Curso de Excel 2010

Unidad No.1
Conceptos Básicos
y Generales

0
Unidad No. 1

CONTENIDO pág.
1.1 Novedades de Excel 2007............................................................................ 2

1.2 Novedades de Excel 2010............................................................................ 5

1.3 Comparaciones más importantes entre 2003,2007 y 2010 .......................... 6

1.4 Conceptos básicos ...................................................................................... 8

1.4.1 Entorno Excel ................................................................................. 10

1.4.2Manejo de Cintas o menús .............................................................. 11

1.4.3 Estructura de la Hoja de cálculo...................................................... 17

1.5 Desplazamiento del cursor ........................................................................... 17

1.6 Introducción de datos en la hoja de trabajo. ................................................. 18

1.7 Guardar y abrir libros .................................................................................... 19

1.8 Insertar, borras filas y columna..................................................................... 21

1.9 Insertar Comentarios ................................................................................... 21

1.10 bibliografía .................................................................................................. 22

1
1.1 Novedades de Excel 2007

Para la versión del office 2007 cambia totalmente la interfaz grafica, con nuevas formas
de manejar todo el paquete de office, se terminan los menús convencionales, y se crean
las llamadas cintas, un aspecto más moderno grafico y dinámico. Esta nueva forma de
cintas hace más eficiente, fácil y rápido el trabajo en el office.

A continuación se presenta las mejoras más importantes y nuevas opciones que hacen
de esta nueva versión una revolución en el trabajo de documentos.

Cinta de opciones

Estas mismas cintas son muy cómodas, ya que organiza y agrupa mejor las diferentes
herramientas de Excel.

Se puede crear y personalizar las cintas de opciones, para insertar los comandos que
utilizamos con mayor frecuencia.

Botón Office

Una Novedad es el nuevo Botón de Office. Este botón reemplaza el antiguo menú
Archivo de la versión anterior Excel 2003. Desde aquí, se puede hacer las
operaciones básicas como ser abrir, guardar, cerrar e imprimir nuestros archivos de
Excel.

2
Opciones de Excel

Las opciones de Excel que antes estaban en el menú Herramientas, ahora están
disponibles en el botón Opciones de Excel.

Este botón se encuentra en la parte inferior al entrar en el Botón de Office.

Filas y columnas

Las filas son las líneas horizontales y están identificadas por números en secuencia
iniciando en 1 y bajando hasta el fin de la hoja de cálculo. Las columnas son las líneas
Verticales que se identifican por letras iniciando en A y continuando hasta Z, luego se
repite AA, AB, etc.

En las versiones 2007 Y 2010 Excel ha aumentado mucho la cantidad de filas y

columnas en relación a las versiones anteriores. 1,048,576 de filas y 16,384 columnas
en las que podremos almacenar e importar bases de datos. A diferencia de la versión
2003 que sólo tenía 65,536 Filas y 256 columnas.

Extensión de libros y compatibilidad

El libro de Excel ha cambiado su extensión. Antes, todos los libros Excel tenían
extensión "XLS". Ahora, es "XLSX" para libros sin macros y "XLSM" para libros con
macros.

Aunque estas nuevas extensiones no son compatibles con versiones anteriores de

Excel. Excel 2007 tiene la opción de guardar con compatibilidad de las versiones
anteriores.

SmartArt

Se crea una nueva herramienta llamada SmartArt para crear todo tipo de esquemas,
diagramas y organigramas. Desde el menú de diseño se puede elegir una gran
cantidad de colores, formas y relieves para darles un aspecto altamente profesional.

WordArt

Se ha mejorado mucho la herramienta de WordArt, para poder añadir textos con todo
tipo de efectos y diseños decorativos. WordArt nos ofrece una gran variedad de estilos
rápidos y opciones de personalización.

Funciones

Se crea un total de 51 nuevas funciones. Se incluyó una nueva categoría de funciones

de CUBO, con 7 nuevas funciones para hacer operaciones en cubos de datos.

3
Velocidad de cálculo

La mayor velocidad de cálculo, ya que se aprovecha todos los procesadores que tenga
instalado la PC.

Filtros

Ofrecen nuevas opciones para filtrar los datos. Si nos posicionamos en un campo de
números, tenemos nuevas opciones de filtrado. Además, una nueva muy y buena
opción es la de aplicar filtros por color.

Tablas dinámicas

Mejores aspecto y más profesional, nuevas opciones y más fácil de encontrar ya que la
organización de las cintas hace realmente ágil el trabajo con las tablas dinámicas,
además el de que se añade todas las opciones de filtrado.

