Diciembre 2014

Manual de Instalación de
Gestión de tiempos
Versión 3

Albany Technologies spa.

La Concepción 81of. 211
Providencia - Santiago - Chile
TE: (56-2) 29488008
www.albany.company

1 de 22
Tabla de contenido
Tabla de contenido.......................................................................................................................... 2
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Sobre Albany Technologies ............................................................................................................. 3
Familia de productos de AxisOne .................................................................................................... 3
Administración de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC) ..................................................... 3
Gestión de Tiempos (HRT) ........................................................................................................... 4
PeopleGate (Intranet) ................................................................................................................. 4
Integración con SAP BUSINESS ONE ................................................................................................ 5
Utilización del UIAPI .................................................................................................................... 5
Utilización del DIAPI .................................................................................................................... 5
Integración funcional (Sin redundancia de datos) ...................................................................... 5
Algunos de los objetos del SDK que son utilizados por AxisOne .................................................... 6
Integración con la base de datos. ................................................................................................... 6
Integración con la seguridad de acceso .......................................................................................... 7
Otros puntos de integración que deben considerarse.................................................................... 7
Instalación de Gestión de Tiempos AxisOne ....................................................................................... 9
Archivos de instalación.................................................................................................................... 9
Proceso de captura y análisis de marcas........................................................................................... 14
Captura de marcas ........................................................................................................................ 14
Captura de marcas por indicador de marcas ............................................................................ 14
Captura de marcas por auto asignación.................................................................................... 15
Análisis de las marcas .................................................................................................................... 16
Archivo de configuración MAP ...................................................................................................... 17
Configuración de los modelos de captura de marcas ............................................................... 20
Función GTMARCAS ...................................................................................................................... 21
Tabla @A1A_TURNOSPLAN........................................................................................................... 22

2 de 22
Introducción
Sobre Albany Technologies
Albany Technologies, es una empresa Partner de SAP en la categoría de ADP (Application
Devolopment Partner), es decir la categoría de Partner especializado en la construcción de Add-
Ons (Extensiones integradas de software para SAP BUSINESS ONE).

Como Partners ADP de SAP nuestra misión es la construcción de Add-Ons “Integrados” que
permitan administrar completamente los Recursos Humanos y Remuneraciones del personal,
considerando entre otros objetivos, que la funcionalidad de los Add-Ons se ajuste perfectamente
a la legislación de cada país y que cumplan con todas las normas de integración requeridas por
SAP BUSINESS ONE.

Como empresa especializada durante años en la construcción de soluciones de software para el

área de las Personas, nuestro objetivo principal es poner a disposición de nuestros Partners una
serie de Add-Ons que permitan a todos sus clientes una completa gestión de los Recursos
Humanos, de este modo, hemos planificado el desarrollo de una familia de productos que
permiten gestionar ampliamente todo lo relacionado con las Personas dentro de su organización.

Nuestra familia de productos se describe brevemente a continuación.

Familia de productos de AxisOne

Administración de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC)
Contempla la administración principal de los recursos humanos y se constituye en el módulo
base y necesario para el resto de los productos complementarios que se mencionan más
adelante. Entre las funcionalidades principales de los módulos HRB y HRC podemos mencionar
las siguientes:

 Administración de personal
 Definiciones y parámetros
 Maestro de empleados (Con todos sus antecedentes)
 Licencias
 Permisos
 Inasistencias
 Vacaciones
 Descripción de cargos
 Contratos y documentos
 Informes de gestión
 Remuneraciones
 Conceptos y Fórmulas
 Eventos
 Imputaciones Contables
 Procesos de cálculo
 Informes de pago

3 de 22
  Informes legales
 Pólizas contables
 Bancos
 Procesos históricos
 Pagos a Terceros
 Utilitarios
 Organigrama
 Editor de informes
 Tablero de indicadores
 Migración e Importación de datos

Es importante considerar que los módulos HRB y HRC están ajustados perfectamente a la
legislación y a las mejores prácticas de cada país.

Gestión de Tiempos (HRT)

Administra el control de tiempos y asistencia del personal, capturando las marcas de asistencia
desde cualquier tipo de reloj control o dispositivo de captura de marcas, para luego analizar los
tiempos trabajados por el personal considerando los turnos de trabajo y las marcas capturadas.

Este módulo entrega posteriormente al módulo de Remuneraciones toda la información

relacionada con el análisis del tiempo trabajado, tales como: Atrasos, ausentismo, inasistencias,
horas normales, horas extras en sus distintos tipos, horas nocturnas, etc.

