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Guía para la revisión de la planeación – Elementos
básicos de planeación estratégica

Para la elaboración de esta guía se ha tomado de cerca la propuesta de las Naciones Unidas para la
administración de su proceso de planeación estratégica con adaptaciones propias al contexto de nuestra
universidad. United Nations STRATEGIC PLANNING. Guide for Managers.
 SOBRE ESTA GUÍA - PLANEA
La Universidad se encuentra inmersa en la mitad de un ciclo de planeación que comenzó en 2012 y va
hasta el año 2021. Normalmente un ciclo cubre cinco o seis años a lo sumo. Esta apuesta por una
mirada de muy largo plazo debe ser “revisada” para que los directivos de la universidad, el alma de la
toma de decisiones más importantes en términos de planeación cuenten con una herramienta
actualizada y efectiva para su gestión y puedan:
RENOVAR
REAFIRMAR

ACTUALIZAR
ARTICULAR

REPOSICIONAR
Una Mirada El ejercicio de Aquellos Algunos temas Los
común. En el planeación elementos e ideas que son diagnósticos,
cumplimiento anual más allá emergentes en importantes en preocupaciones
de la mision y de lo operativo. el proceso el presente de e intereses para
la visión desde la última cara a los toda la
planeación. cambios del Universidad y
entorno. tenerlos
presentes.
 ¿De que PLANEACIÓN hablamos?
Idealmente, los planes estratégicos deben estar integrados con otros procesos clave: la elaboración y
ejecución del presupuesto, y la “operación” normal de la universidad, que está regulada a partir de un
proceso de planeación anual explícito o implícito que mueve la actividad universitaria. La planeación
estratégica es una acción adicional a lo que se hace normalmente, e implica una mirada de mediano y largo
plazo que reencauza la gestión.

Podría no haber planeación estratégica en ningún nivel u oficina y la universidad continuaría funcionando
mediante la acción planeada “mínima” que es de carácter anual y está regulada al menos por dos procesos
clave que toman en cuenta todas las unidades y dependencias de la U:

Informe de gestión anual

1 Presupuestación

2
¿Dos grandes desafíos al PLANEAR este año?
Mantener una coherencia
que permita coexistir de
buena manera los
DESAFÍAR objetivos y planes de un
cúmulo de unidades en un
Una planeación de marco común que apunta
corto plazo en una dirección
determinada.

ARTICULAR
hacer una planeación que
supere lo relacionado con el Trabajar juntos en la
corto plazo, con un año, con diversidad,
encontrando lo común
lo que se planea de manera y lo complementario.
inercial para que la
universidad pueda funcionar
en lo cotidiano (horarios de
clase, planes de trabajo de
los profesores etc.).
 No debería haber una planeación estratégica de alguna
instancia aislada en la universidad; la planeación universitaria
debería hacerse conforme la naturaleza intrínsecamente
interrelacionada de las unidades y dependencias que
caracterizan la estructura de la universidad.

Si bien en el nivel individual es posible pensar en la generación

de un plan estratégico (por ejemplo, los planes anuales que
surgen de los objetivos de desempeño que orientan la acción
de los directivos año a año) los planes que aquí se propone
que sean revisados o construidos deberían ser elaborados por
equipos de trabajo que reúnen a las personas que participan
de la unidad que está siendo planeado.
 ¿Qué es PLANEAR?

1. Entender los 2.Entender 3. Determinar las 4. Establecer un 5. Diseñar una 6. Tener en cuenta
desafíos, quiénes son los manera más tiempo adecuado buena estrategia quiénes somos
tendencias y actores claves de efectiva y eficiente para la planeación focalizada, que se (misión), cómo
problemáticas del la acción de la de lograr los teniendo en autoevalúe en operamos (valores),
futuro más universidad y sus objetivos que cuenta 1 y 2 forma permanente cómo nos veremos
importantes y que necesidades guían la acción y produzca (Visión), cómo
conciernen a la resultados haremos para lograr lo
universidad anterior (plan
estratégico)

P L A N E A
¿Qué tener en cuenta al PLANEAR?

