo Configuración.

Cuadro de diálogo Configuración

Donde se puede aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen

activando la casilla de verificación Estilos automáticos o bien, se puede aplicar un estilo
a una columna o fila resumen existente activando la casilla de verificación Estilos
automáticos y pulsando en Aplicar estilos.

Creación de tabla o listas de datos

Una lista es una tabla de datos almacenados en una hoja de cálculo, organizada en columnas
de campos y filas de registros.

Se puede administrar fácilmente los datos creando una lista que no es más que
información organizada en encabezados de columnas y filas. El encabezado de cada columna
es el nombre de campo o categoría para los datos de esa columna, mientras que la
información de fila es un registro; donde cada uno de ellos contiene valores de campo
relacionados.

Como regla general no se tiene que tener columnas o filas en blanco entre los datos, se
escriben los encabezados de columna en columnas adyacente y estos pueden tener varias
palabras pero deben estar escritos en una sola fila.

Se escribe un valor para cada encabezado en las filas. Hay que mantener la lista compacta
para que Excel pueda notar sus límites. Si no se tiene un valor específico para una columna
se puede dejar esa celda vacía pero no se deja todo un registro (fila) vacío, dicho de otra
forma cada registro debe tener al menos un valor.

Para crear una lista en Excel se abre un libro de trabajo nuevo o una hoja nueva en un
libro de trabajo existente. Es mejor utilizar una hoja de cálculo nueva que contenga sólo la
lista, pues de esta forma, Excel puede seleccionar los datos automáticamente cuando se
utilicen los comandos de administración de listas. A continuación se crea un título de
columna para cada campo de la lista y se ajusta la alineación de títulos.
 Seguidamente formatea las celdas que hay debajo de los títulos de columna según el tipo
de datos que se piense utilizar. Esto incluye los formatos numéricos, la alineación o
cualquier otro formato.

A continuación se añaden registros nuevos (los datos) debajo de los títulos de las columnas,
teniendo cuidado de ser consistente en el uso de palabras y títulos de modo que los
registros con los que estén relacionados se puedan organizar más adelante en grupos. Se
introducen tantas filas como sea necesario, asegurándose que no queden filas vacías en
la lista, ni siquiera entre los títulos de columna y el primer registro. Cuando se haya
terminado, se guarda el libro de trabajo.

Ordenación de listas de datos, por uno o varios campos

Para facilitar la lectura y comprensión de los datos incluidos dentro de una tabla de Excel
se pueden ordenar de forma ascendente o descendente.

En una ordenación ascendente por defecto Excel utiliza el siguiente orden, mientras que
en una ordenación descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que siempre
se colocan al final:

 Números: Los números se ordenan desde el número negativo menor al número

positivo mayor.

 Ordenación alfanumérica: Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de

izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el
texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1"
y antes de la celda que contenga la entrada "A11". El texto y el texto que incluye
números se ordenarán del siguiente modo:

- 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` {

|}~+<=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ

- Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepción: si
dos cadenas de texto son iguales salvo por un guion, el texto con el
guion se ordenará en último lugar.

 Valores lógicos: En valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

 Valores de error: Todos los valores de error son iguales.

 Espacios en blanco: Los espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.

Por defecto Excel no distingue mayúsculas de minúsculas a la hora de ordenar, si necesita

dicha distinción deberás indicárselo en Opciones dentro del cuadro de diálogo Ordenar.

Para clasificar una lista basada en una columna se clica en la columna o campo en la
lista que se desea utilizar como base para ordenar la lista, no la seleccione dado que solo se
ordenará únicamente la columna seleccionada.
A continuación se hace clic sobre los botones de ordenar situados en el grupo Ordenar y
filtrar de la ficha Datos. El botón Ordenar de A a Z ordena según un orden alfabético (o,
para los números de menor a mayor). Se utiliza el botón Ordenar de Z de A para ordenar
en orden alfabético inverso. Tanto para la ordenación ascendente como descendente, la
primera fila es la de los encabezados, y no se incluye en la ordenación.

Si quieres ordenar una lista por más de un criterio, se siguen estos pasos:

1. Se clica sobre cualquier celda de la zona de la lista y después se hace clic en el botón
Ordenar que se encuentra en el grupo Ordenar y
Filtrar de la ficha Datos. Excel muestra el cuadro de diálogo de
Ordenar.

Cuadro de diálogo Ordenar

2. El campo Ordenar por contiene todos los títulos de columnas por los que puedes
ordenar los datos.

Hay que asegurarse que el botón de activación Mis datos tienen encabezados esté
activado, ya que esta opción impide que se incluya en la ordenación la fila de
encabezados. Si la lista tiene fila de encabezamiento será el contenido de ésta la
que aparezca listado en el campo ordenar por. De no ser así aparecerá los títulos
de columna (columna A, B, C, etc.).

3. En el campo Ordenar según se indica el criterio en

función del cual se realiza la ordenación. Además
de los valores de las celdas se puede realizar una
ordenación en función del color de la celda o
fuente, e incluso en función de las marcas
que
posea. Lista Ordenar según

4. El Criterio de ordenación permite indicar en qué sentido se realiza la ordenación.

En el caso de que sean números, de menor a mayor o de mayor a menor, si se trata
de fecha de más reciente a más antiguo o viceversa, y alfabéticamente o en
sentido contrario en el caso del texto.
Excel permite utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por
el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de
meses del año, y puedes además crear tus propias listas.
 5. Una vez definido el primer criterio de ordenación, te será posible agregar más
haciendo clic en el botón Agregar nivel. De este modo se puede realizar una
ordenación por varios campos, teniendo en cuenta que el criterio que se elija
primero será el que tenga prioridad sobre el resto y así sucesivamente.

6. También se puede definir otras opciones de ordenación a través del botón

Opciones.

Opciones de ordenación

7. Después de definir todos estos datos se pulsa el botón Aceptar para que se
ordene la tabla con las características definidas.

También puedes ordenar en el grupo Modificar de la ficha Inicio, a través del botón
Ordenar y filtrar. Este botón muestra la siguiente lista de comando
relacionados con la ordenación:

Opciones del botón ordenar y filtrar referentes a la ordenación

Uso de Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos
de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio (condiciones
que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de
una consulta o un filtro.

Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo
Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
las listas:

 Autofiltro, que incluye filtrar por selección y se utiliza para criterios simples.

 Filtro avanzado, utilizado para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas, sino que oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede
modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista
sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Hay que tener en cuenta que sólo puede
aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez.

Autofiltro

Cuando se utiliza el comando Autofiltro aparecen las flechas de Autofiltro a la

derecha de cada uno de los rótulos de columna de la lista filtrada.

Cuando se aplica un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles en las demás
columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente. Hay que tener en
cuenta que sólo aparecen las 10.000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic
en la flecha .

Con Autofiltro se puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un
formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de
celdas o tabla de columna.

Por ejemplo, se puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no
por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Para usar la opción de Autofiltro se selecciona una celda de la tabla y se pulsa sobre el
botón Filtro dentro del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos o en el
comando Filtro que se encuentra en el botón
Ordenar y filtrar en el grupo Modificar de la ficha Inicio.

Como resultado de la
acción anterior Excel
coloca flechas junto
a cada
encabezado de
columna de la lista,
aparecen en cada una de
las cabeceras de columna
porque se puede filtrar
teniendo en cuenta cada
uno de los datos que
aparecen en la tabla.

Los menús de estas

flechas desplegables
contienen diversas
opciones:

Opciones de filtrado
Desde este menú desplegable también es posible realizar una ordenación de la tabla.
Además, en el menú aparecen todos los datos que aparecen en las celdas de este
campo y marcada la opción Seleccionar todos. Por ejemplo, si se desea realizar un
filtro sobre un nombre concreto, se hace clic en la casilla de verificación situada a la
izquierda de la opción Seleccionar todos para desmarcar todos los nombres y a
continuación se pulsa sobre cualquiera de estos nombres se conseguirá que sólo
aparezcan los datos relacionados con esa celda, es decir los datos de esa persona.

Otra de las opciones disponibles en este menú es la posibilidad de escoger otros

criterios de filtrado situando el puntero del ratón sobre la opción Filtros del texto se
presenta una lista de criterios por los que realizar el filtrado de la columna. Hay que
tener en cuenta que el criterio de filtrado dependerá del tipo de datos que contenga
la columna.

Cuando se pulsa sobre la opción Filtro personalizado se muestra la ventana Autofiltro

personalizado donde se puede concretar más los criterios de filtrado.

Cuadro de diálogo Autofiltro personalizado

En los cuadros de la izquierda se seleccionan los operadores de comparación y en

los de la derecha se escriben o se eligen los valores que deben cumplirse.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para
filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba
campana.

Si se necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros se utiliza
un carácter comodín:

 ? (signo de interrogación): sustituye un único carácter. Por ejemplo,

Gr?cia busca tanto "Gracia" como "Grecia"
  * (asterisco): sustituye cualquier número de caracteres. Por ejemplo, *este
busca tanto "Nordeste" como "Sudeste"

 ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~: sustituye un signo de interrogación, un

asterisco o una tilde. Por ejemplo, fy06~? busca "fy06?"

Se puede establecer más de un criterio de filtrado utilizando los dos cuadros de abajo.
El contenido de éstos será el mismo que el de los de arriba, la peculiaridad reside en
la forma en que se combinan estos criterios. Existen dos posibilidades:

 Y: filtra la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan.

 O: filtra la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan

uno o ambos criterios.

Para quitar los filtros de una lista se hace clic en la flecha situada en la columna y
después se pulsa en el cuadro de verificación correspondiente a la opción Seleccionar
todo o en el comando Borrar que se encuentra en el botón Ordenar y filtrar en el
grupo Modificar de la ficha Inicio o en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

Para quitar las flechas de filtro de una lista se clica nuevamente sobre el botón
Filtro dentro del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos o en el comando Filtro
que se encuentra en el botón Ordenar y filtrar en
el grupo Modificar de la ficha Inicio.

Filtro avanzado

El filtro avanzado permite definir con más exactitud los criterios de selección, así
como poder copiar los resultados del filtro sobre otro lugar de la misma hoja o filtrar
una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas
desplegables para las columnas. Para aplicar un filtro avanzado se siguen estos pasos:

1. Lo primero que se debe hacer es crear el rango de criterios. El rango de

criterios tiene que tener rótulos de columna, para ello, se seleccionan los
rótulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen
los valores que se desea filtrar y se clica en el botón en Copiar, a
continuación, se selecciona la
primera fila vacía dónde se va a colocar el rango de criterios y se
clica en el botón Pegar. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios se
introduce los criterios que se desean buscar. Hay que
comprobar que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la
lista.

Si se escribe un texto como criterio se filtran todos los elementos que

comiencen con ese texto. Por ejemplo, si escribe “Rod” como criterio,
Microsoft Excel encuentra "Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar
sólo el texto especificado se introduce la siguiente fórmula, donde texto es
el texto que se desea encontrar. =”=texto”.
Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros
se utilizan los caracteres comodín descritos anteriormente.

Ejemplos de criterios:

 Varias condiciones en una sola columna. Si se incluye dos o más

condiciones en una sola columna, se escribe los criterios en
filas independientes, una directamenteVendedor
bajo
otra. Por ejemplo, el Ana
siguiente rango de criterios presenta las filas que Jesús
contienen "Ana" "Jesús" o "Pedro" en la columna Pedro
Vendedor.

 Una condición en dos o más columnas. Para buscar datos que

cumplan una condición en dos o más columnas se introducen todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
"Producto" en la columna Tipo, "Ana" en la columna
Vendedor y valores de
ventas superiores a 1.000 €. Tipo Vendedor Ventas
Producto Ana >1000
 Una condición en una columna u otra. Para buscar datos que
cumplan una condición de una columna o una condición de otra, se
introducen los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
"Producto" en la columna Tipo o "Ana"
en la columna Vendedor o
valores de ventas superiores a Tipo Vendedor Ventas
1.000 €. Producto
Ana
>1000
 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas. Para
buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones,
donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, se
introducen los criterios en filas independientes.

Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que

contienen "Ana" en la columna
Vendedor y valores de ventas Vendedor Ventas
superiores a 3.000 € y también Ana >3000
Jesús
muestra las filas del vendedor Jesús con valores >1500
de ventas superiores a 1.500 €

 Más de dos conjuntos de condiciones para una columna. Para

buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, se
incluyen columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el
siguiente rango
de criterios muestra las ventas Ventas Ventas
comprendidas entre 5.000 y 8.000 € junto >5000 <8000
con aquellas inferiores a 500 €. <500
  Condiciones creadas como resultado de una fórmula. Se puede
utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una
fórmula. Si se emplea una fórmula para crear un criterio, no se
utiliza un rótulo de columna como rótulo de criterios; se conserva
este rótulo vacío o se utiliza uno distinto a un rótulo de columna de la
lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra filas que tienen un valor
en la columna C mayor
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
que promedio de las celdas C7:C10.

La fórmula que se aplica con el fin de generar una condición debe

utilizar una referencia relativa para hacer referencia al rótulo de
columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser
referencias absolutas y la fórmula debe evaluarse contra VERDADERO
o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del
primer registro (fila 7) de la lista.

2. Se clica en una celda de la lista.

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, se hace clic en

Avanzadas para mostrar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Cuadro de diálogo Filtro avanzado

4. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios se hace
clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
 Sin embargo si lo que se quiere es filtrar la lista copiando las filas que
cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, se hace clic en
Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina
superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

5. En el apartado Rango de criterios se introduce su referencia, incluidos los

rótulos de criterios.

Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras se

selecciona el rango de criterios se clica en Contraer cuadro de diálogo.

6. Si existen valores duplicados en tu lista y quieres que solo filtre uno de ellos
activa la casilla de verificación Sólo registros únicos.

7. Haz clic en Aceptar para que el filtro se aplique.

Para cambiar la forma en que se filtran los datos se cambian los valores del rango de
criterios y se vuelve a aplicar el filtro a los datos.
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá
automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el
nombre Base de datos para el rango de datos que se deben ser filtrados y definir el
nombre Extraer para el área donde se desea pegar las filas, y estos rangos
aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de lista y Copiar a, respectivamente.

Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que
deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copia los rótulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas.
Cuando se filtre se escribe una referencia a los rótulos de columna copiados en el
cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos
rótulos se hayan copiado.

Subtotales

Microsoft Excel puede resumir la información contenida en una lista de datos de forma
automática calculando los subtotales de cada uno de los conceptos de dicha lista.

Ejemplo de subtotal aplicado

Para poder usar los subtotales automáticos la lista debe estar ordenada por el concepto que
se desea utilizar para resumir la información.

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma, Promedio, Contar,
Máximo, Mínimo, Producto, Desviación estándar, Contar números, Desvestp, Varp, y Varianza.
Es posible mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Hay que tener en cuenta que los valores del total general se obtienen a partir de los datos de
la lista y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de
resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de valores
de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Otra ventaja de los subtotales es que Excel vuelve a calcular automáticamente los subtotales
y el total general cuando se modifican los datos de detalle.

También es posible insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales
existentes, como en el ejemplo a continuación en el que los subtotales de cada deporte
están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Ejemplo subtotal anidado

Antes de insertar los subtotales anidados hay que ordenar la lista por todas las columnas para
las que se desea calcular los subtotales de manera que las filas cuyos subtotales se desea estén
agrupadas.

Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que se pueda ver su
estructura. Se puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos de esquema
, y para ocultar los detalles y mostrar
solamente los totales.

Se puede crear un gráfico que utilice sólo los datos visibles de una lista que contenga
subtotales y si se muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el gráfico
también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.
La forma en que se puede calcular estos subtotales es la siguiente:

1. Hay que asegurarse de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en
formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos
similares y no tiene filas o columnas en blanco.

2. Se clica en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular.

3. Si los valores iguales de esa columna no están seguidos se utiliza el botón

Ordenar de A a Z o el botón Ordenar Z de A, indistintamente para
juntarlos.

4. A continuación clica en el botón Subtotal que se encuentra en el grupo

Esquema de la ficha Datos para mostrar el cuadro de diálogo
subtotal:

Cuadro de diálogo Subtotales

Se puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con
diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes
se desactiva la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
 Par quitar los subtotales, en primer lugar, se sitúa el cursor dentro de una celda de la tabla,
acto seguido se pulsa sobre el botón Subtotales del grupo Esquema y se mostrará el
cuadro de diálogo Subtotales donde se pulsa en el
botón de Quitar Todos y en ese momento la lista volverá a su formato original.

Cuando se quitan los subtotales de una lista, Microsoft Excel elimina también el esquema y
todos los saltos de página que se hayan insertado en la lista.

Tablas de datos

Al igual que los archivos de texto, puede resultar habitual la importación de datos desde
tablas de bases de datos como dBase, Paradox, Access, etc.

En estos casos el archivo de datos no puede ser editado directamente con el bloc de notas,
siendo preciso usar aplicaciones específicas a tal efecto. Por regla general, la importación de
este tipo de archivos no requiere ningún paso previo salvo la indicación de destino de los
datos que, como es habitual, puede ser en la hoja actual o en una nueva. También es
posible crear una tabla dinámica a partir de los datos.

Para importar archivos desde Access debemos situamos en la ficha Datos, desplegar el
botón Obtener datos externos y seleccionar la opción Desde Access, aparecerá el diálogo
Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos. Una vez elegida
la base de datos, se muestra un nuevo cuadro de diálogo, donde podremos escoger entre
el conjunto de tablas y consultas disponible en la base de datos.

Escogemos la tabla o consulta a importar

En la siguiente ventana podremos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que
ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una
nueva hoja del libro.

Indicamos formato y ubicación de la nueva tabla

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión, como la

Descripción o cuando se debe actualizar.
Operaciones con rangos Nombre de

rangos

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, constante, o

tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente
información muestra ejemplos habituales de nombres y de cómo pueden mejorar la claridad y
la comprensión.

Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula.
Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar
que =SUMA(C20:C30).

Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres.

 Nombre definido: es un nombre que representa una celda, un rango de celdas,

una fórmula o un valor de constante. Puedes crear tus propios nombres
definidos aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario;
por ejemplo, cuando se establece un área de impresión.

 Nombre de tabla: nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos

relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea
nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que inserte
una tabla de Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor
significado.

Todos los nombres tienen un ámbito, para una hoja de cálculo específica (también
denominado nivel de hoja de cálculo local) o para todo el libro (también denominado
nivel de libro global). El ámbito de un nombre es la ubicación en la se reorganiza sin
calificación.

También puedes vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que
haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula
=SUMA(Ventas.xlsx!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre
VentasProyectadas del libro llamado Ventas.

Tenga en cuenta que de forma predeterminada, los nombres utilizan referencias

absolutas de celda.

Las directrices para asignar nombres son:

 Caracteres válidos. El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un

carácter de subrayado (_) o una barra inversa (\). El resto de los caracteres del
nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya que estas dos letras se
usan como formas abreviadas para seleccionar una fila o columna de la celda seleccionada
actualmente, cuando las especifique en un cuadro de texto Nombre o Ir a.
  Nombres de celda no permitidos. Los nombres no pueden ser iguales a la referencia
de una celda, como Z$100 o L1C1.

 Los espacios no son válidos. No se permiten espacios. Usa el carácter de

subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabras; por ejemplo,
Ventas_Impuestos o Primer.Trimestre.

 Longitud del nombre. Un nombre puede contener un máximo de 255 caracteres.

 Distinción entre mayúsculas y minúsculas. Los nombres pueden contener letras en

mayúsculas y minúsculas. Excel no diferencia entre caracteres en mayúsculas y
minúsculas en los nombres.

Por ejemplo, Si creaste el nombre Ventas y, a continuación, creas otro nombre

denominado VENTAS en el mismo libro, Excel le pide que elija un nombre único.

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

 Cuadro Nombre de la barra de fórmulas. Es la forma más adecuada de crear un

nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que

desees asignar un nombre. A continuación Haz clic en el cuadro Nombre en el
extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

Cuadro Nombre

Escribe el nombre que desees usar para referirse a la selección. Los nombres
pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres y por último presione ENTER.

Ten en cuenta que no puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté
cambiando su contenido.

 Crear un nombre a partir de una selección. Puedes crear nombres

cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una
selección de celdas de la hoja de cálculo.

Selecciona el rango al que desees asignar un nombre, incluidos los rótulos de

fila o de columna, a continuación en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres
definidos, haga clic en Crear desde la selección.

En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designa la ubicación que

contiene los rótulos, activando las casillas de verificación Fila superior, Columna
izquierda, Fila inferior o Columna derecha.
 Cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección

Un nombre creado mediante este procedimiento únicamente hará referencia a

las celdas que contengan valores y no incluirá los rótulos de columna ni de fila
existentes.

 Cuadro de diálogo Nombre nuevo. Es el método más adecuado si deseas tener

más flexibilidad al crear nombres; por ejemplo, especificar un ámbito de nivel de
hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.

En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haz clic en

Administrador de nombres. Excel muestra el cuadro de diálogo
Administrador de nombres. A continuación pulse en Nuevo. Excel muestra el
cuadro de diálogo Nombre nuevo.

Cuadro de diálogo Nombre nuevo

En el cuadro Nombre del cuadro de diálogo Nombre nuevo, escribe el nombre que
desees utilizar para la referencia. Los nombres pueden tener una longitud máxima
de 255 caracteres.

Para especificar el ámbito del nombre, en el cuadro de lista desplegable Ámbito,

selecciona Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro. O bien, escribe
un comentario descriptivo con una longitud máxima de 255 caracteres.

En el cuadro Hace referencia a, siga uno de los procedimientos siguientes:

 - Referencia de celda. La selección actual se especifica de forma
predeterminada. Para especificar otras referencias de celdas como
argumento, haz clic en Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el
cuadro de diálogo), selecciona las celdas de la hoja de cálculo y, a
continuación, presione Expandir diálogo.

- Constante. Escribe un signo igual = seguido del valor de la constante.

- Fórmula. Escribe un signo igual = seguido del valor de la fórmula.

Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haz clic en Aceptar.

Relleno rápido de un rango

Otra posibilidad que ofrece Excel es la de rellenar un rango de celdas

automáticamente. Quiere decir, a partir del contenido de una celda, rellenar el resto de
celdas del rango seleccionado.

Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna

Excel completará automáticamente los caracteres restantes si los primeros caracteres

que se escriben en una celda coinciden con una entrada ya existente en esa columna.
Las entradas que contengan solamente números, fechas u horas no se completarán
automáticamente, es decir, solamente se completarán automáticamente las entradas que
contengan texto o texto y números. Para ello sigue una de las siguientes opciones:

 Para aceptar una entrada propuesta, presiona ENTER. La entrada completa

coincide exactamente con el modo de Mayúsculas y Minúsculas de la entrada
existente.

 Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúa escribiendo.

 Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione

RETROCESO.

Selección de varios rangos. (Rango múltiple, rango tridimensional) Rango múltiple

Un grupo de celdas adyacentes o no, se denomina rango. Si el rango es de celdas

adyacentes empieza por el nombre de la celda inicial, seguido de dos puntos y el
nombre de la celda final, como por ejemplo A1: A5. Si el rango es de celdas no
adyacentes se enumeran las celdas separadas por punto y coma, como por ejemplo
A1;R1;J5. Esta forma de representar el rango de celdas se pueden combinar como por
ejemplo A1:D1;R1;E1:E3 (se enumeran las celdas A1, B1, C1, D1, R1, E1, E2, E3). Para
seleccionar rangos sigue uno de estos procedimientos:

 Un rango de celdas adyacentes: haz clic en la primera celda del rango y, a

continuación, arrastra hasta la última celda.
  Celdas no adyacentes o rangos de celdas: selecciona la primera celda o rango
de celdas y, a continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras
seleccionas las demás celdas o rangos.

 Un rango de celdas amplio: haga clic en la primera celda del rango, desplázate
para hacer visible la última celda y mantén presionada la tecla MAYÚS mientras
haces clic en ella.

 Filas o columnas no adyacentes: selecciona la primera fila o columna y, a

continuación, mantén presionada la tecla CTRL mientras seleccionas las otras
filas o columnas.

Si se hace referencia a celdas de otra hoja de cálculo, observa que el nombre de la

hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango, mientras
que el nombre de otro libro es indicado introduciéndolo entre corchetes.
Como por ejemplo:
=[Libro1]Hoja4!$A$3:$B$5

Referencias tridimensionales o 3D

Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojas se denomina

referencia 3D. Una referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias
hojas de cálculo que siguen el mismo patrón y a las celdas de cada hoja de cálculo que
contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos
presupuestarios de diferentes departamentos de la organización.

Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias

de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja
de cálculo diferente:

=SUM(VentasSales:Marketing!B3)

Puede incluso agregar otra hoja de cálculo y después moverla al rango al que hace
referencia la fórmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de
cálculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre las hojas Ventas y RH como se
muestra en el siguiente ejemplo.

Debido a que la fórmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de

cálculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de cálculo del rango se incluyen en el nuevo
cálculo.

Para crear una referencia 3D Haz clic en la

celda en la que desee escribir la función, a
continuación escribe el signo igual (=) y el
nombre de la función y, a seguidamente,
escribe un paréntesis de apertura.
Posteriormente haz clic en la ficha de la
primera hoja
de cálculo a la que deseas hacer referencia, mantén presionada la tecla MAYÚS y haz
clic en la ficha de la última hoja de cálculo a la que deseas hacer referencia, a
continuación selecciona la celda o el rango de celdas al que deseas hacer referencia y por
último completa la fórmula y presiona ENTRAR.
Introducción de series

El método más fácil de introducir datos de repetición o incremento es utilizar la característica

de Autorrelleno de Excel. Esta característica se activa cuando arrastra un cuadro negro
diminuto, que se encuentra en el ángulo inferior derecho de la celda activa o del rango
seleccionado de celdas, llamado controlador de Autorelleno.

Puntero de Autorrelleno
Controlador de Autorrelleno

Cuando colocas el puntero de celda sobre el controlador de autorrelleno, el puntero de

celda cambia a un signo más (+). Para utilizar el manejador de autorrelleno primero indica
en dos celdas consecutivas los dos primeros datos de la serie, a continuación, selecciona
estas dos celdas y arrastra el controlador de autorrelleno, Excel creará automáticamente
una serie lineal, es decir, suma al valor el incremento de los dos valores indicados.

El botón Opciones de autorrelleno aparece justo debajo de la selección rellena después

de rellenar texto o datos en una hoja de cálculo. Al hacer clic en el botón, aparece una lista
con opciones de cómo rellenar el texto o los datos. Las opciones disponibles dependen del
tipo de contenido que rellene el formato del texto o datos que rellene. Por ejemplo, si el valor
inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para la serie FEB-2002, MAR-2002,
etc. También puede hacer clic en Rellenar años para la serie ENE-2003, ENE-2004 y así
sucesivamente.

Microsoft Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de

números y texto, fechas o períodos de tiempo basados en un diseño que se establezca. Por
ejemplo, las selecciones iniciales de la tabla siguiente se extienden como se muestra, ten
en cuenta que los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

SELECCIÓN INICIAL SERIE EXTENDIDA

1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Lun mar, mié, jue
Lunes martes, miércoles, jueves
Ene feb, mar, abr
ene, abr jul, oct, ene
Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
Para las opciones de serie que estén fuera del alcance de las capacidades de Autorrelleno,
puede utilizar los comandos de copia Hacia abajo, Hacia Arriba, Hacia la
Derecha, Hacia la Izquierda, Justificar y Otras hojas que se encuentran en el submenú
Rellenar del grupo Modificar en la ficha Inicio.

Los cuatro primeros comandos le permiten copiar información de una celda a un grupo
seleccionado de celdas adyacentes. La opción de Justificar toma un texto de un grupo
seleccionado de celdas en una columna y lo expande para ocupar tanta anchura de la columna
como sea posible, aumentando o disminuyendo el número de filas si fuera necesario. La
opción de Otras hojas permite copiar Todo, Contenido o Formatos de un rango de celdas
de una hoja al mismo rango de otras hojas. Para que esta opción esté operativa debe
seleccionar varias hojas (tanto donde está el rango original, como donde desea copiarlo).
Si deseas rellenar un rango utilizando el comando Rellenar, coloca el puntero sobre la celda
que quieres duplicar, y a continuación arrastra el ratón sobre las celdas que desea rellenar.
Elige el comando del submenú Rellenar correspondiente a la dirección en la que
quieres copiar.

Si deseas especificar una serie personalizada sigue estos pasos:

1. Selecciona la celda donde deseas iniciar la serie, ten en cuenta que la celda debe
contener el primer valor
de la serie.

En el menú Rellenar del grupo

Modificar en la ficha Inicio, haga clic en
Series. A continuación Excel muestra el
cuadro de diálogo Serie.

2. Sigue uno de estos procedimientos:

 Para rellenar la serie en sentido vertical, haz clic en Columnas.

 Para rellenar la serie en sentido horizontal, haz clic en Filas.

3. En el cuadro Incremento, escribe el valor con el que desees incrementar la serie. En

una serie lineal, el incremento se agrega al primer valor inicial y, a continuación,
a cada valor posterior. Mientras que en una serie geométrica, el primer valor inicial
se multiplica por el incremento. El producto resultante y cada producto posterior
se multiplican, a su vez, por el incremento.

4. En Tipo indica una de las siguientes opciones:

 Lineal: crea una serie lineal o la tendencia lineal que mejor se ajuste.

Si esta desactivado el cuadro Tendencia, se calculará una serie lineal

agregando el valor en el cuadro Incremento por cada valor de celda, por turno.
 Si esta activada la casilla de verificación Tendencia, no se tendrá en cuenta el
valor del cuadro Incremento y se calculará una tendencia lineal basada en
los valores seleccionados.

Los valores originales seleccionados se reemplazarán con los valores que

encajen en la tendencia. En una serie lineal, los valores iniciales se aplican al
algoritmo de tendencia lineal (y = mx+b) para generar la serie.

 Geométrica: crea una serie o una tendencia geométricas.

Si esta desactivado el cuadro Tendencia, se calculará una serie lineal

multiplicando el valor en el cuadro Incremento por cada valor de celda, por
turno.
Si esta activada la casilla de verificación Tendencia, no se tendrá en cuenta el
valor del cuadro Incremento y se calculará una tendencia geométrica
basada en los valores seleccionados. Los valores originales seleccionados se
reemplazarán con los valores que encajen en la tendencia. En una serie
geométrica, los valores iniciales se aplican al algoritmo de curva exponencial
(y=b*m^x) para generar la serie.

 Cronológica: rellena una serie con fechas. El tipo de serie de datos que
se incrementa dependerá de la opción que se seleccione en Unidad de
tiempo.

 Autorellenar: rellena las celdas en blanco de una selección con una serie
basada en los datos incluidos en la selección. Si se seleccionas esta
opción, se generarán los mismos resultados que si se arrastras el controlador
de relleno para rellenar una serie. No se tendrán en cuenta todos los valores
en el cuadro Incremento y cualquier opción seleccionada en Unidad de
tiempo.

5. En el cuadro Límite, escribe el valor que no quiera que supere la serie.

Crear una serie de relleno personalizado

La creación de listas personalizadas te servirá para ahorrar tiempo a la hora de trabajar con
Excel, ya que contendrán aquellos datos que tú consideres que utilizas con más frecuencia
y que por ello necesitas escribirlos de forma más rápida. Podrás crear series de rellenado
propias o un orden personalizados a partir de elementos existentes listados en una hoja de
cálculo, o bien crear la lista desde cero. El procedimiento para llevar esto a cabos es el
siguiente:

1. Si ya has introducido la lista de elementos que deseas utilizar como serie,

selecciónala en la hoja de cálculo.
2. Haz clic el comando Opciones situado en la ficha Archivo y en
Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

3. Haz clic en la opción Avanzadas situada a la izquierda de la ventana y, a

continuación, bajo General, haz clic en Modificar listas personalizadas. Excel
muestra el cuadro de diálogo Listas personalizadas.
 Cuadro de diálogo Listas personalizadas

4. A continuación realiza uno de estos procedimientos:

 Para utilizar la lista seleccionada, haz clic en el botón Importar.

 Para crear una nueva lista, escribe las entradas en el cuadro Entradas
de lista, comenzando por la primera entrada y separadas por ENTER.
Cuando la lista esté completa, haz clic en Agregar y, a continuación, haz clic
dos veces en Aceptar.

5. En la hoja de cálculo, haz clic en una celda y escribe el elemento de la serie de

relleno personalizada que deseas utilizar para comenzar la lista.

6. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

Una lista personalizada puede contener texto o texto combinado con números. Para crear
una lista personalizada que contenga sólo números tiene que aplicarlos formato numérico
de texto, como por ejemplo números de pieza.

Para modificar o eliminar una serie de relleno personalizada sigue uno de estos pasos:

 Para modificar la lista, efectúa los cambios que consideres oportunos en el cuadro
Entradas de lista y, a continuación, haz clic en Agregar.

 Para eliminar la lista, selecciónala y haz clic en Eliminar. Introducir

o modificar los mismos datos en varias hojas de cálculo

Al seleccionar un grupo de hojas, los cambios que efectúes en una selección de la hoja
activa se reflejarán en las celdas correspondientes de todas las demás hojas
seleccionadas. Ten en cuenta que los datos de las demás hojas podrán ser reemplazados.
Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si
no está visible ninguna hoja no seleccionada, haz clic con el botón secundario del ratón en
la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en el comando
Desagrupar hojas del menú contextual.

Si ya ha introducido datos en una hoja de cálculo, podrás copiarlos rápidamente en las

celdas correspondientes de otras hojas. Selecciona la hoja que contenga los datos, y las hojas
en los que desee copiarlos. A continuación, seleccione las celdas que contengan los datos
que desee copiar.

En el menú Rellenar, del grupo Modificar de la ficha Inicio haz clic en Otras hojas.
9. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Se dispone de unas opciones de personalización que nos permiten gestionar las opciones de las
fichas:

 Añadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.

 Crear una nueva pestaña personalizada, que abra una ficha con los botones que más
utilizamos.

 Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).

Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.

También haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y eligiendo la opción
Personalizar la cinta... en el menú contextual.

Se abre una ventana como la siguiente:

Vamos a ver cómo se utiliza.

 Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que
podemos incluir en las fichas, y qué fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de
opciones).

- Comandos disponibles: Podremos elegir entre los más utilizados, los que no están
disponibles en ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.

- Personalizar la cinta: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales
o las de herramientas.

 Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarán, en función de lo
que hayamos seleccionado en los desplegables explicados.

 Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.

- Nueva pestaña permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que Inicio,
Insertar, Fórmulas, Datos, etc.

- Nuevo grupo permite crear una sección dentro de la ficha ya existente (ya sea
estándar o personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podríamos crear
un grupo llamado Documento que incluyera los botones Guardar y Cerrar, así no
necesitaríamos cambiar a la ficha Archivo cada vez que guardamos.

- Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo,
tendremos que seleccionar el elemento y luego pulsar el botón. Se abrirá un cuadro
de diálogo donde deberemos indicar el nuevo nombre.

- Restablecer permite recuperar el aspecto estándar de Excel, sin mostrar las

personalizaciones realizadas.

- Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestañas.
Simplemente seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posición
que queremos que ocupe.

- Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botón (o comando)
de las fichas.

A continuación veremos cómo utilizar estos elementos.

Personalizar la cinta: Añadir comandos a fichas existentes

Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya que
Excel no nos permite modificar la organización de los grupos predeterminados. Los pasos a seguir
serían:

1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botón que necesitamos y visualizar la
ficha que queremos modificar.
 2. Seleccionar la ficha y pulsar el botón Nuevo grupo.

3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre más descriptivo.

4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botón Agregar. Repetir la

operación con todos los comandos (botones) que se quieran incluir.

5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o el
grupo y moverlo hasta donde queramos.

7. Pulsar Aceptar.

Opciones de Visualización

Junto a la barra de estado se encuentra la barra Vistas con la que se modifica el

aspecto que presentará en pantalla el libro de Excel con el que se está trabajando. Excel admite tres
modos de vista diferentes:

Normal: se trata de la vista que aparecerá por defecto en el momento en que se

inicia el programa. En ella se presentan la totalidad de las celdas de las hojas de cálculo
pudiendo acceder a las mismas directamente.

En principio esta vista no presenta ninguna marca o indicador que muestre el número de
páginas que han sido utilizadas en la hoja de cálculo. Sin embargo, una vez que se
configure el documento para su impresión, aparecerán unas líneas divisorias que
delimitarán las páginas del documento.

Vista Normal
 Vista diseño de página: esta vista presenta el documento estructurado en hojas tal
y como se haría en el caso de que fuera a ser impreso.

Desde esta vista se visualiza además del contenido la distribución de los márgenes de
la página así como el contenido del encabezado y pie de la página.

Vista Diseño de página

Vista previa de salto de página: esta vista puede ser considerada como una
combinación de las dos anteriores. Presenta la hoja de cálculo sombreadas salvo en aquellas
zonas que contengan datos y que sean susceptibles de ocupar más de una página. Además
indica de manera automática el número de página en el que se encontrarán los datos al
ser impresos. Es especialmente útil para comprobar cómo afectan otros cambios (como la
orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos.

Vista previa de salto de página

Todas las vistas descritas anteriormente también están disponibles en el grupo Vistas del libro en la
ficha Vista.

Grupo Vistas de libro de la ficha Vistas

En este mismo grupo se dispone del botón Vistas personalizadas con el que se crean vistas
que permiten guardar distintas configuraciones de visualización como
vistas de modo que se puedan mostrar cuando se desee. Esto es útil por ejemplo para ver
solamente una parte de una hoja de cálculo de grandes dimensiones, ver filas o columnas ocultas o
sólo ver un formato distinto. Pulsando el botón Vistas
personalizadas se abre el cuadro de diálogo Vistas personalizadas que permite
mostrar, cerrar, agregar y eliminar las vistas de la hoja de cálculo que se creen.

Cuadro de diálogo Vistas personalizadas

Al pulsar en el botón Agregar... se muestra el cuadro de diálogo Agregar donde se introduce el

nombre de la nueva vista.

Cuadro de diálogo Agregar vista

Este cuadro de texto en su sección Incluir en la vista contiene dos componentes:

 Configuración de impresora: si se activa almacena las opciones actuales de impresión como

parte de la definición de la vista.

 Configuración de filas ocultas, columnas y filtros: si está activa se guarda el estado actual
del espacio de trabajo, por ejemplo si están o no ocultas las líneas de división, o si están
visibles las barras de desplazamiento, de modo que cuando se indique a Excel que muestre
esta vista se cargará el aspecto que tenía el espacio de trabajo en el momento de crear la
vista.
 Las vistas personalizadas se guardan con el libro, por tanto si no se guarda el libro después de
haber creado o modificado una vista personalizada no podrá ser recuperada en otra sesión cuando se
abra el libro de trabajo.

Para mostrar una vista previamente definida, bastará con seleccionar primeramente una de ellas en
la lista Vistas del cuadro de diálogo Vistas personalizadas y hacer clic sobre el botón Mostrar.
También se borra una vista existente seleccionarla dentro de la lista Vistas y seguidamente pulsando
en el botón Eliminar para borrarla.

Zoom y Pantalla Completa

Habitualmente la hoja de cálculo se visualiza a su tamaña real, es decir al 100%. Sin embargo es
posible aumentar o reducir la vista de la hoja de cálculo utilizando la herramienta Zoom.

A esta opción se accede desde la barra de Zoom situada en el lateral derecho de la barra de estado.

Barra de Zoom

Esta barra presenta un marcador con forma de

flecha que se desplaza horizontalmente
hacia la izquierda para que el porcentaje de
zoom disminuya, disminuyendo al mismo tiempo
el tamaño de la visualización de la hoja de
cálculo activa. En cambio, si se desplaza el
marcador hacia la derecha el porcentaje de zoom
aumenta y por tanto se amplía la vista de la hoja
de cálculo.

Al clicar sobre el valor porcentual de zoom que

se presenta a la izquierda de la barra de zoom se
despliega un cuadro de diálogo Zoom con las
siguientes opciones:

Cuadro de diálogo Zoom

Otro modo de cambiar el porcentaje de zoom para la hoja de cálculo es desde el Grupo Zoom de
la ficha Vista. En este grupo encontramos tres opciones que nos permitirán ajustar el zoom
aplicado a la hoja de cálculo:
 Grupo Zoom de la ficha Vista

Otro comando, del grupo Vistas de Libro de la ficha Vista, es el botón Pantalla completa que
permite maximizar el espacio de trabajo en pantalla ocultando la barra de herramientas de
acceso rápido, el botón de Office, etc. En definitiva proporciona un espacio adicional que
puede resultar necesario a menudo para presentaciones. Para desactivar este modo de
visualización y pasar a la vista anterior se pulsa la tecla Esc (escape).

Dividir e Inmovilizar Paneles

Como hemos visto el tamaño de una hoja de cálculo permite introducir gran cantidad de datos y
estos casos hay ocasiones en las que se debe trabajar con elementos situados en dos zonas de la
hoja que no se pueden visualizar en pantalla.

Excel ofrece la posibilidad de dividir la hoja de cálculo en diferentes áreas tanto en sentido
horizontal como vertical. La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas
partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar
datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño.
Para dividir la hoja de cálculo en diferentes áreas se clica en el botón Dividir del grupo Ventana que
se encuentra en la ficha Vista. En ese momento Excel presenta dos barras, una vertical y otra
horizontal que dividen el documento. Estas barras pueden desplazarse situando el ratón sobre
ellas, cuando el puntero tome la forma de un puntero de división o , se hace clic y se
arrastran hasta que las áreas de trabajo adquieren el tamaño deseado. Se pasa de un área a
otra simplemente haciendo clic en la sección deseada.

Otro método para dividir el área de la hoja de cálculo se basa en utilizar los cuadros de división
situados en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical ( ) o en el extremo derecho de
la barra horizontal ( ).

