AZUL K S.A.S. FECHA DE EMISIÓN: 20.07.

06
DIRECCIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN VERSIÓN: 09
CÓDIGO: DCG-013 PAGINA: 1/4

Establecer la metodología para determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al interior de la Compañía, que incluya
I. OBJETIVO: COMO, CUANDO, QUIEN y A QUIEN comunicar.

II. ALCANCE: Todos los Procesos y Sub-procesos identificados en el Mapa de Procesos.

La comunicación interna soporte del SIG, tipo memorando y/o actas, tanto físicos como electrónicos no aplican la estructura definida e
POS SIG-AC-001 (encabezado y pie de página), pero por ser documentos formales deben contener: la fecha, para quien va dirigido
III. GENERALIDADES:
(destinatario), asunto o tema (relacionar el código del documento a la cual da respuesta, si aplica), quien lo dirige con firma/ dirección
electrónica (remitente) y a quién se copia, si aplica.

1-. INTERNAS
QUE COMO CUANDO QUIEN A QUIEN

Gerente General Jefes de Proceso

1. Planificación del Sistema Integrado de
Gestión.
Política integral / Objetivos del SIG / Divulgación a través del SW y En la Inducción,
Organigrama / Mapa de procesos / Matriz de documentos soportes, a través de entrenamientos,
responsabilidades / Revisión del SIG / Plan de correo electrónico, página Web, cambios o actualización Jefe de PTH A todo el personal de la Empresa
Comunicación / Cambios que pueden afectar el Registros respectivos, Charlas. de la información.
SIG / Getión del Conocimiento.

2. Planificación estratégica Partes interesadas (Accionistas,

Misión / Visión / Valores y Principios de AK / Gerente General
Divulgación a través del SW y En la Inducción, Empleados, Proveedores, Clientes
Código del Buen Gobierno / Análisis del
documentos soportes, a través de entrenamientos,
contexto (interno y externo) / necesidades y
correo electrónico,
Documentos, página
Correo electrónico, web, cambios o actualización
expectativas de las Partes Interesadas /
Charlas, Registros
memorando, carta, respectivos
circular u otro de la información.
Riesgos y Oportunidades / Objetivos Jefe de PTH A todo el personal de la Empresa
estratégicos. medio escrito.

Una vez se tenga

3. Requisitos Legales aplicables que afecten el Gerente General/ Jefe de Jefes de Proceso
conocimiento del
SIG. SIG-AC/ Jefes de Procesos interesados
requisito legal aplicable
4. Planeación
Jefes de PV / PME /
Planeación mensual de producción, Programas
Reuniones de planta y Correos Mensual y cuando se PP / PCC / PMA / PLA,
de mantenimientos, Requerimiento de materias Gerente de Planta
electrónicos (documentos soportes) requiera Coord. de Producción,
primas, ofertas nuevas, tareas de proyectos
según el tema.
nuevos, Agotados

En la Inducción,
Divulgación a través SW y
5. Funciones y Responsabilidades entrenamientos,
documentos soportes, correo Jefe de PTH Jefes de Proceso
Manuales de Funciones cambios o actualización
electrónico o registros respectivos
de la información.

6. Información sobre diseño y desarrollo de Reuniones, Correo electrónico, Una vez se tenga la
Jefes de Procesos
productos nuevos y cambios en los Seguimientos a las actividades iniciativa del desarrollo o Jefe de PDDP
involucrados
existentes planeadas cambio

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CÓDIGO: DCG-013 PAGINA: 2/4

QUE COMO CUANDO QUIEN A QUIEN

Divulgación a través de Documentos

7. Cumplimiento y Mantenimiento del soportes, correo electrónico y Jefes de procesos con el cual interac
Sistema Integrado de Gestión. Registros respectivos
Manual Sistema Integrado de Gestión /Acciones
Correctivas/ Preventivas
Divulgación de POS / Documentos de SIG Divulgación al interior del proceso a
Trimestral y anual
actualizados y aprobados, través de correo electrónico/charlas o
NO conformidades de los procesos y productos entrenamientos continuados, y Jefes de Proceso
no conformes, registros respectivos
Cambios que afectan el SIG, A todo el personal del proceso y segú
Cambios de proveedor, programas de auditoria alcance del documento
Informes y Reuniones
a proveedores, desarrollo de proveedores
nuevos
Identificación de riesgos y oportunidades Periódicamente y
Divulgación de las matrices respectivas
cuando se requiera