PeopleGate (Intranet)
Este producto permite a los Managers y a los Empleados acceder a un producto dentro de una
plataforma colaborativa para obtener información en línea, tales como: Certificados,
Comprobantes de pago, Contratos, Visualización de las cuentas corrientes, Registros de
inasistencias y licencias, Hoja de tiempos, Vacaciones, Organigramas, Informes de gestión, Ficha
de los empleados, etc.

Para mayor información de la compañía puede visitar nuestro sitio web

http://albany.company/

4 de 22
Integración con SAP BUSINESS ONE
Desde la perspectiva de construcción de soluciones integradas nuestro producto AxisOne
Recursos Humanos ha sido cuidadosamente diseñado para cumplir con todas las normas y
estándares impuestas por SAP, tales como:

Utilización del UIAPI

Es un conjunto de objetos, normativas gráficas y editores de pantallas que provee SAP para que
los productos como AxisOne (Add-Ons integrados) tengan la misma presentación visual o interface
visual que utiliza SBO. A continuación mencionamos solo algunos de los puntos con los que
cuenta la interface visual de AxisOne en función de las normas gráficas provistas por SAP:

 Uso del menú principal

 Uso de la barra de herramientas con todos sus botones estándares (Exportación a Excel,
botones de navegación, parametrización de formularios, crear, buscar, filtrar tabla, etc.)
 Uso de matrices y grillas
 Uso de los formularios estándares
 Uso de los botones y linked buttons (Botones enlazados) estándares
 Uso de las búsquedas formateadas
 Uso de las acciones de personalización de formularios
 Uso de los Choose From List (Lista de selección de datos)
 etc.

Utilización del DIAPI

Conjunto de objetos de negocio que permiten interactuar con los servicios y con la base de datos
de SBO sin violar ninguna de las reglas impuestas por SAP y asegurando la integración y
consistencia de la base de datos.

El uso del DIAPI nos permite integrarnos totalmente con el mecanismo de manejo de objetos de
SBO y esto garantiza, entre otros: Cambiar rápidamente a las nuevas versiones liberadas al
mercado por SAP, acceder a nuevos métodos y propiedades disponibles en los objetos de la
DIAPI, realizar transferencias de información en forma integrada entre los distintos módulos de
SBO y nuestro producto, por ejemplo, nuestro producto utiliza objetos de la DIAPI para transferir
datos a SBO para emitir cheques para el pago de las remuneraciones del personal, acceder a las
sociedades o usuarios definidos en SBO, enviar el Voucher contable de remuneraciones al módulo
de finanzas, acceder a la lista de bancos, tipos de monedas e índices, cuentas contables, centros
de beneficio, proyectos, etc.

Integración funcional (Sin redundancia de datos)

Uno de los principales objetivos que nos impusimos cuando construimos los Add-Ons fue lograr la
máxima integración funcional entre todos los módulos de SBO y la no generación de información
redundante, es decir, que todo dato existente en SBO debe respetarse y no redefinirse en nuestros
productos por ningún motivo, de modo que aseguremos una real integración dentro del ERP. Estas
características son esenciales para cumplir con la calidad de productos integrados.

A continuación destacamos los principales puntos de integración entre AxisOne y SBO:

 Base de datos (Utiliza las mismas instancias de base de datos que utiliza SBO)

5 de 22
  Usuarios
 Monedas e índices
 Bancos
 Sucursales
 Parametrizaciones generales (Tipos de datos, sistema de puntuación decimal, rutas de
acceso, colores de fondo, fuentes, etc.)
 Centros de beneficio
 Proyectos
 Nacionalidades
 Países
 Regiones (También pueden denominarse como: Distritos o Departamentos)
 Calendario de feriados y festivos
 Cuentas contables
 Roles y Funciones
 Datos de las sociedades (Nombre, dirección, teléfonos, etc.)
 Catálogo de datos (Diccionario de datos de la base de datos de SBO)
 Etc.

En resumen, nuestros productos no solo cuentan con los estándares gráficos de visualización, sino
que cumplen con la característica más importante para los productos integrados y eso es la no
redundancia de datos y la integración técnica y funcional.