UNO
Responderle a los actores clave para los la

01 Actores clave. universidad existe (misión).

DOS
Realizar las actividades sustantivas y de soporte

02
Procesos, que son propias de la universidad.
recursos y
personas.
Actividades
sustantivas.
03 TRES
Tener en cuenta los procesos, los recursos de
diversa índole y el talento humano que
conforman la universidad.
 PASO1: Insumos externos

PASO2: Insumos internos

Paso 1. Reunir los insumos sobre lo
que acontece en el entorno de la PASO 3: VisualizarFuturo
“organización”.
Paso 2. Reunir los insumos sobre lo PASO 4: Objetivos
que acontece en el interior de la
“organización”. PASO 5: Indicadores
Paso 3. Visualizar el futuro al que se
quiere llegar en el año 2021. PASO 6: Proyectos
Paso 4. Crear objetivos y usar un
Mapa Estratégico. PASO 7: Estrategia
Paso 5. Establecer indicadores
claves de desempeño.
Paso 6. Establecer proyectos o ¿QUÉ SE SUGIERE
iniciativas estratégicas.
Paso 7. Administrar la estrategia. PARA PLANEAR?
En esta guía, el término “organización” se refiere al ente
(Universidad, unidad académica, dependencia
administrativa, vicerrectoría, ciclo del modelo de gestión
por procesos etc.) que está haciendo el ejercicio de
planeación estratégica. Se debe considerar siempre la
alineación con el ente mayor en el que está contenida la
unidad o con otras unidades o dependencias pares de
manera que se cumpla el principio de articulación.
 PRIMER PASO
PLANEAR
Recoger insumos externos
1PASO: Recoger insumos externos

1. Identificar factores clave que tendrán impacto en

la Universidad o en la unidad que planea.
• Desafíos.
• Tendencias.
2. Al buscar información se sugiere acudir a:
• La experiencia de quienes planean.
• Al conocimiento de los aspectos que
podrían afectar o han afectado en el
pasado.
3. Al identificar los factores clave se sugiere que
sean pocos e importantes. Por ejemplo:
• Lo demográfico.
• Lo económico.
• Lo tecnológico.
• Lo legal.
4. Se sugiere establecer comparaciones con
organizaciones de referencia (benchmark) para
identificar ideas importantes que hacen parte del
momento actual de la actividad de las
universidades y en la educación superior en el
entorno.
1PASO: Recoger insumos externos

1. Al pensar en las personas que son destinatarias

de la actividad de la Universidad.
• Indagar sobre los stakeholders o grupos de
interés relacionados con la Universidad
 Estudiantes
 Organizaciones
 Comunidades
2. Para conocer a los grupos de interés se
sugieren:
• Entrevistas
• Grupos focales
• Encuestas
3. Cuando no sea posible conocerlos directamente
• Acceder a algunos estudios
• Apoyarse en valores y principios de la
Universidad para enfocar la acción.
• En ningún caso ignorar sus necesidades y
expectativas.
 SEGUNDO PASO
PLANEAR
Recoger insumos internos
 2 PASO: Recoger insumos internos
Realizar autoevaluación para conocer la situación actual. No como inventario exhaustivo, Se
sugieren algunas preguntas. No es necesario responderlas todas. La primera es la más
importante.

¿Cuáles son las capacidades ¿Cómo está constituido el

existentes para satisfacer las talento humano en términos
necesidades y expectativas de roles, habilidades y
de los actores, participantes o conocimiento?
stakeholders de la
organización?

¿Cuáles son las

competencias más ¿Cuáles son los principales
importantes que tiene la medios (laboratorios,
organización? ¿Qué es lo
que se está haciendo oficinas, equipos,
mejor? tecnología) de que se
dispone?

¿Cuáles son los principales ¿Cómo es el presupuesto

procesos o actividades que de la organización?
se realizan?
 2 PASO: Recoger insumos internos

Además de otras evaluaciones o autoevaluaciones que la organización ya haya hecho, para realizar una
autoevaluación de actualización rápida, puede ser útil usar una matriz DOFA.

