LOS DOCUMENTOS - TIPOS DE DOCUMENTOS

Muchas de las clasificaciones sobre los documentos se basan en el tipo de

soporte en el que se encuentran. Asimismo, algunos los clasifican según los datos
que contienen o la accesibilidad que presentan. Por lo tanto, si los documentos
hablan sobre la vida de alguna persona se consideran de cierto tipo o si por el
contrario hacen referencia a una institución o empresa se agrupan de otra manera.
Por último, algunas personas clasifican los documentos según la forma como se
les almacena. Es decir, debido al desarrollo tecnológico y a la aparición de nuevas
herramientas digitales, los documentos pueden clasificarse según si son
materiales o si son digitales o informáticos. Bien sabemos que dependiendo de
esto su tratamiento y conservación serán distintos.

EL DOCUMENTO FORMAL

Los documentos formales son los que se utilizan para realizar diversos trámites

o solicitudes, entre los que están los administrativos, judiciales y educativos.
Este tipo de documento suele contar con plantillas y se ocupan formalismos
propios de diferentes ramas profesionales.

Es conveniente evitar el uso de un lenguaje coloquial privilegiándose el lenguaje

formal, educado y sistematizado, además de que es necesario tener un buen uso
de la ortografía y sintaxis.
Aunque son muchos los medios en los que se utilizan los documentos formales,
destaca su uso en ámbitos como:

 Jurídico.
 Fiscal
 Administrativo empresarial.
 Administrativo gubernamental y
 Administrativo civil.

Dejando claro que su uso es más de índole profesional donde aparecen fórmulas
como: Protesto lo necesario, bajo protesta de decir verdad, atentamente o
atentamente expongo.

Es necesario recalcar que el lenguaje de un documento formal debe de ser

correcto, evitando en lo posible formulismos innecesarios que pueden confundir al
lector, debe de ser claro, conciso y enfocarse en el tema que se está exponiendo.
Hay que aclarar que algunos documentos formales se encuentran regidos por
leyes o reglamentos, como sucede con la ley de amparo, los formularios jurídicos,
algunos reglamentos escolares o laborales, donde se establecen plantillas o
requisitos que no se pueden omitir.

Otro tipo de guía es la tradición o costumbre como sucede con los ensayos libres,
que no tienen un reglamento estricto para su redacción.

En la vida cotidiana los documentos formales tienen diferentes usos pues algunos
tienen funciones importantes para la vida cotidiana como son:
 Acta de nacimiento
 Acta de matrimonio
 Acta de divorcio
Otros documentos tienen funciones de justicia como son: Sentencias, laudos,
dictámenes, peticiones, edictos, quejas y denuncias.

Y finalmente hay documentos formales que tienen funciones médicas como:

Dictámenes médicos, Actas médicas e incluso funciones mixtas como las actas de
defunción, actas de invalidez etc.

Así todos los documentos que se realizan con formalismos, leyes, reglamentos o
un fin no lúdico son formales, existiendo diferentes tipos de documentos formales
usados en la vida cotidiana como son:

 Acta (judiciales, de Matrimonio, de Nacimiento, de defunción, etc).

 Apelaciones
 Arbitrajes
 Cartas
 Circulares
 Currículos
 Demandas
 Informes
 Instancias
 Memorándums
 Minutas
 Oficios
 Reclamaciones
 Recursos
 Reportes
 Sentencias
 Solicitudes
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formal/#ixzz6Xn4CJdQL

LAS CARTAS

TIPOS DE CARTAS

Una carta es un mensaje escrito, enviado por un emisor hacia un receptor o

destinatario.

Existen diferentes tipos de carta de acuerdo a la clasificación que se tome.

Dentro del ámbito profesional se encuentran:

1. Cartas de presentación. A través de esta carta la persona se presenta a sí

misma en el empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales
se incluyen la formación académica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella
información que el individuo considere que concuerda con el perfil de la empresa a
la que se envía.

