TRABAJO DE DISEÑO DE PROCESOS

JENNY ALEXA FRANCO M

ANDRES FELIPE CAMARGO VARGAS

DANIEL FRANCO

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS EMPRESARIALES PARA EL DISEÑO DE

PROCESOS

INSTRUCTOR CARLOS ANDRES PEREZ RODRIGUEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

2019
 INTRODUCCION

El presente documento es la presentación resumida de la conformación e información de los

Procesos que una empresa debe manejar con base a una encuesta realizada que tiene como

finalidad el mejoramiento continuo en el desarrollo de su objeto misional, teniendo como

parámetros definidos los procesos organizacionales.

Este informe permitirá que la empresa evalué la toma de decisiones relacionadas con el diseño

de proceso de su organización, como va direccionado y que busca mejorar en cada uno de los

pasos que se dan, para lograr un buen funcionamiento.

 INFORME EJECUTIVO

OBJETIVO DEL PROCESO: Suministrar una visión integral e información validada, efectiva

y oportuna relacionada con cada uno de los procesos que se realizan dentro de la compañía,

permitiendo la toma de decisiones y así mejorar el uso eficiente, la sostenibilidad y el buen

desarrollo que se emplea dentro de la organización.

Para diseñar un proceso es fundamental tener una idea clara de lo que deseamos lograr,

inicialmente toca hacer una investigación de mercado y verificar que nuestro proceso sea

innovador, como organización deben de conocer las necesidades que la empresa tiene y de que

forma el proceso que se va realizar contribuirá a que la organización mejore los tiempos y logre

una competitividad laboral.

Dentro de la encuesta realizada podemos identificar aspectos importantes que están

sucediendo en las organizaciones, todas realizan procesos administrativos los cuales se

encuentran interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control,

desarrolladas para lograr un objetivo común establecido que permita el buen funcionamiento de

la compañía, la encuesta nos permite analizar cuáles son los procesos referentes de la

organización, los que son fáciles de identificar o que son los que más se trabajan, se evidencia

que en las compañía los procesos tienen muchos controles y aunque tener control en los procesos

tiene muchas ventajas no podemos sobrecargarlo porque no sería un elemento útil para la

compañía, es necesario que el personal este trabajando de la mano con el proceso implementado

que no sientan que es más trabajo sino que piensen que es trabajar de otra manera, para esto es

indispensable el acompañamiento del personal para que se vaya orientando a los cambios y

mejorar que la compañía establecerá y que serán beneficios para todos.

 Es indispensable como se evidencia en la encuesta que los proceso tengan un responsable y

objetivos definidos, Esto permite orientar los procesos hacia la Calidad, es decir, hacia la

satisfacción de necesidades y expectativas.

No podemos dejar a un lado los aspectos importantes de innovación en los procesos, cuando

innovamos estamos marcando una diferencia ante los demás una característica que resalta lo que

somos o lo que queremos lograr y esto mismo sucede con los procesos, cuando implementamos

algo novedoso en nuestra compañía, estamos ofreciendo un diferencial al cliente, una mejor

alternativa que la que ofrece nuestra competencia, realizar los procesos de innovación nos

permite poder avanzar al cumplimiento de nuestros objetivos, un proceso novedoso trae muchas

ventajas a la organización, permite que los costos bajen y que la calidad de mi producto se

incremente, debemos estar anticipado a la competencia, marcar tendencia es por esto que la

implementación de procesos novedosos nos permitirá abarcar más mercado y reafirmarnos en

nuestro mercado neto.

Mediante es te informe se puede identificar que las organizaciones necesitan realizar un

estudio de mercado que permita verificar cuales son los proceso que realiza la competencia como

pueden mejorarlos y que diferencial pueden brindarle a sus clientes que destaque por encima de

ellos, permitiendo ser la primera opción ante las dificultades que los clientes puedan presentar, es

necesario también conocer cada uno de los procesos que se están implementando en la compañía

para de igual forma identificar que podemos cambiar e innovar, es necesario conocer las

necesidades que tiene nuestro cliente y los mercados potenciales que la organización tenga para

de esta forma implementar proceso novedosos que ayuden a consolidar a la organización.