Formatos condicionales

Esta herramienta se mejora notablemente en comparación a las versiones anteriores

Que solo permitía hasta 3 formatos condicionales de colores, ya no tenemos más ese
límite.

La cantidad de nuevos formatos condicionales disponibles es increíble, y es

especialmente apropiada para resumir mejor los datos o crear cuadros de mando con
indicadores clave de aspecto profesional. Las nuevas combinaciones y posibilidades
son abundantes.

4
Gráficos

Nuevos tipos de gráficos junto con una paleta de colores mucho más amplia. Los
gráficos lucen un aspecto mucho más profesional, con una definición más nítida y
nuevos efectos en 3 dimensiones.

1.2 Novedades de Excel 2010

Los grandes cambios en el office se presentaron de la aversión 2003 a la 2007, ya de la
2007 a la 2010 no existen tantas diferencias, a continuación se presentan las
novedades más importantes y representativas.

Excel Web App

Permite publicar, ver y editar sus hojas de cálculo en la web desde sus teléfonos
inteligentes con Microsoft Excel Mobile 2010.

Ya compartir y trabajar con sus documentos de forma compartida con varios usuarios
vía web es sumamente fácil.

5
Mini Gráficos en celdas

Los Mini Gráficos son una característica exclusiva de Excel 2010, se pueden crear
pequeños gráficos en las mismas celdas.

Mejores reportes

Mejoras en las facilidades de manejo de los datos. Ya Excel 2010 tiene una
visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos
de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria.

Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas

dinámicas.

Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos.

El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos, las
barras de datos mejoradas, así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos
clics. El entorno del Excel 2010 es mucho más profesional y atractivo.

Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos.

Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes

vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de
gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números.

1.3 Comparaciones más importantes entre 2003,2007 y 2010

Como se ha menciona anteriormente los cambio mas representativos están después de

la versión 2003 con la versión 2007, de la versión 2007 a la versión 2010 no hay
muchos cambios significativos.

Una de las comparaciones más relevantes se encuentra en las cintas o pestañas de

opciones que llegaron para quedarse, por su fácil manejo y la mejora en la organización
de las opciones.

Elemento de la UI Office 2010 Office 2007 Office 2003

Menús y fichas La cinta de opciones La cinta sustituye los Solo hay menús y barras de
sustituye los menús y las menús y barras de herramientas disponibles.
barras de herramientas herramientas de Access

6
 en todos los productos 2007, Office Excel
de Office 2010 y se 2007, PowerPoint 2007,
puede personalizar Word 2007 y de partes
completamente. de Outlook 2007.

Paneles de Grupos de comandos de Grupos de comandos Panel de tareas básico.

tareas la cinta y capacidad de de la cinta y capacidad
personalización. de personalización.

Barra de Completamente Presentada en 2007. No disponible.

herramientas de personalizable.
acceso rápido
(QAT)

Vista Backstage Más herramientas fuera Herramientas limitadas Herramientas limitadas en el

de la ventana de a las que se puede menú Archivo.
presentación del tener acceso a través
documento. del botón Microsoft
Office.

Firmas digitales Se encuentran en la Se encuentran Se encuentran

vista Backstage enArchivo/Finalizar enHerramientas/Opciones/S
enInformación/Proteger documento/Firmas con eguridad/Firmas digitales.
documento. formato XMLDSig
aplicado.

SmartArt Mejorado con respecto a Herramientas de diseño No disponible.

la versión de 2007. disponibles en todas las
aplicaciones de
Microsoft Office.

Texto de Se incluye en esta Se agrega en 2007 No disponible.

OpenDocument versión. Office System Service
de formatos Pack 2 (SP2).
OpenDocument
(*.odt)

Integración de Opciones de publicación No disponible. No disponible.

Windows Live en blog disponibles en la
Writer aplicación.

Corrector El corrector ortográfico Corrector ortográfico Corrector ortográfico básico.

ortográfico ahora está integrado con básico.
corrección automática.

Vista previa de Vista previa en tiempo Pegar, Deshacer, Funciones de Pegar básicas.

7
Pegar real antes de confirmar Pegar.
la acción de pegado.
Evita tener que usar el
botón Deshacer.

Imprimir La vista Backstage Botón Microsoft Office, Opción Imprimir básica en el

combina la opción Imprimir con menú Archivo.
Imprimir con las herramientas limitadas
opciones de impresión de impresión
Vista preliminar y Diseño distribuidas entre
de página, entre otras. diversos comandos.

