Unidad 2 / Escenario 3

Lectura Fundamental

La interface de entrada en el
desarrollo de un modelo financiero

Contenido
1 Paso 4: Desarrollo de la interface de entrada

2 Datos en tablas

3 Digitación de datos

Palabras clave: Dato, tipo de dato, tabla de datos, botón de formulario, objeto Excel, validación de celdas
Introducción

Al terminar la primera unidad del módulo, el modelizador ha terminado la fase del diseño del
modelo asignado y ha dado los primeros pasos metodológicos: paso 1: una exhaustiva revisión
teórica; paso 2: planteamiento del enfoque sistémico al identificar las salidas, las entradas, y el
proceso en el modelo; y paso 3: todo se concreta en el gráfico de un mapa de navegación que
muestra cómo se identifican las hojas y se relacionan para formar el modelo.

Las lecturas de esta Unidad 2, se enfocan en los siguientes pasos metodológicos y, a la vez,
en la revisión de las herramientas básicas del Ms-Excel con las cuales se desarrolla el modelo.
Algunas herramientas avanzadas las trataremos en la siguiente unidad.

Ya llegamos a la fase operativa del desarrollo del modelo utilizando Ms-Excel, es decir, ahora sí
nos sentamos frente al computador, activamos la hoja electrónica e iniciamos la creación del
modelo sabiendo a ciencia cierta qué es lo que vamos a hacer.

La pregunta: ¿por dónde empezamos? Ahora ya tiene una respuesta: por la interface de
entrada. Y es lógico porque tenemos un enfoque de sistemas en el cual la información
de salida, se obtiene del proceso de los datos de entrada, de modo que primero debemos
disponer de “la data” de entrada para desencadenar el proceso.

Entonces demos al siguiente paso: la creación en Ms-Excel, del área de entrada del modelo.

1. Paso 4: desarrollo de la interface de entrada

La interface de entrada o rango de entrada es la región de celdas en Ms-Excel en la cual el

usuario digita o ubica los datos de entrada del modelo.

1.1 Los datos de entrada

Los datos de entrada son los datos requeridos e identificados en los pasos anteriores y cuyo
proceso conduce a la obtención de la salida. Los datos, en Ms-Excel, se clasifican en varios tipos:

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 1.1.1 Datos numéricos

Los datos numéricos representan medidas de variables cuantitativas, como, por ejemplo:
montos, porcentajes, precios, etcétera. y que al ser ingresados se reconocen visualmente
porque se alinean a la derecha de la celda. Para los datos numéricos se usan los caracteres
separadores de decimales y separadores de miles que están, previamente, definidos en la
configuración del Windows.

Los datos numéricos pueden ser enteros o decimales (reales). Para el usuario final no se nota
la diferencia entre estos dos tipos de datos, pero en el almacenamiento en memoria RAM
y en la eficiencia de la máquina sí hay notable diferencia; lo cual solo es de interés para el
usuario programador profesional y para el administrador del sistema de información.

1.1.2 Datos lógicos

Llamados también datos booleanos, son datos que pueden tomar uno de los valores lógicos:
verdadero o falso.

1.1.3 Datos texto

Son datos alfanuméricos o datos tipo string corresponden a textos o, en general, a cadenas
de caracteres.

El tipo de dato que se ingresa determina qué operaciones se pueden hacer, de modo que con
datos numéricos se podrán efectuar operaciones matemáticas; con datos lógicos, operaciones
lógicas; con datos texto, operaciones de texto.

En Ms-Excel los datos tipo fecha, date, son numéricos. Las fechas se almacenan como datos
numéricos en serie secuencial para que se puedan usar en cálculos matemáticos. Se considera
la fecha número 1 o la fecha 1 al 1 de enero de 1900.

Mediante el formato de la celda, en Ms-Excel, los datos numéricos se pueden cambiar de

apariencia e incluso, de tipo de dato. Por ejemplo, el dato numérico 5 se puede ver como
$5,00 con formato de moneda o como 5/1/1900 con formato de fecha o como 500% con
formato de porcentaje.

