TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO

Un documento es considerado como el testimonio material que muestra un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones las instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte.

DOCUMENTO DEFINICION PARTES CARACTERISTICAS/

OBJETIVOS
CARTA Escrito que una persona Código  Informar,
dirige a otra para darle Lugar y fecha persuadir, solicitar
noticias; generalmente se información
envía por correo escrita Destinatario: nombre,  -Su redacción
por emisor hacia un institución, a quien se clara, precisa,
receptor dirige concreta y concisa
 Asunto  Redacción en
 Saludo primera persona d
 Cuerpo o texto el plural
 Despedida  Formatos de la
 - Remitente, organización
cargo y entidad  - Lenguaje
sencillo
MEMORANDO Comunicaciones escritas  Encabezado  Formatos de
para transmitir  centrado laorganización
información, oriencion,  Numeración  Redacción breve,
pautas entre  Relación de los directa e
dependencias hechos impersonal
 Un tema por
memorando
 Informar sobre un
hecho
 - Convocar
reuniones, felicitar,
llamar la atención.
CIRCULAR Comunicaciones escritas  Encabezado  Informar sobre
de interés común puede  Código información general
ser interna o externa  Lugar y Fecha  Informar sobre
 Destinatario cambios internos,
 Asunto cambios de normas y
 Saludo disposiciones,
 Texto  Políticas, reglas
 Despedida
 Remitente y firma
 -
ACTAS -Información de lo tratado  Titulo  Informa sobre
en una reunión, su valor  Numeración hechos exactos
es administrativo, legal,  Motivo de la  Detallar
jurídico e histórico reunión compromisos
 definir si es
 ordinaria o
extraordinaria
 -Lugar y fecha y
horas
 Asistentes
 Ausentes
 orden del día
 Desarrollo
 Compromisos
 Nombres y cargos
 Firmas

INFORMES texto o  Titulo o Tratar en lo

una declaración que  Objetivos posible un solo tema
describe las cualidades  Preguntas y o -Redacción
de un hecho y de los respuesta del clara y precisa
eventos que lo rodean requerimiento o Lenguaje
 Textos y respetuoso e
Cuadros impersonal
o Uso de formatos
formalizados
o Disponer de un
orden
 - Tener
clara la situación y
así describirla
CERTIFICADOS Documento  Logotipo  - Calificaciones,
de carácter probatorio,  Cuerpo que Registros de
Público o privado. que indica o ratifica Nacimientos, Becas,
asegura una condición Donaciones, Paz y
la veracidad y la legalidad  Nombre de Salvos, Resultados
de un hecho un acto peticionario o médicos.
solemne beneficiario de
esta condición.
 Lugar, fecha
 Firma de quien
lo expide
CONSTANCIAS Documento  Información de Tiempos de servicio,
de carácter probatorio en carácter experiencia, jornada
el que se describen personal laboral
hechos o circunstancias
que no requieren
solemnidad.

Para realizar la valoración documental

Valoración Documental y Disposición final de los documentos.

Esta hace referencia al proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos esto con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
Se considera la valoración documental como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación parcial o total.

Valor primario de los documentos: Administrativo, Lega, Fiscal, Contable, Técnico

Valor secundario de los documentos: Valor histórico, Valor cultural, Valor científico,

Valor técnico

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Aquí es importante establecer si la disposición final es de conservación total, se debe sustentar y justificar por
qué la información contenida en la documentación posee valores históricos, científicos y culturales.

• Si la disposición final es de selección, se deben argumentar y diligenciar los valores históricos, científicos y
culturales desde los cuales se justifica tomar tan solo una parte o fragmento de la información, para su
conservación y preservación.

• Si la disposición final es de eliminación, se deben justificar y exponerlas razones por las cuales es viable
eliminar la documentación: sea porque la información se encuentre compilada, resumida o procesada en otras
series documentales; sea porque la información resulta insustancial frente a la misión que cumple la entidad,
entre otras argumentaciones. Documentos como las nóminas y las historias laborales se deben tener a
disposición hasta 90 años, pasando por varias clasificaciones Informes y actas de juntas directivas deben
permanecer en el archivo histórico ya que en ellas están plasmadas decisiones importantes de la empresa y
estas tienes disposiciones fiscales, legales, jurídicas, entre otras. Los libros contables y los contratos son los
dos tipos de documentos los cuales cuentan con un menor tiempo de archivo según la ley orgánica y el código
del comercio, que es quienes dictan esas disposiciones.