Lectura Fundamental 2 PDF

Unidad 1 / Escenario 2
Lectura fundamental
Normas y estándares internacionales

y nacionales sobre la gestión
archivística
Contenido
1 Normas y estándares internacionales sobre la legislación archivística
2 Normas nacionales de archivística
Palabras clave: legislación archivística, normas archivísticas internacionales, normas archivísticas nacionales, leyes
sobre archivos.
Introducción
La normalización nos conduce a un orden de cosas, por esta razón, el hombre ha tenido que
simplificar y reglamentar procesos creando normas que se deben adoptar para su beneficio, y
debido a la gran producción de registros de la información y su importancia en la historia y gestión
en las empresas, se han creado lineamientos en normas y estándares de transcendencia en la
gestión de documentos; estas se extienden desde su producción hasta la eliminación o envío para
su conservación permanente; por tanto estas pautas deben ser administradas coherentemente con
el contexto del contenido de los documentos de archivo, con el fin de clasificarlos, organizarlos,
consérvalos y hacerlos accesibles a la comunidad con información verídica y eficaz a la hora de
tomar decisiones.
Es importante que la comunidad archivística conozca que normas nacionales e internacionales

fundamentadas en las reglas y herramientas que se deben tener en cuenta en la descripción
archivística, estableciendo procedimientos uniformes para facilitar su custodia y fácil acceso.
Se debe recordar que las normas deben ser revisadas continuamente porque estas podrían estar
sujetas a cambio de acuerdo con los avances en la tecnología, para adaptarse al nuevo entorno.
1. Normas y estándares internacionales sobre la legislación archivística
Las normas de descripción archivística ISAD (G), ISDF e ISAAR (CPF) son
propuestas del Consejo Internacional de Archivos como respuesta a la necesidad
de una normalización en la descripción archivística.
Las organizaciones internacionales han elaborado normas que brindan estándares descriptivos,
susceptibles de ser adaptados en las organizaciones; estas son una guía que debe utilizarse teniendo
en cuenta las normas de cada país. Estas normas internacionales cuentan con un mayor cubrimiento,
su aplicación es voluntaria. A continuación, conoceremos las normas internacionales ISAD (G), ISDF
y ISDIAH, para la implementación de procesos y procedimientos archivísticos.
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1.1. La norma ISAD (G): International Estandar Archival Description (General) o
Norma Internacional General de Descripción Archivística
Esta norma internacional se creó en 1993 por la Comisión de Descripción de la ICA (Consejo
Internacional de Archivos) y un lineamiento guía general en las descripciones archivísticas, de forma
coherente que debe usarse flexiblemente junto con normas nacionales y regionales. Su objetivo es
identificar, describir y exponer el contexto y contenido de los documentos archivísticos haciéndolos
accesibles al público; pueden aplicarse con independencia de acuerdo con el tipo de soporte físico
o tipo de documento; permite compartir información de autoridades y combina las descripciones
originarias de diversas fuentes en un sistema unificado de información.
Según la norma ISAD (G) (2000) establece que es:
…la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes
que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve
para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el
sistema que los ha producido.
Esta norma se desarrolla como un sistema multinivel que describe el fondo y las partes que lo
conforman, teniendo en cuenta que se describe de lo general a lo específico (cuenta con seis
unidades: fondo, subfondo, serie, subserie, expediente y unidad documental), debe describirse con
información pertinente, de forma jerárquica y no repetir información.
La norma ISAD (G) está conformada por siete áreas y 26 partes organizadas de tal forma que se
pueden combinar y aplicar a la descripción de cualquier entidad:
Esquema según la norma ISAD (G) (2000)
Código de referencia
Título
Área de mención de identidad Fecha (s)
Nivel de descripción
Extensión y soporte de la unidad (cantidad, volumen, tamaño)
Nombres de los productores
Historia institucional
Área de contexto
Historia archivística
Forma de ingreso
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Alcance y contenido
Área de contenido y escritura Información sobre valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Sistema de organización
Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Área de condiciones de acceso y
Lengua/escritura de los documentos
utilización
Características físicas y requisitos técnicos
Instrumentos de descripción
Existencia y localización de los originales
Área de materiales relacionados Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicación
Área de notas Notas
Nota del archivero
Área de control de la descripción Reglas o convecciones
Fechas de las descripciones
La utilización de tecnologías con de la norma ISAD (G) permite que la descripción documental sea
una herramienta decisiva en la evolución a verdaderos sistemas de información archivísticos que
facilitan de forma automatizada la consulta y acceso a documentos e información.
1.2. Norma Internacional para Registros de Autoridad Archivísticos de