FORTALEZAS
DEBILIDADES
¿Qué tenemos, ¿ Qué queremos
hacemos bien y
queremos F D mejorar porque no lo
tenemos o no lo
proteger? hacemos bien?.
(INTERNO) (INTERNO)

OPORTUNIDADES
AMENAZAS
¿En qué queremos O A ¿De qué queremos
defendernos para evitar
sacar ventaja para el debilitamiento de la
fortalecer aún más a la organización?
organización? (EXTERNO)
(EXTERNO)

Esta matriz se puede construir a partir de sesiones de grupo con algún trabajo previo o mediante encuestas a
actores, participantes o stakeholders de la organización. Nótese la diferencia con la etapa de los insumos
externos en los que los actores informaban sobre necesidades y expectativas de ellos mismos. Aquí es sobre
aspectos de la organización. El resultado de la matriz DOFA debidamente sintetizado y priorizado debe ser las
cuestiones estratégicas más importantes de la organización.
TERCER PASO
PLANEAR
Visualizar el futuro
 3 PASO: Visualizar el futuro al 2021

Las unidades deben trabajar

la visión de la universidad
como su propia visión. Plantearse una visión
En principio, no se modificará puede ser importante
la visión de la universidad para las unidades
pero,
• Pueden surgir visiones porque se constituye en
nuevas de las unidades el norte principal que se
que se espera que estén quiere alcanzar.
alineadas a la general.

Para planear el futuro se La Visión de la universidad formulada en

deben tener en cuenta las 6 2011 se logra con el cumplimiento de las
MEGAS de la Universidad MEGAS en el 2021
• Son MEGAS: La excelencia humana
• La mega más y académica, la innovación y el
importante es la emprendimiento, la
Excelencia Humana y internacionalización y la
Académica. responsabilidad social. También
• Cualquier otra visión, • la investigación y la sostenibilidad,
que se pueda pensar que se consideran incluidas en la
Visión. La Investigación se separó de
debe alinearse a esta. la excelencia humana y académica
para darle relieve y la de
sostenibilidad se formulò en 2014.
 3 PASO: Visualizar el futuro al 2021
Para construir la Visión de la
Establecer un horizonte de tiempo, organización se propone:
que en nuestro caso será reafirmar
el año 2021 como punto de llegada y
este año 2017 como año de la
Terminar
revisión o punto de partida. Se tiene TIEMPO CÓMO
entonces un periodo de ejecución de especificando de
la estrategia que iría de 2018 a 2021. manera sintética y
única el cómo lo hará.

Establecer una gran

meta o un conjunto META
reducido de estas.

Establecer una visión suele no ser fácil, pues en ella se trata de hacer coincidir a toda la
organización y se hace una apuesta fuerte de futuro. Algunas veces la formulación de la visión
se hace al final de la planeación estratégica.
Aquí se propone trabajar sobre alguna variante de alguna o algunas de las MEGAS existentes
como una forma de alinear la organización determinada con la Visión de la Universidad.
 CUARTO PASO
PLANEAR
Crear objetivos y hacer el mapa
estratégico

Los actores más
importantes a los que la
Universidad presta sus
servicios (estudiantes,
profesores empresas,
comunidades, Organismos
gubernamentales)
Las personas que realizan las
actividades y servicios
(profesores, personal
administrativo).
4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos
Para formularlos se recomienda
Considerar las siguientes categorías:
Las actividades y servicios
que se desarrollan (docencia, Los procesos internos de
investigación, extensión). apoyo. (Contratación de
profesores, evaluación, plan
de trabajo, actividad de los
grupos de investigación).
Las MEGAS se alcanzan a
través de “objetivos
intermedios” que
representan aspectos sobre Los recursos financieros
los cuales es posible necesarios.
establecer iniciativas o
proyectos concretos.
 4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos

Las preguntas a realizar para lograr establecer los objetivos

intermedios son: Actividades Universitarias
¿Sobre qué aspectos de nuestras
Actores Relevantes actividades o del servicio que
prestamos se priorizará para dar el
¿Cómo deberíamos desempeñarnos a
mayor valor posible a los actores
los ojos de los estudiantes y padres de
relevantes?
familia que los apoyan, o de las
empresas y organizaciones que nos Revisar portafolio de servicios y actividades más
contratan? importantes y priorizar los aspectos que serán
Identificar y segmentar. Los principales trabajados.
grupos de actores. Formular sus necesidades
y expectativas Personas y conocimiento
Procesos Internos ¿En qué forma podemos desarrollar
el talento humano para apoyar mejor
¿Para apoyar las actividades, en qué la realización de los procesos
podemos mejorar nuestros internos o la realización de las
procesos internos? actividades?
1. Identificar procesos
2. Escoger los que van a ser mejorados
3. Formular un objetivo que mejore sus
resultados.
Recursos Financieros
¿Cómo podemos mejorar nuestro
presupuesto disponible y la
asignación del mismo para soportar
de mejor manera los objetivos
propuestos en los puntos 1 a 4?
 4 PASO: Crear objetivos y mapas estratègicos
MAPA DE PROCESOS
Un valor agregado adicional al paso 4 sería construir finalmente un “mapa de la
estrategia” (Strategy Map) que permite encadenar y relacionar los diferentes tipos de
objetivos en una perspectiva gráfica y sintética que además tiene en cuenta los pasos
anteriores. El único requerimiento adicional para que tenga sentido el mapa es
establecer relaciones de causa efecto entre los objetivos de manera que cada objetivo
tenga sentido en el conjunto articulado.