Algunos de los objetos del SDK que son utilizados por

AxisOne
 Choose from list (Listas para la selección de datos)
 Query manager (Generador de consultas)
 Jornal Entry (Para el envío de los vouchers contables al módulo de Finanzas)
 Check For Payment (Para el envío de cheques para el pago al módulo de Bancos)
 Filter Table (Para filtrar datos mostrados en las grillas)
 Linked Buttons (Botones para relacionar datos y objetos de negocios – flechas naranjas)
 Permission Tree (Árbol de seguridad, donde se indica el acceso de cada usuario a los
puntos de menú)
 User Table y User Fields (Para crear tablas y campos catalogados dentro de la base de
datos de SBO)
 Chart of Accounts (Plan de cuentas contables)

Integración con la base de datos.

Dado que nuestro Add-On es un producto sumamente integrado y forma parte del ERP SAP
BUSINESS ONE como un módulo más, debe tener en cuenta que no todas las definiciones
anteriormente detalladas corresponden al total de las definiciones que utiliza AxisOne, por el
contrario, las definiciones comentadas son exclusivamente para RRHH y por tal motivo se definen
dentro del Add-On.

Sin embargo como característica básica para una buena integración AxisOne no genera
“Redundancia de datos” (Repetición de datos) con respecto a las definiciones ya existentes dentro
de SAP BUSINESS ONE y por ende es necesario que tenga presente que existen otras
definiciones que se parametrizan en otros módulos del ERP y que son utilizadas por nuestro Add-

6 de 22
On, tales definiciones deben existir porque son muy importantes para un adecuado y oportuno
funcionamiento del producto, a saber:

Dato Lugar donde se definen dentro de Lugar donde se utilizan dentro de

SBO
Definición de “Semana” y días Gestión - Inicialización de sistema -
“Festivos” Detalle de la Sociedad - Datos de
Contabilidad - Calendario
Sociedades Gestión – Seleccionar sociedad
Usuarios Gestión – Definiciones – General –
Usuarios
Autorizaciones Gestión – Inicialización sistema –
Autorizaciones – Autorizaciones
generales
Vías de acceso Gestión – Inicialización sistema –
Parametrizaciones generales Las vías
de acceso necesarias son:
- Carpetas de plantillas Word
- Carpeta de imágenes
- Carpeta de Anexos
Otras que pueden ser a medida del
cliente según el modelo de la
solución implementada. . .
Tabla 1
AxisOne
Fórmulas de cálculo que deban
acceder a los días festivos. También
en vacaciones, Licencias y Permisos
Es una definición básica y se requiere
a nivel raíz para que pueda operar el
Add-On, es decir desde la instalación
del producto hacia adelante
Es una definición básica y se requiere
a nivel raíz para que pueda operar el
Add-On, es decir desde la instalación
del producto hacia adelante
Control que realiza SBO para habilitar
el tipo de acceso que los usuarios
tendrán a los puntos de menú del Add-
On
Estas rutas se utilizan para alojar
documentos o archivos en el servidor.
En Maestro de Empleados para cargar
fotografías y anexos de los mismos En
Definiciones – Definir contratos y
documentos
Pueden existir otras definiciones que
requiera el Add-On, básicamente si se
crean tablas de usuario especiales que
relacionen a campos de la misma con
otros datos definidos en SBO

Integración con la seguridad de acceso

Desde la misma función con la cual el usuario administrador de SBO otorga acceso al resto de la
comunidad de usuarios de su organización indicando quienes pueden acceder o no a
determinados módulos o funciones del ERP también podrá determinar el acceso a los módulos y
funciones del Add-On de RRHH, dado que este es un módulo más dentro de SAP BUSINESS
ONE. De este modo y utilizando en forma integrada toda la capacidad que ofrece SBO, el usuario
administrador podrá determinar accesos de actualización de datos, solo consulta o directamente
negar el acceso a un determinado punto de menú para un usuario específico.

Otros puntos de integración que deben considerarse

 Cuando se realice un Backup a la base de datos de una sociedad de SBO,
automáticamente se hará un Backup de todos los datos de la sociedad para
AxisOne, puesto que AxisOne utiliza las mismas instancias de la base de datos
que utiliza cada sociedad en SBO

 Desde el motor de cálculo de AxisOne (CalcEngine) se tiene acceso a todas las

tablas de AxisOne, a todas las tablas de SBO y a todas las tablas de los Add-Ons
de terceros que utilicen la misma instancia de la base de datos que utiliza cada
sociedad en SBO, esto da una característica UNICA DE INTEGRACION de
nuestro producto, puesto que podemos automatizar fórmulas para el pago de