Se sitúa el puntero sobre el cuadro de división correspondiente, cuando el puntero adopte la

forma de un puntero de división o se arrastra el cuadro de división hacia abajo o hacia la
izquierda hasta la posición deseada.

Para quitar las divisiones echas en la pantalla se clica nuevamente sobre el botón Dividir o se hace
doble clic sobre cualquier punto de la barra de división que divide los paneles.

Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas u otros datos a medida que se realiza un
desplazamiento por una hoja se tiene que inmovilizar las filas superiores o las columnas de la
izquierda. Las columnas y las filas inmovilizadas no se desplazan sino que permanecen a la vista a
medida que se realiza el desplazamiento por el resto de la hoja de cálculo.

El primer paso será indicar a Excel que es lo que se desea inmovilizar:

 Para bloquear filas se selecciona la fila situada debajo del punto en el que se desea que
aparezca la división.

 Para bloquear columnas se selecciona la columna situada a la derecha del punto en el que
se desea que aparezca la división.

 Para bloquear filas y columnas se hace clic en la celda situada por debajo y a la derecha del
punto en el que se desea que aparezca la división.

A continuación en la ficha Vista, en el grupo Ventana, se hace clic en Inmovilizar paneles y,

por último se escoge la opción que se desea del listado que muestra Excel:

Opciones de Inmovilizar paneles

 Al inmovilizar paneles la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que se pueda
desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

Usar múltiples Libros

A la hora de trabajar en Excel no será necesario que cada vez que tengas que trabajar con un
libro determinado debas cerrar el que tangas abierto ya que este programa permite trabajar con
varios libros a la vez.

Cada uno de los libros se abren de la forma convencional: si son libros previamente guardados se
utiliza la opción Abrir de la ficha Archivo, y si son libros nuevos se
podrá hacer a través de la opción Nuevo que se encuentra entre las herramientas
presentes en la misma ficha.

Para cambiar desde Excel a otro libro distinto basta con clicar sobre el botón Cambiar
ventanas del grupo Ventana situado en la ficha Vista. Cuando se pulsa sobre este botón se
muestra un listado con todos los libros que se tengan abiertos en ese momento.

Ejemplo con dos Libros abiertos

En el ejemplo anterior en el menú se muestras dos libros abiertos y está activo el Libro 2 ya
que a su izquierda se muestra un signo de verificar. Para cambiar de un libro a otro basta con
pulsar sobre su nombre en el listado.

Grupo Ventana de la ficha Vista

Cuando se desea visualizar más de un libro a la vez en la

ventana de Excel se pulsa sobre el botón
Organizar todo que se encuentra en el grupo Ventana
de la ficha Vista. Excel muestra el cuadro de diálogo
Organizar ventana que contiene distintas opciones
para organizar los libros abiertos dentro de la ventana
de Excel.

Cuadro de diálogo Organizar ventanas

Para devolver un libro de trabajo a su tamaño completo se presiona el botón
Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro de trabajo.

Hay que diferenciar entre ventanas y libro de trabajo ya que un libro puede verse en más de una
ventana. El beneficio de esta función es la posibilidad de ver dos o más hojas del mismo libro en
ventanas diferentes.

Para crear una ventana nueva del libro de trabajo se selecciona la opción Nueva ventana
del grupo Ventana. Si el libro activo se denomina Libro 1, entonces habrá dos ventanas abiertas:
Libro 1:1 y Libro 1:2, hay que recordar que se trata de dos ventanas de un mismo libro y por tanto
los cambios que se realicen en ambas ventanas se almacenan en el mismo libro.

La ventana de un documento puede ser ocultada, de esta forma se evita llenar demasiado el
espacio de trabajo por lo que se utiliza esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando se
tengan muchas ventanas abiertas. Si se desea ocultar la ventana activa se clica en el botón
Ocultar del grupo Ventana que se encuentra en la ficha Vista.

Hay que recordar que con esta herramienta la ventana no se cierra, sencillamente ha dejado de
mostrarse en pantalla y por lo tanto si no se han guardado los cambios realizados sobre el
documento antes de ocultar el libro de Excel se podrá hacer tranquilamente antes de cerrar el
programa.

Para volver a visualizar la ventana oculta se hace clic sobre el botón Mostar. A continuación
Excel muestra el cuadro de diálogo Mostrar que contiene un listado de todas las ventanas que se
encuentran ocultas, seguidamente bastará con seleccionar aquella que se desea mostrar y pinchar
sobre el botón Aceptar para volver a visualizarla.
TEMA
25: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Bases de datos: Access. Principales

funciones y utilidades. Tablas.
Consultas.
Formularios.
Informes.
Relaciones.
Importación, vinculación y exportación de datos.
INDICE:

I. BASES DE DATOS: ACCESS ......................................................................................................... 4

Que es una Base de Datos Fundamentos de
Bases de Datos Campos y Registros
Sistema de Bases de Datos Relacional
Entrada y Salida de la Aplicación de Base de Datos La Ventana
de la Aplicación de Base de Datos Distintas Formas de Creación
de una Base de Datos Apertura de una Base de Datos
Guardado de una Base de Datos
II. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES .................................................................................. 15
Utilidad de recuperación y mantenimiento de la base de datos Generador de
expresiones
Macros
Inserción de imágenes y gráficos en formularios Inserción
de imágenes y gráficos en informes
Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto
III. TABLAS .................................................................................................................................. 29
Conceptos de Registros y Campos Distintas
Formas de Creación de Tablas Elementos de una
Tabla
Introducción de Datos
Movimientos por los Campos y Registros de una Tabla Selección de
Registros y Campos
Eliminación de Registros de una Tabla Creación
de Filtros
Seleccionar y Aplicar un Tipo de Filtro Cambio
del Nombre de una Tabla Eliminación de una
Tabla
Copiado de una Tabla
IV. CONSULTAS ........................................................................................................................... 48
Creación de una Consulta Guardado
de una Consulta Ejecución de una
Consulta Apertura de una Consulta
Modificación de los Criterios de Consulta
 Realizar Cálculos en una Consulta
Consulta de Parámetros Eliminación de
una Consulta
V. FORMULARIOS ....................................................................................................................... 58
Creación de Formularios Sencillos de Tablas y Consultas Introducir Datos
Mediante un Formulario
Personalización de Formularios Utilizando Diferentes Elementos de Diseño Almacenado de
Formularios
Modificación de Formularios
Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios
Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro Eliminación
de Formularios
Impresión de Formularios
VI. INFORMES ............................................................................................................................. 74
Creación de Informes o Reports para la Impresión de Registros de las Tablas o Resultado de
Consultas
Personalización de Informes Utilizando Diferentes Elementos de Diseño Almacenado de Informes
Modificación de Informes
Creación de Subinformes
Etiquetas
Eliminación de Informes Impresión de
Informes
VII. RELACIONES........................................................................................................................... 94
Creación de Relaciones entre Tablas Concepto del
Campo Clave Principal Tipos de Relaciones entre
Tablas Integridad Referencial
VIII. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS..................................................... 101
Importación de Datos
Vinculación de Datos
Exportación de datos
1. BASES DE DATOS: ACCESS

Introducción y Conceptos Generales de la Aplicación de Base de Datos Que es una Base

de Datos

Una base de datos consta de un conjunto de objetos, tablas, formularios, páginas de acceso a
datos, consultas e informes, que se utilizan para gestionar y presentar los datos. Te permite
controlar de verdad los datos, recuperarlos, ordenarlos, analizarlos, resumirlos y elaborar
informes. La base de datos puede combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá
que introducir dos veces la misma información. Incluso puede contribuir a que la entrada de
datos sea más eficaz y precisa. El proceso de creación de una base de datos implica estos tres
pasos básicos:

1. Crear una base de datos diseñando y construyendo tablas para guardar datos.

2. Introducir datos.

3. Desarrollar otros objetos de base de datos adicionales para utilizarlo en la visualización,

edición e impresión de la información.

Fundamentos de Bases de Datos

En Access, el objeto tabla es el encargado de guardar los datos. Pueden utilizarse varias tablas
independientes para guardar información relacionada. Por ejemplo, una tabla puede guardar
información sobre estudiantes y otra tabla podría contener información sobre las asignaturas de
las que están matriculados. Estas tablas independientes deben enlazarse para que se puedan
utilizar conjuntamente. Esta combinación de todas las tablas junto con sus relaciones es lo que
conforma los fundamentos de las bases de datos.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo
de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

 Tablas para almacenar los datos.

 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos
desde Internet o desde una intranet.
Campos y Registros

En una tabla de Access cada columna representa un campo, que es una categoría de
información, mientras que cada fila de la tabla consta de un único registro, que es toda la
información para un elemento de la tabla. Cada campo sólo puede contener un tipo de
datos: texto, números, fechas, etc. En Access, cada registro contiene la información de un
único elemento (toda la información de que se dispone sobre un estudiante o todo lo que se
conoce sobre una clase).

Campos y Registros de una Tabla

Cuando trabaja con información de la base de datos, a menudo se hace con un único registro al
mismo tiempo. En otras palabras, cuando se utiliza un formulario, para examinar los datos de
una tabla, generalmente se ven los registros de uno en uno; y cada línea de un informe suele
re-presentar un único registro de un informe (cuando se diseña un formulario o un informe, se
de-termina qué campos del registro se incluirán).

En Access puede introducirse cualquier tipo de texto, números, fechas, horas y cantidades
monetarias, o hipervínculos (enlaces a las páginas Web u otros documentos). En realidad,
Access incluye un tipo de campo especial, el objeto OLE, que le permite incluir un objeto que
puede introducirse en cualquier otro programa de Windows, como una imagen, sonido,
animación e incluso un vídeo clip.

Sistema de Bases de Datos Relacional

Las aplicaciones de base de datos pertenecen a alguno de los dos tipos siguientes: bases de
datos con archivos simples, o base de datos relacional. En una base de datos con archivos
simples, toda la información que esté relacionada tiene que caber en una única tabla. Esto
significa que la información que sea común a varios registros se repetirá para cada uno de esos
registros.

Las bases de datos relacionales es el tipo creado por Access. En una base de datos relacional
se utilizan varias tablas diferentes con relaciones entre ellas. Estas relaciones permiten introducir
información en una tabla y conectar esa información con un registro de otra por medio de un
identificador.
 Base de Datos Relacional

Estructurar los datos en un formato relacional tiene ciertas ventajas:

 Ahorrará una cantidad de tiempo considerable al no tener que introducir los mismos
datos una y otra vez en muchos registros.

 La base de datos será más pequeña, sólo una pequeña fracción del tamaño de
una base de datos de archivos simples, ahorrando especio en el sistema y facilitando
su transferencia si se quiere compartir con otros usuarios.

 Se reduce el número de errores en la entrada de datos, ya que no se tienen que

repetir los datos.

 La actualización de los datos es un proceso en un sólo paso.

Entrada y Salida de la Aplicación de Base de Datos

La forma en que puede entrar en el programa dependerá del sistema operativo del que
disponga:

 Windows 7. Se hace clic en el botón Inicio de la barra de tareas, en el menú de

inicio se coloca el puntero en Todos los programas, a continuación se busca y
se clica en la carpeta Microsoft Office y por último se hace clic en el programa
Microsoft Access 2013.

 Windows 8. La forma más sencilla de entrar a la aplicación es haciendo clic en el

mosaico que representa el programa que localizará en la pantalla de inicio.

Una vez que has pulsado sobre botón anterior accedes a la pantalla de Access 2013,
que tiene una apariencia semejante a la que se muestra a continuación:
 Pantalla de Bienvenida de Access 2013

La vista Backstage es una novedad de Access 2013 que contiene comandos aplicables a toda
una base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los
comandos están organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha
contiene un grupo de comandos o vínculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nuevo,
puede ver un conjunto de botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el
principio o seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos
diseñadas por profesionales.

Si selecciona una plantilla, o bien decide crear una base de datos en blanco, se abrirá entonces la
ventana principal de Access 2013.

Para salir de Access 2013 haga clic en el botón Cerrar situado en la parte superior
derecha de la ventana de Access.

Cuando inicia Access 2013, este muestra la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede
obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una
base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

La Ventana de la Aplicación de Base de Datos

Ventana Principal de Microsoft Access

 La Ficha Archivo. Muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que
permite realizar rápidamente acciones como abrir, guardar o imprimir un Libro,
entre otras, todo sin tener que abrir nuevas ventanas (vista Backstage).

 El Botón Opciones va a mostrar una gran variedad de opciones como puede ser
opciones de la interfaz de usuarioa, de formatos predetermiando al crea una base
de datos, Vista aplicadas al diseño, etc..

 Barra de Acceso Rápido. Es una barra de herramientas personalizable que

contiene un conjunto de comandos
independientes de la ficha que se esté mostrando.
Barra de Acceso Rápido

Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos
posibles ubicaciones:

Esquina Superior Izquierda junto al Icono de Access

 Barra de Título. Situada en la parte más alta de la ventana, contiene el nombre del
programa es decir Microsoft Access y en la parte derecha los botones habituales de
minimizar, maximizar y cerrar.

 Cintas de Opciones. La cinta de opciones sustituye a la barra de menús de las

versiones anteriores de Office en la que están las distintas opciones que ofrece Access.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento y se
identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado,
tanto como la opción Copiar como la opción Cortar aparecen con el color más claro.

La estructura de la cinta de opciones se divide en:

- Fichas: en este elemento se presentan las diferentes opciones que se

encontraban en las barras de herramientas de las versiones anteriores de office.
Todas las opciones disponibles en Access se encuentran incluidas en estas
fichas, por lo tanto para realizar una tarea deberá acceder a la ficha
correspondiente.
 Las fichas contextuales son otro tipo de fichas que van a permitir trabajar
con opciones especiales del elemento que esté seleccionado. Por ejemplo si está
trabajando con tablas la cinta de opciones muestra una ficha contextual llamada
Herramientas de tabla que incluye dos fichas nuevas
Campos y Tabla.

- Grupos: al hacer un clic en cada ficha se muestra en la parte inferior los grupos
de opciones que
pertenecen a la pestaña seleccionada,
estos organizan cada tarea en varias
subtareas que incluyen los botones de
comando.
Grupo de Opciones Registros

Como se puede observar en algunos grupos aparece, en la esquina inferior

derecha, un icono en forma de flecha llamada Iniciadores de cuadros de
diálogo. Si se hace un clic en este icono se muestra un cuadro de diálogo o
panel de tareas relacionado con el grupo, que le va a permitir ver el resto de
opciones. Por ejemplo, si se hace un clic en el iniciador de cuadro de diálogo del
grupo Formato de texto aparece el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.

- Botones de Comando: representan a cada una de las operaciones que se pueden

llevar a cabo dentro de Access. Aparecen asociadas dentro de cada uno de
los grupos en
función de la tarea que llevan a cabo.
Botón de Comando del Grupo Registros

Si se pulsa la tecla ALT Access mostrará las pistas de acceso por teclado (pueden ser
letras o números) en cada una de las opciones existentes en la cinta de opciones. De
esta forma es muy sencilo acceder a estas sin el uso del ratón.

Pistas de Teclado
 A continuación se muestran las fichas y los grupos que la componen:

FICHA GRUPO
 Información
 Nuevo
 Abrir
 Guardar
Archivo  Guardar como
 Imprimir
 Cerrar
 Cuenta
 Opciones
 Vista
 Portapapeles
 Ordenar y filtrar
Inicio
 Registros
 Buscar
 Formato de texto
 Plantillas
 Tablas
 Consultas
Crear
 Formularios
 Informes
 Macros y Código
 Importar y Vincular
Datos externos
 Exportar
 Herramientas
 Macro
Herramientas de  Relaciones
base de datos  Analizar
 Mover datos
 Complementos

Tablas

La estructura de una tabla se define en Vista diseño. La introducción y modificación de datos

suele realizarse en vista Hoja de Datos de la tabla.

Como ya se ha comentado anteriormente, una tabla está formada por registros y por
campos y contiene la información en sí, ya que es la tabla la que almacena los datos que se
van a gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (columnas) y registros
(filas).

Tabla Clientes de Access

 Puede ordenar y filtrar los datos de una tabla utilizando la hoja de datos, así como
reorganizar el diseño de la propia hoja de datos. A continuación puede imprimir la hoja de
datos, que mostrará los datos exactamente como aparecen en pantalla.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar
o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados
en los datos.

Después de haber creado las tablas e introducido los datos en ellas, el tipo más
importante de objeto de base de datos puede que sea la consulta. Utilizando consultas,
puede recopilar la información seleccionada de la base de datos y organizarla para su uso en
informes o para presentarla en pantalla en vista Hoja de datos o Formulario.

Diseñe una consulta en la Vista diseño, utilizándola para hacer una pregunta sobre la base
de datos, la respuesta aparece en la vista Hoja de datos de la consulta, que aparece
exactamente como la vista Hoja de datos de la tabla. La consulta puede combinar
información de múltiples tablas, basadas en sus campos relacionados.

Para incluir los resultados de una consulta en formularios e informes, debe asegurarse
primero de guardar el diseño de la consulta.

Además de hacer preguntas, puede configurar la Vista diseño para proporcionar

información de resumen sobre los datos, así como agrupar y organizar la información de
la base de datos.

Formularios

Un formulario es una ventana que muestra una colección de controles para presentar,
introducir y editar la información en los campos de la base de datos. En lugar de abrir
directamente una vista hoja de datos, puede acceder a los datos utilizando un formulario.
Tenga en cuenta que una tabla almacena los datos actuales de la base de datos, mientras
que un formulario sólo es una herramienta para mostrar o modificar los datos.

Un formulario normalmente presenta un único registro cada vez, y permite acceder a los
campos seleccionados dentro de una o más tablas.
 Informes o Reports

Los informes están pensados para imprimir información de base de datos.

Diseñar un informe no sólo le permite
imprimir información en un formato
atractivo y eficaz; sino que permite combinar
datos de más de una tabla y organizar los
datos en función de los datos contenidos en
otras tablas todos en el mismo informe.

Los informes se crean añadiendo objetos

visuales llamados controles a la cuadrícula
de diseño. Cada control muestra un
elemento de información. Cuando defina un
control, especifique la fuente de información
dentro de la base de datos, así como la
posición de control en el informe impreso y
su aspecto. Cuando imprima el informe, los
hechos y las cifras de las tablas se organizan
y se resumen de forma clara.

Distintas Formas de Creación de una Base de Datos

Para crear una base de datos en cualquier momento, en la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.

Cuando inicie Access se muestra la ficha Nuevo en la vista Backstage de Microsoft Office 2013.
Estos comandos proporcionan varias formas de crear una nueva base de datos:

 Una Base de Datos en Blanco. Puede comenzar desde cero si lo desea. Es una buena
opción si tiene requisitos de diseño muy específicos o si dispone de datos que necesita
adaptar o incorporar.

 Una Plantilla que se Instala con Access. Considere usar una plantilla si va a comenzar
un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente. Access se suministra con varias
plantillas instaladas de forma predeterminada.
  Una Plantilla de Office.com. Además de las plantillas que viene con Access, puede
encontrar muchas más plantillas en Office.com. Ni siquiera es necesario abrir un
explorador; las plantillas están disponibles desde la ficha Nuevo.

Para crear una Base de datos en blanco debemos hacer clic sobre el botón Base de
datos del escritorio en blanco que aparece en la pantalla bajo la sección Nuevo.

Puede utilizar una plantilla de base de datos eligiendo entre las distintas opciones que presenta
Access. En Access las nuevas bases de datos, por defecto, se almacenan en la carpeta
"Documentos", pero puede especificar la ubicación que usted desee pulsando sobre el botón
que aparece a la derecha del campo Nombre de Archivo. Al clicar en dicho botón aparece la
ventana Archivo de Nueva Base de Datos donde puede indicar la carpeta donde guardar el
archivo navegando por entre los directorios.

Tipos de Base de Datos

En este cuadro de diálogo puede cambiar el tipo de base datos con el que se almacenará.
Aunque lo más normal es crear una Base de datos de Microsoft Office Access 2007-2013
(*accdb), puede elegir un formato antiguo de Access para mantener la compatibilidad con esos
programas.

Por último, una vez que ha cumplimentado los pasos anteriores clique en el botón
Crear.
Con estos pasos se habrá creado una base de datos y se mostrará el panel de exploración con
todos los elementos que contiene, que, en el caso de que haya creado una base de datos en
blanco, será una única tabla vacía que puede empezar a definir.

Apertura de una Base de Datos

Una vez creada una base de datos, puede abrirla de varias formas desde Access. Para abrir una
de las últimas bases de datos con las que haya trabajado, en la ficha Archivo haga clic en
Reciente y luego en el nombre de archivo de la base de datos deseada. Si no ha trabajado nunca
o hace mucho tiempo que no trabaja con la base de datos puede utilizar el procedimiento
estándar que es clicar en el comando Abrir de la ficha Archivo o bien, pulsar la combinación de
teclas CTRL+A con lo que seguidamente aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
 Cuadro de Diálogo Abrir

El cuadro de diálogo Abrir muestra los archivos y las carpetas de la última carpeta utilizada en la
aplicación. Seleccione la base de datos que desee abrir y sigua uno de estos procedimientos:

 Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado

especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por
una directiva administrativa.

 Haga clic en el botón Abrir para

abrir la base de datos con acceso
compartido en un entorno de
multiusuario, de manera que
cualquier usuario pueda leer y
escribir en la base de datos.

 Haga clic en la flecha situada junto

al botón Abrir y, a continuación:

Opciones del Botón Abrir

Guardado de una Base de Datos

Dado que al crear una base de datos debe indicar la ruta donde se guarda y su nombre, se puede
decir que no es necesario guardar la base de datos antes de salir de Access. De la misma
forma, al abrir una base existente, indica el lugar donde se realizan los cambios. Por este
motivo, cada vez que realice modificaciones en la base de datos, ésta se archiva de forma
automática y por ello no es necesario estar guardando los cambios continuamente.
2. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

Microsoft Access es un programa de bases de datos que permite a los usuarios manipular grandes
cantidades de información. Los distintos componentes y características de Access ayudan a su
facilidad de uso, a su formato de rápido aprendizaje y hacen que sea beneficioso para los entornos
de pequeñas y grandes oficinas.

Además incorpora características que son usadas en otras aplicaciones de Microsoft Office. Los
asistentes hacen que sea más fácil crear una base de datos operacional en poco tiempo. Grandes
cantidades de datos pueden ser integrados en la base de datos sin sacrificar el rendimiento.

Vamos a ver distintas utilidades, entre ellas destacar el generador de expresiones para facilitar el
manejo de las distintas funciones que se irán viendo en los siguientes capítulos. También herramientas
de mantenimiento de las bases de datos, así como utilidades de inserción de gráficos en informes y
formularios.

Utilidad de recuperación y mantenimiento de la base de datos

En esta parte veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarán a
optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.

Veremos herramientas que nos permitirán mejorar el rendimiento de la base de datos

encontrando y corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos, otras herramientas
nos permitirán documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc...

Analizar Tablas

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar
y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en
tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista
redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar más
espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer
que los datos almacenados sean incorrectos. En este caso la mejor de soluciones pasa por dividir
la tabla en dos y crear una relación entre ellas. Los datos que se repiten formarán una tala y
el resto de campos la otra.

Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar muchos errores
pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque casi siempre existen
determinadas circunstancias que el programa no podrá "adivinar". Para ejecutar la herramienta
Analizar tabla ve al grupo Analizar que se encuentra en la ficha Herramientas de base de
datos. Esta opción permite a través de un asistente, hacer la división de la tabla, la creación de
otra nueva y la relación.
 Asistente para analizar tabla

Analizar Rendimiento

Esta opción permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dará
varios consejos sobre cómo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. Ábrela desde la
ficha Herramientas de base de datos, ve al grupo Analizar y seleccionando Analizar
rendimiento.

Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que
deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente. Cuando haces clic sobre la
opción aparece el cuadro de diálogo Analizar rendimiento:

Cuadro de diálogo Analizar rendimiento

 Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable es seleccionar la
pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos
y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que deberían hacerse en todos y
cada uno de los objetos.

Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, será conveniente analizar
únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaña
del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecerá marca la casilla del o de los
objetos que quieres analizar. Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el
botón Aceptar y Access te devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer
para optimizar la base de datos.

Informe analizador de rendimiento

Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendación o Idea y leer una nota sobre el
análisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del
análisis.

En nuestro caso el resultado nos ha devuelto dos Ideas que podríamos aplicar.

Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendación podemos seleccionarla y pulsar el

botón Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios
aconsejados. En este caso el resultado aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto .

El Documentador

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan
varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede ser útil
tener documentada toda la información referente a las características de cada objeto de la base
de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa,
pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.
Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y
Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos imprimir y archivar.
 Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, ve al grupo Analizar
y haz clic en la opción Documentador de base de datos. En ese instante se abrirá el
cuadro de diálogo Documentador. Este cuadro de diálogo nos dará a elegir entre todos los
objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos. Cada tipo de
objetos tiene sus propias características y a través del botón Opciones... podremos
indicarle qué características queremos que nos documente.

Cuadro de diálogo Documentador

Compactar y Reparar

Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de
Compactar y Reparar base de datos que se encuentra en la opción
Información de la ficha Archivo.

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar,
modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el
.accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede
hacerse más lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino también a que
se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando
espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al
compactar la base de datos.

La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que
la base de datos funcione mejor.

La compactación también restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de la

tabla. Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumérico que contiene registros del 1 al
10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creásemos tomaría el valor 11
porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido
utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access
restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente
registro que introduzcas tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último
registro.

Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir
que si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco entre el 3 y el 5. Todos estos cambios
no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que funcione
mucho mejor.
 La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de
Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.

Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible o dejen de
funcionar algunas acciones.

Generador de expresiones

Las expresiones constan de funciones, operadores, constantes e identificadores (por ejemplo, los
nombres de campos, tablas, formularios y consultas). El Generador de expresiones permite buscar
e insertar estos componentes y, por lo tanto, escribir expresiones de forma más rápida y precisa.

Puedes usar el Generador de expresiones para crear una nueva expresión, o bien puede
seleccionar alguna de las expresiones preestablecidas, incluidas las expresiones para mostrar
números de página, la fecha actual, y la fecha y hora actuales.

Puedes iniciar el Generador de expresiones desde la mayoría de los lugares donde se escriben
manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien la
propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ves el botón Generar
cuando haces clic en un cuadro de propiedad, o si ves la palabra expresión en un menú, puedes
hacer clic en ellos para iniciar el Generador de expresiones.

Las partes principales del Generador de expresiones son:

 1. Instrucciones y vínculo de Ayuda. Muestra información acerca del contexto en el que está
escribiendo la expresión.

2. Cuadro Expresión. Escribe tu expresión aquí o agrega elementos de expresión

haciendo doble clic en elementos de las listas de elementos a continuación. Si no ves
las listas de elementos (elementos 3, 4 y 5), haga clic en Más >> a la derecha del cuadro
Expresión.

3. Lita Elementos de expresión. Haz clic en un tipo de elemento para ver sus categorías en
la lista Categorías de expresión.

4. Lista Categorías de expresión. Haz clic en una categoría para ver sus valores en la lista
Valores de expresión. Si no hay valores en la lista Valores de expresión, haga doble
clic en el elemento de categoría para agregarlo al cuadro Expresión.

5. Lista Valores de expresión. Haz doble clic en un valor para agregarlo al cuadro
Expresión.

6. Ayuda e información acerca del valor de expresión seleccionado. Si está disponible,

haz clic en el vínculo para ver un artículo de Ayuda acerca del valor de expresión
seleccionado.

La sección superior del Generador de expresiones contiene un cuadro en el que se crean las
expresiones. Puedes escribir la expresión en el cuadro manualmente usando IntelliSense y las
demás herramientas. O bien, si lo deseas, puedes usar las tres listas de elementos situadas
debajo del cuadro para seleccionar y agregar elementos.

Si no ve las tres listas en la parte inferior del Generador de expresiones, en el lado derecho del
cuadro de diálogo Generador de expresiones, haga clic en Más >>.

Cuando se expande, la parte inferior del Generador de expresiones contiene tres listas de las que
se pueden seleccionar elementos para la expresión.

 La lista Elementos de expresión muestra los elementos de nivel superior disponibles para
crear una expresión, como objetos de base de datos, funciones, constantes, operadores y
expresiones comunes. El contenido de esta lista varía según el contexto en el que se
encuentre. Por ejemplo, si estás escribiendo una expresión en la propiedad Origen del
control de un formulario, la lista contendrá diferentes elementos que si estuviera
escribiendo la expresión en la propiedad Regla de validación de una tabla.

 La lista Categorías de expresión contiene elementos o categorías de elementos

específicos para la selección que hizo en la lista Elementos de expresión. Por ejemplo,
si hace clic en Funciones incorporadas en la lista Elementos de expresión, la lista
Categorías de expresión muestra categorías de función.

 La lista Valores de expresión muestra los valores, si los hubiera, de los elementos y las
categorías que seleccionó en la lista de la izquierda y del centro. Por ejemplo, si hace clic
en Funciones incorporadas en la lista de la izquierda y, a continuación, hace clic en una
categoría de función en la lista del centro, la lista Valores de expresión muestra todas
las funciones integradas correspondientes a la categoría seleccionada.
 Para agregar un elemento a una expresión mediante las listas de elementos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en un elemento de la lista Elementos de expresión. Por ejemplo, para insertar
una función integrada, expande Funciones y, a continuación, haga clic en Funciones
incorporadas. La lista del centro y la de la derecha cambiarán para mostrar los valores
correspondientes.

2. Si corresponde, haz clic en una categoría de la lista del centro. Para este ejemplo, haga
clic en Flujo de programas. La lista de la derecha cambiará para mostrar los valores
correspondientes.

3. Haz doble clic en un elemento de la lista de la derecha. Para este ejemplo, haga doble clic
en SiInm. Access agrega el elemento al cuadro Expresión. En este ejemplo, Access agrega
SiInm (<<expresión>>, <<parteVerdadera>>,
<<parteFalsa>>).

4. Reemplaza el texto de marcador de posición con valores de argumentos válidos. El texto

de marcador de posición está indicado por corchetes angulares (<< >>). En este
ejemplo, los marcadores de posición son
<<expresión>>, <<parteVerdadera>> y <<parteFalsa>>.

En el cuadro Expresión, haz clic en el marcador de posición y, a continuación, escribe

el argumento manualmente o seleccione un elemento de las listas de elementos.

5. Si la expresión contiene otros elementos, pueden estar separados por el marcador de

posición <<Expr>>. Debes reemplazar este marcador de posición con un operador para
que toda la expresión sea válida.

Macros

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se
ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese
nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que
el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base
de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Crear una macro

Para crear una Macro, tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear. Se abrirá la Vista

de diseño de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se
ejecuten.

Al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca
también la columna Argumentos.

Debemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.

En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el

porqué de la acción o un comentario sobre su efecto.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán
sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una
después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
 Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues
es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un
formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el
formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y
arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más

tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente
desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.

Acciones más utilizadas

Vamos a ver algunas de las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la
ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos.

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán
sus opciones:

Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.
AbrirConsulta
AbrirFormulario Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario.
AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
AbrirTabla Esta acción permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción busca el primer registro que
BuscarRegistro cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las
búsquedas que realices.
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la acción
BuscarSiguiente
BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de la macro. No tiene
CancelarEvento
argumentos.
Cerrar Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.
CuadroMsj
Introduce esta acción en una Macro para detener su ejecución. No tiene argumentos.
DetenerMacro
Verás su utilidad más adelante.
Esta acción detendrá todas las Macros que se estén ejecutando en ese momento.
DetenerTodasMacros
No tiene argumentos.
Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando
* Eco con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las
acciones en pantalla.
Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier
EjecutarComando
barra de herramientas.
* EstablecerValor Una acción muy útil que te permitirá modificar los valores de los campos.
IrARegistro Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto.
Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana
Maximizar
de Access.
Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa
Minimizar convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access.

Salir Esta acción hace que Access se cierre.

Inserción de imágenes y gráficos en formularios

Inserción de imagen

Para presentar una imagen en un formulario puedes utilizar la herramienta

Imagen, con la cual la imagen se presentará en el cuadro que tú dibujes.

Tras hacer clic en el cuadro de imagen en la posición del formulario que prefieras, aparecerá la
ventana clásica de Windows que te permite seleccionar el archivo correspondiente de la
carpeta que tú indiques. Tras ello adapta el tamaño y posición de la imagen a tu gusto.

Incluir un logotipo

Access 2010 incluye una nueva opción que permite incluir un logotipo en un formulario, la
opción Logotipo se encuentra en el grupo de opciones Encabezado y pie de página de la
ficha Diseño.

Como en el resto de botones referentes a imágenes, nos aparece una ventana para elegir la
imagen que será nuestro logotipo.

Cuando lo incluimos en el formulario, siempre se posiciona en el encabezado con un tamaño

reducido. De todas formas podemos ampliar si pinchamos y arrastramos los bordes hasta el
tamaño deseado.

Agregar un gráfico nuevo

En un formulario podemos insertar una imagen nueva utilizando el botón

Gráfico, que también se encuentra en el grupo de opciones Controles de la ficha Diseño. Una
vez escogida esta herramienta, haz un clic sobre la zona del formulario donde quieras
incluir el gráfico y se mostrará una ventana del asistente donde podrás especificar en que tablas u
otros orígenes de recursos disponibles.

Indica la tabla o consulta para crear el gráfico Identifica los campos que nos sirven para crear el gráfico

Al hacer clic en el botón Siguiente debemos decir en qué campos nos basamos para realizar el
gráfico. Los botones que usaremos para añadir y eliminar los campos para el formulario
son los clásicos botones de todo asistente de Access.Ten en cuenta que al menos uno de los
campos debe tener un tipo de datos que almacene únicamente números, como Moneda.
 Indica el tipo de gráfico a crear Distribuye los datos dentro del gráfico

Una vez que hemos elegido los campos para nuestro gráfico, pulsaremos sobre el botón
Siguiente, tras lo cual aparece una nueva ventana, en la que elegiremos que tipo de gráfico
deseamos incorporar.

Nosotros elegiremos el modelo que más nos convenga para nuestro diseño y pulsaremos
sobre el botón Siguiente.

En la nueva ventana del asistente, se podrá elegir la distribución de los datos en el gráfico,
simplemente arrastrando los campos elegidos a las zonas del gráfico que nos interese.

Indicar el campo del que depende el cambio del gráfico Última ventana del asistente

Cuando hayamos decidido el estilo a aplicar, pulsaremos sobre el botón Siguiente y Access
muestra una nueva ventana donde podremos indicar si el gráfico es un elemento
independiente (no cambia al cambiar lo registros) o dependiente (su valores dependen del
registro visualizado) en cuyo caso deberemos indicar de que campo del formulario o del
gráfico depende dicho cambio. A continuación pulsaremos en el botón Siguiente.

Accederemos al último paso del asistente. Access nos pregunta el título que le vamos a dar al
gráfico y deseamos que el gráfico muestre o no una leyenda.

Sí ya hemos elegido todas las opciones oportunas, pulsaremos sobre el botón

Finalizar.
Inserción de imágenes y gráficos en informes

Inserción de imagen

Para presentar una imagen en un informe puedes utilizar la herramienta

Imagen, con la cual la imagen se presentará en el cuadro que tú dibujes.

Tras hacer clic en el cuadro de imagen en la posición del informe que prefieras, aparecerá la
ventana clásica de Windows que te permite seleccionar el archivo correspondiente de la
carpeta que tú indiques. Tras ello adapta el tamaño y posición de la imagen a tu gusto.

Incluir un logotipo

Access 2010 incluye una nueva opción que permite incluir un logotipo en un informe, la
opción Logotipo se encuentra en el grupo de opciones Encabezado y pie de
página de la ficha Diseño.

Como en el resto de botones referentes a imágenes, nos aparece una ventana para elegir la
imagen que será nuestro logotipo.

Cuando lo incluimos en el informe, siempre se posiciona en el encabezado con un tamaño

reducido. De todas formas podemos ampliar si pinchamos y arrastramos los bordes hasta el
tamaño deseado.

Agregar un gráfico nuevo

En un informe podemos insertar una imagen nueva utilizando el botón Gráfico, que también
se encuentra en el grupo de opciones Controles de la ficha Diseño. Una vez escogida esta
herramienta, haz un clic sobre la zona del informe donde quieras incluir el gráfico y se mostrará
una ventana del asistente donde podrás especificar en que tablas u otros orígenes de recursos
disponibles.

Indica la tabla o consulta para crear el gráfico Identifica los campos que nos sirven para crear el gráfico

Al hacer clic en el botón Siguiente debemos decir en qué campos nos basamos para realizar el
gráfico. Los botones que usaremos para añadir y eliminar los campos para el informe son los
clásicos botones de todo asistente de Access.Ten en cuenta que al menos uno de los campos
debe tener un tipo de datos que almacene únicamente números, como Moneda.
 Indica el tipo de gráfico a crear Distribuye los datos dentro del gráfico

Una vez que hemos elegido los campos para nuestro gráfico, pulsaremos sobre el botón
Siguiente, tras lo cual aparece una nueva ventana, en la que elegiremos que tipo de gráfico
deseamos incorporar.

Nosotros elegiremos el modelo que más nos convenga para nuestro diseño y pulsaremos
sobre el botón Siguiente.

En la nueva ventana del asistente, se podrá elegir la distribución de los datos en el gráfico,
simplemente arrastrando los campos elegidos a las zonas del gráfico que nos interese.

Indicar el campo del que depende el cambio del gráfico Última ventana del asistente

Cuando hayamos decidido el estilo a aplicar, pulsaremos sobre el botón Siguiente y Access
muestra una nueva ventana donde podremos indicar si el gráfico es un elemento
independiente (no cambia al cambiar lo registros) o dependiente (su valores dependen del
registro visualizado) en cuyo caso deberemos indicar de que campo del informe o del
gráfico depende dicho cambio. A continuación pulsaremos en el botón Siguiente.

Accederemos al último paso del asistente. Access nos pregunta el título que le vamos a dar al
gráfico y deseamos que el gráfico muestre o no una leyenda.

Sí ya hemos elegido todas las opciones oportunas, pulsaremos sobre el botón

Finalizar.
Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto

Podemos utilizar el control Marco de objeto independiente para añadir un documento en

blanco o un documentos existente de Word en nuestro formulario o informe.

Para insertar un documento de Word deberemos selecciona el control de Marco de objeto

independiente en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho
esto se abrirá un cuadro de diálogo siguiente:

Insertamos en el informe un documento existente de Word

Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo
desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y se nos dará la opción de seleccionar un
archivo ya existente.

Si decidimos crear un documento nuevo, el listado que aparece en el apartado Tipo de objeto:
muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. En el caso
que nos interesa escogeremos Documento de Microsoft Office Word. Si dejamos la casilla
Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrará con una pequeña previsualización que
podremos
tratar. En el caso contrario, si marcamos la opción, el control Marco de objeto
independiente se mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si
el objeto es un archivo de Word, se mostrará así.
Muestra el objeto como un icono

Si decidimos insertar un documento de Word existente escogiendo la opción Crear desde archivo,
deberemos hacer clic en el botón Examinar para indicar el documento. También podremos
indicar si queremos que el documento se vinculó o no a nuestro informe para ello deberemos
marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda
ser manipulado directamente desde Word.
3. TABLAS

Creación e Inserción de Datos en Tablas Conceptos de

Registros y Campos

En una base de datos, los registros (filas) y los campos (columnas) representan las relaciones
entre los datos de las tablas.

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada
registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado.
Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de
teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.

Campos y registros de una Tabla

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un
tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos,
como texto, números, fechas e imágenes.

Access funciona con tablas independientes en las bases de datos relacionales, lo que puede
ayudar a estructurar los datos de manera bien organizada, evitar esfuerzos inútiles y
reducir las
complicaciones.

Las bases de datos relacionales

almacenan los datos en tablas
independientes, basándose en el asunto, pero
las tablas se combinan a través de relaciones.
Por ejemplo, una tabla de proveedores se
relaciona con una tabla de productos por
medio del campo id. de proveedor que
contiene cada una de estas tablas.
 Normalmente, los datos no deberían repetirse en más de una tabla, excepto en este caso de
campos relacionados.
Cuando diseñe las tablas, piense en maneras
de estructurar los datos de forma que los
hagan fáciles de especificar y mantener. Las
tablas de las bases de datos relacionales deben
tener una clave principal. Una clave principal
es un campo o un conjunto de campos que
distingue cada registro de los demás. Por
ejemplo, Nancy Davolio es el único empleado
con el id. de empleado único 1, como se
muestra a continuación:

La clave principal también permite relacionar dos tablas para evitar duplicar los datos. Por
ambas razones es un elemento de información importante. Supongamos que la clave principal
de una tabla Empleados es un número de id. de empleado. Cuando Nancy Davolio toma un
pedido de cliente, puede introducir su id. de empleado junto con el pedido. Por tanto, la tabla
Pedidos no tiene que contener más detalles sobre Nancy, como el número de extensión de su
teléfono. El número de id. de Nancy hace referencia al registro de la tabla Empleados que
contiene los datos de Nancy. Las claves principales deben ser datos que no cambien a
menudo, como un número de pieza o un código de id. de empleado.

Distintas Formas de Creación de Tablas

Para crear una tabla de datos puede utilizar las diferentes opciones
que proporciona el grupo Tablas que se encuentra en la pestaña Crear:

Grupo Tablas
Tabla: abre la Vista Hoja de
datos, la cual permite introducir
directamente los datos en la tabla y
según el valor que introduzca en la
columna determinará el tipo de
datos que tiene dicha columna.
Tabla 2 Creada en Vista Hoja de Datos

Si quiere indicar el tipo de datos que va a contener la columna

clique en la cabecera Haga clic para agregar, con lo que se muestra
la lista de tipos de campo donde puede escoger el que desea.