Minigráficos Gráfico en miniatura Gráficos dinámicos y Gráficos tridimensionales (3-

insertado en el texto o tipos de gráficos. D).
incrustado en una celda
de hoja de cálculo para
resumir datos.

Características Conversación, Limpieza, No disponible. No disponible.

básicas de correo Ignorar conversación y
electrónico Sugerencias de correo
para cuando una
persona se encuentre
fuera de la oficina o si el
correo electrónico se
envía a un grupo.

Herramientas de Disponibles en estas Funcionalidad limitada. Funcionalidad limitada.

edición de fotos aplicaciones: Word 2010,
Excel 2010, PowerPoint
2010, Outlook 2010 y
Microsoft Publisher
2010.

Vídeo en Controles y No disponible. No disponible.

Microsoft desencadenadores de
PowerPoint vídeo.

Fuente: http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee523661

1.4 Conceptos básicos

Antes de entrar a trabajar en algún programa debemos conocer el entorno, Entorno, el
Manejo de Cintas o menús y la a estructura en este caso la Estructura de la Hoja de
cálculo.

8
También se puede mencionar algo de la historia de Excel:

“Las primeras hojas de cálculo nacen con el desarrollo de la escritura y las matemáticas
donde se recoge la información de una manera ordenada.

1846- Agustus de Morgan matemático del siglo XIX introdujo un sistema de matrices
(filas y columnas) para su uso en la contabilidad financiera, sentando las bases de la
estructura principal de las hojas de cálculo, la celda.

1952 – Aparece por primera vez el término Hoja de Cálculo escrito en un diccionario, el
diccionario de Kohler.

1960 – Richard Mattesich planteó y sentó las bases para la computarización de las
hojas de cálculo.

1969- Pardo y Landau desarrollan los algoritmos básicos para la creación y

programación de las hojas de cálculo electrónicas, desarrollan el lenguaje LANPAR que
fue utilizada por empresas como General Motors, AT&T, etc.. con objeto de realizar
presupuestos informáticamente.

1978 – Daniel Singer Bricklin desarrolla el primer prototipo de VisiCalc programado bajo
el sistema operativo de Apple. VisiCalc es considerado como la primera hoja de cálculo
electrónica desarrollada e implementada con éxito en los ordenadores personales.

1979 – Bricklin decide impulsar el primer prototipo de VisiCalc , para ello crea la
empresa Software Arts Corporation junto con Bob Frankston, ambos lanzaron la primera
versión de VisiCalc para el ordenador personal Apple 2 por un precio de 100 dólares, en
esta primera versión la hoja de cálculo electrónica está comprendida por un total de 20
filas y 4 columnas.

1982 – La empresa de Bill Gates Microsoft desarrolla la hoja de cálculo electrónica

Multiplan como alternativa a VisCalc, Multiplan sería la base para el desarrollo de la
hoja de cálculo Excel.

1983 – Se lanza al mercado Lotus 1-2-3, una hoja de cálculo electrónica compatible con
los ordenadores IBM y el sistema operativo MS-Dos, su éxito desplazó del mercado a
VisiCalc dado a la capacidad de generar gráficas así como la posibilidad de usar
funciones predefinidas y la facilidad de su uso al disponer de un menú en la parte
superior de la pantalla. Posteriormente en la versión 2.0 de Lotus 123 se incluiría
la programación y automatización de las hojas de cálculo mediante Macros.

1985 – Se lanza al mercado la primera versión Excel, la cual fue desarrollada por
Microsoft para el Macintosh de Apple , en esta primer versión se dispone de menús
desplegables así como la posibilidad de utilizar el ratón, la facilidad de su uso fue la
razón por la que muchas personas y empresas decidieron adquirir un Macintosh para
utilizar Excel como herramienta de cálculo.

9
1987 – Nace Excel 2.0 una nueva versión de la famosa hoja de cálculo desarrollada
para Windows 2.0, el éxito alcanzado por el programa ofimático de Microsoft desplaza y
elimina a otras hojas de cálculo electrónicas como Lotus 1-2-3”1

Un poco de historia ayuda a entender el por qué del Excel y la importancia que hoy en
día tiene a nivel empresarial. El programa de Excel ex un programa muy amplio, y lo
utilizan profesionales de diversas áreas como son, financieros, contables, estadísticos,
matemáticos, ingenieros, programadores, administradores de base de datos, en fin
podrimos hacer maestrías y especialidades en Excel.