Objetivo
Resultados de la Actores Relevantes Objetivo Objetivo
Acción de la
Organización Actividades Universitarias Objetivo Objetivo Objetivo
Objetivo Objetivo

Procesos Internos Objetivo Objetivo Objetivo

Objetivo Objetivo Objetivo
Facilitadores

Talento Humano Objetivo Objetivo Objetivo

Recursos Financieros Objetivo Objetivo

 QUINTO PASO
PLANEAR
Establecer indicadores clave de
desempeño
 5 PASO: Indicadores de desempeño de los objectivos intermedios

Indicadores de desempeño
Para cada objetivo intermedio propuesto, puede
agregarse un indicador nuevo sobre el logro del
objetivo intermedio, o vincularlo a uno de los
indicadores clave de la planeación ya existentes.
Objetivos sin indicadores de desempeño no podrán ser
evaluados en el ciclo de la planeación.
 SEXTO PASO
PLANEAR
Establecer planes o proyectos
estratégicos
 5 PASO: Establecer planes o proyectos estratégicos

Son las actividades que contribuyen a alcanzar los objetivos

intermedios y por vía de estos las MEGAS y la Visión de la Universidad.
Las iniciativas deben estar dirigidas a producir un impacto que pueda
ser observado en los objetivos con los que están alineadas El indicador
identifica el éxito de la iniciativa y orienta el objetivo.

IMPACTO EFECTIVIDAD CAPACIDADES COSTO

¿La iniciativa tendrá un ¿La iniciativa ¿Existen las capacidades ¿Es razonable y
impacto realmente elegida es la opción humanas, de justificado el costo
significativo en el logro conocimiento, de de implementar
más efectiva y experiencias y de
de un objetivo? esta iniciativa?
eficiente? recursos para llevar a
cabo la iniciativa?
 5 PASO: Establecer planes o proyectos estratégicos

El equipo directivo revisa las iniciativas propuestas durante una reunión o taller. Cada
una puede ser discutido individual y en conjunto para entender su conveniencia y se
pueden plantear algunos criterios para priorizar y tomar la decisión sobre las
iniciativas que se dejarán. Un ejemplo de cómo hacerlo puede ser el siguiente:

Puntuación de criterios
Iniciativas Grado de Impacto en Tiempo Riesgo Capacidad Costo Puntaje
alineación con los la medición requerido Del equipo
objetivos
Iniciativa 1
Iniciativa 2
Iniciativa 3
 SEPTIMO PASO
PLANEAR
Administrar la estrategia
 7 PASO: Administrar la estrategia

El éxito de la revisión de la planeación y su posterior ejecución dependerá

de que el equipo planeador y sus líderes se aseguren de que se
implemente. Para hacerlo se sugieren reuniones de revisión de la
estrategia que pueden ayudar a impulsar las acciones, a revisar y orientar
las responsabilidades y el logro de los objetivos.

Estas reuniones de revisión de la planeación implican:

 Agenda
Seleccionar y acordar con el
equipo una agenda periódica de
reuniones (trimestral o
mensual para seguimiento.
Priorización:
De objetivos que no tienen mucho
avance, o con bajo rendimiento; que
alcanzaron hitos significativos
recientemente, desplazados por plazos
internos o relacionados con otras
unidades.
Cronograma
Identificar una fecha en el medio y
al final del año para que se revise la
planeación en un nivel superior y
replantear cómo continuar el año
siguiente.
Informes
Cada encargado de un objetivo
redacta un informe parcial de
su avance.
Objetivos
Definir bien el objetivo o los
objetivos a trabajar en la sesión
y establecer la duración de la
reunión.
Mantenimiento
Informar sobre objetivo,
actualizar datos, evaluar estado
de las iniciativas.Hacer
recomendaciones sobre el plan,
los objetivos o metas.