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Ahora, en cuanto a la forma de incorporar los datos de entrada al modelo, se puede hacer
de dos maneras: una recibiendo los datos, por algún medio: como correo electrónico,
unidad de almacenamiento, archivo, etcétera, en una tabla Excel y otra, digitando los datos
directamente en el modelo.

En síntesis...
En Ms-Excel podemos tratar datos numéricos, lógicos y de texto.

2. Datos en tablas

Este tipo de recepción de datos es útil cuando la cantidad de datos es mucha, especialmente,
en modelos que procesan datos históricos, por ejemplo, en valoración de portafolio de
inversión renta variable (acciones) en los cuales todo el proceso se hace sobre los datos
históricos de los precios de la acción o en el análisis del comportamiento de variables como
TRM o IPC.

Las tablas de datos deben ser cuidadosamente organizadas para garantizar un buen
procesamiento: la primera fila, arriba, debe contener los nombres de los datos involucrados,
las demás filas que se llaman “los registros” contendrán el valor de tales datos.

La primera columna siempre identifica el contexto del registro, por ejemplo, si se trata de una
serie de tiempo, la primera columna a la izquierda debe contener las fechas de cada registro,
si son ventas por almacén, la primera columna debe identificar el almacén al que corresponde
el registro. En caso de que la tabla no se reciba así, es trabajo del modelizador hacer la
correspondiente organización antes de iniciar el proceso.

Para ser considera como una tabla completa, no debe tener ni columnas, ni filas en blanco. Al
incluir filas o columnas en blanco la tabla se divide en varias tablas y el proceso se altera.

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Las tablas de datos no requieren títulos ni encabezados de identificación, por lo cual
usualmente inician en la ceda A1. Recuerde que esta data tiene el propósito de ser procesada
y por tanto no es relevante su presentación.

Herramientas como las tablas dinámicas y el Power Pivot junto con una gran cantidad de
funciones permiten el procesamiento de la información dispuesta en tablas. Cuando parte de
la entrada al modelo requiere la alimentación de las tablas, es decir la adición de registros, es
necesario acudir a pequeños programas llamados macros que permiten esta tarea.

La figura 1 muestra la apariencia típica de una tabla de datos; observe en ella que se
carece de formatos, títulos, etiquetas (labels), bordes, etcétera; o sea, de todos los
elementos de presentación.

Figura 1. Apariencia de una tabla de datos

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Cuando los datos de entrada se reciben mediante tablas y su procesamiento es periódico,
es decir se repite cada mes o cada semestre, por ejemplo, es necesario hacer una cuidadosa
organización de la estructura de la tabla para que el proceso sea, en todas las ocasiones,
exitoso1. La tabla debe empezar siempre en la misma celda, tener siempre los datos en el
mismo orden, las columnas tener los mismos títulos, aunque no necesariamente la misma
cantidad de registros. Por ejemplo, un modelo que analiza ventas mensualmente puede recibir
cada mes, un archivo con las ventas del periodo cuya cantidad de registros puede variar.
Para un manejo óptimo de la información en Ms-Excel se deben crear tantas tablas
independientes, ojalá en hojas separadas, como sea necesario para que una tabla principal
consulte los datos en cada una de ellas, lo cual se puede hacer mediante funciones específicas
y con herramientas de validación de datos.

En todo caso siempre se busca reducir el espacio de almacenamiento y minimizar la repetición

de los datos (redundancia de datos) (Arias, 2005).

En síntesis...
Una manera de incorporar datos a un modelo, es mediante tablas
provenientes del contexto externo del modelo. Las tablas de datos
deben ser cuidadosamente organizadas, antes de ejecutar el proceso.

1 Aunque mediante programación se puede identificar y organizar la data convenientemente, siempre se debe partir de la misma organización de la tabla.

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3. Digitación de datos

Una segunda manera y la más usual de incorporar los datos al modelo es digitando
directamente en las celdas de entrada. Esta forma requiere organizar un rango de entrada
en Ms-Excel, que de acuerdo con la cantidad de datos podrá ser pequeño o grande e incluso
requerir de una hoja para su “captura”.