2. Carta de agradecimiento. Es una demostración de cortesía y expresa gratitud

hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de
forma clara las razones por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces
contienen comentarios que no se dijeron en persona.

3. Cartas de recomendación. El objeto es remarcar las competitividades de una

persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su
candidatura a un determinado empleo.

4. Cartas de despido. A través de ésta la empresa le informa al empleado su

despido, incluyendo las causas del mismo.
5. Cartas de solicitud. A través de las mismas los clientes solicitan información
sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de las características
principales de este tipo de cartas es que los datos requeridos deben ser
expresados de forma muy clara y precisa.

6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o
error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las
disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte en no
repetir dicho error.

7. Cartas de reclamación. Son escritas cuando un bien o servicio no responde a

la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo
tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas
expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto.
(CONSULTAR LAS NORMAS NTC 1486 PARA PRESENTACIÒN DE
TRABAJOS)

ACTIVIDAD: REALIZAR EJEMPLOS CON LOS DIFERENTES TIPOS DE

CARTAS

EL MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza

para transmitir información, orientaciones y pautas a las deppendencias locales.
regionales, nacionales, o internacionales.
 Estilo Bloque
MÁRGENES:
Superior e Izquierdo                4 ó 3
Derecho o inferior                    3 ó 2
ESTILOS:
Bloque extremo
Bloque

PARTES BÁSICAS:

Membrete
Denominación del documento
Número
Fecha
Encabezamiento
Texto
Despedida
Remitente

Líneas especiales
– Anexos
– Copias
– Identificación del transcriptor

LA CIRCULAR

Seutiliza para comunicar cualquier noticia,información o evento actual que pueda

resultar de interés para la empresa, departamento, empleados, etc.

Puede comunicar una noticia o información a varios destinatarios en empresas

grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de esta suele
ser abultado.

La noticia permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que

tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular, aunque si se puede
hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circular: cambios de domicilio, aviso de constitución de empresas,

disolución de empresas, modificación de precios,etc.

CARACTERÌSTICAS.
- Se redacta en un lenguaje sencillo
- Debemos tratar de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma
directa.
- Las ideas deben expresarse de manera clara, concisa y ordenada.

PARTES DE LA CIRCULAR:
a. Numeración: CIRCULAR No.005 – 2020 – IC
Número de circular, año e iniciales de la empresa.
b. Fecha: Día, mes, año: 26 de septiembre de 2020
 c. Destinatario: Generalmente el documento está dirigido a un grupo de
personas interesadas.

Señores
JEFES DE DEPARTAMENTOS
Presentes

A: Todos los trabajadores del Departamento de Sistemas

d. ASUNTO: Cambio de horario
e. Cuerpo o texto: Se detalla el mensaje que se quiere comunicar.
f. Despedida: Atentamente, o Cordialmente,
g. Firma y cargo

FRASES QUE SE PUEDEN UTILIZAR:

“Se comunica que…..”
“Se pone en conocimiento de…”
“Por disposición de….”
“De acuerdo con…”

LA CONSTANCIA

Denominamos como constancia a un documento con el cual probamos o

damos fe de un hecho realizado, a realizar o relacionado a una situación en
particular. Esta es expedida por una autoridad competente a petición de la
persona interesada. Se trata de un documento que deja asentado un hecho,
quedando en algunos casos como prueba de ello, siendo que en ciertas ocasiones
pueden servir de prueba legales, como es el caso por ejemplo de las “constancias
de pago”, y otras.
La finalidad de una constancia es la de dar pruebas de un hecho realizado , y
estas son expedidas por una autoridad a petición de la persona interesada,
autoridad que bien puede ser gubernamental, empresarial, educativa, u otra.