1. Establezcan colaborativamente la relación que existe entre el proceso de investigación de

mercados y el diseño de procesos operativos.

2. De acuerdo con las etapas de una investigación de mercados establezcan un plan de

trabajo para aplicar el modelo de encuesta propuesto

DIAGRAMA DE GANTT

A partir de la investigación se realiza un cronograma de las actividades para la

planificación y ejecución de la herramienta que se llevará a cabo en cada una de las

empresas.

(¿Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt?

Carmen Villanueva Carmen Villanueva on 17-dic-2018, )

 CONCLUSIONES

 Ajustarse a las tendencias del mercado con el fin de no fracasar, ya que hoy en día los

avances tecnológicos son de gran influencia en el proceso de calidad para descartar fallos

humanos buscando siempre el cien por ciento de satisfacción para el cliente

 Rediseñar los procesos existentes permitirá a la producción no quedarse atrás en la carrera de

la innovación con los demás competidores, lo que permitirá a la marca posicionarse y obtener

una mayor participación en el mercado, generando la fidelización de los clientes.

 Identificar las necesidades de los consumidores es fundamental, ya que permite crear nuevos

diseños para mejorar los procesos internos de la organización, acoplándose a las necesidades

del mercado actual que cada día es más exigente con respeto a la calidad y economía con las

empresas nacionales.
 BIBLIOGRAFÍA

(Sergio Alejandro Campos - EXCELeINFOSeñor empresario. Diagrama de Gantt en Excel

con , https://www.youtube.com/watch?v=0pozIKKvEHA)

file:///C:/Users/carlitos/Downloads/Instrucciones%20talle%20eje%202-2.pdf

https://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/

https://www.heflo.com/es/blog/bpm/diseno-de-procesos/
 ANEXOS

Tabulación de Datos

1. - Indique cuales son los tres principales procesos que

realiza su empresa:
100
1. Procesos Administrativos 2 %
2. Gestión de Mercadeo 1 50%
3. Gestión de Ventas 1 50%
4. Gestión de Producción 0 0%
5. Gestión de compras 0 0%
6. Gestión de Inventarios 0 0%
7. Gestión de la innovación 0 0%
8. Gestión Contable y Financiera 0 0%
9. Gestión de Capital Humano 1 50%
10. Otro 1 50%

Procesos que realiza su empresa

8. No incluye actividades que entreguen valor añadido y complementario

7. Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos con el cliente.

6. El costo del proceso es desconocido.

5. Los procesos tienen muchos controles.

4. Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

3. Los procesos son largos.

2. Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.

1. Los procesos están identificados y documentados.

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

2. De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su
empresa
1. Los procesos están identificados y documentados. 2 100
 %
100
2. Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.
2 %
3. Los procesos son largos. 0 0%
4. Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores. 0 0%
100
5. Los procesos tienen muchos controles.
2 %
6. El costo del proceso es desconocido. 0 0%
7. Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de
estos con el cliente. 0 0%
8. No incluye actividades que entreguen valor añadido y complementario 0 0%

Procesos que realiza su empresa

8. No incluye actividades que entreguen valor añadido y complementario

7. Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos con el cliente.
6. El costo del proceso es desconocido.
5. Los procesos tienen muchos controles.
4. Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.
3. Los procesos son largos.
2. Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.
1. Los procesos están identificados y documentados.
0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%
 ENCUESTA

Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados

con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente

encuesta. Con la información por Usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de

diseñar procesos.