La entrada de datos mediante digitación, por el usuario, debe mostrar una interface amigable,
que identifique los datos por recibir, preparada con los formatos adecuados y en especial, las
celdas de entrada deben ser reconocidas visualmente por el usuario.

En nuestro módulo tendremos cuidado de identificar las celdas de entrada con fondo verde
vivo, de manera que con dicho color ya sabemos que en esas celdas se digitan los datos de
entrada. En la Figura 2, que corresponde a la entrada de un modelo para el cálculo del tamaño
de una muestra, se observa un típico rango de entrada en el cual, el color verde vivo identifica
claramente cuáles son las celdas de entrada y las distingue de otras (como C13) que no lo son.

Figura 2. Color de las celdas de entrada

Fuente: Elaboración propia (2017)

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Una de las mayores debilidades en una interface de entrada es el error de digitación llamado
“error de usuario” y consiste en que el usuario ingresa datos o tipos de datos no esperados por
el modelo, y que, al ser procesados, dan errores. Por ejemplo, cuando el usuario debe entrar
un número, pero ingresa un texto, o debe digitar una palabra como “mensual”, pero digita
“nensual”; estos errores hacen fallar al proceso previsto para los datos.

La manera de minimizar los errores de digitación es logrando que el usuario digite lo menos
posible y para ello resultan muy útiles los botones de formulario2 del Ms-Excel. La Figura 3,
muestra un rango de entrada en el cual se usan botones para “capturar” la periodicidad y la
modalidad en un modelo de equivalencia de tasas de interés.

Figura 3. Botones de formulario en las celdas de entrada

Fuente: Elaboración propia (2017)

3.1 Botones de formulario

Los botones de formulario son herramientas especializadas dirigidas al usuario con perfil
de programador en Ms-Excel, también llamado “desarrollador” y usualmente no están
disponibles en la barra de menú, por lo cual es una opción que debe ser activada.

1 Los botones de formulario también se llaman controles de formulario.

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Se dispone de varios botones de formulario que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e
interacción con el usuario y que van desde la asignación de etiquetas hasta botones que
permiten una selección múltiple de sus opciones:

»» La barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro

de un intervalo predefinido.

»» El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.
»» El botón de opción nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.
»» La casilla de verificación permite la selección de una opción.
»» El control de número aumenta o disminuye un valor numérico.
»» El cuadro combinado es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.
»» El cuadro de grupo agrupa varios botones dentro de un rectángulo.
»» El cuadro de lista muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola
opción o múltiples opciones de acuerdo con la configuración del control.

»» La etiqueta permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

En síntesis...
Otra manera de incorporar datos a un modelo es digitando
directamente los datos en las celdas de entrada.
Cuando se digitan los datos se puede minimizar el error de digitación
usando botones de formulario.

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La Figura 4, muestra la secuencia de pasos para activar los botones de formulario desde la
barra de menú.

Figura 4. Botones de formulario en la opción programador

Fuente: Elaboración propia (2017)

Es importante tener cuidado en que se cuenta con dos barras de herramientas muy parecidas:
los controles de formulario y los controles ActiveX. Los controles Activex son botones que
permiten mayor configuración que los botones de formulario y para su utilización se requieren
conocimientos básicos de programación. En este módulo solo usaremos los botones o
controles de formulario.

Otro detalle fundamental: los botones o controles de formularios son “objetos” de la hoja de
cálculo. Este concepto de “objeto” se refiere a que son entidades “autónomas” que no ocupan
celdas, permiten ser editados y configurados y parecen “flotar” sobre la hoja de trabajo3.

Seguramente usted ya habrá trabajo con este tipo de objetos, aunque no los haya
identificado, por ejemplo, los gráficos en Ms-Excel son objetos que no ocupan celdas y
permiten ser configurados.

3 Este concepto de objeto se amplía a entidades que tienen propiedades y métodos es decir que pueden realizar ciertas operaciones. Este concepto de
objeto será muy útil para comprender la programación de MACROS.