Lista Tipos de Campo

A los campos creados en vista hoja de datos Access los aplica el nombre genérico
campo seguido de un número si desea asignarlo un nombre haga clic en la cabecera
correspondiente y escriba el nombre.

Diseño de Tabla: permite definir los campos de la tabla y su tipo de datos.

Listas de SharePoint: consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con
otras personas con acceso al mismo sitio.

Otra forma de crear una tabla es a través de las plantillas que proporciona Access
2013 en el comando Elementos de aplicación del
grupo Plantillas de la ficha Crear. Al hacer
clic en cualquiera de las plantillas se crea una tabla
que solo tendrá que rellenar, en el caso de que haya
más tablas en la base de datos se ejecuta un
asistente para crear relaciones.

Por supuesto, si lo desea, puede modificar la

estructura de la tabla para adecuarla mejor a sus
necesidades, para lo cual tiene que mostrar la tabla
en Vista de Diseño y proceder a modificar sus campos.

Para mostrar la tabla en vista diseño se puede

proceder de varias maneras:

- Haciendo clic en el icono de la vista deseada en la barra de estado.

Botones para Cambiar de Vistas situados en la Barra de Estado

- Desplegando el menú contextual de la barra de título de la tabla.

Menú Contextual de la Barra de Título

 - Cambiando la vista mediante el botón desplegable Ver del
grupo de opciones Vistas de la ficha de opciones Inicio.

Opciones del Botón Ver

Elementos de una Tabla

Sea cual sea la forma en que ha cambiado a la vista diseño en ella aparece en el área de trabajo
la vista de diseño de la tabla vacía que hemos creado.

Vista Diseño de la Tabla 1

Dicha ventana nos muestra varios lugares donde deberemos introducir datos. Son los siguientes:

 Nombre del Campo: es el nombre que le va a asignar al campo. Por ejemplo:

Nombre, Apellidos, etc.

 Descripción: permite redactar una breve explicación de la función del campo. Ésta
aparecerá posteriormente en la barra de estado cuando esté introduciendo registros.

 Tipo de Datos: indica el tipo de datos que el campo va a guardar. Los diferentes
tipos de campos son:
 - Texto Corto: se utiliza cuando el campo va a contener caracteres
alfanuméricos cortos ya que la longitud de este tipo de datos debe estar
comprendida entre 0 y 255 caracteres.

- Texto Largo: contienen bloques de textos largos a partir de 255 caracteres

e inferiores a 65.536 caracteres.

- Número: se emplea para la introducción de cantidades numéricas.

Normalmente se utiliza cuando se van a realizar operaciones matemáticas
con los datos del campo.

- Fecha/Hora: se definen campos de este tipo cuando queremos guardar

fechas (desde el año 100 al año 9999) y horas.

- Moneda: almacenan valores monetarios.

- Autonumeración: es un tipo especial, ya que incrementa su valor

automáticamente al añadir un registro en una tabla. Se utiliza para
proporcionar un valor exclusivo cuya única finalidad es hacer que cada
registro sea único.

- Sí/No: también conocido como booleano o lógico, únicamente puede

contener uno de dos valores posibles, Sí o No, o lo que es lo mismo,
Verdadero o Falso o 1 (uno) y 0 (cero).

- Objeto OLE: se utiliza para adjuntar un objeto OLE, como una documento
de Microsoft Office Word, a un registro.

- Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenados como

texto y usados como dirección de hipervínculo.

- Datos Adjuntos: imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos,

gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la
base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo
electrónico.

- Calculado: almacena el resultado basado en el cálculo de otros campos de la

misma tabla.

- Asistente para Búsqueda: muestra una lista de valores recuperada de una

tabla o una consulta, o un conjunto de valores especificado en el momento en
que se creó el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear
un campo Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o
Número, según las opciones seleccionadas en el asistente.

Una vez que tenga diseñada la tabla, procederá a guardarla, pudiendo tomar varios caminos
para hacerlo. Uno de ellos consiste en cerrar ventana de la tabla, tras lo cual le aparecerá un
mensaje
pidiendo confirmación para guardarla y en
caso de que así sea, bastará con pulsar el
botón Sí.
Hecho esto, aparecerá un nuevo cuadro de
diálogo en el que se puede indicar el nombre que
se asignará a la tabla. Este cuadro de diálogo
también aparece si pulsa el botón Guardar de
la barra de herramientas de acceso rápido

Una vez introducido el nombre de la tabla, pulse el botón Aceptar y s¡ no ha definido una
clave principal, Access por defecto mostrará la siguiente ventana:

Propiedades de los Campos

Las propiedades del campo determinan ciertas características en el

comportamiento del campo a la hora de introducir o de mostrar los datos.

Para establecer una propiedad siga este procedimiento:

1. Haga clic en cualquier sitio dentro de la fila del campo en la parte superior de la
ventana Diseño de tabla, o seleccione la fila.

2. Clique sobre la pestaña General de la mitad inferior de la ventana para ajustar

las propiedades, o haga clic en la pestaña Búsqueda para modificar una
columna de búsqueda que haya añadido al campo.

3. Haga clic en el cuadro para definir las propiedades que quiera modificar e
introduzca el nuevo valor. Si aparece una flecha a la derecha de la propiedad,
puede clicar en ella para desplegar la lista y elegir una opción. De lo contrario,
hay que teclear la propiedad deseada.
Las Propiedades son:

 Tamaño del Campo. Permite determinar cuánto espacio se puede utilizar para
un campo concreto. Sólo está disponible para campos con el tipo de datos Texto
o Numérico. Para un campo texto, especifica el número máximo de caracteres
que pueden almacenar en el campo (entre 0 y 255).

Para un campo numérico el tamaño se elige del

valor de una lista desplegable que determina el
tamaño del número que se almacena:
Lista de Tamaños de un Campo Numérico

- Byte: para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de

almacenamiento es 1 byte.

- Entero: para enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. El requisito

de almacenamiento es 2 bytes.

- Entero Largo: para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.

- Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4

x 1038 y 3,4 x 1038 de hasta siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es 4 bytes.

- Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -

1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 de hasta quince dígitos significativos. El
requisito de almacenamiento es 8 bytes.

- Id. de Réplicación: para almacenar un identificador único global necesario

para la réplica. El requisito de almacenamiento es 16 bytes. Observe que
la réplica no se admite con el formato de archivo .accdb.

- Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 u

9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es 12 bytes.

Access no permitirá introducir datos que excedan los límites establecidos.

 Nuevos valores. Especifica la forma en que se incrementan los campos de tipo

Autonumérico al agregar nuevos registros a una tabla. puede tener dos
valores:

- Incrementalmente. Es el valor predeterminado, en este caso el campo

autonumérico se inicializa a 1 y se incrementa en 1 para los nuevos
registros.

- Aleatoriamente. Se inicia con un valor aleatorio y asigna un valor al

azar a cada nuevo registro. Los valores son del tamaño Entero largo y el
rango oscila entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
 Formato. Todos los tipos de datos excepto objeto OLE y datos adjuntos tienen
esta propiedad. El formato se utiliza para personalizar la forma en que los
números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede
utilizar uno de los formatos predefinidos que se muestran al hacer clic en la
flecha situada en el cuadro desplegable de esta
propiedad o bien puede crear un
formato personalizado mediante
introducción de símbolos de
formato
(marcadores).

Formato de Campos Numéricos

- Campos de Tipo Número y Moneda. Los formatos numéricos

personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de
punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la
especificación de formato para un tipo de número diferente.

SECCIÓN DESCRIPCIÓN

Primera El formato para los números positivos.

Segunda El formato para los números negativos.

Tercera El formato para los valores cero.

Cuarta El formato para los valores nulos.

El siguiente ejemplo muestra un formato de moneda personalizado:

#,##€[Azul];-0,00€[Rojo];"Cero";"Nulo"

El formato personalizado anterior especifica que los números positivos

(1ªsección) se muestran en color Azul, no se muestran los ceros no
significativos, solo se muestran 2 decimales si el usuario los ha escrito
(#.##) y el símbolo del € detrás; los números negativos (2ª sección) se
escriben en rojo, con el símbolo menos delante, el símbolo € detrás y
con dos decimales siempre; los valores cero (3ª sección) se sustituyen
por la palabra cero y los valores nulos (4ª sección) son sustituidos por la
palabra nulo.

Si utiliza varias secciones pero no especificas un formato para cada

sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán
nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera
sección.
 Puede crear formatos numéricos utilice los siguientes
marcadores:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

, (coma) Separador decimal.

. (punto) Separador de miles.

0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.

Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.
#

$ Muestra el carácter literal "$"

€ Muestra el carácter literal "€"

Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de
%
porcentaje.
Notación científica con un signo menos (-) junto a los
exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este
E- o e-
símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo
0,00E-00 o 0,00E00.
Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este
E+ o e+
símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo
0,00E+00.

- Campos de Tipo Fecha/Hora. Cree formatos de fecha y hora

personalizados mediante los símbolos siguientes:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

/ Separador de fechas.
Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario
d
(1 a 31).
dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).

ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom).

Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo).
dddd

ddddd Fecha corta.

dddddd Fecha larga.

se Día de la semana (1 a 7).

ee Semana del año (1 a 53).

Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario
m
(1 a 12).
mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).

 a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

: (dos
Separador de horas.
puntos)
h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).

hh Hora en dos dígitos (00 a 23).

Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
n

nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).

Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
s

ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según
AM/PM
sea apropiado.
Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según
am/pm
sea apropiado.
Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea
A/P
apropiado.
Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea
a/p
apropiado.

- Campos de Tipo Sí/No. El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos

personalizados que contengan hasta tres secciones.

SÍMBOLO SIGNIFICADO
Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos
Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y
Primera
coma (;) como marcador de posición.

El texto para mostrar en lugar de los valores Sí,

Segunda
Verdadero o Activado.
El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o
Tercera
Desactivado.

- Campos de Tipo Texto y Memo. Los formatos personalizados para los

campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección
contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

SECCIÓN DESCRIPCIÓN

Primera Formato para los campos con texto.

Formato para los campos con cadenas de longitud cero y
Segunda
valores nulos.
 Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante
los siguientes símbolos.

SÍMBOLO SIGNIFICADO

< Convertir todos los caracteres a minúsculas.

> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

 Máscara de Entrada. Se utiliza para controlar los valores que los usuarios
pueden introducir en un cuadro de texto. Cuando se ha especificado una
máscara de entrada para un campo éste no acepta caracteres que no
correspondan a esa máscara. Dispone de una plantilla que le indica cómo
debe introducir los datos. Por ejemplo puede crear una máscara de entrada
de un número de teléfono de esta forma (009) 900 00 00 y el usuario vería en el
cuadro de texto donde va a rellenar el teléfono ( ) .

Para añadir una máscara de entrada haga clic en la flecha y seleccione un

formato predefinido (los formatos mostrados dependen del tipo de campo
elegido), o bien introduzca el formato personalizado que desee.

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres secciones

separadas por signos de punto y coma (;), la primera de ellas es obligatoria,
mientras que las otras dos son opcionales:

SECCIÓN DESCRIPCIÓN
Esta sección es obligatoria e incluye los caracteres o la cadena (serie de
caracteres) de máscara junto con marcadores de posición y datos
Primera
literales, como paréntesis, puntos y guiones.

Hace referencia a los caracteres de máscara incrustados y al modo en

que se almacenan dentro del campo. Si escribe un 0 en esta sección
todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el
paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se
Segunda
almacenan con el valor; mientras que si escribe un 1 o deja esta
sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos por el
usuario en el control.

Especifica el carácter que se muestra para indicar el espacio en el que el

usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Por defecto
Access usa el carácter de subrayado (_), pero puede usar cualquier
Tercera
carácter; teniendo en cuenta que para mostrar una cadena en blanco hay
que escribir un espacio entre comillas (" ").

Los marcadores de posición que definen una máscara de entrada son los
siguientes caracteres:

SÍMBOLO SIGNIFICADO
Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no
0
permitidos).
 SÍMBOLO SIGNIFICADO
Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no
9
permitidos).
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en
# blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos;
signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada opcional).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.
.,:;-/

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en
lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos
! en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el
signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por

\
ejemplo, \A se muestra sólo como A).

 Lugares Decimales. Especifica el número de decimales a introducir en un campo

Numérico y Moneda.

 Título. Cuando se introduce texto en el cuadro de la propiedad Título,

Access lo utiliza para etiquetar el campo en la vista Hoja de datos, es decir que
aparece en la parte superior de la columna del campo. Si deja en blanco la casilla
Título, Access etiqueta el campo utilizando el nombre del campo que es la opción
utilizada por defecto.

 Valor Predeterminado. Especifica un valor que aparece automáticamente en el

campo cuando se crea un nuevo registro y que si no se indica otro será el valor
del campo. Por ejemplo, en una tabla Direcciones puede establecer el valor
predeterminado para el campo Ciudad en Valladolid. Cuando los usuarios
agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o especificar el
nombre de una ciudad diferente. Para asignar un valor predeterminado
escriba la información en el cuadro de texto Valor predeterminado o pulse el
botón puntos suspensivos (...) que aparece a la derecha del cuadro para
obtener ayuda en la generación de una expresión compleja.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
 Regla de Validación: esta propiedad permite controlar exactamente los valores
que se pueden escribir en un campo ya que determinan si el dato es admitido o
rechazado. La validación se realiza cuando trata de salir del campo, al cambiar
las presentaciones o cuando cierra el formato. Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos, calculado y Autonumeración.

Ejemplos de reglas de validación:

- = “RA”. Deben ser iguales a RA.

- = 100. Deben ser iguales a 100.
- Entre 10 Y 100. Los valores pueden variar entre 10 y 100.

- Entre #1/1/2008# Y #31/12#2008. La fecha debe de ser del año 2008.

- >= 50. Mayor o igual que 50.

 Texto de Validación. Permite especificar el mensaje que se muestra al usuario

cuando se introduce un valor en el campo que no cumple la regla de validación
establecida.

 Requerido. Si la propiedad contiene el valor Sí Access obliga a que el campo

contenga un valor cuando se crea o modifica el registro, por el contrario si
contiene el valor No, que es el valor predeterminado, el campo se puede dejar
en sin rellenar.

 Permitir Longitud Cero. Esta propiedad se encuentra en los campos Texto,

Memo e Hipervínculo y si está desactiva (valor No) impide que se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Por
defecto su valor es Sí.

 Indexado: Esta propiedad permite crear un índice que ordena la tabla por el
contenido del campo. Al indexar los campos se aceleran las operaciones de
búsqueda y ordenación, así como las consultas que se hagan en dicho campo,
pero requieren más espacio para almacenar la información y pueden ralentizar
la adición, eliminación o actualización de registros. La clave principal de una
tabla se indexa automáticamente. Éstas son las opciones disponibles desde la
lista desplegable en el cuadro de propiedad Indexado:

- Sí (Con duplicados). Se indexa la tabla por el campo y permite que varios

registros de la tabla contengan el mismo valor en el campo.

- Sí (Sin duplicados). Se indiza la tabla por el campo y no se admite más

de un registro de la tabla contenga la misma información en este
campo.

- No. Es el valor por defecto e indica que no se indexa el campo.

Introducción de Datos

Para comenzara añadir datos o registros en una tabla, es necesario abrir ésta en la Vista hoja de
datos haciendo doble clic sobre la tabla en el panel de exploración o si ya la tiene abierta en
cualquier otra vista clique en el botón Vista de hoja de datos situado en el grupo Vistas de
la ficha contextual Diseño. En la siguiente imagen, se puede ver un ejemplo de los registros de una
tabla.

Vista Hoja de Datos de la Tabla Clientes

Movimientos por los Campos y Registros de una Tabla

El movimiento a través de una tabla es bastante sencillo, dado que Access proporciona
herramientas que facilitan esta tarea. Una de estas herramientas está situada en la parte
inferior de la ventana, donde existe un indicador que muestra la posición en la que se
encuentra en la tabla. Este indicador es el siguiente:

Otra forma de moverse a través de la tabla desde el modo vista hoja de

datos es mediante el botón del grupo de
opciones Buscar situado en la ficha Inicio, donde se encuentran las mismas
operaciones de movimiento que se acaban de describir anteriormente.

Grupo de Opciones Buscar

Cuando la tabla contiene gran cantidad de
registros o campos, puede ocurrir que no se
muestre completa. Si esto ocurre, puede
utilizar las barras de desplazamiento vertical y
horizontal. Estas barras se ubican
normalmente a la derecha del área de
documento y en la parte inferior de la
misma, respectivamente.
 Si el desplazamiento que desea realizar es grande utilice los botones de desplazamiento de la
barra horizontal o vertical según sea necesario, haciendo clic sobre él y desplácelo a la nueva
ubicación.

Por el contrario si el movimiento es corto puede utilizar los botones que tienen las barras de
desplazamiento en sus extremos , con lo que conseguirá desplazarse hacia un lado
u otro lentamente. Por ejemplo, si queremos movernos una vez hacia arriba, pulsaremos sobre
el botón que muestra una flecha apuntando hacia arriba de la barra de desplazamiento vertical.

También es posible utilizar el teclado para moverse por la tabla:

 TAB o FLECHA DERECHA. Va al siguiente campo.

 Fin. Se mueve al último campo del registro actual.
 MAYÚS+TAB o FLECHA IZQUIERDA. Accede al campo anterior.
 INICIO. Se mueve el cursor al primer campo del registro actual.
 FLECHA ABAJO. Va al campo activo del siguiente registro.
 CTRL+FLECHA ABAJO. Accede al campo activo del último registro.
 CTRL+FIN. Se mueve al último campo del último registro.
 FLECHA ARRIBA. Va al campo activo del anterior registro.
 CTRL+FLECHA ARRIBA. Se mueve al campo activo del primer registro.
 CTRL+INICIO. Va al primer campo del primer registro.
 Av PÁG. Avanza una pantalla.
 RE PÁG. Retrocede una pantalla.
 CTRL+AV PÁG. Se mueve una pantalla a la derecha.
 CTRL+RE PÁG. Desplaza una pantalla a la izquierda.

Selección de Registros y Campos

Por otro lado, la selección de registros y campos es también muy sencilla. Lo más rápido es
utilizar los selectores de registro, que se ubican en la parte
Izquierda de cada registro y le permitirá seleccionar el registro entero.

Selección de Registros en Vista Hoja de Datos

Para seleccionar parte del contenido de un campo, pulse al comienzo de la parte del campo
que quiere marcar y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta el final del contenido que
deseamos seleccionar. Para esta misma acción también puede utilizar las teclas de cursor del
teclado junto con la tecla Mayúscula pulsada.
 Para seleccionar dos o más registros consecutivos, pulsaremos sobre el selector del primero de
ellos y arrastre hasta el último que quiera marcar.

Así mismo, en la esquina superior izquierda de la tabla aparece un recuadro llamado

Selector; donde al clicar sobre él se seleccionan todos los registros que componen la tabla.

Utilizando las teclas de cursor, puede seleccionar una palabra que se encuentre a la izquierda o
a la derecha del lugar donde está parpadeando el cursor. Para esto pulse las combinaciones de
teclas MAYÚSCULAS + CONTROL + FLECHA IZQDA o MAYÚSCULAS + CONTROL + FLECHA DCHA,
respectivamente.

Si desea seleccionar todo el contenido de un campo, lo más rápido es utilizar los cursores del
teclado y si quiere seleccionar
toda la columna, pulse en la cabecera de la columna.
Para seleccionar varias columnas, arrastre el ratón
por la cabecera de las columnas que quiera
seleccionar, sabiendo que éstas deben ser
consecutivas.

Seleccionar Columnas

Si por el contrario lo que quiere es cancelar una selección, bastará con que pulsemos la
tecla F2 o hagamos clic sobre cualquier dato.

Eliminación de Registros de una Tabla

Una vez seleccionado el registro a borrar, tan sólo tendrá que pulsar la tecla SUPR del teclado o
bien elegir la opción Eliminar del grupo de opciones Registros de la ficha Inicio. Access
pedirá confirmación para la eliminación del registro mediante el siguiente mensaje:

Mensaje de Confirmación de Borrado de Registros

De la misma manera que se puede eliminar un solo registro, puede eliminar varios al mismo
tiempo simplemente seleccionándolos antes de proceder a dar la orden de borrado.

Creación de Filtros

Por defecto, cuando abre una tabla de la base de datos en la vista hoja de datos, se
muestran todos los registros que contiene. Sin embargo, puede ocurrir que la tabla contenga
numerosos datos y que no se pueda visualizar la totalidad de los mismos.
 El filtrado resulta útil para ver únicamente una cantidad limitada de registros que satisfacen unas
ciertas características.

Access 2013 contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los
comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo. Por ejemplo, para ver los
registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado, haga clic en la
columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

Tenga en cuenta que al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita
automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado
simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de la vista.

La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se

cambia a otra vista. Si desea que el filtro esté disponible la próxima vez que abra el objeto
guarde el objeto con el filtro activo.

Seleccionar y Aplicar un Tipo de Filtro

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están
disponibles como comandos de menú en las vistas Hoja de datos, Formulario, Informe y
Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de
datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con

las expresiones, puede crear filtros propios mediante las
opciones del grupo Filtro de la ficha Inicio.

Grupo Ordenar y Filtrar

En el grupo Ordenar y filtra encuentra puede realizar los siguientes tipos de filtros:

 Filtros Comunes. filtran por valores específicos o por un intervalo de valores.

  Filtro por Selección. Filtra todas las filas de una tabla que contienen un valor que
coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de datos.

 Filtro por Formulario. Filtra por varios campos de un formulario o una hoja de datos, o
si intenta buscar un registro determinado.

 Filtro Avanzado. Filtra el tipo para el que defina criterios de filtro personalizados.

Cambio del Nombre de una Tabla

El método para renombrar un elemento de la base de datos, no es nada complejo. Si el nombre

de algún objeto no es de su agrado, puede cambiarlo utilizando la opción Cambiar
nombre de su menú contextual o bien pulsando la tecla F2, pero previamente debe estar
seleccionado el elemento al que va a modificar el nombre.

Realizado uno de estos procesos, el nombre que va cambiar aparecerá seleccionado y con el
punto de inserción situado al término del mismo.

Lo único que debe hacer es escribir el nuevo nombre o modificar el ya existente y luego pulsar la
tecla ENTER para confirmar.

Eliminación de una Tabla

Si una tabla, consulta, informe, formulario, etc., se vuelve innecesario, lo mejor es eliminarlo de
la base de datos. Para eliminar un elemento de una base selecciónelo en el panel de
exploración y pulse la tecla SUPR o bien pulse el botón Eliminar del grupo de opciones
Registros situado en la ficha Inicio. También podemos seleccionar la opción Eliminar de su menú
contextual.

Hay que tener en cuenta que los elementos que se eliminen de la base de datos no pasan a la
papelera de reciclaje de Windows, por lo que el elemento o elementos eliminados no se
pueden recuperar. Tan solo puede recuperar los datos eliminados en campos individuales
mediante la combinación de teclas CTRL+Z o el botón Deshacer de la barra de herramientas
de acceso rápido.

Copiado de una Tabla

La copia de elementos de la base de datos se puede realizar de la misma forma que en cualquier
aplicación Windows, es decir, mediante los comandos Copiar (o pulsa CTRL+C) o Cortar
(o pulsa CTRL+X) y Pegar (o pulsa CTRL+V),
para los cuales puede utilizar los respectivos botones del grupo de opciones
Portapapeles situado en la ficha de Inicio, o bien las opciones del menú contextual que
aparece al hacer clic con el botón secundario del ratón en la tabla.

Así, puede Copiar o Cortar una tabla, por ejemplo, de la base de datos y después pegarla
mediante la opción Pegar, tanto en la misma base de datos como en otra distinta. Si pega
cualquier elemento de la base excepto una tabla, Access solicita un nuevo nombre para el
elemento.
Sin embargo al pegar una tabla Access muestra un cuadro de diálogo como el que aparece en la
figura:

Cuadro de Diálogo Pegar Tabla

4. CONSULTAS

Tipos de Consulta

Access proporciona cuatro tipos de consultas que puede utilizar:

Las Consultas de Selección son el tipo de consultas que más se utilizan y le

permitirán seleccionar registros, resumir los datos y crear nuevos campos de cálculo.
Con las consultas de selección podrá escoger los campos que desea mostrar u
ocultar, resumir y agrupar los datos, consultar más de una tabla a la vez y definir
campos de cálculo nuevos, entre otras cosas.

 Las Consultas de Acción. Son consultas que realizan cambios en los registros de las
tablas y se dividen en:

- Consultas de creación de tabla: Mediante la utilización de estas consultas,

puede crear una tabla a partir de un conjunto de registros, seleccionar un grupo
secundario de datos o bien puede crear una tabla para exportarla a otras aplicaciones.

- Consultas de datos anexados. Añaden registros de una o más

tablas a la parte final de la otra tabla. Utilice esta consulta para agregar
unos registros antiguos a una nueva tabla sin tener que copiarlos
manualmente.

- Consultas de actualización: Realizan cambios generales en los datos a

escoger de una tabla, siendo ésta una forma rápida para poder cambiar
varios registros en un solo paso.

- Consultas de eliminación. Eliminan un grupo determinado de

registros, ya sea de una o de varias tablas.

Consultas de Tabla de Referencias Cruzadas. Este tipo de consultas permiten

agrupar los datos en categorías y a su vez mostrar los valores en un formato muy
parecido al de una hoja de cálculo. Asimismo puede comparar valores, responder a
preguntas del tipo ¿quién ha realizado una petición de stocks de un producto
determinado? o bien ver resúmenes de datos.

 Consultas SQL. Se crean mediante comandos SQL que son un tipo de consultas que
se envían comandos directamente a un servidor de bases de datos SQL.

Creación de una Consulta

Para crear una consulta abra la base de datos y acceda a la cinta de opciones Crear
donde se encuentra el grupo Consultas.
Consultas de Selección

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Se utiliza para:

 Recuperar datos de una o más tablas con los criterios (condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro.) especificados y después mostrar los
datos en el orden que se desee.

 Actualizar registros en la hoja de datos de una consulta de selección (con

algunas restricciones).

 Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de

totales.

Crear una Consulta de Selección en Vista Diseño

La vista diseño le permite crear una consulta con mayor flexibilidad y aportarla
odas las características que desee.

En esta vista se especifican los datos con los que se desea trabajar agregando
las tablas o consultas que contienen los datos y después se rellena la
cuadrícula de diseño (cuadrícula situada en la parte inferior de esta vista).
Guardado de una Consulta

Puede guardar la consulta clicando clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso
Rápido, o bien, seleccionando la opción Guardar de la ficha Archivo. Si es la primera vez
que
guarda la consulta aparecerá el cuadro de
diálogo para darle un nombre. Se puede
poner cualquier nombre excepto el de una
tabla ya creada.

Cuadro de Diálogo Guardar como

Para cerrar la consulta haz clic sobre su botón Cerrar.

Ejecución de una Consulta

La consulta puede ser ejecutada desde la vista Diseño de Consulta o bien desde el Panel
de Exploración.

 Desde el Panel de Exploración: haciendo doble clic sobre su nombre.

 Desde la vista diseño de la consulta: haciendo clic sobre el botón

Ejecutar de la pestaña Diseño.

Cuando está visualizando el resultado de una consulta, lo que ve realmente es la parte de la

tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modifica algún dato de los que
aparecen en la consulta estará modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones).

Apertura de una Consulta

Cuando desee abrir una consulta para poder modificarla selecciónela del
panel de exploración y clique en el botón Vista Diseño del grupo Vistas de la ficha Inicio.

Modificación de los Criterios de Consulta

Si bien las consultas se pueden usar para extraer datos de algunos campos de una tabla
grande (por ejemplo, se puede recuperar sólo el nombre y el cargo de una tabla de
empleados grande que contiene 30 campos), el uso de criterios limita aún más los
resultados.

Por ejemplo, se pueden recuperar los empleados que dependen de un director específico o
que han sido contratados después de una fecha determinada.

En la vista Diseño, se especifican los criterios en la celda Criterios para definir una condición
que deben cumplir los datos. Esta condición se conoce a veces como un valor simple (texto
simple, números o fechas) o como una expresión (valores y funciones combinados con
comparaciones y cálculos).
Las consultas constan de una serie de condiciones, o criterios, que se combinan para
restringir el número de registros que se muestran. Cada condición consta de tres elementos:

 El campo que se utilizará en la comparación.

 El operador que describe el tipo de comparación que se va a realizar.

 El valor, que especifica exactamente con qué campo se comparará.

Puede utilizar los comandos del grupo Configuración de consultas situado en la ficha
contextual Diseño para eliminar las
entradas de las filas de la cuadrícula, para
eliminar columnas o filas completas de la
cuadrícula o para borrar la cuadrícula completa.

Si desea especificar varios criterios para un mismo campo puede utilizar los operadores
lógicos:

 Los Criterios Basados en Y significan que el registro a seleccionar debe de cumplir

con dos criterios simultáneamente, por ejemplo la ciudad ha de ser Madrid y el país
España.

 Los Criterios Basados en O suponen que el registro ha de cumplir uno u otro, por
ejemplo que la ciudad sea Madrid o Barcelona.

Access ofrece tres cláusulas especiales que son útiles para especificar los datos deseados en la
hoja de respuestas dinámica. Estas tres cláusulas son:

 Entre. Especifica un rango de valores. Entre 1 Y 20 es igual a la expresión

>=1 Y<=20.
  En. Se utiliza para especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos
puede coincidir con el valor del campo que se está buscando.

La expresión En(“Francia”;”España”;”Portugal”) es igual a la expresión “Francia” O

“España” O “Portugal”.

 Como. Localiza modelos en campos de texto. Puede incluir caracteres especiales y

rangos de valores en las cadenas de comparación para definir el modelo de
caracteres que desea:

- Un signo de interrogación (?) indica un carácter cualquiera en esa posición.

- Un asterisco (*) indica cero o más caracteres de esa posición.
- Un signo numérico (#) especifica un único dígito numérico es esa posición.
- Un rango entre corchetes ([]) para comprobar un cierto rango de caracteres
en una posición. Como por ejemplo, el rango [0-9] comprueba si hay un
dígito numérico en esa posición.
- El signo de admiración (!) indica excepciones. Como por ejemplo, el
rango[!0-9] comprueba todos los caracteres menos los dígitos numéricos.

Ejemplos de criterios que puede utilizar en consultas para limitar el número de registros:

 Rango de Valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y)

- 234. Para un campo Cantidad, números mayores de 234.

- < 1200,45. Para un campo PrecioUnidad, números menores de 1200,45.
- >= "Díaz". Para un campo Apellidos, todos los nombres desde Díaz hasta el
final del alfabeto.
- Entre #02.02.99# Y #01.12.99#. Para un campo FechaPedido, fechas del 2-
Feb-99 al 1-Dic-99.

 Excluir Valores que no Coinciden (Negado)

- Negado "España". Para un campo PaísDestinatario, pedidos enviados a

países o zonas que no sean España.
- Negado 2. Para un campo Id, el empleado cuyo identificador no es 2.
- Negado T*. Para un campo Apellidos, los empleados cuyos nombres no
empiezan por la letra "T".

 Valores de una Lista (In)

- En("Canadá", "Reino Unido"). Para un campo PaísDestinatario, pedidos

enviados a Canadá o al Reino Unido.
- En(Francia, Alemania, Japón). Para un campo País, empleados que viven en
Francia, Alemania o Japón.
 Valores de Texto Coincidentes Parcial o Totalmente

- "Londres". Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados a Londres.

- "Londres" O "Madrid". Para un campo CiudadDestinatario, pedidos enviados
a Londres o Madrid.
- >="N". Para un campo NombreCompañía, pedidos enviados a compañías
cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z.
- Como "S*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo
nombre empieza por la letra S.
- Der([IdPedido]; 2) = "99". Para un campo IdPedido, pedidos con valores de
Id que acaban en 99.
- Longitud([NombreCompañía]) > Val(30). Para un campo NombreCompañía,
pedidos para compañías cuyo nombre tiene más de 30 caracteres.

 Modelos Coincidentes (Como)

- Como "S*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes cuyo

nombre empieza por la letra S.
- Como "*Importaciones". Para un campo Destinatario, pedidos enviados a
clientes cuyo nombre finaliza con la palabra "Importaciones" (ANSI-89).
- Como "[A-D]*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes
cuyo nombre empieza por las letras de la A a la D.
- Como "*ar*". Para un campo Destinatario, pedidos enviados a clientes
cuyo nombre incluye la secuencia de letras "ar".
- Como "Casa Jul?". Para un campo Destinatario, pedidos enviados al cliente con
"Casa" como primera parte del nombre y un segundo nombre de 4 letras, de
las cuales las cuatro primeras son "Jul" y la última se desconoce.

 Valores de Fecha

- #2/2/2014#. Para un campo Pedidosenvios, pedidos enviados el 2 de febrero

de 2014.
- Fecha(). Para un campo FechaRequerida, pedidos para hoy.
- Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M"; 3; Fecha( )). Para un campo
FechaRequerida, pedidos requeridos entre hoy y tres meses a partir de hoy.
- < Fecha( ) – 30. Para un campo FechaPedido, pedidos con una antigüedad de
más de 30 días.
- Año([FechaPedido]) = 2008. Para un campo FechaPedido, pedidos con fechas
de 2008.
- ParcFecha("t"; [PedidoFecha]) = 4. Para un campo FechaPedido, pedidos para
el cuarto trimestre del calendario.
- SerieFecha(Año ([FechaPedido]); Mes([FechaPedido]) + 1; 1) – 1. Para un
campo FechaPedido, pedidos para el último día de cada mes.
 - Año([FechaPedido]) = Año(Ahora()) Y Mes([FechaPedido]) = Mes(Ahora()).
Para un campo FechaPedido, pedidos para el año y mes actuales.

 Cadenas de Longitud Cero y Nulas

- Es Nulo. Para un campo RegiónDestinatario, pedidos de los clientes cuya

RegiónDestinatario sea Nulo (vacío).
- No es Nulo. Para un campo RegiónDestinatario, pedidos de los clientes
cuya RegiónDestinatario contenga un valor.
- "". Para un campo Fax, pedidos de los clientes que no tienen una máquina de
fax, lo que se indica mediante un valor de cadena de longitud cero (cadena
que no contiene caracteres, para especificar una cadena de longitud cero,
escriba dos comillas dobles sin espacio entre ellas) en el campo Fax en
lugar de un valor Nulo (vacío).

Realizar Cálculos en una Consulta

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo,
puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores
de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Puede realizar
cálculos en una consulta mediante:

 Cálculos Predefinidos, denominados "totales", para calcular las siguientes

cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros
combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación
estándar o varianza.

 Un Cálculo Personalizado para llevar a cabo cálculos numéricos, de fechas y de

texto en cada registro, utilizando los datos de uno o más campos. Necesita crear
un nuevo campo calculado (campo definido en una consulta que muestra el
resultado de una expresión en lugar de mostrar datos almacenados) directamente
en la cuadrícula de diseño para estos tipos de cálculos.

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan

en la tabla base. En su lugar, Microsoft Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez
que ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados en los datos
más actuales de la base de datos. Por tanto, no puede actualizar de forma manual los
resultados calculados.

Utilización de Cálculos Predefinidos

Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas.
O bien, puede calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula
de diseño de la consulta, donde selecciona la función de agregado para el cálculo
que desee llevar a cabo en un campo.

En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios que

afectan a los cálculos y producen distintos resultados de consulta. Si agrega criterios,
puede limitar:
  Los grupos antes de realizar los cálculos sobre dichos grupos. Especifique los
criterios en el campo Agrupar por.

 Los resultados después de realizar los cálculos sobre los grupos.

Especifique los criterios en el campo que contiene el cálculo.

 Los registros antes de agruparlos y antes de realizar los cálculos. Agregue el

campo cuyos registros desea limitar a la cuadrícula de diseño y, a
continuación, especifique criterios en la celda Criterios del campo. Si está
calculando totales en la misma consulta, establezca la celda Total del
campo que contiene el criterio a Dónde. Esta regla es aplicable tanto si está
calculando el total sobre todos los registros o sobre grupos de registros.

Para añadir la fila Total a la cuadrícula, debe trabajar con una consulta de selección
y la consulta se
debe abrir en la vista Diseño. Si se
encuentra en el caso mencionado
anteriormente
haga clic en el botón Totales de la
barra de herramientas (para
eliminar la fila, deseleccione este
mismo botón).

La primera vez que pulse el botón Totales de la barra de herramientas, Access

visualiza Agrupar por, en la fila Total de todos los campos que se encuentren en la
cuadrícula de diseño. Cree totales reemplazando el ajuste Agrupar por, con algunas
de las funciones de la lista desplegable. Para aplicar una función de resumen a los
valores en un campo particular, abra la lista desplegable en el cuadro Total para ese
campo y seleccione una de estas funciones:

 Agrupar Por. Define los grupos para los que desea realizar los cálculos.
Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría, seleccione
Agrupar por para el campo NombreCategoría.

 Suma. Suma todos los valores dentro del grupo. Esta función se puede
utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico.

 Promedio. Calcula el promedio de todos los valores dentro del grupo. Esta
función se puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora,
Moneda y Autonumérico.

 Min. Calcula el valor mínimo dentro del grupo. Esta función se puede
utilizar para los campos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico.

 Max. Calcula el valor máximo dentro del grupo. Esta función se puede
utilizar para los campos de tipo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y
Autonumérico.
  Cuenta. Determina el número de valores dentro del grupo, sin contar los
valores en blanco. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo
Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto
OLE.

 DesvEst. Determina la desviación estándar para la población definida por el

grupo. Esta función se puede utilizar para los campos de tipo Número,
Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico.

 Var. Determina la varianza para la población definida por el grupo. Esta

función se puede utilizar para los campos de tipo Número, Fecha/Hora,
Moneda, Autonumérico.

 Primero. Devuelve el primer registro encontrado del grupo sobre el que se

realizan los cálculos. Esta función devuelve el primer registro en el orden
cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún
efecto sobre esta función.

 Último. Devuelve el último registro encontrado del grupo sobre el que se

realizan los cálculos. Esta función devuelve el último registro en el orden
cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún
efecto sobre esta función.

 Expresión. Crear un campo calculado que incluya una función de agregado

en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando desee
utilizar múltiples funciones en una expresión.

 Dónde. Especificar los criterios de un campo que no esté utilizando para

definir los grupos. Si selecciona esta opción para un campo, Access ocultará
el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de
verificación Mostrar.

Cálculos Personalizados

Con un cálculo personalizado puede llevar a cabo en cada registro cálculos

numéricos, de fechas y de texto mediante los datos de uno o más campos. Por
ejemplo, con un cálculo personalizado puede multiplicar los valores de un campo por
una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en
distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto. Mediante las opciones
de la fila Total en la cuadrícula de diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en
grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el
campo calculado.

En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado

directamente en la cuadrícula de diseño.

Para crear un campo calculado, haga clic en una columna en blanco de la fila Campo
en la cuadrícula de diseño de la consulta e introduzca la expresión para calcular el
valor. En lugar de escribir el nombre de un campo para que se utilice en los cálculos,
puede hacer clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de texto y seleccionar
el nombre del campo en la lista; a continuación escribirá el resto de la expresión.
 El formato general de un campo calculado es: Nombre del campo: Expresión, como por
ejemplo:

La expresión puede estar constituida por varios cálculos tal como se muestra a
continuación:
Sum([UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]).
El principio de una sentencia de un campo calculado debe definir el nombre del
campo calcula-do seguido de dos puntos, estos delimitan el nombre del campo de la
siguiente expresión que será evaluada para crear el nuevo valor.

Los campos calculados pueden incluir los resultados de cualquier expresión. Si la

expresión de su campo calculado hace referencia a otro campo de la misma tabla, el
nombre del campo de la tabla debe ir incluido entre corchetes para definirlo, como
por ejemplo:
PrecioFinal:[Precio]*[Cantidad].
Para formatear el campo calculado, haga clic en la columna correspondiente situada
en la cuadrícula de diseño de la consulta y posteriormente clique en el botón
Hoja de propiedades que se encuentra en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha
contextual Diseño. En la pestaña General, haga clic en el cuadro Formato y
seleccione el formato adecuado en la lista desplegable que aparece.

Consulta de Parámetros

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o
un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite
más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede
entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las
consultas con parámetros pueden realizar consultas con distintos valores, pero se realizan en
los mismos campos. Esto es posible mediante la sustitución de las sentencias de los
parámetros con los criterios fijos actuales. La sintaxis de la sentencia con parámetros es
[Texto:]. El último carácter del texto debe de ser dos puntos (:) y debe estar entre corchetes.

Cuando se encuentra una consulta de parámetros Access abrirá el cuadro de diálogo

Introduzca el Valor del parámetro que
le pide un valor de entrada. Cuando finalice, la consulta
sustituye internamente las sentencias de parámetros
con los valores actuales que ha introducido y le muestra
las condiciones resultantes.
Introducción del Valor para el Parámetro Fecha inicial
Eliminación de una Consulta

Para eliminar una consulta que ya no nos es necesaria, haga clic con el botón secundario del
ratón sobre ella en el panel de exploración y escoja la opción Eliminar del menú contextual
o clique en el botón Eliminar del grupo Registros de la ficha Inicio.
5. FORMULARIOS

Creación de Formularios para Introducir y Mostrar Registros de las Tablas o Resultados de Consultas

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para

introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede utilizar un formulario como un
panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro
de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una acción basada en las
entradas. Otra forma de utilización del formulario son los subformularios que es parecido a una
parte de otro formulario. De hecho, mientras que el formulario principal mayor está conectado a
una tabla, el subformulario se conecta a una tabla diferente. Un usuario puede escribir datos
en un formulario y ver los datos relacionados en otro sin ni tan siquiera saber que en realidad son
independientes pero iguales.