Instituciones, Personas y Familias o International Standard Archives Authority
Register (Corporations, Peoples, Family ISAAR (CPF)
Esta norma se elaboró para describir documentos y sus productores, según la ISAAR (CPF) (2004):
“sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de
entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.
Estos registros de autoridad se podrían utilizar para las siguientes situaciones:
…describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción
archivístico, controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas
y para documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y
los documentos creados por ellas, y/u otros recursos que les conciernen.
POLITÉCNICO
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La norma ISAAR (CPF) cuenta con cuatro áreas, conformadas por 26 partes, estas se organizan de
tal forma que se pueden combinar y aplicar en la descripción de cualquier entidad:
Esquema según la norma ISAAR (CPF) (2004):
Formas autorizadas del nombre

Formas paralelas del nombre
Área de identificación Formas normalizadas del nombre según otras reglas
Otras formas del nombre
Identificadores para instituciones
Fechas de existencia
Historia
Lugar
Estatuto jurídico
Área de descripción
Funciones, ocupaciones y actividades
Atribución (es) / fuente(s) legal(es)
Estructura(s) interna(s) / genealogía
Contexto general
Nombre/identificadores de instituciones, personas o familias
relacionadas
Área de relaciones Naturaleza de la relación
Descripción de la relación
Fechas de la relación
Identificador del registro de autoridad
Identificador de la institución
Reglas y/o convenciones
Estado de elaboración
Nivel de detalle
Área de control
Fechas de creación, revisión o eliminación
Lengua y escritura
Fuentes
Notas de mantenimiento
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Se puede decir que las normas ISSAR (CPF) y la ISAD (G) se complementan porque ambas aportan
información sobre la gestión del fondo documental; la norma ISAAR (CPF) describe en forma
concreta el fondo documental tanto de las instituciones, personas o familias, mientras que la norma
ISAD (G) describe en forma clara y especifica el fondo documental en todos sus niveles.
1.3. Norma Internacional para la Descripción de Funciones –ISDF-
Según la ISDF (2007) “…esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de
instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos” (p.7). Es una guía que
describe los procesos, funciones, tareas y actividades de instituciones, personas o familias vinculadas
con la producción y conservación de documentos de archivos y se puede utilizar para describir una
función general o de alguna de sus divisiones.
Esta norma consta de elementos de información para describir el o los nombres de los elementos,
descripción de la exposición del objetivo del elemento y cómo se exponen las reglas que aplican a
cada uno de los elementos, y si cuenta con ejemplos que ilustran la aplicación de las reglas, con el fin
de establecer qué debe formar parte de las descripciones de funciones que sirvan como guía y cómo
deben integrarse las descripciones en un sistema de información archivística.
La norma ISDF cuenta con cuatro áreas y lo conforman 23 partes para describir la función, contexto,
relaciones con otras funciones y el control de los documentos de archivos.
Esquema según la norma ISDF (2007)
Incluye la información exacta de la función con un punto de

Área de identificación
acceso normalizado
Incluye información sobre la naturaleza y contexto de la
Área de contexto
función
Área de relaciones Incluye la información que describe las relaciones con otras funciones
Incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y
Área de control
actualizó la descripción
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Esta norma complementa las descripciones basadas en las normas internacionales ISAD (G) e ISAAR
(CPF), descritas anteriormente, que permiten una flexibilización de los sistemas de descripción y
evitan la repetición de información en las descripciones.
2. Normas nacionales de archivística
En el momento de conformar un archivo público o privado en Colombia se debe dar cumplimiento a