7 de 22
 comisiones de ventas, bonos de producción, ventas de mercaderías al personal,
acceso a los socios de negocios, etc.; en resumen, podemos acceder desde el
cálculo de AxisOne a la totalidad de la base de datos del ERP y de este modo
automatizar sus procesos de cálculo como solo un producto totalmente integrado
puede hacerlo

 Instalaciones totalmente automatizadas, dado que AxisOne utiliza el mismo

procedimiento y el mismo esquema de actualizaciones por sociedad que utiliza
SBO, por lo tanto todas las actualizaciones se realizan desde el propio SBO por
medio de las funciones que tiene el ERP para tales efectos. Esto le dará una gran
tranquilidad a la hora de instalar nuevas versiones de nuestro Add-On puesto que
son totalmente automatizadas

 Además nuestros clientes pueden estar tranquilos porque nuestros productos

cuentan con absoluta integración con las nuevas versiones que SAP libere al
mercado para SAP BUSINESS ONE. La provisión de estas versiones por parte de
AxisOne requieren que el cliente tenga contratado, con su respectivo Partner el
“Servicio de mantenimiento”, el cual, además de la entrega de todas las versiones
compatibles con SBO, también incluye la actualización o adaptación a los cambios
legales

8 de 22
Instalación de Gestión de Tiempos AxisOne

Archivos de instalación

Como vemos en la ilustración 1 disponemos de tres (3) archivos para realizar la

instalación.

Ilustración 1

AxisOneCriptoPG.exe: Este archivo permite codificar los datos del servidor SQL y datos
de usuario. Así, prevenimos la intrusión de usuarios no autorizados al Servidor de Base
de datos. Como se observa en la ilustración 2, debemos ingresar el nombre de usuario del
Servidor SQL, la Password o contraseña del usuario ingresado, ingresamos el nombre del
servidor SQL (NO ingresar IP del servidor), y por ultimo presionamos el botón “Generar
encriptación”, para que los datos ingresados sean encriptados.

Ilustración 2

9 de 22
GTConfigFile.txt: Este archivo permite que el instalador y el programa de Gestión de
Tiempos pueda accesar al servidor de base de datos. Para ello debemos de copiar los
datos encriptados (ver ilustración 2), en cada línea siguiendo el orden dado en el archivo.

Ilustración 3

 DBSERVERNAME= Servidor de base de datos SQL

 USERID= Usuario Administrador de SQL
 PASS= Password o contraseña del usuario administrador de SQL
 VERSION= Especifica la versión del producto
 DATABASE-LISTNAMES= Ingresar el o los nombres de las bases de datos que utilizaran
Gestión de tiempos.

Setup_GT.exe: Programa de instalación que contiene los archivos necesarios para

instalar Gestión de Tiempos en la máquina del usuario final y servidor. La instalación es
muy simple, solo se deben seguir los pasos que se describen a continuación.

Para realizar la instalación de Gestión de Tiempos, debe haber editado el archivo

GTConfigFile.txt como se describió anteriormente. Realizado esto, procedemos a hacer
doble clic sobre el archivo de instalación “Setup_GT.exe”.

En la ventana que se despliega después de haber hecho un clic presionamos en botón

“Siguiente” para iniciar con el proceso de instalación.

10 de 22
 Ilustración 4

En esta ventana “Ilustración 5”, podemos cambiar la ruta de instalación o dejar la ruta que
el instalador nos sugiere, acto seguido presionamos el botón “Siguiente”.

Ilustración 5

En la próxima ventana solo presionaremos el botón “Instalar” para continuar con el

proceso de instalación.

11 de 22
 Ilustración 6

Una vez terminada la instalación presionamos el botón “Finalizar” para salir del proceso
de instalación de Gestión de Tiempos.

Ilustración 7

12 de 22
Una vez terminada la instalación vamos a la ruta donde fue instalado Gestión de tiempos
y verificamos que existan los archivos necesarios para utilizar Gestión de tiempos como
se muestra en la ilustración 8.

Ilustración 8

El archivo de texto GTConfigFile, debe ser copiado a la ruta de instalación de Gestión de

Tiempos. Este archivo permite la conexión entre el Servidor de base de datos y Gestión
de Tiempos y utilizar las bases de datos indicadas en la línea de parámetro “DATABASE-
LISTNAMES”.