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas de la base de datos. El
origen de registros de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base.
No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas
en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra
información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en
el diseño del informe.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos
denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos
es un cuadro de texto.

Creación de Formularios Sencillos de Tablas y Consultas

Cuando cree un formulario, debe tener en cuenta un par de objetivos principales. Un

formulario desempeña su función perfectamente si presenta la información de forma clara y
ofrece control de los datos.
Las bases de datos almacenan los datos en tablas, a menudo en tablas de gran tamaño.
Aunque en una tabla se pueden escribir y leer directamente los datos, este proceso puede
llegar a ser muy pesado. Cuanto mayor sea la tabla, más complicado será garantizar que
los datos están en el campo (columna) y el registro (fila) correctos.

Los formularios permiten a los usuarios centrarse justamente en lo que necesitan cuando
escriben o ven datos. Diseñe los formularios de modo que los datos se puedan leer y
comprender fácilmente. Puede incluir etiquetas para describir los datos e instrucciones para
escribirlos justo al lado de las áreas de trabajo.

Los formularios le permiten seleccionar, de entre los muchos campos de una tabla,
aquellos en los que desea que se centren los usuarios. Esta cualidad selectiva también
implica que no tendrá que revelar todos los datos a todas las personas que trabajen con
ellos. Por ejemplo, es muy probable que desee evitar que el responsable de registrar los
nombres en la tabla de empleados vea los salarios.

Access permite crear formularios de tres maneras distintas: con el Asistente para
formularios, con un Autoformularios o en la vista Diseño. Todos los comandos de creación
de formularios se encuentran en el grupo Formularios de la ficha Crear:

Opciones para Crear un Formulario

Formulario. Este comando crea automáticamente un nuevo

formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe
seleccionado en el Panel de Navegación.

Diseño del Formulario. Permite crear el formulario usted mismo

añadiendo controles uno a uno en la vista Diseño.

Formulario en Blanco. Este comando crea un nuevo formulario sin

contenido al igual que la opción anterior, pero a diferencia de esta la vista que
utiliza Access para abrirlo es la Vista Presentación. En esta encuentra ventajas,
como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta,
informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.

Asistente para Formularios. Access crea el formulario, de acuerdo con

sus especificaciones. La opción Asistente para formularios le permite elegir los
campos específicos a incluir, que pueden pertenecer a una o más tablas o
consultas.
 Navegación. La versión 2013
incluye un nuevo control de
navegación que permite alternar
entre varios formularios e informes en
su base de datos. Si desea publicar
una base de datos en la Web, un
formulario de navegación es la mejor
forma de crear un panel de control o
"página de inicio" para la base de datos
web.

Opciones de Formularios de Navegación

Más Formularios. Muestra una serie de formularios

diferentes a los anteriores.

Más formularios que Puede Crear

Crear un Formulario en Vista diseño

La vista Diseño es la mejor opción para crear un formulario si desea disponer de un

control y una flexibilidad totales, ya que en dicha vista todo depende de usted.
También puede generar un formulario con el asistente para formularios o con un
Autoformato y, a continuación, cambiarle detalles en la vista Diseño.
Cuando utiliza este método para crear un formulario, se crea un formulario básico
y se personaliza añadiendo controles para ajustarlo a sus necesidades.

Para crear un formulario partiendo de cero, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Diseño del

Formulario que se encuentra en
el grupo Formularios de
la ficha Crear. En ese momento Access
muestra el formulario en modo diseño.

Vista Diseño del Formulario

2. Coloque los objetos deseados (campos, texto, gráficos, etc.) en el formulario,

empleando el cuadro de herramientas. Para más información lea el apartado
personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño.

3. Guarde el formulario.
 Crear un Formulario con el Asistente

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros,

campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas.
Deberá indicar al Asistente la siguiente información:

 Tabla o consulta de la que proceden los datos del formulario.

 Campos que se utilizarán en el formulario.
 Diseño que aplicar al formulario.
 Estilo visual que aplicar al formulario.

Introducir Datos Mediante un Formulario

Un formulario la mayoría de las veces está asociado con una tabla o consulta específica en la
base de datos, que se conoce como fuente u origen del registro. La mayor parte de los
controles en un formulario típico acceden directamente a los campos que pertenecen al
origen del registro. En la vista Formulario, puede mostrar cualquiera de los registros que
pertenecen al origen del registro y puede añadir o eliminar registros.

Para abrir un formulario haga doble clic sobre su nombre en el panel de exploración, o
bien, clique con el botón secundario del ratón sobre su nombre y escoja la opción Abrir
del menú contextual. Con esto, el formulario se abrirá en la vista formulario y estará
preparado para trabajar con los datos que se muestran en él.

Access proporciona una barra de herramientas pequeña que está permanentemente

colocada en la esquina inferior izquierda de la ventana de formulario y que puede utilizar para
navegar por los registros existentes o para añadir nuevos registros:

Si prefiere utilizar el teclado en lugar del ratón, pulse AVPÁG para avanzar un único registro
o REPÁG para retroceder un registro, mientras que para ir al principio del primer registro,
pulse CTRL+INICIO, y para ir al final de último registro, pulse CTRL+FIN.

Para ver un registro específico de una tabla, puede hacer clic sobre el cuadro Registro
específico, escriba el número de registro y pulse ENTER. También puede ir a un registro que
contenga texto específico en uno de sus campos con la opción Buscar, haciendo clic el
botón Buscar del grupo Buscar de la ficha
Inicio o pulsando CTRL+B.
 Del mismo modo, puede reemplazar el contenido de un campo con el comando
Reemplazar del grupo Buscar de la ficha Inicio o pulsando CTRL+L.

También puede ordenar y/o filtrar los datos

que se visualizan en el formulario a través del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para crear un registro nuevo, haga clic en el botón Nuevo registro en la barra de
herramientas situada en la parte inferior de la ventana formulario o haga clic en el botón
Nuevo del grupo Registros situado en el ficha Inicio. El registro nuevo se añadirá al
final de la tabla de origen del registro y se mostrará en la ventana de formulario de
modo que pueda introducir información en él.

Si lo que se quiere es modificar un registro existente muévase por la base de datos con
ayuda de los botones de movimiento hasta que localice el registro que desee modificar. A
continuación sitúese en el campo que quiera cambiar y realice las modificaciones
oportunas.

Para eliminar permanentemente un registro, muestre el registro en la ventana de

formulario, clique en algún campo y a continuación elija Eliminar registro de la lista
de opciones que se muestra al hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la
derecha del botón Eliminar del grupo Registros situado en la ficha Inicio. Access solicita
confirmación antes de eliminar el registro. Si la eliminación va a generar eliminaciones en
cascada en las tablas relacionadas, aparecerá un cuadro de diálogo informándole de ello y
dándole la oportunidad de detener el proceso.

También puede mostrar un formulario en una vista Hoja de datos. Cada fila de la vista
Hoja de datos de un formulario muestra los controles para un registro particular, uno
por columna. Aunque la vista Hoja de datos es generalmente mucho menos conveniente
para trabajar con un formulario que la vista Formulario tiene la ventaja de permitirle ver
muchos registros al mismo tiempo. Para cambiar a la vista Hoja de datos, elija vista Hoja
de datos que se encuentra en la lista Ver del grupo Vistas situado en la ficha Inicio.

Cuando cierre el formulario los datos que haya modificado o añadido nuevo se guardarán
de forma automática al igual que si estuviera trabajando con la tabla. Sí comete algún
error mientras manejamos el formulario, cuando intente salir del mismo o moverse a
través de sus registros, Access mostrará mensajes informando acerca del error ocurrido.

Personalización de Formularios Utilizando Diferentes Elementos de Diseño

Partes de un Formulario

Al abrir un formulario en la vista Diseño, puede ver las secciones en las que está
organizado el formulario y añadir en todas ellas controles. Cada formulario puede tener
como máximo cinco partes:
  Detalle. Esta sección aparece en todos los formularios y normalmente
contiene la mayoría de los controles. Los controles en los que los usuarios ven o
escriben datos, como los cuadros de texto y de lista, están normalmente aquí,
también puede contener controles que no cambian, como etiquetas y líneas.

 Encabezado o Pie de Formulario. Los elementos que coloque solo aparecerán

una sola vez al principio y al final del formulario. Cuando crea un formulario
nuevo el encabezado y el pie de formulario no se visualiza por defecto, para
mostrar dichos apartados haga clic con el botón secundario del ratón sobre
el
fondo del formulario y seleccione la opción Encabezado o Pie de formulario
del menú emergente.

 Encabezado o Pie de Página. Estas secciones son útiles para organizar

formularios complejos diseñados para aparecer como varias páginas. Los
encabezados y pies de página aparecen en todas las páginas de un
formulario, pero sólo al imprimir u obtener una vista previa del formulario.
Cuando crea un formulario nuevo el encabezado y el pie de página no se
visualiza por defecto, para mostrar dichos apartados haga clic con el botón
secundario
del ratón sobre el fondo del formulario y seleccione la opción
Encabezado o Pie de página del menú emergente.

Partes de un Formulario

Hay tres formas de seleccionar una sección de un formulario en la vista Diseño:

 Puede hacer clic en el selector de sección, el cuadro situado en la regla vertical

que está a la izquierda del nombre de sección. (Las reglas le permiten
controlar el tamaño de un formulario mientras está trabajando en él. Un
formulario no debe ser ni demasiado grande ni demasiado pequeño; debe tener el
tamaño justo para los usuarios.).

 Puede hacer clic en la barra de sección, el rectángulo que contiene el

nombre de la sección que está situado en la parte superior de la sección.

 Puede hacer clic en cualquier lugar

del fondo de la sección. (En
cualquier lugar que no sea un
control).

Zonas de Selección de la Sección

 Una vez seleccionada una sección con alguno de estos métodos, se resaltará la barra de
sección.

Si modifica el número o el tamaño de los controles de un formulario, tal vez también

desee cambiar el tamaño del propio formulario para ajustarlo a los controles que contiene
y hacer que el trabajo en el formulario sea más fácil.

Puede aumentar o reducir el alto de las secciones de un formulario individualmente. Sin

embargo, si modifica el ancho de cualquier sección, cambiará el ancho de todo el
formulario.

Para cambiar el alto de una sección, sitúe el

puntero del ratón en el borde superior de la
barra de sección y arrástrelo hacia arriba o hacia
abajo.

Para cambiar el ancho del formulario, sitúe el

puntero del ratón en el borde derecho de
cualquier sección y arrástrelo a la izquierda o la
derecha.

Para cambiar el alto de una sección y el ancho

del formulario simultáneamente, sitúe el puntero
en la esquina inferior derecha de la sección y
arrastre el puntero diagonalmente en cualquier
dirección.

Los Controles del Formulario

Al crear un formulario con el asistente o con un autoformularío, puede añadirle controles,

para así poder mostrar datos adicionales y que resulte más vistoso. Por el contrario, sí
está creando el formulario en vista diseño, se verá obligado a agregar algún que otro
control.

Los controles pueden mostrar información que no se encuentra almacenada en la

base de datos, así como instrucciones, títulos y valores calculados.

Hay tres tipos de controles, éstos son los siguientes:

1. Controles Dependientes: el origen de los datos de este tipo de controles, es un

campo de una tabla o consulta. Se utilizan para mostrar, introducir y
actualizar los valores de los campos de la base de datos y pueden ser de tipo
texto, fecha, numérico, imágenes y valores Sí/No.

2. Controles independientes: este tipo de controles no tienen origen de datos y se

puede utilizar para mostrar líneas, información, rectángulos e imágenes.
 3. Controles Calculados: utilizan una expresión como origen de los datos. Una
expresión puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta, como
base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o
informe.

Sea cual sea el tipo de controles que va a emplear, debe saber cómo crearlos.

Insertar un Control Dependiente

La mejor forma de crear un control

dependiente es activando el botón
Agregar Campos existentes del
grupo de opciones Herramientas
situado en la ficha Diseño, que abre, a la derecha
de la ventana, el panel Lista de Campos, si es que
éste no estaba activado.

El Origen de Datos de este Formulario es la Tabla Descripción

Hecho esto, tan sólo debe seleccionar el campo o campos que desea añadir
al formulario. Sí quiere añadir un único campo, haga clic sobre él, o bien lo
arrástralo al área de diseño, o bien haga clic con el botón secundario del ratón
sobre él y en el menú contextual que aparece seleccione la opción Agregar
campo a la vista; si lo que desea es añadir varios campos que se encuentran
de forma correlativa, haga clic sobre el campo que se encuentra en primer
lugar y con la tecla MAYÚSCULAS pulsada, haga clic sobre el campo que se
encuentra en el último lugar que desea añadir; por último, si quiere añadir
varios campos y éstos no están ordenados de forma correlativa, con la tecla
CTRL pulsada, haga clic sobre cada uno de los campos que desea añadir.

Una vez que se han seleccionado todos los campos que se van a incluir en el
formulario, los puede arrastrar hasta la posición que ocuparán en el
formulario. Access dibujará un cuadro de texto para cada campo seleccionado de
la lista de campos.

Formato de los Campos

La mayoría de las modificaciones de formato se pueden realizar desde la ficha

contextual Formato.

Ficha Contextual Formato

Este grupo de opciones está compuesto por los siguientes elementos:

Tipo de Letra: permite escoger el tipo de letra que se

utilizará para mostrar el contenido del campo o etiqueta.

Color del Texto: permite especificar el color del texto.

 Negrita, Cursiva y Subrayado: modifican el estilo del texto.

Tamaño: medido en puntos, determina el tamaño del texto.

Color de Relleno: permite modificar el color de fondo de relleno de un

objeto seleccionándolo de la lista.

Alineación Izquierda, Centrada y derecha: determina cuál es

la alineación del texto contenido en un campo o en una etiqueta.

Copiar Formato: este botón permite copiar el formato de un control

o una parte del formulario y aplicarlo a otro.

Color de Fondo o de Relleno Alternativo: si ha creado un formulario

tabular podrá indicar el color con el que se rellenarán las filas alternas del
formulario.

Formato Condicional: se aplica solamente a los campos. Permite

que el formato de un campo cambie según se den unas condiciones u otras.
Por
ejemplo, puede interesarle que
cuando el país sea España el
campo que de resaltado con
color de fondo azul y texto en
rojo como se muestra en la
imagen siguiente:

Cuadro de Diálogo Formato Condicional

Las opciones de formato son referentes al estilo de texto, color de fondo y de

relleno. Además permite activar o desactivar el campo.

Las condiciones que debe cumplir el campo pueden ser

las siguientes:

- El valor del Campo es: igual a un valor, entre un valor y otro, distinto de
un valor, etc.

- La Expresión es: deberás introducir el valor de la condición.

- El Campo tiene foco: si el campo tiene el enfoque, es decir, si el cursor

está situado en el campo en cuestión.
Cambiar la Ubicación, el Tamaño y la Alineación de los Objetos del Formulario

Un punto de vital importancia a la hora de hablar de los controles de los formularios es

aprender a mover, cambiar el tamaño y alinear los mismos:

 Seleccionar Varios Controles a la Vez. Para cambiar el tamaño o la posición de

un control, primero debe seleccionarlo en la vista Diseño y para ello basta con
hacer clic en él. Alrededor del control seleccionado aparecen pequeñas asas
cuadradas. Si el control tiene una etiqueta, ésta se
seleccionará junto con el
control.
Control y Etiqueta Seleccionada en un Formulario

Para seleccionar varios controles a la vez en la vista Diseño, debe mantener

presionada la tecla MAYÚS y hacer clic en los controles que desea seleccionar.
También puede hacer clic en el botón
Seleccionar objetos del grupo Controles en la ficha Inicio, hacer
clic en la cuadrícula de la vista Diseño y trazar un rectángulo en torno a los
controles que desea seleccionar. Al soltar el botón del ratón, aparecen asas
que muestran su selección. Para deseleccionar todos los controles, haga clic
sobre cualquier área en blanco.

 Mover un Control y su Etiqueta. Clique sobre la etiqueta o sobre el control

que desee mover y Access presentará los controladores de movimiento de
ambos controles. Sitúe el puntero del ratón en el borde del control o de su
etiqueta, hasta que se convierta en un cursor con una flecha de
cuatro puntas. Cuando ocurra esto,
debe pulsar el botón izquierdo del
ratón y sin soltarlo, arrastrar el
control y su etiqueta hasta la nueva
posición.
Mueve el Control y su Etiqueta al Mismo Tiempo

 Mover un Control o su Etiqueta de Forma Separada. En primer lugar debe

hacer clic en el control o la etiqueta, a continuación sitúe el puntero del ratón
en la esquina superior izquierda del control o de la etiqueta, sobre el controlador
de movimiento. Cuando el puntero cambie de forma a un cursor con una
flecha de cuatro puntas, entonces es cuando se puede arrastrar el control o la
etiqueta. Las partes de un control
compuesto continúan
relacionadas aunque
movamos las partes
individualmente.
Mueve el Control y no su Etiqueta

 Mover Dos o Más Controles a la Vez. seleccione todos los controles que desea
mover y a continuación, sitúe el puntero del ratón en el borde de cualquier
control. Cuando el puntero cambie de forma a un cursor con una flecha de
cuatro puntas, arrastre los controles y sitúelos en la nueva posición.
 Recuerde que no se debe situar el puntero del ratón sobre los
controladores de movimiento.

 Cambiar el Tamaño de un Control. En primer lugar debe seleccionar el control o

los controles para cambiar el tamaño y una vez seleccionados, sitúe el puntero
del ratón en el controlador de tamaño. En ese momento
el puntero cambia de aspecto,
apareciendo una flecha de dos
puntas.
Cambia el Ancho del Control

A continuación, haga clic y arrastre hasta que el control alcance el tamaño

deseado.

Si desea hacer una pequeña modificación en el tamaño de un control puede

realizarla por medio del teclado seleccionando el control a modificar y
manteniendo la tecla MAYÚSCULAS pulsada presione las teclas de dirección.

Si seleccionamos más de un control, todos los controles seleccionados

cambiarán de tamaño al arrastrar el controlador de tamaño de cualquiera de
ellos.

 Cambiar el Tamaño de un Control para que se Ajuste a su Contenido: en

primer lugar, debe seleccionar el control o controles a los que va a cambiar de
tamaño y seguidamente, desplegar su menú contextual pulsando el botón
secundario del ratón. Una vez desplegado, sitúe el puntero del ratón sobre la
opción Tamaño del submenú que aparece y clique sobre la opción Ajustar.

Puede también abrir la cinta de opciones Organizar, dirigirse al grupo de

opciones Tamaño y orden y pulsar en el grupo de opciones Tamaño y
espacio donde se ubica el botón
Ajustar.

 Elegir la Distribución de los Datos. Desde el grupo Tabla, puede elegir si

queremos que el formulario organice sus controles de forma apilada o tabular.
Para poder utilizar los
botones, debe seleccionar previamente los
controles a los que quiera aplicar la
distribución. Normalmente serán todos ellos.
Diferentes Distribuciones que puede Aplicar

- Apilado. Coloca un campo bajo el

otro, con la etiqueta a la izquierda y el
dato a la derecha. Por lo tanto,
cada registro estará en una página
independiente y tendrá que utilizar
los botones de desplazamiento para
moverse entre los registros.
 - Tabular. Esta distribución sitúa las etiquetas en la zona superior y bajo
ella todos los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un
registro distinto.

Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrá

moverlo a placer o cambiar su tamaño de forma individualizada. Estas
restricciones le aseguran que no romperá el esquema perfectamente
alineado que Access crea. Si quiere ser libre de modificarlo desactive la
distribución clicando en el botón Quitar diseño.

Almacenado de Formularios

Puede guardar el formulario haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de

Acceso Rápido, o bien, utilizando el comando Guardar de la ficha Archivo. Si es la primera
vez que guarda el formulario Access mostrará el cuadro de diálogo donde podrá asignarlo
un nombre.

Para cerrar el formulario haga clic sobre su botón Cerrar del formulario
correspondiente.

Modificación de Formularios

Si lo que queremos es modificar el diseño de un formulario sitúese en el Panel de

Exploración y escoja la opción Vista de Diseño del menú contextual que se
mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del
formulario.
Si el formulario está abierto en Vista formulario puede hacer un clic en el botón Vista
de la ficha Inicio y escoger el comando Vista diseño donde podrá realizar los cambios que
crea oportunos.

Crear un formulario que contenga un subformulario mediante el Asistente para formularios

Con este procedimiento se crea una nueva combinación de formulario y subformulario

mediante el Asistente para formularios:

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haz clic en Asistente para

formularios.

2. En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas,

selecciona una tabla o consulta. En este ejemplo, para crear un formulario
denominado Categorías que muestre los productos de cada categoría en un
subformulario, selecciona Tabla: Categorías (el lado "uno" de la relación uno a
varios).
3. Haz doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.

Selecciona la tabla y campos del lado “uno”

Selecciona la tabla y campos del lado “varios”

4. En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas,

selecciona otra tabla o consulta de la lista. En este ejemplo, selecciona la tabla
Productos (el lado "varios" de la relación uno a varios).

5. Haza doble clic en los campos de esta tabla o consulta que deseas incluir.

6. Cuando hagas clic en Siguiente, suponiendo que has definido correctamente las
relaciones antes de iniciar el asistente, éste preguntará ¿Cómo desea ver los
datos?, es decir, por qué tabla o consulta. En este ejemplo, para crear el
formulario Categorías, haga clic en Por Categorías. El asistente mostrará un
pequeño diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario
representa el subformulario.
7. En la parte inferior de la página del asistente, seleccione la opción
Formulario con subformularios y haga clic en Siguiente.

Indica cual es la tabla correspondiente al formulario principal

Indica la distribución del formulario

8. En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario? del asistente,

haz clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseño que desee para
el subformulario.

Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y

columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad.

Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un

subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como
la vista de hoja de datos de una tabla. Una vez hecha la selección, haga clic en
Siguiente.
 Asigna nombres al formulario y subformulario

9. En la página final del asistente, escribe los títulos que desee para los formularios.
Access asigna nombres a los formularios según los títulos que escribas, y
etiqueta el subformulario de acuerdo con los títulos que escribas para el
subformulario.

También en esta página, especifica si desea abrir el formulario en la vista

Formulario para que pueda ver o introducir información, o si deseas abrir el
formulario en la vista Diseño para que pueda modificar su diseño. Una vez
hecha la selección, haga clic en Finalizar.

Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el
control de subformulario y otro para el propio subformulario.

Crear un subformulario arrastrando un formulario hasta otro

Usa este proceso si tiene dos formularios y desea usar uno de ellos como
subformulario del otro formulario.

1. En la vista Diseño, abra el formulario que desee usar como formulario principal.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la herramienta

Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella
para seleccionarla.

3. Arrastra el formulario que desees utilizar como subformulario desde el panel de

exploración hasta el formulario principal.

En ese momento, Access agrega un control de subformulario al formulario principal y

vincula el control al formulario arrastrado desde el panel de exploración. Access intenta
asimismo vincular el subformulario al formulario principal, basándose en las relaciones
definidas en la base de datos.
 Si Access no puede determinar cómo debe vincular el subformulario al formulario principal,
las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de
subformulario están vacías. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la
siguiente manera:

1. Haz clic con el botón secundario en el formulario principal en el panel de

exploración y, a continuación, elige Vista diseño.

2. Haz clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

3. Si no se muestra aún la hoja de propiedades, presiona F4 para que aparezca.

4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haz clic en junto al cuadro de la

propiedad Vincular campos secundarios. En ese momento aparece el cuadro de
diálogo Vinculador de campos de subformulario.

5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, selecciona

los campos a los que desee vincular los formularios. Si no estás seguro de los
campos, haz clic en Sugerir para que Access intente determinar los campos de
vinculación. Cuando termines, haz clic en Aceptar.

Si no ves el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga
que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para
asegurarse de que contiene el campo de vinculación. Por ejemplo, si el formulario
está basado en una consulta, debe asegurarse de que el campo de vinculación
está en los resultados de la consulta.

6. Guarda el formulario principal y cambia a la vista Formulario para comprobar que

el formulario funciona según previsto.

Eliminación de Formularios

Para eliminar un formulario que ya no es necesario, haga clic con el botón secundario del
ratón sobre él en el panel de exploración y escoja la opción Eliminar del menú contextual
o clique en esta misma opción en el grupo Registros de la ficha Inicio.
Access le solicitará confirmación
para su eliminación.

Cuadro de diálogo de confirmación de eliminación

Impresión de Formularios

Para imprimir un formulario basta con escoger la opción Imprimir de la ficha Archivo.
Access mostrará en cada página de papel tantos formularios como quepan en ella.
6. INFORMES

Creación de Informes o Reports para la Impresión de Registros de las Tablas o Resultado de

Consultas

Un informe permite organizar y formatear información de acuerdo con sus necesidades y

especificaciones. Puede utilizar Access para diseñar informes que utilicen numerosos elementos
de diseño. Por ejemplo, puede emplear texto, datos, imágenes, líneas, cuadros, gráficos y otros
elementos para crear el informe necesario. El diseñador decide los elementos que se utilizarán y la
manera de organizarlos. Las etiquetas de correo, las facturas, los resúmenes de ventas o las listas de
teléfonos son algunos ejemplos de tipos de informes que se pueden generar con Access.
Deberá utilizar un informe cuando:

 Desee imprimir información que utilice con regularidad.

 Desee imprimir información para su distribución a otras personas.
 Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de la información
cuando la imprima.
 Desee agrupar o resumir la información para su presentación a otras personas.
Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee. El
diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime.
Si necesita introducir algún cambio, puede modificar el diseño del informe o crear otro nuevo,
parecido, basado en el original. Con Access, puede crear informes que:

 Organicen y presenten los datos en grupos.

 Impriman la información del encabezado y el pie de página para todo el informe, por
cada página o por cada grupo.
 Calculen totales acumulativos, de grupos o globales, así como porcentajes de los totales.
 Incluyan subformularios, subinfomes y gráficos.
 Presenten los datos en un formato atractivo con imágenes, líneas, fuentes, gráficos,
diagramas y formato condicional.

Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta

subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros datos, como su título, o el
encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.
Del mismo modo que en las consultas o en las
tablas o en los formularios, Access pone a su
disposición varias formas de crear informes y
todas ellas se encuentran en el grupo Informes
situado en la ficha Crear:
Grupo de Informes
 Informe: es la forma más rápida de crear un informe, lo crea automáticamente
mostrando todos
los campos de la tabla o consulta
seleccionada de forma tabular, donde
cada registro se muestra en una línea del
informe.

Informe Creado con el Botón Informe

Diseño de Informe: abre un informe en blanco en la vista diseño, donde

tendrá que incorporar los distintos objetos que quiera que aparezcan en él..

Informe en Blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación.

Asistente para Informes: abre un asistente que le realizará una serie de preguntas
para crear automáticamente el informe basándose en las respuestas dadas.

Etiquetas: abre un asistente que le guiará a través de una serie de ventanas,

en las que podrá definir el formato de las etiquetas.

Creación de Informes Sencillos de Tablas o Consultas

Access permite crear informes de tres maneras distintas: con el asistente para
informes, con un autoinforme o en la vista diseño.

Creación de Informes sin la Ayuda del Asistente

Para crear un informe sin emplear el asistente, abra la cinta de opciones

Crear, a continuación acceda al grupo de opciones Informes y por último pulse en
el botón Informe en blanco o
bien, el botón Diseño de informe. En ese instante se crea un
nuevo informe en blanco y se muestra la ventana Lista de Campos, en la que puede
seleccionar los campos de la tabla o consulta a partir de la que se obtendrán los
datos.

En caso de que lo haya creado con el botón Informe en blanco, el nuevo

informe se presentará para su edición en Vista de
Presentación.

Vista Presentación de informe

 Y en caso de que lo haya creado con el botón Diseño de
informe, el informe aparecerá en Vista de Diseño.

Vista Diseño del Informe

Creación de Informes con el Asistente

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros,

campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas.

Personalización de Informes Utilizando Diferentes Elementos de Diseño

En este apartado nos vamos a centrar en los elementos exclusivos de los informes ya que los
comunes a informes y formularios se describieron en el apartado Los controles del formulario,
Formato de los campo y Cambiar la ubicación, el tamaño y la alineación de los objetos del
formulario.

La Vista Diseño de Informe

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles.

Para abrir un informe en la vista diseño deberás seleccionarlo en el Panel de navegación y

pulsar Vista Diseño en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio. En ese
momento aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

Zonas de un Informe
Podrá mostrar u ocultar los encabezados y pies de página activando o desactivando las
opciones encabezado o pie de página y
encabezado o pie de página del informe que encontrará en el menú
contextual del informe. Cuando se ocultan estas zonas los controles definidos en ellas se
eliminan por ello Access pide confirmación antes de ocultar las zonas.

Si no quiere eliminar los controles, pero sí que en una determinada impresión del informe
no aparezca una de las zonas, puede realizarlo
accediendo a la Hoja de propiedades, desde su botón situado en el grupo
Herramientas de la ficha Diseño. Luego, en el desplegable, elija
la sección (Encabezado, Detalle, o la que quiera) y cambie su propiedad Visible a Sí o a
No según le convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en
la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

Escoja la Zona a Mostrar u Ocultar

Alrededor del área de diseño Access dispone de las reglas que le permiten medir las
distancias y los controles, también dispone de una cuadrícula que le ayuda a colocar los
controles dentro del área de diseño. Tantos las reglas como la cuadrícula puede ocultarse
y volverse a mostrar desde el menú contextual del informe con los botones Regla y
Cuadrícula.

En la vista diseño de informe se encuentra la ficha Diseño que muestra las siguientes
opciones:

Ficha Contextual Diseño del Informe

El botón Ver del grupo Vistas permite pasar de una vista a otra. En el grupo Temas
encontrará herramientas para dar un estilo homogéneo al informe. El botón Agrupar y
ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los niveles de agrupamiento. En la
parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles.
También encontrara algunos elementos que puede incluir en el encabezado y pie de página.

En el grupo Herramientas podrá encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros,
que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los
campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que puede programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página
de código haciendo clic sobre el botón . Con el botón Hoja de
propiedades hará aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del
control seleccionado.
Ordenación, Agrupación y Clasificación de Datos

Estas operaciones puede realizarlas en la Vista de Diseño o en la Vista de

Presentación del informe. Mientras que la vista de Diseño le da más libertad para incluir los
datos y etiquetas como y donde desee, la vista Presentación ejecutará el informe y le
mostrará los cambios producidos en éste por cada operación que haga, pudiendo resultar
muy útil para comprobar resultados.

A la hora de imprimir un informe, puede organizar los registros según un

determinado orden. El orden debe establecerlo en el panel Agrupar y
ordenar.

Grupo Agrupación y Totales

Para ver dicho panel, en primer lugar, debe abrir el informe en la vista diseño o en la vista
presentación y hacer clic en el botón Agrupar y ordenar
del grupo de opciones Agrupación y totales en la ficha contextual
Diseño.

Panel de Agrupar y ordenar

El panel Agrupar y ordenar aparecerá en la parte inferior del área de trabajo, y le permite
definir el orden en el que desea ver los registros de un informe. Puede ordenar y agrupar
hasta un total de diez campos y expresiones y si es necesario, utilizar el mismo campo o la
misma expresión más de una vez. El campo o expresión que se especifique en la primera
línea, determina el primer nivel de ordenación, el de la segunda línea el segundo, y así
sucesivamente. Puede cambiar el orden de las ordenaciones pulsando sobre los botones
Subir o Bajar de una línea de ordenación para subirla o bajarla respecto a las demás, o
bien eliminar un nivel de ordenación pulsando el botón Eliminar.

Ordenación de dos Niveles 1º por país y 2º por Ciudad

Ordenar

Cuando acceda al panel Agrupar y ordenar aparecen únicamente dos botones que le
servirán para añadir ordenaciones o agrupamientos. Debe pulsar el botón Agregar
un orden para que aparezca una nueva línea de ordenación donde puede indicar el
campo por el que realizar la ordenación, o bien, pulsar sobre la opción Expresión para
indicar una expresión de ordenación.
 En la lista desplegable que aparece junto al campo de ordenación en la línea de orden,
puede indicar si desea una ordenación ascendente o descendente seleccionando las
opciones Con A en la parte superior, o Con Z en la parte superior respectivamente. De
manera predeterminada, Access pone el orden Con A en la parte superior, es decir,
orden ascendente o Alfabético.

Agrupar

Cuando desee mostrar los datos agrupados Si no sólo desea ordenar los registros de
un informe, sino que además desea agruparlos, debemos, en el mismo panel de Agrupar y
ordenar, pulsar el botón Agregar un grupo que aparece en el panel o bajo la última línea
de ordenación creada.

De igual forma que en el caso de la ordenación, seleccionaremos el campo por el que vamos
a agrupar los registros del informe o bien seleccionaremos la opción Expresión para
introducir una expresión mediante la cual agrupar e incluso puede especificar el tipo de
ordenación del grupo que se forma.

Si pulsa en la línea de agrupación sobre el botón Más aparecerán una serie de opciones
que permiten indicar más propiedades de la agrupación:
 Opciones a Pulsar el Botón Más

 Intervalo del Grupo: indica cómo se agrupan los registros. Así puede agrupar por
el primer carácter en un campo de texto, de modo que se agrupan todas las
entradas que comiencen por "A", después las que comiencen por "B", y así
sucesivamente. Puede indicar también que agrupe por los primeros dos
caracteres del campo de agrupación o personalizar el número de
caracteres indicándolo en Personalizado. De
manera predeterminada, esta opción está fijada
a por valor completo, que agrupa los registros
que tienen el mismo valor en el campo de
agrupación, independientemente de si el tipo
de datos del campo es Texto, Número o
Fecha. Tipo de Agrupación para Campo de Texto

Cuando el tipo de datos del campo de agrupación es

Número, las opciones que tendrá para agrupar serán por
valor completo, en grupos de 5, de 10, de 100, de 1000 o
Personalizado.

Tipo de Agrupación para Campo de Numérico

Si el tipo de datos del campo de agrupación es

Fecha, puede agrupar por valor completo, por día,
por semana, por mes, por trimestre, por año o
Personalizado, donde permite indicar si agrupa por
minutos, días, semanas, meses, trimestres, o años
y el número de ellos que agrupará.
Tipo de Agrupación para Campo de Fecha

 Totales. Agrega totales en varios campos para cada grupo del informe. En la lista
Total de puede indicar el campo del que va a calcular su total. En la lista Tipo
puede indicar el tipo de total que quiere calcular para el campo, pudiendo
escoger entre Incluir Registros, que cuenta los registros del informe o del
grupo; Incluir valores, que cuenta los registros que tengan un valor no nulo
o vacío en el campo indicado;
Suma, que realiza una suma de los
valores del campo; Promedio, que
calcula la media de los valores;
Máximo, Mínimo, Desviación estándar
y Varianza.
Indica las Condiciones de Totales si lo Necesita
 Si marca la casilla Mostrar Total general se agregará el total del campo
seleccionado al final del informe. En caso de marcar la casilla Mostrar totales
de grupo cómo % de Total general, se agregará al informe un total en cada
grupo que mostrará el porcentaje de ese grupo en relación con el total general.
Las casillas Mostrar en encabezado de grupo y Mostrar en pie de grupo indican
que mostrará el total de cada grupo y el lugar donde se mostrará, pudiendo
ser en el encabezado o en el pie del grupo respectivamente.

 Título. Añade un título al campo por el que se agrupa, incluyéndolo en el

encabezado de columna y en las etiquetas de encabezado o pie de los grupos. Si
clica en el enlace azul, con el texto haga clic para agregar, que aparece se abrirá
la ventana Zoom donde puede escribir el título deseado.

 Con/Sin una Sección de Encabezado. Agrega o quita la sección de encabezado

para el grupo. Al agregar un
encabezado, se mueve el campo de agolpamiento
hasta el encabezado para que se muestre en éste.

 Con/Sin una Sección de Pie. Agrega o quita la sección

de pie para el grupo. Esta sección se suele usar para
incluir Totales de grupo.

 Mantener junto el Grupo. Determina si Access debe imprimir todo o solamente

parte de un grupo en una misma página. Puede escoger una de las siguientes
opciones en esta lista: No mantener junto el grupo en una página, hace que se
pueda dividir un grupo entre dos páginas de cualquier forma; Mantener todo el
grupo junto en una página, minimiza el número de saltos de página en un
grupo, de modo que si un grupo no cabe en el espacio restante de la página, se
salta a la siguiente página para iniciar allí el grupo; Mantener el encabezado y
el primer registro juntos en una página, hace que se impriman siempre juntos
el encabezado de un grupo y el primer registro, realizando
un salto de página si no
queda espacio para
ambos en la página
actual.

Inserción de Números de Página y Horas

Si desea insertar el número de páginas en un informe abre el informe en la vista Presentación.

En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón
Números de página, en ese momento aparece el cuadro de diálogo Números de página. En
él elija el formato, la posición y la alineación que desea de los números de página. Desactive
la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página si desea que no aparezca un
número en la primera página y por último haz clic en Aceptar. En ese momento los
números de página se agregarán al informe.
 Para ver cómo quedarán los números de página cuando se ejecute el informe,
cambie a la Vista preliminar.

Configure el Número de Página que Desea Insertar

Del mismo modo si desea añadir la fecha y hora de forma automática a un informe, sigua
estos pasos:

1. Abra el formulario o informe en la vista Diseño o Presentación.

2. Haga clic en el botón Fecha y hora del grupo Encabezado y pie de página de
la ficha Diseño.

Tenga en cuenta que en un informe los campos de fecha y hora muestran la fecha y la
hora del sistema a la que se imprimió o se obtuvo la vista previa de la página que contiene
los campos.

Almacenado de Informes

Guarde el informe haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien,
seleccionando la opción Guardar de la ficha Archivo. Si es la primera vez que guarda el formulario
Access mostrará el cuadro de diálogo donde podrá asignarlo un nombre.

Para cerrar el informe haga clic sobre su botón Cerrar del formulario
correspondiente.
Modificación de Informes

Si lo que quiere es modificar el diseño de un informe sitúese en el Panel de Exploración y escoja la

opción Vista de Diseño del menú contextual que se
mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre el nombre del informe.

Si el informe está abierto en Vista Preliminar, escoja la opción Vista de Diseño del menú
contextual que se mostrará al hacer un clic con el botón secundario del ratón sobre la vista previa
del informe.

Si la consulta está abierta en Vista informes puede hacer un clic en el botón Vista de
la ficha Inicio y escoger Vista diseño. En ese momento Access cambiará a la vista Diseño del
informe.

Creación de Subinformes

Cuando trabajamos con datos relacionales (donde los datos relacionados están almacenados en
diferentes tablas), a menudo necesitamos ver información de más de una tabla o consulta en el
mismo informe. Por ejemplo, deseamos ver los datos del cliente y también deseamos ver la
información sobre los pedidos del cliente. Los subinformes son una herramienta útil porque
permiten mostrar de manera lógica y legible la información de los pedidos en el informe con la
información del cliente. Access 2007 incluye muchas formas de ayudar a crear rápidamente
subinformes.

Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Cuando se combinan informes, uno
de ellos debe servir como informe principal que contiene el otro informe.

Un informe principal es dependiente o independiente. Un informe independiente puede mostrar

datos y tiene una tabla, consulta especificada en su propiedad Origen del registro. Un informe
independiente no está basado en ninguna tabla, consulta o instrucción SQL (es decir, la
propiedad Origen del registro del informe está vacía).

Ejemplo de un informe principal independiente con dos subinformes no relacionados

Un informe principal independiente no puede mostrar datos propios, pero puede servir como
informe principal para los subinformes no relacionados que se van a combinar.

El informe principal independiente contiene dos subinformes.

Uno de los subinformes resume las ventas por empleado.

El otro subinforme resume las ventas por categoría.

 Ejemplo de un informe principal y un subinforme que están enlazados al mismo origen de
registros

Puedes utilizar el informe principal para mostrar registros de detalle, como cada venta de un
año y, a continuación, utilizar un subinforme para mostrar información de resumen, como las
ventas totales de cada trimestre.

El subinforme resume las ventas anuales por trimestre.

El informe principal muestra las ventas diarias.

Ejemplo de un informe principal y un subinforme que están enlazados a orígenes de registros

relacionados

Un informe principal puede contener datos comunes de uno o varios subinformes. En este caso, el
subinforme contiene datos que están relacionados con los datos del informe principal.

El informe principal muestra el nombre y la El subinforme muestra los representantes que

ciudad de cada feria. van a asistir a cada feria.

Si el subinforme se va a vincular al informe principal, asegúrate de que los orígenes de registros

subyacentes estén relacionados antes de seguir el procedimiento que se describe a continuación.

1. Abra el informe que desee utilizar como informe principal en la vista Diseño.

2. En el grupo Controles de la ficha Diseño, asegúrate de que Utilizar Asistentes

para controles esté seleccionado.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haz clic en

Subformulario/Subinforme.

4. En el informe, haz clic en el lugar donde desees colocar el subinforme.

5. En la primera página del Asistente para subinformes, si deseas crear un nuevo
subformulario o subinforme y basarlo en una tabla o consulta, haz clic en Usar tablas y
consultas existentes. Si hay un informe o formulario existente que desees utilizar como
subinforme, haz clic en Usar un formulario o informe existente, selecciona el informe o
formulario en la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Indica los datos a utilizar para el subformulario

6. Si eligió Usar un formulario o informe existente en la página anterior del asistente,

omite este paso y ve directamente al paso 7. De lo contrario, en la lista Tablas/Consultas,
selecciona la tabla o consulta que contenga los campos que desees incluir en el
subinforme y, a continuación, haz doble clic en los campos que desees en la lista
Campos disponibles para agregarlos al subinforme.