1
http://www.queesexcel.net/historia-del-excel.html

10
1.4.1 Entorno de Excel

Cuadro de Cinta de Opciones

nombres

Barra de formulas
Columna Barra de Desplazamiento

Fila

Barra de estado
Zoom

11
1.4.2 Manejo de Cintas o menús
Características Generales sobre las Cintas de Opciones

Para presentar este tema usaremos la cinta de inicio como ejemplo.

Cada cinta de opciones tiene varias categorías por ejemplo en la cinta se está encerrando la categoría portapapeles.

Algunas categorías tienen una pequeña flecha en la parte inferior derecha , esto indica que existen más opciones
sobre esta categoría que no se ven en la cinta.

Al presionar la tecla Alt. aparece sobre cada cinta una letra que al presionarla lleva al usuario a todas las opciones de
esa cinta y cada opción aparece con una letra para ejecutar esa opción.

Otra característica fundamental es que son cintas inteligentes. Por ejemplo para insertar algún objeto a la hoja de cálculo
como imagen, forma o grafica se utiliza la cinta Insertar pero para trabajar detalladamente con un objeto
simplemente al darle clik al objeto automáticamente aparecen las herramientas de ese objeto, con todas las opciones
disponibles para editarlo. Esto se detallara más adelante y verán mejor esta funcionalidad en la unidad de gráficos.

12
Pestaña Archivo

Este menú tiene las opciones para el archivo en general como guardar, abrir, guardar como, también presenta algunas
características del archivo, como el usuario, el tamaño. En este menú también es el botón de opciones donde se
presenta diversas opciones de cómo se comporta el Excel mientras trabajamos.

13
Pestaña Inicio

Se puede decir que en esta cinta se encuentran las opciones básicas para trabajar con la información. Recuerden que
esta unidad solo se presentara las opciones teóricamente más adelante mediante las prácticas, ejercicios y evaluaciones
se ejecutaran.

La categoría portapapeles se encuentra el famoso copy page, las opciones de cortar, copiar y pegar. En la categoría
Fuente están las opciones para el tamaño, color, efecto del texto, también los bordes y fondo de las celdas, esta va de la
mano con la categoría alineación done esta la alineación del texto dentro de la celda. La categoría Número se encarga
de indicar que tipo de número se está trabajando, por ejemplo si escribirnos el número 23, que es ese 23 un porcentaje,
dinero, una fecha, o una hora.

En la categoría Estilos se encuentra una herramienta muy útil que es el formato condicional el cual se desarrolla más
adelante en un tema completo, las opciones estilos de celdas es una combinación de formatos para que de una forma
rápida colocar el color de fondo de bore y texto a una celda. La opción Dar formato de tabla coloca una serie de formatos
a un conjunto de datos que están organizados como una tabla.

La categoría Celdas edita el ancho y largo de las celdas, también inserta y elimina columnas y filas. En la categoría
Modificar encontramos algunas opciones que también se encuentran en otras citan como lo es Ordenas y filtrar. Estas
opciones también se desarrollan más adelante detalladamente.

14
Pestaña Insertar

En esta cinta insertamos todo tipo de objeto que Excel permite colocar en la hoja de cálculo. Como los las tablas
dinámicas, la imágenes, imágenes prediseñadas, las formas, los Smart Art, las gráficas las mini gráficas, los
hipervínculos, símbolos y encabezados y pie de páginas. Ahora en esta Cinta solo se insertan ya después que están en
la hoja de cálculo, las opciones para editarlos aparecen solo cuando selecciona alguno de los objetos. Los
procedimientos para estos se desarrollaran más adelante.

Pestaña Diseño de Pagina

Aquí se encuentran las opciones para configurar la página, estas opciones son importantes a la hora de imprimir.
Opciones de márgenes, tamaño, fondos de páginas bordes de páginas, y algunas más opciones para facilitar el
entendimiento de las informaciones a la hora de imprimir como lo son imprimir títulos.

15
Pestaña Formulas

Todo lo relaciona con las formulas. Para realizar cálculos utilizando ayudas con fórmulas determinadas según la
necesidad. Como son las formulas en sí, Los nombres definidos y auditoria de fórmulas. En el curso hay una unidad sólo
sobre la funciones donde se desarrolla las formulas más utilizadas a nivel empresarial.

Pestaña Datos

Cuando utilizamos a Excel como base de datos, y manejamos grandes informaciones en esta cinta encontramos las
herramientas para manejar grandes cantidades de información, como los es la categoría Herramientas de Datos. Esta
cinta se desarrollara más adelante y se realizaran diversos ejercicios y prácticas para ver su funcionalidad en acción.

