PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTROL DE

LOS REGISTROS

PG-4.2 Edición: 0 Página 1 de 3

CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR:

Edición Fecha Modificación Página

0 Edición del documento Todas

INDICE:

1. OBJETO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. GENERALIDADES
5. DESARROLLO
6. REGISTROS Y ANEXOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

Responsable de Calidad Gerente Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:
 PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTROL DE
LOS REGISTROS

PG-4.2 Edición: 0 Página 2 de 3

1. OBJETO

Definir el método utilizado en HHH, S.L. para asegurar que los Registros
del Sistema de Calidad se identifican, guardan, archivan, están accesibles,
se conservan y se les da un destino final.

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a los registros derivados de la realización de

las actividades previstas en el Sistema de la Calidad, los cuales constituyen
evidencias del funcionamiento eficaz del mismo.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Manual de Calidad de HHH, S.L.

4. GENERALIDADES

Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades

realizadas o de resultados obtenidos.

5. DESARROLLO

En aquellos Procedimientos Generales o Instrucciones Técnicas en los que

el desarrollo de la actividad genera Registros de la Calidad, se incluye en
el apartado titulado "Registros y Anexos", el nombre o definición de dichos
registros.

Para efectuar el Control de los Registros de Calidad, el Responsable de

Calidad crea y mantiene actualizado el Cuadro de Control de los Registros
de Calidad (PG-4.2.1). Dicho registro recogerá los siguientes datos:

 Denominación del Documento.- Título que se le da al documento.

 Identificación.- Medio de identificación del registro (Ej. Título,

nombre del cliente, fecha, número, código asignado al formato, etc.)

 Responsable de archivo.- Se anotan las siglas que identifican al

responsable o responsables de su archivo.

 Lugar.- El lugar en el que se archiva el Registro.

 PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTROL DE
LOS REGISTROS

PG-4.2 Edición: 0 Página 3 de 3

 Acceso.- Se anotan las siglas que identifican a las personas que

tienen acceso a los Registros según leyenda a pié de página.

 Custodia.- Se especifica el período de conservación establecido

para cada Registro.

 Destino final.- Se especificará el destino final que se le va a dar al

Registro una vez concluido el período establecido para su
conservación, por ejemplo, conservar en archivo general, destruir,
etc..

La conservación de los Registros de la Calidad se establece, salvo acuerdo

contractual con el cliente, o por razones de operatividad interna de o por
requisito legal, por un período mínimo de tres años a partir de la fecha de
emisión o, en su caso, obsolescencia.

Durante el periodo de conservación, el responsable de dichos Registros

establece las condiciones que minimicen el riesgo de pérdida o deterioro de
los mismos por accidentes, condiciones ambientales, etc. y de forma que
puedan ser fácilmente recuperables para su consulta.

De aquellos Registros de la Calidad que sean conservados en soporte

informático, el Responsable de su archivo realizará una copia de seguridad
siempre que se realice una modificación del mismo y como mínimo, una vez
al mes (se hayan realizado o no modificaciones), conservando siempre los
registros previos por el período de tiempo establecido. Para éste tipo de
archivos, en el campo “Lugar” del Cuadro de Control de los Registros de
Calidad, se indicará el ordenador en el que se archiva dicho Registro.

Una vez transcurrido el periodo de conservación, los registros pueden ser

extraídos de su archivo por el responsable del mismo y destruidos, o bien
proceder según se recoge en el campo "Destino final" del Cuadro de
Control de los Registros de Calidad.

6. REGISTROS Y ANEXOS

CUADRO DE CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD ANEXO