Uniminuto

Seguridad y Salud en el Trabajo

Resumen Ciclo contable

Por

Jhoan Smith Murillo Chaverra 745723

Sebastián Emilio Pérez Oviedo 753309

Biviana Patricia Muñoz Navas 747595

Profesor

Luis Fernando Jiménez Londoño

Contabilidad general

NRC

4461

Aparatado Antioquia
 CAPÍTULO 12: SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Que son los soportes contables

Son los recursos escritos por lo que se pueden vindicar alguna transacción u
operación comercial que se re realiza por alguna empresa.

Qué importancia tiene los soportes contables

Los soportes no solo son importantes por la vindicación de la transacción, sino que
forman un elemento indispensable y necesario en el control y registro de la
contabilidad.

Clases de soportes

Es casi imposible dar una clasificación completa ya que pueden ser índole interno
o externo, de acuerdo a los comprobantes que acceden a dejar información escrita
de las transacciones que realiza la empresa.

Comprobantes internos

Son los soportes, documentos o datos que se realizan internamente por la

empresa para el registro e inspección de sus operaciones con terceros.

Ejemplos: recibos de caja menor, recibos de caja, facturas de venta, informes de

recepción o entrada de almacén, notas crédito, y entre otras,

Recibo de caja o comprobante de ingreso

Se utiliza para ingresar a la caja el efectivo, cheques, comprobantes de venta o

tarjetas de débito, todo el dinero se recauda por cualquier concepto

Debe elaborase en documento original y copia para mejor control.

Ejemplo: Inversiones Gama Ltda. Recibe la cancelación de la factura No. 0375 el

16 de junio del año 01, a nombre de área Ltda, por valor de $ 4, 580,000, de los
cuales recibe $ 4, 000,000 con el cheque No. 610023 del Banco Latino y el saldo
en efectivo.
Recibo de caja menor

Periódicamente en las empresas se generan gastos por fotocopias, transporte y

envíos, etc. Que tienen un menor valor y en los cuales no se necesita elaborar
cheques, para esto se genera los fondos de caja menor o caja chica y llevan su
respectivo reglamento, respecto a las cuentas máximas, reembolsos y Conceptos.

Comprobante de bancos o de egreso

Se utilizan como muestras de desembolsos en beneficio a los terceros. Como

protocolo de seguridad y control, los desembolsos se pagan con cheques. Solo
los pagos de menor valor utilizan la caja menor.

A estos certificados se le agrega lo siguiente: Facturas, cuentas de cobro, copias

de contratos, pagares, etc.

Cancelados con un sello de pagado.

Factura cambiaria de compraventa

Se utiliza para acreditar la transferencia de dominio de los bienes objeto de la

compra o venta. En el documento se detalla los bienes o servicios con precio
unitario, cantidad y valor total. En Colombia una factura debe tener los siguientes
requisitos: numeración consecutiva, razón social e identificación del contribuyente,
dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece,
resolución de autorización expedido por la DIA; nombre, número de NIT y número
telefónico del impresor.

El número de copias depende de los controles internos

 Original para el cliente.

 Primera copia para el consecutivo.
 Segunda copia para registro en contabilidad.

Por lo general se elabora así.

Salida de almacén o remisión

Para efectos de control de inventarios, en las operaciones de venta de mercancías

se generan documentos que no se registran contablemente pero que sirven de
soporte para esas facturas. Los documentos son las remisiones o salidas de
almacén

Se elaboran así:

 En original y copia.
 El original para el cliente.
 La copia para control de consecutivo y registró en el kardex.

Nota crédito

Se utiliza para ejecutar abonos en las cuentas de los clientes por valores y
conceptos como: Devolución de mercancía, errores u omisiones en liquidaciones.

Normalmente se elabora así:

 En original y una copia.

  El original para el cliente.
 La copia para el consecutivo y registró en libros.

Nota de contabilidad

Este tipo de documentos solo se hacen en original y se utilizan para registrar de

manera contable todas las operaciones que no tiene soportes externos, pero que
es necesario registrarlas para alterar los resultados del ejercicio.