16
Pestaña Revisar

Que podemos revisar en Excel 2010?, La ortografía, Las referencias y los sinónimos. En esta Cinta encontramos la
opción de los comentarios, además la opción de cambios y proteges la hoja y el libro.

Pestaña Vista

Cuando trabajo en la hoja de cálculo de Excel tenemos la opción de ver nuestra información de diferentes forma, estas
opciones se encuentran en esta cinta.

17
1.4.3 Estructura de la Hoja de cálculo

1.5 Desplazamiento en la hoja de cálculo y el cursor

Existen varias formas de como desplazarse por la hora de cálculo, una es atreves de
las barras de desplazamiento que se muestras en el tema 1.4.1 Entorno de Excel.

También se puede hacer con las flechas del teclado.

Con el Mouse o ratón se puede desplazar en la hoja con la ruedita del medio, si la tiene
algunos ratones antiguos no tiene esa ruedita.

18
EL cursor en Excel tiene diversos funcionamientos dependiendo la forma que tenga.

TIPOS DE CURSORES

Permite Seleccionar Celdas.

Con esta forma de cursor podemos copiar las celdas.

(clic + ctrl) genera una serie de números.

Mueve el contenido de una celda.

Cambia el ancho de una columna.

Cambia el alto de una fila.

Selecciona toda la columna.

Selecciona toda la fila.

1.6 Introducción de datos en la hoja de trabajo.

Debemos saber los tipos de datos que se puede manejar en Excel, estos son:
Caracteres, que son texto, números o símbolos, estos se introducen dentro de las
celdas de la hoja de cálculo y tenemos los objetos, que son las imágenes, formas,
graficas, sonidos, videos, los cuales tiene características diferentes y se colocan sobre
las celdas de la hoja de cálculo.

Es diferente estar sobre la celda que dentro de la celda.

19
1.7 Guardar y abrir libros

Las opciones para guardar y abrir los archivos se encuentra en la pestaña o menú
archivo al igual que en todos los programas del paquete de office.

Cuando es un archivo nuevo que va ser guardado por primera vez, la opción guardar y
guardar como es lo mismo. Sale la siguiente ventana.

20
Guardar en: Eliges el lugar en donde vas a guardar el archivo.
Nombre de archivo: Le pones el nombre que prefieres
Guardar como tipo:

Aquí podemos cambiar el formato del archivo que se va a guardar, para que sea
compatible con versiones anteriores, o que se habilitan los macros, guardar como
página wed, etc.

Ahora bien cuando trabajamos con un archivo que ya fue guardado la opción guardar y
guardar como si son diferentes, guardar guarda los cambios efectuados al archivo y
guardar como vuelve y te pregunta la ubicación , nombre y tipo para que lo guardes
como otros archivo aparte con los nuevos cambios y dejando el anterior como estaba.

La opción Abrir, su nombre lo dice todo buscamos en el sistema los archivo que se han
creado anteriormente, para poder utilizarlos nuevamente.

21
1.8 Editar filas y columnas

Para insertar y borrar filos o columnas se puede hacer de dos formas, una es utilizar
las opciones que se encuentra en la cinta Inicio en la categoría celdas.

También se puede insertar y borrar las filas y columnas dando clic derecho sobre una
de ellas.

Vemos que en el menú tenemos las opciones de insertar, eliminar, ancho y alto, y
mostrar y ocultar todas estas opciones se refieren a las filas y columnas.

En la opción Formato de la categoría Celdas de la cinta Inicio encontramos las

opciones para modificar el ancho y largo de las filas y columnas. Aunque una forma
más fácil y rápida de editar el ancho y el largo de las filas y columnas es ir con el cursos
al borde de las mismas y con un clic sostenido arrastramos hasta donde deseamos el
ancho a alto de las misma.

1.9 Insertar Comentarios

Los comentarios sirven para escribir descripciones y comentarios sobre celdas. Pueden
ser para detallar lo que se está haciendo en una celda.

La opción para colocar los

comentarios se encuentra en la
cinta Revisar. Simplemente nos
Ubicamos en la celda la cual le
queremos hacer el comentario y
le damos a nuevo comentario y listo.

22
Se ve de esta manera:

Las otras opciones son para administrar los comentarios como lo son las opciones,
Eliminar, anterior, siguiente, mostrar u ocultar comentarios.

23
1.10 Bibliografía y enlaces recomendados

http://www.queesexcel.net/historia-del-excel.html

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee523661

http://www.todoexcel.com/novedades-de-excel-2007/

http://www.todoexcel.com/novedades-de-excel-2010/

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/novedades-de-excel-2010-
HA010369709.aspx

24