Código: P-COM-01-F01

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Revisión: 01
Sistema de Gestión de la Calidad- CIENCIACTIVA
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INFORMACIÓN A RESPONSABLE DE LA MOMENTO DE MEDIO DE

COMUNICARSE COMUNICACIÓN DESTINATARIOS APLICACIÓN COMUNICACIÓN REGISTROS RESULTADO ESPERADO

El personal conoce y
 Correo electrónico
Política de  Listasde asistencia entiende la política y los
 Inducción del  Intranet CIENCIACTIVA
Calidad y  Resolución de objetivos de calidad, así
Representante de Personal involucrado personal  Resolución de
Objetivos de Dirección Ejecutiva como la importancia de
Dirección (RED)  Actualización Dirección Ejecutiva
Calidad su participación para el
 Paneles de Difusión
logro de los mismos.

 Inducción al El personal conoce los

Manual de
colaborador documentos del SGC así
Calidad,  Inducción del  Correo electrónico como los medios de
Procedimientos RED Personal involucrado  Lista de asistencia
personal  Intranet CIENCIACTIVA  Correo electrónico acceso y
e Instructivos del
SGC
 Actualización  Reuniones, responsabilidades de
capacitaciones, utilización.
charlas
 Semestralo anual,  Seguimiento a los
 Director Ejecutivo
Desempeño de Responsables de dependiendo de la procesos del SGC
 Director Adjunto  Basesde datos,
los procesos los procesos periodicidad del Envío de informes  Acciones Correctivas,
Reportes de
proceso preventivas y de
resultados
mejora

 DirectorEjecutivo Previo o durante la Presentación, resumen Revisión por la

Acta de Reunión de
RED  Comité de Calidad revisión por la o entrega de copia de Dirección
Comité de Calidad
dirección informe.
Desempeño del
SGC El personal conoce el
RED Personal involucrado Dependiendo de  Correo electrónico Copia de correo
resultado a comunicar resultado de su
en el SGC  Intranet CIENCIACTIVA enviado
participación
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RESPONSABLE DE
INFORMACIÓN A MOMENTO DE MEDIO DE
LA DESTINATARIOS REGISTROS RESULTADO ESPERADO
COMUNICARSE APLICACIÓN COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN

Envío de informe a El personal conoce la

Copia de correo percepción del cliente
Responsable de Al terminar la través de correo
Responsables de enviado con respecto al
la Unidad de evaluación de electrónico
Unidad/ Área cumplimiento de los
Atención al Satisfacción
requisitos por parte del
Resultados de Usuario (semestralmente) Publicación de Registro de
proceso así como
las evaluaciones resultados en actualización de
oportunidades de
de satisfacción Intranet sitio
mejora.
del cliente
El Comité conoce la
Responsable de Se registra
Previo o durante la Presentación, percepción del cliente y
la Unidad de Comité de Gestión información en
revisión por la resumen o entrega utiliza la información
Atención al de Calidad Acta de Reunión de
dirección de copia de informe. para efectuar su
Usuario Comité
Revisión del SGC.

 Correo
 Responsables de
Resultado de  Envíode informe electrónico Emprender las acciones
auditorías RED Unidad/ Área Al finalizar la por correo  Informe de apropiadas (Correctivas,
 Comité de Gestión
internas y auditoría electrónico Auditoría preventivas y de
externas de calidad mejora)
 Acta de
Comité

 Responsable de la Registro,
Estado de acción documentación y
acciones Responsables Continuo desde la
 Responsables de  Correo electrónico  Base
de datos seguimiento eficaz de
correctivas, de seguimiento apertura hasta el
los procesos  Solicitud
de las acciones correctivas,
preventivas y de AC/AP cierre de la acción
 RED AC/AP preventivas y de mejora
de mejora en el SGC
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RESPONSABLE
INFORMACIÓN A MOMENTO DE MEDIO DE
DE LA DESTINATARIOS REGISTROS RESULTADO ESPERADO
COMUNICARSE APLICACIÓN COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN

 Correo electrónico El personal está

 Correoelectrónico de
Comité de  Inducción del  IntranetCIENCIACTIVA consciente de su
información
Gestión de Personal involucrado personal  Memorándum responsabilidad y
Calidad  Actualización  Resolución de función dentro del
Responsabilidad Dirección Ejecutiva proceso al que
y autoridad pertenece así como en
Responsables Personal involucrado  Inducción de el SGC.
Copia de perfil de puesto Copia con firma de
de los bajo su cargo personal
recibido
procesos  Actualización

 Cambios en las
 Correo
actividades del El o los documentos en
RED  Correo electrónico electrónico
proceso/ cuestión se encuentran
 Solicitud de modificación  Registro de solicitud
actualización de disponibles en su versión
Actualización de documentos de modificación de
herramientas y vigente.
de la documentos
Responsables medios
documentación
de los
de los procesos
procesos El personal conoce los
del SGC
 Cambios en las documentos del
actividades del proceso, identifica los
proceso/  Correo electrónico cambios así como los
 Correo electrónico
Personal involucrado actualización de  Reunión
 Acta de reunión medios de acceso y
bajo su cargo herramientas y responsabilidades de su
medios utilización.
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INFORMACIÓN A MOMENTO DE MEDIO DE
DE LA DESTINATARIOS REGISTROS RESULTADO ESPERADO
COMUNICARSE APLICACIÓN COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN

Responsable de los
 Luego de la  Memorándum a
Responsable de Unidad  Correo electrónico Procesos conocen los
aprobación del Responsables de
Planes de Calidad RED o Área en  Intranet CIENCIACTIVA Planes de Calidad y
Director Unidad y Áreas en
CIENCIACTIVA  Memorándum toman acciones para su
Ejecutivo CIENCIACTIVA
cumplimiento

Director Ejecutivo La Alta Dirección toma

 Correo electrónico
Comité de Calidad  Actade Reunión de conocimiento del
Revisión por la  Informe de Revisión
RED Responsable de Unidad Anual Revisión por la desempeño anual de los
Dirección por la Dirección
o Área en Dirección Procesos y la eficacia
 Reunión
CIENCIACTIVA del Sistema

 Correo electrónico.
 Vía telefónica  Documento de la
Responsable de la Atención oportuna de
Clientes y partes  Libro de reclamaciones queja
Quejas Unidad de Atención al Cuando corresponda las quejas por parte de
interesadas  Medios físico: Cartas,  Documento de
Usuario la Organización
Solicitud de atención respuesta
de quejas

El personal participa
Sugerencias del Personal en Jefe inmediato En cualquier activamente y se
Correo electrónico Correo electrónico
personal general RED momento involucra en la mejora
continua del SGC