13 de 22
Proceso de captura y análisis de marcas

Captura de marcas

Existe en Gestión de Tiempos dos modelos de captura de marcas provenientes del reloj
control de horario o checador. Estos modelos permiten que Gestión de tiempos interactúe
con relojes (checadores), de cualquier marca y tipo, siempre y cuando el software del reloj
control (checador) genere un archivo de texto el cual contenga como mínimo lo siguiente:

- Código del empleado

- Fecha de la marca
- Hora de la marca
- Indicador de marca (entrada o salida)
Nota: más detalles en la sección Archivo de configuración MAP.

Esta es la información necesaria para la lectura del archivo y posterior importación de las
marcas a AxisOne. Muchos relojes lo que permiten es identificar más de una marca
cuando se requiere registrar las entradas y salidas del lugar de trabajo de los empleados,
esto quiere decir que se puede llevar el registro no tan solo del horario de entrada y
salida, sino que también se puede llevar el control de la salida y entrada del tiempo de
almuerzo o comida.

Para llegar a este nivel de detalle Gestión de tiempos, como se explica al inicio permite el
uso de dos modelos para realizar la lectura e importación de marcas, explicamos en
detalle cada una de ellas a continuación.

Captura de marcas por indicador de marcas

Para realizar la lectura e importación de las marcas desde el archivo de texto, podemos
utilizar el modelo nativo de Gestión de Tiempos, el cual, consiste en la utilización de un
indicador para cada marca de asistencia.

Muchos relojes solo entregan por defecto dos tipos de marcas IN y OUT, lo cual permite
llevar el registro de las entradas y salidas, para ello, se configura el archivo MAP y la
función GTMARCAS (para saber cómo se hace vaya a la sección Función GTMARCAS),
con lo cual, tendrán el registro de entrada y salida diariamente (esto solo si registran dos
marcas), para el caso que quieran registrar cuatro marcas, es decir:

- Entrada, inicio de la jornada de trabajo

- Salida a almorzar (comida)
- Regreso de almuerzo (comida)
- Salida, termino de la jornada de trabajo

14 de 22
Lo ideal al utilizar este esquema y es que cada marca tenga un indicador propio, este
indicador puede ser alfanumérico o numérico, ¿que logramos con esto?, que cada vez
que se registre una marca en el reloj (checador), ya tiene una posición y al importar esta
maraca ira a la posición que le corresponde según el indicador de la marca.

Este es el modelo nativo e ideal de captura de marcas de Gestión de tiempos, utilizar un

indicador de marca, de esta forma al leer el archivo de texto, se considera la hora y la
posición de cada marca, evitando inconsistencias al momento de importar las marcas en
AxisOne.

Captura de marcas por auto asignación

El modelo de auto asignación de marcas se utiliza cuando el software del reloj control
(checador) no entrega un indicador de marca.

La forma de asignación de marcas está dada por orden de registro, ejemplo, un empleado
marca a las 8 de la mañana, Gestión de Tiempos busca hacia atrás n cantidad de horas,
supongamos que n = 10 horas, entonces el siclo de importación seria así:

- La marca registrada fue a las 8 de la mañana, se recorre hacia atrás 10 horas,

llegando hasta las 22:00hrs. del día anterior, es decir, busca una marca entre las
22:00 hrs. el día anterior y las 08:00 hrs. del día siguiente (registro de entrada del
empleado), si no encuentra ninguna marca en ese umbral de tiempo la marca
registrada la considera como una entrada.

- El mismo empleado marca a las 13:00 hrs. para tomar el tiempo de descanso,
entonces se aplica la misma lógica anterior, se utiliza el umbral de búsqueda
desde las 03:00 hasta las 13:00 del miso día, el sistema en ese rango encontrara
la marca de las 08:00, por ende, la marca de las 13:00 se considera salida

- A la vuelta del descanso se marcó a las 14:00 hrs., aplicando la misma lógica, esta
marca se considera como una entrada y la marca del término de la jornada de
trabajo se considera como salida.
Supongamos que la persona por error o por no tener seguridad si marco, vuelve a
marcar, pues, Gestión de tiempos lo consideraría ya sea entrada o salida
(dependiendo la hora), y de ahí para adelante se producirán inconsistencias ya que
perderán el orden lógico, solo por marcar dos veces.

Este modelo de auto asignación es muy útil cuando el reloj (checador) no entrega un
indicador de marca. Pero también tiene sus contras cuando los empleados no registran
adecuadamente sus ingresos y salidas, basta un error en el ciclo para cambiar la lógica
de las marcas.