Ejemplo: Las amortizaciones de diferidos, depreciaciones, etc.

Nomina

Se designa la relación de pago donde una empresa recoge los registros

financieros de sus empleados. Se pueden elaborar y liquidar según los periodos
de pago establecidos internamente; por ejemplo: mensual, quincenal catorcenal
por décadas o semanal.
Comprobante de diario o de resumen

El comprobante de Diario es un documento de tipo contable en donde se

registran en forma resumida las operaciones comerciales realizadas por las
empresas. Para hacer los registros de las operaciones en el comprobante de
Diario, es necesario que existan los Documento Comerciales que apoyan estas
contabilizaciones.
Comprobantes externos

Son todos los documentos que sirven de soporte a las transacciones, pero son
elaborados por terceros, como las consignaciones bancarias, notas bancarias
débito y crédito, pegares, letras de cambio, remisiones, facturas por compras,
entre otros.

Consignaciones bancarias

Estos formatos los suministran las entidades bancarias a sus clientes.

Hay una gran variedad de formatos de consignación, cada banco con sus
respectivas políticas de control.
Ejemplos: Consignación en cuenta corriente (en efectivo, en cheques locales y de
otras plazas), de consignación en cuenta de ahorros y consignación de
comprobantes de venta con tarjeta de crédito.

Soporte de las compras efectuadas

Se reciben facturas expedidas por los proveedores. Este certificado se utiliza para
acreditar la transferencia de dominio de los bienes objeto de la compra. Este
documento sujeta enlaces detallados de los bienes o servicios con su precio
unitario, cantidad y valor total.

Por política, en cada país se estipulan requisitos mínimos que se deben cumplir
las facturas para que sean aceptados como deducción.

Entrada de almacén o informe de recepción de mercancías

Cuando se realiza una compra y se efectua, es necesario hacer un soporte de

cada compra con una entrada de almacén o informe de recepción, esto por
efectos de control internos, el documento es elaborado por la empresa y permitirá,
en caso de utilizar el sistema de inventario permanente. El control por artículo, o
simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancías. Sin importar el
sistema de inventario que se utilice.

Normalmente se elabora así:

 En original y una copia.

 El original para contabilidad, anexo al original de la factura del proveedor.
 La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.

Notas bancarias débito y crédito

Son documentos provenientes de entidades bancarias, que soportan y registran

todas las transacciones diferentes de consignaciones.

Ejemplo: El cargo por intereses sobre obligaciones, suministro de chequeras con

cargo a cuenta corriente, comisiones por remeras, abonos por préstamos
efectuados, corrección de errores u omisiones, etc.
Cheque

El cheque es un título valor que consiste en la orden de pago que se libra contra
un banco a favor de una persona o empresa, y para ello cuentahabiente libra la
orden de pago mediante un cheque para que el banco pague el valor
correspondiente a quien presente el cheque al banco, o al beneficiario que figure
en el cheque.

Clases de cheques
Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas paralelas y
en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede cobrar en efectivo y
solo se puede depositar en una cuenta.

Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no tiene

especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo tenga en
su poder.

Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al cual fue
hecho el cheque. Se puede endosar.

Cheque certificado: el banco certifica que el cheque tiene fondos, reservando los
mismos hasta que sea cobrado.

Cheque de caja: es un cheque expedido por una institución de crédito para ser
pagado en sus propias sucursales.

Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institución bancaria para
ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del país o en el exterior.

Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la leyenda "para
acreditar en cuenta", el mismo no podrá ser cobrado en efectivo y tendrá que ser
depositado en la cuenta.

Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo

para quien fue extendido.

Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una fecha
futura.

Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega de

dinero en efectivo.

El endoso

Es requisito para la transferencia de títulos valores nominativos y a la orden; quien

lo realiza se llama endosante, y el beneficiario, endosatario.

El endoso consiste en la firma del endosante en el reverso del título valor,

transfiriendo de esta forma la propiedad del título valor.

Letra de cambio
La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el que se
extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un
determinado valor en plazo determinado en favor del beneficiario o girador.