Agrega los campos del subinforme

 Si piensas vincular el subinforme al informe principal, no olvides incluir los campos
que se van a utilizar para crear el vínculo, incluso si no deseas que se muestren.
Normalmente, el campo de vinculación es un campo Id. En la imagen anterior, la tabla
Pedidos es el origen de registros del subinforme, y la tabla Clientes es el origen de
registros del informe principal. Dado que la tabla Pedidos está relacionada con la tabla
Clientes por el campo Id. de cliente, ese campo se agrega a la lista Campos seleccionados.

Puedes incluir en el informe campos de varias tablas y consultas. Cuando termines de

agregar campos de una tabla, selecciona la siguiente tabla o consulta en la lista
Tablas/Consultas y, a continuación, agrega los campos que desees.

Una vez terminado de escoger los campos haz clic en Siguiente para continuar.

7. En esta página del asistente, se determina cómo se va a vincular el subinforme al

informe principal. Si Access encuentra campos que parecen apropiados para vincular el
subinforme al informe principal, el asistente mostrará una lista de posibles sugerencias de
vinculación.

Lista de campos para vincular el informe y subinforme

Puedes seleccionar la sugerencia de vinculación que más se ajuste a su caso, o bien, si

no deseas vincular el subinforme al informe principal, selecciona Ninguno. Si deseas
vincular el subinforme al informe principal pero ninguna de las sugerencias parece
apropiada, haz clic en Definir la mía propia.

Ten en cuenta que si el asistente no encuentra campos apropiados para la vinculación, no

proporcionará una lista de sugerencias de vinculación y seleccionará automáticamente
la opción Definir la mía propia.
 Definición de campo para vincular

Cuando está seleccionada la opción Definir la mía propia, el asistente muestra dos
conjuntos de listas.

 Bajo Campos del formulario/informe, selecciona los campos del informe

principal que deseas utilizar para vincular el informe principal al
subformulario o subinforme. Puedes seleccionar hasta tres campos y cada
campo seleccionado debe coincidir con un campo relacionado en el origen de
datos del subformulario o subinforme.

 Bajo Campos del subformulario/subinforme, selecciona los campos

correspondientes del subformulario o subinforme que están vinculados a los
campos seleccionados del informe principal.

 Para no vincular el subformulario o subinforme al informe principal, asegúrese

de que todas las listas estén vacías.

Para continuar haz clic en Siguiente.

8. En la última página del asistente, escribe un nombre para el subformulario o subinforme, o

bien, haz clic en Finalizar para aceptar el nombre predeterminado.

Asigna nombre al subinforme

 Access agrega al informe un control de subinforme y lo enlaza (es decir, configura su
propiedad Objeto origen) de la siguiente manera:

 Si seleccionaste Usar un formulario o informe existente en la primera página del

asistente, Access enlaza el control de subinforme al informe o formulario que
haya especificado.

 Si seleccionaste Usar tablas y consultas existentes en la primera página del

asistente, Access crea un nuevo objeto de informe en el panel de exploración y,
a continuación, enlaza el control de subinforme a ese objeto. El nombre del
nuevo objeto de informe es igual que el nombre escrito en la última página del
asistente.

Etiquetas

Las etiquetas son un tipo de informe que puede resultar muy práctico. Mediante este informe
se pueden crear etiquetas postales para pegarlas posteriormente en sobres de correo. Los datos
de este tipo de informe serán los que se encuentran en una tabla de nuestra base de datos. Si no
tuviéramos ninguna tabla con los datos adecuados, tendríamos que crearla.

Para realizar este informe, lo mejor y más rápido es utilizar el asistente de etiquetas. Para ello
debemos abrir la cinta de opciones Crear y, posteriormente, hacer clic sobre el botón
Etiquetas del grupo de opciones Informes.

En el primer paso del asistente, debemos establecer qué tipo de etiquetas deseamos usar.
Existen varios tipos, que podremos seleccionar en el lado derecho de la ventana.

La lista ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?, muestra una relación con los distintos tipos
de etiquetas predefinidos por Microsoft Access.

Sin embargo, si en esa lista no aparece el tamaño de la etiqueta que usamos normalmente,
podemos desplegarla lista Filtro por fabricante, para así buscar otra marca de fabricante.

En el grupo Unidad de medida, podemos elegir el sistema de medida para precisar los distintos
tamaños de etiqueta, pudiendo escoger entre el sistema británico (Inglesa) o el sistema español
(Métrica).

En el grupo Tipo de etiqueta podemos establecer si las etiquetas están incluidas en hojas sueltas o
bien, están incluidas en papel continuo.

El botón Personalizar permitirá establecer medidas distintas a las que aparecen en la lista.

Utilizaremos este botón si nuestro tipo de etiquetas no coincide con ninguno de la lista. Al pulsar
este botón, será necesario establecerlas siguientes características para el nuevo tipo de etiqueta:

 Altura
 Anchura
 Los márgenes superior e inferior
 El número de etiquetas por fila
  La orientación de las etiquetas en el papel: vertical o apaisada
 Un nombre para el nuevo tipo de etiquetas

Sí creamos una etiqueta personalizada, debemos activar la casilla de verificación

Mostrar tamaños personalizados.

Escoge el tipo de etiqueta Indica el tipo de letra que se utilizar en la etiqueta

Cuando hagamos clic sobre el botón Siguiente, pasaremos al próximo paso del asistente.

Este cuadro de diálogo está destinado a la información del tipo de letra que se usará en las
etiquetas:

 Nombre de fuente: se podrá elegir el tipo de letra que aplicaremos al texto.

 Tamaño de fuente: se podrá elegir el tamaño de tetra.

 Espesor de la fuente: permite indicar la anchura de la letra.

 Color de texto: permite cambiar el color del texto.

 Se pueden establecer los aspectos Cursivo y Subrayado, con las casillas de verificación
correspondientes.

Una vez elegidas las opciones oportunas, haremos clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá
entonces otra ventana del asistente, en la que indicaremos qué campos de la tabla elegida
anteriormente aparecerán en tas etiquetas y de qué forma, añadiéndolos al cuadro titulado
Etiqueta prototipo. Para ello debemos incluir los campos que deseemos de la lista Campos
disponibles y escribir, si es necesario, el texto que los acompañará en la etiqueta. Podemos ver un
ejemplo en la siguiente imagen:

Define el aspecto de la etiqueta Indica el campo o campos de ordenación

 Cuando hayamos definido el aspecto de la etiqueta, haremos clic sobre el botón Siguiente, con lo
que nos aparecerá una nueva ventana en la que podemos hacer que las etiquetas aparezcan
ordenadas por uno o más campos de la tabla.

Una vez que hayamos establecido el orden de clasificación, haremos clic sobre el botón Siguiente
para pasar al último paso del asistente, en el que decidiremos si cuando se cierre el asistente
pasaremos a Ver las etiquetas tal y como se imprimirán o a Modificar el diseño de la etiqueta.

Indica el nombre del informe y su forma de visualizarlo

Para esto marcaremos una de las dos opciones que llevan esos nombres, según lo que queramos
hacer. Una vez que lo hayamos decidido, pulsaremos el botón Finalizar para salir del asistente.

Eliminación de Informes

Para eliminar un informe que ya no es necesario, haga clic con el botón secundario del ratón sobre
él en el panel de exploración y escoja la opción Eliminar del menú contextual o clique en
esta misma opción en el grupo
Registros de la ficha Inicio. Access
le solicitará
confirmación para su eliminación.
Cuadro de Diálogo de Confirmación de Eliminación
Impresión de Informes

Configurar Página

Access 2013 contiene la ficha contextual Configurar página, que se muestra en la vista diseño,
entre otras, donde podemos configurar las opciones necesarias a la hora de imprimir el
informe, como la orientación del papel, los márgenes de impresión, el tamaño de la página,
etc.

Grupo Diseño de Página

El grupo Tamaño de página está compuesto por los siguientes botones:

Tamaño: especifica el tamaño del informe.

Márgenes: establece el espacio entre el informe y la página.

 Mostrar Márgenes: muestra los márgenes reales en la Vista Informe.

 Imprimir solo los Datos: a la hora de hacer una copia en papel, imprime sólo los
valores de los campos, sin etiquetas ni títulos.

El grupo Diseño de página está compuesto por los siguientes botones:

Orientación Vertical.

Orientación Horizontal.

Columnas: permite distribuir los campos de la sección detalle en varias

columnas.

Configurar Página: permite definir más en detalle todo lo visto

anteriormente, dado que muestra el cuadro de diálogo Configurar página con las
siguientes opciones:

Ficha Opciones de Impresión

 Ficha Opciones de Impresión

Pestañas del Cuadro de Diálogo Configurar Página

Para obtener una vista previa de un informe que aún no está abierto, en el panel de navegación,
haga clic con el botón secundario en el informe del cual desea obtener una vista previa y, a
continuación, haga clic en Vista previa de impresión.

O bien puede hacer clic en la ficha Archivo, a continuación clique en la opción

Imprimir y por último presione en el botón Vista preliminar.

Sea cual sea la forma de acceso a la vista preliminar para salir de ella haga clic en el botón
Cerrar vista preliminar situado en la ficha contextual vista preliminar.
Realizar la impresión

Para imprimir un informe basta con

seleccionar el informe en el panel de
exploración y a continuación acceder a la
opción Imprimir de la ficha Archivo, donde
podrá optar por imprimir el informe de dos
formas.
Opciones de Impresión

Si escoge el comando Imprimir Access

muestra el cuadro de diálogo Imprimir donde
puede indicar la impresora, el número de
copias, el intervalo a imprimir, etc.

Cuadro de Diálogo Imprimir

7. RELACIONES

Creación de Relaciones entre Tablas

Se dice que dos tablas están relacionadas entre sí cuando existe un mismo campo, o varios campos
iguales, en ambas tablas. Que los campos sean iguales no quiere decir que deban llamarse igual,
sino que deben hacer referencia al mismo dato, es decir, puede tener una tabla Clientes con un
campo CódigoPoblación que indique la población donde reside el cliente, y una tabla
Poblaciones donde almacene todos los datos de las distintas poblaciones (nombre, provincia,
código postal,...) que posea un campo llamado Código al que CódigoPoblación de la tabla Clientes
hace referencia.

A continuación se puede ver un ejemplo de dos tablas relacionadas:

Tabla Proveedores y Productos Relacionadas a través del Campo IdProveedor

En este ejemplo están relacionadas las tablas "Proveedores" y "Productos". La relación está en el
campo "IdProducto". Se puede ver la línea de unión que representa que dos tablas están
relacionadas.

Las relaciones entre tablas se utilizan para la mejor comprensión de la base de datos, creando
varias tablas y utilizando cada una ellas para un trabajo concreto.

Por ejemplo si va a hacer una base de datos en la que tenga en cuenta los productos que
le sirve cada proveedor, se usarán dos tablas, una donde estarán definidos los proveedores y
otra para los productos; donde se introducirán como campos todos los datos de interés del
producto: NombreProducto, PrecioUnidad, etc., y además un campo para relacionarlo con la
tabla de proveedores donde tendrá un campo clave (IdProveedor) y la descripción de éste.

Concepto del Campo Clave Principal

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a

Microsoft Office Access 2013 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos
relacional como Office Access 2013, la información se divide en tablas distintas en función del
tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access
cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar
rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas
para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id de cliente
de la tabla Clientes podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes es la clave
principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Por tanto una clave externa o foránea, en
términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave Principal y Clave Externa o Foránea

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características:

 En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila.

 En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un
valor).

 En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto
el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un
índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access
comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es
siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave
principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico.
Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una
buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo
de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no
contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este
tipo de identificadores porque
sus valores no
cambian. Una clave
principal que contiene datos
sobre una fila (un número de
teléfono o el nombre
de un cliente, por
ejemplo) es más
probable que
cambie, ya que la
propia información
"fáctica" podría cambiar.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como
clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga
artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e
Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.

La Clave Principal está Compuesta por dos Campos

En el caso en que desee crear un campo clave seleccione el campo en cuestión en la

vista de diseño de la tabla y pulse el botón Clave principal del grupo de opciones
Herramientas. Una vez hecho esto aparece en el
selector del campo escogido, en la vista diseño de la tabla, un icono con el dibujo de una
llave, que indica que ese campo es la clave principal.

Definido el Campo IdCliente como Campo Clave

La clave principal de una tabla puede estar compuesta por varios campos, con lo que
el conjunto de los campos que la forman tienen que tener un contenido único en la
tabla. Para crear un campo clave con múltiples campos selecciónelos antes de
clicar en el botón Clave
principal del grupo de opciones Herramientas.
 Define el Conjunto de Campos id, nombre, apellido1 y apellido2 como Clave Principal

Si después de creado el campo clave, abre la ventana de índices, verá que se ha añadido el campo
clave. Observe que por las especiales características del campo clave está activas la opción de que es
una clave principal (Principal) y de que sea un índice de valor único (única).

Cuadro de Diálogo Índices con Clave Principal IdCliente

Cada entidad tiene una clave primaria o campo llave que identifica unívocamente al conjunto de
datos. Cuando en una entidad figura la clave primaria de otra entidad, a ésta se la denomina
clave foránea, las relaciones se identifican entre sí a través de claves foráneas.
Tipos de Relaciones entre Tablas
Los distintos tipos de relaciones que se pueden crear son:

 Relación de Uno a Muchos: es el tipo de relación más utilizado. En este tipo de relación
un elemento de una tabla se relaciona con muchos elementos de la segunda tabla.
Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

 Relación de Uno a Uno: este tipo de relación, relaciona un elemento de una tabla con otro
elemento de la segunda tabla y ambos campos tienen un índice único.

 Relación de Muchos a Muchos: en este tipo de relación, varios elementos de una tabla,
se relacionan con varios elementos de la segunda tabla.

Crear una Relación

Para crear una relación entre tablas, éstas deben estar cerradas, ya que no es posible crear ni
modificar relaciones entre tablas abiertas.

Para crear una relación clique en el botón Relaciones que se encuentra en el grupo de
opciones Relaciones situado en la cinta de opciones Herramientas
de base de datos. Una vez hecho esto se abrirá la ventana Relaciones en el área de
documento y se mostrará ficha contextual Diseño con las herramientas necesarias para crear
y editar relaciones entre tablas.

Ventana de Relaciones con Relaciones Creadas entre Tablas

Si la base de datos no tiene ninguna relación definida

se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo
Mostrar tabla donde podrá agregar las tablas que
desee relacionar. Si dicho cuadro de diálogo no
aparece automáticamente haga clic en el botón
Mostrar tabla del grupo de opciones Relaciones.

Cuadro de Diálogo Mostrar Tabla

Para añadir nuevas tablas a la ventana de relaciones haga doble clic en las tablas que
desee. Tras esto, aparecerán las tablas que ha seleccionado para relacionar con sus
correspondientes campos en la ventana Relaciones. Para
llevar a cabo la relación
haga clic sobre el
elemento (campo) por el
que se hará la relación de
la primera de las tablas y
sin soltar el botón
principal del ratón,
arrastre hasta el elemento
a relacionar de la segunda
tabla.

Relaciona la Tabla Clientes y Pedidos Mediante el Campo IdCliente

A continuación aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

Cuadro de Diálogo Modificar Relaciones

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la
relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo
apropiado en la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la
casilla Exigir integridad referencial.

En el botón Tipo de combinación puede configurar el tipo de combinación a través del

cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

La eliminación de una relación se realiza seleccionando la línea que representa la

relación y a continuación presionando la tecla SUPR. Puede que Access muestre el
mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación
seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga
clic en Sí. Si alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla está en uso la
relación no podrá ser borrada.
Integridad Referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que
las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni
modifican accidentalmente datos relacionados.

Se puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen las siguientes condiciones:

 Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

 Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Aunque existen dos excepciones:

1. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico con

la propiedad Tamaño del campo establecida a entero largo.

2. Un campo autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id.

de réplica, puede estar relacionado con un campo numérico con la propiedad
Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

Cuando exija la integridad referencial, deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1. No puede haber registros en una tabla secundaria, sin que estén enlazados con algún
registro de la tabla principal. Por ejemplo, no se puede tener un alumno que no esté
relacionado con un nivel académico.

2. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla secundaria. Por ejemplo, no se puede eliminar un nivel académico si existen alumnos
con ese nivel académico asignado.

3. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal, si ese registro tiene
registros relacionados. Por ejemplo, no se puede cambiar el código de un nivel
proveedor si tiene productos relacionados.
8. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

Importación de Datos

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente, para ello, sólo
tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción del
grupo Importar y vincular.

Grupo de opciones Importar y vincular

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón
Access. En ese momento se abrirá el siguiente cuadro de diálogo
Obtener datos externos: Base de datos de Access.

Cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos de Access

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro,
etc..., solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar. Access
muestra un nuevo cuadro de diálogo donde tendremos que seleccionar los objetos que queremos
añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.
 Cuadro de diálogo donde elegiremos los objetos a importar

En la imagen verás que el botón Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho
clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí
podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos. Como habrás podido
observar existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en
los diferentes botones del grupo Importar.

Vinculación de Datos

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa
como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de
datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un
archivo diferente.

Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con
una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).

Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una
conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso
es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos
podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que
hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen
en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una
tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión
entre tu tabla y la del origen de la importación.

Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la pestaña
Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que
en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de datos creando una tabla
vinculada.
 Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa
Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá
automáticamente a tu base de datos.

Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo en la ventana Base de datos.

Exportación de datos

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una
base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más
opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar
sólo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puedes guardar los detalles
de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.

Para exportar una tabla a otra base de datos

primeramente abre la base de datos de origen,
si no está abierta, a continuación en la ficha
Datos externos, en el grupo Exportar, haga
clic en
Access. En ese momento aparece el cuadro
de diálogo Exportar. En el cuadro
Nombre de archivo, especifica el nombre de la
base de datos de destino y, a continuación, haz
clic en Aceptar.
Segundo cuadro de diálogo Exportar
Seguidamente Access muestra un segundo cuadro de diálogo Exportar, en el que debes cambiar
el nombre del objeto nuevo si no deseas sobrescribir un objeto existente con el mismo
nombre en la base de datos de destino. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifica si deseas
exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la definición. Por último haz clic en Aceptar para
terminar la operación.

Si en la base de datos de destino ya existe un objeto con ese nombre, se te solicitará que
lo sobrescribas o que especifiques otro nombre. Haz clic en Sí para sobrescribir o en No para
volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifica un nombre que no se hayas utilizado en la base
de datos de destino y haz clic en Aceptar.

Access exporta los objetos. Si se produce un error, Access muestra un mensaje de error. En caso
contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una
especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.

Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o

formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un
archivo tipo RTF.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de
un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.

Con el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar

con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear por ejemplo cartas
personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de
datos.
TEMA
26: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

Correo electrónico: Conceptos elementales y

funcionamiento.
El entorno de trabajo.
Enviar, recibir responder y reenviar mensajes. Creación
de mensajes.
Reglas de mensaje. Libreta de
direcciones.
INDICE:

I. CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y FUNCIONAMIENTO .................................. 3

II. EL ENTORNO DE TRABAJO ........................................................................................................ 7
III. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES............................................................. 16
IV. CREACIÓN DE MENSAJES ........................................................................................................ 30
V. REGLAS DE MENSAJE .............................................................................................................. 42
VI. LIBRETA DE DIRECCIONES ....................................................................................................... 48
1. CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y
FUNCIONAMIENTO

Introducción

Correo electrónico, o en inglés e-mail (electronic mail), es un servicio de red que permite a los
usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o
cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.

El correo electrónico antecede a la Internet, y de hecho, para que ésta pudiera ser creada, fue una
herramienta crucial. El correo electrónico comenzó a utilizarse en 1965 en una supercomputadora
de tiempo compartido y, para 1966, se había extendido rápidamente para utilizarse en las redes
de computadoras. En 1971 Ray Tomlinson incorporó el uso de la arroba (@). Eligió la arroba
como divisor entre el usuario y la computadora en la que se aloja la casilla de correo porque no
existía la arroba en ningún nombre ni apellido. Desde entonces la arroba se lee "at" (en). Así,
usuario@máquina.com se lee usuario en máquina punto com.

Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener una dirección de
correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un proveedor de correo, que son quienes
ofrecen el servicio de envío y recepción. Es posible utilizar un programa específico de correo
electrónico (cliente de correo electrónico o MUA, del inglés Mail User Agent) o una interfaz web,
a la que se accede a través de un navegador web (programa que permite visualizar la información
que contiene una página web).

Para enviar un mensaje por correo electrónico es necesario, lógicamente, conocer la dirección del
destinatario o destinatarios. Además, en la mayoría de programas, deberemos configurar los
siguientes campos:

 Subject o asunto: refleja el tema del mensaje, de forma breve.

 Copias a otros destinatarios (CC): además de al destinatario principal. La lista de

destinatarios aquí introducida aparece en todos los mensajes, por lo que cada uno de ellos
sabrá a qué otros usuarios se ha remitido el mensaje.

 Copias ocultas (CCO): destinatarios cuya dirección no figurará en el mensaje, por lo que
los demás no conocerán que ha recibido el mismo.

Definiciones y Términos

Los protocolos utilizados en el correo electrónico son:

 SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, protocolo de transferencia sencilla de correo). Es

el principal protocolo de correo electrónico. Lo utilizan los servidores para transferirse
mensajes, y también lo utilizan los cliente para enviar mensajes.
  POP3 (Post Office Portocol, protocolo de oficina postal). Permite recibir mensajes, solicita
autentificación al usuario antes de devolverle sus mensajes, sin embargo, la contraseña se
envía sin encriptar. Lo habitual con este protocolo es que el usuario descargue los
mensajes del servidor y los almacene en su ordenador.

 IMAP y HTTP (Internet Message Access Protocol, protocolo de acceso a mensajes). El

Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP, Internet Message Access Protocol) y
el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP, Hypertext Transfer Protocol) son
protocolos de Internet para obtener acceso a los mensajes que se almacenan en un
servidor.

Con IMAP o HTTP, puede abrir el correo electrónico desde cualquier equipo que disponga
de una conexión a Internet. Una vez configurada la cuenta IMAP, puede especificar las
carpetas que desea mostrar y las que desea ocultar. La cuenta HTTP siempre muestra
todas las carpetas disponibles. Utilizan contraseñas encriptadas.

 MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions, extensiones de correo multipropósito).

Es una extensión del formato de los correos electrónicos para permitir no sólo
mensajes de texto ASCII.

Al enviar un mensaje, el ordenador transmite el SMTP. Este servidor coge nuestro mensaje,
examina la dirección del destinatario y decide la mejor ruta para que llegue al destino.

El mensaje va saltando por distintos ordenadores hasta llegar al servidor POP del destinatario, el
cual lo transfiere al ordenador final. Puede pasar que en su camino haya algún ordenador fuera de
servicio, entonces se guarda el mensaje hasta que se solucione el problema, momento en el que se
volverá a enviar.

Proveedores de correo

Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por la calidad del
servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos tipos:

 Los correos gratuitos

 Los de pago

Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad: unos, incrustada en
cada mensaje, y otros, en la interfaz que se usa para leer el correo.

Muchos sólo permiten ver el correo desde un sitio web propio del proveedor, para asegurarse de
que los usuarios reciben la publicidad que se encuentra ahí. En cambio, otros permiten también
usar un programa de correo configurado para que se descargue el correo de forma automática.

Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay a la derecha de la @
muestra el nombre del proveedor. Este tipo de direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a
empresas) y por eso es común comprar o registrar gratuitamente (en ciertos países) un dominio
propio, para dar un aspecto más profesional.
 Los principales proveedores de servicios de correo electrónico gratuito son:

 Gmail.com el correo gratuito más popular. Gmail es posiblemente el mejor proveedor de

servicios de correo electrónico gratuito en el momento.
 Outlook.com
 Zoho Mail
 Mail.com
 Yahoo!
 GMX
 Hushmail
 Inbox.com

Los correos de pago, normalmente, ofrecen todos los servicios disponibles. Es el tipo de correo que
un proveedor de Internet da cuando se contrata la conexión.

También es muy común que una empresa registradora de dominios venda, junto con el
dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese dominio. Casi todos los proveedores
de correo dan el servicio de correo web: permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web
diseñado para ello, y por tanto usando sólo un navegador web.

El correo web es cómodo para mucha gente, pues permite ver y almacenar los mensajes desde
cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por el sitio web) en vez de en un ordenador
personal concreto.

Como desventaja, es difícil de ampliar con otras funcionalidades, pues el sitio ofrece un conjunto de
servicios concretos y no podemos cambiarlos. Además, suele ser más lento que un programa de
correo, ya que hay que estar continuamente conectado a sitios web y leer los correos de uno en uno.

Clientes de correo

También están los clientes de correo electrónico, que son programas para gestionar los mensajes
recibidos y poder escribir nuevos.

Suelen incorporar muchas más funcionalidades que el correo web, ya que todo el control del
correo pasa a estar en el ordenador del usuario. Por ejemplo, algunos incorporan potentes filtros
anti-correo (AntiSPAM) no deseado.

Como desventaja, necesitan que el proveedor de correo ofrezca este servicio, ya que no todos
permiten usar un programa especializado (algunos sólo dan correo web). En caso de que sí lo
permita, el proveedor tiene que explicar detalladamente cómo hay que configurar el programa de
correo.

Esta información siempre está en su sitio web, ya que es imprescindible para poder hacer funcionar
el programa, y es distinta en cada proveedor. Entre los datos necesarios están: el tipo de conexión
(POP o IMAP), la dirección del servidor de correo, y el nombre de usuario y contraseña. Con
estos datos, el programa ya es capaz de obtener y descargar nuestro correo.

El funcionamiento de un programa de correo es muy diferente al de un correo web: un programa de

correo descarga de golpe todos los mensajes que tenemos disponibles, y luego pueden ser leídos
sin estar conectados a Internet (además, se quedan grabados en el ordenador).
 En cambio, en un sitio web se leen de uno en uno, y hay que estar conectado a la red todo el
tiempo. Los principales programas que realizan las funciones de cliente de correo electrónico son:

 Windows Live Mail: Windows.

 Evolution: GNU/Linux.
 Mail: Mac OS X e iOS.
 Outlook Express: Windows.
 Thunderbird: Windows, GNU/Linux, Mac OS X.

Inconveniente

El principal problema actual es el correo no deseado, que se refiere a la recepción de correos no

solicitados, normalmente de publicidad engañosa. Además del correo no deseado, existen otros
problemas que afectan a la seguridad y veracidad de este medio de comunicación (virus,
suplantación de identidad, hoaxes, etc.)

Como precauciones a adoptar, se recomiendan las siguientes:

 Cuando recibamos un mensaje de correo electrónico que hable de algo que

desconocemos (aunque nos lo haya mandado alguien que conocemos) conviene
consultar su veracidad (por ejemplo, a partir de buscadores de la web, tratando de
consultar en el sitio web de la supuesta fuente de la información o en webs serias, fiables y
especializadas en el tipo de información en cuestión).

Cuando el mensaje recibido lleve uno o varios ficheros adjuntos tendremos cuidado,
especialmente si el mensaje nos lo manda alguien que no conocemos. Hay peligro de
que los archivos contengan virus (u otro tipo de malware). Sólo los abriremos si estamos
seguros de su procedencia e inocuidad.

 Sólo si estamos seguros de que lo que dice el mensaje es cierto e importante de ser
conocido por nuestros contactos lo reenviaremos, teniendo cuidado de poner las
direcciones de correo electrónico de los destinatarios en la casilla CCO (puede ser
necesario poner sólo nuestra dirección de correo electrónico en la casilla Para) y
borrando del cuerpo del mensaje encabezados previos con direcciones de correo
electrónico.

 Cuando en un mensaje sospechoso se nos ofrezca darnos de baja de futura recepción de

mensajes o de un boletín no haremos caso, es decir, no responderemos el mensaje,
ni escribiremos a ninguna dirección supuestamente creada para tal fin (del tipo
bajas@xxxxxxx.es o unsubscribe@xxxxxxx.com), ni pincharemos sobre un enlace para ello.

Si hiciéramos algo de lo citado confirmaríamos a los remitentes de correo basura que

nuestra cuenta de correo electrónico existe y está activa y, en adelante, recibiríamos más
mensajes no deseados.

Si nuestro proveedor de correo lo ofrece podemos pinchar en "Es spam" o "Correo no

deseado" o "Marcar como spam". Así ayudaremos a combatir el correo basura.
2. EL ENTORNO DE TRABAJO

Un Gestor de correos electrónicos es un programa que nos va a permitir, como su nombre indica,
gestionar o trabajar con diferentes cuentas de correo electrónico a la vez.

Por tanto, desde este programa, puede configurar varias cuentas de correo electrónico y
revisarlas, contestar e-mails, etc., sin necesidad de acceder a la web de cada una de sus cuentas de
correo electrónico.

Existen multitud de gestores de correo electrónico por lo que puede utilizar aquel que mejor se
adapte a sus necesidades. El que se estudia en este apartado en Outlook 2010.

Microsoft Outlook 2010 es un gestor de correo electrónico incorporado en el paquete de Office 2010
que permite al usuario gestionar sus emails o correos electrónicos además de otras funciones que en
este curso no se van a describir como son calendarios, eventos, etc.

Ventanas

La forma más sencilla de ejecutar Outlook 2010 es haciendo clic en el mosaico que representa el
programa que localizará en la pantalla de inicio.

Mosaico de Microsoft Outlook 2010

Para salir de Outlook 2010 clique en el botón Cerrar situado en la parte superior
derecha de la ventana de Outlook. Si hay correo en proceso de envío Outlook mostrará el
siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo informativo

En dicho cuadro de diálogo se puede hacer clic en Salir sin enviar para salir de la aplicación y dejar
los correos en la bandeja pendientes de enviar hasta que vuelva a ejecutar Outlook. La otra opción
es el botón No Salir que cierra el cuadro de diálogo y vuelve a Outlook.

 La ficha Archivo. Equivale a lo que antes era el menú de Archivo de las versiones
anteriores a Office 2007 o el botón de Office de la versión 2007. Ahora esa ficha no
despliega un menú emergente con opciones, sino que muestra un cuadro de opciones
que ocupa toda la ventana y que permite realizar rápidamente acciones como agregar
una nueva cuenta, dar información de una cuenta, apertura de archivo de datos de
Outlook o imprimir un correo, entre otras, todo sin tener que abrir nuevas ventanas.
También se encuentran los botones de Opciones y Salir, que se
encuentran en la esquina inferior izquierda.

 Barra de acceso rápido. Es una barra de herramientas personalizable que

contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté
mostrando.
Barra de acceso rápido
 Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles
ubicaciones:

Esquina superior izquierda junto al icono de Outlook

Debajo de la cinta de opciones

 Barra de título. Situada en la parte más alta de la ventana, contiene el nombre del
fichero de Excel. Si el usuario no ha asignado nombre al fichero, Excel aplica como nombre
genérico la palabra Libro seguida de un número. A continuación del nombre presenta el
programa en el que se está trabajando.

Barra de título

 Cintas de Opciones: la cinta de opciones sustituye a la barra de menús de las versiones

anteriores de Office en la que están las distintas opciones que ofrece Excel. Hay
operaciones que no están disponibles en un determinado momento y se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como
la opción Copiar como la opción Cortar aparecen con el color más claro.

Cintas de opciones de Outlook

La estructura de la cinta de opciones se divide en:

 Fichas: en este elemento se presentan las diferentes opciones que se encontraban en las
barras de herramientas de las versiones anteriores de office. Todas las opciones
disponibles en Excel se encuentran incluidas en estas fichas, por lo tanto para realizar
una tarea deberá acceder a la ficha correspondiente.

Fichas de Outlook
  Grupos: al hacer un clic en cada ficha se muestra en la
parte inferior los grupos de opciones que pertenecen a
la pestaña seleccionada, estos organizan cada tarea en
varias subtareas que incluyen los botones de comando.

Grupo de opciones Nuevo

Como se puede observar en algunos grupos aparece, en la esquina inferior derecha, un

icono en forma de flecha llamada Iniciadores de cuadros de diálogo. Si se hace un clic en
este icono se muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas relacionado con el grupo,
que le va a permitir ver el resto de opciones. Por ejemplo, si se hace un clic en el
iniciador de cuadro de diálogo del grupo Pasos rápidos aparece el cuadro de diálogo
Administrar pasos rápidos.

 Botones de comando: representan a cada una de las operaciones

que se pueden llevar a cabo dentro de Outlook. Aparecen asociadas
dentro de cada uno de los grupos en función de la tarea que llevan a
cabo.
Botón de comando

Si se pulsa la tecla ALT Outlook mostrará las pistas de acceso por teclado (pueden ser letras o
números) en cada una de las opciones existentes en la cinta de opciones. De esta forma es muy
sencilo acceder a estas si el uso del ratón.

Pistas de acceso por teclado

Puede suceder que se necesite hacer más pequeña la ventana de Outlook. En este caso la cinta de
opciones va a mostrarse de distinta forma, apareciendo sólo los grupos de opciones como se
muestra a continuación. Para ir viendo los distintos botones de comando sólo se tendrá que hacer
un clic en las flechas que aparecen hasta llegar a la acción que se quiera.

Ventanas con mostrando grupos de opciones

Por especio o comodidad se puede ocultar la cinta de opciones con todos sus grupos y
botones haciendo doble clic en cualquier ficha o haciendo clic en el botón Minimizar la
cinta de opciones situado en la parte derecha de la cinta de opciones. Así se contará con mayor
visibilidad del documento en el que se esté trabajando. De igual manera para volver a mostrar la
cinta de opciones se hace doble clic en cualquier ficha o se clica en el botón Expande la cinta
situado en la parte derecha de la cinta de opciones.

A continuación se muestran las fichas y los grupos que la componen:

FICHA GRUPO
 Guardar Como
 Guardar datos adjuntos
 Información
 Abrir
Archivo
 Imprimir
 Ayuda
 Opciones
 Salir
 Nuevo
 Eliminar
 Responder
Inicio
 Pasos Rápidos
 Mover
 Buscar
 Enviar y recibir
 Descargar
Enviar y Recibir
 Servidor
 Preferencias
 Nuevo
 Acciones
Carpetas  Limpiar
 Favoritos
 Propiedades
 Vista actual
 Conversaciones
 Organización
Vista
 Diseño
 Panel de personas
 Ventana

 Barra de estado: situada en la parte inferior de la ventana de Outlook, muestra

información acerca de la ventana por ejemplo los elementos de la carpeta seleccionada, la
cantidad de correos sin leer, etc. Esta información aparece en la parte izquierda de la barra
de estado. En cambio a la derecha puede ver las opciones Vista de Outlook y el Nivel del
Zoom.

Barra de estado Outlook

 Es posible personalizar la barra de estado añadiendo y quitando elementos de la misma
haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre ella, en ese momento se presenta
un menú contextual en el cual se podrá indicar qué elementos serán visible en esta barra
hiciendo clic sobre ellos.

Elementos que se pueden añadir o quitar de la barra de estado

 Barras de desplazamiento: aparecen en la parte derecha e inferior de aquellos áreas en las

que su contenido no cabe en el área. Estas barras se van a utilizar para desplazase por él
área en el que esté trabajando.

Barra de desplazamiento vertical u horizontal

 Panel de Navegación: de forma predeterminada este panel aparece en todas las

vistas. Se localiza a la izquierda de la pantalla de Outlook. Su contenido está
claramente diferenciados en dos partes:
- En la parte inferior se encuentra la zona de accesos directos que en forma de
botones muestra un menú con los accesos a las distintan utilidades de Outlook.

Parte inferior del panel de navegación

 Puede configurar los botones que se muestran visualizan y cuales no haciendo clic
en el botón situado parte inferior izquierda del panel.

Personalizar los botones a mostrar en el panel de navegación

- Dependiendo de la opción seleccionada en la parte inferior del panel, la parte

superior del mismo cambia su contenido. Cuando se ha seleccionado el elemento
Correo se muestra el panel de carpetas que está divido a su vez en dos secciones:

 Favoritos. En este apartado se muestran las carpetas que más se utilizan,

aunque puede añadir las que usted quiera.

Parte superior con el objeto Correo seleccionado en la parte inferior del panel de navegación

 En la parte inferior se encuentran las distintas carpetas agrupadas por cuenta

de correo, en el ejemplo anterior la cuenta es i3po@outlook.es. Las carpetas
que puede disponer son:

o Bandeja de Entrada. Contiene los mensajes que han sido recibidos en

la cuenta.
 o Borradores. Es la localización que utiliza Outlook para almacenar
aquellos mensajes que se guardan sin ser enviados.

o Elementos Enviados. En cuanto se ha enviado un mensaje pasa de

la bandeja de salida a ésta bandeja. Contiene los mensajes enviados.

o Elementos Eliminados: Contiene todos los mensajes eliminados

(tecla SUPR), si desea que al borrar un mensaje no vaya a esta
carpeta, selecciona el mensaje a eliminar y pulsa las teclas
MAYUS+SUPR. El menú emergente que se muestra al pulsar el
botón secundario del ratón sobre este elemento contiene un comando
especial Vaciar carpeta que una vez confirmada queda limpia la
papelera.

o Bandeja de Salida: Contiene los mensajes pendientes de envió, es

decir aquellos que se han mandado pero que por su gran tamaño o
porque en ese momento no se dispone de conexión todavía no ha
salido.

o Carpetas de búsqueda. Una carpeta de búsqueda es una carpeta

virtual que proporciona una vista de todos los elementos de correo
electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos.

o Correo no deseado. Outlook almacena los mensajes que el filtro

interprete como correo no deseado.

o Fuentes RSS. Almacena información proveniente de las fuentes RSS

(Really Simple Syndication), las cuales le ofrecen información
directamente desde Internet.

 El cuerpo principal. Es la zona donde se trabaja con los mensajes, el calendario, las
notas, etc, por tanto esta zona tendrá diferente aspecto según el elemento
selecciónado en el panel de navegación.

Cuerpo principal mostrando la bandeja de entrada

 El panel de lectura. Esta zona permite obtener una vista previa de los elementos de
Microsoft Outlook sin abrirlos.

Panel de lectura de un correo

El panel de lectura está activado de forma predeterminada pero puede realizar las
modificaciones oportunas accediendo al menú Panel de lectura situado en el grupo Diseño
de la ficha Vista.

Opciones de configuración Panel de lectura

 Panel de personas. Cuando hace clic en un elemento de Outlook, este panel muestra
la información de contacto de la persona asociada con elementos de Outlook, como
mensajes de correo electrónico, elementos del Calendario y datos adjuntos.

Información mostrada en el panel de personas para un contacto

 La barra de tareas pendientes. En la parte derecha de la ventana de Outlook 2010 se

encuentra esta barra, donde se muestra un resumen de las citas y tareas más proximas o
vigentes anotadas en Outlook.
3. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES

Envío de un mensaje

Para redactar y enviar un nuevo mensaje siga este procedimiento:

1. Haga clic en el botón Nuevo mensaje de correo electrónico situado en el grupo

Nuevo la ficha Inicio, o pulse la combinación de teclas -CTRL+U. Se muestra la siguiente
ventana:

Ventana de nuevo correo

2. En caso de disponer de varias cuentas de correo en la lista desplegable De

indique la cuenta que quiera utilizar para enviar el mensaje.

Escoja la dirección a utilizar para enviar el correo

3. En los cuadros de texto Para, CC o CCO (si esta opción no está visible haga clic en el botón
CCO del grupo Mostrar de la ficha Opciones), escriba el nombre de correo electrónico de
cada destinatario, separándolos con una coma o un punto y coma (;).

Si desea agregar nombres de correo electrónico desde la Libreta de direcciones, haga clic
en el botón Para, CC o CCO y seleccione los nombres.
 Cuadro de diálogo para añadir destinatarios de la lista de contactos

Seleccione el o los destinatarios de la lista y haga clic en el botón Para o CC o CCO para
añadirlo al cuadro correspondiente. Cuando termine de añadir los destinatarios, pulse
Aceptar para regresar a la ventana de Mensaje nuevo.

4. En el cuadro Asunto, escriba un título para el mensaje.

5. En la zona central, llamada área de escritura, escriba el cuerpo del mensaje y, a

continuación, haga clic en el botón Enviar.

Si redacta el mensaje sin conexión, se guarda en la Bandeja de salida y se envía

automáticamente al conectarse de nuevo.

Si desea guardar un borrador del mensaje para seguir trabajando en él más tarde clique en el
botón Guardar de la barra de acceso rápido situada en la barra de título. También puede hacer
clic en el comando Guardar como, situado en la ficha Inicio, para guardar un mensaje de
correo electrónico en el sistema de archivos en un formato distingo al estándar que es Formato de
mensaje Unicode de Outlook.

Tipos de formatos utilizados para guardar el correo

La prioridad de un mensaje saliente de correo electrónico

Cuando envía un nuevo mensaje o una respuesta a un mensaje, puede asignar al mensaje una
prioridad de forma que el destinatario sepa que debe verlo inmediatamente (Prioridad alta)
o que puede leerlo cuando tenga tiempo (Prioridad baja). Un mensaje de prioridad alta tiene
un signo de exclamación junto a él , mientras que uno de prioridad baja se indica mediante
una flecha hacia abajo .

Grupo Etiquetas de la ficha Mensaje

Para indicar la prioridad de un mensaje saliente escoja Importancia alta o

Importancia baja del grupo Etiquetas situado en la ficha Mensaje.

Adjuntar Archivos

En ocasiones debe insertar uno o varios archivos para ser enviados con el mensaje, para
ello acceda a la ficha Mensaje en cuyo grupo Incluir haga
clic en Adjuntar Archivo. A continuación, en el cuadro de diálogo Insertar archivo
seleccione el archivo y haga clic en Insertar. Aparecerá el nombre
del archivo en el cuadro Adjuntar del encabezado del mensaje.

Ejemplo de fichero adjunto

También puede agregar un archivo como texto al cuerpo del mensaje de correo electrónico si
hace clic en la punta de flecha situada en el botón Insertar del cuadro de diálogo Insertar
archivo y, después, escoge la opción Insertar como Texto.