15 de 22
El umbral de tiempo utilizado para la lectura hacia atrás por defecto está en 10 horas, y es
perfecto cuando tiene jornadas de trabajo de 8 horas o menos, si tiene jornadas de más
de 8 horas de trabajo se recomienda utilizar un umbral de no más de 21 horas, de esta
forma controla adecuadamente la permanencia del empleado en la empresa.

¿Qué pasa cuando por error marcaron dos veces una entrada o salida?

Respuesta: Gestión de tiempos valida utilizando un umbral de tiempo de 1 minuto entre

una y otra, de esta forma evitamos la duplicidad en el registro de entrada o salida y, si el
umbral de tiempo es mayor a un minuto se considera como un registro de salida o entrada
(dependerá del indicador o del modelo de auto asignación).

¿Qué pasa si se aumenta el umbral de tiempo a 5 o 10 minutos?

Respuesta: puede funcionar correctamente, pero que pasa si llega un empleado y marca
a las 8 de la mañana y entre los primeros 5 o 10 minutos debe retirarse y marca
nuevamente, esta vez para retirarse. El sistema no va a considerar esta marca porque
está dentro del umbral de tiempo que es considerado para evitar la duplicidad de marcas
dejando una inconsistencia para ese día como una entrada sin salida.

Análisis de las marcas

El análisis de las marcas se realizara según la posición de las marcas y del horario
asignado para cada día de trabajo, este análisis se realiza una vez que Gestión de
Tiempos termina de importar las marcas en AxisOne.

Al hablar de inconsistencias, nos referimos a problemas en el registro de las marcas

desde la fuente de origen de estas, se consideran inconsistencias en Gestión de Tiempos
a:

- Entradas sin salidas

- Salidas sin entrada

El análisis se realiza de la siguiente forma:

- Se lee la primera marca del primer empleado habilitado para el análisis de tiempo
(se valida estado del empleado, fecha de contratación, tipo control horario, fecha
de asignación de turno, turno asignado, tipo de calendario, autorización de horas
extras, cambios de horarios, histórico de horarios, licencias, vacaciones, permisos,
inasistencias y por último el calendario de tiempos)

- Luego con toda esa información, el sistema realiza una comparación entre las
marcas registradas para el día con el horario asignado para ese día y de ahí
entrega si hay atrasos, inasistencias y tiempo extra, si existiesen inconsistencias

16 de 22
 en las marcas el análisis no será el correcto y Gestión de Tiempos registrara para
ese día en particular el tipo de inconsistencia y así sucesivamente con cada
empleado habilitado.
Al término del análisis, el usuario de planilla o nóminas, está obligado a revisar el análisis
del tiempo de cada empleado, corrigiendo las inconsistencias encontradas y justificando el
tiempo que no se descontara al empleado.

Archivo de configuración MAP

Una vez que revise la información que puede obtener del software de administración del
reloj de control (checador), podrá definir el tipo de captura de marcas.

Para definir la configuración del archivo de texto que genera el software del reloj, el cual
será utilizado por Gestión de Tiempos, debemos editar la configuración del archivo de
texto llamado MAP.TXT, este se encuentra en la ruta donde fue instado Gestión de
Tiempos, por defecto debe ser esta la ruta: "C:\Program Files (x86)\AxisOne\Gestión de
Tiempos" o "C:\Program Files\AxisOne\Gestión de Tiempos.

Al realizar la edición del archivo MAP.txt, encontraremos varias líneas las cuales se
detallan a continuación:

// Caracteres para el Mapeo

// dd día
// mm mes
// yyyy año 4 dígitos (También puede ser yy)
// e código de empleado / tarjeta
// r código de reloj
// hh hora
// nn minutos
// c código de marca (E,S,0,1,01,02,03,04,IN,OT) o (00,10)
// b espacios en blanco, vacíos o nulos (Se ignoran)
// t tipo de registro (H,C)
// o referencias o comentarios
// * Se utiliza como wildcard dentro del nombre del archivo

Esta sección nos muestra los caracteres de mapeo, esto nos sirve para saber que
caracteres ingresar para cada línea que se detalla más abajo.

UPDATE AFTER READ VALUE=Y POSITION=48 = Esta línea nos permite insertar un
indicador en la posición que se defina, este indicador se insertara la primera vez que se
lea el archivo y evita la duplicidad en futuras lecturas del mismo archivo. En este ejemplo
insertaremos la letra Y en la posición 48 de cada línea leída.