Pagare

Es un título de valor y carga una gran responsabilidad. Es una promesa

incondicional de pagar una suma determinada de dinero.
Libros de contabilidad

La ley dispone que todo comerciante, entidad o empresa deba llevar unos libros
donde debe registrar los hechos económicos según las normas y principios que
gobiernan la contabilidad.

En Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros
de contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.

El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad
señala algunos aspectos sobre los libros pero sin especificarlos ni definirlos, por lo
que ha sido la doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de contabilidad
se deben llevar, separando entre libros principales y libros auxiliares.

 Libro mayor y balance.

 Libros de inventarios y balances.
 Libro diario.
 Libro de accionistas.
 Libro de actas.

Prohibiciones sobre los libros de contabilidad

El código de comercio prohíbe:

 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos

se refieren.
 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
 Hacer rapaduras, tachones o correcciones en los asientos.
 Borrar, tachar, en todo o en parte, los asientos.
 Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Importancia de los libros de contabilidad

La importancia de tener libros contables es que permiten registrar todos los
movimientos y operaciones de una empresa, funciona como una garantía ante las
autoridades correspondientes, además se pueden conocer las deudas y
obligaciones como persona moral.

Libros obligatorios

El Código de Comercio, en su artículo 25, establece cuáles son los libros

contables obligatorios:

Libro Diario

En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de

forma diaria o cronológica, de ahí su nombre. El registro de estas operaciones es
en un formato y nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de
conocimiento de contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo.

Libro de inventarios y balances

El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la

empresa (mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas
pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberían
detallar todos los préstamos, tanto a corto como a largo plazo.

Libro mayor y de balance

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite

elaborar los estados financieros de propósito general. La información se obtiene a
nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientos débitos y
créditos que afectaron cada una de las cuentas de mayor, codificadas como ya se
dijo con cuatro dígitos. El Mayor y Balances contiene todas las cuentas mayores
del PUC que utiliza el ente económico. La información analítica de las cuentas se
obtiene de los libros auxiliares.

Las partes que integran el Mayor y Balances son:

 Número de folio del mayor: es el número consecutivo que le corresponde a

la hoja del mayor donde se realiza el resumen.
  Código y nombre de la cuenta: en estas columnas se anotan el código y
nombre de la cuenta de mayor.
 Saldo del mes anterior: en estas columnas se registran los valores débitos o
créditos que presentan las cuentas mayores en el mes anterior al mes que
se está mayorizando.
 Movimiento del mes: se dispone de dos columnas Debe y Haber que
recibirán los débitos y créditos del movimiento del mes.
 Saldo del mes siguiente: en estas columnas se registran los valores débitos
o créditos resultantes de sumar y restar los movimientos al saldo anterior.

Libro auxiliar

Son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la información

que se ha registrado en los libros principales. Como aspectos más importantes,
podemos destacar:

 Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente.

 Dan detalles de las actividades realizadas.
 Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.

Los principales libros auxiliares en contabilidad son:

 Libro de caja
 Libro auxiliar de caja columnado
 Libro de cuentas corrientes bancarias
 Libro de clientes
 Libro de proveedores

Libros de actas

Las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores de

todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de los directivos como de
sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas. Se utilizan varios libros:

Libro de actas de la asamblea general

Este libro sirve para hacer registro por escrito los pormenores de todo lo discutido
frente a los órganos sociales en sus reuniones ordinarias o extraordinarias.

Se debe realizar por lo menos una vez al año, antes de terminar el primer
trimestres, con todos el personal encargado. Así lo establece el código de
comercio.

Libros de actas junta directiva

En este libro se deben registrar Todos los detalles, decisiones y mandatos sobre
las juntas directivas que se realicen. Cada reunión debe tener un acta, sin importar
si es ordinaria o extraordinaria, el acta debe ser firmada por el presidente y el
secretario de la respectiva junta.
 Ciclo Contable

El Ciclo Contable es el conjunto de pasos y procedimientos en el que se analiza,

elabora, registra y se prepara la información financiera de la empresa y que se
completa en un periodo determinado de tiempo, llamado ejercicio contable.

Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable,
como por ejemplo con una venta de mercancías. El siguiente paso es generar un
documento contable que soporte esta transacción y permita reflejarlo en unidades
monetarias y con fecha correcta.

Una vez se genera el documento se registra la operación en el libro diario.

Documento Libro mayor Estado

financiero

Registro el Regulación y
Transacción
libro cierre contable
El 1 de noviembre del año 01 se constituye en la ciudad Delaware Pereira una
sociedad limitada cura razón social será Inversiones Gama Ltda .., y su objeto
social será la compra y venta Delaware prendas Delaware vestir estafa Naciones
Unidas capital Delaware $ 40.000.000,conformado por 40.000 cuotas Delaware $
1.000 cada una pagados totalmente así:

Pedro Arias aporta 20.000 cuotas Delaware $ 1.000 c / u pagadas así:$

15.000.000 en efectivo y Naciones Unidas inventario Delaware mercancías por
valor Delaware $ 5.000.000.

José Pérez aporta 10.000 cuotas Delaware $ 1.000 c / u en efectivo

Jaime Bernal aporta 10.000 cuotas Delaware PS 1.000 c / u así:$ 5.000.000 en

efectivo y el saldo en muebles y equipos De oficina.

Resultados

Noviembre 4: se abre una cuenta corriente en el Banco Nacional y se consigna el

efectivo

Noviembre 4: el banco géneros una No un debito por concepto chequera $102.000

Noviembre 5: se efectúan los siguientes pagos:

- Gastos de escrituras en la notaria 44 por valor de $3.500.0000 estafa

cheque 001 banco nacional
- Se paga honorarios al abogado pedro Turia por valor de $2.000.000 por
concepto de la asesoría de la constitución de la empresa
- Se le compra una papelería nueva por naciones unidas año días productos
por valor de $1.000.000 estafa cheque n. 002 del banco nacional

Noviembre7:Se compran mercancías Alabama contado una confeccionesLa Nacio
nal SA según factura N ° 1493 por
valor De$8.250.000 más IVA Se paga estafa cheque N ° 003 del Banco Nacional

Noviembre 8:Se efectúan ventas Alabama contado una Miscelánea Díaz por valor 
Delaware $ 4.490.000 más IVA

Noviembre 10:Se efectúan ventas una crédito una Almacén Pereira Ltda Por valor 
Delaware $ 5.120.000 más IVA
Noviembre 11:Se paga arrendamiento del local una Carlos Álvarez por el mes Del
aware Diciembre por valor Delaware $ 800.000 estafa cheque N °
004 del Banco Nacional

Noviembre 12: Se venden mercancías Alabama contado por valor Delaware $
2.800.000 más IVA una Luz

Noviembre 12:Se compran mercancías una crédito Delaware 30 días una Con fec
cionesColombia SA según factura N ° 52630 por valor Delaware $
4.500.000 más IVA

Noviembre 13: Se paga por concepto De cuñas radiales una radio Nacional $

700.000 estafa verificar N °005 del Banco Nacional

Noviembre 14: Se consigna en el Banco Nacional el efectivo disponible.

Noviembre15Se venden mercancías al contadouna Nazly Ltda. Por valor Delaware 
$ 5.82 0.000más IVA

Noviembre 15Se liquida y paga la nómina Delaware la primera quincena De novie
mbre Los empleados y cargos hijo los siguientes:

Hernán Vélez Gerente sueldo mensual $ 3.600.000

Jorge Vásquez Jefe Delaware ventas, sueldo mensual PS 2.600.000

Carlos Hoyos Contador sueldo mensual PS 2.700.000

Patricia Grajales Secretaria, sueldo mensual $ 650.000

Álvaro Hernández Vendedor sueldo mensual $ 750.000

Margarita Arboleda, sueldo mensual $ 566.700

Se gira el cheque n. 006 del banco nacional

Bibliografía
Moreno, H. D. (2011). Contabilidad general. Pearson Educación.