Identificación

 Nombre o Razón Social de la empresa

ANALISIS DE RIESGOS ARIES S.A.S

 Actividad económica: Prestadora de Servicios

 Ciudad: Bogotá

 Dirección: Calle 152B N 59-17 OFICINA 042

 Correo electrónico: administración@aries.com

 La empresa realiza gestión por procesos

SI __X__ NO ___

- Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su empresa:

1. Procesos Administrativos

2. Gestión de Mercadeo

3. Gestión de Ventas
4. Gestión de Producción

5. Gestión de compras

6. Gestión de Inventarios

7. Gestión de la innovación

8. Gestión Contable y Financiera

9. Gestión de Capital Humano

10. OTRO ___X_ CUAL: GESTION DE SERVICIO AL CLIENTE

- De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su

empresa.

1. Los procesos están identificados y documentados.

2. Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.

3. Los procesos son largos.

4. Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

5. Los procesos tienen muchos controles.

6. El costo del proceso es desconocido.

7. Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos con el

cliente.

8. No incluye actividades que entreguen valor añadido y complementario.

- Qué beneficio espera Usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa. Ordene del más importante al menos importante, siendo el 1 el más

importante y 7 al menos importante.

 Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los productos (bienes o

servicios)
A. Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios) ----- 1

B. Producir o distribuir nuevos productos o servicios ------2

C. Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo ----- 1

D. Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica -----3

E. Competir en mercados nacionales e internacionales ------1

F. Sustituir importaciones ------4

G. Contribuir con el desarrollo económico y social del país ------1

H. Aprovechar las ventajas competitivas ------ 2

I. Generar mayor valor económico para una compañía -------- 1

J. Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica ------- 2

- ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa? ¿Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué?

Si, Incorporar tecnologías seguras para ahorrar tiempos en los procesos, y así generar

un orden para que haya un mejor entendimiento al momento de presentar los

resultados de las investigaciones realizadas por los trabajadores.

- Cuáles considera que serían las causas más importantes que originarían a la

necesidad de cambiar sus procesos.

A. Aparición de un nuevo producto (bien o servicio) en el mercado

B. Llegada de una nueva tecnología

C. Desarrollo de descubrimiento de nuevos materiales

D. Mayores exigencias en la calidad de los productos o servicios

 E. Costos no competitivos en la producción y/o distribución

F. Limitaciones en la adquisición de materias primas

G. Sustitución de insumos y materias primas

H. Desarrollo o descubrimiento de nuevos materiales

I. Normatividad con nuevos requisitos legales

- Según Briceño (2015) existen tres tipos de mapas para modelar procesos de negocio.

¿Cuál cree que sería el más útil en su proceso de mercado?

 Mapa de Relaciones: Describe las funciones, los procesos y las relaciones. Facilita

determinar los flujos entre las funciones y los procesos.

 Mapa interdisciplinario: Relaciona las diferentes áreas del conocimiento presentes en las

funciones de una organización

 Mapa de flujo de actividades, flujograma, diagrama de flujo: A través de esquemas

gráficos se representa un algoritmo, en el cual se describe las operaciones presentes en un

proceso.

- “Los principales elementos relacionados con los procesos, que favorecen la

competitividad empresarial, dispuesta hacia la innovación y al cumplimiento de los

requerimientos de los clientes, se sintetiza en:

A. Los procesos son parte del diseño y estructura organizacional

B. El diseño de proceso tiene como referente la estrategia empresarial vigente en una

organización.

C. El enfoque administrativo que prevalece en la compañía, incide en el diseño de un

proceso.

D. Los procesos generan valor para el cliente, si están adecuadamente diseñados.

 E. A través de investigación de mercados e innovación se identifican y da respuesta a

necesidades y expectativas de los clientes o usuarios potenciales de una empresa.” (Cesar

Domínguez Olmos, Diseño de Procesos eje 2 - Analicemos la situación)

Muchas gracias por su valioso tiempo e información.

Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados

con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente

encuesta. Con la información por Usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de

diseñar procesos.