17 de 22
RENAME AFTER READ = Esta línea permite renombrar el archivo de marcas una vez
leído por Gestión de tiempos, si no queremos renombrar el archivo debemos comentar
esta línea agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //RENAME AFTER READ

USE SEPARATOR= Indicamos el separador de listas que utiliza la línea de la marca a

leer, generalmente es una "," o ";", si no se usa separador de listas, debemos comentar
esta línea agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //USE SEPARATOR=;

LINETITLE = Indicamos si el archivo a leer tiene nombres de columnas en la primera

línea, si el archivo no tiene encabezados de columnas, debemos comentar esta línea
agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //LINETITLE

FTPUSERNAME= Nombre de usuario correspondiente al FTP a utilizar para leer las

marcas cuando se utiliza el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se
encripta como política de seguridad

FTPPASS= Password del usuario del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza
el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de
seguridad

FTPHOST= Dirección del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el sistema
RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad

FTPDIR= Directorio de trabajo del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el
sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad

FILEPATH = Aquí se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo de marcas

En la práctica, el archivo de marcaje que se descarga del reloj debe ser guardado en una
carpeta compartida en la red, para que los usuarios que utilizaran Gestión de tiempo
puedan tener acceso a él.

FILENAME = Aquí se debe indicar el nombre del archivo que tiene las marcas del reloj

Podemos por ejemplo tener un nombre de archivo llamado Marcas_20032014.txt, para no

estar cambiando el nombre todas las veces que se requiera capturar las marcas,
podemos configurar el nombre de archivo de la siguiente forma:

FILENAME =Marcas_*.txt, de esta forma Gestión de Tiempos ira a leer todos los archivos
que comienzan con Marcas_ cuya extensión sea .txt.

FIELDSMAP = En esta línea ingresamos el orden de las columnas, aquí es donde se

realiza el mapeo de los datos del archivo del reloj, para luego importarlos a AxisOne por
medio de Gestión de Tiempos. Esta línea sirve para definir el orden de lectura de la marca
a leer.

18 de 22
Es importante saber que si define el código de empleado “eee”, Gestión de tiempos
espera leer un código de tres caracteres, eso quiere decir que el reloj (checador) debe
entregar los datos del código de empleado de la siguiente forma:

- 001
- 010
- 100

Gestión de Tiempos NO leerá la línea si el código de empleado tiene largo variable como
por ejemplo:

- 1
- 10

Si define el largo de cada columna, los datos deben cumplir el largo especificado, de lo
contrario no se procesara el archivo de texto.

MARK-H = Si el reloj que utiliza tiene un identificador horario puede definirlo en esta línea

MARK-C = Si el reloj entrega vales de Almuerzo y estos se identifican como consumo,

puede definir ese identificador en esta línea.

MARK-IN = Esta línea identifica el tipo de marca de entrada

MARK-OUT =Esta línea identifica el tipo de marca de salida

MARK-CONS = Si ha definido una marca de consumo, entonces aquí debe especificar las
marca del reloj de uso del consumo

HRSANT= Umbral de tiempo utilizado para la lectura hacia atrás por defecto está seteado
a 10 horas, y es perfecto cuando tiene jornadas de trabajo de 8 horas o menos, si tiene
jornadas de más de 8 horas de trabajo se recomienda utilizar un umbral de no más de 21
horas, de esta forma controla adecuadamente la permanencia del empleado en la
empresa.

Ejemplo de archivo de configuración:

UPDATE AFTER READ VALUE=Y POSITION=48

//RENAME AFTER READ
//USE SEPARATOR=,
LINETITLE
FILEPATH=C:\AxisOne\GT\
FILENAME= Marcas_*.txt
FIELDSMAP=eee,dd/mm/yyyybhh:nn,c,rrrrrrrrr Ej.: 001,20/01/2014 08:30,I,02
//MARK-H=HOR
//MARK-C=CON

19 de 22
MARK-IN=I,1
MARK-OUT=O,0
//MARK-CONS=0
HRSANT=10 (habilitado para la versión 9.6 en adelante)
----------------------------------------------------------------

// = sirve para comentar una línea, la cual no será leída por Gestión de Tiempos

Configuración de los modelos de captura de marcas

Si se va a utilizar el modelo de captura con dos indicadores de marca suponiendo que los
indicadores son I y O, debemos utilizar los parámetros MARK-IN y MARK-OUT de la
siguiente forma:

MARK-IN=I
MARK-OUT=O

Si se va a utilizar el modelo de captura con cuatro indicadores de marca suponiendo que

los indicadores son:

- Entrada, inicio de la jornada de trabajo: 1

- Salida a almorzar (comida): 2
- Regreso de almuerzo (comida): 3
- Salida, termino de la jornada de trabajo: 4,

Debemos utilizar los parámetros MARK-In y MARK-OUT de la siguiente forma:

MARK-IN=1,3
MARK-OUT=2,4

Si se va a utilizar el modelo de auto asignación de marca, deberemos utilizar doble barra

(//), antes de cada parámetro de la siguiente forma:

//MARK-IN=I
//MARK-OUT=O

Y deberá modificar la función GTMARCAS, más información vea Función GTMARCAS.

En este archivo se pueden configurar más de un archivo de marcas. Para realizar la

captura de las marcas, basta con copiar la secuencia incluyendo la línea segmentada
(esta le dice a Gestión de tiempo que tiene otra configuración), y luego cambia los valores
para leer los datos de los demás archivos. Este archivo es único para la o las sociedades
de SAP que utilicen Gestión de Tiempos.

20 de 22
La cantidad de archivos de marcas a leer va a depender de cuantos relojes disponga en la
empresa, no hay límite de lectura y captura.

Función GTMARCAS

Esta función nos permite en primer lugar, importar en la tabla MARCAS, los datos leídos
desde los archivos de texto, eso se debe a que al término de la formula tenemos el
parámetros ResultOK. Al cambiar el valor de ResultOK a FALSE, no se importaran las
marcar en la tabla, al dejarlo en True, las marcas serán importadas a la tabla para su
posterior análisis.

Al poner ResultOK := False se desechan las marcas, fijémonos en la fórmula de la función

que al final siempre tiene ResultOK := True; para que se graben todas las marcas pero
con este cambio se puede descartar registros manejando solo el ResultOK dentro de
GTMARCAS.

Para que Gestión de Tiempos utilice la función GTMARCAS antes de la función

GTTIEMPOS, se debe ir a la tabla de Valores Generales y cambiar el valor de
“GTMARCAS - procesa fórmula para cada marca capturada 0 = No, 1 = Si”. En el campo
valor cambiamos el valor 0 a 1, esto lo que hará es decirle al sistema que debe utilizar la
función GTMARCAS antes de la función GTTIEMPOS.

La última versión 9.2 de Gestión de Tiempos, permite utilizar esta funcionalidad, además
de esto, también esta versión controla la duplicidad de marcas utilizando un umbral de
tiempo de un minuto entre una marca y otra, omitiendo automáticamente las marcas que
estén dentro de ese umbral de tiempo. Esto aplica para todas las marcas, ya sean
entradas o salidas, o sea misma fecha y hora OMITE desde la segunda en adelante hora,
este control se hace tanto en el archivo de texto y en la tabla de marcas.

Al activar GTMARCAS con 1 pasa primero por GTMARCAS, si además dentro de la

función introducimos los valores:

- sEntrada := "N"; (indicativo si es una entrada)

- sSalida := "N"; (indicativo si es una salida)

Con estas variables en “N”, haremos que se utilice la opción de captura por auto
asignación. Si se hace esto sEntrada := "N"; y sSalida := "N"; se estaría obviando el
indicativo que siempre se pide, que el archivo INDIQUE el sentido de la marca porque
viene una "N" en sEntrada si es ENTRADA o la "N" en SSalida si es una SALIDA ahora
bien si pisamos el sentido de la marca con esto el sistema como no sabe si es entrada o
salida aplica la lógica explicada en la sección Captura de marcas por auto asignación.

21 de 22
Tabla @A1A_TURNOSPLAN

La versión 9.2 de Gestión de Tiempos utiliza esta tabla, si ha actualizado la versión de GT

y la tabla no se encuentra el sistema no fallara. En esta tabla @A1A_TURNOSPLAN se
graban 4 meses hacia adelante con la programación de horarios que tiene asignado cada
empleado. Esta programación al estar en una tabla física permite crear reportes de
gestión, planificación de turnos y horarios con más facilidad y claridad.

Al actualizar el AddOn de RRHH (HRB), este creara la tabla para que pueda comenzar a
crear los reportes necesarios.

22 de 22