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La Figura 5, es un gráfico de líneas en modo de edición, este se reconoce porque el borde del
objeto muestra unos puntos de control desde los cuales el modelizador puede modificar el
tamaño y/o desplazar el objeto a otro sitio de la hoja. Observe: que el gráfico no ocupa celdas,
y que propiedades como su tamaño y ubicación, pueden ser modificadas por el usuario.

Figura 5. Un objeto, en modo de edición, sobre la hoja de trabajo

Fuente: Elaboración propia (2017)

Los objetos tienen dos modos de trabajo, uno de edición y otro de ejecución. En el modo
de edición el objeto puede ser ubicado y configurado para que, cuando entre en modo de
operación, ejecute la acción en las condiciones para las cuales fue configurado.

Para pasar del modo de ejecución al modo de edición es suficiente hacer “clac” con el
mouse4 cuando el puntero se encuentre sobre el objeto y para pasar del modo de edición al
modo de ejecución es necesario hacer “clic” con el mouse cuando el puntero se encuentre
fuera del objeto. La Figura 6, ilustra los dos modos de un objeto y la manera de cambiar de
un modo a otro.

4 Llamaremos “clic” oprimir rápidamente, una vez, el botón izquierdo del mouse y “clac” hacer lo mismo sobre el botón derecho del mouse.

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Figura 6. Objeto en modo de edición y en modo de ejecución
Fuente: Elaboración propia (2017)

El cuidado en los datos de entrada determina en gran medida la eficiencia del modelo; de
modo que no se debe ahorrar esfuerzo en cuidar de su calidad, restricciones, tipo y demás
características que garanticen que al ejecutar el proceso se minimizarán los errores. Una
herramienta del Ms-Excel de mucha utilidad en este sentido, es la de validación de datos, que
como muestra la Figura 7 se encuentra en la opción datos de la barra de menú:

Figura 7. Validación de datos a partir de la barra de menú

Fuente: Elaboración propia (2017)

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 3.2 Validación de datos

Es la herramienta de Ms-Excel que permite, además de la señalización de los datos no válidos,

la configuración, el mensaje de advertencia (mensaje de entrada) y el mensaje de error al
usuario cuando se ingresa un dato no válido, a una celda.

Figura 8. Configuración de la validación de datos

Fuente: Elaboración propia (2017)

La configuración permite establecer las restricciones de los datos por ingresar a la celda. Por
configuración básica, toda celda acepta cualquier valor; pero puede modificarse para que solo
acepte valores enteros, o valores decimales, o valores provenientes de una lista, entre otros. El
mensaje de entrada es un texto que el usuario puede ver cuando activa la celda y el mensaje
de error aparece cuando el dato ingresado a la celda no cumple la configuración establecida.

La Figura 9 muestra los elementos en la validación de la entrada a una celda. La celda de

entrada (verde) configurada, el mensaje de entrada dirigido al usuario y el mensaje de error
por violar la configuración.

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Figura 9. Elementos en la validación de la entrada a una celda
Fuente: Elaboración propia (2017)

Luego de desarrollar la interface de entrada de datos al modelo, se avanza al siguiente paso:

Paso 5: desarrollo del proceso y posteriormente al paso 6: desarrollo de la interface de salida.
De estos dos últimos pasos tratará la próxima lectura de esta Unidad 2.

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Referencias
Arias, R. (2005). Macros en Excel, con Visual Basic for Applicationes. Bogotá, Colombia:
Computer Learning Center.
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Modelos financieros

Unidad 2: Desarrollo de un modelo usando las
herramientas básicas de Excel

Escenario 3: La interface de entrada en el desarrollo de

un modelo financiero

Autor: Miguel Ángel Rojas

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

Diseñador Gráfico: Diego Alejandro Torres
Asistente: María Elizabeth Avilán forero
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.
Por ende, es de uso exclusivo de las Instituciones
adscritas a la Red Ilumno. Prohibida su reproducción
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