CÓDIGO AP-TIC-RG-04

VERSIÓN 2
FECHA DE APROBACIÓN 17/04/2017

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA

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PROCESO SIG - SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SGSST

DONDE SE GENERA
QUE SE DEBE QUIEN DEBE
LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
COMUNICAR COMUNICAR
COMUNICACIÓN

Carteleras informativas
Política, metas y objetivos A todo el Página web de la Anual o cada vez que se Documento de la política, objetivos y metas
SIG
del SG-SST Coordinador del SG-SST personal fundación modifique firmado y aprobado por Líder del Proceso
Inducciones

Coordinador Anual Informe escrito aprobado y firmado por

Resultados de evaluación A través de documento
SG-SST Líder del Proceso del Inducciones y gerencia.
del SG-SST escrito y reuniones
SG-SST reinducciones Registro de asistencia a reuniones.

Informe de avances y Coordinador del A todo el Carteleras informativas, Informe escrito.

SG-SST TRIMESTRAL
desempeño del SG-SST SG-SST personal reuniones, COPASST Registro e asistencia a reuniones.

A través de documento
escrito
¿Correo electrónico En Anual
A todo el Documento impreso o digital del Plan de
Plan de trabajo anual SG-SST Líder del Proceso reuniones, procesos de Inducciones y
personal trabajo Anual
inducción y reinducciones
reinducción???
COPASST, ARL
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Anual
Peligros y riesgos Cartelera informativa.
Cuando ingrese personal
laborales identificados Coordinador del A todo el Proceso de Inducción, Diagnóstico Inicial de S y ST
SG-SST nuevo o visitantes a la
para la Gobernación de SG-SST personal reinducción y Matriz de peligros y riesgos laborales
fundación o la Matriz de
Santander capacitaciones.
riesgos se modifique

Anual
A través de los procesos
Responsabilidades, Cada vez que se
Coordinador del A todo el de inducción, Matriz y manual de funciones
funciones, y autoridad SG-SST modifiquen las existentes o
SG-SST personal reinducción y responsabilidades y autoridades actualizada
ante el SG SST se definan nuevas
capacitaciones
responsabilidades o
funciones
Carteleras informativas
Acciones preventivas y en las diferentes áreas
Permanente o cada vez Programas de S y ST
correctivas para riesgos, Coordinador del SG-SST , A todo el de trabajo
SG-SST que el panorama de riesgos Reglamento de Higiene y seguridad
accidentes y COPASST personal Procesos de inducción
se modifique Industrial
enfermedades laborales reinducción y
capacitación
A todo el
personal Documento digital o Semestral o
Requisitos legales de S y
Coordinador del Partes escrito. A través de Cada vez que se actualice o
ST aplicables para la SG-SST Matriz legal actualizada.
SG-SST interesadas reuniones o procesos de haya cambios en la
organización
que lo inducción o capacitación. legislación vigente
soliciten
A todo el
Mecanismos de personal Carteleras informativas, Semestral
Coordinador del
participación y consulta SG-SST Partes folletos, información por Inducciones y Documento del SG-SST
SG-SST
en temas de SG-SST interesadas correo electrónico Reinducciones
externas

Programación de Coordinador del A todo el Carteleras informativas ,

SG-SST Anual Programa y cronograma de capacitaciones
capacitaciones SG-SST personal correo electrónico
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Programación de los
Coordinador del A todo el Cronograma de exámenes periódicos
exámenes periódicos SG-SST Carteleras informativas, Anual
SG-SST personal ocupacionales
ocupacionales correo electrónico

Convocatoria y
conformación de los Según normas, Anual o Actas de reunión.
Carteleras informativas,
comités asociados al SG- cada vez que hayan Registro de convocatorias y elección de
Coordinador del A todo el correo electrónico,
SST SG-SST elecciones o haya cambio representantes.
SG-SST personal pagina web de la
(COPASST, comité de en alguno de los Actos administrativos de conformación de
organización
convivencia, brigada de representantes Comités
emergencia)

Folletos
Coordinador del A todo el Procesos de Inducción, Documento impreso o digital de los
Controles operacionales SG-SST Permanente
SG-SST personal reinducción y controles operacionales
capacitaciones.

Respuesta a queja, Cada vez que se requiera

Partes
reclamos, solicitudes y Coordinador del contestar alguna solicitud Carta o informe escrito, Radicado en
SG-SST interesadas Correspondencia externa
sugerencias a partes SG-SST de partes interesadas FOREST
externas
interesadas externas externas

Capacitaciones, Anual
Coordinador del A todo el inducciones y A solicitud de partes Documento impreso o digital del Plan de
Plan de emergencias SG-SST
SG-SST personal reinducciones, Carteleras interesadas o al ingreso de Emergencias
informativas, folletos personal nuevo o visitantes

Plan de auditorías Coordinador del A todo el

SIG Cartelera informativa Semestral Documento impreso o digital
internas SIG personal

Coordinador del A todo el Informe escrito Formato para informe de auditorías

informe de auditorias SIG Después de cada auditoria
SIG personal cartelera informativa internas