TALLER FOLIACIÓN EN ARCHIVOS

INSTRUCTOR: ANDRÉS FELIPE VÁSQUEZ ZAPATA

PROGRAMA: Técnico asistente en organización de archivos

COMPETENCIA: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas

institucionales.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE

o Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la

organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.

INSTRUCCIÓN: Con base en el texto foliación de documentos el cual está en los documentos de
apoyo, usted deberá estudiar y dar respuesta a las siguientes preguntas. Estas preguntas son para
su conocimiento, no para que las responda.

5 ¿En qué parte del texto se folia?

Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio, en el mismo
sentido del texto.

6 ¿Cómo deben ser los números al foliar?

Consecutivos; es decir sin omitir ni repetir números

7 ¿Qué es un folio vuelto y recto?

El folio vuelto es la segunda cara de un folio, la que no se numera. Por su parte el folio recto es
la primera cara de un folio, la que se numera.

8 ¿Qué se debe hacer antes de foliar?

Se debe cumplir con los siguientes requisitos:

- La documentación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará

relacionada con las TRD.

- También debe estar previamente ordenada, ubicando correctamente los documentos, de

acuerdo al principio de orden original; es decir respetando la estructura, clasificación y
 orden en que fueron generados los trámites como resultado de las actividades realizadas
por sus creadores.

- Finalmente la documentación debe estar depurada.

9 ¿Cómo se deben foliar los planos o los archivos de gran formato?

Los mapas, planos y dibujos deben tener el número consecutivo del folio que les corresponde, aun
cuando estén plegados; es decir doblados de manera que una parte de ellos se una a otra, una o
más veces.

En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes

Si se opta por separar ese material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino
y en este se indicará el lugar de procedencia (cruce de referencia)

10 ¿Las fotografías que tipo de foliación deben tener?

Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.
En el área de notas del instrumento de control o de consulta, se debe dejar constancia de
las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que
se consideren pertinentes.

Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a esta se le escribirá su

respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, color, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

11 ¿Qué se hace cuando existen errores en la foliación?

Deberá anularse con una línea oblicua, evitando tachones.

 12 ¿Cuál es la diferencia entre la foliación de unidades documentales simples y las complejas?

La diferencia está en la forma como se realiza el procedimiento de foliación con cada una de ellas.
La foliación de las series que conforman una unidad documental simple como acuerdos, decretos,
circulares y resoluciones, se realiza de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.

Por su parte las series documentales complejas como contratos, historias laborales,
investigaciones disciplinarias y procesos jurídicos, cada uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecuta de manera que la segunda será la continuación de la
primera

13 ¿Cuáles son los documentos o materiales que no deben ser objeto de foliación?

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassetes, discos digitales, CD´s,
disquetes, videos, etc.), pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen en el área de notas del instrumento de control o de consulta.