8. Análisis de Eficacia del Sistema Gerente General/ Jefe

Ficha Técnica de Indicadores Jefes de Proceso
  Indicadores de Gestión de SIG-AC
Informe trimestral
8. Análisis de Eficacia del Sistema
  Indicadores de Gestión
Informe trimestral
Informes del resultado a través de Gerente General/ Jefes
Jefe de SIG-AC
correo electrónico / SW de Proceso

9. Información sobre desempeño del Sistema Jefes de Proceso Gerente General

de Gestión de Calidad
Reuniones e Informes a través de Gerente General Jefes de Proceso
Revisión por la Dirección
correo electrónico / SW / Anual
Acciones y decisiones tomadas por la Dirección
Información sobre resultados de la Cuando se requiera
/ Riesgos y Oporunidades / Gerente General/ Jefes
gestión del proceso Jefe de SIG-AC/ Líder
Auditorias Externas y Auditorias internas de Proceso auditado/
Auditor
(Programas, resultados) COPASST

COPASST / Jefes de
Divulgación a través de reuniones, Jefe de SIG-SSTA
10. Investigaciones de Accidentes e Al momento de ocurrir y Proceso
registros relacionados
incidentes y enfermedades laborales cuando se requiera.
Inspecciones, Indicadores Empleado Jefe de SIG-SSTA

Evaluación Medicina ocupacional Mensual a través del

11. Temas de Salud y Seguridad en el
Campañas epidemiológicas COPASST y Según Jefe de SIG-SSTA Jefes de Proceso
Trabajo
Charlas, entrenamientos programa
Según Cronograma y Jefe de SIG-SSTA Jefes de Proceso
12. Temas ambientales Evaluación, medición y seguimiento
cuando se requiera Empleado Jefe de SIG-SSTA

Jefes de proceso
13. Retroalimentación del personal Buzón / documentos Cuando se requiera Empleado
COPASST

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2- EXTERNAS
QUE COMO CUANDO QUIEN A QUIEN

SW, página web, Línea telefónica, Cliente, Consumidor, Persona asignada para recibir la PQR
Atención al Cliente Comunidad Jefes de Proceso a quién se le asigna
Cuando se requiera y
dentro los 15 días Jefes de proceso
1. Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias Reporte de Seguimiento del problema
hábiles siguientes a la Jefes de Proceso a quién se reponsables de dar la
(Entrega de informes) recepción le asigna la QR respuesta.

Respuesta al reclamante, documento Jefes de proceso PME /

Cliente, Consumidor
soporte PVT
 SW, página web, Línea telefónica, Partes Interesadas
2. Felicitaciones Cuando se requiera Jefe de procesos
Atención al Cliente , correo electrónico (involucrada)

Contratos, Acuerdos, Pedidos, Orden Cliente, Consumidor,

Una vez se cuente con
3. Requisitos del Cliente de Compra y otros (Correos Contratistas, Terceros, Jefe de procesos
la información
electrónicos, documentos soportes) Proveedores

Plan de Calidad, especificaciones, Estado y/o Autoridades

Contratos, NTC, ordenes de compra Una vez se cuente con competentes, Proveedores, Jefes de Proceso
4. Requisitos de los productos y/o servicios
(correos electrónicos, documentos la información Maquiladores Involucrados
soportes). Clientes/ Terceros

Documentos (Correo electrónico,

5. Requisitos Legales aplicables al Cliente, Una vez se cuente con Estado y/o Autoridades Jefes de proceso
memorando, carta, circular u otro
Proveedor, Usuario y Organización la información competentes involucrados
medio escrito).