Opciones del botón insertar

Si se desea eliminar un archivo adjunto haga clic con el botón secundario del ratón en él y
escoja el comando Quitar del menú contextual.

Agregar una firma a los mensajes salientes

De la misma forma que se firma una carta en papel puede dejar su impronta en los correos
electrónicos. Esto no significa que vaya a utilizar una firma digital, sino una tarjea de
identificación.
Crear una firma

Para crear una firma, siga estos pasos:

1. Abra nuevo mensaje. A continuación,, en el grupo Incluir situado en la ficha Mensaje, haga
clic en el botón Firma y en el menú que se muestra clique en el comando Firma.

Cuadro de diálogo Firmas y plantillas

2. Para crear una firma haga clic en el botón Nueva. En el cuadro de diálogo
Nueva firma asígnela un nombre y haga clic en Aceptar.

Asigne el nombre a la nueva firma

3. Escriba texto que quiera incluir en la firma en el cuadro Editar firma.

Para dar formato al texto, selecciónelo y utilice los botones de estilo y formato que
proporciona la ventana.

Opciones de formato

4. Outlook le permite agregar, aparte de texto, a la firma otros elementos simplemente

clicando en el lugar de la firma donde quiera incluir el elemento y realizar una o varias de
las opciones siguientes:

 Agregar una tarjeta de presentación electrónica. Haga clic en Tarjeta de

presentación y elija un contacto en la lista Archivado como. Después haga
clic en Aceptar.
  Agregar un hipervínculo. Clique en Insertar hipervínculo, escriba la
información o busque un hipervínculo, haga clic para seleccionarlo y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Insertar hipervínculo

 Agregar una imagen. Haga clic en el botón Imagen, busque una imagen, haga
clic para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Si quiere utilizar distintas firmas para cuentas diferentes, en el área Elegir firma
predeterminada, seleccione la cuenta con la que desee utilizar la firma en el apartado
Cuenta de correo electrónico.

6. Si desea que la firma se incorpore automáticamente a los mensajes nuevos y a las

respuestas o reenvíos haga clic en la lista correspondiente del grupo Elegir firma
predeterminada y escoja la firma deseada.

7. Para terminar de crear la firma, haga clic en Aceptar.

La firma que acaba de crear no aparecerá en el mensaje abierto actualmente; para ello se debe
insertar de forma manual clicando en la firma deseada de las que aparecen en lista que se muestra al
clicar en el botón Firma situado en el grupo
Incluir de la ficha Mensaje.
Insertar otros elementos

La pestaña Insertar recoge todos los elementos que puede insertar en el mensaje, como archivos
adjuntos, tarjetas de presentación, tablas, imágenes, gráficos, diagramas, enlaces, títulos
WordArt... etc.
 Elementos que puede insertar

Muchos de estos elementos requerirán que el mensaje se envíe como HTML. También ha de tener
en cuenta cómo se va a leer el mensaje, ya que si el receptor lo hace a través de Outlook2010, verá
todos los elementos sin problema, pero si lo hace desde un servicio web, puede que algunos no se
muestren.

Recibir mensajes

Al ejecutar Outlook, si se encuentra conectado a Internet, automáticamente hace un escaneo por

las cuentas para ver si existen mensajes nuevos. Si existen se almacenan en la bandeja de entrada de
la cuenta de correo correspondiente.

También es posible ejecutar ese escaneo de forma manual haciendo clic sobre el botón
Enviar y recibir todas las cuentas de la barra de acceso rápido o de la ficha Enviar o Recibir. Al
pulsar sobre este botón aparece el cuadro de diálogo
Progreso de envío o recepción de Outlook donde le informa sobre las operaciones realizadas, si ha
tenido éxito la descarga del servidor de correo o no.

Outlook incluye una utilidad de filtrado automático para que determinados mensajes pasen
directamente a la carpeta de Correo electrónico no deseado y no se almacenen en la bandeja de
entrada. Si espera un correo de una determinada persona y no lo recibe en la bandeja de entrada,
compruebe que Outlook no lo haya colocado en esta carpeta.

Lectura del correo

Por defecto Outlook 2010 tiene activada la visualización del Panel de lectura que permite ver en
el panel central el cuerpo del mensaje seleccionado. El panel de lectura está activado de forma
predeterminada pero puede realizar las modificaciones oportunas accediendo al menú Panel
de lectura situado en el grupo Diseño de la ficha Vista.
Para abrir cualquier elemento del listado de mensajes en una ventana independiente haga doble
clic sobre la cabecera del mensaje o hacer clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón y
ejecutar el comando Abrir del menú contextual.

Mensaje abierto

En esta ventana podrá leer el mensaje y contestarlo o reenviarlo.

Cuando se recibe correos electrónicos con archivos adjuntos se muestra el símbolo en la

cabecera del mensaje.

Cabecera de mensaje con datos adjuntos

Para trabajar con los datos de un correo en el panel de lectura haga clic sobre el archivo adjunto
con el botón secundario del ratón para mostrar el menú contextual que le permite realizar las
siguientes tareas:

Menú contextual datos adjuntos de un correo

Responder el correo

Cuando selecciona un mensaje y pulsa el botón Responder situado en la ficha Inicio o

Mensaje, Outlook 2010 abre una ventana de Mensaje nuevo, el remitente del mensaje original se
agrega automáticamente en el cuadro Para, añade RE: al principio de la línea de Asunto y sitúa el
punto de inserción al principio del mensaje. Sin embargo si pulsa el botón Responder a todos,
Outlook 2010 crea un mensaje
y se dirige al remitente y a cualquier destinatario adicional del mensaje original.

Por defecto, todas las respuestas incluyen el texto completo del mensaje original, separado del
texto de respuesta mediante una línea.

Ejemplo correo a responder

Responder automáticamente los mensajes

Puede configurar Microsoft Outlook 2010 para que envíe una respuesta automática a algunas
o a todas las personas que le envían mensajes de correo electrónico. Los pasos a seguir son los
siguientes:

Paso 1. Crear una plantilla del mensaje, para ello siga estos pasos:

1. En el grupo Nuevo de la ficha Inicio, haga clic en Nuevo mensaje de

correo electrónico.

2. En el grupo Formato, de la ficha Aplicar formato al texto, haga clic en

Texto sin formato.

3. En el cuerpo del mensaje, escriba el mensaje que desea enviar como respuesta
automática.

4. En la ventana del mensaje, haga clic en la ficha Archivo y, a continuación,

haga clic en Guardar como.
 5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en
Plantilla de Outlook (*.oft).

6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de mensaje y, a

continuación, haga clic en Guardar.

Paso 2. Siga este procedimiento:

1. En la ficha Archivo, en Información, haga clic en Administrar reglas y alertas.

Ventana de configuración de reglas de correo electrónico

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en la pestaña en

Nueva regla situado en la ficha Reglas de correo electrónico.

3. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar reglas a mensajes que
recibo y, a continuación, en Siguiente.

4. En ¿Qué condiciones desea comprobar?, active la casilla enviado a mí solamente y

cualquier otro criterio que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
 5. En ¿Qué desea hacer con el mensaje?, active la casilla responder usando [nombre de
la plantilla].

6. En Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), haga clic
en una plantilla determinada.

7. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla de respuesta, en el cuadro

Buscar en, haga clic en Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

8. Seleccione la plantilla que creó en la sección anterior o una que haya creado o
descargado, y a continuación, haga clic en Abrir.

9. Haga clic en Siguiente.

10. Active las casillas de todas las excepciones a la regla de respuesta automática. No
se suele agregar ninguna excepción.

11. Haga clic en Siguiente.

 12. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre para la regla
de respuesta automática y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Hay que tener en cuenta que para que el Asistente para reglas responda automáticamente,
Outlook debe estar ejecutándose y debe estar configurado de manera que compruebe
periódicamente si hay nuevos mensajes.

Desactivar las respuestas automáticas

Para desactivar la regla que envía respuestas automáticas, realice el siguiente proceso:

1. En la ficha Archivo, en Información, haga clic en Administrar reglas y alertas.

2. En la ficha Reglas de correo electrónico, en Regla, anule la selección de la casilla de la

regla que desea desactivar.

Reenviar el correo

Cuando desea enviar un mensaje que ha recibido de una persona a otra tercera, seleccione el
mensaje y pulse el botón Reenviar situado en el grupo Responder
de las fichas Inicio o Mensaje para abrir la ventana de Mensaje nuevo con el
contenido del mensaje original. Escriba una o más direcciones, añada comentario personal y pulse
el botón Enviar.
Envío y recepción de mensajes automáticamente

Otra posibilidad que nos ofrece Outlook 2010 es configura la frecuencia de envío y recepción de
mails, para ello haga clic en la ficha Archivo y clique a continuación en el botón Opciones.
Outlook muestra la ventana Opciones de Outlook donde debe acceder en el panel de la
izquierda a Avanzado donde encontrará el botón Enviar y recibir en el que deberá clicar.

Al hacer clic en el botón Enviar y recibir de la ventana anterior, Outlook muestra el cuadro de
diálogo Grupos de envío o recepción donde tiene que seleccionar el grupo que llamado todas
las cuentas. Tras ello, compruebe que la casilla Programar un envío o recepción
automáticos cada x segundos esté seleccionada y por último indicar en dicha casilla cada
cuántos minutos desea que Outlook envíe y reciba correos de forma automática.

Configuración del envío y recepción automáticos

Obtener confirmación de entrega o de lectura

Una confirmación de entrega indica que el mensaje de correo electrónico se envió al buzón
de los destinatarios, pero no si los destinatarios lo han visto o leído. Mientras que una
confirmación de lectura indica que el mensaje enviado se ha abierto. En ambos casos, recibirá
una notificación cuando el mensaje sea entregado o leído. A continuación, el contenido de
las notificaciones queda automáticamente registrado en la carpeta Elementos enviados. Para
activar dichas opciones siga uno de estos procedimientos:

 Obtener confirmación sólo para el mensaje actual. En el mensaje, en la ficha

Opciones, en el grupo Seguimiento, active la casilla de verificación Solicitar una
confirmación de entrega o Solicitar una confirmación de lectura.

Grupo seguimiento de la ficha Opciones

 Obtener confirmación para todos los mensajes enviados:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Correo.

4. En Seguimiento, seleccione las opciones que desee.

Opciones de seguimiento para todos los correos

Impresión de correos

Todas las configuraciones y funciones de impresión se encuentran en la vista Backstage. Una vista
preliminar se proporciona automáticamente para ayudarle a elegir las configuraciones y opciones
que desea. Para imprimir un correo siga estos pasos:

1. Haga clic en el correo que desee imprimir.

2. Clique en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage.

3. En la ficha Imprimir, realice una de las siguientes acciones:

 En Configuración de impresión, haga clic en Imprimir.

 Seleccione los estilos y las opciones que desea.

- En Imprimir, haga clic en el estilo que desea. Se muestra una vista previa en el
Panel de vista previa a menos que vaya a imprimir varios elementos. En
este caso, se le pedirá que haga clic en Vista previa en el panel de vista
previa.

- Para cambiar la fuente, el título u otra configuración del estilo que desee,
haga clic en Definir estilos de impresión.

Si está satisfecho con la apariencia de la vista previa, en

Configuración de impresión, haga clic en Imprimir.

- Si desea especificar páginas individuales o conjuntos de páginas para

imprimir, haga clic en Opciones de impresión. Especifique las opciones que
desee y haga clic en Imprimir.

4. Para volver a la vista anterior, haga clic en la pestaña Archivo.

4. CREACIÓN DE MENSAJES

Cuentas de correo

Para poder gestionar una o varias cuenteas de correo electrónico con Outlook 2010 hay que crearla
primero en el programa. Outlook es compatible con Microsoft Exchange, POP3 e IMAP.

Las cuentas de correo electrónico se incluyen en perfiles. Un perfil está formado de cuentas,
archivos de datos y configuraciones que contienen información acerca de dónde se almacenan los
mensajes de correo electrónico. Al usar Outlook por primera vez, se crea automáticamente un nuevo
perfil.

Agregar una cuenta de correo electrónico al usar Outlook 2010 por primera vez

La primera vez que utiliza Microsoft Outlook se ejecuta la característica Configuración

automática de la cuenta que facilita la configuración de las cuentas de correo electrónico. Esta
configuración requiere solo el nombre, la dirección de correo electrónico y la contraseña. Si
la cuenta de correo electrónico no se puede configurar automáticamente, debe especificar la
información adicional requerida de forma manual. El proceso es el siguiente:

1. Ejecuta Outlook.

2. Cuando el sistema le indique que configure una cuenta de correo electrónico,

haga clic en Sí y, a continuación, en Siguiente.

3. Escriba el nombre, la dirección de correo electrónico y la contraseña.

Si escribe una dirección de correo electrónico de hotmail, outlook o msn, debe usar
Microsoft Outlook Connector para Windows Live Hotmail para agregar la cuenta de
correo electrónico.

Si el equipo está conectado a un dominio de red de una organización que usa

Microsoft Exchange, la información de correo se insertará automáticamente. No se
muestra el cuadro de contraseña, ya que se usa la contraseña de red.

4. Haga clic en Siguiente para mostrar un indicador de progreso a medida que se

configura la cuenta. El proceso de configuración puede tardar varios minutos.

Después de agregar la cuenta correctamente, puede agregar más cuentas si hace clic
en Agregar otra cuenta.

5. Para salir del cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta clique en

Finalizar.

Si la cuenta de correo electrónico no se puede configurar automáticamente, se le indicará que la

configure de forma manual.
Agregar una cuenta de correo electrónico en Outlook

Para agregar una cuenta en Outlook 2010 siga este proceso:

1. En Outlook 2010 haga clic en la ficha Archivo, a continuación en el panel de la derecha

clique en el grupo Información y por último en el apartado Información de cuentas
seleccione la opción Agregar Cuenta.

Opción para crear una nueva cuenta

2. Outlook abre el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta donde puede ejecutar dos
procesos: Active la opción Cuentas de correo electrónico y escriba el nombre, la
dirección de correo electrónico y la contraseña. Seleccione la opción Configurar
manualmente las opciones del servidor y pulse en Siguiente.

En el caso de hacer escogido la opción de configuración manual siga el resto de pasos.

Configuración manual de la cuenta

3. En la siguiente ventana del asistente seleccione Correo electrónico de Internet para
cuentas tipo POP o IMAP y Siguiente

4. La siguiente ventana del asistente es donde debe introducir todos los datos de la
cuenta. Dichos datos lo facilita su servidor de correo a la hora de crear la cuenta:

a) La dirección de correo electrónico

b) El servidor de correo entrante POP3

c) El servidor de correo saliente SMTP

 d) El nombre de usuario (generalmente es la misma dirección de correo)

e) La contraseña (la que hayamos definido o nos hayan facilitado)

5. Además de introducir los datos anteriores, esta pantalla permite decidir dónde se
van a almacenar los mensajes de la cuenta que está configurando:

 Archivo de datos de Outlook existente. Permite localizar el archivo de datos

(PST) clicando en Examinar.

Esta opción sirve, por ejemplo, para trabajar con un único PST y tener todas
las cuentas configuradas en él, manteniendo todos los mensajes en el
mismo.

A diferencia de las versiones anteriores Outlook 2010 crea una carpeta

dentro de Mis documentos llamada Archivos de Outlook donde guarda, por
defecto, los Archivos de datos (PST)

 Nuevo archivo de datos de Outlook. Crea un nuevo PST en la carpeta

Mis documentos\Archivos de Outlook con el mismo nombre que aplique a la
cuenta dentro de Más configuraciones.

6. Si necesita realizar configuraciones especiales haga clic en el botón Más

configuraciones que muestra el cuadro de diálogo Configuración de correo electrónico
de Internet que dispone de las siguientes fichas:

a) En la ficha General introduzca un nombre que le ayude a identificar la

cuenta, también puede indicar el nombre de la Compañía y si lo desea
indique la dirección de correo a la que quiera que lleguen las respuestas de
sus mensajes.

Pestaña General

b) En la ficha Servidor de salida y según la configuración que le haya

facilitado el servidor, debe marcar Mi servidor de salida requiere
autentificación y Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo
de entrada (opción cada vez más utilizada por los servidores)
 Pestaña Servidor de salida

c) En la ficha Avanzadas y si se necesita dispone de la opción para modificar los

puertos utilizados y el tipo de conexión cifrada tanto en el POP3 como en el
SMTP (datos facilitados por el servidor).

Pestaña Avanzadas

Hay que tener en cuenta que, por defecto, la casilla Dejar una copia de los
mensajes en el servidor – Quitar del servidor después de 14 días aparece
activada, por tanto si no quiere dejar copia debe desmarcarla o cambiar las
opciones (en días o al Eliminar).

7. Al pulsar en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo anterior vuelve la pantalla de los datos
donde dispone de la opción (activada por defecto) Probar la configuración de la cuenta…
pulsando en el botón correspondiente.

Si recibe errores compruebe los datos de la configuración de la cuenta y vuelva a intentarlo.

Cuando todo esté correcto pulse en Finalizar.
 Modificar una cuenta de correo

Una vez creada la cuenta puede modificar sus parámetros siguiendo este procedimiento:

1. Haga clic en ficha Archivo, a continuación en el panel de la derecha clique en el

grupo Información y por último en el apartado Configuración de la cuenta seleccione la
opción Configuración de la cuenta.

2. Outlook abre la pantalla Configuración de cuenta con la ficha para gestionarlas: Puede
crear nuevas ( Nuevo), volver a configurar la información de la cuenta
seleccionada ( Reparar), utilizar la cuenta
selecciona como primera opción para enviro o recibir correo ( establecer como
predeterminado), cambiar los datos de las que ya tiene configuradas (
Cambiar), eliminarlas ( Quitar), ordenarlas con los botones
y también modificar dónde se entregan los mensajes de dicha
cuenta (i3po@outlook.es) pulsando en Cambiar carpeta

Ventana de configuración de cuentas

Escritura del Mensaje

Se pueden mandar mensajes entre computadores personales o entre dos terminales de una
computadora central. Los mensajes se archivan en un buzón (una manera rápida de mandar
mensajes). Cuando una persona decide escribir un correo electrónico, su programa (o correo web) le
pedirá como mínimo tres cosas:

 Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar el mensaje.

 Asunto: una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el correo.

 El propio mensaje. Puede ser sólo texto, o incluir formato, y no hay límite de tamaño.
 Además, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto permite traspasar datos
informáticos de cualquier tipo mediante el correo electrónico.

Para especificar el destinatario del mensaje, se escribe su dirección de correo en el campo llamado
Para dentro de la interfaz (ver imagen de arriba). Si el destino son varias personas, normalmente
se puede usar una lista con todas las direcciones, separadas por comas o punto y coma.

Además del campo Para existen los campos CC y CCO, que son opcionales y sirven para hacer llegar
copias del mensaje a otras personas:

 Campo CC (Copia de Carbón): quienes estén en esta lista recibirán también el mensaje,
pero verán que no va dirigido a ellos, sino a quien esté puesto en el campo Para. Como el
campo CC lo ven todos los que reciben el mensaje, tanto el destinatario principal como los
del campo CC pueden ver la lista completa.

 Campo CCO (Copia de Carbón Oculta): una variante del CC, que hace que los
destinatarios reciban el mensaje sin aparecer en ninguna lista. Por tanto, el campo CCO
nunca lo ve ningún destinatario.

Un ejemplo: Ana escribe un correo electrónico a Beatriz (su profesora), para enviarle un trabajo. Sus
compañeros de grupo, Carlos y David, quieren recibir una copia del mensaje como comprobante
de que se ha enviado correctamente, así que les incluye en el campo CC.

Por último, sabe que a su hermano Esteban también le gustaría ver este trabajo aunque no
forma parte del grupo, así que le incluye en el campo CCO para que reciba una copia sin que los
demás se enteren. Entonces:

 Beatriz recibe el mensaje dirigido a ella (sale en el campo Para), y ve que Carlos y David
también lo han recibido.

 Carlos recibe un mensaje que no va dirigido a él, pero ve que aparece en el campo CC, y por
eso lo recibe. En el campo Para sigue viendo a Beatriz.

 David, igual que Carlos, ya que estaban en la misma lista (CC).

 Esteban recibe el correo de Ana, que está dirigido a Beatriz. Ve que Carlos y David también
lo han recibido (ya que salen en el CC), pero no se puede ver a él mismo en ninguna lista,
cosa que le extraña. Al final, supone que es que Ana le incluyó en el campo CCO.

Dar formato al texto de un mensaje

Cuando desee agregar un énfasis o una estructura especiales al texto de un mensaje (como negrita,
color o listas con viñetas), puede utilizar el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), el
estándar para dar formato al texto en Internet. El uso del formato HTML también le permite agregar
gráficos y vínculos a sitios Web en sus mensajes.
Si utiliza el formato HTML y el programa de correo electrónico del destinatario no puede leer
código HTML, el mensaje aparecerá como texto sin formato con un archivo HTML adjunto. Sólo
los programas de correo electrónico compatibles con MIME (Extensiones multipropósito de correo
Internet) pueden leer el formato HTML.

Todas las opciones disponibles para aplicar formato al texto de un correo electrónico se
encuentran en la ficha Formato de texto de la banda de opciones, aunque en la ficha Mensaje se
encuentran los controles principales.

Ficha formato de texto

Grupo que permite aplicar formato en la ficha Mensaje

Cuando desee aplicar algún formato al texto seleccione el texto a formatear, y luego utilice el
comando que quiera. Entre los más importante destacaremos:

 Grupo formato. Outlook admite tres formatos de mensajes:

- Texto sin formato. Los mensajes de texto sin formato no admiten negrita, cursiva,
fuente de color ni otros formatos de texto. Tampoco admiten imágenes que se
muestran en el cuerpo del mensaje, aunque se pueden incluir las imágenes como
datos adjuntos.

- Formato de texto enriquecido de Outlook (RTF). Se trata de un formato de

Microsoft. Utilice este formato si está seguro que los receptores utilizan las
últimas versiones de Microsoft Outlook.

- HTML. Es el formato de mensaje predeterminado en Outlook. También es el mejor

formato cuando desea crear mensajes similares a los documentos tradicionales, con
distintas fuentes, colores y listas de viñetas.

 Grupo Fuente. Permite aplicar tipos de letra, tamaño de fuente, color de fuente,
aspectos de fuente como negrita, cursiva, etc.
  Grupo Párrafo. Permite aplicar viñetas, numeración, Listas multinivel, reducir o ampliar
sangrías, ordenar el texto, alinear textos, indicar el espaciado e interlineado y aplicar
bordes y sombreados.

 Grupo Estilos. Permite crear aplicar un conjunto de formatos predefinido o bien crear los
suyos propios.

Organización de mensajes

Si desea utilizar de manera eficiente el tiempo que está conectado, puede utilizar Outlook 2010
para buscar mensajes, ordenar automáticamente los mensajes entrantes en distintas carpetas,
conservar los mensajes en un servidor de correo o eliminarlos en su totalidad.

Eliminar un mensaje de correo electrónico

Para eliminar un mensaje de correo electrónico, seleccione el mensaje en la lista de mensajes y a

continuación, haga clic en el botón Eliminar del grupo Eliminar de
la ficha Inicio o pulse la tecla SUPRIMIR.

Para restaurar un mensaje eliminado, abra la carpeta Elementos eliminados y arrastre el mensaje
de nuevo a la Bandeja de entrada o a otra carpeta.

Si no desea que al salir de Outlook 2010 se guarden los mensajes en la carpeta Elementos
eliminados, haga clic en pestaña Archivo y, a continuación, clique en Opciones. En Inicio y
salida de Outlook de la ficha Avanzado, active la casilla Vaciar la carpeta Elementos eliminados
al salir.

Para recibir una notificación antes de que la carpeta Elementos eliminados se vacíe
automáticamente, en Otros de la ficha Avanzadas, active la casilla de verificación Pedir
confirmación antes de eliminar permanentemente los elementos.

Para vaciar manualmente todos los elementos eliminados, haga clic con el botón secundario en
la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, clique en el comando Vaciar carpeta.
Buscar mensajes de correo electrónico en sus carpetas de mensajes con búsqueda instantánea

La búsqueda instantánea sirve para encontrar rápidamente elementos en Microsoft Outlook. El

panel de búsqueda instantánea está siempre disponible en todas las carpetas de Outlook, como
Correo, Calendario, Tareas y Contactos.

Panel de búsqueda instantánea de la bandeja de entrada

Para buscar un elemento de Outlook siga estos pasos:

1. En el panel de navegación haga clic en la carpeta en la que desee buscar.

2. En el cuadro Búsqueda instantánea, escriba el texto de búsqueda. Los elementos que

contienen el texto que escribió aparecen con el texto de búsqueda resaltado, excepto
los datos adjuntos.

3. Para ampliar la búsqueda e incluir todas las carpetas, al final de los resultados de
búsqueda, haga clic en Intente buscar de nuevo en.

Cuando haya terminado con la búsqueda, puede desactivarla haciendo clic en el botón Cerrar
búsqueda junto al cuadro Búsqueda instantánea.

Puede limitar la búsqueda agregando criterios. Al hacer clic o escribir en el cuadro

Búsqueda instantánea, se crea la ficha Herramientas de búsqueda.

En el grupo Refinar, encontrará varias opciones de criterios que le ayudarán a realizar una
búsqueda más específica.

Las 10 búsquedas más recientes se guardan y se pueden volver a usar, para ello clique en el
cuadro Búsqueda instantánea y en la ficha Herramientas de búsqueda,
en el grupo Opciones, haga clic en Búsquedas recientes. A continuación, haga clic en la palabra
o frase de búsqueda que desea volver a usar.

Ordenar el listado de mensajes

Los mensajes almacenados pueden ser ordenados por varios criterios utilizando la barra que
aparece en la lista de cabeceras de mensajes:

Cabecera de mensajes si el área central es lo suficientemente grande

 Para ordenar el contenido del listado de mensajes, pulse con el ratón en cualquier encabezado de
columna, la ordenación se regirá por la columna indicada y en forma ascendente, si vuelve a
clicar en la misma cabecera el sentido será descendente. Las cabeceras son de izquierda a derecha:

 Ordenar por importancia. Ordena los mensajes según la importancia establecida en los
mensajes. Si no se ha especificado una importancia determinada, Outlook le aplica una
importancia en base a varios campos como el tamaño, la fecha de recepción, etc.

 Ordenar por aviso. Ordena los mensajes por la fecha de aviso que haya indicado, si no
lo hizo los ordena por fecha de recibido o enviado.

 Ordenar por icono. Existen varios tipos de iconos como son el correo no se ha leído
todavía, el correo ya se ha leído, se ha respondido al mensaje y por último
se ha reenviado el mensaje.

 Ordenar por datos adjuntos. Si tiene mensajes con datos adjuntos, estos
encabezarán la lista.

 Ordenar por De o por Para. Ordena los mensajes por la dirección del remitente o del
destinatario respectivamente.

 Ordenar por asunto. Ordena por el texto del asunto.

 Ordena por Recibido o por enviado el. Ordena por la fecha y hora de recepción o
de envío respectivamente.

 Ordena por Tamaño.

 Ordena por categoría. Si ha aplicado categorías los ordena encabezando la lista de

mensajes.

 Ordena por estado de marca. Si dispone de mensajes marcados los ordena encabezando la
lista de mensajes.

Cuando esta barra no se muestra por completo, se muestran sólo dos campos: en el de la izquierda
se elige el criterio y en el de la derecha el orden, haciendo clic en la cabecera correspondiente.

Cabecera de mensaje corta

Agregar y gestionar carpetas

Para agregar una carpeta, en la ficha Inicio, acceda al grupo Nuevo y haga clic en Nueva carpeta.
Outlook muestra el cuadro de diálogo Crear nueva carpeta donde debe escribir el nombre de la
nueva carpeta, el contenido que va a tener (correo, notas, elementos de calendario, etc.) y por
último seleccionar la carpeta que contendrá a la que está creando.
 Cuadro de diálogo Crear nueva carpeta

La forma más sencilla de gestionar las carpetas es a través del menú contextual que se muestra al
pulsar con el botón secundario del ratón sobre la carpeta con la que quiera trabajar. Este menú
muestra las siguientes opciones:

Menú contextual de las carpetas

5. REGLAS DE MENSAJE

Tipo de reglas y cómo se deben utilizar para mantener organizada y al día la Bandeja de entrada.

Ventajas en la utilización de reglas para la administración de mensajes

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente en un mensaje
entrante o saliente cuando cumple las condiciones especificadas en la regla. Se pueden elegir
muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas y alertas. Las reglas no se
pueden aplicar a mensajes ya leídos; sólo son aplicables a los mensajes no leídos.

Las reglas se dividen en una o dos categorías generales: organización y notificación.

El Asistente para reglas y alertas contiene plantillas para las reglas que se utilizan con más
frecuencia.

 Mantenerse organizado. Estas reglas le ayudarán a archivar y realizar un seguimiento

de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un
determinado remitente, como Enrique Gil, que contengan la palabra "ventas" en la
línea Asunto, se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se
muevan a una carpeta denominada Ventas de Enrique.

 Mantenerse actualizado. Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado

mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe
automáticamente una alerta a su teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un
miembro de su familia.

 Iniciar desde una regla en blanco. Estas son las reglas que se crean desde el
principio.

Las reglas y alertas Asistente contiene varias reglas predefinidas denominadas plantillas.
Excepciones

Puede agregar excepciones a las reglas para circunstancias especiales, como por ejemplo
cuando un mensaje está marcado con una acción de seguimiento o con importancia alta. Una
regla no se aplica a un mensaje si se cumple sólo una de las excepciones especificadas.

Crear una regla desde una plantilla

1. En el Panel de navegación, haga clic en Correo.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

3. Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a
esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee.

4. Haga clic en Nueva regla.

5. En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione la plantilla que desee del grupo de
plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.

6. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en el valor subrayado. Por ejemplo, si
hace clic en el vínculo personas o lista de distribución, se abre la Libreta de direcciones.

7. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que cumplan
los mensajes para que se aplique la regla.

8. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si
todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.

9. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla
realice cuando cumpla las condiciones especificadas.

10. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si
todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.

11. En Paso 1: seleccione las excepciones, seleccione las excepciones de la regla y haga clic
en Siguiente.

12. Para terminar de crear la regla, escriba un nombre para la misma y seleccione el resto de
opciones que desee.

 Si desea ejecutar esta regla en mensajes que ya están en una de sus carpetas,
seleccione la casilla de verificación ejecutar esta regla ahora en mensajes que
ya estén en "carpeta".

 Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja
de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta
regla en todas las cuentas.

13. Haga clic en Finalizar.

 Para crear una regla eligiendo sus propias condiciones, acciones y excepciones, haga lo siguiente:

1. En el Panel de navegación, haga clic en Correo.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

3. Si tiene más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a
esta carpeta, seleccione la Bandeja de entrada que desee.

4. Haga clic en Nueva regla.

5. En Iniciar desde una regla en blanco, seleccione Comprobar los mensajes cuando
lleguen o Comprobar mensajes después de enviar, y haga clic en Siguiente.

6. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que cumplan
los mensajes para que se aplique la regla.

7. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si
todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.

8. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la
regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.

9. En Paso 2: edite la descripción de la regla, haga clic en uno de los valores subrayados, si
todavía no ha realizado esta acción, y después haga clic en Siguiente.

10. En Paso 1: seleccione las excepciones, seleccione las excepciones de la regla y haga clic
en Siguiente.

11. Para terminar de crear la regla, escriba un nombre para la misma y seleccione el
resto de opciones que desee.

 Si desea ejecutar esta regla en mensajes que ya están en una de sus carpetas,
seleccione la casilla de verificación ejecutar esta regla ahora en mensajes que
ya estén en "carpeta".

 Para aplicar esta regla a todas sus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja
de entrada asociada con cada cuenta, active la casilla de verificación Crear esta
regla en todas las cuentas.

12. Haga clic en Finalizar. Crear

una regla desde un mensaje

Puede crear una regla directamente desde un mensaje. Por ejemplo, puede crear una regla
para mover los mensajes de cierta persona a una carpeta determinada.
 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el mensaje en el que desea
basar la regla y, a continuación, haga clic en Crear regla del menú contextual.

En el cuadro de diálogo Crear regla, active las casillas de verificación de las opciones
que ya incluyan información a partir del mensaje seleccionado.

2. Active la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta.

3. Haga clic en una carpeta existente o haga clic en Nueva para crear una carpeta nueva
para almacenar los mensajes.

4. Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones
avanzadas y, a continuación, siga el resto de las instrucciones del Asistente para
reglas y alertas.

Sugerencia. Para ejecutar la regla inmediatamente después de crearlo, seleccione la casilla de

verificación ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya están en la carpeta en la última
página del Asistente de alertas y reglas.

Todos los mensajes de la Bandeja de entrada, o cualquier carpeta que elija, que cumplan las
condiciones y excepciones asociadas con la regla, se moverán a la carpeta especificada. Para
comprobar la nueva regla, abra la carpeta nueva.

Ejecutar una regla periódicamente pero no permanentemente

Si desea ejecutar una regla periódicamente pero no permanentemente, siga este

procedimiento:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, deshabilite la regla desactivando la casilla

de verificación que se encuentra junto a ésta.

3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.

4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desee
ejecutar, active la casilla de verificación de la regla que desea ejecutar.

5. Seleccione la carpeta a la que desea aplicar la regla.

6. Seleccione la categoría de mensajes a la que desea aplicar la regla.

Por ejemplo, puede aplicar la regla sólo a los mensajes no leídos de una carpeta.

7. Haga clic en Ejecutar ahora.

Reglas basadas en servidor y reglas de sólo cliente

 Reglas basadas en servidor. Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange, el servidor

puede aplicar reglas a los mensajes, incluso si no se está ejecutando Outlook. Se
denominan reglas basadas en servidor. Las reglas se deben establecer que se aplique
a los mensajes cuando que se envíen a su Bandeja de entrada en el servidor y
deben ejecutarse hasta su finalización en el servidor. Por ejemplo, una regla no se
puede ejecutar hasta la finalización en el servidor si la acción específica que se imprima
el mensaje. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook.

 Reglas de sólo cliente. Un "cliente" es el programa de correo electrónico que se

ejecuta en un equipo individual. Una regla que no puede aplicar el servidor es una "regla
de sólo cliente" porque se ejecuta únicamente en un equipo individual. Si su lista de
reglas contiene las reglas que se pueden ejecutar en el servidor, así como las que no se
pueden, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de
sólo cliente.

Confirmaciones de entrega, respuestas con votos y avisos de fuera de la oficina

Confirmaciones de entrega, confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y avisos de fuera

de oficina se tratan como mensajes. Por ejemplo, al crear una regla que mueve los elementos
con la palabra "reunión" en el cuadro asunto a una carpeta específica, todas las
confirmaciones de entrega, respuestas con voto y mensajes de fuera de la oficina que
cumplan esta condición se mueven también.

NOTA: Si una respuesta con voto se mueve fuera de la Bandeja de entrada, no se

incluirá automáticamente en el seguimiento del mensaje original.

Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos se tratan como mensajes. Por
ejemplo, cuando se crea una regla que mueve los elementos con la palabra "reunión" en el
cuadro asunto a una carpeta específica, también se mueve cualquier solicitud de tarea o una
convocatoria de reunión que cumplan esta condición. Sin embargo, tenga en cuenta las
limitaciones siguientes al crear reglas que afectan a estos tipos de elementos:

 Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione

como se esperaba. Por ejemplo, si un mensaje se mueve al Calendario, no se crea
una nueva cita.

 Si una respuesta a la reunión o a la tarea se mueve a la carpeta Elementos

eliminados mediante una regla, el elemento original no realiza el seguimiento de la
respuesta.

 Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos

eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

 Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican a las solicitudes de
tareas y a las convocatorias de reunión.
Listas de distribución

Una regla nueva para una lista de distribución se comportará de manera distinta dependiendo de
cómo se creó la regla:

 Mover a una carpeta los mensajes enviados a una lista de distribución Si elige esta
plantilla de regla, sólo se moverán a la carpeta especificada los mensajes que se
enviaron a la lista de distribución. Los mensajes de las personas que deben estar en la
lista de distribución no se moverán a la carpeta especificada.

NOTA: Esta regla sólo es aplicable a cuentas de Microsoft Exchange.

 Mover a una carpeta los mensajes de una persona Si elige esta plantilla de regla, los
mensajes de cualquier persona miembro de la lista de distribución determinada,
también se moverán a la carpeta especificada.

Reenviar mensajes fuera de la organización

Si trabaja en una organización que usa Exchange, de forma predeterminada, no se enviará los
mensajes que reenvíe a direcciones de correo electrónico externo fuera de su organización
mediante una regla. Esta opción es ayudar a evitar que se revele datos corporativos y está
controlada por el Administrador de Exchange.
6. LIBRETA DE DIRECCIONES

Libreta de direcciones es una colección de libretas de direcciones que puede utilizar para almacenar
nombres, direcciones de correo electrónico, números de fax y listas de distribución.

Para acceder a la libreta de direcciones haga clic en el botón Libreta de direcciones del
grupo Buscar situado en la ficha Inicio. Outlook mostrará a lista de contactos con los grupos y
contactos almacenados en ella.

Crear o agregar contactos

La carpeta Contactos de Microsoft Outlook es la ubicación en la que se organiza y guarda la

información acerca de las personas, las organizaciones y las empresas. Para añadir un nuevo contacto
siga uno de estos procedimientos.

 Crear un contacto escribiendo sus datos:

1. En Nuevos elementos, en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en

Contacto o presione la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + C.

Ventana para crear un nuevo contacto

2. Escriba un nombre y cualquier otra información que desee incluir para el contacto.

3. Siga uno de estos pasos:

 Para terminar de especificar los contactos. En la ficha Contacto, en el grupo

Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

 Para guardar este contacto e iniciar otro. Haga clic en

Guardar y nuevo.

 Para guardar y especificar otro contacto de la misma compañía o dirección.

Haga clic en la flecha abajo situada junto a Guardar y nuevo y, a
continuación, haga clic en Contacto de la misma compañía

Para escribir varias entradas en un campo, como varios números de teléfono

o direcciones de correo electrónico, haga clic en la flecha abajo que aparece
junto al campo.

Para agregar una foto de su contacto, haga clic en el icono de la foto o, en la

ficha Contacto, en el grupo Opciones, haga clic en Imagen y, a continuación,
en Agregar imagen

 Crear mediante la copia de otro contacto:

1. En Contactos, haga clic con el botón secundario en el contacto que

desea duplicar y haga clic en Copiar

2. Haga doble clic en el nuevo contacto para abrirlo y a continuación, edite

la información.

 Crear a partir un mensaje de correo electrónico recibido:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el nombre que

desee agregar a la lista de contactos u obtenga una vista previa del
mismo.

Menú contextual de la dirección

 2. Haga clic con el botón secundario en el nombre de la persona que
desee y, a continuación, haga clic en
Agregar a Contactos de Outlook.

 Agregar a partir de una tarjeta de presentación electrónica recibida.

Cuando se almacena una tarjeta de presentación electrónica recibida en un
mensaje de correo electrónico, se crea un contacto. Para ello realice este
procedimiento:

1. En un mensaje abierto, haga clic con el botón secundario en la

tarjeta de presentación electrónica o en el archivo adjunto .vcf en
el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en
Agregar a Contactos de
Outlook.

2. Edite la información según sea necesario.

3. En la ficha Contacto, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar

y cerrar.

4. Si ya tiene un contacto con el mismo nombre, siga uno de estos

pasos:

- Haga clic en Agregar nuevo contacto. Tendrá dos contactos con

el mismo nombre.

- Haga clic en Actualizar información. En la lista de contactos

duplicados, haga doble clic en el contacto que desea actualizar
con la información de la tarjeta de presentación electrónica.

Editar o borrar un contacto

Para modificar la información referida a un contacto simplemente haga doble clic sobre él en la
libreta de direcciones con lo que se abrirá la ventana del contacto con todos sus datos para poder
ser editados.

Si lo que desea es eliminar un contacto selecciónelo y en el menú Archivo de la Lista de direcciones

haga clic en el comando Eliminar o pulse la combinación de teclas CTRL+D. Otra posibilidad es
borrar el contacto desde la propia ventana del contacto haciendo clic en el botón Eliminar
que se encuentra en el grupo
Opciones de la ficha Contacto.

Grupo de contactos

Un grupo de contactos, anteriormente conocido como una lista de distribución, es un conjunto de

direcciones de correo electrónico recopiladas con un mismo nombre. Un mensaje enviado a un
grupo de contactos se dirige a todos los destinatarios que aparecen en el grupo.

Crear un grupo de contactos con nuevos nombres o con nombres de la Libreta de direcciones:
Para crear un grupo de contactos con nuevos nombres o con nombres de la Libreta de direcciones
siga este procedimiento:

1. Haga clic en la ficha Inicio, en el grupo Nuevo haga clic en Nuevos elementos, a
continuación clique en Más elementos y por último en Grupo de contactos. Outlook
abrirá la ventana Grupo de contactos.

Ventana Grupo de contratos

2. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee para el grupo de contactos.

3. En la ficha Grupo de contactos, en el grupo Integrantes, haga clic en

Agregar miembros y, a continuación, haga clic en De los contactos de Outlook,
De la Libreta de direcciones o Nuevo contacto de correo
electrónico.

Opciones para obtener los miembros del grupo

 Si va a agregar un nuevo contacto de correo electrónico, escriba la información

de la persona en el cuadro de diálogo Agregar nuevo integrante.

Cuadro de diálogo Nuevo integrante

 Si va a agregar a un integrante de contactos de Outlook o de una libreta de direcciones,
haga lo siguiente:

a) En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la libreta de

direcciones que contiene las direcciones de correo electrónico que desea incluir
en su grupo de contactos.

b) En la lista de nombres, haga clic en los nombres que desee y, a

continuación, haga clic en Integrantes. Puede agregar nombres de diferentes
libretas de direcciones al mismo Grupo de contactos.