Identificación

 Nombre o Razón Social de la empresa

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

 Actividad económica: Sector Educativo

 Ciudad: Bogotá

 Dirección: Calle 69 N 15-40

 Correo electrónico:

 La empresa realiza gestión por procesos

SI __X___ NO ____

- Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su empresa:

1. Procesos Administrativos
2. Gestión de Mercadeo

3. Gestión de Ventas

4. Gestión de Producción

5. Gestión de Compras

6. Gestión de Inventarios

7. Gestión de la Innovación

8. Gestión Contable y Financiera

9. Gestión de Capital Humano

10. OTRO ____ CUAL ____

- De las siguientes características, cuáles describen mejor los procesos que realiza su

empresa.

1. Los procesos están identificados y documentados.

2. Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos.

3. Los procesos son largos.

4. Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores.

5. Los procesos tienen muchos controles.

6. El costo del proceso es desconocido.

7. Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos con el

cliente.

8. No incluye actividades que entreguen valor añadido y complementario.

- Que beneficio espera Usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa. Ordene del más importante al menos importante, siendo el 1 el más

importante y 7 al menos importante.

  Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los productos (bienes o

servicios)

A. Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios) --- 2

B. Producir o distribuir nuevos productos o servicios ------ 1

C. Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo ------ 4

D. Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica ----- 6

E. Competir en mercados nacionales e internacionales ----- 5

F. Sustituir importaciones ------ 7

G. Contribuir con el desarrollo económico y social del país ------ 1

H. Aprovechar las ventajas competitivas ------ 2

I. Generar mayor valor económico para una compañía ----- 1

J. Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica ------ 2

- ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa?

¿Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué?

Si. Como organización siempre estamos en pro de mejorar y de brindar lo mejor para los

estudiantes, consideraría que un proceso innovador sería el de mejorar la financiación de los

estudiantes directamente con la universidad, para que puedan realizar los procesos de matrícula

de una forma más dinámica y sin ayuda de entidades Financieras.

- ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa? ¿Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué?

Si, Incorporar tecnologías seguras para ahorrar tiempos en los procesos, y así generar

un orden para que haya un mejor entendimiento al momento de presentar los

resultados de las investigaciones realizadas por los trabajadores.

- Cuáles considera que serían las causas más importantes que originarían a la

necesidad de cambiar sus procesos.

A. Aparición de un nuevo producto (bien o servicio) en el mercado

B. Llegada de una nueva tecnología

C. Desarrollo de descubrimiento de nuevos materiales

D. Mayores exigencias en la calidad de los productos o servicios

E. Costos no competitivos en la producción y/o distribución

F. Limitaciones en la adquisición de materias primas

G. Sustitución de insumos y materias primas

H. Desarrollo o descubrimiento de nuevos materiales

I. Normatividad con nuevos requisitos legales

- Según Briceño (2015) existen tres tipos de mapas para modelar procesos de negocio.

¿Cuál cree que sería el más útil en su proceso de mercado?

 Mapa de Relaciones: Describe las funciones, los procesos y las relaciones. Facilita

determinar los flujos entre las funciones y los procesos.

 Mapa interdisciplinario: Relaciona las diferentes áreas del conocimiento presentes en las

funciones de una organización

 Mapa de flujo de actividades, flujograma, diagrama de flujo: A través de esquemas

gráficos se representa un algoritmo, en el cual se describe las operaciones presentes en un

proceso.

- “Los principales elementos relacionados con los procesos, que favorecen la

competitividad empresarial, dispuesta hacia la innovación y al cumplimiento de los

requerimientos de los clientes, se sintetiza en:

A. Los procesos son parte del diseño y estructura organizacional

B. El diseño de proceso tiene como referente la estrategia empresarial vigente en una

organización.

C. El enfoque administrativo que prevalece en la compañía, incide en el diseño de un

proceso.

D. Los procesos generan valor para el cliente, si están adecuadamente diseñados.

E. A través de investigación de mercados e innovación se identifican y da respuesta a

necesidades y expectativas de los clientes o usuarios potenciales de una empresa.” (Cesar

Domínguez Olmos, Diseño de Procesos eje 2 - Analicemos la situación)

Muchas gracias por su valioso tiempo e información.