Catálogos y manuales (equipos, Proveedores, Entidades del

Una vez se cuente con Jefes de Procesos
6. Información de los Productos y equipos productos), Fichas Técnicas, Artes, Estado y/o Autoridades
la información involucrados
pagina Web. competentes

7. Necesidades de compra, incluido los Orden de Compra, Contratos, Plan de Cliente, Contratistas,
Según la necesidad Procesos interesados
procesos contratados externamente Calidad (Documentos soportes) Terceros, Proveedores

Periodicamente / según
Resultados de encuestas Cliente, Maquilador, Tercero, Jefe de PVT, Jefe de
8. Satisfacción del Cliente el cronograma
(Indicadores) Consumidor PME, Jefe de PV
establecido

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CÓDIGO: DCG-013 PAGINA: 4/4

QUE COMO CUANDO QUIEN A QUIEN

 Entidad Gubernamental,
9. Informes de Entidades Gubernamentales/ Actas, Autos, Correo electrónico, Jefes de
Una vez se cuente con Estado y/o Autoridades
Auditorias externas memorando, carta, circular u otro Proceso involucrados
la información competentes, Terceros,
Requerimientos medio escrito.
Auditores

10. Solicitud de Información (Organizaciones

Una vez se cuente con Partes Interesadas
externas: Estado/ Maquiladores / Terceros / Jefes de proceso
la solicitud (involucrada)
Proveedores).
Correo electrónico, memorando,
carta, circular u otro medio escrito.
10.1. Entrega de Información (Organizaciones Jefes de proceso con
Una vez se tenga la
externas: Estado/ Maquiladores / Terceros / aprobación de las Gerencias Parte Interesada que lo solicta
informacion
Proveedores). respectivas

MEDIOS DE COMUNICACIÓN
REUNIONES- CHARLAS LA PAGINA WEB www.azulk.com / SERVICIO AL CLIENTE
MANUAL DE CALIDAD FACEBOOK
DOCUMENTOS (PROCEDIMIENTOS – INSTRUCTIVOS- REGISTROS) SOFTWARE
MEMORANDOS/ ACTAS/ CORREO ELECTRÓNICO CARTELERAS
MATERIAL PUBLICITARIO TELEFONOS
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de la Compañía, que incluyan QUE,

lican la estructura definida en el

cha, para quien va dirigido
lo dirige con firma/ dirección

A QUIEN

Jefes de Proceso

o el personal de la Empresa

es interesadas (Accionistas,
ados, Proveedores, Clientes)

o el personal de la Empresa

A todo el personal
del proceso, si
aplica.
 A todo el personal
de los procesos que
apliquen

A todo el personal
del proceso, según
el alcance

Al personal del
proceso, según el
alcance

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A QUIEN

procesos con el cual interactúa.

personal del proceso y según el

alcance del documento

A todo el personal
del proceso, si
aplica.
 A todo el personal
del proceso, si
aplica.

Gerente General

A todo el personal
del proceso, si
aplica.

A todo el personal
del proceso, si
aplica.

A todo el personal
del proceso, si
aplica.

Jefes de Proceso
interesados

E EMISIÓN: 20.07.06
09
3/4

A QUIEN

asignada para recibir la PQRSF /

roceso a quién se le asigna la QR

A todo el personal
del proceso
involucrado, si
aplica
 Todo el personal
que aplique, según
el caso.

Jefes de Proceso
Involucrados

A todo el personal
del proceso
involucrado

A todo el personal
del proceso
involucrado

A todo el personal
del proceso
involucrado

A todo el personal
del proceso
involucrado

A todo el personal
del proceso
involucrado.

E EMISIÓN: 20.07.06
09
4/4

A QUIEN
 Personal del
proceso, según el
caso.