Algunos documentos de este tipo los solemos utilizar con frecuencia, un ejemplo
es el caso de las constancias de estudios que se suelen solicitar por parte de las
empresas e instituciones para la obtención de una plaza, las constancias de
ingresos que suelen ser solicitadas por instituciones bancarias y financieras,
constancias de identidad que solicitan los gobiernos o las empresas, así como las
constancias de estudios que universidades y colegios solicitan para el ingreso de
alumnos, constancias de residencia, entre otras.
Una constancia es un documento escrito que da fe sobre de un hecho, es
decir, asienta un echo realizado dando fe de ello. Se suelen emitir a petición del
solicitante, por parte de empresas, instituciones públicas o privadas, así como or
parte de dependencias gubernamentales. Dependiendo del tipo particular de
constancia los datos contenidos en ella pueden variar, pero en aquellos que son
expedidos por autoridades oficiales, suelen existir algunos datos básicos.

PARTES DE UNA CONSTANCIA:

 Fecha de emisión del documento
 Nombre de la persona a la que está dirigida (o en su caso se escribe “a
quien corresponda”)
 Nombre o mención del interesado
 Cargo de la autoridad que emite la constancia
 Firma
 (en su caso) sello de la institución remitente
EJEMPLO DE CONSTANCIA DE TRABAJO:

EL GRUPO CADENA COMERCIAL ABARROTERA Y

PERFUMERÍA HERMANOS FERRETTI BAUTISTA. S.A. DE C.V.

HACE CONSTAR:

Que el Señor Manuel González Hernández, quien fue contratado en esta empresa
en el local ubicado en Av. El Solar N° 7485 de esta ciudad, desde el día 3 de
octubre del año 2016, se ha desempeñado siempre con eficiencia, honestidad y
honradez.

Se expide la presente constancia a petición del interesado, y para los efectos,

intereses y fines que éste estime convenientes.

Tuluá, Valle del Cauca, 19 de mayo de 2017

Atentamente,

Firma
ANTONIO BANDERAS
Director general

Iniciales de quien lo hizo (opcional)

Es importante aclarar que, en caso de que soliciten con salario y con referencia,
se puede colocar)
Ejemplo de constancia de estudios:

Ejemplo de constancia de vacaciones:

Editorial Salazar S.A.

Jalapa Veracruz, a 19 de mayo de 2017

A quien corresponda:

Por medio de la presente, se hace constancia de que el Señor Jacinto Rosales

Blanco, quien labora en esta empresa Editorial Salazar S.A. de C.V. desde hace
10 años, disfrutó de un periodo vacacional de 30 días, de acuerdo con lo
estipulado en lo conducente en el contrato de trabajo y en la ley federal del
trabajo.

Los días de periodo vacacional que fueron transcurridos a partir del día viernes 14
de abril, hasta el día domingo 14 de mayo del presente año, lo cual hago de su
conocimiento para todos los efectos a que haya lugar.

Atentamente,

FIRMA

FELIPE GONZALES IRIARTE

Jefe del departamento de personal
Ejemplo de carta estilo bloque:
 Distrito Federal 23 de marzo 2013

INSTALACIONES ELÉCTRICAS S.A.

PRESENTE

Asunto: Reclamación de servicio

Respetados señores:

Por medio de la presente deseo hacer de su conocimiento que el trabajo de

instalación de la red eléctrica del auditorio, el cual realizaron el pasado 1 de
marzo de 2013, presenta serias fallas. Al parecer existieron ciertas
anomalías que afectan al buen funcionamiento del sistema, por lo que les
solicitamos su pronta reparación.

Asimismo, les pedimos de la manera más atenta que se aplique la garantía

que dicho trabajo contemplaba. De antemano muchas gracias y esperamos
su pronta respuesta para que a la brevedad posible comience la reparación
ya que es urgente que el problema esté solucionado.

Quedo de usted para cualquier duda o aclaración

Atte.

Carmen López Aguirre

Fuente: https://www.ejemplode.com/64-cartas/2781-
ejemplo_de_carta_estilo_bloque.html#ixzz6Z9RnoLbK

1. Taller para evidencia de conocimiento:

Buscar las normas de ortografía y puntuación. Hacerlas en cuadros con ejemplos.
De igual forma, investigar los diferentes tipos de redacción y .