4. Repita esta acción para todas las personas que desee agregar al grupo de contactos y haga
clic en Aceptar.

El grupo de contactos se guarda en la carpeta Contactos con el nombre que especificado

Agregar o eliminar un nombre en un grupo de contactos

Para agregar o eliminar un nombre de un grupo de contactos siga estos pasos:

1. Para acceder a la libreta de direcciones haga clic en el botón Libreta de

direcciones del grupo Buscar situado en la ficha Inicio, a continuación haga doble clic en
el nombre del grupo de contactos con el que quiera trabajar. Outlook abrirá la ventana
Grupo de contactos.

2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 Agregue una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de

contactos:

a) En la ficha Grupo de contactos, en el grupo Integrantes, haga clic

en Agregar miembros y, a continuación,
haga clic en De los contactos de Outlook o en De la
Libreta de direcciones.

b) En la lista desplegable Libreta de direcciones, haga clic en la

libreta de direcciones que contiene las direcciones de correo
electrónico que desea incluir en su grupo de contactos.
 c) Busque el nombre que desee o escríbalo en el cuadro
Buscar.

d) En la lista Nombre, haga clic en el nombre y, a continuación, haga

clic en Integrantes. Repita esta acción para todas las personas
que desee agregar al grupo de contactos y haga clic en Aceptar.

 Agregar una dirección que no se encuentra en una carpeta de contactos ni

en una libreta de direcciones:

a) En la ficha Grupo de contactos, en el grupo Integrantes, haga clic

en Agregar miembros y en Nuevo contacto de correo
electrónico

b) Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

 Quitar un nombre. En la lista de nombres, haga clic en el nombre que desea

quitar y a continuación, en la ficha Grupo de contactos, en el grupo
Integrantes, haga clic en Quitar integrante.

Filtrado de mensajes

Para encontrar un mensaje según ciertos criterios, como los mensajes que tienen datos
adjuntos, el comando Filtrar correo electrónico ofrece acceso rápido a las búsquedas
instantáneas más usadas.

Cuando se utiliza un filtro, aparece la misma ficha Herramientas de búsqueda en la cinta de

opciones que cuando se hace clic en el cuadro Búsqueda instantánea. Para activar un filtro
haga clique en el comando Filtrar correo electrónico situado en el grupo Buscar de la ficha
Inicio.

Opciones de filtro de correo

A continuación, escoja uno o varios criterios para filtrar, si escoge más de uno se tendrán que
cumplir simultáneamente todos en el correo para que sea filtrado. Como puede ver en la
imagen anterior el filtro puede aplicase a los correos no leídos, aquellos que tiene datos
adjuntos, a los que han sido enviados o recibidos en un periodo de tiempo etc.

Si desea realizar un filtro por otros campos no contenidos en el botón Filtrar correo
electrónico haga clic en la opción Más filtros Outlook muestra la pestaña contextual Buscar y
en el grupo Refinar haga clic en el botón Más el cual despliega un conjunto más amplio de
campos por los que realizar el filtro.

Más opciones de filtro

Para borrar los resultados del filtro y ver todos los elementos de la carpeta de correo electrónico
seleccionada, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Junto al cuadro Búsqueda instantánea, haga clic en .

 En la ficha Buscar, en el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar búsqueda.

TEMA
27: Cuerpo de Auxiliares
Administrativos del Estado

La Red Internet: Origen, evolución y estado actual.

Conceptos elementales sobre protocolos y servicios en
internet.
Navegación, favoritos, historial, búsqueda.
Los menús de Internet Explorer y sus funciones.
INDICE:

I. LA RED INTERNET: ORIGEN, EVOLUCIÓN Y ESTADO ACTUAL ....................................................... 3

II. CONCEPTOS ELEMENTALES SOBRE PROTOCOLOS Y SERVICIOS EN INTERNET ............................ 10
III. NAVEGACIÓN, FAVORITOS, HISTORIAL, BUSQUEDA ................................................................... 22
IV. LOS MENUS DE INTERNET EXPLORER Y SUS FUNCIONES ............................................................. 34
1. LA RED INTERNET: ORIGEN, EVOLUCIÓN Y ESTADO ACTUAL

Introducción

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas, que utilizan la

familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen
funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969,
cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como ARPANET, entre tres
universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.

Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web (WWW, o "la
Web"), hasta tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un con- junto
de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Ésta
fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.

Existen, por tanto, muchos otros servicios y protocolos en Internet, aparte de la Web: el envío de
correo electrónico (SMTP), la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones en línea
(IRC), la mensajería instantánea y presencia, la transmisión de contenido y comunicación
multimedia -telefonía (VoIP), televisión (IPTV)-, los boletines electrónicos (NNTP), el acceso remoto a
otras máquinas (SSH y Telnet) o los juegos en línea.

Origen y Evolución Hasta Nuestros Días

En el mes de julio de 1961 Leonard Kleinrock publicó desde el MIT el primer documento sobre la
teoría de conmutación de paquetes. Kleinrock convenció a Lawrence Roberts de la factibilidad
teórica de las comunicaciones vía paquetes en lugar de circuitos, lo cual resultó ser un gran avance
en el camino hacia el trabajo informático en red. El otro paso fundamental fue hacer dialogar a los
ordenadores entre sí. Para explorar este terreno, en 1965, Roberts conectó una computadora TX2
en Massachusetts con un Q-32 en California a través de una línea telefónica conmutada de baja
velocidad, creando así la primera (aunque reducida) red de computadoras de área amplia jamás
construida.

1969.La primera red interconectada nace el 21 de noviembre de 1969, cuando se crea el primer
enlace entre las universidades de UCLA y Stanford por medio de la línea telefónica conmutada,
dicha red recibe el nombre de Arpanet.

1972. Se realizó la Primera demostración pública de ARPANET, una nueva red de comunicaciones
financiada por la DARPA que funcionaba de forma distribuida sobre la red telefónica conmutada.
El éxito de ésta nueva arquitectura sirvió para que, en 1973, la DARPA iniciara un programa de
investigación sobre posibles técnicas para interconectar redes (orientadas al tráfico de paquetes)
de distintas clases. Para este fin, desarrollaron nuevos protocolos de comunicaciones que
permitiesen este intercambio de información de forma "transparente" para las computadoras
conectadas. De la filosofía del proyecto surgió el nombre de "Internet", que se aplicó al sistema
de redes interconectadas mediante los protocolos TCP e IP.
1983. El 1 de enero, ARPANET cambió el protocolo NCP (Conjunto original de protocolos de
control de red Arpanet) por TCP/IP. Ese mismo año, se creó el IAB o ISP (proveedor de servicios
de Internet, es una empresa dedicada a conectar a Internet a los usuarios, o las distintas redes
que tengan, y a dar el mantenimiento necesario para que el acceso funcione correctamente.
También ofrece servicios relacionados, como alojamiento web o registro de dominios, entre otros)
con el fin de estandarizar el protocolo TCP/IP y de proporcionar recursos de investigación a
Internet. Por otra parte, se centró la función de asignación de identificadores en la IANA (Antigua
Agencia de Asignación de Números de Internet) que, más tarde, delegó parte de sus funciones
en el Internet registry que, a su vez, proporciona servicios a los DNS (Servidor de Nombres de
Dominio).

1986. La NSF (Fundación Nacional de la Ciencia, es una agencia del gobierno de Estados Unidos
independiente que impulsa investigación y educación fundamental) comenzó el desarrollo de
NSFNET que se convirtió en la principal Red en árbol de Internet, complementada después con
las redes NSINET y ESNET, todas ellas en Estados Unidos. Paralelamente, otras redes troncales en
Europa, tanto públicas como comerciales, junto con las americanas formaban el esqueleto básico
("backbone") de Internet.

1989. Con la integración de los protocolos OSI en la arquitectura de Internet, se inició la

tendencia actual de permitir no sólo la interconexión de redes de estructuras dispares, sino
también la de facilitar el uso de distintos protocolos de comunicaciones.

En el CERN (Organización Europea para la Investigación Nuclear )de Ginebra, un grupo de físicos
encabezado por Tim Berners-Lee creó el lenguaje HTML. En 1990 el mismo equipo construyó el
primer cliente Web, llamado WorldWideWeb (WWW), y el primer servidor web.

1990.Desaparece ARPANET.

1991.Aparecen los primeros servidores WAIS y Ghoper.

1992.Surge ISOC (Internet Society) como organismo encargado de supervisar la evolución de

Internet. Tim BarnesLEE CREA LA World Wide Web.

1993 Empresas de todo el mundo y los medios de comunicación empiezan a interesarse por
Internet. Aparece primer visualizados de páginas Web (Mosaic).

1994 Empieza a hacerse uno de Internet como herramienta comercial y de negocio.

1995 El número de redes fuera de Estados Unidos por primera vez es mayor a las de éste país.
NetScapa Inc. Comienza a cotizar en bolsa.

En España, Internet, como la mayoría de avances tecnológicos, tardó en llegar.

Hasta 1988 no se pone en marcha el Programa Iris, dependiente del CSIC (Centro Superior de
Investigaciones Científicas), para construir una red de telecomunicaciones que conectase
ordenadores de universidades y centros de investigación: se denominará Red Iris. En 1990 se
conecta a la red NSFNet.
 La década de 1990 se convirtió en la época de la expansión de la Internet. Para facilitar la
navegación a través de Internet, hubo múltiples navegadores (browsers) como, por ejemplo,
Microsoft Internet Explorer y Netscape Navigator.

La aparición de los proveedores de acceso y servicios en línea portales contribuyeron a este

crecimiento. Los estudiantes comenzaron a buscar información para la investigación de la escuela,
mientras que los jóvenes lo usaron por pura diversión en los juegos online (flash games).

Las salas de chat se convirtieron en puntos de encuentro para una charla virtual en cualquier
momento. Los desempleados están buscando empleos a través de las agencias de empleo o
sitios de envío de currículos por correo electrónico. Por su parte, las empresas encuentran en
Internet una excelente manera de mejorar sus ganancias y aumentar las ventas en línea,
convirtiendo a Internet en centros comerciales virtuales.

En la actualidad, es imposible pensar en el mundo sin Internet. Tomó parte de los hogares de
personas alrededor de todo el mundo. Estar conectado al mundo Wide Web se ha convertido en
una necesidad de extrema importancia. Internet también está presente en escuelas, colegios,
empresas y múltiples ubicaciones, permitiendo acceso a información y noticias del mundo en tan
solo un clic.

Estado Actual

Internet tiene un impacto profundo en el área del trabajo, entretenimiento, el conocimiento,

en la salud, finanzas, religión, etc a nivel mundial. Gracias a la web, millones de personas tienen
acceso fácil e inmediato a una cantidad extensa y diversa de información en línea.

Comparado a las enciclopedias y a las bibliotecas tradicionales, la web ha permitido una

descentralización repentina y extrema de la información y de los datos. Algunas compañías e
individuos han adoptado el uso de los weblogs, que se utilizan en gran parte como diarios
actualizables. Algunas organizaciones comerciales animan a su personal para incorporar sus áreas
de especialización en sus sitios, con la esperanza de que impresionen a los visitantes con
conocimiento experto e información libre.

Internet ha llegado a gran parte de los hogares y de las empresas de los países ricos, en este aspecto
se ha abierto una brecha digital con los países pobres, en los cuales la penetración de Internet
y las nuevas tecnologías es muy limitada para las personas. No obstante, en el transcurso del
tiempo se ha venido extendiendo el acceso a Internet en casi todas las regiones del mundo.

Desde una perspectiva cultural del conocimiento, Internet ha sido una ventaja y una
responsabilidad. Para la gente que está interesada en otras culturas, la red de redes proporciona
una cantidad significativa de información y de una interactividad que sería inasequible de otra
manera.

Internet entró como una herramienta de globalización, poniendo fin al aislamiento de culturas.
Debido a su rápida masificación e incorporación en la vida del ser humano, el espacio virtual es
actualizado constantemente de información, fidedigna o irrelevante.
1. Entretenimiento

Muchos utilizan la Internet para descargar música, películas y otros trabajos.

Hay fuentes que cobran por su uso y otras gratuitas, usando los servidores centralizados
y distribuidos, las tecnologías de P2P. Otros utilizan la red para tener acceso a las noticias y
el estado del tiempo.

La mensajería instantánea o Chat y el correo electrónico son algunos de los servicios de

uso más extendido. En muchas ocasiones los proveedores de dichos servicios brindan a
sus afiliados servicios adicionales como la creación de espacios y perfiles públicos en
donde los internautas tienen la posibilidad de colocar en la red fotografías y
comentarios personales. Se especula actualmente si tales sistemas de comunicación
fomentan o restringen el contacto de persona a persona entre los seres humanos.

En tiempos más recientes han cobrado auge portales como “You Tube”, en donde los
usuarios pueden tener acceso a una gran variedad de videos sobre prácticamente
cualquier tema.

El sistema multijugador constituye también buena parte del entretenimiento en Internet.

2. Trabajo

Con la aparición de Internet y de las conexiones de alta velocidad disponibles al

público, Internet ha alterado de manera significativa la manera de trabajar de algunas
personas al poder hacerlo desde sus respectivos hogares. Internet ha permitido a estas
personas mayor flexibilidad en términos de horarios y de localización.

Internet y sobre todo los blogs han dado a los trabajadores un foro en el cual expresar
sus opiniones sobre sus empleos, jefes y compañeros, creando una cantidad masiva de
información y de datos sobre el trabajo.

Internet ha impulsado el fenómeno de la Globalización y junto con la llamada

desmaterialización de la economía ha dado lugar al nacimiento de una Nueva Economía
caracterizada por la utilización de la red en todos los procesos de incremento de valor de la
empresa.

Otro tema importante es la forma en que fluyen las noticias por Internet, el contenido
está disponible “al instante” gracias a blogs que se ganan la vida por medio de publicidad
en su sistema. Los medios escritos tienen una tendencia a desaparecer debido a este
fenómeno, personalmente no creo que suceda por completo ya que las personas que
generan las noticias y están en el lugar de los hechos tienen sueldos gracias a los
medios tradicionales y habría un colapso completo de trabajar de una forma “gratuita”.

3. La Educación

La aparición de Internet impacta en esta situación. Ocasiona profundos cambios en

los métodos de enseñanza - aprendizaje y en los objetivos educativos. Le produce un gran
golpe a la educación memorística.
 El principal valor agregado, la principal diferencia, entre unos alumnos y otros, entre
unos profesionales y otros, entre unos empresarios y otros, ya no estará dada por quien
tiene más información sino por quienes tendrán la capacidad de interpretar mejor la
información y elaborarla más creativamente, produciendo un razonamiento de mejor
calidad.

Internet posibilita, por primera vez en la historia de la educación, que la mente quede
liberada de tener que retener una cantidad enorme de información; solo es necesario
comprender los conceptos sobre la dinámica de los procesos en los cuales una
información está encuadrada, ello permite utilizar métodos pedagógicos con los cuales el
alumno puede aprender más y mejor en un año lo que le requería tres.

Ahora los docentes pueden destinar su esfuerzo y el de los alumnos en desarrollar

más las capacidades mentales que les posibiliten a los estudiantes poder "comprender
adecuadamente" la información y "elaborarla creativamente", pudiendo así producir una
calidad superior de razonamiento.

Respecto de la enseñanza formal, Internet puede ser útil de tres maneras: Como apoyo
a la enseñanza tradicional; como complemento a ella y como sustituto e esa enseñanza
escolarizada o presencial.

4. Salud

Cada vez más personas navegan en la red buscando consejos o diagnósticos médicos y
consultan vía e-mail a médicos virtuales que quizá habitan a miles de kilómetros de
distancia. El hospital virtual brinda servicios de interconsultas, programas de educación a
distancia y mucha información de primera calidad diseñada especialmente para la
comunidad. Hay servicios virtuales en casi todas las áreas de la salud (oftalmología,
oncología, dermatología, salud mental, etc.), pero es importante aclarar que no se hacen
diagnósticos médicos no se prescriben medicamentos ni tratamientos. El contacto
médico-paciente es fundamental y eso nunca va a cambiar.

En el internet se pude encontrar desde un Vademecum médico hasta una información

especializada.

5. Finanzas

Ya tiene nombre propio: "Home banking", un servicio interactivo que permite al cliente de
un banco, bajo las más estrictas condiciones de seguridad, realizar desde su
computadora varias operaciones bancarias. Digitando un código personal, el usuario
puede pagar servicios, impuestos y tarjetas de crédito, hacer consultas y transferencias
de fondos y comprar o vender divisas. El sistema no es una novedad, pero si lo es que
cada vez más gente lo incorpora como rutina.

Porque la banca electrónica vía Internet no solo se perfila como una modalidad cómoda y
práctica. "Con los robos que hay en las sucursales de los banco, hacer las operaciones
desde el hogar es mucho más seguro.
6. Información

Estudiantes, investigadores, científicos, escritores, periodistas y aficionados a los temas

más diversos e inverosímiles, tienen en Internet su lugar en el mundo donde buscar
información, rastrear un dato, encontrar una novedad. Por ejemplo, se puede recorrer
los anaqueles de la biblioteca nacional y encontrar el libro que se anda buscando.
También es posible recorrer nuestros museos.

Sin olvidar sus orígenes, la red brinda la posibilidad de consultar enciclopedias,

monografías, base de datos, archivos y hasta intercambiar datos y conocimientos con
otras personas.

Internet es una fuente inagotable, pero la lectura por placer o por ansias de conocimientos
es solo la punta del iceberg. Porque también alberga toda la información de lo que sucede
en el mundo al instante. A ellas hay que sumarle la edición on-line de la mayoría de los
diarios y revistas tradicionales que uno puede comprarle al canillita de la esquina. Así, hoy
es posible leer los principales matutinos nacionales y provinciales; puede ojearse varias de
las revistas de actualidad y especializadas que están en los quioscos, escuchar casi todas
las estaciones de radio AM y FM que recorren el dial y hasta ver en directo algún
programa de televisión.

7. Religión

La oferta en materia de contenidos religiosos es una de las más completas de Internet.

En nuestro país, las principales religiones tienen numerosos sitios en los que se puede
encontrar desde información hasta asesoramiento espiritual. Y en el directorio virtual de
sitios católicos iglesia.org funciona una red mundial de oración, donde uno se conecta y
deja una intención para que fieles y parroquias de todo el mundo recen por ella. Además,
la agencia informativa católica ofrece información actualizada sobre la iglesia y permite
realizar consultas on-line sobre la Biblia y el catecismo.

Musulmanes, evangélicos, judíos y miembros de otras religiones brindan asesoramiento

espiritual y otros servicios a través de la red. En los sitios dedicados a dar información
sobre el muro de los lamentos, por ejemplo varias organizaciones alcanzan hasta la
pared santa notas o peticiones provenientes de cualquier parte del mundo.

8. Clasificados

Hoy se pueden buscar empleos, viviendas, automóviles, mascotas y ofertas de servicios

sentado frente a la pantalla, evitando esperas y colas tediosas.

Los clasificados virtuales tienen la ventaja de que, en general, la búsqueda se puede

personalizar y ordenar, con lo cual se agiliza el trámite y se ahorra tiempo.

En un país con una tasa de desocupación tan alta, la oferta y búsqueda de empleo a través
de Internet tal vez sea una de las opciones más esperadas.
9. Ventajas y Riesgos de Internet

Ventajas

Internet es una herramienta a la que se le atribuyen innumerables ventajas para la

educación, el comercio, el entretenimiento y en última instancia para el desarrollo del
individuo. La participación en grupos virtuales nos permite interaccionar con gente con
nuestros propios intereses donde sea que estén ubicados físicamente. Esto hace que la
pertenencia al grupo virtual se convierta en una parte importante de su identidad al
fomentar su autoaceptación.

Una gran parte de los servicios de conexión proporcionan recursos como enciclopedias,
noticieros, acceso a bibliotecas y otros materiales educativos de valor. Ésta es la cara más
amable, útil y pedagógica de la red y la que convierte Internet en una herramienta de alto
valor educativo.

Por otra parte el ordenador y en especial las telecomunicaciones ofrecen una enorme
facilidad de acceso a todo tipo de sucesos, personas e información de cualquier rincón
del mundo. Los usuarios pueden obtener información acerca del tema que deseen sin
desplazamientos ni gestiones. Esto es doblemente atractivo ya que además de útil,
Internet se aleja de la televisión o del videojuego, que ofrece información que en su
mayoría se absorbe de una manera pasiva.

Riesgos

Sin embargo, son estos mismos atractivos los que pueden ser, en algunas ocasiones,
perjudiciales. La fascinación que provoca el ir de un lado para otro con un simple
movimiento de dedo puede generar una curiosidad casi compulsiva. La inmediatez con que
se ejecutan los cambios de rumbo dentro de la red, crea la necesidad de una urgente
gratificación y de una constante retro-alimentación. El no obtener esto de forma
satisfactoria puede provocar ansiedad y nerviosismo.

Otros factores de riesgo que no debemos menospreciar es que los niños puedan
acceder a contenidos y materiales gráficos inapropiados o no aptos para su edad -sexo,
violencia, drogas-. Debemos también advertir a los niños sobre los peligros que puede
conllevar el hecho de que, por inconsciencia, facilite información personal o de la familia a
otro usuario en ocasión de un encuentro por chat, u otra vía.

Dentro de los riesgos del internet, debido al tiempo que pasan las personas frente al
computador, tenemos también:

 Afecciones a la vista y al oído

 Malas posturas, dolores de espalda y articulares
 Cansancio
 Obesidad por la falta de ejercicio
 La pérdida de amigos - soledad
 Ludopatía
 Adicción a juegos, al chat y a la computadora
 Exposición a los campos electromagnéticos de los equipos
 Contribuye a reducir el círculo social y afectar al bienestar psicológico
2. CONCEPTOS ELEMENTALES SOBRE PROTOCOLOS Y SERVICIOS EN
INTERNET

Formas de Conexión a Internet

Para la conexión a Internet se requiere un proveedor de acceso de acceso a Internet (ISP,

Internet Service Provider). Cada proveedor tiene unas tarifas y calidades de conexión
diferentes. Algunos ISP que operan en España son: Telefónica, Vodafone, orange, etc.

Los proveedores de acceso a internet utilizan una gran variedad de tecnologías para permitir al
usuario conectarse a sus redes. Entre otras podemos destacar:

 Red Telefónica Conmutada (RTC). Este era hasta hace pocos años, el sistema más
ex- tendido para conectar un equipo doméstico o de oficina a Internet mediante Red
Telefónica Básica (RTB).

Dado que la RTB es una red analógica y los equipos son digitales se necesita
convertir la señal para poder ser transmitida (modular) y en el otro extremo volver a
convertir la señal analógica en digital (demodular).

Estas tareas corren a cargo de un elemento denominado módem (Modulador DE

Modulador) que actúa como dispositivo de enlace entre el ordenador y la red.

La ventaja principal de este tipo de conexión es que no necesitaba ninguna

instalación adicional en la línea telefónica de que ya se disponía.

Sin embargo, tiene una serie de desventajas, como:

- El ancho de banda estaba limitado a 56 Kbps (K bit por segundo).

- Se trata de una conexión intermitente; es decir, se establece la conexión

cuando se precisa, llamando a un número de teléfono proporcionado por el
proveedor de ser- vicios, y se mantiene durante el tiempo que se precisa.

- La RTB no soportaba la transmisión simultánea de voz y datos.

Aunque hoy continúa utilizándose, la RTB ha quedado obsoleta con respecto a otras
conexiones que ofrecen mayores ventajas.

 Red digital RDSI (Red Digital de Servicios Integrados). Se trata de una línea telefónica
digital. Este tipo de conexión emplea un adaptador de red en lugar de un módem y
necesita un cableado especial, por lo que no puede emplearse la red telefónica básica.

La RDSI consta de varios canales. Entre ellos, dos de 64Kbps que son los que más
interesan al usuario. Este hecho implica que el usuario puede utilizar
simultáneamente uno para voz y otro para datos.
 Red digital ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). La ADSL utiliza el cableado
de la RTB para la transmisión de voz y datos, que puede realizarse de forma
simultánea. Esto se consigue estableciendo tres canales independientes sobre la misma
línea telefónica estándar:

- Dos canales de alta velocidad, uno para enviar y otro para recibir datos.

- Un tercer canal para la transmisión de voz.

La simetría de la ADSL está determinada por la diferencia de velocidad entre el ancho

de banda de subida y el de bajada, siendo para usuarios comunes, mayor la de bajada
que la de subida.

Una de las principales desventajas de esta red es que la velocidad depende de la

distancia del usuario al nodo, siendo menor cuanto más alejado se encuentre del
mismo.

Por último decir que existen mejoras del ADSL básico como son el ADSL2, ADSL2+,
VDSL, etc. que pueden alcanzar velocidades cercanas a los 30 Mbps / 1,2 Mbps de
bajada y subida de datos, aprovechando más eficientemente el espectro de transmisión
del cable de cobre de la línea telefónica.

 Conexión por cable. En lugar de las habituales señales eléctricas utiliza las señales
luminosas eliminando los problemas de ruido que afectan a las ondas
electromagnéticas.

La conexión por cable utiliza un cable de fibra óptica para la transmisión de datos entre
nodos, alcanzando una velocidad máxima de subida de 300 Mbps y de 30 Mbps para la
de bajada (incluso de 1Gbps en Japón”.

 Redes inalámbricas o wireless. Utilizan ondas de radio o señales luminosas, en lugar de

cables, para transmitir la información. Si esta tecnología se utiliza para conectarse a
una red local esta se conoce como red WLAN (Wireless LAN).

Para conectar un equipo a una WLAN es preciso un dispositivo WIFI instalado en el

computador, que proporciona una interfaz física y el nivel de enlace entre el sistema
operativo y la red.

 LMDS (Local Multipoint Distribution System). Es un sistema de comunicación

inalámbrico pero que utiliza ondas de radio de alta frecuencia (28 GHz a 40 GHz).

 PLC (Power Line Communications). Utiliza las líneas eléctricas para transmitir datos
a alta velocidad. Como las WLAN, se utiliza en la actualidad para implementar redes
locales, que se conectarían a la Internet mediante algún otro tipo de conexión.

 Conexiones para teléfonos móviles. Se denomina conexión para teléfonos móviles al

tipo de tecnologías específicas para acceder a Internet navegando desde el propio
dispositivo móvil.
 Hoy en día se emplea la cuarta generación (4G) que está basada por completo en el
protocolo IP y utiliza la tecnología LTE (Long Term Evolution) que puede alcanzar
velocidades de acceso mayores de 100 Mbit/s en movimiento y 1 Gbit/s en reposo.

 Conexión vía satélite. El sistema de conexión que generalmente se emplea es una

combinación de satélite y teléfono.

Las Direcciones en Internet

En Internet se emplean varios formatos para identificar máquinas, usuarios o recursos en

general:

 En Internet se emplean direcciones numéricas para identificar máquinas: las

direcciones IP. Se representan por cuatro números, de 0 a 255, separados por puntos.
Un servidor puede identificarse, por ejemplo, con la dirección IP 66.230.200.100. Como
es más sencillo recordar un nombre, las direcciones se "traducen" a nombres. Los trozos
"traducidos" se denominan nombres de dominio. El servicio encargado de la traducción es
el DNS.

 Para identificar a usuarios de correo electrónico se emplean las direcciones de correo

electrónico, que tienen el siguiente formato: usuario@servidor_de_correo.dominio.

 Para identificar recursos en Internet, se emplean direcciones URL (Uniform Resource

Locator, Localizador Uniforme de Recursos). Una dirección URL tiene la forma:

http://nombre_de_empresa.dominio/abc.htm

Siendo "http://" el protocolo, "nombre_de_empresa.dominio" el dominio (que es

trasladado a una dirección IP por el servicio DNS), y "abc.htm" la localización del
recurso al que se accede.

El Flujo de Información en Internet

La Arquitectura Cliente-Servidor

El procedimiento empleado para intercambiar información en Internet sigue el

modelo cliente- servidor:

 Los servidores son computadoras donde se almacenan datos.

 El cliente es la computadora que realiza la petición al servidor para que

éste le muestre alguno de los recursos almacenados.

Los Paquetes de Información

En Internet la información se transmite en pequeños trozos llamados "paquetes". Lo

importante es la reconstrucción en el destino del mensaje emitido, no el camino
seguido por los paquetes que lo componen.
 Si se destruye un nodo de la red, los paquetes encontrarán caminos alternativos. Este
procedimiento no es el más eficiente, pero resiste las averías de una parte de la red.

Protocolo TCP/IP

Para intercambiar información entre computadores es necesario desarrollar técnicas

que regulen la transmisión de paquetes. Dicho conjunto de normas se denomina
protocolo. Hacia 1973 aparecieron los protocolos TCP e IP, utilizados ahora para
controlar el flujo de datos en Internet.

 El protocolo TCP (y también el UDP), se encarga de fragmentar el mensaje

emitido en paquetes. En el destino, se encarga de reorganizar los paquetes
para formar de nuevo el mensaje, y entregarlo a la aplicación correspondiente.

 El protocolo IP enruta los paquetes (es el encargado de localizar el camino más

adecuado para la comunicación entre ordenadores). Esto hace posible que
los distintos paquetes que forman un mensaje pueden viajar por caminos
diferentes hasta llegar al destino.

Cada ordenador conectado a la red dispone de una dirección IP única. En algunos casos,
debido a que realizan funciones determinadas, algunos equipos pueden disponer de más
de una dirección IP.

Por tanto, para establecer una comunicación entre dos ordenadores en Internet, el
ordenador local necesita conocer la dirección del ordenador remoto; una dirección IP
se compone de 32 bits expresados como una secuencia de cuatro números en base
decimal y separados entre ellos por puntos, cada uno de los cuales puede tomar valores
entre 0 y 255. Por ejemplo 195. 232. 97.15. Todo programa o aplicación de Internet
necesita conocer el número IP del ordenador con el que se quiere comunicar.

Como ya hemos visto, una dirección IP es un número de 32 bits. Esto permite

asignar algo más de 4.000 millones de direcciones, lo que en origen parecía más
que suficiente.

Sin embargo, debido al rápido crecimiento de la red así como a algunas consideraciones
técnicas, empieza a haber problemas para la asignación de direcciones IP.

Para solucionar el problema, se ha desarrollado un nuevo protocolo de

comunicaciones Internet (versión 6), comúnmente conocido como Internet Protocol
Next Generation, IPNG) que, entre otras cosas, permite asignar direcciones de 128 bits.

Servicio de Nombres

Existe un servicio que se encarga de proporcionar la correspondencia entre una dirección IP y su

nombre de dominio, y viceversa. Este servicio es el DNS (Domain Name System, Sistema de
Nombres de Dominio).
Cada vez que se inicia una comunicación con un nombre de dominio, el ordenador realiza una
petición a su servidor DNS para que le proporcione la IP asociada a ese nombre.

El sistema DNS es jerárquico. Cada subdominio de internet suele tener su propio servidor DNS,
responsable de los nombres bajo su dominio. A su vez, hay un servidor encargado de cada
dominio (por ejemplo un nivel nacional (.es)), y hay una serie de servidores raíz, que conocen toda
la estructura DNS superior.

Aunque los nombres de los subdominios son bastante arbitrarios, suele aparecer en ellos
alguna palabra que identifica a la organización. En cambio, los dominios de primer nivel tienen
establecidas unas reglas:

 Nacionales: dos letras que identifican el país en que se ubica el ordenador. Así, por
ejemplo:

- es: España.
- fr: Francia.
- Uk: Gran Bretaña.

 Internacionales y/o genéricos: para organizaciones internacionales. Por ejemplo:

- com. Organizaciones comerciales.

- org. Organizaciones no comerciales (Greenpeace,...).
- net. Recursos de redes.
- int. Organismos de carácter internacional.

 En Estados Unidos, origen de Internet, no se utiliza una terminación nacional. sino

otros nombres que se han extendido también al resto del mundo. Por ejemplo:

- edu. Relacionados con temas educativos.

- gov. Organismos gubernamentales.
- mil. Organismos militares.

Existe un gran debate sobre la asignación de nombres de dominios, debido

fundamentalmente a las implicaciones económicas que conlleva. En 1997, el IAHC
(International Ad Hoc committee) formado por distintas instituciones relacionadas con
Fa gestión y el desarrollo de internet, presentó una nueva propuesta (Generic Top Leve
Domain).

Algunos ejemplos son:

- .firm Empresas y firmas comerciales.

- .arts Relacionadas con actividades culturales.
- .info Servicios de información.

Cuando el ordenador local desea obtener algún servicio en Internet, bastará con que el
usuario introduzca el nombre del dominio del ordenador remoto (por supuesto,
puede introducir directamente el número IP si lo conoce).
 Se desencadenan, entonces, los siguientes pasos:

- El ordenador local solicita a su servidor DNS la dirección IP del ordenador

remoto.

- Si el servidor DNS dispone de esa dirección la suministra. En otro caso, éste

realiza la consulta a otro servidor DNS. Esta operación se repetirá tantas
veces como sea necesario.

- Al final del proceso, el servidor DNS local dispondrá de la dirección IP

solicitada y podrá establecer la conexión.

Servicios en Internet

Internet alcanza hoy a empresas, universidades, instituciones de todo tipo, usuarios

particulares, etc. y los servicios más habituales son: correo electrónico, noticias, FTP,
Telnet y navegación por la World Wide Web.

a) World Wide Web (www)

En informática, World Wide Web o Red Global Mundial es un sistema de

documentos de hipertexto y/o hipermedios enlazados y accesibles a través de
Internet. Con un navegador Web, un usuario visualiza páginas web que pueden
contener texto, imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia, y navega a
través de ellas usando hiperenlaces.

La visualización de una página web de la World Wide Web normalmente comienza

tecleando la URL de la página en el navegador web, o siguiendo un enlace de
hipertexto a esa página o recurso. En ese momento el navegador comienza una
serie de comunicaciones, transparentes para el usuario, para obtener los datos de
la página y visualizarla.

El primer paso consiste en traducir la parte del nombre del servidor de la URL en
una dirección IP usando la base de datos distribuida de Internet conocida como
DNS. Esta dirección IP es necesaria para contactar con el servidor web y poder
enviarle paquetes de datos.

El siguiente paso es enviar una petición HTTP al servidor Web solicitando el recurso.
En el caso de una página web típica, primero se solicita el texto HTML y luego es
inmediatamente analizado por el navegador, el cual, después, hace peticiones
adicionales para los gráficos y otros ficheros que formen parte de la página. Las
estadísticas de popularidad de un sitio web normalmente están basadas en el
número de 'páginas vistas' o las 'peticiones' de servidor asociadas, o peticiones de
fichero, que tienen lugar.

Al recibir los ficheros solicitados desde el servidor web, el navegador renderiza la

página tal y como se describe en el código HTML, el CSS (hojas de estilos en
cascada) y otros lenguajes web. Al final se incorporan las imágenes y otros
recursos para producir la página que ve el usuario en su pantalla.
La mayoría de las páginas web contienen hiperenlaces (es un elemento de un
documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro
documento o un punto específico del mismo o de otro documento) a otras
páginas relacionadas y algunas también contienen descargas, documentos fuente,
definiciones y otros recursos web.

Si un usuario accede de nuevo a una página después de un pequeño intervalo, es

probable que no se vuelvan a recuperar los datos del servidor web de la forma
en que se explicó en el apartado anterior. Por defecto, los navegadores almacenan
en una caché del disco duro local todos los re- cursos web a los que el usuario va
accediendo. El navegador enviará una petición HTTP sólo si la página ha sido
actualizada desde la última carga, en otro caso, la versión almacenada se
reutilizará en el paso de renderizado para agilizar la visualización de la página.

Esto es particularmente importante para reducir la cantidad de tráfico web en

Internet. La decisión sobre la caducidad de la página se hace de forma
independiente para cada recurso (imagen, hoja de estilo, ficheros JavaScript, etc.,
además de para el propio código HTML). Sin embargo en sitios de contenido muy
dinámico, muchos de los recursos básicos sólo se envían una vez por sesión. A los
diseñadores de sitios web les interesa reunir todo el código CSS y JavaScript en
unos pocos ficheros asociados a todo el sitio web, de forma que pueden ser
descargados en las cachés de los usuarios y reducir así el tiempo de carga de las
páginas y las peticiones al servidor.

Hay otros componentes de Internet que pueden almacenar contenido Web. El

más común en la práctica son los frecuentes firewalls de empresa y académicos
donde se pueden almacenar los recursos web solicitados por un usuario para el
beneficio de todos los que estén conectados a ese firewall. Algunos buscadores
como Google, Yahoo!, GlowBoom o AltaVista también almacenan con- tenidos de
sitios Web.

Aparte de las utilidades creadas en los servidores Web que pueden determinar
cuándo los fi- cheros físicos han sido actualizados, los diseñadores de páginas web
generadas dinámicamente pueden controlar las cabeceras HTTP enviadas a los
usuarios, de forma que las páginas intermedias o sensibles a problemas de
seguridad no sean guardadas en caché. Por ejemplo, en los bancos on line y las
páginas de noticias se utiliza frecuentemente este sistema.

Como en el resto de servicios TCP/IP, basados en la arquitectura cliente/servidor,

tenemos los componentes:

 Servidor web. Se trata de un ordenador que ofrece documentos,

escritos habitualmente en HTML, a los clientes que lo solicitan. Permanece a
la escucha de peticiones de clientes en el puerto 80. Las aplicaciones más
utilizadas como servidores web son Apache (para entornos Unix) e Inernet
Information Server (sistemas Windows de servidor).
  Cliente Web. Cosiste en el navegador (browser) utilizado por el usuario.
Los navegadores reciben e interpretan el código HTML enviado por el
servidor. Las representaciones de los navegadores pueden variar
ligeramente dependiendo de la plataforma y navegador utilizado.

Características que definen WWW:

 Navegar: acceder a las diferentes páginas existentes en los servidores.

 Hipertexto: documento, que se puede leer de manera no secuencial.

 Hiperenlace: simplemente enlace (también llamado vínculo o

hipervínculo), es una referencia en un documento de hipertexto
documento o recurso.

 Banner: publicidad incluida en una página Web.

 Frame: subventana dentro de una página Web.

 Descarga o Download: “bajar” de páginas de Internet, información (textos,

imágenes, programas…) a nuestro ordenador.

 Multimedia: Combinación de texto, imágenes, video, sonido, etc. que

tenemos en las páginas Web. La combinación de hipertexto con
multimedia es lo que se conoce con el nombre de Hipermedia.

 Pop up’s: ventanas emergentes que se abren solas sin la intervención del
usuario.

 Spam: correo no deseado, correo basura.

 Cookies: archivos de texto que se almacenan en el disco duro del

ordenador con información relativa a la navegación: e- mail, estadísticas,
etc.

a1) Páginas Web

Una página web, también conocida como página de Internet, es

un documento adaptado para la Web y normalmente forma
parte de un sitio web. Su principal característica son los
hiperenlaces a otras páginas web, siendo esto el fundamento de la
Web.

Una página está compuesta principalmente por información

(sólo texto o multimedia) e hiperenlaces; además puede
contener o asociar datos de estilo para especificar cómo debe
visualizarse o aplicaciones incrustadas para hacerla interactiva.
 El principal lenguaje utilizado para la creación de páginas web
es HTML (HyperText Markup Language, lenguaje de marcas de
hipertexto). No se considera un lenguaje de programación sino
únicamente se habla de lenguaje de marcas, las marcas o
etiquetas son trozos de código que habitualmente delimitan un
texto para asociarle un significado o unas características. Las
páginas web tienen habitualmente las extensiones .htm y .html.
HTML es un subconjunto de SGML. (Standard Generalizad
Markup Lenguaje, lenguaje de marcas estándar generalizado),
contiene etiquetas con un significado fijo y se entremezclan
información estructural y de presentación.

El contenido de la página puede ser predeterminado ("página

web estática") o generado al momento de visualizarla o
solicitarla a un servidor web ("página web dinámica"). Las
páginas dinámicas que se generan al momento de la
visualización se hacen a través de lenguajes interpretados,
generalmente JavaScript, y la aplicación encargada de visualizar
el contenido es la que debe generarlo. Las páginas dinámicas que
se generan al ser solicitadas son creadas por una aplicación en el
servidor web que alberga las mismas.

a2) Buscadores

Debido al crecimiento del número de páginas web en toda la red,

se ha hecho imprescindible la utilización de buscadores que
localicen informaciones concretas o muestren páginas sobre un
tema determinado. Los buscadores se pueden dividir en 3
categorías:

 Índices o directorios. Contienen un listado de sitios web

organizados de forma jerárquica mediante un árbol del
conocimiento humano. Los enlaces de un directorio son
incluidos manualmente por expertos. Para cada enlace
se redacta una breve descripción que re- suma su
contenido. Son útiles para encontrar todos los sitios web que
tratan sobre un tema concreto. Un ejemplo de categoría de
un directorio es:
/deportes_y_ocio/deportes/tenis/tenis_de_mesa. Por
ejemplo: Dmoz.org y Yahoo.

 Motores de búsqueda. Su información se obtiene

automáticamente recorriéndose la web.

Los programas encargados de recoger sitios web se llaman

robots o arañas (spiders). Para conocer nuevos sitios
comienzan por una página dada y van saltando a todos
sus enlaces de forma recursiva.
 Los sitios se indexan en base a palabras clave. Son
apropiados para encontrar informaciones concretas,
aunque los resultados de la búsqueda pueden contener
informaciones no requeridas (ruido). Los motores de
búsqueda suelen ofrecer la posibilidad de realizar
búsquedas avanzadas en las cuales es posible la
utilización de operadores lógicos (AND, OR, NOT) para
forzar la aparición de varias palabras, frases, excluir otras,
etc. Por ejemplo: Google.

 Metabuscadores. Son buscadores de buscadores. El

término que se desee buscar se busca simultáneamente
en distintos buscadores. Los resultados se combinan y
se ofrecen al usuario. Por ejemplo, Metacrawler.