Jefes de proceso
involucrados

e Interesada que lo solicta

 AZUL K S.A.S.
DIRECCIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO: DCG-013

HOJA MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

DATOS DEL DOCUMENTO QUE SE MODIFICA:

MOTIVO DEL CAMBIO MODIFICACIÓN A REALIZAR

Aspecto por mejorar de la Auditoria Interna Adicionar el manejo de:

Necesidad Gerencial
Aspecto por mejorar con base en que SIG-MA y
SIG-SSO harán parte del ciclo de auditorias
internas bajo los lineamientos ISO.
Las NO conformidades de los procesos
Adicionar la responsabilidad de:
Las Informaciones solicitadas por Organizaciones externas
-Se cambio Sistema de Gestión de calidad por Sistema Integrado de
Gestión
- Dentro de la información de los productos se incluyo en responsabilidad
a SIG-SSO y SIG-MA

Aspecto por mejorar, resultado de la Auditoria Cambiar en el numeral 8. referente a requisitos legales la forma "verbal"
interna realizada a DCG a "correo electrónico, memorando, carta, circular u otra forma escrita ".

Eliminar del encabezado la Fecha de la próxima revisión, con base en lo

establecido en el SIG-AC 001 V.16

Eliminar Jefe de SIG-SSO y de SIG-MA y cambiar por Jefe de SIG-

SSMA.

Incluir las comunicaciones a nivel de Manufactura y dar alcance a todo el

personal donde aplique.

Revisión y actualización, resultado de la auditoria Incluir las comunicaciones relacionadas con la formulación,
interna realizada al proceso. especificaciones y cambios en la formulación.

Incluir en la comunicación externa, las comunicaciones relacionadas con

los requisitos del Cliente, el producto y los procesos de maquila, además
las felicitaciones que recibe la Compañía

Incluir que "Los documentos soportes de la evidencia de la comunicación

se deben controlar en el listado Maestro control de registros".

Cambia el proceso PPDR por PPL,

Revisión y actualización con base en el Mapa de Incluir al Jefe del proceso de logística PL
Proceso DCG 008 y Organigrama DCG 001.
Cambiar Director de Manufactura por Gerente de Planta

Revisión y actualización, con base en los nuevos Cambiar SharePoint por: Soporte documentado y se incluye SOFTWARE
requerimientos
Incluir en la comunicación Externa "Requisitos Legales aplicables al Clien
Cambia el OBJETIVO, DE: Establecer la metodología para la
comunicación al interior de la Compañía, el responsable, a quien
comunicar y cuales son los medios disponibles
POR: Establecer la metodología para determinar las comunicaciones
internas y externas pertinentes al interior de la Compañía, que incluyan
Revisión y actualización, con base en la NTC ISO QUE, COMO, CUANDO, QUIEN y A QUIEN comunicar.
9001:2015/ SG-SST y SG-GA

Incluir los temas de SSTA, RSE y Código del Buen Gobierno.

Incluir las partes interesadas (involucrada, según el tema).
 AZUL K S.A.S.
DIRECCIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO: DCG-013

HOJA MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

DATOS DEL DOCUMENTO QUE SE MODIFICA:

MOTIVO DEL CAMBIO MODIFICACIÓN A REALIZAR

Se modifica la razon social en el encabezado del documento de AZUL K

S.A. por AZUL K S.A.S.
Actualizacion con base en la Norma ISO 14001 En cumunicaciones Externas, Se inclyuo Estado y/o Autoridades
competentes, Estado y/o Autoridades competentes en los numerales 4, 5,
6y9
 FECHA DE EMISIÓN: 20.07.06

IÓN VERSIÓN: 09
PAGINA: 1/2

UMENTOS

SE MODIFICA:
No.VERSION APROBADO POR FECHA

1 mauvan /GERROM 07.10.29

2 mauvan /GERROM 08.07.27

3 mauvan /GERROM 08.09.24

4 mauvan /GERROM 09.10.26

5 mauvan /GERROM 11.11.25

6 mauvan /GERROM 15.03.30

7 mauvan /GERROM 17.03.16

 FECHA DE EMISIÓN: 20.07.06

IÓN VERSIÓN: 09
PAGINA: 2/2

UMENTOS

SE MODIFICA:
No.VERSION APROBADO POR FECHA

8 mauvan / GERROM 20.07.06