disposiciones constitucionales y legales necesarias para su aplicabilidad; por tanto, debemos conocer
las normas fundamentales relativas a los archivos.
¿Sabía qué...?
El Archivo General de la Nación es una entidad pública encargada de formular,
orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de
Archivos y la Red Nacional de Archivos.
En Colombia un ente regula las sanciones y responsabilidades del Sistema Nacional de Archivos. De
acuerdo con la pertinencia pública, cada entidad debe planificar y regularizar la función archivística de
la Nación; para el servicio de la comunidad, este ente es el Archivo General de la Nación y se creó en
la Ley 80/1989.
En Colombia la Ley General de Archivos se aprobó en el Congreso el 14 de julio de 2000, llamada la Ley
594, está conformada por 13 capítulos en los que establece las normas que regulan la función archivística
y que deben seguir las pautas y principios que aplican y regulan la función de la gestión documental y que a
su vez, comprenden la administración gubernamental y sus estamentos; se definen los conceptos técnicos
del léxico archivístico para que la empresas se familiaricen y tengan una conceptualización normalizada.
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Las definiciones que se describen en la ley 594 (2000) son: archivo, archivo público, archivo privado de
interés público, archivo total, documento de archivo, función archivística, gestión documental, patrimonio
documental, soporte documental, tabla de retención documental y documento original; también la
Ley 594 (2000) incluye los principios generales que rigen la función archivística, estos son: fines de
los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad, responsabilidad, dirección y coordinación,
administración y acceso, racionalidad, modernización, función de los archivos, manejo y aprovechamiento
de los archivos e interpretación.
Además en esta Ley nos enseñan cómo manejar un sistema nacional de archivo, mediante el
conocimiento de su definición, quién lo integra, sus principios, qué busca y cuáles deben ser sus
planes y programas.
También podemos decir que la ley 594 es la que rige y vigila la gestión documental y organización de
archivos, estableciendo los principios, conceptos y fundamentos, con el fin de contar con archivos
bien elaborados y acceder de manera fácil y oportuna a los documentos.
En la labor archivística es importante conocer e identificar cuáles son las normas y/o marco
institucional vigente relacionado con la gestión documental. A continuación, se relacionan de acuerdo
con la gestión de los documentos:
Ley 527 de 1999 (artículo 7)

Código Penal (artículos 218 a 228 y 231)
Producción Documental Código de Procedimiento Penal (artículos 261, 262 y 263)
Acuerdo AGN 060 de 2001 (artículos 3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12
y 14)
Constitución política
Recepción documental Artículo 15 (párrafo 3)
Decreto 2150 de 1995 (artículos 1, 11 y 32)
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Ley 58 de 1982.
Decreto 01 de 1984.
Distribución y trámite de documentos Decreto 2150 de 1995 (artículos 6, 16, 17, 22 y 25).
Decreto 1222 de 1999 (artículo 33).
Ley 1437.
Ley 80 de 1993 (artículo 55). Ley 80 de 1993 (artículo 55).
Ley 4 de 1913 (artículo 289 y 337).
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000 (artículo 36).
Acuerdo AGN 007 de 1994 (artículo 18).
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Organización de documentos Acuerdo AGN 015 de 2003.
Circular AGN 07 de 2002.
Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
Resolución AGN 147 de 1997.
Constitución política (artículo 20, 27, 74, 112).

Ley 4 de 1913. (Artículo 315, 316, 320).
Ley 57 de 1985. (Artículos 1, y 12 al 27).
Consulta de documentos Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992. (Artículo 51).
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Constitución política. (Artículo 8, 95).
Ley 80 de 1993. (Artículo 39).
Ley 397 de 1997. (Artículo 4 y 12).
Acuerdo AGN 007 de 1994. (Artículo 23 y 60)
Conservación de documentos
Acuerdo AGN 050 de 2000
Ley 39 de 1981. (Artículos 1, 2, 3 y 4)
Ley 39 de 1981. (Artículos 1, 2, 3 y 4)
Ley 80 de 1993. (Artículo 39)
Decreto 960 de 1970. .
Artículos 134.
Disposición final de los documentos
Decreto 1515 de 2013
Acuerdo AGN 007 de 1994. (Artículo 23 y 25).
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
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Referencias
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Normograma. (2016). Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/politica/normatividad-archivistica
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INFORMACIÓN TÉCNICA
Módulo: Técnicas de Archivística y Gestión Documental

Unidad 1: Historia, evolución y normatividad de los archivos
Escenario 2: Normas y estándares internacionales y
nacionales sobre la gestión archivística
Autor: Carmen M. Romero Bracho
Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

Diseñador Gráfico: Felipe Puentes
Asistente: María Elizabeth Avilán Forero
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.
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1.2. Norma Internacional para Registros de Autoridad Archivísticos de

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Incluye la información exacta de la función con un punto de

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En el momento de conformar un archivo público o privado en Colombia se debe dar cumplimiento a

Ley 527 de 1999 (artículo 7)

Constitución política (artículo 20, 27, 74, 112).

Arévalo, V. H. (2002). Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. Disponible en: http://

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Ley General de Archivos, N° 594, 2000. Disponible en:

Normograma. (2016). Disponible en:

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Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero Perilla

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