 Buscadores verticales. Buscadores especializados en un

sector concreto, lo que les per- mite analizar la
información con mayor profundidad, disponer de
resultados más actualiza- dos y ofrecer al usuario
herramientas de búsqueda avanzadas. Es importante
resaltar que utilizan índices especializados de esta
manera acceder a la información de una manera más
específica y fácil. (Nélida Colina). Ejemplos de este tipo
de buscadores son: Trovit, Nestoria.
a3) HTTP
Mientras el lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) es el
lenguaje empleado para describir el interior de los documentos
Web, el Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) es el
lenguaje empleado para describir cómo se envían los
documentos por Internet. HTTP proporciona las normas para que
los navegadores hagan peticiones y los servidores entreguen
respuestas. Este conjunto de normas, o protocolo incluye la
manera de:

 Solicitar un documento por su nombre.

 Ponerse de acuerdo en el formato de los datos.

 Determinar quién es el usuario.

 Decidir cómo manejar recursos obsoletos.

 Indicar los resultados de una petición.

 Otras funciones útiles.

HTTP consiste en un conjunto de comandos escritos como líneas

de texto ASCII ordinario. Cuando se utiliza un navegador Web,
no se tiene acceso directo a los comandos HTTP.
 Sin embargo, al escribir una dirección URL o al hacer clic en un
hiperenalce el navegador convierte su acción en comandos HTTP
que piden el documento al navegador especificado en la URL. El
servidor Web encuentra el documentos lo envía al navegador,
que lo muestra al usuario junto con los gráficos asociados y otros
hiperenlaces.
b) Correo Electrónico

Explicado Tema anterior.

c) Servicios de Noticias

El servicio de noticias (News) consiste en un sistema de conferencias que reúne a

multitud de usuarios que pueden participar intercambiando información de
cualquier naturaleza; equivale a un tablón de anuncios electrónico. Cada grupo
de noticias es una especie de tablón de avisos especializados en un tema. Cualquier
usuario que lo desee puede dejar sus mensajes en el tablón que cree conveniente
o en varios a la vez; los que lo deseen deberán consultar periódicamente los
tablones de su interés.

Los administradores de cada servidor deciden qué grupos de noticias quieren

mantener en su sistema, ya que ocupan un volumen muy considerable.

El sistema encargado de gestionar la transmisión de estas opiniones en forma de

artículos, distribuirlos y compartirlos en gran cantidad de redes de ordenadores,
recibe el nombre de USENET (Users Network).

Existe, en algunos de estos grupos, la figura del moderador, encargado de filtrar los
artículos que se reciben, para impedir la distribución de aquellos que se
consideren inapropiados por diversas razones. Es frecuente en los grupos de debate
científicos.

d) FTP

El FTP (File Transter Protocol, protocolo de transferencia de archivos) es un servicio

que per- mite conectarnos a un ordenador remoto, movernos por su estructura de
directorios, ver el nombre y dimensión de sus archivos y copiar esos archivos en
nuestro ordenador local (download) o copiar de nuestro ordenador local en el
remoto (upload).

Para que esto sea posible, se requiere normalmente disponer de un código de

usuario y/o una contraseña para acceder al ordenador remoto, sobre todo para
transferir archivos al mismo. También se puede habilitar el acceso anónimo para
permitir que usuarios sin usuario/contraseña puedan conectarse al servidor,
normalmente para descarga de archivos.

Los usuarios que utilicen el acceso anónimo deben escribir anonymous en el usuario
y su cuenta de correo en la contraseña (en realidad se admite cualquier dirección
de correo válida).
 El interés de este servicio radica en la enorme cantidad de programas y documentos
en los miles de ordenadores conectados a Internet por el mundo y que en muchos
casos son de libre distribución. Podemos encontrar programas freeware (gratuitos) o
shareware (muy económicos) de todo tipo, así como documentación sobre
muchísimos temas, especialmente relacionados con la informática y con Internet.

En muchas ocasiones, los archivos se encuentran comprimidos con objeto de que

ocupen me- nos espacio y, por tanto, el tiempo de transferencia de los mismos
sea menor. Existen varias utilidades de compresión de archivos. En sistemas MS-
DOS y Windows el más frecuente es WinZip (que puede obtenerse por FTP en
varias direcciones); se trata de una aplicación shareware.

Telnet

Se trata de un servicio que permite ejecutar programas en un ordenador remoto desde

el propio ordenador. Es decir, permite ejecutar programas como lo haría un usuario en
el ordenador remoto directamente.

Debe observarse que para que este servicio sea posible, el ordenador remoto debe
ser multiusuario, es decir, permitir la conexión simultánea de más de un usuario.

IRC

El servicio de charlas en la red o IRC (Internet Ralay Chat) se utiliza para conversar en
tiempo real con otros usuarios. Un usuario puede enviar un mensaje a un conjunto
de usuarios pertenecientes a un mismo canal o bien, a un usuario determinado. Los
canales son lugares de reunión sobre algún tema determinado. El servicio IRC no
almacena mensajes como hace el servicio de noticias (es asíncrono) sino que los entrega
inmediatamente.

Portales

Páginas web especiales que incorporan opciones tan variadas como buscador, noticias
de última hora, secciones de deportes, sociedad, tiempo meteorológico, horóscopo…
3. NAVEGACIÓN, FAVORITOS, HISTORIAL, BUSQUEDA

El Navegador

Un navegador, navegador red o navegador web (del inglés, web browser) es un programa
que permite visualizar la información que contiene una página web (ya esté está alojada
en un servidor dentro de la World Wide Web o en uno local).

El navegador interpreta el código, HTML generalmente, en el que está escrita la página web y lo
presenta en pantalla permitiendo al usuario interactuar con su contenido y navegar hacia
otros lugares de la red mediante enlaces o hipervínculos.

La funcionalidad básica de un navegador web es permitir la visualización de documentos de

texto, posiblemente con recursos multimedia incrustados. Los documentos pueden estar
ubicados en la computadora en donde está el usuario, pero también pueden estar en cualquier
otro dispositivo que esté conectado a la computadora del usuario o a través de Internet, y
que tenga los recursos necesarios para la transmisión de los documentos (un software servidor
web). Tales documentos, comúnmente denominados páginas web, poseen hipervínculos que
enlazan una porción de texto o una imagen a otro documento, normalmente relacionado con
el texto o la imagen.

El seguimiento de enlaces de una página a otra, ubicada en cualquier computadora

conectada a la Internet, se llama navegación; que es de donde se origina el nombre de
navegador. Por otro lado, ojeador es una traducción literal del original en inglés, browser,
aunque su uso es minoritario.

Navegador Internet Explorer

El navegador viene preinstalado o puede descargarlo gratuitamente del sitio web de

Microsoft. Tendrá Bing como proveedor de búsquedas (buscador a utilizar en el
cuadro de texto presente en el navegador), descarga de forma automática las
actualizaciones que haya disponibles, toma como aceleradores los propios de
Microsoft y Bing, y toma actualizaciones también para la vista de compatibilidad.

Interfaz de Internet Explorer en el Escritorio

Los aceleradores permiten experimentar un tipo de navegación diferente, en la que
diferentes aplicaciones y Webs son integradas aumentando la velocidad de ciertas
operaciones comunes: enviar contenido por correo electrónico, buscar, traducir
palabras, etc.

Para gestionar los aceleradores instalados y en uso para Internet Explorer y añadir
nuevos acceda a la ventana correspondiente haciendo clic con el botón secundario del
ratón sobre el área de navegación, en el menú contextual dispone de los aceleradores
instalados (en el ejemplo dispone de los dos que tienen por defecto) y la opción
Todos los aceleradores que permite Buscar más aceleradores en Internet o
Administrar aceleradores.

Administrar Aceleradores

La vista de compatibilidad nos permite en cambio visualizar de forma correcta

páginas Web cuya especificación y contenidos fueron codificados para versiones
anteriores del navegador: imágenes, menús y texto que de otra forma aparecerían fuera
de lugar.

Ahora vamos a examinar los diferentes elementos de la interfaz del navegador. En la

zona superior de la pantalla se muestra la barra de navegación, se desea mostrar el
resto de barras disponibles haga clic con el botón secundario del ratón en el extremo
superior de la ventana del navegador y a continuación, en el menú contextual que
aparece seleccionar la opción deseada.

Se puede mostrar u ocultar cuatro Barras de Opciones

 Navegar por la Web

Para empezar a explorar la Web, haga clic en cualquier vínculo de la página

principal, que es la página que aparece cuando se abre Internet Explorer. Puede ver si
un elemento o una página es un vínculo si mueve el puntero del ratón sobre él. Si la
forma del puntero se cambia por la de una
mano, el elemento es un vínculo. Un vínculo puede ser una fotografía, una imagen
en 3-D o texto coloreado (por lo general, subrayado). Si desea abrir el vínculo en una
nueva ubicación distinta a la actual haga clic con el botón secundario del ratón sobre el
enlace y escoja del menú contextual
la opción Abrir en una nueva pestaña o Abrir en una nueva ventana.

Favoritos

Favoritos de Internet Explorer, conocidos también como marcadores, son vínculos a los sitios web
que visita con frecuencia.

Agregar Favoritos

Haga clic en el botón Favoritos junto a la barra de direcciones y clique en el botón

Agregar a Favoritos. Si lo desea, escriba un nombre nuevo para la página, especifique
la carpeta en la que se debe crear el favorito y, después, haga clic en Agregar. Para
guardar un favorito, también puede presionar la combinación de teclas CTRL+D.

Ventana para Agregar un Favorito

Ver tus Favoritos

Para organizar sus páginas favoritas siga estos pasos:

1. Abra el escritorio y clique en el icono de Internet Explorer en la barra de

tareas.

2. Haga clic en el botón Favoritos junto a la barra de direcciones.

3. En el menú desplegable clique en el botón Organizar Favoritos para mostrar el

cuadro de diálogo con el mismo nombre.

Menú Desplegable Favoritos

 4. Haga clic en el botón Nueva carpeta y escriba un nombre para la nueva
carpeta.

Cuadro de Diálogo Organizar Favoritos

5. Arrastre los favoritos guardados a la nueva carpeta.

Como puede observar en el cuadro de diálogo Organizar favoritos también tiene

la posibilidad de Cambiar nombre, Reorganizar y Eliminar los favoritos o las
carpetas.

Exportar e Importar Favoritos

Si utiliza Internet Explorer en más de un equipo puede exportar los favoritos desde un
equipo e importarlos en otro siguiendo uno o ambos de estos procedimientos:

 Exportar favoritos:

1. Abra el escritorio y clique en el icono de Internet Explorer en la barra de

tareas.

2. Haga clic en el botón Favoritos.

3. En el menú desplegable situado en la parte superior de panel pulse en el

comando Importar y exportar.

4. En el cuadro de diálogo Opciones para importar o exportar, selecciona

Exportar a un archivo y, a continuación, clique en Siguiente.

Indique que Desea Exportar

 5. Seleccione Favoritos (y otras opciones de configuración que quiera exportar), y
pulse o haz clic en Siguiente.

Indique que Desea Exportar

6. Seleccione las carpetas de favoritos que quiera exportar y, a continuación,

pulsa o haga clic en Siguiente. Internet Explorer exporta automáticamente
todas las subcarpetas.

7. De forma predeterminada, Internet Explorer crea un archivo denominado

bookmark.htm en la carpeta Documentos. Si quiere almacenar los favoritos
exportados en un lugar diferente de Documentos (como un disco o una
unidad flash), clique en Examinar y seleccione una unidad diferente. Clique en
Guardar.

8. Haga clic en Finalizar.

 Importa los Favoritos de un Equipo en Otro

1. Abra el escritorio y después haga clic en el icono Internet Explorer en

la barra de tareas.

2. Haga clic en el botón Favoritos.

3. En el menú desplegable situado en la parte superior de panel pulse en el

comando Importar y exportar.

4. En el cuadro de diálogo Opciones para importar o exportar, selecciona

Importar de un archivo y, a continuación, clique en Siguiente.

5. Seleccione Favoritos (y otras opciones de configuración) que quiera importar y

clique en Siguiente.

6. De forma predeterminada, Internet Explorer importa desde un archivo

denominado bookmark.htm en la carpeta Documentos. Clique en Siguiente para
importar el archivo predeterminado, o indique a Internet Explorer que importe
los favoritos de un lugar diferente. Haga clic en Examinar y seleccione un archivo,
o escriba la ubicación y el nombre de archivo que quiera importar. Pulse en
Siguiente.
 7. Selecciona la carpeta donde quiera guardar los favoritos
importados y, a continuación clique en Importar.

8. Haga clic en Finalizar.

Historial

La lista del Historial de Internet Explorer facilita encontrar y volver a sitios y páginas Web que
ya haya visitado en el pasado. Tanto si ha sido hoy como hace varias semanas, la lista del
Historial puede registrar cada página visitada, por lo que resulta fácil volver más adelante.

Para encontrar los sitios web visitados a través del historial, en la barra de herramientas, haga
clic en el botón el botón Favoritos, con lo que se muestra un panel a la derecha de la
ventana con tres pestañas: Favoritos, Fuentes e Historial. Por supuesto haga clic en la pestaña
Historial y seguidamente clique en el periodo aproximado en que visitó el sitio web. Por
último en la lista de sitios web visitados ese día, haga clic en el sitio al que desea ir.

Lista de Historial

Puede cambiar la manera en que se muestran los sitios web que ha visitado. Puede
ordenarlos por fecha o por nombre de sitio, o según los visitados con más frecuencia o más
recientemente haciendo clic en la flecha situada a la derecha del botón Ordenar y, después, elija
una opción en la lista.

Lista Ordenar
Cambiar el Número de Días que las Páginas Web se Conservan en el Historial de Exploración

Para cambiar el número de días que las páginas web se conservan en el historial de
exploración siga este procedimiento:

1. En Internet Explorer, haga clic en el botón Herramientas y, a continuación,

en Opciones de Internet. Internet Explorer muestra el cuadro de diálogo Opciones
de internet.

2. En el cuadro de diálogo que se muestra haga clic en la pestaña

General.

Opciones de Historial en el Cuadro de Diálogo Opciones de Internet

3. En el apartado Historial de exploración clique en el botón Configuración para mostrar

el cuadro de diálogo Configuración de datos de sitio Web.

Configuración de Historial

4. En la pestaña Historial, especifique el número de días que desea que Internet

Explorer recuerde las páginas web que se han visitado. Si no desea que se
conserve ningún historial de páginas web, establezca el número de días en 0.

Eliminar Historial de Páginas Web

A medida que se explora la Web, Internet Explorer almacena información sobre los sitios web
visitados y los datos que se le suelen pedir que proporcione (por ejemplo, nombre y
dirección). La siguiente lista enumera el tipo de información que Internet Explorer almacena:

 Archivos temporales de Internet.

 Cookies.
 Un historial de los sitios que ha visitado.
  Información que ha especificado en los sitios web o la barra de direcciones (que se
denomina datos de formulario guardados e incluye, entre otros, su nombre,
dirección y las direcciones web que ha visitado antes).

 Contraseñas. Información temporal almacenada por los complementos del explorador.

Para eliminar todo el historial de explotación, siga estos pasos:

1. Abre el escritorio y luego clique en el icono de Internet Explorer en la barra de

tareas.

2. Haga clic en el botón Herramientas y luego en Opciones de Internet.

3. En el cuadro de diálogo que se muestra haga clic en la pestaña

General.

Opciones de Historial en el Cuadro de Diálogo Opciones de Internet

4. A continuación en el apartado Historial de exploración siga uno de estos

procesos:

- Para eliminar solamente el

historial de explotación: active la
casilla Eliminar el historial de
exploración al salir y luego pulse
o haga clic en Aceptar.

- Para indicar los elementos que

se desean eliminar: clique en el
botón Eliminar… para mostrar el
cuadro de diálogo Eliminar el
historial de exploración donde
podrá seleccionar la casilla
correspondiente a cada categoría
de información que desee
eliminar.

Cuadro de diálogo Eliminar el Historial de Explotación

Búsqueda

Internet contiene mucha información, pero encontrar lo que realmente está buscando puede ser
un desafío. A continuación se ofrecen algunas sugerencias para que sus búsquedas en Internet
sean más eficaces.

Buscar en Internet

Cuando se comienza a escribir en la barra de direcciones, Internet Explorer recomienda

automáticamente sitios web, términos de búsqueda, aplicaciones o sugerencias de tiempo
o finanzas. Estas sugerencias se basan en tu historial de exploración, pulsaciones de
teclas y favoritos, de modo que el explorador puede mostrarte resultados que podrían
ser más relevantes para ti.

Si escribe texto en la barra de direcciones de Internet Explorer y no resulta ser una dirección
web válida, o si el texto comienza con un signo de interrogación ”?”, "buscar" o "ir",
Internet Explorer redirecciona a su proveedor de búsquedas predeterminado para
ayudarte a localizar el sitio que está buscando.

Las sugerencias mejoradas de la barra de direcciones en Internet Explorer pueden

ayudarle a ir rápidamente a los sitios que se desee visitar mediante sugerencias de sitios
web relevantes, su- gerencias de términos y aplicaciones de búsqueda o sugerencias del
tiempo y finanzas a medida que escribe en la barra de direcciones. Al pulsar o hacer clic
en uno de los términos de búsqueda sugeridos, le llevará a la página de resultados para
ese término de búsqueda usando tu proveedor de búsquedas predeterminado.

Las sugerencias de búsqueda de la barra de direcciones de Internet Explorer para el

escritorio pueden ayudarle a refinar la búsqueda, ya que ofrecen términos de búsqueda
a medida que escribe.

Proveedores de Búsqueda

Para agregar un buscador, empiece a escribir términos de búsqueda en la barra de

direcciones. En la lista desplegable que se abre haga clic en el botón Agregar
situado en la parte inferior izquierda de la lista.

Se muestra en una nueva

ventana del navegador la
galería de Internet
Explorer, donde puede
seleccionar el
buscador que desea
agregar haciendo clic en
él.

Galería de Internet Explorer

Al clicar en el buscador deseado se muestra una nueva ventana en la que al hacer
clic en el botón Agregar a Internet Explorer lo agrega como buscador.

Agrega Google como Buscador

Si desea que un buscador presente sugerencias de búsqueda, asegúrese de activar

la casilla de verificación Usar sugerencias de búsqueda de este buscador en la
última ventana que se muestra, de igual forma si quiere que éste sea el buscador
utilizado por defecto active la casilla de verificación Convertir este proveedor de
búsquedas en el predeterminado.

Agrega Buscador Google como Predeterminado Aportando

Sugerencias de Búsqueda
 Por cada uno de los buscadores agregados, aparece un botón en la lista
desplegable de la barra de direcciones. Esto facilita y agiliza la alternancia entre
los distintos buscadores durante la navegación. No tendrá más que hacer clic en
un botón para pasar la función de búsqueda al buscador de su preferencia.

Para cambiar el buscador predeterminado, quitar un buscador, cambiar el orden

de los botones en el cuadro de búsqueda o ver qué opciones de administración
están disponibles, clique en el botón menú Herramientas, Administrar
complementos y, a continuación, en la opción buscadores de Tipos de
complementos.

Administrador de Complementos

Buscar con Mayor Eficacia

A continuación se ofrecen algunas ideas para mejorar los resultados de las búsquedas:

 La regla fundamental es elegir bien las palabras claves al realizar una

búsqueda. Con- viene empezar por pocas palabras, una o dos, y si en la
primera página de resultados no localiza lo que desea, utilice sinónimos
de las palabras claves o añada una palabra clave más. Suele ser más
efectivo modificar o añadir palabras clave y realizar una nueva búsqueda
que consultar resultados más allá de las dos o tres primeras páginas.

 Utilizar palabras específicas. Cuando tenga una idea clara de lo que quiere
buscar es mejor utilizar las palabras que más se aproximen a ello.

 En general, cuanto más se acote el término de búsqueda, mejor. Si desea

buscar algo sobre un tema que no sabe cómo denominarlo exactamente
puede utilizar varias palabras que lo definan por aproximación.

 Mejor utilizar palabras simples que compuestas.

  Si conoce datos como el modelo y la marca, mejor incluirlos.

 Si desea conocer algo que tiene una estructura jerárquica puede utilizar
los buscadores de categorías en lugar de palabras claves.

 Si desea conocer un tema del cual no conoce casi nada de él, puede ir a
un buscador por categorías que le irá mostrando las diferentes ramas del
tema y dando pistas sobre temas posibles.

 Si obtiene demasiados resultados puede eliminar los que no le

interesen utilizando las opciones de búsqueda avanzada del buscador.

 Cada buscador tiene una página de ayuda que explica cómo utilizar
correctamente el buscador, conviene leer estas páginas de ayuda.

Buscar Información en la Página Actual

La característica Buscar de Internet Explorer le permite buscar palabras o frases en un

documento o en un cuadro seleccionado. Esto puede resultar muy útil cuando un motor
de búsqueda de como resultado un listado de páginas y se está buscando una palabra
o una frase en una página en concreto. Para empezar, seleccione Buscar en esta
página del submenú Archivo que se encuentra en el botón Herramientas o pulse
CTRL+F e introduzca el texto en el cuadro de diálogo Buscar.

Barra de búsqueda
4. LOS MENUS DE INTERNET EXPLORER Y SUS FUNCIONES

Windows Internet Explorer (anteriormente Microsoft Internet Explorer; abreviado MSIE),

comúnmente abreviado como IE, es un navegador web producido por Microsoft para el sistema
operativo Windows.

A partir de la versión 7 de Internet Explorer sufrió un cambio de nombre con respecto a las
versiones anteriores: Windows Internet Explorer (frente al antiguo nombre: Microsoft Internet
Explorer) de Microsoft.

La barra de direcciones y la barra de estado aparecen en todas las ventanas, incluidos los pop-ups que
ayudan a bloquear los sitios de desconfianza de ocultarlas como sitios de confianza. También la
barra de dirección dispone de un código de color para indicar visualmente la fiabilidad de la página.
La barra de direcciones se vuelve rojo cuando se accede a una página, con certificado de seguridad no
válido. En caso de sitios que no utilizan un código, la barra de direcciones es de color blanco. Y si la
página utiliza certificado de alta seguridad, la barra se volverá verde

Las opciones Atrás y Adelante se han combinado en un menú que muestra la actual posición
de los usuarios en su historia con una audaz entrada. En la mayoría de los casos, la página actual se
muestra en la parte superior, con una lista de páginas para ir Atrás, pero si el usuario sólo tiene que
volver a una o más páginas, habrá puntos adicionales por encima de la página actual a la que puede
navegar hacia delante
Componentes de la ventana

 Barra de título. La barra de título contiene el título de la página web, seguido por el nombre
del programa - Internet Explorer.

 Primera barra de herramientas. Incluye la barra de direcciones, y se compone de:

- Botones Atrás y Adelante.

- La barra de direcciones es un cuadro combinado de edición-

que contiene la dirección de la página Web que se muestra en el panel de
contenido.

- Botón Actualizar y Botón Detener.

- Cuadro de búsqueda .

- Botón Opciones de Búsqueda.

 Barra de menús. La barra de menú no se visualiza por defecto.

 Segunda Barra de herramientas. Incluye los siguientes botones:

- Botones Centro de favoritos y Agregar a Favoritos.

- Botones de navegación por pestañas:

Pestañas rápidas.

 Lista de pestañas .

 Botones para cada una de las pestañas abiertas.

 Botón Nueva Pestaña.

- Barra de comandos, que contiene:

 Botón Inicio. Al presionar el botón te lleva a la página de inicio del

navegador

 Botón Fuentes, que sólo está disponible si hay una o más fuentes en
la página.

Las fuentes, también conocidas como fuentes RSS, fuentes XML, contenido
sindicado o fuentes web, contienen información que publica un sitio web y
que se actualiza con frecuencia. Se usan normalmente para sitios web de
noticias y blogs, pero también para distribuir otro tipo de contenido digital,
como imágenes, archivos de audio o vídeo.
 Internet Explorer puede buscar y mostrar las fuentes mientras se visitan los
sitios web. También tiene la posibilidad de suscribirse a las fuentes para
comprobar automáticamente si hay actualizaciones y descargarlas para verlas
en otro momento.

 Botón Imprimir.

 Botón Página. Muestra el menú Página, que es un resumen de los

elementos de que se pueden encontrar en los menús de la barra de menús.

 Botón Herramientas. Muestra el menú Herramientas. Los elementos

de este menú son diferentes de los que hay en el menú Herramientas de
la barra de menús.

 Botón de ayuda. Muestra el mismo menú de Ayuda que el de la barra de

menús.

 Barra de información, La barra de información es el lugar en donde Internet Explorer

muestra información acerca de seguridad, descargas, ventanas emergentes bloqueadas y
otras actividades si es que se está visualizando. La barra de información se usa para mostrar
las alertas de seguridad.

 Panel de Contenido web. Muestra la página web cuya dirección se muestra en la barra de
direcciones.

 Barra de estado que contiene:

- Información acerca de la carga de la página. Cada vez que el navegador conecta con
un servidor Web, aparece información en la barra de estado, en la parte inferior de
la pantalla. La barra de estado muestra lo siguiente:

 El estado de los objetos que se están cargando en ese momento, incluyendo

gráficos vinculados, componentes ActivaX y applets Java. Esta área va
contando el número de elementos que todavía no se han cargado.

 Una barra progresiva verde muestra el porcentaje total de la

página que ya se ha cargado.

- Botón Internet. Permite cambiar la seguridad de Internet.

- Botón Nivel de Zoom.

Iniciar Internet Explorer

El navegador viene preinstalado o puede descargarlo gratuitamente del sitio web de

Microsoft. Tendrá Bing como proveedor de búsquedas (buscador a utilizar en el cuadro de
texto presente en el navegador), descarga de forma automática las actualizaciones que haya
disponibles, toma como aceleradores los propios de Microsoft y Bing, y toma actualizaciones
también para la vista de compatibilidad.

Interfaz de Internet Explorer en el Escritorio

Los aceleradores permiten experimentar un tipo de navegación diferente, en la que diferentes

aplicaciones y Webs son integradas aumentando la velocidad de ciertas operaciones comunes:
enviar contenido por correo electrónico, buscar, traducir palabras, etc.

Para gestionar los aceleradores instalados y en uso para Internet Explorer y añadir nuevos
acceda a la ventana correspondiente haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre el
área de navegación, en el menú contextual dispone de los aceleradores instalados (en el
ejemplo dispone de los dos que tienen por defecto) y la opción Todos los aceleradores que
permite Buscar más aceleradores en Internet o Administrar aceleradores.

Administrar Aceleradores

La vista de compatibilidad nos permite en cambio visualizar de forma correcta páginas Web
cuya especificación y contenidos fueron codificados para versiones anteriores del navegador:
imágenes, menús y texto que de otra forma aparecerían fuera de lugar.
Ahora vamos a examinar los diferentes elementos de la interfaz del navegador. En la zona
superior de la pantalla se muestra la barra de navegación, se desea mostrar el resto de barras
disponibles haga clic con el botón secundario del ratón en el extremo superior de la ventana
del navegador y a continuación, en el menú contextual que aparece seleccionar la opción
deseada.

Se puede mostrar u ocultar cuatro Barras de Opciones

Podemos mostrar u ocultar hasta cuatro barras, las tres primeras se sitúan en la parte
superior de la ventana, mientras que la barra de estado se coloca en la parte inferior:

Barra de Menú

Barra de Favoritos

Barra de Comandos

En la parte superior del navegador se localiza de forma habitual la barra de

navegación que permite introducir la URL del sitio web que desea visitar. A la
izquierda de esta barra se localizan los botones Atrás
(Alt+ ) y (Alt+ ) Adelante que permiten ir hacia atrás o hacia
adelante en el historial de navegación del explorador. En el extremo derecho de la
barra de navegación se encuentran otros tres botones que permiten buscar en el
historial de navegación, desplegar la ventana de historial con las últimas webs visitadas,
y (F5) recargar la web actual, respectivamente.
 Barra de Direcciones

Por último en el extremo derecho se visualiza otros tres botones: Página principal que
muestra la página web que tenga definida como página de inicio. Favoritos permite
guardar aquellas URL que resulten interesantes, para
posteriormente poder acceder a ellas sin tener que recordar las direcciones,
además de poder activar la aplicación Sitios sugeridos, que muestra enlaces a sitios Web
relacionados o con contenido similar al del actual. Por último
herramientas contiene las opciones más habituales que se utilizan en el
navegador.

Manejar Imágenes

Para tratar una imagen debe ir a la página web que

contenga la imagen que desee tratar, a continuación
haga clic en la imagen con el botón secundario del ratón,
se mostrará el menú contextual con las siguientes
opciones:

Opciones de Imágenes del Menú Contextual

 Mostrar imagen: si es posible muestra la imagen a pantalla completa.

 Guardar imagen como: permite guardar la imagen en un archivo. Una vez escogida
esta opción en el cuadro de diálogo Guardar imagen, desplácese a la carpeta donde
desea guardar el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

 Enviar imágenes por correo electrónico: Adjunta la imagen a un correo electrónico.

Una vez indicado el tamaño de la imagen abre su programa de correo y adjunta la
imagen en un correo en blanco.

 Imprimir imagen: Abre el cuadro de diálogo Imprimir para que indique sus preferencias
de impresión.

 Ir a mis imágenes: Abre la ventana Mis imágenes.

 Establecer como fondo: Establece la imagen seleccionada como fondo de escritorio

de Windows.
Guardado

Si desea guardar una página web en el equipo haga clic en el botón

Herramientas y, a continuación, en Archivo con lo que se muestra un submenú
donde debe clicar en Guardar como. En ese momento se muestra el cuadro de diálogo Guardar
página web.

Cuadro de Diálogo Guardar Página Web

En el cuadro de diálogo Guardar como vaya a la carpeta donde desee guardar la página. En el
cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la página. En el cuadro Guardar como tipo,
realice una de las siguientes acciones:

 Para guardar todos los archivos necesarios para mostrar esta página, incluidos los
gráficos, marcos y hojas de estilos, haga clic en Página web, completa. Esta opción
guarda cada archivo en su formato original.

 Para guardar toda la información necesaria para mostrar la página en un único archivo,
haga clic en Archivo web, archivo único. Esta opción guarda una instantánea de la
página web actual. Esta opción está disponible únicamente si ha instalado Outlook
Express 5 o una versión posterior.

 Para guardar sólo la página HTML actual, haga clic en Página web, sólo HTML. Esta
opción guarda la información de la página web, pero no guarda los gráficos, sonidos
ni otros archivos.

 Para guardar solamente el texto de la página web actual, haga clic en Archivo de
texto. Esta opción guarda la información de la página web en formato de texto.

Vínculos

Un hipervínculo (también llamado enlace, vínculo, o hiperenlace) es un elemento de un

documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un
punto específico del mismo o de otro documento. Combinado con una red de datos y un
protocolo de acceso, un hipervínculo permite acceder al recurso referenciado en diferentes
formas, como visitarlo con un navegador, mostrarlo como parte del documento referenciador o
guardarlo localmente.
 Los hipervínculos son parte fundamental de la arquitectura de la World Wide Web, pero el
concepto no se limita al HTML o a la Web. Casi cualquier medio electrónico puede emplear
alguna forma de hiperenlace.

Un enlace cuenta con dos extremos, denominados anclas, y una dirección. El enlace
comienza en el ancla origen y apunta al ancla destino. Sin embargo, el término enlace a
menudo se utiliza para el ancla origen, mientras que al ancla destino se denomina enlace de
destino (link target) hiperenlace

El enlace de destino más común es un URL, utilizado en la World Wide Web. Puede
invocar a un documento, por ejemplo una página web, a otro recurso, o a una posición
determinada en una página web.

Cuando los enlaces de destino invocan, además de texto, elementos multimedia (audio, video,
imágenes, etc.), puede decirse que estamos navegando en un espacio hipermedia, un ámbito
de interacción humana que intensifica la densidad de los mensajes, dentro de la gama
exhaustiva de supuestos funcionales que aporta la Red, como por ejemplo: comunicación en
tiempo real y en tiempo diferido, comunicación de una persona a una persona, de varias a una,
de una a varias, de varias a varias, etc.

Un navegador web normalmente muestra un hiperenlace de alguna forma distintiva, por

ejemplo en un color, letra o estilo diferente. Cuando el usuario activa el enlace (por
ejemplo pinchando sobre él con el ratón) el navegador mostrará el destino del enlace. Si el
destino no es un archivo HTML, dependiendo del tipo de archivo y del navegador y sus plugins,
se puede activar otro programa para abrir el archivo.

Impresión

Para imprimir páginas web con Internet Explorer, haga clic en el botón Herramientas,
seleccione Imprimir y haga clic en Imprimir. Para ver el aspecto que tendrá la página
impresa, seleccione Vista previa de impresión. O bien, presione CRTL+P para imprimir las
páginas.

Para imprimir solo una imagen de una página (en lugar de toda la página) clique con el botón
secundario en la imagen y seleccione Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir haga clic en
Imprimir de nuevo.

De forma predeterminada, Internet Explorer siempre intenta seleccionar el tamaño óptimo de

una página web de manera que se ajuste al ancho de la página impresa. Esto puede requerir
que se reduzca el tamaño de la página.

Internet Explorer también reduce ligeramente el tamaño de la página si una línea de texto (en
ocasiones denominada línea huérfana) se va a imprimir en una página independiente. Puede
utilizar la función Vista previa de impresión para ver la apariencia que tendrá una página web
impresa y ajustar la orientación, la escala y los márgenes de la página. En la vista previa se
encuentran una serie de botones y listas desplegables que se comentan a continuación:
 Vista Previa de Impresión

 Para modificar la impresión puede utilizar los siguientes botones:

- Vertical o (ALT+O). Imprimir la imagen verticalmente (con orientación vertical).

- Horizontal o (ALT+L). Imprimir la imagen horizontalmente (con

orientación horizontal).

- Configurar página o (ALT+N). Cambiar el papel, los encabezados y pies de

página, la orientación y los márgenes para esta página.
- Activar y desactivar encabezados y pies de página o (ALT+E).Decidir si desea
imprimir información adicional, como la fecha, la dirección del sitio web o el número
de página, en la parte superior o inferior de la página.

- Cambiar tamaño de impresión o (ALT+S). Ampliar o reducir el

tamaño de la página de manera que se ajuste a la página impresa. Esta
característica sustituye a la característica de zoom de versiones anteriores de Internet
Explorer.
- Ajustar márgenes. Arrastrar el marcador horizontal o vertical para ajustar
dónde se imprimirá la página.

- Página. Especificar la página que se desea mostrar.

- Imprimir o (ALT+I). Imprimir la página con la configuración actual.

 Para modificar la forma en que se ve en la pantalla, pero no a lo que aparece en la página

impresa puede utilizar los siguientes botones:

- Ver Ancho total o (ALT+W). Ampliar la página web al ancho de la pantalla de

la vista preliminar.

- Ver Página completa o (ALT+1). Ampliar la página web para mostrar la página
completa en la pantalla de la vista preliminar.
 - Mostrar varias páginas (ALT+V). Ver varias páginas en la pantalla de la vista preliminar.

- Primera página o (ALT+INICIO). Ir a la primera página.

- Página anterior o (ALT+IZQUIERDA). Ir a la página anterior.

- Página siguiente o (ALT+DERECHA). Ir a la página siguiente.

- Última página o (ALT+FIN). Ir a la última página.

Caché

Cuando navegue en la web, nuestro navegador guarda en el disco duro las páginas Web y
las imágenes que vea.

Esta acción tiene como ventaja que el navegador no tiene que cargar las páginas cada vez que las
visite ya que están en el disco duro. De este modo se acelera la navegación, especialmente si
visita una misma página varias veces. La desventaja es que los ficheros guardados en el disco
duro ocupan espacio. Para configurar la caché siga estos pasos:

1. En Internet Explorer, haga clic en el botón Herramientas y, a

continuación, en Opciones de Internet. Internet Explorer muestra el cuadro de diálogo
Opciones de internet.

2. En el cuadro de diálogo que se muestra haga clic en la pestaña General.

Opciones de historial en el Cuadro de Diálogo Opciones de internet

3. En el apartado Historial de exploración clique en el botón Configuración

para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de datos de sitio Web.

Configuración de Archivos Temporales de Internet

 4. En la pestaña Archivos temporales de internet el nivel de cache que quiera de los
cuatro disponibles:

- Cada vez que visite la página web. Cuando visite una página Web,
Internet Explorer verifica si existe una copia de esta página en el caché, si es
así Internet Explorer muestra la versión que se encuentra en el caché.

- Cada vez que inicie Internet Explorer. Cuando visite una página Web.
Internet Explorer verifica si en el caché hay una copia de esta página. Si no
existe la página correspondiente a la última sesión, entonces Internet
Explorer carga la página desde la Web.

- Automáticamente. Esta opción guarda las páginas que visite teniendo en

cuenta la frecuencia con las que las consulte.

- Nunca. Sólo muestra la que está contenida en el caché. La primera vez que
consulte una página Web, ésta es guardada en el caché. Debe presionar F5
para actualizarla.

5. En el apartado Espacio en disco que se va a usar aumente o disminuya el espacio, para la

caché, en megas.

6. Puede cambiar la ubicación de la caché utilizando el botón Mover carpeta e indicando

la nueva localización.

Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que algunos sitios web colocan en su equipo para
almacenar información diversa sobre Ud. y sus preferencias.

Los sitios web utilizan cookies para ofrecer una experiencia personalizada a los usuarios y
recopilar información sobre el uso del sitio web. Muchos sitios web también utilizan las
cookies para almacenar la información que proporciona una experiencia coherente entre
secciones del sitio, como un carrito de la compra o páginas personalizadas.

Con un sitio web de confianza, las cookies pueden enriquecer la experiencia del usuario al
permitir que el sitio obtenga información sobre sus preferencias o permitiendo que no sea
necesario iniciar sesión cada vez que se visite el sitio web. No obstante, algunas cookies, como las
que guardan los anuncios de pancarta, podrían poner su privacidad en riesgo haciendo un
seguimiento de los sitios que visite.

Existen diferentes tipos de cookies como son:

 Cookies temporales. Las cookies temporales o de sesión se eliminan de su equipo al

cerrar Internet Explorer. Los sitios web las utilizan para almacenar información
temporal, como los artículos de su carrito de la compra.
  Cookies persistentes. Las cookies persistentes o guardadas permanecen en su equipo
después de cerrar Internet Explorer. Los sitios web las utilizan para almacenar
información, como el nombre y la contraseña de inicio de sesión, de manera que no es
necesario que inicie sesión cada vez que visite un sitio determinado. Las cookies
persistentes pueden permanecer en su equipo durante días, meses o incluso años.

 Cookies de origen. Las cookies de origen proceden del sitio web que está viendo y
pueden ser persistentes o temporales. Los sitios web podrían utilizar estas cookies
para almacenar información que volverán a utilizar la próxima vez que usted vaya a ese
sitio.

 Cookies de terceros. Las cookies de terceros proceden de anuncios de otros sitios

web (como anuncios de pancarta o ventanas emergentes) en el sitio web que está
viendo. Los sitios web podrían utilizar estas cookies para hacer un seguimiento de su
uso web con fines de marketing.

Eliminar Cookies

Si no desea que los cookies almacenados en su equipo continúen puede borrarlos. Para
eliminar cookies en el escritorio siga estos pasos:

1. Abra el escritorio y luego pulse o haga clic en el icono Internet Explorer en

la barra de tareas.

2. Haga clic en el botón Herramientas, elija Seguridad y luego clique en

Eliminar el historial de exploración.

3. Active la casilla Cookies y datos del sitio web y luego clique en el botón
Eliminar.

Bloquear o Permitir las Cookies

Puede bloquear o permitir cookies en todos los sitios web, o puede elegir las cookies
que desea permitir de los sitios web. Para ello debe de cambiar su configuración de
privacidad de la forma siguiente:

1. Abra el escritorio y luego pulse o haga clic en el icono Internet

Explorer en la barra de tareas.

2. Haga clic en el botón Herramientas y a continuación en

Opciones de Internet.

Configuración de Cookies
3. Clique en la pestaña Privacidad y, a continuación, mueva el control deslizante
hasta el nivel de privacidad que prefiera.

 Bloquear todas las cookies

- Las cookies de todos los sitios web se bloquearán.

- Los sitios web no pueden leer las cookies que ya estén en el equipo.

 Alta

- Se bloquearán las cookies de todos los sitios web que no tengan

una directiva compacta (una instrucción de privacidad condensada
legible en un equipo).
- Se bloquearán las cookies de todos los sitios web que usen
información que pueda servir para ponerse en contacto con el usuario
sin su consentimiento explícito.

 Media alta

- Se bloquearán las cookies de sitios web de terceros que no tengan una

directiva compacta (una instrucción de privacidad condensada legible
en un equipo).

- Se bloquearán las cookies de los sitios web de terceros que usen

información que pueda servir para ponerse en contacto con el usuario
sin su consentimiento explícito.

- Se bloquearán las cookies de los sitios web de origen que usen

información que pueda servir para ponerse en contacto con el usuario
sin su consentimiento explícito.

 Media

- Se bloquearán las cookies de sitios web de terceros que no tengan una

directiva compacta (una instrucción de privacidad condensada legible
en un equipo).

- Se bloquearán las cookies de los sitios web de terceros que usen

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sin su consentimiento implícito.

- Se eliminarán del equipo cuando cierre Internet Explorer las cookies

de los sitios web de origen que usen información que pueda servir
para ponerse en contacto con el usuario sin su consentimiento
implícito.

 Baja

- Se bloquearán las cookies de sitios web de terceros que no tengan una

directiva compacta (una instrucción de privacidad condensada legible
en un equipo).
 Se eliminarán del equipo cuando cierre Internet Explorer las cookies de
los sitios web de terceros que usen información que pueda servir
para ponerse en contacto con el usuario sin su consentimiento
implícito.

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